Organizační řád Městského úřadu Kojetín. Podpisový řád

Transkript

1 Podpisový řád Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 1 (celkem 12)

2 SCHVALOVACÍ LIST Číslo Dokumentu: ŘÁD/01/11/Taj Číslo revize: 0.0 Název dokumentu: PODPISOVÝ ŘÁD Účinnost dokumentu od: Návrh zpracoval: Návrh Návrh schvaluje: předkládá: Jméno: Jiřina Zdařilová Jiřina Zdařilová Jiřina Zdařilová, Ing. Jiří Šírek Funkce tajemnice MěÚ tajemnice MěÚ tajemnice MěÚ, starosta Datum: Podpis: Počet výtisků: Dva originály Komu: sekretariát, tajemnice Elektronická podoba dokumentu: Uložena na serveru ve složce Veřejné dokumenty Směrnice Pro zaměstnance přístupná na Intranetu v sekci Závazné normy směrnice úřadu Poslední revize: Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 2 (celkem 12)

3 Revize vnitřního předpisu PODPISOVÝ ŘÁD vydání č. platné od zpracoval podpis schválil podpis Jiřina Zdařilová Jiřina Zdařilová Ing. Jiří Šírek Specifikace provedených změn revize č. předmět revize strana platné od revidoval (podpis) 1 Změna názvu vnitřní směrnice ( Čl., bod 4.9.) J. Zdařilová 2 Doplnění oprávněných úředních osob k podepisování dokumentů J. Zdařilová ( př. 2, 3, 4) Změna oprávněných úředních osob k podpisování dokumentů J. Zdařilová (př. 2, 3, 4) 4 5 Souhrn všech dosud provedených revizí revize č. datum revize zrevidoval podpis schválil podpis Jiřina Zdařilová RM us. 1166/ Jiřina Zdařilová Jiřina Zdařilová Jiřina Zdařilová Jiřina Zdařilová 4 5 Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 3 (celkem 12)

4 OBSAH: 1) Základní ustanovení 2) Všeobecné zásady 3) Formální náležitosti 4) Oprávnění k podpisu 5) Elektronický podpis 6) Závěrečná ustanovení Přílohy: 1) Podpisové vzory 2) Oprávněné úřední osoby 3) Další oprávnění 4) Osoby oprávněné k podepisování dokumentů zaručeným elektronickým podpisem Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 4 (celkem 12)

5 Podpisový řád Čl. 1 Základní ustanovení 1.1. Podpisový řád Městského úřadu (dále jen MěÚ) upravuje oprávnění a povinnost podepsat dokumenty vyhotovené na MěÚ, vymezuje pravomoc starosty, místostarostky, tajemnice a ostatních zaměstnanců Města a, zařazených do MěÚ, při podepisování dokumentů Pro účely tohoto podpisového řádu se dokumentem rozumí dopisy, rozhodnutí, smlouvy a další dokumenty, vypracované nebo přijímané Městem em a MěÚ v analogové i elektronické podobě. Čl. 2 Všeobecné zásady 2.1. Všechny dokumenty, které jsou vyhotoveny orgány města a týkají se otázek samostatné působnosti se v záhlaví označují "Město " Všechna písemná opatření starosty, místostarostky, RM a jejich orgánů v otázkách přenesené působnosti, včetně ostatních dokumentů MěÚ, se v záhlaví označují "Městský úřad " Dokumenty vzniklé z jednání představitelů města a zaměstnanců města, zařazených do MěÚ, musí být jimi podepisovány. Pro podepisování se stanoví zásada jediného podpisu s výjimkou podepisování dokumentů, u nichž je nutnost více podpisů dána (obecný předpis, dohody, smlouvy, dokumenty, které podepisují starosta i zástupce starosty, předtištěné dokumenty apod.) Osoba oprávněná k podpisu se podepisuje zpravidla vlastnoručně, zejména pokud jde o důležité dokumenty - rozhodnutí, smlouvy apod. K elektronické verzi dokumentu připojí oprávněná osoba uznávaný elektronický podpis U některých dokumentů (týká se dokumentů, které byly v originále podepsány oprávněnou osobou) může být vlastnoruční podpis nahrazen ověřovací doložkou umístěnou na listině vlevo "Za správnost vyhotovení", pod níž se vlastnoručně podepíše ten, kdo je k tomu oprávněn. V tomto případě se k funkci, jménu a příjmení osoby oprávněné k podpisu dokumentu připojí zkratka "v. r." (vlastní rukou) Při vyhotovení dokumentu tiskem (např. OZV, nařízení) se rovněž za jménem a příjmením podepsaného uvede zkratka "v. r." 2.7. Podepisuje-li uvolněný člen zastupitelstva nebo zaměstnanec města, zařazený do MěÚ, dokument v zastoupení osoby oprávněné k podpisu, uvádí v podpisu zkratku "v.z.", označující zastupování. Na zaměstnance města, zařazeného do MěÚ nebo člena ZM, uvolněného pro výkon funkce, pověřeného podepsat dokument v zastoupení, přecházejí práva, povinnosti a odpovědnost, jež vyplývají z funkce zastupovaného a to v rozsahu zmocnění Z podepsaného dokumentu mohou pro MěÚ i město vyplynout právní důsledky. Ten, kdo takový dokument jménem MěÚ nebo města podepsal, odpovídá za tyto důsledky Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 5 (celkem 12)

6 v rozsahu stanoveném platnými předpisy. Odpovědnost za škodu a důsledky zaviněné překročením pravomoci v podepisování nese pracovník, který dokument neoprávněně podepsal. Čl. 3 Formální náležitosti 3.1. Úprava dokumentů psaných a zpracovaných textovými editory je dána ČSN Tato norma je pro všechny zaměstnance Města a, zařazené do MěÚ, závazná v plném rozsahu. Čl. 4 Oprávnění k podpisu 4.1. Dokumenty vydané MěÚ podepisují osoby k tomu oprávněné, s přihlédnutím k druhu dokumentu, závažnosti obsahu a k osobě příjemce Všeobecně platí, že dokumenty, u kterých podpisem dochází ke vzniku závazku ze strany Města a, podepisuje starosta, v případě zmocnění právním předpisem nebo jinou organizační normou pak jiná osoba - tajemnice, vedoucí odboru apod Starosta zejména podepisuje: Dokumenty mající bezprostředně vztah k jeho funkci statutárního zástupce města (např. majetkoprávní úkony; úkony vyplývající ze z. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů, úkony vyplývající ze zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů ), svolání zasedání ZM, RM, spolu s místostarostkou podepisuje zápis a usnesení ZM a RM, obecně závazné vyhlášky města a nařízení města Dokumenty vzniklé z jednání starosty za město, k jejichž podpisu je oprávněn z titulu své funkce, popř. na základě zmocnění zastupitelstva nebo rady Požadavky, závažná sdělení krajskému úřadu, vládě, ústředním orgánům, politickým stranám, řízeným organizacím Dokumenty vzniklé na základě jednání rady a zastupitelstva Dokumenty obsahující zásadní organizační opatření týkající se MěÚ Dokumenty vztahující se k funkci zaměstnavatele u zaměstnanců Města a Místostarostka zejména podepisuje: Spolu se starostou zápis a usnesení RM a ZM, obecně závazné vyhlášky a nařízení Dokumenty vzniklé z jednání místostarostky za město, případně na základě zmocnění ZM nebo RM Sdělení mající vztah k činnosti odborného úseku adresované vyšším orgánům V zastoupení dokumenty, které podepisuje starosta Tajemnice zejména podepisuje: Dokumenty vyplývající z funkce statutárního orgánu zaměstnavatele - opatření podle pracovního řádu, pracovní smlouvy pro zaměstnance zařazené do MěÚ, mzdové výměry apod Dokumenty vzniklé z jednání tajemnice za MěÚ. Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 6 (celkem 12)

7 Dokumenty obsahující zásadní organizační opatření, případně interní instrukce týkající se práce odborů k zabezpečení jejich spolupráce při plnění úkolů, k zabezpečení státní správy, k zabezpečení materiálně technického vybavení MěÚ apod Dokumenty zabezpečující odbornou přípravu pracovníků MěÚ (přihlášky na ZOZ apod.) Pokyny pro organizaci přípravy materiálů do RM a ZM Dokumenty související se sociálním fondem MěÚ Dokumenty při realizaci zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů Podepisování dokumentů MěÚ se řídí zásadou, že práci odboru řídí a odpovídá za ni jeho vedoucí. Vedoucí odboru podepisuje zejména dokumenty při: Výkonu samosprávy Realizaci zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole, ve znění pozdějších předpisů Odborném vedení a metodické pomoci organizacím a zařízením města Zpracování odborných podkladů pro jednání ZM, RM a jejich orgánů Spolupráci s ostatními orgány státní správy Projednávání stížností občanů V době nepřítomnosti vedoucího odboru podepisuje dokumenty uvedené pod bodem 4.6. určený pracovník odboru - zástupce vedoucího V odůvodněných případech může vedoucí odboru rozhodnout, že určené dokumenty v oblasti samosprávy budou podepisovat jiní pracovníci odboru. Toto oprávnění vymezí pracovníkům v pracovní náplni Oprávněná úřední osoba podepisuje zejména dokumenty při: Výkonu státní správy viz Vnitřní směrnice Matice oprávnění úředních osob MěÚ Podepisování účetních dokladů Podepisování účetních dokladů se řídí vnitřní směrnicí Systém účetnictví a finanční kontroly a vnitřní směrnicí Hospodaření s majetkem města a jeho evidence. Čl. 5 Elektronický podpis 5.1. Pro používání uznávaného elektronického podpisu platí stejná pravidla jako u podepisování dokumentů v analogové podobě Pracovníci oprávněni k použití uznávaného elektronického podpisu, v souladu s tímto podpisovým řádem, jsou uvedeni v příloze podpisového řádu. Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 7 (celkem 12)

8 Čl. 6 Závěrečná ustanovení 6.1. Přílohou podpisového řádu je přehled osob (včetně analogových podpisových vzorů) pověřených podepisováním písemností Podpisový řád, jeho změny a doplňky vydává tajemnice MěÚ po předchozím projednání s vedením města Tento Podpisový řád byl vydán dne a nabývá účinnosti dne Současně ruší Podpisový řád ze dne V ě dne Ing. Jiří Šírek v.r. starosta Jiřina Zdařilová v.r. tajemnice MěÚ Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 8 (celkem 12)

9 Příloha č Podpisové vzory osob pověřených analogovým podepisováním dokumentů Města a a MěÚ podle Podpisového řádu MěÚ ke dni starosta Ing. Jiří Šírek místostarostka Ing. Ilona Kapounová tajemník Jiřina Zdařilová odbory MěÚ: FO - vedoucí Ing. Hana Večeřová, MSc. - zástupce Dana Chytilová VŽPD - vedoucí Bc. Jiří Stav - zástupce Jana Bosáková VVŠK - vedoucí Bc. Jana Nakládalová - zástupce Jarmila Vašíčková, DiS. Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 9 (celkem 12)

10 2. Příloha č. 2 Oprávněné úřední osoby v rozsahu oprávnění uvedeném v bodě č. 2 Oprávněné úřední osoby ke správním činnostem vnitřní směrnice Matice oprávnění úředních osob MěÚ FO Ing. Hana Večeřová, MSc. Bc. Markéta Calabová Jiřina Látalová Ing. Miloš Psotka Petra Šachová odbor VŽPD Bc. Jiří Stav Jana Bosáková Jana Bartková Eliška Izsová Romana Mrázková odbor VVŠK Bc. Jana Nakládalová Jarmila Vašíčková,Dis. Michaela Daňková Lucie Grufíková Bc. Alice Přehnalová Markéta Vyoralová Lucie Zlámalová, DiS. Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 10 (celkem 12)

11 Příloha č Další oprávnění: odbor VVŠK: matriční agenda - matrikářka Jarmila Vašíčková, DiS. - matrikářka Bc. Jana Nakládalová - matrikářka Michaela Daňková - matrikářka Markéta Vyoralová vidimace,legalizace Jarmila Vašíčková, DiS. Bc. Jana Nakládalová Michaela Daňková Markéta Vyoralová Lucie Grufíková CzechPoint Jarmila Vašíčková, DiS. Michaela Daňková Markéta Vyoralová Lucie Grufíková Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 11 (celkem 12)

12 4. Příloha č. 4 Osoby oprávněné k podepisování dokumentů uznávaným elektronickým podpisem Vedení města: Ing. Jiří Šírek; Ing. Ilona Kapounová, Jiřina Zdařilová Odbor VŽPD: Bc. Jiří Stav; Jana Bartková; Jana Bosáková; Eliška Izsová; Romana Mrázková Odbor VVŠK: Bc. Jana Nakládalová; Jana Bradnová; Michaela Daňková; Lucie Grufíková, Markéta Vyoralová; Jarmila Vašíčková, DiS.; Bc. Jan Števko, Bc. Alice Přehnalová; Lucie Zlámalová, DiS. Finanční odbor: Ing. Hana Večeřová, MSc.; Dana Chytilová; Lenka Tomková; Pavla Novotná Ing. Miloš Psotka; Bc. Markéta Calabová; Jiřina Látalová; Petra Šachová Městská policie: Bc. Jiří Hübner; Radek Douděra; Kamil Frei; Petra Koňárková; Marcel Maček; František Kraváček; Zdeněk Pechar; Karel Zůbek. V ě dne Ing. Jiří Šírek starosta Jiřina Zdařilová tajemnice MěÚ Číslo revize: 3 Číslo vydání: 1.0 Strana: 12 (celkem 12)