PRAVIDLA MEDIAČNÍHO ŘÍZENÍ (mediace) ORGANIZAČNÍ A JEDNACÍ ŘÁD VEDENÉHO U MEDIAČNÍ KANCELÁŘE OSLADIL & PARTNEŘI (v běžném sdělení jen Organizační a jednací řád či Pravidla a Kancelář ) ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ HLAVA PRVNÍ ZÁKLADNÍ USTANOVENÍ 1 1.1. Pravidla mediačního řízení (mediace) upravují postup mediátorů a účastníků v mediačním řízení tak, aby byla zajištěna spravedlivá ochrana práv a oprávněných zájmů účastníků. Mediace je zahájena uzavřením smlouvy o provedení mediace mezi mediátorem a stranami sporu, kterou tato pravidla doplňují. 1.2. Tato pravidla pouze informují zájemce o mediaci o postupu vedení mediace, který je obecně dodržován po zahájení mediace, a který bývá vždy upřesněn s dalšími závaznými právy a povinnostmi stran a mediátora ve smlouvě o mediaci. 1.3. Kancelář po stránce organizační, ekonomické a technické zabezpečuje činnost mediátorů, tj. fyzických osob zapsaných v seznamu mediátorů, vedeném Kanceláří (dále jen "Seznam mediátorů"). 1.4. Kancelář řádně schválila tento organizační a jednací řád, jímž se budou řídit mediátoři zapsaní v Seznamu mediátorů vedeném Kanceláří, nejsou-li povinni se řídit smlouvou o mediaci uzavřenou se stranami. 1.5. V mediačním řízení jsou za účasti mediátora projednávány spory mezi stranami, vzniklé především ze smluvních vztahů, za účelem dosažení konsenzu, přijatelného pro obě strany. 1.6. Pravidla jsou v platném a účinném znění uveřejněna na internetové adrese www.mediace-partneri.cz. V případě, že Kancelář přijme změnu tohoto Organizačního a jednacího řádu, je taková změna účinná od okamžiku zveřejnění na uvedené internetové adrese, nemá-li být změna účinná od pozdějšího data výslovně uvedeného. 1.7. Tímto Organizačním a jednacím řádem se řídí veškerá mediační řízení vedená mediátory, zapsanými u Kanceláře, nejsou-li tito povinni se řídit smlouvou o mediaci uzavřenou se stranami. 1.8. Strany se mohou dohodnout na vyloučení některého z ustanovení tohoto Organizačního a jednacího řádu nebo na odchylné úpravě vedení a průběhu mediace. Dohoda musí být písemná a před zahájením mediace předána mediátorovi, který s ní musí vyslovit souhlas. Taková dohoda musí být včleněná do smlouvy o mediaci. Pokud mediátor se změnou Organizačního a jednacího řádu nesouhlasí, oznámí svoje rozhodnutí zástupci Kanceláře, který vybere jiného mediátora. 1.9. Na úkony účastníků, mediátorů a otázky neupravené tímto Organizačním a jednacím řádem se použije přiměřeně ustanovení Občanského zákoníku, zákona č. 202/2012 Sb., v platném znění, ze dne 2. května 2012, o mediaci a o změně některých zákonů (zákon o mediaci), a dalších vnitřních předpisů Kanceláře, které jsou veřejně dostupné k nahlédnutí na internetových stránkách: www.mediace-partneri.cz. Kancelář vždy volí v každém konkrétním mediačním případě také zástupce kanceláře.
HLAVA DRUHÁ MEDIÁTOŘI Pravomoc 2 2.1. Mediátoři Kanceláře jednají ve věci, jestliže je jejich pravomoc pro daný spor založena platně uzavřenou smlouvou o mediaci mezi stranami sporu a mediátorem, který je smluvní stranou, nebo zástupcem Kanceláře, ve které si účastníci takové smlouvy dohodli, že mají zájem vyřešit spor smírnou dohodou za pomoci mediátora v mediačním řízení, a to podle Organizačního a jednacího řádu. Smlouvu o mediaci může s Kanceláří uzavřít i jen jedna strana sporu. Je tak platná. Nejsou tímto dotčena práva na odměnu mediátora. 2.2. Mediátora pro jednotlivé případy určuje zástupce Kanceláře. Nebo si jej zvolí strany sporu. V případě určení je tato skutečnost o osobě mediátora sdělena oběma stranám. 2.3. Pro mediační řízení vedené dle Organizačního a jednacího řádu platí, že jednání bude obvykle řídit pouze jeden mediátor. To může být odlišné dle zvolené formy a způsobu mediace. 2.4. Mediátor je vyloučen z projednávání věci, jestliže se zřetelem na jeho poměr k věci, k účastníkům nebo jejich zástupcům je důvod pochybovat o jeho nepodjatosti a nestrannosti. 2.5. Každý z účastníků je oprávněn vyjádřit se k osobě mediátora, a pokud předloží důkazy o jeho podjatosti, má právo žádat Kancelář o určení jiného mediátora. Žádost posuzuje zástupce Kanceláře, který v případě, že žádosti vyhoví, vybere neprodleně nového mediátora. Tímto je dosavadní probíhající mediace považována za ukončenou. S novou osobou mediátora musí být sepsána nová mediační dohoda. Je-li pokračováno ve shodném předmětu sporu, musí strany nejprve písemně zprostit dosavadního mediátora mlčenlivosti, aby mohlo být pokračováno v řešení sporu. 2.6. Mediátor je povinen informovat bez zbytečného odkladu účastníky a zástupce Kanceláře o okolnostech, pro které by mohl být vyloučen pro podjatost. Dále je pro určení nového mediátora postupováno dle předchozího odstavce. Odmítnutí funkce 3 3.1. Mediátor není povinen přijmout funkci mediátora. 3.2. Odepře-li mediátor přijmout funkci nebo se jí z vážných důvodů potom co funkci přijal, vzdá nebo ji nemůže nadále vykonávat, bude zástupcem Kanceláře neprodleně určen nový mediátor. 3.3. Mediátor odmítne uzavření smlouvy o provedení mediace, jestliže se zřetelem na jeho poměr k věci, ke stranám konfliktu nebo k jejich zástupcům je tu důvod pochybovat o jeho nepodjatosti. 3.4. Mediátor může odmítnout uzavření smlouvy o provedení mediace, jestliže je narušena nezbytná důvěra mezi ním a některou ze stran konfliktu. ČÁST DRUHÁ MEDIAČNÍ ŘÍZENÍ HLAVA PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ 4 4.1. Před zahájením mediace je mediátor povinen poučit strany konfliktu o svém postavení při mediaci, o účelu a zásadách mediace, o účincích smlouvy o provedení mediace a mediační dohody, o možnosti mediaci
kdykoliv ukončit, o odměně mediátora za provedenou mediaci a o nákladech mediace. Mediátor je povinen strany konfliktu výslovně poučit o tom, že zahájením mediace není dotčeno právo stran konfliktu domáhat se ochrany svých práv a oprávněných zájmů soudní cestou a že za obsah mediační dohody jsou odpovědné pouze strany konfliktu. 4.2. Byla-li žádost o provedení mediace učiněna pouze jednou stranou sporu, informuje mediátor jakýmkoliv způsobem (písemně, telefonicky, emailovým dopisem) druhou stranu sporu o zájmu strany, jíž byl osloven (určen) o provedení mediace a požádá ji o účast na prvním mediačním setkání. 4.3. Mediátor informuje strany sporu o datu a místu konání prvního mediačního setkání. Odmítne-li strana sporu, která o provedení mediace nepožádala, účast na prvním mediačním setkání, sepíše mediátor o této skutečnosti zápis. Zápis mediátor zašle bez zbytečného odkladu straně sporu, která o provedení mediace požádala, příp. též soudu. V takovém případě je možné, aby byla osoba mediátora, bude-li stranou zvolena, vykonávala ve prospěch této strany funkci vyjednávajícího - negociátora. 4.4. Kancelář může být oslovena k provedení mediace na podkladě: a) žádosti jedné nebo obou stran sporu o zahájení mediace b) žádosti stran sporu, kterým bylo mediační jednání doporučeno nebo uloženo v rámci probíhajícího soudního nebo správního řízení obecným soudem nebo správním orgánem, 4.5. Žádost o provedení mediace musí obsahovat alespoň: a) označení stran sporu, a to: i. u právnických osob jejich obchodní firmu nebo název, sídlo a identifikační číslo, ii. u fyzických osob nepodnikatelů jejich jméno a příjmení, místo trvalého bydliště a rodné číslo nebo datum narození, příp. jiný číselný identifikační údaj (např. číslo cestovního dokladu), iii. u fyzických osob podnikatelů jejich jméno a příjmení s případným dodatkem nebo obchodní firmu, místo podnikání případně místo trvalého bydliště a identifikační číslo. b) stručný popis podstaty a okolností sporu. 4.6. Žádost může být Kanceláři učiněna písemně, emailem nebo telefonicky. V případě emailového či telefonického kontaktu musí být žádost doplněna do 5 dnů písemným podáním doručeným Kanceláři obsahujícím povinné náležitosti dle odst. 4. 5., jinak k žádosti Společnost nebude přihlížet. 4.7. Mediační řízení (mediace) je zahájeno uzavřením smlouvy o mediaci. 4.8. Smlouva o mediaci musí obsahovat, není-li určeno jinak, alespoň označení stran konfliktu, jméno, popřípadě jména, příjmení a adresu místa podnikání mediátora, vymezení konfliktu, který je předmětem mediace, výši odměny mediátora za provedenou mediaci nebo způsob jejího určení, popřípadě ujednání o záloze nebo ujednání o tom, že mediace bude provedena bezplatně, dobu, po kterou má mediace probíhat, nebo ujednání o tom, že mediace má probíhat po dobu neurčitou. 4.9. Mediační řízení se zpravidla koná v sídle Kanceláře. S přihlédnutím k oprávněným zájmům stran a procesní ekonomičnosti může být jednání vedeno i na jiném místě, určeném dohodou stran, se souhlasem mediátora. 4.10. Mediační řízení nemusí být vedeno jako ústní osobní jednání za přítomnosti stran a mediátora. O každém jednání je nutno sepsat písemný záznam. 4.11. Mediátor je oprávněn po dohodě se stranami volit co nejefektivnější způsob vedení mediace. 4.12. Jednání se mohou účastnit pouze strany sporu, jejich zástupci, mediátor a zapisovatel. O účasti dalších osob, zejména svědků či znalců a konzultantů, rozhoduje mediátor. 4.13. Dojde-li v průběhu mediace k převodu práv, která jsou předmětem mediace, účinky zahájení mediace trvají. Strana konfliktu, která svoje práva převedla, je povinna tuto skutečnost druhé straně konfliktu bez zbytečného odkladu oznámit.
4.14. Výsledkem mediačního řízení je zpravidla mediační dohoda. Za obsah mediační dohody jsou odpovědné pouze strany konfliktu. Mediační dohodou je mediační řízeno ukončeno (viz 8 odst. 8.2.). 4.15. Mediátor může rozhodnout o složení dostatečné zálohy na náklady mediace. Pokud nedojde k jejímu složení po výzvě mediátora ani v dodatečně poskytnuté lhůtě, mediátor řízení zastaví. HLAVA DRUHÁ PRŮBĚH MEDIAČNÍHO ŘÍZENÍ Zastoupení 5 Strany mohou být zastoupeny osobou podle jejich výběru. A to vždy na základě plné moci udělené v náležitostech podle občanského zákoníku. Plná moc, udělená kteroukoliv ze stran jejímu zástupci musí být doručena mediátorovi nejpozději před zahájením prvního jednání. Jednání mediátora a stran v mediačním řízení 6 6.1. Po svém určení a po sepsání smlouvy o mediaci mezi mediátorem a stranami sporu, vyzve mediátor každou ze stran, aby mu předložila svoje písemné vyjádření a stanovisko ke sporu. 6.2. Mediátor může vyzvat každou ze stran k doplnění jejího stanoviska, případně k předložení důkazů, které považuje za nezbytné. 6.3. Poté, co mediátor obdrží od jedné strany informace a stanovisko ke sporu a uzná-li to za vhodné, sdělí tyto druhé straně tak, aby tato měla možnost se náležitě vyjádřit. Pokud ovšem některá ze stran označí tyto informace za tajné, mediátor tyto informace druhé straně nesdělí. 6.4. Po obdržení posledního stanoviska svolá mediátor ústní jednání. Jednání může být za účasti obou stran nebo každé zvlášť. Místo jednání určuje mediátor s ohledem na okolnosti případu a vůli obou stran. 6.5. K návrhu obou stran může řízení probíhat i písemnou formou bez osobního jednání. 6.6. Pokud se některá ze stran či její zástupce nedostaví k oboustrannému jednání, mediátor jednání ukončí a určí nový termín, o kterém strany informuje s dostatečným předstihem. Pokud se neuskuteční ani druhé jednání, pokusí se mediátor dosáhnout dohody stran písemnou formou. 6.7. Mediátor pomáhá oběma stranám nezávislým a nestranným způsobem k dosažení smírného řešení sporu. Přitom je veden zásadami objektivity, spravedlnosti a poctivosti. Při jednání zohlední práva a povinnosti stran, obchodní zvyklosti a okolnosti sporu včetně předchozí obchodní praxe mezi stranami. 6.8. Mediátor vede řízení takovým způsobem, který považuje za vhodný. Přitom zohlední návrhy sporných stran, zejména potřebu rychlého řešení sporu. 6.9. Každá ze stran může ze své vlastní iniciativy nebo na výzvu mediátora předkládat návrhy na řešení sporu. 6.10. Jednání mohou být i odlišná od výše uvedeného, ale pouze v souladu se Smlouvou o mediaci, Etickým kodexem mediátorů sdružených u Mediační kanceláře Osladil a Partneři nebo tímto Organizačním a jednacím řádem Kanceláře. 6.11. Bude-li o to mediátor stranami souhlasně požádán, zajistí na jejich náklad pořízení exekutorského nebo notářského zápisu se svolením k přímé vykonatelnosti takového zápisu, je-li výsledkem mediační dohody závazek stran (y) poskytnout určité plnění. Stejně tak tomu bude i v případě nutnosti nebo žádosti stran o vyhotovení překladu nebo posudku v souvislosti s obsahem sporu. 6.12. Povinnost mediátora nebo stran konfliktu doručit si mezi sebou písemnost podle tohoto zákona je splněna, pokud je doručena prostřednictvím veřejné datové sítě do datové schránky adresáta, na adresu uvedenou ve smlouvě o provedení mediace nebo na adresu, a to i elektronickou, kterou za účelem doručování sdělí
strany konfliktu mediátorovi. Písemnost se považuje za doručenou i v případě, že se adresát o doručení z důvodu okolností na své straně nedozvěděl. Odměna a náhrada nákladů mediátora 7 7.1. Mediátor má právo na sjednanou odměnu za provedenou mediaci a na náhradu sjednaných hotových výdajů. Hotovými výdaji jsou zejména cestovní výdaje, poštovné a náklady na pořízení opisů a kopií. 7.2. Mediátor může od stran konfliktu žádat přiměřenou zálohu na odměnu za provedenou mediaci a na náhradu sjednaných hotových výdajů. 7.3. Není-li ve smlouvě o provedení mediace sjednáno jinak, hradí strany konfliktu sjednanou odměnu mediátora za provedenou mediaci a náhradu jeho sjednaných hotových výdajů rovným dílem. 7.4. Je-li mediátor plátcem daně z přidané hodnoty, náleží mu k odměně za provedenou mediaci a k náhradě hotových výdajů také náhrada za daň z přidané hodnoty, kterou je mediátor povinen z odměny a náhrady hotových výdajů odvést. 7.5. Odměna za provedenou mediaci, náhrada hotových nákladů mediátora se řídí Ceníkem vydaným kanceláří a platným ve znění ke dni zahájení mediace. 7.6. Odměna za provedenou mediaci, náhrada hotových nákladů mediátora je splatná k rukám mediátora. Ukončení mediace 8.1. K ukončení mediace dojde v souladu se smlouvou o mediaci. 8 8.2. K ukončení mediace dojde uzavřením mediační dohody. Mediační dohodu uzavírají všechny strany konfliktu. Jejími náležitostmi jsou vedle podpisů stran konfliktu také datum jejího uzavření, doplněné mediátorem, a jeho podpis, kterým se stvrzuje, že mediační dohoda byla uzavřena v rámci mediace. 8.3. Mediátor již zahájenou mediaci rovněž ukončí, jestliže a) vznikne důvod pochybovat o jeho nepodjatosti dle 3 odst. 3..3., nebo b) se strany konfliktu s mediátorem nesešly déle než 1 rok. 8.4. Mediátor může již zahájenou mediaci ukončit z důvodu uvedeného v 3 odst. 3.4., nebo pokud některá ze stran konfliktu nesložila sjednanou zálohu. 8.5. Mediace rovněž končí a) okamžikem, kdy je mediátorem doručeno ostatním stranám konfliktu písemné prohlášení jedné ze stran konfliktu, že v mediaci nebude nadále pokračovat, b) souhlasným písemným prohlášením všech stran konfliktu o ukončení mediace podepsaným mediátorem, c) uplynutím doby stanovené ve smlouvě o provedení mediace, d) smrtí, prohlášením za mrtvého nebo zánikem jedné ze stran konfliktu, nebo smrtí mediátora nebo jeho prohlášením za mrtvého. HLAVA TŘETÍ OSTATNÍ USTANOVENÍ Jiná řízení
9 9.1. Strany se zavazují nezahajovat v průběhu mediačního řízení žádné rozhodčí ani soudní řízení týkající se sporu, který je předmětem mediačního řízení, vyjma případů, kdy zahájení takového řízení je nezbytné k ochraně jejich práv. 9.2. Strany se zavazují nenavrhovat bez souhlasu mediátora jako listinný důkaz v rozhodčím či soudním řízení žádné podání, které bylo učiněno kteroukoli ze stran v mediačním řízení. ČÁST TŘETÍ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 10 10.1. Sídlem Kanceláře se rozumí adresa: Jánské náměstí 273/14, 350 02 Cheb. 10.2. Kde se v tomto Organizačním a jednacím řádu pojednává o sídle Kanceláře, rozumí se tím tedy zpravidla adresa dle čl. 10.1. 10.3. Tato Pravidla mediačního řízení nabývají účinnosti dnem 1. září 2014. 10.4. Tato Pravidla mediačního řízení se přiměřeně použijí také na činnost vyjednávajícího (vyjednavače) Kanceláře. K vyjednávání je přistoupeno na žádost kterékoliv ze stran za splnění předpokladu, že druhá strana sporu se nechce mediace zúčastnit, tj. není splněna podmínka dobrovolnosti a společného souhlasu a vůle stran se mediaci účastnit a sepsat smlouvu o mediaci. O vyjednávání a činnosti vyjednavače pro některou ze stran sporu se uzavírá smlouva o příkazu a na smluvní vztah se použijí ustanovení Občanského zákoníku o příkazu. Mgr. Petr Osladil Mediační kancelář Osladil & Partneři V Chebu dne 23. 8.2014 Tato Pravidla nabývají účinnosti dnem 1. 9. 2014.