Vnitřní předpis města Dvůr Králové nad Labem č. 11/2014 Pravidla správy dotačních projektů města Dvůr Králové nad Labem Článek 1 Obecná ustanovení 1. Cílem těchto pravidel je zabezpečení vedení důsledné a přesné evidence veškerých dotačních projektů s účastí města Dvůr Králové nad Labem (dále jen město ). 2. Dotačním projektem se pro účely tohoto předpisu rozumí jakýkoliv dotační titul, grant nebo jiný proces získání finančních prostředků, v jehož rámci je město v postavení příjemce. 3. Předmětem evidence dle tohoto předpisu nejsou dotační projekty na výkon státní správy (např. na mzdy, dotace na výkon agendy sociálně-právní ochrany dětí apod.) a dotace poskytované organizacím města. 4. Ustanovení tohoto předpisu jsou závazná pro všechny zaměstnance města zařazené do Městského úřadu Dvůr Králové nad Labem (dále jen městský úřad ), pro strážníky Městské policie Dvůr Králové nad Labem (dále jen MPDK ) a pro členy Rady města Dvůr Králové nad Labem (dále jen rada města ) 5. Byly-li by finanční prostředky poskytované z dotačního projektu veřejnou podporou v režimu de minimis, je nutné tuto skutečnost zohlednit již před podáním žádosti o poskytnutí dotace tak, aby přijetím finančních prostředků nedošlo k překročení finančního limitu stanoveného pro daný druh veřejné podpory. strana 1 z 3
Článek 2 Příprava účasti na dotačním projektu 1. Na základě informace o možné účasti na dotačním projektu vzešlé z činnosti městského úřadu a na návrh vedoucího příslušného odboru vydá tajemník úřadu, na základě doporučení starosty nebo místostarostů odpovědných za příslušnou oblast kompetencí, pokyn, kterým určí osobu odpovědnou za konkrétní dotační projekt (dále jen odpovědná osoba ). 2. Odpovědnou osobou může být určen zaměstnanec příslušného útvaru nebo odborný referent úseku rozvoje města a dotací (odborný referent RIM-RISN, dále jen projektový manažer ). 3. Odpovědná osoba o dotačním projektu bezodkladně informuje: odborného referenta odboru rozvoje, investic a majetku města (RIM) městského úřadu odpovědného za evidenci majetku města, bude-li výsledkem účasti na dotačním projektu nabytí majetku městem, účetní odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu, správce rozpočtu odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu. 4. Odpovědná osoba ve spolupráci s osobami dle odst. 3 a po konzultaci s poskytovatelem dotace zajistí vypracování dokumentu dle přílohy č. 1 náležitosti - nezbytné informace ke správnému zaúčtování dotace. 5. Na základě rozhodnutí příslušného orgánu města odpovědná osoba ve stanovené době zahájí práce na přípravě žádosti v rámci dotačního projektu. Pokud je odpovědnou osobou stanovena osoba odlišná od projektového manažera, je tato povinna poskytnout projektovému manažerovi informace o zahájení příprav podání žádosti minimálně v rozsahu informací dle přílohy č. 2 vzor evidence žádostí. Článek 3 1. Po uzavření smlouvy o poskytnutí dotace nebo po vydání rozhodnutí o poskytnutí dotace nebo po přijetí jiného dokumentu, na jehož základě jsou poskytnuty finanční prostředky, předá odpovědná osoba bez zbytečného odkladu kopii smlouvy nebo rozhodnutí o přidělení dotace: odbornému referentovi odboru rozvoje, investic a majetku města (RIM) městského úřadu odpovědnému za evidenci majetku města, bude-li výsledkem účasti na dotačním projektu nabytí majetku městem, účetní odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu, správci rozpočtu odboru rozpočtu a financí (RAF) městského úřadu, projektovému manažerovi v případě, že je odlišný od odpovědné osoby. 2. Po předání dokumentů dle odst. 1 zpracuje odpovědná osoba v souladu s pokyny vedoucího příslušného odboru, určeného strážníka nebo člena vedení města projektový list dle přílohy č. 3 vzor projektového listu. Projektový list je součástí spisu vedeného k danému dotačnímu projektu. 3. Každý dotační projekt je veden v evidenci dotací dle přílohy č. 4 vzor evidence dotací. Za vedení a aktualizaci evidence dotací je odpovědný projektový manažer. 4. Je-li poskytování dotace rozděleno na více let, předloží odpovědná osoba vždy k 15. lednu následujícího roku účetní odboru RAF odhad dotace k nákladům proinvestovaným v běžném roce. 5. Po ukončení dotačního projektu odpovědná osoba předloží poskytovatelem potvrzené závěrečné vyúčtování správci rozpočtu odboru rozpočtu a financí (RAF). strana 2 z 3
Článek 4 Závěrečná ustanovení 1. Rada města může v konkrétních případech rozhodnout o postupu odlišném od postupů stanovených tímto předpisem. 2. Ustanovení tohoto předpisu se přiměřeně vztahují i na doposud neukončené dotační projekty zahájené před nabytím účinnosti tohoto předpisu. Zaměstnanci města odpovědní za dotační projekty dle stávajících předpisů zajistí evidenci těchto projektů v rozsahu dle tohoto předpisu. 3. Tento vnitřní předpis byl schválen radou města dne 22. 04. 2014 usnesením č. R/258/2014-131. Rady města Dvůr Králové nad Labem. 4. Tento vnitřní předpis nabývá účinnosti dnem 01.05.2014. Přílohy č. 1 náležitosti - nezbytné informace ke správnému zaúčtování dotace č. 2 vzor evidence žádostí č. 3 vzor projektového listu č. 4 vzor evidence dotací Mgr. Edita Vaňková starostka města strana 3 z 3
Příloha č. 1 - náležitosti - nezbytné informace ke správnému zaúčtování dotace Identifikace transferu vyplní obec Nástroj (N) Účelový znak (UZ) A (předfinancování EU) Účelový znak (UZ) A (předfinancování EU) Datum zahájení označování výdajů NZ, nebo NZUZ v poměrech struktury financování Okamžik účtování na podrozvahu (ČÚS 703, bod. 4.5.) Okamžik účtování o vypořádání dotace (ČÚS 703, bod. 4.7.) Transfer Transfer poskytovatel nadefinuje okamžik účtování poskytovatel nadefinuje okamžik účtování investiční neinvestiční s vypořádáním bez vypořádání částka v Kč celkem označit křížkem druh transferu označit křížkem druh transferu Transfer krátkodobý dlouhodobý Struktura financování Neuznatelné náklady (nezpůsobilé) budoucí generované příjmy budoucí úspory DPH - případně koeficient přípravné práce ostatní v Kč /nebo text, pokud obec nemá, pokud obec nemá, pokud obec nemá provést rozpis, nebo odkaz provést rozpis, nebo odkaz v Kč /EUR % Základ pro výpočet podílů dotace 100 Vlastní podíl Podíl EU - předfinancování ze SR Podíl národních zdrojů (SR. SF) Pozn. Vyplní obec, pokud má informace ze smlouvy, nebo rozhodnutí, poskytovatel kontroluje
Příloha č. 2 evidence žádostí Název dotace/projektu Odbor Odpovědná osoba Poskytovatel Popis dotace/projektu Plánovaný termín rozhodnutí Požadováno [Kč] Rozhodnutí o žádosti [dotace přiznána nebo zamítnuta]
Příloha č. 3 projektový list aktuální ke dni: Název akce: Dotační titul: Poskytovatel dotace: Předpokládané zahájení: Předpokládané ukončení: Termín předložení vyúčtování: Odpovědná osoba: Fakturace: Příkazce operace: Osoba odpovědná za věcnou správnost: Správce rozpočtu: Hlavní účetní: Zaúčtuje: Externí služby: Projektový manažer TDI AD BOZP dd.mm.rrrr Projekt: jméno pozice tel. mob. e mail zástupce pozice tel. mob. e mail kontaktní osoba společnost IČ tel. mob. e mail Dodavatel:
Příloha č. 4 evidence dotací Název dotace/projektu Odpovědná osoba Poskytovatel Datum rozhodnutí dotace/ podpis smlouvy Celkové rozpočtové náklady Vysoutěžené náklady Podíl dotace [%] Výše dotace[kč] Plánovaný termín zahájení Plánovaný termín ukončení Dotace de minimis[a no/ne] Udržitelnost [ano/ne/x roků] Poznámka