Školící centrum akreditované MŠMT ČR www.sluzbyapodnikani.cz Mzdové účetnictví Centrum služeb pro podnikání s.r.o. 2017 V. verze (IB, MB, MK, JŠ, TZ)
OBSAH: 1. Role mzdové účetní... 2 2. Zákoník práce... 6 3. Odměňování... 22 4. Zdravotní pojištění a pojistné na sociální zabezpečení... 26 5. Daň z příjmů... 38 6. Pracovní neschopnost... 47 7. Srážky... 53 8. Důchodové pojištění... 57 9. Odškodnění pracovních úrazů, náhrada škody... 66 10. Zúčtování mezd v účetnictví... 71 11. Cestovní náhrady... 72 12. Formuláře - přílohy... 85 1
1. Role mzdové účetní Zaměstnanec - je jednou ze smluvních stran základního pracovněprávního vztahu; je to vždy fyzická osoba. Jedná svým jménem. Novela ZP 2012 změnila pojem účastníci pracovněprávního vztahu na smluvní strany. Zaměstnavatel - je jednou ze smluvních stran základního pracovněprávního vztahu; může být fyzickou osobou (např. živnostník) nebo právnickou osobou (např. obchodní společnosti); jedná buď osobně (fyzická osoba), nebo prostřednictvím statutárního orgánu (právnická osoba) či prostřednictvím určených vedoucích nebi i dalších zaměstnanců. Zástupci zaměstnanců - jsou odborové organizace, za něž jednají jejich příslušné orgány, jestliže u zaměstnavatele odbory působí. Zaměstnanci si také mohou zvolit radu zaměstnanců a zástupce pro oblast bezpečnosti a ochrany zdraví při práci. Obecně k osobní evidenci: Osobní nebo také personální evidence o zaměstnancích představuje souhrn informací, kterými musí nebo potřebuje disponovat zaměstnavatel. Údaje mohou vyžadovat např. soudy, vyšetřovatelé, finanční orgány, inspekce práce, úřady práce, ale i statistika apod. Obecně lze shrnout požadavky na údaje o zaměstnanci takto: příjmení, jméno, titul, datum a místo narození, rodinný stav, státní občanství, adresa trvalého pobytu, resp. jiná doručovací adresa, je-li odlišná od trvalého pobytu, rodné číslo, doklady o vzniku, změnách a skončení daného pracovního poměru nebo jiného pracovněprávního (pracovního) vztahu - je uložena kopie pracovní smlouvy, její změny, další smlouvy a dohody uzavřené se zaměstnancem (například manažerská smlouva, dohoda, výpověď atd.), doklady o předchozím pracovním poměru a jeho rozvázání (zápočtový list), popř. i pracovní posudek, údaje o dosažené kvalifikaci (eventuálně i fotokopie příslušných vysvědčení, osvědčení či diplomů), údaje o zdravotní způsobilosti k výkonu práce, tj. lékařský posudek ze vstupní preventivní prohlídky, popř. i zdravotní průkaz, je-li pro příslušnou práci právním předpisem, údaje o zdravotní pojišťovně zaměstnance, údaje nezbytné pro účely nemocenského pojištění - zákon č. 187/2006 Sb., o nemocenském pojištění, záznam o tom, zda občan pobírá důchod, druh důchodu, číslo rozhodnutí o pobírání důchodu, údaj, zda jde o osobu se zdravotním postižením a o tom, do které kategorie těchto osob je zaměstnanec zařazen (invalidita třetího stupně, tj. s těžším zdravotním postižením, invalidita druhého nebo prvního stupně, mzdový list, údaj o platebním (bankovním) účtu zaměstnance, jestliže mu bude mzda či plat nebo odměna za práci vyplácena převodem na účet, doklady týkající se srážek ze mzdy, které jsou vůči zaměstnanci vedeny, evidence odpracované pracovní doby, včetně časových údajů o práci přesčas pro účely sledování limitů, a doby držené pracovní pohotovosti, 2
údaj o zařazení práce, kterou zaměstnanec vykonává, do kategorie (1. až 4.) - zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, u rizikových prací údaje - zákon č. 258/2000 Sb., o ochraně veřejného zdraví, doklady týkající se eventuálních pracovních úrazů, ohrožení nebo uznání nemoci z povolání, evidenční list důchodového pojištění, Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků, Jiné doklady, např. kopie informací o zaměstnanci, které zaměstnavatel poskytl orgánům oprávněným je vyžadovat, upozornění na porušení pracovních povinností apod. Mzdový list vedení mzdových listů je zaměstnavateli uloženo výlučně - zákon č. 586/1992 Sb., o daních z příjmů. Mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění jsou zaměstnavatelé povinni uschovávat po dobu 30 kalendářních roků následujících po roce, kterého se týkají. Zaměstnavatel nesmí od zaměstnance vyžadovat informace zejména o: a) těhotenství, b) rodinných a majetkových poměrech, c) sexuální orientaci, d) původu, e) členství v odborové organizaci, f) členství v politických stranách nebo hnutích, g) příslušnosti k církvi nebo náboženské společnosti, h) trestněprávní bezúhonnosti. Údaje potřebné pro přijetí do zaměstnání - zaměstnavatel smí vyžadovat v souvislosti s jednáním před vznikem pracovního poměru od zájemce o práci nebo od jiných osob jen údaje, které bezprostředně souvisejí s uzavřením pracovní smlouvy. Osobní spis - Zákoník práce upravuje vedení osobního spisu zaměstnance. Zaměstnavatel je oprávněn jej vést, nicméně nemá k tomu právní povinnost. Osobní spis smí obsahovat jen písemnosti, které jsou nezbytné pro výkon práce v pracovněprávním vztahu. Do osobního spisu mohou nahlížet všichni vedoucí zaměstnanci, kteří jsou zaměstnanci nadřízeni. Zaměstnanec má právo nahlížet do svého osobního spisu. Citlivé údaje: o národnostním, rasovém, etnickém původu, politických postojích, členství v odborových organizacích, náboženství a filozofickém přesvědčení, odsouzení za trestný čin, zdravotní stav a sexuální život, genetický údaj, biometrický údaj, 3
Souhlas zaměstnance není nutný, jestliže je zpracování nezbytné pro dodržení povinností a práv správce (tj. zejména zaměstnavatele) odpovědného za zpracování v oblasti pracovního práva a zaměstnanosti. Osobní údaj - zaměstnavatelé musí zvážit, které osobní údaje zaměstnanců, popř. jim blízkých osob, mohou zpracovávat a zda k tomu potřebují nebo nepotřebují souhlas příslušné osoby. Zvláště u citlivých údajů je nutná opatrnost - zaměstnavatel např. vůbec nepotřebuje údaj o národnosti - zajímá jej ale státní příslušnost zaměstnance, která není citlivým údajem. Pozor na fotografie jsou nosičem citlivého údaje o rasovém a etnickém původu a k jejich zařazení do osobní evidence je nutný písemný a výslovný souhlas zaměstnance. Citlivým údajem není mzda zaměstnance. Údaje o zájemcích o práci u zaměstnavatele - osobní dotazník či strukturovaný životopis, který fyzická osoba (zájemce) - za tím účelem předložila, je pouze podkladem pro jednorázové posouzení, tj. rozhodnutí zaměstnavatele, zda ji přijímá do práce, či nikoliv. Nebude-li přijata, je nutné jí tyto písemnosti vrátit nebo údaje zlikvidovat. Postup při a po skončení zaměstnání - po skončení pracovního vztahu nebo práce na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr prověřit, které osobní údaje o bývalém zaměstnanci by měly být napříště vedeny. Při této příležitosti se totiž mění účel jejich zpracovávání, a tím bezpochyby i jejich rozsah. Žádný právní předpis nestanoví dobu, po kterou by měly být určité listiny (např. pracovní smlouvy) uchovávány. Povinnosti ještě před uzavřením: zaměstnavatel by měl žádat o předložení potvrzení o zaměstnání (tzv. zápočtový list), i když mu to zákon neukládá, zaměstnavatel může od zaměstnance rovněž požadovat pracovní posudek z předchozího pracovního poměru, při nástupu do práce je zaměstnavatel povinen seznámit zaměstnance s pracovním řádem (je-li vydán), s kolektivní smlouvou a vnitřními předpisy (např. mzdovými) a ostatními o bezpečnosti a ochraně zdraví při práci, s protipožárními předpisy apod. vstupní lékařská prohlídka zaměstnavatel je povinen zajistit, aby se budoucí zaměstnanec před uzavřením pracovní smlouvy, resp. jmenováním do pracovní pozice podrobil vstupní lékařské prohlídce, úhradu vstupní prohlídky řeší tak, že ji hradí osoba ucházející se o zaměstnání, vstupní prohlídku zaměstnavatel hradí, pokud uzavře s uchazečem o zaměstnání pracovněprávní vztah, zákon umožňuje, aby se obě strany dohodly jinak. 4
Tabulka lhůt při ukončení pracovního poměru: Bezdůvodné obohacení a odpovědnost mzdových účetních Bezdůvodným obohacením je zejména majetkový prospěch získaný plněním bez právního důvodu nebo z právního důvodu, který odpadl a protiprávním užitím cizí hodnoty. To se týká i přeplatků na mzdě a na dalších pracovněprávních plněních vzniklých chybou mzdové účetní (ať již početní, či jinou). Kontrolní otázky: 1. Co potřebuji získat pro zařazení fotografie do osobní evidence? 2. Pracovní smlouva musí dle Zákoníku práce obsahovat tyto povinné náležitosti? 3. Jaká je maximální délka zkušební doby u řadového zaměstnance a vedoucího zaměstnance? 5
2. Zákoník práce Klíčová slova: pracovní smlouva ----- pracovní poměr ----- pracovněprávní vztah ----- závislá práce ----- zaměstnanec --- -- zaměstnavatel ----- zkušební doba ----- doba určitá ----- konkurenční doložka ----- dohoda ----- výpověď ----- okamžité zrušení ----- povinnosti vyplývající z pracovněprávních předpisů ----- směna ----- pracovní doba ----- dovolená Nejdůležitější právní předpisy: Zákon č. 262/2006 Sb., zákoník práce, v platném znění Zákon č. 155/1993 Sb., o důchodovém pojištění, v platném znění Zákon č. 435/2004 Sb., o zaměstnanosti, v platném znění Zákon č. 266/2006 Sb., o úrazovém pojištění zaměstnanců, v platném znění Zaměstnání - z pracovněprávního hlediska realizováno uzavřením pracovního poměru nebo dohodou o pracích konaných mimo pracovní poměr. Zaměstnanec: Fyzická osoba, která se zavázala k výkonu závislé práce v základním pracovně právním vztahu Zaměstnavatel: Osoba, pro kterou se fyzická osoba zavázala k výkonu závislé práce v pracovně právním vztahu Zaměstnavatelem může být: Fyzická osoba (FO) právnická osoba (PO) obec stát Způsobilost míst v pracovněprávních vztazích práva a povinnosti jako zaměstnavatel vzniká: u PO zápisem do obchodního rejstříku u FO narozením (způsobilost FO vlastními právními úkony nabývat práv a mít povinnosti v pracovně právních vztazích jako zaměstnavatel v novele ZP 2014 zrušila požadavek na to, aby FO- zaměstnavatel splňoval podmínku dosažení alespoň 18. roku věku) Způsobilost mít v pracovně právních vztazích práva a povinnosti jako zaměstnanec vzniká zásadně dnem dosažení 15 let věku (x zbavení nebo omezení způsobilosti dle 20 ObčZ), ale jako den nástupu do práce nesmí být sjednán den, který by předcházel ukončení povinné školní docházky. Zákoník práce zakazuje výkon závislé práce osob ve věku do 15 let nebo starších do ukončení povinné školní docházky s výjimkou umělecké, kulturní, reklamní nebo sportovní činnosti, kterou smí vykonávat při splnění zákonných podmínek. K uzavření pracovně právního vztahu, ale i dohody o rozvázání pracovně právního vztahu s mladistvým se již nevyžaduje vyjádření zákonného zástupce, ale od 01.01.2014 mají rodiče možnost rozvázat pracovně právní vztah svého dítěte před dnem jeho 16tých narozenin pokud usoudí, že je to nutné v zájmu jeho zdraví, vývoje nebo dalšího vzdělávání. 6
Zákoník práce je postaven na 3 konstrukčních principech: upravuje závislou práci co není zakázáno, je dovoleno je navázán na občanský zákoník - od 01.01.2014 novelizován o je nutno použít vždy, pokud zákoník práce příslušný problém neupravuje, ale vždy v souladu se zásadami pracovněprávních vztahů V pracovněprávních vztazích se uplatňují zejména tyto základní zásady a) zvláštní zákonná ochrana postavení zaměstnance, b) uspokojivé a bezpečné pracovní podmínky pro výkon práce, c) spravedlivé odměňování zaměstnance, d) řádný výkon práce zaměstnancem v souladu s oprávněnými zájmy zaměstnavatele, e) rovné zacházení se zaměstnanci a zákaz jejich diskriminace. Závislá práce Závislou prací je práce, která je vykonávána ve vztahu nadřízenosti zaměstnavatele a podřízenosti zaměstnance, jménem zaměstnavatele, podle pokynů zaměstnavatele a zaměstnanec ji pro zaměstnavatele vykonává osobně. Závislá práce musí být vykonávána za mzdu, plat nebo odměnu za práci, na náklady a odpovědnost zaměstnavatele, v pracovní době na pracovišti zaměstnavatele, popřípadě na jiném dohodnutém místě. - Za závislou práci se považuje také agenturní zaměstnávání. Závislá práce může být vykonávána výlučně v základním pracovněprávním vztahu dle zákoníku práce. Možnost odchýlit se od zákona práva a povinnosti v pracovně právních vztazích mohou být upravena odchylně od zákoníku práce (příp. od jeho prováděcích předpisů), pokud to ovšem zákon nevylučuje nebo z povahy jeho ustanovení nevyplývá, že se od něj není možné odchýlit, přičemž od ustanovení uvedených v 363 (zapracované předpisy EU) je možné se odchýlit jen ve prospěch zaměstnance. Neplatnost právních úkonů - Právní úprava především v novém občanském zákoníku (v případě, že právní jednání odporuje dobrým mravům nebo zákonu) - Na základě novely ZP 2014 řeší ZP neplatnost právní jednání jen výjimečně (např. 69 neplatnost rozvázání pracovního poměru) - může být způsobena jednak vadou jeho obsahu nebo vadou formy (lze v tomto případě smluvními stranami dodatečně odstranit, není stanoveno do kdy) Relativní neplatnost - právní úkon se i přes vady obsahu považuje za platný, pokud se ten, kdo je takovým úkonem dotčen, neplatnosti nedovolá. Absolutní neplatnost právní jednání, které se zjevně příčí dobrým mravům, nebo odporuje zákonu a zjevně narušuje veřejný pořádek. Právní úkon, který nebyl učiněn ve formě, kterou zákon nebo dohoda smluvních stran vyžaduje je neplatný, pokud strany tuto vadu dodatečně neodstraní. 7
Pokud jde o jednostranné právní úkony a kolektivní smlouvu, jsou tyto pro vadu formy vždy neplatné a vadu nelze dodatečně zhojit (např. výpověď z pracovního poměru, okamžité zrušení pracovního poměru atd.). Zakázané činnosti v pracovně právních vztazích zneužití výkonu práv a povinností vyplývajících z pracovně právních vztahů diskriminace zaměstnanců o diskriminační znaky rozdílné zacházení z důvodu rasy nebo etnického původu, národnosti, pohlaví, sexuální orientace, věku, zdravotního postižení, náboženství, víry nebo skutečnosti, že je zaměstnanec bez vyznání, jazyka, politického či jiného smýšlení, členství nebo činnosti v politických stranách nebo hnutích, odborových organizacích a jiných sdruženích, sociálního původu, majetku, rodu, rodinného stavu nebo povinnosti k rodině. Základní pracovněprávní vztahy pracovní poměr pracovní vztahy založené dohodami o pracích konaných mimo pracovní poměr o dohoda o pracovní činnosti rozsah práce maximálně polovina týdenní stanovené pracovní doby konkrétního zaměstnavatele není-li sjednáno jinak, 15denní výpovědní doba o dohoda o provedení práce rozsah práce - maximálně 300 hodin v kalendářním roce u jednoho zaměstnavatele Na práce konané na základě dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr se vztahuje úprava pro výkon práce v pracovním poměru s výjimkou: převedení na jinou práci a přeložení dočasné přidělení odstupné pracovní dobu a dobu odpočinku, výkon práce nesmí přesáhnout 12 hodin během 24 hodin po sobě jdoucích překážky na straně zaměstnance dovolenou skončení pracovního poměru odměňování s výjimkou minimální mzdy cestovních náhrad Vznik pracovního poměru pracovní smlouvou nutná písemná forma, v praxi nejčastější jmenováním o nestanoví-li zvláštní právní předpis jinak, pouze u vedoucích organizačních složek státu organizačního útvaru organizační složky státu 8
organizačního útvaru státního podniku organizačního útvaru státního fondu příspěvkové organizace organizačního útvaru příspěvkové organizace organizačního útvaru v Policii ČR volbou (podle zvláštních předpisů, popř. stanov) Odstoupení od smlouvy - pouze do okamžiku, než zaměstnanec nastoupil do práce (nutná písemná forma smlouvy o odstoupení) Povinné náležitosti pracovní smlouvy: druh práce o lze sjednat i alternativně, zpravidla vyžaduje Popis pracovního místa nebo Pracovní náplň místo výkonu práce den nástupu do práce Další typy ujednání: zkušební doba o maximálně v délce poloviny sjednané doby trvání pracovního poměru na dobu určitou, ne více než 3 měsíce, resp. 6 měsíců po sobě jdoucích u vedoucích zaměstnanců o vždy písemně, jinak je neplatná o lze sjednat nejpozději v den nástupu do práce o nelze dodatečně prodlužovat, prodloužení možné pouze ze zákona trvání pracovního poměru o doba určitá možnost sjednat na dobu maximálně 3 let, možno opakovaně sjednat, resp. prodloužit nejvýše dvakrát vymezena časovým intervalem po dobu vykonání konkrétní práce vazba na určitou skutečnost o doba neurčitá pracovní úvazek konkurenční doložka Pokud by smluvní strany dohody podmínky v rozporu s kterýmkoli právním předpisem nebo se zaměstnanec předem vzdával svých práv, byla by tato část smlouvy neplatná. Konkurenční doložka podstatou je závazek zaměstnance, že se po určitou dobu po skončení zaměstnání (tedy nejen PP, ale i DPČ nebo DPP) zdrží výkonu výdělečné činnosti, která by byla shodná s předmětem činnosti zaměstnavatele nebo která by měla vůči němu soutěžní povahu. zaměstnavatel má závazek poskytnout za to zaměstnanci přiměřené peněžní vyrovnání, sjednaná smluvní pokuta musí být přiměřené povaze a významu práce vyžaduje se zásadně písemná forma, lze uzavřít i v samostatné dohodě během trvání pracovního poměru 9