Směrnice o evidenci, vymáhání a odpisu pohledávek Účinnost od 1.1.2012
Směrnice o evidenci, vymáhání a odpisu pohledávek Část I ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ Čl. 1 Úvodní ustanovení 1) Tato speciální organizační norma upravuje postup zaměstnanců zařazených do odborů městského úřadu a orgánů města při sledování pohledávek dlužníků, zda včas a řádně plní své závazky vůči Městu Písek (dále jen město). 2) Tato směrnice se nevztahuje na pohledávky vzniklé při činnosti organizací založených a zřízených městem i obchodních společností, v nichž má město majetkový podíl. Tyto právnické osoby evidují a vymáhají pohledávky samostatně. 1) Pro účely této směrnice se rozumí: Čl. 2 Výklad pojmů a) pohledávka - právo města žádat určité plnění na dlužníkovi, b) závazek povinnost dlužníka k plnění, c) předpis pohledávky doklad obsahující úplné jméno, popřípadě jména, a příjmení nebo název nebo obchodní firmu, obecný identifikátor, variabilní symbol a dlužnou částku, d) poplatník fyzická nebo právnická osoba, e) platba - peněžní úhrada za účelem splnění platební povinnosti, f) platební výměr výše poplatku stanovená městem a výše sankce vyplývající z místního poplatku, g) upomínka - výzva ke splnění splatné pohledávky, h) správce pohledávek za rozpočtovými příjmy ten odbor města, z jehož správní nebo jiné činnosti vznikají pohledávky za těmito příjmy, i) variabilní symbol je číslo, které identifikuje odbor, druh poplatku, pokuty a ostatních nedoplatků, j) spis pohledávky důkaz o vzniku pohledávky, který musí obsahovat originál rozhodnutí nebo platebního výměru opatřené doložkou právní moci, vykonatelnosti, signifikací, razítkem města a podpisem osoby, která doložku vyplnila. V rozhodnutí, platebním výměru, bloku na úhradu pokuty musí být uveden: název obchodní firmy, právnické osoby a správné jméno fyzické osoby. U obchodních firem a právnických osob identifikační číslo a u fyzických osob rodné číslo, k) exekuční příkaz - příkaz k provedení exekuce na základě podkladu k exekuci v souladu s příslušnými právními předpisy. 2) Pro výklad dalších pojmů se použijí přiměřeně obecně závazné právní předpisy. 2
Čl. 3 Rozdělení pohledávek 1) Pohledávky vznikají při výkonu správních činností nebo na základě dodavatelsko odběratelských vztahů. Podle jejich vzniku se dělí na: a) pohledávky občanskoprávní povahy vzniklé ze smluvních závazkových vztahů (například nájemné, cena díla, smluvní pokuta, sankční úrok, půjčka, příspěvek zájmovým organizacím apod.), b) pohledávky vzniklé na základě sankcí uložených ve správním řízení (pokuty za přestupky a správní delikty, náklady řízení), c) pohledávky vzniklé z daňového řízení (neuhrazené místní a správní poplatky, odvod za porušení rozpočtové kázně), d) pohledávky vzniklé při správním řízení (například neoprávněně čerpané sociální dávky). Část II EVIDENCE POHLEDÁVEK Čl. 4 Evidence pohledávek 1) Všechny pohledávky jsou evidovány a vedeny v účetnictví města. Jejich zaúčtování provádí finanční odbor na základě podkladů předložených ostatními odbory městského úřadu. 2) U pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. a), které příslušný odbor předává k vymáhání právnímu oddělení, bude předávajícím odborem ve lhůtě 15 dnů ode dne předání pohledávky právnímu oddělení do finanční účtárny předán podklad k odpisu z pohledávek příslušného odboru a zároveň bude předán podklad, kterým bude vystaven předpis právnímu oddělení. Na podkladu budou podpisy odpovědného pracovníka právního oddělení a pracovníka příslušného odboru. 3) Vznikne-li pohledávka dle čl. 3 odst. 1 písm. b) směrnice, je zaměstnancem odboru zajišťujícího správní činnost předán ve lhůtě 15 dnů ode dne nabytí právní moci rozhodnutí na oddělení rozpočtu, daní a poplatků finančního odboru předpis pohledávky opatřený všemi náležitostmi dle čl. 2 odst. 1 písm. c). 4) Vznikne-li pohledávka dle čl. 3 odst. 1 písm. c) a d) směrnice, musí být zaměstnancem, který je pověřen správou místního poplatku nebo příslušným zaměstnancem sociálního odboru ve lhůtě 15 dnů ode dne jejího vzniku předán finanční účtárně podklad k jejímu zaúčtování. 5) Informaci o zániku pohledávky nebo změně pohledávky (změna výše pohledávky, změna dlužníka) předá příslušný odbor ihned po zjištění skutečnosti finančnímu odboru. Při zániku nebo postoupení pohledávky na základě rozhodnutí zastupitelstva města nebo rady města se k informaci připojí i odkaz na usnesení tohoto orgánu. Čl. 5 Platby 1) Platby pohledávek města jsou účtovány z bankovních výpisů průběžně. Do 10 dnů následujícího měsíce jsou vždy platby za předchozí měsíce uzavírány. 2) Při účtování o pohledávkách se postupuje podle směrnice upravující finanční a majetkové vztahy města Písek. 3
Část III VYMÁHÁNÍ POHLEDÁVEK Čl. 6 Právní vymezení 1) Pro proces vymáhání pohledávek je rozhodné právní vymezení v příslušném obecně závazném předpise ve znění platném v okamžiku provádění úkonu 1). Čl. 7 Rozdělení působnosti odborů 1) Při vymáhání pohledávek je působnost jednotlivých odborů stanovena takto : a) pohledávky dle čl. 3 odst. 1 písm. a) směrnice vymáhá právní oddělení odboru vnitřních věcí, b) pohledávky dle čl. 3 odst. 1 písm. b) směrnice vymáhá oddělení rozpočtu, daní a poplatků finančního odboru c) pohledávky dle čl. 3 odst. 1 písm. c) směrnice vymáhá příslušný správce daně, odvod za porušení rozpočtové kázně vymáhá oddělení rozpočtu, daní a poplatků finančního odboru, d) pohledávky dle čl. 3 odst. 1 písm. d) směrnice vymáhá odbor sociálních věcí a zdravotnictví v rozsahu stanoveném zvláštním právním předpisem, 2) Při pochybnostech o příslušnosti k vymáhání pohledávky rozhodne o určení příslušného odboru tajemník. Čl. 8 Postup před vymáháním pohledávek 1) a) Na základě zjištěných nedoplatků u pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. a) učiní příslušný odbor ve lhůtě 15 dnů úkon pro úhradu pohledávky, t.j. 1 upomínku na nedoplatek. V případě, že dlužník ani v náhradní lhůtě pohledávku neuhradí, požádá příslušný odbor v nejbližším možném termínu kolektivní orgán o vyjádření, zda pohledávku vymáhat soudní cestou. Společně s usnesením kolektivního orgánu postoupí příslušný odbor ve lhůtě 15 dnů pohledávku k vymáhání právnímu oddělení odboru vnitřních věcí. Veškerá písemná předání mezi odbory a korespondence ve věci soudních sporů budou na úrovni vedoucích příslušných odborů, kteří věc následně zadají k vyřízení zaměstnancům odpovědným dle pracovního a organizačního řádu. b) U pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. b) předá příslušný odbor rozhodnutí o uložení sankční platby, společně s předávacím protokolem (příloha č. 1), do 15 dnů ode dne nabytí právní moci rozhodnutí oddělení rozpočtu, daní a poplatků finančního odboru k vymáhání. Veškeré změny v rozhodnutí oznámí příslušný odbor neprodleně po jejich provedení oddělení rozpočtu, daní a poplatků finančního odboru. c) Pohledávky podle čl. 3 odst. 1 písm. c) vymáhá oddělení rozpočtu, daní a poplatků finančního odboru nebo příslušný správce daně v souladu s platnými právními předpisy. d) U pohledávek, které vznikly ve správním řízení (například neoprávněně čerpané sociální dávky apod.) se postupuje v rozsahu stanoveném zvláštním právním předpisem. 4
2) Při předávání pohledávky k vymáhání se přiloží úplný spis obsahující zejména a) právní titul k vymáhání pohledávky b) podklady o úkonech učiněných v průběhu dosavadního řízení (upomínka, uznání závazku, dopisy, doručenky apod.) c) průvodní doklady (smlouvy, faktury, usnesení orgánů města apod.) 3) Po kontrole úplnosti spisu, odpovědným zaměstnancem příslušného odboru, bude spis předán u pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. a) právnímu oddělení nebo u pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. b) finančnímu odboru. Za všechny patřičné náležitosti spisu zodpovídá odpovědný pracovník předávajícího odboru. Čl. 9 Postup při vymáhání pohledávek 1) U pohledávek vymáhaných právním oddělením dle čl. 8 odst. 1 písm. a) směrnice se postupuje tak, že do 30 dnů od předání podkladů bude podána žaloba u místně příslušného soudu. 2) U pohledávek vymáhaných finančním odborem dle čl. 8 odst. 1 písm. b) směrnice zahájí tento odbor vymáhání do 30 dnů od předání podkladů upomínkou, která obsahuje náhradní lhůtu k úhradě pohledávky. Pokud nedojde k úhradě na základě upomínky, zahájí exekuční řízení v souladu s platnými právními předpisy. 3) U pohledávek vymáhaných dle čl. 8 odst. 1 písm. c) směrnice se postupuje v souladu s příslušnými právními předpisy. 4) U pohledávek vymáhaných sociálním odborem dle čl. 8 odst. 1 písm. d) směrnice se postupuje v souladu se zvláštním právním předpisem. Část IV DALŠÍ ÚKONY Čl. 10 Povolení splátek 1) Rozhodnutí o povolení splátek pohledávek vymáhaných dle čl. 3 odst. 1 písm. a) s dobou splatnosti kratší než 18 měsíců přísluší radě města. 2) Rozhodnutí o povolení splátek pohledávek vymáhaných dle čl. 3 odst. 1 písm. a) s dobou splatnosti delší než 18 měsíců přísluší zastupitelstvu města. 3) Pokud dlužník požádá o povolení splátek pohledávek vymáhaných dle čl. 3 odst. 1 písm. a) příslušný odbor ještě před předáním na odbor vnitřních věcí, předloží kolektivnímu orgánu návrh splátkové dohody (příloha č. 2) tento odbor, pokud bude již spis předán k vymáhání právnímu oddělení vnitřních věcí, bude návrh splátkové dohody předložen kolektivnímu orgánu odborem vnitřních věcí. 4) U pohledávek vymáhaných dle čl. 3 odst. 1 písm. b) a c) rozhodne o povolení splátek oddělení rozpočtu daní a poplatků finančního odboru nebo odbor, který je pověřen správou místního poplatku (správce daně). 5
Čl. 11 Prominutí pohledávek 1) U pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. a) přísluší právo prominout pohledávku kolektivnímu orgánu v souladu se zákonem č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů. 2) Pohledávky dle čl. 3 odst. 1 písm. b) a c) podléhají zákonu č. 280/2009, daňový řád, ve znění pozdějších předpisů. 3) Prominutí pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. d) se řídí zvláštními právními předpisy. Čl. 12 Odpis pohledávek 1) Odpis pohledávky je úkon finanční povahy, kterému musí předcházet úkon právní povahy. 2) U pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. a) směrnice je právním úkonem dle odst. 1 rozhodnutí příslušného orgánu města. Tím je u pohledávky do 20.000,- Kč rada města a u pohledávky vyšší než 20.000,- Kč zastupitelstvo města. Návrh na odpis pohledávek musí být předem předložen k projednání finančnímu výboru. 3) U pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. b) a c) směrnice je takovým právním úkonem doklad o nevymožitelnosti pohledávky vystavený vedoucím odboru, který ji dle čl. 8 směrnice vymáhá. V dokladu musí být uveden důvod nevymahatelnosti (například promlčení, zánik pohledávky apod.). 4) U pohledávek dle čl. 3 odst. 1 písm. d) směrnice bude na základě doporučení finančního výboru předložen zastupitelstvu města nebo radě města návrh na odpis pohledávky v souladu se zákonem 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů. 5) Na základě rozhodnutí rady města nebo zastupitelstva města bude bezodkladně vypracován finančním odborem nebo právním oddělením doklad o odpisu pohledávky z účetnictví města. Čl. 13 Inventarizace pohledávek Inventarizaci pohledávek provádějí zaměstnanci v rámci řádné inventarizace majetku, závazků a pohledávek dle Směrnice pro provedení inventarizace vydané tajemníkem. Část V. ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Čl. 14 1) Otázky touto směrnicí neupravené řeší členové vedení a vedoucí odborů v souladu s pravomocemi danými organizačním řádem vydaným radou města. 2) Tuto směrnici schválila rada města dne 15.12.2011 a nabývá účinnosti dnem 01.01.2012. 6
1) 2) zákon č. 280/2009, daňový řád, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 500/2004 Sb., správní řád, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 40/1964 Sb., občanský zákoník, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 99/1963 Sb., občanský soudní řád, ve znění pozdějších předpisů zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Příloha č. 1 Vzor předávacího protokolu Příloha č. 2 Vzor splátkové dohody 7
Předávací protokol pokut Příloha č. 1 odbor: Jméno a příjmení Rodné číslo Variabilní symbol Pokuta Náklady řízení Kč Kč Celkem V Písku dne Předal: Převzal: 8
Příloha č. 2 Město Písek se sídlem Velké náměstí 114, 397 19 Písek, zastoupené starostou. IČ: 00249998 (dále jen věřitel) a Dohoda o splátkách..(jméno a příjmení).., (rodné číslo), trvale bytem (úplná adresa).., IČ: (dále jen dlužník) uzavírají tuto dohodu o splátkách I. Dlužník měl na základě..(přesné vymezení důvodu vzniku pohledávky)... Ke dni podpisu této dohody činí dluh.(důvod a výše pohledávky). Dlužník uznává tímto dlužnou částku jak co do výše, tak co do důvodu jejího vzniku. Zároveň předložil žádost o umožnění splátek tohoto uznaného dluhu a navrhl splátkový kalendář. Dluh splatný dnem..se zavazuje zaplatit věřiteli ve splátkách po Kč do. II. Zastupitelstvo/Rada města Písku na svém zasedání dne.. přijalo/a usnesení č..., kterým schválilo úhradu dluhu ve formě splátek a splátkový kalendář na dlužnou částku Kč za.(důvod pohledávky).. ve výši.. Kč/měsíc pro dlužníka, pod ztrátou výhody splátek v případě prodlení. III. Obě strany této dohody se dohodly, že splátky budou placeny ve výši..kč měsíčně, vždy do posledního dne příslušného kalendářního měsíce, a to počínaje měsícem až do zaplacení dlužné částky v celkové výši Kč. Platby budou prováděny na účet, který má Město Písek založen u Komerční banky a. s., pobočka Písek, č. účtu, variabilní symbol, specifický symbol. IV. Splátka ve správné výši na plnění dluhu je splněna okamžikem, kdy byla připsána na účet města Písku. Nebude-li splátka včas zaplacena na účet města Písek je dlužník v prodlení dospělé a splatné splátky pohledávky. Účastníci se dohodli, že nebudou-li tři po sobě jdoucí splátky řádně a včas zaplaceny, přistoupí věřitel k vymáhání dlužné částky. V. Tato dohoda o splátkách je vyhotovena ve třech vyhotoveních, z nichž každé má postavení originálu. Věřitel obdrží dvě vyhotovení a dlužník obdrží jedno vyhotovení. V Písku dne. za věřitele 9 dlužník