Příloha usnesení Rady městské části Praha 12 č. R-130-022-17 SMĚRNICE PRO ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU (dále jen směrnice ) Část I. Článek 1 Úvodní ustanovení 1. Městská část Praha 12 (dále jen MČ ) je veřejným zadavatelem (dále jen zadavatel ) ve smyslu ustanovení 4 odst. 1 písm. d), zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (dále jen ZZVZ ). 2. Tato směrnice upravuje postup a povinnosti jednotlivých odborů Úřadu městské části Praha 12 (dále jen ÚMČ ) při plánování, přípravě a realizaci zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu ustanovení 27 ZZVZ, kdy zadavatel v souladu s ustanovením 31 ZZVZ, není povinen zadávat zakázky malého rozsahu v zadávacím řízení dle ustanovení ZZVZ, s výjimkou dodržování ustanovení 6 ZZVZ, 16 odst. 5 a 219 ZZVZ. 3. Příspěvkové organizace zřízené MČ, které jsou zadavatelem dle ustanovení 4 odst. 1 písm. d) ZZVZ, jsou oprávněny vytvářet vlastní směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, které musí vycházet z této směrnice. Nemá-li příspěvková organizace vlastní směrnici, řídí se přiměřeně touto směrnicí. 4. Směrnice se nevztahuje na dodávky zboží určené k dalšímu prodeji v rámci provozování hostinské činnosti v areálu Viničního domu, které jsou upraveny příslušným vnitřním organizačním předpisem. Článek 2 Vymezení pojmů 1. Veřejná zakázka malého rozsahu je ve smyslu ustanovení 27 ZZVZ taková zakázka, jejíž předpokládaná hodnota u dodávek nebo služeb je rovna nebo nižší než 2.000.000,- Kč bez DPH a u stavebních prací je rovna nebo nižší než 6.000.000,-Kč bez DPH (dále jen zakázka ). 2. Předpokládanou hodnotou zakázky se rozumí zadavatelem předpokládaná výše peněžitého závazku bez daně z přidané hodnoty vyplývající z plnění zakázky, kterou je zadavatel povinen stanovit pro účely postupu ve výběrovém řízení před jeho zahájením. Při stanovení předpokládané hodnoty zakázky zadavatel postupuje přiměřeně dle pravidel ve smyslu ustanovení 16 až 23 ZZVZ. 3. Zadáváním se rozumí postup zadavatele dle této směrnice, jehož účelem je zadání zakázky, a to až do uzavření smlouvy s vybraným dodavatelem nebo do zrušení výběrového řízení. 1
Článek 3 Obecné zásady zadávání zakázek 1. Při zadávání zakázek je vždy třeba dodržovat ustanovení 6 ZZVZ, tj. zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. 2. Za přípravu, řádný průběh a dodržení postupů vyplývajících ze ZZVZ a z této směrnice odpovídají vedoucí odborů ÚMČ (dále jen odpovědná osoba zadavatele ), do jejichž věcné působnosti dle organizačního řádu spadá předmět zakázky. Právní jednání jménem MČ mohou činit pouze v rozsahu stanoveném touto směrnicí a dalšími vnitřními předpisy MČ. 3. V případě zakázek zadávaných při přípravě a realizaci projektů financovaných z fondů EU je odpovědná osoba zadavatele povinna přednostně použít postup stanovený v příručce příslušného Operačního programu, avšak vždy musí být dodržen minimálně postup dle této směrnice. Není-li konkrétní postup v příručce stanoven, použije postup stanovený touto směrnicí. 4. Zakázku lze zadat prostřednictvím externího administrátora veřejných zakázek, je-li to účelné a hospodárné. Externí administrátor je v takovém případě povinen postupovat dle této směrnice. 5. Základním hodnotícím kritériem je ekonomická výhodnost nabídky nebo nejnižší nabídková cena. Je-li základním hodnotícím kritériem ekonomická výhodnost nabídky, stanoví se vždy dílčí hodnotící kritéria a jejich váha vyjádřená v procentech. Dílčím hodnotícím kritériem musí být vždy nabídková cena, její váha musí být, kromě odůvodněných případů, nejméně 60 %. 6. V případě zakázek, jejichž předmětem je dodávka zboží (IT technologií a materiálu, kancelářských potřeb a vybavení apod.) může odpovědná osoba zadavatele realizovat nákup prostřednictvím elektronického tržiště se zveřejněním poptávky nejméně po dobu 3 pracovních dní. Schvalovací postupy uvedené v článku 4, 5 a 6 se v návaznosti na výši hodnoty zakázky použijí přiměřeně. Část II Postupy při zadávání zakázek dle jednotlivých kategorií Článek 4 Zakázky I. kategorie Závazná pravidla pro zadávání zakázek v hodnotě nepřesahující 50.000,- Kč (bez DPH) u dodávek a služeb, resp. 100.000,- Kč (bez DPH) u stavebních prací. 1. Tento postup zadávání zakázek podléhá schválení odpovědné osobě zadavatele. 2. Při realizaci zakázky formou objednávky je oprávněnou osobou k jejímu podpisu odpovědná osoba zadavatele. V případě písemné smlouvy, podléhá její uzavření předchozímu schválení radou. 3. Postup uvedený v odst. 1 tohoto článku se nevztahuje na drobný nákup v hotovosti do výše 5.000,- Kč (bez DPH), který je upraven příslušným nařízením tajemníka. 2
Článek 5 Zakázky II. kategorie Závazná pravidla pro zadávání zakázek v hodnotě 50.001,- Kč až 450.000,- Kč (bez DPH) u dodávek a služeb, resp. 100.001,- Kč až 500.000,-Kč (bez DPH) u stavebních prací. 1. Tento postup zadávání zakázek podléhá schválení příslušnému členu rady. 2. Odpovědná osoba zadavatele je povinna: zajistit oslovení minimálně 3 subjektů k podání nabídek, doba pro podání nabídek musí být minimálně 3 pracovní dny, zajistit vyhotovení protokolu o vyhodnocení nabídek, který musí obsahovat minimálně identifikační údaje dodavatelů, způsob a výsledek hodnocení, při realizaci zakázky formou objednávky zajistit její podpis příslušným členem rady; v případě písemné smlouvy podléhá její uzavření předchozímu schválení radou, vést evidenci dokumentace související se zakázkou. 3. Písemné oslovení musí obsahovat alespoň: identifikační údaje zadavatele a osoby jím pověřené k zastupování, předmět zakázky, případně další podmínky zakázky, předpokládanou hodnotu zakázky, je-li stanovena, lhůtu pro podání nabídek a místo podání nabídek, prohlášení o tom, že zadavatel může výběrové řízení kdykoliv bez udání důvodu zrušit. Článek 6 Zakázky III. kategorie Závazná pravidla pro zadávání zakázek od 450.001,- Kč do 2.000.000,- Kč (bez DPH) u dodávek a služeb a od 500.001,- Kč do 6.000.000,- Kč (bez DPH) u stavebních prací. 1. U tohoto postupu zadávání zakázek podléhá schválení výzvy k podání nabídek a jmenování komise schválení příslušnému členu rady. Výběr dodavatele, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, podléhá schválení radou. 2. Při realizaci zakázek je odpovědná osoba zadavatele povinna: a. zajistit zpracování písemné výzvy k podání nabídek, b. zajistit předložení výzvy k podání nabídek k předchozímu schválení příslušnému členu rady, c. zajistit zaslání výzvy minimálně třem subjektům, které budou vyzváni k podání nabídky; doba pro podání nabídky se stanoví vždy s ohledem na zásadu přiměřenosti, nejméně však 3 pracovní dny; nabídky musí být vždy písemné a doručeny do podatelny ÚMČ, není-li zakázka zadávána prostřednictvím externího administrátora, d. zajistit jmenování komise pro posouzení a hodnocení nabídek (dále jen komise ), která musí mít nejméně tři členy se znalostí předmětu zakázky; člen komise nesmí být ve vztahu k veřejné zakázce a k účastníkům podjatý; členy komise jmenuje příslušný člen rady, 3
e. bezodkladně po uplynutí lhůty pro podání nabídek svolat komisi, která postupuje přiměřeně dle příslušných ustanovení ZZVZ, o otevírání a hodnocení nabídek musí být vždy pořízen písemný protokol; po konečném provedení posouzení a hodnocení nabídek vypracuje komise písemnou zprávu o posouzení a hodnocení nabídek s náležitostmi uvedenými v ustanovení 119 odst. 2 ZZVZ, f. zajistit na základě výsledků hodnocení přípravu tisku do rady, jehož předmětem bude návrh na rozhodnutí o výběru dodavatele, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, včetně zprávy o posouzení a hodnocení nabídek a příslušného návrhu smlouvy, g. zajistit informování všech zúčastněných subjektů a účastníků o výsledku výběrového řízení, h. sledovat věcné a časové plnění smlouvy a s dostatečným předstihem předložit návrhy na uzavření dodatku, na uplatnění sankcí, záruk či k ukončení smluvního vztahu, i. vést evidenci dokumentace související s veřejnou zakázkou. 3. Písemná výzva k podání nabídek musí obsahovat alespoň: identifikační údaje MČ a osoby jím pověřené k zastupování, informaci o druhu a předmětu veřejné zakázky, zadávací dokumentaci, je-li vypracována, za předpokladu, že je na veřejnou zakázku vymezen maximální limit finančních prostředků, je nutno do výzvy uvést i předpokládanou hodnotu zakázky, požadavky na prokázání a splnění kvalifikace, hodnotící kritéria a způsob hodnocení nabídek, požadavek na způsob zpracování nabídky, lhůtu pro podání nabídek a místo podání nabídek, obchodní podmínky, včetně platebních podmínek (formou přiloženého návrhu smlouvy), prohlášení o tom, že zadavatel může výběrové řízení kdykoliv bez udání důvodu zrušit. 4. O výběru dodavatele, jehož nabídka byla vyhodnocena jako nejvýhodnější, rozhoduje rada, na základě předloženého tisku, který musí obsahovat návrh na výběr dodavatele včetně příslušného návrhu smlouvy, text výzvy k podání nabídek, zprávu o posouzení a hodnocení nabídek, případně jiné podklady související s předmětem veřejné zakázky. 5. Odpovědná osoba zadavatele je povinna zajistit uveřejnění celého znění smlouvy a skutečně uhrazené ceny plnění uzavřené v rámci zakázek, jejichž hodnota činí více než 500.000 Kč bez DPH, včetně všech jejích změn a dodatků, na profilu zadavatele, a to 15 dnů od jejího uzavření v případě smlouvy a ve lhůtách podle ustanovení 219 odst. 3, ZZVZ. Vybrané smlouvy podléhají uveřejnění rovněž podle zákona č. 340/2015 Sb., o registru smluv. Podrobnosti zveřejňování upravuje zvláštní směrnice MČ. Článek 7 Obecné výjimky z postupů 1. V případě, že poptávané plnění může z technických, či uměleckých důvodů nebo ochrany autorských práv a práv duševního vlastnictví nebo z důvodu vyplývajícího ze zvláštního 4
právního předpisu nebo smluvního vztahu poskytnout pouze jeden určitý dodavatel, může zadavatel oslovit tohoto jediného dodavatel. Tuto skutečnost je však třeba písemně odůvodnit a doložit, a to např. analýzou průzkumu trhu, sdělením profesní komory, informací z odborného periodika nebo jiným dokladem prokazujícím tuto skutečnost. Písemné odůvodnění bude přiloženo k objednávce, případně k důvodové zprávě tisku (v případě smlouvy). 2. Obdobně může podle předchozího odstavce zadavatel postupovat v těch případech, kdy počet dodavatelů požadovaného plnění působících na trhu nedosahuje minimálního počtu stanoveného s ohledem na výši předpokládané hodnoty zakázky, podle které je zvolen postup zadání. V tomto případě oslovuje zadavatel všechny dodavatele na trhu, kteří jsou z hlediska své schopnosti, odbornosti a zkušeností jím požadované plnění řádně a včas dodat. 3. Zadavatel dále není povinen postupovat dle této směrnice v případě objektivní tísně a akutní nutnosti odvrátit hrozící škodu nebo zamezit škodě či zmírnit škodu na svém majetku nebo v jeho územním obvodu způsobenou např. povodněmi, mimořádnými událostmi a škodami v lese i na zeleni mimo les (větrné a sněhové kalamity, nebezpečí vzniku požárů v období sucha, nahodilá těžba), havarijními situacemi, nutných servisních prací, naléhavě vzniklých potřeb či oprav informačních a komunikačních technologií atd. Článek 8 Výjimky z postupů u stavebních prací 1. Zadavatel není povinen postupovat dle této směrnice v případě vzniku potřeby dodatečných prací, které jsou nezbytné pro dokončení původních stavebních prací za předpokladu, že tyto práce nemůžou být technicky odděleny od původní zakázky (zejména ve vztahu k zárukám za dílo) anebo pokud by toto oddělení způsobilo závažnou újmu MČ nebo nepřiměřené prodloužení doby zhotovení díla, a současně, jejichž hodnota nepřevyšuje zákonný limit pro zakázku malého rozsahu, nebo pokud se jedná o vhodnou změnu závazku (např. kvalitnější materiály, technologický postup atd.). V takovýchto případech zástupce MČ ve věcech technických (popř. technický dozor) bezprostředně informuje vedoucího příslušného odboru a na jeho pokyn provede následující postup: a) vyzve zhotovitele k sepsání a odůvodní nezbytnosti prováděných prací včetně jejich ocenění, b) posoudí nezbytnost, rozsah prováděných prací a správnost ocenění prací a předloží jej vedoucímu příslušného oddělení. 2. Vedoucí příslušného odboru neprodleně informuje příslušného člena rady a v nejbližší možné době mu předloží žádost o odsouhlasení dodatečných prací spolu s potřebnými podklady pro rozhodnutí. Jedná-li se o zakázku spolufinancovanou ze zdrojů EU, informuje neprodleně také vedoucího oddělení rozvoje MČ odboru Kancelář městské části. 3. Příslušný člen rady po posouzení předložených dokumentů provedení dodatečných prací dle odstavce 1 písemně odsouhlasí. 4. Odpovědná osoba zadavatele následně zhotovitele informuje o udělení souhlasu s prováděním dodatečných prací dle odstavce 4 tohoto článku a zajistí vyhotovení tisku do rady, jehož obsahem bude dodatek k příslušné smlouvě a řádné odůvodnění. 5
5. Této výjimky lze využít pouze v případě, nepřesáhnou-li dodatečné práce 20% ceny původní zakázky. Článek 9 Ostatní ustanovení 1. Touto směrnicí se zrušuje Směrnice o zadávání veřejných zakázek malého rozsahu, účinná od 1.12.2016, která byla schválena usnesením Rady městské části Praha 12, č. R- 099-008-16 dne 28.11.2016. 2. Tato směrnice nabývá účinnosti dnem 27.6.2017. Milan Maruštík starosta Mgr. Jan Marhoul, B.A. 1. zástupce starosty 6