Oddělení předarchivní péče, fondů státní správy po roce 1992 a elektronických dokumentů Národního archivu Informace, návody Elektronická podatelna ve spisovém řádu (není-li elektronická podatelna součástí komplexního systému spisové služby) Materiál k diskusi Náměty a připomínky zasílejte na adresu suaweb@mvcr.cz verze 29.5.2005 Zpracoval: Ing. Miroslav Kunt suaweb@mvcr.cz http://www.nacr.cz
Úvod. Některé úřady ( orgány veřejné moci ) mají povinnost zřídit elektronickou podatelnu. Podrobnosti stanovuje jednak vyhláška č. 496/2004 Sb., o elektronických podatelnách, dále vyhláška č. 646/2004 Sb., o podrobnostech výkonu spisové služby a konečně legislativa týkající se elektronického podpisu: zákon č. 227/2000 S., o elektronickém podpisu a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů a nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu. Problematika vztahu spisové služby a elektronických podatelen je často nejasná, zejména při sestavování spisových řádů. Následující metodika by měla pomoci při definování ustanovení spisového a skartačního řádu v případě, že úřad nedisponuje komplexním systémem spisové služby, jehož integrální součástí je i elektronická podatelna. Předkládaná ustanovení umožňují splnit požadavky kladené na spisovou službu a lze je přímo využít ve spisovém a skartačním řádu úřadu. Základním problémem z pohledu archivace je nemožnost dlouhodobě ukládat datové zprávy opatřené zaručeným elektronickým podpisem (elektronickou značkou). Většina elektronických podatelen totiž připouští u příloh datové zprávy používání z hlediska archivace nevhodných datových formátů (např. Ministerstvo informatiky formát...doc... a další běžně používané formáty datových zpráv ). U těchto dat je do budoucna jedinou reálnou šancí pro jejich uchování v elektronické podobě jejich migrace na softwarově nezávislý formát. Tím ovšem dojde ke ztrátě zaručeného elektronického podpisu. Ani uchování zaručeného elektronického podpisu však nepovažujeme za možné a navržená řešení prostřednictvím časových razítek pokládáme za vhodná pouze ve střednědobém horizontu (max. desítky let není jisté). Z tohoto důvodu (srv. 8 odst. 8 vyhlášky MVČR č. 646/2004 Sb.) předpokládáme vytištění datových zpráv a jejich doplnění doložkou o ověření zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky a/nebo časového razítka. Pokud jde o ověřování platnosti zaručeného elektronického podpisu nebo elektronické značky a vlastní elektronické podepisování, je potřeba vzít v úvahu instalované programové a technické vybavení (poštovní klient, čtečka čipových karet). Pro podrobnější informaci lze využít též Best practice Jak vyřizovat elektronickou poštu. Tento dokument Ministerstva informatiky je dostupný na jeho stránkách http://www.micr.cz Doporučujeme doplnit Spisový řád a skartační plán o následující ustanovení (formulace nejsou závazné): I. Spisový řád 1. Do vymezení pojmů: Elektronická podatelna je technický prostředek sloužící k přijímání a odesílání elektronických datových zpráv včetně zpráv podepsaných zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou a způsob jeho obsluhy. 2. Do ustanovení o tom, které dokumenty se neevidují doplnit: Elektronické zprávy s výskytem škodlivého kódu (počítačových virů) a nevyžádaná obchodní sdělení (spam) - 1 -
3. Do ustanovení o příjmu dokumentů: Elektronická podatelna (1) Podmínky provozu elektronické podatelny jsou zveřejněny s možností dálkového přístupu na internetových stránkách úřadu a na jeho úřední desce a jsou přílohou č.... tohoto spisového řádu. 1 (2) Pokud je podání opatřeno zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, musí podatelna zkontrolovat jejich platnost a v případě neplatnosti ověřit, zda bylo připojeno kvalifikované časové razítko. Pokud je podpis shledán neplatným, oznámí to podatelna odesilateli v rámci potvrzení doručení. (3) Podatelna zkontroluje, zda připojené přílohy odpovídají zveřejněným podmínkám provozu elektronické podatelny. Pokud jim neodpovídají a nelze je na technických prostředcích podatelny zpracovat, vyrozumí podatelna odesilatele v rámci potvrzení doručení. (4) Pokud podatelna zjistí výskyt škodlivého kódu nebo vyhodnotí zprávu jako nevyžádané obchodní sdělení, přesune ji okamžitě do datového úložiště neevidovaných dokumentů a zabezpečí odstranění škodlivého kódu instalovaným antivirovým programem. (5) Elektronická podání přijatá pracovníky úřadu musí být neprodleně přeposlána elektronické podatelně k zaevidování. V takovém případě se za čas doručení považuje čas doručení příslušnému pracovníku. Aby nedošlo ke ztrátě zaručeného elektronického podpisu, musí být doručená datová zpráva přeposlána ve formě přílohy přeposílající datové zprávy (funkce předat dál jako přílohu ). (6) Doručené podání neopatřené zaručeným elektronickým podpisem, elektronickou značkou, popř. časovým razítkem podatelna vytiskne včetně příloh a opatří podacím razítkem, do kterého vyplní datum doručení, číslo jednací, případně počet příloh (7) Doručené podání, u kterého byl ověřen zaručený elektronický podpis nebo elektronická značka podatelna vytiskne včetně příloh a opatří podacím razítkem, do kterého vyplní datum a čas doručení s přesností na sekundy, číslo jednací, případně počet listů příloh a jejich velikost v bytech. Vytištěné podání podatelna prošije, zajistí proti vyjmutí jednotlivých listů a ověří nápisovým razítkem dle přílohy 2, kulatým razítkem se státním znakem a podpisem pracovníka, který provedl ověření zaručeného elektronického podpisu nebo elektronické značky. Z vytištěného podání musí být zřejmý podatel a jeho elektronická adresa. Pracovník musí mít k ověřování písemné oprávnění. (8) Vytištěné ověřené podání se zaeviduje v podacím deníku, kde se u data doručení uvede odchylně od ostatních druhů evidovaných dokumentů čas doručení s přesností na sekundy. (9) Na elektronické podání uplatní podatelna funkci poštovního klienta odpovědět (Re). Do předmětu na první místo (před Re) se zapíše podatelnou přidělené číslo jednací, do těla zprávy se umístí potvrzení o doručení (vzor v příloze 3). (10) V případě nutnosti pracovník podatelny doplní do těla zprávy informaci o neplatnosti zaručeného elektronického podpisu, elektronické značky nebo časového razítka, popř. o chybném datovém formátu přílohy. (11) Zprávu (potvrzení o doručení) pak pracovník podatelny podepíše svým zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou a odešle. (12) Na došlé elektronické podání bez ohledu na to, zda bylo opatřeno zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou, podatelna uplatní funkci předat dál (funkce Fw). Do předmětu na první místo zapíše číslo jednací a zprávu odešle příslušnému vyřizujícímu útvaru nebo pracovníku. 1 ) Co musí podmínky obsahovat je stanoveno v 3 nařízení vlády č. 495/2004 Sb., kterým se provádí zákon č. 227/2000 Sb., o elektronickém podpisu a o změně některých dalších zákonů (zákon o elektronickém podpisu), ve znění pozdějších předpisů; ukázka (vzor) podmínek je uveden v našem materiálu v příloze 1-2 -
(13) Vytištěné a podacím razítkem ověřené podání přidělí podatelna zpracovatelskému útvaru k vyřízení. (14) Doručené zpracované podání podatelna přesune do datového úložiště došlých podání, potvrzení o doručení do datového úložiště potvrzení. Doručené technické nosiče dat (1) Technické nosiče dat, které jsou přílohou podání, se zaznamenají do podacího deníku v rubrice o počtu a druhu příloh. (2) U technických nosičů dat doručených osobně bez průvodního dopisu se ověří, zda jsou opatřeny zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. V takovém případě se vloží do počítače připojeného na internet a postupuje se jako v případě podání učiněného dálkovým přístupem dle odst. (2) až (14). (3) Neobsahuje-li doručený technický nosič dat autorizaci zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou postupuje se jako v případě osobně učiněného podání sepsáním záznamu, který doručitel podepíše. K záznamu se nosič dat připojí. 4. Do ustanovení o vyřizování dokumentů doplnit: (1) Vytištěné a podacím razítkem elektronické podatelny ověřené podání pracovník zařadí do příslušného spisu, pokud ho již na základě elektronicky došlého podání založil. (2) Vyřízení vypravované prostřednictvím elektronické pošty: a) musí v předmětu zprávy obsahovat na prvním místě číslo jednací; b) vytiskne se a založí do spisu; c) uloží se do datového úložiště odeslaných zpráv; Alternativa: odešle se přeposláním jako příloha odesílané datové zprávy (funkce předat dál jako přílohu ) podatelně, která zprávu uloží do datového úložiště odeslaných zpráv; d) v případě, kdy je to stanoveno podpisovým řádem nebo zvláštním právním předpisem, se odesílaná datová zpráva podepíše zaručeným elektronickým podpisem. 2 5. Do ustanovení o ukládání doplnit: Datové úložiště elektronické podatelny (1) Datové úložiště elektronické podatelny je specializovaná spisovna spravovaná odborem informatiky..., do které se ukládají elektronická podání a odeslané datové zprávy včetně potvrzení doručení elektronického podání odesílaného úřadem, pokud jsou podepsána zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou. Do datového úložiště elektronické podatelny se mohou ukládat i kvalifikované certifikáty a seznamy zneplatněných certifikátů. (2) Struktura (adresáře, složky) úložiště dle odst. 1 se řídí spisovým plánem (spisové znaky...). (2) Elektronické dokumenty v datovém úložišti elektronické podatelny musí být chráněny proti pozměnění a zničení až do doby skartačního řízení. (3) Zálohování a přístup k datovému úložišti elektronické podatelny se řídí bezpečností politikou informačního systému a strategií dlouhodobého ukládání elektronických dokumentů úřadu. 2 ) v tomto případě se nejeví elektronická značka (je jedna pro celý úřad) jako vhodná, je však možné i ji použít definuje se v podpisovém řádu - 3 -
Alternativa: Elektronická podání a odeslané datové zprávy včetně potvrzení doručení elektronického podání odesílaného úřadem, pokud jsou podepsána zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou se ukládají na zálohovací médium, které tvoří datové úložiště elektronické podatelny. Do datového úložiště elektronické podatelny se mohou ukládat i kvalifikované certifikáty a seznamy zneplatněných certifikátů. Za čitelnost a neměnnost dat zodpovídá... II. Skartační plán Doplní se: spis.znak agenda skart. znak sk. lhůta 100.00*) Úložiště elektronické podatelny: datové zprávy podepsaná zaručeným elektronickým podpisem nebo elektronickou značkou 100.01 Podání evidovaná S 10**) 100.02 Podání neevidovaná S 1 100.03 Odeslané datové zprávy S 10 100.04 Potvrzení doručení podání S 3 100.05 Kvalifikované certifikáty S 3 100.06 Seznamy neplatných certifikátů S 3 *) spisový znak je pouze příklad **) skartační lhůtu stanovuje úřad podle svých potřeb Pozn.: Vytištěná (ověřená) podání a odpovědi na ně jsou součástí příslušného spisu a nesou jeho spisový znak. Přílohy. 1. Příklad informací zveřejňovaných o elektronické podatelně. Převzato a upraveno z Best Practice Jak vyřizovat elektronickou poštu. Vydalo Ministerstva informatiky. 2. Ověřovací nápisové razítko elektronické podatelny. 3. Text potvrzení doručení datové zprávy elektronické podatelně. - 4 -
Příloha 1 Příklad informací zveřejňovaných o elektronické podatelně. Převzato a upraveno z Best Practice Jak vyřizovat elektronickou poštu. Vydalo Ministerstva informatiky. Elektronická podatelna obecního úřadu Stupná Elektronická adresa: posta@stupna.cz Tato elektronická podatelna a uvedená adresa je určena pro příjem veškerých datových zpráv doručovaných obecnímu úřadu Stupná. Adresa pro osobní a poštovní přijímání datových zpráv na technických nosičích: Obecní úřad Stupná, podatelna, Janáčkova 22, 777 26 Stupná Úřední hodiny podatelny: pondělí - pátek 7:30-11:00 13:00-15:00 Pravidla potvrzování doručení datových zpráv: Úřad potvrzuje, že zpráva byla doručena elektronické podatelně, zasláním zprávy, která musí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem zaměstnance podatelny úřadu.(varianta: elektronickou značkou úřadu) Úřad zasílá zprávu o doručení nejpozději v první pracovní den, který bezprostředně následuje po dni doručení. Úřad zprávu zasílá na elektronickou adresu, ze které byla zpráva odeslána. Pokud se zpráva potvrzující doručení vrátí úřadu jako nedoručitelná, úřad učiní ještě jeden pokus o její doručení. Technické parametry přijímaných datových zpráv: Datové zprávy jsou přijímány ve formátech: html, pdf, doc, jpg, rtf. V případě pochybností vzneste dotaz na naši e-podatelnu, kde Vám naši pracovníci sdělí, zda je daný formát akceptovatelný. Technické parametry fyzických nosičů, na nichž lze předávat datové zprávy: Datové zprávy jsou přijímány na 3,5 disketách čitelných na počítači úřadu (operační systém MS Windows 2000), dále na CD, ZIP, případně dalších technických nosičích po dohodě. V případě pochybností vzneste dotaz na naši e-podatelnu, kde Vám naši pracovníci sdělí, zda jsou technické parametry daného fyzického nosiče akceptovatelné. Postup v případě zjištění škodlivého softwaru (viru), nevyžádaného obchodního sdělení (spam) nebo chybného formátu u přijaté datové zprávy: Datová zpráva, u které byl zjištěn škodlivý software, nevyžádané obchodní sdělení nebo chybný (poškozený) formát, není zpracovávána. Pokud odesilatel neobdrží zprávu potvrzující doručení (viz výše), je pravděpodobné, že se jednalo o poškozenou zprávu, kterou nelze zpracovat. Vyřizování dotazů týkajících se provozu elektronické podatelny:vaše dotazy týkající se provozu elektronické podatelny zasílejte na elektronickou adresu posta@stupna.cz nebo na adresu novakk@stupna.cz případně na poštovní adresu úřadu. Dotazy úřad vyřizuje do 3 pracovních dnů ode dne jejich doručení. Seznam jmen oprávněných zaměstnanců úřadu, kterým byl vydán kvalifikovaný certifikát (certifikát je ke stažení): - 5 -
Jméno/Název (CN) Funkční zařazení Platnost od Platnost do Karel Novák podatelna 23.4.2004 12:35:01 23.4.2005 12:35:01 Jana Svobodová vedoucí odboru X 14.4.2004 13:00:02 14.4.2005 13:00:02 Seznam právních předpisů, podle kterých je možné vůči úřadu činit právní úkony v elektronické podobě a náležitosti těchto úkonů: Žádost o poskytnutí informace podle zákona č. 106/1999 Sb., o svobodném přístupu k informacím nemusí být podepsána zaručeným elektronickým podpisem. Podle 14 odst. 2 zákona č. 106/1999 Sb. musí být z podání zřejmé, kterému povinnému subjektu (tedy kterému úřadu apod.) je určeno a kdo jej činí. U podání prostřednictvím telekomunikačního zařízení musí být uvedena rovněž příslušná identifikace žadatele (například elektronická adresa). Neobsahuje-li žádost tyto údaje, není žádost podáním ve smyslu tohoto zákona a žádost se odloží. Podání podle zákona č. 71/1967 Sb., správní řád ( 19) musí být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb; současně musí být uveden poskytovatel certifikačních služeb, který certifikát vydal a vede jeho evidenci, nebo musí být certifikát k podání připojen, nebo nemusí být podepsáno zaručeným elektronickým podpisem založeným na kvalifikovaném certifikátu vydaném akreditovaným poskytovatelem certifikačních služeb; v takovém případě musí být do 3 dnů doručeno v listinné podobě. Podle 19 odst. 2 zákona č. 71/1967 Sb. musí být z podání patrno, kdo je činí, které věci se týká a co se navrhuje. Zvláštní právní předpisy mohou stanovit jeho další náležitosti. Stížnosti, oznámení a podněty podle vyhlášky č. 150/1958 Ú.l. nemusí být podepsány zaručeným elektronickým podpisem. Datové zprávy zaslané úřadu, jejichž náležitosti neupravuje právní předpis, nemusí být podepsány zaručeným elektronickým podpisem. Jedná se například o běžnou e-mailovou komunikaci mezi pracovníky úřadu a občany. - 6 -
Příloha 2 ověřovací nápisové razítko elektronické podatelny. Název úřadu Ověřuji, že tento opis doručený elektronické podatelně v... (datum a čas) obsahující... listů byl podepsán zaručeným elektronickým podpisem / elektronickou značkou*) osobou:..., číslo... Zaručený elektronický podpis / elektronická značka byl(a) ověřen(a) u příslušné certifikační autority i oproti seznamu zneplatněných certifikátů. Ověřující neodpovídá za obsah opisu. podpis pověřeného pracovníka podatelny *) nehodící se škrtne - 7 -
Příloha 3 text potvrzení doručení datové zprávy elektronické podatelně. Potvrzení doručení datové zprávy elektronické podatelně úřadu Vaše datová zpráva byla doručena elektronické podatelně úřadu dne... v...hod...min...s. Zpráva byla zaevidována v rámci spisové služby úřadu pod číslem jednacím vyznačeném v předmětu tohoto potvrzení. Při Vaší další komunikaci s námi ve stejné věci uvádějte prosím toto číslo. S pozdravem Jméno a příjmení oprávněného zaměstnance (podatelny) - 8 -