Vnitřní směrnice č. 3/2018 pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu

Save this PDF as:
 WORD  PNG  TXT  JPG

Rozměr: px
Začít zobrazení ze stránky:

Download "Vnitřní směrnice č. 3/2018 pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu"

Transkript

1 Vnitřní směrnice č. 3/2018 pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ve znění dodatku č. 1 ze dne ČÁST PRVNÍ OBECNÁ USTANOVENÍ Předmět směrnice 1. Tato směrnice pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu (dále jen Směrnice ) stanovuje závazný postup zadavatele při zadávání veřejných zakázek na dodávky, služby nebo stavební práce, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne v případě veřejné zakázky na dodávky nebo veřejné zakázky na služby výše Kč bez daně z přidané hodnoty (dále jen DPH ) nebo v případě veřejné zakázky na stavební práce výše Kč bez DPH, tak aby byly dodrženy zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení a zákazu diskriminace ( 27, 31 ve spojení s 6 zákona č. 134/2016 Sb., o zadávání veřejných zakázkách ve znění pozdějších předpisů (dále jen Zákon ). 2. Ustanovení této směrnice se nevztahuje na veřejné zakázky, jejichž předmět je výslovně stanoven Zákonem. 3. Tato směrnice je závazná pro zaměstnance města a pro členy orgánů města, kteří se při výkonu své funkce podílí na zadávání veřejných zakázek. 4. Tato směrnice je též závazná pro příspěvkové organizace města Základní školu Trmice a Mateřskou školu Trmice. S výjimkou nákupu potravin do školní jídelny, pořizování učebnic a učebních pomůcek. V případě zajišťování služeb a zakázek přímo se týkajících pedagogického procesu a výuky (např. didaktická technika, interaktivní technika, výukové programy, vybavení učeben apod.) bude přizván ředitel příspěvkové organizace na jednání rady města při rozhodování o zahájení zadávání veřejné zakázky malého rozsahu a rozhodování o výběru nejvhodnější nabídky. 5. U veřejných zakázek, které jsou financovány z dotací, se postup zadávání dané veřejné zakázky řídí Zákonem a dalšími souvisejícími právními předpisy, podmínkami stanovenými závazně pro město poskytovatelem dotace (dále jen Podmínky poskytovatele dotace ) a v souladu s touto Směrnicí. Ustanovení Směrnice, která by byla v rozporu s podmínkami poskytovatele dotace, se nepoužijí. Základní pojmy 1. Zadavatelem je pro účely této Směrnice město Trmice prostřednictvím odboru nebo samostatného oddělení městského úřadu příslušného podle organizačního řádu, nebo příspěvková organizace města. 2. Zakázkou se v dalším textu této Směrnice rozumí veřejná zakázka malého rozsahu na dodávky nebo veřejná zakázka malého rozsahu na služby, jejichž předpokládaná hodnota nedosáhne výše Kč bez DPH nebo veřejná zakázka malého rozsahu na stavební práce, jejíž předpokládaná hodnota nedosáhne výše Kč bez DPH. 3. Veřejná zakázka je podle Zákona zakázka realizovaná na základě smlouvy mezi zadavatelem a jedním či více dodavateli, jejímž předmětem je úplatné poskytnutí dodávek či služeb nebo úplatné provedení stavebních prací. Veřejná zakázka, kterou je zadavatel povinen zadat podle Zákona musí být realizována na základě písemné smlouvy. Směrnice stanovuje, kdy je písemná Strana 1 (celkem 6)

2 smlouva vyžadována i u veřejných zakázek malého rozsahu; v jiných případech je možné zadání zakázky na základě písemné objednávky nebo zadáním přímo v provozovně dodavatele. 4. Zásadou transparentnosti se rozumí vymezení předmětu zakázky srozumitelně, jednoznačně a úplně, zajištění jednotného informování uchazečů v rozsahu nezbytném pro vypracování nabídky a hodnocení nabídek podle předem určených kritérií. 5. Zásadou rovného zacházení a zákazu diskriminace se rozumí stejné zacházení s každým z uchazečů. 6. Zadáváním se rozumí postup zadavatele podle této vnitřní směrnice, jehož účelem je zadání veřejné zakázky malého rozsahu, a to až do uzavření smlouvy nebo do zrušení zadávacího řízení. 7. Zadáním se rozumí rozhodnutí zadavatele o výběru nejvhodnější nabídky a uzavření smlouvy s vybraným uchazečem případně objednávky, uskutečněné v zadávacím řízení. 8. Dokumentací o zakázce se rozumí souhrn všech dokumentů v listinné či elektronické podobě, jejichž pořízení v průběhu zadávacího řízení, popřípadě po jeho ukončení, vyžaduje tato vnitřní směrnice, včetně úplného znění originálů nabídek všech uchazečů a uzavřených smluv, včetně všech jejich dodatků. Čl. 3 Zásady postupu zadavatele Všechny osoby nebo orgány vykonávající dle ustanovení této Směrnice úkony zadavatele jsou povinny při zadávání zakázek dodržovat zásady transparentnosti, přiměřenosti, rovného zacházení, zákazu diskriminace a mlčenlivosti vůči uchazečům do doby rozhodnutí o výběru. ČÁST DRUHÁ ZPŮSOB ZADÁVÁNÍ VEŘEJNÝCH ZAKÁZEK MALÉHO ROZSAHU Úvodní ustanovení 1. Veřejnou zakázku malého rozsahu není zadavatel povinen zadávat podle Zákona (s výjimkou ustanovení 6), je však povinen postupovat dle této interní Směrnice. 2. Zadavatel nesmí rozdělit předmět zakázky tak, aby tím došlo ke snížení předpokládané hodnoty pod finanční limity pro jednotlivé kategorie stanovené touto vnitřní Směrnicí v části druhé, čl. 1. odst Veřejné zakázky malého rozsahu se pro účely této směrnice dělí podle výše předpokládané hodnoty takto: a. veřejné zakázky malého rozsahu s výší předpokládané hodnoty do Kč bez DPH (dále jen VZMR limit 1 ). b. veřejné zakázky malého rozsahu s výší předpokládané ceny od Kč do Kč bez DPH (dále jen VZMR limit 2 ). c. veřejné zakázky malého rozsahu s výší předpokládané hodnoty nad Kč do Kč bez DPH (dále jen VZMR limit 3 ). d. veřejné zakázky malého rozsahu s výši předpokládané hodnoty od Kč bez DPH do zákonného limitu pro zakázky malého rozsahu (dále jen VZMR limit 4 ). 4. Zahájí-li zadavatel zadávání veřejné zakázky malého rozsahu postupem platným pro zadávání podlimitní nebo nadlimitní veřejné zakázky dle zákona, postupuje se podle ustanovení platných pro zadávání podlimitní nebo nadlimitní veřejné zakázky dle Zákona, v případě financování zakázky z prostředků státního rozpočtu nebo Evropské unie, rovněž dle zásad poskytovatele dotace. 5. Rada města může přípravou zadávacího řízení pověřit externí subjekt. Jednotlivé odbory Městského úřadu Trmice jsou však v tomto případě povinny poskytnout potřebnou součinnost Strana 2 (celkem 6)

3 při zadávání veřejných zakázek malého rozsahu. Náklady na zadávací řízení budou v tomto případě hrazeny z prostředků určených na realizaci veřejné zakázky. VZMR limit 1 (do Kč) 1. Úkony zadavatele v těchto VZMR vykonává v rámci svých kompetencí odpovědný pracovník přímo podle svých zkušeností a situace na trhu, případně ředitel příspěvkové organizace města. 2. Nabídky jsou posuzovány, zda je cena obvyklá v dané době a místě plnění. Zakázku zde vymezenou lze zadat i přímým oslovením jen 1 uchazeče, pokud má zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici, nebo přímým nákupem. 3. VZMR limit 1 je realizována přímým nákupem nebo na základě objednávky. Na podepisování objednávek se vztahuje podpisový řád. 4. Při výběru nejvhodnějšího uchazeče je nutné dodržet zásady uvedené v čl. 3 a postupovat s péčí řádného hospodáře. Čl. 3 VZMR limit 2 ( Kč) 1. Úkony zadavatele v těchto VZMR vykonává v rámci svých kompetencí odpovědný pracovník přímo podle svých zkušeností a situace na trhu, případně ředitel příspěvkové organizace města. 2. Zadání zakázky bude předcházet poptávka případně průzkum trhu, a to nejméně u tří dodavatelů (případně méně, pokud na relevantním trhu působí méně uchazečů schopných splnit předmět dané veřejné zakázky), podložená cenovou kalkulací veřejné zakázky. Nabídky jsou posuzovány, zda je cena obvyklá v dané době a místě plnění. Zakázku zde vymezenou lze zadat i přímým oslovením jen 1 uchazeče, pokud má zadavatel aktuální cenové nabídky již k dispozici. 3. VZMR limit 2 je vždy realizována na základě písemné smlouvy, kterou schválí starosta města. 4. Při výběru nejvhodnějšího uchazeče je nutné dodržet zásady uvedené v čl. 3 a postupovat s péčí řádného hospodáře. Čl. 4 VZMR limit 3 ( Kč) 1. VZMR limit 3 je vždy realizována na základě písemné smlouvy. 2. Výzva k podání nabídky musí být zaslána minimálně 4 uchazečům, případně méně, pokud na relevantním trhu působí méně uchazečů schopných splnit předmět dané veřejné zakázky. 3. Lhůta pro podání nabídek je minimálně 10 kalendářních dnů, v odůvodněných případech lze lhůtu pro podání nabídek přiměřeně zkrátit. 4. Rada města Trmice je příslušná k následujícím úkonům: a. rozhodnutí o zahájení zadávání VZMR limit 3, schválení postupu zadání, schválení obsahu výzvy k podání nabídek a určení zájemců, kterým bude výzva zaslána, b. ustanovení minimálně tříčlenné hodnotící komise pro posouzení a hodnocení nabídek, c. rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, na základě doporučení hodnotící komise. Čl. 5 VZMR limit 4 (od Kč do zákonného limitu) 1. VZMR limit 4 je vždy realizována na základě písemné smlouvy. 2. Výzva k podání nabídky musí být zaslána minimálně 5 uchazečům, případně méně, pokud na relevantním trhu působí méně uchazečů schopných splnit předmět dané veřejné zakázky. 3. Lhůta pro podání nabídek je minimálně 12 kalendářních dnů, v odůvodněných případech lze lhůtu pro podání nabídek přiměřeně zkrátit. 4. Rada města Trmice je příslušná k následujícím úkonům: Strana 3 (celkem 6)

4 a. rozhodnutí o zahájení zadávání VZMR limit 4, schválení obsahu výzvy k podání nabídek a určení zájemců, kterým bude výzva zaslána, b. ustanovení minimálně pětičlenné hodnotící komise pro posouzení a hodnocení nabídek, c. rozhodnutí o výběru nejvhodnější nabídky, na základě doporučení hodnotící komise. ČÁST TŘETÍ METODY HODNOCENÍ Metody hodnocení 1. Předložené nabídky se hodnotí podle zvoleného kritéria. 2. Kritéria hodnocení nabídek a. Nejnižší nabídková cena b. Ekonomická výhodnost nabídky. 3. V případě, že zadavatel osloví předepsaný počet dodavatelů dle jednotlivých limitů VZMR, ale nabídku obdrží pouze od jednoho uchazeče, uzavře smlouvu s tímto uchazečem, který nabídku předložil (pokud tato splňuje požadavky vycházející ze zadávacího řízení), nebo stávající zadávací řízení zruší. 4. Komise pro otevírání obálek je odpovědná za otevření přijatých nabídek od dodavatelů a zkontrolování formálních náležitostí jednotlivých nabídek. Komise po vyhodnocení formálních náležitostí nabídek předá spolu s protokolem o otevírání obálek jednotlivé nabídky k odbornému posouzení hodnotící komisi. Komisi pro otevírání obálek je tříčlenná a je složena ze starosty/místostarosty, tajemníka/vedoucího obdobu výstavby, dopravy a životního prostředí a zaměstnance úřadu odpovědného za zadání veřejné zakázky. Postup při hodnocení nabídek podle nejnižší nabídkové ceny 1. Hodnotící komise sestaví pořadí nabídek sestupně podle předložených nabídkových cen. 2. Nejvýhodnější nabídkou je nabídka s nejnižší nabídkovou cenou, v případě ceny nepřiměřeně nízké se postupuje dle následujícího odstavce. Nepřiměřeně nízká nabídková cena 1. Při hodnocení nabídek podle hodnotícího kritéria nabídkové ceny, posoudí hodnotící komise též výši nabídkové ceny ve vztahu k předmětu veřejné zakázky malého rozsahu. 2. Nepřiměřeně nízká nabídková cena bude hodnocena komisí takto: a. Hodnotící komise sečte nabídkové ceny všech uchazečů a vydělí je počtem uchazečů, čímž získá průměrnou nabídkovou cenu. b. Průměrnou nabídkovou cenu posoudí k nabízené ceně jednotlivého uchazeče. Tímto posouzením získá zadávací odchylky nabídkových cen od průměrné nabídkové ceny. c. Odchylky nabízené ceny směrem dolů od průměrné nabídkové ceny jsou definovány takto: i. méně než 10 % = odchylka optimální ii. 10 % - 20 % = odchylka se zvýšenou mírou rizika iii. 20 % 30 % = odchylka riziková iv. nad 30 % = odchylka extrémní Odchylka optimální vyjadřuje minimální míru rizika a vyjadřuje zejména úsporu nákladů v oblasti nepřiměřených nákladů. Strana 4 (celkem 6)

5 Odchylka se zvýšenou mírou rizika vyjadřuje ještě přijatelnou míru rizika, ale současně definuje zvýšenou náročnost při vlastní realizaci, a to pro obě strany. Z hlediska současného nepoměru mezi poptávkou a nabídkou je odchylkou vyjadřující optimum ceny. Odchylka riziková vyjadřuje maximální míru rizika, kdy jakýkoliv problém při realizaci zejména stavby, staví cenovou nabídku do pozice ztrátové ceny a při dosažení této odchylky již není možné nových stavbu realizovat za dodržení projektantem stanovených standard, bez jednoznačného doložení nových technologických postupů nebo nových řešení nesnižujících hodnotu díla. Nabídkové ceny s touto odchylkou jsou bez jednoznačného zdůvodnění nepřijatelné a jsou právě těmi cenami, které by měly být označeny jako mimořádně nízké. Odchylka extrémní vyjadřuje negaci nabídkové ceny ve vztahu ke standardu navrženému projektantem. Tato cena je pod hranicí vlastních nákladů a stavba je za nabídkovou cenu s největší pravděpodobností nerealizovatelná. a. Posuzování nabídkových cen dle uvedených odchylek se týká zejména stavebních prací. b. U nabídky s odchylkou rizikovou a extrémní hodnotící komise požádá o zdůvodnění mimořádně nízké nabídkové ceny. Účelem tohoto ustanovení je ochrana zadavatele proti uchazečům, jejichž nabídková cena je zřejmě podhodnocená, a která by v případě realizace způsobila tlak na zvýšení ceny, změnu technologického řešení nebo snížení standardů stanovených projektantem dle obecně závazných předpisů (zákon, ČSN apod.). Čl. 3 Hodnocení podle ekonomické výhodnosti 1. Při hodnocení nabídek podle kritéria ekonomické výhodnosti nabídek stanoví zadavatel ve výzvě hodnotící kritéria, kterým přidělí váhu důležitosti v %. 2. Hodnotící kritéria budou zvolena s ohledem na předmět veřejné zakázky. 3. Součástí hodnotících kritérií musí být nabídková cena. 4. Váha kritéria u nabídkové ceny nesmí být nižší jak 50%. 5. Hodnotícím kritériem nesmí být reference uchazeče. 6. Při hodnocení dílčích kritérií, kdy zadavatel požaduje nejnižší hodnotu jako nejvýhodnější, se použije následující postup výpočtu: nejvýhodnější dílčí kritérium x 100 x váha v % = počet bodů hodnocené dílčí kritérium 7. Při hodnocení dílčích kritérií, kdy zadavatel požaduje nejvyšší hodnotu jako nejvýhodnější, se použije následující postup výpočtu: hodnocené dílčí kritérium x 100 x váha v % = počet bodů nejvýhodnější dílčí kritérium 8. Nejvyšší součet bodových hodnot všech hodnocených kritérií je považován za ekonomicky nejvýhodnější nabídku. Strana 5 (celkem 6)

6 ČÁST ČTVRTÁ ZÁVĚREČNÁ USTANOVENÍ Zveřejňování smluv 1. Smlouva na VZMR s hodnotou plnění nad Kč bez DPH včetně všech jejích dodatků a změn musí být zveřejněna na Profilu zadavatele dle 147a Zákona do 15 dnů od uzavření. 2. Osoby odpovědné za jednotlivé veřejné zakázky malého rozsahu jsou povinny neprodleně po podpisu smlouvy předat originál uzavřené smlouvy s dodavatelem vedoucímu finančního odboru městského úřadu, který vede evidenci smluv. 3. Vedoucí finančního odboru poté zveřejní smlouvu dle odstavce 1. Závěrečná ustanovení 1. Touto směrnicí se ruší Vnitřní směrnice č. 1/2013 pro zadávání veřejných zakázek malého rozsahu ze dne 11. února 2013 včetně všech dodatků. 2. Tato směrnice byla schválena Radou města Trmice dne usnesením č. 266/ Tato směrnice nabývá účinnosti dnem schválení. Mgr. Jana Oubrechtová starostka města Příloha Příloha č. 1 Protokol z otevírání obálek s nabídkami Příloha č. 2 Zpráva o posouzení a hodnocení nabídek Strana 6 (celkem 6)