Postupy Ministerstva práce a sociálních věcí ČR pro implementaci Programu švýcarskočeské S platností od 18. června 2010 Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 1 (celkem 61)
Obsah Vymezení pojmů... 4 1 Vybrané právní předpisy a dokumenty... 5 2 Hlavní zásady institucionální zabezpečení... 7 2.1 Nadnárodní řídící struktura... 7 2.2 Národní řídící struktura... 8 3 Oprávněnost... 12 3.1 Oprávnění žadatelé... 12 3.2 Partnerství a oprávněnost partnerů... 12 3.3 Oprávněná výše grantu... 13 3.4 Období oprávněnosti... 13 3.5 Oprávněné výdaje projektů... 13 3.5.1 Základní pravidla oprávněnosti výdajů... 13 3.5.1.1 Zahrnutí výdaje v projektu... 13 3.5.1.2 Účel výdaje... 14 3.5.2 Datum uskutečnění výdaje... 14 3.5.2.1 Evidence a prokazování uskutečněného výdaje... 14 3.5.2.2 Efektivita výdaje... 14 3.5.2.3 Vedení účetnictví na úrovni Konečných příjemců... 14 3.5.2.4 Veřejná podpora... 15 3.5.2.5 Oprávněnost výdajů partnerů... 15 3.5.3 Vymezení členění výdajů... 15 3.5.3.1 Investiční výdaje... 15 3.5.3.2 Neinvestiční výdaje... 15 3.5.3.3 Členění výdajů pro účely rozpočtu... 15 3.5.3.4 Členění výdajů pro účely žádosti o platby... 15 3.5.3.5 Oprávněné výdaje... 16 3.5.3.6 Zařízení a vybavení... 16 3.5.3.7 Nákup služeb... 16 3.5.3.8 Výdaje na řízení zajišťované dodavatelsky... 16 3.5.3.9 Osobní výdaje na realizaci projektu... 17 3.5.3.10 Obecná pravidla pro osobní výdaje... 17 3.5.3.11 Cestovní náhrady... 18 3.5.3.12 Daň z přidané hodnoty DPH... 18 3.5.4 Neoprávněné výdaje... 18 4 Pravidla a postupy předkládání a hodnocení projektů... 19 4.1 Otevřená výzva... 19 4.2 Stručný tabulkový přehled dvoucyklového předkládání a hodnocení projektů... 20 4.2.1 První cyklus: Postup při podávání žádosti a schvalování záměru projektu... 20 4.2.2 Druhý cyklus: Postup při podávání žádosti a schval. konečného návrhu Projektu... 20 4.3 Podrobný postup předkládání a hodnocení projektů... 21 4.3.1 Zpracování záměru projektu... 21 4.3.2 Poskytování informací žadateli... 22 4.3.3 Předkládání záměrů projektů... 23 4.3.3.1 Způsob předkládání záměrů projektů... 23 4.3.3.2 Převzetí záměru projektu... 23 4.3.4 Posuzování a hodnocení záměrů projektů... 24 4.3.4.1 Posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti záměru projektu... 24 4.3.4.2 Hodnocení kvality záměru projektu... 25 4.3.4.3 Nominování členů a složení hodnotící komise... 27 4.3.4.4 Jednání hodnotící komise... 27 4.3.4.5 Zápis z jednání hodnotící komise a zaslání dokumentů na NKJ - CZP 1... 29 4.3.4.6 Posouzení doporučených záměrů projektů Národní koordinační jednotkou... 30 4.3.4.7 Zasedání Monitorovacího výboru... 30 4.3.4.8 Konečné rozhodnutí o záměru projektu... 31 4.3.5 Zpracování konečného návrhu projektu... 32 4.3.6 Předkládání konečného návrhu projektu... 32 4.3.7 Posouzení konečného návrhu projektu... 32 Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 2 (celkem 61)
4.3.7.1 Posouzení formálních náležitostí... 32 4.3.7.2 Zpracování stanoviska MPSV a zaslání NKJ-CZP 1... 33 4.3.7.3 Ověření na místě a zaslání švýcarské straně... 33 4.3.8 Konečné rozhodnutí o udělení grantu... 33 4.3.9 Podpis Dohody o projektu... 34 4.3.10 Zveřejnění informací... 35 5 Hlavní zásady a postupy finančního řízení projektů... 35 5.1 Dohoda o projektu... 35 5.2 Oznámení o poskytnutí grantu... 35 5.3 Rozhodnutí o poskytnutí dotace KP od MPSV... 36 5.3.1 Změna Rozhodnutí o poskytnutí dotace... 36 5.3.1.1 Oblasti související s vydáváním Rozhodnutí o poskytnutí dotace... 37 5.4 Zajištění spolufinancování... 37 5.5 Zásady pro zadávání veřejných zakázek... 39 5.5.1 Povinnosti při zadávání veřejných zakázek... 39 6 Monitorování, hodnocení a řízení projektů... 40 6.1 Průběžné zprávy o projektu... 40 6.1.1 Předkládání IR z úrovně KP na MPSV... 41 6.1.2 Předkládání IR z úrovně MPSV na NKJ... 41 6.2 Výroční zprávy o projektu... 42 6.2.1 Předkládání APR z úrovně KP na MPSV... 43 6.2.2 Předkládání APR z úrovně MPSV na NKJ... 44 6.3 Závěrečná zpráva o projektu... 44 6.3.1 Předkládání PCR z úrovně KP na MPSV... 45 6.3.2 Předkládání PCR z úrovně MPSV na NKJ... 46 6.4 Zasedání Řídícího výboru projektu... 46 6.5 Ověření na místě... 47 6.6 Závěrečné hodnocení projektů... 47 6.7 Řešení nesrovnalostí... 47 6.7.1 Šetření nesrovnalostí... 47 6.7.2 Vymáhání prostředků dotčených nesrovnalostí... 49 7 Finanční toky pro Program švýcarsko - české... 49 7.1 Postup při předfinancování a následné refundaci... 49 7.2 Průběžné platby... 50 7.2.1 Provádění průběžných ex-post plateb KP... 50 7.2.2 Provádění plateb prostředků z příspěvku na účet MPSV... 51 7.3 Závěrečná platba... 52 8 Změny v projektech... 52 8.1 Nepodstatné změny v projektech... 53 8.2 Podstatné změny v projektech... 53 8.2.1 Vliv změn na obsah Dohody o projektu - Dodatky... 54 9 Finanční kontrola... 54 9.1 Kontrola podle mezinárodních smluv... 55 9.2 Vnitřní kontrolní systém... 56 9.2.1 Řídící kontrola... 56 9.2.2 Interní audit... 57 9.3 Finanční audit... 57 10 Archivace... 58 11 Seznam příloh... 59 12 Seznam zkratek... 61 Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 3 (celkem 61)
Vymezení pojmů Pro účely Postupů se rozumí: 1. Auditním subjektem soukromá firma s uznávanou profesionální reputací, která pracuje v souladu s mezinárodními kontrolními standardy a je členem Komory auditorů ČR. Auditní subjekt stanovený v rámci celého Programu švýcarsko-české bude uveden v Dohodě o projektu nebo oznámen dodatečně; 2. Dohodou o delegování pravomocí a zodpovědností (dále jen Dohoda o delegování ) dvoustranná písemná dohoda uzavřená mezi Národní koordinační jednotkou a Ministerstvem práce a sociálních věcí (dále jen MPSV), jejímž předmětem je delegování některých pravomocí a zodpovědností Národní koordinační jednotky v přípravě a implementaci Programu švýcarsko-české vymezených Rámcovou dohodou na MPSV podle kap. 2.2 Metodiky finančních toků a kontroly pro Program švýcarsko-české ; 3. Dohodou o projektu dohoda mezi ČR a Švýcarskem o implementaci konkrétního projektu; 4. Finančním útvarem odbor financování a majetku MPSV, který provádí platby konečnému příjemci z prostředků SR, odpovídající podílu určeného na předfinancování výdajů, které mají být kryty z prostředků grantu; 5. Grantem nevratný finanční příspěvek poskytnutý Švýcarskem na základě Dohody o projektu na schválený projekt. 6. Individuálním projektem (dále jen IP případně jen projekt ) soubor aktivit uvedených v Dohodě o projektu, na které je poskytován grant, naplňující cíle Programu švýcarsko-české. Grant bude činit minimálně 1 mil. CHF; 7. Konečným příjemcem (dále jen KP ) úřad veřejné správy, veřejnoprávní nebo soukromoprávní právnická osoba anebo jiná osoba pověřená implementací konkrétního IP, na který jí byl v souladu s Dohodou o projektu udělen grant; 8. Monitorovacím výborem (dále jen MoV ) poradní orgán Národní koordinační jednotky, jehož členy jmenuje ministr financí na základě nominací od subjektů zapojených do implementace Programu švýcarsko-české ; 9. Národním kontrolním orgánem (dále jen NKO ) ústřední orgán pro finanční kontrolu, který odpovídá za metodické řízení a koordinaci výkonu finanční kontroly v rámci celé implementační struktury a za metodickou pomoc při zajištění efektivního fungování řídících a kontrolních systémů včetně prevence podvodů a nesrovnalostí. Provádí kontroly a audity shody v souladu s vypracovanými plány, příslušnými národními právními předpisy a požadavky Rámcové dohody; 10. Národní koordinační jednotkou (dále jen NKJ ) subjekt pověřený koordinací Programu švýcarsko-české, tj. Ministerstvo financí ČR; Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 4 (celkem 61)
11. Nesrovnalostí jakékoliv jednání nebo opomenutí směřující k neoprávněnému čerpání anebo užití prostředků dotace, zejména podvod, zpronevěra, uvedení klamavých údajů, porušení povinností vyplývajících z Dohody o individuálním projektu, porušení řádného využití dotace apod.; 12. Partnery české a švýcarské subjekty (soukromé i veřejné) vzájemně spolupracující 1 v rámci Programu švýcarsko-české na realizaci projektu a zajišťující udržitelnost jeho výstupů; 13. Předfinancováním předfinancování výdajů, které mají být kryty z prostředků grantu, prostředky SR kapitoly 313 - MPSV. V praxi to znamená, že KP obdrží prostředky SR, které mají být kryty prostředky grantu, a po vynaložení tohoto výdaje ze SR jsou prostředky grantu převedeny z účtu NF na účet MPSV; 14. Příspěvkem nevratný finanční příspěvek poskytnutý Švýcarskem na základě Rámcové dohody v celkové výši 109,780 mil. CHF; 15. Rámcovou dohodou Rámcová dohoda o implementaci Programu švýcarskočeské na snížení hospodářských a sociálních rozdílů v rámci rozšířené Evropské unie mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky; 16. Výzvou pro předkládání záměrů projektů otevřená výzva, zveřejněna v tisku a dalších médiích (internet). Předkládat své záměry projektů mohou všichni oprávnění žadatelé uvedení v textu výzvy na MPSV, a to v rámci oblasti zaměření 1.1 (cíle 3), za kterou MPSV odpovídá. 17. Zprostředkujícím subjektem (dále jen ZS ) veřejný subjekt (organizační složky státu/kraje) pověřený NKJ na základě Dohody o delegování, který vykonává činnosti NKJ vůči KP. Zprostředkujícím subjektem je v tomto případě odbor EU a mezinárodní MPSV. 18. Žadatelem = Předkladatelem individuálního projektu předkladatel záměru individuálního projektu či konečného návrhu individuálního projektu. 1 Vybrané právní předpisy a dokumenty Využití Programu švýcarsko-české v České republice vychází z těchto mezinárodních dohod: Rámcová dohoda mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky o implementaci Programu švýcarsko-české na snížení hospodářských a sociálních rozdílů v rámci rozšířené Evropské unie (podepsána dne 20. prosince 2007); Memorandum o porozumění mezi Evropskou unií a Švýcarskou konfederací o finančním příspěvku pro nově přistoupené státy Evropské unie (podepsáno 27. února 2006). 1 Jedná se zejména o spolupráci, při které švýcarský subjekt poskytne technologie a know-how potřebné pro splnění konkrétního projektu. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 5 (celkem 61)
Metodické postupy MPSV se dále řídí těmito hlavními předpisy: Právní předpisy ČR Zákon č. 563/1991 Sb., o účetnictví, ve znění pozdějších předpisů; Zákon č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů (rozpočtová pravidla), ve znění pozdějších předpisů; Zákon č. 320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o finanční kontrole); Zákon č. 137/2006 Sb. o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů; Vyhláška č. 416/2004 Sb., kterou se provádí zákon č. 320/2001 Sb. o finanční kontrole ve veřejné správě a o změně některých zákonů, ve znění zákona č. 309/2002 Sb., zákona č. 320/2002 Sb. a zákona č. 123/2003 Sb.; Vyhláška č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem. Metodiky NKJ Metodika finančních toků a kontroly pro Program švýcarsko-české ; Manuál Programu švýcarsko-české pro vyhlašování výzev předkládání a hodnocení projektů udělování grantu; Manuál pro zadávání veřejných zakázek v rámci Programu švýcarsko-české ; Příručka pro implementaci Programu švýcarsko-české ; Pokyn č. 1 NKJ - Oprávněné výdaje projektů Programu švýcarsko-české ; Pokyn č. 2 NKJ - Pokyn pro vyplnění Průběžné zprávy o projektu (Interim Report - IR) Programu švýcarsko-české. Postupy pro zajištění publicity Programu švýcarsko-české Všechny metodiky NKJ jsou dostupné na stránkách www.swiss-contribution.cz. Interní akty řízení MPSV Příkaz ministra Zásady hospodaření s finančními prostředky státního rozpočtu na MPSV; Příkaz ministra Zásady oběhu účetních dokladů a navazujících činností v MPSV; Příkaz ministra Zásady řídící kontroly v podmínkách MPSV; Příkaz ministra Zásady pro výkon kontrolní a inspekční činnosti; Příkaz ministra Zásady pro zadávání veřejných zakázek, uzavírání smluv a používání přímých objednávek na Ministerstvu práce a sociálních věcí ve smyslu zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů; Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 6 (celkem 61)
Spisový řád a skartační řád MPSV. 2 Hlavní zásady institucionální zabezpečení 2.1 Nadnárodní řídící struktura Pro efektivní a transparentní řízení implementace Programu švýcarsko-české jsou v souladu s příslušnými mezinárodními dokumenty stanoveny na národní a nadnárodní úrovni implementační subjekty s jasně definovanými odpovědnostmi za jednotlivé činnosti celého implementačního cyklu. Švýcarské velvyslanectví Švýcarské velvyslanectví je oficiálním reprezentantem Švýcarska. Jeho hlavní funkcí je: a) zajišťovat funkci kontaktního místa pro NKJ; b) napomáhat kontaktům zajišťovat navazování vztahů a vytváření sítí mezi partnery; c) informovat a radit partnerům ohledně postupů a podmínek příspěvku; d) předávat oficiální informace a návrhy švýcarským orgánům; e) informovat a předávat návrhy švýcarské strany příslušným českým orgánům; f) přijímat, formálně kontrolovat a předkládat dále Švýcarské agentuře pro rozvoj a spolupráci (dále jen SDC ) a Státní kanceláři pro hospodářské záležitosti (dále jen SECO ) záměry projektů doporučené MoV a následně také konečné návrhy projektů doporučené NKJ Centrem pro zahraniční pomoc oddělení přípravy a koordinace (dále jen CZP1 ); g) přijímat od NKJ a předkládat SDC a SECO zprávy o projektech, žádosti o platbu, výsledky finančních auditů a další přílohy zpráv o projektech v souladu s Dohodami o projektu, a zpětně informovat NKJ o schválení těchto dokumentů; h) organizovat společně s NKJ pracovní mise švýcarských delegací; i) účastnit se zasedání týkajících se Programu švýcarsko-české ; j) poskytovat veřejnosti informace o Programu švýcarsko-české ; k) účastnit se jako pozorovatel jednání MoV. Švýcarská agentura pro rozvoj a spolupráci (SDC) a Státní kancelář pro hospodářské záležitosti (SECO) Na švýcarské straně existují pro Program švýcarsko-české dva kompetentní úřady SDC a SECO. Jejich hlavní úkoly jsou: a) zajistit strategické a operační řízení na celkové úrovni; b) účastnit se výročních zasedání organizovaných NKJ; c) poskytovat podporu při výběru a přípravě projektů; d) dohlížet na celkovou realizaci Programu švýcarsko-české prostřednictvím ověření na místě. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 7 (celkem 61)
SDC a SECO v rámci řízení Programu švýcarsko-české : a) konzultují: pravidla a postupy pro implementaci Programu švýcarsko-české ; podmínky pro výběr projektů; systém monitorování a hodnocení projektů; výroční a závěrečnou zprávu; b) po administrativní stránce zodpovídají za: příjem a posuzování záměrů a konečných návrhů projektů; přípravu Dohod o projektu ve spolupráci s NKJ; zajišťování finančního řízení projektů; příjem a schválení výročních monitorovacích zpráv k Programu švýcarsko-české od přijímajících států; zajišťování informovanosti veřejnosti o Programu švýcarsko-české ; Některé z těchto úkolů může SDC/SECO delegovat na švýcarské velvyslanectví v Praze. Projekty resortu práce a sociálních věcí (tematické zaměření 1, oblast zaměření 1.1, cíl 3.) budou v kompetenci SDC. Proto jsou informace o SECO v textu pouze informativní. 2.2 Národní řídící struktura Monitorovací výbor (MoV) MoV zodpovídá za monitorování přípravy, implementace, efektivní řízení a koordinaci využívání prostředků z Programu švýcarsko-české. Členové MoV jsou zástupci ministerstev, organizací veřejné správy, sociální partneři, neziskové organizace, zástupci regionální a místní samosprávy a ostatních organizací. Ministr financí jmenuje a odvolává členy MoV na základě návrhů příslušných ministrů, nebo vedoucích orgánů veřejné správy, případně dalších relevantních institucí. Jednání MoV se mohou účastnit se statutem pozorovatele zástupci švýcarského velvyslanectví, a pokud to je nutné, také zástupci dalších organizací a institucí. Každý člen MoV má svého náhradníka, který je nominován stejně jako řádný člen MoV. V případě zastupování má náhradník stejné hlasovací pravomoci jako řádný člen MoV. Odpovědnost MoV zahrnuje následující úkoly: projednávat záměry projektů předložené NKJ a doporučit nebo nedoporučit je ke schválení švýcarské straně; monitorovat soulad implementace pomoci s Rámcovou dohodou; navrhovat záměry projektů doporučené Národní koordinační jednotkou k předložení švýcarské straně; schvaluje výroční monitorovací zprávy připravené NKJ; Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 8 (celkem 61)
vyhodnocovat celkový postup plnění cílů Programu švýcarsko-české, navrhovat jeho úpravy a prostřednictvím NKJ tyto předkládat k odsouhlasení švýcarské straně schvalovat výroční zprávy připravené NKJ; napomáhat NKJ ve strategickém řízení Programu švýcarsko-české. Národní koordinační jednotka (NKJ) (podrobněji viz příloha č. 1 Popis činností NKJ) V souladu s Usnesením vlády č. 1272 ze dne 7. listopadu 2007 a Rámcovou dohodou mezi Švýcarskou federální radou a vládou České republiky týkající se implementace Programu švýcarsko-české, čl. 9, zabezpečuje Ministerstvo financí (dále jen MF ) funkci NKJ pro Program švýcarsko-české a nese celkovou zodpovědnost za implementaci Programu v České republice. Hlavní odpovědností NKJ je zejména celkové řízení Programu švýcarsko-české, výběr, plánování, realizace, kontrola a hodnocení projektů a rovněž použití finančních prostředků z příspěvku v souladu s Rámcovou dohodou 2. Administrativní struktura NKJ je tvořena následujícími subjekty: Centrum pro zahraniční pomoc oddělení příprava a koordinace (CZP1); Centrum pro zahraniční pomoc oddělení realizace, monitorování a hodnocení (CZP2); Národní Fond (NF); Centrální finanční a kontraktační jednotka (CFCU); Odbor Kontrola. NKJ je jediným místem pro předávání veškerých závazných informací za ČR týkajících se Programu švýcarsko-české švýcarské straně. Toto není na překážku sdělování informací pro případ součinnosti MPSV se švýcarskými orgány. O této součinnosti musí být NKJ vždy informována. MPSV předává oficiální informace švýcarské straně vždy na základě písemného souhlasu NKJ. MPSV Zprostředkující subjekt MPSV plní funkci zprostředkujícího subjektu (ZS) pro předkládání individuálních projektů v rámci tematického zaměření č. 1 Bezpečnost stabilita a podpora reforem, oblasti zaměření 1.1 Iniciativy regionálního rozvoje v okrajových nebo znevýhodněných regionech, Cíl 3 Zavádění nových metod sociální práce se seniory a nových metod přímé práce se seniory, zlepšování kvality v oblasti poskytování služeb, sociálních služeb na základě zákona č. 108/2006 Sb., o sociálních službách. Na MPSV je vykonáváním činností delegovaných na základě Dohody o delegování pověřen odbor EU a mezinárodní, a to v souladu s organizačním řádem MPSV. Na odbor EU a mezinárodní MPSV jsou přeneseny vybrané odpovědnosti za přípravu projektů a jejich implementaci delegované na MPSV. Odbor EU 2 Mimo úkoly zmíněné níže u jednotlivých subjektů zajišťuje NKJ funkci ZP u Fondu partnerství, u Fondu na přípravu projektů a dále funkci KP u IP technické asistence. Funkci ZS zajišťuje také MF- NKJ. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 9 (celkem 61)
a mezinárodní MPSV ručí za zajištění všech odpovídajících aktivit včetně předfinancování jednotlivých projektů. Hlavními úkoly odboru EU a mezinárodní MPSV jsou: a) předkládat NKJ požadované podklady a spolupracovat s NKJ při vyhlašování otevřené výzvy; b) umístit na internetových stránkách MPSV www.mpsv.cz všechny informace a dokumenty související s vyhlášením otevřené výzvy v rámci Programu švýcarsko-české s konečným výčtem oprávněných žadatelů a s uvedením kontaktních osob, které budou k dispozici pro případné konzultace žadatelů; c) shromažďovat a hodnotit záměry a konečné návrhy projektů, posoudit jejich soulad s požadavky na návrhy projektů a kvalitu předložených žádostí a vypracovat stanovisko MPSV k doporučeným záměrům a následně všem konečným návrhům projektů; d) předložit CZP1 vybrané záměry projektů spolu se zprávou ze zasedání hodnotící komise a stanoviskem MPSV a po jejich schválení švýcarskou stranou také konečné návrhy projektů spolu se stanoviskem MPSV; e) připravit, vydávat a uzavírat Rozhodnutí o poskytnutí dotace; f) ve spolupráci s NKJ provádět dohled podle zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, nad výběrovými řízeními prováděnými KP tak, aby byly v souladu s národní legislativou a se specifiky Programu švýcarsko-české ; g) účastnit se jednání Monitorovacích výborů; h) kontrolovat věcnou a formální správnost zpráv o projektech a dílčích žádostí o platbu včetně přiložené dokumentace, které předkládá KP; i) zajistit předkládání schválených zpráv o projektech a žádostí o platbu NKJ; j) zajistit, aby žádná část projektu nebyla financována duplicitně z jiného zdroje financování; k) zajistit ve spolupráci se správcem kapitoly narozpočtování prostředků v kapitole 313 MPSV, aby KP obdržel na základě zkontrolované a odsouhlasené žádosti o platbu prostředky na předfinancování grantu; l) potvrdit, že výše spolufinancování je zajištěna v souladu s Dohodou o projektu; m) kontrolovat a řídit realizaci projektů v souladu s Dohodami o projektu a s Dohodou o delegování a vykonávat nezbytné kontroly v souladu s ročním plánem veřejnoprávních kontrol u KP zpracovaným odborem EU a mezinárodní MPSV n) přijímat hlášení podezření na nesrovnalost na úrovni KP a potvrzovat jejich opodstatněnost, zahájit a vést řízení k prošetření podezření na nesrovnalost; o) odpovídat za vrácení nesprávně nebo neoprávněně vyplacených, zadržených, použitých nebo nevyužitých prostředků z příspěvku na účet Národního fondu; p) zajistit, aby platby KP byly prováděny v určených lhůtách; Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 10 (celkem 61)
q) zajistit provádění kontrol, auditů a průběžné monitorování projektů v rámci dané oblasti zaměření; r) zajistit připomínkování dokumentů Programu švýcarsko-české ; s) zajistit veřejnou publicitu a informovanost; t) archivovat všechny relevantní dokumenty vztahující se k implementovaným projektům v rámci Programu švýcarsko-české po dobu 10 let od ukončení projektů; u) řídit se dalšími pokyny vydanými NKJ. Implementační struktura MPSV Odbor Evropské unie a mezinárodní (EUMS) - v rámci implementační struktury mezi jeho činnosti spadá: komunikace s NKJ, na přípravě otevřené výzvy, příjem záměrů projektů a konečných návrhů projektů, hodnocení projektů, jejich předkládání NKJ, zpracování stanoviska k záměrům projektů a konečným návrhům projektů, příprava a vydávání Rozhodnutí o poskytnutí dotace, kontrola žádostí o platbu a monitorovacích zpráv, průběžné monitorování, kontrola a řízení projektů, evidence a řešení podezření na nesrovnalost, vypracování ročních plánů finančních kontrol. Odbor EU a mezinárodní MPSV spolupracuje při plnění těchto úkolů s dalšími útvary ministerstva, pokud je zapojení jiných odborů nezbytné vzhledem k obecné působnosti těchto útvarů, jak vyplývá ze znění platného organizačního řádu MPSV. Ekonomický odbor MPSV na základě požadavků odboru EU a mezinárodní zajišťuje přípravu rozpočtu, provádí rozpis prostředků na rozpočtové položky odboru EU a mezinárodní a na základě pokynů správce rozpočtu případné rozpočtové úpravy. Jednotlivé platby jsou prováděny odborem financování a majetku MPSV (OFM), kterému předává odbor EU a mezinárodní podněty pro uskutečnění potřebných operací a jejich zaúčtování. Odbor interního auditu a kontroly bude tvořit součást implementační struktury v rámci MPSV, jeho základními úkoly bude spolupracovat s odborem EU a mezinárodní na šetření podezření na nesrovnalost, 1x za rok prověřit vnitřní kontrolní systém na úrovni MPSV v rámci schváleného Plánu auditů na příslušný rok a zaslat NKO roční zprávu o výsledcích finančních kontrol a auditů. MPSV je oprávněno v souladu s ustanovením Dohody o delegování pravomocí a zodpovědností pověřit výkonem konkrétních činností jiný subjekt. Tento subjekt bude vybrán podle zákona č 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, a interních předpisů MPSV. MPSV však nadále nese odpovědnost za smluvně delegované činnosti/pravomoci. V případě, že MPSV této možnosti využije, uzavře s příslušným subjektem písemnou dohodu/smlouvu přesně vymezující rozsah povinností, odpovědností a plnění, a to v souladu s Rámcovou dohodou. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 11 (celkem 61)
3 Oprávněnost 3.1 Oprávnění žadatelé Oprávněnými žadateli pro oblast zaměření 1.1, cíl 3 Programu švýcarsko-české jsou: 3 kraj; organizace zřízená nebo založená krajem; obec; svazek obcí; organizace zřízená nebo založená obcí; nestátní nezisková organizace (NNO); dobrovolné a společenské organizace. Předkladatel žádosti (žadatel) musí splňovat následující kritéria oprávněnosti: musí mít právní subjektivitu, musí mít sídlo v České republice, jeho činnosti v rámci realizace projektu musí být vykonávány ve veřejném zájmu na území České Republiky, nesmí z projektu financovat běžnou činnost (provozní náklady a náklady na údržbu) své organizace. 3.2 Partnerství a oprávněnost partnerů Žadatelé mohou předložit návrh projektu buď samostatně, nebo společně s partnery. Žadatelé a partneři mají možnost podílet se na spolufinancování projektu, účastnit se přípravy zpracování záměru projektu, resp. konečného návrhu projektu a řízení projektu, ale nemohou z tohoto projektu financovat běžnou činnost své organizace. Partner je instituce (česká nebo švýcarská), která se podílí na přípravě projektu, jeho realizaci a dlouhodobé udržitelnosti projektu. Partnerem se nerozumí organizace, která je pouze dodavatelem stavebních prací, dodávek a služeb. Partner musí splňovat stejné požadavky na oprávněnost jako žadatel (vyjma kritéria týkajícího se sídla v ČR). Pokud bude projektový záměr schválen, návrh projektu může být předložen v rámci smluvně uzavřeného partnerství veřejného a soukromého sektoru. Za partnerství veřejného a soukromého sektoru je považován takový smluvní vztah mezi veřejným a soukromým subjektem, jehož cílem je společné zajištění činností ve veřejném zájmu, přičemž musí být vyloučen jakýkoliv ziskový motiv. V rámci této smluvní se soukromý subjekt zaváže k zajištění činností ve veřejném zájmu a souvisejících aktivit, které by jinak zajišťoval či poskytoval veřejný subjekt. Na soukromý subjekt se převádějí určitá oprávnění veřejného subjektu vůči veřejnosti. 3 Oprávněným žadatelem nebude organizační složka státu ani příspěvková organizace jí zřízená. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 12 (celkem 61)
3.3 Oprávněná výše grantu Finanční prostředky z Programu švýcarsko-české se proplácí zpětně, a to na základě předložených dokumentů o uskutečněných výdajích (pokud v Dohodě o projektu není stanoveno jinak). Minimální výše grantu projektu je 1 000 000 CHF. Výše grantu může být maximálně (s ohledem na pravidla veřejné podpory): 60 % celkových oprávněných výdajů projektu; 85 % celkových oprávněných výdajů projektu pokud je spolufinancování zajištěno z veřejných rozpočtů (státního, regionálních nebo místních); 100 % celkových oprávněných výdajů projektu - pokud se jedná o: - projekty zaměřené na budování institucí, projekty technické asistence; - projekty realizované nevládními neziskovými organizacemi. V případě, že skutečné výdaje projektu jsou nižší než schválené, musí být vždy dodržen schválený poměr mezi uděleným grantem a spolufinancováním. Poměr spolufinancování je stanoven v příslušné Dohodě o projektu. V případě, že skutečné výdaje projektu jsou vyšší než schválené, musí vždy KP zajistit financování výdajů nad rámec schváleného grantu z vlastních zdrojů. 3.4 Období oprávněnosti Výchozím datem pro období oprávněnosti výdajů je datum schválení finančního příspěvku švýcarským parlamentem - 14. 6. 2007: předkládání a schvalování záměrů projektů / konečných návrhů projektů je stanoveno na 5 let: od 14. 6. 2007 - do 14. 6. 2012. Švýcarská strana bude přijímat konečné návrhy projektů do doby dvou měsíců před ukončením tohoto období, tj. do 14. 4. 2012. období proplácení výdajů je stanoveno na 10 let, do 14. 6. 2017. Po tomto datu již nebude možné žádné výdaje v rámci Programu švýcarsko-české proplatit. Období oprávněnosti výdajů konkrétního projektu bude stanoveno v Dohodě o projektu. Náklady jsou oprávněné od data podpisu Dohody o projektu a max. 12 měsíců po plánovaném datu ukončení projektu. 3.5 Oprávněné výdaje projektů 3.5.1 Základní pravidla oprávněnosti výdajů Podpora poskytnutá projektům realizovaným v rámci Programu švýcarsko-české se vztahuje pouze na oprávněné výdaje. Výdaje jsou oprávněné pro financování, jestliže splňují všechny následující podmínky: 3.5.1.1 Zahrnutí výdaje v projektu Každý konkrétní výdaj je oprávněný, pouze pokud byl zahrnut a schválen v rámci konečného návrhu projektu (indikativní rozpočet) a je tedy uveden v Dohodě o projektu (příloha Rozhodnutí). Výdaje neuvedené v konečném návrhu projektu nejsou, bez předchozího schválení jejich dodatečného zahrnutí do projektu švýcarskou stranou, oprávněné ani Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 13 (celkem 61)
v případě, že by podle těchto Postupů splňovaly všechny další znaky oprávněného výdaje. 3.5.1.2 Účel výdaje Výdaj musí být nezbytný pro realizaci projektu a musí mít přímou vazbu na projekt (tj. musí být vynaložen na aktivity uvedené ve schváleném konečném návrhu projektu). 3.5.2 Datum uskutečnění výdaje Výdaj je oprávněný, pokud vznikl v časovém rozmezí pro realizaci projektu 4 uvedeném v Dohodě o projektu a v Rozhodnutí a byl uhrazen v časovém rozmezí pro oprávněnost výdajů uvedeném v Dohodě o projektu a v Rozhodnutí. Obecně doba pro realizaci projektu začíná dnem podpisu Dohody o projektu oběma smluvními stranami a končí datem uvedeným v čl. 23.2 Dohody o projektu (toto datum je také uvedeno v Rozhodnutí). Obecně doba oprávněnosti výdajů projektu začíná dnem podpisu Dohody o projektu oběma smluvními stranami a končí 12 měsíců po datu ukončení projektu, které je uvedeno v Dohodě o projektu a v Rozhodnutí. Výdaje vynaložené před podpisem Dohody o projektu jsou vždy neoprávněné vyjma výdajů odsouhlasených švýcarskou stranou za účelem dopracování projektového záměru do podoby konečného návrhu projektu (hrazené z Fondu pro přípravu projektů na základě samostatného Rozhodnutí o poskytnutí dotace, které vydává NKJ - CFCU). 3.5.2.1 Evidence a prokazování uskutečněného výdaje Výdaj musí skutečně vzniknout, být zaznamenán na bankovních účtech, nebo musí být doložen výdajovými pokladními doklady KP nebo jeho partnerů, musí být identifikovatelný a kontrolovatelný a musí být doložený účetními doklady ve smyslu 11 zákona o účetnictví č. 563/1991 Sb., ve znění pozdějších předpisů, resp. originály jiných dokladů ekvivalentní průkazní hodnoty. 3.5.2.2 Efektivita výdaje Výdaj musí být přiměřený (musí odpovídat cenám v čase a místě obvyklým) a musí být vynaložen v souladu s následujícími principy: o hospodárnosti minimalizace výdajů při respektování cílů projektu nezbytných pro realizaci projektu; o účelnosti přímá vazba na projekt a nezbytnost pro realizaci projektu; o efektivnosti maximalizace v poměru mezi výstupy a vstupy projektu. Zálohové faktury dodavatelům v rámci projektu je možno hradit pouze v případě, že budou do konce projektu vyúčtovány. Pokud nebudou zálohové platby vyúčtovány, nebudou zálohové faktury uznány jako oprávněné výdaje projektu. 3.5.2.3 Vedení účetnictví na úrovni Konečných příjemců KP jsou povinni vést účetnictví v souladu s předpisy ČR. Příjemci, kteří vedou účetnictví podle zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví, jsou povinni vést analytické 4 s výjimkou výdajů na monitorování, audit a evaluaci, které byly schváleny v rámci konečného návrhu projektu tyto výdaje mohou vzniknout až do konce doby oprávněnosti výdajů projektu Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 14 (celkem 61)
účty nebo analytickou evidenci s vazbou ke konkrétnímu projektu. Příjemci musí být schopni průkazně všechny operace dokladovat při následných kontrolách a auditech. Obecně formulované doklady např. se zněním fakturuji za stavební práce atd. jsou nedostatečné. Je požadováno, aby byl na dokladech uveden vždy účel/specifikace výdaje ve vztahu k příslušným aktivitám projektu. 3.5.2.4 Veřejná podpora Všechny výdaje projektu musí být v souladu s pravidly o poskytování veřejné podpory a v souladu s příslušnými směrnicemi EU. 3.5.2.5 Oprávněnost výdajů partnerů Partner je stejně tak jako KP považován za subjekt, který čerpá podporu z projektu. Do žádosti o platbu tedy zahrne KP i oprávněné výdaje partnera. Výdaje vzniklé a uhrazené partnerem jsou oprávněné za stejných pravidel jako výdaje vzniklé a uhrazené KP. Vztah mezi KP a jeho partnerem musí být založen na nekomerčním principu a musí být podložen Dohodou o partnerství, která upravuje, mimo jiné, finanční toky mezi KP a partnerem. Partner nezasílá KP fakturu. Dodavatelsko-odběratelský vztah není považován za partnerství a není možno tímto způsobem obcházet požadavky na zadávání veřejných zakázek v souladu se zákonem č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách a dalšími specifickými pravidly Programu švýcarsko-české pro zadávání zakázek. 3.5.3 Vymezení členění výdajů 3.5.3.1 Investiční výdaje Investičními výdaji se rozumí pořízení dlouhodobého nehmotného nebo hmotného majetku. Zatímco pojem investiční výdaj je pojmem ekonomickým, hmotný a nehmotný majetek je vymezen v české legislativě (ve vyhláškách provádějících některá ustanovení zákona o účetnictví: Vyhláška č. 504/2002 Sb., k provedení zákona o účetnictví pro nepodnikatelské subjekty, ve znění pozdějších předpisů, Vyhláška č. 410/2009 Sb., k provedení zákona o účetnictví pro některé vybrané účetní jednotky, ve znění pozdějších předpisů). 3.5.3.2 Neinvestiční výdaje Podobně jako u pojmu investiční výdaje nejsou neinvestiční výdaje vymezeny v platné legislativě ČR. Jedná se o ekonomické označení určité skupiny výdajů. Do této skupiny výdajů patří např. osobní výdaje, cestovní náhrady, materiál, výdaje na řízení, výdaje na služby, finanční výdaje aj. 3.5.3.3 Členění výdajů pro účely rozpočtu KP je povinen při sestavování rozpočtu projektu používat členění výdajů na investiční a neinvestiční výdaje projektu podle ekonomické životnosti. 3.5.3.4 Členění výdajů pro účely žádosti o platby Konečný příjemce je povinen při vykazování výdajů pro účely žádostí o platbu členit výdaje na investiční a neinvestiční výdaje projektu podle vyhlášky č. 323/2002 Sb., Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 15 (celkem 61)
o rozpočtové skladbě. Detailní přehled a rozdíly v členění jsou uvedeny v příloze č. 3 těchto Postupů. 3.5.3.5 Oprávněné výdaje Informace uvedené dále jsou obecná pravidla pro oprávněnost výdajů v rámci Programu švýcarsko-české. Konkrétní výdaj je oprávněný, pouze pokud byl zahrnut a schválen v rámci konečného návrhu projektu (indikativní rozpočet) a je tedy uveden v Dohodě o projektu (příloha Rozhodnutí). 3.5.3.6 Zařízení a vybavení Oprávněné jsou výdaje spojené s nákupem nového vybavení či zařízení hmotné povahy a výdaje na nehmotný majetek. Nákup nemovitostí není oprávněným výdajem. Nákup dopravních prostředků je oprávněným výdajem pouze ve výjimečných a řádně zdůvodněných případech. Vybavení, zařízení a dlouhodobý hmotný a nehmotný majetek zakoupený pro realizaci projektu musí, po dobu realizace projektu a po stanovenou dobu od ukončení projektu uvedenou v Rozhodnutí poskytnutí dotace, být využíván v souladu se stanoveným účelem projektu. Pokud není v příslušné Dohodě o projektu stanoveno jinak, nesmí KP nebo jeho partner majetek pořízený v rámci projektu v průběhu jeho realizace prodat ani jinak postoupit třetí osobě bez předchozího písemného souhlasu švýcarské strany. 3.5.3.7 Nákup služeb Výdaje spojené s dodáním služeb jsou oprávněné za splnění podmínky, že dodání služby bude přispívat k realizaci projektu a vytvářet přidanou hodnotu. Jedná se zejména o odborné služby pro realizaci projektu, pojištění majetku nebo výdaje související s pořádáním školení a seminářů (např. občerstvení, pronájem). 3.5.3.8 Výdaje na řízení zajišťované dodavatelsky V rámci výdajů na řízení zajišťovaných dodavatelsky se mohou vyskytovat následující druhy služeb: o externí řízení projektu služby související s řízením a administrací projektu zajišťované externími firmami (v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek) najatými KP; o výdaje na publicitu výdaje související s publicitou a propagací projektu (v souladu s plánem publicity), jiné než ty prováděné zaměstnanci KP. Externí řízení projektu je oprávněné za následujících podmínek: potřeba externího řízení projektu je zdůvodněna v záměru projektu; rozpočtovaná částka odpovídá cenám obvyklým na tento druh služeb v regionu v čase vyhlášení příslušného zadávacího řízení; externí společnost je vybrána v souladu s pravidly pro zadávání veřejných zakázek v rámci Programu švýcarsko-české. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 16 (celkem 61)
Výdaje na publicitu jsou oprávněné pro všechny typy projektů. 3.5.3.9 Osobní výdaje na realizaci projektu Osobní výdaje na realizaci projektu jsou výdaje na zaměstnance konečného příjemce, který vykonává specifickou odbornou činnost, která je nezbytná pro dosažení cílů projektu, tj. činnost v souvislosti s obsahovou náplní realizace projektu. Osobní výdaje na řízení nejsou považovány za osobní výdaje na realizaci projektu. Osobní výdaje na realizaci projektu musí splňovat obecná pravidla oprávněnosti osobních výdajů definovaná v kapitole 3.5.3.10 těchto Postupů. Pro individuální projekty jsou osobní výdaje na realizaci projektu oprávněnými výdaji za podmínky, že zapojení vlastních zaměstnanců konečného příjemce je nutné pro úspěšnou realizaci aktivit, jsou řádně zdůvodněny v záměru projektu, včetně specifikace zapojení zaměstnanců KP v časových jednotkách a celkovými výdaji. Osobní výdaje na řízení projektu nejsou pro individuální projekty oprávněnými výdaji. 3.5.3.10 Obecná pravidla pro osobní výdaje Osobní výdaje představují výdaje na zaměstnance konečného příjemce (včetně zaměstnanců zaměstnaných na základě dohod o pracovní činnosti a dohod o provedení práce). Základní principy oprávněnosti osobních výdajů: výdaje musí odpovídat nominálním mzdám, eventuelně platům, a zákonným odvodům hrazeným zaměstnavatelem (sociální a zdravotní pojištění) 5 výdaje na zaměstnance, které svým charakterem mají zejména motivační a stabilizační funkci (odměny a prémie, příspěvky na penzijní připojištění, životní pojištění, příspěvky na rekreaci apod.) nejsou oprávněnými výdaji. Osobní výdaje musí být stanoveny na základě průměrné mzdy zaměstnance v organizaci KP během období 6 měsíců za srovnatelnou práci v daném místě, čase, oboru, kvalifikaci zaměstnance a na jeho pracovní pozici. Metodika výpočtu průměrné mzdy musí být popsána v záměru projektu. Pracovní úvazek zaměstnance v rámci projektu (osobní výdaje na řízení, osobní výdaje na realizaci projektu) musí být jednoznačně oddělen od jeho běžné agendy. Pracovní úvazky zaměstnance se nesmí překrývat a není možné, aby byl placen za stejnou práci vícekrát. Čas skutečně strávený realizací projektu je třeba dokladovat pracovními výkazy jednotlivých osob zapojených do realizace projektu. Osobní výdaje jsou oprávněné v poměru pracovního času, v jakém se zaměstnanec podílí na implementaci projektu. Osobní výdaje musí být prokazatelně doloženy celkovými skutečnými osobními výdaji zaměstnance a metodika výpočtu poměru osobního výdaje z projektu k celkovým osobním výdajům zaměstnance musí být zachována po celou dobu projektu včetně závěrečného vyúčtování a auditu. 5 Dovolená v průběhu projektu a náhrada mzdy zaměstnanci při dočasné pracovní neschopnosti placená zaměstnavatelem jsou oprávněnými výdaji. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 17 (celkem 61)
3.5.3.11 Cestovní náhrady Oprávněné jsou výdaje spojené s pracovními cestami zaměstnanců KP a zaměstnanců partnerů při cestách v souvislosti s realizací projektu. Cestovní náhrady pro tuzemské zaměstnance musí být stanoveny v souladu s platnou českou legislativou zákoníkem práce č. 262/2006 Sb., a navazujícími předpisy vyhláškami MPSV a MF, které stanoví výši cestovních náhrad pro daný rok. Cestovní náhrady pro zahraniční zaměstnance kryjí výdaje na ubytování, stravné a cestovné v ČR. Dále je oprávněným výdajem výdaj za dopravu experta do ČR a zpět. Cestovní náhrady pro zahraniční zaměstnance jsou v rámci Programu švýcarskočeské stanoveny následovně: výdaje za ubytování a stravné do maximální výše 6.000 Kč (orientačně 350 CHF) za noc, cestovné do ČR a zpět je oprávněné ve skutečné výši na základě předložených dokladů za úhradu jízdného. Není dovoleno cestovat letadlem 1. třídy a business třídou. U služebních cest realizovaných v rámci projektu musí být KP schopen na požádání doložit písemnou pozvánku, resp. program daného jednání či navštívené akce, zápis ze služební cesty. 3.5.3.12 Daň z přidané hodnoty DPH DPH je oprávněným výdajem pouze v případě, že nemůže plátce uplatnit nárok na odpočet daně na vstupu za předpokladu splnění základních principů pro uznání oprávněných výdajů a za podmínky, že se daň z přidané hodnoty vztahuje k plněním, která jsou sama považována za oprávněná. DPH není oprávněným výdajem v případě, že existuje nárok na odpočet daně na vstupu. Nárok na odpočet daně má plátce, pokud přijatá zdanitelná plnění použije pro uskutečnění své ekonomické činnosti. DPH není oprávněným výdajem projektu ani v případě, že plátce DPH neuplatní nárok na odpočet daně na vstupu z vlastního rozhodnutí. Stejným způsobem se postupuje i v případě DPH ze zahraničních faktur. Další podrobnosti jsou upraveny zákonem č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů. 3.5.4 Neoprávněné výdaje Neoprávněné výdaje jsou výdaje, které: nebyly uvedeny a schváleny v konečném návrhu projektu (v indikativním rozpočtu), případně jejich dodatečné začlenění do rozpočtu nebylo předem schváleno švýcarskou stranou; nebyly vynaloženy v souladu s účelem projektu; nevznikly v časovém rozmezí pro realizaci projektu; nebyly uhrazeny v době oprávněnosti výdajů projektu; nejsou dokladovány příslušnými účetními doklady; nebyly zaznamenány na bankovních účtech KP (nebo partnerů) nebo nejsou doloženy výdajovými pokladními doklady; Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 18 (celkem 61)
jsou v jiných ohledech v rozporu s ustanoveními Pokynu č. 1 NKJ - Oprávněné výdaje projektů Programu švýcarsko-české. Dotaci nelze poskytnout na tyto výdaje: úroky z úvěrů; nákupy nemovitostí; pokuty, finanční tresty a právní výlohy související s právním sporem; daň z přidané hodnoty s nárokem na odpočet daně; jiné daně (silniční daň, daň z nemovitostí, daň darovací, daň dědická apod.); správní poplatky (výpis z katastru nemovitostí, výpis z obchodního rejstříku apod.); výdaje, které jsou součástí likvidace společnosti, nedobytné pohledávky a jiné; výdaje na právní spory vzniklé v souvislosti s určitým projektem, např. výdaje na uhrazení soudního poplatku, na pořízení důkazů, na právní zastoupení v případě sporu; odstupné; debetní úroky; výdaje spojené se zpracováním záměru projektu; kurzové ztráty; rezervy na možné budoucí ztráty a dluhy; výdaje, které byly nebo budou nárokovány jako oprávněné v rámci jiných dotací či programů; výdaje spojené s financováním běžného provozu organizace, které nesouvisí s projektem; výdaje na práce prováděné jakožto povinné ze zákona, včetně souvisejícího školení; nájemné, kdy je KP vlastníkem nemovitosti nebo ji užívá zdarma. 4 Pravidla a postupy předkládání a hodnocení projektů 4.1 Otevřená výzva MPSV ve spolupráci s NKJ-CZP1 připraví text výzvy a po vzájemném odsouhlasení vyhlásí NKJ otevřenou výzvu pro předkládání záměrů IP. Výzva stanovuje podmínky pro poskytování grantu z Programu švýcarsko-české na IP v rámci tematického zaměření 1 oblasti zaměření 1.1 cíli 3. NKJ vyhlašuje výzvu prostřednictvím oznámení v tisku (zajistí NKJ), včetně uvedení informace o vyhlášení výzvy na internetových stránkách www.swiss-contribution.cz. MPSV zveřejní na svých internetových stránkách podrobné informace o vyhlášení výzvy, zveřejní všechny relevantní dokumenty týkající se výzvy a uvede také odkaz na stránky NKJ, a to v den vyhlášení výzvy. Projektová žádost, předložená na základě otevřené výzvy, prochází dvoucyklovým postupem. V prvním cyklu je předložen záměr projektu a je přijato rozhodnutí o schválení či neschválení tohoto záměru. V případě schválení projektového záměru je zahájen cyklus druhý. V druhém cyklu je předložen konečný návrh projektu a je učiněno konečné rozhodnutí ze strany Švýcarska. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 19 (celkem 61)
Odbor Evropské unie a mezinárodní, který plní roli ZS, nemůže v rámci otevřené výzvy předložit individuální projekt. 4.2 Stručný tabulkový přehled dvoucyklového předkládání a hodnocení projektů 4.2.1 První cyklus: Postup při podávání žádosti a schvalování záměru projektu Čís. Kroky Aktivity a specifická pravidla Organizace 1. Zpracování záměru Projektu 2. Prescreening záměru Projektu 3. Posouzení a hodnocení záměru Projektu 4. Předložení záměru Projektu Příprava záměru projektu na základě Formuláře pro zpracování záměru projektu (viz příloha č. 4 těchto Postupů). Možnost neformálních konzultací s MPSV. MPSV však nesmí záměr projektu zpracovávat ani pomáhat jednotlivým žadatelům s vyplňováním formuláře pro zpracování záměru projektu. Posouzení formálních náležitostí a oprávněnosti záměru projektu, hodnocení kvality a projednání hodnotící komisí Předložení schválených záměrů projektů NKJ včetně stanoviska MPSV, v případě doporučení MoV jejich postoupení švýcarské straně Zodpovídá: KP Zodpovídá: KP, MPSV - ZS Zodpovídá: MPSV - ZS Zodpovídá: MPSV - ZS, NKJ 5. Konečné rozhodnutí o záměru Projektu Konečné rozhodnutí o záměru Projektu (včetně, pokud je relevantní, rozhodnutí o požadavku na financování přípravy konečného návrhu projektu z Fondu na přípravu projektů). Švýcarsko může připojit připomínky, které je nutné zohlednit při zpracovávání konečného návrhu Projektu. Zodpovídá: Švýcarská agentura rozvoj a spolupráci (SDC) pro 4.2.2 Druhý cyklus: Postup při podávání žádosti a schvalování konečného návrhu Projektu Čís. Kroky Aktivity a specifická pravidla Organizace 1. Zpracování konečného návrhu Příprava konečného návrhu projektu na základě požadavků pro konečný návrh projektu a připomínek Zodpovídá: KP, NKJ MPSV, Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 20 (celkem 61)
Čís. Kroky Aktivity a specifická pravidla Organizace Projektu Švýcarska. Využití finanční podpory na přípravu Konečného návrhu projektu prostřednictvím Fondu na přípravu projektů, byl-li grant z Fondu na přípravu projektů žadateli udělen. 2. Screening Posouzení konečného návrhu Projektu (zejména zda došlo ke zapracování všech požadavků švýcarské strany a k doložení všech relevantních příloh). 3. Rozhodnutí o předložení konečného návrhu Projektu 4. Konečné rozhodnutí Pokud je akceptován, je předložen konečný návrh Projektu NKJ, a to včetně průvodního dopisu, který obsahuje stanovisko MPSV, které mimo jiné obsahuje informaci o tom, zda projekt nepředstavuje veřejnou podporu a případně vyjádření zda byly v konečném návrhu Projektu zapracovány všechny požadavky švýcarské strany Postoupení konečného návrhu projektu prostřednictvím NKJ švýcarskému velvyslanectví. Formální kontrola švýcarským velvyslanectvím a předložení konečného návrhu Projektu s průvodním dopisem NKJ Švýcarsku. Konečné rozhodnutí o projektu. Švýcarsko si vyhrazuje právo provést v případě potřeby nezávislé posouzení. Zodpovídá: MPSV Zodpovídá: NKJ Zodpovídá: Švýcarské velvyslanectví Zodpovídá: SDC MPSV, 4.3 Podrobný postup předkládání a hodnocení projektů 4.3.1 Zpracování záměru projektu Žadatelé na základě vyhlášené otevřené výzvy budou předkládat záměry individuálních projektů na MPSV. Základní požadavky na předkládané záměry projektů projekt bude v souladu s podporovanými typy projektů Cíle 3 oblasti zaměření 1.1. Programu švýcarsko-české ; Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 21 (celkem 61)
předmětem projektu budou činnosti a aktivity ve veřejném zájmu; projekt bude v souladu s národními rozvojovými plány a prioritami příslušných sektorových a/nebo regionálních strategií; projekt musí být v souladu s pravidly o poskytování veřejné podpory; vyloučení duplicity se strukturálními fondy; bude zajištěna následná udržitelnost projektu po ukončení projektu; časový a věcný harmonogram bude garantovat realizaci projektu; projekt bude mít zajištěno předfinancování a spolufinancování z veřejných nebo jiných zdrojů; zadávací řízení na realizaci činností spolufinancovaných z grantu budou zajištěna veřejným výběrovým řízením v souladu s platnou legislativou ČR a specifickými požadavky Programu švýcarsko-české. Žadatelé musí zpracovat záměr projektu do Formuláře pro zpracování záměru projektu, jehož česká verze je přílohou č. 4 těchto Postupů. Standardní formulář pro zpracování záměru projektu bude v elektronickém formátu zveřejněn v české a anglické verzi na internetových stránkách MPSV (www.mpsv.cz/cs/8714) spolu s vyhlášením dané výzvy, formulář pro zpracování záměru projektu je rovněž k dispozici na internetových stránkách NKJ (www.swiss-contribution.cz). Žadatel postupuje při zpracování záměru projektu podle vysvětlivek uvedených přímo ve formuláři pro zpracování záměru projektu. Záměr projektu, předkládaný v rámci dané výzvy, je zpracován v českém jazyce. K záměru projektu musí být doloženy i povinné přílohy, přičemž vzorové formuláře pro Prohlášení o spolufinancování, Indikativní rozpočet, Prohlášení o partnerství a Čestné prohlášení, že žádný oprávněný výdaj není financován duplicitně z jiného zdroje spolufinancování, jsou přiloženy k formuláři pro zpracování záměru projektu. Pokud v předloženém záměru projektu požádá žadatel také o grant z Fondu na přípravu projektů (PPF) a tento záměr projektu bude doporučen švýcarskou stranou ke zpracování konečného návrhu projektu, bude žadateli poskytnut také grant na zpracování požadované dokumentace ke konečnému návrhu projektu. Podrobnosti jsou stanoveny v Postupech pro žadatele Fondu na přípravu projektů, které jsou zveřejněny na www.swiss-contribution.cz. Předložením záměru projektu ani konečného návrhu projektu nevzniká žadateli právní nárok na grant z Programu švýcarsko-české. 4.3.2 Poskytování informací žadateli MPSV, které bude v rámci otevřené výzvy záměry projektů přijímat, bude poskytovat bezplatné informace po celou dobu přípravy záměrů projektů, a to ode dne vyhlášení výzvy až do 14 kalendářních dnů před konečným termínem pro předložení záměrů projektů, a to prostřednictvím kontaktů uvedených ve výzvě a na webových stránkách MPSV. Žadatelé mohou s MPSV konzultovat postupy správného vyplnění formuláře pro zpracování záměru projektu a relevantních příloh. Žadatelé předkládají dotazy písemně (poštou nebo e-mailem). Ústní a telefonické informace nejsou závazné. MPSV musí žadateli odpovědět zpravidla do 7 kalendářních dnů. Odpovědi na kladené otázky budou průběžně zveřejňovány na internetových stránkách MPSV. Verze 1, platnost od 18. června 2010 Strana 22 (celkem 61)