Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu

Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova 21 128 01 Praha 2 IČ: 00001171, DIČ: CZ 00001171 Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne 17.12.2015 Č. j../2015 Věc: Zpracování mzdové agendy I. Vymezení a předmět plnění veřejné zakázky malého rozsahu Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade (dále jen zadavatel ) zadává veřejnou zakázku na zpracování mzdové agendy, zpracování a výplatu mezd pro cca 110-150 zaměstnanců (zaměstnání na základě pracovního poměru a dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr) zadavatele v souladu s platnými právními předpisy upravujícími oblast mzdové agendy pro státní příspěvkové organizace. Zadavatel požaduje zpracování mzdové agendy v Helios Orange, ve kterém je kromě mezd zpracováváno i veškeré účetnictví zadavatele, a současně připouští možnost zpracování mzdové agendy v systému, jehož data jdou do Helios Orange nahrát tak, aby se poté u zadavatele daly pořizovat automaticky příkazy do banky a automaticky byly zaúčtovány položky po nahrání do systému Helios Orange, tj. automatické generování souborů pro nahrání do systému Helios Orange ze strany dodavatele. Veškeré vlastní úhrady státu i zaměstnancům provádí zadavatel sám na základě dodavatelem zpracovaných mezd. Pozn. Pro plnění této zakázky zadavatel nezajišťuje pro dodavatele vzdálený přístup. Zadavatel očekává, že dodavatel bude provádět zpracování mezd na vlastní instalaci mezd Helios Orange a zadavateli pak budou zasílány elektronicky soubory pro nahrání/import do systému zadavatele (účetní deník, převodní příkazy). 1

Specifikace předmětu zakázky a další informace: Zajištění nepřetržitého zpracování mezd, tj. pravidelně každý měsíc k zadavatelem určenému datu (je nutné zajistit případnou zastupitelnost). a) Zpracované mzdy budou obsahovat zejména: rekapitulace mezd ( měsíční - přehled jednotlivých nákladů na daná střediska zadavatele, roční - celkový přehled mzdových nákladů v jednotlivých měsících roku) přehledy odvedeného sociálního pojištění (jmenovitě na jednotlivé zaměstnance) přehledy odvedeného zdravotního pojištění v členění podle jednotlivých zdravotních pojišťoven (jmenovitě na jednotlivé zaměstnance) přehled dávek nemocenského pojištění jmenovitě na jednotlivé zaměstnance přehled čerpání dovolené zaměstnanců v jednotlivém měsíci přehled o čerpání neplaceného volna zaměstnanci v jednotlivém měsíci přehled zůstatků dovolené jednotlivých zaměstnanců rekapitulace zúčtovaných dohod o pracovní činnosti, rekapitulace zúčtovaných dohod o provedení práce, rekapitulace zúčtovaného odstupného přehled zúčtovaných pohledávek za zaměstnanci přehled o mzdách vyplácených v hotovosti v pokladně zadavatele přehled o srážkách ze mzdy z důvodu exekucí na mzdu zaměstnance přehled o zúčtovaném nepeněžním plnění zaměstnancům (dárkové poukázky atp.) datový nosič s příkazy pro výplaty mezd, srážek a odvodů pro e - bankovnictví datový nosič pro zaúčtování výplatní pásky pro personální oddělení (listinná podoba) a pro zaměstnance ( skryté výplatní pásky ) podklady pro zákonné pojištění zaměstnanců v zákonem daných termínech případně další předem dohodnuté výkazy např. pro Český statistický úřad či požadavky související s agendou mezd (např. tabulky, statistiky, podklady dle požadavků dotačních projektů) b) Mzdová položka, tj. za měsíční zpracování výplaty jednoho pracovníka, bude obsahovat zejména: osobní převzetí/předání dokumentů nezbytně nutných pro zpracování mzdové agendy uchazečem v sídle zadavatele pořízení dat nového pracovníka - osobní, platové a daňové údaje, nastavení výše dovolené, zadání srážek ze mzdy, zadání a příp. změny střediska, údaje k výpočtu zákonného pojištění zaměstnance pořízení vstupních měsíčních dat docházky a složek mezd, nemocenských dávek, dovolené vč. dovolené z předchozího roku a dodatkové dovolené, stravenek, dárkových poukázek kontrola zpracování mezd včetně kontroly výše odvodů a srážek z mezd 2

přihlašování a odhlašování pracovníků na PSSZ a zdravotních pojišťovnách vedení evidenčních listů důchodového zabezpečení měsíční tiskové sestavy, případné tiskové podklady pro statistiky tisk skrytých výplatních lístků předání elektronického platebního souboru předání souboru pro zaúčtování mezd do účetnictví v členění na střediska vystavování potvrzení dle potřeb zadavatele a jeho zaměstnanců zpracování dat do Informačního systému o platech na základě zákona č. 262/2006 Sb. Zákoník práce a nařízení vlády č. 328/2013 Sb. zpracování dalších výkazů včetně výkazů uvedených v části a) tohoto bodu dle určení zadavatele např. pro ČSU, tabulky, statistiky, podklady pro dotační projekty vypracování ročního zúčtování daní zaměstnance vč. jeho podání na Finančním úřadě zastupování zadavatele na základě plné moci před dále zmíněnými orgány: finanční úřad, česká správa sociálního zabezpečení, zdravotní pojišťovny a plnění dalších běžných povinností při vedení mzdové agendy. Pozn. Podklady pro zpracování mezd budou předávány vždy poslední pracovní den v měsíci. Do 2. pracovního dne následujícího měsíce bude zadavatel oprávněn upravit či doplnit původní podklady. Zpracované mzdy předá poskytovatel zadavateli nejpozději 8. den v následujícím měsíci, případně předchozí den, pokud tento den bude sobotou nebo svátkem, nebo následující den, pokud tento den připadne na neděli. Představení zadavatele Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne 1.5.1997 jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na www.czechtrade.cz, kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy uchazečů Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, a to nejpozději 5 pracovních dnů před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel si vyhrazuje právo 3 pracovní dny pro zaslání odpovědi na dotazy a žádosti o další informace k této zakázce. Uchazeči mohou zasílat své dotazy na: lenka.sokoltova@czechtrade.cz. 3

II. Doba a místo plnění této zakázky Doba plnění: 1.1.2016 do 31.12.2019 Místo plnění a předání a převzetí výstupů a podkladů: v sídle dodavatele i zadavatele, tj. Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade, Dittrichova 1968/21, 128 01 Praha 2, nebude-li určeno jinak. III. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů (viz příloha č. 2), což doloží uchazeč originálem čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel požaduje, aby součástí nabídky byl originál či úředně ověřená kopie živnostenského listu, případně jiného dokladu prokazujícího oprávnění k činnosti uvedené v bodě I., a originál či úředně ověřená kopie platného výpisu z obchodního rejstříku ne staršího než 90 dnů (je-li uchazeč v něm zapsán). c) Zadavatel požaduje, aby uchazeč předložil odborný tým, který se bude podílet na plnění dle této zakázky, jehož členem bude odborná osoba se: zkušeností v oboru doba působení na trhu (požaduje se min. 5 letá praxe v oboru) zkušenosti se mzdovým a účetním systémem Helios Orange či kompatibilním systémem (požaduje se min. 2letá praxe v modulu Mzdy či obdobném modulu v rámci kompatibilního programu). Uchazeč doloží danou kvalifikaci ve formě osobou uchazeče podepsaného strukturovaného životopisu, ze kterého bude zřejmé, že uchazeč splňuje výše uvedené požadavky. V případě podpisu zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu. d) Zkušenosti se zpracováním mezd nejlépe pro státní příspěvkové organizace uchazeč uvede alespoň 1 konkrétní případ obdobného předmětu plnění této VZ za období posledních tří (3) let od data vyhlášení této zakázky, z něhož bude zřejmé, že uchazeč zpracovával mzdy pro minimálně 100 osob v rámci jedné organizace. V tomto čestné prohlášení uvede kontaktní osoby objednatele spolu s uvedením telefonního čísla a emailu, název organizace a rozsah prováděných činností. Prohlášení bude předloženo formou podepsaného seznamu či podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o uchazeči vč. uvedení informací o pojištění podnikatelských rizik uchazeče ve výši 2.000.000,- Kč, stručné představení a uvedení kontaktních osob uchazeče v nabídce uchazeče. 4

IV. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: a) nabídková cena za zpracování mzdy jednoho zaměstnance a jeden měsíc (v Kč bez DPH).váha 80% Pozn. Uchazeč vyplní tabulku č. 1 v příloze č. 3 b) cena za zavedení jednoho zaměstnance do mzdové agendy při převzetí plnění zakázky (v Kč bez DPH).váha 10% Pozn. Uchazeč vyplní tabulku č. 2 v příloze č. 3 c) nabídková cena za 1 hod. (60 min) konzultace v Kč (bez DPH)...váha 10 % Pozn. Uchazeč vyplní tabulku č. 3 v příloze č. 3 ad a) Uchazeč nabídce nabídkovou cenu za zpracování mzdy jednoho zaměstnance a jeden měsíc (v Kč bez DPH). Zadavatel stanovuje, že nabídková cena je maximální a nepřekročitelná po celou dobu plnění smlouvy uzavřené na základě výsledku zadávacího řízení. Uchazeč nese podnikatelské riziko spojené s jeho nabídkovou cenou. Zadavatel si vyhrazuje právo na ověření způsobu stanovení nabídkové ceny a skutečnosti zda odpovídá reálným cenám na trhu. ad b) Uchazeč nabídne cenu za zavedení jednoho zaměstnance do mzdové agendy při převzetí plnění zakázky (v Kč bez DPH). Zadavatel stanovuje, že nabídková cena je maximální a nepřekročitelná po celou dobu plnění smlouvy uzavřené na základě výsledku zadávacího řízení. Zadavatel dále stanovuje, že nejvyšší přípustná nabídková cena je stanovena na 50 Kč bez DPH za zavedení jednoho zaměstnance do mzdové agendy při převzetí plnění zakázky. V případě překročení této maximální částky bude uchazeč ze zadávacího řízení vyloučen. ad c) Uchazeč nabídne cenu za 1 hod. (60 min) konzultace v Kč (bez DPH). Zadavatel stanovuje, že nabídková cena je maximální a nepřekročitelná po celou dobu plnění smlouvy uzavřené na základě výsledku zadávacího řízení. Zadavatel dále stanovuje, že nejvyšší přípustná nabídková cena je stanovena na 180 Kč bez DPH za 1 hod konzultace. V případě překročení této maximální částky bude uchazeč ze zadávacího řízení vyloučen. Způsob hodnocení: Zadavatel bude nabídky hodnotit dle vzorce (nejvýhodnější nabídka děleno hodnocená krát váha kritéria). h ě ší í č ů=100 áh é h á í Nejvýhodnější nabídka je nabídka s nejnižší hodnotou a to u každého jednotlivého kritéria samostatně. Přidělené body se následně sečtou a nabídky se sestaví dle přiděleného počtu bodu od nejvýhodnější po nejméně výhodnou. 5

V. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Uchazeč předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) a vyplněné přílohy č. 3 s očíslováním stran, přičemž krycí list, příloha č. 3 i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod III), - kvalifikační předpoklady dle čl. III výzvy, - uvedení nabídkových cen v Kč bez DPH dle čl. IV výzvy, které jsou uchazečem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považovány za ceny konečné a maximální, - návrh smlouvy (jde o návrh ze strany uchazeče) s podpisem oprávněné osoby, který bude sloužit zadavateli jako podklad pro jednání s vybraným uchazečem. (Předložení nepodepsaného textu smlouvy není předložením návrhu této smlouvy. Nabídka uchazeče se tak stává neúplnou a zadavatel vyloučí takového uchazeče z další účasti na veřejné zakázce.) Přitom Zadavatel požaduje, aby uchazeč v návrhu smlouvy uvedl následující ustanovení: maximální zastupitelnosti - uchazeč v návrhu smlouvy deklaruje, že zpracovávání mezd bude zajištěno nepřetržité, poskytnutí smluvní pokuty či sankčního postihu pro případ prodlení s řádným a bezvadným plněním povinností týkajících se poskytovaných služeb vč. pokut a sankcí v případě nekompatibility zpracování výstupů v jiném softwaru, než je Helios Orange a to ve výši 5.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení Smluvní pokutu z prodlení se zpracováním mezd v případě, že obdrží zhotovitel veškeré podklady ve stanovených termínech ve výši 2.000,- Kč za každý jednotlivý případ porušení a za každého jednotlivého zaměstnance, jehož mzda nebude zpracována v požadovaném termínu či kvalitě. dále uchazeč uvede do smlouvy údaje o jím uzavřeném pojištění rizik 2.000.000,- Kč v minimální výši. Zadavatel upozorňuje, že neuvedení výše uvedených obchodních podmínek v návrhu smlouvy je považováno za nesplnění podmínek zadavatele. 6

VI. Platební a sankční podmínky a) Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným uchazečem. b) Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. c) V návrhu smlouvy podepsaném oprávněnou osobou za uchazeče, uvede uchazeč požadované platební podmínky při akceptaci výše uvedených požadavků zadavatele. VII. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v čl. III.) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba) a na přední straně označené NEOTEVÍRAT Zpracování mezd zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně obálku v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8:00-16.30 hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, 128 01 Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do 28.12.2015 do 16:30 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky uchazeče třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. VIII. Další podmínky a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. b) Uchazeči nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek uchazečů či vyloučených uchazečů nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem uchazečům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí uchazečů. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky uchazečů. f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného uchazeče příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. 7

g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 77 zákona o veřejných zakázkách, v platném znění. Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Příloha č. 3: Ceny Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade 8