ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM ZPRÁVA O ČINNOSTI ARCHIVU MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM ZA ROK 2014 Zpracoval PhDr. Vladimír Kaiser 27. ledna 2015
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2014 2 ARCHIV MĚSTA ÚSTÍ NAD LABEM (AMÚ) je členěn na oddělení: 1. historický archiv 2. spisový meziarchiv V roce 2014 archiv zpracoval jeden materiál do Rady města Ústí nad Labem týkající se povodňových škod v budově archivu (náklady na demontáž a montáž plynových kotlů. AMÚ eviduje počty žádostí o informace dle zákona 106/1999 Sb. a způsob jejich vyřizování. V roce 2014 archiv vyřídil dvě takové žádost. Personální stav V roce 2014 neproběhly žádné personální změny. Personální stav archivu je k 31. 12. 2014 následující: 1) PhDr. Vladimír Kaiser, ředitel archivu 2) PhDr. Věra Hladíková, vedoucí odborná archivářka, zástupkyně ředitele 3) Stanislava Kešnerová, samostatná archivářka 4) Jitka Pieňkosová, archivářka a uklizečka 5) Mgr. Helena Patráková, odborná archivářka ve spisovém meziarchivu 6) Danka Pilařová, archivářka ve spisovém meziarchivu Historický archiv Zpřístupňovací a rešeršní práce V roce 2014 byly pořádány tyto archivní fondy: Pozn.: NAD číslo fondu v celostátní evidenci Národního archivního dědictví, AP číslo archivní pomůcky. reinventarizace NAD název fondu časový rozsah celkem běžných metrů 404 Archiv obce Arnultovice (1817) 1840-1945 0,40 257 405 Archiv obce Babina II 1942 0,01 258 406 Archiv obce Božtěšice 1890-1945 0,81 259 407 Archiv obce Brná 1829-1945 1,81 260 1156 Archiv obce Březí 1892-1945 0,03 261 826 Archiv obce Budov 1933-1940 0,03 262 408 Archiv obce Čermná (1848) 1942-1944 0,07 263 409 Archiv obce Čeřeniště (1830) 1895-1941 0,05 264 410 Archiv obce Český Bukov 1942 0,03 265 827 Archiv obce Český Újezd 1869-1943 0,07 266 411 Archiv obce Dělouš (1840) 1851-1944 0,08 267 412 Archiv obce Dobětice (1778) 1850-1944 0,18 268 413 Archiv obce Dubice (1822) 1870-1945 0,44 269 414 Archiv obce Habrovany 1893-1945 (1948) 0,03 270 415 Archiv obce Habrovice 1851-1944 0,09 271 828 Archiv obce Homole 1894-1923 0,04 272 celkem 4,18 AP
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2014 3 V reinventarizaci fondů obecních úřadů se bude pokračovat i v roce 2015. Reinventarizace těchto fondů je nutná, protože při generální inventuře se vytřídily dodatky zamanipulované do jiných fondů, především fondů místních národních výborů. katalogizace NAD název fondu časový rozsah celkem běžných metrů AP 840 Sbírka zvukových záznamů 1898-1961 55,33 Rozsáhlou katalogizací 10688 kusů nosičů v roce 2014 bylo dokončeno pořádání zvukových dokumentů na deskách a záznamových fóliích o průměru 25 cm. Katalogizace záznamů na deskách a fóliích o průměru 30 cm byla dokončena již v roce 2010, takže ze zpřístupňovacích prací sbírky zvukových dokumentů zbývá katalogizovat desky na nosičích atypických průměrů (10, 15, 17, 19, 20, 27 a 35 cm) v počtu několika set kusů. Předarchivní péče V roce 2014 byly provedeny kontroly vedení spisové služby následujících organizací: ZŠ a MŠ Nová (27. 2. 2014) ZŠ Vinařská (16. 5. 2014) Městská policie (29. 8. 2014) ZŠ Anežky České (30. 10. 2014) Pracovnice Archivu města zhlédla prostory určené k ukládání spisového materiálu a zkontrolovala jednotlivé spisové řády. Dále byly konzultovány konkrétní dotazy ze strany organizací (organizace jsou upozorňovány na možnost obracet se v případě potřeby na archiv a řešit aktuální problémy týkající se výkonu spisové služby). Z kontrol byly vyhotoveny protokoly, jež byly předány odpovědným osobám a odboru kontroly magistrátu města. Archiv města Ústí nad Labem eviduje za uplynulý rok 2014 celkem 29 skartací. Počet archiválií v Archivu města Ústí nad Labem a stav zpracování archivních souborů běžných metrů % nezpracováno 476 671,98 35,20 zpracováno 578 1237,26 64,80 z toho 576 1232,31 64,54 inventarizováno celkem 1148 1909,25
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2014 4 Přírůstky archivu a akviziční činnost V roce 2014 archiv získal bezplatně tyto přírůstky: 1. Činoherní divadlo Ústí nad Labem o.p.s. (Činoherní studio Ústí nad Labem), 91 kartonů, 7 balíků spisů a dokumentace z let 1980-2014 o rozsahu 15,01 bm s předávacím protokolem. 2. Magistrát města Ústí nad Labem, 2 kartony spisů z let 1995-2003 o rozsahu 0,22 bm s předávacím protokolem. 3. Úřad městského obvodu Neštěmice, 4 kartony spisů z let 1979-1993 o rozsahu 0,44 bm s předávacím protokolem. 4. Obecní úřad Habrovany, 1 karton spisů z let 1992-2006 o rozsahu 0,11 bm s předávacím protokolem. 5. Městský úřad Chabařovice, 15 kartonů spisů z let 1990-2002 o rozsahu 1,65 bm s předávacím protokolem. 6. Obecní úřad Homole u Panny, 3 kartony spisů z let 2002-2006 o rozsahu 0,33 bm s předávacím protokolem. 7. Kulturní dům Corso Ústí nad Labem-Krásné Březno, 2 balíky spisů z let 2002-2006 o rozsahu 0,1 bm bez předávacího protokolu dar Petra Špáse. 8. Kulturní dům Corso Ústí nad Labem-Krásné Březno, 2 balíky spisů z let 2002-2006 o rozsahu 0,1 bm bez předávacího protokolu dar Petra Špáse. 9. Klub amatérských výtvarníků při Okresním kulturním středisku v Ústí nad Labem, 2 balíky spisů z let 1975-1987 o rozsahu 0,07 bm bez předávacího protokolu dar Petra Špáse. 10. Pamětní kniha obce Žďár 1920-1925, darem bez předávacího protokolu V roce 2014 archiv zakoupil tyto archiválie za úplatu: 1. Grundsteuerbüchel Ferdinanda Thama z Ústí nad Labem z roku 1790 nákupem od soukromé osoby za 200 Kč. Spisový meziarchiv se v roce 2014 rozrostl především o dokumenty, předané odbory města Ústí nad Labem, především stavebním odborem. Výběr archiválií mimo skartační řízení 7. dubna 2014 byl proveden výběr archiválií mimo skartační řízení podle 11 zákona o archivnictví 499/2004 Sb. u dokumentů vzniklých z činnosti Činoherního divadla Ústí nad Labem o.p.s. a předchůdců. Protokolárně převzaté dokumenty byly prohlášeny za archiválie a zůstanou trvale uloženy v Archivu města Ústí nad Labem. Badatelé V roce 2014 studovalo v badatelně archivu celkem 116 badatelů, z toho 5 zahraničních. Počet badatelských návštěv v roce 2014 byl 236.
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2014 5 Poskytování informací a rešerší Historický archiv v roce 2014 vyřídil celkem 296 dotazů a žádostí o rešerše písemně a 550 dotazů elektronicky. Generální inventura V lednu 2014 byla dokončena generální inventura vyhlášená MV ČR. Ministerstvo výsledky inventury akceptovalo. Úložní plocha V roce 2014 byly pořízeny nové regály pro depozitář ve dvoře. V současné době má archiv k dispozici přibližně 1405 běžných metrů volných regálů a volné místo pro postavení regálů o kapacitě přibližně 270 běžných metrů. Volná úložní kapacita archivu vystačí na dobu přibližně 50 let i delší. Počítačová a reprografická technika Archiv je vybaven odpovídající počítačovou technikou. Z větší části tuto techniku dodává a udržuje firma Metropolnet a. s. Ústí nad Labem. Archivní knihovna Archivní příruční knihovna v roce 2014 se rozšiřovala koupí, dary a publikační činností archivu o 301 svazků. Na nákup knih byla vynaložena celková částka 3.762 korun. Ke dni 31. 12. 2014 obsahovala archivní příruční knihovna celkem 2867 svazků. Ediční a vydavatelská činnost archivu V roce 2014 Archiv města Ústí nad Labem vydal v městském nakladatelství tyto publikace: 1. Vladimír Kaiser, Helena Patráková, Obrazové album ze života ústeckého archiváře Franze Josefa Umlaufta v edici Ústecká vlastivěda sv. X, 200 s., náklad 600 výtisků. Exkurse, přednášky, vědecké konference a výstavy V roce 2014 Archiv města Ústí nad Labem navštívily 4 exkurse žáků základních škol, dále zde proběhl praktický seminář pro studenty historie na UJEP o městských knihách, přednáška o regionálních dějinách pro členy Svazu postižených civilizačními chorobami v Ústí nad Labem. Archiv se spolupodílel s Ústavem slovansko-germánských studií UJEP a Muzeem města Ústí nad Labem ve dnech 15. 16. 5. 2014 na pořádání vědeckého kolokvia První světová válka a role Němců v českých zemích Ústí nad Labem. Době konání kolokvia archiv uspořádal v Café Max v Ústí nad Labem výstavu leteckých fotografií ústeckého letce Ernsta
Magistrát města Ústí nad Labem Archiv města Ústí nad Labem zpráva o činnosti za rok 2014 6 Strohschneidera z let 1916-1918 a diskotéku záznamů populární hudby z období první světové války. Spolupráce s dalšími institucemi Archiv spolupracoval s Židovským muzeem v Praze při vytvoření soupisu judaik uložených v Archivu města Ústí nad Labem a se Základní školou Trmice v rámci projektu Zmizelí sousedé zpracování osudu potomků rodiny Salomona Langweila z Trmic. Spolupráce se sdělovacími prostředky Archiv spolupracoval s režisérem Joelem Jeninem z korsické televize Montang arte France télévision při přípravě dokumentárního filmu Opération Boléro-Paprika o osudech španělských emigrantů ve Francii a Ústí nad Labem, dále Českou televizí při přípravě zpravodajství, TV Nova, Českým rozhlasem Sever a dále poskytl archivní materiály a rozhovory pro MF Dnes, Ústecký deník, Sächsische Zeitung a Magazín Letiště České republiky. Příjmy archivu za rok 2014 Největším zdrojem příjmů archivu města Ústí nad Labem byl prodej knih vydaných městem, v menší míře pak příjem ze služeb poskytovaných archivem. K 23. 12. 2014 činil tento příjem 171.138,11 Kč. Z toho bylo za služby archivu (rešerše, ověřování kopií archiválií) 21.895 Kč a za prodej knih distribuovaných archivem 149.243,11 Kč. Příjmy archivu byly převáděny na příjmové účty města Ústí nad Labem. Spisový meziarchiv Spisový meziarchiv Magistrátu města Ústí nad Labem pokračoval ve své činnosti jako zvláštní oddělení Archivu města Ústí nad Labem nadále i v roce 2014. Odborné vedení meziarchivu prováděla Mgr. Helena Patráková. V roce 2014 bylo zpřístupněno 2278 stavebních spisů ve 226 kartonech a 48 spisů dopravních staveb ve 473 kartonech. V současné době spisový meziarchiv vedle personálních spisů města Ústí nad Labem a jeho zařízení spravuje 42 369 stavebních spisů v 5671 kartonech a 1237 spisů dopravních staveb v 473 kartonech. Zpřístupněné spisy jsou velmi často využívány magistrátem a veřejností, především stavebníky a žadateli o důchodové zabezpečení. Pracovnice spisového meziarchivu v roce 2014 vyřídily celkem 596 žádostí o rešerše a vyhledání materiálů. Ústí nad Labem, 30.1.2015 PhDr. Vladimír Kaiser, ředitel archivu
I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1a Personální obsazení Funkce Jméno Specializace Další odborné aktivity ředitel PhDr. Vladimír Kaiser evidence NAD, zpřístupňování archiválií, vydavatelská činnost sazba knih zást. řed. PhDr. Věra Hladíková vedoucí oddělení, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Mgr. Helena Patráková metodický dohled v předarchivní péči, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Stanislava Kešnerová hospodářka, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Jitka Pieňkosová obsluha badatelny, zpřístupňování archiválií, archivní rešerše archivář Danka Pilařová zpřístupňování personálních agend, archivní rešerše I. Personální podmínky archivu Tabulka č. 1b Druh pracovní činnosti Systematizovaný stav Skutečný stav 1. Řízení (ředitel, vedoucí oddělení, auditor) 1 1 2. Ekonomika, administrativa (ekonomové, účetní, hospodářky, sekretářky, písařky, podatelny 1 1 apod.) 3. Správa budov, autoprovoz (správci budov, topiči, údržbáři, uklízečky, ostraha, řidiči) 0 0 4. Informatika 0 0 5. Konzervace a restaurování, preventivní péče o archiválie 0 0 6. Reprografie 0 0 7. Badatelské služby 1 1 8. Vydavatelská a propagační činnost (redaktoři, grafici, tiskaři) 0 0 9. Předarchivní péče, kontrolní činnost 1 1 10. Archivní evidence a metodika 0 0 11. Péče o archiválie, zpracování archiválií, správa archivních souborů 3 2 12. Zahraniční styky 0 0 Celkem 7 6
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 2 Protokoly o výběru archiválií ve skartačním řízení Pracoviště výběr archiválií ve skartačním řízení (počet protokolů) u původců podle 3 odst. 1 3 odst. 2 Archiv města Ústí nad Labem 0 29 Výběr archiválií mimo skartační řízení (počet protokolů) Počet správních řízení podle 10 odst. 3 1 0 Název archivního souboru Uspořádáno bm za rok III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4a. Zpracování archiválií Inventarizováno bm za rok Zkatalogizováno evidenčních jednotek Počet katalogizačních záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek Jméno zpracovatele Průběžně Definitivně Sbírka zvukových záznamů 10688 15908 0 PhDr. Vladimír Kaiser celkem 55,33 0 0 10688 15908 0 III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4b. Reinventarizace Název archivního souboru Časový rozsah Původní rozsah Rozsah v bm po Jméno zpracovatele v bm reinventarizaci 404 Archiv obce Arnultovice (1817) 1840-1945 0,40 0,37 PhDr. Věra Hladíková 405 Archiv obce Babina II 1942 0,01 0,01 PhDr. Věra Hladíková 406 Archiv obce Božtěšice 1890-1945 0,81 1,11 PhDr. Věra Hladíková 407 Archiv obce Brná 1829-1945 1,81 1,83 PhDr. Věra Hladíková 1156 Archiv obce Březí 1892-1945 0,03 0,03 PhDr. Věra Hladíková 826 Archiv obce Budov 1933-1940 0,03 0,03 PhDr. Věra Hladíková 408 Archiv obce Čermná (1848) 1942-1944 0,07 0,05 PhDr. Věra Hladíková 409 Archiv obce Čeřeniště (1830) 1895-1941 0,05 0,10 PhDr. Věra Hladíková 410 Archiv obce Český Bukov 1942 0,03 0,03 PhDr. Věra Hladíková
827 Archiv obce Český Újezd 1869-1943 0,07 0,07 PhDr. Věra Hladíková 411 Archiv obce Dělouš (1840) 1851-1944 0,08 0,11 PhDr. Věra Hladíková 412 Archiv obce Dobětice (1778) 1850-1944 0,18 0,23 PhDr. Věra Hladíková 413 Archiv obce Dubice (1822) 1870-1945 0,44 0,37 PhDr. Věra Hladíková 414 Archiv obce Habrovany 1893-1945 (1948) 0,03 0,04 PhDr. Věra Hladíková 415 Archiv obce Habrovice 1851-1944 0,09 0,09 PhDr. Věra Hladíková 828 Archiv obce Homole 1894-1923 0,04 0,04 PhDr. Věra Hladíková Pracoviště Uspořádáno bm za rok 2014 III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 4c. Zpracování archiválií (součty) Inventarizováno bm za rok 2014 Zkatalogizováno evidenčních jednotek Počet katalogizačních záznamů Zrejstříkováno evidenčních jednotek Archiv města Ústí nad Labem Průběžně Definitivně 0 0 0 10688 15908 0 Reinventarizace 0 0 4,18 0 0 0 Název pracoviště Počet badatelů celkem Z toho cizinců III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka č. 5. Využívání archiválií Počet badatelských návštěv Počet správních řízení podle 38 odst. 2 Počet zapůjčených evidenčních jednotek Počet vypůjčených evidenčních jednotek Počet rešerší pro úřední potřebu Počet rešerší pro soukromé účely AM Ústí nad Labem 116 5 236 0 0 0 207 639
III. Výběr, zpracování a využívání archiválií Tabulka 6. Provedené kontroly Organizační jednotka Kontrolovaný subjekt Sídlo Datum provedení AM Ústí n.l. ZŠ a MŠ Nová Ústí nad Labem 27. 2. 2014 AM Ústí n.l. ZŠ Vinařská Ústí nad Labem 16. 5. 2014 AM Ústí n.l. Městská policie Ústí nad Labem 29. 8. 2014 AM Ústí n.l. ZŠ Anežky České Ústí nad Labem 30. 10. 2014 IV. Stav archiválií Tabulka č. IVa. Prověrky fyzického stavu archiválií Název pracoviště Počet prověrek fyzického stavu Z toho archivních kulturních památek Z toho národních kulturních památek Počet případů zjištěného poškození Archiv města Ústí nad Labem 25 0 0 25 IV. Stav archiválií Tabulka b. Extrémní naměřené teploty a relativní vlhkosti v roce 2014 Místo měření Datum měření Teplota v C Datum měření Relativní vlhkost v % suterén 13.1.2014 10 6.1.2014 50 suterén 18.8.2014 18 26.5.2014 82 dvůr 13.1.2014 10 3.2.2014 39 dvůr 28.7.2014 19 20.1.2014 70 1. podlaží 20.1.2014 10 9.6.2014 46 1. podlaží 28.7.2014 26 10.11.2014 59 2. podlaží 6.1.2014 12 24.2.2014 41 2. podlaží 28.7.2014 29 13.10.2014 60 3. podlaží 6.1.2014 10 9.6.2014 41 3. podlaží 28.7.2014 29 22.9.2014 60
Název archivního souboru IV. Stav archiválií Tabulka c. Množství bezpečnostních kopií zhotovených zhotovených v roce 2014 Počet políček bezpečnostního Počet kusů bezpečnostních Počet políček studijních kopií Počet digitálních kopií mikrofilmu negativů 0 0 0 0 V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka a. Konzervace a restaurování archiválií Druh archiválií Značka archivního souboru Zkonzervováno a zrestaurováno (kusů) Počet preg. listin 0 Počet papír. listin 0 Počet přívěš. pečetí 0 Počet preg. rukopisů 0 Počet papír. rkp. nebo knih 0 Počet vazeb 0 Počet spisů 0 Počet map a plánů 0 Počet grafických listů 0 V. Konzervace a restaurování archiválií Tabulka b. Konzervace a restaurování archiválií - zakázkovým způsobem Název firmy Počet zakázek Náklady v Kč 0 0 VI. Knihovna název pracoviště evidovaných svazků k 31.12. 2014 přírůstků v roce 2014 AM Ústí nad Labem 2867 301
VIII. materiálně technická situace archivu Tabulka a) Využití kapacit a prostorová rezerva Název pracoviště Využitá kapacita v bm Volná plocha bez regálů Volná kapacita regálů v bm Přírůstky v roce 2014 v bm AM Ústí n.l. 1909,25 200 m2 1405 19,25 VIII. Materiálně technická situace archivu Tabulka c) Celkový přehled o plnění příjmů a čerpání výdajů za rok 2014 Ukazatel Rozpočet vč. mimorozpočtových zdrojů dle zákona č. 218/2000 Sb. Čerpání v roce 2014 celkem Příjmy v tom: nedaňové a kapitálové příjmy 100.000 skutečné příjmy: 171.138,11 a příjmové.dotace Výdaje celkem *) 817.000 565.569,62 *bez platů, mzdovou agendu provádí Magistrát města Ústí nad Labem