Vyhodnocení dotazníkového šetření

Transkript

1 Vyhodnocení dotazníkového šetření PROJEKT ICZ KUXT S.01 SMLOUVA ICZ SML 086/2011 ze dne REGISTRAČNÍ ČÍSLO PROJEKTU CZ.1.06/2.1.00/ NÁZEV PROJEKTU Elektronická spisová služba Moravskoslezského kraje (I. část výzvy) Projekt byl spolufinancován z Evropského fondu pro regionální rozvoj prostřednictvím integrovaného operačního programu. PROJEKT MSK esps MSK SMLOUVA MSK 365/2011/EP ze dne (veřejná zakázka č. 129/2010) ZHOTOVITEL ICZ a.s. Na hřebenech II 1718/ Praha 4 OBJEDNATEL Moravskoslezský kraj 28. října Ostrava Dotazníkové šetření V návaznosti na smlouvu o dílo bylo naplánováno dotazníkové šetření u všech organizací. Účelem dotazníkového šetření je prověření funkčnosti řešení hostované spisové služby e-spis LITE a získání zpětné vazby od koncových uživatelů. Vyhodnocení dotazníkové šetření bude sloužit, ke zlepšování kvality poskytovaných služeb. 1. Kolik dokumentů měsíčně evidujete ve spisové službě? Ve spisové službě jsou evidovány dokumenty v rozsahu od 10 ks/měs do 200 ks/měs, dle velikosti organizace s tím, že nejčastěji byl uváděn počet kolem 50 ks/měs 2. Kolik z toho je datových zpráv? Datové zprávy jsou evidovány v nejčastějším rozsahu do 15ks/měs, celkový rozsah je od 1 ks/měs do 40 ks/měs 3. Vyskytly se při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Rychlost připojení V následujících otázkách šlo zejména o ověření techniky (rychlost, ukládání příloh, datová schránka) ukázalo se, že v této oblasti se uživatelé nesetkali s komplikacemi a hodnotili tuto část velice kladně 01 dotazník 2011.docx FO z 25

2 ANO 37 21% NE % 4. Vyskytly se při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Ukládání příloh ANO 31 18% NE % 5. Vyskytly se při práci se spisovou službou nějaké potíže? - Práce s datovou schránkou Z počátku byly v rámci HD zapsány dotazy k napojení e-spis LITE na DS, důvodem by mohlo být nesprávné pochopení role administrace při školení, na základě tohoto zjištění bylo při školení na roli administrátor kladen větší důraz. Jakmile byly prvotní otázky vysvětleny práce s DS se pro uživatele stala ve spojení s e-spis LITE komfortní ANO 55 31% NE % 01 dotazník 2011.docx FO z 25

3 6. Používáte službu e-spis LITE denně? Použití spisové služby e-spis LITE je ve většině organizací denní pracovní aktivitou ANO % NE 53 30% 7. Jak jste spokojeni se spisovou službou e-spis LITE? - Jednoduchost ovládání Z pohledu aplikace (jednoduchost, vzhled, práce s DS) tuto část uživatelé hodnotili celkově velmi kladně % % % % 5 5 3% 01 dotazník 2011.docx FO z 25

4 8. Jak jste spokojeni se spisovou službou e-spis LITE? - Vzhled aplikace % % % 4 4 2% 5 2 1% 9. Jak jste spokojeni se spisovou službou e-spis LITE? - Práce s datovou schránkou Oboustranná integrace s DS je jednou z nejžádanějších funkcí aplikace e-spis LITE, což se projevilo v hodnocení této oblasti % % % % Je pro Vás rozsah funkcí spisové služby dostačující? 01 dotazník 2011.docx FO z 25

5 V HelpDesku nejsou evidovány nové náměty od doby zahájení ostrého provozu. Veškeré nové požadavky, které byly zaregistrovány při úvodních workshopech či školeních byly zapracovány a nasazeny v nové verzi. Z toho vyplývá, že rozsah funkcí e-spis LITE je pro uživatele dostačující. ANO 79 45% SPÍŠE ANO 84 48% SPÍŠE NE 13 7% NE 0 0% 11. Co byste uvítali ve spisové službě? Nejčastěji byla požadována funkce evidence poštovného, cenin což v tuto chvíli řeší verze 2.3.3, která je na MSK již instalovaná. Další častý uživatelský požadavek je integrace na školský systém Bakaláři zde by byla nutná integrace se spisovou službou e-spis LITE, tato funkcionalita nebyla v požadavcích MSK na implementaci hostované spisové služby. Další opakované požadavky na e-spis LITE nebyly vzneseny viz příloha č Zpřehlednila Vám elektronická spisová služba administrativu? Nejčastěji uživatelé odpovídali spíše ano, z toho se dá vyvodit výsledek, že spisová služba splnila očekávání a zpřehlednila pracovní agendu organizací dotazník 2011.docx FO z 25

6 ANO 27 15% SPÍŠE ANO 78 44% SPÍŠE NE 51 29% NE 20 11% 13. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? - Dostatečná informovanost před spuštěním projektu Z hodnocení vyplývá skutečnost, že uživatelé byli dostatečně informovaní o plánovaných fázích na projektu implementace. Celkově je informovanost na projektu z pohledu součinnost MSK, informace o novinkách, součinnost ICZ, hodnocena velice kladně % % % 4 9 5% 5 7 4% 01 dotazník 2011.docx FO z 25

7 14. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? - Součinnost Moravskoslezského kraje % % % 4 3 2% 5 1 1% 15. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? - Průběžná informovanost o plánovaných novinkách % % 4 2 1% 5 3 2% 01 dotazník 2011.docx FO z 25

8 16. Byla pro Vás implementace (nasazení) spisové služby vyhovující? - Součinnost ICZ % % % 4 1 1% 5 5 3% 17. Zúčastnili jste se úvodního školení? Úvodního školení se zúčastnili téměř všichni uživatelé, z této skutečnosti lze vyvodit fakt o tom, že implementace hostované spisové služky vnímána jako důležitý projekt tudíž je zřejmé že všichni uživatelé byli od začátku dobře informováni o probíhajících aktivitách, což se také projevilo v kladném hodnocení součinnosti v předchozí otázce. ANO % NE 4 2% 01 dotazník 2011.docx FO z 25

9 18. Uvítali byste navazující konzultace? O následné konzultace je zájem, uživatele se s postupným seznámením dostávají do hlubší problematiky v oblasti legislativy v návaznosti na spisovou službu e-spis LITE ANO % NE 25 14% 19. Využíváte uživatelskou dokumentaci a e-learningová videa? Veškeré manuály jsou nezbytnou součástí implementace projektu hostované spisové služby, v souhrnném vyhodnocení je vidět již znalost aplikace, protože uživatelská dokumentace přestává být využívána ANO % NE 73 41% 20. Jste spokojeni se službami uživatelské podpory? (HelpDesk) 01 dotazník 2011.docx FO z 25

10 Největší část dotazovaných uvedla, že služby HD zatím nebylo využito, což nasvědčuje faktu, že školení uživatelů a následné konzultaci vedou k dobré znalosti produktu, ti kteří již službu HD využili, jsou ve většině případů s jejím poskytováním spokojeni ANO 45 26% SPÍŠE ANO 58 33% SPÍŠE NE 4 2% NE 3 2% NEVÍM, ZATÍM JSEM NEVYUŽIL 66 38% 21. Doporučili byste spisovou službu e-spis LITE dalším organizacím? Vzhledem k tomu že 65 % odpovídajících uvedlo že by spisovou službu doporučilo dalším, lze dojít k závěru, že spisová služba je ze strany organizací vnímána jako užitečný nástroj pro správu dokumentů ANO % NE 50 28% 01 dotazník 2011.docx FO z 25

11 22. Chcete nám něco sdělit? Nejvíce odpovědí byl požadavek na zjednodušení práce s aplikací, celkově se objevili jak kladné tak neutrální reakce k projektu. viz příloha č Název organizace V aplikaci e-spis LITE je nakonfigurováno celkem 238 organizací z toho je 226 v ostrém provozu, dotazník vyplnilo a zaslalo 176 organizací Seznam dotazovaných organizací viz příloha č Počet odpovědí za den Přehled jak se vyvíjelo dotazníkové šetření, organizace většinou zareagovaly do 14 dnů Závěr Z dotazníkového šetření je patrno, že z pohledu funkcionality i uživatelské spokojenosti je projekt hostované spisové služby od ICZ vnímán jako důležitý projekt a celkově je hodnocen velice kladně. Z dotazníkové šetření vyšly drobné požadavky jak na vývoj aplikace tak úpravu funkcionality tyto požadavky budou nadále hodnoceny a zpracovány. Děkuji za spolupráci při realizaci dotazníkového šetření Zapsal Jana Jenčová Datum Podpis 01 dotazník 2011.docx FO z 25

12 Příloha č. 1 souhrn odpovědí na otázku č. 1, Kolik dokumentů měsíčně evidujete ve spisové službě? 50, 50, 20, 30, 50, 29, 15, v průměru 60, 60, 130, v průměru 65 měsíčně, , 60, 15, 51, 30, 50, 70, 120, v průměru 68, 190, 30, 30, 100, 200, 30, 20-30, 80, 95, 60, 25, 52, 52, 52, 150, 170, 25, 30, 50, 210, 35 (průměr za období 09-11/2011), 45, 130, 9, cca 35, 20, 20, 60, 80, 20, , 15, 100, 20, v průměru 70, 60, 200, 10, 10, 65, 10, 40, 49, 200, 15, 115, 60, 50, 15,10, 180, v průměru 25, cca , 15, 90, 6, 15, 20, 19, 55, 60, cca , 10, 15-20, 30, 2, 20, 60, 60, 162, 5, 5, 5, 20-30, průměr roční 100, od 1.9 do = 174, 35, 20, 290, 350, 30, 30, 80, 50, cca 40, 190, 200, 200, 5, 38, prozatím 7, 20, 20, 86, 20, 50, 30, 40, , 30, 35, 10, 26, 35, 97, 30, 400, měsíčně 173, celkem k dnešnímu dni 692, 10, 40, měsíčně 173, celkem k dnešnímu dni 692, 30, 20, 400, 30, 200, 20, 20, 90, 38, 110, 50, 60, 10, 300, různě 50, 60, 70, cca 250, 30, 20, 150, 200, 50, 30, 20, 550, 70, , 200, 90, cca 250, 90, 60, 60, 50, 122, 7, 10, , 74, 60, 40-50, 10 Příloha č. 2 souhrn odpovědí na otázku č. 2, Kolik z toho je datových zpráv 5, 15, 3, 2, 5, 7, 5, průměrně 18, 5, 2, ,10,6, 2, 0-1, 1, 30, 7, 30, 3, v průměru 4, 20, 2, 5, 10, 15, 1, 10-15, 3, 5, 17, 3, 0-2, 8, 8, 8, 10, 30, 7, 8, 14, 15, 17, 5, 10, , cca 5, 9, 40, 5, 30, 2, , 10, 7,5,1, průměrně 3, 10, 10, 0-1, 1, 5, 2, 6, 6, 2, 2, 3, 8, 5, , 1, 6, v průměru 4, cca 7, 5, 6, 5, 1, 5, 4, 3, 5, cca 7, 1, 2, 1, 6, 8, 5, 3, 2, 2, = 7, 3, 3, 11,, 3, 3, 11, 30, 9, 9, 4, 1, 5, 10, 14, 15, 25, 2, 5, 2, 5, 5, 2, 3, 4, 4, 2, 1, 10, 5, 1, 5, 5, 4, 18, 19, 3, 19, 19, 2, 5, 18, 8, 3, 1, 7, 7, 7, 6 měsíčně, 10, 5, 1, 10, 30, 5, 5, 10, 10, 10, 5, 2, 2, 7, 10, 10, 7, 30, 8, 30, 30, 3, 61, 3, 1, 5, 3, 1 Příloha č. 3 Souhrn odpovědí na otázku č. 11, Co byste uvítali ve spisové službě? Popis požadavku na novou funcionalitu - Funkci poštovného. - Propojení se systémem Bakalář z důvodu duplicitního navádění uchazečů, a sice do spisové služby a znovu do systému Bakalář, což bude časově hodně náročné a v podstatě zbytečná dvojí práce. - možnost propojení s ovou korespondencí 01 dotazník 2011.docx FO z 25

13 - Blíží se přijímací řízení, bude chodit velké množství přihlášek, tzn. stejný druh dokumentu (věc), téměř vždy stejný počet příloh, stejný spisový znak, stejný způsob vyřízení. Pokud budu zadávat kazdou přihlášku zvlášť, nebudu schopna stihnout vykonávat ještě další pracovní povinnosti, uvítala bych tedy možnost nějaké duplikace záznamu, popřípadě nějaké hromadné zadání s doplněním patřičných údajů odesílatele. - Při zapsání názvu města by se mělo zároveň automaticky dotáhnout směrovací číslo, které by se nemuselo zapisovat zvlášť. - Evidenci cenin - Lepší třídění adres (okruhy) např. podle přijímacího řízení 1. a 2. termín, podle rodičů, sponzorů a pod., vedení poštovného-známky, schází jednoduchý tisk štítků na obálky v podatelně, program je zbytečně složitý pro školy, kde všechny činnosti vykonává jeden člověk - přeposílání si dokumentů z moje dokumenty, všechny dokumenty a podatelna zabírá zbytečně moc času a je to nepřehledné. - Jednoduchost, duálnost s písemnou podobou - Je problém s nahráváním změn ve spisovém plánu - Žádné. Jsou dostačující. - Možnost evidence cenin. - Méně "překlikávání" mezi jednotlivými kroky-úkony. - chybí mi zde možnost nastavení způsobu doručení či odeslání: elektronicky (např. výpisy z e-banky, vyplněný elektronický formulář atd.) - Možnost doplnění nového spisového znaku a adresy příjemce přímo v aplikaci spisové služby. - Propojení mailů - V současné době nemám žádné návrhy. - Adresář rozdělený do skupin FO, PO, OVM, PFO - - možnost výběru z historie v záložce "věc" - často opakující se text dokumentů - možnost třídění dokumentů a spisů do složek - jako u u rozdělení pošty podle odesílatele (například název složky " žádost o přijetí" - a tam založit veškeré dokument - jednodušší a srozumitelnější - Spolupráci s programem Bakalář. - evidence známek, možnost odesílání jednoho dokumentu na více adresátů včetně záznamů do podacího deníku - zatím je doba velice krátká, ale přivítala bych větší přehlednost, tvorbu složek (nikoliv spisu) pro třídění dle druhů písemností - nevím, zdá se mi dostačující - kdyby se u dokumentů odesíláných doporučeně mohl poštovní podací arch tisknout už i s adresami adresátů a ne jen čistý 01 dotazník 2011.docx FO z 25

14 - Není potvrzení z datové schránky o doručení, v podacím deníku se neukazuje způsob odeslání (např. poštou doporučeně, nebo doporučeně s dodejkou atd.), špatné ovládání adresáře a spisových znaků apod. - Nelze vést evidenci poštovních cenin. - žádné - vedení cenin - evidence poštovních známek - Nevím zda by to bylo možné, ale ve školách se tvoří i objednávky, které se číslují. Kdyby bylo možné ve spisové službě číslovat ještě další číselnou řadou, tak by se mohla využívat např. pro objednávky. - Evidování cenin - Pro naši organizaci (řadíme se k menším org.) je dosud ESP zatěžující, SP v papírové podobě byla dostačující a vyhovující - nic mě momentálně nenapadá - hodnota vyplacených dopisů-známky - - evidence poštovních známek /automatické odepisování ze zásob, ne jen zápis známek/ - tisk adres na obálky hromadně před odesláním - automatické psaní velkých písmen na počátku slov /jméno, adresa/ - snadnější vyhledávání v adresáři /adresa ńaskočí př - Nevím zda by to bylo možné, ale ve školách se tvoří i objednávky, které se číslují. Kdyby bylo možné ve spisové službě číslovat ještě další číselnou řadou, tak by se mohla využívat např. pro objednávky. - evidence poštovních známek - Pro mne nevyhovující, zdržuje při práci. nejsem s ní spokojená.nemám žádný návrh. - Pro mne nevyhovující, zdržuje při práci. nejsem s ní spokojená.nemám žádný návrh. - zjednodušení, složité a zdlouhavé přepínání mezi okny, nepřehledné - evidenci cenin - Ponámku poštovné (v jaké výši). - evidenci poštovních známek přehlednost v podacím deníku!!!! načítání u - evidenci poštovních známek přehlednost podacího deníku!!! načítání u - přímé stahování ů z elektronické pošty 01 dotazník 2011.docx FO z 25

15 - Název dokumentu by bylo dobré vybírat z adresáře zvolených názvů. - kolonka na počet poštovních známek na jednotlivé dopisy - Adresář - možnost rozdělení do skupin, zobrazení adresy při napsání začátečních písmen adresy. Poštovné - nejen zápis poštovného u zásilky, ale evidence spotřeby známek, odepisování poštovného (jako podklad pro evidenci cenin a poštovného) - evidence poštovného - Funkcí tam je až moc. - prozatím vnikáme do nainstalovaných základů, nelze relevantně hodnotit. - automatické stahování z u - Beze změn. - přehlednost a srozumitelnost - 1. Než uložím nebo zaeviduji dokumet, chtěla bych vidět jeho číslo, protože pokud vytvářím dokument, tak jej musím nejprve zaevidovat. 2. Abych mohla opravit drobné chybky u již zaevidovaných dokumentů. 3. Nevím zda jsem se dívala dobře, ale potřebovala bych tiskovou sestavu, kde vytisknu všechny dokumenty ať vlastní nebo doručené za dané období. - Spisová služba mi přidala práci. Musím vést odeslanou poštu v excelové tabulce zvlášť podruhé pro evidenci poštovného. - Psaní velkých písmen na začátku řádku. Automatický výběr PSČ po zadání města. Při vypisování údajů možnost vybrat údaje, které už se zapsaly předtím. (např. Věc, Poznámka, Způsob vyřízení a další). Zápis stejných dokumentů, pouze jiný adresát - zjednodušit! Jakým způsobem (filtrem) zjistíme počet Informací poskytovaných ze zákona? (zákon o svobodném přístupu k informacím) - 2)V momentě kdy k doručenému dokumentu uložím odpověď na tento dokument -automaticky se mi utvoří spis, který již nelze vložit do dalšího spisu ikdyž bych jej ráda přiřadila do spisu k ostatním souvisejícím dokumentům...pokud by to šlo - bylo by to pro mne přehlednější. 1)Skartační plán neumožňuje dělení sekcí dle názvů - pou dle nepřehledných číselných řad 01 dotazník 2011.docx FO z 25

16 - Psaní velkých písmen na začátku řádku. Automatický výběr PSČ po zadání města. Při vypisování údajů možnost vybrat údaje, které už se zapsaly předtím. (např. Věc, Poznámka, Způsob vyřízení a další). Zápis stejných dokumentů, pouze jiný adresát - zjednodušit! Jakým způsobem (filtrem) zjistíme počet Informací poskytovaných ze zákona? (zákon o svobodném přístupu k informacím) - Provázaná evidence u. Tvorba korespondence (psaní dopisu-šablona) přímo ve spisové službě. - Seřazení spisů dle abecedy. - Možnost předání dokumentů více uživatelům bez toho, aniž by kopie byla zaevidována s novým sp.zn. - Propojení na program Bakaláři. - poštovné - Při vyhledávání spisové značky by byla vhodné, aby se při zadání prvních písmen objevila nabídka názvů. - - možnost zavření jednotlivých dokumentů "křížkem", jako je to běžné v jiných aplikacích (Word, Excell) - vylepšit opravu napsaného textu (nepodtrhovat slova, která jsou napsána správně) - zjednodušit vyhledávání - možnost seřazení dokumentů či spisů - 1. možnost evidence a tisku známek 2. možnost tisku odeslaných zpráv za určitý měsíc (ne jen pomocí pokročilého vyhledání - chybí zde přehled o způsobu odeslání) 3. možnost přidání přílohy k dokumenty přestože ho v dané chvíli nemám u sebe k vyřízení (např. předám dokument k vyřízení nadřízenému a přijde doplňující dokument, on mi musí předat ve spisové službě, já doplním a předám mu zpět - zbytečné, zdlouhavé) 01 dotazník 2011.docx FO z 25

17 - číslování řádků v deníku ( i při filtrování ) možnost barevného označení řádků v deníku tisk adres na obálky možnost současné volby způsobu zacházení při tisku podacího archu (např. na 1 podací arch současně doporučená a do vlastních rukou) nefunguje e- mailová podatelna - Možnost předání jednoho dokumentu více zpracovatelům bez toho, aniž by kopii bylo přidělena nový sp.zn. - Pro školy zvlášť mít možnost vést přijímací řízení ( správní řízení) a s tím spojené spisy ( spisy žáků-osobní složky). - přehled spotřeby známek za období přehled přijatých a odeslaných zpráv přes Datovou schránku - vzhledem k velikosti naší pobočky - přepočtený počet zaměstnanců - 9,, kde spisovou službu vykonává 1 pracovník - hospodářka, která má kumulovanou funkci a je zaměstnána na úvazek 0,75 není tato služba zcela vyhovující. Bez problému jsou zprávy datových schránek, tyto však docházejí v malém počtu. - Odesílání načtených ových souborů prostřednictvím spisové služby. Rychlejší otevírání souborů. Příloha č. 4 Souhrn odpovědí na otázku č. 22, Chcete nám něco sdělit? - Uvítala bych konzultaci Popis odpovědi - Dobrý den, ESSL používá v naši organizaci paní učetní. Vzhledem k situaci, že jsem ve funkci ředitele pouze čtyři měsíce, přivítal bych vstupní kurz do této problematiky. Vnímám tuto aplikaci jako pozitivní přínos pro svou budoucí práci. Domnívám se, že nebudu jediným vedoucím pracovníkem, který by o opakovaný vstupní kurz měl zájem. S pozdravem Mgr. Kamil Trávníček - ředitel ZUŠ Krnov 01 dotazník 2011.docx FO z 25

18 - Práce s jedním dokumentem (spisem) je příliš zdlouhavá, mnoho kroků, které je třeba provést, než spis uzavřu. Často je tento proces delší, než samotné reálné vyřízení věci, včetně napsání rozhodnutí. - Pro naše zařízení - zařízení školního stravování zcela zbytečna činnost navíc. - NE - Pro naši malou organizaci je vedení elektronické spisové služby zbytečnou přítěží, nikterak se tím nezrychlila ani nezpřehlednila administrativa, spíše naopak. Velmi bychom uvítali navazující konzultace, ovšem ne pro plný přednáškový sál se sledováním prezentace, ale pro menší skupinu, kdy by si mohla pracovnice práci s el.spisovou službou přímo vyzkoušet. - Před spuštěním projektu bych uvítala možnost prakticky si vyzkoušet jednotlivé kroky spolu se školitelem. Pokud však nyní něco nevím volám na HelpDesk a není problém s dovysvětlením apod. - Při školení bylo téměř vše jasné a jednoduché. Až každodenní používáním jsem pochopila logigu a provázanost jednotlivých funkcí. Vím, že by to nebylo snad ani proveditelné, ale přivítala bych více názornou ukázku od registrace dokumentu, přes jeho přílohy, vytvoření spisu, vkládání do spisu přímo v praxi. - Práce s datovou schránkou je na 1* - velmi pohodlná a rychlá - Videoprojekce pro začátečníky jsou nicneříkající. - Protože obsluha spisové služby na škole má již pokročilý věk, je nutné praktické školení ne forma masových akcí. S praktickými školeními jiných aplikací, např. platovými, či pedagogickými máme vynikající zkušenosti. Je velmi problematické zjistit informace jak odstranit problémy či, jak spravně nastavit funkce aplikace. Při ovém dotazu nám nebylo odpovězeno. - Myslím si, že pro naši organizaci je tento systém zbytečně složitý, učitě by stačila jednodušší verze. Máme program "Bakalář",kde jsou adresy všech zákonných zástupců, je zde možnost tisku obálek i pozvánek - pro přiřazení čísla jednacího ze spisové služby v podstatě dvojnásobná práce. - Pro malé organizace - školy je spisová služba velkou zátěží v již tak velké spoustě dalších administrativních úkolů a malému počtu pracovníků. Spisovou službu bychom tedy doporučili spíše pro velké organizace. - počet zpráv 162 je stav v listopadu, v měsících přijímacího řízení bude samozřejmě mnohem vyšší - Pro školy bylo nevhodně vybrané datum pro spuštění spisové služby e-spis LITE dnem Složitá práce se spisy - při odpovědi se spis uzavře, jak do něj vložit další doklady např. při přijímacím řízení. Pokud budou mít jiná j.č. nevytiskne se sběrný arch kompletní. Zdlouhavé zadávání spisových značek, proč nejde značka rovnou vypsat- seznam by měl být pomocný. Proč se musí zadávat dvakrát ID a heslo při stahování a evidenci datových zpráv - zdržuje. Proč při otevření okna dokladu, zprávy nelze v jednom okně doklad vyřídit, uložit do spisu prostě s ním udělat vše potřebné najednou. Pokud na škole obsluhuje spisovou službu jeden člověk je to složité a zdlouhavé.přílohy zatím do el. spis. služby neukládáme - nemáme techniku a nedovedu si představit skenování a administrativu kolem přijímacích zkoušek. - navrhuji konzultaci o hlavních prázdninách v přípravném týdnu 01 dotazník 2011.docx FO z 25

19 - V porovnání s dříve používanou elektronickou evidencí pošty (TOMSYSTEM) je tato spisová služba nepřehledná a zbytečně složitá při provádění jednotlivých úkonů a přitom ještě neposkytuje všechny potřebné služby. Propojení s datovou schránkou práci zjednodušilo. - Pro školu, kde elektronickou spisovou službu musí používat jeden člověk, (referentka) je to zbytečně komplikované a časově náročné. - Jsme ve stádiu učení se, testování a v podstatě objevování toho, co vlastně program nabízí,umí a jak s nabízeným menu pracovat. Není to pro nás jednoduché zejména z důvodu časové náročnosti. Každé nové kliknutí je v podstatě objevem nových nepoznaných, " překvapivých" skutečností. Děláme vše pro to, abychom si program v testovacím období osvojili.snad to zvládneme. - Spisová služba je určitě velkou pomocí pro velké organizace, úřady apod. Pro malé školy, kde vyřizuje poštu zpravidla sekterářka nebo hospodářka není služba zcela využívána (nevyužijeme rozsah nabízených možností spisové sl.) Určitě bych spisovou službu doporučila velkým organizacím pro přehlednost a usnadnění hledání přijaté i odeslané pošty. - Práce se spisovou službou je zbytečně složitá a zdlouhavá. Také číslování dokumentů je zvláštní-jeho číslo se zobrazí až po uložení, což někdy mate. - Teprve jedeme zkušební provoz, s ostrým od , takže zkušeností jsou nevelké. Proto i některé reakce výše jsou spíše dohadem. - Na otázku zda mi spisová služba zpřehlednila administrativu jsem odpověděla spíše ne, věřím že po nějakém čase tento názor přehodnotím a bude mi nové zpracování pošty vyhovovat. - Nefungují e-learningová videa na webu. - Jinou elektronickou spisovou službu jsme používali na Vyšší odborné škole a Hotelové škole, Opava, Tyršova 34, p.o. již od , od jsme přešli na e-spis LITE současně se vznikem nové školy a to Střední školy hotelnictví a služeb a Vyšší odborné školy, Opava, p.o. HelpDesk jsme prozatím nevyužili, pokud se nám vyskytne problém, řešíme toto operativně s naším administrátorem, který je současně ICT pracovník. - Navazující konzultace bych uvítala k ověření způsobu použití el.spis.služby a maximálním využití všech jejich funkcí - ověření si co vše dělám v el.spis.službě správně, co ne a co ještě lze využít v el.spis. službě. - Jinou elektronickou spisovou službu jsme používali na Vyšší odborné škole a Hotelové škole, Opava, Tyršova 34, p.o. již od , od jsme přešli na e-spis LITE současně se vznikem nové školy a to Střední školy hotelnictví a služeb a Vyšší odborné školy, Opava, příspěvková organizace Help desk jsme prozatím nevyužili, pokud se nám vyskytne problém, řešíme toto operativně s naším administrátorem, který je současně ICT pracovník - Nefungují e-learningová videa na webu. - Vzhledem k tomu, že jsme relativně malá organizace, tak zatím nedokážu posoudit (nebo využít) výhody e-spis LITE. Zatím je to pro nás stále nic moc nepřinášející produkt. Na práci s ním bychom potřebovali samostatného referenta, který by měl čas se s programem řádně seznámit a dokázal by jej efektivně využívat dotazník 2011.docx FO z 25

20 - požadavek na jiný druh proškolení přímých uživatelů - každý u svého PC s lektorem, který jim "povede ruku" - Děkujeme za spolupráci a přejeme hezké a klidné vánoce všem z e-spis LITE. - Jako mínus ESS vnímám časovou náročnost scanování dokumentů, zvláště v období přijímacího řízení (až 900 přihlášek ke studiu) toto bude náročné (funkci podatelny zajišťuje sekretářka ředitele školy). - Nutnost opakovaného zadávání hesla k datové schránce. - ne - Elektronická spisová služba je skvělá pokud se v organizaci používá jednotný způsob zápisu hesel k dokumentům, podle kterých je pak možno vyhledávat. Myslím, že je ale nastavena správně a průběžné doplňování funcí a dolaďování nedostatků ji dělá velmi důležitým pomocníkem každé organizace. - Dle našeho názoru původní způsob evidence podacího deníku byl pro naši organizaci méně časově náročný, přehlednější a dostačující. - Jako mínus ESS vnímám časovou náročnost - scanování dokumentů, zvlášť v období přijímacího řízení (přihlášky - velké množství). Funkce podatelny je kumulována s funkcí sekretářky ředitele školy. - V přijímání datových zpráv se musíme několikrát přihlašovat. - Spisová služba je výhodná a přehledná. Hodí se však zejména pro větší a zejména velké organizace, kde se bez ní neobejdou. Velkým organizacím spisovou službu jednoznačně doporučuji. Pro organizace našeho typu (200 žáků a přepočtený počet zaměstnanců 9)není tato služba nejvýhodnější - Dokument "Úvod do elektronických spisových služeb..." by měl být mnohem podrobnější. Chybí vysvětlení zkratek. Byl problém s vložením spisového řádu. - Krátký časový interval trvání spisové služby po přerušení práce. Nutné neustálé přihlašování a odhlašování. Brzká doba pro podrobnější hodnocení. Od nebylo možno vyzkoušet všechno. Možnost zasílání informací o aktualizacích a novinkách em. Příloha č. 5 Seznam organizací, které odpovídaly v dotazníkovém šetření Název organizace - Střední škola, Havířov-Šumbark, Sýkorova 1/613, příspěvková organizace - Gymnázium, Ostrava-Hrabůvka, příspěvková organizace - Základní škola, Hlučín, Gen. Svobody 8, příspěvková organizace - ZUŠ Krnov, příspěvková organiizace - Střední zdravotnická škola Frýdek-Místek, příspěvková organizce - Pedagogicko-psychologická poradna,opava,příspěvková organizace 01 dotazník 2011.docx FO z 25

21 - Základní umělecká škola, Rýmařov,Čapkova 6, příspěvková organizace - Střední škola technická, Opava, Kolofíkovo nábřeží 51, příspěvková organizace - Obchodní akademie, Český Těšín, Sokola Tůmy 12, příspěvková organizace - Muzeum v Bruntále, příspěvková organizace - Základní umělecká škola, Ostrava - Poruba, J. Valčíka 4413, příspěvková organizace - SŠ, Havířov-Prostřední Suchá, p.o. - Gymnázium Olgy Havlové - Základní umělecká škola, Bruntál, nám. J. Žižky 6, příspěvková organizace - Zařízení školního stravování Matiční dům Opava - Základní škola při zdravotnickém zařízení a Mateřská škola při zdravotnickém zařízení, Klimkovice, p.o. - Domov Březiny, příspěvková organizace - Základní škola, Město Albrechtice, Hašlerova 2, příspěvková organizace - Zámek Dolní Životice, p.o. - Pedagogicko-psychologická poradna Frýdejk-Místek - Wichterlovo gymnázium, Ostrava-Poruba, příspěvková organizace - Nový domov, příspěvková organizace - Gymnázium Petra Bezruče, Frýdek-Místek, příspěvková organizace - Gymnázium a SPŠ, Nový Jičín - Muzeum Těšínská, p.o. - ŠŠED Frýdek-Místek, p.o., Pionýrů 2069, Frýdek-Místek - ZUŠ B. Smetany, Karviná-Mizerov - Gymnázium, Rýmařov, příspěvková organizace - Matiční gymnázium, Ostrava, p.o., Dr. Šmerala 25, Ostrava - Sportovní gymnázium Dany a Emila Zátopkových - Střední průmyslová škola, Ostrava - Vítkovice, příspěvková organizace - Gymnázium, Hsvířov-Město, Komenského 2, příspěvková organizace - ZUŠ Opava, Solná8, p.o. - Sírius,příspěvková organizace - Sírius,příspěvková organizace - Sírius,příspěvková organizace - Střední škola, Základní škola a Mateřská škola, Frýdek-Místek, příspěvková organizace - Střední škola, Bohumín, příspěvková organizace - Střední zdravotnická škola, Karviná - Základní škola, Rýmařov, Školní náměstí 1, p.o. - Masarykova střední škola zemědělská a Vyšší odborná škola, Opava, příspěvková organizace, Purkyňova 12, , Opava - Obchodní akademie a VOŠS - Gymnázium Františka Živného, Bohumín, Jana Palacha 794, příspěvková organizace - Střední průmyslová škola, Karviná, příspěvková organizace 01 dotazník 2011.docx FO z 25

22 - Střední průmyslová škola, Bruntál,p.o. - Mateřská škola logopedická, Ostrava-Poruba, Na Robinsonce 1646, příspěvková organizace - Gymnázium, p.o., Krnov - Dětský domov Janovice u Rýmařova - Střední škola stavební a dřevozrpacující, příspěvková organizace, Ostrava - Gymnázium Karviná - Domov Duha, přísp.org. - ZUŠ J.R.Míši, Orlová - OU a PrŠ Nový Jičín - Střední zdravotnická škola a Vyšší odborná škola zdravotnická, Ostrava, p.o. - Gymnázium, Havířov - Podlesí, příspěvková organizace - OA Opava - ZUŠ Rychvald - Obchodní akademie, Ostrava-Poruba, p. o. - Gymnázium a SOŠ, Frýdek-Místek, Cihelní 410, p.o. - Střední odborná škola, Frýdek-Místek,příspěvková organizace - ZUŠ Jablunkov - Základní umělecká škola, Hlučínská 7, Ostrava-Petřkovice, příspěvková organizace - Střední průmyslová škola stavební,opava, příspěvková organizace - ZUŠ Bílovec, Pivovarská 124, příspěvková organizace - ZUŠ Ostrava - Moravská Ostrava, Sokolská třída 15, příspěvková organizace - Střední průmyslová škola elektrotechniky a informatiky, Ostrava, příspěvková organizace, Kratochvílova 7, Ostrava-Moravská Ostrava, Střední škola zemědělská, Český Těšín, p. o., Tyršova 611/2, Český Těšín - Základní umělecká škola Pavla Kalety, Český Těšín, příspěvková organizace - Domov Příbor, příspěvková organizace - Domov Bílá Opava, příspěvková organizace - Jazykové gymnázium Pavla Tigrida,p.o. Ostrava-Poruba - Základní škola, Příbor, Dukelská Základní umělecká škola Heleny Salichové,Ostrava - Polanka n/o, 1.května 330, příspěvková organizace - Střední škola elektrotechnická, Ostrava, Na Jízdárně 30, příspěvková organizace - Základní škola, Ostrava-Hrabůvka, U Haldy 66, příspěvková organizace - Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, p.o. - Mateřská škola Klíček, karviná-hranice, Einsteinova Benjamín,Petřvald - Pedagogicko-psychologická poradna, Nový Jičín, příspěvková organizace - ZUŠ Leoše Janáčka, Havířov - Centrum psychologické pomoci, p.o. - ZŠ,Bílovec,Wolkerova 911, PO - Střední škola, Šenov u Nového Jičína, p.o dotazník 2011.docx FO z 25

23 - Střední škola řemesel a služeb, Školní 2, Havířov-Šumbark - Střední škola společného stravování, Ostrava-Hrabůvka, p.o. - Pedagogicko-psychologická poradna, Karviná,k p.o. - MŠ pro zrakově postižené, Havířov - Město, Mozartova 2, příspěvková organizace - Domov mládeže a Školní jídelna-výdejna,ostrava-hrabůvka,krakovská 1095.P.O. - Základní škola, Kopřivnice, Štramberská SOŠ waldorfská, Ostrava, p.o. - Gymnázium, Český Těšín, příspěvková organizace - Gymnázium Třinec - Střední průmyslová škola, Obchodní akademie a Jazyková škola s právem státní jazykové zkoušky, Frýdek-Místek, příspěvková organizace - Základní umělecká škola Viléma Petrželky - Základní škola, Frenštát pod Radhoštěm, Tyršova 1053, příspěvková organizace - Základní škola, Frenštát pod Radhoštěm, Tyršova 1053, příspěvková organizace - SOU stavební, Opava, příspěvková organizace - Gymnázium Hladnov a JŠ, Ostrava,p.o. - Základní škola, Orlová - Lutyně, Polní 963, příspěvková organizace - Základní umělecká škola Václava Kálika, Opava, Nádražní okruh 11, příspěvková organizace - Náš svět, příspěvková organizace - SŠ, ZŠ a MŠ, Karviná, příspěvková organizace - SŠ Vítkov-Podhradí,p.o. - Střední škola Vítkov-Podhradí, p.o. - Galerie výtvarného umění v Ostravě - Základní umělecká škola, Bohumín - Nový Bohumín, Žižkova 620, příspěvková organizace - Obchodní akademie a Střední zemědělská škola, Bruntál, příspěvková organizace - Gymnázium Mikuláše Koperníka,Bílovec,př.org. - Střední škola gastronomie, oděvnictví a služeb, Frýdek-Místek, příspěvková organizace - Základní škola, Ostrava - Zábřeh, Kpt. Vajdy 1a, příspěvková organizace - Střední škola technických oborů, Havířov-Šumbark, Lidická 1a/600 - ZUŠ dr. L. Janáčka, Ostrava-Vítkovice, přísp. org. - Základní umělecká škola Edvarda Runda, Ostrava - Slezská Ostrava, Keltičkova 4, p.o. - Základní škola,bruntál, Rýmařovská 15,příspěvková organizace - Marianum, přísp. org. - Marianum, přísp. org. - Střední umělecká škola, Ostrava, příspěvková organizace - Gymnázium, Vítkov - SŠPU Opava - Gymnázium, Bruntál, příspěvková organizace Bruntál 01 dotazník 2011.docx FO z 25

24 - Domov Odry, příspěvková organizace - ZUŠ Vítkov - ZUŠ J.R.Míši, Orlová - Střední škola zemědělství a služeb, Město Albrechtice, příspěvková organizace - Základní škola,ostrava-přívoz,ibsenova 36,příspěvková organizace - ZUŠ Příbor - Základní umělecká škola, Klimkovice, Lidická 5, příspěvková organizace - Základní škola,ostrava-přívoz,ibsenova 36,příspěvková organizace - Gymnázium a SOŠ, Orlová-Lutyně, p.o. - Gymnázium, Bruntál, příspěvková organizace - VOŠ, SOŠ a SOU Kopřivnice - Střední škola hotelnictví a služeb a Vyšší odbornáí škola, Opava, příspěvková organizace - ZUŠ Město Albrechtice, Tyršova 1 - Základní škola a Mateřská škola Nový Jičín, příspěvková organizace - Střední škola hotelnictví a služeb a Vyšší odborná škola, Opava, příspěvková organizace - ZUŠ P. J. Vejvanovského Hlučín - SPŠ stavební, Havířov, p.o. - VOŠ, SOŠ a SOU Kopřivnice - ZŠ pro sluch.postiž. a MŠ pro sluch. postž. Ostrava-Poruba - Střední škola techniky a služeb, Karviná, příspěvková organizace - Základní umělecká škola Třinec, Třanovského 596, příspěvková organizace - ZŠ, Vítkov, nám. J. Zajíce č. 1, příspěvková org. - SŠ - Gymnázium Frýdlant nad Ostravicí - Domov Paprsek, příspěvková organizace - Domov Vítkov, přísp. organizace - Základní škola a Mateřská škola Motýlek, Smetanova 1122, Kopřivnice, p.o. - Základní umělecká škola, Ostrava-Muglinov, U Jezu 4, příspěvková organizace - Střední škola hotelnictví a gastronomie Frenštát p. R. - Střední škola průmyslová, Krnov, Soukenická 21 - Střední škola prof. Zdeňka Matějčka, Ostrava-Poruba, 17. listopadu 1123, příspěvková organizace - Muzeum Novojičínska, p.o. - Základní umělecká škola, Frenštát p. R., Tyršova 955, příspěvková organizace - Střední průmyslová škola chemická akademika Heyrovského a Gymnázium, Ostrava, příspěvková organizace - Střední škola služeb a podnikání, Ostrava-Poruba, příspěvková organizace - Domov Vítkov, přísp. organizace - Obchodní akademie Orlová, p. o. - Základní umělecká škola Eduarda Marhuly Ostrava - Mariánské Hory, Judební 6, příspěvková organizace 01 dotazník 2011.docx FO z 25

25 - Pedagogicko-psychologická poradna Ostrava - Střední škola přírodovědná a zemědělská Nový Jičín - Domov Hortenzie, p.o. Frenštát pod Radhoštěm - Střední škola, Základní škola a Mateřská škola, Třinec, Jablunkovská 241, příspěvková organizace - Janáčkova konzervatoř a Gymnázium v Ostravě - Střední škola prof. Zdeňka Matějčka, Ostrava-Poruba, 17. listopadu Zš speciální a Mš speciální Nový Jičín, Komenského 64 - Fontána, příspěvková organizace, Celní 3, Hlučín - Fontána, příspěvková organizace, Celní 3, Hlučín - Střední zahradnická škola,ostrava,příspěvková organizace - Domov Pohoda, p.o., Okružní 16, Bruntál - Základní umělecká škola J. A. Komenského, Studénka, příspěvková organizace - Základní umělecká škola Hradec nad Moravicí - Základní škola, Ostrava-Mariánské Hory, Karasova 6, p. o. - Základní škola a Mateřská škola, Frýdlant nad Ostravicí, Náměstí 7, příspěvková organizace - SOŠ a SOU podnikání a služeb, Jablunkov, Školní Masarykovo gymnázium, Příbor, příspěvková organizace - Gymnázium s polským jazykem vyučovacím 01 dotazník 2011.docx FO z 25