Etický kodex pro dodavatele společnosti Microsoft Microsoft se snaží být více než jen dobrou společností snaží se být vynikající společností. Na cestě k tomuto cíli jsme odhodláni plnit naše poslání spočívající v pomoci lidem a firmám po celém světě dosahovat nejvyšší úrovně produktivity a úspěchu. Naše poslání nespočívá pouze ve vytváření inovativních technologií. Důležité také je, kým jsme jako společnost nebo jako jednotlivci, jakým způsobem vnitřně řídíme naši společnost a jak pracujeme s našimi zákazníky, partnery, vládami, komunitami a dodavateli. Prostřednictvím standardů podnikání (www.microsoft.com/mscorp/legal/buscond) vytvořila společnost Microsoft firemní standardy zahrnující etické obchodní praktiky a dodržování právních norem. Tyto standardy platí pro všechny zaměstnance, vedoucí pracovníky a úředníky společnosti Microsoft. A podobně společnost Microsoft očekává od svých dodavatelů, že se připojí k této snaze o dosažení integrity dodržováním Etického kodexu pro dodavatele společnosti Microsoft a vyškolením svých zaměstnanců k jeho dodržování. DODRŽOVÁNÍ ETICKÉHO KODEXU PRO DODAVATELE Dodavatelé a jejich zaměstnanci, zástupci a subdodavatelé (souhrnně označovaní jako Dodavatelé ) musí při obchodních aktivitách realizovaných se společností Microsoft nebo jejím jménem dodržovat tento Etický kodex pro dodavatele. Dodavatelé musí neprodleně informovat příslušnou kontaktní osobu ve společnosti Microsoft (nebo člena managementu společnosti Microsoft), dojde-li k situaci, kdy je dodavatel nucen jednat v rozporu s tímto etickým kodexem. Přestože se od dodavatelů společnosti Microsoft očekává, že budou sami sledovat a demonstrovat dodržování tohoto etického kodexu, může společnost Microsoft v zájmu ověření jeho dodržování provádět audity dodavatelů nebo kontrolovat jejich pracoviště. Společnost Microsoft si může vyžádat okamžité odvolání kteréhokoli zástupce dodavatele nebo jeho pracovníka, jestliže jedná způsobem, který je nezákonný nebo je v rozporu s tímto etickým kodexem či jakýmikoli zásadami společnosti Microsoft. Kromě dalších povinností vyplývajících z jakékoli smlouvy mezi dodavatelem a společností Microsoft je vyžadováno dodržování tohoto etického kodexu a účast na školeních o tomto etickém kodexu poskytovaných společností Microsoft. POSTUPY DODRŽOVÁNÍ ZÁKONŮ A PŘEDPISŮ Všichni dodavatelé společnosti Microsoft musí při provádění svých obchodních aktivit bez výjimky dodržovat platné zákony a předpisy, jestliže realizují obchodní aktivity se společností Microsoft nebo jejím jménem, a jsou povinni, bez jakýchkoli výhrad: Obchodování: Dodržovat všechna platná obchodní omezení a všechny příslušné zákony a předpisy týkající se exportu, reexportu a importu. Antimonopolní opatření: Provádět obchodní aktivity zcela v souladu s antimonopolními zákony a zákony o korektní obchodní soutěži, které jsou platné v jurisdikcích, v nichž své obchodní aktivity provádějí. Bojkoty: Neúčastnit se mezinárodních bojkotů, které nejsou uznány vládou Spojených států nebo platnými zákony. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 1
Protikorupční opatření: Nepodílet se na žádných úplatcích, bez ohledu na to, zda jde o jednání se státními úředníky nebo s jednotlivci ze soukromého sektoru. Společnost Microsoft se zavazuje dodržovat standardy chování stanovené v zákoně Foreign Corrupt Practices Act ( FCPA ) v rámci práva Spojených států amerických a zákonech proti korupci a praní špinavých peněz platných v zemích, ve kterých společnost Microsoft působí. Dodavatelé musí dodržovat všechny příslušné zákony proti korupci a praní špinavých peněz, včetně zákona FCPA, a také zákony upravující lobbování, předávání darů a platby státním úředníkům, zákony o příspěvcích na politickou kampaň a další související předpisy. Dodavatelé nesmí přímo ani nepřímo nabídnout ani zaplatit žádnou protihodnotu (včetně služebních cest, darů, výdajů na pohoštění nebo charitativních příspěvků) úředníkovi či zaměstnanci státu, státního úřadu, politické strany či veřejné mezinárodní organizace nebo kandidátovi do politické funkce s cílem (i) nepřípustně ovlivnit jakýkoli úkon či rozhodnutí takového úředníka, zaměstnance či kandidáta za účelem získání výhody pro obchodní zájmy společnosti Microsoft, a to v jakémkoli ohledu, nebo (ii) jinak nepřípustně podpořit obchodní zájmy společnosti Microsoft, a to v jakémkoli ohledu. Jako zástupci společnosti Microsoft musí dodavatelé dodržovat ve všech ohledech zásady boje proti korupci pro zástupce společnosti Microsoft, které jsou uvedeny na adrese http://www.microsoft.com/en-us/legal/compliance/anticorruption/default.aspx#dwtr. OBCHODNÍ POSTUPY A ETIKA Dodavatelé společnosti Microsoft musí při svých obchodních interakcích a aktivitách zachovávat integritu a jsou povinni, bez jakýchkoli výhrad: Obchodní záznamy: Poctivě a přesně zaznamenávat a hlásit všechny obchodní informace a dodržovat všechny příslušné zákony týkající se jejich úplnosti a přesnosti. Vytvářet, uchovávat a používat obchodní záznamy v plném souladu se všemi příslušnými zákonnými požadavky a předpisy. Být upřímní, přímí a pravdiví při diskusích se zástupci regulačních orgánů a státními úředníky. Tisk: Hovořit se zástupci tisku jménem společnosti Microsoft, pouze získá-li k tomu dodavatel výslovný a písemný souhlas společnosti Microsoft. Dary: Vyhnout se poskytování jakýchkoli darů zaměstnancům společnosti Microsoft, protože i dobře míněný dar může za určitých okolností představovat úplatek, případně vést ke střetu zájmů. Nenabízejte žádné protihodnoty za účelem získání nebo zachování jakýchkoli výhod pro dárce a nenabízejte nic, co by se mohlo jevit jako prostředek k ovlivnění, ústupek za účelem dosažení rozhodnutí nebo závazek zaměstnance společnosti Microsoft. Při nabízení daru, jídla či zábavy zaměstnancům společnosti Microsoft vždy jednejte se zdravým úsudkem, zdrženlivě a přiměřeně. Jakýkoli dar od dodavatele musí být přípustný s ohledem na zásady obchodní jednotky a země působení zaměstnance společnosti Microsoft, protože obchodní a místní zásady společnosti Microsoft mohou předávání darů zcela zakazovat nebo stanovovat určitou maximální hodnotu daru. Jakékoli dary, jídlo či zábava musí vyhovovat z hlediska příslušných zákonů, nesmí znamenat porušení zásad darující osoby ani příjemce týkajících se dané záležitosti a musí odpovídat místním zvyklostem a praxi. Dodavatelé nesmí poskytovat žádné dary jakékoli hodnoty nikomu ze členů skupiny Global Procurement Group (GPG) ani jejím zástupcům. Střety zájmů: Vyvarovat se jakýchkoli nečestných praktik a střetů zájmů i jejich pouhého náznaku. Dodavatelé nesmí jednat přímo se žádným zaměstnancem společnosti Microsoft, jehož manžel/manželka, partner nebo jiný člen rodiny či příbuzný má významný finanční zájem ve Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 2
společnosti dodavatele. Při vyjednávání smlouvy s dodavatelem nebo plnění povinností dodavatele je nepřípustné také přímé jednání s manželem/manželkou, partnerem nebo jiným rodinným příslušníkem či příbuzným dodavatele, který je zaměstnán u společnosti Microsoft. Zneužití důvěrných interních informací při obchodování s akciemi: Vyvarovat se zneužití důvěrných interních informací při obchodování s akciemi tím, že nebudou realizovat žádné nákupy ani prodeje cenných papírů společnosti Microsoft ani jiných společností, jestliže mají k dispozici informace o společnosti Microsoft či jiné společnosti, které nejsou volně přístupné běžným investorům a mohly by ovlivnit rozhodování investora při nákupu nebo prodeji těchto cenných papírů. JEDNÁNÍ SE ZAMĚSTNANCI A LIDSKÁ PRÁVA Společnost Microsoft od svých dodavatelů očekává, že budou sdílet její závazky vzhledem k lidským právům a rovným příležitostem na pracovišti. Všichni dodavatelé společnosti Microsoft musí při jednání se svými zaměstnanci bez výjimky dodržovat všechny platné zákony a předpisy a jsou povinni, bez jakýchkoli výhrad: Spolupracovat se společností Microsoft při plnění jejího závazku zbavit pracovníky a pracovní místo obtěžování a protizákonné diskriminace. Přestože uznáváme a respektujeme kulturní rozdíly, vyžadujeme od dodavatelů, aby se nepodíleli na diskriminaci související s náborem pracovníků, odměňováním, přístupem ke školení, kariérním postupem, ukončováním pracovního poměru nebo penzí na základě rozdílů rasy, barvy pleti, pohlaví, národnostního původu, vyznání, věku, tělesného postižení, sexuální identity či jejího vyjádření, rodinného stavu, těhotenství, sexuální orientace, politické příslušnosti, členství v odborových organizacích či statutu veterána. Využívat pouze dobrovolnou pracovní sílu. Využívání nucené práce, ať již ve formě otrocké práce, práce v rámci dluhového otroctví či práce vězňů, dodavateli společnosti Microsoft je zakázáno. Zakázána je také podpora jakékoli formy obchodování s lidmi pro účely nedobrovolné práce prostřednictvím hrozeb, nátlaku, podvodných tvrzení či jiného donucování. Nepožadovat po pracovnících ukládání žádných záloh ani osobních dokladů (státem vydané průkazy, pasy nebo pracovní povolení) u zaměstnavatele. Pracovníci by měli mít možnost svobodného ukončení zaměstnaneckého poměru v souladu s místními a národními zákony nebo předpisy bez nezákonných sankcí. Dodržovat všechny místní a národní zákony a předpisy týkající se minimálního věku pracovníků a nevyužívat dětskou práci. Dodavatelé nesmí zaměstnávat pracovníky mladší 15 let, osoby mladší, než je věk pro dokončení povinné školní docházky, nebo osoby mladší, než je minimální zákonem stanovený věk pro zaměstnance, podle toho, který je vyšší. Společnost Microsoft podporuje pouze rozvoj legitimních výukových programů ve prospěch vzdělávání mladých lidí a nebude obchodovat s nikým, kdo tyto systémy zneužívá. Pracovníci mladší 18 let nesmí provádět rizikové práce a může jim být zakázána práce v noci, s ohledem na potřeby vzdělávání. Nepodílet se na fyzickém trestání či zneužívání. Fyzické zneužívání či trestání, hrozby fyzickým zneužitím, sexuální nebo jiné obtěžování a verbální zneužívání či jiné formy zastrašování jsou zakázány. Vyplácet odpovídající mzdy dle platných zákonů za humánních podmínek. Všem pracovníkům musí být ještě před uzavřením pracovního poměru a v případě potřeby i v jeho průběhu písemnou formou sděleny srozumitelné informace o podmínkách zaměstnání týkajících se mzdy. Nejsou povoleny srážky ze mzdy jako disciplinární opatření, ani žádné srážky ze mzdy, které nepovolují národní nebo místní Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 3
zákony, bez výslovného a písemného souhlasu dotčeného pracovníka. Všechna disciplinární opatření by měla být zaznamenána. Mzdy a benefity vyplácené za běžný pracovní týden musí odpovídat minimálně místním a národním zákonem stanoveným standardům. Nepožadovat od pracovníků práci nad rámec maximálního počtu pracovních hodin za den stanoveného místními a národními zákony nebo předpisy. Dodavatelé musí zajistit, aby přesčasy byly dobrovolné a byly placeny v souladu s místními a národními zákony nebo předpisy. Pracovní týden by neměl mít více než 60 hodin včetně přesčasů, s výjimkou nouzových či neobvyklých situací. Pracovníci by měli mít minimálně jednou za sedm dní jeden den volna. Vést záznamy o zaměstnancích v souladu s místními a národními zákony nebo předpisy a poskytovat včas prostřednictvím výplatní pásky nebo podobného dokladu údaje, na základě kterých je zaměstnanec odměňován. Respektovat právo zaměstnance na sdružování a kolektivní vyjednávání v souladu se zákonnými požadavky. Jak bylo uvedeno výše, vyžadujeme, aby se dodavatelé nepodíleli na diskriminaci týkající se náboru pracovníků, mezd, přístupu ke školení, kariérního postupu, ukončení pracovního poměru nebo penze na základě členství v odborových organizacích. OCHRANA ZDRAVÍ A BEZPEČNOST Od dodavatelů společnosti Microsoft se očekává zavedení správných postupů ochrany zdraví a řízení bezpečnosti ve všech aspektech obchodu a jejich povinností je, bez jakýchkoli výhrad: Poskytovat bezpečné a zdraví nezávadné pracovní prostředí a plně dodržovat všechny zákony, předpisy a postupy týkající se bezpečnosti a ochrany zdraví, včetně těch, které se vztahují na oblast bezpečnosti práce, havarijní připravenost, pracovní úrazy a nemoci z povolání, průmyslovou hygienu, fyzicky náročnou práci, zajišťování bezpečnosti strojů, hygienická opatření, potraviny a bydlení. Je nutné realizovat přiměřené kroky pro minimalizaci příčin nebezpečných situací souvisejících s pracovním prostředím. Zakázat užívání, přechovávání, šíření nebo prodej nezákonných drog v prostorách vlastněných či pronajatých společností Microsoft. PŘEDPISY A OCHRANA ŽIVOTNÍHO PROSTŘEDÍ Společnost Microsoft uznává svoji sociální odpovědnost vůči ochraně životního prostředí a očekává od svých dodavatelů, že budou její úsilí sdílet a budou reagovat na výzvy představované klimatickými změnami a pracovat na ochraně životního prostředí. Jako součást tohoto závazku jsou všichni dodavatelé společnosti Microsoft povinni, bez jakýchkoli výhrad: Dodržovat všechny příslušné zákony a předpisy ochrany životního prostředí týkající se nebezpečných materiálů, vzdušných emisí, vypouštění odpadů a odpadní vody, včetně výroby, přepravy, skladování, likvidace a vypouštění těchto materiálů do prostředí. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 4
Snažit se omezit či eliminovat plýtvání všeho druhu, včetně plýtvání vodou a energií, a to zavedením vhodných úsporných opatření ve svých provozech, prostřednictvím výrobních procesů a procesů údržby a recyklací, opětovným využíváním nebo nahrazením materiálů. Získat, udržovat a aktualizovat všechna nezbytná povolení a registrace v oblasti ochrany životního prostředí a dodržovat požadavky na provoz a vykazování, které jsou s těmito povoleními spojeny. V opodstatněných případech určit chemické látky nebo jiné vypouštěné materiály představující hrozbu pro životní prostředí, a nakládat s nimi odpovídajícím způsobem pro zajištění bezpečnosti při manipulaci, přepravě, skladování, používání, recyklaci, opětovném použití nebo likvidaci. Dodržovat všechny příslušné zákony, předpisy a požadavky zákazníků týkající se zákazu či omezení konkrétních látek, včetně značení pro recyklaci a likvidaci. OCHRANA AKTIV A DUŠEVNÍHO VLASTNICTVÍ Ochrana práv duševního vlastnictví je pro každou společnost životně důležitá. Společnost Microsoft je závislá na duševním vlastnictví, jako jsou informace, procesy nebo technologie. Všichni dodavatelé společnosti Microsoft jsou povinni, bez jakýchkoli výhrad: Respektovat a chránit práva duševního vlastnictví všech stran tím, že budou využívat pouze legálně získané a licencované informační technologie a software. Používat software, hardware a informační obsah pouze v souladu s příslušnými licencemi nebo podmínkami použití. Chránit a zodpovědně využívat fyzická a duševní aktiva společnosti Microsoft, včetně duševního vlastnictví, hmotného majetku, dodávek, spotřebního materiálu a vybavení, jsou-li společností Microsoft k využití těchto aktiv oprávněni. Využívat informační technologie a systémy poskytované společností Microsoft (včetně elektronické pošty) pouze pro účely obchodování se společností Microsoft. Společnost Microsoft dodavatelům přísně zakazuje využívat jí poskytované technologie a systémy k (i) vytváření, zpřístupnění, uchovávání, tisku, nabízení nebo odesílání jakýchkoli materiálů, které jsou svojí povahou zastrašující, obtěžující, ohrožující, vulgární, sexuálně otevřené nebo jinak útočné či nevhodné, nebo (ii) odesílat jakákoli nepravdivá, hanlivá nebo škodlivá sdělení. Dodržovat všechny požadavky a postupy společnosti Microsoft pro uchovávání hesel a zachovávání důvěrnosti, bezpečnosti a soukromí, jako podmínku poskytování zboží či služeb společnosti Microsoft nebo získání přístupu do interní firemní sítě, systémů a budov společnosti Microsoft. Všechna data uchovávaná nebo přenášená pomocí zařízení vlastněných nebo pronajatých společností Microsoft budou považována za soukromá a jsou vlastnictvím společnosti Microsoft. Společnost Microsoft může monitorovat jakékoli využívání firemní sítě a všechny systémy (včetně elektronické pošty) a má přístup ke všem datům uloženým a přenášeným pomocí její sítě. Ctít práva k duševnímu vlastnictví společnosti Microsoft a dalších společností, včetně mimo jiné autorských práv, patentů, obchodních značek a obchodních tajemství; a provádět přenos technologií a znalostí způsobem, který práva k duševnímu vlastnictví chrání. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 5
HLÁŠENÍ PROBLEMATICKÉHO JEDNÁNÍ Chcete-li nahlásit problematické jednání nebo možné porušení etického kodexu pro dodavatele, doporučujeme vám při řešení tohoto problému spolupracovat s primární kontaktní osobou společnosti Microsoft. Není-li to možné nebo vhodné, kontaktujte společnost Microsoft některým z níže uvedených způsobů: Telefon: Linka Microsoft Business Conduct (obchodní chování) na čísle 1-877-320-MSFT (6738). Voláte-li z území mimo Spojené státy americké, můžete uskutečnit volání na účet volaného na linku Business Conduct Line (obchodní chování) prostřednictvím mezinárodního operátora a požádáním o volání na účet volaného na číslo 1-704-540-0139. E-mail: Jste-li dodavatelem s přístupem k intranetu společnosti Microsoft, můžete poslat e-mail pro pracovníka ve funkci Director of Compliance pomocí aliasu pro Business Conduct a Compliance, buscond@microsoft.com. Pošta: Pošlete dopis pracovníkovi ve funkci Director of Compliance na adresu Microsoft Corporation, Legal and Corporate Affairs, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052, USA. Fax: Odešlete fax pracovníkovi ve funkci Director of Compliance na číslo 1-425-705-2985. Společnost Microsoft bude zachovávat důvěrnost v maximálním možném rozsahu a nebude tolerovat žádnou odplatu či pomstu směrovanou proti kterémukoli jednotlivci, který v dobrém úmyslu vyhledal pomoc nebo nahlásil problematické jednání nebo možné porušení tohoto Etického kodexu pro dodavatele. Microsoft Supplier Code of Conduct (US 2014) 6