Výzva k podávání nabídek

Transkript

1 Výzva k podávání nabídek 1. Název veřejné zakázky Poskytování služeb pověřence pro ochranu osobních údajů. 2. Zadavatel Název: Sídlo: Dopravní podnik města Pardubic a.s. Zelené předměstí, Teplého 2141, Pardubice IČO: Zastoupený: Ing. Tomášem Pelikánem, místopředsedou představenstva 3. Vymezení předmětu veřejné zakázky Druh veřejné zakázky: zakázka malého rozsahu na služby Předmětem plnění veřejné zakázky je provádění činnosti Pověřence pro ochranu osobních údajů (dále jen Pověřenec) ve smyslu Nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 ze dne 27. dubna 2016 (dále jen Nařízení) a dalších zadavatelem v této výzvě požadovaných služeb na základě smlouvy o poskytování služeb. Podrobné vymezení předmětu plnění obsahují požadavky zadavatele, které jsou přílohou č. 3 této výzvy. 4. Seznámení se s podmínkami plnění Uchazeči mají možnost seznámit se s podmínkami plnění, tedy s rozsahem činnosti zadavatele a tomu odpovídajícím nárokům na ochranu osobních údajů dne 11. dubna 2018 od 10:00 v sídle zadavatele. Uchazečům bude představena činnost zadavatele s ohledem na problematiku ochrany osobních údajů, a to v podrobnosti přesahující obsah přílohy č. 3 této výzvy. Uchazečům budou zodpovězeny jejich dotazy. O tomto seznámení se s podmínkami plnění bude sepsán zápis, který bude uveřejněn způsobem shodným s uveřejněním této výzvy. 5. Požadavky na kvalifikaci Základní kvalifikační předpoklady Zadavatel požaduje, aby dodavatel měl základní způsobilost pro účast v zadávacích řízeních dle zákona o zadávání veřejných zakázek, tedy aby měl základní způsobilost dle 74 zákona. Zadavatel bude požadovat prokázání splnění základních kvalifikačních předpokladů až po vybraném dodavateli předložením čestného prohlášení, eventuálně, v případě pochybností o splnění kritérií základní způsobilosti, i jinak. Profesní kvalifikační předpoklady: Dodavatel splňuje profesní kvalifikační předpoklady, pokud je oprávněn k podnikání v oboru odpovídajícím předmětu veřejné zakázky. Zadavatel bude požadovat prokázání profesních kvalifikačních předpokladů až po vybraném dodavateli, a to doložením kopie oprávnění k podnikání v rozsahu odpovídajícím předmětu zakázky.

2 Odborné kvalifikační předpoklady: Stanovení odborné kvalifikační předpoklady musí splňovat samotný uchazeč a současně též uchazečem stanovená odpovědná osoba, která bude funkci pověřence fakticky vykonávat. a) odborné znalosti Zadavatel požaduje, aby uchazeč disponoval odbornými znalostmi práva v oblasti ochrany osobních údajů. Splnění požadavku vztahujícího se k prokázání odborných znalostí uchazeč doloží kopiemi dokladů o absolvované odborné přípravě. Takovými doklady se rozumí např. doklady o absolvování magisterského studijního programu v oboru právo, o absolvování relevantních kurzů, školení, apod. b) praxe v oblasti ochrany osobních údajů Zadavatel požaduje, aby uchazeč měl nejméně tříletou praxi v oblasti ochrany osobních údajů. Za praxi v oblasti ochrany osobních údajů se považuje zejména výkon správních činností na Úřadu pro ochranu osobních údajů, zabezpečování dodržování předpisů o ochraně osobních údajů u správce nebo zpracovatele osobních údajů, poskytování konzultačních nebo školicích služeb v této oblasti. Splnění požadavku vztahující se k prokázání dostatečně dlouhé praxe v oblasti ochrany osobních údajů uchazeč doloží soupisem praxe s uvedením konkrétních subjektů, pro které byla praxe vykonávána, včetně uvedení kontaktů pro případné ověření uváděných údajů zadavatelem. Pokud je praxe dokládána referenčními zakázkami, musí být pro jednotlivé uváděné referenční zakázky uvedeno nejméně: identifikace objednatele (včetně kontaktních údajů na kontaktní osobu objednatele, u níž je možné referenci ověřit) specifikace předmětu plnění v rozsahu nutném pro posouzení, zda zakázka naplňuje znaky referenční zakázky finanční objem dodávky ve vztahu k předmětu plnění naplňující znaky referenční zakázky rok a měsíc plnění zakázky. 6. Požadavky na zpracování nabídky Nabídka bude podána v českém jazyce v tištěné podobě. Všechny listy nabídky budou očíslovány vzestupnou číselnou řadou a budou vhodným způsobem chráněny proti manipulaci. Nabídka bude obsahovat alespoň: krycí list nabídky podepsaný dodavatelem, pro sestavení krycího listu dodavatel závazně použije přílohu č. 1 krycí list nabídky, představení uchazeče v rozsahu uchazečem určeném, zadavatel doporučuje, aby se uchazeči zaměřili na popis odbornou kvalifikace v těch směrech, v nichž je prováděno dle čl. 9 této výzvy hodnocení odborných kvalifikačních předpokladů, dokumenty k odborné kvalifikaci, určení odpovědné osoby, která bude funkci pověřence fakticky vykonávat (v případě, že je odlišná od osoby uchazeče).

3 7. Způsob stanovení nabídkové ceny Nabídková cena uchazeče se bude skládat z následujících tří položek: Jednorázová celková cena (Ca) za provedení služeb požadovaných zadavatelem v odstavci 1., přílohy č. 3. Měsíční paušální cena (Cb) za provádění služeb požadovaných zadavatelem v bodě a), odstavce 2., přílohy č. 3 Hodinová sazba (Cc) za zadavatelem vyžádané činnosti požadované v bodech b) až d) odstavce 2., přílohy č. 3 Zadavatel nebude poskytovat žádné jiné náhrady (ubytovací, cestovné, stravné, apod.), ledaže by v konkrétním případě bylo předem dohodnuto jinak. Svou cenovou nabídku uchazeč v této struktuře uvede do Krycího listu nabídky. 8. Smluvní a obchodní podmínky a) Doba plnění: Smlouva bude zakládat závazek na dobu určitou, a to do b) Platební podmínky: Platba proběhne výhradně v CZK a rovněž veškeré cenové údaje budou v této měně. Úhrada za předmět plnění bude probíhat na základě daňových dokladů, který bude vystaven po převzetí předmětu plnění se splatností 30 dnů. První daňový doklad bude vystaven za provedení a převzetí služeb požadovaných zadavatelem v odstavci 1., přílohy č. 3. Následující doklady budou vystavovány za každý následující kalendářní měsíc za provedení a převzetí služeb požadovaných zadavatelem v odstavci 2., přílohy č. 3 Zadavatel nebude poskytovat zálohové platby. c) Valorizace cen Pověřenec i správce bude oprávněn jednostranně upravit ceny za poskytování služeb v závislosti na vývoji výše průměrné mzdy v národním hospodářství, a to vždy ke kalendářního roku (nejdříve ke dni ). Jednotlivé cenové položky takto mohou být upraveny podílem odpovídajícím podílu průměrné mzdy za kalendářní rok předcházející roku, v němž je změna oznamována, a průměrné mzdy za rok d) Mlčenlivost Pověřenec bude vůči objednateli (správci) smluvně vázán mlčenlivostí o všech skutečnostech, o kterých se dozví v souvislosti s výkonem své činnosti pověřence. Pověřenec bude ve všech věcech informace předávat pouze jmenované kontaktní osobě zadavatele. Pověřenec pro ochranu osobních údajů bude brát při plnění svých úkolů patřičný ohled na riziko spojené s operacemi zpracování a současně přihlíží k povaze, rozsahu, kontextu a účelům zpracování. e) Výpovědní podmínky Závazek ze smlouvy uzavřené na základě tohoto výběrového řízení může být před uplynutím doby, na niž je závazek sjednáván, vypovězen ze strany správce (zadavatele): v případě ztráty předpokladů pro výkon funkce pověřence v případě dlouhodobé neschopnosti pověřence tuto funkci vykonávat,

4 v případě škody způsobené správci porušením zákonných nebo smluvních povinností pověřence v případě neplnění zákonných a smluvních povinností, a to po marném uplynutí nejméně jednoměsíční lhůty, v níž správce vyzve pověřence k nápravě v případě změny odpovědné osoby na straně pověřence, a to do 30 dní od oznámení této změny uchazečem ze strany pověřence (uchazeče): v případě prodlení se splatností faktury delším než 30 dní v případě neposkytování potřebné součinnosti ze strany správce (zadavatele), a to po marném uplynutí nejméně jednoměsíční lhůty, v níž pověřenec vyzve správce k nápravě. Výpověď ze strany správce z důvodů uvedených na prvních dvou místech bude možná bez výpovědní doby, výpověď z ostatních důvodů ze strany správce i pověřence bude možná ve výpovědní době dvou měsíců. 9. Způsob hodnocení Předmětem hodnocení bude ekonomická výhodnost nabídky. Dílčími hodnotícími kritérii budou A) výše nabídkové ceny, váha 50 %, B) odborná kvalifikace, váha 50 %. Hodnocení bude prováděno ve dvou kolech. V prvním kole bude hodnocení prováděno podle údajů uvedených v nabídkách. Na základě prvního kola hodnocení bude vybráno nejvýše pět nabídek, které dosáhnou v prvním kole hodnocení nejvyšší bodové hodnoty. Ve druhém kole budou hodnoceny pouze nabídky postoupivší z prvního kola. Ve druhém kole hodnocení budou uchazeči vyzváni k pohovoru s odpovědnou osobou určenou uchazečem jako osoba, která bude fakticky vykonávat pro zadavatele funkci pověřence. Pohovor bude zaměřen zejména na prověření tvrzení uchazečů uvedených v nabídce a odstranění případných nejasností a pochybností. Na základě pohovorů vedených s odpovědnými osobami může být ve druhém kole hodnocení kritéria B) odborná kvalifikace upraveno. Postup hodnocení hodnotícího kritéria A výše nabídkové ceny Hodnoty jednotlivých cenových položek budou převzaty z krycího listu nabídky. Výši nabídkové ceny (NC) uchazeče zadavatel vyčíslí jako součet ceny dílčích cenových položek specifikovaných v kapitole 6. této výzvy podle následujícího vzorce: NC = Ca + 42*Cb + 525*Cc Příslušnému uchazeči bude přidělen počet bodů rovnající se podílů nejnižší nabídkové ceny ku nabídkové ceně příslušného uchazeče, vynásobenému stem a váhou dílčího kritéria A) Postup hodnocení hodnotícího kritéria B odborná kvalifikace Odborné kvalifikační předpoklady bude hodnotící komise v prvním kole posuzovat na základě uchazečem doložených dokumentů (doklady k odborným kvalifikačním předpokladům, představení uchazeče). Ve druhém kole zadavatel přihlédne rovněž ke zjištěním, která vyplynou z pohovoru s uchazečem určenou odpovědnou osobou, která bude funkci pověřence fakticky vykonávat.

5 V rámci hodnocení odborné kvalifikace se zadavatel zaměří zejména na relevantnost praxe v ochraně osobních údajů (referenčních zakázek) ve vztahu k činnosti zadavatele a na míru a relevantnost odborných znalostí. Za nejrelevantnější bude zadavatel považovat činnosti (zakázky), jejichž předmětem bylo zajištění ochrany osobních údajů u správce osobních údajů provozujícího osobní dopravu způsobem zahrnujícím monitoring cestujících prostřednictvím elektronického odbavovacího systému. Zadavatel bude rovněž příznivě hodnotit praxi zahrnující přímé jednání s Úřadem pro ochranu osobních údajů. Zadavatel přitom bude hodnotit jak rozsah (četnost), tak i charakter těchto jednání. V případě odborných znalostí bude zadavatel příznivě hodnotit kromě znalostí práva v oblasti ochrany osobních údajů též znalosti o fungování osobní dopravy relevantní vzhledem k ochraně osobních údajů, jakož i znalost informačních technologií pro zajištění. V případě, že uchazeč není totožný s odpovědnou osobou, která má fakticky vykonávat funkci pověřence, bude zadavatel hodnotit odbornou kvalifikaci uchazeče i odpovědné osoby, přičemž důraz bude klást na odbornou kvalifikaci samotné odpovědné osoby. Hodnotící komise na základě provedeného vyhodnocení přidělí uchazečům v každém kole ohodnocení od 0 do 100 bodů. Výsledný počet bodů za dílčí kritérium B) bude vypočítán z podílů počtu bodů přidělených hodnotící komisí příslušnému uchazeči ku nejvýše dosaženému počtu bodů vynásobenému váhou dílčího kritéria B). Celkové hodnocení Celkové hodnocení bude vycházet ze součtu bodů za dílčí kritéria A) a B) zakázka bude přidělena uchazeči s nejvyšším počtem bodů. 10. Dodatečné informace Případné bližší informace týkající se této výzvy poskytne Bc. Petra Brunová, referentka pohledávek a veřejných zakázek, tel , petrab@dpmp.cz nebo Ing. Mgr. Martin Slezák právník společnosti, tel , martins@dpmp.cz. 11. Místo, způsob podání a označení nabídky Dodavatelé podají nabídku v řádně uzavřené obálce, na které budou vyznačeny identifikační údaje dodavatele a která bude označena nápisem Poskytování služeb pověřence pro ochranu osobních údajů s výzvou Neotevírat. Nabídky mohou být podány: osobně do kanceláře právníka společnosti v pracovních dnech od 9:00 do 15:00 hodin, po telefonické domluvě i v jinou hodinu, nebo zaslány v písemné podobě na adresu: Dopravní podnik města Pardubic a.s. právní oddělení Teplého Pardubice 12. Lhůta pro podání nabídek Lhůta pro podání nabídek: , 10:00 hodin.

6 13. Jiné požadavky zadavatele na plnění zakázky a práva zadavatele Zadavatel nebude vracet dodavatelům podané nabídky. Zadavatel nebude poskytovat náhradu nákladů, které dodavatel vynaloží na zpracování nabídky. Zadavatel si vyhrazuje právo na změnu zadávacích podmínek v průběhu lhůty pro podávání nabídek. Zadavatel si vyhrazuje právo zrušit soutěž. Zadavatel si vyhrazuje právo jednat s vybraným dodavatelem o textaci smlouvy Zadavatel si vyhrazuje právo nepřijmout žádnou z podaných nabídek. Dodavatelé budou svými nabídkami vázáni do Do tohoto data oznámí zadavatel dodavatelům vybranou nabídku. 14. Další sdělení dodavatelům Touto výzvou není v souladu s ustanovením 31 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázek (ZZVZ), zahájeno zadávací řízení ve smyslu ZZVZ. Zadavatel bude při výběru nejvhodnější nabídky postupovat zejména v souladu s pravidly stanovenými touto výzvou, příslušnými ustanoveními zákona č. 89/2012 Sb., občanského zákoníku, o veřejné soutěži. V Pardubicích dne: ing. Tomáš Pelikán místopředseda představenstva Příloha č. 1: Krycí list nabídky Příloha č. 2: Informace o zadavateli, součinnost zadavatele Příloha č. 3: Požadavky zadavatele

7 KRYCÍ LIST NABÍDKY k veřejné zakázce: Zajištění služeb pověřence pro ochranu osobních údajů Zadavatel: Obchodní firma Dopravní podnik města Pardubic a.s. Sídlo/místo podnikání Zelené předměstí, Teplého 2141, Pardubice IČ Osoba oprávněná za zadavatele jednat: Ing. Tomáš Pelikán, místopředseda představenstva Kontaktní osoba: Bc. Petra Brunová, Ing. Mgr. Martin Slezák Tel.: , petrab@dpmp.cz, martins@dpmp.cz Dodavatel: Obchodní firma nebo jméno a příjmení: Sídlo/místo podnikání, popř. místo trvalého pobytu: IČ Osoba oprávněná jednat jménem či za dodavatele: Kontaktní osoba: Tel.: [Kč bez DPH] [Kč s DPH] Jednorázová celková cena (Ca) za provedení služeb požadovaných zadavatelem v odstavci 1., přílohy č. 3 Výzvy k podání nabídky Měsíční paušální cena (Cb) za provádění služeb požadovaných zadavatelem v bodě a), odstavce 2., přílohy č. 3 Výzvy k podání nabídky Hodinová sazba (Cc) za zadavatelem vyžádané činnosti požadované v bodech b) až d) odstavce 2., přílohy č. 3 Výzvy k podání nabídky Jednající osoba Podpis dodavatele nebo jeho zástupce: Jméno, příjmení: Funkce nebo jiný důvod zastoupení v případě zástupce:: Datum:

8 Příloha č. 2: Informace o zadavateli, součinnost zadavatele 1. Informace o zadavateli Dopravní podnik města Pardubic je akciovou společností zaměstnávající cca 400 zaměstnanců, jejíž hlavní činností je provozování městské hromadné dopravy na území statutárního města Pardubice a v přilehlém okolí. Zpracování osobních údajů provádí v přímé souvislosti s hlavní činností a dále s vedlejšími aktivitami společnosti. Zpracování je možno rozdělit do dvou oblastí: Zpracování osobní údaje zaměstnanců (zčásti i jejich rodinných příslušníků): Personální a mzdová agenda Provozní agenda (zpracování osobních údajů v aplikacích informačních systémů a dokumentech v rámci potřeb provozních středisek společnosti) Zpracování osobních údajů externích subjektů údajů: Agenda související s odbavením cestujících (žadatelů a držitelů dopravních karet, data týkající se elektronického odbavení cestujících, dobíjení dopravních karet apod.) Agenda přepravní kontroly Agenda týkající se provozování zdravotnického zařízení (vedení zdravotní dokumentace) Agenda školicího střediska (evidence žadatelů o řidičské oprávnění, školení apod.) Přístup k městskému kamerovému a provozování vnitropodnikového kamerového systému Zpracování osobních údajů v rámci smluvních vztahů s dodavatelskými a odběratelskými subjekty 2. Součinnost zadavatele Zadavatel zajistí pro výkon funkce pověřence pro ochranu osobních údajů součinnost minimálně v rozsahu: Jmenováním spoluprací pověřeného týmu odborných zaměstnanců zadavatele, jehož členy budou podnikový právník, ekonomicko-obchodní náměstek, provozně-technický náměstek. Kontaktní osobou pro potřeby operativní komunikace je podnikový právník. Zajištění aktivní podpory ze strany pověřeného týmu a vedoucích zaměstnanců. Zadavatel neprodleně po podpisu smlouvy pověřenci předá datasety popisující jednotlivé procesy zpracování osobních údajů. Pověřenec pro ochranu osobních údajů bude vyzýván k účasti na schůzkách rozšířeného vedení společnosti, v jejichž programu bude problematika ochrany osobních údajů. Předávání veškerých přijímaných rozhodnutí, informací a materiálů týkajících se ochrany osobních údajů v dostatečném předstihu. Bezodkladné předávání informací při zjištění porušení ochrany osobních údajů nebo jinému incidentu s dopady na ochranu osobních údajů. Zajištění potřebného prostoru v podobě jednoho pracoviště v sídle zadavatele vybaveného kancelářským zařízením pro jednu fyzickou osobu. Zajištění nezbytného přístupu do vnitřních procesů zadavatele, jako jsou např. oddělení personalistiky, oddělení právní, oddělení IT nebo ochrany majetku a osob atd., aby pověřenec pro ochranu osobních údajů měl pro výkon své činnosti nezbytné informace a vstupy.

9 Příloha č. 3: Požadavky zadavatele na činnost Pověřence pro ochranu osobních údajů 1. Činnosti požadované neprodleně po podpisu smlouvy ukončené a předané zadavateli do dvou měsíců od podpisu smlouvy a) Detailní seznámení se s relevantními činnostmi zadavatele, vnitropodnikovou dokumentací, jednotlivými procesy zpracování osobních údajů, aplikačním prostředím souvisejících informačních systémů a informačních technologií včetně jejich smluvního zajištění. b) Verifikace procesů se zadavatelem předloženými datasety popisujícími jednotlivé procesy zpracování osobních údajů. Předání požadavků zadavateli na dopracování respektive doplnění datasetů. c) Analýza jednotlivých procesů zpracování osobních údajů a posouzení jejich souladu s jednotlivými články kapitoly II. Nařízení. Součástí analýzy bude vypracování zprávy, která bude obsahovat k jednotlivým procesům zpracování osobních údajů rozbor relevantnosti k jednotlivým článkům kapitoly II. Nařízení, jejich soulad respektive návrh nutných opatření k uvedení do souladu s Nařízením. d) K jednotlivým procesům zpracování osobních údajů vypracovat návrh konkrétních opatření k zajištění práv subjektů údajů ve smyslu jednotlivých článků kapitoly III. Nařízení (např. návrhy znění souhlasů se zpracováním osobních údajů, návrh znění úpravy smluvních vztahů, návrh informace poskytované subjektu údajů, návrh znění řídící dokumentace), a to v součinnosti se zadavatelem. e) Rozbor všech procesů zpracování osobních údajů a výběr konkrétních agend, u kterých bude nutné provedení posouzení vlivu na ochranu osobních údajů ve smyslu článku 35 Nařízení. Vypracování tohoto posouzení. Pověřenec je povinen do dvou měsíců od podpisu smlouvy předat zadavateli posudek s návrhovým řešením vhodných technických a organizačních opatření pro eliminaci závažných rizik, tak aby zadavatel byl schopen doložit, že konkrétní proces zpracování je prováděn v souladu se všemi právními předpisy upravující oblast ochrany osobních údajů. Pověřenec je při své činnosti povinen stanovovat priority a své pracovní zaměření ve smyslu plnění předmětu smlouvy cílil především na problémy zadavatele představující vyšší rizika pro ochranu osobních údajů. 2. Opakující se plnění v průběhu trvání smlouvy a) Monitorování souladu procesů nakládání s osobními údaji ve všech dotčených činnostech zadavatele s Nařízením, dalšími národními předpisy a předpisy Unie v oblasti ochrany osobních údajů a s koncepcemi zadavatele v oblasti ochrany osobních údajů, včetně rozdělení odpovědnosti, zvyšování povědomí a odborné přípravy zaměstnanců zadavatele zapojených do procesů zpracování osobních údajů a souvisejících auditů. Vždy 1x za rok ke (poprvé ) je pověřenec povinen vypracovat zprávu o souladu procesů nakládání s osobními údaji s právními předpisy spolu s doporučeními konkrétních opatření. b) Pověřenec je povinen provádět interní školení zaměstnanců objednatele (správce). Předmětem interního školení bude problematika ochrany osobních údajů a bude prováděno dle potřeb zadavatele např. v případě nových zaměstnanců. c) Poskytování informací a poradenství popř. konzultační podpory správcům nebo zpracovatelům a zaměstnancům zadavatele, vzhledem k plnění jejich povinností vyplývajících z Nařízení nebo dalších předpisů Unie nebo členských států v oblasti ochrany osobních údajů (činnost bude probíhat na vyžádání zadavatele). d) Spolupráce s dozorovým úřadem, působení jako kontaktní místo pro dozorový úřad v záležitostech týkajících se zpracování, včetně předchozí konzultace podle článku 36 Nařízení, a případně vedení konzultací v jakékoli jiné věci.

10 e) Pověřenec je povinen vést záznamy o všech kategoriích činností zpracování, které provádí zadavatel.