Město Votice Rada města Komenského náměstí 700, 259 17 Votice Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Směrnice Účinnost od Vydání Výtisk číslo Počet listů Počet příloh Správce dokumentu S 1/2017 4. 4. 2017 páté 10 0 vedoucí OFM ORIGINÁL ŘÍZENÁ KOPIE NEŘÍZENÁ KOPIE Vypracoval Jan Kučera, místostarosta města Schválil Rada města Votic 3. 4. 2017 Jiří Slavík v. r. starosta města Vydal Rada města Votic usnesení č. 74/20 Jiří Slavík v. r. starosta města Nahrazuje Směrnici č. 3/2015, Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu Str. 1
OBSAH strana 1 Úvod..... 3 1.1 Oblast odpovědnosti a působnosti. 3 2 Zadávání veřejných zakázek.. 3 2.1 Zadavatel veřejné zakázky.. 3 2.2 Vazba na rozpočet města. 4 3 Veřejné zakázky malého rozsahu a rozlišení zakázek 4 3.1 Rozdělení zakázek malého rozsahu podle výše předpokládané hodnoty na kategorie. 4 3.1.1 I. kategorie... 4 3.1.2 II. kategorie 4 3.1.3 III. kategorie... 5 3.1.4 IV. kategorie 5 3.1.5 V. kategorie.. 5 4 Způsob zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 5 4.1 Veřejné zakázky malého rozsahu I. kategorie.. 5 4.2 Veřejné zakázky malého rozsahu II. kategorie 6 4.3 Veřejné zakázky malého rozsahu III. kategorie.. 6 4.4 Veřejné zakázky malého rozsahu IV. kategorie.. 7 4.5 Veřejné zakázky malého rozsahu V. kategorie 7 4.6 Výjimky pro zadávání veřejných zakázek 7 5 Náležitosti výzvy k podání nabídek.. 8 6 Povinnost uveřejnění. 9 7 Závěrečná ustanovení 9 Rozdělovník. 10 Str. 2
1 ÚVOD Rada města Votic vydává v souladu s ustanovením 102 odst. 3 zákona č. 128/2000 Sb., o obcích, ve znění pozdějších předpisů, směrnici č. 1/2017, Zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, za účelem upravit v souladu se zákonem č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek, ve znění pozdějších předpisů (dále jen zákon o zadávání veřejných zakázek ), a dalšími právními předpisy, a to zákonem č. 128/200 Sb., o obcích ve znění pozdějších předpisů, a zákonem č. 250/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů, ve znění pozdějších předpisů, postup při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu v rozsahu působnosti územního samosprávného celku města Votic. 1.1 Oblast odpovědnosti a působnosti Směrnice je závazná pro veřejného zadavatele tj. Město Votice. Postupy stanovené zákonem o zadávání veřejných zakázek, prováděcími předpisy a touto směrnicí jsou závazné pro užití veškerých finančních zdrojů zadavatele (např. vlastní zdroje, zdroje z jiných veřejných rozpočtů, státních fondů, dotace atd.). Při užití těchto finančních zdrojů je zadavatel povinen postupovat též v souladu s dalšími obecně závaznými právními předpisy. Je-li předmět veřejné zakázky financován zčásti nebo zcela z dotačního programu, nebo se financování z dotačního programu byť jen předpokládá, postupuje zadavatel přednostně podle pravidel pro zadávání veřejných zakázek stanovených poskytovatelem dotace, pokud takováto pravidla existují. 2 ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK 2.1 Zadavatel veřejné zakázky 2.1.1 Zadavatelem veřejné zakázky je: Město Votice 2.1.2 Jednotlivé úkony města Votic jako zadavatele veřejné zakázky činí: a) Zastupitelstvo města Votic b) Rada města Votic c) Starosta města Votic d) Člen Rady města Votic zmocněný starostou v rozsahu písemné plné moci e) Odpovědní zaměstnanci města Votic zařazení do Městského úřadu Votice v rozsahu dle ustanovení článku 1.2.3 Pověření městského úřadu směrnice č. 3/2013, Hospodaření s majetkem města f) Jiná právnická či fyzická osoba zmocněná městem v rozsahu písemné plné moci Str. 3
Za přípravu podkladů k zadání veřejné zakázky, zajištění postupu při zadání veřejné zakázky, dohled nad realizací veřejné zakázky vybraným uchazečem a financováním veřejné zakázky odpovídá: Odbor finanční a správy majetku Městského úřadu Votice 2.2 Vazba na rozpočet města Zadány mohou být pouze dodávky, služby nebo stavební práce, jejichž financování je kryto schváleným rozpočtem města. 3 VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU A ROZLIŠENÍ ZAKÁZEK Veřejné zakázky malého rozsahu ve smyslu 27 zákona o zadávání veřejných zakázek není město v souladu s 31 povinno zadávat postupem podle zákona o zadávání veřejných zakázek, ale musí vždy dodržovat zásady uvedené v 6 zákona o zadávání veřejných zakázek, tj. zásady transparentnosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace a přiměřenosti. Pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu tato směrnice stanoví postup. 3.1 Rozdělení zakázek malého rozsahu podle výše předpokládané hodnoty na kategorie: 3.1.1 I. kategorie 1. zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota nepřesahuje nebo se rovná částce 100 000 Kč bez DPH 2. zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nepřesahuje nebo se rovná částce 200 000 Kč bez DPH (dále jen zakázky I. kategorie ) 3.1.2 II. kategorie 1. zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje 100 000 Kč bez DPH a nepřesahuje nebo se rovná částce 500 000 Kč bez DPH 2. zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje částku 200 000 Kč bez DPH a nepřesahuje nebo se rovná částce 2 000 000 Kč bez DPH (dále jen zakázky II. kategorie ) Str. 4
3.1.3 III. kategorie 1. zakázky na dodávky a služby, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje částku 500 000 Kč bez DPH a nepřesahuje částku 2 000 000 Kč bez DPH 2. zakázky na stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota přesahuje částku 2 000 000 Kč bez DPH a nepřesahuje částku 6 000 000 Kč bez DPH (dále jen zakázky III. kategorie ) 3.1.4 IV. kategorie Zakázky na dodávky a služby a stavební práce, které je nutné zadat v krajně naléhavém případě, který zadavatel svým jednáním nezpůsobil a ani jej nemohl předvídat a z časových důvodů není možné zadat zakázku standardním postupem v souladu s touto vnitřní směrnicí. Za splnění těchto podmínek se může jednat např. o zakázky na předejití (odstranění) zmírnění škod způsobených např. povodněmi, mimořádnými událostmi a škodami v lese i na zeleni mimo les (větrné a sněhové kalamity, nebezpečí vzniku požárů v období sucha, nahodilá těžba), havarijními situacemi, atd. (dále jen zakázky IV. kategorie ). 3.1.5 V. kategorie Zakázky, které podle zákona č. 128/2000 Sb., o obcích (obecní zřízení), ve znění pozdějších předpisů, náležejí do vyhrazené pravomoci zastupitelstva města, tj. zakázky, u nichž musí uzavření smlouvy schválit zastupitelstvo města ( 85 zákona o obcích), zejména zakázky na stavební práce, při nichž dochází k nabytí nemovité věci městem [ 85 písm. a) zákona o obcích]. 4 ZPŮSOB ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU 4.1 Veřejné zakázky malého rozsahu I. kategorie a) Veřejnou zakázku této kategorie zadává zadavatel za cenu obvyklou v místě plnění. Funkci zadavatele v tomto případě plní starosta města nebo jím pověřený zástupce zadavatele. Je přitom povinen dodržet zásady stanovené v článku 1 a povinnosti plynoucí ze zákona o obcích, zejména z 38 odst. 1 tohoto zákona. U těchto veřejných zakázek je možno vycházet pouze z informací o trhu, místní znalosti a svých poznatků a zkušeností. Zadavatel zodpovídá za sjednanou cenu zakázky a je povinen v případě kontroly prokázat, že dohodnutá cena byla v místě obvyklou (např. porovnáním s ceníkem stavebních prací, se srovnatelnou nabídkou atd.). O výběru dodavatele a parametrech dodávky podá zprávu Radě města. Str. 5
b) Pro účely doložení ceny obvyklé může starosta města nebo jím pověřený zástupce požadovat před zadáním veřejné zakázky zpracování poptávkového řízení, které je odpovědný zaměstnanec povinen realizovat ve lhůtě do 5 pracovních dnů od vydání pokynu či rozhodnutí. Poptávkovým řízením se rozumí obeslání minimálně 3 firem za účelem zjištění ceny obvyklé v místě plnění (průzkum trhu). Písemné nabídky mohou být zaslány jak s využitím poštovní licence, tak i v elektronické podobě (e-mail, fax, datová schránka). 4.2 Veřejné zakázky malého rozsahu II. kategorie a) V rozhodnutí o zadání veřejné zakázky bude stanovena předpokládaná hodnota veřejné zakázky a mohou být vymezeny i další podmínky zakázky (např. množství a kvality předmětu zakázky, obchodní a platební podmínky, požadavky na kvalifikaci dodavatele, kritéria pro hodnocení nabídek). b) Odpovědný zaměstnanec je povinen ve lhůtě do 5 pracovních dnů od vydání rozhodnutí zpracovat výběrové řízení a předložit návrh výzvy ke schválení Radě města. c) Zadavatel je povinen vyzvat k podání nabídky prokazatelnou formou nejméně 3 zájemce. Za prokazatelnou formu vyzvání zájemců k podání nabídky je považováno odeslání výzvy zájemcům prostřednictvím držitele poštovní licence, či elektronicky. Text výzvy a seznam přímo obeslaných dodavatelů schvaluje Rada města. Organizací výběrového řízení pro zakázky malého rozsahu II. kategorie je pověřen odpovědný zaměstnanec. d) Rada města Votice může rozhodnout o zveřejnění veřejné zakázky na profilu zadavatele a/nebo zveřejnění výzvy na úřední desce. Tím se veřejná zakázka malého rozsahu stává otevřenou a vytváří se tak prostor k předložení nabídky i pro jiné, než oslovené dodavatele. e) Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 7 kalendářních dní. f) Hodnotící komisí, která je zároveň i komisí pro otevírání obálek, je určena Rada města, která obálky otevírá na své schůzi. Pokud se schůze v den určený pro otevírání obálek nebude moci konat z důvodu nepředvídané nepřítomnosti radních, chybějící/ho radní/ho v komisi nahradí tajemnice úřadu a/nebo vedoucí odboru finančního a správy majetku. Komise musí být minimálně tříčlenná. g) O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne Rada města. Informace o výsledku výběrového řízení je povinen odpovědný pracovník odeslat prokazatelnou formou zájemcům, kteří podali nabídku, ve lhůtě 3 pracovních dnů od rozhodnutí Rady města. 4.3 Veřejné zakázky malého rozsahu III. kategorie a) V rozhodnutí o zadání veřejné zakázky bude stanovena předpokládaná hodnota veřejné zakázky a mohou být vymezeny i další podmínky zakázky (např. množství a kvality předmětu zakázky, obchodní a platební podmínky, požadavky na kvalifikaci dodavatele, kritéria pro hodnocení nabídek). Str. 6
b) U veřejných zakázek malého rozsahu III. kategorie je zadavatel povinen vyzvat k podání nabídky prokazatelnou formou nejméně 3 zájemce. Za prokazatelnou formu vyzvání zájemců k podání nabídky je považováno vyzvání zájemců prostřednictvím držitele poštovní licence, e-mailu nebo faxu. Text výzvy a seznam přímo obeslaných dodavatelů schvaluje Rada města. c) Znění výzvy se zveřejní na úřední desce. Rada města Votice může rozhodnout o zveřejnění veřejné zakázky na profilu zadavatele. Tím se veřejná zakázka malého rozsahu stává otevřenou a vytváří se tak prostor k předložení nabídky i pro jiné, než oslovené dodavatele. d) Lhůta pro podání nabídek nesmí být kratší než 10 kalendářních dní. e) Rada města může pro účely hodnocení nabídek ustavit hodnotící komisi o minimálním počtu 3 členů, která zpracuje a předá Radě města ve lhůtě určené Radou města zprávu o hodnocení nabídek, v níž bude uvedeno vyhodnocení obdržených nabídek a jejich pořadí; součástí zprávy musí být seznam přijatých nabídek, popis nabídek, popis hodnocení každé z nich podle jednotlivých kritérií a další důležité skutečnosti; tato komise není komisí rady ve smyslu 122 zákona o obcích. Není-li ustavena hodnotící komise, plní její úkoly Rada města. Hodnotící komise tvoří zároveň i komisi pro otevírání obálek. Pokud se schůze v den určený pro otevírání obálek nebude moci konat z důvodu nepředvídané nepřítomnosti radních, chybějící/ho radní/ho v komisi nahradí tajemnice úřadu a/nebo vedoucí Odboru finančního a správy majetku. Komise musí být minimálně tříčlenná. f) O výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne na základě doporučení hodnotící komise Rada města. Zároveň musí být předložen ke schválení i návrh smlouvy. Dodavatelé, jejichž nabídka nebyla vybrána nebo byla vyřazena, se o výsledku zadání veřejné zakázky vyrozumí zveřejněním příslušných informací na profilu zadavatele. Lhůta pro podání námitek se stanovuje na 5 kalendářních dní od zveřejnění výsledku výběrového řízení na profilu zadavatele. 4.4 Veřejné zakázky malého rozsahu IV. kategorie Dodavatele pro veřejné zakázky této kategorie, které je nutné zadat v krajně naléhavém případě, vybírá bez výběrového řízení starosta nebo jím pověřený pracovník. U těchto veřejných zakázek malého rozsahu je možno vycházet pouze z informací o trhu, místní znalosti a svých poznatků a zkušeností. O výběru dodavatele a parametrech dodávky podá zprávu Radě města. 4.5 Veřejné zakázky malého rozsahu V. kategorie Pro zadání této veřejné zakázky se použije postup uvedený v čl. 4.3 s tím, že o výběru dodavatele, s nímž bude uzavřena smlouva, rozhodne na návrh Rady města Zastupitelstvo města, jemuž musí být ke schválení předložen návrh smlouvy ke schválení. Str. 7
4.6 Výjimky pro zadávání veřejných zakázek V případě, že se jedná o zakázku malého rozsahu, jejímž předmětem je služba obsahující duševní vlastnictví či služba obsahující duševní vlastnictví a na ni navazující dodávka (např. projektové dokumentace či umělecký návrh díla s jeho následnou realizací), u které není možné předem určit cenu díla v místě obvyklou a tudíž nelze zatřídit do příslušné kategorie, je v pravomoci Rady města takovouto veřejnou zakázku až do výše konečné ceny díla 2 mil. Kč bez DPH zadat dle vlastního uvážení. 5 NÁLEŽITOSTI VÝZVY K PODÁNÍ NABÍDEK Ve výzvě k podání nabídek dle této směrnice se uvede zejména: a) identifikace zadavatele b) vymezení předmětu veřejné zakázky malého rozsahu c) místo a doba plnění d) kritéria hodnocení nabídky e) lhůta pro podání nabídek f) termín otevírání obálek s nabídkami g) požadavek na splnění kvalifikačních předpokladů h) způsob a místo podávání nabídek i) další požadavky a podmínky Požadavky na splnění kvalifikačních předpokladů: Při předložení nabídky všemi uchazeči: Prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů a to předložením: a) Výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, či výpis z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán (výpis z živnostenského rejstříku); výpis je možné doložit v kopii. b) Dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky (živnostenský list); oprávnění k podnikání doloží v kopii. Vybraným uchazečem před podpisem smlouvy: Prokázání splnění profesních kvalifikačních předpokladů a to předložením: a) Originál nebo úředně ověřenou kopii výpisu z obchodního rejstříku či živnostenského rejstříku ne starší 90 dnů, b) čestné prohlášení dodavatele o tom, že splňuje základní kvalifikační předpoklady, a to zejména (u právnické osoby podepsané osobou oprávněnou jednat jejím jménem), c) není v likvidaci (jde-li o právnickou osobu), d) v uplynulých 3 letech proti němu nebyl prohlášen konkurz nebo konkurz nebyl zrušen pro nedostatek majetku, Str. 8
e) nemá v evidenci daní daňové nedoplatky, f) nemá nedoplatek na pojistném a na penále na veřejné zdravotní pojištění, nebo na pojistném a na penále na sociální zabezpečení, příspěvku na státní politiku zaměstnanosti, s výjimkou případů, kdy bylo povoleno splácení ve splátkách a není prodlení se splácením splátek, g) nebyl pravomocně odsouzen pro trestný čin nebo došlo k zahlazení odsouzení trestného činu, jehož skutková podstata souvisí s předmětem podnikání, jde-li o fyzickou osobu; jde-li o právnickou osobu, musí tuto podmínku splňovat a prohlášení učinit jak právnická osoba, tak i její statutární orgán nebo každý člen statutárního orgánu, vedoucí organizační složky zahraniční právnické osoby nebo statutárním orgánem pověřený zástupce. 6 POVINNOST UVEŘEJNĚNÍ 6.1 Zakázky, jejichž hodnota překročí částku 50 000 Kč, zveřejní zadavatel v Registru smluv v Informačním systému registru smluv. Za zveřejnění zodpovídá vedoucí Odboru finančního a správy majetku. 6.2 Pokud cena zakázky přesáhne 500 000 Kč, je povinností zadavatele podle 219 odst. 1 a 2 zákona o zadávání veřejných zakázek zveřejnit na Profilu zadavatele smlouvu uzavřenou na veřejnou zakázku včetně jejích změn a dodatků do 15 ti dnů ode dne jejich uzavření. 6.3 Dle 219 odst. 3 zákona o zadávání veřejných zakázek je povinností zadavatele uveřejnit u smluv uvedených v bodu 6.2 této směrnice nejpozději do 3 měsíců od splnění smlouvy na profilu zadavatele výši skutečně uhrazené ceny za plnění smlouvy. 7 ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ 7.1 Město uchovává (archivuje) veškeré dokumenty, které bylo povinno před zahájením nebo v průběhu zadávacího řízení či soutěže o návrh nebo po jeho/jejím skončení dle zákona pořídit a rovněž které v průběhu jakéhokoliv řízení či soutěže o návrh obdrželo od dodavatelů (úplné znění originálů nabídek, žádosti o účast či soutěžní návrhy atp.), jakož i uzavřené smlouvy související s realizací veřejné zakázky (včetně změn a dodatků). 7.2 Město je povinno uvedenou dokumentaci uchovávat po dobu nejméně 10 let od uzavření smlouvy, změny smlouvy na realizaci veřejné zakázky nebo zrušení řízení. 7.3 Tato směrnice byla projednána a schválena na jednání Rady města dne 3. 4. 2017 a nabývá účinnosti dnem 4. 4. 2017. Současně se ruší směrnice č. 3/2015 ze dne 13. 10. 2015. Změny směrnice je oprávněna provádět pouze Rada města. 7.4 Směrnice bude po celou dobu své platnosti uveřejněna na oficiálních webových stránkách města Votic. Str. 9
Rozdělovník Číslo výtisku Odbor/ útvar 1 Odbor kancelář úřadu - Sekretariát Vedoucí odboru (pověřený zaměstnanec) Podpis 2 Odbor finanční a správy majetku 3 Odbor správních činností a dopravy 4 Odbor sociálních věcí 5 Odbor výstavby a územního plánování 6 Odbor životního prostředí a památkové péče 7 Odbor obecní živnostenský úřad Str. 10