Program. Kroky při ukončení projektu. Kurz 3.3 Finanční vyúčtování projektu

Transkript

1 Kurz 3.3 Finanční vyúčtování projektu Vzdělávání v rámci projektu Zvyšování absorpční kapacity území Jihomoravského kraje reg. č. CZ.1.11/4.2.00/ Ing. Lukáš Nehyba AQE advisors, a.s. březen 2015 Program Kroky při ukončení projektu Závěrečná zpráva Řešení nesrovnalostí Finanční vypořádání dotace Udržitelnost projektu Archivace 2 Kroky při ukončení projektu Již při plánování projektu je nezbytné vědět, kdy projekt končí a jak bude možné uplatnit výdaje, které vzniknou v závěru jeho realizace. Datum ukončení fyzické realizace projektu = datum prokazatelného uzavření všech aktivit projektu, např. den kdy: přestane poskytování služeb cílové skupině dojde k předání díla/stavby/zařízení do užívání Datum ukončení projektu = jde o den předložení poslední žádosti o platbu 3 1

2 Kroky při ukončení projektu úkoly: - doložit dosažení cílů projektu - označit pořízený majetek - prověřit účetní doklady - připravit veškerou dokumentaci spojenou s plněním projektu k archivaci přípravy na ukončení projektu cca 6 měsíců předem práce s partnery projektu (informace, pokyny, kontrola) 4 Kroky při ukončení projektu 1. kontrola chronologického vedení dokumentů 2. prověření účetní stopy 3. kontrola oddělené účetní evidence příjmů a výdajů projektu a jejího souladu s proplacenými ŽoP, soupiskami účetních dokladů a vykázanými příjmy, výpis z oddělené účetní evidence 4. inventarizace HM pořízeného z projektu 5. připravit k archivaci materiály a dokumenty k publicitě projektu (např. letáky, publikace, CD a další předměty); 6. ověřit, zda byly oznámeny všechny nepodstatné změny v projektu (ev. narovnat stav v MZ před ukončením projektu) 5 Kroky při ukončení projektu 7. prověřit odstranění nedostatků a splnění uložených nápravných opatření 8. připravit k archivaci důležitou korespondenci (nejen k VŘ) 9. zajistit archivaci dokumentace a materiálů, které dokládají plnění projektu 10. viditelně označit archivované spisy povinnou dobou archivace (ověřit i u originálů dokumentů založené mimo archivovaný projekt) 11. zajistit udržitelnost projektu (personálně, případně provozně, materiálně, finančně...) 6 2

3 Kroky při ukončení projektu Nejpozději do předložení ZMZ je třeba zajistit: originály dokladů určené k archivaci výčet materiálů určených pro archivaci je uváděn v PPP nebo metodických pokynech provedení auditu projektu, je-li tato povinnost uložena vyúčtování záloh dodavatelům, pokud byly poskytnuty výpočet skutečné výše nepřímé nákladů a jejich zahrnutí do závěrečné ŽoP (je-li relevantní) projektová pokladna (je-li relevantní) - je třeba zajistit vypořádání prostředků převedených do pokladny tak, aby případná vratka prostředků byla provedena z projektového účtu 7 Kroky při ukončení projektu Nejpozději do předložení ZMZ je třeba zajistit: uchování uživatelského jména a hesla pro vstup do Benefit7 (pro možnost podávání zpráv o udržitelnosti prostřednictvím tohoto systému) správné nakládání s osobními údaji, pokud se stanou předmětem archivovaných dokumentů, dle zákona č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů ověření splnění oznamovací povinnosti vůči ÚOOS - je-li pro projekt relevantní 8 Ochrana osobních údajů evidence osobních údajů - postupovat v souladu se zákonem č. 101/2000 Sb., o ochraně osobních údajů zajistit souhlas evidovaných osob s využitím jejich osobních údajů evidované osoby informovat o způsobu využití jejich osobních údajů (jméno, kontaktní adresa, rok narození, případně další údaje) + využití třetí osobou k účelům evidence, monitorování a kontroly oznamovací povinnosti vůči ÚOOÚ - před započetím zpracovávání těchto údajů - dle 16 a 18 písm. b) zákona č. 101/2000 Sb. - výjimka - projekty, u kterých se poskytnutí finanční podpory řídí zákonem č. 218/2000 Sb., o rozpočtových pravidlech - 14, odst. 4 zákona 218/2000 Sb. - stanovuje, že poskytovatel dotace vydá písemné rozhodnutí o poskytnutí dotace, které obsahuje podmínky, jež musí příjemce dotace v souvislosti s použitím dotace splnit (příjemce je zavázán k naplňování MI a k dodržování PPP) 9 3

4 Kontrola dodržení limitu 60% na služby je-li relevantní - kontrola limitu skutečného čerpání kapitoly rozpočtu služby v případě úspor v ostatních kapitolách v rozpočtu (levnější nákup vybavení, nedočerpání mzdových nákladů apod.) pokud je podíl kapitoly Nákup služeb na celkových přímých způsobilých výdajích projektu: a) vyšší než 60% a menší než 90%, snižují se nepřímé náklady na polovinu b) 90% a více, nepřímé náklady se vůbec nehradí (jsou 0%) 10 Závěrečná monitorovací zpráva odpovídající struktura (obdobně jako průběžná MZ) zahrnuje informace o řešení projektu: - za poslední sledované období - za celou jeho dobu nepředkládají se již jednou doložené podklady (VŘ, mzdové náklady, kopie účetních dokladů apod.) obsahuje navíc celkové zhodnocení průběhu a výstupů a výsledků projektu předložení na jednotlivá kontaktní místa poskytovatele termíny předkládání ZMZ stanoveny v právním aktu u jednotlivých poskytovatelů se termíny různí (20 až 30 dnů - IOP, ROP, ale i 2 měsíce - OPLZZ, OPVK od data ukončení projektu uvedeného v rozhodnutí/smlouvě) 11 Závěrečná monitorovací zpráva Způsobilost výdajů časové hledisko - u současných projektů do (certifikace) výdaje mohou být uhrazeny i v době mezi ukončením projektu a datem předložení závěrečného vyúčtování -musí mít přímou souvislost s aktivitami projektu a době realizace rozhodující je - datum zdanitelného plnění uvedené na daňovém dokladu - datum uskutečnění účetního případu (datum vyhotovení účetního dokladu) časová nouze na konci projektu: - řešení případných nesrovnalostí s dodavateli - schvalování ZMZ ve volených orgánech příjemce 12 4

5 Závěrečná monitorovací zpráva Způsobilost výdajů při ukončení projektu - příklad Projekt přístavby tělocvičny při ZŠ skončil Příjemce musel ZMZ odevzdat do Stavební firma doručila příjemci poslední fakturuzastavebníprácedne nafaktuřebylouvedenodatum zdanitelného plnění vrátit fakturu dodavateli - znovu vystavit s datem zdanitelného plnění do Žádost o platbu příloha finanční části monitorovací zprávy (např. OPŽP se ŽoP předkládá nezávisle na MZ) vyplňuje se prostřednictvím portálů (Benefit7, Benefill, eaccount) nebo příslušných formulářů informace v závěrečné ŽoP vychází z : - výkaz výdajů vynaložených příjemcem (ROP) - soupiska účetních dokladů (v případě OP LZZ, OP VK) - soupiska faktur (v případě IOP) - seznam deklarovaných výdajů jednotlivých partnerů (OP PS AT-CZ, SK-CZ) během realizace projektu sledovat finanční plán a rozložení plateb v závěrečné ŽoP musejí být vypořádány zálohy mezi dodavateli a příjemci 14 Audit projektu ověřit povinnost auditu (již při sestavování rozpočtu projektu) audit projektů s rozpočtem nad 10 mil. Kč (OPVK), nad 100 mil. Kč (OPLZZ) před podáním závěrečné MZ povinnost uzavřít smlouvu s auditorem více než půl roku před koncem projektu povinnost informovat poskytovatele o uzavření smlouvy osvědčení vydané Komorou auditorů ČR podle zákona č. 93/2009 Sb., o auditorech 15 5

6 Audit projektu Hlavní účel - předložit poskytovateli dotace nezávislou zprávu o dodržení podmínek, za kterých byla dotace poskytnuta rozsah ověřovaných podmínek závisí na požadavcích poskytovatele dotace mimo výdajů projektu bývá ověření dotace zaměřeno i na plnění dalších podmínek použití dotace souvisejících se způsobilostí výdajů: - správný způsob vedení evidence příjmů projektu - veřejné zakázky byly zadány v souladu se zákonem o veřejných zakázkách a pravidly dotačního programu - ověření předmětu dotace z hlediska jeho souladu se schváleným plněním - dodržování pravidel pro poskytování veřejné podpory - plnění monitorovacích indikátorů projektu 16 Řešení nesrovnalostí 17 Řešení nesrovnalostí nesrovnalost = porušení předpisu Evropských společenství nebo předpisu České republiky typy nesrovnalostí o porušení rozpočtové kázně - neoprávněné využití veřejných finančních prostředků (využití např. na jiný účel) - zadržení veřejných peněžních prostředků jejich příjemcem (tedy porušení povinnosti vrácení prostředků poskytovateli ve stanoveném termínu) Větší pravděpodobnost porušení rozpočtové kázně je u ex-ante dotací o trestný čin - podvody - manipulace při výběrových řízeních apod. o ostatní nesrovnalosti - nedostatky jiného charakteru (nedoložení/špatné vyplnění příloh, chyby v archivaci, chybějící podpisy atd.) 18 6

7 Příklady nesrovnalostí - nesprávné prokazování způsobilých výdajů (chybějící účetní doklady, chybějící doklady o úhradě) - provedení podstatné změny projektu bez oznámení poskytovateli - převedení vlastnického práva k majetku v rozporu s Rozhodnutím - chybějící dokumenty dané Rozhodnutím nebo legislativou vztahující se k projektu - nenaplnění indikátorů - zakázka nezveřejněna požadovaným způsobem - výzva k podání nabídek obsahuje diskriminační nebo nedostatečný popis předmětu poptávky - ve výzvě k podání nabídek není uvedena nebo dostatečně popsána všechna kritéria pro ověření vhodnosti a výběr účastníků - nedodržení lhůt v procesu výběru dodavatele - pozdní předložení monitorovací zprávy 19 Řešení nesrovnalostí od novela z. č. 218/2000 Sb. o rozpočtových pravidlech (důležitý 14e) řešení nesrovnalostí poskytovatel x příjemce finanční úřad je jen informován, nikoliv vysílán na provedení kontroly, resp. posouzení pochybení u příjemce proti rozhodnutí poskytovatele je možno podat námitky o námitkách rozhoduje opět poskytovatel není-li příjemce s výsledkem spokojen, obrací se na soud v budoucnu je počítáno s institutem dotačního ombudsmana 20 Kontroly nové pojetí zákona o vnitřním řízení a kontrole ve veřejné správě (předpokládaná účinnost od ) zrušení zákona 320/2001 Sb. o finanční kontrole, a zákona 420/2004 Sb., o přezkoumávání hospodaření ÚSC a DSO změny: - zrušení pravomoci finančního úřadu kontrolovat dotace - konec přezkumu hospodaření krajem povinnost auditů - rozšíření pravomocí NKÚ (kontroly dotací, hospodaření ÚSC, kontrola dotací poskytnutých obcemi ) - zavedení institutu manažerského schvalování důkladné hodnocení výdajů/projektů (konkrétní, měřitelné, dosažitelné a časově vymezené cíle, ukazatele ověření operace, přínosy operace, očekávané výsledky a dopady) dopracování cca 7 prováděcích vyhlášek 21 7

8 Vypořádání dotace 22 Vypořádání dotace pro příjemce dotací ze SR, EU fondů je závazná vyhláška č. 52/2008 Sb., kterou se stanoví zásady a termíny finančního vypořádání vztahů se státním rozpočtem, státními finančními aktivy nebo Národním fondem finanční vypořádání dotací se provádí za období týkající se celého příslušného rozpočtového roku nejpozději k 31. prosinci tohoto roku u projektů spolufinancovaných z rozpočtu EU/FM nejpozději k 31. prosinci roku, v němž byl projekt ukončen předložení formulářů vč. převodu nespotřebované částky dotace na účet poskytovatele většinou do následujícího kalendářního roku (někdy i dříve) 23 Vypořádání dotace formulář Finanční vypořádání dotace ze státního rozpočtu popř. zaslat avízo o platbě konkrétní formulář (dle typu žadatele a druhu dotace) je přílohou vyhlášky 52/2008 Sb. poskytovatel může požadovat vyplnění i jiných formulářů pro vypořádání 24 8

9 Vypořádání dotace - příklad 25 Vypořádání dotace - příklad 26 Vypořádání dotace - příklad 27 9

10 Udržitelnost projektu 28 Udržitelnost projektu doba, po kterou musí příjemce podpory udržet výstupy projektu realizace projektu je oficiálně ukončena, ale sledování i nadále pokračuje povinnost dodržovat veškeré podmínky vyplývající ze smlouvy a žádosti o finanční podporu a to min. 5 let po ukončení projektu MZ o zajištění udržitelnosti projektu - je předkládáno 1x ročně do 30 dnů od data výročí ukončení realizace projektu - vyplní příjemce ve webové aplikaci BENEFIT7, vytiskne ji, podepíše a doručí společně s přílohami poskytovateli IOP - hlášení o udržitelnosti projektu OP LZZ -jde zejména o udržení podpory vytvořených pracovních míst a případně investic financovaných v rámci křížového financování 29 Udržitelnost projektu Obvykle požadované přílohy MZ o udržitelnosti: - pracovní smlouvy, pracovní náplně a mzdové listy nových zaměstnanců za sledované časové období, výpočty přepočteného stavu zaměstnanců, - podklady prokazující dodržení pravidel pro publicitu, - doklady prokazující plnění indikátorů projektu, - doklady o vedení majetku v účetnictví, - doklad o zaplacení pojištění, smlouva o pojištění popř. informace o případné pojistné události a jejím řešení, pokud byl v rámci projektu pořízen nějaký majetek, - přepočet finanční mezery (u projektu mající provozní příjmy, v ROP u projektů nad 1 mil. eur), - fotodokumentace, - případně další dle charakteru projektu

11 Archivace 31 Archivace povinnost uchovávat veškeré dokumenty související s realizací projektu po dobu 10 let od ukončení projektu, lhůta běží od 1. ledna následujícího kalendářního roku poté, kdy byla příjemci vyplacena závěrečná platba dokumentace musí být vedena přehledně a musí být lehce dosažitelná k archivaci musí být zavázáni ve smlouvách s příjemcem případní partneři některé typy dokumentů uchovávat déle než je stanoveno evropskou legislativou, např. mzdové listy až po dobu 30 let při zániku příjemce před uplynutím lhůty pro archivaci převezme spisovnu nebo správní archiv jeho právní nástupce o této skutečnosti musí být informován poskytovatel podpory 32 Archivace Uchovávány musí být především následující dokumenty: - text právního aktu o poskytnutí podpory, jeho změny a dodatky včetně všech příloh - texty Smluv s partnery (pokud byly uzavírány), jejich změny a dodatky - výběrová řízení - plná korespondence s poskytovatelem podpory - originály zápisů z provedených kontrol - faktury a doklady o platbách či úhradách faktur - podklady ke mzdovým výdajům členů realizačního týmu (smlouvy, náplně, pracovní výkazy atd.) - cestovní doklady - originál všech MZ (někdy i ve dvou vyhotoveních) seznam je pouze indikativní a není vyčerpávající 33 11

12 Archivace interní směrnice - může být přímo vyžadována poskytovatelem - ověřit zdali odpovídá požadavků poskytovatele pokud došlo k neuznání některých výdajů (v již uzavřeném účetním období) příjemce tuto skutečnost zaznačit přímo na účetní doklady (poznámka, účetní záznam) 34 Děkuji za pozornost 12