Vnitroorganizační směrnice Číslo: 3/2010 Strana: 1 Obsah: Článek 1 Úvodní ustanovení Článek 2 Příprava písemnosti k podpisu Článek 3 Zásady podepisování Článek 4 Podpisová oprávnění Článek 5 Závěrečná ustanovení Zpracovatel: Správce vnitřního předpisu: Platnost: Účinnost: Rozdělovník: - starosta - místostarosta - všichni zaměstnanci MÚ Za vyhlášení: Za zákonnost: Za evidenci: Za kontrolu plnění: Počet stran:
Vnitroorganizační směrnice Číslo: 3/2010 Strana: 2 Rada města Štramberka v souladu se svou pravomocí dle 102 odst. 2 písm. o), p) zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů vydává tento města (Městského úřadu) Štramberk (dále jen podpisový řád ). Článek 1 Úvodní ustanovení 1.1. Tento podpisový řád stanoví zásady a způsoby podepisování písemností zaměstnanci města Štramberka zařazenými do MěÚ (dále jen zaměstnanci). 1.2. rovněž upravuje odpovědnost za věcnou i formální správnost podepisované písemnosti, která vyplývá z podpisového práva. 1.3. Podpisová práva jednotlivých zaměstnanců stanoví v souladu s rozsahem svých kompetencí a v souladu s tímto podpisovým řádem příslušný vedoucí odboru MěÚ, a to po projednání s em úřadu. Rozsah podpisového práva podřízených zaměstnanců musí odpovídat jejich pracovnímu zařazení a náplni práce. 1.4. Podpisová oprávnění členů Zastupitelstva města Štramberka dlouhodobě uvolněných pro výkon funkce vyplývají z plnění úkolů v samostatné působnosti, které jim byly svěřeny na základě ust. 104 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích. 1.5 Věcná a funkční působnost oprávněných osob je vymezena organizačním řádem a ostatními vnitřními předpisy města. Článek 2 Příprava písemností k podpisu 2.1. Formální úpravu písemností upravuje Spisový a skartační řád MěÚ ve Štramberku. 2.2. Zaměstnanec, který připravuje, zpracovává, vyřizuje a podepisuje písemnost (dále jen zpracovatel) odpovídá za její formální a věcnou správnost. 2.3. Zásada odpovědnosti za formální a věcnou správnost písemnosti platí i v případě, že zpracovatel písemnost nepodepisuje, ale pouze parafuje. Osoba parafující písemnost schvaluje obsah písemnosti a odpovídá za právní důsledky vyplývající z obsahu písemnosti. 2.4. Zpracovatel odpovídá rovněž za to, že je písemnost vyřízena řádně, včas a v rámci působnosti svěřené právními předpisy, popř. Organizačním řádem MěÚ ve Štramberku.
Vnitroorganizační směrnice Číslo: 3/2010 Strana: 3 Článek 3 Zásady podepisování 3.1. Pro podepisování písemností platí pravidlo jediného podpisu. Zvláštní právní předpis nebo vnitřní organizační norma mohou stanovit, které písemnosti jsou opatřeny více než jedním podpisem. 3.2. Osoby oprávněné k podpisu se podepisují vlastnoručně zpravidla pod otisk razítka, nad vytištěný nebo strojem vypsaný titul, jméno, příjmení a funkční zařazení nebo 3.3. V případě, že za osobu oprávněnou k podpisu podepisuje písemnost pověřený nebo zmocněný zástupce, připojí před svůj podpis zkratku v. z. nebo slova v zastoupení. 3.4. Pověřený nebo zmocněný zástupce v tomto případě přebírá odpovědnost a přecházejí na něj práva a povinnosti vyplývající z funkčního zařazení zastoupeného, a to v rozsahu uděleného pověření nebo zmocnění. V případě nepřítomnosti vedoucího zaměstnance podepisuje písemnosti stanovený zástupce, v případě jeho nepřítomnosti pak oprávnění k podpisu přechází na zaměstnance, kterého určí tento vedoucí zaměstnanec. 3.5. Pokud osoba oprávněná k podpisu opatří písemnost svým podpisem, schvaluje tímto obsah písemnosti a odpovídá za právní důsledky, které z obsahu písemnosti vyplývají pro město Štramberk. 3.7. Podepisující nese odpovědnost za škodu a za právní důsledky způsobené překročením podpisového oprávnění. 3.8. Má-li být písemnost opatřena dvěma podpisy, pak vlevo od půlící svislice se na písemnosti umístí podpis osoby funkčně vyšší a vpravo podpis osoby funkčně nižší. 3.9. Má-li být písemnost opatřena třemi a více podpisy, umisťují se pak po dvojicích pod sebou, případně lichý podpis se připojí doprostřed pod poslední dvojici. 3.10. V případě, že se písemnost opatřuje podpisy umístěnými pod sebou, je třeba dodržet pořadí podle funkcí, přičemž první pod textem na písemnosti je podpis osoby funkčně nejvyšší. 3.11. Podepisují-li příslušnou písemnost dva právní subjekty, pak v pravé části písemnosti se umístí podpis osoby oprávněné k podpisu za ten právní subjekt, který písemnost vyhotovil, nevyplýváli z charakteru písemnosti jinak.
Vnitroorganizační směrnice Číslo: 3/2010 Strana: 4 3.12. Podmiňuje-li zákon platnost právního úkonu města předchozím zveřejněním, schválením nebo souhlasem, opatří se listina osvědčující tento právní úkon doložkou, jíž bude potvrzeno, že tyto podmínky jsou splněny. Je-li oprávněnou osobou podepsána písemnost, u které je obecně závazným předpisem vyžadováno předchozí schválení úkonu příslušným orgánem města (rada města, zastupitelstvo města), pak bez tohoto předchozího schválení, je tento úkon od počátku neplatný. Odpovědnost za škodu vzniklou městu nese ten, který písemnost podepsal. 3.13. Rozhodování, ke kterému je podle obecně závazných předpisů příslušná rada města, se svěřuje do působnosti a pravomoci orgánů města, které jsou specifikovány prostřednictvím přílohy č. 1 tohoto předpisu, a to ve věcech, které jsou v této příloze uvedeny. Tyto úkony nepodléhají předchozímu schválení radou města. 4.1 Starosta města podepisuje: Článek 4 Podpisová oprávnění a) písemnosti, u nichž podpisem dochází ke vzniku, změně či zániku práva či povinnosti města, pokud byl tento úkon předem schválen příslušným samosprávným orgánem města. b) písemnosti zpracované městským úřadem při plnění jeho úkolů v rámci samostatné působnosti, pokud celková hodnota práva či závazků nebo vzdání se práva či prominutí pohledávky pro město nepřesáhne částku Kč 150.000,- v souladu s vnitřním předpisem, přičemž písemnosti obsahující úkony podléhající schválení zastupitelstvem města není starosta oprávněn před jejich schválením podepsat. c) písemnosti, které mají bezprostřední vztah k jeho funkci v souladu se zákonem o obcích (např. svolávání schůzí rady města či zasedání zastupitelstva města, obecně závazné vyhlášky, nařízení města, usnesení rady města a zastupitelstva města, zápisy z jednání orgánů města, rozhodnutí o pozastavení výkonu usnesení rady města a další). d) písemnosti, jež vznikly ze zastupování města navenek a z jednání starosty města, jakož i další písemnosti podle zmocnění rady města či zastupitelstva města, e) písemnosti, obsahující požadavky nebo závažná sdělení adresována parlamentu ČR, vládě ČR, jednotlivým ministerstvům, jiným ústředním orgánům státní správy a jejím organizačním složkám a dalším orgánům. f) písemnosti, obsahující zásadní organizační opatření případně interní pokyny, ve vztahu k celkové činnosti města. g) účetní doklady, ověřující správnost a úplnost hospodářských operací a jiné doklady hospodářské povahy v souladu s platnými vnitřními předpisy.
Vnitroorganizační směrnice Číslo: 3/2010 Strana: 5 4.2. Místostarosta města podepisuje: a) písemnosti, u nichž podpisem dochází ke vzniku, změně či zániku práva či povinnosti města, pokud byl tento úkon předem schválen příslušným samosprávným orgánem města a byl-li k tomu tímto orgánem pověřen. b) písemnosti zpracovávané městským úřadem při plnění jeho úkolů v rámci samostatné působnosti, pokud celková hodnota práva či závazků nebo vzdání se práva či prominutí pohledávky pro město nepřesáhne částku Kč 150.000,- v souladu s vnitřním předpisem, přičemž písemnosti obsahující úkony podléhající schválení zastupitelstvem města není místostarosta oprávněn před jejich schválením podepsat. c) písemnosti, mající bezprostřední vztah k jeho funkci v souladu se zákonem o obcích (např. spolupodepisování obecně závazných vyhlášek města, spolupodepisování nařízení města, usnesení zastupitelstva města a rady města a další písemnosti v rámci konkrétního pověření či zmocnění nebo ve věcech, které jsou mu svěřeny jednacími řády orgánů města). d) písemnosti, které podepisuje starosta města v případě, kdy ho zastupuje v době jeho nepřítomnosti. e) jiné písemnosti podle zmocnění zastupitelstva města nebo rady města. f) účetní doklady, ověřující správnost a úplnost hospodářských operací a jiné doklady hospodářské povahy v souladu s platnými vnitřními předpisy. 4.3. Tajemník městského úřadu podepisuje: a) písemnosti pracovněprávní povahy vyplývající z funkce a jako statutárního orgánu zaměstnavatele ( 110, odst.4, písm.d) o dle zákoníku práce: pracovní smlouvy, dohody o změně pracovních podmínek,výpovědi z pracovního poměru, dohody o rozvázání pracovního poměru, dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, dohody o hmotné odpovědnosti aj. o dle zákona o úřednících: přihlašování úředníků ke vstupnímu vzdělání, ke kurzům v rámci průběžnému vzdělávání a k ověření ZOZ, žádosti o vydání osvědčení. o uznání rovnocennosti vzdělání úředníka nebo jeho části na MV ČR aj. o dle nařízení vlády o odměňování zaměstnanců ve veřejných službách a správě: platové výměry zaměstnanců, rozhodování o přiznání osobních příplatků, zvláštních příplatků, mimořádných odměn, aj. b) vnitřní organizační směrnice úřadu ( 110, odst. 4, písm. e) c) písemnosti související s koordinační a kontrolní činností chodu úřadu d) písemnosti obsahující pokyny pro organizaci přípravy materiálů pro jednání orgánů města e) písemnosti týkající se přenesené působnosti, s výjimkou konkrétních správních rozhodnutí f) účetní doklady, ověřující správnost a úplnost hospodářských operací a jiné doklady hospodářské povahy v souladu s platnými vnitřními předpisy.
Vnitroorganizační směrnice Číslo: 3/2010 Strana: 6 4.4 Vedoucí zaměstnanci a zaměstnanci zařazení do Městského úřadu a) vedoucí zaměstnanci podepisují písemnosti obsahující právní úkony a ostatní písemnosti tak, jak to vyplývá z jejich pracovního zařazení, pracovní náplně,vnitřních předpisů nebo pokud to vyplývá ze zvláštního zmocnění, b) zástupci vedoucích zaměstnanců podepisují, pokud jsou pověřeni zastupováním vedoucího zaměstnance v době jeho nepřítomnosti, v zastoupení všechny písemnosti jinak podepisované vedoucím zaměstnancem, není-li stanoveno jinak. c) ostatní zaměstnanci zařazení do úřadu, jsou-li vedoucím zaměstnancem určeni oprávněnými úředníci osobami ve smyslu ust. 15, odst. 2 zákona č. 500/2004 Sb., správní řád, podepisují písemnosti obsahující jednotlivé úkony ve správním řízení včetně správního rozhodnutí a ostatní písemnosti vyplývající z jejich pracovního zařazení a pracovní náplně. d) účetní doklady, ověřující správnost a úplnost hospodářských operací a jiné doklady hospodářské povahy v souladu s platnými vnitřními předpisy. Článek 5 Závěrečná ustanovení 6.1. Používání razítek s malým státním znakem České republiky upravuje zákon č. 352/2001 Sb., o užívání státních symbolů České republiky 6.2. Listiny, pečeti a razítka s malým státním znakem České republiky se nepoužívají v běžném korespondenčním styku. 6.3. Podpisem se ve smyslu této směrnice rozumí vlastnoruční podpis oprávněné osoby, nebo její platný elektronický podpis vydaný schválenou certifikační autoritou. 6.4. Tato směrnice byla schválena Radou města Štramberka dne 2010. 6.5. Touto směrnicí se ruší města Štramberka č. 7/2007 z 21.8.2007. 6.6. Tato směrnice nabývá účinnosti dne..2010.
Příloha č. 1 vnitroorganizační směrnice č. 1/2010 Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí - Úsek bytového hospodářství Městského úřadu Štramberk Oprávnění k podpisu písemností referent úseku bytového hospodářství: 1. Uzavírání nájemních smluv k bytům na dobu určitou nepřesahující dobu jednoho roku od data uzavření, v případech, kdy rada města předem rozhodne o ceně nájmu bytu a o osobě nájemce bytu. 2. Uzavírání nájemních smluv k bytům, v případech, kdy rada města předem rozhodne o udělení souhlasu s výměnou bytů na základě písemné dohody o výměně bytů. 3. Uzavírání dohod o zániku smluv podle předchozích odstavců 4. Uzavírání dodatků nájemních smluv k bytům, jejichž předmětem je úprava doby splatnosti a výše úhrad za nájem a služby v běžném kalendářním měsíci. 5. Uzavírání dodatků nájemních smluv k bytům, jejichž předmětem je úprava doby trvání nájmu, a to tehdy, dojde-li ke změně doby nájmu z doby neurčité na dobu určitou. 6. Uzavírání dodatků nájemních smluv k bytům, jejichž předmětem je úprava výše úhrad za služby s nájmem bytu spojené. 7. Uzavírání dohod o zániku smluv podle předchozích odstavců. Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí Úsek správy majetku města, rozvoje a investic Oprávnění k podpisu písemností referent úseku správy majetku města, rozvoje a investic: 1. Uzavírání nájemních smluv k nemovitostem (k nebytovým prostorám) na dobu určitou nepřesahující dobu jednoho roku od data uzavření v případech, kdy rada města předem rozhodne o ceně nájmu a o osobě nájemce nemovitosti. 2. Uzavírání dohod o zániku smluv podle předchozího odstavce. Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí Finanční oddělení Městského úřadu Štramberk Oprávnění k podpisu písemností vedoucí finančního oddělení: 1. Ukládání pokut ve věcech samostatné působnosti obce podle 58 odst. 4 zákona o obcích. Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí Oddělení technické správy Městského úřadu Štramberk Oprávnění k podpisu písemností vedoucí oddělení technické správy: 1. Uzavírání smluv o pronájmu hrobových míst. 2. Uzavírání dohod o zániku smluv podle předchozích odstavců. 3. Uzavírání smluv o výpůjčce sběrných kontejnerů na tříděný odpad mezi městem jako vypůjčitelem a půjčitelem. 4. Uzavírání smluv o zajištění služeb spojených s provozem systému shromažďování, sběru, přepravy, třídění, využívání a odstraňování komunálního odpadu s podnikateli.
Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí Oddělení kultury, sportu, volného času a cestovního ruchu Městského úřadu Štramberk Oprávnění k podpisu písemností vedoucí oddělení kultury, sportu, volného času a cestovního ruchu: 1. Uzavírání nájemních smluv k věcem movitým na dobu určitou nepřesahující dobu šesti měsíců od data uzavření. 2. Uzavírání smluv o nájmu nebytových prostor na dobu nepřesahující 48 hodin. Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí Oddělení stavební úřad, Úsek životního prostředí Městského úřadu Štramberk Oprávnění k podpisu písemností vedoucí oddělení stavební úřad, referent úseku životního prostředí 1. Ukládání pokut ve věcech samostatné působnosti obce podle 58 odst. 1, 2 a 3 zákona o obcích. Vymezení radou města svěřeného rozhodnutí Orgány města vymezené vnitroorganizační směrnicí Oprávnění k podpisu Osoby vymezené vnitroorganizační směrnicí 1. Rozhodování o zadávání zakázek podle vnitroorganizační směrnice o zadávání zakázek malého rozsahu. Referenti všech úseků a oddělení Městského úřadu Štramberk Oprávnění k podpisu: 1. písemnosti běžného korespondenčního typu. 2. podklady pro jednání orgánů města. 3. vyrozumění, vyjádření, sdělení, oznámení. 4. předvolání, výzvy. 5. statistiky, hodnocení.
Příloha č. 2 vnitroorganizační směrnice č. 1/2010 Seznam elektronických podpisů k signování písemností Městského úřadu nebo města Štramberka Starosta Místostarosta Tajemník Vedoucí finančního oddělení Vedoucí oddělení stavební úřad Referent oddělení stavební úřad Referent úseku životního prostředí Referent úseku sociálních věcí a přestupků Referent matriky, OP, CD EO a školství Referent úseku správy majetku města, rozvoje a investic Seznam elektronických podpisů ke konverzi z moci úřední Podatelna Sekretariát starosty