PŘÍRUČKA PRO ŽADATELE A PŘÍJEMCE PROGRAMU DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI (malé a velké granty) UPLATŇOVÁNÍ HLEDISKA ROVNÝCH PŘÍLEŽITOSTÍ ŽEN A MUŽŮ A PODPORA SLAĎOVÁNÍ PRACOVNÍHO A SOUKROMÉHO ŽIVOTA/ DOMÁCÍ NÁSILÍ A NÁSILÍ ZALOŽENÉ NA POHLAVÍ NORSKÉ FONDY 2009-2014 Nadace Open Society Fund Praha, www.osf.cz PŘEHLED HLAVNÍCH ZMĚN (Verze 3/2016, platnost od 25. 4. 2016)
1.1. DEFINICE POJMŮ Malý grant (tzv. malé grantové schéma) finanční prostředky určené na podporu projektu ve výši 124 000 6 199 999 Kč (1. kolo), resp. 132 500 Kč 6 624 970 Kč (2. kolo) 1. Doplněna poznámka č. 1: Výše grantu byla stanovena v Euro (5 000-249 999 ), pro přepočet byl pro první kolo byl stanoven fixní kurz programu 24,80 CZK/ EUR, pro 2. kolo činil fixní kurz programu 26,50 CZK/ EUR. Doplněna poznámka č. 2 k pojmu Přehled výdajů projektu: Frekvence předkládání PVP byla změněna, viz dále kapitola 11. Průběh realizace projektu a jeho monitoring. 2.3. PROGRAM DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI 2.4. VÝŠE FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ A JEJICH ROZDĚLENÍ 2.4.1. MALÉ A VELKÉ GRANTY, resp. 10.1. VÝŠE GRANTU A SPOLUFINANCOVÁNÍ PROJEKTU 2.4.2. ROZDĚLENÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ MEZI PROGRAMOVÉ OBLASTI 2.4.3. ROZDĚLENÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ NA MALÉ A VELKÉ GRANTY 2.4.4. GRANTOVÉ VÝZVY 2.5. PRÁVNÍ RÁMEC A ZÁVAZNÉ DOKUMENTY 3.2. PARTNERSTVÍ A OPRÁVNĚNOST PARTNERŮ Program Dejme (že)nám šanci je financován z Norských fondů a spravuje ho Nadace Open Society Fund Praha, která v letech 2013 2016 rozdělí na takto zaměřené projekty 137 158,5 milionu korun 5. Doplněna poznámka č. 5: Původní alokace programu byla díky aktuzalizaci kurzu CZK/EUR a přesunům z programu CZ14 v průběhu roku 2014 navýšena. Na realizaci projektů v obou programových oblastech (tzv. regranting) připadá 135 174 186 155 887 602 Kč (5 450 572 5 882 551 ), finanční prostředky na regranting jsou dále rozděleny dle programových oblastí a jednotlivých výsledků programu (viz dále). V obou programových oblastech lze podat žádost o: malý grant (tzv. malé grantové schéma) ve výši 124 000 Kč 6 199 999 Kč (1. kolo), resp. 132 500 Kč 6 624 970 Kč (2. kolo); velký grant ve výši 6 200 000 Kč 15 000 000 Kč. Tabulka aktualizována, viz níže tabulka č. 1. Tabulka aktualizována, viz níže tabulka č. 2. Doplněna poznámka č. 6: Vzhledem k nedočerpání finančních prostředků po 1. grantovém kole v oblasti 2. Domácí násilí a násilí mezi pohlavími bylo vyhlášeno dne 30. 7. 2014 mimořádné grantové kolo. Doplněno do výčtu: Nařízení Komise (EU) č. 1998/2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o založení ES na podporu de minimis a Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování Evropské unie na podporu de minimis Upřesněno pravidlo pro příjemce, které je uvedeno v kapitole dále a mělo by se tudíž vztahovat i na partnera projektu (nebot je vázán stejnými podmínkami jako příjemce): Podmínky spoluúčasti partnerů na realizaci projektu: 1.. 2. 5. Partnerovi nesmí v důsledku realizace projektu vznikat přímé výnosy (příjmy generované z projektu), resp. v případě, že projekt generuje partnerovi projektu 2
přímé výnosy, nemůže vést k dosažení zisku a je nutné postupovat v souladu s kapitolou 10.4. Přímé výnosy projektu. 9.1. FINANČNÍ TOKY (SYSTÉM PLATEB) 9.1.1. PLATBY NA ÚROVNI PŘÍJEMCE GRANTU 9.1.2. SCHVÁLENÍ PLATEB NADACÍ OSF 10.2. ZPŮSOBILÉ VÝDAJE Část vyškrtnuta, není pro příjemce relevantní: Pro přepočet plánovaných výdajů v eurech na Kč použije žadatel v žádosti o grant či příjemce grantu (vyplňuje-li plán čerpání na další monitorovací období) fixní kurz programu 24,80 CZK/ EUR (resp. 26,50 CZK/EUR pro 2. kolo), není-li uvedeno jinak. Pro přepočet v projektu uskutečněných výdajů v cizí měně na Kč použije příjemce grantu aktuální denní kurz ČNB (pro účely zápisu), resp. pevný kurz stanovený organizací. Doplněna poznámka č. 8: Dle stanoviska CO lze rovněž použít denní směnný kurz aktuální k datu připsání platby převedené od příjemce grantu partnerovi projektu. Upravena souslednost kroků dle praxe: PRŮBĚŽNÁ PLATBA Další průběžnou platbu provádí Nadace OSF na základě průběžné monitorovací zprávy a žádosti o platbu předložené v požadovaných termínech. Finanční prostředky jsou vypláceny do 10 pracovních dní od schválení zprávy a doručení podepsané schválené žádosti o platbu příjemcem grantu. ZÁVĚREČNÁ PLATBA Závěrečnou platbu (tj. 10 % grantu, resp. do maximální % výše grantu dle schválených způsobilých nákladů projektu) obdrží příjemce grantu od Nadace OSF až po předložení žádosti o závěrečnou platbu a po schválení závěrečné monitorovací zprávy projektu a předložení podepsané schválené žádosti o závěrečnou platbu příjemcem grantu, a to do 10 pracovních dní po jejím schválení doručení. Upravena souslednost kroků dle praxe: Nadace OSF může žádost příjemce grantu o průběžnou/ závěrečnou platbu: schválit v takovém případě provede Nadace OSF platbu na bankovní účet příjemce prostřednictvím bezhotovostního převodu do 10 kalendářních dnů od schválení průběžné/ závěrečné monitorovací zprávy projektu a doručení podepsané schválené žádosti o platbu příjemcem grantu; Do výčtu způsobilých výdajů- osobní výdaje přidán FKSP. OBDOBÍ ZPŮSOBILOSTI VÝDAJŮ PROJEKTU Maximální délka projektu je vždy stanovena s ohledem na datum vyhlášení grantové výzvy, resp. datum zahájení projektu, musí však splňovat podmínku ukončení realizace projektu nejpozději do 30. dubna 2016 31. prosince 2016. Maximální délka realizace projektu (orientační, specifikováno vždy v dané grantové výzvě) 9 : malé granty v 1. výzvě: přibližně 15-20 měsíců; malé granty ve 2. výzvě: přibližně 15-20 11 měsíců; velké granty: přibližně 22-26 měsíců. Doplněna poznámka č. 9: Maximální délku realizace projektů lze prodloužit na základě schválení Kanceláří finančních mechanismů ze dne 13. 10. 2015, kterým umožňuje prodloužení doby realizace vybraným projektům do 4/2017. Na základě tohoto rozhodnutí stanovil ZP maximální prodloužení projektu do 31. 12. 2016. Dále bylo Kanceláří finančních mechanismů schváleno prodloužení projektů realizovaných v rámci tzv. malých grantů (Small grant scheme) nad rámec stanoveného rozmezí (6-15 měsíců). 3
10.5. VEŘEJNÁ PODPORA 10.5.2. PODPORA DE MINIMIS 11.1.1. PODSTATNÉ ZMĚNY Upřesněn název Nařízení EU: Veřejnou podporu upravují: Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013 o použití článků Články 107 až 108 Smlouvy o fungování EU na podporu de minimis; Doplněno Nařízení EU: Režim de minimis upravuje Nařízení Komise č. 1998/2006 o použití článků 87 a 88 Smlouvy o založení ES, resp. Nařízení Komise (EU) č. 1407/2013 o použití článků 107 a 108 Smlouvy o fungování Evropské unie. Doplněna poznámka č. 10 k podstatné změně rozpočtu- přesunu finančních prostředků mezi jednotlivými výsledky projektu dle schváleného rozpočtu (tyto přesuny se týkají pouze projektů, které vykazují aktivity ve více výsledcích programu): Přesuny mezi jednotlivými výsledky lze realizovat, pouze pokud bude dodržena podmínka, že výše prostředků v každém výsledku po přesunech se bude rovnat nebo bude nižší, než byla schválená výše (viz schválený rozpočet). Upraveno tak, aby bylo možné v rámci závěrečného vyúčtování předložit i čerpání s vyššími celkovými náklady, tj. umožnit příjemci reportovat realitu grantu: Přijaté změny projektu mohou vést k úpravám struktury rozpočtu, tedy např. k přesunům mezi kapitolami, ke snížení celkového rozpočtu v souvislosti s rozsahem a charakterem navrhovaných podstatných změn, avšak jakož i k navýšení celkových způsobilých nákladů v rozpočtu projektu není možné (za dodržení pravidla, že navýšení grantu není možné). Důsledkem změny právní formy příjemce grantu může být zvýšení podílu povinného spolufinancování, tj. snížení grantu. 11.1.2. NEPODSTATNÉ ZMĚNY 11.2.1. ZPRÁVY O PROJEKTU A JEJICH SCHVALOVÁNÍ Upraveno- reflektuje dopracování žádosti o podstatnou změnu příjemcem na základě podnětů nadace: Rozhodnutí o schválení/ neschválení změny učiní výkonný ředitel Nadace OSF do 1 měsíce od předložení, resp. finálního dopracování žádosti příjemcem. Příjemce grantu je pak písemně vyrozuměn nejpozději do 5 pracovních dní od rozhodnutí. Nadace OSF i v případě těchto změn příjemcům grantu doporučuje jejich oznámení ještě před jejich realizací. V případě, že příjemce grantu tyto změny neoznámí před jejich realizací (z jakéhokoliv důvodu), je povinen o takové změně písemně informovat Nadaci OSF ihned, jakmile tato změna nastala, nejpozději však do 5 pracovních dní od její realizace v následující monitorovací zprávě projektu. Doplněna poznámka č. 12 k termínům zpráv: Náležitosti předkládání zpráv projektu jsou podrobněji popsány a aktualizovány v online dokumentu Informace ke zpracování finančních zpráv projektu, ke kterému mají přístup všichni příjemci grantu. V případě neschválení průběžné či závěrečné monitorovací zprávy bude zpráva navrácena zpět příjemci grantu k přepracování, a to zpravidla ve lhůtě 5 pracovních dní od odeslání výzvy. Pokud ani poté nebude možné zprávu schválit, Nadace OSF ji opět navrátí příjemci grantu k přepracování, nyní zpravidla ve lhůtě 5 10 pracovních dní (podle závažnosti a rozsahu oprav) od odeslání výzvy. PŘEHLED VÝDAJŮ PROJEKTU (PVP) Přehled výdajů projektu obsahuje informace o způsobilých výdajích projektu za každé 2 měsíce jeho realizace 13. Doplněna poznámka č. 13: S platností od 1. 4. 2015 byla frekvence předkládání PVP upravena následovně: pro příjemce projektů podpořených v 1. grantovém kole byla tato povinnost na následující období pozastavena/zrušena, pro příjemce projektů podpořených v mimořádném 4
grantovém kole a ve 2. grantovém kole byla stanovena povinnost předkládat PVP pouze jednou, a to po prvních 3 měsících realizace projektu. Přehled výdajů projektu se vyplňuje pouze v elektronické formě relevantní příloha se nahrává do databáze Grantys (do části Další informace Události), včetně bez kopií a bankovních výpisů dokladů. 11.2.2. PODROBNÝ POPIS PŘÍLOH A JEJICH DOKLADOVÁNÍ Vzory jednotlivých zpráv a příloh jsou ke stažení na www.dejmezenamsanci.cz/prijemcigrantu/dokumenty-a-formulare/ Stručný popis pro jejich vyplňování je uveden zde v Příručce a v poznámkách daného dokumentu. Podrobnější instrukce a odpovědi na časté dotazy jsou rovněž dle potřeby aktualizovány v online dokumentu Informace ke zpracování finančních zpráv projektu, ke kterému mají přístup všichni příjemci grantu. FINANČNÍ ČÁST MONITOROVACÍ ZPRÁVY Formulář finanční zprávy Po schválení žádosti o grant uvede příjemce grantu zástupce Nadace OSF do relevantní přílohy, konkrétně do listu schválený rozpočet, finální verzi rozpočtu (který byl přílohou smlouvy o poskytnutí grantu); a vyplní příjemce grantu vyplňuje následující údaje (údaje se automaticky propojí do ostatních listů tabulky): registrační číslo projektu; název projektu; název příjemce grantu; schválená procentuální výše grantu číslo monitorovací zprávy a vykazované období. Po vyplnění soupisky výdajů a mzdových výdajů doplní příjemce list přehled čerpání dle výsledků a dále souhrny za jednotlivé položky rozpočtu do listu přehled čerpání způsobilých výdajů projektu; příjemci se statutem NNO vyplní ve stejném listu plán čerpání na další monitorovací období. List žádost o platbu vyplňuje po schválení monitorovací zprávy Nadace OSF a odesílá příjemci k odsouhlasení a podpisu. U NNO musí vyplnění žádosti o platbu předcházet zpracování plánu čerpání na další monitorovací období v listu schválený rozpočet (sloupce L-M). Na finální soupisku uvede příjemce grantu místo, datum, jméno a příjmení oprávněného zástupce. Soupisku (po schválení zprávy nadací) vytiskne a zajistí podpis oprávněného zástupce a razítko organizace. Mzdové výdaje Do listu Mzdové výdaje uvádí příjemce grantu všechny zaměstnance členy realizačního týmu projektu, a to včetně pracovníků, se kterými je uzavřena DPP či DPČ či jsou vykazováni v rámci in-kind nákladů. Dokladování mzdových výdajů: náklady in-kind náklady na dobrovolníky, kteří pracovali v projektu, může příjemce grantu (pouze NNO) uplatnit až do výše poloviny povinného spolufinancování. Výkaz pro dobrovolníky (výkaz práce) je k dispozici na www.dejmezenamsanci.cz/prijemci-grantu/dokumenty-a-formulare/, včetně přehledu doporučených sazeb pro tyto pozice. Při průběžném/závěrečném vyúčtování uvede příjemce grantu částku připadající na náklady in-kind také do listu Přehled čerpání a doloží je čestným prohlášením v rámci ZZP s výkazem přehledem odpracovaných hodin a podpisem dobrovolníka. 5
Výkaz práce - každá osoba musí mít výkaz v samostatném listu, a to i v případě pracovníků, se kterými je uzavřena DPP či DPČ či jsou vykazováni v rámci in-kind nákladů. Přehled čerpání způsobilých výdajů Příjemce na základě soupisky výdajů doplní do Přehledu čerpání souhrn částek za jednotlivé položky rozpočtu do sloupců sloupce F Aktuálně pprokazované výdaje v Kč (z Norských fondů) a K. S Prokazované výdaje -spolufinancování. Plán čerpání na další monitorovací období (zpracují pouze NNO) V případě, že příjemce grantu je NNO, vyplní plán čerpání na další monitorovací období (sloupce N-P v listu schválený rozpočet v listu přehled čerpání způsobilých výdajů). Na základě plánu čerpání bude NNO proplacena další zálohová platba až do výše 90 % grantu. Změny prováděné příjemcem Je-li relevantní, vyplní příjemce realizované změny do listu schválený rozpočet (sloupce rozpočet po úpravách a náklady na výsledky programu po úpravách J-L). Změny v rozpočtu musí být v souladu s pravidly programu. 11.2.3. ZPŮSOB DORUČENÍ ZPRÁV 12.1. KONTROLY NA MÍSTĚ 14. FOND BILATERÁLNÍ SPOLUPRÁCE PROGRAMU DEJME (ŽE)NÁM ŠANCI Žádost o průběžnou/ závěrečnou platbu Příjemci grantu se statutem NNO předkládají vyplňují žádost o průběžnou platbu na základě plánu čerpání na další monitorovací období, žádost o závěrečnou platbu pak na základě závěrečného vyúčtování projektu. Ostatní příjemci vyplňují předkládají žádost o platbu na základě vykázaných výdajů po odečtu zálohové platby. Zpráva je považována za úplnou, pokud je: do stanoveného termínu jejího podání vyplněna elektronicky a nahrána v databázi Grantys včetně všech relevantních příloh (ve formátu xls, doc nebo pdf) 15 ; Doplněna poznámka č. 15: Vzhledem k velkému objemu všech relevantních podkladů a příloh je doporučeno nahrávat do systému Grantys pouze textovou a finanční zprávu projektu a ostatní podklady a přílohy dodávat naskenované na CD/ přenosném USB disku, event. zaslat přes úschovnu (neboť kapacita Grantysu je limitována). V průběhu realizace každého projektu proběhne u příjemců grantu standardně jedna kontrola na místě, tzv. monitorovací návštěva, a to zpravidla v období 7. 10. měsíce realizace. Oprávněnými žadateli o grant na projekty spolupráce jsou tedy příjemci malých a velkých grantů; bilaterální aktivity lze realizovat jak v průběhu podpořeného projektu, tak i po jeho ukončení. Ooprávněnými partnery projektů spolupráce jsou subjekty, které jsou právnickou osobou na území/ s působností na území České republiky a Norska. Podmínkou žádosti o grant na projekt spolupráce je spolupráce s norskou organizací či s norským partnerem/ expertem, či nebo aktivita, která je realizována v Norsku či která se zabývá norskou perspektivou. Délka projektů Délka projektů spolupráce není stanovena. Projekt spolupráce může být realizován v průběhu implementace nebo i v období po ukončení projektu (který je financován z malého či velkého grantu programu), jeho realizace však musí být ukončena nejpozději do 30. 4. 2016 31. 12. 2016. Výše grantu 6
Maximální výše grantu na projekt spolupráce je stanovena na 124 000 Kč 132 500 Kč (5 000 eur), přičemž výše cestovních nákladů na osobu nesmí přesáhnout 49 600 Kč 53 000 Kč (2 000 eur). Žádosti o grant na projekty spolupráce lze podávat průběžně od zveřejnění výsledků první grantové výzvy programu do konce roku 2015 do 31. 8. 2016 (resp. do vyčerpání prostředků ve Fondu). 2.4.2. ROZDĚLENÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ MEZI PROGRAMOVÉ OBLASTI - tabulka č. 1. Programová oblast Alokace (Kč) Z toho 1. Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života malé granty 70 149 474 Kč 19 938 361 Kč 45 % % 2. Domácí násilí a násilí založené na pohlaví 85 738 127 Kč 24 369 082 Kč 55 % Celkem 155 887 601 Kč 44 307 443 Kč 100 % 2.4.3. ROZDĚLENÍ FINANČNÍCH PROSTŘEDKŮ NA MALÉ A VELKÉ GRANTY tabulka č. 2 Programová oblast Velké granty Malé granty Výsledky Kč Kč 1. Uplatňování hlediska rovných příležitostí žen a mužů a podpora slaďování pracovního a soukromého života 1. Zlepšení rovnováhy mezi pracovním, soukromým a rodinným životem 2. Provádění gender mainstreamingu ve veřejných politikách a praxích 3. Zvyšování povědomí o genderových tématech a výzkum v této oblasti 4. Posílení sítě organizací zabývajících se rovností žen a mužů 50 211 114 Kč 1 894 759 19 938 361 Kč 752 391 823 594 Kč 31 079 4 457 985 Kč 168 226 9 039 256 Kč 341 104 3 718 807 Kč 140 332 26 786 757 Kč 1 010 821 9 143 851 Kč 345 051 13 561 508 Kč 511 755 2 617 718 Kč 98 782 2. Domácí násilí a násilí mezi pohlavími 61 369 046 Kč 2 315 813 24 369 082 Kč 919 588 1. Snížení výskytu násilí na ženách a mužích 30 684 509 Kč 1 157 906 15 332 582 Kč 578 588 2. Snížení výskytu domácího násilí 30 684 536 Kč 1 157 907 9 036 500 Kč 341 000 CELKEM programové oblasti 111 580 158 Kč 4 210 572 44 307 443 Kč 1 671 979 CELKEM regranting 155 887 601 Kč 5 882 551 7