Časové postupy projektů Seminář PAAK - Řízení projektů
Harmonogram projektu pro zajištění řádného časového řízení projektu je nutné mít dobře nastavený harmonogram projektu sledovat etapy projektu sledovat odevzdávání monitorovacích zpráv projektu sledovat změny projektu a včas hlásit sledovat dodržování harmonogramu veřejných zakázek sledovat rozpočet projektu a jeho změny naplánujte kontrolní dny a schůzky projektového týmu
Co vzít v potaz? čas nutný na zajištění podkladů pro zpracování monitorovací zprávy, změny apod. zajištění změnových listů, změn v projektové dokumentace, faktur apod. čas nutný na zpracování monitorovací zprávy, změny projektu čas nutný k zajištění podpisu monitorovací zprávy, změny odevzdání na URR vyjádření URR, možnost u změn až 30 denní lhůty
Ganttův diagram Aktivita trvání celkem Příprava projektového záměru, projektové studie 15 15 dní Příprava projektové dokumentace - územní řízení, stavební povolení Příprava stavebního rozpočtu - položkový 30-150 165 dní Územní řízení (příp. zjišťovací řízení EIA) až 150 315 dní Stavební povolení (pravomocné) až 60 375 dní Zpracování studie proveditelnosti 30-60 dní 435 Zpracování žádosti včetně povinných příloh 30 dní Kompletace, tisk 2 až 3 438 až 1,2 roku dní samotné zpracování žádosti s již vypracovanými podklady, nestavební projekty 30-90 dní
Nastavení etap projektu Etapy projektu můžete nastavit buď dle možností etapizace ROP SV tedy po 2 měsících nebo po 20 mil. Kč vynaložených způsobilých výdajů a podmínkou, že předešlá žádost o platbu musí být schválena Rozdělení etap dle obsahově ucelených celků Zpravidla dochází k členění dle etap ROP SV V rámci Ganntova diagramu můžete etapy, představující plnění cíle projektu uvádět pod jednou aktivitou S nastavením etap projektu seznamte všechny členy projektového týmu
Monitorovací zprávy Monitorovací zprávy mohou být rovněž samostatnou aktivitou Ganntova diagramu Nastavte si, kdy kterou odevzdáváte Průběžná monitorovací zpráva do 5. kalendářního dne po uplynutí tří měsíců od podpisu Smlouvy 1 měsíc před odevzdáním etapové či závěrečné zprávy se neodevzdává Etapová monitorovací zpráva s žádostí o platbu první je možné podat po podpisu smlouvy následně po 2 měsícíchči po 20 mil. Kč Závěrečná zpráva s žádostí o platbu po ukončení fyzické realizace
Monitorovací zprávy Proces proplácení můžete urychlit, pokud se písemně vzdát svého práva na podání námitek proti Oznámení o výsledku administrativní kontroly Pravidelně aktualizujte termíny odevzdání monitorovacích zpráv Včas si začněte shromažďovat podklady nutné k zpracování monitorovací zprávy (zápisy z kontrolních dnů, doklady o zajištění publicity, doklady z účetnictví) Počítejte s dobou přípravy monitorovací zprávy Ověřte, kdo monitorovací zprávy podepisuje Včas připravte košilku a dejte monitorovací zprávu podepsat Napište si do harmonogramu, kdy musíte začít zpracovávat monitorovací zprávu
Sledujte změny projektu Nastavte si pravidelný systém informování o změnách v projektu Nechte si pravidelně posílat zápisy z kontrolních dnů a stavební deníky Kontrolujte zápisy, zda jsou v nich změny opravdu zapsány Zkontaktujte administrátorku a ověřte si způsob oznámení změny cca. 14 dní před podáním žádosti o platbu si ověřte výši platby a případně ohlašte změnu finančního plánu Ověřte si u administrátorky/kontrolorky: Zda lze změnu provést či její provedení povede k nezpůsobilým výdajům,čím méně změn budete mít tím lépe Jak změnu ohlásit (oznámení o změně/monitorovací zpráva) Jak ji vytendrovat/ocenit
Sledujte změny projektu Schválení změny může trvat i měsíce, začněte včas Odsouhlasení ze strany TDI a autorského dozoru Vytvoření změnového listu, vytvoření nového položkového rozpočtu Vytendrování/ocenění změny dle druhu změny (nové práce/změna materiálů) Schválení příjemcem/investorem Zpracování změny, zajištění podepsání změn Ohlášení změny URR, schválení změny ze stany URR, URR má 30 dní na vyjádření ke změně Bude-li oznámená změna schválena a charakter změny bude vyžadovat dodatek ke Smlouvě o poskytnutí dotace, ÚORP tento dodatek vypracuje: v případě vyžádání dalších stanovisek - do 7 kalendářních dnů od doručení posledního z vyžádaných stanovisek na příslušný ÚORP, v případě, že nebyla další stanoviska vyžádána, do 14 kalendářních dnů ode dne doručení oznámení změn Dodatek Vám bude zaslán k podpisu pana hejtmana či jeho statutárního zástupce, následně bude poslán k podpisu předsedovi RR, opětčasový harmonogram
Veřejné zakázky Sledujte, plán realizace veřejných zakázek Jednak dle benefitu a jednak dle termínů Pokynů pro zadávání veřejných zakázek, vnitřní směrnice kraje pro VŽ, zákona o veřejných zakázkách Tvorba zadávací dokumentace může trvat pár dnů i týdny, definice předmětu zakázky je na straně zadavatele Na začátku veřejné zakázky si ověřte, zda jste si naplánovali dostatek času VŘ v režimu zákona chodí přes schvalování Rady kraje, nahlásit bod, oběhat košilku, následně znova košilka k podpisu zadání, smlouvy atd. Tento proces opět chvíli trvá Ověřte si termíny zasedání Rady kraje
Komunikace s URR Komunikujte s administrátorkou URR Změny mohou schvalovat až 30 dní, potřebujete - li změnu schválit dříve pokuste se s nimi předem domluvit, ještě dříve než jim změnu zanesete Změny mající vliv na způsobilost nákladů konzultujte i s Vaší kontrolorkou, ta nakonec rozhodne, zda náklad bude či nebude způsobilý