Průvodce účastí firem na konferenci Excel@FIT Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 1/10
Obsah Úvod Účast, sponzorství a další možnosti spolupráce Informace pro účastníky Informace pro sponzory Úrovně sponzorství a nabízené služby Časový harmonogram spolupráce Potvrzení smluvního vztahu Předání propagačních materiálů Způsob předání Specifikace prezentačních materiálů a propagace Počet účastníků Logo Propagační list ve sborníku Video prezentace Informační cedule, plakát Jmenovky Informační stánek Prostory konference Kontakt a dotazy Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 2/10
Úvod Tento dokument je určen pro všechny zájemce z řad firem, kteří si již prohlédli webové stránky konference ( http://excel.fit.vutbr.cz ), a na základě toho by se rádi aktivně / pasivně zapojili do dění na konferenci Excel@FIT a mají zájem o seznámení se se zajímavými nápady, technickými řešeními a odbornými výsledky studentů v oblasti informačních technologií. Vaše účast umožní naplnit jeden z hlavních cílů naší konference a to setkávání studentů, výzkumníků a odborníků z průmyslu, a tím sdílení myšlenek a zkušeností z praxe. Účast, sponzorství a další možnosti spolupráce Účast velkého počtu zástupců firem je velmi vítána a počet zástupců jednotlivých firem není limitován. Všichni tito účastníci se také budou podílet na výběru 2 cen průmyslu: Inovační potenciál a Obchodní potenciál. Účast na konferenci neznamená automaticky sponzorství. Účastníci, kteří by v rámci konference rádi dostali prostor pro prezentaci, se mohou stát sponzory. Konkrétní úrovně sponzorství jsou přehledně uvedeny na webových stránkách konference Excel@FIT v sekci Pro firmy ( http://excel.fit.vutbr.cz/pro firmy/ ). V případě zájmu o navázání další spolupráce nad rámec konference, kontaktujte prosím proděkana pro vnější vztahy prof. Pavla Zemčíka ( zemcik@fit.vutbr.cz ). Informace pro účastníky Pokud se rozhodnete konference zúčastnit (tj. být účastníkem a nebýt sponzorem), není třeba nic připravovat ani se registrovat. Budeme však rádi, pokud svůj zájem o účast vyjádříte pomocí připraveného formuláře ( http://goo.gl/forms/sy6r9bnpk3 ) nejpozději do 13. 3. 2015. Předběžný odhad počtu účastníků bude přínosem při přípravě a organizaci finále soutěže. Kontakt: Sylva Sadovská, sadov@fit.vutbr.cz Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 3/10
Informace pro sponzory Úrovně sponzorství a nabízené služby Konkrétní úrovně sponzorství a postup jak nás kontaktovat jsou přehledně uvedeny na webových stránkách konference Excel@FIT v sekci Pro firmy ( http://excel.fit.vutbr.cz/pro firmy/ ). Časový harmonogram spolupráce 31. 3. 2015 potvrzení smluvního vztahu předání propagačních materiálů 27. 4. 2015 potvrzení konkrétních účastníků konference 29. 30. 4. 2015 instalace stánků a prezentačních materiálů Potvrzení smluvního vztahu Vyjádření zájmu o sponzorství a oboustranné potvrzení smluvního vztahu: Termín: do 31. 3. 2015, 12.00 hod. Pro kvalitní komunikaci ohledně smluvních podmínek doporučujeme kontaktovat nás s předstihem 14 dní. Kontaktovat nás můžete i po tomto termínu, avšak z časových a organizačních důvodů pak nemůžeme garantovat poskytnutí všech služeb v rámci zde popsaného rozsahu a organizačních postupů. Předání propagačních materiálů Předání propagačních materiálů, nahlášení osob za firmu pro vyhotovení jmenovek na finále. Potřebné materiály a podklady na základě typu uzavřené sponzorské smlouvy (potřebné technické parametry jsou uvedeny níže v části Specifikace prezentačních materiálů a propagace): Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 4/10
1) Zaslání počtu účastníků za firmu (počet účastníků za firmu není omezen). Termín: do 31. 3. 2015 2) Zaslání loga, které bude zveřejněno na webových stránkách soutěže a v elektronické verzi sborníku konference. Termín: do 31. 3. 2015 3) Zaslání propagačního listu, který bude zveřejněn v elektronické verzi sborníku konference. Termín: do 31. 3. 2015 4) Zaslání video prezentace firmy Termín: do 31. 3. 2015 5) Zaslání informační cedule nebo plakátu s prezentací firmy, které budou zveřejněny ve vstupních prostorách konference. Termín: do 31. 3. 2015 (v případě vlastní instalace 29.4. 2015 až 30.4.2015) 6) Zaslání konkrétních jmen osob, které se konference zúčastní, za účelem finalizace přípravy jmenovek. Termín: do 27. 4. 2015 7) Příprava informačního stánku instalace vlastních propagačních materiálů a techniky Termín: 29.4. 2015 a 30.4.2015 8) Předávání cen autorům vítězných prací Podle zastoupení zlatých sponzorů na konferenci připravujeme možnost předávání cen vítězných prací zástupcům těchto sponzorů. Tato možnost bude vyhlášena a komunikována se zlatými sponzory cca v druhém týdnu v dubnu. Termín: 30. 4. 2015 Způsob předání Veškeré elektronické materiály zasílejte, prosím, kontaktní osobě pro spolupráci s firmami Sylvě Sadovské ( sadov@fit.vutbr.cz ). Tištěné materiály pak na adresu: Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 5/10
Sylva Sadovská FIT VUT v Brně, Božetěchova 2, 612 66 Brno Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 6/10
Specifikace prezentačních materiálů a propagace Rozsah (počet) potřebných materiálů je vymezen typem smlouvy (zlatá, stříbrná, bronzová úroveň sponzorství). Počet účastníků viz bod 1) v Časovém harmonogramu spolupráce Zaslání čísla postačí. Doufáme, že účast z každé firmy bude minimálně 2 6 zástupců. Logo viz bod 2) v Časovém harmonogramu spolupráce Požadovaný formát : pdf nebo kvalitní jpg/png s rozlišením nejméně 400x400px Cílové umístění dle typu sponzorství : elektronický sborník a webové stránky konference Propagační list ve sborníku viz bod 3) v Časovém harmonogramu spolupráce Požadovaný formát : pdf Velikost : 1 x A4 Video prezentace viz bod 4) v Časovém harmonogramu spolupráce Požadovaný formát: avi/mp4 (doporučujeme doplnit o titulky, jelikož při promítání bude vypnuto audio) Maximální délka video prezentace: 60 vteřin, nesmí mít audio stopu Informační cedule, plakát viz bod 5) v Časovém harmonogramu spolupráce Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 7/10
Maximální velikost : šířka/výška 1x2 [m] Doporučený formát : 1x A0 nebo A1 (841 1189mm, 594 841mm) Přípravu / výrobu informační cedule nebo plakátu si zajišťuje každá firma samostatně. Pokud cedule, plakáty doručíte do 20. 4. 2015, zajistíme jejich instalaci v prostorách soutěže, pokud dáte přednost tomu, instalovat je sami, je možné, po dohodě s organizátory, nainstalovat je den předem (ve večerních hodinách). V den konání konference to pak bude možné od 8.00 do 8.45 hod. Jmenovky viz bod 6 v Časovém harmonogramu spolupráce Požadované informace : v pořadí jméno a příjmení, včetně titulů Bude automaticky doplněno o název firmy dle smlouvy. V případě, že jména účastníků nebudou dodána v požadovaném termínu 27.4.2015, budou jmenovky vystaveny na počet / firmu a vyplní se na místě Informační stánek viz bod 7) v Časovém harmonogramu spolupráce Rozměry stánku: max. hloubka/šířka/výška 1x2x2 [m] Umístění stánku: v hlavních prostorách konference Poskytované služby: wifi připojení (přihlašovací údaje budou umístěny přímo na informačních stáncích, a rovněž v prostorách, kde bude konference probíhat), 4 x elektrická zásuvka (v případě požadavku vyššího počtu zásuvek je třeba předem kontaktovat organizátory a dohodnout se s nimi na konkrétních podmínkách) Speciální požadavky, které nejsou v kolizi s podmínkami spolupráce mezi FIT a sponzory, lze s dostatečnou časovou rezervou řešit individuálně s organizátory konference. Příprava stánku: Stánek je možné, po dohodě s organizátory, nainstalovat již den předem (ve večerních hodinách). V den konání konference bude pak možné upravit stánek dle vlastních požadavků od 8.00 hod. Instalace audio vizuální techniky: Instalace audio vizuální techniky bude primárně probíhat až v den konání konference (z bezpečnostních důvodů). V případě zájmu lze zajistit uschování vybrané audiovizuální techniky (vlastní TV, notebook apod.) v zabezpečených prostorách FIT VUT v Brně, kde se konference koná, avšak toto je třeba dohodnout s dostatečnou časovou Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 8/10
rezervou přímo s organizátory, kteří s vámi vyřeší potřebné detaily. Maximální doba úschovy je 1 den (před vlastní konferencí). Zkoušku funkčnosti zařízení lze provést, po dohodě s organizátory, den předem (ve večerních hodinách). Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 9/10
Prostory konference Jsou připraveny 2 varianty pro konání konference v prostorách Fakulty informačních technologií Vysokého učení technického v Brně, které budou upřesněny po termínu 31. 3. 2015 v souvislosti s odhadovaným počtem účastníků a to: posluchárenský komplex E, posluchárenský komplex D. Mapa areálu je k nahlédnutí na fakultním webu. Kontakt a dotazy V případě potřeby kontaktovat organizátory, jakýchkoli nejasností či dalších dotazů k výše uvedeným informacím se, prosím, obracejte na Sylvu Sadovskou sadov@fit.vutbr.cz ). Těšíme se na setkání s Vámi na finále soutěže Excel@FIT 30. 4. 2015. Organizační tým Excel@FIT Průvodce účastí firem, Excel@FIT 2015 10/10