Asociace knihoven vysokých škol v ČR Komise pro otázky elektronického zpřístupňování vysokoškolských kvalifikačních prací (Komise evškp) Z á p i s z 9. pracovní schůzky Komise evškp konané dne 29. srpna 2006 v Univerzitní knihovně Ostravské univerzity Ostravě Přítomní členové (bez titulů): Balvínová, Bratková, Horová, Jurmanová-Volemanová, Kostecká, Krčál, Kretschmer, Krkošková, Mach, Myšková, Sýkorová, Šímová, Tichá, Vyčítalová, Zikuška Hosté: Ing. Aleš Horák UP Olomouc, oddělení automatizace Ing. Čestmír Kantor OU Ostrava, Centrum informačních technologií Mgr. Petr Novák STK Praha, Odd. knihovního systému a inf. technologií Bc. Pisarská Marta MZLU Brno, studijní oddělení Mgr. Rygelová Pavla VŠB-TUO Ostrava, Univerzitní knihovna Martin Svitanek OU Ostrava, Centru informačních technologií RNDr. Ing. Milan Šorm, PhD. MZLU Brno, Ústav inf. a komunik. technologií Doprovodný program 28. a 29. 8. 2006 Dne 28. 9. 06 navštívili členové Komise Univerzitní knihovnu VŠB Technické univerzity v Ostravě. Účelem návštěvy byla seznámení se se systémem DSpace, na jehož základě je budován institucionální repozitář vědeckých i VŠ kvalifikačních prací. Před zahájením jednání Komise 29. 8. byl představen současný stav aktualizované verze systému pro ukládání, uchovávání a zpřístupňování VŠ kvalifikačních prací na OU (DIPL II) a provedena krátká exkurze Univerzitní knihovnou OU. Program jednání : 1. Úvod, kontrola úkolů ze schůzky 11. 5. 2006 2. Koordinační rozvojový projekt Národní registr VŠKP 3. Předběžný plán prezentace Komise na Celostátní poradu VŠ knihoven 2006 4. Diskuze k návrhu nové struktury domény evskp 5. Kontrola úkolů ze schůzky 11. 5. 2006 6. Resumé o DSpace 7. Informace z konferencí INFORUM, EUNIS a UNINOFS 8. Rekapitulace stavu SD a další plány 9. Různé Ad 1) Schůzi zahájila a řídila I. Horová. Ad 2) Centralizovaný projekt Příprava národního registru vysokoškolských kvalifikačních prací (dále NR VŠKP). J. Mach seznámil v prezentaci s hlavním textem projektu, který připravil ve spolupráci s I. Horovou, a dále předvedl návodné ukázky všech potřebných formalit.
Organizační: - předkládá VŠE v Praze, koordinátor J. Mach - předběžně vyjádřilo ochotu spolupracovat na řešení dílčích podprojektů 9 VŠ: AMU, ČZU, MZLU, OU, TUL, UPOL, Upa, VŠE a ZČU, uvažuje se také o účasti UTB a UK - projekt bude podán v rámci rozvojových programů MŠMT na r. 2007, v podprogramu 8b nebo 8d - projekt by neměl kolidovat s podáváním decentralizovaných projektů jednotlivých škol v uvedených podprogramech. Diskuse a úkoly: Úkol 2.1 pro J. Macha: ověřit na MŠMT možnost kolize centralizovaných a decentralizovaných projektů. Splněno 1. 9. 06 : J. Mach dodatečně sdělil stanovisko MŠMT, že oba typy projektů si nekolidují, lze tedy podat na jedné škole 1 decentralizovaný a současně 1 centralizovaný projekt ve stejném podprogramu. Po dodatečné diskusi a upozornění na jistá omezení v podprogramu 8d bylo rozhodnuto o přihlášení projektu NR VŠKP v podprogramu 8b rozvoj informačních a komunikačních technologií (včetně multilicencí softwarových produktů). Úkol 2.2 pro J. Macha: připravit předvyplněné formuláře pro podání projektu pro ostatní univerzity. Splněno 1. 9. 06. Cíle projektu: - příprava NR VŠKP s napojením na lokální registry či digitální archivy jednotl.vš - vytvoření jednotného vyhledávacího prostředí pro všechny VŠ v ČR - zpřístupnění databáze veřejnosti - příprava doprovodných materiálů. Diskuse a úkoly: J. Mach upozornil na splnění podmínky jednoty cílů projektu a dlouhodobého záměru MŠMT a jednotlivých VŠ, odkaz na DZ univerzit je nutné uvést ve zdůvodnění. A. Kretschmer upozornil na potřebnost uvádět v projektu pro rok 2007, že se jedná o zpřístupňování metadat (ne plných textů). Komise se shodla na použití termínu záznamy VŠKP v cílech projektu. E. Bratková: postupně bude nutno dohodnout, zda se postup prací na projektu bude řešit v rámci jednání Komise či mimo ni. Č. Kantor připomněl jistou posloupnost pro technologické řešení národního archivu a archivů lokálních. Diskuse byla uzavřena závěrem, že je nutno vyvíjet nejprve lokální archivy, NR bude vybudován jako nadstavba nad nimi. P. Novák sdělil, že STK může nabídnout hostování pro NR, ne však údržbu, aktualizaci a administraci aplikací. J. Mach dokládá, že údržba a administrace se bude zřejmě řešit outsourcingem. Úkol 2.3: v rámci vyplňování formulářů k dílčím projektům jednotlivé VŠ budou specifikovat své finanční požadavky, dílčí úkoly a výstupy. Termín: 8. 9. 06.
Výstupy projektu: - aplikace Národní registr VŠKP - hardware pro Národní registr VŠKP - doprovodná dokumentace - export metadat z vybraných škol. Cíle a výstupy případných pokračujících projektů: - plný export metadat - přechod Národního registru do běžného provozu - plné texty - rozšíření šablon a návodů k tvorbě VŠKP - nákup HW a SW. Harmonogram: I/07 V/07: zadání NR VŠKP I/07 XI/07: práce na doprovodné dokumentaci II/07 XII/07: práce na exportu metadat na jednotlivých VŠ V/07 XI/07: příprava NR VŠKP XII/07: testovací provoz, export metadat. Finance - v celkovém projektu i v projektech dílčích je nutno rozlišit kapitálové a běžné finanční prostředky - požadavky v jednotlivých položkách musí být zdůvodnitelné - v souladu s cílem projektu lze zahrnout požadavky na aktualizaci dokumentů, které již byly v rámci práce Komise rozpracovány - žádný dílčí projekt by neměl finančně výrazně!přečnívat ostatní, tj. neměl by požadovat např. náročný SW pro lokální řešení, aby nebyl ohrožen celý projekt. Diskuse a úkoly: M. Šorm potvrdil ze zkušenosti z jiných rozvojových projektů, že není možné kapitálové a běžné prostředky navzájem přesouvat. J. Mach připomněl, že v rámci mezd i odměn je nutno počítat i se zákonnými srážkami (odvody), dodatečně (1. 9. 06) sděluje, že i s příspěvkem do sociálního fondu, tedy plus 37% k průměrné mzdě! V diskusi o plánování financí na mzdy a odměny se vyjasnilo (I. Horová, M. Šorm, J. Mach, A. Balvínová), že finance na mzdy slouží k navýšení úvazku zaměstnancům univerzit, odměny pak pro externí pracovníky. Dohody mimo pracovní poměr nelze sepsat se zaměstnanci školy. V diskusi o vyčíslení výše mezd/ odměn (E. Bratková, R. Tichá, J. Mach) se dospělo k názoru, že se bude vycházet z průměrné mzdy na dané VŠ, např. pracovníků výpočetních center. J. Mach upozorňuje na proporcionalitu mzdy/odměny a počtu pracovníků a jejich podílu na řešení projektu, aby bylo možné přehledně zdůvodnit celkové nárokované prostředky. Č. Kantor doplňuje, že bude nezbytné vyjádřit v dílčích projektech, zda se daná instituce a její pracovníci budou podílet pouze na řešení dílčího úkolu nebo také na pracích pro centrální systém (NR).
I. Horová připomíná, že v rámci plánování pokračujících projektů bude žádoucí počítat také s inovací HW a SW produktů. Dále navrhuje počítat v ostatních výdajích v rámci cestovních náhrad s účastí na zahraniční konferenci. Úkol 2.4 pro jednotlivé VŠ: podat J. Machovi návrhy na podrobnou specifikaci HW a SW, aby bylo možno vyčíslit požadavky na kapitálové finanční prostředky. T: 8. 9. 2006. Role univerzit v projektu - viz diskuse a úkol k cílům projektu. Formuláře a přílohy Celkový projekt (podá VŠE) Dílčí projekty (podají jednotlivé VŠ) Rozvojový projekt na rok 2007 Rozvojový projekt na rok 2007 Charakteristika celého projektu Charakteristika dílčího projektu Rozpočet celého projektu Rozpočet dílčího projektu Zdůvodnění celého projektu Zdůvodnění dílčí části projektu Odborné curriculum vitae řešitele Harmonogram podání žádostí + úkoly Úkol 2.5 pro jednotlivé VŠ: vyjádřit zájem o účast (schválený vedením VŠ) + zaslat podklady o dílčím projektu J. Machovi vč. finančních požadavků jednotlivých VŠ (dle role na řešení dílčí i společné části) Termín: 8. září 06: Úkol 2.6 pro J. Macha: zaslat podklady pro společnou část projektu s vyčíslením celkové finanční dotace Termín: 13. září 06. Úkol 2.7 pro jednotlivé školy do 22. září 06: odeslat vyplněný, schválený a podepsaný projekt ve 4 kopiích na VŠE na adresu: Jan Mach Vysoká škola ekonomická CIKS Nám. W. Churchilla 4 130 67 Praha 3. Úkol 2.8 pro J. Macha: předložit centralizovaný projekt na MŠMT. Termín: 9. října 06 Úkol 2.9 pro J. Macha: vystavit na www stránkách Komise v zabezpečené sekci prezentaci k projektu a vyplňování formulářů. Termín: 1. 9. 06. Ad 3) Celostátní porada VŠ knihoven, Olomouc, 25. 26. 10. 2006: Informace z VV AKVŠ I. Horová: přesný program bude znám po jednání VV Asociace 6. 9. 2006, pro blok Komise evškp bude zřejmě vyhrazeno 1,5 hod. dopoledne 26. 10. 2006. Komise pověřila předsedkyni úkolem 3.1 zjistit, zda by blok evškp mohl proběhnout již první den jednání.
Předběžný program evškp a úkoly: - zpráva o činnosti Komise vč. informace o připravovaném projektu (připraví Horová, Krkošková, úkol 3.2) - aktuální stav lokálních systémů a jejich provozování na vybraných VŠ jako reakce na Soubor doporučení: VŠE (J. Mach), VŠB-TUO vč. DSpace (P. Rygelová), MZLU (M.Šorm) úkol 3.3 Termín: 15. 10. 2006. Komise se po diskuzi dohodla nezařazovat bod k legislativním otázkám, neboť stanovisko právníků a odborníků z praxe stále není ujasněné, a to jak k úpravám AZ samotného, tak i jeho vztahu k novele VŠ zákona. J. Mach v této souvislosti navrhl do budoucna 2 úkoly pro Komisi evškp: a) přimět MŠMT k další novele VŠZ (jasné stanovisko) b) prověřit možnosti autorů přihlásit se o autorské poplatky u kolektivního správce autorských děl v ČR (Dilia) prostřednictvím zaregistrování díla např. i VŠKP. Ad 4) Aktualizace struktury domény evskp M. Krčál předem písemně předložil podrobné návrhy nové struktury stránek evskp.cz. Nová koncepce se opírá o rozšíření obsahu stránek vedle prezentace činnosti Komise a zveřejňování jejích výsledků o podporu: - studentům i akademickým pracovníkům (vytváření citací, šablon, návodů atp.) - vývojářům lokálních systémů evškp (standardy, šablony, návody, funkční řešení, monitorování systémů, sledování aktuální legislativy atp.) M. Krčál také nastínil druhy a položky v menu a dále širší uplatnění uživatelského hlediska (jazykové mutace, víceuživatelský přístup, sekce pro členy). I. Horová předem předložila návrh na uspořádání struktury menu (prozatím neřeší volně přístupnou a zabezpečenou část). Diskuse: - Administrace: I. Horová je nutno koncipovat 2-3 členný tým s oprávněním vkládat dokumenty na stránky. M. Krčál: prozatím je možno využít např. veřejnou kontrolu pro vkládání pracovních dokumentů na bázi WIKI systému. - Přístup: I. Horová, J. Mach: bude nutno pečlivě zvážit přístup veřejnosti k dosud interním dokumentům v zabezpečené sekci, je o ně zájem (zápisy, plány práce, zprávy o činnosti). Pro členy naopak je vhodnější, aby se po přihlášení dostali k potřebným zdrojům najednou. - Sekce, kategorie: E. Bratková navrhla uspořádat záznamy publikovaných dokumentů do více kategorií (5-6), např. chybí standardy. M. Krčál považuje za největší problém nejen kategorie definovat, ale také dodržovat. Podle J. Macha je možné uvádět 1 dokument pod různými kategoriemi (dynamické stránky). Úkol 4.1 pro M. Krčála: zapracovat připomínky a poslat nový návrh do konference evskp. Termín: 30. 9. 2006.
Ad 5) Kontrola úkolů ze schůzek Komise: Z minulých schůzek zůstávají k dalšímu řešení tyto úkoly: Úkol 3.10 z března 2006 pro J. Macha a E. Bratkovou: sumarizovat finanční požadavky konzultantů Komise. Úkol přesunut k řešení v rámci centralizovaného rozvojového projektu viz bod 5. Úkol 3.12 z března 2006 pro pracovní skupinu metadata : připravit verzi 0,2 MS-EVSKP. Úkol přesunut k řešení v rámci centralizovaného rozvojového projektu viz bod 5. Úkol 3.1 z května 2006 pro J. Macha vystavit prezentaci o projektu evškp na VŠE v Praze na WWW stránkách Komise. Úkol 6.1. z května 2006 pro všechny autory dokumentů v souboru doporučení doplnit chybějící údaje v záhlaví dokumentů + nový úkol pro E. Bratkovou: připravit konkrétní zadání, tj. dokumenty se vzorovým záhlavím: Termín: do 30. 9. 2006. Úkol 6.2 z května 2006 pro M. Krčála provést výměnu dokumentů s opraveným záhlavím v SD na stránkách Asociace/Komise. Úkol 9.1 pro I. Horovou z května 2006: doplnit předběžný plán Komise o další úkoly z oficiálního plánu AKVŠ na r. 2006. Úkol 9.2 pro I. Horovou z května 2006: zjistit stanovisko VV AKVŠ k možnostem prezentace firem v rámci národního registru a k otázce získávání sponzorů. Ad 6) Resumé o DSpace: Do DSpace byla mj. překlopena evidence o obhájených VŠKP na VŠB-TUO, více než 20 tis. prací, prozatím jen ve formě bibliografických záznamů (nejedná se o plné texty). Systém dovoluje nastavení škály přístupových práv. Kromě vyhledávání v databázi prací vydaných na VŠB-TUO k databázi prací univerzity systém dává jejím uživatelům prostor pro ukládání vlastních děl a záznamů o nich. Ad 7) I. Horová pozitivně zhodnotila možnost prezentování a přijetí výsledků práce Komise evškp na uvedených konferencích a seminářích. Konkrétním výsledkem je mj. dohoda, že návrh Komise NS metadat bude jako oficiální standard podporován Národní knihovnou ČR. Dále uvedla některé informace o stavu této problematiky na Slovensku přes lepší legislativní zabezpečení se projekt ETD.SK zatím zřejmě nijak neposunul. Ad 8) Soubor doporučení k evškp: kromě přetrvávajícího úkolu (úpravy záhlaví dokumentů v SD) lze očekávat aktualizaci obsahu vnitřních předpisů v souvislosti s novelou AZ, která vstoupila v platnost koncem května, tj. až po vystavení souboru doporučení. I. Horová již předložila své návrhy na změny v předpisech rektorovi AMU a doporučuje všem provést potřebné úpravy.
Ad 9) Různé: Úkol 9.1 pro M. Krčála aj. Macha: aktualizovat seznam registrovaných členů a členů konference evskp o nové členy: - Ing. Kantor, Mgr. Rygelová, RNDr. Ing. Šorm, PhD (+ naopak vyjmout odkaz na J. Šimonka z OU). Termín: 30. 9. 2006. Příští jednání Komise evškp: VUT Brno, rektorát, čtvrtek 23. 11. 2006, cca 10 až 13 hodin. Zapsala: J. Krkošková Připomínkovali: I. Horová E. Bratková J. Mach