Směrnice pro nakládání s pohledávkami územního samosprávného celku

Transkript

1 Obec Batňovice Batňovice č. p. 4 Směrnice pro nakládání s pohledávkami územního samosprávného celku Čl. 1 Úvodní ustanovení 1.1 Tato vnitřní směrnice je zpracována ve smyslu následujících ustanovení: zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecních zřízení), ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), ve znění pozdějších předpisů, zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, vyhlášky č. 410/2009 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů, pro některé účetní jednotky zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 593/1992 Sb., o rezervách pro zjištění základu daně z příjmů, ve znění pozdějších předpisů, zákona č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů. Postupy účtování pro účetní jednotky, které účtují podle vyhlášky č. 505/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů, vymezují České účetní standardy č. 501 až č Tato směrnice upravuje postupy nakládání s pohledávkami územního samosprávného celku, zejména pokud se jedná o: účetnictví, inventarizaci, evidenci, vymáhání pohledávek, odpis pohledávek, zajišťovací instrumenty, jiné nakládání s pohledávkami. 1.3 Definice základních pojmů, pro potřeby této směrnice Pohledávka Pohledávka je právo jednoho účastníka závazkového vztahu věřitele, požadovat určité plnění na druhém účastníku tohoto vztahu dlužníkovi Splatnost pohledávky Splatnost pohledávky nastává dnem, kdy dlužníku vznikne povinnost splnit jeho dluh vůči věřiteli. Neučiní-li tak, je věřitel oprávněn domáhat se jejího splnění všemi obecně užívanými prostředky v souladu s právními předpisy nebo u soudu, a to podáním příslušné žaloby na plnění Doba splatnosti Doba splatnosti pohledávky je určena buď dohodou účastníků daného právního vztahu, např. smlouvou nebo soudním rozhodnutím, popř. právním předpisem. Není-li doba splatnosti určena, stane se pohledávka splatnou prvým dnem po dni, kdy věřitel dlužníka o její splnění požádá Prodlení a promlčecí lhůta Nesplní-li dlužník věřitelovu pohledávku v den splatnosti, je v prodlení a je povinen, jedná-li se o peněžitý závazek, platit věřiteli úroky z prodlení, a to ode dne následujícího po splatnosti pohledávky. Ode dne následujícího po splatnosti pohledávky počíná běžet rovněž i promlčecí lhůta (viz ustanovení 397 obchodního zákoníku a 101 občanského zákoníku) Vymáhání pohledávky Vymáhání pohledávky je právní pojem. Od vymáhání pohledávky lze odstoupit: v případě, že to dovolují věcně příslušné předpisy (viz ustanovení zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), 85 písm. f) a zákona č. 129/2000 Sb., o krajích (krajské zřízení), 36 písm. e)), na základě tohoto vnitřního předpisu a v pravomoci účetní jednotky, za předpokladu, že: a) byly použity všechny dostupné instituty za účelem hájení práv územního samosprávného celku, a b) je ze všech okolností případu zřejmé, že náklady na vymáhání pohledávky přesáhnou pořizovací cenu pohledávky, c) je ze všech okolností zřejmé, že další vymáhání pohledávky by nebylo úspěšné Postupy při vymáhání pohledávek jsou definovány jako: a) plnění ve splátkách, b) postoupení pohledávky, 1 5

2 c) poměrné uspokojení dluhu, d) prominutí dluhu (dvoustranný akt), e) upuštění od vymáhání (jednostranný akt). Pokud dojde k případům, že pohledávka je po splatnosti, bude dlužníkovi zaslána upomínka k zaplacení dlužné částky, a to ve lhůtě 30 dní po splatnosti s náhradním termínem zaplacení. V případě, že dlužník ani po upomínce neuhradí dlužnou částku do náhradního termínu, bude následovat postup podle bodu této směrnice. Pokud nebude dosaženo jedné z výše uvedených možností ( bod ) ve lhůtě do 30 dní, bude přistoupeno k soudnímu vymáhání pohledávky. Před předáním pohledávky k soudnímu vymáhání odpovědný pracovník posoudí, zda je ze všech okolností případu zřejmé, že další náklady na její vymáhání by přesáhly pořizovací cenu pohledávky, resp. Je ze všech okolností případu zřejmé, že další vymáhání pohledávky by bylo neúspěšné. V tomto případě navrhne pohledávku k odpisu Odpis pohledávky Odpis pohledávky představuje přímé snížení hodnoty pohledávky na aktivním účtu s prominutím odepsané částky. Odpis pohledávky je účetní metoda, kterou bude organizace používat v případě, že podle zjištění pohledávka nesplňuje podmínku pro zahrnutí do majetku do aktiv organizace, neboť je ze všech okolností případu zřejmé, že z ní nepoplyne budoucí prospěch. V postupech a evidenci pohledávek se účetní jednotka řídí příslušnými právními předpisy a touto směrnicí. Čl. 2 Klasifikace a členění pohledávek územního samosprávného celku 2.1 Jedná se o pohledávky: a) z obchodních vztahů, b) z titulu rozpočtového hospodaření, c) za směnky a jiné cenné papíry předané k eskontu bance, d) za eskontované cenné papíry, e) pohledávky za dodavateli z titulu poskytnutí záloh na neinvestiční (resp. investiční) plnění před splněním smlouvy, f) ostatní z obchodních vztahů, např. reklamace vůči dodavatelům, nároky na záruční paušál apod., g) z emitovaných dluhopisů, tj. pohledávky z titulu vydání dluhopisů dlouhodobých i krátkodobých, h) ze vztahů k institucím sociálního zabezpečení a zdravotního pojištění, i) ze vztahů k vyššímu rozpočtu, j) ze vztahů k finančním orgánům, k) ze vztahů k zaměstnancům, l) ke sdružení, m) návratné finanční výpomoci, n) jiné pohledávky. 2.2 Syntetické a analytické členění pohledávek Pohledávky v členění na: a) syntetické účty pohledávek b) analytické účty ve třídění Podrozvahové účty se použijí pro: pohledávky a závazky ze smluvních pokut a úroků z prodlení, poskytnuté záruky a jiné obdobné závazky - odepsané pohledávky ve lhůtě do 10-ti let po splatnosti Příslušné syntetické účty a analytické účty pohledávek a obsahové vymezení podrozvahových účtů jsou stanoveny Účtovým rozvrhem. Čl. 3 Při nakládání s pohledávkami bude účetní jednotka využívat: 3.1 Přijaté (poskytnuté) zálohy Záloha představuje platbu předem. Zálohy mohou být poskytovány na veškerá obchodní plnění (neinvestičního i investičního charakteru) na základě dohody účastníků a formou smluvního písemného ujednání. Součástí ujednání vždy bude informace o: výši poskytované zálohy, okamžiku a způsobu zaúčtování, způsobu vypořádání poskytnuté zálohy, obsahu a formě potřebné dokumentace. 2 5

3 3.1.1 Zálohy mohou být poskytovány jako: a) částečné plnění podle smluvního ujednání, b) nevylučuje se předčasná platba celé ceny (100 %), c) zálohové platby v rámci programového financovaní ve smyslu ustanovení 12 a 14 zákona č. 218/2000 Sb., v tomto případě bude písemné ujednání vycházet z Rozhodnutí o poskytnutí dotace. 3.2 Přijaté zálohy od odběratelů před splněním dodávky členíme na krátkodobé a dlouhodobé. Součástí ujednání přijaté zálohy vždy bude stejný obsah informace uvedené v bodu Zástavní právo Zástavní právo se bude řídit úpravou zástavního práva podle 151a až 151p občanského zákoníku. V případě poskytování či přijímání zástavy (zástavního práva) bude vždy vyhotovena písemná (zástavní) smlouva, která bude obsahovat informace, které povedou k přesné indikaci obsahu smlouvy ve smyslu ustanovení 7 a 8, dále 11 a 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů. Vždy se musí jednat o věc individuálně určenou a samostatnou Subjekty zástavního práva jsou: a) zástavník věřitel, tj. věřitel zajišťované pohledávky, b) dlužník, c) zástavní dlužník, kterým bude zpravidla samotný dlužník, ale i osoba odlišná Předmět zástavy: Předmětem zástavy může být kterákoli věc: a) movitá i nemovitá, b) cenný papír, c) pohledávka V případě poskytování či přijímání zástavy (zástavního práva) bude vždy vyhotovena písemná (zástavní) smlouva, která bude obsahovat informace umožňující analýzu účetního případu a obsahu smlouvy, tak aby mohlo dojít k zachycení v účetním systému v souladu s ustanoveními 7 a 8, dále 11 a 33a zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů Vždy se musí jednat o věc individuálně určenou a samostatnou. 3.4 Smluvní pokuta sjednání Smluvní pokutu lze sjednat podle 544 a 545 občanského zákoníku, resp. pro obchodní závazkové vztahy podle 300 až 302 obchodního zákoníku. Lze ji sjednat pro případ porušení smluvní povinnosti, přičemž povinný účastník musí smluvní pokutu zaplatit, i když oprávněnému účastníku nevznikla žádná škoda. Smluvní pokuta musí být sjednána pouze písemnou formou, přičemž v ujednání musí být určena její výše či stanoven způsob jejího určení. Pokud smlouva o dodání, výrobků, zboží nebo služeb není sjednána písemně, ujednání o smluvní pokutě musí být uzavřeno písemnou formou. 3.5 Ručení či zajišťovací převod práva Finanční operace tohoto charakteru se řídí ustanovením: 546 až 550 a 553 občanského zákoníku pro oblast občanskoprávní a 303 až 312 obchodního zákoníku pro oblast obchodně-právní Podmínky ručení: a) Vznik ručení Ručení vzniká písemným prohlášením ručitele věřiteli, které: musí mít písemnou formu, je učiněno vůči věřiteli, obsahuje výslovný závazek ručitele, že pokud dlužník svůj závazek vůči věřiteli nesplní, uspokojí věřitelovu pohledávku sám ručitel. b) Způsob zachycení v účetnictví Jedná se o zachycení informace na podrozvahové účty: 1. O tom, že: dlužník má zajištěný závazek, věřitel má zajištěnou pohledávku, ručiteli může vzniknout potenciální závazek. Tyto informace budou ručitelem vždy zveřejněny v Příloze č. 3 k účetní závěrce ve smyslu ustanovení vyhlášky č. 505/2002 Sb., ve znění pozdějších předpisů. 2. Souvztažně a podvojně na rozvahových účtech v účetnictví, věřitele, dlužníka i ručitele, dojde-li k úhradě závazku věřiteli ručitelem. 3 5

4 Čl. 4 Nakládání s pohledávkami 4.1 Započtení pohledávek a závazků Započtení je jednostranný či dvoustranný právní úkon, v jehož důsledku dochází k zániku vzájemných pohledávek dlužníka a věřitele. Jedná se o případ, kdy věřitel jedné pohledávky je zároveň dlužníkem druhé a naopak. Započíst lze pouze pohledávky stejného druhu Právní úprava Započtení pohledávek a závazků se bude řídit ustanovením: 580 a 581 občanského zákoníku, 358 až 364 obchodního zákoníku Bližší podmínky: vždy se jedná o pohledávky stejného druhu (např. peněžité), na základě dohody stran lze započítat jakékoli vzájemné pohledávky. Započíst nelze: a) pohledávky promlčené, b) pohledávky, kterých se nelze domáhat u soudu, c) pohledávky z vkladů, d) proti pohledávce splatné pohledávku nesplatnou. 4.2 Další nakládání s pohledávkami Postoupení pohledávky Postoupení pohledávky znamená převod pohledávky věřitelem (postupitelem) na jinou osobu (postupníka), která vstupuje do věřitelských práv. Pohledávka se postupuje písemnou dohodou, kde jsou sjednány přesné podmínky Poměrné uspokojení pohledávky se řídí písemnou dohodou a podle ustanovení obchodního a občanského zákoníku Plnění ve splátkách pohledávky se řídí písemnou dohodou a podle ustanovení obchodního a občanského zákoníku. 4.3 Příslušenství pohledávek a závazků Pokud dlužník nezaplatí své závazky včas, vzniká věřiteli nárok na úroky z prodlení ( 369 a 502 obchodního zákoníku) či na poplatky z prodlení ( 697 a 723 občanského zákoníku). a) Pohledávka splňuje podmínku vlastnictví. b) Je oceněna podle platných právních předpisů. c) Splňuje podmínku budoucího prospěchu. Čl. 5 Podmínky pro zahrnutí pohledávek do aktiv organizace Čl. 6 Inventarizace pohledávek 6.1 Inventarizace pohledávek Inventurní soupis pro dokladovou inventarizaci pohledávek obsahuje informace o pohledávkách Do lhůty a po lhůtě splatnosti (promlčené a nepromlčené) viz ustanovení občanského zákoníku, obchodního zákoníku, event. zákoníku práce v ustanovení jednotlivých smluv vztahujících se k účetními případu (viz ustanovení bodu této směrnice). U pohledávek po splatnosti bude postupováno dle čl.1 této směrnice Pohledávky nedobytné Za nedobytnou se považuje pohledávka na základě prohlášení soudu, resp. potvrzení jiných orgánů činných v trestním či civilně správním řízení o její nedobytnosti, nebo ta, u níž byly prokazatelně použity všechny dostupné instituty za účelem hájení práv územního samosprávného celku a je ze všech okolností případu zřejmé, že další náklady na její vymáhání by přesáhly pořizovací cenu pohledávky, resp. je ze všech okolností případu zřejmé, že další vymáhání pohledávky by nebylo úspěšné. Tyto pohledávky nesplňují podmínku předchozího bodu této směrnice 5 písm. c) o budoucím prospěchu z aktiva Bagatelní pohledávky Ustanovení zakládá specifický režim u tzv. bagatelních pohledávek, tj. pohledávek, u nichž je vzhledem k jejich výši nebo ze všech okolností případu zřejmé, že by náklady na jejich vymáhání přesáhly pořizovací cenu pohledávky, resp. je ze všech okolností případu zřejmé, že další vymáhání pohledávky by nebylo úspěšné. Tyto 4 5

5 pohledávky nesplňují podmínku předchozího bodu této směrnice 5 písm. c) o budoucím prospěchu z aktiva. V případě, že pohledávka není promlčená, rozhodne o jejím odpisu zastupitelstvo obce. Promlčená pohledávka do výše 20 tis. může být odepsána bez souhlasu zastupitelstva po splnění všech povinností daných touto směrnicí Zaniklé pohledávky Pohledávky, které nesplňují podmínky ustanovení obecně závazných předpisů (obchodního a občanského zákoníku). Tyto pohledávky také nesplňují podmínku předchozího bodu této směrnice 5 písm. c) o budoucím prospěchu z aktiva. 6.2 Navazující činnosti Na základě provedené inventarizace bude vyhotoven inventurní soupis, který bude obsahovat veškeré potřebné informace podle výše uvedených bodů třídění pohledávek Inventurní soupis bude předán k dalšímu šetření odpovědným (jmenovaným) orgánům. zastupitelstvu, kontrolní komisi, Po projednání ve jmenovaných orgánech bude vydáno Rozhodnutí o dalším nakládání se spornou pohledávkou, které bude obsahovat dispozice o způsobu odpisu a dalším vymáhání či jiném řešení sporné pohledávky. Viz ustanovení Čl. 7 této směrnice. Čl.7 Ustanovení společná a závěrečná 7.1 Podmínky pro odpis či vytvoření opravné položky nebo způsoby jiného nakládání s pohledávkami ve smyslu ustanovení uvedených v této směrnici, schvaluje ve smyslu výše uvedeného bodu vždy oprávněný pracovník na základě: a) vnitřního řízení, v souladu s úplnou dokumentací k dané finanční operaci a účetnímu případu, b) vnitřního dokladu, kterým je Rozhodnutí o (dalším) nakládání s pohledávkou (dále jen Rozhodnutí ) Rozhodnutí musí obsahovat náležitosti ve smyslu ustanovení: 11 odst. 1 a odst. 2 a 33a odst. 9 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, 26 odst. 1 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole V souladu s podpisovým řádem je pro účely zjištění oprávněnosti k danému rozhodnutí o dalším nakládání ve smyslu jednotlivých bodů této směrnice stanoven jako: a) příkazce (příkazci) operace(í): Vladimíra Pátková b) správce rozpočtu: Hana Mrázková c) hlavní účetní: Hana Mrázková Jmenovaní pracovníci jsou odpovědni za správnost finanční operace a účetního případu ve smyslu 18 odst. 2 písm. b) a 19 a), c) a d) vyhlášky č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole Podpisové vzory pro jednotlivé finanční operace podle této směrnice jsou přílohou č. 1 a budou podle potřeby průběžně aktualizovány. Za způsoby aktualizace je odpovědný vedoucí organizace. 7.5 Ustanovení této směrnice jsou závazná pro: a) volené zastupitele ve smyslu věcně příslušných, obecně závazných předpisů, b) pracovníky úřadu ve smyslu kompetencí a odpovědností podle organizačního řádu (statutu). Čl. 8 Kontrola Kontrolu dodržování této směrnice vykonává Finanční odbor. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem schválení. Čl. 9 Účinnost Schválilo Zastupitelstvo obce dne Vladimíra Pátková starostka obce 5 5