Specifika Common Data Enviroment (CDE)

Transkript

1 Specifika Common Data Enviroment (CDE) Kompetence CDE v rámci projektu je zajistit přehledný, transparentní a jednoduchý přístup k vždy aktuálním a platným informacím v reálném čase. Je jediným zdrojem pravdy z pohledu historie a umožňuje pokaždé dohledat kdo, kdy, co a především proč vykonal. V současné době je informací k projektu obrovské množství. Data jsou různorodá z rozdílných zdrojů, čímž vzniká velký tlak na jejich vnímání a zpracování. Každý člen projektového týmu je zvyklý používat svoje vlastní úložiště, vlastní disk nebo server. Na základě struktury projektového týmu pak vznikají nejrůznější datová sila, mezi kterými nemůže existovat interakce. Samostatnou kapitolou je pak distribuce informací správným členům projektového týmu. Klient Generální dodavatel Architekt Subdodavatel Konzultant Facilities Dodavatel Projektový Jak se říká mít správné informace ve správný čas. Stává se, že někdo na někoho zapomene, nedá do kopie u nebo naopak dá do kopie i někoho, koho se to netýká. nedorazí, protože příloha je moc veliká apod. Kolik energie a času musí věnovat týmy interní aktualizaci sdílených dokumentů? Nekonečné ujišťování a zjišťování, zda pracuji se správnými informacemi, jejich složitá aktualizace a distribuce změny všem co se o ní mají dozvědět. To vše odvádí odborníky od jejich hlavní činnosti realizování projektu! Správně nastavené a používané CDE je řešením. Pouhou instalací nebo aktivací se moc nezmění, ale změnou přístupu ke sdílení informací ano.

2 Popis CDE Stavebnictví nebo stavební projekt čerpá ze zkušeností a výkonů širokého spektra různých oborů, které CDE sjednocuje ve výměně informací jednotlivých členů rozvětveného projektového týmu. Protože se profesionálové budou zapojovat do týmu průběžně, někdy dokonce odděleně v různých fázích, vždy v CDE najdou aktuální verze výstupů od ostatních. CDE bude pro kohokoliv jediným zdrojem pravdy. Řazení informací v rámci CDE je hodně podobné technologii Blockchain tedy decentralizované databázi uchovávající neustále se rozšiřující počet záznamů, které jsou chráněny proti neoprávněnému zásahu jak z vnější strany, tak i ze strany samotných uzlů peer-to-peer sítě. Klient Generální dodavatel Architekt Subdodavatel CDE Sdílené datové prostředí Konzultant Facilities Dodavatel Projektový V rámci CDE budou k dispozici sdílené výstupy od architektů, projektantů, dokumentace k jednotlivým profesím, zápisy, komentáře. Jádrem systému bude strukturovaný systém pro ukládání dokumentů, tedy Document Management System (DMS). V každém případě CDE jde nad rámec pouhého ukládání dokumentů nebo jejich změněných verzí. Jedním z klíčových cílů je zachování kontinuity informací od začátku projektu. V momentě, kdy jednotliví profesionálové nemají pro práci přesné podklady, na které mohou navázat, dochází ke ztrátám. Informace si musí dohledávat nebo opětovně vytvářet. Jinými slovy při přechodu do další fáze projektu se znovu vynalézá kolo.

3 Proto jsou další důležitou kapitolou formy a procesy spolupráce. V rámci projektového řízení je úkolem CDE standardizovat způsob výměny informací. Jinými slovy je potřeba zařídit, aby projektový tým mluvil stejným jazykem. Než se uložené dokumenty nebo modely stanou archivem, projdou procesy změny, schválení, odevzdání i jiných, často specifických procesů v závislosti na daném projektu. Není pro hladký průběh projektu vhodné, aby se tyto procesy měnily z etapy na etapu. Pokud by se tak dělo, zadavatel díla se například nemůže spolehnout, že výsledná dokumentace plně odpovídá realizovanému projektu. CDE dohodnuté a nastavené procesy řídí a určuje, jak se budou sdílené informace posouvat vpřed, případně jak budou jednotliví členové týmu společně komunikovat. Ostatně forma komunikace je trojským koněm efektivity. Většina lidí zná a umí využívat jako nejjednodušší formu komunikace. A koneckonců proč ne. jako takový má několik výhod. Je relativně soukromý a všude dostupný. Není však kontrolovatelný, přesný a dokáže zahltit. Při řízení projektu s využitím CDE se tak i nadále bude využívat, nicméně jako notifikační funkce. Systém CDE by měl být nastaven tak, aby informoval jednotlivce nebo skupiny o změnách, požadavcích nebo úkolech a to jak ad-hoc, tak případně podle předem navrženého harmonogramu.

4 On-Premise nebo Cloud Kdo je správcem CDE na projektu? Integrace Časté dilema a jeden z nejběžnějších dotazů. Volba mezi systémem instalovaným a provozovaným na vlastním zařízení, které má provozovatel plně pod kontrolou nebo naopak využití služeb cloudových systémů, kde je častou otázkou bezpečnost. Obě řešení mají své výhody i nevýhody, nicméně zkušenosti provozovatelů CDE jasně preferují dnešní cloudová řešení. Zejména pro jejich jednoduchou aplikovatelnost na projekt a tím i výrazně nižší náklady na provoz. A dále, a to především, pro snadnou přístupnost pro celý projektový tým. Cloudová uložiště umožňují poskytnout přístup každému, kdo má připojení k internetu. Moderní CDE mají dobře propracovaný bezpečností model a možnosti nastavení přístupových práv, takže správce CDE dokáže nastavit možnosti čtení nebo zápisu informací pro jednotlivé uživatele. Při pořízení CDE které je provozované na cloudu by nicméně správce měl zajistit, aby poskytovatel produktu CDE doložil standardizované a mezinárodní bezpečnostní certifikace. Minimálně standard ISO27000 by měl být základem. Na každém jednotlivém projektu je možné provozovat pouze jediné CDE. Mít dvě nebo více nedává smysl, neboť by se tým dostal do stavu, kdy jsou validní data nebo dokumenty opět v několika nestrukturovaných datových silech. Je tedy na jednom členovi projektového týmu, aby CDE zajistil a provozoval. Provozovatel CDE má k dispozici plnou kontrolu, rozhoduje tedy kdo, kdy a především jaký bude mít do CDE přístup. Je strážcem dohodnutých pravidel a poskytuje know how zbylým členům projektového týmu. Ve světě je běžná praxe, že poskytovatelem CDE je některý ze tří klíčových účastníků projektu: investor, generální dodavatel nebo firma poskytující project management. Investor provozováním CDE získá větší kontrolu nad projektem a CDE mu také bude sloužit jako archiv informací po dokončení prací. Pokud jde i investora, který nedělá více projektů najednou, může se dohodnout s generálním dodavatelem nebo si najmou firmu na projektový management, aby využíval jejich CDE. Tyto firmy většinou pracují na více projektech, mají tedy větší zkušenosti s nastavením a využíváním svých CDE a poskytují mimo vlastní systém i neocenitelné znalosti a zkušenosti. Je to součást jejich konkurenční výhody. Pro zvýšení výkonu celého projektového týmu je důležitá integrace procesů a dále sdílení informací a souborů. Jednotliví profesionálové budou využívat svoje expertní programy a následně data předávat k dalšímu zpracování nebo schválení. Do budoucna se předpokládá přímé propojení těchto expertních programů právě přes CDE. Nejde jen o standardizaci výměnných formátů, ale i možnost vytvořit datový a komunikační ekosystém. Některé systémy CDE poskytují pro tento účel popsané API rozhraní. Toto integrované rozhraní systému (Application Programming Interface) by měl být při pořízení CDE jedním z klíčových kritérií.

5 Bezpečnost CDE v rámci BIM projektu Bezpečnost je zásadní téma pro systém, kterému svěříte velmi důležitá data. Pokud se správce rozhodne pro on-premise řešení, pak je důležitá důvěra v IT tým, který bude CDE realizovat nebo provozovat. Při pořizování cloudového řešení formou SaaS (Software as a Service) se doporučuje výběr renovovaného partnera s prokazatelnou zkušeností, případně s referencemi z obdobných projektů. Důležité otázky při výběru jsou: kde jsou data fyzicky uložena, jak jsou zabezpečena a zálohována, jaké jsou scénáře disaster recovery a komunikační dostupnost, případně další technické údaje, které by Vám měl být poskytovatel schopen doložit. Dnešní velcí poskytovatelé hostují svoje systémy u velikých technologických firem, které nabízejí k využití svou vyspělou technologickou, komunikační a především bezpečnostní infrastrukturu. Důležitost CDE v rámci metody BIM popisují všechny metodiky, které detailněji popisují formu komunikace a sdílení informací v rámci BIM projektu. CDE nalezneme nejen v zahraničních dokumentech (např. UK PAS1192-2), ale i v textech připravovaných českými institucemi. Základním českým dokumentem je vládou schválená koncepce Zavádění metody BIM v ČR, kde naleznete zmínky o CDE v různých kapitolách (především v kapitole 5.2). Metodika pro výběr CDE systému pro organizace v oblasti dopravní infrastruktury se připravuje pod vedení SFDI (viz jejich plán). Specifikou metody BIM je koncentrace velkého množství grafických, ale především negrafických dat do dokumentů 3D modelů uložených v otevřeném formátu IFC. CDE nabízí všem účastníkům základní potřebné funkce (prohlížení, vizualizace, získávání vlastností apod.) pro práci s těmito modely. Z pohledu metody BIM je klíčová schopnost CDE kontrolovat základní procesy a ustanovení Plánu realizace BIM (BEP) jako je konvence pojmenování, povinnost dodat určité negrafické údaje v modelu, seznam dokumentů z BIM protokolu (BIMPC) a Informačních požadavků (EIR) apod. Metoda BIM je založena na lepší spolupráci projektového týmu a lze tak konstatovat, že bez plně funkčního CDE nelze BIM projekt realizovat, nebo jen velmi obtížně. Při vědomí, že toto vše může fungovat v jednom prostředí nad aktuálními, dobře zorganizovanými dokumenty, nabízí se velmi efektivní a bezpečný způsob, jak si zjednodušit práci.

6 Sumarizace benefitů CDE CDE má v podstatě jedinou funkci zachytit všechny různé výstupy expertních systémů (informace), které používají všichni účastníci projektu na jednom společném místě a řízeným způsobem je následně poskytovat všem potřebným partnerům. Už jen zvládnutí této výzvy představuje neoddiskutovatelnou výhodu oproti současnému stavu. Podrobnější rozbor této základní výhody nás dovede k detailnější představě nabízených výhod: Dostupnost v případě cloudového řešení postačí jen webový prohlížeč a běžné připojení k internetu. Eliminace nedorozumění či nepochopení partneři pracují s jediným zdrojem informací; tzn. faktický konec vytváření nekonečného množství lokálních kopií. Odstranění zbytečného rozesílání ů nová role u: notifikační kanál pro ohlášení změny či potřeby aktivity. Uspořený čas není potřeba se složitě ujišťovat, že pracuji s aktuální platnou verzí informace. Kdykoliv se ujistím sám a okamžitě, kdy potřebuji s informacemi pracovat. Snadné vyhledávání přehledné a logické uložení informací na společném místě; u diskuse je přesná verze dokumentu; dtto pro schvalování; navázání dokumentů či dotazů přímo na objekty 3D modelu apod. Fulltextové vyhledávání, zpravidla i uvnitř běžných dokumentů (doc, XLS, PDF) Řízené a dokumentované procesy předávání, schvalování, změnové řízení vše nastavitelné pomocí workflow. Přesně zdokumentované kdo, kdy, o čem a jak rozhodl.

7 Adaptace CDE na projekt nebo projekty CDE je lékem na obrovský handicap českého stavebnictví vše je v hlavách lidí, nějakém u či excelovské tabulce uložené někde. To vyžaduje nekonečné ujišťování a zjišťování, zda pracuji se správnou informací, jejich složitá aktualizace a distribuce změny všem, co se o ní mají dozvědět. To vše odvádí jednotlivé profesionály od jejich hlavní činnosti realizování projektu! A to v rámci rozpočtu a časového harmonogramu. Stejně jako neexistují dva identické stavební projekty a ani dva identické projektové týmy, není možné mít jediné shodné nastavení CDE. Je také značně iluzorní představa, že pouhou instalací vybraného systému nebo jeho pronájmem (v případě cloudových řešení) bude spolupráce fungovat okamžitě. Z dosavadní praxe je evidentní, že pro úspěšnou adaptaci CDE, je potřeba mít představu o způsobu využití a možnostech projektového týmu. V prvním případě je tedy nutností analyzovat možnosti daného CDE v kombinaci s charakteristikou konkrétního projektu nebo projektů. To znamená, jaké bude potřebovat funkcionality či funkce, jaké by měly být výstupy případně, jaké se mohou objevit okolnosti v průběhu projektu a zda-li na tyto situace bude schopen daný systém reagovat. Za druhé pak je důležité zjištění, jaké jsou schopnosti či vyspělost projektového týmu (užšího či širšího) využívání nového technologického nástroje. V mnoha případech se bude jednat o postupnou implementaci do projektu a k tím i k jednotlivým členům týmu. Nasazení systému CDE je jistou formou změnového managementu (change management), tzn. změny zaběhnutých postupů. Nicméně je důležité připomenou, že se nejedná o radikální změnu práce, ale její standardizaci. Výstupem analýzy bude tedy nejen popis struktury vně CDE, workflow nebo bezpečnostního modelu, ale především, jaký přínos bude mít CDE pro projekt i pro každého účastníka projektu.