Protikorupční politika ADP často kladené otázky KOMUNIKACE MEZI PRÁVNÍKEM A KLIENTEM JE PŘÍSNĚ DŮVĚRNÁ Účelem tohoto dokumentu je odpovědět na otázky, které zaměstnance mohou napadnout v průběhu studia protikorupční politiky ADP. Obsahuje také pokyny k provádění povinné péče a doporučená smluvní ustanovení pro případy jednání s potenciálními agenty třetích stran, kteří mohou ADP pomáhat při uzavírání transakcí s vládními orgány nebo subjekty, nebo při potenciálních nových akvizicích. Možné otázky týkající se zákona, na němž je tato politika založena: O: Jaké způsoby jednání politika zakazuje? Společnost ADP a její zaměstnanci mají zakázáno uplácet státní úředníky. Kromě vyplácení peněžních částek a poskytování jiných hodnotných darů je zakázáno nabízet nebo přislíbit platbu a schvalovat takové nabídky nebo přísliby. Jelikož zákon o zahraničních korupčních praktikách ( FCPA ) nedefinuje, co (kromě hotovosti) by mohlo být hodnotným darem, ADP zakazuje poskytování jakýchkoli darů (kromě věcí s logem ADP popsaných níže). O: Je účelem požadavku politiky, který se týká uchovávání přesných záznamů o všech transakcích, pouze odhalovat nepřípustné transakce? Ne. Požadavek politiky na uchovávání přesných záznamů o všech výdajích a převodech majetku ADP se vztahuje na všechny transakce. Zaměstnanec ve skutečnosti může jménem ADP vynaložit legitimní výdaje (například přiměřené výdaje spojené s prohlídkou provozovny ADP potenciálním klientem z řad státních orgánů), jsou-li však takové výdaje zaznamenány zavádějícím způsobem, může zaměstnanci (a ADP) hrozit podle FCPA trestní postih. O: Může ADP uzavírat obchodní transakce se státními subjekty? Ano. Platný zákon nezakazuje ADP uzavírat legitimní obchodní transakce se státními subjekty. Politika se zaměřuje na nepřípustné platby nebo dary poskytované jednotlivým státním úředníkům, jejichž účelem je získat nebo si udržet obchodní příležitosti. O: Je možné obchodovat se státními úředníky nebo se subjekty, jejichž spoluvlastníky jsou státní úředníci? Ano, je to možné. ADP a její zaměstnanci však musí tyto vztahy pečlivě sledovat a musí dbát na to, aby státní úředníci nepřiměli naše zaměstnance k porušení politiky. Politika proto ukládá, aby v každé takové situaci zaměstnanci danou transakci před jejím zahájením projednali s právním oddělením.
O: Nese ADP odpovědnost za jednání svých agentů nebo zástupců z řad třetích stran? Ano. Podle amerického zákona FCPA a podle příslušných místních zákonů platných mimo území USA může ADP nést odpovědnost za úplatky poskytnuté agentem, zástupcem nebo třetí stranou jednající v zastoupení ADP. Ve skutečnosti platí, že v případě zjištění, že ADP přivřela oči nad jednáním porušujícím FCPA, mohou být ADP a její zaměstnanci obviněni z toho, že s jejich vědomím bylo uskutečněno nezákonné jednání. Všichni zaměstnanci jsou povinni provést další šetření, objeví-li se nějaká varovná znamení vzbuzující pochybnosti (například žádost agenta o neobvykle vysokou provizi, žádost o platby v hotovosti nebo na účty v jiných zemích než v té, v níž transakce probíhá). Vezměte na vědomí, že ačkoli FCPA nedefinuje pojmy agent a zástupce, zaměstnanci by měli brát v úvahu všechny osoby nebo subjekty vykonávající služby pro ADP a označované ze strany ADP jako agent nebo zástupce (například subjekt, který za provizi prodává produkty ADP na základě smlouvy s ADP, by měl být v dané jurisdikci považován za agenta nebo zástupce). O: Uhradí za mě ADP pokutu nebo právní výdaje, pokud poruším FCPA? Ne. Politika zdůrazňuje, že zákon zakazuje ADP platit právní výdaje a jakékoli související poplatky svých zaměstnanců. Takovýto zaměstnanec porušuje právní předpisy vztahující se k jím vykonávané práci a toto porušení může vést až k ukončení pracovního poměru. Možné dotazy zaměstnanců týkající se aplikace politiky: O: Státní úředník naznačil, že věci budou mít hladší průběh, pokud provedu mimořádnou platbu bokem. Mohu tak učinit? Ne. Veškeré platby musejí přímo souviset s produkty a službami uvedenými v příslušné smlouvě se státním orgánem (a v příslušných plánech nákladů/poplatků) a tyto platby musejí být uskutečněny ve prospěch příslušného státního orgánu a nikdy ve prospěch konkrétního úředníka, bez ohledu na výši takové platby. O: Pokud státnímu úředníkovi poskytnu malý úplatek, budu moci splnit lhůtu a ušetřit ADP několik tisíc dolarů. Mohu za takových okolností poskytnout úplatek? Ne. Úplatek nesmíte poskytnout za žádných okolností. Společnosti ADP žádné peníze neušetříte ve skutečnosti může vaše účast na nelegální činnosti stát ADP miliony dolarů na pokutách a právních výdajích a vaše činy mohou mít negativní dopad na pověst ADP v obchodních kruzích. Tímto jednáním porušujete právní předpisy vztahující se k práci a toto porušení může vést až k ukončení pracovního poměru. Kromě toho můžete být podroben/a trestnímu stíhání. O: Snažím se získat zakázku od velké vládní agentury v zemi z asijsko-pacifického regionu. Za účelem pomoci v procesu rozhodování chci pozvat zástupkyni vedení této
agentury na prohlídku naší provozovny v USA. Potenciální zakázka na poskytování služeb je velmi rozsáhlá, proto chci, aby společnost ADP zařídila pro zástupkyni agentury a jejího manžela letenky první třídy, denní diety a prvotřídní ubytování v hotelu se stravou. Jednalo by se o porušení politiky? Ano. Bylo by to porušení politiky a FCPA. Pokud prohlídka naší provozovny v USA přímo souvisí s prodejem produktu nebo služby ADP, umožňuje naše politika uhradit přiměřené výdaje na cestu a pohoštění zástupkyně agentury v USA. Politika nepovoluje úhradu výdajů na cestování první třídou ani na ubytování v hotelu, nepovoluje denní diety a nepovoluje ani úhradu výdajů manžela zástupkyně. Než zařídíte potřebné cestovní náležitosti, musíte se ujistit, že politika takové náležitosti povoluje, a to tak, že od finančního ředitele své obchodní jednotky předem získáte souhlas. O: Pracuji v zemi, kde je korupce běžná platby státním úředníkům jsou očekávané a nezbytné k realizaci obchodních aktivit. Jelikož všechny ostatní společnosti podle všeho takto postupují a já nevím o žádných pokutách nebo penalizacích pro tyto společnosti, předpokládám, že platby v omezené výši ve prospěch státních úředníků jsou přijatelné? Je to pravda? Ne. Uplácení není přijatelné za žádných okolností. Skutečnost, že všichni ostatní možná na místním trhu uplácejí, neopravňuje naše zaměstnance a nepovoluje jim porušovat zákon. Uskutečněním takové platby porušujete FCPA, politiku a s velkou pravděpodobností i místní platné zákony. O: Nejsem občanem USA a nikdy jsem v USA ani nebyl. Do svých záznamů o výdajích jsem v rámci cestovních výdajů zanesl drobné dárky ve formě hotovosti pro státního úředníka. Neinformoval jsem o tom svého vedoucího, ale tyto dárky mi umožňují provádět obchodní činnost hladkým způsobem a bez nepatřičných zásahů státu. Pokud můj vedoucí nezná žádné podrobnosti a já nejsem občanem USA, porušuji přesto politiku? Ano. I když nejste občanem USA, ADP je americká společnost a je povinna zajistit, aby všichni její zaměstnanci na celém světě dodržovali FCPA. Dárky, které poskytujete, jsou v rozporu nejen s protikorupčními ustanoveními politiky (a FCPA), ale také s ustanoveními politiky (a FCPA) týkajícími se přesného vedení účetních záznamů. Bude se na vás vztahovat trest podle FCPA a navíc vystavujete svého vedoucího nebezpečí porušování politiky a FCPA. O: Pracuji v zemi, kde mě místní daňový úředník požádal, abych mu občas poskytl cestovní poukazy nebo aby společnost ADP jinak hradila jeho cestovní výdaje (za cesty, které nijak nesouvisí s jakýmkoli obchodováním tohoto úředníka s ADP), za což nám na oplátku pomůže v různých místních daňových záležitostech. Jelikož ADP nemá s úřadem tohoto daňového úředníka žádnou smlouvu o poskytování služeb, byl by takový dárek podle politiky přípustný? Ne. Ačkoli se zdá, že neexistuje přímá souvislost se získáním nebo udržením zakázky od úřadu příslušného daňového úředníka, společnost ADP by mohla získat ekonomickou
výhodu na základě příznivého vyřizování daňových záležitostí, kterého by se jí nemuselo dostat, pokud by takový dárek či takovou platbu neposkytla. Některé soudy to považují za nezákonné uplácení a politika to zakazuje. Q: Existují nějaké okolnosti, za nichž mohu dát státnímu úředníkovi dárek? Ano. Politika umožňuje dávat státním úředníkům předměty s logem ADP (např. sady per a tužek, trička, čepice a jiné podobné předměty s logem ADP) jako skromné dárky v rámci běžné obchodní činnosti za předpokladu, že takový dárek ihned písemně nahlásíte finančnímu řediteli své obchodní jednotky. V žádném případě by hodnota předmětu s logem ADP neměla přesáhnout 25 USD. Kromě toho by žádný zaměstnanec ADP neměl dát jednomu státnímu úředníkovi více než jeden takový předmět za kalendářní rok.
POVINNÁ PÉČE VE VZTAHU KE TŘETÍM STRANÁM / CÍLŮM AKVIZICE Podle amerického zákona o zahraničních korupčních praktikách a podle obdobných zákonů jiných jurisdikcí, v nichž ADP vykonává obchodní činnost, nese ADP odpovědnost za jednání svých ředitelů, vedoucích pracovníků a zaměstnanců, stejně jako za jednání svých dceřiných společností (které má v plném nebo částečném vlastnictví). ADP může dokonce nést právní odpovědnost za jednání agentů třetích stran (jako jsou poradci a zástupci) jednajících v zastoupení ADP. Jinými slovy, společnost ADP může být odpovědná nejen za jednání svých vlastních ředitelů, vedoucích pracovníků, zaměstnanců a dceřiných společností, ale i za jednání třetích stran, i když ADP tyto třetí strany přímo neřídí. Agenti třetích stran Vzhledem k rozsahu potenciální odpovědnosti ADP musíme před navázáním vztahu s jakýmkoli agentem třetí strany podniknout zvláštní kroky, zejména pokud takový vztah může zahrnovat jednání s místními státními úřady. Zaměstnanci ADP podílející se na výběru takového agenta třetí strany by měli vykonat povinnou péči nezbytnou ke zjištění toho, zda subjekt nebo osoba, jejíchž služeb chce ADP využít, je důvěryhodná a bude dodržovat FCPA a protikorupční politiku ADP. Otázka, v jakém rozsahu má být povinná péče vykonána, přímo souvisí s tím, v jakém rozsahu bude takový agent vykonávat pro ADP úřednickou práci, a navíc je nutné provést analýzu relativního rizika podnikání v příslušné zemi (jako vodítko použijte prosím Index vnímání korupce organizace Transparency International dostupný na adrese http://www.transparency.org/policy_research/surveys_indices/cpi). Ve všech případech byste šetření v rámci povinné péče měli vykonávat ve spolupráci s finančním ředitelem vaší obchodní jednotky a právníkem ADP odpovědným za příslušnou jurisdikci. Kromě šetření prováděného v rámci povinné péče před navázáním jakéhokoli vztahu s agentem třetí strany ADP vyžaduje, aby takový agent prohlásil, že je srozuměný s protikorupční politikou a že se zavazuje tuto protikorupční politiku dodržovat. ADP doporučuje všem zaměstnancům, aby ve spolupráci s právníkem ADP odpovědným za příslušnou jurisdikci implementovali smluvní ustanovení následující po tomto odstavci. Akvizice Obavy týkající se potenciální odpovědnosti ADP se znásobují v případě akvizice, jelikož ADP nese absolutní odpovědnost za veškeré počínání svých obchodních jednotek a dceřiných společností na celém světě. Výše uvedené pokyny k prošetřování potenciálních agentů třetích stran v rámci povinné péče proto musejí být ještě důsledněji dodržovány v případě kandidátů akvizice. Obdobně by akviziční dokumentace měla obsahovat odpovídající prohlášení a závazky prodejců formulované pomocí ustanovení uvedených pod tímto odstavcem.
STANDARDNÍ SMLUVNÍ USTANOVENÍ V případě transakcí s maloobchodníky, poradci, agenty nebo zástupci třetích stran, jakož i v případě jakéhokoli druhu akvizic by zaměstnanci měli ve spolupráci s místními právníky ADP navrhnout vhodná prohlášení a závazky s cílem zajistit soulad s protikorupční politikou ADP. ADP doporučuje použít následující ustanovení v rámci příslušné smlouvy s takovým subjektem nebo jako závazný dodatek či přílohu k takové smlouvě. (a) Aplikace protikorupční politiky a její dodržování Smluvní strany berou na vědomí, že [ADP] 1 a všichni její zaměstnanci, vedoucí pracovníci, ředitelé a zástupci podléhají zákonu Spojených států o zahraničních korupčních praktikách ( FCPA ) a že, v souladu s tím, veškeré aktivity [Druhé strany] 2 prováděné podle této smlouvy nebo ve spojení s ní podléhají požadavkům FCPA. Druhá strana potvrzuje, že si přečetla celý text FCPA a protikorupční politiky [ADP] (dále jen Politika ) a že mu rozumí. [Druhá strana] dále potvrzuje a souhlasí s tím, že ona a všichni, kteří jednají v jejím zastoupení, budou plně a poctivě jednat v souladu se všemi požadavky FCPA a Politiky, která může být v budoucnu čas od času pozměněna, ve spojení s veškerými svými aktivitami podle této smlouvy nebo ve vztahu k ní. [Druhá strana] výslovně potvrzuje a souhlasí s tím, že ani ona ani nikdo jiný jednající v jejím zastoupení nebude platit, nabízet platbu ani poskytovat cokoli cenného žádnému státnímu úředníkovi, politické straně nebo politickému kandidátovi, žádnému představiteli veřejné mezinárodní organizace ani žádné jiné osobě, s vědomím toho, že taková platba, příslib nebo dar by byly zcela nebo zčásti předány kterémukoli z výše uvedených s cílem ovlivnit úřední jednání nebo rozhodnutí, které pomůže [ADP] nebo [Druhé straně] získat nepatřičnou výhodu, navázat nebo udržet obchodní vztah nebo pomoci k obchodu jakékoli jiné osobě nebo subjektu. [Druhá strana] bere na vědomí, že žádný zaměstnanec, vedoucí pracovník ani jiný zástupce [ADP] není oprávněn zprostit [ADP] povinnosti dodržovat tento odstavec této smlouvy. (b) Omezení týkající se vlastnictví, státní služby a politické činnosti [Druhá strana] sdělila [ADP] písemně jména všech osob a subjektů, které mají bezprostřední vlastnický podíl v [Druhé straně]. [Druhá strana] okamžitě [ADP] písemně oznámí, pokud dojde ke změně v takovém bezprostředním vlastnictví nebo pokud bude taková změna očekávána. [ADP] bude mít právo okamžitě ukončit tuto smlouvu z důvodu obdržení takového oznámení, pokud by pokračování vztahu [ADP] s [Druhou stranou] podle této smlouvy po skutečné nebo navržené změně v bezprostředním vlastnictví [Druhé strany] znamenalo porušení FCPA nebo Politiky. [Druhá strana] prohlašuje a ručí za to, že ani ona ani žádná osoba či subjekt jednající v jejím zastoupení nejsou a v době platnosti 1 Vložte příslušný subjekt ADP. 2 Vložte název příslušné protistrany.
této smlouvy se nestanou, s výjimkou předchozího písemného souhlasu a schválení ze strany [ADP], státním subjektem, státním úředníkem, politickou stranou, politickým kandidátem, veřejnou mezinárodní organizací ani představitelem veřejné mezinárodní organizace. [ADP] bude mít právo okamžitě ukončit tuto smlouvu v případě (bez penalizace) jakéhokoli porušení výše uvedených prohlášení. (c) Přesnost dokumentace [Druhá strana] souhlasí s tím, že veškeré faktury, zprávy, výkazy, účetní knihy a jiné záznamy, které ona či jakákoli jiná osoba nebo subjekt jednající v jejím zastoupení připraví nebo předá [ADP], budou ve všech ohledech správné a přesné, budou úplně a přesně popisovat poskytnuté služby a povahu uskutečněných výdajů a/nebo plateb a jejich příjemce a nebude v nich chybět žádná důležitá informace, kterou [ADP] může vyžadovat pro účely přesného vedení svých vlastních účetních knih a záznamů. [ADP] bude mít právo okamžitě ukončit tuto smlouvu v případě jakéhokoli porušení výše uvedených závazků. (d) Spolupráce při provádění auditů [v odpovídajících případech] [Druhá strana] bude písemně vést přesné účetní knihy a záznamy týkající se veškeré činnosti prováděné podle této smlouvy. [ADP] bude mít právo zařídit audit účetních knih a záznamů [Druhé strany] provedený nezávislým auditorem kdykoli po oznámení vydaném s přiměřeným předstihem. [Druhá strana] při každém takovém nezávislém auditu bude plně spolupracovat. (e) Platební mechanismy [v odpovídajících případech] Platby uskutečňované ze strany [ADP] ve prospěch [Druhé strany] podle této smlouvy musejí být prováděny telegrafickým převodem na bankovní účet vlastněný [Druhou stranou] v zemi, kde jsou vykonávány příslušné služby, a uvedený písemně v příloze k této smlouvě.