Vzdělávací modul č. 3: Finanční řízení projektu Kurz č. 3: Finanční vyúčtování projektu studijní podklady ke vzdělávacímu programu v rámci projektu Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659 Dodavatelem věcného plnění projektu Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659 je společnost AQE advisors, a.s.
Obsah Kurz Finanční vyúčtování projektu... 3 1. Ukončení projektu... 3 1.1. KROKY PŘI UKONČENÍ PROJEKTU... 3 1.2. PŘEDLOŽENÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY... 5 1.3. ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ... 6 1.4. ZÁVĚREČNÁ PLATBA... 7 1.5. ZÁVĚREČNÝ AUDIT... 7 1.6. ODSTOUPENÍ OD PROJEKTU... 8 2. Řešení nesrovnalostí... 8 3. Vypořádání dotace... 13 4. Udržitelnost projektu... 17 5. Archivace dokumentů projektu... 18 Příloha... 19 2
Kurz Finanční vyúčtování projektu Tento kurz rekapituluje povinnosti příjemce dotace při ukončení fyzické realizace projektu, tedy v době, kdy dojde k uzavření všech aktivit projektu. Budou shrnuty základní podmínky pro podání závěrečné monitorovací zprávy, způsobilost výdajů na konci projektu, zpracování finančního vyúčtování dotací dle vyhlášky č. 52/2008 Sb., dodržení povinností archivace a udržitelnosti a případné řešení nesrovnalostí. 1. Ukončení projektu Již při plánování projektu je nezbytné vědět, kdy projekt končí a jak bude možné uplatnit výdaje, které vzniknou v závěru jeho realizace. Datum ukončení fyzické realizace projektu = datum prokazatelného uzavření všech aktivit projektu, např. den kdy: přestane poskytování služeb cílové skupině dojde k předání díla/stavby/zařízení do užívání Datum ukončení projektu = jde o den předložení poslední žádosti o platbu 1.1. KROKY PŘI UKONČENÍ PROJEKTU Příjemci jsou povinni zajistit ukončení projektu z technického hlediska, tj. připravit a ošetřit veškerou dokumentaci spojenou s plněním projektu k archivaci a veškerý hmotný majetek pořízený z jeho prostředků označit tak, aby byl po závaznou dobu snadno identifikovatelný. Vlastní výstupy projektu doložit ověřitelnými dokumenty dokládající dosažení cílů projektu (např. fotodokumentace, protokol o předání a převzetí díla, prezenční listiny, kolaudační rozhodnutí atd.). Při ukončení projektu je doporučením: 1. provést kontrolu chronologického vedení dokumentů, které zaručí po celou dobu archivace jejich vypovídací schopnost; 2. nelze-li z důvodu zákonných postupů zařadit do dokumentace originály dokumentů (např. mzdové výkazy), je třeba přiložit k dokumentaci písemné sdělení, kde lze tyto dokumenty dohledat a ověřit (tzv. účetní stopa ); 3. provést kontrolu oddělené účetní evidence příjmů a výdajů projektu a jejího souladu s proplacenými žádostmi o platbu a soupiskami účetních dokladů a vykázanými příjmy; Archivovat výpis z oddělené účetní evidence. 4. provést před ukončením projektu inventarizaci hmotného majetku pořízeného z prostředků projektu a přiřadit soupis majetku k archivované dokumentaci; 5. připravit k archivaci veškeré materiály a dokumenty, které byly v rámci publicity a propagace projektu vytvořeny (např. letáky, publikace, CD a další předměty); 6. ověřit, zda byly písemně oznámeny v průběžných monitorovacích zprávách všechny nepodstatné změny v projektu; došlo-li k opomenutí, je třeba uvést tyto skutečnosti v monitorovací zprávě před ukončením projektu. 3
7. v souvislosti s povinností realizovat nápravná opatření uložená oprávněnými subjekty na základě provedených kontrol a doporučení provedených auditů ověřit úplnost dokumentů vztahujících se k plnění opatření (záznamy/zápisy) a přiřadit je k archivované dokumentaci; 8. přiřadit k archivované dokumentaci korespondenci se všemi subjekty, která je pro případnou kontrolu ukončeného projektu podstatná; 9. zajistit archivaci dokumentace a materiálů, které dokládají plnění projektu; 10. viditelně označit archivované spisy (dokumenty) povinnou dobou archivace min. 10 let od ukončení projektu, ověřit, zda originály dokumentů založené mimo archivovaný projekt (viz bod 2.) jsou taktéž označeny touto archivační lhůtou, případně lhůtou delší. 11. personálně zajistit udržitelnost projektu, zejména podávání monitorovacích zpráv o udržitelnosti. Je-li projekt realizován jako partnerský, měl by o výše uvedených doporučeních příjemce informovat partnera, případně se ujistit o realizaci jím vybraných doporučení. Příjemce by měl nejpozději do předložení závěrečné monitorovací zprávy zajistit: 1. správné nakládání s osobními údaji, pokud se stanou předmětem archivovaných dokumentů, dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů, 2. ověření splnění oznamovací povinnosti vůči Úřadu pro ochranu osobních údajů, je li pro projekt relevantní, 3. originály dokladů určené k archivaci - výčet základních materiálů určených pro archivaci je uváděn v Příručce pro příjemce nebo samostatných metodických pokynech vydaných poskytovatelem, 4. provedení auditu projektu, je-li tato povinnost uložena, 5. vyúčtování záloh dodavatelům, pokud byly poskytnuty, 6. pokud projekt obsahoval nepřímé náklady (OPLZZ, OPVK), pak výpočet skutečné výše nepřímých nákladů projektu vzhledem k nároku dle poslední soupisky výdajů a jejich zahrnutí do závěrečné žádosti o platbu, 7. pokud projekt využíval projektovou pokladnu, pak je třeba zajistit vypořádání prostředků převedených do pokladny tak, aby mohla být případná vratka prostředků provedena z projektového účtu, 8. uchování uživatelského jména a hesla pro vstup do Benefit7 (pro možnost podávání zpráv o udržitelnosti prostřednictvím tohoto systému), 9. po dobu udržitelnosti projektu zajistit výstupy projektu (dle typu výstupu). Pokud byl pro projekt stanoven limit max. 60% výdajů na služby, je důležité před zpracováním závěrečné ŽoP, aby příjemce provedl kontrolu limitu skutečného čerpání kapitoly rozpočtu 4
služby. Zjistí-li příjemce překročení hranice 60% celkového skutečného rozpočtu, zohlední tuto skutečnost v závěrečné ŽoP tak, aby nedošlo k čerpání prostředků nad limit kapitoly. Tabulka: Kontrola limitu výdajů na služby před a po realizaci projektu skutečnost schválený rozpočet (po realizaci projektu) č. kap kapitola náklad podíl náklad podíl 01 Osobní náklady 450 000 30% 380 000 27% 02 Cestovné 30 000 2% 28 000 2% 03 Zařízení a vybavení 150 000 10% 133 000 9% 04 Nákup služeb 870 000 58% 865 000 62% Celkem 1 500 000 100% 1 406 000 100% V případě, že by v průběhu projektu nebyly vyčerpány prostředky schválené v ostatních kapitolách v rozpočtu (levnější nákup vybavení, nedočerpání mzdových nákladů apod.), došlo by při závěrečném vyúčtování k navýšení procenta i u kapitoly Nákup služeb. U projektů, které mají schválený rozpočet kapitoly Nákup služeb blízko hranice 60%, by pak mohlo dojít k jejímu překročení. Původně poskytovatel vždy neposuzoval splnění limitů kapitol po skončení projektu. Nyní však např. u OPLZZ či OPVK dochází ke krácení procenta nepřímých nákladů projektu. Pokud je podíl kapitoly Nákup služeb na celkových přímých způsobilých výdajích projektu: a) vyšší než 60% a menší než 90%, snižují se nepřímé náklady na polovinu. b) 90% a více, nepřímé náklady se vůbec nehradí (jsou 0%). 1.2. PŘEDLOŽENÍ ZÁVĚREČNÉ ZPRÁVY Po dokončení projektu zpracuje příjemce ve stanoveném termínu závěrečnou monitorovací zprávu (ZMZ) a žádost o platbu (ŽoP), která musí mít odpovídající strukturu a informovat v ní o řešení projektu za poslední sledované období i za celou jeho dobu. Obsahově se závěrečná zpráva liší od průběžné pouze tím, že obsahuje navíc celkové zhodnocení průběhu a výstupů a výsledků projektu. Tu pak příjemce předloží na jednotlivá kontaktní místa poskytovatele či zprostředkujícího subjektu (Úřad regionální rady, Centrum pro regionální rozvoj, Státní fond životního prostředí, Czechinvest, konkrétní ministerstvo, Krajský úřad apod.). Termíny předkládání závěrečné monitorovací zprávy a závěrečné žádosti o platbu jsou stanoveny v rozhodnutí o poskytnutí dotace, příp. jiném právním aktu upravujícím povinnosti příjemce. U jednotlivých poskytovatelů se termíny různí. Obvyklé je 20 až 30 dnů (IOP, ROPy), ale i 2 měsíce (OPLZZ, OPVK) od data ukončení projektu uvedeného v rozhodnutí/smlouvě. Praxe Termíny stanovené smlouvou/rozhodnutím jsou pro příjemce závazné a nepřekročitelné. Příjemce se s plněním nesmí zpozdit byť o jediný den. Termíny stanovené pro pracovníky řídícího orgánu či zprostředkujícího subjektu jsou spíše doporučením, nejsou vymahatelné (např. závazek ZS zaslat připomínky k MZ do 20 dnů a schválení do 40 dnů) a proto není nezvyklé, že administrace monitorovací zprávy či proplacení žádosti o platbu trvá měsíce a někdy i roky. 5
1.3. ZPŮSOBILOST VÝDAJŮ Dokončení projektu v r. 2015 O způsobilosti výdajů pojednával kurz 3.1 Specifika finančního řízení. Na tomto místě je třeba zmínit podmínku u projektů v končícím období 2007 2013, kdy způsobilým z časového hlediska bude výdaj, který je uskutečněn nejpozději do dne 31. 12. 2015. Tento termín ovšem platí pro vykázání výdajů za ČR vůči Evropské unii. Předtím musejí výdaje příjemců projít procesem certifikace (potvrzení správnosti údajů), což sebou nese potřebu několika týdnů. Je-li realizován projekt v některé z posledních výzev současného programového období, jeho doba realizace končí ve většině případů k 30. 6. 2015. Vzhledem k hrozícím ztrátám pro ČR (resp. nedočerpání alokace), řídící orgány umožňují realizaci projektů ještě do podzimu 2015 nebo vyhlašují rychlé výzvy, v rámci kterých umožňují realizaci projektů do 31. 12. 2015. Je to umožněno určitým rozvolněním přístupu řídících orgánů ve snaze snížit nedočerpání alokace pro ČR na co nejmenší míru. Budou použity instrumenty proplácení zálohových faktur, a v určitém objemu zůstanou výdaje na státním rozpočtu. Výdaje do termínu podání ZMZ Po ukončení fyzické realizace projektu do doby podání ZMZ může dojít k platbám za plnění, která se vážou k době realizace projektu (budou např. vyplaceny mzdy realizačního týmu za poslední měsíc realizace projektu), ale aktivity projektu už být realizovány nemohou. Pro způsobilé výdaje tak platí, že mohou být uhrazeny i v době mezi ukončením projektu a datem předložení závěrečného vyúčtování, ale musí mít přímou souvislost s aktivitami projektu. V případě osobních nákladů se za jejich vznik posuzuje den, kdy zaměstnanec odpracoval činnost, k níž se dané osobní náklady vážou. Vznik nákladu navázaného na dodání plnění od externího dodavatele je posuzován dvěma způsoby: u plnění, které poskytnul dodavatel, který je plátcem DPH, je rozhodující datum zdanitelného plnění uvedené na daňovém dokladu u plnění poskytnutého neplátcem DPH je určujícím datum uskutečnění účetního případu. Toto datum ovšem nemusí být vždy na dokladu uvedeno. Pokud na dokladu není uvedeno, pak je za datum uskutečnění považováno datum vyhotovení účetního dokladu, které musí být na dokladu vždy vyznačeno. V případě, kdy jsou na dokladu obě data, je datum uskutečnění účetního případu prioritním údajem. Datum zdanitelného plnění nebo datum uskutečnění účetního případu musí spadat do období realizace projektu. Fyzické proplacení mzdy nebo úhrada daňového dokladu může tedy proběhnout i po skončení projektu do odevzdání ZMZ a žádosti o platbu. Příklad Projekt přístavby tělocvičny při ZŠ skončil 31. 10. 2014. Příjemce musel ZMZ odevzdat do 30. 11. 2014. Stavební firma doručila příjemci poslední fakturu za stavební práce dne 5. 11. 2014. Na faktuře bylo uvedeno datum zdanitelného plnění 3. 11. 2014. Příjemce požadoval po dodavateli, aby fakturu vystavil znovu s datem zdanitelného plnění do 31. 10. 2014, neboť pokud by fakturu uhradil a následně ji uplatňoval z dotace, nebyla by mu ze strany poskytovatele dotace proplacena. Příjemce v tomto případě mohl uhradit opravenou fakturu do doby podání ZMZ, tedy do konce listopadu 2014. 6
1.4. ZÁVĚREČNÁ PLATBA Jak bylo uvedeno v předchozím kurzu, ŽoP je přílohou finanční části monitorovací zprávy, kterou není možné podávat samostatně a je vždy součástí průběžné, mimořádné či závěrečné monitorovací zprávy. Výjimkou je OPŽP, kde je žádost o platbu předkládána nezávisle na předkládání monitorovacích zpráv a to v období od března do prosince. Příjemce do závěrečné ŽoP zahrne všechny výdaje prokázané v závěrečné MZ, tedy výdaje, které jsou vykázány v Soupisce účetních dokladů. Stejně jako při podání průběžných ŽoP, příjemce vyplní ŽoP prostřednictvím portálů (Benefit7, Benefill, eaccount) nebo příslušných formulářů. Nově budou příjemci ŽoP vyplňovat v systému MS2014+, který bude dotačním portálem pro nové operační programy. Informace uvedené v závěrečné ŽoP vychází z údajů uvedených buď: v soupisce účetních dokladů (v případě OP LZZ, OP VK), v soupisce faktur (v případě IOP), v seznamech deklarovaných výdajů jednotlivých partnerů (OP PS AT-CZ, SK-CZ) z výkazu výdajů vynaložených příjemcem (ROP). Způsobilé výdaje projektu nezahrnuté nejpozději do závěrečné ŽoP nemohou být ze strany ŘO proplaceny. V závěrečné žádosti o platbu musejí být vypořádány zálohy mezi dodavateli a příjemci. Specifika programů: OPVK - Příjemce si může v závěrečné ŽoP nárokovat maximálně částku do výše dvojnásobku zálohové platby. V případě prodlení s realizací aktivit může hrozit, že se výdaje sejdou ke konci projektu a příjemce nebude moci celý objem nárokovat k proplacení/zúčtování s poskytovatelem. Proto je třeba během realizace projektu dohlížet na rozložení plateb dle nastaveného finančního plánu. 1.5. ZÁVĚREČNÝ AUDIT V některých dotačních titulech mají příjemci povinnost realizovat audit. V OPLZZ byl do r. 2011 povinný audit u projektů s rozpočtem nad 3 mil. Kč. Od r. 2012 byl limit pro povinný audit zvýšen u projektů s rozpočtem přesahujícím 100 miliónů Kč. V OPVK byl limit zvýšen na 10 mil. Kč (ve výzvě však může být požadován audit i pod stanovený limit). Projekty musí být před podáním závěrečné monitorovací zprávy a závěrečné žádosti o platbu zauditované. Nejpozději 7 měsíců (OPLZZ) 1 před plánovaným ukončením projektu je příjemce podpory povinen uzavřít smlouvu s auditorem, jejíž součástí musí být požadavky na audit ze strany poskytovatele podpory uvedené v textu právního aktu o poskytnutí podpory. Příjemce podpory má povinnost informovat o uzavření této smlouvy poskytovatele podpory v nejbližší průběžné monitorovací zprávě. Audit projektu se týká jak projektového účetnictví příjemce, tak projektového účetnictví českých partnerů. Auditor provede audit všech 1 OPVK doporučuje 6 měsíců před ukončením projektu 7
subjektů zapojených do projektu najednou. Podmínka auditu účetnictví se nevztahuje na partnera bez finančních příspěvků. Audit musí být proveden auditorem nebo auditorskou společností schválenými úředními orgány (zápis v seznamu auditorů vedeném Komorou auditorů ČR podle zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech, ve znění pozdějších předpisů). Auditor formuluje svůj závěr pozitivní formou, tedy zdali byly ve všech významných ohledech splněny podmínky použití dotace stanovené v právním aktu. 1.6. ODSTOUPENÍ OD PROJEKTU Ne všichni příjemci dotace mají dostatek sil a financí svůj projekt realizovat až do úplného konce. Příjemce podpory může ve výjimečných případech a ze závažných důvodů podat návrh na předčasné ukončení projektu, a to na základě písemného prohlášení, které zasílá poskytovateli. Součástí tohoto návrhu musí být podrobné zdůvodnění a návrh lhůty pro ukončení realizace projektu. V případě kladného vyjádření a částečným dosažením cílů projektu, může příjemce získat alespoň část dotace, obvykle však dochází k odejmutí celé dotace. Pokud byl projekt předfinancován, musí být řádně vyúčtovány průběžné platby a prostředky nevyužité ve prospěch projektu vráceny (obvykle do 30 kalendářních dnů po ukončení projektu) na účet poskytovatele. 2. Řešení nesrovnalostí Pravidelné kontroly mohou zabránit chybám a nesrovnalostem ve financování projektu. Poskytovatel je provádí jak v jeho průběhu, tak i před započetím projektu (ex ante kontroly) a po jeho skončení po dobu 10 let od obdržení závěrečné platby. Sleduje přitom, zda příjemce dodržuje pravidla pro publicitu, dodané služby/zboží je v souladu s podmínkami projektu nebo kontroluje účetnictví (účty související s projektem). Porušení předpisu Evropských společenství (ES) nebo předpisu České republiky, je považováno za nesrovnalost. V případě takového podezření, navíc jedná-li se o podezření ze spáchání trestního činu, je tato skutečnost řešena příslušnými orgány (řídící orgán, finanční úřad, Úřad pro ochranu hospodářské soutěže, Policie ČR, státní zastupitelství). Za nesrovnalost se považují skutečnosti, které naplňují následující pojmové znaky: - porušení komunitárního práva za porušení komunitárního práva je nutné považovat i porušení jakéhokoliv národního právního předpisu - ohrožení nebo poškození finančních zájmů EU v důsledku porušení komunitárního práva došlo k ohrožení nebo porušení finančních zájmů EU. Členské státy mají povinnost oznamovat nesrovnalosti, které jsou definovány jako jakékoli porušení právního předpisu EU vyplývající z jednání nebo opomenutí hospodářského subjektu. 8
Individuální nesrovnalostí může být - ojedinělé pochybení, které je nezávislé na ostatních pochybeních - na úrovni jednotlivých subjektů - porušení rozpočtové kázně dle zákona č. 218/2000 Sb. (o rozpočtových pravidlech) a zákona č. 250/2000 Sb. (o rozpočtových pravidlech územních rozpočtů), trestné činy 2.1. TYPY NESROVNALOSTÍ Porušení rozpočtové kázně - neoprávněné využití veřejných finančních prostředků (využití např. na jiný účel) - zadržení veřejných peněžních prostředků jejich příjemcem (tedy porušení povinnosti vrácení prostředků poskytovateli ve stanoveném termínu) Trestný čin - podvody - manipulace při výběrových řízeních apod. Ostatní nesrovnalosti - nedostatky jiného charakteru (nedoložení/špatné vyplnění příloh, chyby v archivaci, chybějící podpisy atd.) Z pohledu ŘO má rozsah řešení nesrovnalostí vzniklých u příjemců následující fáze: 1) prevence nesrovnalostí zajištění informování příjemců a kontroly - pro případ prevence vzniku nesrovnalostí jsou příjemci informováni v podmínkách právního aktu o poskytnutí dotace, resp. smlouvě o poskytnutí dotace, případně jiném dokumentu vztahujícímu se k poskytnutí veřejné finanční podpory (metodické pokyny, příručky pro příjemce apod.) 2) identifikace a šetření podezření na nesrovnalost - podezření na nesrovnalost bývá nejčastěji identifikováno při kontrolních akcí prováděných určenými subjekty - veškerá podezření na nesrovnalost je nutné bezodkladně oznámit příslušnému ŘO, který může delegovat řešení na zprostředkující subjekt - jsou-li v rámci ověřování zjištěny chyby/nedostatky v průběhu operace (administrativního nebo věcného charakteru), a tyto chyby jsou opraveny před proplacením žádosti o platbu, ke které se vztahují, k nesrovnalosti nedojde. Nicméně pokud je nesrovnalost zároveň porušením rozpočtové kázně není možné ji opravit. 3) evidence a hlášení nesrovnalostí, popř. vymáhání dotčených prostředků - v případě správního zjištění se jedná o konstatování nedostatku, který má charakter nesrovnalosti v protokolu z výsledků veřejnoprávní kontroly či ve zprávě z auditu po ukončení kontroly nebo auditu. 4) nápravná opatření a monitoring situace - ke každé nesrovnalosti by měla být stanovena nápravná opatření, která sníží možnost pravděpodobného budoucího výskytu. Za stanovení nápravných opatření je odpovědný 9
ŘO, který současně odpovídá za implementaci a následnou kontrolu dodržování nápravných opatření. 5) uzavření případu - uzavřením případu je míněn časový okamžik, kdy ŘO přestává případ dále sledovat. Daný časový okamžik se liší dle toho, zda se jedná o podezření na nesrovnalost potvrzené (finanční prostředky jsou vymahatelné od příjemce či jsou vráceny na účet ŘO) a nepotvrzené (ŘO vydá rozhodnutí, že se jedná o nepotvrzené podezření na nesrovnalost). Příklady nesrovnalostí - nesprávné prokazování způsobilých výdajů (chybějící účetní doklady, chybějící doklady o úhradě) - provedení podstatné změny projektu bez oznámení poskytovateli - převedení vlastnického práva k majetku v rozporu s Rozhodnutím - chybějící dokumenty dané Rozhodnutím nebo legislativou vztahující se k projektu - nenaplnění indikátorů - zakázka nezveřejněna požadovaným způsobem - výzva k podání nabídek obsahuje diskriminační nebo nedostatečný popis předmětu poptávky - ve výzvě k podání nabídek nebyla uvedena nebo dostatečně popsána všechna kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků - nedodržení lhůt v procesu výběru dodavatele - pozdní předložení monitorovací zprávy Kontroly výběrových řízení na místě Pokud kontrola na místě odhalí pochybení či nesrovnalost, které dosud nebylo identifikováno, vždy se toto pochybení objeví ve zjištěních a je k němu vyčíslena sankce (bez ohledu rozdílu, zda už u daného VŘ bylo hlášeno podezření na nesrovnalost, či nikoli). Jestliže kontrola na místě identifikuje pochybení, které už identifikovala jiná kontrola (audit či administrativní či jiná kontrola na místě), nelze do protokolu uvést, že je toto VŘ bez zjištění. Je možné do protokolu tento identifikovaný nedostatek neuvádět vůbec (ovšem zjištění vždy musí být uvedeno alespoň v kontrolním listu kvůli auditní stopě), nebo se zjištění do protokolu uvede s tím, že nedostatek je už nahlášen jako nesrovnalost a dále řešen, proto k němu protokol neobsahuje vyčíslení sankce. Větší pravděpodobnost porušení rozpočtové kázně se nabízí u ex-ante dotací, kdy příjemce čerpá dotaci, která je mu poskytnuta formou zálohy. V případě pochybení jde o neoprávněné použití veřejných prostředků. U ex-post dotací, kdy příjemce předfinancuje projekt ze svých zdrojů, nezpůsobilé výdaje nezahrne do vyúčtování nebo mu část dotace následně není proplacena, proto zde riziko porušení rozpočtové kázně nehrozí. 10
2.2. CHYSTANÉ ZMĚNY V souvislosti s poměrně revolučním záměrem MFČR, které připravilo nové pojetí zákona o vnitřním řízení a kontrole ve veřejné správě 2, jež má vstoupit v účinnost od 1. 1. 2016, dojde ke zrušení zákona 320/2001 Sb. o finanční kontrole, ale i zákona 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření územních samosprávných celků a dobrovolných svazků obcí. Kromě mnoha problémů, které tato novinka obcím a městům způsobí (konec přezkumu hospodaření krajem povinnost auditů), s sebou nese i rozšíření pravomocí Nejvyššího kontrolního úřadu (NKÚ) i na možnost kontrol obcí, krajů a jejich organizací (tedy nejen kontrol dotací, ale celého hospodaření ÚSC, navíc kontrola dotací poskytnutých obcemi třeba sportovním klubům, na kulturní akce, příspěvek dobrovolným hasičům, či svým mateřským školám na vánoční besídku apod.). Všichni příjemci dotací zřejmě ocení zrušení pravomoci finančního úřadu kontrolovat dotace, kdy i s odstupem několika let mohl FÚ při kontrole dospět k jinému závěru, než kontrola poskytovatele a následovalo udělování sankcí, výpočet odvodů a penále. Zaveden bude institut manažerského schvalování, kdy starostové, budou muset celý projekt důkladně zhodnotit (konkrétní, měřitelné, dosažitelné a časově vymezené cíle, ukazatele ověření operace, přínosy operace, očekávané výsledky a dopady). Nicméně od 1. 1. 2015 platí novela zákona č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech, který přináší i změny, které mají dopady pro příjemce dotací. 14e (1) Poskytovatel nemusí vyplatit dotaci nebo její část, domnívá-li se, že její příjemce v přímé souvislosti s ní porušil povinnosti stanovené právním předpisem nebo nedodržel účel dotace nebo podmínky, za kterých byla dotace poskytnuta; je-li stanoven nižší odvod za porušení rozpočtové kázně podle 14 odst. 6, výše nevyplacené části dotace musí být stanovena v rámci částek vypočítaných podle 14 odst. 6. Přitom v rámci procentního rozmezí přihlédne poskytovatel k závažnosti porušení a jeho vlivu na dodržení účelu dotace. Nevyplatit dotaci nebo její část nelze při nedodržení povinnosti podle 14 odst. 4 písm. k). (2) Poskytovatel o opatření podle odstavce 1 bez zbytečného odkladu vhodným způsobem informuje příjemce. Příjemce může do 15 dnů ode dne, kdy tuto informaci obdržel, podat poskytovateli proti tomuto opatření námitky. O námitkách rozhoduje ten, kdo stojí v čele poskytovatele. (3) V rozhodnutí o námitkách se rozhodne o tom, zda opatření poskytovatele bylo plně oprávněné, částečně oprávněné nebo zda oprávněné nebylo. Proti rozhodnutí o námitkách se nelze odvolat. (4) Bylo-li opatření poskytovatele v rozhodnutí o námitkách posouzeno jako plně oprávněné, poskytovatel dotaci nebo její část příjemci nevyplatí. Bylo-li posouzeno jako částečně oprávněné, poskytovatel vyplatí příjemci část dotace, kterou mu neoprávněně nevyplatil. Bylo-li posouzeno jako neoprávněné, poskytovatel příjemci vyplatí nevyplacenou dotaci nebo její část. Poskytovatel vyplatí příjemci dotaci nebo její část, kterou mu neoprávněně nevyplatil, do pěti pracovních dnů ode dne právní moci rozhodnutí o námitkách. 2 Zákon dosud nebyl schválen, ale s největší pravděpodobnosti k tomu dojde do pololetí 2015 s účinností od 1. 1. 2016. 11
(5) Poskytovatel informuje o opatření podle odstavce 1 a o rozhodnutí o námitkách podle odstavce 3 vhodným způsobem bez zbytečného odkladu finanční úřad. (6) Provede-li poskytovatel opatření podle odstavce 1, může pokračovat v proplácení zbývající části dotace. Poskytovatel podpory tedy nově řeší nesrovnalosti pouze s příjemcem. Finanční úřad je jen informován, nikoliv vysílán na provedení kontroly, resp. posouzení pochybení u příjemce. Proti rozhodnutí poskytovatele je možno podat námitky. O námitkách rozhoduje opět poskytovatel. Pokud příjemce není s výsledkem spokojen, může se obrátit jen na soud. V budoucnu je počítáno s institutem dotačního ombudsmana, který by případné spory mezi příjemcem a poskytovatelem měl řešit. 2.3. PŘÍKLADY ŠPATNÉ PRAXE Snad každý realizátor projektu může uvést nějaké příklady, kdy se dostal do názorového střetu se zástupcem poskytovatele dotace (projektovým manažerem) či kontrolou. nákup materiálu nebo majetku před koncem projektu Častým nešvarem bývá pořízení spotřebního materiálu (kancelářské potřeby, tonery do tiskáren, materiál do keramické dílny apod.) nebo majetku před koncem projektu. U některých kontrolorů toto dříve procházelo. Došlo však ke zpřísnění podmínek, které tento postup jednoznačně nepřipouští, a proto je třeba vyvarovat se podobných snahám příjemců dočerpat rozpočet projektu a předzásobit se tak na dobu udržitelnosti projektu. pořízení nábytku 1.) U jednoho neinvestičního projektu financovaného z OPLZZ byl nábytek vyloučen ze způsobilých výdajů a nebylo umožněno křížové financování. Příjemce (nízkoprahové zařízení) během projektu nakoupil pro cílovou skupinu sportovní vybavení a pomůcky. Ve svém objektu vyčlenil prázdnou místnost pro uskladnění tohoto vybavení, které zapůjčoval cílové skupině. Příjemce z projektu také pořídil police (v hodnotě 8 000,- Kč), které připevnil na zeď a vybavení vhodně uskladnil. Metodika způsobilých výdajů konstatovala, že způsobilým výdajem v rámci kapitoly zařízení a vybavení jsou výdaje spojené s nákupem nového nebo použitého vybavení či zařízení hmotné povahy, které nepatří mezi odepisovatelný majetek a které není nábytkem. Metodika však dále neřešila obsahový význam pojmu "nábytek". Vzhledem k ceně se nejednalo o odepisovatelný majetek a dle názoru příjemce nakoupené police kategorii "nábytku" nesplňovaly, neboť sklad není obytná místnost a vybavení skladu není vybavením kanceláře či obytných místností, a tedy neplní funkci nábytku. Police přesto nebyly uznány, neboť dle výkladu poskytovatele jsou police a regály brány jako nábytek. Obdobné problémy mohli zažít příjemci z ROP při realizaci výstavby penzionů či hotelů při vybavování pokojů nábytkem a dalším vybavením. Nábytek jako postele, stolky a židle, byly způsobilé, ale rozpory mohly nastat při uplatnění lůžkovin, povlečení, závěsů do oken, ručníků apod. Pokud příručky nedávají jasnou odpověď na konkrétní případ, je výklad příruček určován 12
spíše názorem a (ne)zkušeností jednotlivce (projektového manažera). Je proto na místě sporné případy konzultovat s poskytovatelem předem. 2.) Příjemce provedl nákup lavic a židlí pro účely projektu (vybavení přednáškové místnosti). Omylem byly na faktuře uvedeny i dvě křesla v celkově hodnotě 15 000,- Kč, které si příjemce u stejného dodavatele objednal pro vybavení prostor recepce. Došlo k uhrazení faktury v celé výši. Faktura byla zahrnuta do průběžné MZ i ŽoP, a ty byly následně poskytovatelem schváleny. Příjemce si omyl uvědomil až při zpracování ZMZ, kdy znovu procházel veškeré účetní doklady související s projektem. Šlo o projekt s ex-ante financováním, tedy příjemce proplácel výdaje z poskytnutých záloh na dotaci. Přestože se příjemce k pochybení přiznal sám a závěrečnou ŽoP ponížil o cenu dvou křesel, poskytovatel věc řešil jako porušení rozpočtové kázně (neoprávněné použití prostředků). Příjemce musel uhradit penále za neoprávněné použití 15 tis. Kč ode dne proplacení oné faktury do doby podání ZMZ. Lze uvést desítky příkladů, které mnohdy ilustrují absurditu rozhodování poskytovatele ve sporných případech. Je třeba však přiznat, že za mnohé problémy si mohou příjemci sami a mnohdy zkouší, co ještě u poskytovatele projde a co již nikoliv. 3. Vypořádání dotace Pro všechny příjemce dotací ze státního rozpočtu, potažmo EU fondů je závazná vyhláška č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem, v platném znění. Vyhláška upravuje zásady a termíny pro finanční vypořádání: a) státních příspěvkových organizací b) příspěvkových organizací zřízených územním samosprávným celkem, kterým byly ze státního rozpočtu poskytnuty dotace na výzkum a vývoj c) právnických a fyzických osob, které jsou poskytovateli sociálních služeb, s výjimkou právnických osob, které jsou zřízeny územním samosprávným celkem, a kterým byly ze státního rozpočtu poskytnuty dotace na poskytování sociálních služeb, d) ostatních právnických a fyzických osob, kterým byly ze státního rozpočtu nebo ze státních finančních aktiv poskytnuty dotace nebo návratné finanční výpomoci na stanovený účel, e) účastníků programu, kterým byly ze státního rozpočtu nebo ze státních finančních aktiv poskytnuty dotace nebo návratné finanční výpomoci na financování akcí na pořízení nebo technické zhodnocení hmotného a nehmotného dlouhodobého majetku (akce), f) organizačních složek státu, které převedly prostředky určené na financování programů, na financování programů nebo projektů spolufinancovaných z rozpočtu Evropské unie nebo prostředky finančních mechanismů do rezervního fondu g) právnických a fyzických osob, kterým byly poskytnuty dotace správcem kapitoly z účtu Národního fondu, k němuž má dispoziční právo, na stanovený účel. 13
Finanční vypořádání dotací se provádí a) za období týkající se celého příslušného rozpočtového roku nejpozději k 31. prosinci tohoto roku, s výjimkou dotací na projekty spolufinancované z rozpočtu Evropské unie a z prostředků finančních mechanismů, b) u projektů spolufinancovaných z rozpočtu Evropské unie a z prostředků finančních mechanismů nejpozději k 31. prosinci roku, v němž byl projekt ukončen. Finanční vypořádání dotace musí být provedeno ve smyslu zákona č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech a o změně některých souvisejících zákonů, ve znění pozdějších předpisů a v souladu s vyhláškou č. 52/2008 Sb. do 15. 2. následujícího kalendářního roku, včetně finančního vypořádání, tj. poukázání nespotřebované částky dotace na účet poskytovatele. Příjemce dotace je povinen předložit finanční vypořádání dotace na formuláři Finanční vypořádání dotace ze státního rozpočtu a případně zaslat avízo o platbě. Konkrétní formulář (dle typu žadatele a druhu dotace) je přílohou vyhlášky 52/2008 Sb. Příručka D2 pro příjemce finanční podpory z OP LZZ vyžaduje zaslání příslušného formuláře a vratky dotace na účet poskytovatele nejpozději do 31.1. roku následujícího po ukončení projektu. Zde je třeba dávat si pozor na dodržení termínu. 14
Tabulka pro finanční vypořádání dotací dle přílohy č. 11 vyhlášky 52/2008 Sb. 15
Poskytovatel dotace může v prováděcí dokumentaci (příručka pro příjemce) stanovit vlastní formulář pro finanční vypořádání dotace (viz ukázka níže). Tabulka závěrečného vyhodnocení akce - IOP EDS Zpráva pro závěrečné vyhodnocení akce Finanční vypořádání prostředků SR a SF EU Název akce (projektu): Konsolidace IT a nové služby technologického centra ORP Kocourkov Dokument vydává: Identifikační číslo EDS/SMVS: Pod č.j.: 34280/2012-91/2 235D31C000638 Účastníku programu a jeho sídlo: 310 001 Název organizace: Město Kocourkov Identifikační číslo: 00888999 310 002 Fyzická osoba: Rodné číslo: 310 003 Název ulice: Starostovo náměstí Č. p.: 100 310 004 Název obce: Kocourkov PSČ: 666 77 Číslo řádku Název ukazatele bilance potřeb a zdrojů Rozpočtová položka druhová Nárok dle rozhodnutí Skutečné čerpání Nárok na zákl. kontroly žádosti o platbu/vyúčtování provedené ZS/ŘO Odvod do státního rozpočtu A B C D = B - C 6570* 5570* 6573* VDS rozpočet kapitoly správce programu - investice VDS rozpočet kapitoly správce programu - neinvestice VDS použití zdrojů strukturálních fondů EU - investice 6341 3 000 000,00 2 889 812,10 2 889 812,10 0,00 5573* VDS použití zdrojů strukturálních fondů EU - neinvestice 5321 100 000,00 90 000,00 38 000,00 52 000,00 Vypracoval: Jiřina Kudláková Telefon: 555 323 666 Schválil: Josef Semtele Dne: 10.2.2015 Razítko a podpis: *pod číslem řádku jsou obsaženy i řádky x570a, x570b, x573a a x573b 16
4. Udržitelnost projektu Udržitelnost je doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu, k čemuž se zavazuje ve smlouvě o financování. Po proplacení poslední části nebo celé finanční podpory na účet příjemce dotace probíhá tzv. období udržitelnosti projektu. Realizace projektu je sice oficiálně ukončena, ale sledování i nadále pokračuje. Případné významné odchylky od původního záměru mohou být sankcionovány vrácením části dotace. Naplňování cílů a udržitelnost projektu musí být po dokončení jeho realizace dlouhodobě udržitelný. Příjemce je proto povinen plnit a dodržovat veškeré podmínky vyplývající ze smlouvy a žádosti o finanční podporu, a to minimálně po dobu 5 let po ukončení realizace projektu. ROP - Monitorovací zpráva o zajištění udržitelnosti projektu je předkládána průběžně příjemcem v období pěti let od ukončení realizace projektu 1x ročně do 30 dnů od data výročí ukončení realizace projektu. Monitorovací zprávu o udržitelnosti projektu vyplní příjemce ve webové aplikaci BENEFIT7, vytiskne ji, podepíše a doručí společně s přílohami poskytovateli. IOP - hlášení o udržitelnosti projektu OP LZZ - jde zejména o udržení podpory vytvořených pracovních míst a případně investic financovaných v rámci křížového financování Nedosáhne-li příjemce stanovených cílů projektu nebo nesplní-li některé povinnosti vyplývajících ze smlouvy, může to být považováno za porušení rozpočtové kázně a/nebo za nesrovnalost, což zpravidla končí krácením dotace. Obvykle požadované přílohy MZ o udržitelnosti: pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované časové období, výpočty přepočteného stavu zaměstnanců, podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu, doklady prokazující plnění indikátorů projektu, doklady o vedení majetku v účetnictví, doklad o zaplacení pojištění, smlouva o pojištění popř. informace o případné pojistné události a jejím řešení, pokud byl v rámci projektu pořízen nějaký majetek, přepočet finanční mezery (u projektu mající provozní příjmy, v ROP u projektů nad 1 mil. eur), fotodokumentace, případně další dle charakteru projektu. Realizátoři projektu mnohdy při plánování projektu opomíjejí podmínku udržitelnosti, zejména pak náklady, které sebou projekt přinese (např. udržení jednoho pracovního místa cca 400 000,- Kč ročně, nebo provoz nově zbudované infrastruktury). Přestože u investičních projektů žadatelé sestavují finanční analýzu projektu, ze které vyplynou provozní náklady v budoucnu, již tyto předpoklady dále nezahrnují do další plánovací dokumentace (rozpočtový výhled, finanční plán organizace apod.) a mnohdy se po skončení projektu dostávají do svízelné situace. Dodavatelem věcného plnění projektu Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje, reg. č. CZ.1.11/4.2.00/39.01659 je společnost AQE advisors, a.s.
5. Archivace dokumentů projektu Příjemce podpory musí uchovávat veškeré dokumenty související s realizací projektu po dobu 10 let od ukončení projektu, přičemž tato lhůta začíná běžet 1. ledna následujícího kalendářního roku poté, kdy byla příjemci vyplacena závěrečná platba. Dokumentace musí být vedena přehledně a musí být lehce dosažitelná. Obdobně musí být k archivaci potřebných dokumentů zavázáni ve smlouvách s příjemcem podpory případní partneři. Na základě legislativy ČR je nutné některé typy dokumentů uchovávat déle než je stanoveno evropskou legislativou, např. mzdové listy až po dobu 30 let. Při zániku příjemce podpory nebo partnerů v období před uplynutím lhůty pro archivaci převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce, likvidátor, zřizovatel nebo ten, na něhož přechází působnost zaniklého. Je-li právních nástupců více a nedojde-li mezi nimi k dohodě, rozhodne o převzetí spisovny nebo správního archivu příslušný správní úřad na úseku archivnictví a výkonu spisové služby dohlížející na provádění skartačního řízení. O této skutečnosti musí být informován poskytovatel podpory. Pokud dokumenty zanikajícího subjektu nepřebírá jeho právní nástupce, musí být umožněn výběr důležitých dokumentů poskytovateli podpory. Uchovávány musí být především následující dokumenty: text právního aktu o poskytnutí podpory, jeho změny a dodatky včetně všech příloh texty Smluv s partnery (pokud byly uzavírány), jejich změny a dodatky výběrová řízení plná korespondence s poskytovatelem podpory originály zápisů z provedených kontrol faktury a doklady o platbách či úhradách faktur podklady ke mzdovým výdajům členů realizačního týmu (smlouvy, náplně, pracovní výkazy atd.) cestovní doklady originál všech MZ (někdy i ve dvou vyhotoveních) Tento seznam je pouze indikativní a není vyčerpávající. Pokud organizace disponuje interní směrnicí upravující archivaci a skartaci dokumentů projektu, je třeba zkontrolovat, zdali odpovídá požadavků poskytovatele a v případě potřeby ji upravit. Existence takové směrnice může být poskytovatelem i vyžadována. Pokud došlo k neuznání některých výdajů, zejména již v uzavřeném účetním období, a nelze již do tohoto období zasáhnout (přestože možnost změny nákladového střediska i zpětně hypoteticky možná je) měl by příjemce tuto skutečnost zaznačit přímo na účetní doklady. 18
Příloha Příloha k Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu formulář ROP Jihovýchod Hlášení o udržitelnosti projektu formulář IOP 19
ROP Jihovýchod Příloha k Monitorovací zprávě o zajištění udržitelnosti projektu 1. Popis udržitelnosti projektu za sledované období 2. Zajištění publicity a informování o projektu 3. Jiné peněžní příjmy projektu Projekt vytváří jiné peněžní příjmy ANO* NE* (pokud ano, pokračujte ve vyplnění tabulky) Typ příjmu: Výše příjmu (Kč) 1 2 3 Celkem Plán dalších jiných peněžních příjmů v průběhu udržitelnosti projektu: Typ příjmu Výše příjmu (Kč) 1 2 3 Projekt celkem * Nehodící se škrtněte. 20