VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA

Transkript

1 VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Katedra elektrotechniky a informatiky Obor: Aplikovaná informatika Optimalizace nákladů na tisk ve firmě Autor: Patrik Fišer Vedoucí práce: Ing. Bc. Michal Vopálenský, Ph.D. Jihlava 2012

2 VYSOKÁ ŠKOLA POLYTECHNICKÁ JIHLAVA Tolstého 16, Jihlava ZADÁNÍ BAKALÁŘSKÉ PRÁCE Autor práce: Studijní program: Obor: Název práce: Cíl práce: Patrik Fišer Elektrotechnika a informatika Aplikovaná informatika Optimalizace nákladů na tisk ve firmě. Práce se v teoretické části bude zabývat obecnými principy, mechanismy a možnostmi připojení tiskáren, základními vlastnostmi několika druhů tiskáren. Dále porovná možné návrhy řešení dostupné na trhu. Praktická část se bude zabývat konkrétním návrhem a implementací navrhovaného řešení. V jazyce Java se napíše jednoduchá aplikace pro sledování tisku. Po optimalizaci se vyhodnotí výsledky.

3 Anotace Předmětem bakalářské práce Redukce nákladů na tisk ve firmě je rozebrat problematiku optimalizování tiskových úloh ve firmách. Práce se dělí na část teoretickou a praktickou. V teoretické části se práce věnuje rozdělení tiskáren a jejich vhodnosti použití na základě jejich vlastností. Dále tato část nastíní vhodný postup při optimalizaci. Následuje praktická část, která se zabývá konkrétním návrhem a implementací navrhovaného řešení ve firmě Bosch Diesel Jihlava a na závěr porovná výsledky získané před a po optimalizaci tisku. Klíčová slova optimalizace tisku, redukce tisku, postup optimalizace, tiskárny, monitorovací software, analýza tisku, monitoring tisku. Annotation The aim of my bachelor thesis Reduction of costs for printing in a company is to analyse problems in an optimization of press assignment in a company. The thesis is divided into two parts, the theoretic one and the practical one. In the theoretic part I have described the types of printers and discussed the suitability of their usage with respect to their properties. This part also outlines the process of the optimization. The following practical part brings concrete suggestions and the implementation of the proposed solution in the company Bosch Diesel Jihlava. The part concludes with a comparison of the achieved results and the state before optimization. Keywords Optimization of printing, reduction of printing, optimization process, printers, monitoring software, analysis of printing, monitoring of printing.

4 Poděkování Především mé díky patří Ing. Bc. Michal Vopálenský, Ph.D za cenné připomínky, podněty k zamyšlení a trpělivost během vypracování bakalářské práce. Dále bych chtěl vyjádřit poděkování Bc. Karlu Koblihovi za odborné rady a společnosti Bosch Diesel Jihlava za umožnění se podílet na projektu optimalizace tisku.

5 Prohlášení Prohlašuji, že předložená bakalářská práce je původní a zpracoval jsem ji samostatně. Prohlašuji, že citace použitých pramenů je úplná, že jsem v práci neporušil autorská práva (ve smyslu zákona č. 121/2000 Sb., o právu autorském, o právech souvisejících s právem autorským a o změně některých zákonů, v platném znění, dále též AZ ). Souhlasím s umístěním bakalářské práce v knihovně VŠPJ a s jejím užitím k výuce nebo k vlastní vnitřní potřebě VŠPJ. Byl jsem seznámen s tím, že na mou bakalářskou práci se plně vztahuje AZ, zejména 60 (školní dílo). Beru na vědomí, že VŠPJ má právo na uzavření licenční smlouvy o užití mé bakalářské práce a prohlašuji, že s o u h l a s í m s případným užitím mé bakalářské práce (prodej, zapůjčení apod.). Jsem si vědom toho, že užít své bakalářské práce či poskytnout licenci k jejímu využití mohu jen se souhlasem VŠPJ, která má právo ode mne požadovat přiměřený příspěvek na úhradu nákladů, vynaložených vysokou školou na vytvoření díla (až do jejich skutečné výše), z výdělku dosaženého v souvislosti s užitím díla či poskytnutím licence. V Jihlavě dne... Podpis

6 Obsah 1. Úvod Popis problematiky a současného stavu ve firmě Řešení tiskových úloh ve firmě Dělení tiskáren dle principu Funkční popis tiskáren podle způsobu tisku Připojení tiskáren Proces optimalizace Zvolený postup optimalizace Monitoring stávajícího řešení Softwary na monitoring tisku MyQ free SafeQ Web JetAdmin Požadavky na monitorování Monitorování veškerých tiskáren ve firmě Zjištění vytíženosti tiskáren Kontrola technického stavu tiskáren Zjištění parametrů tiskáren ve firmě Audit a analýza stávajícího řešení Monitoring tiskáren ve firmě Analýza vytíženosti tiskáren Analýza tisku za určitá období Analýza tisku na jednotlivých odděleních, v pracovních týmech nebo v celých pobočkách Analýza tisku podle rozměru papíru

7 6.2.4 Analýza barevného tisku Audit stavu tiskáren Typy tiskáren Stáří tiskárny Audit zařízení souvisejících s tiskárnami a tiskem Návrh a implementace změn Snížení množství tiskáren a nahrazení jednoúčelových zařízení Nesíťové tiskárny Print Server Smlouva s externí firmou a řešení nepotřebných tiskáren Monitoring nového řešení Program na porovnávání dat z monitoringu Analýza a porovnání vytíženosti tiskáren Závěr Použité zdroje

8 1. Úvod Během mého působení ve firmě Bosch Diesel Jihlava se provedla rozsáhlá obměna způsobu tisku a tiskového zařízení v tomto podniku. Mou prací byla analýza, návrh řešení a podílení se na zavádění tohoto řešení. Jako bakalářskou práci jsem si zvolil právě problematiku a optimalizaci řešení tiskáren ve velkých firmách. Jelikož Bosch je firma čítající tisíce zaměstnanců, je dosti složité některé procesy aplikovat samostatně a dělat určitá rozhodnutí sám. Proto některé nápady musely být potlačeny ve prospěch rychlosti vyřízení daného problému. Cílem práce bylo připravit jednotlivé fáze optimalizace tiskového prostředí a upozornit na chyby, kterým je potřeba se vyhnout. V teoretické části se zaměříme na obecné principy, mechanismy a možnosti připojení tiskáren. Jelikož je na trhu několik druhů možnosti tisku a každý druh tisku se hodí na něco jiného, přiblížíme si základní vlastnosti a principy jednotlivých druhů tisků. Podrobíme analýze, jak se řešily možnosti tisku dříve a dnes. Dále porovnáme možné návrhy řešení, která jsou dostupná na trhu. Rozebereme vhodnost a použití tiskových zařízení na základě jejich vlastností a funkcí. V praktické části se budu zabývat konkrétním návrhem a implementací řešení, popíši původní stav před a po implementaci. Provedu analýzu toho, co se od řešení očekává. Dále popíši způsob postupu řešení. V rámci práce jsem již napsal aplikaci pro sledování tisku a na export statistik, kterou zde uvedu a vysvětlím. Na závěr vyhodnotím zjištěné výsledky zavedeného řešení a pokusím se poukázat na možná vylepšení, také se zaměřím na možné plány dalšího vývoje. Podklady pro práci jsou čerpány hlavně z internetových zdrojů a časopisů o počítačích, z důvodu, že aktuálnost těchto informaci je často zajímavější než informace čerpané z knih. 8

9 2. Popis problematiky a současného stavu ve firmě Během posledních let došlo k obrovskému rozmachu informačních technologií, a to co se dříve mohlo zdát jako nemyslitelné, je prakticky dnes bráno za samozřejmost, bez které se ani nedovedeme práci ve velkých podnikách představit. Stalo se, že počítač je běžným zařízením snad ve všech firmách. S rozmachem informačních technologií ve společnosti se k počítačům dostávaly i tiskárny. Nejdříve drahé na pořízení i na provoz, ovšem později stále více cenově dostupné. Každá firma dnes používá tiskárny, například ke generování výstupů své práce, k různým procesům ve firmě nebo k archivaci dokumentů apod. Většina firem, a obzvláště velké firmy, nemají tiskárnu jen jednu, ale hned několik, v mnoha případech toto číslo jde do stovek tiskáren na jednu firmu. Protože by bylo nemyslitelné a neuvěřitelně nákladné, jak z hlediska investic, tak i provozu, aby ke každému počítači byla připojena tiskárna, je potřeba vhodně navrhnout a optimalizovat použití tiskáren. Jak ovšem přistoupit k problematice tisku ve firmách? Nabízí se několik možných řešení, ovšem jak se ukáže, použitelných řešení tolik není. Dříve se tisk řešil připojením tiskárny přímo k počítači. Ovšem jak by rostl počet počítačů, tak by stejnou rychlostí rostl i počet tiskáren, což je samozřejmě nepřijatelné. Takto by náklady, jak pořizovací, tak samozřejmě i provozní, rostly do astronomických výšin. Tomu se samozřejmě chceme vyhnout. Náklady by se daly poměrně snadno vyřešit způsobem, že bychom například na oddělení přiřadili jednu tiskárnu ke konkrétnímu počítači. Potom by si zaměstnanci tiskli přes tento jeden počítač. Toto řešení je ovšem neefektivní a nepohodlné. V dnešní době zvyšování nároků v oblasti tisku, si žádalo flexibilnější a efektivnější řešení, než je řešit výše popsanými způsoby. Proto se stalo standardem připojovat tiskárny do lokální sítě. V tomto případě již nebyl problém tisknout na jakékoli tiskárně z jakéhokoli počítače, který byl zapojen do sítě. S velikostí firmy ovšem roste i počet tiskáren zapojených do sítě a i zkušený správce se v tiskárnách přestává orientovat. Navíc dnes, kdy je pořizovací cena tiskáren poměrně nízká, vyhovovalo se téměř každému požadavku na nákup dalších a dalších tiskáren. Počet tiskáren roste, sledovanost je téměř nulová a každý si může tisknout téměř cokoliv, ať už soukromé nebo naprosto zbytečné tisky. Navíc rozložení tiskáren na odděleních má hodně daleko k optimálnímu řešení. Tam, kde jsou tiskárny potřeba, často chybí, a 9

10 naopak tam kde nejsou tolik potřeba, jsou tiskárny rozmístěny na každém kroku. Také záleží na vhodném výběru tiskárny. Některé tiskárny snesou větší objem tisku než jiné a používat inkoustovou tiskárnu na místech, kde se vytiskne denně tisíce stránek, je finanční sebevražda. Často se tak stává, že na odděleních, kde vytíženost tiskáren je obrovská, se nachází tiskárny pro příležitostný tisk a naopak na místech, kde se vytiskne několik stránek za den, jsou tiskárny, které by uživily tisíce listů za den. Nákup tonerů prakticky není sledován a dochází zde k výměně spotřebního materiálu velice neuváženě, čímž samozřejmě rostou zbytečné náklady. Recyklace papíru neexistuje a tisk na obě strany není dostatečně využíván, neboť firma takovéto věci zpravidla nemonitoruje. Ve firmě, kde působím, byla situace obdobná. Bez sledování se objednávalo neustále více a více tiskáren, kupovalo se obrovské množství tonerů a náplní do inkoustových tiskáren. Porucha tiskárny se vyřešila nákupem nové a soudnost mezi tím, zda stránku vytisknout černobíle nebo barevně, se vytrácí. Přitom cenový rozdíl mezi černobílou a barevnou stránkou je v několika korunách. Proto bylo nutné najít vhodné řešení, jak se zbavit stále narůstajících nákladů na tisk. 10

11 3. Řešení tiskových úloh ve firmě Každá firma potřebuje tisknout různé materiály. Na trhu je proto několik technologií tisku lišících se v mnoha faktorech od kvality tisku, rychlosti tisku až ke speciálním případům jako tisky na speciální papíry apod. Nyní uvedu základní rozdělení podle principu tisku a možnosti připojení tiskáren. Pro naši použitelnost nejspíše poslouží pouze některé druhy tiskáren, ale pro úplnost uvedu i ty zbylé. 3.1 Dělení tiskáren dle principu Tiskárny můžeme dělit se zvážením různých hledisek. Jedno z nejčastějších dělení je založeno na technickém principu vlastního tisku. Tiskárny úderové Typové Psací stroj Řetězové Jehličkové 1 a 2 jehličkové <9 jehliček 9 jehličkové 24 jehličkové Více jehličkové Tiskárny bezúderové Tepelné Inkoustové Laserové Voskové 11

12 3.2 Funkční popis tiskáren podle způsobu tisku Typové tiskárny Typové tiskárny se vyznačují tím, že při vlastním tisku se tiskne přímo celý znak najednou, nikoli průběžně. Tiskárny s typovým kolečkem Tiskárny s typovým kolečkem se stále z technického hlediska podobají dnešním moderním psacím strojům. Stejně jako psací stroje používají propisovací barevnou pásku. Ovšem proklepávané znaky nejsou umístěny pevně na kladívkách, nýbrž na tzv. typové růžici, což si můžeme představit jako plastové kolečko, které můžeme snadno vyměnit a používat tak mnohem více znakových sad či řezů písma. Tisk na této tiskárně je poměrně kvalitní, ovšem velice hlučný a vzhledem technologickému provedení není možné tisknout grafiku. [1] Válcové (bubnové) tiskárny Tiskárny válcové neboli bubnové jsou opět založeny na principu průklepů jednotlivých znaků přes pásku s barvou, ovšem písmenka jsou nyní umístěna na bubnu. Buben se otáčí ve stejném směru jako papír a ve vhodnou dobu udeří proti bubnu kladívko. Po celém řádku se tak vytisknou A, B a tak dále. Protože se papír pohybuje souvisle, je charakteristickým rysem těchto tiskáren to, že všechna A jsou vytištěna výše, než Z. Tiskárny se dodnes používají například v obchodních pokladnách. [2] Řetězové tiskárny Řetězové tiskárny mají znaky umístěné na řetězu, který se neustále pohybuje nad papírem. V době kdy je potřeba vytisknout znak, udeří kladívko proti článku řetězu v okamžiku, kdy je ve správné pozici článek řetězu s příslušným znakem. Na jeden oběh tohoto řetězu tedy přísluší jeden vytištěný řádek. Tyto tiskárny se dříve používaly pro svoji vysokou rychlost ve velkých výpočetních střediscích pro tisk rozsáhlých výstupů (statistické výsledky, seznamy obyvatel, apod.). [2] 12

13 Jehličkové tiskárny Výše popsané tiskárny sice byly poměrně rychlé v tisknutí, ale měli jednu zásadní nevýhodu, neuměly tisknout grafiku nebo jiné znaky než měly od výroby. Jehličkové tiskárny tento nedostatek odstranily. [2] Jsou to stále poměrně hlučná zařízení, která sice umožňují tisk grafických dokumentů, ale vzhledem ke své nízké rychlosti (řádově 100 zn/s) a kvalitě tisku se stále pro tyto účely příliš nehodí. Barevný tisk je u jehličkových tiskáren možný použitím vícebarevné pásky. Vzhledem k výše popsanému principu tisku nevyžadují tyto tiskárny žádný speciální papír. Výhodou je jejich nízká pořizovací cena i cena za vytištěnou stránku, proto se tyto tiskárny rozšířily i do domácností. K tisku u těchto tiskáren se využívá tisková hlava, která obsahuje sadu jehliček. Jednotlivé jehličky jsou připojeny k elektromagnetům. Tyto jehličky při tisku propisují přes barvící pásku jemné body, z nichž se skládají jednotlivá písmena a obrázky. [3] Podle počtu jehliček se dále tiskárny rozdělovaly: 1 jehličkové a 2 jehličkové: Dnes považovány za muzejní kousky, které byly vyráběny ještě za ČSSR. [3] 7 jehličkové: Pro svoji velmi nízkou kvalitu tisku se používali jen v případě, kde nebyl kladen žádný důraz na kvalitu tisku, např. pokladny v prodejně atd. [3] 9 jehličkové: Opět nebyl tisk příliš kvalitní. Tisk přibližně odpovídal kvalitě tisku elektrického psacího stroje. Tiskárny byly vhodné pro tisk výpisů programů a tisk dokumentů, kde na kvalitě příliš nezáleželo. [3] 24 jehličkové: Tyto tiskárny již umožňují kvalitnější tisk. Oproti 9 jehličkovým tiskárnám poskytují také vetší rychlost tisku. Jsou používány opět zejména pro dokumenty, na jejichž kvalitu jsou kladeny nižší nároky např. výstupy číselné nebo textové s možností tisku kopie (účetnictví). [3] Inkoustové tiskárny Inkoustové tiskárny nahradily nekvalitní grafický tisk jehličkových tiskáren. U těchto tiskáren se tisk provádí pomocí inkoustu, který je prostřednictvím trysek vystřikován po miniaturních kapkách na papír. [4] Nádržky na inkoust se nazývají cartridge a zpravidla se pohybují společně s tiskovými hlavami. Tiskárny se vyznačují dobrou kvalitou černobílého i barevného tisku (především na malých plochách) a se svojí velmi nízkou 13

14 pořizovací cenou je pro domácnost vhodným řešením. Ovšem při častém tisku se vzhledem k provozním nákladům tolik nevyplácí. Navíc se při tisku na normální papír občas stává, že inkoust má tendenci se rozpíjet či se míchat s předchozími kapkami, tím vzniká zkreslený obrázek. Avšak při tisku na speciální papíry dává dobrou výslednou kvalitu. Inkoustové tiskárny lze podle technologie tisku rozdělit do následujících skupin: Drop On Demand Thermal technology Piezo-electric technology Continuous flow Drop On Demand: Tato technologie je založena na procesu, kdy jsou kapky inkoustu vystřelovány z tiskové hlavy jen v případě, když má kapka dopadnout na papír. Zjednodušeně řečeno, co kapka to jeden bod. [5] Thermal technology: nebo také bubble-jet. U této technologie vystřelování kapek způsobuje teplo. Tisková hlava obsahuje množství trysek s komůrkami, které se při tisku zaplňují inkoustem. Vlivem ohřevu trysky vznikne v prostoru komůrky přetlak, který vytěsní inkoust na papír. [5] Piezo-electric technology: V tomto případě je inkoust vytlačován vysokou rychlostí piezoelektrickým krystalem, který tady má funkci miniaturní pumpičky. U této technologie mohou být tiskové body velmi malé a konzistentní, skládající se z kapiček o velikosti 3-5 pl. Piezoelektrické hlavy jsou vzhledem ke své ceně součástí tiskárny. Samotné vypuzení kapiček funguje z velké části nezávisle na chemickém složení média. Tato vlastnost je velkou výhodou této technologie. U této technologie je možné použití pevných vosků nebo mnoha druhů inkoustů vhodných pro exteriérové tisky. [5] Continuous flow: Technologie kontinuálního inkoustového tisku, jak již název napovídá, funguje na zcela jiném principu. Kapičky inkoustu jsou vytlačovány neustále a pouze vybrané kapky jsou vychýleny a dopadají na papír. Zbytek inkoustu je odváděn zpět do zásobníku. U této technologie je výhodou zejména vysoká rychlost tisku, proto se tiskárny založené na tomto principu používají pro velkoformátový tisk (tj. tisk i v šíři několika metrů). [5] 14

15 Tepelné tiskárny Termotiskárny Tyto tiskárny fungují na o pár řádků výše popsaném principu thermal technology. Využití těchto tiskáren je tisk daňových dokladů a údajů v prodejních a parkovacích automatech, registračních pokladnách, měřících a medicínských přístrojích apod. Tisk je prováděn na teplo-citlivý papír. Oproti jehličkovým tiskárnám mají tyto tiskárny podstatně vyšší tiskovou rychlost a vzhledem k minimálnímu počtu mechanických pohyblivých částí je výhodou menší poruchovost. Jako možný problém se může zdát nestálost vytištěného textu, pokud bude papír vystaven tepelnému záření. [3] Sublimační tiskárny U těchto tiskáren je princip tisku podobný jako u tepelného přenosu tisku. Fólie nese panely barvy, ovšem u těchto tiskáren se tělíska tiskové hlavy ohřívají v širokém spektru teplotních hodnot. Právě podle různých hodnot se vypaří přesně definované množství barvy, které posléze difunduje do papíru. A v tom je největší rozdíl, protože u tepelného přenosu vosku se přenese buď všechna, nebo žádná barva. [3] Právě pro možnost tisknout v opravdu velkém množství odstínů barev (16,7 miliónu odstínů) se tyto tiskárny používají pro tisk fotografií. Výhody sublimace barev: Vynikající, fotografická kvalita tisku Maximální detail obrazu Nevýhody sublimace barev: Vyžaduje speciální papír Relativně pomalý tisk Relativně vysoké náklady na stránku Konstantní náklady tisku bez ohledu na zaplnění Voskové tiskárny Způsob tisku je opět podobný tiskárnám termálním. Hlavní rozdíl je v inkoustu. U voskových tiskáren se nepoužívá tekutý inkoust, nýbrž speciální vosk, někdy také nazývaný tuhý inkoust. [4] Tento vosk je nanesen na umělohmotnou roli, kde jsou pláty jednotlivých primárních barev za sebou. Tepelná tělíska (v řádech tisíců) ohřívají vosk, 15

16 který je poté tlakem přenesen na papír. Tento proces probíhá třikrát, pro každou základní barvu. Některé tiskárny mají ještě jeden průchod pro separátní černou. [3] Výhody tepelného přenosu vosku: Velmi dobrá kvalita tisku na papír Vynikající kvalita tisku na folie pro zpětný projektor Rychlost Spolehlivost Nevýhody tepelného přenosu vosku: Konstantní náklady tisku bez ohledu na zaplnění Pro nejvyšší kvalitu tisku vyžaduje speciální papír Standardní velikost stránek Laserové tiskárny Laserové tiskárny můžeme rozdělit do dvou odlišných kategorií podle technologie. Laserové tiskárny s vychylující optikou a tiskárny tvořené pomocí řady laserových diod, které jsou nazývány LED tiskárny. Černobílý tisk laser s optikou U těchto tiskáren se nejdříve požadovaná stránka v podobě dat uloží do paměti tiskárny. Tato znaková data jsou převáděna pomocí řadiče uvnitř tiskárny na videodata. Ta jsou následně poslána na laser. Tento laser v závislosti na těchto datech vykresluje na rotujícím válci požadovaný obraz stránky. Válec musí být zhotoven z materiálu schopného uchovávat elektrický náboj, protože kam dopadne paprsek laseru, tam dochází k nabití válce statickou elektřinou řádově na 1000V. Následně tento válec prochází kolem kazety s barvicím práškem tzv. tonerem. V místech, kde je válec kladně nabitý od laseru, se prášek přitáhne. Papír, který vstoupí do tiskárny je také nabit statickou elektřinou, ale vyšší než válec (přibližně 2000V). Tento papír poté prochází kolem válce a toner, který je nanesený na tomto válci, je vlivem vyšší statické elektřiny přitažen na papír. Následně se toner zapeče do papíru. Papír se zbaví elektrostatického náboje a vychází vytištěn z tiskárny. [3] 16

17 Černobílý tisk technologie LED Tato mladší technologie pracuje na stejném principu jako tiskárny s laserovou optikou jenom s tím rozdílem, že k nasvícení (nabití) válce nedochází pomocí laseru, ale LED diod (Light Emitting Diode), které jsou rozmístěny v řadě po celé délce válce. [2] Protože zde chybí pohyblivý laser, který je náchylný k poruchám, jsou LED tiskárny považovány za spolehlivější. Jelikož je fyzické rozlišení tiskárny a kvalita tisku přímo závislé na počtu LED diod, dlouho se rozlišení drželo na 600dpi. Nyní tiskárny umí i 1200dpi, ale pořizovací náklady jsou, vzhledem k použitému materiálu, poměrně vysoké. Výhody tiskáren s technologií LED Menší rozměry Vyšší spolehlivost Kvalitnější tisk (Vzhledem k použitému kvalitnějšímu světelnému zdroji) Rychlost tisku není závislá na rozlišení Nevýhody tiskáren s technologií LED Pořizovací cena Barevný tisk Princip barevného laserového tisku je obdobný černobílému, jen výrazně komplikovanější o přenos dalších, barevných tonerů. V tomto případě je válec nabit elektrickým nábojem po celé ploše, dále je pomocí laseru vybit tam, kde se bude tisknout. Barevný toner ulpí na vybitých plochách. Toto se opakuje pro každou barvu. Po výsledném složení obrazu jsou tonery elektrostaticky přeneseny na papír. Konečnou fází je zapečení toneru do papíru. [3] Výhody barevného laseru: Rychlý tisk - 5 str./min. barevně, 16 str./min. č/b Tisk na běžný kancelářský papír Velmi dobrá kvalita tisku Stálost tisku Nevýhody barevného laseru: Komplikovaná technologie 17

18 3.3 Připojení tiskáren Při volbě tiskárny je také důležité vhodně zvolit typ připojení. Pro připojení lze totiž využít různé sběrnice. Dříve bylo nejhojněji se vyskytující připojení pomocí COM portu (sériový port) nebo LPT portu (paralelní port). V současnosti je připojování pomocí těchto portů poměrně zastaralé a využívá se převážně USB port. Ovšem toto platí jen v případě, že chceme připojit jednu tiskárnu k jednomu počítači. Dalo by se najít řešení, jak tisknout z více počítačů na tiskárně připojené přes USB port na konkrétní počítač, ale toto řešení není efektivní a počítač, ke kterému je tiskárna připojena, by musel být stále zapnutý. Pokud nechceme tiskárnu připojovat kabelem, existuje bezdrátové řešení realizované pomocí Bluetooth nebo WiFi. Takto připojené tiskárny bývají pomalejší na přenesení dat na tiskárnu, hlavně co se týče většího dokumentu (v případě WiFi a pokroku této technologie to už v dnešní době moc neplatí) a připojení mívá problémy se stabilitou. Pokud chceme připojit tiskárnu k více počítačům, což se týká problému velkých firem, musíme se poohlédnout po tiskárnách se síťovým připojením (LAN). V tomto případě jsou tiskárny připojeny k print serveru, který je připojen do lokální sítě, a každý kdo má přístup do této lokální sítě, je schopen tisknout na jakékoliv síťové tiskárně. Toto řešení je možné zrealizovat i doma a ani není potřeba pro domácí účely realizovat print server. Stačí, když tiskárnu připojíme ke switchi, kam jsou připojené ostatní počítače, na příslušné počítače nainstalovat ovladače tiskárny, a přes IP adresu, kterou jsme přidělili tiskárně, se příslušná tiskárna připojí. 18

19 4. Proces optimalizace Hlavní úlohou optimalizace ve velké firmě je redukce nákladů. V rámci optimalizace bychom tedy měli zvážit redukci počtu tiskáren, vhodně zvolit typy a způsob zapojení tiskových zařízení a zvážit logické procesy, jako jsou nákupy zařízení a spotřebního materiálu a záruky na zařízení a s tím spojenou dostupnost a úroveň servisních služeb. Proces optimalizace není jednodenní záležitostí, nýbrž záležitostí dlouhodobou. Jednou z možností optimalizace je, že firma, respektive její IT a technické oddělení, si provede proces optimalizace sama. Větší firma by však měla zvážit využití služeb některé z firem specializujících se na optimalizaci tiskového řešení. V České Republice působí v tomto oboru hned několik firem. Z nejvýznamnějších můžeme jmenovat například firmu AutoCont nebo některého z výrobců tiskáren jako jsou Hewlett-Packard, Konica Minolta, či firmu Xerox. Například audit optimalizace, jak ji nabízí společnost AutoCont, zahrnuje monitorování, které probíhá 1-3 měsíce. Během zpracovávání auditu má zákazník jedinečnou možnost dokonale poznat případné budoucí řešení, které optimalizuje celé tiskové prostředí, od administrátorské funkcionality až po uživatelské rozhraní, a to bezplatně v rámci služby. [6] AutoCont uvádí úsporu nákladů na tisk až 40% oproti původním hodnotám. Vzhledem k velikosti firmy a časové náročnosti byla v případě firmy Bosch přizvána společnost, která dodává do Bosch Diesel Jihlava svoje výrobky již od začátku fungování Bosch v Jihlavě, takže většina tiskových zařízení ve firmě je právě od této společnosti. Jako začátek naší spolupráce na celkové optimalizaci bylo třeba zvolit postup, který by měl směřovat k redukci nákladů na tisk ve firmě. 4.1 Zvolený postup optimalizace 1. Monitoring stávajícího řešení. 2. Audit a analýza stávajícího řešení. 3. Návrh změn. 4. Realizace změn. 5. Monitoring nového řešení kontrola 19

20 5. Monitoring stávajícího řešení Monitoring stávajícího řešení je prvním krokem v celkové optimalizaci tisku ve firmách. Tento proces slouží k nashromáždění dostatečného množství informací o tiskárnách, tak abychom mohli efektivně tyto informace analyzovat a následně vyhodnotit možné návrhy pro optimalizaci. Tato kapitola se zabývá softwarem pro monitoring tisku. V první řadě je nutné se rozhodnout, jak bude samotný monitoring řešen, zejména zda si ho budeme provádět sami nebo si na tuto fázi přizveme externí firmu. V každém případě nás nejvíce zajímá vytíženost tiskáren v podobě počtu vytištěných stránek, jaký formát papíru se používá, jestli se tisknou barevné či pouze černobílé stránky atd. Někdy je vyžadována i informace, jací uživatelé tisknou nejvíce dokumentů. Je více řešení, jak vytíženost tiskáren kontrolovat. Jedno z řešení je obcházet tiskárny a tisknout si na každé tiskárně stránku využití. Toto je ovšem absolutně neefektivní, časově náročná a poněkud brutální metoda. V případě síťových tiskáren je situace jednodušší, protože informace o vytištěných stránkách lze sledovat vzdáleně. Každá síťová tiskárna má přidělenou unikátní IP adresu, která slouží pro identifikaci zařízení v síti. Přes webový prohlížeč se lze připojit přes tuto IP adresu na webové rozhraní požadované tiskárny. V tomto případě nám odpadne obcházení tiskáren (pokud samozřejmě máme všechny tiskárny síťové), ale pořád se jedná o neefektivní řešení. Nejběžnější je nainstalovat monitorovací software. Tyto softwary shromažďují informace o všech tiscích. Máme možnost sledovat jméno uživatele, na jaké tiskárně se tisklo, název dokumentu, jeho velikost, druh tisku a počet výtisků [8]. Protože všechny softwary jsou založeny na podobných principech, tak by mohlo vypadat všeobecné schéma fungování monitorovacích softwarů tak, jak je naznačeno v obr

21 Obrázek 1 - obecné schéma principu fungování softwaru na sledování tisku 5.1 Softwary na monitoring tisku Podobných aplikací je několik, ať už placených nebo neplacených MyQ free Z těch neplacených můžeme jmenovat například MyQ free. Tento software nabízí sofistikované sledování nákladů na tisk a jejich rozložení. Historie obsahuje informace o tom, jaký uživatel kdy (s přesností na minuty) tiskl na konkrétním zařízení. Díky tomuto softwaru budeme mít také přehled o přetěžování nebo naopak nevytížení tiskových zařízení. Pomocí těchto údajů můžeme navrhnout vhodnější rozložení tiskáren po firmě. Neopomenutelným faktorem je samozřejmě kompatibilita se všemi možnými druhy operačních systémů jako jsou Windows, DOS, Linux, AS400, SAP, UNIX, přičemž ovšem Server MyQ musí být nainstalován na operačním systému Windows. Software podporuje velké množství tiskových zařízení od různých výrobců. Tisková zařízení jsou certifikována od výrobců: Canon, Dell, Develop, Gestetner, HP, Konica Minolta, Kyocera, Nashuatec, OCÉ, Rex Rotary, Ricoh, Sharp, Toshiba, Triumph-Adler. [7] Tento software vychází z placené verze, takže zde dochází samozřejmě k nějakým omezením. Tím nejvážnějším je omezení maximálního počtu zařízení na 75. To bude asi problémem v případě velkých firem. Na ty menší toto číslo 21

22 nejspíše bohatě postačí. Dalším omezením je maximální počet oddělení (skupin) na 2. Dále zde chybí export statistik v podobě PDF, HTML, CSV či textu a jsou zde další menší či větší omezení. [7] Velkou výhodou neplacené verze MyQ oproti ostatním freeware aplikacím je neomezený počet uživatelů. Popsaná omezení řeší placené verze softwaru, ať už Bussines Edition nebo ještě komplexnější Bussines Pro Edition. Z dalších neplacených aplikací lze jmenovat například PaperCut. Zde je ale už velmi omezená funkcionalita i počet uživatelů. Z tohoto softwaru se použitelný nástroj pro sledování tisků stává až v případě placené verze SafeQ Dalším softwarem, který by byl, co se týče funkčnosti použitelný, je SafeQ od společnosti YSoft. SafeQ se už spíše používá v profesionálních sférách. Toto řešení mimochodem již dlouho využívá firma Autocont, která byla přizvána k tomuto projektu, takže se použití tohoto softwaru nabízelo. SafeQ je původně české řešení, které kontroluje a řídí tisk v sítích. Tento systém sbírá informace o množství tisku a dále je vyhodnocuje podle oddělení, středisek nebo podle jednotlivých uživatelů. Bosch má v Jihlavě tři pobočky. Bosch I, Bosch II a Bosch III, které jsou od sebe vzdáleny v řádech kilometrů. Bylo tedy pro nás zajímavé, jak řeší software případy sledování tisku v několika pobočkách. SafeQ tento problém řeší propojením jednotlivých tiskových serverů a centralizuje statistické a ekonomické přehledy ze všech poboček. Pokud není požadováno účtování kopií na uživatele či zabezpečený tisk, lze sbírat požadovaná data pomocí lokálního monitoringu a následně tato data předat na tzv. SafeQ Mimo Server. Tento server slouží pouze jako shromaždiště dat a v určitých časových intervalech posílá data na centrální server. [9] 22

23 Obrázek 2 - SafeQ: Řešení sledování tisku na více pobočkách Centrální server díky vytvořeným reportům dává SafeQ přehled o počtu tisků a kopií a výpočtu jejich nákladů. Prostřednictvím webového rozhraní je software schopen vygenerovat datový i grafický přehled zpracovaných dat kdykoli je potřeba, nebo v předem daných intervalech (každý den, týden, měsíc atd.) [9]. Obrázek 3 - SafeQ: Report 23

24 Vzhledem k tomu, že známe ceny vstupu (papír, toner nebo cartridge), lze vypočítat přesnou cenu tiskových a kopírovacích operací. Výhoda SafeQ spočívá v tom, že jej můžeme napojit na již nainstalované komponenty sítě, například na tiskový server Web JetAdmin Web JetAdmin je další neopomenutelný software pro monitorování tisku. Tento software je vyvíjen jedním z největších výrobců tiskáren a souvisejících technologií, firmou Hewlett-Packard (dále jen HP). Web JetAdmin je v mnoha ohledech podobný jako aplikace SafeQ. Jde o nástroj pro vzdálenou instalaci, konfiguraci a správu řady periferií HP, ale i jiných výrobců prostřednictvím běžného webového prohlížeče. [10] HP Web JetAdmin je možné využít k provedení těchto operací: - instalace tiskáren, - konfigurace možností tiskáren, - konfigurace a instalace více tiskáren současně, - odstraňování problémů týkajících se tiskáren, - plánování aktualizace mezipaměti zařízení v době nízkého vytížení, - vyhledání konkrétní tiskárny nebo skupiny tiskáren na základě širokého spektra kritérií, jako jsou například adresa IP, možnost barevného tisku nebo označení modelu, - kontrola aktuálního stavu tiskárny, - kontrola aktuálního stavu spotřebního materiálu tiskárny, jako je například papír nebo inkoust, - ověření typu média v zásobnících tiskárny, - ověření možností tiskárny, - rozdělení tiskáren do logicky organizovaných skupin, - vytvoření virtuálního rozdělení kanceláře s dynamickou mapou prostředí. Web JetAdmin obsahuje zabudovaný WWW server, který slouží ke sledování tiskáren, v našem případě v rámci lokální sítě. Tento software stačí nainstalovat na jeden počítač, který má přístup do této sítě. 24

25 Web JetAdmin má intuitivní ovládání. Obrázek 4 ilustrace integrovaného WWW serveru Obrázek 5 prostředí HP Web JetAdmin 25

26 5.2 Požadavky na monitorování Na začátku monitorování současného stavu jsme si stanovili informace, které bychom chtěli získat z tohoto kroku. Jsou to: - Zda monitorovat veškeré tiskárny ve firmě - Zjištění vytíženosti tiskáren - Kontrola technického stavu tiskáren - Zjištění parametrů tiskáren ve firmě Monitorování veškerých tiskáren ve firmě Tento krok by obsahoval zahrnutí všech tiskáren ve firmě do procesu monitorování. Monitorovaly by se tiskárny v rámci podnikové sítě, ale i tiskárny připojené lokálně, tedy přímo k počítači. Lokálních tiskáren ve firmě není mnoho a bylo by poměrně náročné zjišťovat, kde se přesně ve firmě nacházejí, protože informace o lokálních tiskárnách jsou na IT oddělení ve firmě pouze hrubé a skládají se prakticky jen z názvu oddělení, nákladového střediska a člověka, který je za tiskárnu zodpovědný. Z tohoto důvodu jsme se rozhodli tyto tiskárny nezahrnout do monitoringu. U síťových tiskáren tento problém samozřejmě není, protože všechny tisky na síťových tiskárnách jsou prováděny přes Print Server Zjištění vytíženosti tiskáren Tento úkon byl prováděn přes monitorovací systém HP Web Jetadmin. O tuto operaci se postarala přímo firma HP. Důvod, proč byl vybrán tento systém, je jasný. Firma HP tento systém vyvíjí, takže s ním má bohaté zkušenosti a vzhledem k tomu že sledování tisku zaštítila tato firma, tak i odpadla platba licence softwaru Kontrola technického stavu tiskáren Kontrola technického stavu tiskáren se bohužel nedala dělat jinak než obejít všechny tiskárny a zkontrolovat jejich stav. Jelikož máme na oddělení podrobnější informace o síťových tiskárnách, které zahrnují i přesné umístění zařízení, odpadlo alespoň zjišťování, kde se tiskárny nachází. Co bylo předmětem kontroly technického stavu? 26

27 5.2.4 Zjištění parametrů tiskáren ve firmě Tento úkon byl nejjednodušší. Spočíval prakticky pouze v rozdělení tiskáren podle parametrů, jako jsou: Technologie tisku Formát tisku (A2/A3/A4/A5) Možnosti připojení tiskárny Barevný/černobílý tisk Zda se jedná o multifunkční tiskárnu (s možností kopírování) Doporučené vytížení tiskárny 27

28 6. Audit a analýza stávajícího řešení Tento proces by měl následovat po monitoringu stávajícího řešení. Je to logické. Po provedení monitoringu zjistíme současný stav tiskáren a v tomto kroku by se měly prezentovat zjištěné výsledky, které by měly sloužit k rozpoznání problémů, nedostatků či slabých míst aktuálního stavu. Vstupními daty pro analýzu jsou informace získané z monitoringu a informace týkající se samotných tiskáren. Z těchto informací vyhodnocujeme několik možných oblastí našeho zájmu. 6.1 Monitoring tiskáren ve firmě Rozhodli jsme se, že do monitoringu zahrneme pouze síťové tiskárny. Je to z důvodu, že u lokálního tisku je vyhlídka optimalizace malá. Lokální tiskárny jsou většinou připojeny k výrobním strojům, které využívají tisk jako výstup. Z tohoto principu plyne, že tyto tiskárny nelze redukovat ani vhodněji přemisťovat, takže je zahrnutí těchto tiskáren do monitoringu zbytečné. 6.2 Analýza vytíženosti tiskáren Analýza vytíženosti tiskáren vychází z výstupu monitoringu získaného pomocí monitorovacího softwaru. Data je možné analyzovat podle nejrůznějších kritérií: Analýza tisku za určitá období Můžeme vyhodnocovat množství vytištěných stránek každou hodinu, každý den, týden či měsíc a určovat tak tzv. tiskové špičky, které nám napoví, kdy jsou tiskárny nejvíce nebo naopak nejméně vytíženy. V našem případě se vyhodnocovalo množství tisku na všech síťových tiskárnách za měsíc po dobu 6 měsíců od května do října, s následujícími výsledky: Měsíc Tabulka 1 - celkový počet vytištěných stran v jednotlivých měsících Květen 2010 Červen 2010 Červenec 2010 Srpen 2010 Září 2010 Říjen 2010 Počet stránek

29 počet stránek Počet vytištěných stran v měsíci květen červen červenec srpen září říjen Graf 1 celkový počet vytištěných stran v jednotlivých měsících V průměru to znamená vytištěných stránek za měsíc. Z grafu a čísel je patrné, že nejvyšší počet vytištěných stránek je v říjnu a oproti nejnižšímu počtu tisků v srpnu je to nárůst téměř o 180 tisíc stránek. Nejméně vytištěných stránek v srpnu je nejspíše způsobeno tím, že na tento měsíc většinou připadá celozávodní dovolená, čas určený spíše pro revizi strojů, kdy samotná výroba stojí, takže tisk je nižší než v ostatních měsících. Uvedené údaje jsou spíše informativní a mají sloužit pro srovnání s objemem tisku po optimalizaci Analýza tisku na jednotlivých odděleních, v pracovních týmech nebo v celých pobočkách Pokud monitorovací software dokáže zaznamenávat i jména uživatelů, je možné tvořit statistiky i na jednotlivé uživatele. Statistika všech uživatelů by ale byla ve velkých firmách o několika tisících zaměstnanců poměrně náročná na zaznamenání a vyhodnocení. Tyto statistiky soustřeďující se na určitou skupinu lidí nám mohou odhalit například soukromé tisky. V případě zjištění, že nějaký team, či skupina lidí tiskne podezřele moc dokumentů oproti ostatním teamům, je to signál právě pro podezření z plýtvání, nebo ze soukromých tisků. Samozřejmě se musí zohlednit i to, že některá oddělení, či pracovní teamy v rámci své práce musí tisknout mnohem více než ostatní 29

30 oddělení. Takové oddělení nákupu, personální oddělení či účtárna bude asi tisknout mnohem více než takové oddělení kvality, konstrukce nebo laboratoří. Ve firmě, kde pracuji, jsme se zabývali tiskem po odděleních. Jelikož je ve firmě několik desítek oddělení, tak pro lepší přehlednost jsem například všechny oddělení spojené s výrobou či oddělení logistiky spojil do jedné skupiny. V tabulce 1 je uveden přehled vytištěných stran v jednotlivých měsících na jednotlivých odděleních. Oddělení/měsíc Tabulka 2 - počet vytištěných stran na odděleních v jednotlivých měsících Květen 2010 Červen 2010 Červenec 2010 Srpen 2010 Září 2010 Říjen 2010 Průměr CAR CI CLP COM/CIP/DBE CTG DSS/ERR ETC FCM FIN HSE ICO LOG MFA MFB MFH MFP MFR PER PM PR PUQ PUR QMM TEF

31 Průměrné měsíční množství tisku na odděleních průměrný počet vytištěných stran CAR CI CLP COM/CIP CTG DSS/ERR ETC FCM FIN HSE ICO LOG MFA MFB MFH MFP MFR PER PM PR PUQ PUR QMM TEF Graf 2 - průměrný počet vytištěných stran na odděleních Do grafu jsem vynesl pouze zprůměrované výsledky pro lepší přehlednost. Z čísel je patrné, že nejvíce vytištěných stran je na oddělení logistiky. Což je logické, protože skoro ke každému úkonu, které toto oddělení provede, je nutný tisk. Naopak nejméně tisků je na odděleních ICO, CI a CAR. Tato oddělení čítají pouze malý počet zaměstnanců a tisk na těchto odděleních je spíše ojedinělý Analýza tisku podle rozměru papíru Dnes platí standard, že tiskárna umí tisknout nejpoužívanější formáty A5 a A4. Ovšem pořizovací cena tiskáren s rostoucí velikostí formátu (nejčastěji A3) prudce roste, navíc i cena vytištěné A4 je nižší oproti A3. Je pro nás žádoucí, aby se co nejvíce eliminoval počet tiskáren tisknoucích na větší formáty tam, kde to není bezpodmínečně nutné. I přes tato fakta jsme analýzu údajů o počtu vytištěných stránek na formáty větší než A4 neprováděli, protože požadavků na tisk ve formátu A3 v celkovém objemu není mnoho. 31

32 6.2.4 Analýza barevného tisku Tato statistika má za úkol evidovat množství barevných tisků na odděleních. Je zcela zbytečné, aby bylo na oddělení několik barevných tiskáren. Rostou tím samozřejmě náklady na provoz, ale i fixní náklady na pořízení. Barevná laserová tiskárna je v řádech desetitisíců korun dražší než černobílá laserová tiskárna. Proto je naším cílem zredukovat co nejvíce barevných tiskáren a v případě nutnosti barevného tisku, ale při nižší vytíženosti tisku, nahradit laserové barevné tiskárny tiskárnami inkoustovými. Náklady na jednotlivý tisk tím sice vzrostou, ale při nižším množství výtisků na této tiskárně (cca do 20 tisků denně) se tato nevýhoda neprojeví vlivem několikanásobně vyšších pořizovacích nákladů barevné laserové tiskárny a s uvážením životnosti zařízení. V tabulce 3 je porovnání barevného tisku s tiskem černobílým: Tabulka 3 - porovnání množství stran barevného a černobílého Květen 2010 Červen 2010 Červenec 2010 Srpen 2010 Září 2010 Říjen 2010 Barevný tisk Černobílý tisk Poměr barevného tisku 14,6 14, ,5 12,3 10,8 Chyba! Nenalezen zdroj odkazů. počet stran Barevný vs. černobílý tisk Květen Červen Červenec Srpen Září Říjen Černobílý tisk Barevný tisk Graf 3 - porovnání množství stran barevného a černobílého tisku 32

33 Z toho je patrné, že z celkového počtu vytištěných stránek je přibližně 10% barevného tisku. 6.3 Audit stavu tiskáren Analýza těchto údajů vychází z informací, které jsou s největší pravděpodobností uchovávány na IT oddělení dané firmy. Do této sekce zahrneme i informace o typech tiskáren a jejich parametrech. Je nutné se zaměřit na několik věcí Typy tiskáren Je třeba vytvořit seznam tiskáren ve firmě podle parametrů, jako jsou technologie tisku (laserová, inkoustová, jehličková atd.), formát papíru tiskárny (A5, A4, A3 atd.), zda je barevná nebo černobílá, možnosti připojení (LAN, USB, LPT port) a samozřejmě zda se jedná pouze o tiskárnu nebo o multifunkční zařízení obsahující scanner a fax. Dalším důležitým parametrem je doporučený objem tisku, protože každá tiskárna má od výrobce měsíční doporučené množství výtisků, které při nedodržení způsobuje větší poruchovost nebo zkrácení životnosti. Z těchto údajů by mělo dojít k vhodnému rozdělení tiskáren po firmě, aby nedocházelo k situacím, že na oddělení, kde se tisknou denně stovky stránek, nebyla tiskárna s maximální vytížeností tisku 5000 stránek na měsíc. Přehled tiskáren ve firmě, kde byla realizována tato práce, je v tabulce 4. 33

34 Tabulka 4 - přehled typů a množství tiskáren Model Počet Technologie tisku Barva A5/A4/A3 Multifunkční zařízení Doporučený objem tisku HP LaserJet 4345x MFP 1 Laserová - X/X/- X HP Color LaserJet 5550DN 2 Laserová X X/X/X HP Color LaserJet 5500DN 3 Laserová X X/X/X HP Color LaserJet 5500N 3 Laserová X X/X/X HP LaserJet P4515tn 4 Laserová - X/X/ HP LaserJet 5100tn 5 Laserová - X/X/X HP LaserJet 4100MFP 5 Laserová - X/X/- X HP Color LaserJet 4600DN 5 Laserová X X/X/ HP Color Laserjet 4650DN 6 Laserová X X/X/ HP Business Inkjet 2600DN 7 Inkoustová X X/X/X HP Color LaserJet 5550DTN 8 Laserová X X/X/X HP LaserJet M4345xm MFP 10 Laserová - X/X/- X HP Business Inkjet 2800DTN 11 Inkoustová X X/X/X HP LaserJet 4250tn 14 Laserová - X/X/ HP LaserJet M3035 MFP 15 Laserová - X/X/- X HP Business InkJet 2300DTN 17 Inkoustová X X/X/ HP LaserJet 5200TN 22 Laserová - X/X/X HP Color LaserJet 4700DN 24 Laserová X X/X/ HP LaserJet M5035xs MFP 31 Laserová - X/X/X X HP LaserJet P Laserová - X/X/ HP LaserJet M3035xs MFP 39 Laserová - X/X/- X HP LaserJet 4250n 63 Laserová - X/X/ HP LaserJet 4200TN 85 Laserová - X/X/ Z těchto údajů je patrné, že celkový počet tiskáren je 413. Jak jsem již v úvodu této kapitoly uvedl, do tohoto čísla nejsou zahrnuty lokální tiskárny Stáří tiskárny Pomocí těchto informací lze vyhodnotit, zda je žádoucí, aby daná tiskárna byla dále využívána. Tiskárna s počtem vytištěných stránek v řádu stovek tisíc tisků je obecně náchylnější na poruchovost a s tím spojené problémy jako jsou servis či problémy ve firmě spojené s nemožností tisknutí na této tiskárně. V takovémto případě je lepší tuto tiskárnu vyměnit. 34

35 Podrobný seznam všech 413 tiskáren s uvedením jejich stáří, resp. počtu vytištěných stran, není nezbytné na tomto místě uvádět. Na základě těchto dat bude provedeno zvážení, které zejm. starší modely tiskáren budou nahrazeny z důvodu morální či provozní zastaralosti. Jedná se například o modely HP LaserJet 4200DN, HP LaserJet 5100TN, HP Business InkJet 2300DN atd. a tiskárny starší než 4 roky. 6.4 Audit zařízení souvisejících s tiskárnami a tiskem Tato část auditu se týká hlavně tiskového serveru. Je třeba vyhodnotit, zda je server dostatečně výkonný, zda nedochází k dlouhým prodlevám v dostupnosti k tomuto serveru a není tak slabým místem v procesu tisku. Zvažuje se i spolehlivost serveru a v případě pádu případné nastartování záložního tiskového serveru. Také je třeba analyzovat zabezpečení serveru při výpadku elektřiny. Nedílnou součástí je i audit použití vhodného softwaru. Software by měl být schopen uspokojit všechny požadavky, které jsou kladeny na tisk v předpokládaném objemu. Ve firmě je použit Print server založený na Windows server 2003, kde jsou připojeny všechny síťové tiskárny ovladači přímo pro odpovídající model. Server je napojen na záložní zdroj (UPS), který by měl zajistit v případě krátkého výpadku elektřiny stálou dodávku elektřiny. Nebyl zaznamenán problém s dostupností tiskového serveru nebo výraznou prodlevou mezi odesláním tisku a jeho vykonáním. 35

36 7. Návrh a implementace změn Pokud je vyhotoven Monitoring a audit stávajícího tiskového řešení, je pravá chvíle přistoupit k návrhu změn. Prakticky mohou nastat dva případy. Může dojít ke zjištění, že stávající tiskové řešení je dostačující či dokonce optimální a tím pádem bychom mohli proces optimalizace uzavřít. V případě druhém zjistíme, že současné řešení má nedostatky, a snažíme se najít optimální řešení, jak tyto nedostatky odstranit a snížit tím náklady. V případě řešeném v této práci se zjistil velký nedostatek v plýtvání množstvím tiskáren, proto bylo cílem zredukovat tento počet. Počet tiskáren na odděleních převyšoval skutečné požadavky a docházelo k situacím, kdy např. na oddělení byla zbytečně A3 laserová tiskárna a k tomu několik A4 tiskáren. Přitom množství A4 tiskáren se dá bez problémů redukovat, aniž by docházelo k problémům na oddělení spojeným s tiskem. Navíc mnohdy stačí na oddělení jedna A3 laserová tiskárna, která je schopná obsloužit A4 i A5 tisk. Tento proces mohu shrnout do několika kroků: Snížení množství tiskáren vhodným rozmístěním Nahrazení Digital Senderů a scannerů multifunkčními zařízeními Nahrazení současných ovladačů na tiskovém serveru ovladači univerzálními Podpis smlouvy s externí firmou Prodej a šrotace nepotřebných kusů Zapojení všech tiskáren v projektu do sítě Proškolení osob zodpovídajících za tiskárny 7.1 Snížení množství tiskáren a nahrazení jednoúčelových zařízení Je logické, že jsme se v první řadě snažili redukovat hlavně počet tiskáren, protože naším cílem bylo se kompletně oprostit od správy a servisu tiskáren a předat tuto starost 36

37 externí firmě. Právě na základě počtů, typů tiskáren a množství vytištěných stránek se bude vypočítávat paušál, který se bude hradit za poskytované služby externí firmě. V našem zájmu bylo také odstranit co nejvíce v principu jednoúčelových zařízení a nahradit je zařízeními multifunkčními. Např. tzv. Digital Sendery slouží prakticky pouze k posílání faxů a zasílání oskenovaných dokumentů do pošty. Stejně tak je diskutabilní opodstatněnost scannerů jak sendery, tak scannery lze totiž nahradit moderními multifunkčními tiskárnami, které těmito funkcemi běžně disponují. Návrh a implementace změn tedy z velké části spočívaly v kompletní reorganizaci tiskových zařízení na odděleních. Naším cílem bylo zavést vhodný systém rozložení tiskových zařízení. V rámci rušení zařízení jako Digital Sendery a scannery se na každé oddělení dodá multifunkční zařízení. Podle počtu zaměstnanců se bude volit, zda bude stačit na oddělení jedna multifunkční tiskárna typu HP LaserJet M3035 s doporučeným výtiskem stránek za měsíc nebo bude nutné dodat výkonnější tiskárnu typu HP LaserJet M5035 s výtiskem stránek na měsíc. Na větší kanceláře, kde může být i více oddělení, by se dodaly dvě a více multifunkčních zařízení. Oddělením, které mají větší požadavky na tisk, se multifunkční tiskárny doplní tiskárnami normálními typu HP LaserJet 4250n nebo novějším typem HP LaserJet P4015. Po zavedení právě popsaného řešení nic nebrání odebrání digital senderů a scannerů z většiny kanceláří. Digital Sendery se prakticky mohou odebrat všechny, protože jejich funkci bez problémů zajistí multifunkční zařízení. Kroky vedoucí k nahrazení scannerů se musí volit uvážlivěji. Některá oddělení mají velké požadavky na skenování stránek. Například na oddělení nákupu, kde se skenuje opravdu velké množství dokumentů, nejde úplně nahradit scannery. V běžných případech lze skenovat na multifunkčním zařízení, ovšem pokud je potřeba skenovat velké množství dokumentů, například smluv apod., nelze tím zahlcovat multifunkční tiskárny, které ani nemají scanner na takový nápor skenování stavěný. Navíc by mohlo docházet k situacím, kdy v době skenování mnoha dokumentů by tiskárna nemohla být používána pro běžný tisk. V těchto případech se pořídí na postižená oddělení výkonné scannery typu HP Scanjet 7000, které slouží právě k těmto účelům. Dalším návrhem je odebrání všech osobních tiskáren u vedoucích oddělení. Vzhledem k důrazu kladenému na snížení počtu tiskáren bylo dále nemyslitelné, aby 37

38 měl každý vedoucí oddělení ve své kanceláři svoji tiskárnu. Tyto tiskárny budou odebrány a přerozděleny, případně odprodány. Další snahou bylo snížit množství vytištěných barevných stránek. Opět by se mělo snížení barevného tisku docílit tím, že se odeberou barevné tiskárny a dodají se pouze tam, kde bude opodstatněný barevný tisk. Dále by se snížení mělo docílit i tím, že se určí pravidla pro barevný tisk. Tím je hlavně myšleno, že se budou tisknout barevně pouze dokumenty například pro prezentaci nebo jinou demonstraci tak, aby nedocházelo ke zbytečným barevným tiskům dokumentů, u kterých není barva potřebná. Tam, kde je nutný barevný tisk, ale v nízkém vytížení, lze upřednostnit tiskárnu barevnou, ovšem ne laserovou, ale inkoustovou, a to z toho důvodu, že pořizovací náklady laserové tiskárny jsou několikanásobně vyšší. Při nízké vytíženosti se proto svým provozem laserová tiskárna nezaplatí, a pokud ano, tak za dlouhý časový úsek. 7.2 Nesíťové tiskárny Také je nutné vyřešit, jak se budou řešit nesíťové (lokální) tiskárny. Vzhledem k tomu, že nesíťové tiskárny nelze buď vůbec, nebo velice obtížně sledovat, nezapojí se tyto tiskárny do projektu, který zahrnuje předání externí firmě, takže zůstanou i nadále v režii kompetentního oddělení firmy. Toto oddělení tedy i nadále bude kupovat tiskárny, provádět jejich servis a zajišťovat pro ně spotřební materiál. 7.3 Print Server Co se týče Print serveru zajišťujícího frontu pro tisk a samotný tisk, tak jak jsem již naznačil, nenašel se výraznější problém, kvůli kterému by bylo nutné zavedený systém měnit. Jediné, co bylo navrženo a realizováno, bylo nahrazení konkrétních typů ovladačů pro tiskárny ovladači univerzálními. Tento zásah neslouží pro redukci tisku, spíše jde o to, že firma HP vyvíjí universální ovladač pro většinu svých tiskáren, který zajišťuje lepší přehlednost a orientaci v ovladačích a tím pádem i zjednodušení při přidávání nových tiskáren na tiskový server. Navíc toto řešení bylo prohlášeno za standard v rámci Bosch. Zde pro ilustraci uvádím obrázek z Print serveru s již upravenými ovladači 38

39 Obrázek 6 ukázka print serveru Jak je patrné z obrázku, nejsou všechny ovladače tiskáren nahrazeny ovladači univerzálními, a to z důvodu, že u některých modelů tiskáren docházelo při tisku k problémům. Ztrácely se nějaké důležité funkcionality, nastávaly problémy s tiskem. Tento jev se vyskytoval hlavně u barevných tiskáren, proto byly v některých případech ovladače zachovány. V globálu ale můžeme shrnout, že většina ovladačů byla nahrazena. Na univerzální ovladače funguje přibližně 81% tiskáren 7.4 Smlouva s externí firmou a řešení nepotřebných tiskáren Dalším důležitým bodem bylo vyjednání podmínek s externí firmou, která převezme správu síťových tiskáren. Samotné vyčíslování a vyjednávání podmínek nebylo v mojí kompetenci a tudíž neznám konkrétní čísla a znění smlouvy. Důležité ovšem je, co z této smlouvy vzešlo v rámci samotných tiskáren. Všechny tiskárny, které budou na síti, externí firma odkoupí, včetně tiskáren, které již nebudou mít další využití ve firmě Bosch. Cena tiskáren při odkupu bude stanovena s ohledem na typ a stav tiskárny. Tisková zařízení, u kterých již nebude možnost odprodeje, budou zlikvidovány. Z toho vyplývá, že veškeré tiskárny zapojené do tohoto projektu nebudou majetkem Bosch. 39

40 V rámci servisu tiskáren je externí firma povinna reagovat do 24h od okamžiku nahlášení problému. Tonery taktéž nebudou nakupovány, ale budou dodávány kontaktním osobám (osoba, která má na starosti tiskárnu) v době, kdy množství toneru klesne pod 20%. Jelikož musí být tiskárny připojeny k síti, nebude problém tento údaj spolu s dalšími, jako jsou vytíženost, chybový protokol atd. získat. Z toho vyplývá organizační požadavek, spočívající v zákazu vypínání tiskáren a jakéhokoliv odpojování ze sítě. Tiskárna musí být neustále přístupná. Papír bude nadále nakupován. Tiskárny, které budou například kvůli stáří dále nevyhovující pro další použití, nahradí externí firma tiskárnami novými. 8. Monitoring nového řešení Po navrhnutí a nasazení změn následuje krok monitorování nového tiskového systému. Monitoring probíhá totožně jako v případě monitorování stávajícího systému. Pro získání nových údajů se opět použije monitorovací software HP Web JetAdmin. 8.1 Program na porovnávání dat z monitoringu Pro snazší porovnávání výsledků jsem naprogramoval v jazyku Java jednoduchý program, který porovnává informace o tiskárnách, kde jako vstupní data jsou informace získané před optimalizací a po optimalizaci, a výsledkem je porovnání těchto dat. Tato data se načítají ze souboru typu CSV. Zvolení tohoto typu souboru je z důvodu, že monitorovací software Web JetAdmin exportuje data právě v souboru tohoto formátu. Program má pouze tři významnější základní případy užití. 40

41 uc Případy užití System Načtení zdroj ov ého souboru Uziv atel Načtení porov náv aného souboru Seřazení v ýsledků Obrázek 7 Use Case případy užití Případ užití Načtení zdrojového souboru má následující scénář: 1. Uživatel iniciuje načtení zdrojového souboru 2. Systém zobrazí dialogové okno pro výběr souboru 3. Uživatel vybere soubor 4. Systém zkontroluje zpětnou reakci dialogového okna 5. Pokud byl soubor vybrán (uživatel nezavřel dialogové okno bez výběru) 5.1. Systém načte soubor 5.2. Systém vytvoří seznam tiskáren a zobrazí je v tabulce Případ užití Načtení porovnávaného souboru má následující scénář: 1. Uživatel iniciuje načtení porovnávaného souboru 2. Systém zobrazí dialogové okno pro výběr souboru 3. Uživatel vybere soubor 4. Systém zkontroluje zpětnou reakci dialogového okna 41

42 5. Pokud byl soubor vybrán (uživatel nezavřel dialogové okno bez výběru) 5.1. Systém načte soubor 5.2. Systém vyhledá ke každému údaji odpovídající tiskárnu 5.3. Pokud tiskárna nebyla nalezena Systém zobrazí chybové hlášení, že daný údaj nelze přiřadit Systém pokračuje krokem Pokud byla nalezena Systém přiřadí k tiskárně porovnávací údaj Systém pokračuje krokem Systém vyvolá aktualizaci tabulky Případ užití Seřazení výsledků je pro zjednodušení tvořen výběrem položek v menu, v němž každá položka představuje jiný vyhledávací index. Scénář tohoto případu užití by šel všeobecně popsat následujícím způsobem: 1. Uživatel iniciuje seřazení výsledků 2. Systém zjistí index údaje, podle kterého má řadit výsledky 3. Systém seřadí údaje v tabulce 4. Systém vyvolá aktualizaci tabulky 42

43 Na základě výše popsaných scénářů byl vytvořen návrhový model tříd, který má následnou finální podobu: class Náv rhov ý mo... Main - akcenacteni: Action - akcenacteni2: Action - akcevymaz: Action - akceserazenijmeno: Action - akceserazeniprijmeni: Action - akceserazenizakladu: Action - akceserazeniporovnani: Action - akceabout: Action - akcekonec: Action - seznam: Kolekce - modeltabulky: Tabulka - tabulka: JTable + main() : void + Main() : void - tvorbaactions() : void - tvorbamenu(jframe) : void - tvorbaplochy(jframe) : void - nactisoubor() : void - nactisouborproporovnani() : void # vymaztabulku() : void # serad(int) : void - oaplikaci() : void - isnumber(string) : boolean Kolekce - seznam: List<Tiskarna> + Kolekce() : void + getseznam() : ArrayList<Tiskarna> + setseznam(arraylist<tiskarna>) : void + pridej(tiskarna) : void + smaz(int) : void + getsize() : int + gettiskarnu(int) : Tiskarna + vymaz() : void + prepis(int, Tiskarna) : void + serad(int) : void + najdi(string) : Tiskarna + iterator() : Iterator - model: String - adresa: String - pocet: int - porovnani: int - vysledek: int Tiskarna + Tiskarna() : void + Tiskarna(String, String, String) : void + getadresa() : String + setadresa(string) : void Obrázek 8 diagram tříd Na dalších obrazcích jsou znázorněny nejdůležitější okomentované pasáže ze zdrojového kódu. Obrázek 9 Nastavení a zobrazení výběru souboru 43

44 Obrázek 10 Nastavení proměnných pro čtení ze souboru Obrázek 11 Naplnění seznamu (tabulky) daty ze souboru 44

45 Obrázek 12 Uvolnění paměti, vynucení aktualizace tabulky Tabulka pracuje s kolekcí tiskáren a GUI objektem tabulky. Obrázek 13 Gettery třídy, pracující s tabulkou (počet sloupců, řádků, data) 45

46 Obrázek 14 Gettery třídy, pracující s tabulkou (rozložení údajů do sloupců, hlavička tabulky) Třída kolekce pracuje se seznamem tiskáren. Obsluhuje metody jako smazání seznamu, aktualizaci údajů, přidání nového záznamu apod. Nejvýznamnější metodou třídy je řazení tiskáren. 46

47 Obrázek 15 metoda řazení (String hodnoty metodou compareto, Integer hodnoty odčítání) Na obrázku 14 je uvedena výsledná obrazovka s naimportovanými daty. Ovládání aplikace je jednoduché, stačí načíst data po optimalizaci a následně data před optimalizací. IP adresa zde slouží jako jednoznačný identifikátor (slouží k tomu, abychom porovnávali stejné tiskárny), který je doplněn i sloupcem model tiskárny. Následuje sloupec Count, který značí počet vytištěných stránek prvních načtených dat 47