MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 RADA MĚSTSKÉ ČÁSTI USNESENÍ č. R-022-023-15 ze dne 25.5.2015 Rada městské části 1. s c h v a l u j e Směrnici o přípravě a evidenci smluv uzavřených, která s účinností od 1.6. 2015 nahradí stávající Směrnici o přípravě a evidenci smluv uzavřených schválenou usnesením rady č. 27.02.03 ze dne 25. 11. 2003. Viz příloha tohoto usnesení 2. p o věřuje tajemníka Úřadu městské části Praha 12, Tomáše Hejzlara, přípravou a případně provedením příslušných změn ve vnitřních organizačních předpisech městské části Praha 12 Poměr hlasů: 9 pro 0 proti 0 se zdrželo 0 mimo místnost PhDr. Daniela Rázková starostka Robert Králíček zástupce starostky Předkladatel: Zpracovatel Na vědomí: Tisk: R-03366 Tomáš Hejzlar - tajemník ÚMČ Tomáš Hejzlar - tajemník ÚMČ, Mgr. Daniela Soldátová - vedoucí oddělení správy a provozu IS
Příloha usnesení Rady městské části Praha 12 č. R-022-023-15 Úřad městské části Praha 12 Výtisk číslo: 1 List číslo: 1 / 8 Druh dokumentu: Vnitřní organizační předpis Identifikační označení: Směrnice č. Směrnice o přípravě a evidenci smluv uzavřených FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS zpracoval metodik analytik OIT Mgr. Daniela Soldátová vedoucí odd. právního OKÚ Mgr. Václav Kůs právník OKÚ Mgr. Tomáš Havlíček ověřil tajemník úřadu Tomáš Hejzlar schválil Rada MČ Praha 12 dne 25.5.2015 usnesením č.
OBSAH ČLÁNEK 1 ÚČEL A ZÁVAZNOST SMĚRNICE... 3 ČLÁNEK 2 SOUVISEJÍCÍ ZÁKONY A VNITŘNÍ PŘEDPISY... 3 ČLÁNEK 3 PŘÍPRAVA SMLOUVY... 4 ČLÁNEK 4 SCHVÁLENÍ SMLOUVY... 4 ČLÁNEK 5 VYHOTOVENÍ SMLOUVY... 5 ČLÁNEK 6 ČÍSLOVÁNÍ SMLUV... 5 ČLÁNEK 7 PODEPSÁNÍ SMLOUVY... 5 ČLÁNEK 8 EVIDOVÁNÍ SMLOUVY V IS SSL... 6 ČLÁNEK 9 PUBLIKACE SMLOUVY... 6 ČLÁNEK 10 EKONOMICKÁ VAZBA SMLUV... 6 ČLÁNEK 11 UKONČENÍ SMLOUVY... 7 ČLÁNEK 12 CENTRÁLNÍ EVIDENCE STARÝCH SMLUV... 7 ČLÁNEK 13 ARCHIVACE SMLUV... 7 ČLÁNEK 14 DODATKY SMLUV... 7 ČLÁNEK 15 ZRUŠUJÍCÍ USTANOVENÍ... 7 ČLÁNEK 16 PLATNOST A ÚČINNOST... 7 ČLÁNEK 17 SEZNAM PŘÍLOH... 7
Článek 1 Účel a závaznost směrnice 1. Účelem této směrnice je definovat jednotlivé úkony, které musí být učiněny v rámci přípravy smluv uzavíraných městskou části Praha 12 (dále jen MČ Praha 12 ) a jejich následné evidenci a archivaci. Je závazná pro všechny zaměstnance Úřadu městské části Praha 12 (dále jen úřad ). 2. Směrnice se týká: - smluv, které schvaluje Rada městské části Praha 12 (dále jen RMČ ) případně Zastupitelstvo MČ Praha 12 (dále jen ZMČ ), - smluv, pro které RMČ/ZMČ schvaluje vzor a pověřuje osobu oprávněnou je podepsat. 3. Směrnice se netýká: - smluv, jejichž schválení není v kompetenci RMČ/ZMČ (pracovní smlouvy a dohody, dohody o výkonu pěstounské péče), - smluv, jejichž uzavíráním je v rámci své činnosti pověřena organizace zřízená městskou částí (nájmy obecních bytů, nájmy hrobových míst, smlouvy uzavírané podle pravidel pro ubytovny pracovníků školství), - smluv na jednotlivá odběrná místa o dodávce vody a odvádění odpadních vod, o sdružených službách dodávky elektřiny, o dodávce a odběru zemního plynu, o dodávce tepelné energie, - smluv s krátkodobým pronájmem či výpůjčkou (do 29 dní). Článek 2 Související zákony a vnitřní předpisy a) Zákon č. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o hl. m. Praze ), b) Obecně závazná vyhláška č. 55/2000 Sb. hl. m. Prahy, kterou se vydává Statut hlavního města Prahy, ve znění pozdějších předpisů, c) Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů, d) Směrnice pro přípravu tisků na jednání Rady MČ Praha 12 a Zastupitelstva MČ Praha 12 a pro tvorbu výstupů z jednání, ve znění pozdějších předpisů (dále jen směrnice pro přípravu tisků ), e) Směrnice o schvalování, zveřejňování a vyhodnocování záměrů nakládání s nemovitým majetkem městské části Praha 12, f) Jednací řád Rady městské části Praha 12, ve znění pozdějších předpisů, g) Jednací řád Zastupitelstva městské části Praha 12, ve znění pozdějších předpisů, h) Podpisový řád Úřadu městské části Praha 12, ve znění pozdějších předpisů, i) Nařízení tajemníka Spisový řád, ve znění pozdějších předpisů, j) Nařízení tajemníka Oběh a přezkušování účetních dokladů, ve znění pozdějších předpisů, k) Nařízení tajemníka Režim činností při zveřejňování materiálů na úřední desce Úřadu městské části Praha 12, l) Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. 3 / 8 Verze 1.0
Článek 3 Příprava smlouvy 1. Návrh smlouvy zpracovává věcně příslušný odbor úřadu (dále jen garantující odbor ). Zpracováním se rozumí i vyžádání návrhu smlouvy od smluvní strany, se kterým má být smlouva uzavřena. 2. Garantující odbor odpovídá za to, že: sjednávaný smluvní vztah je v souladu s právními a vnitřními předpisy; ve smlouvě bude řádné označení všech smluvních stran, tj. název/jméno; sídlo/místo pobytu, popřípadě bydliště; právní titul, na základě kterého je případný zástupce smluvní strany oprávněn smlouvu uzavřít; IČO/datum narození, DIČ, bankovní spojení; uvedení příslušného zápisu ve veřejných rejstřících právnických a fyzických osob; přesná specifikace předmětu a účelu, jasné vymezení závazků smluvních stran, ceny nebo způsobu jejího určení, a u smluv s peněžitým plněním termín splatnosti, jednoznačně definovaná práva a povinnosti smluvních stran, včetně smluvních podmínek, jako jsou např. doba a místo plnění, záruční doba, smluvní sankce, odstoupení od smlouvy, vypovězení smlouvy atd.; doba platnosti a účinnosti smlouvy; údaje o počtu vyhotovených stejnopisů (pro potřeby úřadu se z každé smlouvy pořizují minimálně dva stejnopisy, jeden z nich bude uložen na garantujícím odboru a druhý na odboru Kancelář úřadu (dále jen OKÚ ); každá smlouva v editovatelném formátu bude mít graficky úhlednou úpravu a odpovídající formát, tzn. zejména vhodný font a velikost písma, automatické číslování odstavců a jejich zarovnávání do bloku a v zápatí pořadové číslo strany a celkový počet stran. 3. Součástí smlouvy musí být ustanovení upravující veřejnou přístupnost smluv v následujícím znění: Smluvní strany výslovně souhlasí s tím, aby tato smlouva byla veřejně přístupná. Při zveřejňování musí být dodrženy ostatní zákonné požadavky. 4. V případě, že je smlouva uzavírána v souladu s 36 odst. 1 zákona o hl. m. Praze, postupuje garantující odbor podle Směrnice o schvalování, zveřejňování a vyhodnocování záměrů nakládání s nemovitým majetkem městské části Praha 12. Potvrzení o vyvěšení záměru na úřední desce pak bude součástí materiálu do rady k bodu, ve kterém se bude projednávat návrh smlouvy. 5. V případě, že ze smlouvy vyplývá finanční čerpání/plnění rozpočtu jiného odboru než je garantující odbor, musí být příslušný odbor o věci informován. 6. Na formulářové smlouvy, u nichž není možné činit v textu jakékoliv změny, se ustanovení tohoto článku uplatňují přiměřeně. Souhlas se zveřejněním smlouvy je možné stanovit přílohou či dodatkem uzavřeným zároveň se smlouvou. Článek 4 Schválení smlouvy 1. Smlouvu schvaluje RMČ případně ZMČ. Postupuje se podle směrnice pro přípravu tisků. 2. RMČ/ZMČ může schválit vzor smlouvy a pověřit oprávněnou osobu k podpisu smluv podle tohoto vzoru. Pověření pak musí být součástí usnesení, kterým se vzor smlouvy schvaluje. 4 / 8 Verze 1.0
Článek 5 Vyhotovení smlouvy 1. Po schválení smlouvy a po podpisu usnesení starostou a zástupcem starosty vytvoří organizační oddělení (nebo garantující odbor v případě smluv ze vzoru či při doplňování o originály příloh) čistopis smlouvy včetně očíslování. Číslo smlouvy a současně i základ evidenčního záznamu o smlouvě vzniká vložením schválené smlouvy do informačního systému spisové služby (dále jen IS SSL ). Vzniklé číslo pracovník dopíše na čistopis pokud možno do horního pravého rohu první strany smlouvy. Technický návod je zveřejněn na Helpdesku v Intranetu. Pokud neexistuje elektronická podoba smlouvy, číslo smlouvy se dopíše na všechny čistopisy ručně. 2. Následně pracovník organizačního oddělení (nebo garantujícího odboru) smlouvu vytiskne v požadovaném počtu stejnopisů a sešije a opatří přelepkou a otiskem malého razítka se znakem městské části dle odst. 4 článku 17 směrnice pro přípravu tisků. 3. Smlouva je předána organizačním oddělením na garantující odbor s výjimkou smluv, jejichž čistopis se na garantujícím odboru přímo tvoří. tj. ze vzoru či při doplňování o originály příloh. Článek 6 Číslování smluv 1. Smlouvy se číslují vzestupnou souvislou řadou během jednoho roku v rámci celého úřadu. Číslo smlouvy je součástí jejího čistopisu. Číslo je ve tvaru SML rok/trojciferné pořadové číslo v roce. U vzorových smluv má každá jednotlivá smlouva své vlastní číslo. Číslo náleží každé schválené smlouvě, bez ohledu na možnost, že k podpisu nemusí nutně dojít. 2. Dodatky ke smlouvě se označují číslem smlouvy doplněným dalším lomítkem a pořadovým číslem v rámci smlouvy, např. SML 2015/015/1. Tímto číslem je dodatek označen už před předložením ke schválení. Článek 7 Podepsání smlouvy 1. Je-li to možné, smlouvu podepisuje nejdříve druhá strana. 2. Smlouva je s vyplněným průvodním listem smlouvy (viz vzor v příloze), kopií usnesení, u záměrů s potvrzením zveřejnění záměru na úřední desce, předkládána garantujícím odborem na sekretariát starosty za účelem podpisu starostou. 3. Sekretariát starosty (pracovníci odd. poradců a odd. asistentů) zajistí vyznačení a podepsání doložky podle 43 zákona o hl. m. Praze na poslední straně smlouvy. V případě, že smlouva obsahuje přílohy, též na poslední straně poslední přílohy (viz bod 10 článku 17 směrnice pro přípravu tisků). 4. Podepsané originály smlouvy vyjma jednoho spolu s dalšími písemnostmi vrátí sekretariát starosty zpět garantujícímu odboru. Jeden originál smlouvy předá sekretariát starosty pracovníkovi OKÚ odpovědnému za správu tzv. centrálního úložiště smluv. 5. Veškeré pohyby smlouvy jsou zaznamenány v IS SSL. Technický návod je zveřejněn na Helpdesku v Intranetu. 5 / 8 Verze 1.0
Článek 8 Evidování smlouvy v IS SSL 1. Garantující odbor doplní do IS SSL následující údaje o uzavřené smlouvě do 5 pracovních dnů od jejího převzetí: číslo smlouvy, typ smlouvy, název smlouvy, jméno pracovníka odboru, který je po čas platnosti smlouvy odpovědný za její plnění, datum platnosti smlouvy (tj. zpravidla okamžik podpisu poslední smluvní stranou), datum účinnosti smlouvy, datum ukončení smlouvy, počet případných dodatků, částku, která je uvedená ve smlouvě a nejlépe vystihuje její rozpočtový nebo hospodářský důsledek, doplněnou upřesňujícím popisem významu této částky. 2. Garantující odbor zároveň k záznamu o smlouvě v IS SSL vloží sken smlouvy ve formátu PDF doplněný průvodním listem smlouvy, usnesením, kterým byla smlouva schválena. 3. Garantující odbor zajistí distribuci originálů smlouvy protistraně. 4. IS SSL je dostupný všem zaměstnancům úřadu a členům zastupitelstva. Článek 9 Publikace smlouvy 1. Do 5 pracovních dní od převzetí uzavřené smlouvy předá elektronicky garantující odbor smlouvu k publikaci na internetové stránky. Publikovaná smlouva musí být v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. 2. Smlouvy určené k publikaci se objeví ve speciálním modulu IS Ginis. Pověřený pracovník OKÚ, který je odpovědný za ukládání smluv do centrálního úložiště smluv (viz odst. 4 článku 7 tohoto předpisu), překontroluje správnost publikovaných údajů smlouvy a smlouvu zveřejní. Zároveň provádí výslednou kontrolu, zda jsou všechny smlouvy podléhající této směrnici zveřejněné a v centrálním úložišti smluv. Zjistí-li v tomto směru nedostatek, upozorní neprodleně garantující odbor a požádá ho o nápravu. Článek 10 Ekonomická vazba smluv 1. V případě, že ze smlouvy vyplývá finanční plnění, ať ze strany městské části nebo protistrany, je kopie smlouvy zaslána na ekonomický odbor. Dále se řídí nařízením tajemníka Oběh a přezkušování účetních dokladů, ve znění pozdějších předpisů. 2. Smlouva, ze které vyplývá finanční čerpání (výdaj), je evidována ekonomem odboru, z jehož rozpočtu se bude čerpat, v modulu SML IS Ginis. V případě, že tento odbor není shodný s garantujícím odborem smlouvy, musí být správce rozpočtu o smlouvě informován. Originál smlouvy zůstává u garantujícího odboru (viz odst. 5 článku 3 tohoto předpisu). 3. Smlouva, ze které vyplývá finanční příjem, je evidována ekonomem příslušného odboru v modulu DDP IS Ginis. 6 / 8 Verze 1.0
Článek 11 Ukončení smlouvy V případě ukončení smlouvy uvede garantující odbor tuto skutečnost do IS SSL k dané smlouvě a označí ji jako ukončenou. Zároveň tuto informaci sdělí pracovníkovi OKÚ, který je odpovědný za ukládání smluv do centrálního úložiště smluv a publikaci smluv a který tuto skutečnost promítne v seznamu zveřejňovaných smluv. Článek 12 Centrální evidence starých smluv V IS SSL jsou evidované všechny smlouvy dle článku 1 od 1. 1. 2014. Starší smlouvy jsou zde evidované pouze v případě, že byly k danému datu platné. Starší, k danému datu již ukončené smlouvy, jsou k dispozici v Intranetu v podobě přehledové tabulky a el. souborů. Článek 13 Archivace smluv Po skončení skartační lhůty u ukončené smlouvy si garantující odbor vyžádá druhý originál smlouvy z centrálního úložiště smluv na OKÚ. Dále pak postupuje v souladu se Spisovým řádem. Článek 14 Dodatky smluv Pro dodatky smluv platí analogický postup jako v případě nové smlouvy. Na rozdíl od smlouvy se pro dodatek nevytváří číslo nové, ale odvozuje se od čísla smlouvy (viz odst. 2 článku 6 tohoto předpisu). Evidenční záznam dodatku je v IS SSL připojován k záznamu smlouvy. Článek 15 Zrušující ustanovení Ruší se schválená usnesením rady č. 27.02.03 ze dne 25. 11. 2003. Ruší se usnesení Rady městské části Praha 12 č. 33.02.00 ze dne 4. 4. 2000 Vzorový odstavec do návrhů smluv zajištění možnosti zveřejnění smluv. Článek 16 Platnost a účinnost Tato směrnice nabývá platnosti dnem schválení radou a účinnosti dnem 1.6. 2015. Článek 17 Seznam příloh Nedílnou součástí této směrnice je příloha: o Průvodní list smlouvy 7 / 8 Verze 1.0
MĚSTSKÁ ČÁST PRAHA 12 ÚŘAD MĚSTSKÉ ČÁSTI Číslo smlouvy: Usnesení RMČ/ZMČ č. Druh smlouvy: Předmět smlouvy: Smluvní partner: Komentář: Průvodní list smlouvy přiloženo včetně příloh Garantující odbor: Hrazeno z ORJ: Zveřejnění záměru ( 36 odst. 1 z. 131/2000 Sb., o hlavním městě Praze) na úřední desce: Č.j. Ne Ano Od do Jméno: Datum Podpis Předkládá nositel úkolu: k podpisu/ Za správnost zodpovídá: Originály smlouvy uloženy: - - Odbor Kancelář úřadu Na vědomí: - Ekonomický odbor - Odbor, z jehož ORJ je čerpáno PhDr. Daniela Rázková starostka Robert Králíček zástupce starostky 8 / 8 Verze 1.0