Úřad městské části Praha 12 Výtisk číslo: List číslo: 1/10 Druh dokumentu: Směrnice Identifikační označení: Směrnice č. 5/2016 malého rozsahu FUNKCE JMÉNO DATUM PODPIS zpracoval právník OKÚ Mgr. Antonín Šimka ověřil tajemník úřadu Tomáš Hejzlar schválil Rada MČ Praha 12 dne 28.11.2016 usnesením č. R-099-008-16.
Část I Obecná ustanovení Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Městská část Praha 12 (dále jen MČ ) je veřejným zadavatelem (dále jen zadavatel ) ve smyslu 4 odst. 1 písm. d) zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen ZVZ ). 2. Tato směrnice upravuje postup MČ při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále také jen zakázka ) hrazených z rozpočtu MČ, a to třeba jen částečně, které v souladu s 31 ZVZ, není zadavatel povinen zadávat dle tohoto zákona, s výjimkou dodržování 6 ZVZ, 16 odst. 5 ZVZ a 219 ZVZ. 3. Tato směrnice upravuje postupy a procesy zadávání, odpovědnosti jednotlivých osob a jejich role v procesu zadávání zakázek a také pravidla, včetně finančních limitů, pro výběr příslušného výběrového řízení. 4. Příspěvkové organizace zřízené MČ jsou oprávněny vytvářet vlastní směrnice o zadávání zakázek, které musí vycházet z této směrnice. Nemá-li příspěvková organizace vlastní směrnici, řídí se přiměřeně touto směrnicí, nebo speciální směrnicí za tímto účelem vydanou MČ. 5. Za plnění povinností a dodržení postupů vyplývajících ze ZVZ a z této směrnice odpovídají vedoucí odborů (dále jen odpovědná osoba zadavatele ) Úřadu městské části Praha 12 (dále jen ÚMČ ), do jejichž věcné působnosti dle organizačního řádu spadá předmět zakázky. Právní jednání jménem MČ mohou činit pouze v rozsahu stanoveném touto směrnicí a dalšími vnitřními předpisy MČ. 6. Odpovědná osoba zadavatele je povinna oslovovat takové dodavatele, o kterých má dostupné informace, že jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností požadované plnění zakázek schopni řádně a včas splnit. 7. Odpovědné osoby zadavatele jsou dále povinny: a) dbát dodržování rozpočtové kázně, b) dbát dodržování základních zásad veřejného zadávání, tj. zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace, c) při plnění úkolů v rámci veřejného zadávání postupovat účelně, hospodárně a efektivně d) dbát dodržování souvisejících právních předpisů. 8. V případě zakázek zadávaných při přípravě a realizaci projektů financovaných z fondů EU je odpovědná osoba zadavatele povinna přednostně použít postup stanovený v příručce příslušného Operačního programu, avšak vždy musí být dodržen minimálně postup dle této směrnice. Tuto směrnici odpovědná osoba přiloží jako přílohu ke zprávě pro poskytovatele dotace. Není-li konkrétní postup v příručce stanoven, použije postup stanovený touto směrnicí. 9. Varianty nabídky jsou přípustné při splnění podmínek uvedených v 102 ZVZ, a pokud zadavatel varianty předem připustil nebo požadoval v zadávacích podmínkách. 10. Směrnice se nevztahuje na dodávky zboží určené k dalšímu prodeji v rámci provozování hostinské činnosti v areálu Viničního domu, které jsou upraveny příslušným vnitřním organizačním předpisem. 2 / 10 Verze 1.0
Článek 2 Vymezení pojmů 1. Veřejná zakázka malého rozsahu je taková zakázka, jejíž předpokládaná hodnota u dodávek nebo služeb je rovna nebo nižší než 2.000.000 Kč bez DPH a u stavebních prací je rovna nebo nižší než 6.000.000 Kč bez DPH. 2. Předpokládanou hodnotou zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku bez daně z přidané hodnoty vyplývající z plnění zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu ve výběrovém řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky se postupuje přiměřeně podle pravidel, která jsou upravena v ustanoveních 16 až 23 ZVZ. 3. Zadáváním se rozumí postup zadavatele podle této směrnice, jehož účelem je zadání zakázky, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení výběrového řízení. 4. Zadáním se rozumí uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem, uskutečněné ve výběrovém řízení. Smlouvou je každé dvoustranné nebo vícestranné právní jednání bez ohledu na jeho slovní označení (dohoda, akceptovaná objednávka) založené na projevu svobodné vůle smluvních stran, z něhož vznikají smluvním stranám práva a povinnosti. Všechny objednávky musí být vygenerovány prostřednictvím ekonomického informačního systému GINIS. 5. Výzvou k podání nabídky se rozumí písemný dokument zasílaný dodavatelům k podání nabídky na plnění zakázky, jehož základní obsah je uveden v článku 6 odst. 2, článku 7 odst. 2 a článku 8 odst. 2 této směrnice. 6. Profilem zadavatele se rozumí elektronický nástroj, prostřednictvím kterého zadavatel uveřejňuje informace a dokumenty ke svým zakázkám způsobem, který umožňuje neomezený a přímý dálkový přístup, a jehož internetová adresa je uveřejněna ve Věstníku veřejných zakázek. 7. Radou se rozumí Rada městské části Praha 12. 8. Příslušným členem rady se rozumí člen rady, do jehož svěřené kompetence spadá předmět zakázky. 9. Tiskem se rozumí tisk pro jednání rady dle příslušné vnitřní směrnice ÚMČ. Článek 3 Uveřejňování na internetových stránkách MČ Odpovědná osoba zajistí bezodkladné uveřejňování veškerých dokumentů k jednotlivým zakázkám na internetových stránkách MČ v sekci Veřejné zakázky, vyjma objednávek, které jsou v samostatných přehledech (výstupem z ekonomického informačního systému GINIS) uveřejňovány na internetových stránkách MČ, popř. v registru smluv vedeném dle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Článek 4 Uveřejňování smluv na profilu zadavatele dle 219 ZVZ Odpovědná osoba je povinna zajistit uveřejnění celého znění smlouvy a skutečně uhrazené ceny plnění uzavřené v rámci zakázek, jejichž hodnota činí více než 500.000 Kč bez DPH, včetně všech jejích změn a dodatků, na profilu zadavatele, a to 15 dnů od jejího uzavření v případě smlouvy a ve lhůtách podle 219 odst. 3 ZVZ. Vybrané smlouvy podléhají uveřejnění rovněž podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Podrobnosti zveřejňování upravuje zvláštní směrnice MČ. 3 / 10 Verze 1.0
Článek 5 Předpokládaná hodnota zakázky Odpovědná osoba zadavatele je povinna určit předpokládanou výši peněžitého závazku vyplývající pro zadavatele z plnění zakázky. Předpokládaná hodnota zakázky se stanoví k okamžiku zahájení výběrového řízení, nebo k okamžiku zadání zakázky, pokud nebyla zadána ve výběrovém řízení. Předpokládaná hodnota zakázky musí vycházet z ceny v místě plnění zakázky obvyklé. Odpovědná osoba je povinna předpokládanou hodnotu zakázky posoudit na základě údajů a informací s přihlédnutím k zakázkám stejného či podobného předmětu plnění, které pořizoval v minulosti a na základě průzkumu trhu nebo jiným vhodným způsobem na základě svých odborných znalostí. Část II Postupy při zadávání zakázek dle jednotlivých kategorií Článek 6 Zakázky I. kategorie Závazná pravidla pro zadávání zakázek v hodnotě nepřesahující 100.000 Kč (bez DPH) u dodávek a služeb, resp. 200.000 Kč (bez DPH) u stavebních prací. 1. Odpovědná osoba zadavatele rozhoduje o předmětu, rozsahu, způsobu zadávání a způsobu hodnocení zakázky. Jednání zadavatele navenek při zadávání zakázky formou objednávky činí jménem zadavatele odpovědná osoba zadavatele. 2. Uzavírá-li se písemná smlouva, podléhá její uzavření předchozímu schválení radou. V případě, že k uzavření smlouvy dojde potvrzením písemné objednávky, není u zakázek této kategorie schválení radou třeba. 3. Postup uvedený v odst. 1 tohoto článku se nevztahuje na drobný nákup v hotovosti do výše 5.000 Kč (bez DPH), který je upraven příslušným nařízením tajemníka. Článek 7 Zakázky II. kategorie Závazná pravidla pro zadávání zakázek v hodnotě 100.001 Kč až 300.000 Kč (bez DPH) u dodávek a služeb, resp. 200.001 Kč až 500.000 Kč (bez DPH) u stavebních prací. 1. Při vlastní realizací zakázky je odpovědná osoba zadavatele povinna: a) zajistit zpracování písemné výzvy k podání nabídek, b) zajistit předložení výzvy ke schválení příslušnému členu rady, c) zajistit zaslání výzvy minimálně 3 dodavatelům (v případě zakázky na IT minimálně 2), doba pro podání nabídky musí být minimálně 3 pracovní dny, d) zajistit vyhotovení protokolu o vyhodnocení nabídek, který bude obsahovat minimálně identifikační údaje dodavatelů, hodnotící kritéria a výsledek hodnocení, e) zajistit vyhotovení a podpis objednávky, v případě písemné smlouvy podléhá její uzavření předchozímu schválení radou, f) vést evidenci dokumentace související se zakázkou. 2. Písemná výzva musí obsahovat alespoň: a) identifikační údaje zadavatele a osoby jím pověřené k zastupování, 4 / 10 Verze 1.0
b) předmět zakázky, případně další podmínky zakázky, c) za předpokladu, že je na předmětnou zakázku vymezen (stanoven) maximální limit finančních prostředků, je nutno do výzvy uvést i předpokládanou hodnotu zakázky, d) hodnotící kritéria (také s důrazem na kvalitativní kritéria), e) lhůtu pro podání nabídek a místo podání nabídek, f) prohlášení o tom, že zadavatel může výběrové řízení kdykoliv bez udání důvodu zrušit, g) údaj, že nejde o postup v zadávacím řízení podle ZVZ. 3. V případě zakázek, jejichž předmětem je dodávka zboží (IT technologií a materiálu, kancelářských potřeb a vybavení apod.) může příslušný odbor se souhlasem příslušného člena rady realizovat nákup prostřednictvím elektronického tržiště se zveřejněním poptávky nejméně po dobu 3 pracovních dní. Postup uvedený v odstavcích 1 a 2 tohoto článku se v takovém případě použije přiměřeně, výsledek nákupu realizovaného formou elektronického tržiště podléhá schválení příslušným členem rady. Článek 8 Zakázky III. kategorie Závazná pravidla pro zadávání zakázek v hodnotě 300.001 Kč až 2.000.000 Kč (bez DPH) u dodávek a služeb, resp. 500.001 Kč až 6.000.000 Kč (bez DPH) u stavebních prací. 1. Při vlastní realizací zakázky je odpovědná osoba zadavatele povinna: a) zajistit zpracováni písemné výzvy k podání nabídek, b) zajistit předložení výzvy ke schválení radě, c) zajistit zaslání výzvy minimálně 5 dodavatelům (v případě zakázky na IT minimálně 2), kteří budou vyzváni k podání nabídky; doba pro podání nabídky musí být minimálně 10 pracovních dnů ode dne zveřejnění výzvy, přičemž nabídky mohou podat též dodavatelé, jimž výzva nebyla zaslána, d) zajistit uveřejnění výzvy na internetových stránkách MČ po dobu nejméně 10 pracovních dnů (v případě realizace nákupu prostřednictvím elektronického tržiště postačuje zveřejnění přímého odkazu), e) zajistit jmenování komise pro otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek (dále jen komise ), která musí mít nejméně 3 členy, jejím členem musí být odpovědná osoba, vždy člen rady nebo zaměstnanec ÚMČ se znalostí předmětu zakázky; členy komise jmenuje rada, f) bezodkladně po uplynutí lhůty pro podání nabídek svolat komisi pro otevírání obálek a posouzení a hodnocení nabídek, g) zajistit na základě výsledků hodnocení přípravu tisku do rady, jehož předmětem bude návrh na výběr nejvhodnější nabídky, včetně zprávy o posouzení a hodnocení nabídek a příslušné smlouvy, h) zajistit informování všech dodavatelů o výsledku výběrového řízení, i) sledovat věcné a časové plnění smlouvy a s dostatečným předstihem předložit návrhy na uzavření dodatku, na uplatnění sankcí, záruk či k ukončení smluvního vztahu, j) vést evidenci dokumentace související se zakázkou. 2. Písemná výzva musí obsahovat alespoň: 5 / 10 Verze 1.0
a) identifikační údaje zadavatele a osoby jím pověřené k zastupování, b) předmět zakázky, případně další podmínky zakázky, c) za předpokladu, že je na předmětnou zakázku vymezen (stanoven) maximální limit finančních prostředků, je nutno do výzvy uvést i předpokládanou hodnotu zakázky, d) odůvodněné požadavky na kvalifikaci (minimálně v rozsahu prokázání splnění základní a profesní způsobilosti), e) hodnotící kritéria a způsob hodnocení nabídek, požadavek na způsob zpracování nabídky a lhůtu pro podání nabídek a místo podání nabídek, f) obchodní podmínky, včetně platebních podmínek (formou přiloženého návrhu smlouvy), g) prohlášení o tom, že zadavatel může výběrové řízení kdykoliv bez udání důvodu zrušit. 3. Komise provede vyhodnocení dle předem stanovených hodnotících kritérií a o vyhodnocení pořídí protokol o posouzení a hodnocení nabídek, který musí obsahovat minimálně: identifikační údaje dodavatelů, hodnotící kritéria, výsledek hodnocení s odůvodněním výběru. 4. Pokud odpovědná osoba zadavatele poskytne některému dodavateli upřesňující či doplňující informace k zakázce, je povinna je poskytnout rovněž všem ostatním dodavatelům a uveřejnit je shodným způsobem jako původní výzvu k podání nabídky. 5. V případě zakázek, jejichž předmětem je dodávka zboží (IT technologií a materiálu, kancelářských potřeb a vybavení apod.) může příslušný odbor se souhlasem příslušného člena rady, tohoto článku realizovat nákup prostřednictvím elektronického tržiště se zveřejněním poptávky nejméně po dobu 10 pracovních dní. Postup uvedený v odstavcích 1 až 4 tohoto článku se v takovém případě použije přiměřeně, výsledek nákupu realizovaného formou elektronického tržiště podléhá schválení příslušným členem rady. 6. Přesáhne-li předpokládaná hodnota zakázky dle odst. 5 tohoto článku částku Kč 500.000,- bez DPH, je před jejím zadáním nutno splnit podmínku dle odstavce 1 písm. b) tohoto článku. Výsledek nákupu realizovaného formou elektronického tržiště schvaluje v tomto případě rada. Článek 9 Rámcová dohoda 1. Rámcovou dohodou se rozumí písemná dohoda mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli uzavřená na dobu určitou týkající se jednotlivých zakázek na pořízení opakujících se dodávek, služeb nebo stavebních prací s obdobným předmětem plnění zadávaných po dobu platnosti rámcové dohody, zejména pokud jde o cenu a množství. 2. Oznámení či výzvu o zahájení výběrového řízení na rámcovou dohodu navrhuje ke schválení radě příslušný člen rady. Předmětné výběrové řízení je vyhlášeno vždy na základě schválení rady. 3. Rada schválí, zda bude rámcová dohoda uzavřena s jedním či více dodavateli. Pokud bude dohoda uzavřena s více dodavateli, nesmí být počet dodavatelů nižší než 3, přičemž v zadávacích podmínkách bude stanoven objektivní způsob, kterým bude stanoven konkrétní počet dodavatelů, s nimiž bude rámcová dohoda uzavřena. 4. Doba trvání rámcové dohody nesmí být delší než 4 roky. 5. Zakázky na základě rámcové dohody jsou zadávány postupem podle 132 ZVZ. 6. Hodnotící kritéria stanoví rada přiměřeně dle 53 odst. 6 ZVZ. 6 / 10 Verze 1.0
7. Při výběru účastníků rámcové dohody se postupuje v souladu s ustanoveními 133 ZVZ. Část III Postupy ve výjimečných případech Článek 10 Obecné výjimky z postupu 1. V případě, že poptávané plnění může z technických, či uměleckých důvodů nebo ochrany autorských práv a práv duševního vlastnictví nebo z důvodu vyplývajícího ze zvláštního právního předpisu nebo smluvního vztahu poskytnout pouze jeden určitý dodavatel, může zadavatel oslovit tohoto jediného dodavatel. Tuto skutečnost je však třeba písemně odůvodnit a doložit, a to např. analýzou průzkumu trhu, sdělením profesní komory, informací z odborného periodika nebo jiným dokladem prokazujícím tuto skutečnost. Písemné odůvodnění bude přiloženo k objednávce, případně k důvodové zprávě tisku (v případě smlouvy). 2. Obdobně může podle předchozího odstavce zadavatel postupovat v těch případech, kdy počet dodavatelů požadovaného plnění působících na trhu nedosahuje minimálního počtu stanoveného s ohledem na výši předpokládané hodnoty zakázky, podle které je zvolen postup zadání. V tomto případě oslovuje zadavatel všechny dodavatele na trhu, kteří jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění řádně a včas dodat. 3. Zadavatel není povinen postupovat dle této směrnice v případě objektivní tísně a akutní nutnosti odvrátit hrozící škodu nebo zamezit škodě či zmírnit škodu na svém majetku nebo v jeho územním obvodu způsobenou např. povodněmi, mimořádnými událostmi a škodami v lese i na zeleni mimo les (větrné a sněhové kalamity, nebezpečí vzniku požárů v období sucha, nahodilá těžba), havarijními situacemi, nutných servisních prací, naléhavě vzniklých potřeb či oprav informačních a komunikačních technologií atd. 4. Starosta MČ může v jiných odůvodněných případech, neuvedených v odst. 1 až 3 tohoto článku, rozhodnout o výjimce z pravidel stanovených touto směrnicí, pokud předpokládaná hodnota zakázky nepřesáhne 300.000 Kč bez DPH. V ostatních v předchozích odstavcích neuvedených případech, kdy předpokládaná hodnota plnění zakázky přesáhne 300.000 Kč bez DPH, může o výjimce z pravidel stanovených touto směrnicí rozhodnout výhradně rada. Článek 11 Výjimky z postupu zadání zakázky na stavební práce zadání zakázky přímo zhotoviteli 1. Výjimka z postupů uvedených v Části II této směrnice se užije pouze v případě vzniku potřeby dodatečných prací, které jsou nezbytné pro dokončení původních stavebních prací za předpokladu, že tyto práce nemůžou být technicky odděleny od původní zakázky (zejména ve vztahu k zárukám za dílo) anebo pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu MČ nebo nepřiměřené prodloužení doby zhotovení díla, a současně, jejichž hodnota nepřevyšuje zákonný limit pro zakázku malého rozsahu. 2. V případě naplnění všech výše uvedených podmínek zástupce MČ ve věcech technických (popř. technický dozor) bezprostředně informuje vedoucího příslušného oddělení a na jeho pokyn provede následující postup: a) vyzve zhotovitele k sepsání a odůvodní nezbytnosti prováděných prací včetně jejich ocenění, 7 / 10 Verze 1.0
b) posoudí nezbytnost, rozsah prováděných prací a správnost ocenění prací a předloží jej vedoucímu příslušného oddělení. 3. Vedoucí příslušného oddělení neprodleně informuje příslušného člena rady a v nejbližší možné době mu předloží žádost o odsouhlasení dodatečných prací spolu s potřebnými podklady pro rozhodnutí. Jedná-li se o zakázku spolufinancovanou ze zdrojů EU, informuje neprodleně také vedoucího oddělení rozvoje MČ odboru Kancelář městské části. 4. Příslušný člen rady po posouzení předložených dokumentů provedení dodatečných prací dle odstavce 1 písemně odsouhlasí (tímto plní také prevenční povinnost dle 2900 občanského zákoníku zabránění vzniku náhrady škody z důvodu prodlení) a na nejbližší poradě vedení MČ podá informaci o jejich provedení. 5. Odpovědná osoba zadavatele následně zhotovitele informuje o udělení souhlasu s prováděním dodatečných prací dle odstavce 4 tohoto článku a zajistí vyhotovení tisku do rady, jehož obsahem bude dodatek k příslušné smlouvě. 6. Odpovědná osoba zadavatele je povinna výběr konkrétního dodavatele řádně odůvodnit. Odpovědná osoba musí evidovat veškeré dokumenty související se zakázkou. 7. Této výjimky lze využít pouze v případě, nepřesáhnou-li dodatečné práce 10% ceny původní zakázky. Část IV Ostatní ustanovení Článek 13 1. Zakázky podlimitní a nadlimitní podléhají postupům, které jsou uvedeny v ZVZ. V těchto zadávacích řízeních platí pravidla uvedená v této směrnici pro určení odpovědných osob zadavatele, složení komisí, kontrole zadávací dokumentace a rozhodování o vypsání a přidělení zakázky obdobně. 2. Schvalovací proces jednotlivých postupných kroků vychází ze směrnice Oběh a přezkušování účetních dokladů, pokud zde není uvedeno jinak. 3. Objednávky v rozsahu zakázek I. III. kategorie vystavované na základě účinné rámcové dohody mezi MČ a dodavatelem nepodléhají schválení radou, nestanoví-li jiný vnitřní předpis jinak. Všechny objednávky musí být vygenerovány prostřednictvím ekonomického informačního systému GINIS. 4. Lhůta pro zveřejnění výzvy na internetových stránkách MČ i lhůta pro zveřejnění poptávky na elektronickém tržišti začíná běžet dnem následujícím po dni zveřejnění a končí uplynutím posledního (celého) dne lhůty. Část V Závěrečná ustanovení Článek 14 Zrušovací ustanovení Ruší se směrnice č. 2/2015 s názvem malého rozsahu. 8 / 10 Verze 1.0
Článek 15 Účinnost 1. Směrnice byla schválena usnesením Rady městské části Praha 12 č. R-099-008-16 dne 28.11.2016. 2. Směrnice nabývá účinnosti dnem 1.12. 2016. 9 / 10 Verze 1.0
Příloha č. 1 ke Směrnici č. 5/2016 ZÁZNAM O SEZNÁMENÍ malého rozsahu datum jméno podpis datum jméno podpis 10 / 10 Verze 1.0