Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade se sídlem Dittrichova 21 128 01 Praha 2 IČ: 00001171, DIČ: CZ 00001171 Výzva více zájemcům o veřejnou zakázku malého rozsahu V Praze dne 29.2.2016 Č. j..../2016 Věc: Zajištění prezentace CzechTrade na exportních akcích v regionech ČR Preambule Tato výzva je vypracována jako podklad pro podání nabídek v rámci veřejné zakázky, která se řídí pouze směrnicí zadavatele Zadávání veřejných zakázek a hodnocení dodavatelů ve verzi platné ke dni vyhlášení zakázky. Postup této veřejné zakázky malého rozsahu je vyjmut z působnosti zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon ) 18 odst. 5. Jakékoliv odkazy na zákon jsou pouze analogické. I. Vymezení a předmět plnění veřejné zakázky malého rozsahu Česká agentura na podporu obchodu / CzechTrade (dále jen zadavatel ) zadává veřejnou zakázku na zajištění prezentace s cílem zvýšit povědomí o značce a aktivitách zadavatele formou propagace na akcích v regionech ČR s exportní tématikou v roce 2016. Specifikace předmětu zakázky: Specifikace exportně zaměřených akcí (konferencí, seminářů) v regionech, na kterých se bude zadavatele propagovat a jeho nový nástroj podpory MSP Exportní koučink a společný nástroj podpory MPO, MZV a zadavatele, kterým je KCE (Klientské centrum pro export) a JZS (Jednotná zahraničí síť): - realizace čtyř (4) exportně zaměřených akcí v roce 2016 uchazeč uvede v rámci své nabídky návrh názvu a definice hlavních témat jednotlivých proexportně zaměřených akcí, na kterých bude propagován zadavatel a KCE 1
- zajištění akvizice účastníků na akci z řad exportujících firem či firem s exportním potenciálem - minimálně 50 firem na akci (cca 80 osob) - logistické zajištění účasti zástupců všech partnerů tj. CzechTrade, MZV a MPO (cca 15 osob) - zajištění vystupujících (prezentujících) z řad proexportních organizací a institucí pokud možno s vazbou na konkrétní region, kde bude akce probíhat - zajištění moderátora akce - zajištění prostoru pro konání akce v předem dohodnutých městech schválených zadavatelem přičemž uchazeč zadavateli navrhne v rámci své nabídky města, ve kterých se akce v regionech budou konat - zajištění občerstvení během konání akce (min. káva, čaj, voda, sladké nebo slané drobné občerstvení např. koláčky, chlebíčky, obložené pečivo apod.) - návrh umístění reklamních bannerů a log zadavatele a KCE v místě konání, na propagačních materiálech, na webových stránkách atd. - garance výstupů z každé konané akce v tištěných médiích ekonomicky zaměřených titulech napříč mediálními domy v ČR (deník / týdeník / měsíčník vydávaný v ČR plošně nebo v regionální mutaci); obsah bude umístěn v redakční části nebo v její součásti příloha, speciál atd. s exportní tématikou, dále garance výstupu v elektronických médiích (návrh titulů mediálních partnerů, rozsah prezentace zadavatele a KCE) - spolupráce s rozhlasovými stanicemi (návrh možných mediálních partnerů, rozsah prezentace zadavatele a KCE) - předání kontaktů (název firmy, jméno osoby/účastníka, adresa, telefon atd.) na účastníky akce po konání každé jednotlivé akce. Požadovanou specifikaci exportně zaměřených akcí uchazeč doloží čestným prohlášením, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Rozsah požadované prezentace zadavatele na exportně zaměřené akci v regionu: prezentace zástupce zadavatele a zástupců KCE na akci propagace zadavatele a KCE v místě konání akce logo zadavatele a KCE na propagačních materiálech vydávaných k akci logo zadavatele a KCE na vizuálech v médiích Uchazeč představí projekt exportně zaměřených akcí v regionech, jejich cíle, hlavní témata, harmonogram, místa konání (města, prostory), možné moderátory a vystupující. Představí nabídku prezentace zadavatele a KCE na akci a po konání akce v tištěných a elektronických médiích. 2
Představení zadavatele Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade byla zřízena rozhodnutím ministra průmyslu a obchodu dne 1.5.1997 jako příspěvková organizace státu. Posláním CzechTrade je poskytování informačních, poradenských a podpůrných služeb zaměřených na zlepšování výsledků zahraničního obchodu České republiky a exportních aktivit českých podnikatelských subjektů v zahraničí. Agentura je příspěvkovou organizací, která je napojena na státní rozpočet prostřednictvím svého zřizovatele Ministerstva průmyslu a obchodu. Hospodaření agentury se řídí pravidly hospodaření s rozpočtovými prostředky státního rozpočtu a finančního hospodaření rozpočtových a příspěvkových organizací. Statutárním orgánem agentury je generální ředitel, kterého jmenuje a odvolává ministr průmyslu a obchodu. Bližší informace na www.czechtrade.cz, kde je uveřejněna i tato zadávací dokumentace vč. příloh po dobu trvání lhůty pro podání nabídek. Kontaktní osoba, osoba pro dotazy uchazečů Dotazy a žádosti o další informace k této zakázce lze podat výhradně elektronickou poštou na kontaktní osobu: Ing. Lenka Sokoltová, Dittrichova 21, Praha 2, tel.: 224 907 564, a to nejpozději 5 pracovních dnů před konečným datem pro podávání nabídek. Zadavatel odešle odpověď do 3 pracovních dní. Uchazeči mohou zasílat své dotazy na email: lenka.sokoltova@czechtrade.cz. II. Doba a místo plnění této zakázky Doba plnění: konec března 2016 do 31.12.2016 Místo plnění: v sídle zadavatele, tj. Česká agentura na podporu obchodu/czechtrade, Dittrichova 1968/21, 128 01 Praha 2 a v regionech ČR nebude-li určeno jinak. III. Požadavky na prokázání kvalifikačních předpokladů a) Zadavatel požaduje v rámci nabídky předložení čestného prohlášení o splnění základních kvalifikačních předpokladů (viz příloha č. 2), což doloží uchazeč originálem čestného prohlášení podepsaného osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). b) Zadavatel požaduje, aby součástí nabídky byl originál či úředně ověřená kopie živnostenského listu, případně jiného dokladu prokazujícího oprávnění k činnosti uvedené v bodě I., a originál či úředně ověřená kopie platného výpisu z obchodního rejstříku ne staršího než 90 dnů (je-li uchazeč v něm zapsán). c) Zkušenosti s realizací konferencí podobného charakteru nejlépe pro státní správu uchazeč uvede alespoň 1 konkrétní případ za období posledních tří (3) let od data vyhlášení této zakázky formou podepsaného seznamu či 3
podepsaného čestného prohlášení, přičemž podepsáno musí být vždy osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). Dále zadavatel předpokládá uvedení základních údajů o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob uchazeče v nabídce uchazeče. IV. Způsob hodnocení nabídek Jednotlivé nabídky budou hodnoceny dle níže uvedených kritérií: 1. Celková nabídková cena v Kč bez DPH..váha 60 % Položka Celková cena za 4 akce v regionech v Kč bez DPH Celková cena v Kč bez DPH Maximální jednotková cena v Kč bez DPH Poznámka k hodnotícímu kritériu celková nabídková cena: Ceny musejí odpovídat reálným nákladům. Ani u jedné položky nebude akceptována nulová cena. Taková nabídka bude vyřazena z výběrového řízení. Jednotkovou cenou u akce v regionu se rozumí cena za realizaci jedné akce. Uchazeč do své nabídky uvede výše uvedenou tabulku a doplní ceny v Kč bez DPH. Následně pod tabulku uchazeč uvede deklaraci: Jednotková i celková cena obsahují a zahrnují veškeré náklady spojené s realizací a jsou cenami konečnými a maximálními. Poznámka k hodnocení: Nejvhodnější nabídka má minimální hodnotu, tj. nejnižší cenu. Hodnocená nabídka získá takovou bodovou hodnotu, která vznikne poměrem hodnoty hodnocené nabídky k nejvýhodnější nabídce a násobkem váhy kritéria 60 %. 2. Kvalita nabízeného plnění - koncepce exportně zaměřených akcí v regionech ČR...váha 40 % Poznámka ke kritériu koncepce navrhovaného řešení - hodnocení: V rámci kritéria kvality nabízeného plnění bude posuzována kvalita programu konferencí a modelový program akce. V rámci hodnocení se zadavatel zaměří na: Garance dostatečné účasti exportujících MSP na akcích (tzn. minimální účast 50 firem na jedné akci). Tento potenciál bude doložen výběrem měst, ve kterých má sídlo dostatečné množství exportujících MSP (min. 50 firem na jednu akci, což uchazeč doloží předložením názvů exportujících firem v daném městě). 4
Seznam navržených měst v čtyřech různých krajích a prostory pro konání akcí - v rámci seznamu navržených krajských měst by měly být navrženy i možné konkrétní prostory, ve kterých se budou jednotlivé akce konat. Nejlépe budou hodnoceny prostory vhodné pro poptávaný typ business akce, tzn. především: reprezentativní (čemuž odpovídá hotel v kategorii**** a více), dále nabídka, která obsahuje dostatečnou kapacita parkingu min. pro 50 firem, dostupnost místa osobním automobilem i MHD, dostatečná kapacita prostor pro akci (prostory by měly umožňovat konání akce typu seminář/konference s kapacitou pro minimálně 50 firem, tedy cca 80 osob; měly by zde být ideálně oddělené prostory pro jednání firem s jednotlivými představiteli pořádajících institucí, prostory pro raut, občerstvení a coffee break), zajištění veškeré techniky a to je minimálně: audio a video konferenční technika, základní osvětlení, zatemnění, klimatizace, WiFi zdarma pro účastníky akce, smart board, smyčka pro neslyšící a také ozvučení vč. minimálně 2ks volných mikrofonů a projekční plátno, dále vybavení jako flip chart, laserové ukazovátko, přepínač prezentací, DVD přehrávač. Hlavní cíle a témata jednotlivých akcí a kvalita programu (musejí odpovídat exportnímu zaměření či přirozeně navazovat na aktuální témata exportní politiky). Modelový program musí min. zahrnovat téma, pozvané prezentující, osobu moderátora, časový harmonogram, město a prostory konání akce. Nejlépe bude hodnoceno takové řešení, které nabídne program s exportně zajímavou tématikou, kde bude reálný příslib prezentujících, kteří mají významné postavení na poli exportu jak ve státní tak soukromé sféře a kteří tedy budou pro exportéry zajímaví (politici například ministr průmyslu a obchodu nebo ministr zahraničních věcí a jejich náměstci, generální ředitelé nebo ředitelé exportních organizací jako CzechTrade, CzechInvest, ČEB, EGAP, HK, AMSP, velvyslanci nebo vedoucí zahraničních kanceláří, ředitelé nebo exportní manažeři českých úspěšných exportujících firem), které nabídne moderátora s prokazatelnými zkušenostmi s moderováním akcí zaměřených na zahraniční obchod nebo ekonomická témata, které nabídne detailní časový harmonogram akce. Termíny pořádání jednotlivých akcí - rozložení termínů konání akcí v roce nejlépe bude hodnocena nabídka, která bude respektovat jiné plánované akce zadavatele nesmí docházet ke kolizím. Organizační zajištění akcí tzn. dostatečně velký realizační tým (min. 3 osob). Nejlépe (maximum 10 bodů) bude hodnocen návrh, který bude nejlépe odpovídat výzvě v článku I a výše uvedenému v rámci hodnocení kritéria 2). Nejnižší počet bodů obdrží nabídka, která splní pouze minimální požadavky zadavatele. Následně tyto body budou znormovány, tj. výsledek bude převeden na stejné jednotky jako u ceny, tzn. vynásoben číslem 10 a následně vynásoben váhou kritéria 40%. Vítězná, bude taková nabídka, která v součtu za obě kritéria obdrží nejvyšší počet bodů (maximum 100 bodů). 5
V. Požadavky na jednotný způsob zpracování nabídky a) Požadujeme doručení nabídky písemnou formou a v českém jazyce. b) Uchazeč předloží písemnou nabídku v jednom originálním písemném vyhotovení včetně vyplnění krycího listu nabídky (příloha č. 1) s očíslováním stran, přičemž krycí list i nabídka budou podepsány osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče (v případě podpisu nabídky zmocněnou osobou doloží uchazeč v nabídce originál či úředně ověřenou kopii plné moci či jiného platného pověřovacího dokumentu). c) Požadujeme dodržení následující struktury předkládaných nabídek: - základní údaje o uchazeči, stručné představení a uvedení kontaktních osob (viz bod III), - kvalifikační předpoklady dle čl. III výzvy, - uvedení nabídkových cen v Kč bez DPH dle čl. IV výzvy, které jsou uchazečem i zadavatelem v rámci předložené nabídky považovány za ceny konečné a maximální, - podepsané čestné prohlášení o splnění specifikace exportně zaměřených akcí - popis nabídky uchazeč popíše svůj návrh řešení a koncepce pro akce v regionech. - návrh rámcové smlouvy s podpisem oprávněné osoby, který bude sloužit zadavateli jako podklad pro jednání s vybraným uchazečem. (Předložení nepodepsaného textu smlouvy není předložením návrhu této smlouvy. Nabídka uchazeče se tak stává neúplnou a zadavatel vyloučí takového uchazeče z další účasti na veřejné zakázce.) Přitom zadavatel požaduje, aby se uchazeč v návrhu smlouvy zavázal k poskytnutí smluvní pokuty či sankčnímu postihu pro případ prodlení s řádným a bezvadným plněním povinností týkajících se poskytovaných služeb. VI. Platební a sankční podmínky a) Zadavatel neposkytne zálohy. Úhrada za plnění veřejné zakázky bude prováděna v české měně. Příslušné platby za předmět plnění zakázky se uskuteční vždy na základě daňového dokladu (faktury) vystaveného vybraným uchazečem. b) Splatnost daňových dokladů musí být nejméně 14 dnů od doručení faktury do sídla zadavatele. c) V návrhu rámcové smlouvy podepsaném oprávněnou osobou za uchazeče, uvede uchazeč požadované platební podmínky při akceptaci výše uvedených požadavků zadavatele. 6
VII. Místo pro podání nabídek a doba, v níž lze nabídky podat a) Nabídku (včetně dokumentů uvedených v čl. III.) v řádně uzavřené obálce opatřené na přelepu razítkem (příp. podpisem - fyzická osoba) a na přední straně označené NEOTEVÍRAT Akce v regionech zašlete doporučeně poštou na adresu zadavatele nebo předejte osobně obálku v recepci ve 2. patře pracovníkům zadavatele (8:00-16.30 hod.) na adrese zadavatele: Česká agentura na podporu obchodu, Dittrichova 21, 128 01 Praha 2. b) Nabídka musí být doručena na adresu zadavatele nejpozději do 9.3.2016 do 16:00 hod. c) V případě nedoručení nabídky přímo do rukou pracovníků zadavatele v místě uvedeném v písmenu a) tohoto článku, nebude brát zadavatelem zřetel na okamžik přijetí nabídky uchazeče třetí osobou/jinou organizací, a to i přes tu skutečnost, že nabídka bude převzata touto třetí osobou/jinou organizací ve stanovené lhůtě pro podání nabídek. VIII. Další podmínky a) Variantní řešení nabídek se nepřipouští. b) Uchazeči nenáleží žádná náhrada nákladů, které vynaložil na účast v této soutěži. c) Nabídky, kopie nabídek, vzorky, ani jednotlivé součásti nabídek uchazečů či vyloučených uchazečů nebudou vráceny. (Vráceny budou pouze neotevřené nabídky došlé po termínu pro podání nabídek.) d) Výsledek výběrového řízení se na základě Rozhodnutí zadavatele sdělí všem uchazečům a vítěz soutěže bude vyzván k podpisu smlouvy, přičemž se vybere pouze nejvhodnější nabídka a nesestavuje se žádné pořadí uchazečů. e) Při zadání této zakázky nejsou přípustné námitky uchazečů. f) Zadavatel si vyhrazuje právo nevybrat žádného uchazeče příp. zrušit uvedené zadání veřejné zakázky bez udání důvodu. g) Zadavateli si v případě mimořádně nízkých nabídkových cen vyhrazuje právo postupovat analogicky dle ust. 77 zákona o veřejných zakázkách, v platném znění. Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Čestné prohlášení Ing. Lenka Sokoltová CzechTrade 7