PŘÍLOHA č. 14c) příruček pro žadatele a příjemce OP VaVpI Výklad pravidel způsobilosti výdajů Prioritní osa 4 Verze č. 3.0 Účinnost od 24. 7. 2014 NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 1 / 21
SEZNAM ZMĚN Část Změny v textu oproti verzi 2.0 Kap. 1 - E Změna výše pracovních úvazků dle Směrnice Evropského parlamentu a Rady 2003/88/ES Kap. 1-4 Doplněna výzva 3.4 Kap. 1 Kap. 1-G Doplněna maximální výše celkových způsobilých nákladů projektu Vložení kapitoly Povinná publicita projektu Kap. 1-H Vložení kapitoly Způsobilost výdajů na pořízení software ve výzvě 2.4 Kap. 1-I Kap. 1-J Kap. 1-K Kap. 1-L Kap. 1-M Kap. 2 Kap. 3 Kap. 4 Vložení kapitoly Nákup použitého zařízení Vložení kapitoly Způsobilost výdajů na fotovoltaické články Vložení kapitoly DPH Věcné upřesnění k zařazení pořizovaného vybavení a zařízení do kapitoly 3 rozpočtu projektu Způsobilost výdajů při ukončení projektu Doplněny nezpůsobilé výdaje -nevyčerpaná dovolená -spotřební materiál -odpisy -cestovné -režijní náklady -vnitrofakturace -propagační předměty -DPH -sportoviště a další volnočasové aktivity -audit projektové dokumentace Upřesněn výpočet index způsobilosti společných prostor Vložení kapitoly Společné inženýrské sítě NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 2 / 21
OBSAH 1. Způsobilé výdaje... 4 A) Časová způsobilost výdajů... 6 B) Problematika pronájmu skladových prostor, jakožto nakupované služby... 7 C) Výstavba parkovacích míst... 8 D) Omezení výše způsobilých výdajů v rámci položky 1 způsobilých výdajů Příprava projektu... 8 E) Osobní výdaje na zaměstnance zařazené do projektu... 9 F) Výdaje vynaložené na plnění ze strany spřízněných osob... 11 G) Povinná publicita projektu... 11 H) Způsobilost výdajů na pořízení software ve výzvě 2.4... 12 I) Nákup použitého zařízení... 12 J) Způsobilost výdajů na fotovoltaické články... 13 K) Daň z přidané hodnoty... 13 L) Věcné upřesnění k zařazení pořizovaného vybavení a zařízení do kapitoly 3 rozpočtu projektu... 13 M) Způsobilost výdajů při ukončení projektu... 14 2. Nezpůsobilé výdaje... 14 3. Metoda klíčování způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů... 18 4. Společné inženýrské sítě... 20 NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 3 / 21
Výklad pravidel způsobilosti výdajů - Prioritní osa 4 1. Způsobilé výdaje Způsobilé výdaje musí být vynaloženy na stanovený účel a v rámci období stanoveného v Rozhodnutí, a dále musí být: v souladu s příslušnými předpisy ES a ČR; v souladu s pravidly způsobilých výdajů pro programy spolufinancované z Fondů EU na programové období 2007-2013 vydanými Ministerstvem pro místní rozvoj; v souladu se zněním textu jednotlivých výzev OP VaVpI; v souladu s dalšími pravidly stanovenými ŘO OP VaVpI. Podmínkou způsobilosti výdaje je, že všechny úkony, které se k tomuto výdaji váží, byly uskutečněny po zahájení projektu a zároveň po 1. 1. 2008 (např. vystavení objednávky, podpis smlouvy, zahájení výběrového řízení, vystavení daňového dokladu, dodání předmětného plnění, úhrada). Výdaje vynaložené na základě smluv nesplňující výše uvedenou podmínku jsou způsobilé pouze po předchozím schválení ŘO OP VaVpI (zejm. výdaje na základě smluv na dlouhodobá plnění). Výdaje vynaložené na základě pracovní smlouvy uzavřené před zahájením projektu a zároveň před 1. 1. 2008 mohou být uznány za způsobilé pouze za předpokladu, že práce byla provedena až po zahájení projektu a zároveň po 1. 1. 2008, nicméně pracovní náplň vztahující se k projektu musí být ošetřena výslovně dodatkem k takové pracovní smlouvě, případně jiným adekvátním způsobem odpovídajícím vnitřním předpisům žadatele / příjemce. Objem způsobilých výdajů stanovený v rozpočtu předložené projektové žádosti je podkladem pro stanovení výše dotace. Dotace vyčíslená v Rozhodnutí nesmí být překročena, snížení je však přípustné (např. v důsledku úspor při výběrových řízeních na stavební práce). Veškeré doporučené či maximální procentuální výše z celkových způsobilých výdajů uvedené v Pravidlech způsobilosti výdajů pro danou Výzvu jsou vztaženy k předpokládaným celkovým způsobilým výdajům projektu ke dni vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace. Pokud budou skutečné celkové způsobilé výdaje v průběhu řešení projektu nižší, bude rozhodující dodržet nominální hodnotu uvedenou ve schváleném rozpočtu, nikoliv procentuální podíl ze skutečných způsobilých výdajů v průběhu projektu. Obdobné pravidlo platí i pro doporučené či maximální procentuální výše z celkových způsobilých výdajů zařaditelných do určité kategorie. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 4 / 21
Pro vyloučení pochybnosti se uvádí, že ŘO OP VaVpI budou schváleny pouze takové způsobilé výdaje, které byly vynaloženy v souladu s pravidly hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti. Zvláštní pozornost bude věnována zejména způsobilosti příspěvků na mzdové náklady realizačního týmu s ohledem na celkovou kvalitu řízení projektu. Za nedílnou součást kvalitního řízení projektu se považuje řádné a včasné plnění všech povinností a podmínek souvisejících s realizací projektu (mimo jiné i předkládání veškerých nezbytných náležitostí a dokumentace v požadované kvalitě a termínu). ŘO OP VaVpI doporučuje žadatelům / příjemcům, aby: ceny za externí dodávky a služby nestanovovali paušálně, neboť v případech, kdy bude ŘO OP VaVpI posuzovat způsobilost konkrétního výdaje, bude ze strany kontrolovaného subjektu velmi obtížně doložitelné, že konkrétní paušální výdaj je skutečně nezbytný, hospodárný, účelný atd.; v rámci jedné smlouvy oddělovali ceny pro jednotlivé části poptávaného plnění, neboť v případě, kdy při kontrole ŘO OP VaVpI zjistí, že část smluveného plnění není způsobilá, a nebude moci jednoznačně oddělit část ceny odpovídající nezpůsobilým činnostem/výdajům, bude ŘO OP VaVpI nucen prohlásit za nezpůsobilou celou zakázku bez ohledu na její výši. Celkové náklady projektu jsou součtem způsobilých a nezpůsobilých výdajů projektu (včetně nezpůsobilé DPH). Maximální výše celkových nákladů projektu ve výzvě 1.4 je 1,19 mld. Kč. Maximální výše celkových nákladů projektu ve výzvě 2.4 je 1,19 mld. Kč. Maximální výše celkových nákladů projektu ve výzvě 3.4 je 1,1 mld. Kč. Dále pro výzvy 1.4, 2.4 a 3.4 platí, že celkové náklady projektu nesmí v žádném případě přesáhnout ekvivalent 50 milionů EUR v Kč dle platného kurzového přepočtu v souladu s Pokynem MF ČR pro použití směnného kurzu pro aplikaci čl. 39 Obecného nařízení a pro sledování čerpání alokací operačních programů s velkými projekty. Doplňující informace:vzhledem k omezenému prostoru v dokumentu Pravidla způsobilosti výdajů OP VaVpI uvádíme na tomto místě pouze výčet doplňujících podmínek a povinností žadatele/příjemce, které souvisejí se způsobilostí výdajů. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 5 / 21
A) Časová způsobilost výdajů S ohledem na skutečnost, že výdaje projektů jsou, resp. mají být financovány z veřejných prostředků ve výši až 100 % z OP VaVpI a skutečnost, že předkladatelé projektů nejsou schopni zrealizovat předkládané projekty za vlastní prostředky, resp. prostředky pocházející z jiných zdrojů než OP VaVpI, a v neposlední řadě i skutečnost, že hospodárnost výdajů lze u některých činností jen velmi obtížně posoudit ex post, stanoví tímto ŘO OP VaVpI časovou způsobilost výdajů následovně: 1) Výdaje vzniklé před podáním Projektové žádosti V tomto období jsou způsobilé pouze výdaje na přípravu projektu. Přípravou projektu se pro účely OP VaVpI rozumí činnosti související s přípravou Projektové žádosti, včetně všech příloh (tj. např. včetně nákladů na získání územního rozhodnutí/stavebního povolení), včetně výběrových řízení na dodávky, služby a stavební práce, které jsou součástí způsobilých výdajů projektu, a to až do okamžiku vydání Rozhodnutí (nebo do data zahájení realizace projektu viz bod 2). U stavebních prací může být již před vydáním Rozhodnutí uzavřena smlouva s dodavatelem/dodavateli. Zároveň však stále platí podmínka časové způsobilosti výdajů, tj. že do doby vydání Rozhodnutí (nebo do data zahájení realizace projektu viz bod 2) jsou způsobilé pouze výdaje na přípravu projektu a stavební práce mohou být zahájeny (rozumí se první záznam ve stavebním deníku) až po vydání Rozhodnutí (nebo po zahájení realizace projektu viz bod 2). Součástí přípravy projektu se v případě výzvy 1.4 a 3.4 rozumí i případné pořízení pozemků, na nichž bude projekt realizován. Součástí přípravy projektu jsou rovněž výdaje na podpůrné činnosti související se způsobilostí výdajů při přípravě projektů (např. v případě výzvy 1.4 a 3.4 zpracování znaleckého posudku pro stanovení maximální výše způsobilých výdajů na pozemek), pokud výdaje na tyto činnosti nejsou určeny ŘO OP VaVpI jako nezpůsobilé. Součástí přípravy projektu jsou rovněž i výdaje na přípravu projektu ve formě příspěvků na mzdy realizačního týmu projektu. V případě výzvy 3.4 jsou způsobilé pouze výdaje vzniklé po 1. 1. 2014. 2) Výdaje vzniklé od podání Projektové žádosti do vydání Rozhodnutí 1 V tomto období jsou způsobilé výdaje na přípravu projektu (viz výše - bod 1). 1 Rozumí se do konce měsíce, ve kterém bylo vydáno Rozhodnutí. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 6 / 21
V případě, kdy datum zahájení realizace projektu předchází datu vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace, je v období od data zahájení realizace projektu již možné realizovat veškeré způsobilé výdaje bez dalších časových omezení. V případě výzvy 3.4 jsou způsobilé pouze výdaje vzniklé po 1. 1. 2014, přičemž do doby vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace jsou způsobilé pouze výdaje na přípravu projektu (viz výše bod 1). 3) Výdaje vzniklé od vydání Rozhodnutí V tomto období je možné realizovat veškeré způsobilé výdaje do ukončení realizace projektu. V případě výzvy 3.4 je způsobilost výdajů v případě stavebních projektů dále podmíněna tím, že výběrová řízení na stavební práce musí být vyhlášena do 3 měsíců od vydání Rozhodnutí o poskytnutí dotace. V odůvodněných případech může být tento termín na žádost příjemce prodloužen, přičemž odůvodněnost žádosti posuzuje Řídící orgán OP VaVpI. B) Problematika pronájmu skladových prostor, jakožto nakupované služby V rámci projektů je možno v odůvodněných případech uhradit způsobilé výdaje spojené s pronájmem prostor pro uskladnění zařízení, nábytku a dalšího vybavení z budovy, jejíž rekonstrukce je předmětem projektu. Nájem může být způsobilý za následujících podmínek: 1) Nájem musí být sjednán na dobu určitou, a to pouze na dobu nezbytně nutnou. 2) Nájemné musí vždy odpovídat cenám v místě a čase obvyklým, stanoveným například znaleckým posudkem (viz. Pravidla pro výběr dodavatelů v rámci OP VaVpI příloha č. 2 příruček pro žadatele a příjemce OP VaVpI). 3) Žadatel je povinen zdůvodnit potřebu jiných než vlastních prostor pro uskladnění zařízení, nábytku a dalšího vybavení objektu, který podlehne rozsáhlé rekonstrukci, či demolici, a to v souladu se zásadami hospodárnosti, efektivnosti a účelnosti vynaložených prostředků. Výdaje s uskladněním spojené by měly být zahrnuty do kapitoly Externě nakupované služby. 4) Aktivitu spojenou s pronájmem prostor pro výuku studentů v době, kdy bude v daném objektu probíhat rekonstrukce / demolice, nelze s ohledem na podporované aktivity (investice do infrastruktur, technického a materiálního zabezpečení a modernizace a rozšíření informačních infrastruktur) považovat za způsobilý výdaj. 5) Pokud je v souvislosti s realizací projektu využívána pouze část prostor, musí být částka účtovaná v Projektové žádosti v odpovídajícím poměru. V takovém NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 7 / 21
případě musí výpočet uvádět skutečné roční nájemné pro žadatele/příjemce, dobu využívání pro projekt, poměrnou část využívanou v rámci projektu a výsledné způsobilé výdaje na nájemné. C) Výstavba parkovacích míst Výdaje spojené s výstavbou parkovacích míst pro účely projektu budou výdaji způsobilými pouze do výše, která bude nezbytně nutná pro výstavbu omezeného počtu parkovacích míst. Tímto omezeným počtem je míněn minimální počet parkovacích míst vypočtený pro danou infrastrukturu v daném místě na základě Kapitoly 14.1 Odstavné a parkovací plochy České technické normy ČSN 73 61 10. V případě, že bude takto vypočítaný počet z jakéhokoliv důvodu pro projekt nedostačující, hradí si žadatel/příjemce výdaje na další parkovací místa z vlastních zdrojů. V případě výzvy 2.4 a 3.4 je způsobilost výstavby parkovacích míst a komunikací podmíněna požadavkem stavebního úřadu, který vzešel z řízení o stavebním povolení. D) Omezení výše způsobilých výdajů v rámci položky 1 způsobilých výdajů Příprava projektu Doporučená výše způsobilých výdajů ve výzvě 1.4, resp. maximální výše způsobilých výdajů ve výzvě 2.4 a 3.4 v rámci položky 1 dokumentu Pravidla způsobilosti výdajů pro běžné projekty prioritní osy 4 OP VaVpI činí 6 % celkových způsobilých výdajů projektu. V případě výzvy 1.4 je možné v náležitě zdůvodněných případech tuto výši přesáhnout, nicméně konečné schválení tohoto navýšení podléhá souhlasu ŘO OP VaVpI. Tato položka v sobě zahrnuje také výdaje na služby externích dodavatelů (expertů a poradců) spojené s kompletací Projektové žádosti vzniklé před vydáním Rozhodnutí. Pro tyto služby je Řídicím orgánem OP VaVpI pro výzvu 1.4 stanoven následující limit v závislosti na velikosti projektu: v rámci projektu s rozpočtem celkových výdajů do 500 mil. Kč je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti v maximální výši 2 člověkoměsíců; v rámci projektu s rozpočtem celkových výdajů od 500 mil. Kč (včetně) do 1,19 mld. Kč je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti v maximální výši 3 člověkoměsíců. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 8 / 21
V projektech předkládaných ve výzvě 2.4 je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti v maximální výši 2 člověkoměsíců. V projektech předkládaných ve výzvě 3.4 je možné za způsobilé výdaje považovat výdaje na služby expertů a poradců spojené s kompletací Projektové žádosti v maximální výši 3 člověkoměsíců. V případě, že žadatel vynaloží tyto výdaje na základě veřejné soutěže, je nutné v zadávacích podmínkách zohlednit požadavek na vyčíslení objemu člověkoměsíců nezbytných pro poskytnutí služeb a uvedení výše sazeb. Sazby za člověkoměsíce musí být v místě a čase obvyklé. Člověkoměsíc je objem práce vykonán jednou osobou za 21 pracovních dnů, tj. 168 hodin. Omezení se nevztahuje na zaměstnance žadatele. E) Osobní výdaje na zaměstnance zařazené do projektu Zaměstnanci, na jejichž mzdové/osobní výdaje má být poskytnut příspěvek, musí být evidovaní v projektu jako členové realizačního týmu podle aktivity, za kterou budou vykazovány nároky na příspěvek. Není možné akceptovat v rámci způsobilých výdajů projektu mzdové / osobní výdaje zaměstnance, který nemá v rámci projektu uzavřenou pracovní smlouvu / dohodu o pracovní činnosti / dohodu o provedení práce (případně dodatek ke stávající smlouvě / dohodě) na určitou část úvazku / určitý počet hodin. Není tedy možné v rámci způsobilých výdajů projektu proplatit pouze odměny bez toho, aby měl zaměstnanec na projektu určitou část úvazku. Mzdy členů přípravného resp. realizačního týmu musí být ve výši, která je v místě a čase obvyklá. V rámci podílu na přípravě a realizaci projektu je možné zahrnout do ZV takové výdaje, které vedou k i) realizaci investice, ii) jejímu zprovoznění. Nikoli však výdaje samotného zajištění výuky, VaV a související činnosti. Způsobilé výdaje vykazované pro účely příspěvku na mzdové náklady by měly být založeny na fixních jednotkových osobních výdajích na zaměstnance (hodina/měsíc dle pracovní smlouvy). Přiměřené odměny mohou být ve způsobilých výdajích zahrnuty pouze za mimořádných okolností a s příslušným odůvodněním. Způsobilým výdajem je mzda za dny prokazatelně odpracované na projektu včetně příslušného podílu na ročním nároku dovolené. Pro způsobilost osobních výdajů na zaměstnance, je nutné, aby byla splněna podmínka, že součet jeho pracovních úvazků u všech zaměstnavatelů nepřesáhl 1,2 úvazku a zároveň výše úvazku NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 9 / 21
v rámci všech projektů OP VaVpI nepřesáhla 1,0 úvazku. 2 Zákonné odvody na sociální a zdravotní pojištění placené zaměstnavatelem jsou způsobilým výdajem v poměru k pracovnímu vytížení pracovníka na daném projektu za příslušné období (resp. v poměru k způsobilé hrubé mzdě/platu). Výše příspěvku odpovídá přepočtu veškerých osobních výdajů na zaměstnance na/za příslušný kalendářní měsíc (tj. součet všech pracovních poměrů v rámci projektu). Pokud se jedná o zkrácený pracovní úvazek (včetně dohod konaných mimo pracovní poměr), budou osobní náklady na zaměstnance s tímto zkráceným úvazkem přepočteny na plný úvazek pro účely stanovení výše příspěvku na mzdové náklady 3. UPOZORNĚNÍ: Outsourcing aktivit spojených s podporou pro administraci přidělené dotace (zpracování monitorovacích zpráv, žádostí o platbu, publicita atp.) není způsobilým výdajem. Aktivity spojené s administrací projektu musí být realizovány vnitřními kapacitami žadatele/příjemce a do rozpočtu se budou promítat zejména jako osobní výdaje na vlastní zaměstnance. Na základě dodavatelského vztahu mohou být řešeny pouze dílčí, doplňkové a podpůrné aktivity, např. právní služby, nikoliv však např. příprava monitorovacích zpráv/žádostí o platbu. Výjimku tvoří výdaje vynaložené v rámci činností spadajících mezi hlavní aktivity projektu na externí subjekty v rámci přípravy projektu (zpracování Projektové žádosti, apod.). Tyto výdaje mohou být považovány za způsobilé pouze za předpokladu, že byly/budou zároveň dodrženy podmínky pro způsobilost výdajů na přípravu projektu (viz též bod D výše). Za stejných podmínek (tj. zejména s ohledem na procentuální výši příspěvku a zaměstnance splňující podmínky) budou mezi způsobilé výdaje zařazeny i další povinné náklady zaměstnavatele na zaměstnance 4, tj. zejména na výdaje na zákonné úrazové pojištění zaměstnanců. Tyto další povinné náklady na zaměstnance však nebudou započítávány do superhrubé mzdy, na základě níž se stanoví procentuální výše příspěvku na mzdové/osobní výdaje. 2 Přesah úvazků nad výši 1,2 je povolen pouze ve výjimečných případech u objektivně prokazatelných klíčových pracovních pozic výzkumných a vědeckých pracovníků a to do maximální výše 1,5 úvazku. 3 Podrobný postup pro rozpočítání způsobilé a nezpůsobilé části mzdových nákladů upravuje Příručka pro příjemce. 4 Povinnými výdaji se rozumí výdaje, jejichž výši nemůže příjemce ovlivnit nejedná se tedy např. o odvod do sociálního fondu dle zákona č. 111/1998 Sb., o vysokých školách, ve znění pozdějších předpisů, jehož výši si stanoví vysoká škola vlastním předpisem. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 10 / 21
F) Výdaje vynaložené na plnění ze strany spřízněných osob Výdaje, které žadatel/příjemce vynaloží na plnění, jež jsou mu (resp. projektu) poskytovány ze strany spřízněných osob, se pro účely OP VaVpI nepovažují za způsobilé, pokud ŘO OP VaVpI výslovně nerozhodne jinak (na základě příslušného odůvodnění ze strany subjektu vynakládajícího výdaje). Subjekt vynakládající tyto výdaje je povinen informovat ŘO OP VaVpI o skutečnosti, že má být realizováno plnění ze strany spřízněné osoby, a to s přiměřeným předstihem před uzavřením smlouvy. Pokud tuto informační povinnost nesplní, ŘO OP VaVpI výdaje neuzná. ŘO OP VaVpI výslovně upozorňuje, že je připraven uznávat pouze výdaje, které budou mít reálný dopad na podporované regiony soudržnosti (tj. zejména nikoliv operace spočívající pouze v majetkových převodech). Za spřízněnou osobu se považuje jakákoli osoba (fyzická či právnická), která je k danému subjektu, resp. jeho statutárnímu orgánu (či alespoň jednomu členu kolektivního statutárního orgánu / alespoň jednomu statutárnímu zástupci), osobou blízkou a/nebo s ním ekonomicky propojenou osobou. Za ekonomicky propojené osoby se považují veškeré subjekty, které by se pro účely ověření statusu malého a středního podniku posuzovaly společně (viz např. příloha č. 1 nařízení (ES) č. 800/2008, ve znění pozdějších předpisů). Pro potřeby OP VaVpI se nicméně okruh těchto subjektů rozšiřuje i o veškeré subjekty, které jsou propojeny prostřednictvím fyzické osoby či skupiny fyzických osob jednajících společně, bez ohledu na to, zda svou činnost nebo část své činnosti vykonávají na stejném relevantním trhu nebo na sousedních trzích (viz čl. 3 odst. 3 přílohy č. 1 nařízení (ES) č. 800/2008, ve znění pozdějších předpisů). Závazný seznam způsobilých výdajů je definován v příloze jednotlivých výzev OP VaVpI a zároveň tvoří součást Přílohy č. 1d), 1i) a 1m) příruček pro žadatele a příjemce Pravidla způsobilosti výdajů pro prioritní osu 4 OP VaVpI. G) Povinná publicita projektu Pro PO4 je způsobilý pouze minimální rozsah stanovený Pravidly pro publicitu (příloha č. 3 PPP a PPŽ), resp. pouze aktivity, které jsou vyžadovány ŘO OP VaVpI (dané přílohou Pravidla publicity). Způsobilými výdaji jsou pouze následující výdaje: velkoplošný informační panel, NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 11 / 21
stálá informační tabulka (trvalá pamětní deska) 5, povinná publicita u hmotných předmětů (štítky/samolepky). Za způsobilý výdaj není možné považovat propagační předměty a další výdaje určené na propagaci projektu. H) Způsobilost výdajů na pořízení software ve výzvě 2.4 Ve výzvě 2.4 je možné v rámci položky 4.1 Software, databáze považovat za způsobilé pouze výdaje na doplnění nebo modernizaci nezbytného obslužného software. Za způsobilý je považován pouze nutný obslužný software informačních sítí. V tomto případě se jedná o software, který je nezbytný pro provoz sítí tedy operační systémy počítačů připojených do sítě, síťový operační systém pro správu sítě a management uživatelů, software pro obsluhu datového úložiště, software pro datové přenosy v reálném čase apod. Za způsobilý je dále považován software pro provoz technologií, tedy software nezbytný k tomu, aby daná technologie mohla být provozována. Je nutné odlišovat od aplikačního software. Jedná se o software, který není nezbytný pro provoz hardware technologií a informačních sítí, resp. provoz technologií je na aplikačním software nezávislý. I) Nákup použitého zařízení Nákup použitého zařízení je způsobilým výdajem pouze za splnění následujících podmínek: - pořizovací cena použitého zařízení je nižší než výdaje na obdobné nové zařízení; - zařízení je oceněno znaleckým posudkem (nesmí být starší než 6 měsíců před datem registrace Projektové žádosti) vyhotoveným znalcem dle zákona č. 151/1997 Sb., o oceňování majetku, ve znění pozdějších předpisů, - způsobilým výdajem je pořizovací cena, maximálně však do výše ceny zjištěné znaleckým posudkem; - současný či některý z předcházejících vlastníků zařízení neobdržel v posledních pěti letech před registrací Projektové žádosti dotaci z veřejných zdrojů na nákup daného použitého zařízení, což by v případě spolufinancování nákupu ze strany Fondů EU vedlo k duplicitě podpory. 5 Pro upřesnění ŘO uvádí, že v případě více budov v projektu je způsobilým výdajem pouze jedna stálá informační tabulka. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 12 / 21
J) Způsobilost výdajů na fotovoltaické články Fotovoltaické články mohou být považovány za způsobilé výdaje do výše 100 % při současném dodržení obou níže uvedených podmínek: energie vytvořená těmito články bude použita výlučně pro potřeby a účely projektu (v žádném případě ne pro obchod či např. zásobování jiných budov s projektem nesouvisejících), pořízení fotovoltaických článků musí mít přímou souvislost s výzkumným záměrem projektu (např. při výzkumu zlepšení účinnosti fotovoltaických panelů).. V případě, že by žadatel/příjemce uvažoval o pořízení fotovoltaických panelů, např. ve formě fotovoltaické střešní krytiny, a zároveň nedodržel výše uvedené podmínky, bude za způsobilý výdaj považována pouze část těchto výdajů ve výši pořízení standartní krytiny (ŘO si může vyžádat znalecký posudek, dokládající náklady na běžnou krytinu za účelem posouzení výše způsobilých výdajů). Zbylé výdaje jsou nadbytečnými a tudíž i nezpůsobilými, neboť jejich vynaložení není pro úspěšnou realizaci projektu nezbytně nutné. Obdobně bude postupováno u všech nadbytečných výdajů. K) Daň z přidané hodnoty DPH je způsobilým výdajem projektu, pokud se vztahuje k věcným plněním, která jsou v rámci OP VaVpI považována za způsobilá, a zároveň pouze pokud příslušné právní předpisy neumožňují vynaloženou DPH získat zpět. Postup nárokování DPH jakožto způsobilého výdaje je popsán v příručce pro příjemce. Nezpůsobilá část DPH, která je příjemcem odvedená finančnímu úřadu v rámci plnění v režimu přenesené daňové povinnosti (stavební a montážní práce), se nezapočítává do celkových nákladů projektu. DPH u dodavatelských faktur, které nejsou z nějakého důvodu plně uhrazeny (pozastávky, odložená splatnost atd.), je způsobilým výdajem pouze uhrazená část a pouze alikvotní část DPH, vztahující se ke způsobilému výdaji. L) Věcné upřesnění k zařazení pořizovaného vybavení a zařízení do kapitoly 3 rozpočtu projektu Obecně se zařazování pořizovaného vybavení a zařízení pod jednotlivé podkapitoly rozpočtu řídí druhovým členěním dle kapitol rozpočtu (viz Pravidla způsobilosti výdajů) projektu, nikoli účetním zařazením. V rámci kapitoly 3.1 příjemci mohou nárokovat stroje, zařízení, technologie a jejich související technické zhodnocení či dovybavení. ŘO upřesňuje, že se může jednat NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 13 / 21
rovněž o technické zhodnocení či dovybavení přístrojů, které nejsou pořízeny z dotace OP VaVpI za splnění podmínky, že bude daný stroj/zařízení/technologie uveden v nezpůsobilých výdajích rozpočtu projektu a v evidenci majetku bude zařazen podprojektem 6. Technické zhodnocení se bude řadit do té kapitoly rozpočtu (3.1, 3.3, 3.4), kde by byl zařazen pořizovaný přístroj nebo přístrojové vybavení. Do kapitoly 3.3 a 3.4 příjemce řadí jednotlivé vybavení pracoven, kanceláří, učeben v rozlišení na IV/NIV. Po dohodě s ŘO zde mohou být rovněž zařazeny např. výukové sady, pomůcky k výuce, drobné zařízení splňující daný charakter uvedený v Pravidlech způsobilosti pro výzvu 1.4, 2.4, 3.4 (v zásadě se jedná o drobné vybavení určené k výuce - položky, které svým charakterem budou využívány studenty). Na základě dohody s ŘO mohou být přístroje, zařízení a technologie neinvestičního charakteru zařazeny do kapitoly 3.4, přičemž je zde podmínkou, že musí být vytvořena zvláštní podkapitola pro tyto položky a vstupují do výpočtu limitace dané kapitoly 3.1 (v případě Výzvy 1.4). M) Způsobilost výdajů při ukončení projektu S ukončením projektu a jeho administrací vznikají nezbytné výdaje i po datu ukončení realizace projektu. Jedná se především o náklady (níže uvedené), které vznikly v době realizace a jsou věcně způsobilé, jen platba proběhla až po ukončení realizace projektu nejpozději do doby předložení závěrečné žádosti o platbu. Jedná se o: Osobní výdaje - náklady, které vznikly za poslední měsíc realizace projektu a jsou vyplaceny zaměstnancům a dalším institucím jsou způsobilým výdajem. Služby výdaje v rozsahu nezbytně nutném pro realizaci projektu (viz příloha č.1d), 1i) a 1m) příručky pro příjemce OP VaVpI) za poslední měsíc realizace projektu jsou způsobilým výdajem. 2. Nezpůsobilé výdaje Nezpůsobilé výdaje projektu jsou výdaje, které nelze hradit z OP VaVpI, nebo které nelze hradit z veřejných prostředků obecně. Tyto výdaje hradí vždy žadatel ze svých prostředků. Nezpůsobilými jsou např. výdaje, které nejsou vynaloženy v souladu s cíli projektu, nebo nejsou pro jejich dosažení nezbytné. Dále se jedná o výdaje, které nejsou přiměřené, nejsou vynaloženy v souladu s principem hospodárnosti 6 Na evidenční kartě daného stroje/zařízení/technologie bude uvedeno, že je využíván v rámci projektu OP VaVpI pod s registračním číslem projektu. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 14 / 21
a efektivnosti, nebo v souladu s evropskou nebo českou legislativou. Nezpůsobilý je i takový výdaj, který sice lze svou povahou považovat za způsobilý, nicméně s ohledem na stanovený limit způsobilých výdajů jednotlivým žadatelům jej nebude možné jako způsobilý klasifikovat. Úplnější výčet nezpůsobilých výdajů je uveden níže. Dotaci nelze v žádném případě poskytnout na tyto výdaje: jakýkoli výdaj, který zcela zřetelně nesouvisí s projektem nebo který není možno doložit písemnými doklady; činnosti, které již v rámci jiných programů národních či Iniciativ Společenství financovaných z ERDF či jiných programů financovaných Evropskou unií podporu dostávají; výdaje nesplňující principy hospodárnosti, účelnosti a efektivity; výdaje vzniklé mimo časový rámec způsobilosti; přímé daně (kromě daně z příjmu, která je součástí příspěvku na mzdy), daň z nemovitosti, daň z převodu nemovitosti, daň dědická, daň darovací, daň silniční; výdaje na interní audit příjemce; úroky z úvěrů a půjček; clo (hrazené žadatelem); poplatky (výpis z katastru nemovitostí, výpis z obchodního rejstříku apod.) bez přímé vazby na projekt; rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; dary; alkoholické nápoje a tabákové výrobky výdaje na právní spory vzniklé v souvislosti s určitým projektem, např. výdaje na uhrazení soudního poplatku, na pořízení důkazů, na právní zastoupení v případě sporu; pokuty a penále, případně další sankční výdaje; manka a škody; nedobytné pohledávky; výdaje, které jsou součástí likvidace společnosti; splátky finančního leasingu, kdy předmět finančního leasingu není sám způsobilým výdajem; nájemné, kdy je žadatel vlastníkem nemovitosti nebo ji užívá zdarma; část pořizovací ceny přesahující cenu zjištěnou znaleckým posudkem nebo přesahující cenu v místě a čase obvyklou; u zaměstnanců, kteří se na realizaci projektu podílejí, alikvotní část osobních nákladů, která neodpovídá pracovnímu vytížení zaměstnance na daném projektu; ostatní sociální výdaje na zaměstnance, ke kterým nejsou zaměstnavatelé povinni dle zvláštních právních předpisů (např. příspěvky na penzijní NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 15 / 21
připojištění, životní pojištění, dary k životním jubileím, příspěvky na rekreaci apod.); nevyčerpaná dovolená, která je zaměstnanci jednorázově proplacena při ukončení pracovního poměru/přechodu na jiný zdroj financování v rámci instituce; odstupné; peněžitá pomoc v mateřství; dodatečné výdaje na externí služby závislé na úspěchu poskytnuté služby (tzv. success fee); výdaje na pořízení fotovoltaických článků; spotřební materiál 7 ; odpisy; cestovné; režijní náklady; vnitrofakturace; propagační předměty, letáky, publikace a další výdaje určené na propagaci projektu; DPH u dodavatelských faktur nad rámec alikvotní části vypočtené ze způsobilého základu daně v důsledku uplatnění např. pozastávky, odložené splatnosti apod.; sportoviště a další volnočasové aktivity, menzy, jídelny, bufety, ubytovny apod.. audit projektové dokumentace Nezpůsobilé výdaje musí být vždy v projektu uvedeny, protože jsou součástí celkových nákladů projektu, podle nichž se určuje velikost projektu. Způsobilé výdaje Nezpůsobilé výdaje Celkové náklady Příkladem nezpůsobilých výdajů jsou zejména: osobní náklady pracovníka, který je zapojen do aktivit projektu, přímo se podílí na cílech projektu, ale je placen z jiných zdrojů než OP VaVpI. Pak je třeba celé tyto náklady zahrnout do nezpůsobilých výdajů; část superhrubé mzdy, pokud tato překročí limity uvedené ve výzvě (např. při superhrubé mzdě 90 tis. Kč bude nezpůsobilá část činit 20% z 90 tis. Kč, tj. 18 tis. Kč); 7 Spotřební materiál je nezpůsobilým výdajem z věcného pohledu nikoli účetního. V případě, že se jedná o plnění, jehož délka použitelnosti je delší než 1 rok a splňuje podmínky způsobilosti, jedná se o způsobilý výdaj projektu. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 16 / 21
výdaje zaměstnavatele za zaměstnance, které nejsou ze zákona výdaji obligatorními, např. sociální fond u vysokých škol; DPH, u níž je nárok na odpočet u finančního úřadu. Platí pravidlo, že jakýkoliv výdaj, který přímo souvisí s projektem, je třeba v rozpočtu uvést dle možností jeho financování z OP VaVpI, buď jako způsobilý, nebo jako nezpůsobilý. Ve výzvě může být stanovena maximální výše celkových nákladů. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 17 / 21
3. Metoda klíčování způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů 8 A) Postup výpočtu Při výpočtu poměru způsobilých a nezpůsobilých stavebních výdajů je nutné postupovat v následujících krocích: 1) Vymezení celkové plochy /resp. plochy nejmenšího uceleného stavebního objektu/ a celkových stavebních výdajů na tuto plochu. Za daný ucelený stavební objekt 9 příjemce musí být schopen samostatně vyčíslit finanční plnění. 2) Určení položek/m 2, které se přímo váží k vybudování jiných účelových prostor a tyto vymezit jako absolutně nezpůsobilé (ve vztahu k výpočtu poměru budou považovány za nezpůsobilé výdaje). 3) Určení položek/m 2, které se neváží na vybudování jiných účelových prostor a prostor sdílených a tyto vymezit jako absolutně způsobilé (ve vztahu k výpočtu poměru budou považovány za způsobilé). 4) Kategorizace celkové plochy na jednotlivé druhy ploch: a. pro účely projektu b. mimo účel projektu jiný účel c. společné (sdílené) prostory 5) Aplikace výpočtového indexu v souladu s Pravidly ZV na společné (sdílené prostory) v souladu s Pravidly ZV. Je rovněž umožněn zjednodušený postup s ohledem na nastavení fakturace vůči dodavateli v případě, kdy příjemce není schopen vymezit jednotlivé stavební položky rozpočtu ve vztahu k absolutně ZV a absolutně NZV a aplikuje index společných prostor na celý ucelený stavební objekt resp. nejmenší ucelený stavební objekt. Při vytvoření poměru mezi způsobilými výdaji (ZV) a nezpůsobilými výdaji (NZV) musí být posuzovány plochy užitné čisté (PUČ). Index způsobilosti společných prostor = (plochy absolutně ZV/(plochy absolutně ZV + plochy absolutně NZV)) 8 V případě projektů s Rozhodnutím vydaným od 1. 1. 2013 se následující postupy vztahují i na související činnosti (AD, BOZP, TDI). 9 Rozuměno též inženýrský objekt, provozní soubor, apod. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 18 / 21
Na plochy prostor jako např. chodby, technické zázemí, WC, šatny a další plochy, které přímo souvisí s nezpůsobilými plochami, se náklady budou rozpočítávat dle výše uvedeného indexu. Index bude vykazován v procentech s přesnosti na dvě desetinná místa (např. 95,35 %). 10 B) Výkaznictví poměrově určených výdajů Dokladování způsobilých výdajů bude probíhat standardním způsobem dle Příručky pro příjemce. Pokud nebude možné prokázat, že se daný výdaj váže pouze k absolutně způsobilým částem stavby, bude tento výdaj způsobilý pouze poměrně; pokud se bude týkat pouze nezpůsobilých výdajů, bude celý nezpůsobilý. Konkrétní způsob nelze obecně stanovit, bude záležet na dohodě mezi ŘO a příjemcem a zároveň na nastavení fakturace mezi příjemcem a dodavatelem/dodavateli. C) Vztah poměrově určených výdajů k monitorovacím ukazatelům Do monitorovacích indikátorů lze zahrnout pouze takové prostory, které se vážou na způsobilé výdaje. Z pohledu zacílení nelze do způsobilých výdajů zařadit volnočasové prostory, ubytovací a stravovací kapacity. 1) Pokud se výše uvedené prostory budou v projektovém záměru objevovat, je nutné je odpovídajícím poměrem vyřadit ze způsobilých výdajů a o příslušné metry čtvereční ponížit monitorovací indikátory. 2) Pokud se v projektovém záměru takovéto prostory neobjevují, pak bude celá rekonstruovaná budova zahrnuta do příslušného monitorovacího indikátoru a náklady spojené s rekonstrukcí bude možné (při splnění podmínek způsobilosti) považovat v plné výši za způsobilé (vč. komunikačních ploch, schodišť, WC, šaten, apod.). D) Přepočítání indexu způsobilosti společných prostor Přepočítání indexu je příjemce povinen provést nejpozději v době, kdy bude mít hotovou dokumentaci skutečného provedení stavby (k ukončení stavby/k předčasnému užívání stavby) a dodá veškeré dodatky ke smlouvě. 10 Použije se pro přepočítávání indexů a pro nově vydávaná Rozhodnutí, současně platné indexy s daným počtem desetinných míst dle schválených technických popisů projektů zůstávají v platnosti. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 19 / 21
Při změně indexu je příjemce povinen oznámit podstatnou změnu v projektu. 11 V rámci oznámení o podstatné změně v projektu příjemce provede porovnání původního stavu indexu a přepočítaného stavu indexu a vyčíslí rozdíl. Řídicí orgán změnu posoudí a následně vyhodnotí a schválí vzniklou úsporu/ztrátu (v případě, že příjemce zjistí, že neuvedl v indexu všechny NZV plochy, tak budou tyto výdaje zafixovány v rozpočtu do doby konečného vypořádání indexu na základě dokumentace skutečného provedení stavby) Po schválení podstatné změny Řídicím orgánem je příjemce povinen zohlednit změnu přepočteného indexu v nejbližších podkladech pro vyúčtování žádosti o platbu se znaménkem +, - jako přepočet stavebních výdajů. Tento rozdíl je příjemce povinen vrátit na zvláštní účet projektu, a to neprodleně po věcném schválení dotčeného vyúčtování ze strany ŘO. O této skutečnosti je příjemce informován e-mailem od svého projektového/finančního manažera. V případě, že bude v projektu obsaženo více stavebních objektů, je příjemce povinen v případě změny indexu oznámit podstatnou změnu 12 nejpozději po dokončení poslední stavební zakázky (rozumí se po obdržení dokumentace o skutečném zaměření stavby). 4. Společné inženýrské sítě 13 Při realizaci projektu příjemce vypočítá způsobilost a nezpůsobilost budovaných společných inženýrských sítí 14 následovně: - Pomocí jednotlivých částí stavebního projektu stanoví hodnoty příkonů, spotřeby a dalších hodnot v závislosti na budované inženýrské síti vztažených na realizovaný projekt. - Dále stanoví celkové hodnoty těchto jednotlivých přípojek na celou realizaci přípojky jako celek (včetně do budoucnosti uvažovaných částí). - Poměr způsobilosti na konkrétních inženýrských sítí se pak spočítá jako poměr těchto dvou hodnot. Při vytvoření poměru mezi způsobilými výdaji (ZV) a nezpůsobilými výdaji (NZV) musí být posuzovány jednotlivé příkony, spotřeby 15. 11 Resp. v případě změny indexu ve prospěch příjemce se nejedná o povinnost, ale o možnost. Pokud index zůstane beze změny, je tato skutečnost uvedena jako informativní změna v rámci ZMZ. 12 Resp. v případě změny indexu ve prospěch příjemce se nejedná o povinnost, ale o možnost. 13 Pouze v případě relevantnosti uvedeno v Technickém popisu projektu. 14 Pokud je relevantní. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 20 / 21
Index způsobilosti společných inženýrských sítí = (příkon, spotřeba potřebná na projektu)/(příkon spotřeba celková na budované přípojce). Index bude vykazován v procentech s přesností na dvě desetinná místa (např. 95,35%). 15 U silnoproudých rozvodů se budou posuzovat příkony k jednotlivým budovám, u přípojek vodovodu spotřeba podle počtu osob a například spotřeb jednotlivých instalovaných přístrojů (pokud takové v projektu jsou), přípojka splaškové kanalizace podle výpočtu vodovodní spotřeby (stočné), přípojka teplovodu dle jednotlivých bilancí připojovacích budov. U ostatních médií se bude postupovat individuálně v konzultaci s Řídicím orgánem. NEŘÍZENÁ KOPIE l ÚČINNOST OD 24. 7. 2014 l ČÍSLO VERZE 3.0 l STR. 21 / 21