12/4/2011 Úřad RR RS SČ PŘÍPRAVA ZJEDNODUŠENÉ ŽÁDOSTI O PLATBU A MONITOROVACÍ ZPRÁVY ROP SČ 2007-2013 Zpracovala: Ing. Renata Merhautová
Program 1. Postupy a průběh administrativní kontroly Zjednodušené žádosti o platbu 2. Způsob financování projektů 3. Zjednodušená žádost o platbu 4. Příloha č. 1 Výkaz výdajů vynaložených příjemcem soupiska daňových dokladů/faktur 5. Příloha č. 2 Kopie účetních dokladů 6. Příloha č. 3 Výpisy z bankovních účtů 7. Příloha č. 4 Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu 8. Účetnictví projektu 9. Monitorovací hlášení 10. Monitorovací zpráva část A 11. Monitorovací zpráva část B 12. Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu 13. Oznámení příjemce o změnách projektu 14. Kontrola hospodárnosti vynaložených výdajů na projekt 15. Zadávací řízení 2
Průběh administrativní kontroly Zjednodušené žádosti o platbu ŽOP včetně příloh příjemce předkládá vždy současně s monitorovací zprávou nejpozději do 30 kalendářních dnů po ukončení realizace finanční fáze projektu nebo do 60 kalendářních dnů po ukončení realizace celého projektu. Lhůta k administraci ŽOP ze strany ORPP, vč. vystavení formulářů F1 a F2 je stanovena na 25 pracovních dnů od jejího převzetí + 5 dnů k proplacení OFÚ. Pokud jsou shledány nedostatky vyzve FM výzvou k doplnění dokumentů a dokladů příjemce aby vše doplnil do 5 10 dnů. Ve výzvě příjemce poučí o přerušení lhůty pro administraci ŽOP do doby neodstranění nedostatků. Po doplnění začne během již přerušená lhůta. 3
Postup administrativní kontroly Zjednodušené žádosti o platbu Předání podkladů žádosti o platbu od příjemce příslušný manažer vystaví předávací protokol (1x pro příjemce, 1x do složky projektu) kontrola formuláře benefit ŽOP unikátní klíč s MONITem, podpis odpovědné osoby, doložené přílohy fyzicky s podpisem odpovědné osoby kontrola originálů a kopií (stejně uspořádány) číslování jako v soupisce, originály budou na místě zkontrolovány s kopiemi, orazítkovány ( spolufinancováno z ROP ) a vráceny žadateli dodat i s účtovacím předpisem (i datum a podpis osoby odpovědné za zaúčtování) číslo bankovního účtu dodavatele uvedeného na faktuře musí souhlasit s číslem účtu ve smlouvě Kompletní dokumentace VŘ: Příjemce doloží kopii dokumentů vztahujících se k VŘ, kopii nejvhodnější nabídky a originály všech nabídek. V rámci kontroly příloh je nutno provést popř. dokončit kontrolu VŘ. 4
Způsob financování projektů platba ex-post tento způsob financování je aplikován u projektů v prioritních osách 1, 2 a 3 pro výzvy č. 1-26. způsobilé výdaje musí být při předložení ŽOP uhrazené příjemcem, řádně dokladované a zaúčtované po administraci ŽOP ze strany ORPP, převede OFÚ prostředky na účet příjemce. Doporučená kontrola k uznatelnosti vynaložených výdajů za stavební práce, dodávky či služby oproti výsledku výběrových řízení nad 200 tis. Kč: Fakturovaná plnění daňových dokladů za stavební práce nejlépe zkontrolovat oproti smlouvě o dílo a celkovému soutěženému výkazu výměru stavby > dílčí plnění > smluvní rozpočet projektu za jednotlivé položky Kontrola uzavřených smluvních cen ze smluv o dílo > faktury > čerpání finančních prostředků za jednotlivé položky rozpočtu, aby nedošlo k přečerpání položek ze strany příjemce nebo proplacení nad schválenou výši položek ve smluvním rozpočtu projektu 5
Způsob financování projektů modifikovaný ex-post Modifikovaný systém plateb spočívá v proplacení způsobilých výdajů, které jsou ze strany příjemce řádně doloženy daňovými doklady (fakturami apod.) od dodavatelů, ale příjemce je dosud neuhradil. Administrace ŽOP se oproti dosavadnímu systému ex-post plateb liší pouze mírně, žadatel musí zejména v záhlaví ŽOP v Benefitu zaškrtnout, že se jedná o modifikovanou platbu. Příjemce oba typy výdajů zřetelně odliší v soupisce faktur, která je přílohou Zjednodušené žádosti o platbu V rámci ŽOP může příjemce žádat proplatit dva typy výdajů (s výjimkou zálohových faktur): způsobilé výdaje uhrazené příjemcem, řádně dokladované a zaúčtované způsobilé výdaje podložené odpovídajícími daňovými doklady od dodavatelů/smluvních partnerů dosud neuhrazené příjemcem. K těmto dokladům musí být doložen návrh zaúčtování. Po administraci ŽOP ze strany ORPP, převede OFÚ prostředky na účet příjemce. Příjemce následně proplatí a zaúčtuje všechny dosud neuhrazené výdaje do 10 pracovních dnů od převedení prostředků na účet projektu a dokladuje příslušnému FM proplacení dodavateli/dodavatelům spolu s řádným zaúčtováním. 6
Formulář Zjednodušená žádost o platbu Formulář Žádosti o platbu se vyplňuje v Benefitu ne na formuláři ve Wordu! pole celkové výdaje: celkové způsobilé výdaje v rámci dané ŽoP + celkové nezpůsobilé výdaje v rámci dané ŽoP + vlastní podíl žadatele v rámci dané ŽoP pole skutečné příjmy: neuvádět připsané úroky na účtu jako příjem projektu záměna celkových způsobilých výdajů projektu tedy celkové sumy v soupisce faktur a celkovéčástky dotace z Regionální Rady. Požadované finanční prostředky z ROP SČ musejí vždy odpovídat schválené míře dotace dle Smlouvy o poskytnutí dotace. vrácení k dopracování storno finalizace - po předání Žádosti o platbu ŘO je možné v případě nalezení chyb či nesrovnalosti Žádost vrátit k dopracování. Pracovník ŘO změní stav ŽOP v systému MONIT7+ na stav Vrácena k dopracování. V BENEFIT7 se tento stav zobrazí na dané ŽOP a v nabídce vlevo se zaktivní tlačítko Storno finalizace, po provedení storna se žádost opět otevře k editaci a je možné opravenou Žádost o platbu opět importovat do MONIT7+, kde se původní žádost přepíše, příkazem načíst data z MONIT7+. Spolu s ŽOP je automaticky vrácena i příslušná MZ, kterou lze také editovat po provedení storna finalizace. 7
Formulář Zjednodušená žádost o platbu Kap. 3 finanční údaje = uvedené částky na soupisce faktur plátce DPH sloupec výdaj bez DPH neplátce i plátce (čestné prohlášení o DPH) sloupec částka celkem s DPH CZV celkem = součet částka celkem CZV investiční = součet INV výdajů ve sloupci 8 rozlišení výdaje CZV neinvestiční = součet NIV výdajů ve sloupci 8 rozlišení výdaje Kontrola požadovanéčástky dotace celkem dle % poměru uvedeném ve Smlouvě o dotaci a součtu částky poměru financování podílu EU a SR v MONITu 8
Příloha č. 1 - Výkaz výdajů vynaložených příjemcem soupiska daňových dokladů/faktur u neplátců DPH se vyplňují sloupce částky bez DPH a částka celkem částky celkem musí souhlasit s částkami na fakturách a se zaúčtováním v účetnictví úprava zaokrouhlení ručně kontrola účetních náležitostí účetního dokladu oproti údajům ve sloupcích název, IČ, DÚZP, částka bez DPH, DPH, částka celkem - název (OR), IČ (ARES), DÚZP u plátce DPH (datum dodání), DÚZP u neplátce DPH (datum vystavení dokladu) INV x NIV výdaje = údajům v účetních sestavách se zaúčtováním = poměr INV a NIV v kap. 10 finančním plánem za příslušnou ŽOP sloupec kód způsobilého výdaje, kontrola čerpání s rozpočtem projektu a přehledem způsobilých výdajů (částky v součtu za jednotlivé hlavní položky a podpoložky se musí rovnat součtu v soupisce) pořadová čísla 1,2,3 = sloupec č.8 přílohy č. 4 Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu ve sloupci nazvaném Číslo dokladu (faktury) se uvádíčíslo faktury dodavatele. Sloupec nazvaný Pořadovéčíslo slouží jen jako pořadovéčíslo daného dokladu/faktury na soupisce. Číslování dokladů slouží pro orientaci finančních manažerů ORPP při kontrole Žádosti o platbu. Daňové doklady se číslují vzestupně a na faktuře se označují např. v pravém horním rohu. V případě uhrazených a neuhrazených výdajů se pokračuje v číselnéřadě v rámci jedné žádosti o platbu. Doklady se číslují pro každou žádost o platbu zvlášť. 9
Příloha č. 1 - Výkaz výdajů vynaložených příjemcem soupiska daňových dokladů/faktur 10
Příloha č. 1 - Výkaz výdajů vynaložených příjemcem soupiska daňových dokladů/faktur 11
Příloha č. 1 - Výkaz výdajů vynaložených příjemcem soupiska daňových dokladů/faktur 12
Příloha č. 2 Kopie daňových dokladů Prokázání doklady v účetnictví: příjmové a výdajové pokladní doklady, interní vnitřní doklady, daňové doklady (faktury), smlouvy, zjednodušené daňové doklady Prokazující doklady: mandátní smlouva, smlouva o dílo, objednávka, dodací list, předávací protokol, protokol o převzetí stavby, doklad o zaúčtování, likvidační list, zjišťovací protokol a krycí list u stavebních prací, soutěžený výkaz výměr, soupis provedených pracíči činností, cestovní příkaz, dohoda o pracovníčinnosti, dohoda o provedení práce, pracovní smlouva, výkaz práce (timesheet) Prokázání způsobilosti výdaje příloha č. VII, příloha č. IX PPŽP příslušné výzvy Kontrola plnění: náklady spojené se stavbou dle položkového rozpočtu výkazu výměru z výsledku výběrového řízení, který je přílohou smlouvy o dílo a který byl v nabídce vítězného uchazeče pro zadávacířízení jako slepý výkaz výměr. Přílohou přijatých daňových dokladů (faktur) za stavební práce by proto měl být přiložen konkrétní položkový rozpočet výkaz výměr na provedené a realizované stavební práce se zjišťovacím protokolem a krycím listem. faktura > soupiska > výpis o úhradě > zaúčtování > přehled CZV 13
Příloha č. 3 Výpisy ze zvláštního bankovního účtu Veškeré způsobilé výdaje musí být zaplaceny ze zvláštního bankovního účtu. Kontrola doložených výpisů a bankovního čísla zvláštního účtu projektu se smlouvou o dotaci, oproti bankovnímu spojení uvedenému v záložce financování účty. Kontrola uhrazených výdajůčástky z výpisu musí odpovídat částkám uvedeným v soupisce faktur ve sloupci celkem. veškeré způsobilé výdaje uhrazených faktur musí být v plné výši fakturované částky proplacené ze zvláštního účtu. v případě, že žadatel žádá o proplacení výdajů, které vznikly ještě před založením zvláštního účtu projektu, je třeba doložit i bankovní výpisy z účtu, ze kterého byly tyto výdaje placeny (týká se např. výdajů na projektovou dokumentaci, výdajů na přípravu dokumentace pro podání Žádosti o poskytnutí dotace) V případě mzdových nákladů čerpaných z položek 2.1 a bankovních poplatků položky 1.8 příjemce doloží výpisy z bankovního účtu organizace spolu s výpisy ze zvláštního účtu o poukázání souhrnnéčástky za určité období. Dále příjemce doloží interní vnitřní doklad, účetní sestavu o přeúčtovaných finančních prostředků z účtu příjemce na zvláštní účet a následnou vratku finančních prostředků 14
Příloha č. 3 Výpisy ze zvláštního bankovního účtu Splatnost daňových dokladů/faktur: Délka splatnosti daňových dokladů/faktur závisí na dohodě mezi příjemcem dotace/objednatelem a dodavatelem/zhotovitelem není Pravidly ROP RS SČ stanovena. Musí být platby za nezpůsobilé výdaje projektu (uvedené v rozpočtu uzavřené Smlouvy o poskytnutí dotace) hrazeny ze zvláštního účtu projektu? Příjemce má povinnost zřídit zvláštní bankovní účet či podúčet projektu za účelem zajištění transparentnosti plateb prováděných v souvislosti s projektem. Z tohoto účtu musí být uhrazeny veškeré způsobilé výdaje. Výjimkou je čerpání bankovního úvěru - viz následující bod. Čerpání úvěru, který banka neumožňuje převádět přes zvláštní účet projektu: V takovém případě je nutné číslo účtu, přes který je úvěr čerpán, uvést ve Smlouvě o poskytnutí dotace. V případě, že číslo předmětného účtu není známo před podpisem Smlouvy o poskytnutí dotace, je nutno uzavřít dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace. Pokud příjemce nenahlásí že hradí výdaje spojené s projektem z úvěru jsou výdaje považovány za nezpůsobilé! 15
Příloha č. 4 Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu sloupec 1 druh výdaje (dle smluvního rozpočtu) uvádět kód výdaje z rozpočtu, tj. např. 01.03 pořízení staveb formou výstavby, 1.3.1 projektová dokumentace sloupec 2 celkem dle platného smluvního rozpočtu tj. rozpočet, který je přílohou Smlouvy o poskytnutí dotace sloupec 3 prokázané výdaje za minulá období sloupec 5 aktuálně prokázané výdaje za žádost o platbu tj. monitorovací období sloupec 7 součet sloupců 4 a 6 tj. procenta, v případě překročení rozpočtu samozřejmě uvést i nad 100% 16
Příloha č. 4 Přehled čerpání způsobilých výdajů projektu 17
Účetnictví projektu příjemce dotace je povinen vést účetnictví v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví ve znění pozdějších předpisů. v souladu s čl. 60, písm. d) obecného nařízení je nezbytné, aby transakce související s projektem byly odděleně identifikovatelné od ostatních účetních transakcí s projektem nesouvisejících, aniž by tím byly dotčeny vnitrostátní účetní předpisy. příjemce dotace je tedy povinen zabezpečit vedení analytického účetnictví souvisejícího s projektem, na který bude poskytnuta dotace, tzn. účtovat na zvláštní analytické účty (použije se stejný analytický znak u všech aktuálních účtů projektu), nebo na samostatné hospodářské středisko či zakázku. V praxi nejsou doloženy účetní sestavy dokladující oddělené zaúčtování výdajů projektu dle účtového rozvrhu a vnitřního předpisu účetní jednotky. analytickou účetní evidenci je nutné vést již od data registrace projektu (nevztahuje se na výdaje na projektovou dokumentaci, výdaje na přípravu dokumentace pro podání žádosti), resp. data přijatelnosti projektu u projektů zakládajících veřejnou podporu dle nařízení Komise (ES) č. 1628/2006; jinak se příjemce vystavuje nebezpečí, že vynaložené výdaje nebude možné náležitě zkontrolovat a budou považovány za nezpůsobilé. 18
Účetnictví projektu souhrn účetních dokumentů k administraci žádosti o platbu účtový rozvrh vztahující se k používaným analytickým účtům na projekt, účetní sestavu, že o výdajích na projekt je účtováno formou oddělené účetní evidence, účetní sestavy (opis hlavní knihy) používaných analytických účtů se zaúčtováním (předkontací) do nákladůči pořízení majetku třídy 5 a 0 (uhrazené, neuhrazené výdaje) spolu s likvidačními listy opatřený podpisovými doložkami ve smyslu zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole účetní sestavu (opis hlavní knihy) používaných analytických účtů se zaúčtováním úhrad u již zaplacených faktur třídy 2 (231 xx) účetní sestavy o zúčtování výdajů na investiční a neinvestiční podíl výdajů, částečně způsobilý výdaj musí být v soupisce rozdělen na částku způsobilou a nezpůsobilou, zaúčtování způsobilé částky a nezpůsobilé částky výdaje je vedeno odlišně účetní sestavu o přeúčtovaných finančních prostředků za vynaložené výdaje s projektem k již uhrazeným fakturám spolu s doložením interního dokladu mzdy, bankovní poplatky účetní sestavy o přeúčtování jednotlivých výdajů nebo interní doklad o přeúčtování finančních částek mezi bankovními účty organizace a zvláštním účtem projektu ÚSC, DSO, městys: účetní sestavy o rozúčtování způsobilých výdajů a příjmů projektu v účetnictví na poměry evropského a národního podílu Nástroj a zdroj financování v souladu s vyhláškou č. 449/2009 Sb., tj. na evropský podíl (nástroj 38, zdroj 5), národní podíl (nástroj 38, zdroj 1), případně s rozlišením s rozúčtovaním na vlastní podíl města a podíl ze státního rozpočtu 19
Účetnictví projektu příjemce fyzická osoba Pokud příjemce vede daňovou evidenci podle zákona č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů musí: příslušný doklad splňovat předepsané náležitosti účetního dokladu ve smyslu 11 zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, předmětné doklady být správné, úplné, průkazné, srozumitelné a průběžně chronologicky vedené způsobem zaručujícím jejich trvalost, při kontrole poskytnout na vyžádání kontrolnímu orgánu daňovou evidenci v plném rozsahu, uskutečněné příjmy a výdaje vést analyticky ve vztahu k projektu, tzn. že na dokladech musí být jednoznačně uvedeno, že se vztahují k projektu. 20
Účetnictví projektu ÚSC a DSO Upřesnění oddělené účetní evidence výdajů projektu a zúčtování příjmu dotace z ROP StředníČechy v účetnictví ÚSC a DSO ke stažení z webových stránek www.ropstrednicechy.cz Domů > Dokumenty k ROP > Další podklady pro přípravu Žádosti Ke každé žádosti o platbu je nutno doložit účetní sestavu prokazující rozúčtování způsobilých výdajů projektu v účetnictví na poměry evropského a národního podílu příjemce dotace ÚSC a DSO prokazuje veškeré výdaje související s projektem formou oddělené účetní evidence dle Smlouvy o poskytnutí dotace z ROP SČ a Pokynů pro žadatele a příjemce platných pro danou výzvu. způsob oddělené účetní evidence by měl být ošetřen ve vnitřních předpisech příjemce, týkajících se účetnictví, a v účtovém rozvrhu. Možných způsobů je více, vždy záleží na rozhodnutí konkrétního příjemce. Lze využít např.: číslováním akcí v ORG,číslováním akcí v ORJ, atd.. je nutné, aby veškeré způsobilé výdaje týkající se projektu byly označeny způsobem, který si příjemce zvolí. u výdajů projektů nebudou uváděny žádné státní účelové znaky. 21
Účetnictví projektu ÚSC a DSO způsobilé výdaje projektu musí být v účetnictví rozděleny v poměru na evropský a národní podíl Nástrojem a Zdrojem financování, tj. dle jejich procentního podílu na celkových způsobilých výdajích (viz Smlouva o poskytnutí dotace), a to dle vyhlášky č. 16/2001 Sb. a 449/2009 Sb. v platném znění. jako nástroj bude uveden ROP Střední Čechy: 38 jako zdroj financování pro podíl EU: 5 jako zdroj financování pro národní podíl: 1. (Národní podíl je část dotace od RR pokud není příjemci poskytován pouze podíl EU viz Smlouva o poskytnutí dotace - a vlastní prostředky příjemce). u fakturovaných nezpůsobilých výdajů spojených s projektem, není potřebné rozlišovat nástroj a zdroj, jelikož jsou hrazeny z vlastních zdrojů příjemce, a které se do soupisky účetních dokladů neuvádějí. 22
Účetnictví projektu Při účtování příjmu dotace bude příjemce postupovat dle avíza, které obdrží po provedené úhradě Žádosti o platbu. Dotace bude zaúčtována dle následujících pravidel: neinvestiční prostředky na položku 4123 a investiční na 4223, dle podílů EU a národních prostředků uvedených ve Smlouvě o poskytnutí dotace s účelovými znaky vydanými Ministerstvem financí s předčíslím 82xxx: 82001 neinvestice RR (SR + KR) 82005 neinvestice EU 82501 investice RR (SR + KR) 82505 investice EU dle podílů EU a národních prostředků uvedených ve Smlouvě o poskytnutí dotace se zdrojem financování 5 nebo 1, všechny prostředky vždy s nástrojem 38. 23
Prokazující účetní doklady 24
Monitorovací hlášení Monitorovací hlášení (MH) viz. Pokyny pro žadatele a příjemce (PPŽP) 14.3.1 o o o o o Bez Zjednodušené žádosti o platbu (ZŽP) Příjemce předkládá každých 6 měsíců od uzavření smlouvy o poskytnutí dotace v tištěné i elektronické podobě, do 30 kalendářních dnů po ukončení finanční fáze. Není předkládáno, je-li v rozmezí max. 30 kalendářních dnů předložena MZ. Část A MH údaje vyplněné příjemcem v IS BENEFIT7 Část B MH údaje vyplňované příjemcem do formuláře, který je přílohou PPŽP. 25
Monitorovací zpráva Monitorovací zpráva (MZ) iz. Pokyny pro žadatele a příjemce (PPŽP) 14.3.2 Se zjednodušenou žádostí o platbu (ZŽP) Příjemce předkládá v souladu s finančním plánem, který je přílohou smlouvy o poskytnutí dotace (v tištěné i elektronické podobě) do 30 kalendářních dnů po ukončení finanční fáze ( v případě závěrečné MZ do 60 kalendářních dnů) Část A MZ údaje vyplněné příjemcem v IS BENEFIT7. Část B MZ údaje vyplňované příjemcem do formuláře, který je přílohou PPŽP. 26
Monitorovací zpráva Datum Sledované období od u 1.MZ = datum podpisu smlouvy Datum Sledované období do u 1.MZ = datum ukončení první finanční fáze projektu Datum Sledované období do u závěrečné MZ = datum ukončení fyzické realizace projektu Datum Sledované období do u závěrečné MZ + 60 kalendářních dní = datum ukončení projektu Zároveň: Datum Předpokládané předložení ŽoP / datum na finančním plánu = Datum Sledované období do u MZ teprve poté začíná běžet 30ti/60ti denní lhůta na předložení 27
Monitorovací zpráva - část A k bodu 3: Indikátory zprávy/hlášení + přílohy č. 4: Vycházet z indikátorů obsažených ve smlouvě o poskytnutí dotace, ne v Žádosti. Splnění hodnot indikátorů je závazné! Doklady o plnění monitorovacích indikátorů (protokoly o provedených zkouškách apod.) - pokud je těchto dokladů velké množství, např. u větších projektů, je možné po dohodě s PM doložit pouze hlavní, rozhodující protokoly a doklady a pořídit seznam nedodaných podkladů s poznámkou, že jsou uloženy a k nahlédnutí u příjemce. k bodu 4: Výběrová řízení: chybně nevyplněny údaje o předpokládané a skutečné ceně VŘ, nezadaný vítězný dodavatel předmětné VŘ (u VŘ ve stavu Ukončeno a Nenaplněno ) Nesprávně vyplněné údaje týkající se zadávacích řízení. Chybějící podklady k výběrovému řízení (např. doložení dokladů o uveřejnění VŘ dle typu zadávacího řízení, doklad o odeslání výzev a výsledků výběrového řízení apod.). 28
Monitorovací zpráva - část A 29
!!!V rámci úprav informačního systému došlo v oblasti výběrových řízení ke změně vzhledu a struktuře vyplňovaných dat v B7. Postup je ke stažení na webových stránkách www.ropstrednicechy.cz v sekci Žádost BENEFIT7!!! k bodu 5: Publicita projektu + příloze č. 5: Chybějící elektronická podoba fotodokumentace k projektu či chybějící stručné popisky fotografií a datum pořízení (nutno uvádět alespoň měsíc/rok). Chybějící fotodokumentace k povinné publicitě projektu (např. billboardy, plakety, apod.). Chybí vyplněny údaje ke každému ze zvolených způsobů zajištění publicity kolonku aktuální stav nebo-li způsob, jak byly splněny podmínky publicity v rámci projektu. k bodu 6: Rovné příležitosti Chybí vyplněny údaje ke každému z kritérií kolonku aktuální stav nebo-li způsob jak byly splněny navrhované kritéria. 30
Monitorovací zpráva - část A K bodu 7: Environmentální kritéria: Chybí vyplněny údaje ke každému ze zvolených aktivit, opatření a dopadu v kolonce aktuální stav nebo-li způsob, jak byly splněny podmínky zvolených kvantifikovatelných a nekvantifikovatelných environmentálních kritérií. k bodu 8: Rozpočet projektu: Při podání průběžné monitorovací zprávy nebo hlášení je vyplněn rozpočet dle Smlouvy o poskytnutí dotace. Až při závěrečné platbě je tento rozpočet přepracován a aktualizován dle skutečně vynaložených výdajů na projekt. O změnu rozpočtu v průběhu realizace projektu zažádá příjemce příslušného FM (příjemce v tu chvíli nemá rozpracovanou MZ se ŽOP v B7) k bodu 10: Finanční plán: Uvádět skutečně proplacené finančníčástky z poskytnuté dotace RR, aktualizovat finančníčástky mezi jednotlivými žádostmi o platbu podle plánovaných výdajů s vazbou na čerpání investičních a neinvestičních výdajů. Aktualizovaná celkováčástka dotace z RR i jednotlivé podíly neinvestičních a investičních výdajů ve finančním plánu musíčinit max. možnou míru podpory uvedenou ve Smlouvě o poskytnutí dotace např. obce 92,5%. 31
Monitorovací zpráva část B Upraveno Metodickým pokynem č. 12 (část A v IS Benefit, část B textováčást vyplněná ve formátu doc, docx) Časté nedostatky při zpracování MZ část B: k bodu 1: Údaje o projektu a monitorovací zprávě: data projektu (zahájení, zahájení fyzické realizace, ukončení fyzické realizace a ukončení) často neodpovídají údajům uvedeným ve smlouvě - nutno sjednotit. V případě odchylky je nutné ohlášení změny v souladu s pravidly ROP k bodu 3: Popis realizace projektu za monitorované období: popis realizace bývá dosti stručný na úkor výstižnosti (viz v MZ podrobný popis provedených prací ) k bodu 9: Kontroly: uvádět veškeré kontroly včetně těch, které byly již provedeny i pracovníky ÚRR 32
Monitorovací zpráva část B k bodu 4: Plnění harmonogramu a finančního plánu: v případě neplnění harmonogramu prací bývá zcela nedostatečné zdůvodnění, nutné podložit zdůvodnění relevantními dokumenty (zápisy v SD, zápisy z jednání, aktual. HMG apod., uvádět nápravná opatření aj.). V souladu s pravidly ROP ohlašovat změny tam, kde je to PPŽP vyžadováno. U změny finančních plánů je jedna výjimka - došlo li k nenaplnění finančního plánu z důvodu ležících na straně poskytovatele dotace (viz např. opakovaně prodloužený termín pro podpis Smluv o poskytnutí dotace, díky čemuž příjemce nemohl splnit plánovaný termín předložení MZ, ač byl jinak připraven), pak není nutno vyplňovat změnový formulář a postačí písemnou formou (i emailem) oznámit aktuální termín předložení 1. monitorovací zprávy, popř. předložit aktualizovaný finanční plán k bodu 6: Problémy při realizaci projektu: nebát se uvádět problémy při realizaci, je spíše běžné a normální, že se problémy vyskytují, v případě identifikace problému jsou tyto často nedostatečně popsány, popř. chybí informace, jak byl problém vyřešen či jak se řeší 33
Monitorovací zpráva část B k bodu 11: Popis zapojení partnerů do projektu: chybí údaje, kdy se partner zapojil do realizace projektu, jakým způsobem, případně kdy a jak předpokládá příjemce zapojení partnera do projektu a zda účast partnera na projektu probíhá v souladu s údaji obsaženými v Žádosti a ve Smlouvě o poskytnutí dotace. k bodu 12: Plnění finančního plánu projektu: Chybí informace o plánovaném čerpání dotace, příjemci často neuvedou přesně vypočítanou výši přesunu finančních částek do jiných finančních fází, neuvedou jak budou v dalším obdobíčerpat fin. prostředky v poměrnéčásti na neinvestiční a investiční podíl. ad příloha č. 2 MZ Přehled zadávacích řízení ve druhém sloupci Druh ZŘ uvádět i název ZŘ, v případě vícero ZŘ stejného druhu je jinak obtížné identifikovat, o kterou zakázku jde ve sloupcích 7 a 8 se uvádějíčástky bez DPH 34
Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu (MZoU) o o o o Příjemce předkládá MZoU po dobu 5ti let po ukončení projektu (v případě MSP pouze 3 roky) Datum Sledované období od u první MZoU je den následující po datu Sledované období do závěrečné MZ Datum Sledované období do u první MZoU je 12 měsíců po datu registrace závěrečné MZ Lhůta na předložení MZoU je stanovena na 30 kalendářních dní po datu Sledované období do příslušné MZoU Příklad: Sledované období závěrečné MZ: 1.6.2009 28.10.2009 Registrace závěrečné MZ v M7+ (finalizace v B7): 15.11.2009 Sledované období první MZoU: 29.10.2009 15.11.2010 Lhůta pro předložení první MZoU: 15.12.2010 35
Oznámení příjemce o změnách projektu Změny projektu v průběhu realizace Smlouva o poskytnutí dotace článek VI změny projektu, PPŽP IV.2 výzvy, Metodický pokyn č. 19, 20 a 26) Nahlášení změn - formulář Oznámení příjemce o změnách projektu nebo kap. 7, 8 monitorovací zprávy v době pro ohlášení změny se blíží termínu pro předložení monitorovacího hlášení/monitorovací zprávy. Příjemce obdrží Oznámení o řešení změn projektu s posouzením změny podle jejich závažnosti buď jako o změně podstatné pro realizaci projektu vyžadující Dodatek ke Smlouvě nebo jako o změně nepodstatné nevyžadující dodatek ke Smlouvě. k bodu 7 a 8 MZ části B: Nepodstatné a podstatné změny projektu: - často chybí vyplněn výstižný popis změny, odůvodnění a řešení popsané buď navrhované změny nebo již změny vzaté ORPP na vědomí, nedoložené doklady (např. aktualizovaný finanční plán, rozpočet, harmonogram) - je nutné ohlašovat jakoukoliv změnu projektu viz PPŽP. Často jsou v MZ uváděny věci odlišně od projektu či smlouvy, ale tyto změny nejsou ohlášeny. Nerespektování této povinnosti může zapříčinit nezpůsobilost souvisejících výdajů, popř. uplatnění finančních korekcí či smluvních sankcí. 36
Kontrola hospodárnosti vynaložených výdajů na projekt Platné pro výzvy č. 1 53; Pokyny pro příjemce a žadatele, Příloha č. 7 povinná příloha k uzavření Smlouvy o poskytnutí dotace; rozhodnutířps s odkazem na 34 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění p.p., a ve smyslu zákona č. 183/2006 Sb., stavebního zákona, v platném znění kontrola přiměřenosti nákladů - příjemce předloží podrobný výkaz výměr stavby, oceněný projektantem podle cenové soustavy ÚRS či jiných standardů např. Valback, Callida a to v elektronické podobě k předmětnému VŘ na stavebníčásti. Tolerance od cen obvyklých a stavebních standardů max. 10% = nad tuto míru uplatnění finančních korekcí. podrobný položkový výkaz výměr stavby = součást zpracované projektové dokumentace k provedení stavby, v podobě souhrnné části a podrobné části, jež obsahuje jednotlivé položky. Každá položka výkazu výměru musí obsahovat pořadovéčísla, číselné zatřídění položky, popis položky vymezující druh a kvalitu prací, měrnou jednotku, počet měrných jednotek, jednotkovou cenu a cenu celkem. POZOR za nevyhovující zpracování stavebního výkazu výměru se považuje zatřídění tzv. agregovaných položek (kompletů, souborů, sad). 37
Zadávací řízení NEJČASTĚJŠÍ NEDOSTATKY: Porušení zákazu diskriminace a rovného zacházení: Zadávací dokumentace obsahuje odkazy na obchodní firmy, názvy, specifická označení zboží a služeb (viz. 44, odst. 9 ZVZ). Není-li to odůvodněno předmětem veřejné zakázky, nesmí zadávací dokumentace, zejména technické podmínky, obsahovat požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, popřípadě její organizační složku za příznačné, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých dodavatelů nebo určitých výrobků. Obdobně platí pro zakázky zadané dle Pravidel ROP. Není přípustné tento požadavek nahradit formulací přibližně následujícího znění: Zadavatel umožňuje pro plnění zakázky použití i jiných, kvalitativně a technicky obdobných řešení. Dělení zakázky: Zadavatel nesmí rozdělit předmět zakázky tak, aby došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod stanovené finanční limity (dle ZVZ nebo pravidel ROP RS SČ). Je-li zakázka rozdělena na části, je pro stanovení předpokládané hodnoty rozhodující součet předpokládaných hodnot všech částí zakázky. Stanovení předpokládané hodnoty zakázky: Pokud se předpokládaná hodnota zakázky blíží stanovenému finančnímu limitu, zakázka by měla být zadána způsobem ležícím na straně jistoty. 38
Zadávací řízení Smlouva s dodavatelem neobsahuje povinnost dodavatele vyplývající ze zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě (stanoveno v Podmínkách zadávání zakázek ROP RS SČ, kap. V Společná ustanovení, bod 9.): Dodavatel podílející se na dodávkách zboží nebo služeb hrazených z veřejných výdajů nebo z veřejné finanční podpory je osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly. Platí i pro zakázky zadávané dle ZVZ. Příklad znění: Dodavatel (či jiné označení dle terminologie smlouvy) bere na vědomí, že se podpisem této smlouvy stává, v souladu s ustanovením 2 písm. e) zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, osobou povinnou spolupůsobit při výkonu finanční kontroly prováděné v souvislosti s úhradou zboží nebo služeb z veřejných výdajů nebo z veřejné finanční podpory. Zásada transparentnosti: Všechny úkony při zadání zakázky musí být prokazatelně zdokumentovány (včetně zveřejnění výzvy k podání nabídky na internetových stránkách). 39
Zadávací řízení 40 Neoznámení zadávacího řízení ORPP: Příjemce/zadavatel je povinen každé zadávacířízení oznámit 7 pracovních dnů před zasedáním komise ORPP (stanoveno v Podmínkách zadávání zakázek ROP RS SČ, kap. IV.1.3 Podmínky zadávání zakázek). Platí i pro zakázky zadávané dle ZVZ. V případě zakázek zadávaných dle ZVZ nabídka uchazeče musí obsahovat návrh smlouvy podepsaný oprávněnou osobou uchazeče a prohlášení této osoby o vázanosti celým obsahem smlouvy po celou dobu běhu zadávací lhůty ( 68 ZVZ). Neoznámení o výsledku zadávacího řízení pro veřejné zakázky zadávané dle ZVZ dle 83 je veřejný zadavatel povinen do 48 dnů po uzavření smlouvy odeslat oznámení o výsledku zadávacího řízení k uveřejnění v informačním systému www.centralniadresa.cz (dle 146 ZVZ), tj. u všech druhů zadávacích řízení (včetně zjednodušeného podlimitního řízení). U veřejných zakázek zadávaných dle ZVZ předmět veřejné zakázky v oznámení či výzvě neobsahuje klasifikaci zboží, služeb nebo stavebních prací (CPV) podle referenční klasifikace platné pro veřejné zakázky na základě předpisu ES (dle 47 ZVZ). Zrušení zadávacího řízení veřejným nebo dotovaným zadavatelem z důvodů, které nejsou vymezeny v 84 ZVZ.
Zadávací řízení Výsledek VŘ nebyl zveřejněn v Informačním systému (IS VZ): 83 ZVZ veřejný zadavatel je povinen do 48 dnů po uzavření smlouvy odeslat oznámení o výsledku VŘ k uveřejnění (a to i v případě zakázek zadávaných např. ve zjednodušeném podlimitním řízení). Nebyla správně stanovená hodnotící kritéria: Hodnotící kritérium nabídková cena je menší než 75% nabídkové ceny (Metodický pokyn č. 23). Jako hodnotící kritérium je uveden některý ze základních kvalifikačních předpokladů. Ve výzvě k podání nabídky nebyla uvedena předpokládaná hodnota: Bude považováno za formální pochybení, doloží-li zadavatel četné prohlášení, nebo jiný doklad, z něhož vyplývá, že předpokládaná hodnota byla stanovena před zahájením VŘ. Oznámení o zahájení VŘ, resp. výzva není zadavatelem podepsána. V případě porušení ZVZ nebo Podmínek zadávání zakázek (Metodický pokyn č. 15) nebo pochybnostech, zda k porušení došlo, předání dokumentace VŘ k právnímu posouzení oddělení Smluvní vztahy. Pokud jsou zjištěna závažná pochybení příjemce, je oddělení Smluvní vztahy stanovena finanční korekce (v souladu se Závazným postupem pro udělování finančních korekcí výdajů). 41
12/4/2011 Úřad RR RS SČ Děkuji za pozornost Úřad Regionální rady Karlovo náměstí 313/8, Praha 2 email: info@ropsc.cz www.ropstrednicechy.cz