SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ

Transkript

1 SMLOUVA O ZPRACOVÁNÍ OSOBNÍCH ÚDAJŮ TRÁVNÍKY, bytové družstvo se sídlem na adrese Příčná 1541, Otrokovice IČO: zapsané v obchodním rejstříku u Krajského soudu v Brně, v oddíle DrXXXIV, vložce 54 zastoupené předsedou představenstva družstva Ing. Janem Lukešem místopředsedou představenstva družstva Ing. Jiřím Galečkou (dále jen ZPRACOVATEL ) na straně jedné a Společenství vlastníků. se sídlem na adrese. IČ:. zapsané v rejstříku společenství vlastníků jednotek u Krajského soudu v Brně v oddíle.., vložce.... zastoupené předsedou výboru společenství (předsedou společenství)... členem výboru společenství.... (dále jen SPRÁVCE ) na straně druhé uzavřeli dnem podpisu této smlouvy tuto smlouvu o zpracování osobních údajů : Čl. I. Účel smlouvy, vymezení pojmů, odměna pro zpracovatele 1. SPRÁVCE a ZPRACOVATEL mají uzavřenou smlouvu o správě nemovité věci (dále jen SMLOUVA O SPRÁVĚ ), na základě které ZPRACOVATEL vykonává pro SPRÁVCE činnosti správy domu a pozemku a činnosti související, jak jsou podrobněji popsány ve SMLOUVĚ O SPRÁVĚ. Činnost správy domu a pozemku zahrnuje také získávání a další zpracování osobních údajů fyzických osob, které jsou nezbytné pro poskytování právních, ekonomických a technických služeb při správě domu a pozemku, vedení účetnictví SVJ, vymáhání nároků SVJ, vedení personální a mzdové agendy SVJ apod. 2. Osobním údajem se rozumí jakákoli informace týkající se identifikované nebo identifikovatelné fyzické osoby. 3. Zpracováním osobních údajů se rozumí jakákoli operace nebo soubor operací s osobními údaji nebo souborem osobních údajů, např. získávání, shromažďování, zaznamenání, uspořádání, strukturování, uložení, pozměnění, vyhledání, nahlédnutí, použití, zpřístupnění, seřazení, zkombinování, omezení, výmaz, zničení apod. 4. Účelem této smlouvy je zmocnění ZPRACOVATELE SPRÁVCEM ke zpracování osobních údajů a úprava vzájemných práv a povinností, které vyplývají pro SPRÁVCE a ZPRACOVATELE z právních předpisů ČR na ochranu osobních údajů, zejména z nařízení Evropského parlamentu a Rady EU č. 2016/679, při plnění SMLOUVY O SPRÁVĚ. 1

2 5. Odměna za činnosti dle této smlouvy je již zahrnuta v odměně za správu domu a pozemku, jak byla sjednána SMLOUVOU O SPRÁVĚ. Případný nárok ZPRACOVATELE na náhradu nákladů spojených s plněním této smlouvy se řídí SMLOUVOU O SPRÁVĚ. Čl. II. Rozsah zpracování, kategorie subjektů údajů a typy osobních údajů 1. ZPRACOVATEL je oprávněn zpracovávat osobní údaje dle této smlouvy výlučně za účelem výkonu správy domu a pozemku v souladu se SMLOUVOU O SPRÁVĚ a touto smlouvou a dále k plnění povinností dle zákona, k ochranu zájmů, práv zpracovatele. 2. SPRÁVCE uděluje tímto ZPRACOVATELI souhlas, pokyn a zmocňuje ho ke zpracování osobních údajů v rozsahu a způsobem uvedenými v této smlouvě. 3. ZPRACOVATEL zpracovává pro SPRÁVCE osobní údaje týkající se členů SPRÁVCE a smluvních partnerů SPRÁVCE, tj. následujících kategorií subjektů údajů: a. členové statutárního, kontrolního orgánu správce b. pracovníci správce c. nájemci, vlastníci bytových jednotek, nebytových prostor, kteří nedluží žádné částky správci d. dlužníci správce 4. ZPRACOVATEL zpracovává pro správce ohledně výše uvedených kategorií subjektů údajů následující osobní údaje, pokud mu byly předány správcem, členem správce nebo smluvním partnerem správce : Členové statutárního, kontrolního orgánu správce : jméno, příjmení, rodné příjmení trvalé bydliště, faktické bydliště datum narození rodné číslo vysokoškolský titul nebo jiný titul ový kontakt, telefonní kontakt podpis místo, okres, stát narození státní občanství funkce v orgánu společenství vlastníků jednotek den a způsob vzniku, zániku funkce v orgánu společenství vlastníků jednotek počet hlasů, výčet osob hlasujících pro volbu, odvolání osoby do a z funkce orgánu společenství vlastníků jednotek číslo občanského průkazu identifikace společenství vlastníků jednotek, kde je funkce vykonávaná název vysoké školy, vyšší odborné školy, kde byl získaný vysokoškolský nebo jiný titul datum získání vysokoškolského nebo jiného titulu 2

3 datum ukončení studia na vysoké, vyšší odborné škole vystudovaný obor na vysoké škole, vyšší odborné škole informace o splnění podmínek pro funkci v orgánu společenství vlastníků jednotek informace o členství osoby ve společenství vlastníků jednotek datum sepsání, podání návrhu na zápis, výmaz osoby do a z veřejného rejstříku informace z usnesení rejstříkového soudu o zápisu, výmazu osoby z veřejného rejstříku, usnesení téhož soudu o zamítnutí návrhu na zápis, výmaz osoby do a ze stejného rejstříku, datum vydaní usnesení rejstříkového soudu spisová značka, číslo jednací usnesení rejstříkového soudu o zápisu, výmazu osoby do a z veřejného rejstříku Pracovníci správce jméno, příjmení, titul, rodné příjmení bydliště trvalé, faktické bydliště datum narození, místo narození osobní stav rodné číslo podpis telefonní kontakt, ový kontakt informace o kvalifikačních předpokladech, vzdělání, školení výše mzdy, odměny za práci za určité období výše odvodů pojistného, dalších povinných plateb za pracovníka z jeho mzdy, odměny za práci výše stržených částek na základě souhlasu pracovníka včetně důvodu k takovému postupu výše stržených částek ze mzdy, odměny za práci včetně důvodů k takové srážce informace o zdravotní pojišťovně pracovníka způsob výplaty mzdy, jiné odměny za práci číslo bankovního účtu informace o penzijním připojištění spoření pracovníka ( u koho má připojištění, spoření, kolik si spoří každý měsíc, rok ) informace o příspěvku na penzijní připojištění - spoření pro pracovníka informace o životním pojištění pro pracovníka ( u koho má pojištění, kolik si spoří každý měsíc, rok ) informace o příspěvku na životní pojištění pro pracovníka počet dnů dovolené k vyčerpání, počet vyčerpaných dnů dovolené počet dnů v pracovní neschopnosti, při čerpání zdravotního volna informace o nemoci, postižení pracovníka včetně informace odkdy informace o zdravotním stavu informace o tom, že je pracovník starobní nebo invalidní důchodce včetně informace odkdy informace o lékaři, kterého pracovník navštěvuje, u kterého se léčí den, důvod, způsob vzniku, zániku pracovněprávního vztahu odpracovaná doba pracovníka druh práce vykonávané den nástupu do práce místo výkonu práce pracovní doba a výjimky, odchylky z pracovní doby 3

4 pracovní docházka pracovníka, evidence pracovní doby informace o poskytnutí starobního nebo invalidního důchodu včetně informace kdy se tak stalo, který orgán takto rozhodl, spisová značka rozhodnutí takového orgánu a důvody, které k tomu vedly. informace o jiných příjmech, úlevách na dani pro účely daňového přiznání informace o důvodu nepřítomnosti pracovníka na pracovišti Nájemci, vlastnici bytových jednotek, nebytových prostor, kteří nedluží žádné částky správci jméno, příjmení trvalé bydliště, faktické bydliště, datum narození, rodné číslo vysokoškolský titul nebo jiný titul ový kontakt, telefonní kontakt podpis identifikace bytové jednotky nebo nebytového prostoru, které osoba užívá nebo má k ní nějaký právní vztah (číslo, adresa, plocha, podlaží, počet místností, umístění, popis příslušenství, podíl na společných částech domu ) identifikace měsíčních nebo jiných plateb za užívání bytové jednotky nebo nebytového prostoru ( informace o splatnosti plateb, odkdy se platby platí, v jaké výši, jaké jsou jednotlivé položky takové platby včetně částek na jejich zaplacení, k jaké bytové jednotce nebo nebytovému prostoru se platba vztahuje ). informace o úhradách, započtení plateb na konkrétní období informace o členech domácnosti ( jméno, příjmení, datum narození ) osobní stav ( zdali je osoba svobodná, rozvedená, vdaná, ženatá ) informace o manželovi / manželce ( jméno, příjmení, datum narození ) informace o pracovišti informace o podnájemcích ( jméno, příjmení, datum narození, bydliště ) spotřeba energií v určitém období odečty hodnot z měřičů energií počet osob pro rozúčtování služeb výše přeplatku, nedoplatku z vyúčtování služeb číslo bankovního účtu informace o SIPO den, způsob, důvod vzniku, zániku členství ve společenství vlastníků jednotek den, způsob, důvod vzniku, zániku nájmu k bytové jednotce, nebytovému prostoru den, způsob, důvod vzniku, zániku vlastnictví k bytové jednotce informace o společném nájemci, společném vlastníkovi k bytové jednotce ( jméno, příjmení, datum narození, bydliště ) číslo občanského průkazu místo, okres narození, státní občanství částka za převod bytové jednotky na jinou osobu datum úmrtí informace o zahájeném dědickém řízení, výsledek dědického řízení ( kdo zdědil majetek, dluhy, pohledávky po zůstaviteli, kdy se tak stalo, identifikace takového majetku, dluhů, pohledávek ) 4

5 spisová značka, číslo jednací dědického řízení řešící nájemce, vlastníka bytové jednotky, nebytového prostoru stavební, jiné úpravy, opravy, modernizace v bytové jednotce, v nebytovém prostoru výše částky, kterou musí vlastník, nájemce bytové jednotky, nebytového prostoru platit bance, bytovému družstvu, společenství vlastníků jednotek, jiné osobě na opravu, modernizaci nebytového prostoru, bytové jednotky, společných částí domu. informace o hlasování, argumentech, přítomnosti vlastníka, nájemce bytové jednotky, nebytového prostoru na shromáždění vlastníků, jiné schůzi u správce informace o zástupci vlastníka, nájemce bytové jednotky, nebytového prostoru Dlužníci správce jméno, příjmení, vysokoškolský titul nebo jiný titul trvalé bydliště, faktické bydliště, datum narození ový kontakt, telefonní kontakt podpis identifikace bytové nebo nebytové jednotky (číslo, adresa, plocha, podlaží, počet místností, umístění, příslušenství jednotky, podíl na společných částech domu ) identifikace měsíčních nebo jiných plateb za užívání bytové nebo nebytové jednotky (informace o splatnosti plateb, odkdy se platby platí, v jaké výši, jaké jsou jednotlivé položky takové platby včetně částek na jejich zaplacení, k jaké jednotce se platba vztahuje ). informace o dlužné platbě a měsících za které je dlužná platba informace o úhradách, započtení částek na konkrétní období informace o podané žalobě, návrhu na nařízení exekuce, přihlášce do insolvenčního řízení, dražby bytové jednotky, dědického řízení, o podané upomínce, o podaném trestním oznámení ( kdy k těmto úkonům došlo, co bylo důvodem, obsahem těchto právních úkonů ). informace o vydaných rozsudcích, platebních rozkazech, trestních příkazech, usneseních, exekučních příkazech ze strany soudů, notářů, soudních exekutorů ( kdy byly tyto rozhodnutí vydané, z jakého důvodu, co bylo jejich obsahem ) spisové značky, čísla jednací rozsudků, platebních rozkazů, trestních příkazů, usnesení, exekučních příkazů ze strany soudů, notářů, soudních exekutorů. informace o majetku, příjmech osoby zjištěné v exekučním, insolvenčním, dědickém řízení informace o dohodě o uznání dluhu, splátkách ( datum uzavření dohody, obsah dohody, důvod dohody ) důvody k platební neschopnosti osoby, doba platební neschopnosti osoby označení věřitele dlužníka, výše dlužné částky, nákladů řízení, které musí dlužník uhradit 5. ZPRACOVATEL je oprávněn zpracovávat v minimálním rozsahu další OSOBNÍ ÚDAJE, které potřebuje k výkonu SMLOUVY O SPRÁVĚ nebo k plnění povinnosti vyplývající ze SMLOUVY O SPRÁVĚ, k plnění povinnosti stanovené právními předpisy nebo k výkonu, obhajobě svých práv, zájmů, pokud mu budou předány správcem, členem správce nebo smluvním partnerem správce. 5

6 Čl. III. Práva a povinnosti ZPRACOVATELE 1. ZPRACOVATEL zaručuje SPRÁVCI, že při zpracování OSOBNÍCH ÚDAJŮ provádí taková technická a organizační opatření, která zajistí dodržení veškerých zásad zpracování stanovených právními předpisy. Za tímto účelem ZPRACOVATEL: a. minimalizuje počet osob, které mají přístup k OSOBNÍM ÚDAJŮM (uděluje k jednotlivým druhům OSOBNÍCH ÚDAJŮ přístup jen určitým osobám se specifickým uživatelským oprávněním a nosiče s údaji uchovává v zabezpečených prostorách); b. provádí školení svých funkcionářů a zaměstnanců; c. provádí kontroly plnění povinností zaměstnanců a funkcionářů vyplývajících z předpisů na ochranu OSOBNÍCH ÚDAJŮ a z organizačních opatření ZPRACOVATELE; d. při zpracování OSOBNÍCH ÚDAJŮ se řídí svými vnitřními předpisy ; e. provádí taková technická opatření pro ochranu OSOBNÍCH ÚDAJŮ, která odpovídají příslušnému riziku pro práva subjektů údajů a vychází přitom z aktuálního stavu techniky, nákladů na provedení opatření, povahy, rozsahu, kontextu a účelů zpracování a tato opatření průběžně testuje a kontroluje; f. prověřuje technická a organizační opatření u dalších zpracovatelů, jimž OSOBNÍ ÚDAJE poskytuje. 2. ZPRACOVATEL se zavazuje: a. poskytnout SPRÁVCI na jeho žádost informace potřebné k doložení splnění povinností dle právních předpisů a informace o úrovni zabezpečení OSOBNÍCH ÚDAJŮ a b. jestliže se na tom SPRÁVCE a ZPRACOVATEL dohodnou, poskytne SPRÁVCI součinnost při: i. plnění povinností SPRÁVCE, které vyplynou z případných žádostí subjektů údajů o výkon jejich práv vyplývajících z právních předpisů na ochranu osobních údajů; ii. ohlašování případů porušení zabezpečení OSOBNÍCH ÚDAJŮ dozorovému úřadu nebo subjektu údajů; iii. plnění informační povinnosti SPRÁVCE; 3. ZPRACOVATEL je povinen: a. chránit OSOBNÍ ÚDAJE, jakož i nosiče, na nichž jsou údaje uloženy, před zneužitím; b. bránit náhodnému nebo protiprávnímu zničení, ztrátě, pozměnění, neoprávněnému zpřístupnění OSOBNÍCH ÚDAJŮ a nosičů, na nichž jsou uloženy; c. zajistit, aby OSOBNÍ ÚDAJE zpracovávaly pouze osoby, které se zavázaly k mlčenlivosti nebo pro něž povinnost mlčenlivosti vyplývá z právních předpisů; d. zpracovávat OSOBNÍ ÚDAJE pro jiné účely než stanovené touto smlouvou pouze po předchozím souhlasu SPRÁVCE a případně po zajištění souhlasu subjektů údajů. 4. ZPRACOVATEL je oprávněn: a. pověřit zpracováním OSOBNÍCH ÚDAJŮ další zpracovatele (za podmínek uvedených v čl. V. této smlouvy); 6

7 b. odmítnout provedení pokynu SPRÁVCE, pokud by byl v rozporu s právními předpisy na ochranu osobních údajů. Na tento rozpor pokynů s platnou právní úpravou ZPRACOVATEL SPRÁVCE upozorní. Čl. IV. Práva a povinnosti SPRÁVCE 1. SPRÁVCE prohlašuje, že je správcem OSOBNÍCH ÚDAJŮ podle příslušných právních předpisů, tj. osobou, která určuje účel a prostředky zpracování OSOBNÍCH ÚDAJŮ. 2. SPRÁVCE je povinen: a. zajistit, aby byly OSOBNÍ ÚDAJE získávány a zpracovány v souladu s právními předpisy; b. plnit informační povinnost vůči subjektům údajů vyplývající z příslušných právních předpisů; c. ZPRACOVATELI předávat a zajistit předání OSOBNÍCH ÚDAJŮ, které jsou přesné, aktuální a které odpovídají plnění SMLOUVY O SPRÁVĚ; d. předávat ZPRACOVATELI OSOBNÍ ÚDAJE včas a poskytnout ZPRACOVATELI součinnost potřebnou pro plnění této smlouvy. 2. SPRÁVCE je povinen při zpracování OSOBNÍCH ÚDAJŮ provádět taková technická a organizační opatření, která zajistí dodržení veškerých zásad zpracování stanovených právními předpisy. Za tímto účelem SPRÁVCE: a. minimalizuje rozsah OSOBNÍCH ÚDAJŮ, které zpracovává; b. minimalizuje počet osob, které mají k OSOBNÍM ÚDAJŮM přístup; c. provádí taková technická opatření pro ochranu OSOBNÍCH ÚDAJŮ, která odpovídají příslušnému riziku pro práva subjektů údajů a vychází přitom z aktuálního stavu techniky, nákladům na provedení opatření, povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování. Čl. V. Další zpracování dalším zpracovatelem 1. SPRÁVCE pověřuje ZPRACOVATELE tím, aby plněním závazků ze SMLOUVY O SPRÁVĚ, které jsou spojeny i se zpracováním OSOBNÍCH ÚDAJŮ, pověřil další zpracovatele. 2. ZPRACOVATEL je výslovně oprávněn předat OSOBNÍ ÚDAJE za výše uvedeným účelem ke zpracování následujícím dalším zpracovatelům: a.... pro účely rozúčtování tepla a teplé vody (náměry a odečty spotřeby tepla a teplé vody) b.... jakožto dodavateli software účely zpracování údajů pro správu domu a pozemku, c. jakožto dodavateli účetního software, d. státním orgánům, správním orgánům pro účely vyřízení záležitosti správce nebo jeho členů, smluvních partnerů nebo k plnění povinností zpracovatele dle zákona. 3. SPRÁVCE zmocňuje ZPRACOVATELE, aby jménem SPRÁVCE předával ke zpracování osobní údaje pro další zpracovatele uvedené v tomto čl. V odst. 2 pod písm. a)-d). Zpracovatel je povinen zajistit, aby tato osoba dodržovala povinnosti 7

8 vyplývající z předpisů na ochranu osobních údajů. V případě změny dalšího zpracovatele se zpracovatel zavazuje informovat správce v dostatečném časovém předstihu o této skutečnosti. 4. V případě, že se ukáže potřeba předání OSOBNÍCH ÚDAJŮ dalším zpracovatelům nebo změna dosavadních zpracovatelů, oznámí ZPRACOVATEL tuto skutečnost SPRÁVCI a vyzve ho, aby se k dalšímu zpracování osobních údajů vyjádřil. Neobdrží-li vyjádření (námitku) SPRÁVCE do 5 pracovních dnů, má se za to, že SPRÁVCE se změnou nebo s pověřením dalšího zpracovatele souhlasí. Čl. VI. Další ujednání 1. SPRÁVCE a ZPRACOVATEL se zavazují: a. zachovávat mlčenlivost o zpracování OSOBNÍCH ÚDAJŮ a o přijatých bezpečnostních opatření a b. informovat se včas navzájem o veškerých okolnostech důležitých pro plnění této smlouvy a pro ochranu OSOBNÍCH ÚDAJŮ. VII. Doba trvání a ukončení smlouvy 1. Tato smlouva se uzavírá na dobu účinnosti SMLOUVY O SPRÁVĚ. 2. Po ukončení smluvního vztahu na základě SMLOUVY O SPRÁVĚ je ZPRACOVATEL oprávněn zpracovávat osobní údaje pokud si plní povinnosti dle zákona nebo pokud vykonává svá práva, zájmy nebo pokud to vyžaduje veřejný zájem. 3. Po ukončení této smlouvy ZPRACOVATEL na základě pokynů SPRÁVCE buď OSOBNÍ ÚDAJE vymaže, nebo je předá SPRÁVCI, pokud nebude správce postupovat dle čl. VII odst. 2 této smlouvy. Povinnosti ZPRACOVATELE týkající se bezpečnosti a ochrany osobních údajů trvají až do likvidace údajů nebo do jejich předání SPRÁVCI. Čl. VIII. Závěrečná ustanovení 1. ZPRACOVATEL nepředává OSOBNÍ ÚDAJE do třetích zemí a pokud by tak chtěl učinit, musí si vyžádat předchozí písemný souhlas SPRÁVCE. 2. Tato smlouva a práva a povinnosti z ní vyplývající se řídí právními předpisy České republiky a předpisy Evropské unie. 3. Tuto smlouvu lze měnit a doplňovat pouze písemně. 4. Tato smlouva nabývá platnosti a účinnosti dnem, kdy je podepsána oběma stranami. 5. Tato smlouva se vyhotovuje ve dvou stejnopisech, z nichž každá smluvní strana obdrží po jednom. 8

9 6. Smluvní strany prohlašují, že si tuto smlouvu před jejím podpisem přečetly, že byla sepsána podle jejich svobodné a vážně míněné vůle, nikoli v tísni a za nápadně nevýhodných podmínek, na důkaz čehož připojují své podpisy. V. dne.. předseda výboru člen výboru Ing. Jan Lukeš Ing. Jiří Galečka předseda družstva místopředseda družstva 9