Finanční procedura ČSPH Verze: 02 Říjen 2011 Autor: Martina Motshagen, Petr Doležal Hlavním cílem je docílit na základě Vize 2015 transparentnosti ve finančním procesu ČSPH. Dojde k ujasnění odpovědnosti a termínů. Tato procedura má jako hlavní cíl pomoci zajistit, že finanční proces bude přehledný, jasný a efektivní. Pomáhá upřesnit fyzickou odpovědnost v jednotlivých elementech finančního zpracování. 1. Personální zajištění interních a externích spolupracovníků Manažer reprezentačního týmu připraví dohodu na základě definování kompetencí, povinností a odpovědností dohoda o provedení práce musí být uzavřena na přiloženém formuláři mezi předsedou ČSPH a externím pracovníkem (formulář najdete v příloze) před započetím práce ČSPH bude vyvíjet snahu dodržovat termín k vyplacení finančních položek maximálně 90 dní od doložení správně vyúčtované faktury. Pokud dojde ke změně termínu platby, pracovník bude kontaktován hospodářským pracovníkem ČSPH Petrem Doležalem zasláním mailu a dojde k jednání o novém termínu úhrady. 2. Spolupráce s manažery týmu REPRE v termínu14 pracovních dnů před konáním reprezentačních aktivit musí být zaslány veškeré finanční podklady k výběru záloh na běžnou činnost týmu doma i v zahraničí na mail adresu csph@pozemnihokej.cz zálohy mohou být vyzvednuty na základě osobní dohody s hospodářským pracovníkem ČSPH (vázáno dle finanční možností pokladny/účtárny ČSTV) 14 dnů před odjezdem týmů na turnaj, zápas nebo přátelské utkání
musí hospodářský pracovník ČSPH Petr Doležal obdržet jmenovitý seznam hráčů a doprovodu, aby došlo k časnému uzavření pojištění družstev-zahraničí v rámci výhodné nabídky pojistky, spolupráce ČSPH a ČSTV kompletní vyúčtování výdajů v rámci aktivit provede manažer týmu maximálně do 14 dnů po ukončení akce u hospodářského pracovníka ČSPH Petra Doležala k vyúčtování použít vždy předepsané formuláře, které obdrží manažer týmu při vyzvedávání záloh, žádané na požadovanou částku řídící pracovník manažerů Pavla Nešporová bude zaškolovat a aktuálně informovat manažery o jejich odpovědnostech plnit podmínky finanční procedury ČSPH splatnost faktury je 60 dnů od obdržení faktury na korespondenční adresu ČSPH, Vladivostocká 1460/10, 10000 Praha 10 3. Domácí soutěže vyúčtování rozhodčího pozemního hokeje k jednotlivým utkáním předkládá rozhodčí pořádajícímu oddílu.(specifikaci určuje rozpis soutěží). Kopie vyúčtování předkládá oddíl STK ČSPH v rámci vyúčtování jednotlivých hracích období (hala 15.3, jaro 15.7, podzim 15.11) Vyúčtování rozhodčího pozemního hokeje (výkaz příjmů) za halové soutěže předkládá rozhodčí přímo STK ČSPH Petr Doležal STK ČSPH provede vyúčtování soutěží dospělých a zašle na příslušné oddíly faktury, nebo vystaví platební příkazy dle výsledku vyúčtování STK ČSPH provede vyúčtování soutěží dětí a mládeže a vystaví platební příkazy Doba splatnosti faktur i platebních příkazů je 60 dní 4. Odpovědnost předsedů komisí
Každá faktura spadající pod jednotlivé sekce by měla být podepsána příslušným předsedou komise, v nejnutnějším případě je i dostačující i potvrzení odeslané z jeho mailové adresy, které by mělo být zasláno hospodáři ČSPH Stanislavu Stejskalovi (Stanislav.Stejskal@pozemnihokej.cz) kopie hospodářskému pracovníkovi Petru Doležalovi (Petr.Dolezal@pozemnihokej.cz) Tři měsíce (90 dní) před jednotlivou akcí, jejíž rozpočet přesahuje hodnotu 50.000 Kč, musí být schválen příslušný rozpočet/budget. Zajistí předseda příslušné komise. Zodpovědnost za schválení rozpočtu má Finanční komise Stanislav Stejskal a President svazu ČSPH Gino Schilders. Schválené dokumenty budou archivovány na sekretariátu ČSPH. Definitivní vypracované hodnocení bude na dobu 10 let uchováno v PC generálního sekretáře. Povinnost uvádět na fakturu číslo rozpočtu jednotlivých komisí např. Komise OTA číslo dodá hospodář ČSPH Stanislav Stejskal Splatnost faktury je 60 dnů od obdržení na korespondenční adresu ČSPH, Vladivostocká 1460/10 10000 Praha 10 Pokud nebude možné splnit finanční závazek, který spadá do působnosti jeho komise v rámci 60 dnů, bude informován hospodářským pracovníkem ČSPH Petrem Doležalem jen předseda konkrétní komise, který tuto informaci předá manažerovi, externímu spolupracovníkovi atd. 5. Archivace 1 rok sekretariát ČSPH 10 rok let Strahov 6. Základní pravidla finančního postupu Zpracovávají se jen řádně vyplněné standardní formuláře ČSPH Faktura bude hospodářským pracovníkem ČSPH (Doležal) řádně zaevidována, předložena a projednána a předána k podpisu předsedovi komise, následně předložena hospodáři ČSPH
(Stejskal), na základě odsouhlasení hospodáře a bude připravená k předání do účtárny - Strahov. Předseda ČSPH Gino Schilders si vyhrazuje právo neproplatit odměnu (DPP) v případě, že nedojde k vyúčtování akcí a přidělených finančních prostředků v určeném termínu 14 dnů. ČSPH zachovává právo formulář/fakturu označit datem, kdy byla faktura ČSPH doručena a podpisem schválena. Snaha ČSPH zpracovávat finanční závazky do 60 dnů platí pro všechny interní a externí pracovníky ČSPH. Hospodářský pracovník svazu (Doležal) bude aktivně informovat dodavatele pokud nebude možné provést platbu v rámci termínu 60 dní a oznámí nové datum provedení platby. V rámci korektního finančního vyrovnání musí být přiložené jen řádně vyplněné dokumenty. V digitální podobě jsou přiloženy, naleznete je též na webových stránkách ČSPH: *dohoda o provedení práce *žádost o korunovou zálohu *žádost o devizovou zálohu *vyúčtování rozhodčího pozemního hokeje *vyúčtování rozhodčího pozemního hokeje (CP) *platební příkaz (vystavuje pouze hospodářský pracovník svazu) 7. Podpis a proces schválení faktury Hospodář svazu Stanislav Stejskal, hospodářský pracovník ČSPH Petr Doležal a předseda komise jsou zodpovědní za podepsání fakturačních závazků. Pokud faktura nebude schválena hospodářem svazu bude nazpátek předána na základě písemné výzvy předsedovi komise k novému projednání. Podpisové vzory předsedů komisí musí být k dispozici na ČSPH.
8. Závazky, čerpání rozpočtu a sponzoring K poslednímu dni každého měsíce budou hospodářským pracovníkem Petrem Doležalem zasílány členům předsednictva přehledy závazků ČSPH, čerpání rozpočtů jednotlivých komisí a přehled uzavření sponzorských/dárcovských smluv. Zároveň bude generálním sekretářem zasílán aktuální přehled stavu sponzoringu předsedovi ČSPH G. Schildersovi a předsedovi finanční komise S. Stejskalovi. 9. Provize sponzorské smlouvy Zprostředkovatel sponzorské smlouvy má nárok na 10 procentní provizi z kladného salda transakce, která připadne ČSPH. Zprostředkovatel může tuto částku či její část věnovat do fondu dětí ČSPH uzavřením darovací smlouvy z ČSPH. 10. Nákup zboží a služeb obecná pravidla U všech nákupů nad 20.000 Kč musí existovat písemná objednávka (vystavená výhradně pracovníkem sekretariátu), která bude obsahovat přesné údaje o tom, co je objednáváno a za jakou cenu. Žadatel je povinen doložit pracovníkům sekretariátu výhodnost vybraného dodavatele (obecně třemi různými nabídkami) a schválení nákupu předsedou příslušné komise. U těchto nákupů je povoleným způsobem úhrady pouze bezhotovostní platba. Výjimky schvaluje předseda finanční komise. U nákupu nad 50.000 Kč je vyžadováno výběrové řízení za účasti generálního sekretáře. Výsledky výběrového řízení a následný výběr dodavatele schvaluje předseda příslušné komise a předseda finanční komise. Splatnost faktury by měla být sjednávána na minimálně 60 dnů od obdržení faktury na korespondenční adresu ČSPH, Vladivostocká 1460/10, 100 00 Praha 10 Schváleno předsednictvem ČSPH dne 02 Říjen 2011.