KodeX Chování našimi HoDnotami Se ŘÍDÍme všude na SvĚtĚ
HORKÁ LINKA KODEXU CHOVÁNÍ SPOLEČNOSTI COLGATE-PALMOLIVE 1-800-778-6080 (Severní Amerika) 001-212-310-2330 (na účet volaného ze všech ostatních lokalit) ethics@colpal.com 001-212-310-3745 (fax)
Z p r áva n a š e h o p r e z i d e n ta a g e n e r á l n í h o ř e d i t e l e Kvery z nás má svojí každodenní činností vliv na to, jak veřejnost vnímá společnost Colgate. Tím, jakým způsobem spolu vzájemně jednáme, jak komunikujeme s našimi zákazníky a se spotřebiteli a jak se k nim chováme a rovněž tím, jak dodržujeme zákony a předpisy, budujeme pověst Colgate jako společnosti, která má upřímný zájem na blahu všech a chová se s nejvyšší slušností. Naše pověst slušné společnosti je životně důležitou hodnotou, která přímo závisí na odhodlání zaměstnanců společnosti Colgate po celém světě jednat a postupovat ve shodě s Kodexem chování společnosti Colgate a přitom dodržovat všechny zákony. Již od roku 1987 je nám Kodex chování vodítkem svým souborem zásad, které odrážejí hodnoty a zažité normy chování společnosti Colgate řídící naše chování z etického hlediska. Kodex chování se pravidelně aktualizuje a jeho nová vydání zajišťují jeho komplexní pokrytí této vždy aktuální tématiky. Od jeho posledního vydání nám události v podnikatelském světě znovu připomněly mimořádnou důležitost provádění naší výrobní a obchodní činnosti etickým způsobem se současným dodržováním všech relevantních zákonů a předpisů. My všichni musíme zajistit, aby naše chování a jednotlivá rozhodnutí byla ve shodě s našimi ideály a hodnotami proklamovanými v našem Kodexu chování. V postavení člena rodiny Colgate je pro nás všechny důležité, abychom si přečetli náš Kodex chování, porozuměli mu a důsledně ho dodržovali. Je vaší odpovědností oznámit svému nadřízenému jakoukoli situaci, o níž se důvodně domníváte, že je v rozporu s naším Kodexem chování. Dobrá pověst společnosti Colgate byla svěřena každému z nás. Chci vám poděkovat již předem za vaše pokračující odhodlání ctít naše společné hodnoty a za to, že svým etickým chováním jste vzorem ostatním, což je životně důležitý faktor našeho trvajícího výrobního a obchodního úspěchu. Ian Cook prezident a generální ředitel společnosti
KODEX CHOVÁNÍ SPOLEČNOSTI COLGATE-PALMOLIVE OBSAH Obecně o Kodexu chování.......................................................... 3 Naše vzájemné vztahy............................................................. 4 Naše vztahy se společností......................................................... 6 Naše vztahy s naší správní radou................................................... 11 Naše vztahy s externími obchodními subjekty........................................ 12 Naše vztahy se spotřebiteli........................................................ 14 Naše vztahy se státními orgány a se zákony.......................................... 16 Naše vztahy s širší veřejností....................................................... 20 Náš vztah k životnímu prostředí.................................................... 22 Naše vztahy s akcionáři........................................................... 23 Odpovědnost za dodržování zákonů................................................. 24 Kde hledat radu a jak ohlásit podezření a obavy...................................... 25 Index problematik Kodexu chování................................................. 28
OBECNĚ O KODEXU CHOVÁNÍ Kodex chování naší společnosti Colgate slouží jako vodítko pro naši každodenní výrobní a obchodní činnost tím, že vyjadřuje naše normy řádného chování a hodnoty naší společnosti. Kodex nám všem sděluje skutečnost, že způsob, jakým dosahujeme našich výrobních a obchodních výsledků, je stejně důležitý jako vlastní výsledky. Kodex chování společnosti Colgate se vztahuje na všechny zaměstnance společnosti Colgate a jejích dceřiných společností po celém světě včetně členů správní rady a všech vedoucích pracovníků a zástupců společnosti. Dodavatelé služeb a fyzického zboží rovněž podléhají těmto požadavkům, protože dodržování našeho Kodexu je podmínkou pro udržování obchodních vztahů se společností Colgate. Na prvním místě platí, že každý zaměstnanec je zodpovědný za důsledný projev poctivosti a schopnosti vést ostatní tím, že dodržuje všechna ustanovení Kodexu chování, Směrnice obchodních postupů v globálním pojetí (Global Business Practices Guidelines), zásady naší společnosti a všechny příslušné zákony. Tím, že učiníme etiku a všeobecnou slušnost pevnou součástí našich existujících obchodních vztahů a rozhodovacích procesů, prokážeme naši upřímnou oddanost podnikové kultuře, která propaguje nejvyšší etické normy. Nejsnáze dodržíme Kodex tím, že budeme používat zdravý úsudek a požádáme o radu, budeme-li mít jakékoli pochyby. Pokud si nejste zcela jisti před tím, než provedete nějakou činnost nebo rozhodnutí, položte si sami sobě následující otázky: Jsem oprávněn to udělat? Je to správná činnost? Je to legální činnost, která je v souladu s Kodexem chování nebo jinými zásadami? Byl bych hrdý na to, kdybych o této své činnosti řekl někomu, koho respektuji? Podpoří tato činnost pověst Colgate jako etické společnosti? Pokud je odpovědí na kteroukoli z těchto otázek NE, nebo pokud máte nějaké otázky či obavy týkající se interpretace či použití Kodexu chování nebo jiné podobné normy, zásady či předepsaného postupu společnosti Colgate, musíte danou situaci projednat se svým manažerem, pracovníkem osobního oddělení, právního oddělení nebo oddělením pro etiku a dodržování zákonů. Žádné odvetné kroky nebudou podniknuty proti někomu, kdo si stěžoval na možné porušení Kodexu chování nebo je prostě ohlásil, zúčastnil se vyšetřování takového porušení nebo při něm pomáhal, ledaže se ukáže, že takové tvrzení nebo poskytnuté informace byly úmyslně falešné. Společnost Colgate se bude maximálně snažit zachovat důvěrnou povahu takových informací a anonymitu ohlašující osoby. Náš Kodex je k dispozici online a byl přeložen do několika jazyků. Pokud požadujete další informace týkající se témat uváděných v Kodexu, nahlédněte prosím do Směrnic pro obchodní postupy (Business Practices Guidelines), jejichž účelem je doplnit a podrobněji rozvést specifické zásady a normy Kodexu chování naší společnosti. Směrnice pro obchodní postupy naleznete v sekci Etika a hodnoty v části Osobní oddělení a vy na stránkách OurColgate.com nebo v sekci věnované činnosti podnikové správy (Governance section) na stránkách Colgate.com. Colgate-palmolive company
NAŠE VZÁJEMNÉ VZTAHY Pracovní vztahy uvnitř společnosti se musí zakládat na vzájemné důvěře a oddanosti. Každý jednotlivec zodpovídá za to, že budeme vzájemně spolu jednat s respektem a důstojností. Usilujeme o dosažení úspěšných pracovních vztahů. V naší společnosti Colgate jsme hrdi na silné osobní odhodlání našich lidí a na vynikající výsledky, které vyplývají z takového odhodlání. Tuto vysokou úroveň spolupráce lze však dosáhnout pouze v atmosféře důvěryhodné, otevřené a čestné komunikace a respektu. Všechna jednání s vašimi spolupracovníky, podřízenými i nadřízenými musí probíhat v duchu partnerství, kdy se chování každého jednotlivce řídí neotřesitelným odhodláním chovat se eticky a usilovat o úspěch společnosti Colgate. Vaše vztahy s lidmi, se kterými spolupracujete, by měly být vztahy uvnitř vítězného týmu. Harmonicky spolupracující lidé, kteří jsou zaměřeni na definovaný soubor cílů, jsou hnací silou naší výrobní a obchodní činnosti. K tomu, aby takové dynamické vztahy uvnitř týmu fungovaly, musí každý jednotlivec plnit své povinnosti a mít jistotu, že ostatní se budou chovat podobně. To znamená, že musíme poskytovat ostatním potřebnou podporu a to na všech úrovních pokud se všichni chceme zhostit svého úkolu se ctí. Žádný jednotlivec ani jednotlivá výrobní či obchodní jednotka nemůže klást svoje vlastní priority nad priority naší společnosti. Vaše vztahy s lidmi, se kterými spolupracujete nebo je řídíte, musí propagovat etiku a dodržování zákonů tím, že při práci s ostatními půjdete vzorem svojí slušností, spravedlností a osobní poctivostí. Jako vedoucí pracovník jste zodpovědný/á za jasné vymezení norem výkonu a vytvoření prostředí, které povzbuzuje a podporuje týmovou práci. Podporujeme otevřenou a čestnou komunikaci. Povzbuzujte tvůrčí a inovativní myšlení a, pokud jste vedoucím pracovníkem, jednejte se svými podřízenými jako s jednotlivci, přičemž jim poskytněte dostatek svobody k tomu, aby mohli samostatně vykonávat svoji práci. Dávejte jim návrhy, jak mohou zvýšit svůj osobní výkon. Vaše vztahy s vaším nadřízeným se musí rovněž zakládat na vzájemném respektu a důvěře. Vy a váš nadřízený jste týmem se společným cílem plnit úkoly zadané vaší výrobní či obchodní jednotce naší společností. Jste zodpovědni stejně jako váš nadřízený za zajištění toho, aby komunikace mezi vámi byla otevřená a čestná. Vyviňte iniciativu co nejčastěji. Buďte inovativní při řešení problémů. Vaše spolupráce a tvůrčí myšlení a činnost představují podstatný faktor při dosahování cílů vaší výrobní či obchodní jednotky a celé naší společnosti. KODEX CHOVÁNÍ
Vážíme si zaměstnanců společnosti Colgate a považujeme je za náš největší zdroj. Odhodlanost společnosti Colgate účinně se starat o vlastní lidi se projevuje na pracovišti v podobě celé řady programů majících za účel podporovat a odměňovat úspěchy jednotlivců i celých pracovních týmů. Všichni jste povzbuzováni profesně a odborně postupovat co nejvýše a výrazně přispět k úspěchu naší společnosti. Konec konců, úspěch naší společnosti umožňuje právě úsilí našich talentovaných a dovedných lidí po celém světě. V oblasti najímání a zaměstnávání lidí máme následující specifické zásady: Vybírat, umisťovat a platit všechny zaměstnance společnosti Colgate na základě kvalifikace pro práci, kterou má daná osoba vykonávat, a bez jakékoli diskriminace z hlediska rasy, náboženství, národního původu, etnického původu, barvy pleti, pohlaví, individuálně vnímaného pohlaví, věku, občanství, sexuální orientace, statusu válečného veterána, rodinného stavu, snížené pracovní schopnosti nebo jakékoli jiné charakteristiky chráněné zákonem. Nepoužívat dětskou práci. Dětská práce se definuje jako zaměstnávání jakékoli osoby mladší než je minimální věk povolený zákonem dané jurisdikce. V žádném případě však nebudeme vědomě zaměstnávat někoho, kdo je mladší šestnácti (16) let. Udržovat otevřené pracovní prostředí a dosahovat vynikající úrovně náborem a udržením si jedinců s různým původem a zázemím. Poskytovat zácvik, další odborné vzdělání a příležitosti k pracovnímu povýšení, které umožňují osobní rozvoj a profesní postup všem zaměstnancům společnosti Colgate. Provádět hodnocení pracovního výkonu, která zaměstnancům podávají upřímné a přesné zpětné informace. Povzbuzovat dvousměrnou diskusi a náměty a podávat obraz o hodnocení vyššími úrovněmi vedení. Platit za celkový pracovní výkon a uznávat a odměňovat kladné pracovní příspěvky jednotlivců a pracovních týmů, které přesahují jejich normální pracovní povinnosti, prostřednictvím programů jako např. program odměn udělovaných předsedou Chairman s You Can Make a Difference Award (I vy můžete kladně přispět). Zakazovat sexuální a jiné obtěžování zaměstnanců společnosti Colgate kýmkoli na pracovišti nebo při provádění obchodní činnosti jménem společnosti. Zabránit nespravedlivému upřednostňování nebo i zdání takového upřednostňování na pracovišti v souladu se zásadami a závaznými postupy přijatými naší společností. Respektovat osobní soukromí a shromažďovat, zpracovávat, používat a ukládat osobní informace zaměstnanců pouze v potřebném rozsahu a v souladu se zákony zemí, v nichž provádíme svoji činnost. Usilovat o odstranění potenciálních rizik z našich pracovišť, poskytovat zaměstnancům společnosti Colgate bezpečné a zdravé pracovní prostředí, a snažit se o dodržování všech příslušných zákonů a norem vztahujících se k bezpečnosti práce a zdraví. Pomáhat udržovat bezpečné, zdraví neškodné a produktivní pracovní prostředí pro všechny zaměstnance společnosti Colgate i jiné osoby tak, že zakážeme: přechovávání, užívání, prodej nebo předávání nezákonných drog nebo předmětů s drogami souvisejících na půdě naší společnosti a během pracovní doby provádění výrobní nebo obchodní činnosti pro naši společnost pod vlivem alkoholu přechovávání nebo používání zbraní nebo střelných zbraní nebo munice na půdě naší společnosti nebo při provádění výrobní nebo obchodní činnosti pro naši společnost v souladu s místními zákony. Držba zbraně může být schválena pro bezpečnostní personál, pokud se taková držba považuje za potřebnou k zajištění bezpečí zaměstnanců naší společnosti; a dále pak, že zavedeme povinnost okamžitě ohlásit každý případ zneužívání drog nebo alkoholu nebo držby zbraní vedení společnosti. Colgate-palmolive company
NAŠE VZTAHY SE SPOLEČNOSTÍ V postavení zaměstnanců společnosti Colgate usilujeme o dodržování zásad společnosti Colgate se současnou intenzivní snahou o zlepšení výkonu naší společnosti. Jsme si vědomi důvěry v nás vložené a jednáme poctivě a čestně za všech okolností a v každé situaci tak, abychom si tuto důvěru zasloužili a zachovali. Vyhýbáme se střetu zájmů a jiným situacím, které by mohly potenciálně poškodit naši společnost. Vyhýbáme se střetu zájmů. Váš zdravý úsudek je jednou z vašich největších hodnot. V nejlepším zájmu naší společnosti se musíte vyhýbat všem činnostem nebo spolčování, které jsou v rozporu s vaším zdravým úsudkem. Ke konfliktům může docházet v mnoha situacích. Není možné zabývat se všemi takovými okolnostmi a nebude pro vás vždy snadné rozlišit správnou a nepatřičnou činnost. Pokud budete na pochybách, poraďte se se svým manažerem nebo s pracovníkem právního oddělení vaší výrobní nebo obchodní jednotky dříve, než uvažovanou činnost provedete. Následující směrnice se vztahují na nejběžnější konfliktní situace: Investování Neprovádějte takové investice, které by mohly ovlivňovat vaše rozhodování při vaší práci. Zásady společnosti Colgate zakazují svým zaměstnancům vlastnit akcie nebo mít jiný vlastnický podíl ve společnosti, která společnosti Colgate konkuruje nebo s ní má obchodní vztahy. Tento zákaz se nevztahuje na vlastnictví malého množství (obecně méně než 1 %) akcií veřejně obchodované společnosti za předpokladu, že taková investice není finančně tak podstatná, aby vytvářela zdání střetu zájmů. Pokud jste provedli potenciálně zakázané investice před tím, než jste začali pracovat ve společnosti Colgate, ohlaste tuto skutečnost právnímu oddělení. Rodina Informujte svého manažera a obstarejte si souhlas vedoucího vaší divize nebo odborného útvaru a právního oddělení dříve, než začnete jménem společnosti Colgate obchodně jednat s některou společností, v níž máte vy nebo některý váš blízký příbuzný takový vlastnický podíl, že byste ze své činnosti nebo z činnosti vašeho blízkého příbuzného mohli mít prospěch v jakékoli podobě. Další zaměstnání Nepracujte pro konkurenta v době, kdy pracujete ve společnosti Colgate, ani nepracujte pro třetí stranu a nepomáhejte jí tak, že by to nepříznivě ovlivnilo váš pracovní výkon nebo zdravý úsudek při práci. Bez povolení vedoucího vaší divize nebo vašeho odborného útvaru nevyužívejte pracovní dobu, zařízení ani materiály naší společnosti pro externí práci, která nemá žádnou souvislost s vaším pracovním místem ve společnosti Colgate. KODEX CHOVÁNÍ
Osobní záležitosti I když uznáváme a respektujeme právo zaměstnanců společnosti Colgate volně se stýkat s osobami, se kterými se dostanou do styku v pracovním prostředí, je třeba, abychom také používali zdravého úsudku k zajištění toho, aby tyto vztahy neměly negativní dopad na výkon naší práce, naši schopnost řídit ostatní nebo na pracovní prostředí. Jakékoli chování na pracovišti, které má původ v milostném vztahu nebo přátelství mezi zaměstnanci, může být nepatřičné, pokud takové chování vytváří nepříjemné pracovní prostředí ostatním zaměstnancům. Nespravedlivé upřednostňování nebo provádění pracovních rozhodnutí na základě emocí, loajality nebo přátelství místo nejlepších zájmů naší společnosti je zakázáno. Pracovníci, kteří udržují osobní vztahy nebo přátelství, se musí chovat taktně a citlivě a používat zdravého úsudku. Buďte si vědomi skutečnosti, že jiný člen vaší domácnosti může pracovat v postavení, které by mohlo vytvořit střet zájmů nebo jeho zdání. Pokud k takové situaci dojde, požádejte o radu svého manažera nebo pracovníka vašeho právního oddělení. Nejvyšší správní orgány jiných organizací Dříve, než se stanete členem správní rady nebo podobného orgánu jiné společnosti nebo státního orgánu, opatřete si souhlas našeho prezidenta a generálního ředitele a rovněž hlavního právníka společnosti. Členství ve správní radě profesionální asociace nebo neziskové organizace, která nemá vztah k naší práci, musí předem schválit vedoucí vaší divize nebo odborného útvaru. Chráníme zákonem chráněné informace naší společnosti. Obchodní tajemství společnosti Colgate, jiné zákonem chráněné informace a velká část jejích interních dat představují cenné hodnoty. Ochrana těchto hodnot včetně udržení jejich tajné povahy hraje neobyčejně důležitou úlohu v našem dalším růstu a schopnosti úspěšně soutěžit. Obchodní tajemství jsou informace používané v souvislosti s výrobní a obchodní činností společnosti Colgate, které nejsou všeobecně známy nebo snadno zjistitelné, a u nichž společnost vyvinula úsilí udržet jejich tajnou povahu. Je však třeba chránit i jiné soukromé informace jako je například know-how. Obchodní tajemství a jiné soukromé informace společnosti Colgate mohou mít podobu popisu složení, konstrukce, zařízení nebo informací, které používáme v naší výrobní a obchodní činnosti, a které poskytují společnosti Colgate příležitost získat výhodu vůči svým konkurentům. Obchodní tajemství a jiné soukromé informace společnosti Colgate nemají vždy pouze technickou povahu. Může k nim rovněž patřit výrobní a obchodní výzkum, plány nových výrobků, strategické cíle a jakékoli neuveřejněné finanční nebo cenové informace, seznamy zaměstnanců, zákazníků a dodavatelů a informace týkající se požadavků, preferencí, výrobních a obchodních návyků a plánů našich zákazníků. I když tento seznam není vyčerpávající, přesto podává širokou paletu informací, které musí být chráněny. Obchodní tajemství a jiné soukromé informace nemusí být patentovatelné, ale nesmějí být všeobecně nebo veřejně známy. Mezi vaše povinnosti týkající se obchodního tajemství a jiných soukromých informací patří zejména: Neprozradit tyto informace jiným zaměstnancům společnosti Colgate, kromě těch, kteří musí takové informace znát nebo používat. Neprozradit tyto informace osobám stojícím mimo společnost Colgate. Nepoužívat tyto informace pro svůj vlastní prospěch nebo pro prospěch osob stojících mimo společnost Colgate. Pokud společnost Colgate opustíte, vaše povinnost chránit obchodní tajemství a jiné soukromé informace společnosti Colgate trvá, dokud se tyto informace nestanou veřejně dostupnými nebo je společnost Colgate už nepovažuje za obchodní tajemství ani za soukromé informace. Dále nesmíte zapomínat, že korespondence, tiskoviny, elektronické informace, dokumenty nebo záznamy všeho Colgate-palmolive company
druhu, znalost specifických procesů, postupů, zvláštní způsoby společnosti Colgate v některých jejích činnostech ať jsou důvěrné povahy či ne jsou všechny majetkem společnosti a musí zůstat na půdě společnosti Colgate. Osobní dovednosti získané či zdokonalené během vaší práce pro společnost jsou samozřejmě osobním majetkem každého našeho zaměstnance i v případě jeho odchodu. Pokud máte nějaké otázky týkající se rozhodnutí o tom, zdali se jedná o soukromé informace či obchodní tajemství nebo ne, obraťte se na právní oddělení. Dodržujeme zásady týkající se dotazů ze strany tisku a jiných médií. Žádosti o finanční a obchodní informace týkající se společnosti Colgate ze strany médií, tisku, finančních analytiků nebo veřejnosti je třeba odkazovat na viceprezidenta pro podnikovou komunikaci (Corporate Communications), nebo na viceprezidenta pro vztahy s investory (Investor Relations). Žádosti o informace nebo jiné kontakty ze strany americké Komise pro cenné papíry a burzu (Securities and Exchange Commission), newyorské burzy nebo jiných regulatorních orgánů či úřadů po celém světě je třeba odkazovat našemu hlavnímu právnímu odboru. Je kriticky důležité, aby nikdo z nás na takové požadavky a kontakty neodpovídal sám o sobě, protože jakákoli nevhodná či nepřesná odpověď, dokonce i popření některých informací, může mít za následek nepříznivou publicitu a může jinak vážně ohrozit právní pozici naší společnosti. Tato zásada se nevztahuje na žádosti o veřejně dostupné finanční informace jako jsou například roční a čtvrtletní zprávy nebo veřejné propagační činnosti naší společnosti. Žádosti o rozhovor s některým zaměstnancem společnosti Colgate týkající se záležitostí naší společnosti a/nebo vydávání tiskových sdělení a/nebo stanovisek naší společnosti musí předem zkontrolovat a schválit viceprezident pro podnikovou komunikaci (Corporate Communications) nebo viceprezident pro vztahy s investory (Investor Relations). Rozhovory vedené z iniciativy naší společnosti musí být podobně schváleny dříve, než se se zástupci médií sjedná konkrétní termín. Další informace týkající se směrnic naší společnosti k ochraně důvěrných informací naleznete v materiálu nazvaném Colgate-Palmolive Guidelines on Securities Trading and Confidentiality of Information (Směrnice společnosti Colgate-Palmolive pro obchodování cennými papíry a ochraně důvěrných informací) a dále pak v materiálu Colgate-Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Směrnice společnosti Colgate-Palmolive pro zachování soukromých informací společnosti a respektování soukromých informací jiných subjektů), které jsou součástí Směrnic pro obchodní postupy naší společnosti. Vedeme spolehlivé záznamy a výkazy. Finanční situace naší společnosti a výsledky její celkové činnosti musí být zaznamenávány v souladu s požadavky zákona a všeobecně přijatých účetních zásad (například americký GAAP). Zásady společnosti, jakož i zákony vyžadují, aby společnost vedla účetní knihy, záznamy a účty tak, aby přesně a věcně správně vyjadřovaly povahu každé obchodní transakce a použití jmění naší společnosti. Integrita účetní a finanční evidence naší společnosti je založena na přesnosti a úplnosti základních informací, které jsou podkladem zápisů v účetních knihách naší společnosti. Každý, kdo se účastní na vytvoření, zpracování a zaznamenání takových informací, je osobně zodpovědný za jejich pravdivost a přesnost. Každý účetní nebo finanční zápis musí přesně vyjadřovat to, co je popsáno v dokladu, na jehož základě se zápis provádí (prvotní doklad). Nesmí docházet k ukrývání informací před vedením společnosti ani ze strany vedení a zejména před interními kontrolory společnosti a jejími vnějšími auditory. Jménem společnosti nesmí být schválena ani provedena platba s úmyslem nebo se znalostí skutečnosti, že jakákoli část takové platby se má použít pro jiný účel než je účel popsaný v prvotním KODEX CHOVÁNÍ
dokladu, na jehož základě se platba provádí. V žádných účetních knihách a jiných formách evidence naší společnosti se nesmí provádět falešné či zavádějící zápisy z jakéhokoli důvodu, a naše společnost nesmí zřídit, nabýt nebo udržovat žádný fond, hodnotu nebo účet pro jakýkoli účel, pokud takový fond, hodnota nebo účet nejsou řádně zaznamenány a evidovány v účetních knihách a jiných formách evidence naší společnosti. Žádné podnikové fondy nebo jiné hodnoty nesmí být používány k nezákonným či jinak nepatřičným účelům. Manažeři a ostatní zaměstnanci zodpovědní za vypracování finančních informací musí zajistit, aby se všichni řídili finančními zásadami společnosti Colgate. Příjmy a výdaje musí být řádně a včasně identifikovány a zaznamenávány. Aktiva a pasiva musí být řádně zaznamenána a správně oceněna. Dále pak musí všichni ti zaměstnanci, kteří jsou odpovědní za oficiální výkazy společnosti Colgate pro (americkou) Komisi pro cenné papíry a burzu a za jiné výkazy vyžadované příslušnými zákony (nebo se jejich vypracování účastní) nebo za další formy komunikace s obchodními či finančními kruhy, zajistit, aby takové výkazy a komunikace obsahovaly povinné přiznání, které je úplné, realistické, přesné, včasné a srozumitelné. Pokud si uvědomíte možné opomenutí, zfalšování nebo nepřesnost v účetních či finančních zápisech, v prvotních dokladech, na jejichž základě se takové zápisy provádějí nebo v oficiálních výkazech společnosti Colgate zasílaných americké Komisi pro cenné papíry a burzu nebo v jiných druzích komunikace nebo jinou poruchu v systému interní kontroly, musíte bez odkladu ohlásit takové skutečnosti svému manažerovi nebo pracovníkovi právního oddělení vaší organizační jednotky. V těchto záležitostech se můžete rovněž obrátit na Oddělení etiky a dodržování zákonů (Global Ethics and Compliance Department) naší společnosti zcela anonymně se zachováním důvěrné povahy vašich informací tak, jak je to popsáno na straně 25. Chráníme majetek společnosti Colgate. Všechna aktiva, zařízení a služby naší společnosti se smí používat pouze k zákonným, vhodným a povoleným účelům. Jakákoli krádež peněz, majetku a služeb je přísně zakázána. Vybavení, systémy, zařízení, podnikové platební karty a spotřební materiál společnosti Colgate mohou být používány pouze k výkonu práce pro společnost Colgate nebo pro účely schválené vedením společnosti. Jste každý osobně zodpovědný nejen za ochranu majetku společnosti Colgate, který vám byl svěřen, ale také za nápomoc k obecné ochraně majetku naší společnosti. Musíte být bdělí v jakékoli situaci nebo případě, který by mohl vést ke ztrátě, zneužití nebo krádeži majetku společnosti a všechny takové situace musíte ohlásit svému manažerovi nebo podnikovému oddělení bezpečnosti (Corporate Security Department) ihned, jakmile se o nich dozvíte. Pouze někteří oficiální představitelé naší společnosti a jiní vyšší vedoucí pracovníci mají oprávnění zavazovat naši společnost takovým způsobem, že to má dopad na majetek společnosti. Naši společnost nesmíte zavazovat tak, že to ovlivňuje její majetek, pokud nejste řádně oprávněni. Pokud si musíte vyjasnit vlastní oprávnění nebo oprávnění jiné osoby zavazovat naši společnost, obraťte se prosím na finančního ředitele vaší nižší organizační jednotky nebo vaší divize. Zdroje informační technologie používáme odpovědným způsobem. Zdroje informační technologie společnosti Colgate musíme používat odpovědným způsobem, který je v souladu s naším Kodexem a všemi ostatními směrnicemi naší společnosti včetně těch, které se vztahují ke specifické počítačové technologii, ochraně dat, důvěrným a soukromým informacím a k právům intelektuálního vlastnictví. Mezi informační technologie společnosti Colgate patří všechna počítačová zařízení, která společnost Colgate vlastní, leasuje nebo pronajímá, a to bez ohledu na fyzické umístění, která zahrnují například osobní počítače, přenosná počítačová zařízení, síťové servery, přístup k Internetu, intranet a zařízení sloužící k přístupu k emailu společnosti Colgate. Patří sem také systém hlasové schránky a jiné hlasové systémy, faxové přístroje, telefony, digitální asistenty (tj. Blackberry), okamžitá sdělení (instant messaging) a informace získané nebo zavedené z Internetu a/nebo šířené prostřednictvím Internetu nebo intranetu společnosti Colgate. Colgate-palmolive company
Uvedené zdroje informační technologie rovněž zahrnují přístup k síti a emailu společnosti Colgate z počítače, který vlastní, leasuje nebo pronajímá společnost Colgate (tj. počítače umístěné v domovech zaměstnanců). Všechny zdroje informační technologie společnosti Colgate jsou duševním majetkem této společnosti, a patří mezi ně informace vytvořené, uložené a přenesené pomocí zdroje informační technologie společnosti Colgate. Jediné informace, které se nepovažují za majetek společnosti, jsou informace získané během omezeného osobního použití zdrojů informační technologie společnosti Colgate nebo informace, které se za majetek společnosti nepovažují podle příslušných zákonů a předpisů. Zdroje informační technologie společnosti Colgate se musí používat pouze pro účely výrobní a obchodní činnosti společnosti Colgate. Následující způsoby použití jsou zakázány: Zasílání obtěžujících, diskriminačních, pomlouvačných, podvodných nebo výhrůžných sdělení, mezi něž patří sdělení, která se urážlivě zmiňují o rase, pohlaví, věku, sexuální orientaci, náboženství, politickém přesvědčení, národním původu, duševní či fyzické invaliditě, etnickém původu, statusu válečného veterána, subjektivně vnímaném pohlaví nebo o jiné charakteristice chráněné příslušným zákonem. Zasílání, vyhledávání nebo ukládání jakékoli formy urážlivé nebo obscénní komunikace či materiálů. Nepovolené šíření soukromých, důvěrných informací nebo obchodního tajemství společnosti Colgate. Způsobení nebo umožnění porušení bezpečnosti dat nebo znemožnění síťové komunikace a/nebo nepatřičné prozrazení vlastního hesla jiným osobám nebo povolení jiným osobám, aby používaly vaše heslo. Porušení práv jakékoli osoby nebo společnosti, která jsou chráněna autorskými právy, právem chránícím obchodní tajemství, patenty nebo jiná duševní práva nebo podobné zákony či předpisy. Porušení práva na soukromí jakékoli osoby chráněné příslušným zákonem. Akvizice či jiný nábor pro jakoukoli vnější organizaci, podnik nebo věc zájmu, která nemá souvislost se společností Colgate, kam patří například jakékoli komerční, náboženské nebo politické organizace, podniky nebo věci zájmu. Kromě omezení uvedených v příslušném zákoně si společnost Colgate vyhrazuje právo sledovat zařízení, systémy a síťovou aktivitu, kam patří například email, hlasová schránka, používání Internetu a jakékoli uložené informace, a to za vhodných okolností a v souladu s příslušnými zákony. Dále pak, pro účely údržby provozu, bezpečnosti, obchodních záležitostí, právních a regulatorních požadavků, může mít pověřený personál a nezávislí poskytovatelé služeb neomezený přístup k informacím uloženým ve zdrojích informační technologie společnosti Colgate v nejvyšším rozsahu povoleném zákonem. Společnost Colgate si vyhrazuje právo kterékoli osobě ukončit přístup ke zdrojům informační technologie společnosti Colgate kdykoli s předchozím upozorněním nebo bez něho. Další a podrobnější informace týkající se této tématiky naleznete v materiálu naší společnosti nazvaném Směrnice pro obchodní postupy. 10 KODEX CHOVÁNÍ
NAŠE VZTAHY S NAŠÍ SPRÁVNÍ RADOU Naší velikou výhodou je, že ve Správní radě společnosti Colgate pracuje skupina vynikajících lidí, kteří poskytují rady, doporučení a opravdové vedení, které je rozhodující pro náš pokračující úspěch. Kolektivní zkušenosti v oblasti výroby a obchodu, vzdělávání a státní správy, znalosti mezinárnodního prostředí, vysoké dosažené vzdělání, morální a etické chování, jakož i kulturní různorodost, umožňuje Správní radě účinně dohlížet na činnost naší společnosti. Máme nezávislou správní radu. Nezávislost je ku prospěchu integrity a pocitu osobní odpovědnosti. Zásadou společnosti Colgate je mít správní radu, která se skládá především z externích nezávislých členů. Všichni členové jednotlivých výborů naší Správní rady, kteří dohlížejí na oblast kontroly, odměňování a celkového podnikového vedení, jsou nezávislé osoby. Žádný z těchto členů nezaujímá dvě různé pozice ve výborech a pevnou zásadou naší společnosti je, že žádný z nezávislých členů naší Správní rady nedostává žádné poplatky za konzultace či právní poradenství ani jinou odměnu spojenou s takovým členstvím. Propagujeme přímou a otevřenou komunikaci se Správní radou. Členové Správní rady se často a přímo stýkají se členy vedení společnosti Colgate, a to jak v rámci činnosti Správní rady tak i mimo ni. Členové nejvyššího vedení se pravidelně scházejí se členy Správní rady během oficiálního zasedání i v neformálních schůzkách a společně pak se účastní aktivních, upřímných a otevřených diskusí o různých aspektech naší výrobní a obchodní činnosti. V době mezi jednotlivými plánovanými zasedáními Správní rady se její členové často obracejí na nejvyšší výkonné vedení společnosti s otázkami a náměty. Výsledná atmosféra otevřenosti a upřímnosti odráží obecnou podnikovou kulturu společnosti Colgate a pomáhá Správní radě hrát aktivní roli ve vývoji a usměrňování obchodní strategie naší společnosti. Jsme pevně odhodláni dále prosazovat vynikající správu naší společnosti. Správní rada společnosti Colgate vede řadu iniciativ v oblasti celkové správy společnosti. Společnost Colgate byla jednou z prvních společností srovnatelného postavení, která formálně přijala Kodex chování, který se zabývá veškerou naší výrobní a obchodní činností, a vypracovala stanovy pro Správní radu a její výbory, čímž se naší společnosti za poslední dvě desetiletí podařilo zavést jasně definované vynikající postupy, které se průběžně vylepšují a vylaďují. Centrem těchto zásad společnosti je právě její Správní rada, která pevně věří, že dobrá celková správa podniku logicky doprovází a podporuje náš dlouhodobý obchodní úspěch. Další a podrobnější informace o programu obecné podnikové správy společnosti Colgate naleznete v materiálu nazvaném Colgate-Palmolive Company Board Guidelines on Significant Corporate Governance Issues (Směrnice Správní rady společnosti Colgate-Palmolive pro významné otázky obecné podnikové správy), který je k dispozici na internetových stránkách společnosti. Colgate-palmolive company 11
NAŠE VZTAHY S EXTERNÍMI OBCHODNÍMI SUBJEKTY Každý z nás je zodpovědný za to, jak nás vnímají naši dodavatelé a zákazníci. Je nezbytně nutné, abychom si udrželi naši pověst čestného a spravedlivého jednání s těmito skupinami. S našimi dodavateli a zákazníky jednáme eticky. Naším cílem v oblasti nákupu a zásobování je zajistit trvalé, spolehlivé zdroje dodávek. Čestné jednání se zákazníky a dodavateli je podstatně důležitý faktor k vytvoření zdravých a dlouhodobých vztahů. Proto považujeme svoje dodavatele spíše za partnery a očekáváme, že dosáhnou přiměřeného zisku. Při našem rozhodování posuzujeme všechny potenciální dodavatele spravedlivě a rovně. Naše rozhodnutí se pak zakládají na objektivních kritériích, jako je cena a kvalita a rovněž spolehlivost a integrita každého z těchto dodavatelů. Poskytování nebo přijímání tajných provizí, úplatků a podobných plateb je zakázáno. Našim zákazníkům neposkytujeme žádné nerovné úlevy v podobě lepších cen, propagačních slev, pomoci při marketingu a podobné formy zvýhodňování; se všemi našimi zákazníky zacházíme na stejné obchodní bázi. O vztazích se zákazníky a dodavateli pojednává oddíl tohoto Kodexu zabývající se naší odpovědností v souvislosti se zákonem na ochranu hospodářské soutěže. Nedáváme ani nepřijímáme nevhodné dary. Je nepřijatelné poskytovat nebo přijímat dary, platby nebo jiné výhody za účelem ovlivnění obchodních rozhodnutí. Pokud máte v úmyslu dát nebo přijmout dárek, platbu či jiný prospěch, který přesahuje nominální hodnotu 50 amerických dolarů, musíte se obrátit se žádostí o schválení na svoje právní oddělení nebo na hlavní podnikové oddělení pro dodržování etiky a zákonů (Global Ethics and Compliance) dříve, než k takovému převodu dojde. Dále pak nezapomeňte, že můžete přijmout dárek nominální hodnoty z téhož zdroje jen jednou za rok. Pokud by bylo pro naši společnosti poněkud trapné, kdybyste nepřijal určitý dar, který přesahuje nominální hodnotu, pak musíte přijetí takového daru ohlásit právnímu oddělení. Pracovník právního oddělení rozhodne o tom, jak se s darem naloží. Kromě toho, nesmíte zařídit nebo přijmout dar, platbu ani jiný požitek přesahující nominální hodnotu jménem blízkého příbuzného od někoho, s nímž udržuje naše společnost existující obchodní vztahy nebo by s ním chtěla obchodní vztahy navázat. Řiďte se následujícím pravidlem: nikdy nepřijímejte dar nebo službu, pokud by vás mohla kompromitovat, nebo pokud by mohla i jen vyvolat zdání kompromitování. Sem nepatří příležitostné obchodní pohoštění, za které je poskytnuta reciprocita, nebo dárky čistě nominální hodnoty. Musíte si být rovněž vědomi skutečnosti, že existují zvláštní pravidla, která řídí a upravují otázky správného chování při jednání se zástupci federálních, státních a místních orgánů moci a se státními zaměstnanci cizích zemí, která se liší od pravidel upravujících styky s nevládními subjekty. Všeobecně řečeno, státnímu zaměstnanci nesmíte nabídnout ani poskytnout žádné dary, spropitné ani jiné cennější předměty, kam patří i pohoštění nebo cestovní náklady a výlohy, ledaže to předem schválí právní oddělení. Kodex chování společnosti Colgate byl zaslán i dodavatelům a poskytovatelům služeb. Byli informováni o požadavku ve styku s námi dodržovat Kodex nebo se vystavují riziku, že ztratí naše zakázky, pokud tento požadavek nesplní. 12 KODEX CHOVÁNÍ
Respektujeme obchodní tajemství a důvěrné informace ostatních. Zásadou společnosti Colgate je vědomě neporušovat práva duševního vlastnictví ostatních subjektů. Dále je zásadou společnosti respektovat obchodní tajemství a jiné soukromé informace ostatních subjektů. Toto je obzvláště důležitý aspekt v situaci, kdy znáte obchodní tajemství a soukromé informace jako bývalý zaměstnanec. Pokud by v této oblasti vyvstaly nějaké otázky, musíte se poradit s právním oddělením. Pokud se na vás obrátí někdo stojící mimo naši společnost s vynálezem, objevem nebo nápadem, je důležité ochránit naši společnost před budoucími tvrzeními o porušení autorských práv a požadavky na peněžní kompenzaci, a to zejména v případech, kdy naše vlastní úsilí nebo úsilí našich konzultantů dosáhlo stejného vynálezu, objevu nebo nápadu, který chceme uplatnit v některém z výrobků naší společnosti. Nedovolte vně stojícím osobám, aby prozradily jakékoli podrobnosti jejich vynálezu, objevu nebo nového nápadu. Aniž byste se jimi konkrétně zabývali, odkazujte všechny nevyžádané nápady na naše Oddělení spotřebitelských záležitostí (Consumer Affairs department) ve vašem místě tak, jak to odpovídá zásadám naší společnosti. Další informace o ochraně informací ostatních subjektů naleznete v materiálu nazvaném Colgate- Palmolive Guidelines on Preserving Company Proprietary Information and Respecting the Proprietary Information of Others (Směrnice společnosti Colgate-Palmolive pro ochranu soukromých informací společnosti a respektování soukromých informací ostatních), který je součástí Směrnic obchodních postupů naší společnosti. Colgate-palmolive company 13
NAŠE VZTAHY SE SPOTŘEBITELI Naše dobrá pověst vznikla na základě kvality a bezpečnosti našich výrobků. Naše odhodlání udržet kvalitu a bezpečnost je podstatnou podmínkou pro další růst a celkový úspěch naší společnosti. STANOVUJEME nejvyšší standardy pro naše výrobky. Spotřebitelům poskytujeme jistotu, že mohou plně důvěřovat výrobkům společnosti Colgate z hlediska jejich spolehlivosti, kvality a vynikajícího účinku. Kromě služeb, které poskytujeme miliardám lidí na trzích, kde provozujeme svoji činnost, se musíme i nadále usilovně snažit o co nejefektivnější výrobu našich výrobků tak, aby si je mohlo dovolit zakoupit co největší množství spotřebitelů. Výrobky, které prodává společnost Colgate, musí nejen splňovat všechny normy bezpečnosti stanovené zákonem, ale i naše vlastní často přísnější podnikové normy. Jsme účastníky programů tak, abychom mohli ihned přijít na pomoc spotřebitelům v případě, že někdo nedovoleně manipuloval s našimi výrobky nebo je jinak zneužil. Zdraví, bezpečnost a blaho našich spotřebitelů je naší nejvyšší prioritou, takže jako zaměstnanec společnosti Colgate jste povinen okamžitě ohlásit vedoucímu vaší organizační jednotky jakýkoli problém týkající se kvality nebo bezpečnosti našich výrobků. Hbitě reagujeme na připomínky našich spotřebitelů. Vzhledem k tomu, že předmětem našeho podnikání jsou spotřebitelské výrobky, závisí náš úspěch na spokojenosti, důvěře a dobré vůli spotřebitelů. Nejlépe dosáhneme svých cílů a uspokojíme potřeby spotřebitelů tím, že budeme dodržovat důsledný, spravedlivý a citlivý program komunikace se spotřebiteli. Jsme si plně vědomi důležitosti předvídání a zajištění rychlé reakce na potřeby a preference našich zákazníků v souvislosti s našimi výrobky. Také se domníváme, že názory, vyslovené obavy a pochyby a jiné dotazy našich spotřebitelů týkající se našich výrobků jsou důležitými zdroji informací. Potřeby spotřebitelů se neustále mění, takže my musíme neustále naslouchat tomu, co si lidé přejí a využít naše tvůrčí schopnosti k tomu, abychom tyto měnící se potřeby uspokojovali. Pokud některý spotřebitel vyjádří nespokojenost, problémem se okamžitě zabýváme, a to zdvořile a spravedlivě, a vyvineme přiměřené úsilí k tomu, abychom udrželi nebo znovu získali dobrou vůli spotřebitele ochotného dále nakupovat výrobky společnosti Colgate. Naše reklamy jsou přesné. Jednou z nejdůležitějších stránek našeho podnikání je reklama. Reklama by měla být nápaditá a konkurenceschopná, ale současně čestná a přesná, nikoli zavádějící a rozhodně musí dodržovat příslušné zákony. Naše reklama se také musí vyhnout jakýmkoli stereotypům založeným na takových faktorech jako je rasa, náboženství, národní původ, etnický původ, barva pleti, pohlaví, individuálně vnímané pohlaví, věk, občanství, sexuální orientace, status válečného veterána, rodinný stav, snížená pracovní schopnost nebo jakákoli jiná charakteristika chráněná zákonem. Reklama vytváří víc než určitou představu o výrobku. Reklama buduje naši pověst spolehlivé a důvěryhodné společnosti. 14 KODEX CHOVÁNÍ
Kromě toho pečlivě vážíme otázku, které médium zvolíme pro naši reklamu. Nedovolíme, aby se naše reklamy objevily na obrazovce televizních programů nebo v jiných médiích, která předvádějí zbytečné nebo přehnané násilí nebo sex nebo jsou svými výroky protispolečenské anebo negativně ovlivňují pověst naší společnosti nebo našich výrobků. Dodržujeme normy čisté hry při navrhování, volbě a používání reklamy, obchodních značek a průmyslových vzorů, takže výrobky mají úspěch na základě své kvality a pověsti, a nikoli díky úspěšné imitaci nebo zneužití dobré pověsti našich konkurentů. Obchodní čistá hra vyžaduje: Přísné dodržování místních zákonem předepsaných požadavků na respektování obchodních značek k zamezení porušování autorských práv a nečisté hospodářské soutěže. Vyhnout se napodobování známých obchodních značek, sloganů, reklamních témat a grafiky používané nadnárodními společnostmi a regionálními konkurenty mimo vaši lokalitu. Podrobnější pojednání o směrnicích naší společnosti týkajících se reklamy naleznete v materiálu Colgate-Palmolive Advertising Guidelines (Směrnice pro reklamu společnosti Colgate-Palmolive) a Colgate-Palmolive Advertising Placement Policy Statement (Prohlášení společnosti Colgate- Palmolive o zásadách umisťování reklamy), které jsou součástí Směrnic pro obchodní postupy naší společnosti (Business Practices Guidelines). Respektujeme soukromí našich spotřebitelů. Respektujeme právo našich spotřebitelů na soukromí. Zásadou společnosti Colgate je shromažďovat, zpracovávat, používat a ukládat si osobní informace od spotřebitelů pouze v souladu s příslušnými zákony, včetně zákonů týkajících se sběru a využívání osobních informací od neplnoletých dětí, a podniknout všechny přiměřené kroky k zabezpečení takových informací. Při svém styku se společností Colgate, například svými žádostmi o informace o výrobcích nebo svojí účastí v soutěžích sponzorovaných naší společností, mohou spotřebitelé naší společnosti poskytnout určité osobní informace, například jména, fyzické adresy a elektronické adresy. My takové informace používáme pouze pro účely, pro něž nám tyto informace byly poskytnuty, ledaže určitý spotřebitel souhlasí s jiným použitím, a podle potřeby pro naši evidenci. Naší zásadou dále je, že osobní informace našich spotřebitelů nesdílíme s třetí stranou, ledaže to vyžaduje poskytnutí služeb našim spotřebitelům nebo je takové sdílení jinak v souladu s příslušnými zákony a předpisy. Zákony upravující otázky spotřebitelského soukromí se často nově přijímají a upravují. Jsme plně odhodláni sledovat měnící se zákony na ochranu soukromí a standardy, a čas od času na jejich základě vypracovat specifické zásady. Colgate-palmolive company 15
NAŠE VZTAHY SE STÁTNÍM SEKTOREM A ZÁKONEM Dodržujeme všechny zákony, které upravují obor podnikání společnosti Colgate. Ve skutečnosti je naší zásadou překročit literu zákona a dodržovat ducha zákona. Zvykněte si na to, že kdykoli máte pochybnosti, poradíte se s právním oddělením. Dodržujeme zákony na ochranu hospodářské soutěže. Zásadou společnosti Colgate je, že všichni zaměstnanci musí plně dodržovat zákony na ochranu hospodářské soutěže (v USA známé pod názvem protitrustové zákony) každé země, státu a lokality, kde společnost Colgate provozuje svoji činnost. Účelem zákonů na ochranu hospodářské soutěže je chránit proces řádné soutěže tak, aby z toho měli prospěch spotřebitelé. Zákony na ochranu hospodářské soutěže zajišťují, že společnosti spolu vzájemně soutěží, aby získaly zakázky tak, že nabízejí nižší ceny, inovativní výrobky a lepší služby, a nikoli tím, že manipulují tržní síly nabídky a poptávky. Zákony na ochranu hospodářské soutěže rovněž chrání společnosti před bezohlednými a dravčími způsoby dominantních společností tak, že podmínky konkurence jsou rovné pro všechny účastníky na trhu. Společnost Colgate podporuje cíle zákonů na ochranu hospodářské soutěže. Domníváme se, že nejlépe fungujeme v silně konkurenčním prostředí. Všechny země přijaly nějakou formu zákona na ochranu hospodářské soutěže. Je vaší odpovědností porozumět takovým zákonům tam, kde provádíte svoji výrobní a obchodní činnost a, je-li třeba, požádat o radu vaše právní oddělení nebo hlavní právní oddělení naší společnosti (Corporate Legal Department). Musíte dodržovat literu i ducha všech příslušných zákonů. Zákony na ochranu hospodářské soutěže na celém světe zakazují jakékoli dohody mezi potenciálními konkurenty, které by ohrozily zdravou hospodářskou soutěž. Klíčem k dodržování zákona je nezávislost. Společnost Colgate musí jednat nezávisle při svých podnikatelských činnostech cenová politika, slevy, zvláštní propagační akce a ceny a nákupní a prodejní podmínky; výběr zákazníků, distributorů a dodavatelů; a konečně volba výrobků a kolik jich prodávat. Je důležité si uvědomit, že nezákonné ujednání nemusí mít podobu formálního dokladu a nemusí dokonce existovat ani v písemné podobě. Může to být ústní ujednání nebo shoda mlčky odvozená ze způsobu vedení obchodní činnosti nebo pouze poznámky v nějakém dokumentu. A ještě něco: k tomu, aby nějaká dohoda byla nezákonná, nemusí být ještě ani realizována. Zákony na ochranu hospodářské soutěže také ukládají určitá omezení pro vztahy se zákazníky a distributory. Ve většině zemí je porušením zákona na ochranu hospodářské soutěže jakýkoli pokus zbavit zákazníky nebo distributory jejich svobody určovat cenu, dodací lhůty a podmínky nebo jim vnucovat nepřístojná omezení jejich práva provádět svoji činnost nezávisle. Následky nedodržení zákona na ochranu hospodářské soutěže jsou pro společnost Colgate a její zaměstnance mimořádně vážné. Porušení některých zákonů na ochranu hospodářské soutěže může pro dotyčné osoby vést k pokutám nebo dokonce k trestu odnětí svobody a k ještě vyšším pokutám pro naši společnost. Dokonce i v případě, že nebylo zahájeno trestní stíhání, může občanskoprávní řízení vyžadovat značnou náhradu škody a právních výdajů. Kdykoli máte jakékoli pochyby o tom, zdali uvažovaná činnost může vyvolat problémy ve spojitosti se zákonem na ochranu hospodářské soutěže, musíte se poradit s právním oddělením. 16 KODEX CHOVÁNÍ
Další informace o problematice svobodné konkurence a antitrustových zákonů naleznete v materiálu nazvaném Colgate-Palmolive International Competition Guidelines (Směrnice společnosti Colgate- Palmolive pro otázky mezinárodní hospodářské soutěže), který je součástí Směrnic pro obchodní postupy naší společnosti. Dodržujeme zákony o cenných papírech. Občas můžete mít k dispozici takové informace o společnosti Colgate nebo o jiných veřejně obchodovaných společnostech, s nimiž Colgate obchoduje nebo vyjednává, které jsou neveřejné tedy informace, které široká veřejnost nezná například předběžné údaje o zisku, možné kapitálové akvizice nebo prodej aktiv či investic, marketingové plány nebo očekávané zavádění nových výrobků. Informace se považují za neveřejné, dokud nejsou dostatečně odhaleny veřejnosti, tj. informace byly veřejně oznámeny a uplynul čas dostatečný k tomu, aby trhy cennými papíry tyto informace dostatečně zaznamenaly. Pokud jsou tyto neveřejné informace podstatné tedy informace, které by obezřelý investor vzal v úvahu při investičním rozhodování pak podle příslušných zákonů o cenných papírech a podle zásad naší společnosti: Nesmíte obchodovat na svůj účet ani na účet jiné osoby akciemi, dluhopisy ani jinými cennými papíry dané firmy (Colgate nebo jiné), k níž se podstatné neveřejné informace vztahují. Nesmíte nabádat či navádět ostatní, aby na základě takových podstatných neveřejných informací obchodovali akciemi, dluhopisy ani jinými cennými papíry dané firmy. Nesmíte prozradit takové neveřejné informace osobám stojícím mimo společnost Colgate. Nesmíte ani zbytečně diskutovat o takových neveřejných informacích s osobami uvnitř společnosti Colgate. Zaměstnanci společnosti Colgate se znalostí neveřejných informací o společnosti Colgate musí zachovat maximální disciplínu a udržet důvěrnou povahu takových informací a nesmějí obchodovat s akciemi, dluhopisy ani jinými cennými papíry společnosti Colgate ani akciemi, dluhopisy ani jinými cennými papíry jiné společnosti, které se informace týkají dříve, než se tyto neveřejné informace oznámí veřejnosti a po přiměřenou dobu po jejich oznámení. Tato omezení se také vztahují na provádění opcí. Pokud opustíte společnost Colgate, vaše povinnost neprozradit takové neveřejné informace trvá, dokud tyto informace nejsou dostatečně oznámeny veřejnosti. Pokud máte nějakou otázku, zdali takové neveřejné informace byly dostatečně oznámeny veřejnosti, musíte se obrátit na právní oddělení a upustit od obchodování dotyčnými cennými papíry a od prozrazení těchto informací do té doby, než vás informují, že dané informace nejsou podstatné nebo že byly již veřejně oznámeny a dostatečně veřejností zaznamenány. Neposkytujeme politické příspěvky. Finanční prostředky a jiný majetek naší společnosti se nesmí používat pro příspěvky politickým stranám nebo kandidátovi na politickou funkci, ať se jedná o federální, státní nebo místní úroveň, ve Spojených státech nebo v jiných zemích. Za politický příspěvek se považuje jak přímý příspěvek (tj. v penězích) tak příspěvek naturální. Mezi naturální příspěvky patří nákup lístků v rámci kampaně na získávání peněz, příspěvek v podobě výrobků, dobrovolnická činnost zaměstnanců společnosti Colgate v jejich pracovní době a používání zařízení a vybavení společnosti Colgate pro získávání peněz od veřejnosti nebo pro jiné politické účely. Pokud máte nějakou otázku týkající se naturálního příspěvku, obraťte se prosím na právní oddělení. Naše společnost nesmí odměnit nebo poskytnout náhradu, přímo či nepřímo a v žádné formě, některému zaměstnanci společnosti Colgate nebo osobě, která má vztahy s naší společností (sem patří i externí lobisté), za politické příspěvky, které daná osoba zamýšlí poskytnout nebo již poskytla. Colgate-palmolive company 17
Jednotliví zaměstnanci společnosti Colgate mohou samozřejmě svobodně poskytovat osobní příspěvky kandidátům nebo politickým stranám podle vlastní volby. Osobní příspěvek však musí zůstat odpovědností a zatížením daného jednotlivce. Společnost Colgate nepřijme jakoukoli odpovědnost nebo povinnost v souvislosti s osobním příspěvkem některého zaměstnance. Dále pak vyžadujeme, aby osobní příspěvek nebyl poskytován s úmyslem pomoci společnosti Colgate nebo některé z jejích dceřiných společností získat nebo si udržet zakázky. Se státními orgány jednáme eticky. Nikdy nesmíte usilovat o ovlivnění úsudku nebo chování státního zaměstnance slibem daru nebo jiných požitků ani jiným nezákonným naváděním. Je tedy důležité, abyste neposkytovali žádné dárky, zábavu a pohoštění, ani jiné hodnotné předměty nebo služby státním zaměstnancům, ledaže jste k tomu předem obdrželi povolení právního oddělení. Dále pak některé zákony upravující lobování mohou vyžadovat, aby se společnost a/nebo někteří její zaměstnanci zaregistrovali a vykazovali jako lobisté, pokud některý zaměstnanec společnosti Colgate komunikuje se státním zaměstnancem za účelem ovlivnění připravovaného zákona nebo některých jiných úředních výkonů. Pokud jste zapojeni do jakékoli takové činnosti, musíte o tom vyrozumět právní oddělení. Závazek společnosti Colgate jednat se státními zaměstnanci zákonným a etickým způsobem platí celosvětově. Zásady naší společnosti, americký zákon proti korupčním praktikám v zahraničí (Foreign Corrupt Practices Act) a podobné protikorupční zákony po celém světě zakazují našim zaměstnancům a jejich zástupcům poskytovat nebo nabízet peníze či jiné hodnoty ať v hotovosti či jinak, ať přímo či nepřímo prostřednictvím jiných osob jakémukoli zahraničními činiteli (např. zaměstnanci cizí vlády, představiteli cizí politické strany nebo stranickému činiteli nebo kandidátovi na cizí politický úřad) za účelem navádění takového činitele k ovlivnění některého úředního úkonu nebo rozhodnutí anebo získání či udržení zakázky pro naši společnost. K zajištění toho, že nikdy neporušíte tuto etickou normu, zavedla naše společnost zásadu, že kromě zákonem stanovených poplatků (například poplatky požadované za povolení nebo licenci), se nesmí cizím státním činitelům poskytovat žádné platby ani dárky vztahující se k podnikatelské činnosti naší společnosti, přímo či nepřímo, ledaže je právní oddělení předem schválilo jako zákonné podle amerických zákonů a ostatních příslušných zákonů. Při jednání a jakékoli jiné komunikaci se státními zaměstnanci buďte vždy přímí a čestní. Jakákoli vědomě nebo úmyslně falešná prohlášení učiněná státním zaměstnancům (ústně nebo písemně), a zejména pak falešná prohlášení učiněná pod přísahou, mohou vystavit naši společnost a její zaměstnance citelným pokutám. Podrobnější informace o zásadách naší společnosti v těchto oblastech a doporučení k nim naleznete v materiálu nazvaném Colgate-Palmolive Guidelines on the U.S. Foreign Corrupt Practices Act (Směrnice společnosti Colgate-Palmolive k americkému Zákonu proti korupčním praktikám v zahraničí) a Colgate-Palmolive Guidelines on Business Relationships with Government Entities (Směrnice společnosti Colgate-Palmolive pro obchodní styky se státními orgány), které jsou součástí Směrnic pro obchodní postupy naší společnosti. Uchováváme všechny záznamy a doklady v souladu se zákonem. Dodržujeme všechny zákony a předpisy vztahující se k uchovávání záznamů naší společnosti (včetně fyzických dokladů a elektronických dat). Program uchovávání dokumentů naší společnosti zakotvil zásady a postupy společnosti vztahující se na zachovávání záznamů, které musí všichni dodržovat. Kopii tohoto Programu uchovávání dokumentů naší společnosti obdržíte od hlavního právního odboru naší společnosti (Global Legal Organization). Podrobnější směrnice upravující pravidla, jak zacházet s dokumenty ve vaší organizační jednotce, získáte od vašeho místního právního nebo finančního oddělení. 18 KODEX CHOVÁNÍ