Úprava a použití tiskopisů používaných ve styku s peněžními ústavy a s poštou Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí
TISKOPISY POUŽÍVANÉ VE STYKU S POŠTOU Pro používání tiskopisů ve styku s poštou a pro přepravu zásilek platí zákon o Poštovních službách. Poštou je možné přepravovat menší zásilky do 15 kg, a to jako obyčejný balík nebo doporučený balík (vyplňuje se podací lístek). U doporučeného balíku je možné využít doplňkovou službu, tzv. dobírku. Pokud chce prodávající zaplatit zásilku při jejím doručení, posílá ho na dobírku. Částku dobírky mu pošta doručí v hotovosti nebo je odesílateli připsána na jeho běžný účet. Odesílatel musí vyplnit podací lístek a poštovní dobírkovou poukázku A (částka dobírky je odesílateli připsána na jeho bětný účet) nebo typu C (částka dobírky je odesílateli vyplacena v hotovosti). Podací lístek Na podacím lístku se vyplňuje: - adresa odesílatele balíku (firma může použít otisk svého razítka), - adresa příjemce balíku, - odesílatel může uvést i cenu balíku, čímž získá možnost finanční náhrady v případě poškození nebo ztrátě (u peněžní částky je vhodné oddělovat skupiny tří čísel tečkou a volný prostor před peněžní částkou proškrtnout rovnítkem, aby nebylo možné doplnit před uvedenou částku další číslice). Podací lístek, který se zpravidla vyplňuje ručně, vrátí pošta odesílateli. Je to doklad o odeslání balíku a zaplacení poštovného. Balík na dobírku Poštovní dobírková poukázka A (peněžní částka se připíše adresátovi peněž na jeho účet), která má dva díly, vyplní ji odesílatel:
Na obou dílech částku dobírky číslicí (trojice čísel se doporučuje oddělovat tečkou). Na pravém díle se částka vpisuje do předtištěných políček zprava doleva. Volný prostor před číslicí se může proškrtnout rovnítkem. V levém díle částku dobírky slovy s velkým počátečním písmenem bez mezer jako jedno slovo, od stovek výše se vždy vyznačuje jejich počet (např. Jednostodvacet, Jedentisícpětset, Osmtisícčtyřista), volný prostor před číslicí se opět proškrtáává. Na obou dílech plnou adresu majitele účtu, tj. odesílatele zásilky (firma zde může otisknout své razítko). Číslo účtu odesílatele zásilky se v levém díle uvádí do předtištěného řádku, v pravém díle do předtištěných políček, a to zprava doleva. Do nevyplněných políček se napísí nuly. Číslo účtu se uvádí bez pomlček, i když je číslo obsahuje. V pravém díle se uvádí do předtištěných políček čtyřmístný kód banky. V levém díle se uvádí společně s číslem účtu za lomítkem. Variabilní symbol (V. symbol) slouží k identifikaci platby. Většinou odesílatel uvádí číslo faktury (bez pomlček a lomítek). V levém díle se uvádí do předtištěného řádku, v pravém díle do předtištěných políček, a to zprava doleva. Do nevyplněných políček se napíší nuly. Konstantní symbol (K. symbol) se vyplňuje stejně jako variabilní symbol a označuje účel platby (např. 0008 dodávka výrobků). Adresa odesílatele peněžní částky, tzn. Příjemce balíku, se vyplňuje na obou dílech poštovní poukázy. Poštovní poukázka typu C, používá se většinou pro platby mezi občany, nebo v případech, kdy příjemce požaduje vyplacení peněz v hotovosti. Odesílatel na poštovní poukázce vyplní: Na obou dílech částku dobírky číslicí (trojice čísel se doporučuje oddělovat tečkou), přičemž v pravém díle se částka vpisuje do předtištěných políček zprava doleva. Vélný prostor před číclicí se může proškrtnout rovnítkem. V levém dílu částku dobírky slovy s velkým počátečním písmenem bez mezer jako jedno slovo (stejně jako u poštovní poukázky typu A).
Na obou dílech plnou adresu odesílatele zásilky (adresáta peněžní částky). Na obou dílech plnou adresu plátce dobírkové částky. V pravém dílu do pole Idenfitikace platby číslo faktury, objednávky apod. Podací lístek se vyplňuje u dobírkové zásilky stejně jako podací lístek na balík. Navíc se zde uvádék částky dobírky. Trojice čísel se doporučuje oddělovat tečkou, volný prostor před číslicí se opět proškrtává. Částka dobírky může být vyšší než udaná cena, protože v ní mohou být zahrnuty náklady spojené s dopravou (poštovné, balné apod.). Poštovní poukázka typu A, B a C se používá i při posílání peněz. Poštovní poukázka typu A v případech, kdy odesílatel peněz zaplatí peněžní částku v hotovosti na poště, a ta je připsána adresátovi na jeho účet v bance. Poštovní poukázku typu B se používají zejména při vyplácení důchodů, sociálních dávek, apod. Na jejím základě je vybraná hotovost z účtu odesílatele a je vyplacena příjemci peněž v hotovosti. U této poštovní poukázky je možné využít službu Do vlastních rukou. Na této poštovní poukázce se vyplňují obdobné údaje jako u poštovní poukázky typu A. Poštovní poukázka typu C se používá zpravidla při posílání peněz mezi občany nebo drobnými podnikateli. Odesílatel příslušnou peněžní částku vloží v hotovosti na poště a adresát dostane peníze vyplaceny v hotovosti. Poštovní poukázka typu C se používá pro tzv. telegrafické poukázání peněz. Peníze jsou poukázány příjemci do 6 hodin. Je u ní možno využít služby Do vlastních rukou. Při vyplňování poštovních poukázek nelze přepisovat a škrtat. Na poštovních poukázkách může odesílate napsat krátkou zprávu pro příjemce, která se týká poukazované platby, a to v části označené Zpráva pro příjemce (adresáta).
TISKOPISY POUŽÍVANÉ VE STYKU S BANKOU Jedná se o bezhotovostní platební styk, kdy jde o převedení pěněžních prostředků z účtu kupujícího (odběratele) na účet prodávajícího (dodavatele). Příkaz k úhradě Bezhotovostní způsob placení příkazem k úhradě provádí banka kupujícího, který ji dává příkaz, aby převedla fakturovanou částku z jeho běžného účtu na účet prodávajícího. Pro tyto formy placení se používají tiskopisy, které dostanou majitelé účto od své banky nebo mohou použít tiskopisy, které má banka k disposici pro použití, bez předtištěných údajů. Na příkazu k úhradě se vyplňuje: datum splatnosti faktury (úprava data splatnosti je podle požadavku banky, někdy je možné uvést ihned (za takto uvedený datum splatnosti požaduje banka zpravidla zvláštní poplatek), číslo účtu plátce (kupujícího, na vrub účtu) a čtyřmístný kód jeho banky (může být předtištěn), číslo účtu příjemce (prodávajícího, ve prospěch účtu) a čtyřmístný kód jeho banky (každá banka má svůj vlastní kód, např. Komerční banka 0100, Česká spořitelna 0800, apod.) částka, která má být převedena na účet příjemce platby bez označení měny (trojice číslic se z bezpečnostních důvodů odděluje tečkou), variabilní symbol, který umožňuje příjemci identifikovat platbu většinou se uvádí číslo faktury bez lomítek a pomlček, např. číslo faktury 321/10 se uvede 32110 (maximálně 10 znaků), konstantní symbol, který vyjadřuje druh platby a je uveden na faktuře specifický symbol se u platby běžných faktur nevyplňuje, pokud je potřeba aby byl vyplněný, musí být na faktuře uveden, datum vyhotovení příkazu,
podpisy přesně podle podpisového vzoru, který je uložený v bance, razítko se musí otisknout pouze pokud je součástí podpisového vzoru, a to tak, aby nepřekrývalo údaje o platbě ani podpisy. Všechny údaje musí být bezchybné, bez oprav a přepisování. Pokud je některý z údajů nečitelný nebo pokud nesouhlasí podpisy a podpisovým vzorem, banka platbu příkaz neprovede. Příkaz k inkasu Bezhotovostní způsob placení příkazem k úhradě provádí banka prodávajícího po dohodě s kupujícím a bankou kupujícího. Prodávající dává příkaz k inkasu své bance, aby vybrala z běžného účtu kupujícího fakturovanou částku a pevedla ji na účet kupujícího. Na příkazu k inkasu se vyplňuje: datum splatnosti faktury (úprava data splatnosti je podle požadavku banky) číslo účtu plátce (kupujícího, na vrub účtu) a čtyřmístný kód jeho banky (může být předtištěn), číslo účtu příjemce (prodávajícího, ve prospěch účtu) a čtyřmístný kód jeho banky (každá banka má svůj vlastní kód, např. Komerční banka 0100, Česká spořitelna 0800, apod.) částka, která má být převedena na účet příjemce platby bez označení měny (trojice číslic se z bezpečnostních důvodů odděluje tečkou), variabilní symbol, který umožňuje příjemci identifikovat platbu většinou se uvádí číslo faktury bez lomítek a pomlček, např. číslo faktury 321/10 se uvede 32110 (maximálně 10 znaků), konstantní symbol, který vyjadřuje druh platby a je uveden na faktuře specifický symbol se u platby běžných faktur nevyplňuje, pokud je potřeba, aby byl vyplněný, musí být na faktuře uveden, datum vyhotovení příkazu, podpisy přesně podle podpisového vzoru, který je uložený v bance, razítko se musí otisknout pouze pokud je součástí
podpisového vzoru, a to tak, aby nepřekrývalo údaje o platbě ani podpisy. Všechny údaje musí být bezchybné, bez oprav a přepisování. Pokud je některý z údajů nečitelný nebo pokud nesouhlasí podpisy a podpisovým vzorem, banka platbu příkaz neprovede. Hromadný příkaz k úhradě Používá se v případě, když má majitel účtu zaplatit v přibližně stejném termínu více plateb. Použitím tohoto tiskopisu ušetři majitel účtu čas při jeho vyplňování, nemusí vyplnit větší množství jednotlivých příkazů k úhradě. Na hromadném příkazu se vyplňují stejné údaje jako na příkazu k úhradě s několika odlišnostmi. - částka plátce je součet všech částek, které jsou na hromadném příkazu uvedeny a mají se uhradit, - konstantní symbol se u plátce uvádí pouze tehdy, když je stejný u všech plateb, jinak se neuvádí. Hromadný příkaz k inkasu Používá se na základě dohody prodávajícího s kupujícím a s bankou kupujícího v případě, když dává majitel účtu příkaz své bance, aby v přibližně stejném termínu převedla z účtů kupující plateb. Použitím tohoto tiskopisu ušetři majitel účtu čas při jeho vyplňování, nemusí vyplnit větší množství jednotlivých příkazů k inkasu. Na hromadném příkazu se vyplňují stejné údaje jako na příkazu k úhradě s několika odlišnostmi. - částka plátce je součet všech částek, které jsou na hromadném příkazu uvedeny a mají se převézt z účtů kupujících na účet prodávajícího, - konstantní symbol se u plátce uvádí pouze tehdy, když je stejný u všech plateb, jinak se neuvádí. Šek Na požádání předá banka svému klientovi šekovou knížku. Jednotlivých šeků pak majitel účtu (zpravidla podnikatel)
používá při výběru hotovosti ze svého účtu. Při vyplňování šeku nelze přepisovat, mazat ani škrtat. Na šeku se vyplňuje: Částka slovy od levého okraje jako jedno slovo s velkým počátečním písmenem, za ní se uvede značka měny (např, Jedentisícpětset Kč), haléře se za tento údaj uvádějí číslicí (např. Jedentisícpětset Kč 80/100). Částka číslicí a druh měny v pravém horním rohu (opět od levéh okraje této rubriky, aby se zabránilo dopsání další číslice), tisíce se oddělují tečkou, haléře čárkou (např. 2.329,50). Místo vystavení šeku. Datum vystavení šeku (měsíc se píše slovem). Jméno a adresa předkladatele šeku. Podpisy zaměstnanců, kteří jsou oprávněni disponovat peněžními prostředky na účtu (podpisy musí souhlasit s podpisovým vzorem), razítko se dává, je-li součástí podpisového vzoru, podpisy musí být umístěny pod razítko. Číslo účtu, kód banky a číslo šeku je vyplněno již při vydání šekové knížky. Na rubu šeku potvrdí předkladatel šeku svým podpisem příjem hotovosti a zaměstnanec banky zde ověří jeho totožnost (poznamená jeho rodné číslo a číslo občanského průkazu). Šeky nesprávně vyplněné (zkažené) se přeškrtnou s uvedením doložky neplatný a zůstávají v šekové knížce. Bance se vrací při vydání nové šekové knížky nebo při zrušení účtu. Výplata (výběr) hotovosti Výběr peněz může majitel účtu provést i tzv. výběrním lístkem, který dostane ve své bance. Peněžní ústavy mají různou formální úpravu tohoto formuláře, ale náležitosti, které je třeba vyplnit, jsou v podstatě stejné. označení měny a číslo účtu včetně identifikačního kódu bankdy (pokud není předtištěný), částka číslicí, někdy i slovem, variabilní symbol může se uvést jakýkoli číselný znak pro identifikaci platby, nejčastěji se uvádí číslo 9 nebo datum výběru (např. 251011),
konstantní symbol, jméno a příjmení příjemce hotovosti, jeho adresa, číslo občanského průkazu, případně i rodné číslo (tyto údaje ověřuje pokladník banky při výplatě peněz), výčetka (zejména u váběru hotovosti na mzdy, kdy příjemce potřebuje různé hodnoty bankovek a mincí), podpis majitele účtu podle podpisového vzoru (je-li součástí podpisového vzoru razítko, potom i otisk razítka), na některých formulářích se uvádí i datum výplaty. Složení hotovosti na účet Přijaté tržby a jiné platby v hotovosti skládá podnikatel nebo jim pověřená osoba na běžný účet. V hotovosti může složit peníze i kupující za dodané výrobky nebo služby, a to jak podnikatel, tak soukromá osoba. Pro složení hotovosti je potřeba vyplnit pokladní složenku, která je k dispozici v každé bance, a to obdobně jako výběrní lístek. Navíc se uvádí adresa složitele hotovosti, konstantní symbol je 379. Pokladní složenku podepisuje složitel hotovosti, kterým nemusí být majitel účtu.
Úprava a použití tiskopisů používaných ve styku s peněžními ústavy Centrum pro virtuální a moderní metody a formy vzdělávání na Obchodní akademii T. G. Masaryka, Kostelec nad Orlicí Použitá literatura a zdroje z www stránek: Jak psát obchodní dopisy a jiné písemnosti, Kuldová, O., Fleischmannová, E. Obchodní korespondence II Písemnosti při organizaci a řízení firmy, Štiková St., Ing. Obchodní korespondence I uzavírání a plnění kupních smluv, Štiková St., Ing. www.nuov.cz, Pojmy PEK