{ Jednotné řešení - Tisk v kanceláři }

Transkript

1 { Jednotné řešení - Tisk v kanceláři }

2 Sledování nákladů/ Reporting Bezpečný Tisk Tisk v kanceláři Rozpočty uniflow Univerzální ovladač Pravidla & směrování uniflow SmartClient Vzdálený Tiskový Server Zlepšete řízení a zvyšte efektivitu multifunkčních zařízení Funkce zabezpečeného tisku uniflow umožňuje uživatelům odesílat citlivé dokumenty do síťových tiskáren z desktopových a mobilních zařízení. Úlohy se vytisknou pouze tehdy, když je uživatel fyzicky u zařízení. Unikátní funkce a technologie činí z uniflow výkonnou softwarovou aplikaci, která maximalizuje zabezpečení a zároveň zvyšuje produktivitu podniku. 2 V1 - červen 2017

3 Přehled Obsahu Řízení vaší tiskové infrastruktury pomocí uniflow: Jeden ovladač pro vše uniflow Univerzální ovladač Bezpečný tisk podporující více výrobců Sledování a zaznamenání nákladů pro kompletní tisk, kopírování, skenování a faxování Správa rozpočtů na uživatele, skupiny a nákladová střediska Zvýšení produktivity a úspora nákladů pomocí inteligentních pravidel pro tisk Přímé propojení vzdálených lokalit pomocí uniflow Remote Print Serveru Bezpečný tisk a sledování nákladů bez nutnosti použít lokální tiskové servery ve vzdálených lokalitách. 63% podniků zaznamenalo jeden nebo více narušení dat v souvislosti s tiskem. 1 1 quocirca (únor 2013): Printing A false sense of security? V1 - červen

4 uniflow Univerzální ovladač Jeden ovladač pro všechny - jedinečná technologie univerzálního ovladače uniflow umožňuje uživatelům zvolit si libovolnou síťovou tiskárnu, na které si vytisknou své úlohy, bez ohledu na její model nebo výrobce. Univerzální ovladač uniflow zajišťuje správný výstup přesně dle požadavků kdekoliv, což snižuje nespokojenost uživatelů s tiskovým procesem a šetří náklady tím, že omezuje plýtvání vzniklé špatným výstupem a opětovným tiskem. { Bezpečný tisk pomocí Univerzálního ovladače uniflow } Univerzální ovladač uniflow zaručuje správný výsledek tiskové úlohy, protože ovládací kódy specifické pro danou tiskárnu jsou přidávány do tiskové úlohy až poté, jakmile je známa značka a model zařízení, do kterého má být úloha uvolněna. To znamená, že cílové zařízení dostane přesné informace které očekává a proto je výstup podle očekávání uživatele, bez ohledu na model nebo výrobce zařízení. { Řízení přístupu k vlastnostem ovladače } V systému uniflow mohou být funkce tisku omezeny seznamy řízení přístupu (ACL). Pomocí univerzálního ovladače uniflow lze jednotlivé možnosti, zobrazené koncovému uživateli řídit mapováním uživatelů / skupin Active Directory na uniflow ACL. To znamená, že uniflow může nabídnout personalizované ovladače pro konkrétní uživatele / skupiny uživatelů, aniž by museli vytvářet samostatné balíčky ovladačů. Výsledkem je, že IT správci musí udržovat pouze jeden ovladač, tudíž v prostředí, kde ovladače vyžadují certifikaci, potřebují pouze jeden balíček k distribuci, což šetří drahocenný čas a jejich úsilí. { Vestavěné Šifrování a komprese } Tisk pomocí univerzálního ovladače uniflow poskytuje další vrstvy zabezpečení při přenosu tiskových úloh v síti, protože šifruje data. Pokud jsou úlohy přenášeny po síti zůstávají šifrované, dokud nedosáhnou zařízení, odkud mohou být bezpečně uvolněny. Kromě toho může být kvalita obrazu, která ovlivňuje velikost souboru přenášeného do tiskového zařízení automaticky komprimována, což snižuje množství dat přenášených prostřednictvím sítě. 4 V1 - červen 2017

5 { Snadný import Tiskových ovladačů výrobců } uniflow může importovat specifické ovladače tiskáren různých výrobců a mapovat jejich kódy na volby dostupné uživateli. Tato specifická informace je pak uložena v souboru informací o zařízení uniflow (DIF). Pokud soubor DIF pro konkrétní tiskárnu neexistuje, může být vytvořen autorizovaným technikem pomocí aplikace DIF Creator. { Bezproblémová integrace do Citrix Prostředí } Univerzální ovladač uniflow lze v prostředí Citrix použít jednoduše jako sdílenou tiskárnu, připojenou ze serveru uniflow. Připojení lze provést přímo na klientském počítači s Citrix nebo na serveru Citrix XenApp. Účtování tiskových úloh se uskuteční na serveru uniflow, tak jako obvykle. Oba ovladače, uniflow Universal PCLXL Driver v5.4 a uniflow Universal PS Driver v5.4 jsou ověřeny jako kompatibilní s platformou Citrix XenApp. Typy Univerzálního ovladače uniflow { Univerzální ovladač uniflow pro PostScript } Univerzální ovladač uniflow pro postscript umožňuje tisk ve smíšených prostředích a přesměrování úloh z tiskáren PostScript na tiskárny typu PCL5. Pro zabezpečný tisk je k dispozici miniaturní náhled první stránky tiskové úlohy. Tato funkce vyžaduje, aby byla k dispozici alespoň jedna instance Job Conversion Instance (JCI). Univerzální ovladač uniflow pro Postscript používá originální Adobe PostScript. { Univerzální ovladač uniflow pro PCL6 (PCL/XL) } Pro prostředí PCL lze použít ovladač PCL6 (PCL / XL). Tento ovladač vyžaduje, aby formát dat pro vstup i výstup byl PCL. Tento ovladač nevyžaduje JCI, což vede k rychlejšímu a méně náročnému zpracování úloh. V1 - červen

6 Podpora více výrobců zařízení Je nevyhnutelné, že v určitém okamžiku bude muset každý uživatel vytisknout důvěrný dokument. Funkce zabezpečeného tisku uniflow umožňuje všem uživatelům odesílat citlivé dokumenty do síťových tiskáren z jejich stolních nebo mobilních zařízení a tisknout úlohy pouze tehdy, když jsou fyzicky před zařízením. { Tisk z mobilních zařízení a stolních počítačů } uniflow umožňuje uživatelům bezpečně tisknout bez ohledu na to kde právě pracují, takže mohou tisknout ze stolních počítačů, z hostitelského systému typu SAP nebo z jejich mobilních telefonů. Díky systému vícečetných identit v systému uniflow budou všechny jejich úlohy společně bezpečně uloženy v osobních tiskových frontách uživatelů. { Více Autentifikačních metod } Zabezpečení dokumentů je zajištěno tím, že uživatelé musí fyzicky stát u tiskárny předtím, než jim bude uvolněna jakákoliv úloha. Chcete-li zabránit neoprávněnému použití zařízení je třeba, aby se uživatelé na zařízení identifikovali pomocí přihlašovací karty, uživatelského jména / hesla, PIN kódu, kódu úlohy, pomocí anonymního přihlášení nebo kombinací možností. { Uvolnění úloh do libovolného zařízení } Všechny tiskové úlohy jsou uloženy v osobní zabezpečené frontě uživatele, dokud nejsou připraveny k uvolnění na tiskárně dle vlastního výběru. Může to být jakákoli síťová tiskárna v prostředí zákazníka. Vestavěné applety jsou k dispozici pro různá zařízení Canon, velkoformátové tiskárny Océ a vybraná zařízení od společností Konica Minolta, Xerox, Samsung a OKI. Uživatelé si mohou vybrat, které z jejich tiskových úloh si přejí vytisknout ze seznamu úloh zobrazeného přímo na obrazovce zařízení. U zařízení bez možnosti použít vestavěný terminál mohou uživatelé použít externí terminály MicroMIND nebo uniflow Release Station, nebo mohou využít k bezpečnému uvolnění svých úloh i své smartphony a tablety. 6 V1 - červen 2017

7 Integrované Sledování nákladů a účtování Všechny organizace potřebují pochopit, jak je jejich tiskový rozpočet vynaložen, aby bylo možné kontrolovat náklady a snížit plýtvání. uniflow umožňuje organizacím sledovat, vyhodnocovat a zpoplatňovat veškeré náklady na tisk, kopírování, skenování a faxování na jakémkoli připojeném zařízení, takže náklady mohou být správně přiděleny oddělením nebo konkrétním projektům. { Víceúrovňová Nákladová střediska } uniflow umožňuje organizacím přidělit náklady na víceúrovňové nákladové středisko, které umožňuje zpětné zaúčtování nákladů na příslušného zákazníka nebo kód projektu. Při odesílání úlohy k tisku se na uživatelském počítači může objevit vyskakovací obrazovka která umožňuje vybrat, na které nákladové středisko má účtovat úlohu. Podobná obrazovka může být zobrazena na ovládacím panelu multifunkčního zařízení (MFD). { Sledování Úspor nákladů } uniflow umožňuje organizacím sledovat úspory získané pomocí vylepšených postupů tisku, např. odstranění bezpečných tiskových úloh, které ale nebyly vytištěny. S těmito informacemi lze vytvořit lepší pravidla pro tisk a lze dosáhnout rychlejší návratnosti původní investice vynaložené na implementaci řízeného tiskového systému. { Sledování Dopadů na životní prostředí } Tím, že bude schopen přesně sledovat využití a úspory, může uniflow ukázat, kolik stromů nebo kolik gramů CO2 bylo ušetřeno tím, že nevytisklo nevyzvednuté úlohy. Tyto zprávy mohou ukázat, jak organizace snížila dopad na životní prostředí. V1 - červen

8 { Automatické Vytváření statistik a reportů } uniflow obsahuje více než 60 různých standardních přehledů, které lze generovat na vyžádání nebo v pravidelných intervalech. Zprávy lze automaticky zasílat em příslušné osobě v naplánovaném intervalu, např. měsíčním. Kromě toho mohou firmy přidat vlastní přehledy pomocí standardního programu Crystal Reports. { Export Dat statistik } uniflow shromažďuje velké množství dat, týkajících se tiskového prostředí v rámci organizace. Zatímco k těmto údajům lze přistupovat prostřednictvím běžného modulu pro vytváření přehledů, uživatelé často potřebují, aby tato data byla exportována i do jiných formátů. uniflow může exportovat data v řadě různých formátů včetně XML a CSV pro snadnou integraci s backoffice kancelářskými systémy. Je-li třeba vyladit přehledy pro pozdější snadnější využití, uživatelé mohou v rámci exportu CSV statistik vytvořit další vlastní sloupce. Tyto sloupce pak obsahují informace, které jsou definovány uživatelem. { Snadná integrace s Business Intelligence Systémy } uniflow poskytuje možnost přístupu ke všem datům prostřednictvím modulu pro vytváření přehledů, včetně vytvoření PIR reportu (Print Intelligence Report). Často ale také existuje potřeba mít přístup k datům přímo z SQL serveru. S uniflow mohou být data z SQL serveru rovněž poskytována podnikovým BI systémům prostřednictvím předem definovaných a optimalizovaných dotazů poskytujících živý náhled nad aktuálním stavem. K dispozici jsou připravené šablony pro aplikace typu Qlik Sense nebo Microsoft Power BI. 8 V1 - červen 2017

9 Správa rozpočtů pomocí uniflow Pro udržení nákladů na tisk a kopírování pod kontrolou je možné nastavit pro individuální uživatele, skupiny nebo nákladové střediska systém rozpočtů. Pokud je rozpočet překročen, může být tisk / kopírování zcela zastaveno, omezeno jen na černobílé dokumenty nebo uživatelům může být oznámeno, že jejich prostředky byly vyčerpány. { Prosazení Rozpočtů uživatelů} Díky systému uniflow mohou správci jednoduše sledovat a prosazovat rozpočty uživatelů tak, aby činnost tisku a kopírování mohla být zablokována, pokud uživatel, skupina nebo nákladové středisko nemá dostatečné prostředky. Rozpočty uniflow mohou být povoleny na různých úrovních. Nicméně pokud má uživatel nastaven rozpočet na úrovni uživatele i na úrovni nákladového centra / skupiny, použije se pouze jeden rozpočet; rozpočty jsou čerpány v následujícím pořadí: nákladové středisko, skupina a uživatel. { Navýšení stavu Rozpočtu } Stavy rozpočtů lze kdykoli navýšit prostřednictvím platebních systémů založených na internetových platebních kartách, jako jsou PayPal a WorldPay automaticky. Pokladní mohou také doplňovat finanční prostředky na účet uživatele ručně tam, kde je vhodný osobní systém založený na hotovosti. V1 - červen

10 Vytvoření inteligentních Pravidel pro tisk Díky službě uniflow lze snadno implementovat politiky tisku tak, abyste šetřili náklady a zlepšili environmentální výkon. uniflow může přesměrovávat úlohy odpovídajícím způsobem, tak že pouze malé tiskové úlohy jsou směrovány do laserových tiskáren, zatímco větší úlohy jsou přesměrovány na levnější a rychlejší multifunkční zařízení. Velké tiskové úlohy lze dokonce přesměrovat do centrálního tiskového střediska. { Přesměrování tiskových úloh do jiného zařízení } Nejbližší tiskárna nemusí být pro danou zakázku ekonomicky nejvýhodnější. uniflow může automaticky přesměrovat úlohu na jinou tiskárnu bez ohledu na značku nebo model, na zabezpečenou tiskárnu a nebo - u velkých úloh - přímo do lokálního tiskového střediska. Záznam všech dosažených úspor nákladů, vzniklých touto operací, je uložen v databázi pro pozdější vyhodnocení. { Interaktivní přesměrování tiskových úloh } uniflow může pravidla použít automaticky nebo vyzvat uživatele, aby sami zvolili nejvhodnější zařízení. Zobrazený dotaz pro směrování může například uživateli ukázat seznam různých tiskáren, dostupných pro jeho úlohu společně i s cenou výstupu, účtovanou pro každou z možností. 10 V1 - červen 2017

11 { Předdefinované Nastavení úlohy } S uniflow mohou správci definovat, jak je třeba tisknout určité úlohy, např. y vždy černobíle a velké úlohy vždy oboustranně. Tato pravidla mohou být vynucena automaticky nebo zobrazením dotazu uživatelům, spolu s příslušnými náklady, ke schválení či odmítnutí. { Pružné Nasazení pravidel } Administrátoři mají k dispozici vysoký stupeň flexibility, takže pravidla tisku lze aplikovat na jednotlivé tiskárny a uživatelské skupiny nebo dokonce na konkrétní časy nebo dny v týdnu. { Vytvoření Povědomí o nákladech } Uživatelé si často neuvědomují skutečné náklady na tisk. Zobrazení souvisejících nákladů pro každou tiskovou úlohu zvýší povědomí o nich a ovlivní jejich budoucí chování k tisku. V1 - červen

12 Integrace vzdálených lokalit uniflow vzdálený tiskový server Pro úspěšnou správu tiskových procesů ve vzdálených lokalitách často platí, že je lze integrovat přímo či pouze s částečným omezením dostupných funkcí systému. Oproti tomu vzdálený tiskový server uniflow (RPS) umožňuje velkou část funkcí licencovaných na hlavním serveru uniflow nainstalovat i na druhý server v rámci organizace. RPS se obvykle používá tam, kde má organizace mnoho lokalit nebo vyžaduje vyšší stupeň stability při selhání připojení. { Rozšíření k uniflow serveru } RPS je rozšířením hlavního serveru uniflow a umožňuje organizacím připojit vzdálené pobočky a poskytnout jim klíčové funkce, jako je bezpečný tisk, účetnictví, mobilní tisk, skenování a rozpočty. RPS nelze instalovat samostatně; vyžaduje pravidelné připojení k centrálnímu serveru uniflow, aby bylo možné uložit informace ze statistik a pověření uživatelů, i když server nemusí být vždy online. Všechna přenášená data jsou zašifrována a komprimována, což zajišťuje bezpečnou integraci vzdálených míst. { Kolektivní Správa tiskové fronty (CRQM) } Při provozu uniflow v režimu CRQM mohou uživatelé získat jakoukoliv tiskovou úlohu z libovolného zařízení, které je připojeno ke kolektivu tiskových serverů, protože informace o všech aktivních úlohách jsou s malým zdržením k dispozici na každém z tiskových serverů. { Odolnost proti chybám } Organizace, které pracují s RPS, si mohou být jisté, že většina funkcí uniflow ve vzdálených lokalitách bude zachována i v případě selhání spojení s centrálním uniflow serverem, což zaručuje konstantní a bezpečné tiskové prostředí. 12 V1 - červen 2017

13 Integrace vzdálených lokalit bez serverů uniflow SmartClient Řízení tisku poboček nebo vzdálených lokalit se stalo nákladnou oblastí. Tisk může také blokovat značnou šířku pásma, která může zabránit tomu, aby klíčové firemní aplikace fungovaly hladce. UniFLOW SmartClient umožňuje organizacím s rozlehlou infrastrukturou bezpečně tisknout a sledovat náklady i bez potřeby místních tiskových serverů na lokalitách. { Omezení počtu tiskových serverů } Udržování tiskového serveru znamená značné administrativní nároky na IT administrátory i vysoké finanční náklady. S pomocí aplikace uniflow SmartClient mohou organizace využívat standardní funkce uniflow, jako je bezpečný tisk a účtování i ve vzdálených lokalitách, aniž by museli investovat do vyhrazeného tiskového serveru na místě. { Snížení zatížení sítě } Je-li tisk řízen tiskovým serverem, nejprve se odesílají data z klientského počítače na tiskový server a pak z tiskového serveru na cílovou tiskárnu, což znamená, že data musí cestovat po síti dvakrát. Implementací systému uniflow SmartClient se tiskové úlohy odesílají přímo z počítače do tiskárny, čímž se sníží síťový provoz o 50%. V1 - červen

14 { Znalost vlastní polohy } Při přesunech do různých lokalit si uniflow SmartClient vždy automaticky stáhne konfiguraci tisku pro aktuální místo. To znamená, že uživatelé musí zadat pouze příkaz: "Soubor, Tisk" do jedné, stále stejné tiskové fronty bez ohledu na to, kde se nacházejí, a jaké zdroje síťového tisku jsou zde k dispozici. Uživatelé mohou samozřejmě bezpečně tisknout i v případě, že je přerušeno spojení k hlavnímu serveru uniflow. { Pružný Návrh systému } Konfigurace nastavení může být přizpůsobena tak, aby vyhovovala konkrétním požadavkům zákazníka, např. Zabezpečené tiskové úlohy lze uložit na klientském počítači, tiskovém serveru nebo na zařízení Canon imagerunner ADVANCE Informace o zabezpečené úloze lze ukládat lokálně vedle tiskového souboru nebo centrálně na serveru Ověřování uživatelů lze realizovat pomocí uniflow SmartClient aplikace, na uniflow serveru nebo na Canon imagerunner ADVANCE { Vysoká Flexibilita } Jelikož některé klíčové funkce uniflow jako je mobilní tisk, skenování a řízení rozpočtu stále vyžadují server, umožňuje uniflow organizacím obě metody míchat, tj. provozovat některé lokality s tiskovými servery a další pouze s uniflow SmartClienty nebo kombinovat oba způsoby na každé z lokalit, což poskytuje vysokou míru flexibility do návrhu systému. 14 V1 - červen 2017

15 Okamžité Přínosy { Jedna Tisková fronta } Všechny tiskové úlohy bez ohledu na to, jak jsou odesílány do uniflow, se zobrazují v osobní bezpečné tiskové frontě uživatele a mohou být uvolněny z jakéhokoli zařízení bez ohledu na model nebo výrobce, tj. uživatelé mohou bezpečně tisknout pomocí jakéhokoli připojeného zařízení. { Zvýšení Bezpečnosti dokumentů } Aby se zabránilo neoprávněnému použití zařízení a aby se cenné a důvěrné informace mohly uchovávat v bezpečí, vyžaduje uniflow, aby se uživatelé na zařízení identifikovali. To uchovává důvěrné dokumenty mimo dosah nepovolaných rukou. { Řízení a omezení nákladů } Prostřednictvím vestavěného systému vytváření přehledů mohou organizace sledovat a vyhodnocovat využití tisku, kopírování, faxování a skenování, což umožňuje správné účtování interních nákladů a auditování současného stavu. Směrování tiskových úloh má za následek okamžité snížení nákladů a zvýšenou efektivitu procesů. { Pomoc s Ochranou životního prostředí } uniflow může poskytnout analýzu, která napomůže implementaci strategie tisku šetřící životní prostředí a zlepšující environmentální výkonnost. Tisk v kanceláři Skenování Dokumentů Mobilní Tisk Správa Zařízení Produkční Tisk Jedna PLATFORMA V1 - červen

16