Příloha č. 2: Vyhodnocení dotazníkového šetření

Příloha č. 2: Vyhodnocení dotazníkového šetření PROJEKT ICZ KUXT.10.50.S.01 SMLOUVA ICZ SML 086/2011 ze dne 22. 3. 2011 REGISTRAČNÍ ČÍSLO PROJEKTU CZ.1.06/2.1.00/08.06945 NÁZEV PROJEKTU Elektronická spisová služba Moravskoslezského kraje (I. část výzvy) Projekt byl spolufinancován z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím integrovaného operačního programu. PROJEKT MSK esps MSK SMLOUVA MSK 365/2011/EP ze dne 22. 3. 2011 (veřejná zakázka č. 129/2010) ZHOTOVITEL ICZ a.s. Na hřebenech II 1718/10 147 00 Praha 4 OBJEDNATEL Moravskoslezský kraj 28. října 117 702 18 Ostrava Dotazníkové šetření V návaznosti na smlouvu o dílo bylo naplánováno a realizováno dotazníkové šetření u všech organizací v rámci Moravskoslezského kraje. Účelem dotazníkového šetření je prověření funkčnosti řešení hostované spisové služby e-spis LITE a získání zpětné vazby od koncových uživatelů. Vyhodnocené dotazníkové šetření bude sloužit k dlouhodobému zlepšování kvality poskytovaných služeb. Toto dotazníkové šetření je přílohou č. 2 předávacího protokolu za úspěšně ukončenou etapu ověřovacího provozu. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 1 z 23

1. Kolik dokumentů (došlých i vlastních) měsíčně evidujete ve spisové službě? Ve spisové službě jsou evidovány dokumenty v rozsahu od 5 ks/měsíc do 1600 ks/měsíc, dle velikosti organizace s tím, že nejčastěji byl uváděn počet v rozmezí 50-100 ks/měsíc. viz příloha č. 1 2. Kolik z toho je datových zpráv? Datové zprávy jsou evidovány v nejčastějším rozsahu do 15ks/měsíc, celkový rozsah je od 0 ks/měsíc do 50 ks/měsíc. viz příloha č. 2 3. Vyskytly se poslední dobou při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Rychlost připojení V následujících otázkách šlo zejména o ověření techniky (rychlost, ukládání příloh, datová schránka, práce s datovými zprávami). Závěry ukázaly, že v této oblasti byly zaznamenány jisté problémy, které však neměly výraznější vliv na korektní chod aplikace u jednotlivých organizací. ANO 70 36% NE 123 64% 4. Vyskytly se poslední dobou při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Ukládání příloh Práce s ukládáním příloh rychlost a jednoduchost ovládání je uživateli hodnocena velmi kladně. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 2 z 23

ANO 26 13% NE 167 87% 5. Vyskytly se poslední dobou při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Práce s datovou schránkou Uživatelé hodnotí způsob práce s datovými zprávami v prostředí spisové služby velmi kladně, pracovní prostředí aplikace považují za transparentní a intuitivní, proces zpracování datových zpráv je tak efektivní. ANO 43 22% NE 150 78% www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 3 z 23

6. Používáte spisovou službu denně? Využívání aplikace spisové služby je pro většinu organizací denní záležitostí. ANO 132 68% NE 61 32% 7. Jak jste spokojeni se spisovou službou? - Jednoduchost ovládání Z pohledu aplikace (jednoduchost, vzhled, práce s DS) tuto část uživatelé hodnotili celkově velmi kladně. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 4 z 23

1 26 13% 2 101 52% 3 51 27% 4 12 6% 5 3 2% 8. Jak jste spokojeni se spisovou službou? - Vzhled aplikace 1 72 37% 2 91 47% 3 28 15% 4 1 0,5% 5 1 0,5% 9. Jak jste spokojeni se spisovou službou? - Práce s datovou schránkou Oboustranná integrace s DS je jednou z nejžádanějších a nejvyužívanějších funkcí aplikace spisové služby, což se projevilo v hodnocení této oblasti. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 5 z 23

1 77 40% 2 84 44% 3 20 10% 4 10 5% 5 2 1% 10. Je pro Vás rozsah funkcí spisové služby dostačující? Změnové požadavky na rozvoj aplikace jsou komunikovány prostřednictvím aplikace HelpDesku. V rámci optimalizace procesu implementace nových požadavků do aplikace elektronické spisové služby budou organizovány pravidelné pracovní schůzky za účelem definice požadavků určených pro vývoj aplikace s komunikovaným předběžným termínem dodání. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 6 z 23

ANO 92 48% SPÍŠE ANO 86 44% SPÍŠE NE 14 7,5% NE 1 0,5% 11. Jaké novinky byste uvítali ve spisové službě? Častým uváděným požadavkem byla možnost stahování vybrané elektronické pošty do aplikace elektronické služby podobně, jako je tomu u datových zpráv. Další hojně uváděný uživatelský požadavek je integrace na školský systém Bakaláři zde by byla nutná integrace se spisovou službou e-spis LITE. V současné době probíhají na toto téma konzultace mezi zástupci MSK, sw Bakaláři a ICZ. Další opakované požadavky na spisovou službu e-spis LITE nebyly vzneseny. viz příloha č. 3 12. Zpřehlednila Vám elektronická spisová služba administrativu? Nejčastěji uživatelé odpovídali spíše ano, z toho se dá vyvodit výsledek, že spisová služba splnila očekávání a zpřehlednila pracovní agendu organizací. ANO 28 15% SPÍŠE ANO 88 46% SPÍŠE NE 59 31% NE 18 8% www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 7 z 23

13. Jak jste spokojeni s následujícími faktory? - Součinnost Moravskoslezského kraje 1 107 55,5% 2 76 39% 3 9 5% 4 0 0% 5 1 0,5% 14. Jak jste spokojeni s následujícími faktory? - Spolupráce s ICZ www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 8 z 23

1 96 50% 2 82 42,5% 3 12 6% 4 2 1% 5 1 0,5% 15. Vítáte / využijete navazující konzultace / školení? O následné konzultace / školení je mezi uživateli zájem, uživatelé se v rámci každodenní práce se systémem dostávají do hlubší problematiky v oblasti legislativy v návaznosti na spisovou službu e-spis LITE. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 9 z 23

ANO 175 91% NE 18 9% 16. Využíváte uživatelskou dokumentaci a e-learningová videa? Po roce intenzivní práce se systémem elektronické spisové služby e-spis LITE se ukazuje, že uživatelé jsou v systému dobře zorientováni, práce v něm jim nečiní velké problémy, přesto je uživatelská dokumentace i e-learningové video využíváno. ANO 106 55% NE 87 45% 17. Jste spokojeni se službami uživatelské podpory? (HelpDesk) Velká část dotazovaných uvedla, že služby HD zatím nevyužila, což nasvědčuje faktu, že školení uživatelů a následné konzultace vedou k dobré znalosti produktu, podobně jako i jednoduché a intuitivní ovládání aplikace. Dotazovatelé, kteří již službu HD využili, jsou ve většině případů s jejím poskytováním spokojeni. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 10 z 23

ANO 61 32% SPÍŠE ANO 70 36% SPÍŠE NE 9 5% NE 3 2% NEVÍM, ZATÍM JSEM NEVYUŽIL 50 25% 18. Doporučili byste spisovou službu e-spis LITE dalším organizacím? Na základě vyplněných informací je možno dojít k závěru, že aplikace elektronické spisové služby e-spis LITE je organizacemi vnímána pozitivně, její využití v rámci každodenního vedení agend v rámci správy dokumentů se tedy jeví jako smysluplné a užitečné. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 11 z 23

ANO 126 65% NE 55 28% 19. Chcete nám něco sdělit? Nejčastěji se objevoval požadavek na zjednodušení práce s aplikací, menší organizace vyjadřovaly pochybnost nad využitelností kompletního rozsahu aplikace, dále pak byly často uváděny pozitivní reakce ve vztahu k práci s datovými zprávami. Obecně se objevily kladné, neutrální, ale i negativní reakce k projektu. viz příloha č. 4 20. Název organizace V aplikaci elektronické spisové služby e-spis LITE je nakonfigurováno celkem 235 aktivních organizací, dotazník vyplnilo a zaslalo celkem 193 organizací. Seznam dotazovaných organizací viz příloha č. 5 21. Počet odpovědí za den Přehled vývoje dotazníkové šetření, organizace většinou zareagovaly do 14 dnů. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 12 z 23

Závěr Z výsledků dotazníkového šetření je zřejmé, že po více než roce používání aplikace elektronické spisové služby e-spis LITE došlo k výraznému zlepšení uživatelského povědomí o aplikaci, jejích funkcích a možnostech. Uživatelé obecně vnímají celý projekt implementace pozitivně, jak po stránce organizační (spolupráce s MSK i ICZ), tak po stránce obsahové hlavním cílem projektu bylo naimplementovat elektronickou spisovou službu, jejíž využití jednotlivými organizacemi by mělo mít jako jeden z hlavních přínosů práci s datovými zprávami a dále zpřehlednění a zefektivnění práce s dokumenty. Na základě informací uváděných v této studii můžeme zcela zodpovědně konstatovat, že tento cíl byl splněn. Děkuji za spolupráci při realizaci dotazníkového šetření Zapsal Jan Veleba Datum 2. 11. 2012 Podpis www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 13 z 23

Příloha č. 1 souhrn odpovědí na otázku č. 1, Kolik dokumentů (došlých i vlastních) měsíčně evidujete ve spisové službě? 80, 250, 10.15, 8, 100, 10, 100, 20-30, 40, 10.30, 5, 10, 1, 90, 45, 4, 30, 100, 66, 30, 100, 70, cca 80, 4, 70-100, 300, 25, 20, 70, asi 3, 150-200, 70-150, 20, 150, 20, 45, 70, 180, 50, 26, 10.15, 90, 180-200, 30, 130, 200, 60-80 průměrně, 100 průměrně ale v období přijímacího řízení cca 400!!!, 20, 35, 180-200, asi 200, 30, 7, 50, 180-200, 27, 50, 35, 60, 200, 20-25, 60, 15, 180-200, 100, 30, 68, 180-200, 25, 45, 70, 100, 100, 1128, cca 5, cca 100, během přijímacího řízení cca 250, 120, 30-40, 130, 50-100, 50-100, 180, 20, 10, 150, 30-40, 50, 30, cca 20, 35, 50, 160, 40, 100, 2, 55, 45, 60, v průměru 40 záznamů za měsíc, 30, 10, 70, 120, 120, 80-100, 450, 50, 15, cca 30, 711, 35, 160, 6, 100, 20, 100, 50-60, 240, 64, 180, 300, 45, 40, 197, 88, 110, 64, 280, 35, 15, 175, 80, 15, 25, 350, 10, cca 100, 5, DD 79 + VD 58 = 137, 30-40, 5.6.2012, 40, 180, 30, 330, 240, 50-60, 10, 110, 70-80, 27, 60, 15, 5.10.2012, 20, 70-150, cca 45, 340, 13, 5, 192, 1530, 45-50, 60, 70, 200, 200, 300, 70, 7, 1600, 69, 360, průměrně 172, 15, 100, 40-60, 110, 50, 30, 86, 10.15, Průměrně 140, 5, 15, 90, 70, 150, 15, 80, 81, 200 Příloha č. 2 souhrn odpovědí na otázku č. 2, Kolik z toho je datových zpráv 2, 15-20, 2, 1, 20, 1, 30, 2.3.2012, 4, 1.2.2012, 2, 2, 0, 40, 2, 1, 3, 15, 3, 5, 10, 15, cca 2, 1, 5.20, 20, 3, 5, 5, 0-1, 40, 30, 3, 5, 5, 6, 25, 10, 2.3.2012, 7, 4, 3, 3, 2, 20-25, 15, 5-8 průměrně, do 10, 1, 10, 3, 10.20, 25, 0, 8, 3, 2, 5, 2, 5, 10, 5, 5, 1, 3, 2, 3, 5, 3, 6, 14, 4, 5, 5, 485, 1.2.2012, cca 10, během přijímacího řízení a maturit cca 40, 5, 1.2.2012, 10, 3.8.2012, 3.8.2012, 10, 5, 1, 5, 5, 5, 4, cca 3, 22, 1, 3, 3, 10, 1, 10, 0, 3, v průměru za měsíc 4-5 zpráv, 3, 1, 5, 10, 10, 10, 100, 7, 5, cca 10, 14, 10, 1, 1, 20, 5, 5, 10.15, 5, 5, 6, 50, 7, 12, 7, 5, 10, 10, 40, 5, 3, 6, 4, 1, 15, 7, 3, cca 4, 1, DZ 15 + OZ 5 = 20, 8, 1, 6, 25, 5, 5.10.2012, 13, 4, 1, 5, 50-55, 2, 12, 7, 3.5.2012, 5, 6.12.2012, cca 2, 20, 3, 1, 6, 100, 1.2.2012, 4, 5, 20, 27, 20, 5, 5, 120, 6, 10, průměrně 16, 3, 10, 5.7.2012, 7, 8, 3, 7, 1.2.2012, Průměrně 7, 1, 0, 10, 5, 5, 3, 10, 6, 15 Příloha č. 3 Souhrn odpovědí na otázku č. 11, Jaké novinky byste uvítali ve spisové službě? Popis požadavků na novou funkcionalitu o plánovém stahování emailů se již mluvilo, na to čekám. nejsou Hromadnou možnost přidání věcné skupiny, našeptávač případně možnost ukládání stejné "věci", hromadné odesílání pošty, možnost vytvoření nového dokumentu přímo ve spisu - tyto fce by nám ulehčily práci především v období přijímacího řízení. Chtěla bych vidět jaké přiděluji dokumentu číslo jednací, když píšu nějaký dopis, nevím jaké mám uvést č.j., takže jej nejdříve musím zaevidovat a pak vytvořit Možnost evidence cenin, alespoň možnost tisku výplatného, aby nebylo nutné vést doplňkovou exel tabulku pro spotřebu cenin. Je to zdržující a je problematické dohledat, jak byly ceniny vydány i přesto, že je to u čísla jednacího vyznačeno. Není žádný obraz, který by tuto informaci za období poskytl. Kopie vlastního dokumentu - kdykoliv odesílám stejnou poštu několika lidem, musím vytvářet nový dokument, přitom kopie by byla daleko jednodušší. Pro malé množství dokumentů, je spisová služba dostačující, novinky mě www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 14 z 23

nenapadají. Ovládání - vracet se zpět do nevyplněných/chybně vyplněných okýnek šipkou. Věcná skupina - možnost rychlého doplnění nových údajů bez nutnosti žádat administrátora. Zjednodušení vedení spisu ve správním řízení - přijímací řízení. Lepší informovanost o změnách a novinkách v ESSL. Inventarizaci známek, kde by se evidovali přírustky a úbytky by se automaticky odečítaly. Když na vlastním dokumentu uvádíme výplatné, tak by se známky automaticky odepisovaly. Jinak tato kolonka pro mě nemá žádný význam. Je problém, když na jednom dokumentu pracuje více osob, musí se to neustále přeposílat Vzhledem k tomu, že je třeba se každou chvilku opětovně přihlašovat, bylo by dobré změnit dlouhý přihlašovací údaj ( bylo řečeno, že to nejde) Propojení spisové služby s emailovou adresou školy. Propojení spisové služby s emailovou adresou školy. možnost tvorby spisu jak priorací, tak sběrným archem 1.Datum zápisu by měl být uveden vedle čj., 2.Možnost převodu dokumentů do tabulky excel - v případě přijímacího řízení nelze s údaji dál pracovat a je nutno přepisovat, 3.Možnost zápisu bez skartační doby - z důvodu zápisu odeslaného dokumentu, který musí mít číslo pouze z důvodu evidence známek. 4.Možnost nabídky "Věc" - např. Přihláška ke studiu - 300 x zápis 5.Možnost kolonky pro zápis, kterého zaměstnance se se dokument týkáv případě administrace spisové služby jednou osobou. nedokážu posoudit Uvítala bych, kdyby bylo zjednodušena evidence přijímacího řízení, jsme dvě spojené školy a při cca 250-300 přihláškách je přímo nad lidské síly při běžné práci zvládnout veškerou evidenci (přihláška, pozvánka, rozhodnutí, odvolání, usnesení k odvolání ) - nelze časově zaevidovat v daný den atd. Možnost provázání adresáře možnost přímé propojenosti s e-mailovou poštou žádné Možnost vytvořit knihu adres dle našich kategorií: přijímací zkoušky, rodiče, bývalí zaměstnanci apod. a možnost tisku adres, obálek, etiket z těchto souborů kdykoliv. Rozdělení na FO, PFO, OVM je pro nás nevyhovující a nepřehledné. Zlepšit(usnadnit) import souboru v číselníku(soubor - excel ve formátu CSV). Stahování vybrané el. pošty podobně jako datové schránky. Možnost stahovat vybrané e-maily do e-lite propojeni s programem Bakaláři tiskovou sestavu - výpis konkrétních odeslanych dokumentů za měsíc včetně poštovného + celkkový součet poštovného Ohlášení příchodu nové datové zprávy. možnost konvertovat DZ Průběžné e-mailové oznámení o změnách v systému. Šablona dokumentu - možnost vytvoření šablony, kde budou předdefinované údaje (způsob odeslání, poznámka, věcná skupina...).možnost hromadné evidence doručených nebo odeslaných dokumentů. Modul spisovna je nepřehledný. Byl spuštěn, aniž by byl plně funkční. Rozšíření možností, jakou formou k Vám pošta přišla, nebo jakou formou ji odesíláte, úplně tam chybí poznámka o tom, že přišla datovou zprávou, nebo se odesílá datovou zprávou. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 15 z 23

dostačující aby při odesílání dokumentu více adresátům zůstal zvolený způsob zacházení stejný a nemusel se znovu u každého adresáta zadávat - aby se po vyplnění "způsob zacházení" "způsob doručení" apod. nevracel kurzor zpět na "Věc", ale aby zůstal na stejném míst evidence poštovného Méně "překlikávání" mezi jednotlivými kroky-úkony. Více nebo všechny záznamy na 1 stránce. Před tiskem podacího deníku možnost náhledu na podací deník. zobrazení poštovného v podacím deníku Kopírování doručeného nebo odeslaného dokumentu, ale se stejným číslem jednacím (sourozenci vedeni ve dvou složkách). Při ukládání dokumentu do složek musíme zvolit pouze jednoho ze sourozenců, v druhé složce dokument chybí. emailovou schránku nedokážu odpovědět Možnost změny v technickém zabezpečení tak, aby dokumenty, které byly přiděleny danému uživateli, byly přístupné ke čtení a stahování příloh jen pro něj. Dále pak, aby funkce "podatelna-výpravna" a funkce "spisovna" nebyly na sebe závislé - tyto funkce vykonávají ve škole 2 osoby (sekretářka - podatelna-výpravna, archivářka - spisovna). Žádné Mít jeden spis pro několik uživatelů U odesílané pošty evidence nejen poštového, ale i poštovních známek - cenin. Žádné zjednodušení poměrně zdlouhavého procesu při evidenci dokumentů, uživatel musí mnohokrát "překliknout" než se dokument uloží adresář datových schránek rychlejší vyhledávání spisových značek filtrace dokumentů podle příjmení nebo firmy spis např. podmínečné vyloučení žáka xxx- vložím do spisu PODMÍNEČNÉ vyloučení žáka, ale už nevyjedu potřebný spis k založení samostatně na 1 žáka aj. Příloha č. 4 Souhrn odpovědí na otázku č. 19, Chcete nám něco sdělit? Popis odpovědi Jako problematické se nám jeví velmi pomalé načítání dat, náhlé výpadky ESS během práce, někdy nelze službu připojit pro problémy serveru. Výpadky nastávají i při načítání z číselníku. Tím se administrativní práce velmi zdržuje. Tist 3 listů spisovýé obálky a iniciačního dokumentu je také velmi neekonomický. ne Nevím, jestli to jde technicky provést, ale uvítala bych, kdyby při vyplňování jednotlivých polí, např. při zadávání adresy, by šlo překliknout kurzor na vedlejší buňku jen šipkama na klávesnici, tak jak to jde v Excelu a nemusela bych sahat po myši a překlikávat kurzor pomocí ní. Děkuji. Tato spisová služba je vhodná spíše pro velké organizace či podniky, pro malé školy našeho typu je celkem zbytečná. Rychlejší bylo zapsat dokumenty do deníku. Je to www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 16 z 23

pomalu na půl úvazku. Děkuji za spolupráci. Služba je pro malé organizace zcela zbytečná Časté potíže s odesíláním datových zpráv, někdy nelze odeslat soubor přes spisovou službu do datové schránky i celý den... Na otázku "Doporučili byste spisovou službu dalším organizacím" - odpověď zní možná. Záleží jakému typu organizace. Navíc stále se se spisovou službou seznamujeme, neboť nejsme jen pracovníci spisovny, ale máme i v náplni práce více druhů prací (mzdová účetní, pokladní, kopírování, vyřizování agendy školy, účetní...). Nelze delší dobu v průběhu dne zkoušet návody pro práci nebo zlepšení. ESSL je příliš komplikovaná v přijímacím řízení. Nelze odesílat datové zprávy i když zadám správné ID schránky. Doručené DZ jde v pořádku otevří, tisknou a odpovědět, ale odeslat vlastní dokument před e-spisovnu datovou schránkou nelze. Na našem zařízení máme časté potíže s výpadky internetu, jsme koncový uživatel. Práce s SS je hodně zdlouhavá a místo aby to člověku pomohlo, je to horší a časově mnohem náročnější. Pro naši organizaci zbytečně složitá aplikace- administrace jednou osobou. Oproti podacímu deníku v excelu velmi, velmi časově náročné!!! se spisovou službou pracuji velmi krátce Přivítala bych určitě školení na E-spis LITE Přivítala bych určitě školení na E-spis LITE Po poslední úpravě programu lze jen velmi obtížně změnit spisový plán. Je to příliš složité, než aby se do toho člověk pouštěl a raději zařadí dokument jinam. Práce v ESS je časově velmi náročná, vyžaduje soustředění a to je jaksi v běžném hektickém provozu školy téměr nemožné, proto dochází i k chybným krokům. V organizaci by měl být na tuhle práci samostatný pracovník na podatelně. Opět se děsím přijímacího řízení, kdy mi evidence PZ zabere většinu prac. doby a práci budu muset dohánět brzy ráno, odpoledne a večer. Vadí mi neustálé přihlašování do aplikace, jelikož mám hodně jiné práce a nepracuji v programu soustavně. Bylo by dobré dořešit problém s podporovanými prohlížeči. Nelze odstranit nepotřebné adresy v adresáři. Propojení s dat. schránkou je přínosné a pohodlné. Bohužel opačný pocit máme při práci s poštou e-mailouvou a dokumenty ve správním řádu - práce je složitější a časově náročnější než -li před používáním E-spisu. Vzhledem k četnosti využívání služby jsme neodpověděli na poslední otázku. Ani jedna odpověď nám nevyhovuje. Je to podstatně náročnější na čas. Práce s programem je časové velmi náročná. Konzultace a videa jsou dobré, ale kdyby pověřený pracovník, ovládající el. spisovou službu, prováděl konzultace přímo na školách (které si o to požádají), tak by pracovníci na školách, kterých se to týká nedělali tolik zbytečných chyb a zmatků. Možná by jim to šlo i rychleji. Pro organizaci typu nemocnice a zpracovaný objem dat je tento typ nepřehledný. Pro zaměstnance s malou četností vyřizování dokumentů (zdravotníky), příliš složitý a časově náročný. nebudou konzultace jen pro administrátory? Návrh: "otázky a odpovědi o ESPS" na www stránkách, kde by mohli diskutovat zainteresovaní Je nutnost stále měnit hesla k přístupu na helpdesk? www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 17 z 23

Příliš pomalá aplikace, často se na stránky ani nedostaneme. Údržba aplikace v nevhodnou dobu. Uvítali bychom, kdyby bylo možné zadadat v poště pouze základní údaje a později se k dokumentu vrátit a doplnit skartační znak a podobně. Bez tohoto nás aplikace nepustí dále a dochází k nadměrnému zdržení jen proto, abychom získali čj. Zvláště pro zastupující osoby velmi frustrující. essl je určitě dobrá, pokud ji používají všichni zaměstnanci ve větší organizaci. Pro školu našeho typu, kdy ji používám jen na sekretariátě, mám kumulovanou funkci a ještě k tomu z důvodu nedostatku mzdových prostředků máme zkrácené úvazky, je to, bohužel, spíše navýšená práce. Doporučujeme přizpůsobit systém různým verzím internetových prohlížečů. Služba jako internetová aplikace je pomalá, nevyužívá propojení na další agendu školy, není možnost importu adres a jmen, při hromadném zápisu se údaje musí zadávat opakovaně. více školení by bylo zapotřebí v souvislosti s elektronickou formou archivu, nebo zaslat podrobněšjší manuál. Je to v současné podobně velmi nepřehledné a zmatené. Uvítali bychom možnost osobní konzultace daného problému. Při průměrném obratu dokumentů v naší organizaci je pro nás tato agenda spíše nepříjemnou zátěží. S firmou ICZ přímo nespolupracujeme. Ne Úkony, které je nutno provádět ve spisové službě, jsou zbytečně složité. Zdržuje neustálé přihlašování (krátký interval pro odhlášení). Pro školy, které mají svou specifickou agendu, není tento program příliš vhodný. Ne Spisová služba je pro naši organizaci zcela dostačující. ne Nastoupila jsem na sekretariát v září 2012, s aplikací e-spis LITE teprve začínám. alespoň hodinová dotace při práci ve spisové službě bez samovolného zavírání a opětovného přihlašování V květnu 2012 mi bylo sděleno, že budou rozesílána hesla do Helpdesku do 14 dnů, dosud žádné nemám. Zvýšené náklady na tisk veškerých dokumentů, které přijdou datovou schránkou konečnému příjemci, jelikož se stejně musí ukládat v analogové formě do spisovny. Složitá a zdlouhavá práce oproti analogové formě podacího deníku v případě když tuto práci se spisovou službou vykovává na škole jeden pracovník. V období přijímacích zkoušek nelze dodržet termín při zapisování z důvodu množství dokumentů, které se musí v daný den zapsat. Se spisovou službou pracuji teprve 1 měsíc, delší zkušenosti nemám. Zbytečná zátěž, lze evidovat přehledněji a méně pracně. www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 18 z 23

Příloha č. 5 Seznam organizací, které odpovídaly v dotazníkovém šetření Muzeum Těšínska Střední škola techniky a služeb, Karviná Název organizace Základní škola, Frenštát pod Radhoštěm, Tyršova 1053, příspěvková organizace ZUŠ Leoše Janáčka, Havířov,p.o. škola Základní umělecká škola Heleny Salichové, Ostrava - Polanka n/o, 1. května 330, příspěvková organizace Dětský domov a Školní jídelna, Ostrava-Slezská Ostrava, Bukovanského 25, p. o. Mateřská škola Klíček, Karviná - Hranice, Einsteinova 2849, příspěvková organizace ZUŠ Ostrava - Moravská Ostrava, Sokolská třída 15, příspěvková organizace Mateřská škola Eliška, Opava, E. Krásnohorské 8, příspěvková organizace Základní umělecká škola, Nový Jičín, Derkova 1, příspěvková organizace Pedagogicko - psychologická poradna, Bruntál, p.o. Zařízení školního stravování Matiční dům Opava Domov Duha, p.o. Střední zdravotnická škola, Karviná Mateřská škola logopedická, Ostrava-Poruba, Na Robinsonce 1646, příspěvková organizace Gymnázium a SOŠ, Frýdek-Místek, Cihelní 410, p.o. Obchodní akademie, Český Těšín, Sokola Tůmy 12, příspěvková organizace Střední průmyslová škola elektrotechniky a informatiky, Ostrava, p.o., Kratochvílova 7, 702 00 Ostrava-Moravská Ostrava ZŠ Vítkov, nám. J. Zajíce č. 1, přísp.org Střední zdravotnická škola Opava Gymnázium, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace Gymnázium Josefa kainara, Hlučín, p.o. Základní umělecká škola Příbor Střední škola zemědělství a služeb, Město Albrechtice, příspěvková organizace Střední škola, Základní škola a Mateřská škola, Karviná Gymnázium a SOŠ, Nový Jičín, příspěvková organizace Základní škola, Hlučín, Gen. Svobody 8, příspěvková organizace Sportovní gymnázium Dany a Emila Zátopkových, Ostrava, p.o. Základní umělecká škola Opava, Solná 8, p.o. Dětský domov a Školní jídelna, Frýdek-Místek, příspěvková organizace Střední škola technická Opava, Kolofíkovo nábřeží 51, p.o. Základní škola, Město Albrechtice, Hašlerova 2, příspěvková organizace Těšínské divadlo Základní škola, Rýmařov, Školní náměstí 1, příspěvková organizace Gymnázium, Ostrava-Zábřeh, Volgogradská 6a, příspěvková organizace Dětský domov a Školní jídelna, Příbor, Masarykova 607, příspěvková organizace Základní škola, Ostrava - Zábřeh, Kpt. Vajdy 1a, příspěvková organizace www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 19 z 23

Základní umělecká škola, Ostrava - Poruba, J. Valčíka 4413, přéspěvková organizace Základní škola, Opava, Dvořákovy sady 4, PO OU a PrŠ Nový Jičín Střední zdravotnická škola, Frýdek-Místek, p. o. Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace ZUŠ Pavla Kalety, Český Těšín, příspěvková organizace Domov Březiny, příspěvková organizace Střední škola elektrostavební a dřevozpracující, frýdek-místek, příspěvková organizace, pionýrů 2069, 738 01 Frýdek-Místek Masarykovo gymnázium, Příbor, p.o. OA a SOŠL Opava Zákldaní umělecká škola Třinec, Třanovského 596, příspěvková organizace Střední průmyslová škola, Karviná, příspěvková organizace Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace Střední odborná škola, Frýdek-Místek, p.o. Marianum, p.o. Opava Dětský domov Janovice u Rýmařova, příspěvková organizace Základní škola a Mateřská škola Nový Jičín, Dlouhá 54, příspěvková organizace Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace Základní škola,bílovec,wolkerova 911, příspěvková organizace Obchodní akademie a Střední zemědělská škola Bruntál Domov mládeže a Školní jídelna-výdejna,ostrava-hrabůvka,krakovksá 1095 Gymnázium Františka Živného, Bohumín, Jana Palacha 794, příspěvková organizace Střední škola, Havířov-Prostřední Suchá, příspěvková organizace Dětský domov a Školní jídelna, Milotice nad Opavou 27, příspěvková organizace Domov Vítkov, přísp. organizace Základní umělecká škola, Klimkovice, Lidická 5, příspěvková organizace Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace Domov Příbor, příspěvková organizace SOU stavební, Opava, příspěvková organizace Střední škola Rýmařov,příspěvková organizace Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace Střední průmyslová škola, Bruntál, příspěvková organizace Zámek Dolní Životice, p.o. SPŠ stavební Základní škola a Mateřská škola Motýlek, Kopřivnice, Smetanova 1122, příspěvková organizace Základní škola a Mateřská škola Motýlek, Kopřivnice, Smetanova 1122, příspěvková organizace Domov Pohoda, p.o. PPP Nový Jičín Wichterlovo gymnázium, Ostrava-Poruba, příspěvková organizace, Čs.exilu 669, 708 00 Ostrava-Poruba Jazkové gymnázium Pavla Tigrida, p.o. Ostrava- Poruba Obchodní akademie, Orlová, příspěvková organizace www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 20 z 23

Benjamín p.o.,petřvald MSŠZe a VOŠ, Opava, p. o. MSŠZe a VOŠ, Opava, p. o. Střední škola, Základní škola a Mateřská škola, Frýdek-Místek, příspěvková organizace Muzeum Beskyd Frýdek-Místek ZUŠ Jablunkov Gymnázium a Střední průmyslová škola elektrotechniky a informatiky, Frenštát pod Radhoštěm, příspěvková organizace Muzeum Novojičínska, p. o. Domov Odry,příspěvková organizace KSVČ Juventus Karviná Mateřská škola pro zrakově postižené, Havířov -Město,Mozartova 2, příspěvková organizace Dětský domov a Školní jídelna Budišov nad Budišovkou Základní umělecká škola Leoše Janáčka, Padlých hrdinů 292, Frýdlant n.o. Galerie výtvarného umění v Ostravě ZŠ při ZZ a MŠ při ZZ, Opava, Olomoucká 88 Gymnázium Olgy Havlové, Ostrava-Poruba, příspěvková organizace logopedická mateřská škola Střední škola automobilní, mechanizace a podnikání, krnov, příspěvková organizace Školní statek, Opava, příspěvková organizace Střední škola zemědělská, Český Těšín, příspěvková organizace Gymnázium, Havířov-Město, Komenského 2, p.o. Základní umělecká škola Edvarda Runda, Ostrava - Slezská Ostrava, Keltičkova 4, p.o. ZUŠ Ostrava-Petřkovice Gymnázium Karviná Střední škola elektrotechnická, Ostrava, Na Jízdárně 30, příspěvková organizace Střední škola elektrotechnická, Ostrava, Na Jízdárně 30, příspěvková organizace Domov Hortenzie, p.o. Frenštát pod Radhoštěm Nemocnice Třinec, příspěvková organizace Gymnázium a SOŠ Orlová Základní škola Bruntál, Rýmařovská 15,příspěvková organizace Gymnázium Mikuláše Koperníka,Bílovec,p.o. Muzeum v Bruntále, přísp. org. Domov Letokruhy p.o. Budišov nad Budišovkou Střední pedagogická škola a Střední zdravotnická škola, Jiráskova 841/1a, 794 01 Krnov ZŠ při zdrav. zař. a MŠ při zdrav. zař. Klimkovice, p.o. Sírius, příspěvková organizace SPŠ stavební, Havířov,p.o. Gymnázium Třinec Střední škola a Základní škola, Havířov-Šumbark, příspěvková organizace Pedagogicko-psychologická poradna Frýdek-Místek OU a Prš Hlučín www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 21 z 23

SPŠ,OA a JŠ s PSJZ, Frýdek-Místek, p.o. Střední odborná škola, Bruntál, příspěvková organizace Střední umělecká škola, Ostrava, příspěvková organizace Fontána, příspěvková organizace Střední škola, Bohumín, příspěvková organizace, Husova 283, Bohumín Mendelovo gymnázium, Opava, p.o. Sagapo p.o. Sírius,příspěvková organizace SŠSD Ostrava SŠPU Opava Pedagogicko-psychologická poradna Ostrava Moravskoslezská vědecká knhovna v Ostravě, příspěvková organizace SPŠ stavební, Opava, PO,M9rová 3, 746 66 Opava ZUŠ Rychvald, Orlovská 495 Základní škola Ostrava, Slezská Ostrava, Na Vizině 28 Střední škola hotelnictví a služeb a Vyšší odborná škola, Opava, příspěvková organizace Základní umělecká škola, Bruntál, nám.j.žižky 6, příspěvková organizace Obchodní akademie, Ostrava-Poruba, příspěvková organizacec ZUŠ dr. L. Janáčka,Ostrava-Vítkovice,příspěvková organizace Střední průmyslová škola, Ostrava - Vítkovice, příspěvková organizace ZŠ, Ostrava - Poruba, Čkalovova 942, p.o. ZUŠ J.R.Míši, Orlová SOŠ dopravy a CR Krnov Domov Jistoty,p.o.Bohumín Základní škola, Ostrava-Přívoz, Ibsenova 36, příspěvková organizace Náš sfvět, příspěvková organizace Střední škola hotelová, obchodní a polygrafická, Český Těšín, příspěvková organizace Gymnázium Frýdlant nad Ostravicí Základní umělecká škola, Vítkov, Lidická 639, p.o. Domov U jezera, příspěvková organizace Dětský domov a ŠJ, Havířov - Podlesí, Čelakovského 1, příspěvková organizace Základní a Mateřská škola, Ukrajinská 19, 708 00 Ostrava Střední průmyslová škola chemická akad. Heyrovského a Gymnázium Centrum psychologické pomoci, p.o., Na Bělidle 815, 733 01 Karviná-Fryštát Základní umělecká škola, Rýmařov, Čapkova 6, příspěvková organizace ZUŠ B. Smetany, Karviná-Mizerov Střední škola, Havířov-Šumbark, Sýkorova 1/613, příspěvková organizace ZŠ a MŠ speciální, Komenského 64, Nový Jičín, přísp.org. Střední škola prof. Zdeňka Matějčka, Ostrava-Poruba, 17. listopadu 1123, příspěvková organizace Základní umělecká škola Václava Kálika, Opava, Nádražní okruh 11, příspěvková organizace www.i.cz dotazník 2012.docx1 FO 3.011.06 22 z 23