Odůvodnění účelnosti nadlimitní veřejné zakázky Dlouhodobé ukládání digitálních dokumentů podle 156 odst. 1 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, v platném znění a v souladu s prováděcí vyhláškou č. 232/2012 Sb. Odůvodnění účelnosti veřejné zakázky Změny a) v popisu potřeb, které mají být splněním veřejné zakázky naplněny, b) v popisu předmětu veřejné zakázky, c) vzájemného vztahu předmětu veřejné zakázky a potřeb zadavatele, d) v předpokládaném termínu splnění veřejné zakázky, oproti skutečnostem uvedeným v Odůvodnění účelnosti veřejné zakázky pro účely předběžného oznámení veřejného zadavatele. Popis rizik souvisejících s plněním veřejné zakázky, která zadavatel zohlednil při stanovení zadávacích podmínek. Jde zejména o rizika nerealizace veřejné zakázky, prodlení s plněním veřejné zakázky, snížené kvality plnění, vynaložení dalších finančních nákladů. Veřejný zadavatel může vymezit varianty naplnění potřeby a zdůvodnění zvolené alternativy Ke změně došlo u položky d) v předpokládaném termínu splnění veřejné zakázky. Vzhledem k závěrům jednání zadavatele s Řídícím orgánem IOP ohledně proplácení výstupů projektu ICT služby technologické centrum Plzeňského kraje, v rámci kterého je předmětná VZ realizována, zadavatel rozdělil plnění VZ v části předmětu plnění softwarové řešení dlouhodobého úložiště digitálních dokumentů na 1. a 2. část plnění, přičemž pro 1. část plnění (dodávka SW licencí a příprava na implementaci) ponechal původní lhůtu k plnění v délce 1 kalendářního měsíce od uzavření smlouvy na plnění VZ a pro 2. část plnění (implementace) lhůtu prodloužil na 3 kalendářní měsíce, počítané od akceptace 1. části plnění. Pro dodávku a implementaci hardware garantovaného úložiště do Technologického centra PK byl ponechán termín 1 měsíc od uzavření smlouvy na plnění VZ. Nerealizace veřejné zakázky by zkomplikovala zadavateli naplňování povinného výstupu projektu s názvem ICT služby technologické centrum Plzeňského kraje části I., III., IV. a V. Výzvy MV ČR č. 08 na Rozvoj služeb egovernementu v krajích, na jehož realizaci získal zadavatel finanční prostředky v rámci Integrovaného operačního programu (IOP). K výstupu se zavázal zadavatel coby žadatel o finanční podporu uvedeného projektu. Cílem VZ je pořízení nového informačního systému k řešení problematiky dlouhodobého (tj. desítky let, případně natrvalo) ukládání elektronických nebo digitalizovaných dokumentů. IS by měl zajistit ochranu dokumentu a jeho čitelnost po celou dobu uložení, přičemž ochranou dokumentu a jeho čitelností je myšlena především schopnost uchovat a zobrazit informační obsah dokumentu po celou dobu uložení, a to nezávisle na použitém formátu či technologii. Alternativa není. Na vytvoření a implementaci předmětu plnění veřejné zakázky Stránka 1 z 9
veřejné zakázky. v požadovaném čase zadavatel nedisponuje dostatečným personálním zázemím. Řešením je tedy činnost externího dodavatele, jehož si zadavatel nemůže vybrat jiným způsobem než skrze realizaci veřejné zakázky. Veřejný zadavatel může vymezit, do jaké míry ovlivní veřejná zakázka plnění plánovaného cíle. Zadavatel může uvést další informace odůvodňující účelnost veřejné zakázky. Stránka 2 z 9
požadavků na technické kvalifikační předpoklady pro plnění veřejné zakázky na dodávky požadavků Dodavatel požaduje předložení seznamu na seznam významných dodávek. a) min. 3 významných zakázek v oblasti implementace spisové služby nebo zajišťování její technické podpory, realizovaných dodavatelem v posledních 3 letech, s hodnotou plnění každé referenční významné zakázky min. 0,5 mil. Kč (bez DPH); b) min. 1 významné zakázky v oblasti implementace dlouhodobého úložiště digitálních dokumentů nebo jiného řešení pro zachování důvěryhodnosti digitálních dokumentů (elektronická spisovna pro střednědobé důvěryhodné ukládání dokumentů), realizované dodavatelem v posledních 3 letech, s hodnotou plnění referenční významné zakázky min. 1 mil. Kč (bez DPH); c) min. 1 významné zakázky v oblasti implementace garantovaného úložiště, realizované dodavatelem v posledních 3 letech, s hodnotou plnění referenční významné zakázky min. 1 mil. Kč (bez DPH). Uvedený seznam referenčních významných zakázek se zadavateli jeví jako přiměřený a s relevantní vypovídající hodnotou vůči předmětu plnění samotné veřejné zakázky. Minimální výše referenčních významných zakázek se zadavateli jeví jako přiměřená vůči předpokládané hodnotě samotné veřejné zakázky. požadavku na předložení seznamu techniků či technických útvarů. Dodavatel v nabídce uvede projektový tým techniků, kteří se budou podílet na realizaci veřejné zakázky s uvedením jejich stručného profesního životopisu. Součástí projektového týmu musí být: Vedoucí projektového týmu, který má alespoň středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru vedení projektových týmů; předloží min. 1 referenční projekt v oblasti implementace dlouhodobého úložiště digitálních dokumentů a min. 1 projekt na implementaci spisové služby, s hodnotou plnění projektu min. 1 mil. Kč (bez DPH). Min. 1 metodik, který má alespoň středoškolské vzdělání, min. 2leté zkušenosti s implementací nebo metodickou podporou spisové služby anebo min. 2letou praxi na pozici výkonu aplikace spisové služby; předloží min. 1 referenční projekt na implementaci spisové služby nebo metodickou podporou spisové služby anebo praxi na pozici výkonu aplikace spisové služby; na nichž se podílel nebo které Stránka 3 z 9
(spolu) realizoval. Min. 1 analytik, která má alespoň středoškolské vzdělání, alespoň 2 roky praxe v oboru analýzy software na dlouhodobé ukládání digitálních dat; předloží min. 1 referenční projekt na analýzu software na dlouhodobé ukládání digitálních dat, na kterém se podílel. Počet členů projektového týmu určí uchazeč dle vlastního uvážení tak, aby předmět zakázky byl realizován v nabídce představeným projektovým týmem a dodán zadavateli v požadovaném rozsahu a termínu. Zadavatel požaduje, aby uchazeč po celou dobu plnění veřejné zakázky zachoval profesionální složení projektového týmu. Případné nutné personální změny projektového týmu podléhají předchozímu písemnému souhlasu zadavatele. Zadavatel považuje výše uvedené požadavky na předložení seznamu techniků za přiměřené vzhledem k rozsahu služeb, tvořících předmět plnění VZ a požadavku zadavatele na vysokou odbornost těch pozic v rámci projektového týmu uchazeče, které jsou pro zdárné plnění VZ zásadní a klíčové. požadavku na předložení popisu technického vybavení a opatření používaných dodavatelem k zajištění jakosti a popis zařízení či vybavení dodavatele určeného k provádění výzkumu. požadavku na provedení kontroly výrobní kapacity veřejným zadavatelem nebo jinou osobou jeho jménem, případně provedení kontroly opatření týkajících se zabezpečení jakosti a výzkumu. požadavku na předložení vzorků, popisů nebo fotografií zboží určeného k dodání. požadavku na předložení dokladu prokazujícího shodu požadovaného výrobku vydaného příslušným orgánem. Stránka 4 z 9
ch podmínek veřejné zakázky na dod ávky a veřejné zakázky na dodávky podmínky stanovící delší lhůtu Zadavatel v souladu s běžnou praxí stanoví, že platby budou splatnosti faktur než 30 dnů. probíhat až po dodání předmětu plnění na základě vystavené faktury. Splatnost faktury je stanovena na 30 dnů ode dne doručení fa na adresu sídla zadavatele. podmínky stanovící požadavek na pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetím osobám ve výši přesahující dvojnásobek předpokládané hodnoty veřejné zakázky. Zadavatel v rámci obchodních podmínek stanoví požadavek na sjednané pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetím osobám ve výši odpovídající předpokládané hodnotě dodávky a implementace softwarového řešení dlouhodobého úložiště digitálních dokumentů a hardwarového řešení garantovaného úložiště do Technologického centra Plzeňského kraje (celkem činí 11 388 430 Kč). Zadavatelem požadovaná min. hodnota pojištění odpovědnosti za škodu činí 11 mil. Kč. Požadavek zadavatele je obsažen v návrhu smlouvy na plnění veřejné zakázky (kupní smlouva), vypracovaném zadavatelem. Doklad o sjednaném pojištění odpovědnosti za škodu předloží dodavatel zadavateli před uzavřením smlouvy na plnění VZ. podmínky stanovící požadavek bankovní záruky vyšší než je 5 % ceny veřejné zakázky. podmínky stanovící požadavek na záruční lhůtu delší než 24 měsíců. podmínky stanovící smluvní pokutu za prodlení dodavatele vyšší než 0,2 % z předpokládané hodnoty veřejné zakázky za každý den prodlení. Zadavatel požaduje záruku v délce trvání 3 roky, což je délka obvyklá u VZ v oblasti informačních technologií. Tříletá záruka odpovídá životnímu cyklu hardware a software, po který slouží svému účelu do doby, než je nutné provést upgrade HW nebo SW. V rámci obchodních podmínek je smluvní pokuta za prodlení dodavatele s plněním VZ stanovena ve výši 0,2% z ceny plnění VZ za každý den prodlení, přičemž cena plnění musí být nižší než předpokládaná hodnota VZ, jelikož tu zadavatel označil v zadávacích podmínkách jako cenu nejvýše přípustnou. Po negativních zkušenostech s plněním některých předchozích zakázek zadavatel přistoupil rovněž k nastavení jednorázové smluvní pokuty 500 000 Kč coby výrazně motivačního faktoru pro včasné plnění VZ. V případě prodlení totiž hrozí zadavateli riziko vyslovení neuznatelnosti výdajů z důvodu překročení časového mezníku proplácení výdajů projektu. V rámci obchodních podmínek je smluvní pokuta za prodlení Stránka 5 z 9
podmínky stanovící smluvní pokutu za prodlení zadavatele s úhradou faktur vyšší než 0,05 % z dlužné částky za každý den prodlení. zadavatele s úhradou faktur stanovena na 0,05% částky za každý den prodlení. z dlužné Odůvodnění vymezení dalších obchodních podmínek. Další obchodní podmínek jsou vymezeny s ohledem na běžnou praxi zadavatele (např. akceptace plnění ze strany zadavatele na základě akceptačního protokolu), na zdroj spolufinancování VZ (např. náležitosti ohledně publicity, archivace, odkaz na IOP projekt) a v zájmu právního postavení zadavatele. V rámci obchodních podmínek zadavatel požaduje, aby součástí nabídky bylo samostatné CD nebo DVD s prezentací funkčního řešení dlouhodobého úložiště, nastaveného v režimu krajské digitální spisovny. Pod pojmem funkční řešení rozumí zadavatel snímky uživatelského rozhraní ve formě obrázku nebo videozáznamu, prostřednictvím kterých bude uchazeč schopen demonstrovat základní funkčnost nabízeného řešení. Uchazeč dodá souhrnnou prezentaci ve formátu Microsoft Powerpoint 2003 nebo novější, ve které bude představeno řešení a jeho jednotlivé funkcionality s tím, že součástí jednotlivých bloků budou přiloženy snímky uživatelského rozhraní z pohledu správce řešení nebo z pohledu uživatelepůvodce (podle kontextu prezentované části funkcionality), případně odkazy na jednotlivé videozáznamy viz níže. Struktura souhrnné prezentace bude členěna shodně s kapitolami 1.5 a 1.6 přílohy č. 1 zadávací dokumentace (technická specifikace). Dále uchazeč dodá videozáznamy obrazovky, na které bude uživatel s patřičnou úrovní oprávnění vykonávat následující kroky: 1) Napojení na elektronickou spisovou službu (SSL) Volba spisové služby je v kompetenci uchazeče, uchazečem zvolená spisová služba musí splňovat NSESS. Prezentace č. 1: formou videozáznamu: odeslání balíčku (B1) do dlouhodobého úložiště (cílem je prokázaná integrace alespoň jedné SSL na nabízené řešení) 2) Základní vybrané operace s dlouhodobým úložištěm Prezentace č. 2 formou videozáznamu: Příjem (zobrazení příjmu) odeslaného balíčku B1 ze SSL Vyhledaní balíčku B1 Stránka 6 z 9
Zpřístupnění balíčku B1 Zobrazení transakčního záznamu balíčku B1 Prezentace č. 3 formou videozáznamu: Manuální vytvoření balíčku B2 s použitím samostatného nástroje (bude vkládán dokument či dokumenty ve formátu PDF/A) Příjem (zobrazení příjmu) odeslaného balíčku B2 Následné vyhledaní balíčku B2 Zpřístupnění balíčku B2 Zobrazení transakčního záznamu balíčku B2 Prezentace č. 4 formou videozáznamu: Manuální vytvoření balíčku B3 s použitím samostatného nástroje (s dokumentem/y v neakceptovatelném formátu) Příjem (zobrazení příjmu) odeslaného balíčku B3 Následné vyhledaní balíčku B3 Zobrazení transakčního záznamu balíčku B3 Prezentace č. 5 formou videozáznamu: Demonstrace založení nového odděleného logického úložiště (spisovny) a jeho nastavení pro nového původce správcem Prezentace č. 6 formou videozáznamu: Průběh skartačního řízení Prezentace č. 7 formou videozáznamu: Zobrazení transakčního záznamu z pohledu správce řešení, ochrana transakčního záznamu Kontrola konzistence 3) Pracovní úložiště Prezentace č. 8 formou videozáznamu: Nastavení nového odděleného úložiště pro nového původce správcem Prezentace č. 9 formou videozáznamu: Připojení k pracovnímu úložišti a vložení souboru Stránka 7 z 9
uživatelem-původcem Výše uvedené požadavky shledává zadavatel přiměřenými cílům VZ. Schopnost dodavatel předložit v nabídce prezentaci požadovaného rozsahu a obsahu dokládá zadavateli skutečnost, že dodavatel disponuje hotovým řešením úložiště digitálních dokumentů a takové zadavatel soutěží. Odůvodnění vymezení technických podmínek veřejné zakázky podle 5 vyhlášky Technická podmínka Zadavatel stanoví technické podmínky VZ v Technické dokumentaci, která je přílohou č. 1 zadávací dokumentace a tedy nedílnou součástí zadávacích podmínek. Odůvodnění technické podmínky Technické podmínky veřejné zakázky jsou nastaveny úměrně naplnění potřeby zadavatele, a tou je pořízení nového informačního systému k řešení problematiky dlouhodobého (tj. desítky let, případně natrvalo) ukládání elektronických nebo digitalizovaných dokumentů. IS by měl zajistit ochranu dokumentu a jeho čitelnost po celou dobu uložení, přičemž ochranou dokumentu a jeho čitelností je myšlena především schopnost uchovat a zobrazit informační obsah dokumentu po celou dobu uložení, a to nezávisle na použitém formátu či technologii. Odůvodnění stanovení základních a dílčích hodnotících kritérií a způsobu hodnocení nabídek podle 6 vyhlášky Hodnotící kritérium Základní hodnotící kritérium je nejnižší nabídková cena v Kč bez DPH. Odůvodnění Zadavatel veškeré své požadavky na předmět plnění VZ zařadil do zadávacích podmínek (zadávací podmínky, technická dokumentace, návrh smlouvy na předmět plnění VZ aj.) a v rámci posouzení nabídek zadavatel posoudí soulad předložených nabídek se zadávacími podmínkami a pouze ty nabídky, které budou zadavatelem posouzeny jako vhodné, vyhovující a přijatelné, budou zařazeny mezi nabídky hodnocené. Způsob hodnocení nabídek Hodnocení provede zadavatel tak, že po posouzení nabídek seřadí v rámci hodnocení vhodné a přijatelné nabídky podle výše nabídkové ceny bez DPH a nabídka s nejnižší nabídkovou cenou v Kč bez DPH bude vybrána jako nabídka nejvhodnější. Stránka 8 z 9
Odůvodnění předpokládané hodnoty veřejné zakázky podle 7 vyhlášky Hodnota Odůvodnění 17 380 165 Kč bez DPH Zadavatel stanovil předpokládanou hodnotu veřejné zakázky na základě jemu známých údajů a informací získaných průzkumem trhu a na základě jemu dostupných údajů a informací o zakázkách stejného či podobného předmětu plnění následovně: Předpokládaná hodnota celého předmětu plnění veřejné zakázky činí: 17 380 165 Kč bez DPH, přičemž: a) předpokládaná hodnota dodávky a implementace software k dlouhodobému ukládání digitálních dokumentů činí 9 008 265 Kč bez DPH; b) předpokládaná hodnota dodávky a implementace hardware garantovaného úložiště činí 2 380 165 Kč bez DPH; c) předpokládaná hodnota poskytování technické podpory (maintenance) SW k dlouhodobému ukládání digitálních dokumentů činí 1 239 669 Kč bez DPH / za 1 kalendářní rok, tj. 4 958 678 Kč bez DPH / za 4 roky Poznámka zadavatele: Smlouvu na poskytování maintenance SW plánuje zadavatel uzavřít na dobu neurčitou. d) předpokládaná hodnota poskytování technické podpory (maintenance) HW garantovaného úložiště činí 206 612 Kč bez DPH / za 1 kalendářní rok, tj. 1 033 058 Kč bez DPH / za 5 let Poznámka zadavatele: Smlouvu na poskytování maintenance HW plánuje zadavatel uzavřít na dobu určitou v délce trvání 5 let. Stránka 9 z 9