ZADÁVACÍ DOKUMENTACE K VEŘEJNÉ ZAKÁZCE MALÉHO ROZSAHU Veřejná zakázka malého rozsahu (dále jen veřejná zakázka ) je zadávána dle 6 a 18 odst. 5 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů. 1. NÁZEV VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU Název veřejné zakázky: Grafické návrhy propagačních materiálů pro VFN v Praze 2. IDENTIFIKAČNÍ ÚDAJE ZADAVATELE Název subjektu Sídlo / místo podnikání / místo trvalého pobytu (příp. doručovací adresa): IČ: 00064165 Osoba oprávněná jednat jménem či za zadavatele: Všeobecná fakultní nemocnice v Praze, Mgr. Dana Jurásková, Ph.D., MBA 3. VYMEZENÍ PŘEDMĚTU VEŘEJNÉ ZAKÁZKY A PODMÍNEK PLNĚNÍ Druh veřejné zakázky: veřejná zakázka služby Předmětem plnění této veřejné zakázky je průběžné poskytování grafických služeb dle potřeb zadavatele. Veřejná zakázka není rozdělena na části. Uchazeč je oprávněn podat svou nabídku pouze na celý předmět této veřejné zakázky. Požadované grafické služby, které jsou blíže specifikovány níže, zahrnují vytvoření grafických návrhů podle požadavků zadavatele dle jednotlivých dílčích objednávek na základě smlouvy na poskytnutí opakujícího se plnění za použití prvků definovaných zadavatelem, definitivní počítačové zpracování vč. úpravy dat k tisku nebo výrobě. Pod pojmem grafické návrhy se rozumí zejména návrhy (výčet není taxativní): - pozvánek - přání - letáků - brožur - plakátů - bannerů - výročních zpráv, atd. Podle informací od zadavatele budou do těchto návrhů vítězným uchazečem zapracovány zadavatelem dodané např. texty, fotografie, logo zadavatele nebo se může jednat o kreativní návrh kompletně zpracovaný bez dodaných podkladů. 1
Zadavatel je oprávněn v objednávce požadovat plnění ve formě některého z výše specifikovaných návrhů nebo může požadovat jiné touto zakázkou nespecifikované grafické služby, jejichž cena bude fakturována na základě hodinové sazby, která bude také předmětem hodnocení. Jako příloha této zadávací dokumentace je přiložen položkový rozpočet Příloha č. 1, kde jsou specifikovány technické požadavky na 3 typy návrhů, jejichž nacenění bude předmětem hodnocení. 4. OBCHODNÍ PODMÍNKY Součástí nabídky uchazeče musí být podepsaný návrh smlouvy. Uchazeč je povinen podat pouze jediný návrh smlouvy. Závazné požadavky zadavatele na obsah smlouvy jsou obsaženy níže bod obchodní podmínky. Smlouva musí po obsahové stránce odpovídat zadávací dokumentaci a obsahu nabídky uchazeče. Pokud smlouva nebude odpovídat zadávací dokumentaci (nebude obsahovat některou z níže specifikovaných obchodních podmínek) a ostatním částem nabídky uchazeče, bude tato skutečnost důvodem pro vyřazení nabídky a vyloučení uchazeče. Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče podepsán statutárním orgánem nebo osobou prokazatelně oprávněnou jednat za uchazeče; v takovém případě doloží uchazeč toto oprávnění v originálu či v úředně ověřené kopii v nabídce. Předložení nepodepsaného návrhu smlouvy není předložením řádného návrhu požadované smlouvy. Podává-li nabídku více uchazečů společně (jako sdružení uchazečů), návrh smlouvy musí být podepsán statutárními orgány nebo osobami prokazatelně oprávněnými jednat za všechny uchazeče, kteří tvoří sdružení nebo uchazečem, který byl ostatními členy takového sdružení k tomuto úkonu výslovně zmocněn. V níže uvedených obchodních podmínkách je zadavatel označen jako objednatel a vítězný uchazeč jako zhotovitel. Obchodní podmínky: Smlouva se uzavírá na dobu určitou, a to 2 let. Platnost a účinnost nabývá dnem jejího podpisu. Nabídková cena je konečná a musí zahrnovat všechny poplatky (tj. dopravu, pojištění, daňové a bankovní poplatky) apod. Objednatel nepřipouští překročení nabídkové ceny vyjma změny sazby DPH. Platby budou probíhat výhradně v CZK a rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně. Objednatel nebude poskytovat zálohy. Objednatel má právo kdykoli v době účinnosti této smlouvy zaslat zhotoviteli písemnou objednávku na konkrétní požadované plnění. Objednávka musí být učiněna písemně. Za písemnou formu se považuje rovněž její elektronická forma. Objednávka bude doručena výše uvedeným způsobem na adresu (email) zhotovitele: (doplní vítězný uchazeč) Zhotovitel je povinen neprodleně, a to nejpozději do 1 pracovního dne od doručení písemné objednávky potvrdit objednateli na jeho elektronickou adresu (uvedenou níže) její přijetí. Dílčí smlouva je uzavřena okamžikem, kdy je zhotovitelem objednateli potvrzena objednávka učiněná objednatelem za podmínek vyjádřených v této smlouvě. 2
Objednávka bude obsahovat zejména: identifikační údaje objednatele a zhotovitele, evidenční číslo této smlouvy, podrobnou specifikaci požadovaného plnění a podklady potřebné k realizaci plnění (zejména, texty, logo, obrázky, fotografie). Zhotovitel nejpozději 14 dnů po skončení každého jednotlivého dílčího plnění vystaví objednateli fakturu za celý předmět plnění, která bude mít veškeré náležitosti daňového dokladu. Splatnost faktury je 60 dní ode dne vystavení faktury dodavatelem. Přílohou faktury je souhrnný dodací list, který bude obsahovat rozpis služeb/plnění a případně rozpis čerpaných hodin, bude-li předmětem plnění další touto smlouvou nespecifikovaný návrh. V případě prodlení se zaplacením řádně vystavené faktury je dodavatel oprávněn požadovat zaplacení smluvního úroku z prodlení ve výši 0,01% z dlužné částky za každý den prodlení. Smluvní strany se dohodly, že dodavatel je oprávněn požadovat zaplacení úroku z prodlení až po uplynutí 30 dnů od sjednané lhůty splatnosti. Smluvní pokuta bude vyúčtována samostatným daňovým dokladem se splatností 30 dnů po obdržení vyúčtování této pokuty. Objednateli vzniká právo na náhradu škody způsobené porušením smluvních povinností i po úhradách výše sjednaných smluvních pokut Zhotovitel předloží zadavateli předem k odsouhlasení veškeré grafické návrhy k připomínkování. Objednatel se k návrhu vyjádří do 3 pracovních dnů od předložení grafických návrhů a poté je zhotovitel povinen neprodleně zapracovat jeho případné připomínky, a to bez účtování dalších nákladů, a to do té doby než nebude objednatel s návrhy souhlasit. Objednatel má právo navrhnout úpravy návrhů a zhotovitel je povinen bez dalšího navržené změny zapracovat. Zhotovitel návrhy předloží prostřednictvím kontaktní osoby zadavatele: PhDr. Filip Brož, email: filip.broz@vfn.cz, tel. 224963059 k odsouhlasení Dodavatel bere na vědomí, že objednatel je povinen dle ustanovení 147a, odst. 1, písm. a) z. č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách v platném znění, zveřejnit tuto smlouvu včetně případných dodatků na svém profilu. Zhotovitel zajistí, aby objednateli náležely veškerá autorská práva v souvislosti s návrhy a veškerými materiály, které budou vytvořeny v souvislosti s touto smlouvou a aby materiály mohl neomezeně užít a distribuovat. Zhotovitel touto smlouvou poskytuje objednateli výhradní licenci k užití díla, tedy především ničím neomezený souhlas s užitím díla (neomezený rozsah oprávnění), a to všemi způsoby užití s přihlédnutím k ustanovení 2372 občanského zákoníku, především v rozsahu 12 odst. 4 z. č. 121/2000, Sb., autorský zákon v platném znění. 5. POŽADAVKY NA ZPŮSOB ZPRACOVÁNÍ NABÍDKOVÉ CENY Nabídkové ceny budou uvedeny v CZK. Nabízená cena (bez DPH) bude stanovena jako maximální a konečná. V nabídce bude uvedena cena bez DPH, daňová sazba a cena s DPH. Nabídková cena bude zahrnovat veškeré náklady dodavatele spojené s plněním předmětu veřejné zakázky. Pro stanovení nabídkové ceny vyplní uchazeč tabulku uvedenou v příloze č. 1 Uchazeč je povinen ocenit veškeré položky uvedené v příloze č. 1 nenulovými kladnými hodnotami, neocenění jakékoliv položky bude mít za následek vyřazení nabídky a vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. Oceněné jednotlivé položky s jednotkovými cenami podepsané osobou oprávněnou jménem, či za uchazeče jednat, budou součástí nabídky a následně i přílohou uzavřené smlouvy na provádění díla. 3
Zadavatel uvádí, že výčet položek uvedených v Příloze č. 1 není konečný a zadavatel může požadovat i jiné zde nespecifikované návrhy (tyto pak budou účtovány hodinovou sazbou), Požadavky na konkrétní podobu a rozsah plnění budou vždy stanoveny v písemné objednávce. 6. JINÉ POŽADAVKY ZADAVATELE NA PLNĚNÍ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY Uchazeč určí kontaktní osobu odpovědnou za realizaci zakázek, včetně telefonického a e-mailového kontaktu. Zadavatel upozorňuje, že pokud bude po podání nabídek, v rámci jejich posuzování a hodnocení, nutné oslovit uchazeče s žádostí o vysvětlení jejich nabídky, budou veškeré tyto žádosti zasílány pouze elektronickou formou na kontaktní email uvedený v nabídkách uchazečů. Písemné vysvětlení uchazečů takové žádosti bude požadováno do 3 pracovních dnů ode dne odeslání žádosti zadavatelem. Jestliže uchazeč v dané lhůtě své vysvětlení nedoručí, bude toto důvodem pro vyloučení z jeho další účasti v zadávacím řízení, aniž by se zadavatel zabýval tím, co vedlo k nedoručení odpovědi na jeho žádost. 7. POŽADAVKY NA KVALIFIKACI, KVALIFIKAČNÍ DOKUMENTACE Uchazeč prokáže splnění kvalifikace ve lhůtě pro podání nabídek. Uchazeč předloží: Kopii výpisu z obchodního rejstříku, pokud je v něm zapsán, popř. kopii živnostenské oprávnění vztahující se k předmětu plnění. 8. ZPŮSOB HODNOCENÍ NABÍDEK Základním kritériem hodnocení je nejnižší ekonomická výhodnost nabídky. Hodnocení bude provedeno následujícím způsobem: Pro hodnocení nabídek zadavatel použije bodovací stupnici v rozsahu 0 až 100. Každé jednotlivé nabídce je dle dílčího hodnotícího kritéria přidělena bodová hodnota, která odráží úspěšnost předmětné nabídky v rámci dílčího kritéria. Výsledná hodnota bodů za nabídku je dána součtem bodů za dílčí kritéria. Na základě výsledného počtu bodů je stanoveno výsledné pořadí úspěšnosti nabídek. Jako nejúspěšnější je hodnocena nabídka s nejvyšší bodovou hodnotou. Pro číselně vyjádřitelná kritéria, pro která má nejvhodnější nabídka minimální hodnotu kritéria, tj. A. Nabídková cena, B. Hodinová sazba, získá hodnocená nabídka bodovou hodnotu, která vznikne násobkem 100 a poměru hodnoty nejvhodnější nabídky k hodnocené nabídce. Pro kritérium C. Grafické zpracování přání a letáku, které nelze vyjádřit číselně, sestaví hodnotící komise pořadí nabídek od nejvhodnější k nejméně vhodné a přiřadí nejvhodnější nabídce 100 bodů a každé následující nabídce přiřadí takové bodové ohodnocení, které vyjadřuje míru splnění dílčího kritéria ve vztahu k nejvhodnější nabídce. 4
Dílčí hodnotící kritéria: A. Nabídková cena........ váha 20 % B. Hodinová sazba......... váha 50 % C. Grafické zpracování přání a letáku váha 30 % Dodavatel uvede údaje, které jsou předmětem hodnocení, do Smlouvy. Dodavatel není oprávněn podmínit jím navrhované údaje, které jsou předmětem hodnocení, další podmínkou. Podmínění nebo uvedení několika rozdílných hodnot je důvodem pro vyřazení nabídky a vyloučení dodavatele ze zadávacího řízení. Obdobně bude zadavatel postupovat v případě, že dojde k uvedení hodnoty, která je předmětem hodnocení, v jiné veličině či formě než zadavatel stanovil. Předmětem hodnocení v rámci dílčích hodnotících kritériích jsou následující údaje: Ad A.) V rámci dílčího hodnotícího kritéria A. Nabídková cena bude hodnocena celková výše nabídkové ceny za celé plnění předmětu veřejné zakázky v Kč bez DPH, tato bude vypočtena dle a v souladu s Přílohou č. 1. Ad B.) V rámci dílčího hodnotícího kritéria B. Hodinová sazba bude hodnocena celková výše nabídkové ceny za hodinovou sazbu, která bude účtována za plnění objednané nad rámec vyspecifikovaných grafických návrhů, které jsou uvedeny v Příloze č. 1, bude hodnocena její výše v Kč bez DPH. Ad C.) V rámci dílčího hodnotícího kritéria C. Grafické zpracování přání a letáku, bude hodnoceno grafické a estetické zpracování návrhu. Míra kreativity je posuzována zejména v kontextu invence navrženého grafického a logického řešení návrhu, přehlednosti, uživatelské vstřícnosti a celkové vizuální kreativity. Hodnotící komise posoudí jako celek předložené grafické návrhy dle výše uvedeného subkritéria a písemně toto své hodnocení zaznamená v Protokolu z jednání hodnotící komise, s tím, že bude přidělovat bodové ohodnocení dle této škály: 1 25 bodů: Navržené řešení nesplňuje cíle zakázky, předložený grafický návrh je nepřehledný a nesrozumitelný (uživatelsky nevstřícné), řešení jsou bez nápadu s velmi nízkým stupněm kreativity, celkový image je nevýrazný. 26 50 bodů: Navržené řešení splňuje cíle zakázky pouze okrajově, předložený grafický návrh je málo přehledný a srozumitelný (malá uživatelská vstřícnost), řešení vykazují nízkou míru nápaditosti a kreativity, celkový image je průměrný. 51 75 bodů: Navržené řešení splňuje cíle zakázky z větší části, předložený grafický návrh je přehledný a srozumitelný (uživatelsky vstřícné), řešení jsou nápaditá a kreativní s lehce zapamatovatelným image. 76 100 bodů: Navržené řešení zcela splňuje cíle zakázky, předložený grafický návrh je přehledný a srozumitelný (vysoký stupeň uživatelské vstřícnosti), řešení vykazují vysoké estetické a kreativní vlastnosti, celkový image je výrazný respektující poslání a význam zadání. 5
Obecné požadavky na hodnocené grafické návrhy Přehlednost, nápaditost, lehce zapamatovatelný styl, výrazný image, resp. spojení s posláním a významem zadavatele. 9. PODMÍNKY A POŽADAVKY PRO ZPRACOVÁNÍ NABÍDKY Nabídka bude předložena v listinné formě a dále rovněž v elektronické formě na CD. Návrh smlouvy bude na CD uložen ve formátu doc, docx. Nabídka nebude obsahovat přepisy a opravy, které by mohly zadavatele uvést v omyl. Všechny listy nabídky včetně příloh budou řádně očíslovány vzestupnou číselnou řadou a nabídka bude zajištěna proti neoprávněné manipulaci. Uchazeč použije pořadí dokumentů specifikované v následujících bodech těchto pokynů pro zpracování nabídky: o Obsah nabídky. Nabídka bude opatřena obsahem s uvedením čísel stránek u jednotlivých oddílů (kapitol). o Návrh smlouvy podepsaný uchazečem. o Doklady a dokumenty k prokázání splnění kvalifikace. Uchazeč v rámci nabídky předloží návrh přání a letáku v elektronické podobě dle požadavků výše, tento bude předmětem hodnocení. 10. DODATEČNÉ INFORMACE K ZADÁVACÍ DOKUMENTACI Žádost o dodatečné informace k zadávací dokumentaci je možno doručit písemně (e-mail, pošta) v průběhu lhůty pro podání nabídek, kontaktní osoba: Mgr. Jana Hybšová, tel.: 22496 3282, e-mail: jana.hybsova@vfn.cz Dodavatel je oprávněn po zadavateli požadovat písemně dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost musí být zadavateli doručena nejpozději 3 pracovní dny před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Zadavatel na takovou žádost odpoví formou dodatečných informací, které zveřejní na svých internetových stránkách www.vfn.cz, proto je vhodné, aby uchazeči tyto stránky sledovali do konce lhůty pro podání nabídek. 11. LHŮTA A MÍSTO PRO PODÁNÍ NABÍDEK Lhůta pro podání nabídek: Datum: 03.02.2015 Hodina: do 12:00 hodin Adresa pro podání nabídek: doporučeně poštou nebo osobně: Podatelna (budova Ředitelství A5, 4. patro, dv. č. 407), U Nemocnice 2, Praha 2, 128 08, Obálka s nabídkou bude označena názvem zakázky: Grafické návrhy propagačních materiálů pro VFN v Praze Kontaktní osoba pro příjem nabídek: Mgr. Jana Hybšová, tel.: 22496 3282, 6
e-mail: jana.hybsova@vfn.cz 12. DALŠÍ INFORMACE A POŽADAVKY ZADAVATELE Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit zadávací řízení i bez udání důvodu, a to kdykoliv do doby, než dojde k uzavření smlouvy s vítězným uchazečem. 13. DALŠÍ ČÁSTI ZADÁVACÍ DOKUMENTACE - PŘÍLOHY Příloha č. 1 - Položkový rozpočet technická specifikace Příloha č. 2 Příručka zaměstnance ke kvalitě a bezpečí ve VFN Mgr. Dana Jurásková, Ph.D., MBA, v.r. ředitelka Všeobecné fakultní nemocnice v Praze 7