Ústav pro studium totalitních režimů Siwiecova 2 130 00 Praha 3 Č.j.: UST/EKO-281-2/2009 Zadávací dokumentace podle 44 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách, ve znění pozdějších předpisů na Zabezpečení ochrany prostor objektu Ústavu pro studium totalitních režimů 1. Zadavatel: Česká republika - Ústav pro studium totalitních režimů se sídlem Siwiecova 2, 130 00 Praha 3 jejímž jménem jedná ředitel Ústavu pro studium totalitních režimů PhDr. Pavel Žáček, Ph.D. IČ: 75112779 DIČ: CZ 75112779 dále jen zadavatel 2. Druh zadávacího řízení Otevřené řízení Nadlimitní veřejná zakázka na služby 3. Kontaktní osoba zadavatele pro zadávací řízení Ing. Aleš Dudjak vedoucí provozního oddělení tel.: +420 221 008 469 ales.dudjak@ustrcr.cz Pro doručování veškerých zásilek v tomto zadávacím řízení a podání nabídky, je uchazeč povinen použít kontaktní údaje zadavatele. Při osobním doručování zásilek se dodavateli doporučuje se předem telefonicky nebo emailem domluvit na konkrétní době doručení zásilky s kontaktní osobou.
4. Klasifikace předmětu veřejné zakázky Předmět VZ Kód CPV Předpokládaná hodnota VZ Poskytování bezpečnostních služeb Recepční služby 79710000-4 79992000-4 9.000.000,- Kč bez DPH 5. Podrobné vymezení předmětu veřejné zakázky a technické podmínky Předmětem plnění veřejné zakázky je zajištění komplexní ostrahy objektu a služby s ostrahou související, spočívající zejména v(e): a) Ochraně osob nacházejících se v objektu. b) Ochraně majetku zadavatele před poškozením, zničením nebo zcizením. c) Zamezení neoprávněného vnášení a vynášení nebo dovážení a vyvážení majetku z objektu. d) Zabránění neoprávněného vstupu cizích osob a zamezení vjezdu cizích vozidel do objektu. e) Zamezení neoprávněného vnášení nebo přivážení nebezpečného nebo podezřelého materiálu do objektu. f) Vydávání a úschova klíčů zaměstnanců zadavatele nebo osob, které jsou k zadavateli ve smluvním vztahu. g) Vedení knihy událostí a knihy zápůjček uložených klíčů. h) Provádění vnitřní a vnější ostrahy objektu, včetně jeho pláště obchůzkovou službou. i) Zajištění telefonické spojovací služby na telefonní ústředně zadavatele. j) Přebírání došlé pošty, tiskovin, novin a časopisů v době nepřítomnosti zaměstnanců na podatelně. k) Zajištění výkonu recepční služby se znalostí anglického jazyka na komunikativní úrovni. l) Obsluha technických prostředků kontroly osob a zavazadel (rentgen, rámový a ruční detektor) k zamezení vnášení alkoholu, drog, toxických a omamných látek, zbraní a výbušnin. m) Doprovodu návštěv určeným zaměstnancům zadavatele. n) Zajišťování schůdnosti chodníků před objektem v souladu s příslušnými předpisy, včetně posypu chodníku při sněhu a náledí v mimopracovní dobu. o) Vypracování směrnice výkonu ostrahy, jako přílohu k nabídce. Minimální požadavky obsahu směrnice jsou specifikovány v příloze č. 4 této zadávací dokumentace. Zadavatel poskytne na základě písemné žádosti, která musí obsahovat závazek k mlčenlivosti, podepsanou statutárním zástupcem uchazeče potřebné podklady, tj. kopie Provozního řádu objektu a kopie Směrnice o klíčovém hospodářství pro vypracování směrnice výkonu ostrahy. p) Specifikace požadavku: Bezpečnostní služby jsou zajištěny 2 bezpečnostními pracovníky 24 hodin denně Recepční služby jsou zajištěny 1 bezpečnostním pracovníkem v pracovní dny od 8:00-16:00 hodin Případné služby, s ostrahou související, nabízené uchazečem nad rámec bodů uvedených výše, uvede uchazeč ve své nabídce pod čarou včetně jejich ocenění. - 2 -
6. Předpokládána hodnota veřejné zakázky Maximální hodnota veřejné zakázky za poskytované bezpečnostní služby nepřesáhne po dobu 48 měsíců od podpisu Smlouvy o poskytování bezpečnostních služeb, jejíž návrh tvoří přílohu č. 2 této zadávací dokumentace, částku 9 000 000,- Kč bez DPH. 7. Místo plnění veřejné zakázky Sídlo zadavatele. 8. Doba plnění veřejné zakázky Smlouvu o poskytování bezpečnostních služeb uzavře zadavatel na dobu neurčitou. 9. Kvalifikace a) Uchazeč je povinen splnit a prokázat kvalifikaci v souladu s 50 a 51 ZVZ v rozsahu dále stanoveném zadavatelem. b) Kvalifikaci splní uchazeč, který prokáže splnění: základních kvalifikačních předpokladů podle 53 ZVZ profesních kvalifikačních předpokladů podle 54 písm. a),b) a d) ZVZ ekonomických a finančních předpokladů podle 55 odst. 1 písm. a) a c) technických kvalifikačních předpokladů 56 odst. 2 písm. a), c) a g) c) Veškeré doklady prokazující splnění kvalifikace musí být uchazečem předloženy v originále či v úředně ověřené kopii ( 57 odst. 1 ZVZ). d) Uchazeč je povinen prokázat splnění kvalifikace ve lhůtě pro podání nabídek ( 52 odst. 1 ZVZ). Doklady a informace, jimiž uchazeč prokazuje splnění kvalifikace předkládá v nabídce jako její součást ( 68 odst. 2 ZVZ). e) Doklady prokazující splnění základních kvalifikačních předpokladů a výpis z obchodního rejstříku, pokud je v něm uchazeč zapsán, nesmějí být k poslednímu dni, ke kterému má být prokázáno splnění kvalifikace, tj. poslednímu dni pro podání nabídek, starší 90 kalendářních dnů ( 57 odst. 2 ZVZ). f) V případech, kdy zadavatel v rámci prokázání kvalifikace požaduje předložení čestného prohlášení uchazeče, musí takové prohlášení obsahovat zadavatelem požadované údaje a musí být současně podepsáno osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. g) Pokud za uchazeče jedná zmocněnec na základě plné moci, musí být v nabídce předložena plná moc v originále nebo v úředně ověřené kopii. h) Základní kvalifikační předpoklady podle 53 ZVZ. i) Profesní kvalifikační předpoklady podle 54 písm. a),b) a d) ZVZ. - 3 -
Profesní kvalifikační předpoklady prokáže uchazeč předložením: - písm. a) výpisu z obchodního rejstříku ne starší 90 dnů, pokud je v něm zapsán, či výpisu z jiné obdobné evidence, pokud je v ní zapsán, - písm. b) dokladu o oprávnění k podnikání podle zvláštních právních předpisů v rozsahu odpovídajícím předmětu veřejné zakázky, zejména dokladu prokazujícím příslušné živnostenské oprávnění či licenci. - písm. d) osvědčení o přístupu k informacím minimálně na stupeň utajení Důvěrné nebo vyšší j) Ekonomické a finanční předpoklady podle 55 prokáže uchazeč předložením: - písm. a) zákona předložením pojistné smlouvy (pojistného certifikátu), jejímž předmětem je pojištění odpovědnosti za škodu způsobenou dodavatelem třetí osobě a pokrývající škody plynoucí z výkonu bezpečnostní činnosti, ochranu dat a finanční škody s min. pojistnou částkou 150 mil. Kč. Pojištění škody úmyslným jednáním zaměstnance dodavatele v minimální výši 1 mil. Kč. - písm. c) zákona předložním údajů o obratu dodavatele v posledních 3 účetních obdobích s ohledem na předmět veřejné zakázky formou čestného prohlášení uchazeče. Minimální výše obratu v jednotlivých účetních obdobích je požadována 15 mil. Kč. Pokud není dodavatel z objektivních důvodů schopen prokázat splnění ekonomických a finančních kvalifikačních předpokladů způsobem stanoveným zadavatelem, je oprávněn, je prokázat i jinými rovnocennými doklady, pokud je veřejný zadavatel z objektivních důvodů neodmítne. k) Technické kvalifikační předpoklady podle 56 odst. 2 prokáže uchazeč předložením: - písm. a) seznamem významných zakázek poskytnutých dodavatelem v posledních 3 letech s uvedením jejich rozsahu a doby poskytnutí; přílohou tohoto seznamu musí být: - osvědčení vydané veřejným zadavatelem, pokud byly zakázky poskytovány veřejnému zadavateli, nebo - osvědčení vydané jinou osobou, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli, nebo - čestné prohlášení dodavatele, pokud byly služby poskytovány jiné osobě než veřejnému zadavateli a není-li současně možné osvědčení podle odrážky 2 od této osoby získat z důvodů spočívajících na její straně. Dodavatel prokáže splnění tohoto kvalifikačního předpokladu tím, že v seznamu uvede, že realizoval: - 4 -
- minimálně dvě zakázky mající charakter bezpečnostních služeb v minimálním objemu 3 mil. Kč/rok za každou zakázku - minimálně jednu zakázku, mající charakter bezpečnostních služeb a které byly poskytnuty veřejné správě po dobu 48 měsíců v minimálním objemu 12,0 mil. Kč. Dodavatel doloží osvědčení o realizaci formou originálního potvrzení zadavatelem příslušné zakázky nebo ověřenou kopií. - písm. c) zákona doložením: - čestného prohlášení, že uchazeč má vlastní pult centrální ochrany, které splňuje požadavky aplikační směrnice ČAP (české asociace pojišťoven) P 103 provozování pultu centrální ochrany. - certifikátu ISMS nebo jiný rovnocenný doklad. Pokud dodavatel tento certifikát nevlastní, přiloží čestné prohlášení obsahující závazný příslib, že v případě, že bude vybrán pro realizaci této zakázky, tento doklad získá nejpozději ke dni zahájení poskytování služeb této veřejné zakázky. - písm. g) přehled průměrného ročního počtu zaměstnanců dodavatele či jiných osob podílejících se na plnění zakázek podobného charakteru a počtu vedoucích zaměstnanců dodavatele nebo osob v obdobném postavení za poslední 3 roky. Dodavatel prokáže splnění tohoto kvalifikačního předpokladu doložením seznamu, ve kterém uvede průměrný roční počet nejméně 30 osob v každém z posledních 3 roků, podílejících se na plnění zakázek podobného charakteru, které jsou předmětem veřejné zakázky a vždy nejméně 2 vedoucích zaměstnanců v každém z těchto 3 roků. 10. Platební podmínky a) Uskutečněný předmět plnění bude hrazen bezhotovostním platebním stykem formou měsíčních faktur. Fakturu lze vystavit po provedení předmětu plnění v předešlém kalendářním měsíci dle skutečně provedeních služeb doložených a odsouhlasených zadavatelem. b) Faktury musí obsahovat číslo smlouvy a všechny údaje uvedené v 28 zákona č. 235/2004 Sb., o dani z přidané hodnoty, ve znění pozdějších předpisů a údaje uvedené v 13a) zák. č. 513/1991 Sb., obchodní zákoník, ve znění pozdějších předpisů. c) Faktury jsou splatné do 14 kalendářních dnů ode dne jejich vystavení zadavateli na adresu: Ústav pro studium totalitních režimů, Siwiecova 2,130 00 Praha 3. d) Vyúčtování bude prováděno vždy do 5. dne v měsíci. Faktura je považována za proplacenou okamžikem odepsání příslušné finanční částky z účtu zadavatele. e) Zálohové platby zadavatel neposkytuje. - 5 -
11. Návrh smlouvy Uchazeč je povinen přiložit k nabídce návrh smlouvy, který odpovídá uvedenému vzoru smlouvy o poskytování bezpečnostních služeb, která tvoří přílohu č. 2 k této zadávací dokumentaci, doplněný o: identifikaci poskytovatele (zejména název/firma/jméno, IČ a sídlo), informace týkající se pojistné smlouvy (čl. IV. Smlouvy), doplnit výši sankcí (čl.iv Smlouvy) cenu plnění (čl. VI. Smlouvy), jméno odpovědného zástupce poskytovatele (čl. XI. Smlouvy), místo a datum podpisu návrhu smlouvy, Přílohu č. 1 Smlouvy o poskytování bezpečnostních služeb Certifikát pojištění poskytovatele (originál nebo úředně ověřenou kopii). Návrh smlouvy musí být ze strany uchazeče podepsán osobou oprávněnou jednat jménem uchazeče nebo podepsán osobou příslušně zmocněnou; originál nebo úředně ověřená kopie plné moci musí být v takovém případě součástí nabídky uchazeče. Předložení nepodepsaného textu smlouvy není předložením návrhu této smlouvy. Nabídka uchazeče se tak stává neúplnou a zadavatel vyloučí takového uchazeče z další účasti na veřejné zakázce. 12. Dodatečné informace Uchazeč je oprávněn požadovat písemně dodatečné informace k zadávacím podmínkám. Písemná žádost musí být doručena zadavateli nejpozději 12 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. Dodatečné informace k zadávacím podmínkám se uchazečům doručí do 6 dnů ode dne doručení žádosti uchazeče. 13. Lhůta a místo pro podání žádosti o poskytnutí zadávací dokumentace a) Zadávací dokumentace se poskytuje uchazečům v souladu s 48 odst. 1 ZVZ do 6 dnů ode dne doručení jejích písemné žádosti. Písemná žádost dodavatele o poskytnutí zadávací dokumentace musí být doručena nejpozději 12 dnů před uplynutím lhůty pro podání nabídek. b) Zadávací dokumentace v elektronické podobě jé přístupna na www.ustrcr.cz v sekci Veřejné zakázky. 14. Lhůta a místo pro podání nabídky a) Lhůta pro podání nabídek je dne 20. 01. 2010 do 10:00 hod. b) Nabídky podané po uplynutí lhůty pro podání nabídek komise neotevírá. Zadavatel bezodkladně vyrozumí uchazeče o tom, že jeho nabídka byla podána po uplynutí lhůty pro podání nabídek ( 71 odst. 6 ZVZ). c) Místo pro podání nabídek je adresa sídla zadavatele: Ústav pro studium totalitních režimů, Siwiecova 2, 130 00 Praha 3. Nabídka může být podána poštou nebo též osobně. Při podání nabídky poštou se za datum doručení považuje okamžik převzetí - 6 -
zásilky zadavatelem (den, případně hodina převzetí obálky s nabídkou na příslušné podávací poště zadavatele). d) Poštovní zásilky se přebírají na příslušné poště každý pracovní den cca v 10:00 hodin. Je tedy nutné, aby poštou podané nabídky byly na tuto poštu doručeny nejpozději předchozí pracovní den před posledním dnem lhůty pro podání nabídek. e) Při osobním podání požaduje zadavatel podat nabídku v obálce opatřené náležitostmi podle ustanovení 69 odst. 5 ZVZ. Adresa pro osobní podání nabídky: Ústav pro studium totalitních režimů, Siwiecova 2, 130 00 Praha 3. Podání nabídky v pracovní dny vždy v době od 09:30 do 13:30 hod u kontaktní osoby zadavatele. 15. Podmínky a požadavky na formu a způsob zpracování a podání nabídky a) Nabídku podá uchazeč písemně v jednom listinném vyhotovení. b) Nabídka musí obsahovat návrh směrnice výkonu ostrahy c) K nabídce musí být přiložen návrh smlouvy ve dvou výtiscích podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče ( 68 odst. 2 ZVZ). d) Nabídka musí obsahovat prohlášení (viz příloha č. 2 této zadávací dokumentace) podepsané osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče, z něhož vyplývá, že je uchazeč vázán celým obsahem nabídky po celou dobu běhu zadávací lhůty ( 68 odst. 2 ZVZ). e) Nabídka včetně veškerých dokumentů a příloh, prospekty a obdobné materiály nevyjímaje, bude zpracována v českém jazyce. Nabídka bude kvalitním způsobem vytištěna tak, aby byla dobře čitelná a nebude obsahovat opravy a přepisy, které by zadavatele mohly uvést v omyl. f) Vyhotovení nabídky bude včetně veškerých požadovaných dokladů a příloh č. 1, 2 a 3 svázáno do jednoho svazku. Nabídka bude dostatečným způsobem zajištěna proti manipulaci s jednotlivými listy. V případě vazby nabídky v kroužkovém pořadači či kroužkové vazbě bude dále zabezpečena proti nakládání s jednotlivými listy pomocí provázku a pečetě nebo nálepkami opatřenými podpisem, případně razítkem uchazeče. Pokud návrh smlouvy nebude odpovídat zadávacím podmínkám a ostatním částem nabídky uchazeče, jakož i nabídka nebude zpracována dle podmínek a požadavků pro zpracování a podání nabídky, bude tato skutečnost důvodem k vyřazení nabídky a vyloučení uchazeče ze zadávacího řízení. g) Nabídka musí být podána v uzavřené neporušené obálce. Obálka s nabídkou ponese označení: Zabezpečení ochrany prostor objektu Ústavu pro studium totalitních režimů a NEOTVÍRAT. Obálka s nabídkou musí být dále označena adresou uchazeče, na niž je možné zaslat oznámení podle 71 odst. 6 ZVZ ( 69 odst. 5 ZVZ). - 7 -
16. Otevírání obálek Otevírání obálek se uskuteční dne 21. 01. 2010 v 10:00 hod. v sídle zadavatele. Informaci o konkrétní zasedací místnosti, kde se uskuteční otevírání obálek, uchazeč obdrží v den otevírání obálek na recepci objektu zadavatele. Otevírání obálek se může účastnit nejvýše jeden zástupce uchazeče resp. osoba oprávněná jednat jménem uchazeče nebo za uchazeče, který podal nabídku, a která prokáže své postavení (popř. plnou moc) a identifikaci, členové komise a přizvaní poradci zadavatele. 17. Zadávací lhůta Zadávací lhůta, po kterou jsou uchazeči svými nabídkami vázáni končí dnem 31. 5. 2010. 18. Požadavky na způsob zpracování nabídkové ceny a) Uchazeč vypracuje nabídkovou cenu za vzorový měsíc květen 2010 poskytování bezpečnostních služeb v plném provozu specifikovaných v bodu 5 písm. p) této zadávací dokumentace. Dále uchazeč uvede hodinovou sazbu jednotlivých pracovních pozic a to ve všední den, víkend a statní svátek. b) Nabídková cena musí být stanovena v korunách českých (Kč) v tomto členění: nabídková cena bez daně z přidané hodnoty (DPH), sazba DPH (v %), výše DPH, nabídková cena včetně DPH. 19. Hodnotící kriteria a způsob hodnocení a) Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky je ekonomická výhodnost nabídky hodnocená na základě níže uvedených dílčích kritérií: 1) Nabídková cena vzorového měsíce květen 2010 60% 2) Návrh směrnice výkonu ostrahy 20% 3) Součet sankčních ujednaní 20% b) Před stanovením pořadí úspěšnosti nabídek hodnotící komise posoudí výši nabídkových cen ve vztahu k předmětu veřejné zakázky podle 77 ZVZ (mimořádně nízká nabídková cena). Pokud bude nabídková cena uchazeče posouzena jako mimořádně nízká, je hodnotící komise oprávněna vyžádat si od uchazeče písemné zdůvodnění těch částí nabídky, které jsou z hlediska nabídkové ceny podstatné. c) Podrobný způsob hodnocení je specifikován v příloze č. 5 této zadávací dokumentace. - 8 -
20. Členění nabídky Uchazeč závazně použije následující pořadí dokumentů pro zpracování nabídky: a) Krycí list nabídky (Příloha č. 3 této zadávací dokumentace), b) Dokumenty pro prokázání kvalifikace: Základní kvalifikační předpoklady, Profesní kvalifikační předpoklady, Ekonomické a finanční kvalifikační předpoklady, Technické kvalifikační předpoklady. c) Prohlášení uchazeče o vázanosti celého obsahu nabídky podle 68 odst.2 ZVZ (Příloha č. 2 této zadávací dokumentace). d) Identifikace výše nabídkové ceny, e) Návrh směrnice výkonu ostrahy, f) Návrh smlouvy o poskytování bezpečnostních služeb, doplněný a podepsaný osobou oprávněnou jednat jménem či za uchazeče. g) Případně další dokumenty 21. Jiné požadavky a podmínky zadavatele na plnění veřejné zakázky a) Údaje uvedené v jednotlivých částech této zadávací dokumentace se navzájem doplňují a vymezují závazné podmínky a požadavky zadavatele na plnění veřejné zakázky. Těmito podklady je uchazeč povinen se řídit při zpracování nabídky a předkládání informací o kvalifikaci. b) Zadavatel nepřipouští podle 70 ZVZ variantní řešení nabídky. c) Zadavatel je oprávněn změnit, případně zrušit zadávací řízení. d) Zadavatel je oprávněn nevracet uchazeči podanou nabídku. e) Zadavatel je oprávněn neposkytovat náhradu nákladů spojených se zpracováním a podáním nabídky. f) Prohlídka místa plnění proběhne dne 16. 12. 2009 v 10:00 hodin. Sraz účastníků prohlídky v 9:55 hodin před hlavním vchodem do budovy zadavatele, Siwiecova 2, 13000 Praha 3. Individuální prohlídka nemusí byt zadavatelem umožněna. 22. Ostatní podmínky plnění a) Zadavatel požaduje při plnění povinností využívání elektronického zabezpečovacího systému (EZS), elektronické požární signalizaci (EPS), elektronického systému kontroly vstupu osob a vjezdu vozidel (ACS), kabelového systému průmyslové televize (CCTV), jejichž výstupy jsou soustředěny na stanovišti ostrahy objektu - 9 -
zadavatele, a detektorů (ruční detektor kovů, rámový průchozí detektor kovů, rentgenový systém pro kontrolu zavazadel). b) Zadavatel požaduje před podpisem smlouvy od vybraného uchazeče zpracovat návrh Směrnice výkonu ostrahy k jejímu následnému odsouhlasení. c) Při plnění předmětu plnění zadavatel požaduje dodržovat vnitřní předpisy pracoviště zadavatele a schválené Směrnice výkonu ostrahy. Uchazeč musí odpovídat za svěřený majetek, který se nachází v prostorách pracoviště. d) Zajišťování výkonu ostrahy a recepce se požaduje vykonávat v jednotném oděvu, který bude zřetelně označen příslušností k uchazeči. V Praze dne. PhDr. Pavel Žáček, Ph.D. ředitel Ústav pro studium totalitních režimů - 10 -