Seminář pro příjemce finanční podpory OP VK Oblast podpory 3.2, 3. výzva Informace k věcné části a řízení projektu Místo: KÚ Jihočeského kraje České Budějovice Datum: 16. 1. 2013 Jméno prezentujícího: Ing. Petr Lamač 1
Obsah semináře Pravidla realizace projektu Veřejné zakázky Změny v projektu Autorská práva Ukončení projektu v jiném režimu Struktura monitorovací zprávy Archivace Nejčastější chyby Rady a doporučení 2
Kde najít MZ 3
Pravidla realizace projektu Nejdůležitější dokumenty: Příručka pro příjemce finanční podpory z OP VK verze 6 účinná od 29. 6. 2012 Právní akt Rozhodnutí o poskytnutí dotace Metodické dopisy OP VK uvedené v právním aktu nově vydané v případě aktuálního řešení konkrétní záležitosti Metodika monitorovacích indikátorů verze 3, platná od 22. 8. 2011 Manuál vizuální identity OP VK říjen 2009 + platná legislativa ČR (např. novela Zákona č. 137/2006 Sb. v aktuálním znění) Monitorovací zpráva v Benefit7 ke stažení na webové adrese http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/monitorovaci-zprava-v-benefit7 4
Možnost zasílání aktualit OP VK Na této adrese se můžete přihlásit k emailovému odebírání aktualit týkající se ESF a OP VK: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/zasilani-informaciregistrace 5
Pravidla monitorování Poskytovatel je oprávněn při schvalování MZ požadovat po příjemci doplnění. Příjemce je povinen tyto údaje poskytnout do 5 pracovních dnů (nestanoví-li poskytovatel lhůtu kratší). Předkládá se MZ podepsaná statutárním zástupcem (příp. pověřenou osobou - doložit s 1. MZ). Součástí MZ jsou veškeré povinné přílohy podepsané odpovědnou osobou dle podpisového vzoru. Předkládání MZ: Označení obálky: adresou poskytovatele, jménem příslušného PM (FM), registračním číslem projektu, číslem MZ a dále poznámkou Neotvírat Monitorovací zpráva Poštou: adresa Krajský úřad Jihočeského kraje, U Zimního stadionu 1952/2, 370 76 České Budějovice 6
Typy Monitorovacích zpráv Průběžná MZ Předkládá se vždy po třech měsících od zahájení realizace projektu a do 30 kalendářních dní od ukončení monitorovacího období. Př. Zahájení realizace 1. 2. 2013 1. MZ bude předložena za období od 1. 2.2013 30. 4. 2013 (podána nejpozději do 30. 5.2013). Mimořádná MZ + mimořádná Žádost o platbu. Možné předložit po vyčerpání 80 % dosud nevyúčtovaných plateb. 7
Závěrečná MZ Předkládá se nejpozději do dvou měsíců po ukončení projektu. Zhodnocení úspěšnosti aktivit celého projektu a informace o výsledcích, splněných aktivitách, publicitě apod. Přikládá se také Souhrnná informace o realizaci projektu samostatný formulář, který je součástí závěrečné MZ. 8
Veřejné zakázky - základní ustanovení Jakékoli výdaje na pořízení určitého zboží, služeb či stavebních úprav musí být bezpodmínečně spjaté s realizací projektu a pro projekt musí být prokazatelně nezbytné. (Dle zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě, musí příjemci disponovat s veřejnými prostředky hospodárně, efektivně a účelně). V opačném případě by se jednalo o nezpůsobilý výdaj. Postup, jak správně realizovat VŘ dle PpP OP VK, verze 6 i Zákonač. 137/2006 Sb. v aktuálním znění, je uveden na: http://opvk.kraj-jihocesky.cz/index.php?p=p_497 Příjemce finanční podpory z OP VK je kromě výše zmíněných předpisů povinen dodržovat i závazné dokumenty zřizovatele, týkající se veřejných zakázek. 9
Stanovení předmětu zakázky Seznam výběrových řízení uvedených v projektové žádosti je pouze informativní a není potřeba jej dodržet; nutné je dodržet Postupy pro zadávání zakázek při pořizování zboží, služeb či stavebních prací z prostředků finanční podpory OP VK (kap. 7 Příručky pro příjemce). Zadavatel stanoví předmět jedné zakázky tak, aby: a) Všechna obdobná a spolu související plnění, která zadavatel zamýšlí zadat v průběhu jednoho účetního období nebo b) Všechna plnění, která spolu místně, věcně a časově souvisí, nebo jejichž předměty plnění tvoří jeden funkční celek. Pozor zakázky se sčítají v případě použití veřejných prostředků za celé IČO (ne pouze za 1 projekt). 10
Stanovení předmětu zakázky POZOR: Při určení předmětu zakázky NENÍ PŘÍPUSTNÉ uvádět v oznámení o zahájení výběrového řízení (ve Výzvě k podání nabídky nebo v zadávací dokumentaci) požadavky nebo odkazy na obchodní firmy, názvy nebo jména a příjmení, specifická označení zboží a služeb, které platí pro určitou osobu, pokud by to vedlo ke zvýhodnění nebo vyloučení určitých uchazečů nebo určitých výrobků! Netýká se výjimek uvedených v Příručce pro příjemce finanční podpory z OP VK, verze 6. Není přípustné uvádět v zadávací dokumentaci počet jader či taktovací frekvenci procesoru nebo grafické karty při pořizování HW. Správný postup spočívá ve využití benchmarkingu. 11
Stanovení předmětu zakázky Nesmí docházet k dělení předmětu zakázky na menší zakázky s cílem snížit hodnotu zakázky pod stanovené limity pro jednotlivé postupy. Zadavatel není povinen sčítat předpokládané hodnoty zakázek, které vzniknou z aktuálních potřeb zadavatele a které nelze objektivně dopředu předvídat. Doporučujeme při realizaci VŘ používat formuláře, které jsou ke stažení na: http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/verejnezakazky
Forma zahájení výběrového řízení kap. 7.4.4 str. 100 a) Uveřejnění oznámení o zahájení výběrového řízení na webových stránkách ZS (příp. MŠMT) b) Odesláním výzvy k podání nabídek konkrétním zájemcům c) Kombinace způsobů a) a b) Formulář pro zveřejnění výzvy na webových stránkách poskytovatele dotace naleznete na http://www.msmt.cz/strukturalni-fondy/verejne-zakazky (Formuláře). V případě uveřejňování na stránkách ZS nebo MŠMT je nutné zaslat výzvu nejpozději 3 pracovní dny před termínem zveřejnění. 13
Zakázky do 200 000 Kč bez DPH Nemusí být prováděno výběrové řízení a je dostačující zaslat přímo objednávku jednomu vhodnému dodavateli. Objednávka musí být zaslána dopisem nebo elektronicky a potvrzena dodavatelem. S vybraným dodavatelem nemusí být nutně uzavřená písemná smlouva. V případě nákupu drobných položek v obchodě stačí doložit paragon z obchodu. Doporučujeme provést průzkum trhu! 14
Zakázky 200 000 1 000 000 Kč bez DPH Zadavatel je povinen písemně nebo elektronicky vyzvat k podání nabídky alespoň 3 dodavatele a současně uveřejnit oznámení o zahájení VŘ na webových stránkách ZS. Lhůta pro podání nabídek musí trvat minimálně 10 kalendářních dní ode dne odeslání výzvy (počítá se od následujícího dne po uveřejnění). Hodnocení nabídek musí být prováděno hodnotící komisí minimálně 3-člennou. S vybraným dodavatelem musí být uzavřená písemná smlouva. Zveřejnění smlouvy do 500 000 Kč bez DPH na webu MŠMT nebo ZS, nad 500 000 Kč bez DPH na profilu zadavatele 15
Zakázky nad 1 000 000 Kč bez DPH Zadavatel je povinen postupovat dle Zákona č. 137/2006 Sb. v aktuálním znění. Aktuální znění ke stažení: http://www.portal-vz.cz/cs/jak- na-zadavani-verejnych-zakazek/legislativa-a- Judikatura/Legislativa/Narodni-legislativa-aktualni-a-uplnezneni-z-(1)/ZVZ Vhodné využít i prezentaci ze semináře, viz slide č. 7. 16
VŘ - nejčastější chyby Výzva chybějící ustanovení, které stanoví PpP nejčastěji např. nabídka bude zpracována v čj, nejedná se o zakázku dle zákona o veřejných zakázkách. Chybné hodnocení VŘ příjemci občas stanoví zbytečně těžší či zmatečné podmínky pro soutěžící a následně plně nezkontrolují, jestli soutěžící veškeré takto nastavené podmínky dodrželi. Často se pak stává, že soutěžící podmínky nedodrží, a přesto nejsou vyňaty z hodnocení tak, jak ukládá PpP. Smlouva s vítězným dodavatelem nedostačující náležitosti dle ustanovení PpP často např. uvedení samostatného DPH, předmět plnění konkretizovaný kvalitativně a kvantitativně. Zaslání výzvy a vyrozumění o výsledku e-mailem a současné nenastavení doručenek chybí doklad o odeslání. 17
VŘ - nejčastější chyby Zařazení nabídek, které došly pozdě, do hodnocení Nepoužití předepsaného formuláře, z čehož pramení neuvedení povinných informací a nepoužívání log OP VK Jmenování značek ve výzvě či zadávací dokumentaci Nedodržení hodnotících kritérií, jejich chybný výpočet čii dokonce absence takového výpočtu Absence vyrozumění o výsledku VŘ všem uchazečům, kteří podali nabídku Při zodpovězení upřesňujícího dotazu zaslat všem uchazečům Neuvádění zdůvodnění u zrušených výběrových řízení ve vztahu k poskytovateli dotace 18
VŘ - nejčastější chyby Zadavatel nesmí uzavřít smlouvu s uchazečem, který: splňuje definici stanovenou Příručkou pro příjemce finanční podpory z OP VK, verze 6, kapitola 7.4.7. Nesoulad mezi nabídkou vítězného uchazeče, kupní smlouvou a výzvou 19
Nepodstatné změny Změny v projektu - Neovlivní dosažení cílů projektu a monitorovacích indikátorů. - Oznamují se v monitorovací zprávě se zdůvodněním, proč a odkdy ke změně došlo (doporučujeme vždy dopředu konzultovat) viz kapitola 3.1.1 PpP OP VK, verze 6. Podstatné změny - Mění charakter a obsah projektu oproti schválené žádosti. - Doplňují právní akt o poskytnutí podpory (dodatek). - Podléhají schválení ZS - formulář žádosti o schválení podstatné změny na http://opvk.kraj-jihocesky.cz/index.php?p=p_403 (Monitorovací zpráva) viz kapitola 3.1.2 PpP OP VK, verze 6. 20
Podstatné změny Nesmějí být provedeny před jejich schválením poskytovatelem podpory a nelze je provést se zpětnou platností!!! (výjimkou jsou změny, které nemohl příjemce ovlivnit), tj. vydáním Dodatku a jeho akceptací (podepsání Prohlášení příjemce dotace) příjemcem dotace. Zasílají se v písemné podobě kontaktní osobě pro projekt Musejí obsahovat popis změny, zdůvodnění, souhlas partnerů, další např. návrh přepracovaného rozpočtu. Lze podat max. 60 kalendářních dnů před koncem projektu! Doporučujeme konzultovat předem se zástupci ZS. 21
Autorská práva Příjemce je povinen bezplatně všechny nově vytvořené produkty nebo jejich kopie předat do vlastnictví poskytovatele, který není oprávněn je zpřístupňovat třetím osobám a bezplatně šířit v časově, územně a množstevně neomezeném rozsahu. Příjemce není zároveň povinen umožnit volné využití těchto produktů. Více viz kapitola 2.5 Příručky pro příjemce finanční podpory z OP VK, verze 6 str. 18. 22
Ukončení projektu v jiném režimu Neoprávněné předčasné ukončení projektu V případě porušení podmínek právního aktu (nedodržení podmínek pro předčasné ukončení projektu). Posuzuje se jako nesrovnalost a podezření na porušení rozpočtové kázně. Příjemce je povinen vrátit neoprávněně vyplacené prostředky v plné výši a ve lhůtě stanovené poskytovatelem nebo příslušným FÚ. 23
Ukončení projektu v jiném režimu Pozastavení podpory z OP VK Poskytovatel podpory je oprávněn: kontrolovat podezření na porušení rozpočtové kázně či rozpočtových pravidel nebo podezření na porušení dalších povinností uvedených v právním aktu vyzvat příjemce k okamžité nápravě zjištěných nedostatků a stanovit lhůty k nápravě preventivně pozastavit platby příjemci podpory 24
Struktura monitorovací zprávy 25
Struktura monitorovací zprávy 26
Struktura monitorovací zprávy 27
Struktura monitorovací zprávy MZ vč. příloh zasílat vždy v šanonu, přehledněřazené. Elektronické výstupy a publicitu je nutné předkládat pouze v těchto formátech: PDF, nebo PDF/A doporučeno pro vícestránkové skenované dokumenty a dokumenty převáděné z wordu, excelu apod. JPEG doporučeno pro jednostránkové skenované dokumenty, fotografie apod. PNG, TIFF MPEG-2 doporučeno pro videa MPEG-1 GIF MP3 doporučeno pro zvukové záznamy MP2 WAV 28
Struktura monitorovací zprávy Přílohy nahrávat pod záložku Žádost o platbu Pokud se některá ze záložek nemění (např. rozpočet), pak raději vůbec neotvírat Na záložce Údaje o projektu vyplnit vztah k DPH vygeneruje se automaticky čestné prohlášení Na záložce Tisk se vygeneruje MZ ve formátu.pdf i s čestným prohlášením 29
Přehled základních MI kód indikátoru název indikátoru 07.46.00 Počet úspěšně podpořených osob 07.46.01 Muži 07.46.02 Ženy 06.43.10 Počet nově vytvořených/inovovaných produktů 06.43.12 Počet nově vytvořených/inovovaných produktů s komponentou ŽP 06.43.13 Počet nově vytvořených/inovovaných produktů s komponentou ICT 07.41.00 Počet podpořených osob - celkem 07.41.01 Muži 07.41.02 Ženy 30
Podpořená X Úspěšně podpořená osoba Podpořená osoba Vykazuje se v okamžiku, kdy se poprvé začne vzdělávat v rámci projektu, (např. zúčastní se vzdělávacího kurzu, stáže, odborné konzultace, školení, odborné praxe, výcviku ), tzn. je to i osoba, která kurz nedokončí. x Úspěšně podpořená osoba Vykazuje se, až po splnění kritéria úspěšnosti definovaného v projektové žádosti, případně v rámci 1. MZ, (např. úspěšně složí zkoušky, absolvuje minimální podíl kurzu, získá osvědčení o absolvování ). Účast na tematický odlišných, vzájemně nenavazujících kurzech (př. kurz AJ a ICT) možné započítat podpořenou nebo úspěšně podpořenou osobu vícekrát. 31
Dokládání MI Osoby Průkazná evidence: Prezenční listiny (název akce, místo, datum, čas, jména účastníků a jejich zaměstnavatele, podpisy, jména lektorů, u několikadenní akce prezenční listina na každý den zvlášť). Pozvánka, závazné přihlášky, potvrzení účasti apod. Program, obsah akce, hodinový rozsah. Osvědčení o absolvování kurzu. Případně fotodokumentace. 32
Produkt s komponentou ICT Cílová skupina musí být seznamována a zdokonalována ve schopnostech a dovednostech týkajících se ICT v rámci tematického celku, který je realizován min. po dobu 40 hodin (za celou dobu realizace projektu). Vykazování po realizaci 40 hodin výuky zaměřené na ICT. Do 40 hodin se nezapočítává: Příprava vzdělávajícího. Opakované uskutečnění programu, kurzu, modulu (nelze sčítat odučené hodiny při opakování programu, kurzu, modulu). Paralelní výuka pro různé cílové skupiny (kurz probíhající ve více třídách). 33
Produkty s komponentou ŽP Problematice ŽP musí být věnováno 15 20 % produktu. Nelze zahrnout přípravu vzdělávajícího. 34
Příloha - Veřejná podpora Podpora poskytnutá v režimu de minimis Dokládá se příloha: PŘEHLEDČERPÁNÍ VEŘEJNÉ PODPORY PODLE DE MINIMIS. Do přehledů se uvádí čerpání za příjemce i za partnera. ČÁSTKY NEZAOKROUHLOVAT Pro přepočet se užívá měnový kurz Evropské centrální banky, který je platný v den poskytnutí podpory = den podpisu Smlouvy. Přepočet kurzu dostupný na: http://www.ecb.eu/stats/exchange/eurofxref/html/eurofxref-graphczk.en.html. 35
Archivace Archivace v listinné i el. podobě K archivaci je příjemce zavázán v právním aktu min. do konce roku 2025 pokud náš právní řád nestanoví déle (např. mzdové listy až po dobu 30 let). Příjemce je povinen zavázat k archivaci také partnery projektu (případně převzít materiály, týkající se realizace projektu, do své úschovy). Náklady na archivaci po ukončení realizace projektu nejsou způsobilé výdaje projektu. Výčet dokumentů a výstupů projektu, které podléhají archivaci viz. kap. 12.2 PpP OP VK, verze 6. Při archivaci je příjemce povinen řídit se právními předpisy, vyjmenovanými v kap. 12.3 PpP OP VK, verze 6. 36
Nejčastější chyby Včasné neinformování PM o změně MZ (mimořádná MZ) Neuvedení statutárního zástupce v podpisových vzorech Vytvoření a uložení prázdného řádku, který znemožní finalizaci MZ (nejčastěji u záložky Kontrola na místě a Podstatné/nepodstatné změny). Řádně neoznačená obálka MZ Chybně vykazované MI Chybné datum dosažení hodnot MI Nedostatečný popis klíčových aktivit 37
Pracovní výkazy Není možné uvádět aktivity typu: administrativa, archivace, kopírování, vyřizování korespondence. Pokud je uvedena komunikace (např. emailová či telefonická), je nutné specifikovat, s kým, očem a jak dlouho byla vedena. Ke každému dni musí být přiřazena konkrétní činnost ( neuvádět např. pouze tvorba modulu, je nutné uvést jakého modulu). V případě služební cesty se uvede místo, účel. V případě seminářů, porad, pracovních schůzek je nutné přesně specifikovat účel. 38
Pracovní výkazy V případě, že jsou semináře, workshopy, porady, pracovní schůzky a účastní se jich i pracovníci projektu, musejí tyto činnosti uvést a podrobně rozepsat všichni členové realizačního týmu ve svých výkazech práce Podrobný popis není nutný, pokud je přiložen podrobný zápis např. formou zvláštní přílohy MZ. Z pracovních skupin, služebních cest budou dokládány zápisy. Není možné, aby více pracovníků mělo totožný výkaz práce. Výkazy práce není možné kopírovat z jednoho měsíce do dalšího měsíce. Nesmí se opakovat jedna aktivita (nebo několik málo aktivit) po celý měsíc. 39
Pracovní výkazy Vykazované aktivity musejí být v souladu s náplní práce v projektové žádosti a v pracovní smlouvě/dohodě o provedení práce/činnosti. Vykazované pracovní činnosti musí odpovídat zaměření pracovníka v realizačním týmu projektu. Počet odpracovaných hodin pracovníků realizačního týmu musí být v souladu s jeho pracovním úvazkem stanoveném na základě schválené projektové žádosti v Pracovní smlouvě či dohodě konané mimo pracovní poměr (DPP, DPČ). Vykazované činnosti a jejich časová dotace musí odpovídat realitě. Činnosti, které svým charakterem spadají do NN, se v pracovním výkazu nevykazují. 40
Rady a doporučení Dopředu konzultovat veškeré změny v projektu Dopředu konzultovat VŘ a publicitu Před zasláním dotazu vhodné prostudovat Příručku pro příjemce a Smlouvu o realizaci projektu Po založení MZ nezapomenout dát Načíst data z M7+/Náklady z M7+ Ukládat záznam po každém zadání údajů Změnu osob na projektu a jejich údajů (statutární zástupce a kontaktní osoba) je povinné zaznamenat také na záložce Změny v MZ. Pole Obecný popis projektu slouží k uvedení obecných informací, které se udály během daného monitorovacího období (MO), a které není možno přiřadit k žádné záložce. 41
Rady a doporučení Do popisu MI v B7 uvádět hodnotu dosaženou v tomto MO V případě chybně zadaného VŘ v B7 není možné záznam smazat V textu MZ uvádět odkaz na konkrétní přílohu/název souboru, který dokládá popisovanou skutečnost Při vracení MZ v B7 k dopracování stačí provést Storno finalizace a pole budou editovatelná. Před novou finalizací nezapomenout změnit pole Předpokládané datum předložení ŘO/ZS na datum předpokládaného dodání připomínek. Pravidelně sledovat aktuality na http://opvk.krajjihocesky.cz/ 42
Děkuji za pozornost. Ing. Petr Lamač e-mail: lamac@kraj-jihocesky.cz tel.: 386 720 429 43