VLÁDA ČESKÉ REPUBLIKY USNESENÍ VLÁDY ČESKÉ REPUBLIKY ze dne 13. října 2003 č. 1010 k návrhu Pravidel pro provedení personálního a organizačního auditu v ústředních správních úřadech, v Českém telekomunikačním úřadu a v Radě pro rozhlasové a televizní vysílání Vláda I. s c h v a l u j e Pravidla pro provedení personálního a organizačního auditu v ústředních správních úřadech, v Českém telekomunikačním úřadu a v Radě pro rozhlasové a televizní vysílání uvedená v části III materiálu č. j. 1281/03; II. u kládá členům vlády, vedoucím ostatních ústředních správních úřadů, předsedům Českého telekomunikačním úřadu a Rady pro rozhlasové a televizní vysílání postupovat při provádění personálního a organizačního auditu podle pravidel uvedených v bodě I tohoto usnesení. Provedou: členové vlády vedoucí ostatních ústředních správních úřadů, předsedové Českého telekomunikačního úřadu a Rady pro rozhlasové a televizní vysílání Předseda vlády PhDr. Vladimír Š p i d l a, v. r.
Pravidla pro provedení personálního a organizačního auditu v ústředních správních úřadech, v Českém telekomunikačním úřadu a v Radě pro rozhlasové a televizní vysílání 1. Provedení personálního a organizačního auditu (dále jen audit ) podle Pravidel pro provedení personálního a organizačního auditu v ústředních správních úřadech, v Českém telekomunikačním úřadu a v Radě pro rozhlasové a televizní vysílání (dále jen "pravidla") koordinuje v ústředním správním úřadu, v Českém telekomunikačním úřadu a v Radě pro rozhlasové a televizní vysílání (dále jen úřad ) útvar určený vedoucím úřadu. 2. Vedoucí úřadu sdělí do 20 dnů od schválení těchto pravidel vládou Úřadu vlády České republiky - Generálnímu ředitelství státní služby (dále jen "generální ředitelství") jméno zaměstnance a jeho zástupce odpovědného za spolupráci s generálním ředitelstvím při provádění auditu. 3. Audit je součástí přípravy systemizace správních úřadů na rok 2005 vyplývající ze zákona č. 218/2002 Sb., o službě státních zaměstnanců ve správních úřadech a o odměňování těchto zaměstnanců a ostatních zaměstnanců ve správních úřadech (služební zákon). 4. Audit je zaměřen na analýzu působností úřadu a jejich personálního zajištění v rámci stávající organizační struktury s cíli racionalizovat organizační strukturu a optimalizovat počty funkčních míst v úřadu. Audit se vztahuje na všechna místa v úřadu obsazovaná zaměstnanci v pracovním nebo ve služebním poměru podle zvláštních právních předpisů. 5. Při provádění auditu se úřad řídí tímto postupem: 5.1. Úřad provede analýzu svých působností stanovených zvláštními zákony ve smyslu čl. 79 odst. 1 Ústavy České republiky a činností vykonávaných bez konkrétního zmocnění ve zvláštním zákoně, včetně jejich personálního zajištění v rámci stávající organizační struktury, ve struktuře a rozsahu podle přílohy č.1 k těmto pravidlům. 5.2.Na základě výsledků analýzy uvedené v bodu 5.1. a podle závazných pravidel pro organizaci služebních úřadů vydaných generálním ředitelem státní služby (podle 11 odst. 4. písm. b) služebního zákona) úřad vypracuje návrh své organizační struktury na rok 2005. Do doby vydání pravidel generálním ředitelem státní služby úřad zpravidla postupuje při vypracování návrhu své organizační struktury podle Organizace správních úřadů uvedené v příloze č. 2 k těmto pravidlům. 5.3.V návaznosti na výsledky analýzy podle bodu 5.1. a v návaznosti na návrh organizační struktury úřad vypracuje návrh systemizace na rok 2005. Součástí návrhu systemizace na rok 2005 nebudou místa fyzických osob připravujících se na státní službu (čekatelů). Podrobnosti k návrhu systemizace na rok 2005 stanoví generální ředitelství. 2
6. Úřady vypracují o provedeném auditu auditorskou zprávu, kterou předloží generálnímu ředitelství k posouzení a k projednání. Auditorská zpráva bude obsahovat: 6.1.Informaci o průběhu auditu. 6.2.Analýzu působností podle bodu 5.1. s komentáři a návrhy opatření. 6.3.Návrh organizační struktury úřadu na rok 2005 podle bodu 5.2. 6.4.Návrh systemizace na rok 2005 podle bodu 5.3. 6.5.Přehled o zařazení zaměstnanců do platových tříd k 1. lednu 2004 na základě nařízení vlády č. 469/2002 Sb., kterým se stanoví katalog prací a kvalifikační předpoklady a kterým se mění nařízení vlády o platových poměrech zaměstnanců ve veřejných službách a správě, ve znění nařízení vlády č. 331/2003 Sb. 6.6.Přehled o počtech zaměstnanců, kteří v letech 2005 a 2006 dovrší věk 65 let. 6.7.Porovnání počtu funkčních míst k 1. lednu 2003 a navrženého počtu systemizovaných míst k 1. lednu 2005 s vyčíslením úspor. Podrobnosti ke struktuře a náležitostem auditorské zprávy stanoví generální ředitelství. 7. Na základě auditorských zpráv jednotlivých úřadů vypracuje generální ředitelství souhrnnou informaci o výsledcích auditu a vedoucí Úřadu vlády České republiky ji předloží vládě. 8. Při provádění auditu se úřady řídí tímto časovým harmonogramem: Generální ředitelství rozešle úřadům podklady pro provedení auditu, vycházející z vládou schváleného materiálu. Úřady provedou audit. Úřady vypracují auditorské zprávy a předloží je generálnímu ředitelství. Generální ředitelství projedná auditorské zprávy s úřady. do 21.11.2003 od 21.11.2003 do 31.3.2004 do 30.4.2004 do 31.5.2004 Generální ředitelství na základě projednaných auditorských zpráv vypracuje souhrnnou informaci o výsledcích auditu. červen 2004 Vedoucí Úřadu vlády České republiky předloží souhrnnou informaci o výsledcích auditu vládě. 30.6.2004 3
Analýza působností úřadu stanovených zvláštními zákony a činností vykonávaných bez zmocnění ve zvláštním zákoně 1 ) Číslo Působnost (okruh činnosti) 3 ) Číslo dle Činnost na základě Zajišťující útvar (subjekt) Počet položky 2 ) nebo činnost Číselníku právního předpisu 4 ) usnesení funkčních míst k příl. č.1 číslo číslo vlády (přímé zajišťování práv. předpisu ustanovení (číslo/rok) vč. řízení) Celkem za úřad 1 ) Úřad přehled dle přílohy č. 1 doplní o komentář (zahrnující např. přesné datum převodu činnosti apod). 2 ) Počet položek vyplývá z šíře působnosti úřadu. 3 ) Jednotlivé působnosti (okruhy činností) vykonávané úřadem se uvedou postupně za sebou v předepsané posloupnosti dle číselníku (např. uvede se text ze zvl. zákona) Jednotlivé působnosti (okruhy činností) se uzavřou mezisoučtem ve sloupci "Počet funkčních míst". 4 ) Uvede se příslušný zákon, pokud působnost (okruh činností) vyplývá přímo ze zákona, nebo zákon a příslušné prováděcí nařízení vlády (příp. vyhláška), pokud konkrétní působnost (okruh činností) ještě vymezuje podzákonná norma, včetně čísla příslušného paragrafu, odstavce příp. písmena.
Příloha č. 2 Organizace správních úřadů 1. Organizační struktura správního úřadu (1) Organizační strukturu správního úřadu tvoří organizační útvary, samostatná systemizovaná místa, místa členů vlády a v případě Ministerstva zahraničních věcí též zastupitelské úřady. (2) Grafickým znázorněním organizační struktury je organizační schéma, které zobrazuje stupně řízení a vztahy nadřízenosti a podřízenosti jednotlivých organizačních útvarů a samostatných míst. Jako samostatná místa se do organizačního schéma zakreslují místo člena vlády, místo vedoucího správního úřadu, místo státního tajemníka, místo generálního ředitele státní služby a dále systemizovaná místa nezařazená v žádném organizačním útvaru. (3) Organizační struktura ministerstev a Úřadu vlády České republiky (dále jen Úřad vlády ) je tvořena, není-li dále stanoveno jinak, nejvýše pěti stupni řízení, a to: a) člen vlády, vedoucí Úřadu vlády, b) státní tajemník, c) sekce, v jejímž čele stojí ředitel sekce, d) odbor, v jehož čele stojí ředitel odboru, e) oddělení, v jehož čele stojí vedoucí oddělení. V případě Úřadu vlády je rovněž stupněm řízení generální ředitel státní služby. Zástupce vedoucího Úřadu vlády může stát v čele sekce, odboru nebo oddělení. V případě Ministerstva obrany je rovněž stupněm řízení náčelník Generálního štábu Armády České republiky. V případě Ministerstva vnitra je rovněž stupněm řízení generální ředitel Hasičského záchranného sboru České republiky. (4) Organizační struktura správních úřadů, které nejsou ministerstvy, je tvořena nejvýše čtyřmi stupni řízení, a to: a) vedoucí správního úřadu, b) sekce, v jejímž čele stojí ředitel sekce, c) odbor, v jehož čele stojí ředitel odboru, d) oddělení, v jehož čele stojí vedoucí oddělení. 2. Organizační útvary správního úřadu (1) Organizačním útvarem správního úřadu je oddělení, odbor a sekce a dále útvary, u kterých je v organizačním řádu stanoveno, že mají postavení oddělení, odboru nebo sekce.
(2) Součástí názvu organizačního útvaru je označení stupně řízení (např. oddělení, odbor nebo sekce), není-li dále stanoveno jinak. Pokud není možné stupeň řízení v názvu uvést (např. název organizačního útvaru je stanoven zvláštním právním předpisem), stanoví správní úřad v organizačním řádu, jakému stupni řízení organizační útvar odpovídá. Postavení takového útvaru se řídí zásadami pro oddělení, odbor nebo sekci. (3) Sekce může být zřízena ve správním úřadu, který má nejméně 75 systemizovaných míst, bude-li tvořena nejméně 37 systemizovanými místy a budou-li v ní současně zřízeny alespoň dva odbory. (4) Odbor může být zřízen ve správním úřadu, který má nejméně 25 systemizovaných míst, bude-li tvořen nejméně 12 systemizovanými místy. (5) Oddělení může být zřízeno ve správním úřadu, který má nejméně 11 systemizovaných míst, bude-li tvořeno nejméně 5 systemizovanými místy. V rámci oddělení může být zřízen referát, bude-li tvořen alespoň 3 systemizovanými místy a v jeho čele bude stát vedoucí referátu, nebo pracovní skupina, bude-li tvořena alespoň 3 systemizovanými místy a v jejím čele bude stát vedoucí pracovní skupiny. (6) Zřizuje-li se ve správních úřadech personální útvar, má název "personální oddělení", "personální odbor" nebo "personální sekce". Personální útvar je v ministerstvech a v Úřadu vlády přímo podřízen státnímu tajemníkovi, v ostatních správních úřadech je přímo podřízen vedoucímu správního úřadu nebo je začleněn do kanceláře úřadu. (7) V ministerstvech se zřizuje kabinet ministra, v Úřadu vlády se zřizují kabinety členů vlády, jejichž činnost zajišťuje Úřad vlády, a kabinet vedoucího Úřadu vlády (dále jen kabinet ). Kabinet je přímo podřízen členu vlády, v případě Úřadu vlády členu vlády nebo vedoucímu Úřadu vlády. Součástí kabinetu jsou systemizovaná místa poradců člena vlády nebo vedoucího Úřadu vlády, tiskového mluvčího člena vlády a systemizovaná místa, na nichž zaměstnanci vykonávají další jinak označené činnosti pro člena vlády nebo vedoucího Úřadu vlády. Součástí kabinetu mohou být též systemizovaná místa náměstků člena vlády, v případě kabinetu vedoucího Úřadu vlády systemizované místo zástupce vedoucího Úřadu vlády, nejsou-li samostatnými systemizovanými místy. (8) V ministerstvech se zřizuje kancelář ministerstva, která je přímo podřízena státnímu tajemníkovi. V ostatních správních úřadech se zřizuje kancelář úřadu, která je přímo podřízena vedoucímu správního úřadu. Kancelář úřadu nemusí být ve správním úřadu zřízena, pokud činnosti, které by měla vykonávat, mohou být zabezpečeny méně než pěti systemizovanými místy. (9) Kancelář ministerstva nebo kancelář úřadu zpravidla zabezpečují pro potřeby vlastního úřadu činnosti v těchto oblastech: a) oblast informatiky, b) oblast ekonomického zabezpečení, c) oblast hospodářské správy, d) oblast mezinárodní spolupráce a vztahů k Evropské unii, e) oblast vztahů s veřejností (s výjimkou systemizovaného místa tiskového mluvčího člena vlády), f) oblast vnitřní kontroly, g) oblast rozvoje a řízení úřadu, 6
h) oblast bezpečnosti (krizové řízení, obrana státu, ochrana utajovaných skutečností 1, civilní a požární ochrana). (10) Organizační zajištění oblastí uvedených v odstavci 9 v rámci organizační struktury stanoví správní úřad. Tyto oblasti mohou být zajišťovány v rámci organizačních útvarů vykonávajících působnost správního úřadu vyplývající ze zvláštních právních předpisů 2 pouze v případech, kdy tyto oblasti zabezpečují správní úřady rovněž jako výkon působnosti správního úřadu vyplývající ze zvláštních právních předpisů. (11) Zřizuje-li se ve správních úřadech útvar interního auditu 3, je v ministerstvech přímo podřízen členu vlády, v ostatních správních úřadech je přímo podřízen vedoucímu správního úřadu. (12) V souladu se zákonem č. 133/1985 Sb., o požární ochraně, ve znění pozdějších předpisů, se ustanovení odstavce 3, 4 a 5 nevztahují na Generální ředitelství Hasičského záchranného sboru České republiky a Hasičské záchranné sbory krajů. (13) Při odlišné aplikaci organizace správních úřadů v odůvodněných případech, zohledňujících specifika správních úřadů, je nezbytné doplnit do návrhu organizačního upořádání úřadu zdůvodnění této odlišnosti. 1 Ve věcech ochrany utajovaných skutečností je bezpečnostní ředitel nebo bezpečnostní tajemník přímo podřízen statutárnímu orgánu, tj. ministrovi či vedoucímu správního úřadu ( 13 zákona č.148/1998 Sb., o ochraně utajovaných skutečností). 2 Např. zákon č. 2/1969 Sb., tzv. kompetenční zákon. 3 Podle zákona č.320/2001 Sb., o finanční kontrole ve veřejné správě. 7