Město Klimkovice Směrnice č. 4/2013 o evidenci veřejných zakázek a postupu při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Čl. 1 Předmět úpravy Tato směrnice upravuje způsob evidence veřejných zakázek a postup města Klimkovic a jím zřízených příspěvkových organizací při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 3 zákona č. 137/2006 Sb., o veřejných zakázkách (dále jen zákon ), ve znění pozdějších předpisů, tj. veřejných zakázek na dodávky nebo na služby do 1,000.000,- Kč bez DPH, nebo na veřejné zakázky na stavební práce do 3,000.000,- Kč bez DPH. Čl. 2 Závaznost směrnice Tato směrnice je závazná pro všechny zaměstnance města zařazené v Městském úřadu Klimkovice (dále jen městský úřad ), organizačních složkách města, pro všechny členy Rady města Klimkovic, jakož i jiné osoby (zejména pak pro členy výběrových komisí) v tom rozsahu, v jakém se podílejí na zadávacím řízení prováděném městem. Čl. 3 Odpovědné osoby Za dodržování pravidel stanovených touto směrnicí je v rámci městského úřadu odpovědný vedoucí odboru, v jehož gesci je veřejná zakázka administrována (dále jen odbor ). Pro jiné útvary mimo městský úřad platí, že odpovědnou osobou je zde vedoucí zaměstnanec. Mluví-li tato směrnice o vedoucím odboru, rozumí se tím i odpovědné osoby podle předchozí věty. Čl. 4 Centrální evidence veřejných zakázek zadávaných obcí (1) Centrální evidence veřejných zakázek zadávaných městem je zabezpečována a vedena v elektronické podobě na sekretariátu starosty. Do evidence se zapisují všechny veřejné zakázky zadávané městem s výjimkami uvedenými v této směrnici. (2) Evidenční číslo veřejné zakázky se uvádí ve tvaru rr/xxx (kde rr je poslední dvojčíslí roku veřejné zakázky, xxx je pořadové číslo veřejné zakázky - např. první veřejná zakázka v roce 2013 bude mít číslo 13/001). Tabulka se vyplňuje průběžné tak, jak se průběh veřejné zakázky vyvíjí. Vzor tabulky je uveden v příloze č. 1 této směrnice. (3) Příspěvkové organizace vedou vlastní evidenci veřejných zakázek. Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 1
Čl. 5 Rozpočtové krytí (1) Veřejnou zakázku lze uskutečnit pouze v případě, že plnění města z ní vyplývající je v souladu se schváleným nebo upraveným rozpočtem města, tj. pouze v případě, že již v době zahájení zadávacího řízení je zajištěno finanční krytí v rozpočtu. Před uskutečněním zadávacího procesu si příkazce operace (dle kontrolního řádu města) zajistí souhlas správce rozpočtu formou individuálního nebo limitovaného příslibu. (2) Rozhodnutím rady města, příp. zastupitelstva města, lze zahájit zadávací řízení i v případě, že není zajištěno finanční krytí veřejné zakázky v rozpočtu. ČÁST DRUHÁ VEŘEJNÉ ZAKÁZKY MALÉHO ROZSAHU Čl. 6 Veřejné zakázky malého rozsahu ve smyslu 12 odst. 3 zákona není obec v souladu s 18 odst. 5 povinna zadávat postupem podle zákona, ale musí vždy dodržovat zásady uvedené v 6, tj. zásady transparentnosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace. Pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu tato směrnice stanoví následující postup: (6.1) Veřejné zakázky malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH činí méně než 50.000,- Kč (I. kategorie) Dodavatele veřejné zakázky malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota nepřesáhne 50.000,- Kč bez DPH, vybírá vedoucí odboru. Je přitom povinen dodržet zásady stanovené v 6 a může vycházet pouze z informací o trhu, místních znalostí a svých poznatků a zkušeností. Zadání je možné provést formou přímé objednávky. Tyto zakázky se nezapisují do centrální evidence zakázek zadávaných obcí. Smlouvu nebo objednávku podepisuje vedoucí odboru. (6.2) Veřejné zakázky malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH činí alespoň 50.000,- Kč a nedosahuje 200.000,- Kč (II. kategorie) Před zadáním veřejné zakázky je odbor povinen provést zjednodušený písemný průzkum trhu zaměřený na cenu, termín plnění a další, dle vlastního uvážení. Zaslané nabídky nebo cenové kalkulace od jednotlivých dodavatelů založí k jednoduché písemné dokumentaci o veřejné zakázce malého rozsahu (např. k objednávce, smlouvě, apod.). Dodavatele těchto veřejných zakázek vybírá vedoucí odboru s tím, že starosta má pravomoc samostatně zrušit rozhodnutí vedoucího odboru o výběru dodavatele a v tomto případě je výběr dodavatele předložen k rozhodnutí radě města. Tyto zakázky se zapisují do centrální evidence zakázek zadávaných městem. Při zápisu dostane starosta na vědomí výběr oslovených dodavatelů s možností výběr doplnit. Smlouvu nebo objednávku podepisuje starosta. Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 2
(6.3) Veřejné zakázky malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH činí alespoň 200.000,- Kč a nedosahuje 500.000,- Kč (III. kategorie) Informace o zakázce bude zveřejněna alespoň dva týdny před termínem pro podání nabídek na internetových stránkách města, a to na profilu zadavatele a současně bude ve stejném termínu zveřejněna na úřední desce. Text výzvy a hodnotící kritéria schvaluje rada města. Seznam přímo obesílaných uchazečů schvaluje na návrh odboru starosta města. Budou osloveni alespoň tři uchazeči, kteří mají předpoklady pro splnění dané zakázky. Do výběru budou zařazeny také nabídky uchazečů, kteří podali nabídku v termínu pro podání nabídek, i když nebyli zadavatelem vyzváni. Podané nabídky mohou být hodnoceny buď výběrovou komisí, nebo formou elektronické aukce. O zvoleném způsobu hodnocení rozhoduje rada města při schvalování textu výzvy. Výběrová komise je minimálně tří členná a je složená z předkladatele, starosty a dalšího člena (dalších členů) jmenovaného (-ných) vedoucím odboru. Jednání výběrové komise řídí a protokoly vyhotovuje předkladatel nebo v případě jeho nepřítomnosti jiný člen komise. Starosta má pravomoc samostatně zrušit rozhodnutí komise o výběru dodavatele a v tomto případě je výběr dodavatele předložen k rozhodnutí radě města. Smlouvu nebo objednávku podepisuje starosta. (6.4) Veřejné zakázky malého rozsahu, jejichž předpokládaná hodnota bez DPH činí alespoň 500.000,- Kč a nedosahuje 1.000.000,- Kč (v případě zakázky na dodávky nebo služby) nebo 3.000.000,- Kč bez DPH (v případě zakázky na stavební práce) rozhoduje rada města (IV. kategorie) Informace o zakázce bude zveřejněna alespoň dva týdny před termínem pro podání nabídek na internetových stránkách města, a to na profilu zadavatele a současně bude ve stejném termínu zveřejněna na úřední desce. Text výzvy, seznam přímo obesílaných dodavatelů a hodnotící kritéria (viz. čl. 7) schvaluje rada města, která současně rozhodne, zda bude použita forma elektronické aukce. Ve výzvě se uvede zejména: a) identifikace zadavatele b) vymezení předmětu veřejné zakázky malého rozsahu c) místo a doba plnění d) požadovaný obsah nabídky, požadavky na varianty nabídek, pokud je zadavatel připouští e) doložení požadovaných dokladu ke splnění kvalifikačních předpokladů f) platební podmínky g) způsob a místo podávání nabídek h) údaje o hodnotících kritériích i) další požadavky a podmínky Splnění kvalifikačních předpokladů dle 53, 54 a 56 zákona c. 137/2006 Sb. se prokazuje čestným prohlášením. Uchazeč dále prokáže čestným prohlášením svou ekonomickou a finanční způsobilost splnit veřejnou zakázku malého rozsahu. Podané nabídky mohou být hodnoceny buď výběrovou komisí, nebo formou elektronické aukce. O zvoleném způsobu hodnocení rozhoduje rada města při schvalování textu výzvy. Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 3
Výběrovou komisi jmenuje rada města s minimálním počtem 5 členů s jejich náhradníky s tím, že její činnost může být zahájena a lze v ní pokračovat pouze v případě, že jsou přítomni alespoň tři její členové. Členové komise musí být ustanoveni tak, aby jedním z členů byl předkladatel (příslušný pracovník odboru), člen kontrolního výboru určený předsedou kontrolního výboru, člen finančního výboru určený předsedou finančního výboru a člen zastupitelstva města určený radou města. Výběrová komise provede ve stanoveném termínu otevření obálek s nabídkami, posouzení kvalifikace uchazečů a posouzení nabídek z hlediska splnění požadavků zadavatele na předmět plnění a z hlediska případné mimořádně nízké nabídkové ceny. Nabídky, které neobsahují všechny náležitosti dle výzvy nebo nesplňují požadavky zadavatele, musí být z dalšího průběhu výběrového řízení vyřazeny, ostatní nabídky budou vyhodnoceny dle stanovených hodnotících kritérií. Při využití základního kritéria ekonomická výhodnost nabídky (viz čl. 7) musí být součástí hodnocení podaných nabídek i zdůvodnění, v čem je vybraná nabídka ekonomicky výhodná pro zadavatele, a to s odkazem na konkrétní údaje obsažené v nabídkách. Po provedeném vyhodnocení nabídek navrhne výběrová komise radě města nejvhodnější nabídku. Jednání výběrové komise řídí a protokoly vyhotovuje předkladatel nebo v případě jeho nepřítomnosti jeho náhradník. Rada města rozhodne následně na základě doporučení výběrové komise o vítězném dodavateli a uzavření smlouvy. Smlouvu na provedení zakázky podepisuje starosta. Pokud rada města rozhodne o zadání veřejné zakázky formou e aukce, která je součástí softwarového systému elektronického tržiště, výše uvedený postup bude s následujícími odchylkami: Nabídky budou vyžádány v písemné nebo elektronické podobě s tím, že ve výzvě bude vždy uvedeno, že nabídková cena je vstupní nabídkou do elektronické aukční síně. Výběrová komise pro tento případ otevře obálky a učiní všechny kroky až do okamžiku předání nabídek k provedení e-aukce. Zajištěním e-aukce bude pověřen příslušný zaměstnanec úřadu, který předloží výsledky e- aukce radě města. Protokol z e-aukce podepisuje pověřený zaměstnanec, nebo starosta/ka obce. Rada města rozhodne o dodavateli na základě protokolu z konání e-aukce. Smlouvu na provedení zakázky podepisuje starosta. Čl. 7 Hodnotící kritéria (1) Základním hodnotícím kritériem pro zadání veřejné zakázky, a to i zakázky malého rozsahu, je a) nejnižší nabídková cena nebo b) ekonomická výhodnost nabídky (2) V případě, že je možno přesně a jednoznačně stanovit technické parametry předmětu plnění veřejné zakázky a smluvní podmínky, bude vždy jediným hodnotícím kritériem nejnižší nabídková cena. (3) Rozhodne-li se zadavatel pro zadání veřejné zakázky podle základního hodnotícího kritéria ekonomická výhodnost nabídky, stanoví vždy dílčí hodnotící kritéria. Dílčí hodnotící kritéria se musí vztahovat k nabízenému plnění veřejné zakázky. Jednotlivým dílčím kritériím zadavatel stanoví váhu, kterou vyjádří v procentech. Stanovená váha může být u jednotlivých dílčích hodnotících kritérií shodná. Zadavatel stanoví způsob hodnocení jednotlivých kritérií. Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 4
(4) Návrh na využití základního kritéria ekonomická výhodnost nabídky, případné stanovení dílčích kritérií, jakož i způsob jejich hodnocení bude součástí odů vodnění veřejné zakázky. Čl. 8 Právo zadavatele na zrušení veřejné zakázky malého rozsahu (1) Město jakožto zadavatel si u zakázek malého rozsahu vyhrazuje právo neuzavřít smlouvu s žádným z uchazečů a veřejnou zakázku kdykoliv v průběhu zadávacího řízení zrušit. Výhrada tohoto práva zadavatele musí být předkladatelem zahrnuta do zadávacích podmínek všech zakázek malého rozsahu. (2) O zrušení veřejné zakázky rozhoduje táž osoba, která je oprávněna rozhodnout o dodavateli/zhotoviteli veřejné zakázky. Čl. 9 Jediná nabídka Pokud zadavatel obdržel pouze jednu nabídku nebo zbyla k hodnocení pouze jedna nabídka, pak u zakázek malého rozsahu platí, že zadávací řízení může pokračovat i pouze s touto jedinou nabídkou, nebude-li rozhodnuto o zrušení zadávacího řízení z tohoto důvodu. V zadávacích podmínkách všech veřejných zakázek malého rozsahu však musí být možnost zadavatele ke zrušení veřejné zakázky z důvodu jediné nabídky vždy vymíněna. Čl. 10 Sčítání předpokládaných hodnot veřejných zakázek Zakazuje se záměrné rozdělování předmětu veřejné zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty zakázky pod jednotlivé finanční limity stanovené v této směrnici. Čl. 11 Zveřejňování informací o veřejných zakázkách (1) Zveřejňování příslušných informací o zadávacích řízeních na veřejné zakázky ve věstníku v souladu s příslušnými ustanoveními zákona o veřejných zakázkách (zejm. 146 a násl.) zajišťuje vedoucí hospodářsko-technického odboru MěÚ. (2) Zveřejňování příslušných informací o zadávacích řízeních na veřejné zakázky na profilu zadavatele zajištuje v souladu s příslušnými ustanoveními zákona o veřejných zakázkách referent odboru správního MěÚ (na úseku podatelny). (3) Nad rámec zákona je zveřejňování informací o zadávacích řízeních na veřejné zakázky prováděno vždy u veřejných zakázek nad 200.000,- Kč bez DPH hodnoty veřejné zakázky, ledaže by tomu bránilo ustanovení obecně závazného právního předpisu (např. ochrana utajovaných informací), a to na profilu zadavatele a úřední desce MěÚ. (4) Zveřejňování je zajišťováno v součinnosti předkladatele, který také za zveřejnění zodpovídá. (5) Jde-li o zveřejňování skutečně uhrazené ceny ( 147a odst. 3 ZVZ), je odbor povinen za účelem splnění této povinnosti zadavatele předložit ke zveřejnění podklady o skutečně uhrazené ceně, a to nejpozději do 30 dnů od splnění smlouvy (provedení úhrady konečné faktury). Povinnost odboru podle tohoto odstavce se vztahuje na všechny veřejné zakázky realizované tímto odborem, které byly zveřejněny na profilu zadavatele. Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 5
Čl. 12 Archivace dokumentů (1) Se všemi dokumenty zpracovávanými a vydávanými v rámci zadávacího řízení je možné nakládat pouze způsobem stanoveným zákonem o veřejných zakázkách nebo jiným právním předpisem (zejména zákonem č. 499/2004 Sb., o archivnictví a spisové službě a o změně některých zákonů, ve znění pozdějších předpisů) a na jejich základě pouze v mezích této směrnice a jiných vnitřních předpisů města (zejména spisový a skartační řád města Klimkovic). (2) Zakazuje se ničení, dodatečné pozměňování či jakékoliv jiné upravování těchto dokumentů vedoucí k zatajování, zkreslování či ovlivňování zadávacího řízení nebo jeho jednotlivých podmínek. (3) Archivaci dokumentace o veřejných zakázkách včetně záznamů o elektronických úkonech je povinen zajistit příslušný zaměstnanec, který zajišťuje administraci veřejné zakázky, a to v souladu s výše uvedenými předpisy, tj. 5 let od uzavření smlouvy, její změny nebo od zrušení zadávacího řízení, ledaže právní předpisy nebo právní akt o poskytnutí dotace stanoví dobu delší. (4) Předmětem archivace podle předchozího odstavce jsou zejména (nikoliv tedy výlučně): a) text oznámení o zahájení výběrového řízení zaslaného požadovanému počtu uchazečů k podání nabídky a dalších dokumentů vymezujících předmět zakázky vč. dokladů prokazujících jejich odeslání, b) nabídky podané uchazeči nebo jiné informace či ceníky, z nichž vyplývá plnění nabízené uchazečem, c) protokoly vyhotovené v průběhu veřejné zakázky, d) smlouva uzavřená s vybraným dodavatelem, vč. všech dodatků, e) text oznámení o výsledku zadávacího řízení zaslaný všem uchazečům, kteří podali nabídku ve lhůtě pro podání nabídek, vč. dokladů prokazujících jejich odeslání. Čl. 13 Společná ustanovení (1) Při zpracování veřejné zakázky, které se týkají služeb a stavebních prací v obytné zástavbě, uvádět v dalších požadavcích i podmínku dodržování nočního klidu a provádění prací o sobotách, nedělích a svátcích jen v době od 08,00 do 20,00 hodin. Ve výjimečných případech muže starosta města od této podmínky upustit. (2) V případě, že na zadávanou veřejnou zakázku je poskytována dotace či jiné obdobné plnění ze strukturálních fondů Evropské unie či z jiných zdrojů, jsou pro pracovníky podílející se na administraci veřejné zakázky závazné též dotační podmínky či jiné pokyny vydané poskytovatelem této dotace. V případě vzájemného rozporu s touto směrnicí se přednostně použijí pravidla stanovená dotačními podmínkami či jinými pokyny poskytovatele dotace. (3) V případě zadávání zakázek podle čl. 6 odst. 6.2 6.4. informuje odbor radu města o výsledku výběrového řízení. Čl. 14 Výjimka z ustanovení Rada města Klimkovic si vymezuje pravomoc v časové tísni u dodávek, služeb nebo prací v nenadálých situacích, tj. např. při živelné pohromě a při haváriích apod., rozhodnout operativně ve věci výběru dodavatele služeb do 1.000.000,- bez DPH a u stavebních prací do 3.000.000,-Kč bez DPH, tzn. učinit výjimku a provést výběr dodavatele bez výběrového řízení na doporučení starosty města. Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 6
Čl. 15 Zrušovací ustanovení Zrušuje se směrnice č. 1/2007 ze dne 13.2.2007 Postupy při zadávání veřejných zakázek, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo služby 2.000.000 Kč bez DPH nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce 6.000.000 Kč bez DPH ( 12 odst. 6 zákona č. 137/2006 Sb.) Čl. 16 Účinnost Tato směrnice byla schválena Radou města Klimkovic dne 11.4.2013 a nabývá účinnosti dnem 12.4.2013 a končí dnem 31.12.2013. V Klimkovicích dne 12.4.2013 Ing. Zdeněk Husťák v. r. Ing. Jakub Unucka v. r. starosta místostarosta Směrnice č. 2/2013 pro evidenci veřejných zakázek a zadávání veřejných zakázek malého rozsahu 7