Pečovatelská služba OASA Opava Provozovatel: Pečovatelská služba OASA Opava o.p.s. Sídlo: Raduň, Poštovní 239, 74761, IČ 26839857, Spisová značka: O 181 vedená u rejstříkového soudu v Ostravě Číslo registrované sociální služby: 3941485 Standard č. 6 Dokumentace o poskytování sociálních služeb Vnitřní směrnice ke standardu č. 6 Účinnost od 1.1. 2012-1 -
Organizační uspořádání účetní jednotky: Vypracovala: Mgr. Barbora Kreuzigerová Mgr. Eva Novotná Kontrolovali: Pavla Včulková MUDr.Petr Slaný Datum vydání: 31. 12. 2011 Datum aktualizace: 1.5.2015 Schválila: Pavla Včulková Účinnost od: 1. 1. 2012 Závaznost: zaměstnanci PS Metodické vymezení: směrnice Počet stran: 5 Přílohy: - 2 -
Kritérium dle vyhlášky č. 505/2006 Sb. a) Poskytovatel má písemně zpracována vnitřní pravidla pro zpracování, vedení a evidenci dokumentace o osobách, kterým je sociální služba poskytována, včetně pravidel pro nahlížení do dokumentace; podle těchto pravidel poskytovatel postupuje; b) Poskytovatel vede anonymní evidenci jednotlivých osob v případech, kdy to vyžaduje charakter sociální služby nebo na žádost osoby; c) Poskytovatel má stanovenu dobu pro uchování dokumentace o osobě po ukončení poskytování sociální služby. Dokumentace o poskytování sociální služby 1. Cíl Naše organizace zpracovává o zájemcích o sociální službu a uživatelích sociální služby informace, které jsou stanovené v zákoně a jsou nezbytně nutné pro poskytování sociální služby. Jelikož vzhledem k charakteru služby není možné vést anonymní dokumentaci, shromažďuje Pečovatelská služba OASA Opava, nezbytně nutné osobní údaje uživatelů, kterým poskytuje sociální službu. Tyto osobní údaje uživatelů spolu s dalšími informacemi o nich shromažďuje v osobních dokumentacích uživatelů. Tato vnitřní směrnice upravuje nakládání s osobními údaji uživatelů a s dokumentací o nich. Písemný souhlas se shromažďováním a zpracováváním osobních údajů je obsažen ve smlouvě o poskytování sociální služby, kterou Pečovatelská služba OASA Opava s uživatelem uzavřela. Navíc je podepsán jako samostatný písemný dokument, který je součástí spisové dokumentace uživatele. Pečovatelská služba OASA Opava nakládá s takto získanými osobními údaji dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů, ve znění pozdějších předpisů. Poskytovatel sociální služby se zavazuje s těmito údaji nakládat v souladu s platnými právními předpisy a užívat je pouze v rozsahu nezbytném pro naplnění účelu, pro který jsou tyto údaje získávány. Poskytovatel využívá údaje pro svou vnitřní potřebu, zejména pro vyhodnocování možných rizik, sledování kvality služeb a spokojenosti uživatelů. Vnitřní směrnice Dokumentace o poskytování sociální služby je dostupná u sociální pracovnice a ředitelky organizace. 2. Zpracovávané údaje Pečovatelská služba OASA Opava při zajišťování své činnosti využívá jen nezbytně nutné osobní údaje uživatelů, a to: sociální agendu agendu plánů péče Pracovníci, kteří odpovídají za zpracování jednotlivých agend, jsou prokazatelně při nástupu do zaměstnání seznámeni s předpisy a pravidly, které souvisejí s nakládáním s důvěrnými informacemi a podpisem smlouvy se zavazují tyto pravidla a předpisy dodržovat. Všichni pracovníci jsou povinni zachovávat mlčenlivost vzhledem k ochraně osobních údajů a důvěrných informací o uživateli, s výjimkou případů, kdy: Skutečnost sdělují se souhlasem uživatele (písemný souhlas). Byli této povinnosti zproštěni nadřízeným orgánem v důležitém státním zájmu (soud, policie, soudní příkaz atd.). - 3 -
Podléhají oznamovací povinnosti (ÚP ČR a jeho krajská pobočka, ČSSZ, opatrovnický soud, notářství, institut praktických lékařů, specializované lékařské zařízení). Kdy s pověřením zastupují uživatele při jednání, jehož charakter si osobní údaje vyžaduje (svéprávně omezený, nechápe souvislost dané věci, nerozumí danému obsahu, nepamatuje si, stařecká demence, Alzheimerova choroba). 3. Po zahájení poskytování pečovatelské služby jsou každému uživateli založeny osobní spisy. Součástí osobního spisu uživatele je: Sociální dokumentace Plán péče Dokumentace zápisů z mimořádných událostí 4. Sociální dokumentace Sociální agendu spravuje sociální úsek (sociální pracovník) a ke spisům mají přístup sociální pracovník, pracovníci v sociálních službách, dispečerka provozu a ředitelka Pečovatelské služby OASA Opava. Všechny spisy obsahují Žádost o poskytování sociální služby, kopii Soudního rozhodnutí o omezení svéprávnosti, kopii Usnesení o ustanovení opatrovníka, kopie Plných mocí, Záznamy z jednání se zájemcem o službu, Osobní profily uživatelů, Smlouva a dodatky o poskytování pečovatelské služby a všechny informace, které jsou v kompetenci sociálního úseku. 5. Záznam o průběhu sociální služby Součástí spisové dokumentace uživatele je také Záznam o provedení pečovatelské služby. Tyto písemné záznamy budou však vedeny jen do června roku 2015, jelikož poté se veškeré provedené úkony u uživatele budou evidovat elektronicky přímo do programu ORION. Je možné však na požádání tyto provedené úkony uživatele vytisknout. Do těchto písemných záznamů se zapisoval kontinuální průběh sociální služby, popřípadě změny v průběhu poskytování sociální služby uživatel odmítne naplánovaný úkon, domluví si s klíčovým pracovníkem jiný termín provedení úkonu, uživatel je hospitalizován nebo zemře. Nyní budou tyto změny od května 2015 evidovány elektronicky v programu ORION. Sociální úsek vede vedle písemné dokumentace dokumentaci uživatelů v elektronické podobě. Od května 2015 využíváme elektronickou dokumentaci za pomocí proramu ORION, kde má přístup dle svých kompetencí pracovník pod svým osobním heslem. Elektronická dokumentace uživatelů obsahuje základní informace týkající se uživatelů, které jsou dohledatelné i ve spisové dokumentaci. Uživatelé, jejich zákonní zástupci a opatrovníci mají právo nahlížet do spisové dokumentace, která se jich týká. 6. Dokumentace zápisů z mimořádných událostí Zápisy z mimořádných událostí jsou součástí spisové dokumentace uživatele. U pečovatelské služby v Seniorcentru OASA Litultovice jsou zápisy z mimořádných událostí vedeny také v elektronické podobě. Sociální pracovnice pak 1x za 6 měsíců provede kontrolu zápisů z mimořádných událostí a založí tyto spisy do spisové dokumentace uživatele. Zápisy z mimořádných událostí ukládá sociální pracovnice také po ukončení sociální služby a následně je ukládá do archivace. Do této dokumentace má přístup ředitelka organizace a sociální pracovnice. 7. Plán péče uživatele Klíčový pracovník vypracovává tzv. Plány péče uživatelů. Za vypracování, vedení, aktualizaci a úroveň individuálního plánu uživatele je odpovědný klíčový pracovník. Podrobněji k plánu péče uživatele viz Individuální plánování průběhu sociální služby. - 4 -
Informace z individuálních plánů jsou přístupné také ostatním pracovníkům v sociálních službách, sociálnímu pracovníkovi a ředitelce organizace. Uživatelé, jejich zákonní zástupci a opatrovníci mají právo nahlížet do spisové dokumentace. 8. Předávání informací Informace jsou předávány dle potřeby následujícími možnostmi: Porady (vedení, standardizační skupina, schůze s pracovníky v sociálních službách, mimořádné porady) Předávání služby (každodenní předávání informací končící směnou příchozím pracovníkům) Nařízení ředitelky aj. (vyvěšována na nástěnkách, zaměstnanci seznámení s ní stvrzují podpisem) Žádost o sdílení informací (v případě situace vynucené okolnostmi). 9. Uchovávání informací Informace jsou uchovávány i po ukončení poskytování sociální služby Sociální spisy jsou archivovány po dobu 10ti let po ukončení poskytování služby nebo po úmrtí uživatele. - 5 -