Vážení příjemci, přestože většina projektů již běží naplno a samotné vykazování nákladů k proplacení v rámci předkládaných finančních zpráv je na mnohem lepší úrovni, existují stále nedostatky v oblasti vykazování nákladů v rámci rozpočtové kapitoly č. 4 Provozní a režijní náklady. Pro náklady nárokované v rámci této kapitoly musí mít každý projekt vytvořenou a ze strany ŘO schválenou Metodiku výpočtu alikvotního podílu 1. Metodika musí být zpracována na standardizovaném formuláři metodiky výpočtu alikvotního podílu, který je k dispozici na www.equalcr.cz. V metodice by měly být zahrnuty všechny režijní výdaje, které si nárokujete alikvotně, tedy např.: Nájem kanceláře, popřípadě dalších prostor (tréninkové místnosti atd.), Vodné/stočné, Energie, Internet, Úklid, údržba a ostraha. Z provozních výdajů by měly být v metodice zahrnuty zejména: Telefonní poplatky a hovorné (upozorňujeme, že ačkoliv k metodice a následně k FZ postačí přiložit pouze uhrazenou fakturu, je příjemce povinen mít a na požádání předložit i podrobný výpis hovorů). Zahrnutí dalších provozních výdajů do metodiky závisí na potřebách a specifikách každého projektu. Přičemž všechny tyto výdaje lze považovat za způsobilé pouze za podmínky, že se 1 V případě, že Váš projekt již má Metodiku schválenou (máte v ruce jeden originál metodiky s podpisem ŘO a slovy schváleno ) berte tento e-mail jako pouze informativní, popřípadě jako návod pro provádění případných dalších změn. 1
jedná o skutečné výdaje, přímo související s realizací projektu financovaného z CIP EQUAL.V případech, kdy alikvotní podíl, který byste si mohli nárokovat, je roven 100% (tzn. náklad je plně využíván pro projekt EQUAL), nemusíte tento údaj do metodiky uvádět. Pokud ale nárokujete náklad pouze z části, tedy alikvotním podílem, je třeba uvést v metodice výpočet tohoto podílu. Pro výpočet existují 2 základní metody. Nic Vám nebrání použít jinou metodu, pokud bude nejrealističtěji odrážet rozložení nákladů na jednotlivé aktivity Vaší organizace. Základními metodami jsou: Výpočet dle m² Prostory společnosti XY mají plochu 100 m². Pro pracovníky projetu EQUAL byla vyhrazena kancelář o ploše 20 m² (zároveň se předpokládá, že tito zaměstnanci nevykazují mimo EQUAL žádné jiné aktivity pro zaměstnavatele). Alikvotní podíl pro výpočet režijních a provozních nákladů tak činí 20 % (výpočet: 20/100 * 100 = 20 %). Nájem kanceláře společnosti XY činí 10 000 Kč a náklady na služby (elektřina, plyn) 2 000 Kč. Společnost XY si tak může nárokovat maximálně 2 000 Kč měsíčně na nájemném a 400 Kč na službách. Výpočet dle úvazků Ve společnosti XZ pracuje 12 zaměstnanců dohromady na 10 úvazků. Na projektu EQUAL pracují zaměstnanci na 4,5 úvazku. Alikvotní podíl pro výpočet režijních a provozních nákladů tak činí 45 % (výpočet: 4,5/10* 100=45%). Nájem kanceláře společnosti XZ činí 5 000 Kč a náklady na služby (elektřina, plyn) 1 000 Kč. Společnost XZ si tak může nárokovat maximálně 2 250 Kč měsíčně na nájemném a 450 Kč na službách. Všechny propočty u konstantních nákladů uváděné v metodice musejí být dopočítány do výsledného procenta/čísla. U proměnných nákladů (častý případ u koeficientů pracovního úvazku, kdy dochází ke změně počtu zaměstnanců nebo dle rozdílných měsíčních faktur např. za telefon) postačí popsat metodu výpočtu (tj. uvést konkrétní vzorec) bez uvedení konkrétního výsledného procentuálního/číselného vyjádření. Konkrétní výpočty alikvotních podílů pak budete předkládat spolu s finančními zprávami. Uvedené komentáře výpočtu podílů mají být úplné a jednoduše pochopitelné. 2
Jednotlivé propočty musejí být podloženy podklady, které budou přiloženy k metodice jako přílohy. Jedná se zejména o nájemní smlouvu, faktury za telefon, internet, režie spojené s nájmem, úklid atd. V případě energií, které jsou často hrazeny formou záloh, je možné předložit zálohovou fakturu, která však musí být do konce projektu vyúčtována. V případech, kdy jsou výpočty prováděny na základě faktur, které budou proměnné každý měsíc, nemusíte tyto faktury k metodice předkládat. Pouze uveďte, že relevantní faktury za jednotlivá období budou přiloženy v rámci finanční zprávy, kde budou dané náklady nárokovány. V případech, kdy alikvotní podíl, který by si organizace mohla nárokovat, je vyšší než povolená částka v rozpočtu uveďte do komentáře, že náklad je nárokován max. do výše dle rozpočtu. Metodiku výpočtu alikvotního podílu zpracujte do předepsaného formuláře nejen za sebe (příjemce dotace), ale také za všechny Vaše partnery, kteří si budou uplatňovat výše uvedené režijní a provozní výdaje. Metodiku zpracovanou za celé rozvojové partnerství pak zašlete ve třech originálech (jeden zůstává na ŘO, jeden NPS a jeden se vrací Vám) a v jedné kopii je doplňte podkladovými dokumenty, na základě kterých jste alikvotní podíly spočetli. Na poslední stránce oficiálního formuláře Metodiky nezapomeňte vyplnit přehledovou tabulku (vyplněný vzor přehledové tabulky, včetně popisků přikládáme k této informaci). V případě, že se bude částka v každé finanční monitorovací zprávě měnit (například u nájmu kanceláře, kde fond pracovní doby nebude stálý), nebudete do posledního sloupce Náklady na projekt EQUAL v Kč/měsíc nic vyplňovat. Pro Vaši kontrolu všech formálních a věcných náležitostí si před odesláním metodiky na NPS odpovězte na následující otázky: 1) Je metodika zpracována na předepsaném formuláři (viz formulář ke stažení na www.equalcr.cz), souhrnně za celé rozvojové partnerství? 2) Je metodika zpracována pro všechny režijní a provozní výdaje, které se nárokují alikvotně? 3
3) A naopak v ní nejsou obsaženy žádné výdaje dalších kapitol, pokud to nevyplývá z vlastního projektu a jeho specifické povahy? 4) Obsahuje metodika pouze způsobilé výdaje? 5) Obsahuje metodika pouze výdaje zahrnuté ve schváleném rozpočtu RP? 6) Byly v metodice použity správné a logické metody výpočtu a jsou tyto postupy a jejich výsledky v metodice jasně a dostatečně odůvodněné? 7) Obsahuje metodika konkrétní procenta (proměnné platby) a popřípadě i konkrétní částky (stálé platby), které budou nárokovány? 8) Je metodika podepsána osobou zodpovědnou za její sestavení i osobou zodpovědnou za schválené metodiky ze strany příjemce dotace? 9) Je metodika vyhotovena ve třech originálech a jsou k ní alespoň v jedné kopii přiloženy veškeré relevantní přílohy (např. kopie smlouvy o pronájmu kanceláře nebo prostor, kopie daňových a účetních dokladů, kopie o rozpisu jednotlivých nárokovaných služeb, kopie zálohových faktur atd.)? 10) Je v metodice uvedeno datum její účinnosti? Pokud jste si na všechny otázky odpověděli ANO, pak je Vaše metodika připravena ke schválení. Proto nám ji zašlete, a to nejlépe s nejbližší finanční zprávou. Po kontrole z naší strany předáme metodiku ke schválení na ŘO. Jedno paré schválené metodiky by se Vám následně mělo vrátit zpět k založení. Zároveň upozorňujeme, že bez této metodiky nebude nadále možné výdaje v rámci Režijních a části Provozních nákladů nárokovat. V případě dotazů jsme vám k dispozici na emailu equal.nps@cz.pwc.com nebo na tel. čísle 251 152 252. S pozdravem NPS 4
jednotka/ náklad, služba příjemce/ partneři celkové náklady v Kč/měsíc náklady na projekt EQUAL v % náklady na projekt EQUAL v Kč/měsíc A) nájem kanceláře příjemce partner č. 1 partner č. 2 partner č. 3 celkem B) vodné/stočné příjemce partner č. 1 partner č. 2 partner č. 3 celkem C) energie příjemce partner č. 1 partner č. 2 partner č. 3 celkem. 5
. Vysvětlivky k tabulce: Sloupeček: Celkové náklady Uveďte celkovou částku např. z nájemní smlouvy. Pokud se celková částka pravidelně mění dle předložených faktur, napište do kolonky text: dle faktury. Pokud se jedná o čtvrtletní vyúčtování, uveďte náklady na 1 měsíc a přidejte pod tabulku komentář, že fakturace probíhá čtvrtletně. Sloupeček: Náklady na projekt EQUAL v % Sloupec se vztahuje pouze k projektu Equal. Zde uveďte procentuální podíl nárokovaných nákladů, dle dané metodiky u proměnných nákladů uveďte komentář dle faktury. Sloupeček Náklady na projekt EQUAL v Kč/měsíc Zde uveďte uznatelnou částku, která bude nárokována ve FZ. Ve většině případů, by se tato částka měla rovnat propočtu: celkové náklady*procento uvedené ve sloupci EQUAL %. Pouze u případu, kdy alikvotní podíl, který by si organizace mohla nárokovat, je vyšší než povolená částka v rozpočtu, uvede se do tohoto sloupce maximální možná částka dle rozpočtu. Příklad: Nájemné celková částka: 100 000,- měsíc Rozpočet na měsíc: 8 000,- Alikvotní podíl na EQUAL dle metodiky: 20% 6
Propočtem by mohla být nárokována částka 20 000,-Kč/měsíc. Dle rozpočtu je uznatelná pouze částka 8 000,-Kč/měsíc, tzn. 8% z celkových nákladů. Do souhrnné tabulky bude vyplněno Celková částka 100 000,-Kč/měsíc, podíl na EQUAL 20% a ve sloupci náklady na EQUAL celkem v Kč/měsíc bude uvedeno 8 000,- Kč. 7