ZADÁNÍ (Terms of Reference) pro předkladatele nabídek na realizaci projektu Revize manuálu postupu realizace Technické pomoci pro Rámec podpory Společenství 1. Základní informace 1.1 Zadavatel 1.2 Odpovědný útvar 1.3 Kontaktní složka útvaru Instituce Česká republika Ministerstvo pro místní rozvoj ČR Adresa Staroměstské nám. 6, 110 15 Praha 1 Odbor Odbor evropských fondů Odpovědný ředitel Mgr. Miroslav Daněk Oddělení Oddělení 213 monitoring a technická pomoc 04-06 Kontaktní vedoucí Ing. Andrea Petrášková Telefon +420224861497 Fax +420224812930 +420224863345 E-mail Andrea.Petraskova@mmr.cz Osoba zodpovědná za Pavla Špidlerová projekt Telefon +420224861252 Fax +420224812930 +420224863345 E-mail Pavla.Spidlerova@mmr.cz 2. Projekt (název) Název projektu: Revize manuálu postupu realizace Technické pomoci pro Rámec podpory Společenství. Zkrácený název projektu: Revize manuálu TP 3. Cíl projektu Aktualizace Manuálu postupu realizace Technické pomoci pro Rámec podpory Společenství zjednoduší orientaci v zadávání jednotlivých kroků zakázek naplňujících cíle projektu Technické pomoci. Do Manuálu bude promítnuta novela zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. 4. Klíčové otázky a) kdo má celkovou zodpovědnost za jednotlivé kroky realizace a jejich schvalování při čerpání TP, b) jak má probíhat příprava projektů TP, c) jaký je postup při výběru dodavatele a zadávání veřejných zakázek v hodnotě nad 2 mil. Kč bez DPH, d) jaký je podrobný postup při užším zadávacím řízení.
2 5. Charakteristika a zdůvodnění projektu Technická pomoc Rámce podpory Společenství (TP RPS), která je určena na financování řízení, realizace, monitorování a kontrolu akcí RPS, je Řídícím orgánem Rámce podpory Společenství (odborem 21) využívána od druhého pololetí roku 2004. Manuál stanovuje postupy realizace čerpání TP pro RPS a stanovuje postup schvalování projektu čerpání Technické pomoci předkládaných vnitřními útvary Odboru evropských fondů, Odboru správy monitorovacího systému a Platebního orgánu. Současný Manuál byl platný od 1. prosince 2004 a již nevyhovuje současnému stavu. 6. Výstupy projektu Manuál bude aktualizován a přizpůsoben požadavkům postupu práce při realizování projektů TA do roku 2008. 7. Rozsah práce Rozsah manuálu postupu realizace Technické pomoci pro Rámec podpory Společenství obsahuje cca 103 stran + přílohy. Největší objem prací bude věnován kapitolám týkajících se samotného zadávání zakázek a výběru dodavatele/zpracovatele. 8. Podklady a vstupy projektu Hlavním podkladem projektu je poslední verze manuálu z roku 2004. Zpracovatel dbá o to, aby při realizaci projektu respektoval požadavky dané - právními předpisy ČR, resp. ES - dokumenty určující podobu implementace strukturální pomoci v ČR v programovém období 04-06 - guidy a pracovními dokumenty EK Činnosti zpracovatele se týkají zejména tyto předpisy a dokumenty Nařízení Rady 1260/1999, obecné nařízení ke strukturálním fondům, Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách Nařízení EK 448/2004, o způsobilosti výdajů, Zákon č. 2/1969 Sb., kompetenční zákon, Zákon č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech, Zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu, Zákon č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, Zákon č. 365/2000 Sb., o informačních systémech veřejné správy, Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých souvisejících zákonů (zákon o finanční kontrole), Zákon č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, Zákon č. 89/1995 Sb., o státní statistické službě, Zákon č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, Zákon č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím, Zákon č. 337/1992 Sb., o správě daní a poplatků, Vyhláška MF č. 231/2005 Sb., o účasti státního rozpočtu na financování programů pořízení a reprodukce majetku, Vyhláška MF č. 40/2001 Sb.,
3 Vyhláška MF č. 64/2002 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů (zákon o finanční kontrole), Vyhláška MF č. 131/2001 Sb., kterou se stanoví rozsah a struktura údajů pro vypracování návrhu zákona o státním rozpočtu a termíny jejich předkládání, Vyhláška MF č. 419/2001 Sb. o rozsahu, struktuře a termínech údajů předkládaných pro vypracování návrhu státního závěrečného účtu a o rozsahu a termínech sestavení návrhů závěrečných účtů kapitol státního rozpočtu, návrhy nařízení týkající se fondů ESF, ERDF, FS, nařízení ustanovující evropské seskupení přeshraniční spolupráce (EGCC), Metodika finančních toků a kontroly strukturálních fondů a Fondu soudržnosti, Příručka řízení rizik RPS, 9. Provedení výstupů projektu Výstupem projektu bude aktualizovaný manuál z roku 2004 dle novelizace zákona č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách. 10. Činnosti zpracovatele Tabulka: Etapizace úkolu Etapizace úkolu od - do I. etapa 9. března 14. března 2007 Rozsah úkolu Kč včetně DPH (v hod., str. apod.) Celkem cca 150 normostran 490 000,- II. etapa III. etapa 14. března 2. dubna 2007 2. dubna 16. dubna 2007 Celkem 490 000,- 11. Časový plán realizace projektu (harmonogram) I. etapa projektu: Zpracovatel předloží podrobný návrh struktury obsahu manuálu, v průběhu etapy zpracovatel dále provede a předloží analýzu podkladů pro zpracování manuálu a identifikuje rozsah potřebných dodatečných analýz II. etapa projektu V průběhu etapy bude zpracován a předložen návrh kapitol týkajících se právních předpisů a přípravu projektů TP III. etapa projektu V průběhu etapy bude zpracován a předložen návrh kapitol týkající se zadávání zakázek Zahájení realizace: předpoklad 9. března 2006
4 Trvání realizace: cca 6 týdnů Ukončení akce: 20. dubna 2007 12. Sledování a kontrola realizace Jednotlivé verze manuálu budou předkládány v předem dohodnutých etapách, především po aktualizaci každé kapitoly. Po vyhotovení manuálu bude předložena jedna verze na kontrolu a po odsouhlasení případných připomínek se dopracuje. Průběžné zprávy budou vyhotoveny v jednom originále a v šesti kopiích - zprávy budou předány i v elektronické podobě formátu MS Word - zprávy budou předány zadavateli v termínu v místě kanceláře zadavatele Závěrečná zpráva (manuál) bude splňovat následující technické požadavky - zpráva bude vyhotovena v jednom originále (ČJ) a v osmi kopiích - zprávu bude předána i v elektronické podobě ve formátu MS Word (pokud to bude obsah vyžadovat tak v jiném upravitelném formátu, jak např. MS Excel) - zpráva bude předána zadavateli v termínu (20. dubna 2007) v místě kanceláře zadavatele 13. Požadavky na nabídku a kriteria pro hodnocení nabídky Více subjektů (uchazečů) může vytvářet společné týmy a podávat nabídku společně. V nabídce však musí být jasné, která právnická osoba bude smluvně ve vztahu se zadavatelem (společný tým je pokládán za jednoho realizátora). Zhotovitel zpracovává nasmlouvanou činnost vlastním jménem, samostatně a za dohledu zadavatele. Zhotovitel vykonává činnost samostatně v místě uvedeném v nabídce. Každý z členů týmu bude disponovat kvalifikací, potřebnou pro plnění úlohy, kterou bude při zpracovávání projektu v týmu plnit. Členové realizačního týmu by měli mít dostatečné zkušenosti a praxi s procesy v oblasti fondů EU. Uchazeč popíše v nabídce, jak hodlá naplnit podmínky zadání. Uchazeč může šířeji rozvést popis naplnění požadavků některých částí a uvést proč považuje aktualizaci manuálu za nutnou. Nabídka bude hodnocena pouze tehdy, pokud budou splněny níže uvedené podmínky administrativní správnosti: - nabídka bude doručena zadavateli v požadovaném termínu - nabídka bude doručena v neporušené obálce opatřené nápisem neotvírat, názvem tohoto projektu a zpětnou adresou uchazeče na adresu kontaktního útvaru zadavatele - nabídka bude vypracována v českém jazyce - nabídka bude zadavateli zaslána/předložena ve dvou originálech a sedmi kopiích - nabídka bude na titulní straně podepsána zástupcem uchazeče, který je oprávněn za uchazeče jednat - originální výtisky nabídky budou obsahovat originální doklady o právní subjektivitě předkladatele, ne starší než 3 měsíce, notářsky ověřenou kopii smlouvy mezi členy konsorcia, pokud je uchazečem konsorcium a čestné prohlášení o jeho způsobilosti k realizaci projektu dle požadavků uvedených v zadání
5 - přiložen bude originální výtisk zadání potvrzený uchazečem (podpisem) - nabídka bude obsahovat věcnou a finanční část, finanční část nabídky bude přiložena ve zvláštní zalepené obálce Pokud nabídka nevyhoví výše uvedeným požadavkům, bude uchazeč ze zadávacího řízení vyloučen. Obsah nabídky: - identifikace uchazeče včetně dokladu o právní subjektivitě, uchazeč zde uvede čestné prohlášení, že na jeho straně neexistují majetkové ani právní překážky pro realizaci projektu, a že nedošlo k událostem, na jejichž základě by bylo možné zpochybnit jeho odbornou a morální způsobilost pro realizaci projektu - metodika zpracování (uchazeč představí metodu, kterou hodlá použít při realizaci projektu) - návrh postupu uskutečnění požadovaných činností (uchazeč uvede své pojetí naplnění činností podle požadavků tohoto zadání) - návrh časového plánu (harmonogramu) realizace (uchazeč nastíní svou představu o termínech uskutečnění činností tohoto zadání) - popis realizačního týmu - údaje o členech týmu (jméno, titul, odborná úloha v týmu, nynější místo působení, kvalifikace pro plnění úlohy v týmu, zkušenosti/praxe v oblasti bezprostředně související s úlohou v týmu, životopis) Finanční podmínky realizace projektu: - nabízená cena realizace projektu včetně započítané DPH nepřekročí 490 000,- Kč - finanční nabídka bude obsahovat kalkulaci nabízené realizace projektu (včetně např. cestovních nákladů) - finanční nabídka bude přiložena k věcné nabídce ve zvláštní zalepené obálce Termín pro podání nabídek: - uchazeči zašlou zadavateli nabídky na realizaci projektu nejpozději do 15 hod. dne 15. 2. 2007 14. Podmínky výběru realizátora Hodnocení nabídek bude zahájeno dne 16. 2. 2007. Uchazeči budou o výsledky výběrového řízení vyrozuměni do 5 dnů ode dne ukončení výběru. Věcná část nabídky bude hodnocena pouze tehdy, pokud nabídka splní podmínky administrativní správnosti. Věcnou část nabídky bude hodnotící komise hodnotit pomocí těchto kritérií: č. Kritérium (/hodnocená část nabídky): body 1. Metodika a postup realizace projektu - detailnost, jednoznačnost, relevance, časový harmonogram realizace projektu 2. Realizační tým - kvalifikace a zkušenosti jednotlivých členů 25 40
6 týmu; teoretické zázemí týmu (univerzitní ap.); zajištění požadavků na realizační tým 3. 4. Vedoucí týmu - kvalifikace a vhodnost pro koordinační roli, podíl na činnosti, předpokládaný přínos pro realizaci, popř. zkušenosti s realizací projektů podobného zaměření jaké je uvedeno v tomto zadání Rozložení práce v týmu - využití jednotlivých členů týmu a zahraničních expertů, s ohledem na jejich kvalifikaci a zkušenosti, k pokrytí všech oblastí významných pro činnost 20 týmu podle zadání a celkové pokrytí požadavků zadání nabídkou Bodů celkem.. 100 15 Finanční část nabídky bude hodnocena pouze tehdy, když nabídka získá ve věcném hodnocení alespoň 75 bodů. Finanční ohodnocení nabídky bude provedeno tak, že nabídnutá cena realizace projektu (včetně DPH) rovnající se stanovenému limitu bude hodnocena 0 body, cena nižší než tři čtvrtiny stanoveného limitu nebo rovnající se třem čtvrtinám bude hodnocen a 5 body. Bodová hodnocení cen uvnitř rozmezí od 75 do 100 % cenového limitu budou dána (klesající) lineární závislostí (od 5 do 0 bodů) a budou zaokrouhlena na celý počet bodů. Pokud nabídka splní požadavky administrativní správnosti, získá dostatečný počet bodů ve věcném hodnocení, aby mohla být hodnocena i její finanční část, pak celkové bodové hodnocení každé z nabídek bude dáno součtem hodnocení věcné části nabídky s hodnocením finanční části nabídky. Komise doporučí zadavateli, aby zakázka na realizaci projektu byla přidělena uchazeči, jehož nabídka získá nejvyšší bodové ohodnocení. Na základě doporučení hodnotící komise vyzve zadavatel vybraného uchazeče, k vyjednání smluvních podmínek a nabídne mu uzavření smlouvy na realizaci projektu. Zadavatel si vyhrazuje právo uzavřít se zpracovatelem projektu smlouvy na další činnosti spojené s předmětem projektu, jejichž uskutečnění bude žádoucí z důvodů nevyvolaných zpracovatelem projektu. Zadavatel si vyhrazuje právo: - upravit zadávací podmínky (nejpozději do pěti dnů před ukončením podávání nabídek) - ověřit údaje uvedené v nabídce - odmítnout všechny nabídky - nevracet podanou nabídku - zrušit zadávací/výběrové řízení bez udání důvodu v jakékoliv jeho fázi - jednat o náležitostech smlouvy až s vybraným uchazečem - neuzavřít smluvu s vybraným uchazečem - neposkytovat informace o uchazečích, který byli vyzváni k podání nabídky V Praze 24. ledna 2007 Mgr. Miroslav Daněk