Prof. Peter Toperczer rektor Akademie múzických umění v Praze V Praze dne 3. 2. 2003 Sekr.1018/2003 S M Ě R N I C E R E K T O R A č. 1/2003 o vnitřní kontrolní činnosti Akademie múzických umění v Praze K zabezpečení jednotného postupu při provádění vnitřní kontrolní činnosti na Akademii múzických umění v Praze (dále jen AMU) vydávám tuto směrnici: Vnitřní kontrolní činnost vykonávají 1) vedoucí zaměstnanci AMU * 2) akademičtí funkcionáři a akademické orgány AMU v Praze 3) sekretariát rektora - zaměstnanec vykonávající kontrolní činnost na AMU Vnější kontrolní činnost vykonávají Např.Nejvyšší kontrolní úřad České republiky Ministerstvo práce sociálních věcí České republiky Ministerstvo školství mládeže a tělovýchovy České republiky Ministerstvo financí České republiky Český úřad bezpečnosti práce České republiky Hasičská záchranný sbor hl.m. Prahy Finanční úřady a další Článek 1 Kontrolní činnost Všichni vedoucí zaměstnanci vykonávají vnitřní kontrolu ve smyslu zákoníku práce a obecně závazných právních předpisů a vnitřních směrnic.provádějí kontrolu v rámci své působnosti, zjistí-li porušení rozpočtové kázně, postupují dle ustanovení 22 odst.6 zákona č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů. * 9 odst.3 zákona č.65/1965 Sb. (zákoník práce) ve znění příslušných novelizací
a) odpovídají za kontrolu prováděnou podřízenými zaměstnanci, za tímto účelem zřizují dle specifických podmínek samostatný kontrolní útvar, kontrolní skupinu nebo zřídí funkci zaměstnance provádějícího kontrolu. b) při kontrole vycházejí z vlastních poznatků, využívají zjištění ostatních článků vnitřní kontroly, orgánů vnější kontroly i jiných orgánů, údajů soustavy sociálně - ekonomických informací, zpráv a rozborů o plnění uložených úkolů. c) spolupracují při rozvíjení vnitřního kontrolního systému, podílejí se na přípravě a realizaci kontrolních úkolů, na pokyn rektora nebo jím pověřeného pracovníka jmenují odborné pracovníky do kontrolních skupin k zajištění kontrolní akce. d) informují o výsledcích závažných kontrolních akcí rektora a kvestorku. Akademičtí funkcionáři a akademické orgány AMU vykonávají kontrolní činnost podle obecně závazných právních předpisů a podle vnitřních předpisů AMU. Článek 2 Kontrolní útvar AMU Začleněn do sekretariátu rektora AMU a) na základě pokynu rektora provádí kontrolu dodržování obecně závazných právních předpisů a vnitřních předpisů AMU b) na základě pokynů rektora provádí kontrolní šetření, tematické kontroly a revize hospodaření, dále kontroluje účelnost nakládání s finančními a hmotnými prostředky poskytnutými ze státního rozpočtu c) spolupracuje s odbornými útvary ministerstva, na vyžádání se podílí na kontrolních akcích organizovaných na AMU orgány vnější kontroly d) provádí revize a šetření vyžádané orgány činnými v trestním řízení, informuje tyto orgány o kontrolních poznatcích nasvědčujících podezření ze spáchání trestného činu a spolupracuje s nimi na jejich prověřování e) zajišťuje koordinaci vnitřní kontrolní činnosti na AMU, spolupracuje s ostatními složkami a poskytuje jim odbornou a metodickou pomoc f) na pokyn rektora provádí šetření stížností týkajících se zaměstnanců AMU, ve sporných případech shromažďuje podklady a provádí rozbory pro konečné rozhodnutí rektora g) informuje rektora a kvestorku AMU o všech závažných skutečnostech zjištěných kontrolní činností; dává podněty k okamžitému sjednání nápravy, upozorňuje na změny obecně závazných právních předpisů a vnitřních předpisů a u vnitřních předpisů navrhuje a připravuje jejich příslušné úpravy h) předává příslušným orgánům, organizacím a vedoucím zaměstnancům AMU závažné podněty získané z kontrolní činnosti a z vyřizování stížností; i) rozpracovává a uplatňuje na podmínky AMU předpisy z oblasti vnitřní kontroly, zpracovává další interní předpisy z uvedené oblasti. 2
Článek 3 Pravidla kontrolní činnosti Pravidla kontrolní činnosti jsou určena pro potřeby zaměstnanců, kteří se při výkonu práce zabývají vnitřní kontrolní činností na AMU v Praze. A. Úkoly a zaměření kontrolní činnosti Hlavním úkolem kontroly je zajistit, zda kontrolované činnosti nejsou v rozporu s obecně závaznými právními předpisy nebo vnitřními předpisy; dále prověřit účelnost a hospodárnost využívání finančních, hmotných a ostatních prostředků. K tomu, aby kontrola byla účinná je nutné, aby všichni zaměstnanci provádějící kontrolu byli seznámeni s právními předpisy vztahujícími se ke kontrolované problematice i s činností kontrolovaných úseků, případně organizací. Při týmové práci zajišťují tuto seznamovací činnost vedoucí kontrolních skupin. Kontrolní činnost je usměrňována plánem, eventuálně zaměřením kontrolní činnosti. Obsahuje název kontrolní akce, její cíl a záměr, časové období stanovené pro provedení kontroly, případně další údaje. Je nutno ponechat časovou rezervu na výkon neplánovaných kontrolních akcí a šetření stížností. Zaměstnanci pověření kontrolní činností jsou povinni pomáhat orgánům činným v trestním řízení při plnění jejich úkolů. Dále jsou povinni neprodleně oznámit státnímu zástupci nebo policejním orgánům skutečnosti nasvědčující tomu, že byl spáchám trestní čin. B. Řízení kontrolní akce K zabezpečení cíle kontrolní akce a k jejímu hospodárnému provedení se vytvářejí podle potřeby kontrolní skupiny složené ze zaměstnanců provádějících kontrolní činnost, ze zaměstnanců dalších útvarů organizace, případně dalších externích odborníků. Kontrolní akce řídí vedoucí kontrolní skupiny a odpovídá za její výsledek. Vedoucí kontrolní skupiny řídí a organizuje její práci při přípravě i vlastní kontrole. Organizačně i smluvně zajišťuje účast přizvaných odborníků. Zodpovídá za hospodárné provedení a výsledky kontrolní akce při dodržení všech zásad pro ochranu kontrolovaných osob. Dále odpovídá za splnění programu kontrolní akce, za včasné a správné vypracování kontrolní zprávy a za její předání vedoucímu kontrolního útvaru nebo vedoucímu organizace. Členové kontrolní skupiny jsou po dobu kontrolní akce přímo řízeni vedoucím kontrolní skupiny. Pověření ke kontrolní akci vydává kontrolní skupině vedoucí organizace, nebo jím pověřený vedoucí zaměstnanec. 3
C. Příprava na kontrolní akci V rámci přípravy se zaměstnanci provádějící kontrolu seznámí s: 1) zákonnou a jinou normativní úpravou kontrolované problematiky 2) výsledky činnosti kontrolované organizace, případně kontrolovaného úseku činnosti 3) výslednými materiály předcházejících kontrolních akcí 4) příčinami nedostatků z oprávněných stížností 5) příslušnou odbornou problematikou Na závěr přípravy zaměstnanci provádějící kontrolu zpracují: 1) návrh na pověření ke kontrole 2) program kontrolní akce 3) organizační, časové, případně finanční zajištění Program kontrolní akce Za sestavení programu odpovídá vedoucí kontrolní skupiny. V programu je závazně stanoven cíl, konkrétní úkoly, objekty kontroly a časové období, za které bude daná tématika kontrolována. E. Zahájení kontrolní akce Vedoucí kontrolní skupiny nebo jím pověřený zaměstnanec oznámí předem vedoucímu zaměstnanci kontrolované právnické osoby, popřípadě přímo kontrolovaným osobám, jde-li o kontrolu fyzických osob, že bude v určeném termínu kontrola zahájena. Zároveň informuje o účelu a předmětu kontroly.v případě, že by tím mohlo dojít ke zmaření účelu kontroly, provede se toto oznámení až při vlastním zahájení na místě kontroly. Současně kontroloři předloží pověření a oprávnění k provedení kontroly. Při zahájení kontroly projedná vedoucí kontrolní skupiny s vedoucím zaměstnancem kontrolovaného subjektu nezbytné předpoklady pro nerušený průběh kontroly, zejména: 1) možnost používání místnosti a telekomunikačních prostředků k účelům kontroly 2) nezbytnou časovou účast kontrolovaných osob v době kontroly 3) poskytování součinnosti odpovědnými vedoucími zaměstnanci ve stanovených termínech 4) případně způsob napsání výsledného materiálu z kontroly Vyloučení zaměstnance provádějícího kontrolu Kontrolu nesmějí provádět ti zaměstnanci provádějící kontrolu, vůči nimž lze mít pochybnosti o jejich nepodjatosti vzhledem k předmětu kontroly anebo ke kontrolovaným fyzickým osobám. Námitky vůči podjatosti kontrolujících mohou být dvojího druhu: 1) vlastní námitky zaměstnance provádějícího kontrolu po seznámení se s předmětem a objektem kontroly. O námitkách rozhodně vedoucí organizace. 4
2) písemné námitky kontrolované osoby uplatněné u vedoucího kontrolní skupiny, případně vedoucího organizace. O námitkách se rozhoduje jako v předcházejícím případě. Námitky nemají odkladný účinek na provedení kontroly. Zaměstnanec provádějící kontrolu, proti němuž byly vzneseny námitky, však nemůže do rozhodnutí vedoucího zaměstnance v dané kontrolní akci pokračovat. Může pouze provádět nekontrolní práce technického nebo administrativního charakteru. F. Organizace vlastní kontroly Vedoucí kontrolní skupiny kromě řízení a organizace plní i vlastní kontrolní úkoly. Zabezpečuje dodržení stanoveného programu kontroly a dbá, aby kontroloři dodržovali platné předpisy o utajovaných skutečnostech a aby nevyžadovali neúměrné administrativní práce kontrolovaných osob. Všechna kontrolní zjištění musí být objektivní, nestranná a doložená průkaznými doklady. Zaměstnanci provádějící kontrolu zjišťují zejména: 1) skutečný stav na kontrolovaném úseku 2) odchylky skutečnosti od žádoucího stavu (je dán zákonnou nebo jinou normativní úpravou). Předmětem kontroly jsou záporné i kladné odchylky 3) základní příčiny těchto odchylek 4) negativní důsledky odchylek 5) osoby zodpovědné za jejich vznik a trvání. G. Povinnosti a práva zaměstnanců provádějících kontrolu a kontrolovaných osob Při provádění kontroly jsou zaměstnanci provádějící kontrolu oprávněni: 1) vstupovat do budov, místností objektů a zařízení, pokud souvisejí s předmětem kontroly; nedotknutelnost obydlí musí být zaručena 2) požadovat na kontrolovaných osobách poskytnutí ústních nebo písemných informací o zjišťovaných skutečnostech, včetně vysvětlení o příčinách zjištěných nedostatků 3) požadovat na kontrolovaných osobách předložení potřebných dokladů, písemných dokumentů a matriálů 4) zajišťovat originální písemnosti a další materiály proti potvrzení; přitom zodpovídají za jejich řádnou ochranu proti ztrátě a zneužití 5) požadovat na kontrolovaných osobách, aby se zdržely činností, které by mohly ohrozit řádné provádění kontroly Zaměstnanci provádějící kontrolu jsou povinni: 1) oznámit kontrolované osobě zahájení kontroly a předložit pověření k provedení kontroly 2) dbát práv a právem chráněných zájmů kontrolovaných osob 3) zachovávat mlčenlivost o všech skutečnostech zjištěných při výkonu kontroly a ani jinak nezneužívat těchto znalostí 5
Kontrolované osoby jsou povinny poskytnout kontrolorům součinnost při výkonu jejich kontrolní činnosti. Tuto povinnost nemají v případech, kdy: 1) tato činnost by ohrozila bezpečnost nebo zdraví jakékoliv osoby 2) jsou vázány zákonem stanovenou mlčenlivostí, které nebyly zproštěny oprávněným orgánem 3) jejím splněním by uvedly v nebezpečí trestního stíhání sebe nebo osoby blízké H. Dokládání kontrolních zjištění Všechna kontrolní zjištění musí být průkazně doložena. Lze se odvolat na dostupné písemnosti, z nichž bylo čerpáno, nebo přiložit příslušný doklad. Doklady musí být přiloženy vždy, když má být zpráva předána orgánům činným v trestním řízení, nebo mají-li proti kontrolovaným osobám, odpovědným za zjištěné nedostatky, vyvozeny důsledky. I. Hlavní používané doklady 1) originální doklady (odebírají se v případě nebezpečí jejich zcizení, výměny, úpravy obsahu a pod.) 2) výpisy, opisy, fotokopie, zvukové záznamy, diskety a pod. (jejich identitu s originálem potvrzuje odpovědný zaměstnanec organizace) 3) průběžný úřední záznam (prověření okamžitého skutečného stavu, který není zachycen jinak, např. okamžitý stav hotovosti v pokladně, počet chybějících dokladů a pod.). Podepisuje jej zaměstnanec organizace odpovědný za zjišťovanou problematiku 4) fotografický snímek (dokládá okamžitý stav předmětů a skutečností). Potvrzuje jej odpovědný zaměstnanec kontrolované organizace s uvedením času snímkování 5) zpráva o expertize, odborné a znalecké posudky (na vyžádání zaměstnanců provádějících kontrolu k posouzení specifických problémů) 6) vzorky (odebírají se oproti potvrzení zaměstnance provádějícího kontrolu) 7) sdělení informované kontrolované osoby (výjimečně použití v případech, kdy skutečný stav nelze zjistit ani doložit písemně nebo osobním prověřením na místě). J. Výsledný kontrolní materiál Na závěr kontrolního zjištění se vždy pořizuje výsledný kontrolní materiál (protokol, záznam, informace, zápis). Protokol obsahuje především přesný popis zjištěných skutečností se jmenovitým uvedením nedostatků a odpovědnosti, včetně právních předpisů, které byly porušeny. Zjištěné skutečnosti musí být uvedeny pravdivě, přesně, srozumitelně a stručně. Vždy se uvádějí příslušné doklady a jiné písemnosti, o které se opírá kontrolní zjištění. Nesmí obsahovat domněnky, úvahy, dohady a nepravdivé okolnosti. Za správnost zjištění odpovídají všichni členové kontrolní skupiny, každý za jím kontrolovanou oblast. Výsledný materiál všichni podepisují. Pokud je to potřebné, je možno určitou část kontrolního programu zpracovat do tzv. dílčího protokolu (volí se v případě, že hrozí nebezpečí promlčení nedostatku nebo při 6
předčasném ukončení kontroly některým členem kontrolní skupiny k uzavření jím kontrolované oblasti). Dílčí protokol musí být podepsán a osoby s ním musí být seznámeny stejným způsobem jako u závěrečného protokolu. V případech méně náročných či specifických kontrolních akcí je možno zpracovat pouze záznam (jde-li pouze o přesný popis zjištěného stavu bez uvádění nedostatků a odpovědností), nebo informace či zápis (odpovídá-li se pouze na soubor položených otázek bez vyhodnocování odpovědnosti a pod.). Rozhodující je vždy účelnost, cíl kontroly a souhlas vedoucího kontrolní skupiny s navrženou formou výsledného kontrolního materiálu. K. Seznámení kontrolovaných osob s kontrolním zjištěním Povinností vedoucího kontrolní skupiny je zajistit seznámení každé kontrolované osoby (případně i další odpovědné osoby) s kontrolním zjištěním, které se jí přímo dotýká. Seznámení provádí obvykle zaměstnanec provádějící kontrolu. Seznamované osobě je současně předán stejnopis výsledného kontrolního materiálu nebo jeho příslušná část. Seznámené osoby potvrzují tuto skutečnost podpisem na originále materiálu. Odmítnou-li podepsat, je třeba to zaznamenat i s uvedením důvodu na originále. Povinností zaměstnanců provádějících kontrolu je seznamované osoby poučit o jejich právech, tj. o způsobu uplatnění námitek, žádosti o opravu textu, případně odmítnutí osobního vyjádření a pod. Právem kontrolované osoby je podat písemné a zdůvodněné námitky vedoucímu kontrolní skupiny, případně vedoucímu organizace ve lhůtě pěti dnů, ode dne seznámení se s výsledky kontroly, nestanoví-li zaměstnanec provádějící kontrolu lhůtu delší. Řízení o námitkách kontrolovaných osob O námitkách rozhoduje zaměstnanec provádějící kontrolu. Pokud nebylo námitkám vyhověno, může se kontrolovaná osoba ve lhůtě patnácti dnů ode dne doručení rozhodnutí o námitkách odvolat k vedoucímu organizace. Jsou-li pro to důvody, vedoucí organizace rozhodnutí zaměstnance provádějícího kontrolu o námitkách změní nebo zruší, jinak odvolání zamítne a rozhodnutí potvrdí. Pokud vyplyne potřeba věc dořešit, zajistí vedoucí organizace její dořešení. Proti rozhodnutí vedoucího kontrolní skupiny lze podat případný protest rektorovi AMU. M. Opatření k nápravě zjištěných nedostatků Opatření vydává statutární zástupce kontrolované osoby nebo jím pověřený zaměstnanec organizace, a to obvykle po konzultaci návrhu těchto opatření s vedoucím kontrolní skupiny. Přijatá opatření maje zabezpečit zjednání nápravy, zamezit opakování zjištěných nedostatků, případně i zajistit postih odpovědných zaměstnanců. 7
Na vyžádání zaměstnanců provádějících kontrolu jsou kontrolované osoby povinny předkládat ve stanovených lhůtách zprávy o stavu nápravy zjištěných nedostatků, pokud to zaměstnanci provádějící kontrolu vyžadují za účelné. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem v y h l á š e n í.... Profesor Peter Toperczer rektor Akademie múzických umění v Praze 8