Management informačních fondů Uchovávání dokumentů 2 Knihovnické procesy - akvizice - zpracování - uchovávání - zpřístupňování 1 2 Uchovávání dokumentů dokument = informace (intelektuální obsah) + hmotný nosič neoddělitelná jednota obsahu a formy 3 Uchovávání dokumentů jednotlivé činnosti: - fyzická organizace dokumentů podle zvolených hledisek - funkční rozmístění souborů dokumentů (samostatných celků dokumentů) v prostorách knihovny 4 1
Uchovávání dokumentů Ochranu fondu - vhodné uložení dokumentů v různých ukládacích zařízeních - optimální fyzické uspořádání podle vhodných způsobů řazení - zabezpečení dobrého fyzického stavu a estetického vzhledu po celou dobu - snížení vlivu škodlivých faktorů (vnitřních i vnějších) 5 6 Ochranu fondu Konstrukční a dispoziční řešení - zamezení možnosti poškození při manipulaci (pracovníky i uživateli) - zamezení možnosti odcizení závisí na budově knihovny - samostatná budova - samostatná část budovy - určené místnosti ve víceúčelové budově 7 8 2
Konstrukční a dispoziční řešení Konstrukční a dispoziční řešení závisí na charakteru budovy - určená knihovně (historická x nová budova) - určená původně jinému účelu závisí na konkrétním účelu provozu - prostory určené pro uživatele - volný výběr - sklady a depozitáře 9 10 Historický vývoj budov knihoven Historický vývoj budov knihoven pultové knihovny sálové knihovny vše v jednom prostoru (starověk, středověk, renesance, baroko) trojčlenná knihovna (2. pol. 19. stol. Evropa) oblast pro uživatele a služby oblast pro pracovníky a správu oblast pro uchovávání dokumentů 11 12 3
Historický vývoj budov knihoven Historický vývoj budov knihoven modulární knihovna (50.-70. léta 20. stol. USA) minimum nosných stěn členění prostoru funkčními přepážkami otevřená knihovna (od 80. let 20. stol.) návrat k oddělení 3 okruhů (čtenář, pracovník, dokument) 13 14 Jednoúčelové x flexibilní prostory Jednoúčelové x flexibilní prostory jednoúčelové - přizpůsobení výšky a délky regálů - přizpůsobení nosnosti konstrukcí - orientace na světové strany -řešení osvětlení, topení apod. 15 flexibilita - vzájemná zaměnitelnost prostor - volnost v rozmístění jednotlivých činností 16 4
Sklady a dispoziční řešení Typy: - příruční sklady (velká frekvence užívání) - základní sklady (pro základní fond) - speciální sklady (pro dílčí fondy: např. rukopisy, filmy, CD) Sklady a dispoziční řešení Umístění: - za prostory pro uživatele - okolo prostor pro uživatele - uvnitř prostor pro uživatele - rozptýlený sklad - samostatná část budovy - depozitní sklady (málo využívané) 17 18 Kooperativní depozitní sklady společný sklad x jednotlivé fondy společný sklad jednoho fondu každý dokument jen jednou depozitní knihovna Vybavení skladů knihovní regály - různé materiály (dřevo, kov, umělá hmota, kombinace materiálů) - pevné x pohyblivé 19 20 5
Vybavení skladů Knihovní regály 21 pevné (nepohyblivé, stabilní) - skříňové - skeletové - stojanové - jednostranné - oboustranné 22 Knihovní regály Knihovní regály pevné x nastavitelné police výška cca 200 cm délka police cca 100 cm šířka police nejčastěji 25 cm + regály a police na speciální dokumenty (časopisy, mapy, CD ) 23 24 6
Knihovní regály pohyblivé (kompaktní) - pohyb na kolejnicích - závěsné - podvozkové - oboustranný - odsuvný princip 25 Knihovní regály pohyblivé (kompaktní) - dodržení jen jedné uličky na celý blok - mechanické/elektrické zařízení na odsun - odsuvné, otáčivé, výsuvné a zásuvkové regály 26 Knihovní regály Knihovní regály pohyblivé (kompaktní) - zvýšení kapacity o 40-80% - zvýšené nároky na statiku - zvýšené nároky na prodění vzduch - vyšší cena (regál + instalace) 27 28 7
Knihovní regály výškové regály - odstranění stropů vícepodlažní sklad - výška 6-12 m - délka 10 a více metrů - obsluha z galerií nebo transportních Knihovní regály automatizované sklady - dopravní zařízení - pohyb a výběr dokumentu ovládá počítač - příklad: Knihovna Vysoké školy technické v Delftu zařízení 29 30 Dopravní zařízení - vozíky: ruční, vysokozdvižné - skluzy - potrubní pošta - výtahy: nákladní, ruční x elektrický pohon - pásové dopravníky - kolejnicová zařízení 31 Prostorové nároky velikost plochy pro funkční, racionální a bezpečné uložení dokumentů vliv má: - rozsah fondu - rozsah ročních přírůstků - změny v rozsahu přírůstků - rozsah vyřazených dokumentů 32 8
Prostorové nároky vliv má: - složení fondu - podle nosiče - základní (papírové) dokumenty - speciální dokumenty - podle formátu 33 Prostorové nároky vliv má: - druh stavění - frekvence využívání dílčích fondů - stavební a konstrukční řešení prostor - skladovací zařízení 34 Prostorové nároky běžné metry (police, regály) metry čtvereční podlahové plochy rozdíl: - sklady a depozitáře - volný výběr 35 Knižní dokumenty - počet svazků na 1 běžný metr: cca 30 - nelze počítat s maximálním zaplněním - nemělo by přesáhnout 80% zaplnění nepohodlná práce, poškozování dokumentů 36 9
Prostorové nároky Prostorové nároky - výška regálu - neměla by překročit 210-230 cm; 6-7 polic v 1 regále - hloubka regálu - obvykle 25 cm (pro oktáv 20 cm, kvart 25 cm, folio 30-35 cm) 37 - osová vzdálenost regálů = horizontální rozestup mezi středními osami dvou sousedních paralelně postavených regálů - 125-150 cm šířka uličky 60-80 cm 38 Prostorové nároky Prostorové nároky hlavní průchody - 100 až 120 cm postranní průchody - 50 až 70 cm speciální dokumenty: - hudebniny, mapy, grafika, audiální a audiovizuální dokumenty speciální ukládací zařízení 39 40 10
Prostorové nároky volný výběr výška regálu - 180 cm 5-6 polic v jednom regále dětské oddělení - 150 cm 4 police v 1 regále osová vzdálenost regálů - 150-300 cm šířka uličky 80-230 cm 41 Knihovna Nebojte se do knihovny! http://www.youtube.com/watch?v=2 hixrsqhmt8 42 Uchovávání papírových dokumentů papírový dokument - vazba - knižní blok papír - organická látka - podléhá zkáze Uchovávání papírových dokumentů vytvořit vhodné podmínky pro uchovávání fondů stanovit vhodné podmínky pro manipulaci s fondy - změny nevratné - poškození se kumuluje - kvalita papíru 43 44 11
Základní hygienické požadavky - celková úroveň znečištění ovzduší - klimatické podmínky uchovávání dokumentů, jejich kontrola a regulace - čistota skladovacích prostor Klimatické podmínky - teplota 16-21 C - relativní vlhkost vzduchu 40-60% - vhodnost materiálů a zařízení používaných při manipulaci 45 46 Klimatické podmínky Klimatické podmínky zajistit: - dlouhodobá stabilita - pokud změny, tak malé a postupné - kontrola (teploměry, vlhkoměry) - dobré větrání - cirkulace vzduchu - klimatizace 47 světlo - způsobuje degradaci papíru - nejškodlivější ultrafialové světlo 48 12
Klimatické podmínky zajistit: - sklady obrácené na sever - omezení osvětlení (ultrafialové filtry, rolety, žaluzie, zabednění oken) - nejlépe bez přístupu denního světla - osvětlení s ultrafialovými filtry - účelná regulace osvětlení 49 Klimatické podmínky ovzduší částice zněčišťující ovzduší - plynné substance - způsobují kyselost papíru - prach - způsobuje mechanické poškození - biologické poškození - chemické poškození 50 Klimatické podmínky zajistit - omezení prašnosti - vhodná okna a dveře - těsnění - úprava podlahy - pravidelná očista (prostor i dokumentů) Skladovací pomůcky a zařízení - zařízení vhodné pro uložení - hladký povrch - oblé hrany - vhodné rozměry - stabilita - nikdy neukládat dokumenty na podlahu - pravidelná kontrola 51 - ochranné krabice 52 13
Ukládání svazků (knižní dokumenty) - vertikálně - zcela rovná poloha - užívání podpěr - vazba - převazba? - úměrný počet svazků (ne příliš volně, ne příliš těsně) - základky (lepenkový/plastový kodex) Ukládání svazků (knižní dokumenty) rozteč polic v regálu - o něco vyšší než výška dokumentů - umožnit manipulaci a proudění vzduchu - nahrazují půjčený svazek 53 54 Ukládání svazků (knižní dokumenty) Ukládání svazků (knižní dokumenty) ukládání velkých formátů - horizontální uložení - 3-4 svazky na sobě 55 ukládání brožur a dokumentů malého formátu: - užívání obalů (rychlovazače, obálky, krabice) - speciální lístkovnice, registrační skříně 56 14
Ukládání svazků (knižní dokumenty) ukládání svázaných časopisů - vazba po ročnících - obvykle větší formáty - zásady stejné jako u knižních dokumentů - problém změny formátu Ukládání časopisů ukládání běžných čísel časopisů - speciální skříně - regál pro nejnovější čísla není povinnost vše uchovávat! - zařazování nových ročníků 57 58 Ukládání novin - velký formát - dřevěné rámy - regál pro aktuální vydání - vazba jen u vybraných titulů není povinnost vše uchovávat! 59 Ukládání hudebnin - větší formát než knihy - většinou brožované výtisky - menší rozsah než knihy - zásady stejné jako u knižních dokumentů - nutnost dobře fixovat 60 15
Ukládání hudebnin Ukládání map a grafiky - samostatný dílčí fond - dokumenty většího rozsahu na regál jako knižní dokumenty - dokumenty malého rozsahu do krabic po 10-15 výtiscích 61 - velké formáty - speciální skříně s mělkými zásuvkami - horizontálně - ochranné obaly - několik dokumentů na sobě 62 Ukládání vysokoškolských prací Ukládání zpráv (výzkumné, technické ) stejný formát (A4) a rozsah - vázané dokumenty - podobnost s knižními dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání jako u knižních dokumentů 63 - stejný formát (A4) - malý rozsah - nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání do rychlovazačů, krabic 64 16
Ukládání patentových dokumentů Ukládání norem - stejný formát - stejný formát - malý rozsah - malý rozsah - nevázané dokumenty - nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - samostatný dílčí fond - ukládání do ochranných obalů, rychlovazačů, krabic 65 - ukládání do ochranných obalů, rychlovazačů, krabic 66 Ukládání firemní literatury Fyzická ochrana knižních dokumentů - různý formát - malý rozsah - vázané i nevázané dokumenty - samostatný dílčí fond - ukládání do ochranných obalů, rychlovazačů, krabic 67 preventivní ochrana - laminace - samolepicí fólie s ph neutrálním lepidlem pro pevné vazby - fólie pro paperbacky - fólie s ochranou proti UV záření 68 17
Fyzická ochrana knižních dokumentů Fyzická ochrana knižních dokumentů preventivní ochrana - zpevňování rohů - zpevňování hřbetu časopisů - ochrana proti stírání čárových kódů - ochrana popisů na knize 69 materiály: - speciální fólie a papírové pásky - ph (lat. potentia hydrogenii míra kyselosti a zásaditosti) - neutrální - alkalické (zásadité) 70 Fyzická ochrana knižních dokumentů Fyzická ochrana knižních dokumentů nákladné pečlivý výběr dokumentů vhodné pro dokumenty hodně užívané ne pro trvalé uchovávání oprava knih (první pomoc) - vlepování vytržených listů - oprava roztržených listů - oprava hřbetu knih - zpevňování časopisů 71 72 18
Fyzická ochrana knižních dokumentů Fyzická ochrana knižních dokumentů materiály: - samolepicí papírové pásky s Ph neutrálním lepidlem - samolepicí textilní pásky - zažehlovací papír 73 ochranné obaly - pouzdra knih - standardizované x na míru - lepenka ph 7,5 alkalická rezerva pro dokumenty dlouhodobě nebo trvale uložené 74 Fyzická ochrana knižních dokumentů záchranné práce: - oprava vazby a převazba - odkyselování papíru 75 Finanční nároky x životnost cena prevence - až do výše ceny dokumentu x několikanásobné prodloužení životnosti cena opravy a záchrany několikanásobně převyšuje cenu dokumentu x záchrana dokumentu, který nelze nahradit 76 19
Uchovávání nepapírových dokumentů Fotografické dokumenty různý materiál jiné nároky vytvořit vhodné podmínky pro uchovávání fondů a manipulaci s nimi - změny nevratné - poškození se kumuluje 77 životnost závisí na kvalitě materiálu a fotochemických procesů - poškození fyzické a chemické 78 Fotografické dokumenty klimatické podmínky: - teplota 16-18 C - relativní vlhkost vzduchu 30-50% zajistit - dlouhodobá stabilita Fotografické dokumenty světlo - způsobuje degradaci materiálu zajistit - uložení dokumentů bez přístupu světla - inertní obalové materiály 79 80 20
Fotografické dokumenty ovzduší - prach - mechanické poškození zajistit - omezení prašnosti Fotografické dokumenty chemické látky - chemické poškození zajistit - inertní obaly - pravidelná kontrola 81 82 Fotografické dokumenty Fotografie - ukládání skladovací pomůcky a zařízení - speciální obaly - speciální regály a skříně 83 - různé materiály - barevné fotografie jsou nestálé, ztráta sytosti barev a ostrosti - samostatný dílčí fond - ukládat bez přístupu světla - speciální obaly - lepenkové krabice - opatrná manipulace 84 21
Negativy, diapozitivy - ukládání Negativy, diapozitivy - ukládání - různé materiály - barevné negativy a diapozitivy jsou nestálé, ztráta sytosti barev a ostrosti - samostatný dílčí fond - 5 C - 25-35% relativní vlhkosti 85 - ukládat bez přístupu světla - opatrná manipulace - speciální obaly (krabice) - ukládání v rámečcích 86 Filmy - ukládání - individuální obaly pevné, trvanlivé a bezpečné (nekyselý papír, chemicky inertní plasty, nekorozívní kov) - samostatný dílčí fond Filmy - ukládání - ukládat bez přístupu světla - 5 C - 25-35% relativní vlhkosti - speciální skříně a regály 87 88 22
Mikrofiše - ukládání Mikrofilmy - ukládání - stejný formát - samostatný dílčí fond - individuální papírový obal - speciální lístkovnice - stejný formát různé délky - samostatný dílčí fond - individuální obal (speciální krabičky) - ukládání v krabicích 89 90 Audiální dokumenty - ukládání Audiální dokumenty - ukládání - životnost závisí na kvalitě materiálu a manipulaci s dokumenty - fyzické (mechanické) poškození - limit četnosti přehrávky - změny nevratné - poškození se kumuluje 91 klimatické podmínky: - teplota 18-20 C - relativní vlhkost vzduchu 40-60% zajistit - dlouhodobá stabilita - pevné obalové materiály 92 23
Audiální dokumenty - ukládání AV média - ukládání gramofonové desky magnetofonové pásky kompaktní disky + videokazety DVD 93 - samostatný dílčí fond - standardní formát - pevné obaly - uložení na regál nebo do speciálních skříní ve vertikální poloze - speciální zarážky - opatrná manipulace 94 Knihovny svaté Jenovéfy knihovna-svate-jenovefy-v-parizi Reformátování dokumentů = převedení na jiný hmotný nosič - náhrada originálu - pro dokumenty, které zaniknou (kyselý papír) 95 96 24
Reformátování dokumentů zabezpečovací kopie - pro vzácné dokumenty - ochrana před manipulací s originálem - potenciální možnost zničení (krádeže, živelné pohromy, válečné konflikty) - informace o technologii reformátování 97 Reformátování dokumentů kopie pro zpřístupnění - originál bezpečně uložen - kvalita přizpůsobena účelu 98 Reformátování dokumentů Mikrofilmování techniky: - mikrofilmování - postupné zhotovení tří generací mikrofilmů s různými funkcemi první generace: snímkování předlohy na mikrografické kameře slouží pro zhotovení matriční kopie = archivní negativ 99 100 25
Mikrofilmování druhá generace: kopírováním archivního negativu slouží pro zhotovení uživatelských kopií = matriční negativ - třetí generace: kopie s pozitivním tónovým zobrazením = uživatelská kopie 101 Mikrofilmování třetí generace: kopie s pozitivním tónovým zobrazením = uživatelská kopie 102 Mikrofilmování Mikrofilmování mikrofilm = trvalá náhrada - zachovává původní grafickou podobu - vysoká kvalita (rozlišovací schopnost až 200 čar na 1 mm) - může sloužit jako náhrada původního dokumentu (např. noviny) 103 + stabilní technologie + trvanlivost 500-800 let (odhad) + šetří skladovací prostory - uživatelsky nepříznivý - obtížná manipulace - obtíže při zhotovování kopií a zvětšenin 104 26
Elektrografické kopírování využití běžných kopírovacích přístrojů + kopie 1:1 nebo mírné zmenšení + oboustranné kopírování + možnost pevné vazby + uživatelsky příznivá kopie Elektrografické kopírování - nestabilní tisk - limit formátu (do A4, příp. A3) - nároky na skladování - nelze použít jako trvalou náhradu ani jako zabezpečovací kopii + původní grafická podoba 105 106 Digitalizace - převod analogového obrazu do digitální podoby - použití skeneru nebo digitální kamery - výsledkem obrazový soubor - propojení s metadaty (popisná data o dokumentu) 107 Digitalizace - zachovává původní grafickou podobu - značná velikost souboru - rychlé zastarávání SW i HW - konverze obrazového souboru do textového formátu (pomocí technologie OCR) 108 27
Digitalizace + možnost vyhledávání pomocí fulltextových nástrojů + zpřístupnění dokumentu širokému okruhu uživatel + může sloužit jako náhrada původního dokumentu 109 Hybridní technologie - kombinace mikrofilmování a digitalizace - zhotovení mikrofilmu a jeho skenováním vzniká digitální dokument - na skenování se užívá matriční mikrofilm (druhá generace) 110 Hybridní technologie + spojuje výhody mikrofilmování a digitalizace -časově náročné - nákladné Příprava na reformátování - úplnost dokumentu - kvalitní výtisk - v dokumentaci uvést všechny chyby a nepravidelnosti 111 112 28
Archivace a zálohování reformátovaných dokumentů - pro archivování slouží první kopie - je určena výhradně k archivaci - archivní a matriční generace skladovat na různých místech za speciálních klimatických podmínek Archivace a zálohování reformátovaných dokumentů - digitální kopie pro archivaci nevhodná - rychlé zastarávání SW i HW - degradace záznamu i nosiče - včasná migrace dat 113 114 Koordinace reformátování - zabránit duplicitě - zajistit výměnu uživatelských kopií Koordinace reformátování Národní digitální knihovna http://www.ndk.cz/narodni-dk Národní program reformátování Kramerius - záchrana ohrožených periodik 115 Europeana http://www.europeana.eu/portal/ 116 29
Koordinace reformátování Manuscriptorium - digitalizace rukopisů, prvotisků a starých tisků http://www.manuscriptorium.com/?q=cs Revize fondu = ověření souladu evidenčních záznamů o jednotlivých knihovních dokumentech se skutečným stavem Webarchiv digitální archiv webových zdrojů http://webarchiv.cz/ 117 118 Revize fondu podle zákona č. 257 ze dne 29. června 2001 o knihovnách a podmínkách provozování veřejných knihovnických a informačních služeb (knihovní zákon) 119 Revize fondu 16 evidence a revize knihovního fondu - evidence fondu: povinnost vést evidenci - umožnit kontrolu jednotlivých záznamů: zaručit nezaměnitelnost záznamů (přírůstkový seznam, místní seznamy, pomocná evidence, úbytkový seznam) 120 30
Řádná revize Řádná revize 1x za 5 let: pro fond do 100.000 jednotek 1x za 10 let: pro fond od 100.000 do 200.000 1x za 15 let: pro fond od 200.000 do 1,000.000 121 průběžná revize: pro knihovní fond od 1,000.000 do 3,000.000 knihovních jednotek - ročně zrevidovat nejméně 5% z celkového fondu 122 Řádná revize průběžná revize: průběžná revize pro knihovní fond od 3,000.000 knihovních jednotek - ročně zrevidovat minimálně 200.000 knihovních jednotek Řádná revize na postup při revizi se nevztahuje zvláštní právní předpis (Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví) 123 124 31
Mimořádná revize Způsob provedení - změna odpovědného pracovníka - katastrofy - uzavření knihovny (volný výběr) - za provozu knihovny (sklady a depozitáře) 125 126 Způsob provedení revizní komise revizní zpráva superrevize odpis 127 Vyřazování knihovních dokumentů 17 vyřazovat lze: - dokumenty neodpovídající zaměření knihovny - multiplikáty - dokumenty opotřebované, neúplné nebo poškozené tak, že přestaly být informačním pramenem 128 32
Vyřazování knihovních dokumentů! z konzervačního a historického fondu lze vyřazovat jen se souhlasem příslušného ministerstva 129 Nakládání s vyřazenými dokumenty 1. nabídnout ke koupi provozovateli jiné knihovny téhož druhu 2. po odmítnutí provozovateli knihovny, která je součástí školy 3. po odmítnutí nabídnout ke koupi jinému zájemci 4. neodkoupené dokumenty je možné darovat nebo zlikvidovat 130 Nakládání s vyřazenými dokumenty! z konzervačního a historického fondu nabídnout ke koupi Národní knihovně ČR! při rušení knihovny se postupuje stejně 131 33