WINSTROM Otázky a odpovědi

Transkript

1 WINSTROM Otázky a odpovědi Obsah Instalace programu Winstrom Obecné Účetnictví Adresář Faktury vydané Faktury přijaté Banka Pokladna Sklad Objednávky Drobný majetek Investiční majetek Mzdy Kniha jízd Instalace Nainstaloval jsem si Start Verzi programu WinStrom a program po mně chce uživatele a heslo, i když jsem žádné nezadal? Do programu Winstrom se přihlašujete při prvním spuštění jako uživatel SPRAVCE s heslem OK. Spravce je nadřazen všem uživatelům systému WinStrom. Jako SPRAVCE můžete vytvořit další uživatele a nastavit jim přístupová práva k jednotlivým modulům a funkcím v nich. Jednotlivým uživatelům zadáte také přístupová hesla. Jako SPRAVCE si také nezapomeňte změnit heslo a to si dobře ZAPAMATUJTE! Uživatel SPRAVCE nelze smazat. Mohu z nového CD (update programu verze 3.16) nainstalovat jeho plnou verzi nebo musím nainstalovat nejdříve původní verzi a teprve na ní provést update. Na každém instalačním CD je vždy úplná instalační sada programu WinStrom. Předchozí CD již nemusíte používat. Novější verzi je třeba nainstalovat jako nový program, nebo je nutné přeinstalovat původní verzi? V žádném případě se nemůže stát, že instalací novější verze přijdete o Vaše data. Program doporučujeme instalovat vždy přes starší verzi (implicitně C:\Winstrom). Novější verze při prvním startu provede konverzi dat pořízených verzí starší. Takto zkonvertovaná data již samozřejmě nelze použít ve starší verzi, proto doporučujeme vždy před přechodem na novější verzi všechna data zazálohovat. Jak nainstalovat síťovou verzi na více počítačů propojených do sítě Windows98. Na každý počítač je nutné nainstalovat vlastní program Winstrom (v Síťové verzi). Na prvním počítači, kde se rozhodnete mít uložena data (server), založíte adresář s daty firmy (firem). Například C:\WST_DATA\FIRMA1. Na dalším počítači, kde chcete souběžně v této firmě pracovat, nalistujete v programu Winstrom při zakládání nové firmy adresář s těmito daty, např. H:\ WST_DATA\FIRMA1, kde disk H: je sdílený disk C: prvního počítače. Program nabídne možnost se na data připojit. Podobně postupujte i na dalších počítačích. Potom máte data sdílená a můžete v nich souběžně pracovat.od programu budete při vstupu dostávat hlášení o pořadí vašeho přihlášení. Naše firma sídlí v Praze, kde je účtárna a prodejna, dále máme ještě několik poboček a skladů po celé republice. Pokud použijeme program WinStrom, budeme schopni data přenášet? Ano, program WinStrom je na tuto možnost připraven modulem Distribuce dat. Ten umožňuje komunikaci mezi počítači, které nejsou zapojeny ON-LINE, do lokální počítačové sítě.

2 Kde nastavím v distribuované verzi, zda se jedná o centrálu nebo o pobočku naší firmy? Na centrále, kam se budou data z jednotlivých poboček slévat, nastavte ve funkci PARAMETRY FIRMY, že se jedná o centrum zaškrtnutím příslušného políčka. Na pobočce ve stejné funkci zapíšete identifikační kód uzlu (pokud jich bude více musí mít odlišný kód). Jak nastavím, která data a moduly chci přenášet z pobočky na centrálu? V hlavním menu programu vyberete MODULY / DISTRIBUCE DAT / VÝBĚR SOUBORŮ URČENÝCH PRO PŘENOS. Tady vyberete moduly, jejichž obsahy se budou přenášet z pobočky na centrálu. Potom již spuštěním funkce výstup dat z uzlu do centra můžete data uložit do souboru který bude doručen na centrálu. Při spuštění této funkce jste dotázáni na rozsah přenášených dat, (program nabídne k přenosu data pořízená od posledního provedeného přenosu ) Na obrazovce dostáváte také informaci o již uskutečněných přenosech a čase posledního přenosu. Po spuštění výstupu jste dotázáni na místo, kam soubor s daty uložit. Po zadání cesty a spuštění funkce jste po jejím zdárném průběhu informováni o množství přenesených dat. Jak přijmu data z pobočky na centrálu? V hlavním menu programu vyberete MODULY / DISTRIBUCE DAT / PŘÍJEM DAT Z UZLU DO CENTRA. Program se vás zeptá kde se nalézá soubor ve kterém jsou umístěna data z uzlu. Po zadání cesty k souboru program provede příjem dat z uzlu. Dostáváte také informaci o tom jak přenos proběhl a o předchozích provedených přenosech. Jak na středisko přenesu informace o tom, že faktury jednotlivého dodavatele jsou uhrazeny? Tuto informaci potřebuji při prodeji ze skladu, kde potřebuje fakturující informaci o tom, zda konkrétní odběratel již zaplatil předchozí zboží. V modulu distribuce dat na CENTRU spustíte funkci výstup dat z centra do uzlu a takto získaný soubor načtete v uzlu funkcí příjem dat z centra. Informace o úhradách, které proběhly v centru, se dostanou na uzel. Co se stane, když přenesu data z pobočky na centrálu a potom dojde na pobočce ke změně některých položek? Při výstupu dat z uzlu do centra program přenese ty doklady, které nově vznikly (od minulého přenosu ) a zároveň také ty, které už byly přeneseny, ale od minulého přenosu došlo k jejich změně. Tyto doklady program posílá znovu a na centru je obsluha vyzvána k rozhodnutí, zda ponechat doklad který již jednou přišel (a může být už zaúčtován), nebo zda stávající doklad nahradit aktuálnějším z uzlu. Jak technicky realizovat přenosy dat mezi pracovišti? Přenos je technicky možný pomocí disket a jiných archivačních médií, nebo pomocí modemu. Interval přenosu závisí na množství dat a potřebách firmy. Lze ho realizovat v libovolném časovém rozpětí, jednou za hodinu, den, či měsíc. Modulem distribuce dat je možno propojit i pracoviště, která jsou síťová, jedná-li se o větší firmu, tak bude jistě na centru více počítačů a na uzlech mohou být také síťové instalace. Je možné nainstalovat WinStrom na Stolní počítač a zároveň na notebook? Ano, ale je nutné nejprve zakoupit licenci pro další počítač. Licence na další počítač ve firmě stojí zhruba polovinu pořizovací ceny na první počítač. Po instalaci ostré verze programu WinStrom a připojení HW klíče program pod Windows 2000 hlásí, že klíč nebyl nalezen a program se bude nadále chovat jako Startovací verze, co s tím? Pod Windows 2000 a někdy i pod Windows NT, program nemůže nalézt ovladač bezpečnostního klíče. Potom je nutné spustit instalaci ovladače ručně. Spusťte program INST32.EXE s paremetrem /I. Poté bude ovladač zaveden a program bude korektně fungovat. INST32.EXE naleznete v adresáři, kde máte nainstalován program Winstrom. Mohu program WinStrom korektně odinstalovat z počítače? Ano, odinstalaci provedete tak, jak je ve Windows běžné. V menu START/NASTAVENÍ/OVLÁDACÍ PANELY/PŘIDAT NEBO ODEBRAT PROGRAMY. Dojde však pouze k odinstalovaní programu, data zůstanou zachována na disku. Jak do programu přidám novou účtovanou firmu? Po spuštění programu WinStrom a přihlášení do některé z firem jako SPRAVCE, zadejte v menu soubory firem/nová firma - vytvoření nové složky adresáře tam založíte novou firmu a místo kde budou

3 uložena její data. Jak nastavím v programu WinStrom Mzdy, aby se data z mezd nahrávala do účetnictví ke konkrétní účtované firmě? Po spuštění programu WinStrom Mzdy, v menu soubory firem/připojit. Program nabídne seznam firem, které jsou zadány v účetnictví WinStrom. Zde zvolte firmu, ke které budou mzdy připojeny. Tato funkce vyžaduje, aby program mzdy byl nainstalován ve stejném adresáři a na stejném disku jako program WinStrom. Mohu z programu WinStrom vymazat starou účtovanou firmu, kterou již nepoužívám? Ano, v menu Soubory firem / Zrušení firmy. Nemohu smazat starou firmu ani založit novou - funkce je nepřístupná (prošedivělá)? Nejste ve Winstromu přihlášen jako SPRAVCE. Tyto funkce nemohou využívat jiní uživatelé. Start programu Winstrom trvá dlouho? Na pomalejších počítačích může start programu trvat déle. Na start programu má vliv velikost paměti RAM (doporučujeme 64MB) a volné místo na disku. Dalšího zrychlení se dá dosáhnout defragmentací disku, nebo vypnutím zbytečných rezidentních programů. Používám externí Zip mechaniku připojenou na port tiskárny přes HW klíč, někdy se nedají data na Zip mechanice číst? Zip mechaniku připojte přímo do počítače a HW klíč na výstup z mechaniky. Potom bude správně fungovat jak Zip mechanika, tak program Winstrom. Používáme ve firmě síťovou instalaci programu Winstrom na síťi Novell verze 4. Program tuhne a padá, co s tím? Nainstalujte nejnovější verzi síťových klientů na pracovní stanice (minimálně 3.3) a na server service pack 9 a vyšší. Obecné Pro jaké organizace je program WinStrom vhodný? Program je určen pro malé a střední podnikatelské subjekty a neziskové organizace. Je program vhodný pro firmu, která vede ostatním firmám účetnictví na zakázku? Program umožňuje zpracovat až 99 firem na jednom PC. Umí program pracovat v síťovém provozu? Ano, síťová verze je provozně ověřena na sítích Novell NetWare, Windows 95, NT, Program nelze spustit, co mám dělat? 1) zkontrolujte volné místo na disku, v žádném případě by nemělo klesnout pod 50 MB (z pochopitelných důvodů); 0 2) ujistěte se, že je v pořádku zástupce programu WinStrom (zavádění provádí program StartWs.exe z adresáře, do kterého jste program instalovali); 1 3) prověřte, jestli je existuje adresář Kde začít ve vlastnostech pro zástupce, nebo jestli není přejmenován; 2 4) není program odinstalován? Na programu WinStrom nás v síti pracuje více. Mohu zjistit u konkrétního dokladu, kdo jej vytvořil?. Program zapisuje do nového dokladu jméno právě přihlášeného uživatele. Program vyžaduje při každém přihlášení do firmy zadání jména uživatele a hesla. Toto mě strašně zdržuje. V programu pracuji sama a na jednom počítači. V případě, že Vás zdržuje přihlašování do programu, můžete si vytvořit uživatele s jménem např. 3 a heslem 3 a stanovit pro něj maximálně možné přístupové práva. Číslo 3 není zvolené náhodou, klávesa je totiž umístěna nejblíž klávese ENTER v číselné části klávesnice.

4 Mohu povolit svému podřízenému přístup pouze k některým funkcím programu? Ano, přístupová práva jsou koncipovány dvoustavově, přístup ANO a přístup NE do jednotlivých funkcí každého modulu. Vzhledem k tomu, že funkce v modulech jsou rozděleny na přidávací, editační a přehledové, lze například autorům vystavených faktur znepřístupnit jejich stornování. Při volbě Zobrazit sestavu na obrazovku program na tento příkaz nereaguje. Pravděpodobně nemáte v systému Windows nainstalovanou ani jednu tiskárnu. Při tisku na traktorový papír mi třetí stránka tiskne přes perforaci. Nastavte si v ovladači tiskárny (tlačítko Start - Nastavení - Tiskárny) správný formát papíru. Standardně je nastaven formát A4, což je chybně. Nejvíce rozšířený formát traktorového papíru je Fanfold2 (210 mm x 8) Z programu nelze tisknout kopie dokladu. Váš ovladač zřejmě neumožňuje tisk kopií (tlačítko Start - Nastavení - Tiskárny). Zkuste nainstalovat nejnovější ovladač stažený z internetových stránek výrobce Vaší tiskárny, případně nainstalujte ovladač od jiného výrobce. Při tisku se některé údaje překrývají, případně chybí. Písmena s diakritikou nejsou česky. Zřejmě nedošlo při instalaci k zaregistrování fontů, případně byly uživatelem odstraněny. Zkontrolujte si přítomnost fontů Arial Narrow CE ve složce písem (Tlačítko Start - Nastavení - Ovládací panely - Písma). Pokud se tam nacházejí, opakujte tisk, pokud tam nejsou, musíte si je nainstalovat ( Soubor - Nainstalovat nové písmo). Potřebná písma se nacházejí v adresáři, kde máte nainstalován WinStrom (standardně C:\WINSTROM). Při tisku padá program. Je zapotřebí nainstalovat jiný ovladač tiskárny. Sežeňte si nejnovější ovladač na internetu. Někdy stačí použít i ovladač na starší typ tiskárny. Mohu si do tiskové sestavy přidat logo firmy, případně si sestavy upravit? Samozřejmě. Pro zkušené uživatele je k programu WinStrom přiložen program Návrhář sestav. Těm méně zkušeným doporučujeme nechat si sestavu upravit od nás za mírnou úplatu. Mohu si přidat vlastní sestavu? Ano, tato možnost je od verze 4.50 Tisk vydané faktury na jehličkovou tiskárnu trvá dlouho. Zaškrtněte si políčko Použít při tisku stručný formulář ve Vydaných fakturách - Parametry, fakturační řady. Při použití funkce Dosovský tisk (rychlý na jehličkových tiskárnách) mi sestavy nevyjíždí česky i když použiju konverzi do kódové stránky Latin II (852). Přesvědčete se, zda vaše jehličková tiskárna opravdu podporuje tisk kódové stránky Latin II (852). Pokud ne, tisk nebude správný! Potřebuji poslat sestavu em. Lze to udělat? Můžete sestavu exportovat do souboru ve formátu RTF, který je čitelný pro většinu textových editorů. Nechte si sestavu zobrazit na obrazovku, zmačkněte ikonu diskety, zvolte formát exportu a zadejte jméno souboru, který můžete odeslat em. Pozor! Pokud na počítači, na kterém se takto vyexportovaná sestava bude tisknout nebudou fonty Arial Narrow CE, bude tisk nesprávný. Fonty naleznete v adresáři, kde máte nainstalován WinStrom (standardně C:\WINSTROM) v souborech *.TTF Máme program WinStrom na síti a chtěli by jsme změnit sestavu. Musíme jí pak rozkopírovat na ostatní počítače? Můžete, ale nemusíte. Je možné použít jedny předpisy sestav pro všechny počítače v síti. Nakopírujte všechny soubory s příponou RTF, ve stejné adresářové struktuře jako je v adresáři WinStromu, na vhodné místo síťového disku. V programu Winstrom jděte na Soubory firem - Nastavení vlastností WinStromu, vyplňte pole Jiné umístění tiskových předpisů a zatrhněte pole Akceptovat umístění. Program bude využívat tyto tiskové předpisy.

5 Máme ve firmě 4 počítače propojené sítí ve Windows 95. Program hlásí při společné práci nad stejnými daty neshodu vět v indexovém souboru. Také došlo k tomu, že při souběžné práci v jednom modulu se položky jednoho dokladu objeví v dokladu druhém. Zjistěte si, jakou máte verzi systémového souboru VREDIR.VXD (najdete jej v adresáři WINDOWS\SYSTEM). Pokud je mezi až budete mít na síti problémy, neboť tam je ve Windows chyba. Pořiďte si novou verzi , která je již dobrá. Naleznete ji také na instalačním Cd programu WinStrom. 0 Od verze 3.xx program Winstrom tyto chybné ovladače detekuje sám a navrhne Vám jejich instalaci. Laserová tiskárna netiskne správně české znaky pod Windows 9x/NT, jak problém odstranit? Je nutno zadat v nastavení tiskárny volbu Tisknout True Typová písma jako grafiku (nebo jako bitmapu apod.). Mám novou tiskárnu a při pokusu o tisk se program WinStrom náhle zavře s chybovým hlášením, co s tím? Opatřete si nový ovladač pro tuto tiskárnu (např. stažením z Internetu), neboť i v ovladači tiskárny může být chyba! Jak zabránit nechtěnému změnění údajů v již uzavřeném měsíci, resp. roce? V menu Parametry firmy / Manažer zpracování je možné zakázat nebo povolit vstup dat v konkrétním měsíci a modulu. Toto funkci má přístupnou pouze uživatel SPRAVCE. Jak do programu přidám novou účtovanou firmu? Po spuštění programu WinStrom v menu soubory firem/nová firma - vytvoření nové složky adresáře tam založíte novou firmu a místo kde budou uložena její data. Mohu vymazat starou účtovanou firmu, kterou již nepoužívám z programu WinStrom? Ano, v menu Soubory firem / Zrušení firmy. Nemohu smazat starou firmu, ani založit novou - funkce je nepřístupná (prošedivělá)? Nejste ve Winstromu přihlášen jako SPRAVCE. Tyto funkce nemohou využívat jiní uživatelé. Start programu Winstrom trvá dlouho? Na pomalejších počítačích může start programu trvat déle. Na start programu má vliv velikost paměti RAM (doporučujeme 64MB) a volné místo na disku. Dalšího zrychlení se dá dosáhnout defragmentací disku, nebo vypnutím zbytečných rezidentních programů. Mohu zvětšit písmo v progamu a jeho vzhled? Program WinStrom využívá systémového nastavení vašeho počítače. Dále je možno zvolit některou z variant, kterou nabízí program v menu Soubory firem / Nastavení vlastností. Zde je možno změnit způsob ovládání programu. Mohu v programu vybírat záznamy s logickým výběrem? Např. položka 1 = hodnota 550 a současně položka 2 obsahuje slovo PRAHA? Ano, všechny výběry umožňují zadání předdefinovaného dotazu, nebo sestavení obecné podmínky z logických výrazů. Vámi sestavené dotazy můžete také uložit pro opakované použití. Je homebanking standardní součástí WinStromu, nebo se musí doplácet. Homebanking je standardní součástí WinStromu a není třeba jej dokupovat. Které banky homebanking ve WinStromu podporuje? Podporována je KB, IPB, ČS, ČSOB, e-banka, GE Capital bank (dříve Agrobanka), Citibank, Societe Generale a banky, které pro komunikaci s klientem používají programy Multicash a Gemini. Umí program pracovat s cizí měnou? Ano. V případě, že se změní sazby DPH, je možné někde nastavit nové?

6 Sazby DPH jsou libovolně nastavitelná a po změně uživatelem se promítne ve všech výpočtech, formulářích a sestavách. Nastavení se provádí v Parametry firmy / Specifikaci firmy. Je možné zakoupit a používat pouze některé vybrané moduly? Programové moduly jsou vzájemně provázány, mohou však pracovat i samostatně. Jak mám postupovat v případě, že došlo k novelizaci zákonů? Program WinStrom je v souladu s těmito změnami automaticky upraven a registrovaní uživatelé jsou včas o této změně informováni. Konec roku v programu WinStrom Převod dat do nového roku v programu WinStrom v zásadě není nic složitého a program se postará o vše potřebné sám. 0 MODUL ÚČETNICTVÍ 1 Jakmile vstoupíte v novém roce do tohoto modulu, program Vám sám nabídne převod do nového roku. Tato operace spočívá ve vytvoření nové účtové osnovy a nastavení počátečních stavů účtů 2 Souběžná práce ve starém a v novém roce: 3 Jestliže jste ve starém roce ještě dělali nějaké úpravy, můžete tuto funkci klidně několikrát opakovat (ve starém roce funkce Konec roku). Účty, které jste si v novém roce do osnovy přidali, zůstanou zachovány. 4 FAKTURY VYDANÉ A PŘIJATÉ, OBJEDNÁVKY 5 Konec roku se v těchto modulech dotkne fakturačních řad. Jestliže použijete fakturační řadu poprvé v novém roce, bude automaticky zalomena a za lomítkem čísla dokladu se bude již objevovat označení nového roku. Počáteční číslo v novém roce podléhá nastvení v definici fakturační řady v poli Počátek v roce. Tuto řadu již není možné ve starém roce použít. Adresář Mohu si adresy v adresáři rozčlenit podle svých požadavků? Ano, všechny firmy v adresáři je možno rozdělit do několika celků dle potřeb vaší firmy pomocí několika (Vámi definovaných) klíčů. Např. odběratelé, dodavatelé, neplatiči, dále můžete členit dle krajů, dle druhu dodávaného zboží,...atd. Pomocí filtru se pak rychle dostanete k požadované skupině firem Mohu si v adresáři vytisknou adresní štítky? Ano, tisk štítků je k dispozici ve funkci Výběr adres dle podmínky. Mohu si definovat ke každému odběrateli individuální splatnost ve dnech? Ano Našimi klienty jsou převážně obchodní řetězce se sítí prodejen. Fakturujeme na jednu adresu, ale zboží pokaždé dodáváme do jiné pobočky (prodejny). Je toto ve WinStromu nějak ošetřeno? Ano, k adresní kartěvašeho klienta můžete navázat libovolné množství míst (adres) určení. Při tvorbě faktury na daného klienta budou pak tyto adresy nabízeny k výběru. K jednotlivým odběratelům pořebuji přiřadit informaci důležitou pro fakturujícího, jak to provedu? V adresáři mohu ke každému odběrateli připojit libovolný text. Obsah tohoto pole se zobrazí při výběru adresáta ve fakturaci. Mohu si adresy v adresáři rozčlenit podle svých požadavků? Ano, všechny firmy v adresáři je možno rozdělit do několika celků dle potřeb vaší firmy pomocí několika (Vámi definovaných) klíčů. Např. odběratelé, dodavatelé, neplatiči, dále můžete členit dle krajů, dle druhu dodávaného zboží,...atd. Pomocí filtru se pak rychle dostanete k požadované skupině firem Mohu si v adresáři vytisknou adresní štítky? Ano, tisk štítků je k dispozici ve funkci Výběr adres dle podmínky.

7 Mohu si definovat ke každému odběrateli individuální splatnost ve dnech? Ano Účetnictví Mohu se ještě dostat do období, ve kterém již proběhla funkce Měsíční zpracování? Ano, měsíční i roční zpracování je možné spustit vícekrát a neprobíhá zde žádná blokace. Ochranu proti nechtěným změnám zajišťuje Manažer zpracování (viz. Obecné informace). Mohu provádět změny v již uzavřeném měsíci resp. roce? Ano, aby se však provedená změna správně promítla do celého systému, je třeba opět spustit měsíční zpracování od měněného období až po aktuální. Jestliže se změna týkala minulého roku, nezapomeňte též mezi zpracováním prosince a ledna spustit funkci Konec roku. Mohu souběžně pracovat ve starém a v novém roce? Ano, ve většině firem je zcela běžné, že zatímco se ještě uzavírá starý rok, vystavují se doklady již do nového roku. V tomto případě stačí pouze formálně spustit funkci Konec roku a v modulech nastavit dokladové řady pro nový rok. Funkci Konec roku podobně jako Měsíční zpracování je možné bez rizika spustit opakovaně. Naše společnost má zahraničního majitele, který vyžaduje specifický obsah i formu rozvahy a výsledovky. Ve funkci Tvorba vlastních sestav lze nadefinovat vlastní tiskovou sestavy včetně způsobu výpočtu, cizojazyčné popisky a pod. Nejdříve si připravíte seznam řádků, které bude sestava obsahovat. Následně pro každý řádek sestavíte předpis co bude řádek obsahovat, číslo účtu z rozvrhu a nebo součtový řádek. Ve formuláři přiznání DPH se mi na řádku 400 (Osvobozená uskutečněná zdanitelná plnění) objevila částka, i když žádné takové doklady nemám. Možnou příčinou, proč se vyskytují doklady na řádku 400 přiznání DPH je, že se například hotovostní úhrady faktur v pokladně označí jako osvobozené (resp. uživatel vyplní u takového pokladního dokladu pole osvobozeno) což samozřejmě úhrada faktury není. Správný postup je, že se vyplní ve formuláři pokladního dokladu pouze celková částka. Při uložení dokladu program oznámí, že na dokladu nejsou vyplněny kolonky DPH, zda je to správně. Zvolte ANO. K sestavě Přiznání k dani z přidané hodnoty potřebuji podklady z čeho se vypočtené částky skládají. Kde je mohu získat? Přehled podkladů pro DPH naleznete v modulu Vydané faktury, Přijaté faktury a Pokladna pod funkcí Výkaz DPH. Začínám pracovat v programu WinStrom, dle návodu jsem navstupovala neuhrazené závazky a pohledávky minulého období. V následujících měsících mi začaly docházet platby k těmto dokladům, kde je mohu spárovat (spojit)? V tomto případě není potřeba ručně nic spojovat. Platby těchto závazků a pohledávek, které jsou již běžným způsobem navstupovány, se automaticky spárují při měsíčním zpracování. Výsledek je pak možné zkontrolovat v uhrazeném (resp. neuhrazeném) saldu v účetnictví. Kam máme zadat počáteční stavy účtů, když jsme začali program WinStrom používat v polovině roku? Pokud začínáte pracovat s programem WinStrom v průběhu roku, počáteční stavy nezadávejte přímo ve funkci na to určené, protože ve výstupních sestavách je tato částka prezentována jako stav k 1.1. daného roku. Ideálním způsobem se jeví zaúčtování účetních případů do období, které předchází prvnímu zpracovávanému programem WinStrom. Např. Potřebujete začít účtovat ve WinStromu k Do období 06/2001 zaúčtujete pomocí proti účtů k tomu určených na všechny účty (Rozvahové + výsledovkové), které mají zůstatek k Potom spustíte uzávěrku a můžete pohodlně začít pracovat v období 07/2001. Nezapomeňte na vytvoření počátečního salda pohledávek a závazků pro období 06/2001. V programu WinStrom zpracováváme více firem. Při zakládání nové firmy musím vždy znovu naplnit některé číselníky (např. účtovou osnovu, předkontace). Je možné si toto nějak usnadnit?

8 Ano, vytvořte si vzorovou firmu a nadefinujte v ní potřebné číselníky. Pomocí funkce zálohování si tyto údaje zazálohujte. Pak už pouze stačí v každé nové firmě tuto zálohu obnovit a můžete začít pracovat. Mohu si nějakým způsobem vytisknout sestavy z minulého roku? Ano, stačí pouze při vstupu do modulu zadat patřičné období. U výsledovky, rozvahy a Cashflow je třeba navíc spustit výpočet za požadované období. Potřebuji najít doklady dle určitého kritéria a nevím přesně v jakém modulu a období byly pořízeny. Použijte podmínku pro výběr dle zadaných kritérií ve funkci Účetní případy na účet. Jaký je rozdíl mezi funkcí Nahrání dat do účetnictví v modulech a podobnou funkcí, která je v dialogovém okně Měsíčního zpracování? Obě tyto funkce slouží v podstatě ke stejnému účelu. Pohodlnější je samozřejmě použít funkci v dialogovém okně Měsíční zpracování, která vše obstará rychleji. V modulech tato funkce zůstala jako pozůstatek programu PC-Strom a má své odůvodnění pouze v případě, že chcete nahrát změny pouze konkrétního modulu nebo nahráváte data z modulů Drobný a Investiční majetek. Mohu v účetnictví opravit doklad, který je nahrán z modulu? Ne, taková oprava by při opětovném nahrání byla přepsána původním údajem. Platí jedno důležité pravidlo - doklad opravte tam kde vzniknul. Ve formuláři pro vstup účetního dokladu nemám přístupné pole pro zadání střediska. Patrně nemáte zadané ani jedno středisko v číselníku Střediska. Zadejte jej a znovu se přihlašte do firmy. Ve formuláři pro vstup účetního dokladu nemám přístupné pole pro zadání cizí měny. Pole pro zadání cizí měny se zpřístupní pouze tehdy, když je použit účet MD nebo DAL u kterého chceme sledovat ekvivalent v cizí měně. Tuto volbu nastavíte ve vlastnostech konkrétního účtu ve funkci Účetní rozvrh. V jednom modulu jsem opravila doklad a změna se v účetních sestavách nikde nepromítla. Co mám dělat? Aby se změna promítla do patřičných sestav, je třeba opět nahrát data do modulu účetnictví a spustit Měsíční zpracování. Po měsíčním zpracování mám sestavu Saldo úplně prázdnou. V účetní osnově není ani u jednoho účtu zvolen parametr Sledovat saldo. Jak zadám, u kterých účtů chci sledovat saldo? Ve funkci Účetní rozvrh u patřičných účtů (nejčastěji 311, 321, účty záloh atd.) vyplňte parametr Sledovat saldo. Ze sestavy neuhrazené saldo mi nevypadla faktura, i když k ní existuje úhrada na stejnou částku. Zkontrolujte si, zda oba doklady obsahují shodné variabilní číslo, včetně lomítek a shodné číslo účtu včetně analytiky. Jak si mohu vytisknout saldo pouze jednoho vybraného účtu? Ve funkci Saldo uhrazené (neuhrazené) / Analýza všech závazků a pohledávek v období si pomocí výběrové podmínky vyberte požadované doklady pro příslušný účet a teprve poté vytiskněte sestavu saldo. Nesedí mi aktiva a pasiva v rozvaze. 1) Zkontrolujte si, zda máte vyrovnané stavy MD a DAL v počátečních stavech účtů; 0 2) V případě, že rozdíl aktiv a pasiv je stejný jako hospodářský výsledek, zjistěte u jakého účtu v předpisu Rozvahy pro finanční úřad je nastaven typ výpočtu 2-Výsledek. Jestliže tento účet je v počátečním stavu na straně MD nebo DAL nenulový, je nutno do osnovy nadefinovat nový analytický účet a v předpisu rozvahy nastavit typ výpočtu 2-Výsledek u tohoto účtu. Protože typ výpočtu 2-Výsledek smí být použit maximálně u jednoho účtu, přepněte u původního nenulového účtu typ

9 výpočtu 10-Pasiva nebo 8-Aktiva; 1 3) Zkontrolujte, zda ve vašem účetnictví nepoužíváte nějaký vlastní účet, který není určen zákonem. V takovém případě jej program nezná a je třeba ručně nadefinovat typ výpočtu a řádek v předpisu rozvahy, na kterém se má účet objevit, nebo tento účet přestat používat. V účetní osnově jsem omylem založil účet, který nyní potřebuji smazat. Program mi však hlásí: Není možné zrušit účet. Již je na něm účtováno. Jak mám postupovat. Tento účet je patrně použit v jednom nebo více dokladech. Po nahrazení účtu v těchto dokladech již půjde příslušný účet zrušit. V přiznání k DPH mám některé částky zdvojené. Proč? Zkontrolujte, zda v pokladně u hotovostních úhrad faktur nemáte vyplněny údaje o DPH. U těchto dokladů musí být vyplněna pouze částka CELKEM. V přiznání k DPH se mi vyplnilo pole osvobozená uskutečněná zdanitelná plnění, i když žádné nemáme. Proč? Zkontrolujte, zda u nedaňových pokladních dokladů nemáte vyplněno pole OSVOBOZENO. Týká se to zejména dokladů hotovostních úhrad faktur, vkladů do pokladny apod. U těchto dokladů vyplňujte pouze částku CELKEM. Obsahuje program v sobě vzorovou účetní osnovu? V programu je předpis účetní osnovy pro podnikatelské subjekty, rozpočtové a příspěvkové organizace a politické strany a občanská sdružení. Umí program zpracovat i fiskální účetnictví? Ano, program umožňuje vygenerovat sestavy jejichž počáteční a konečné období není shodné s kalendářním rokem. Faktury vydané Ve funkci Hotovostní prodej v prodejně vystavujeme stovky dokladů denně. Tiskové sestavy v účetnictví jsou pak neúměrně dlouhé. Protože jsou všechny doklady účtovány stejně stačilo by nám do účetnictví nahrávat pouze sumu dokladů za danou předkontaci. Je to možné? Ano, stačí pouze ve funkci Typy prodejních dokladů zvolit sumární způsob nahrávání do účta. Vystavuji fakturu do zahraničí, ale program mi nenabízí typ DPH vývoz služeb, vývoz zboží, mezinárodní přepravu. Faktura je vystavena v Kč. Program považuje jako zahraniční pouze tu, která má vyplněno vstupní pole cizí měna. Vyplňte tedy do tohoto pole kód Kč a použijte kurz 1. Měna Kč musí být nadefinována v číselníku cizích měn. Mohu tisknou z programu WinStrom zjednodušené daňové doklady (paragony)? Ano, pro kvalitní a rychlý tisk doporučujeme použít některou na trhu dostupnou pokladní tiskárnu. (V programu WinStrom je testována tiskárna Star SP 212) Mohu mít v programu WinStrom více fakturačních řad? Ano, tyto řady je možné definovat v Parametrech. Mohou všechny fakturační řady začínat od jedničky? Ne, program v souladu se zákonem neumožňuje vystavovat faktury se stejným číslem v jednom roce. Nastavte si proto fakturační řady s dostatečným rozestupem. Např. běžné faktury budou číslovány od 1/01, zahraniční faktury od 10001/01, proforma 20001/01 atd. V okamžiku, kdy jedna fakturační řada doběhne druhou program použije první volné číslo v následující řadě. Proto si zvolte dostatečnou rezervu. Jaké vlastnosti má faktura typ ##PROFORMA? Tato faktura se nepřevádí do účetnictví, ani se neobjevuje v přehledech DPH. Kód použité předkontace můžete například využít pro různé přehledy dle kritérií. Doporučujeme si také zřídit vlastní fakturační řadu pro proforma faktur. Jak mám zrušit úhradu faktury?

10 Jestliže je faktura uhrazena prostřednictvím modulu Banka resp. Pokladna je třeba provést zrušení úhrady faktury přímo v těchto modulech. Jak správně vystavím fakturu vydanou, pokud je vystavena za služby i za zboží? Do hlavičky dokladu zadejte předkontaci například pro zaúčtování zboží a na položky týkající se služeb doplňte navíc předkontaci pro zaúčtování služeb. Při pořízení vydané faktury je možné zadat předkontaci jak do hlavičky dokladu, tak na jednotlivou položku. Která předkontace má v tomto případě přednost? Přednost má předkontace na položce. Jestliže předkontaci na položce nevyplníte, program u této položky použije předkontaci z hlavičky faktury. Jak se správně v programu zapisují dobropisy? Dobropisy se zapisují se zápornou hodnotou. Jestliže se jedná o dobropis s vazbou na sklad, zadejte záporně kusy a kladněčástku za kus. Pro verzi SQL vedení skladů metodou FIFO se pro fakturu typu DOBROPIS zadává počet kusů na položce faktury kladně. Jedná-li se o skladovou položku, vrátí se zboží na sklad samostatně generovanou příjemkou. Při vystavení vydané faktury si chceme vybrat na jaký účet jí chceme uhradit. Bankovní účty, které jste si nadefinovali ve funkci Parametry firmy / Specifikace firmy si můžete vybrat při tvorbě vydané faktury v záložce Ostatní ve funkci Jiné bankovní spojení. Mohu si položky v ceníku rozdělit do nějakých skupin? Ano, zatřídění zboží do skupin má následující výhody: 0 a) urychlí vyhledávání určité položky v ceníku; 1 b) zjednoduší zaúčtování položek faktury, které je zapotřebí rozúčtovat; 2 c) lépe vyhodnotí prodeje například pomocí nástrojů ABC-analýzy prodeje zboží. Vystavujeme několik faktur se stejnými položkami, lze to nějak urychlit? Při editaci faktury využijte funkci Kopie položek z jiné faktury. Urychlení tvorby faktury K vyhledání konkrétní položky v rozsáhlém ceníku je výhodné použít filtrovacího nástroje. Lehce najdete náhradní položku například ze skupiny Monitory v ceně od-do. Pokud vystavuji fakturu v cizí měně, budou i ceny skladových a ceníkových položek v cizí měně? Ceny je nejdříve nutné v patřičné měně definovat ve funkci Speciální. Využít lze i hromadný výpočet či přepočet dle kurzu měny. Faktury přijaté Mohu mít v programu WinStrom více fakturačních řad? Ano, tyto řady je možné definovat v Parametrech modulu.. Mohou všechny fakturační řady začínat od jedničky? Ne, program v souladu se zákonem neumožňuje vystavovat faktury se stejným číslem v jednom roce. Nastavte si proto fakturační řady s dostatečným rozestupem. Např. běžné faktury budou číslovány od 1/01, zahraniční faktury od 10001/01, proforma 20001/01 atd. V okamžiku, kdy jedna fakturační řada doběhne druhou, program použije první volné číslo v následující řadě. Proto si zvolte dostatečnou rezervu. Jak správně zaúčtovat zaokrouhlovací rozdíl? Pokud potřebujete zaúčtovat zaokrouhlovací rozdíl, využijte rozúčtování faktury. Zde jednoduše zaúčtujete základ i rozdíl. Jak správně zaúčtovat v programu WinStrom JCD? Pro účtování JCD (DPH z dovozu) použijte cizí měnu Kč a kurz 1. Měna Kč musí být nadefinována v číselníku cizích měn. Celkem k úhradě zadáte celkovou částku pro zaplacení celnici. Dále do

11 příslušných políček uvedete clo jako osvobozeno, skutečný základ DPH, částku DPH (kvůli evidenci DPH z dovozu). Po zadání předkontací pro DPH fakturu uložíte a pomocí funkce rozúčtovaní zaúčtujete clo, případně další položky. Mohu do příkazu k úhradě doplnit další platby? Ano, nejdříve zvolte faktury které budete hradit a stiskněte tlačítko Vytvoření příkazu. V následujícím okně můžete doplňovat další řádky příkazu. Mohu při vytváření příkazu k úhradě zadat i částečnou úhradu? Ano, nejdříve zvolte faktury které budete hradit a stiskněte tlačítko Vytvoření příkazu. V následujícím okně můžete částku k úhradě na jednotlivých fakturách editovat. Jak mám zrušit úhradu faktury? Jestliže je faktura uhrazena prostřednictvím modulu Banka resp. Pokladna je třeba provést zrušení úhrady faktury přímo v těchto modulech. Mohu si zvolit, aby se mi do modulu účetnictví nahrávaly doklady obsahující místo variabilního čísla interní? Ano, lze to nastavit v parametrech přijatých faktur a tato volba má vliv i na způsob nahrávání z modulu Banka. Umí program WinStrom vyexportovat příkaz k úhradě v elektronické podobě? Ano, funkce se jmenuje Tvorba a tisk příkazů k úhradě, kde při tisku zvolíte formu Elektronická. Které banky homebanking ve WinStromu podporuje? Podporována je KB, IPB, ČS, ČSOB, e-banka, GE Capital bank (dříve Agrobanka), Citibank, Societe Generale a banky, které pro komunikaci s klientem používají programy Multicash a Gemini. Při tvorbě příkazu k úhradě si chceme vybrat z jakého účtu jej chceme hradit. Bankovní účty, které jste si nadefinovali ve funkci Parametry firmy / Specifikace firmy si můžete zvolit při tisku příkazu k úhradě v rozbalovacím menu Jiné bankovní spojení. Při převodu elektronického příkazu k úhradě hlásí program pro Homebanking chybu v účtu. Co mám dělat? Aplikace pro Homebanking jsou citlivé na tvar zadaného čísla bankovního účtu (dále b.ú.) odesílatele i příjemce. Proto je třeba dodržovat následující pravidla: dle ČNB je základní velikost čísla b.ú. minimálně 4 a maximálně 10 číslic; čísla b.ú., která jsou větší něž 10 znaků obsahují tzv. předčíslí; předčíslí musí být odděleno od základního čísla b.ú. pomlčkou (-) nebo doplněno nulami do počtu 6 znaků (zvolte pouze jednu možnost); v některých číslech se můžou vyskytovat i dvě pomlčky. Druhá pomlčka se vynechává, jedná se pouze o tzv. koncovku v rámci vnitřního členění v bankovním ústavu. Několik příkladů: Špatný tvar čísla b.ú. Správný tvar čísla b.ú. (v závorce je další možnost) ( ) ( ) Poznámka Předčíslí b.ú. může být specifikováno pouze jedním oddělovačem. Je možno zvolit pomlčku (-) nebo patřičný počet nul, tak aby předčíslí bylo šestimístné. Druhá pomlčka v čísle b.ú. je nepřípustná a vyjadřuje pouze vnitřní členění v rámci bankovního ústavu (tzv koncovka). Pro přenos prostřednictvím homebankingu

12 je třeba tuto pomlčku odstranit Číslo za pomlčkou je menší než 4 znaky, číslo před pomlčkou tedy není předčíslí a pomlčka se v tomto případě vynechává. Pomlčka zde znamenala opět pouze tzv. koncovku. Banka Jak mohu v modulu Banka zadat doklad s DPH? Program WinStrom neumožňuje v modulu Banka zadat doklad s DPH. Daňový doklad zadejte v modulu vydané nebo přijaté faktury, kde se promítne do DPH a v modulu Banka jej následně spárujte. Umí program WinStrom bankovní výpis v elektronické podobě? Ano, použijte funkci Čtení výpisu ze souboru. Které banky homebanking ve WinStromu podporuje? Podporována je KB, IPB, ČS, ČSOB, e-banka, GE Capital bank (dříve Agrobanka), Citibank, Societe Generale a banky, které pro komunikaci s klientem používají programy Multicash a Gemini. Jak mohu v programu jednoduše provést vzájemný zápočet závazků a pohledávek? Pro tento účel nejlépe poslouží modul Banka. V menu Bankovní účty si založte fiktivní účet například pod jménem Zápočty. Způsob použití si ukážeme na následujícím příkladu: 0 Vydaná faktura 333/01 na ,- firmě Kovotvar 1 Přijatá faktura 600/01 na 8.500,- od firmy Kovotvar 2 Domluvíte si zápočet obou faktur. 3 V modulu banka založíte nový výpis (zápočet) a pomocí funkce Tvorba položek z faktur vytvoříte patřičné položky: první s částkou 8500,- a variabilním symbolem 333/01 (douhrazení vydané faktury 333/01) druhou s částkou 8500,- a var. symbolem 600/01 (úplná úhrada přijaté faktury 600/01) Obě faktury mají příznak UHRAZENO Nakonec Vám Kovotvar doplatí 1500,- jako rozdíl vzájemného zápočtu. (částečná platba vydané faktury 333/01) V průběhu roku jsme u naší banky změnili frekvenci zasílání výpisů. Od tohoto okamžiku nám začali posílat výpisy číslované znovu od 1. Jak máme správně postupovat ve WinStromu? Bankovní výpis je účetní doklad jako každý jiný a dle našeho názoru by měl být v rámci roku číslován nepřetržitě. Praxe je však jiná. V tomto případě doporučujeme založit ve funkci Bankovní účty nový účet například s kódem BU2 a nové výpisy začít pořizovat pod tímto kódem. Pokladna Mohu si založit více pokladen? Ano, ve funkci Definice pokladen si můžete založit libovolné množství pokladen. Lze někde zjistit okamžitý stav pokladny? Ve funkci Pokladna - příjem / výdej stiskněte tlačítko?, program zjistí z modulu účetnictví stav účtu pokladny a vypočítá rozdíl výdajových a příjmových dokladů. Mohu v průběhu roku přidat další pokladnu? Ano, ve funkci Definice pokladen. Jak spáruji faktury placené v hotovosti? Ve funkci Pokladna - příjem / výdej stiskněte tlačítko Spojit s fakturou Vydanou / Přijatou.

13 Sklad Potřebuji vystavit fakturu a výdejku na zboží, které jsem již přijal, ale nestačil jsem ho naskladnit do počítače. Je nějaké řešení? V každodenním provozu je tato situace zcela běžná a program je na ní připraven. V takovémto případě Vás sice upozorní na nedostatek jednotek, ale umožní Vám pokračovat při tvorbě dokladu. Položky, které nemohl program vyskladnit si zaznamená v tabulce Požadavky na výdej. V okamžiku, kdy již zboží na skladě je, vytvořte výdejku a při zadání položky stiskněte tlačítko Požadavky na výdej. Lze při příjmu na sklad rozpočítat i ostatní náklady např. dopravu? Ano, při příjemce stisknětě tlačítko Rozpuštění ost.nákl. Hlídá program minimální stav zboží na kartě, aby mohlo dojít k včasnému objednání chybějícího produktu? Karta obsahuje minimální a maximální požadovaný stav a v modulu Objednávky program navrhne objednávku na podlimitní zboží. Jsme obchodní firma a tak nás zajímá, zda je možno vytisknout obrat za určité období, s průměrnou marží a počtem ks daného produktu Součástí programu je modul ABC analýza, která umožňuje analyzovat odběratele a zboží podle obratu v ks a Kč Umožňuje program vést více cen pro jeden produkt? Ke každému zboží či skupině zboží lze nadefinovat libovolné množství množstevních slev či cen v Kč nebo v cizí měně a vytvořit vazbu ke konkrétnímu klientovi či skupině klientů. Objednávky Zákazník si u nás udělal objednávku zboží na více položek. Momentálně jsme však schopni vyřešit tuto objednávku jen z části. Jak máme správně postupovat? Při kopii objednávky do faktury program nabídne editaci položek. U zboží, které můžete dodat pouze částečně, zadejte patřičný počet jednotek, které máte k dispozici. U zboží, které momentálně nemáte vůbec, zadejte počet jednotek 0. Objednávka je ve stavu částečně hotovo a na řádcích je vidět, kolik jednotek z požadovaného množství jste již zákazníkovi vydali. Drobný majetek Umožňuje program vést majetek pouze v operativní evidenci? Ano. Investiční majetek Jak mohu přerušit na určitou dobu odpis majetku? Vytvořte si vlastní odpisovou skupinu např. R0 a všechny koeficienty nechte nulové. Otevřete kartu majetku, v poli Změna odpisové skupiny zadejte rok změny a doplňte novou odpisovou skupinu R0. Mohu si u investičního majetku definovat vlastní účetní odpis? Ano, na kartě investičního majetku si můžete v poli Investiční majetek % zvolit procento ročního účetního odpisu. Například chcete-li odepisovat účetně 4 roky, zadejte 25% (10 let - 10% apod.). Do účetnictví se pak budou nahrávat Vaše odpisy. Máme v evidenci majetku různé technologické zařízení, u kterého musejí být prováděny v pravidelných intervalech servisní kontroly. Kam můžu zapsat tyto termíny? Tyto údaje zapište do jednoho ze tří polí Poznámka. Dle tohoto pole pak můžete karty majetku třídit a vybírat. Umožňuje program navýšení vstupní ceny v průběhu odepisování? Ano, použijte funkci Zvýšení vstupní ceny. Jak mám do programu správně zařadit částečně odepsaný majetek?

14 Založte kartu v období, od kterého chcete začít v programu odepisovat. Jako datum zařazení vyplňte 1. den měsíce a roku, od kterého chcete začít odepisovat. Do pole Pořizovací cena zadejte skutečnou pořizovací cenu. Dále vyplňte stáří majetku, přičemž rok pořízení je brán jako rok 0 a skutečný účetní a daňový zůstatek. U tohoto majetku je také pravděpodobné, že je již zařazen na majetkových účtech. Pokud zvolíte Nenahrávat zařazení do účta, budou se do modulu účetnictví nahrávat pouze odpisy. Ostatní pole vyplňte tak jako u nového majetku. Mzdy Kde zadám ve mzdě zaměstnance srážku za stravenky? Pokud chcete zaměstnanci provádět srážku za stravenky, je třeba nejdříve zadat v - kmenových údajích / menu srážky/ přidat srážku. Vyberete zaměstnance a přiřadíte mu srážku stravné. Do částky je možno zadat libovolnou částku, budete ji stejně každý měsíc měnit. Vlastní zadání srážky v konkrétním období se provede v tabulce vstupu měsíčních dat a výpočtu mzdy / sloupec srážky. Zde nezapomeňte každý měsíc změnit částku podle toho, na jak velké stravné má pracovník nárok. Jak do programu WinStrom Mzdy zadám přeplatek (nedoplatek) daně z příjmu? Tato částka se zadá ve vstupu měsíčních dat a výpočtu mzdy /sloupec daň. Zde přidáte složku daňové dorovnání. Částka může být kladná i záporná. Kde zadám číslo účtu, kam chce zaměstnanec posílat výplatu? V kmenových údajích zvolte funkci - osobní údaje vstup a aktualizace / vyberte patřičného pracovníka a způsob výplaty vyberte na účet. Ve vedlejší kolonce vyberte účet, na který bude výplata zasílána. Kde zadám číslo účtu a částku, kam bude zasílána část výplaty pracovníka, kterou splácí půjčku? V kmenových údajích zvolte funkci srážky - vyberte patřičného pracovníka a potom mu můžete přidat srážku se specifikací o jakou složku se jedná, na který účet bude zasílána, a o jakou sumu se jedná. Zde je možnost zadání data od do, kterého se má srážka provádět, popřípadě kolik se má celkem srazit. Tato srážka bude automaticky vstupovat do každé měsíční mzdy, dokud srážku nezměníte nebo neskončí její platnost. Pracovník může mít pochopitelně srážek více, potom postupujte stejným způsobem, program bude srážky číslovat dle pořadí. Pokud se změní parametry pro výpočet mzdy zaměstnance tím, že se mu narodí dítě, na které může uplatnit daňový odpočet. Jak to zadám do programu. Pokud změníte parametry v osobních údajích zaměstnance / daně / tabulka vyživovaných dětí přidáte dítě, a informaci o tom, zda na něj bude uplatněn daňový odpočet. Program již podle rodného čísla nabídne datum do kdy bude odpočet trvat. Dále se již nemusíte o nic starat, program bude při výpočtu mzdy uplatňovat daňový odpočet dle platné legislativy. Mohu část výplaty vyplatit hotově a část na bankovní účet? V kmenových údajích zvolte funkci - osobní údaje vstup a aktualizace / vyberte patřičného pracovníka a způsob výplaty vyberte pokladnou. Část výplaty, která bude posílána na účet, zadejte v kmenových údajích / srážky - vyberte pracovníka a přidejte mu srážku spoření. Sem doplňte částku o jakou se jedná, a na který účet bude zasílána. Tato srážka odejde na pracovníkův účet a druhá část bude vyplacena hotově. Kam mám zadat nepřítomnost zaměstnance? Nepřítomnost zaměstnance zadejte ve vstupu měsíčních dat a výpočtu mzdy / sloupec nepřítomnost. Zde zadáte o jaký typ nepřítomnosti se jedná a jak dlouho trvala. Program o tuto nepřítomnost zkrátí odpracovanou dobu v daném měsíci a vypočte patřičnou náhradu. Pokud se jedná o dovolenou, zapíše se vybraná dovolená i do karty pracovního poměru do určené kolonky. Kam zapíšu číslo účtu a var. symbol pro placení daně ze mzdy? Údaje zadáte v Základních údajích / parametry pro výpočet mezd / zálohová a srážková daň - zde zadáte bankovní spojení včetně čísla účtů a variabilních symbolů. Kam můžu vyplnit účet, na který se bude posílat sociální pojištění? Údaje pro sociální pojištění zadáte v Základních údajích / parametry pro výpočet mezd / sociální pojištění - zde zadáte bankovní spojení včetně čísla účtů a variabilního symbolu.

15 Protože se naše organizace stala VELKOU organizací, koupili jsme si od Vás rozšíření programu mzdy tak, aby umožnil zpracování organizací nad 25 zaměstnanců. Co mám dělat, aby se pracovníkům kteří onemocněli, vypočetla nemocenská dávka? Jděte na Základní údaje/ parametry pro výpočet mezd a zde v typu organizace vyberte Velká. Program se potom bude chovat tak, jak je pro Velké organizace potřeba. Znamená to tedy, že pracovníkům kteří jsou v pracovní neschopnosti, bude správně vypočtena nemocenská dávka. Jak zadáme nepřítomnost pracovnice, která je na mateřské dovolené? V kmenových údajích zvolte funkci - osobní údaje vstup a aktualizace / vyberte patřičnou pracovnici. Pod tlačítkem vynětí z evidence můžete přidat patřičnou složku. Jak zadám pracovníka na DPP nebo DPČ? V kmenových údajích zvolte funkci - Pracovní poměry. Při zadávání pracovního poměru vyplňujete pole Druh Pracovního poměru, tam zadáte typ DPP nebo DPČ. Program se bude nadále u těchto pracovníků chovat dle platné legislativy. Kde mám zadat čísla účtů zdravotních pojišťoven? Čísla účtů jednotlivých zdravotních pojišťoven můžete zadat v základních údajích / parametry pro výpočet mezd / zdravotní pojišťovny. Do této tabulky se také dostanete při zadávání osobních údajů zaměstnanců ve zdravotním pojištění a v kódu zdravotní pojišťovny. Tam také zadáte pojišťovny pracovníkům. Uzavřela jsem mzdy za aktuální období, přesto je na všech sestavách včetně příkazů k úhradě napsáno neplatné. Co s tím? Všechny sestavy jsou označené jako neplatné až do okamžiku, kdy jste se rozhodla, že mzdy jsou vypočteny správně a provedete funkci převod dat do nového měsíce. Potom je aktuální období uzavřeno a program vytiskne platné sestavy. V již definitivně uzavřeném měsíci pořebuji provést změnu. Jak to provedu? Program obsahuje funkci opravy v minulých měsících, tady můžete v následujících obdobích mzdu opravit. Při opravě dojde k vytvoření kopie mzdy za opravované období, zde zpracujete mzdu tak, jak měla být správně vypočtena. Potom program zjistí rozdíly mezi původně vypočtenou mzdou a opravou, rozdíl (přeplatek nebo nedoplatek) program promítne do právě zpracovávaného měsíce. Touto funkcí lze opravit všechny složky mzdy včetně odčitatelných položek. Program vede s uživatelem při opravě dialog, který je potřeba bedlivěčíst a řídit se jeho pokyny. Opravu je možno realizovat v jakémkoliv měsíci v právě zpracovávaném roce. Dopoledne jsem zpracoval mzdy, měsíc jsem uzavřel a převedl data. Tím došlo k definitivnímu uzavření měsíce. Sestavy jsem ještě nevytiskl, ani jsem neposlal příkazy k úhradě. Teď jsem si uvědomil, že potřebuji ve mzdách provést ještě změnu. Jde to i jinak, než čekat do příštího měsíce a opravit to funkcí opravy v minulých měsících? Program umožní otevření již uzavřeného měsíce, má to však svoje omezení. Pokud jste již převedl data do následujícího období, program Vás při otevření měsíce upozorní na to, že jestliže měsíc opakovaně otevřete, data následujícího období budou vymazána. Pokud se rozhodnete tuto funkci spustit i za tuto cenu (ve vašem případě se nic neděje, protože v dalším měsíci jste ještě nic nezpracoval) můžete mzdy opravit a znovu uzavřít. Potom vytisknete nové sestavy a příkazy k úhradě. Mohu funkci Nahrání údajů do účetnictví spustit podruhé, nezdvojí se mi data v účetnictví. Funkci nahrání údajů do účetnictví lze spustit opakovaně. V žádném případě nedojde ke zdvojení dat. V modulu účetnictví mají jednotlivé účetní případy, které vznikly nahráním dat z modulu mzdy příznak M, a program je při opakovaném přenosu přepisuje. Při výpočtu daně ze mzdy nejsou u jednoho pracovníka uplatněny odčitatelné položky. Proč? Protože jste zřejmě ve funkci osobní údaje zaměstnance záložka daně nezadal položku uplatnění nezdanitelných částek ANO/NE, případně zda pracovník podepsal /nepodepsal prohlášení k dani. Zde je také možno zadat odčitatelné položky na vyživované osoby. Pokud zde změníte parametry pro výpočet mzdy, program tyto změny promítne do výpočtu mzdy již v aktuálním otevřeném období. Kde mohu vytisknout mzdové listy? Mzdové listy jednoduše vytisknete tak, že zvolíte funkci Přehledy a tisky/mzdové listy. Tady nejdříve spusťte funkci vyplnění mzdových listů a potom sestavu vytiskněte.

16 Proč se u pracovníků, kteří mají měsíční mzdu, nepočítají náhrady za svátek? U pracovníků, kteří mají měsíční mzdu, se základní mzda vyplácí bez ohledu na fond pracovní doby. Proto bude mzda vypočtena stejně bez ohledu na počet svátků. Jsme malá organizace a program na mzdy používáme od počátku roku V tomto měsíci nemůžeme vytisknout některé sestavy na naší nové tiskárně. V minulosti jsme neměli s tiskem z mezd žádné problémy. Problém bude zřejmě v nastavení tiskárny. Překontrolujte ve vlastnostech tiskárny, zda je formát papíru nastaven na A4. Pokud tomu tak není nastavte ho tak. Sestavy jsou vytvořeny pro formát A4 a pokud se na stranu sestava nevejde, není vytištěna. Podle našich poznatků je tato varianta lepší, než když je sestava vytištěna oříznutě. (chybí část čísel atp.) Jak mám vyřešit ve mzdách, když jeden pracovník má u naší firmy dva pracovní poměry? Tuto možnost lze zadat jednoduše tak, že v pracovních poměrech zadáte konkrétnímu pracovníku další pracovní poměr. Může jich mít v dané organizaci i několik. Jakto, že se v měsíční mzdě neuplatňuje odečitatelná položka na manželku? Odčitatelnou položku na manželku je možno uplatnit pouze při ročním zúčtování a ne měsíčně. Jak nastavím v programu WinStrom Mzdy, aby se data z mezd nahrávala do účetnictví ke konkrétní účtované firmě? Po spuštění programu WinStrom Mzdy, v menu soubory firem/připojit. Nabídne seznam firem, které jsou zadány v účetnictví WinStrom. Zde zvolte firmu, ke které budou mzdy připojeny. Tato funkce vyžaduje, aby program mzdy byl nainstalován ve stejném adresáři a na stejném disku jako program WinStrom. Mohu z mezd poslat příkaz k úhradě do banky elektronickou formou? Ano, při vytváření příkazu k úhradě z programu WinStrom mzdy můžete zvolit elektronickou formu příkazu k úhradě. Takto vzniklým souborem je proveden příkaz k úhradě. Jak nastavím v programu WinStrom Mzdy, aby se mi data z mezd nahrávala do účetnictví pod různými souvztažnostmi podle druhu pracovních poměrů, popř. Podle středisek? V programu Winstrom Mzdy je možno ve funkci VAZBA NA ÚČETNICTVÍ/PŘEDKONTACE / ZADÁNÍ INDIVIDUÁLNÍCH KÓDŮ PŘEDKONTACÍ možno zadat každému pracovníku předkontace na jeho složky mzdy, pod kterými bude vstupovat do účetnictví WinStrom. Jak nastavím v programu WinStrom Mzdy, aby se data z mezd nahrávala do účetnictví ke konkrétní účtované firmě? Po spuštění programu WinStrom Mzdy, v menu soubory firem/připojit. Program nabídne seznam firem, které jsou zadány v účetnictví WinStrom. Zde zvolte firmu, ke které budou mzdy připojeny. Tato funkce vyžaduje, aby program mzdy byl nainstalován ve stejném adresáři a na stejném disku jako program WinStrom. Kniha jízd Jak začít používat program Kniha jízd? 1. Nejdříve je dobré vyplnit všechny číselníky, a to v pořadí Číselník řidičů, Číselník vozidel, Číselník náhrad a Číselník PHM. 1. Zadat jízdy dle skutečnosti pro jedno až dvě vozidla a jeden až dva měsíce. 1. Opakující se trasy si v průběhu zadávání ukládejte do číselníku tras. 1. Jízdu, u které je zřejmé, že se bude vícekrát nebo pravidelně opakovat, si po jejím komletním vyplnění uložte do číselníku pravidelných jízd. 1. Další období knihy jzd již můžete realizovat pomocí funkce rekonstrukce knihy jízd. Jak nejsnáze přidám novou jízdu Je několik možností: 1. Pomocí funkce rekonstrukce knihy jízd 1. Kopií existující jízdy a úpravou času nebo datumu odjezdu. 1. Při zadávání nové jízdy vyberte způsob opakování.a tím se budou přidávat jíž předvyplněné jízdy, u kterých jen upravíte měnící se údaje, např.: trasu, účel, čas

17 odjezdu, SPZ atd. Jak sestavím a vytisknu cestovní příkaz? Za předpokladu, že máte všechny jízdy vyplněny příslušnými částkami pro jízdné, stravné, nocležné a vedlejší výdaje sestavíte cestovní příkaz v modulu Příprava pro zaúčtování. Jízdy, ze kterých má být příkaz sestaven, vyberete nastavením obdobím, SPZ nebo kódem řidiče v dialogovém okně a tam jej také vytisknete. Jak program Kniha jízd počítá délku pracovní jízdy a délku pracovního výkonu.? Délka jízdy je informativní údaj. Je-li zadán nebo programem vypočtem, slouží pouze pro kontrolu, zda lze za uvedený čas uvedenou vzdálenosti. Délka jednodenní jízdy je počítána pouze tehdy, je-li zadán čas odjezdu i čas příjezdu. Délku vícedenní jízdy můžete zadat ručně sami. Délka pracovního výkonu je uváděna na cestovním příkazu a měla by tudíž odpovídat uvedeným položkám pro stravné a nocležné. Je vypočítávána obdobným způsobem jako u délky jízdy s možností ručního zadání. Jak zjistím roční spotřebu konkrétního vozu? V přehledovém okně Jízdy zvolte tisk (Ctrl+P nebo tlačítkem Tisk) a vyberte jednu z tiskových sestav Spotřeba PHM SPZ + měsíc nebo za rok nebo jen součty Další možností je tisk roční statistikyz hlavního okna programu. Tam je možné získat souhrný roční přehled o spotřebě, čerpání PHM, ale i o výši náhrad s mezisoučty po měsících nejen za jedno vozidlo, ale i za všechna vozidla najednou Jak použiji kontextovou nápovědu? Kdekoli v programu po stisku tlačítek Shift+F1 se zobrazí kurzorová šipka s otazníkem. Myší ukažte na vybraný objekt v okně (např. pole pro editaci nebo tlačítko) a stiskněte levé tlačítko myši. Otevře se nápovědné okno s již vybranou příslušnou statí, která se váže k tomuto objektu.

18 Účetní systém WINSTROM 1. Úvod 1.1 Obecné informace Nosným produktem je informační systém pro zpracování ekonomických a navazujících agend firmy pod obchodním názvem WinStrom. Winstrom je provázaný modulární systém, který vedle základních modulů (podvojné účetnictví, daňová evidence, fakturace, manažerská analýza prodeje, banka, pokladna, adresář ochodních partnerů, sklad, obchodní modul-objednávky, majetek) obsahuje i moduly výroba, mzdy, finační analýza a kniha jízd. Účetní systém Winstrom, který je primárně pracuje v soustavě podvojného účetnictví může pracovat i v zjednodušeném režimu daňové evidence,(bývalé jednoduché účetnictví). Vzájemná provázanost jednotlivých modulů a podpora logistických procesů a finančního účetnictví řadí ekonomický systém WinStrom do třídy produktů ERP (Enterprise Resource Plannin) Historie produktu Programy řady STROM mají za sebou dlouholetou tradici. První verze software, tehdy pro DOS, byla pod obchodním názvem PC-STROM uvedena na český trh již v březnu roku 1991 (na slovenský r.1993). V roce 1997 následovala verze WinStrom pracující pod operačním systém Windows a v roce 1999 byl realizován přechod z klasického DBF formátu na SQL databáze s architekturou klient-server. V roce 2004 byla vyvinuta nová verze 6 s důrazem na jednotné zpracování účetního dokladu. Z historie vývoje produktu vyplývá, že vývojový tým firmy sleduje nejmodernější informační technologie a má zkušenosti s analýzou IS (využití CASE systému), s architekturou klient-server, SQL servery, s distribuovaným zpracováním dat a v poslední době i s technologiemi potřebnými pro vývoj internetových aplikací. Vývojové prostředí produktu Program WIN-STROM je vytvořen v moderním (objektově orientovaném) jazyce CA-Visual Objects. od softwarové firmy Computer Associational International Inc. Vývojový prostředek je určen pro tvorbu 32 bitových databázových aplikací pod operačním systémem Windows 9x, 2000 a Windows NT, XP. Program WIN-STROM pracuje s klasickou databází xbase ve formátu DBF nebo s daty uloženými v SQL databázi Sybase Anywhere (architektura klient-server). 1.2 Přechod na SQL databáze Rostoucí objem zpracovávaných dat a nasazení WinStromu v rozsáhlých sítích si vynutilo přechod z klasického DBF formátu na SQL databáze s architekturou klient server, které poskytují řadu výhod. Architektura klient-server V architektuře klient-server se aplikace rozděluje na dvěčásti. První část běžící na SQL serveru udržuje konzistentní datovou základnu a vykonává datové operace pomocí uložených procedur a transakčního systému. Zbylá část odlehčené aplikace běží na stanici klienta a zajišťuje především komunikaci uživatele s databází. Rozdělení aplikace přináší mnohem vyšší stabilitu a bezpečnost dat. SQL server má vlastní prostředky na údržbu a zpracování dat a zotavení se z chyb. Data již nejsou rozdělena do desítek samostatných souborů s časově náročnou indexací, ale jsou uložena v jedné databázi, o kterou se stará řada sofistikovaných metod SQL serveru. Uložené procedury Podstatně se také zvyšuje rychlost zpracování některých datových operací, jako jsou např. výběry dokladů podle uživatelem zadaných podmínek nebo operace související s přesunem velkého množství dat (např. nahrávání dat do účetnictví, měsíční zpracování apod.). Ke zrychlení tak dochází všude tam, kde se ve verzi s daty v DBF formátu přesouvaly velké objemy dat po síti ke zpracování na lokálním počítači. Zpracování takovýchto operací v SQL databázi je koncentrováno do jediného uzlu, na kterém je spuštěn SQL server s vlastní logikou zpracování. Současně se zvyšuje ochrana dat před jejich zneužitím. Přístup k datovým souborům v DBF formátu nelze dostatečně zabezpečit. SQL servery mají propracovaný systém ochrany uložených dat pomocí přístupových práv včetně možnosti jejich zašifrování a automatické archivace. Výkon serveru Nová architektura klient-server přináší i nový pohled na technické parametry systému. Zvýšení rychlosti aplikace již není tak závislé na výkonu jednotlivých stanic, ale především na výkonu síťového serveru, na kterém běží SQL-server. SQL servery nový fenomén Trh s databázovými technologiemi se prudce rozvíjí a jeho roční obraty se vyšplhaly k hranici deseti miliard amerických dolarů. Zpracování dat pomocí SQL-serverů se stává celosvětovým standardem a

19 novým fenoménem (obdobně, jako před několika lety přechod z operačního systému DOS na Windows). S hromadným nasazením SQL serverů dochází k jejich výraznému zlevnění a snížení nároků na instalaci a následnou údržbu. Hlavním faktorem rozvoje SQL serverů a architektury klient-server je rychle rostoucí využití Internetu a elektronického obchodu, který se opírá o nové technologie SQL databází. Dále se prudce rozvíjí řada nových produktů, využívajících standardního způsobu uložení dat. Zajímavé jsou i analytické metody zpracovávající informace uložené v databázích, jako například tzv. datové sklady a metody dolování dat nebo využití přístupu k datům z různých mobilních zařízení WinStrom a SQL Nová verze WinStromu, která pracuje s SQL-serverem zachovává a dále rozvíjí všechny funkce a způsoby ovládání a rozložení oken předchozích verzí. Na první pohled nepoznáte, že Winstrom pracuje s daty v novém formátu. V menu Moduly přibyla funkce, která převádí Vaše stávající data z DBF formátu do SQL, takže veškerá informace uložená ve Vašich datech zůstává zachována. Naleznete zde i funkci, která vrací data zpět do DBF formátu. Kompatibilita s předchozími verzemi je zachována do té míry, že současně můžete pracovat s více firmami, přičemž malé firmy mohou mít data uložena v DBF formátu a velké firmy v SQL. Drobné rozdíly v chování jsou způsobeny odlišným způsobem výběru dat z databáze. Uživatelský dotaz Ve verzi SQL je připraven nový systém zadávání a ukládání uživatelských dotazů, který plně využívá schopností SQL-serverů rychle vybírat informace z jednotlivých tabulek dle uživatelem zadaných podmínek. Replikace distribuce dat Změny doznal systém distribuovaného zpracování dat na oddělených pracovištích. K přenosu dat mezi jednotlivými pracovišti uzly a centrem se využívá tzv. replikační systém SQL-serverů. Tento systém provádí zabezpečený přenos dat mezi jednotlivými severy. Replikační systém automaticky zajišťuje, že se z uzlů do centra a zpět přenášejí pouze změny nastalé od předchozího přenosu, jejichž přijetí je cílovou databází zpětně potvrzeno. Pro přenos je možno vedle klasických médií využít i služby Internetu s automatickým nastavením času přenosu. Archivace dat Podstatné změny doznal i způsob archivace dat. SQL-server umožňuje v čase naplánovat automatickou archivaci pouze nově zadaných nebo změněných dat (míněno od předchozí archivace) nebo veškeré informace uložené v databázi. Elektronický obchod Připravuje se elektronický obchod, který by umožnil zobrazení ceníku a sestavení objednávky na Internetu. Spojení s firmou Sybase Nová SQL verze programu WinStrom přistupuje k datům na serveru pomocí otevřeného datového rozhraní tzv. ODBC driverů. Jako SQL-server, který je součástí nové verze, byl vybrán Adaptive Server Anywhere od firmy Sybase. Vývojová firma Win-Strom Software s.r.o. zakoupila od firmy Sybase multi-licenci na tento server, tím se stala obchodním partnerem firmy Sybase a připravila tak pro uživatele optimální vztah mezi cenou a výkonem nové technologie. Prostředky systému CASE byl také vytvořen konceptuální datový model WinStromu. Tím byly pro budoucnost vytvořeny základní předpoklady pro uživatelskou volbu SQL-serveru. S trochou nadsázky je možno závěrem říci, že s novou technologií SQL se uživatelům především díky Internetu otvírá nový svět při zpracování a využití ekonomických informací. Firma Win-Strom Software nemohla a ani nestála stranou tomuto vývoji. 1.3 Požadavky na konfiguraci počítače Program WIN-STROM je 32 bitová aplikace pracující pod operačním systémem Windows 95/98 a Windows NT, 2000, XP, což určuje základní požadavky na hardware počítače. Potřebný je dostatečně výkonný 32 bitový procesor (minimální konfigurace je Pentium Celeron 500Mhz nebo AMD Duron 500MHz s operační pamětí RAM 64MB a více, doporučená je Pentium III 1Ghz nebo Pentium 4 1,5Ghz a operační paměť RAM 128MB což je nejlevnější počítač v roce 2001). Po instalaci zaujímá program na pevném disku prostor zhruba 16 MB. 1.4 Instalace programu Program WIN-STROM je distribuován na CD-disku. Po vložení CD do mechaniky se automaticky spustí instalační menu. V instalačním menu najdete seznam produktů (WIN-STROM účetnictví, mzdy, knihu jízd, předkontace SOWA...). Dále zde najdete informace o programu Winstrom, uživatelskou příručku, informace o podpoře uživatelů a další informace. Zvolíte produkt,1x na něj klikněte levým tlačítkem myši a vyčkejte na spuštění instalačního dialogu. Dále postupujte dle pokynů instalačního programu. Když se instalační CD nerozběhne automaticky, musíte spustit příslušný SetUp32.exe,

20 který naleznete na instalačním CD. Instalaci programu můžete kdykoliv přerušit. Součástí instalace je i zapsání údajů o aplikaci WIN-STROM do tzv. registrů operačního systému Windows. Důsledkem registrace je kromě jiného skutečnost, že aplikaci WIN-STROM najdete v hlavní nabídce START/Programy, odkud ji můžete pohodlně spustit. 1.5 Popis základních oken a jejich ovládání Činnosti ve všech modulech účetního programu WIN-STROM jsou omezeny na několik základních operací, které odpovídají standardům operačního systému Windows. Účelem této kapitoly však není seznámit uživatele se všemi vlastnostmi Windows. Uvedeny jsou pouze nejdůležitější vlastnosti potřebné pro zpracování účetnictví v programu WIN-STROM Vlastnosti kurzoru - práce s myší Kurzor - ukazatel je volně pohyblivý obrázek, který se pohybuje po obrazovce s pohybem myši nebo kombinací kláves. Obvykle má tvar šipky. Tvar se však může měnit v závislosti na poloze. Různé tvary má kurzor např. v textových polích, na rámu okna a v tabulce. V okamžiku, kdy je systém zaměstnán déle trvající operací a nepřijímá další příkazy (např. při vyhledávání v rozsáhlé tabulce) má kurzor tvar přesýpacích hodin. V textových polích určených pro vstup dat má kurzor tvar svislé blikající čárky. Pro vyvolání některých činností ve Windows jsou potřebné speciální operace s myší, jako je např. dvojklik a tažení. Při tažení nastavíte kurzor na objekt, např. rám okna, stisknete (obvykle levé) tlačítko myši a táhnete v požadovaném směru. Vybraný objekt se přemístí. Dvojklik spouští obecně silnější akci než jeden klik. Pro začátečníky ve Windows je důležité vystihnout správnou frekvenci dvojkliku, kterou systém oddělí od dvou jednoduchých klepnutí. V programu WIN-STROM se často používá dvojklik v tabulkách, kde pro vybraný řádek aktivujete jistou funkci Některé vlastnosti oken Okno je zarámovaná část obrazovky, která obsahuje vizuální prvky jako jsou tlačítka, textová pole, otevřené a uzavřené seznamy, přepínací tlačítka, posuvníky. atd. Systém Windows se stará o základní vlastnosti každého okna a umožňuje měnit jeho polohu a velikost. V záhlaví okna, které je barevně zvýrazněno, je název okna. V pravé části záhlaví okna jsou tlačítka pro zavření okna (X), zvětšení okna na rozměr celé obrazovky a jeho tzv. minimalizaci.. Pokud některé tlačítko chybí, nelze operaci provést. Minimalizace je vhodný způsob uklizení okna do pohotovostní polohy, kde ho můžete rychle najít a obnovit. Polohu okna např. změníte zatažením za jeho záhlaví, velikost pak roztažením jeho rámu. Protože okna mají vždy omezenou velikost, jsou při prohlížení rozsáhlého dokumentu vybaveny posuvníky. Posuvník je pás, po němž se dá tahat knoflíkem. Ten udává momentální polohu okna v rámci zobrazovaného dokumentu - tabulky. Na obou koncích posuvníků jsou tlačítka se šipkami. Stisknutím tlačítek nebo tažením knoflíku lze oknem posouvat v daném směru po rozsáhlém dokumentu Menu Okna mají tzv. menu - soubor nabídek, ve kterých jsou soustředěny základní funkce pro práci s údaji v okně. Program WIN-STROM se ovládá z hlavního menu pod záhlavím okna aplikace. Jednotlivá pracovní okna pak mají své vlastní menu. Funkce v menu jsou rozděleny do skupin, např. Soubory firem, Parametry firem atd. Kliknutím myši na skupinu nebo kombinací kláves Alt+potržený znak v názvu skupiny můžete skupinu rozvinout do jednotlivých funkcí, spustit tzv. roletu. Jednotlivé funkce v roletě menu můžete aktivovat opět několika způsoby, kliknutím myší nebo stiskem potrženého písmena v názvu. Často používané funkce můžete přímo spouštět (bez rozvinutí rolety menu) pomocí tzv. horkých kláves, např. Ctrl+P pro tisk. Některé funkce najdete také přímo v okně, ke kterému je menu přiřazeno, v tzv. nástrojovém pruhu pod záhlavím okna. Funkce mají podobu tlačítek s ikonami Systémové menu Úplně vlevo v záhlaví okna najdete ikonu s logem firmy WinStrom. Kliknutím na ikonu dostanete tzv. systémové menu nabízející změnu tvaru nebo polohy okna a funkci Zavřít (horká klávesa Ctrl+F4). Pomocí systémového menu lze provádět základní operace s oknem i bez myši Sdílení datových souborů Platné pro datovou strukturu DBF. Program je koncipován tak, že umožňuje současný, tzv. sdílený přístup k datovým souborů. Obecně platí, že v okamžiku otevření datového okna se otvírá i datový soubor, jehož obsah je v okně zobrazen. Uzavřením okna se uzavře napojený datový soubor. Soubory si otvírají také některé funkce, např. funkce Nahrávání dat do účetnictví. S ukončením funkce se uzavřou i otevřené soubory. Protože systém umožňuje otevřít více oken najednou dochází k situacím, kdy systém musí ošetřit současný - sdílený přístup k datovým souborům. Požadavek na sdílený přístup k datům nastává i v síťovém prostředí, kdy dva uživatelé současně pracují nad stejnými daty na síťovém disku.

21 Ze sdíleného přístupu k datům vyplývají jistá omezení. Například dva uživatelé nemohou současně měnit obsah jedné věty ve stejném datovém souboru. Nelze si také věty v souboru současně prohlížet a přitom ve funkci Odstranění zrušených vět spustit funkci, která ze stejného souboru má odstranit věty označené na smazání. Typický případ kolize nastává také v situaci, kdy v modulu Účetnictví máte otevřené okno Vstup účetních případů a současně v modulu Pokladna spustíte funkci Nahrávání dat do účetnictví. Na možnou kolizi ve sdílení datových souborů jste dopředu upozorněni varovnou zprávou: Soubor je použit v jiném okně nebo jiným uživatelem. Uzavřete-li dané okno nebo chvíli počkáte, než druhý uživatel ukončí přístup k danému souboru (zavře datové okno), je přístup k datům uvolněn a vy můžete dále pokračovat ve zpracování Síťová verze programu WIN-STROM Pracujete-li v síťovém prostředí, musíte si zakoupit síťovou verzi programu WIN-STROM. Součástí síťové licence je číslo, které udává maximální počet současně přihlášených uživatelů k systému. Správce sítě nejdříve nainstaluje program WIN-STROM na každou stanici sítě a složku (adresář), ve kterém jsou uloženy datové soubory vaší firmy, umístí na síťový (sdílený) disk, viz menu Soubory firem/nová firma. K systému se pak může z jednotlivých stanic přihlásit více uživatelů a současně pracovat i v jednotlivých modulech. Ze současného přístupu k datovým souborům vyplývají jistá omezení, viz Sdílení datových souborů 1.6 První start programu WIN-STROM Program WIN-STROM můžete spustit v systémové nabídce START/PROGRAMY Zadání licenčního čísla Při prvním startu programu se zobrazí okno, ve kterém musíte zadat tzv. licenční číslo. Každému uživateli, který zakoupí program WIN-STROM je přiděleno jednoznačné licenční číslo. Říkáme také, že uživatel si zakoupil licenci k programu WIN-STROM. Nemáte-li zakoupeno licenční číslo, můžete pracovat s tzv. Start verzí programu. Start verze je omezena počtem dokladů, které můžete založit a zpracovat. (30). Jestliže se rozhodnete zaregistrovat u svého distributora, dostanete stále bezplatně licenční číslo, jež Vás opravňuje provozovat tzv. registrovanou Start verzi, jež je omezena počtem zpracovaných dokladů. Registrovat se můžete snadno pomocí internetu. Můžete zde zadat i licenční číslo pro elektronickou banku, kterou používáte. Winstrom má elektronické bankovnictví pro většinu bankovních domů v ČR. Zpřístupnění některých formátů je chráněno licenčním číslem. Ve mzdách je licenčním kódem chráněno elektronické odeslání ELDP na PVS (Portál veřejné správy) Založení první firmy Programem WIN-STROM můžete zpracovávat účetnictví pro více firem. Při prvním startu programu se zobrazí okno, ve kterém musíte založit svoji první firmu. Firma je určena názvem firmy a složkou (adresářem), ve které budou uložena veškerá data. Později můžete založit další firmy, viz menu hlavního okna První přihlášení Po založení firmy se zobrazí vstupní dialogové okno Přihlášení uživatele, kde musíte zadat jméno uživatele a jeho heslo. Při prvním startu programu zadáte jméno SPRAVCE a heslo OK. Jak se přihlašují další uživatelé k programu je popsáno v menu hlavního okna, viz dále.

22 Pro každou nově založenou firmu se zobrazí okno se seznamem činností, jež musíte vykonat předtím než začnete pro danou firmu účtovat. 1.7 Hlavní okno aplikace Program WIN-STROM žije v systému Windows ve svém hlavním aplikačním okně. Hlavní okno vytváří pracovní plochu programu. S uzavřením tohoto okna je s potvrzením uzavřena i celá aplikace. V záhlaví hlavního okna je Název firmy a identifikační číslo instalace programu. Oknu aplikace je přiřazeno hlavní menu, ze kterého se celá aplikace ovládá. Menu je rozděleno do skupin: Soubory firem Parametry firmy Moduly Okna Nápověda Konec Hlavní okno aplikace má stavový řádek v dolní liště, který kroměčísla aktuální verze programu, času a velikosti dostupné paměti obsahuje i přepínače, jež řídí vstup dat z klávesnice (Ins, Caps,...) Menu: Soubory firem Výběr firmy Zobrazí se okno se seznamem firem, které jste si definovali v menu Nová firma. V seznamu je vedle názvu firmy uvedena i složka (adresář), kde jsou uložena data firmy. Pomocí myši nebo klávesnice vyberete požadovanou firmu. Objeví se vstupní dialogové okno Přihlášení uživatele, kde musíte zadat jméno uživatele a jeho heslo. S firmou může pracovat více uživatelů, kteří se od sebe liší rozsahem přístupových práv, viz. Menu Parametry firmy - Přístupová práva uživatelů. Nad všemi uživateli firmy stojí správce s neomezenými právy. Při prvním startu programu má správce heslo OK, které si však posléze může změnit. Následuje Zadání účetního roku, ve kterém chcete pracovat, tj. zakládat a opravovat účetní doklady. Po zadání účetního roku se otevře Okno modulů, které je základní pracovní plochou pro výběr a spouštění funkcí Winstrom. Zadání účetního roku Před otevřením okna modulů (obvykle při výběru nové firmy) jste vyzváni k zadání účetního roku. Oproti předchozí verzi, ve které se zadávalo účetní období včetně měsíce došlo k rozšíření na celý rok. V účetním roce pracujete, tj. aktualizujete účetní doklady. Některé moduly, jako např. Účetní zpracování, Sklad a Majetek mají funkce pro přechod do následujícího účetního roku. Doklady z jiného účetního roku, než který je zadán při vstupu si můžete libovolně prohlížet, nemůžete je však změnit. Změnu účetního roku najdete také v nástrojové liště hlavního okna s ikonou hodin. Nová firma Program umožňuje zpracovávat účetnictví pro libovolný počet firem. Novou (tedy i první) firmu může založit pouze správce, tj. uživatel, který se přihlásil pod jménem SPRAVCE. První údaj při zadání je formát dat. Záleží na zakoupené licenci. Můžete volit mezi formátem DBF a SQL. Pro formát SQL DATA, je nutné nejprve instalovat SQL server na serverový počítač a ODBC drivery na všechny stanice. Od verze 9 SQL serveru ASA Sybase je k dispozici samointalační CD. Zbylý

23 postup je pro oba formáty dat stejný. Při zadání nové firmy musí správce zadat kód firmy a kompletní cestu ke složce (adresáři včetně disku), kde budou uloženy datové soubory této firmy. V případě, že zadaná složka na disku neexistuje, bude vytvořena. Jestliže zadaná složka na disku existuje, program zjistí, zda se jedná o data WIN-STROMu, a vyžádá si souhlas přístupu k této složce. Druhá varianta nastává pro síťovou verzi, kde datová složka firmy je umístěna na síťovém disku, ke které přistupují uživatelé z jednotlivých stanic. Obr.2 Zrušení firmy Uživatel přihlášený jako SPRAVCE má možnost založenou firmu zrušit. Z bezpečnostních důvodů zůstávají data zrušené firmy na disku, zruší se pouze přístup k datům firmy. Přistup k nim lze však obnovit, viz menu Nová firma nebo je možné data systémovými prostředky smazat. Nastavení vlastností Win-Stromu Zobrazí se okno, ve kterém lze nastavit volitelné vlastnosti programu WIN-STROM. Způsob ovládání prvků v oknech Okna ve Windows obsahují vstupní a ovládací prvky - položky, jako jsou textová pole, tlačítka a přepínače. Účetní doposud pracující s programy pod operačním systémem MS-DOS byli zvyklí, že na obrazovce měli položky, mezi kterými se pohybovali pomocí klávesových šipek. Po zadání dat stiskli klávesu Enter, která data uložila a posunula kurzor na následující položku. Standardní použití klávesy Tab v systému Windows k přesunu kurzoru mezi položkami je pro tyto uživatele nepřirozené. Program WIN-STROM proto umožňuje zvolit mezi dvěma způsoby ovládání - starým a novým. Nevýhodou starého dosovského způsobu je, že stojí-li kurzor na tlačítku, pak nelze tlačítko stisknou klávesou Enter, jak je ve Windows zvykem, ale pouze mezerníkem. Velikost a tloušťka písma v oknech. Důležitou vlastností oken je přehlednost a dobrá čitelnost textových položek. Jestliže se vám zdá písmo v položkách nevýrazné, můžete zvolit jeho velikost a tloušťku. Zvýrazněné písmo je lépe čitelné. Důležité je i nastavení rozměrů pracovní ploch ve Windows, viz Nastavení/Ovládací prvky/obrazovka/nastavení. Velikost oken v programu WIN-STROM je zvolena tak, aby se vešla na obrazovku v rozlišení 480x640 bodů. Doporučené rozlišení je 800x600, na obrazovku se vejde více oken. Velikost a pozice oken Uživatel si může upravit velikost a pozici (umístění na obrazovce) datových oken ve WinStromu dle své potřeby a velikosti monitoru. Okna se natahují nebo zmenšují standardním způsobem (tažením myši za okraj okna). Vlastní nastavení velikosti a pozice oken je důležité pro přizpůsobení vzhledu a ovládání programu potřebám a zvyklostem uživatele. Program si při zavření okna zapamatuje Vámi natavenou velikost a pozici. Tlačítkem Zapomenout velikost a pozici oken - Teď se vrátíte k výchozímu nastavení velikosti oken ve WinStromu.

24 Jiné umístění tiskových předpisů Předpisy pro tisk jednotlivých sestav jsou umístěny v samostatných souborech (pro DBF formát s příponou.rpt, pro SQL s příponou rpq). Jedná se o desítky souborů, které jsou po instalaci programu WinStrom umístěny v podadresářích odpovídajících jednotlivým modulům v hlavním instalačním adresáři (standardně C:\WINSTROM) na Vašem lokálním disku. Pro síťové instalace, kde se účetnictví zpracovává současně na několika stanicích, je výhodné přemístit strukturu podadresářů s předpisy tisku centrálně na jedno místo, tj. na síťový (sdílený) disk. Může nastat i situace, že jste si upravili nebo nechali upravit standardní tiskové soubory podle vašich speciálních požadavků. Při instalaci nové verze programu WinStrom (do standardního adresáře C:\WINSTROM) by se Vámi upravené předpisy přepsaly novými z instalačního CD (pokud datum poslední změny souboru na instalačním CD je vyšší než datum změny předpisu na Vašem disku). Všechny tyto případy řeší jiné umístění předpisů pro tisk výstupních sestav. Do pole Jiné umístění. zadáte adresář s plnou cestou, kam jste přemístili tiskové sestavy. Pomocné tlačítko vyvolá službu Windows pro nalezení adresáře. Zaškrtnutím políčka Akceptovat umístění se při tisku výstupních sestav použijí předpisy umístěné v zadaném (jiném než standardním) adresáři. Není nutné, aby v této cestě byly všechny sestavy WinStromu. Stačí do ní uložit pouze individuálně upravené sestavy. Máte tak lepší přehled o změnách vůči standardu a při instalaci nových verzí programu se nemusíte obávat jejich přepisu. SQL - Počet vět pro přímý pohyb v tabulce Platné pro formát dat SQL Tento údaj souvisí s odlišným způsob vyhledávání řádků v tabulkách ve verzi SQL oproti DBF. Odlišnost je způsobena jiným přístupem k datům na SQL serveru (na server se pošle dotaz, který vrátí pouze řádky odpovídající tomuto dotazu). Ve formátu SQL vidíte po dokončení hledání v tabulce jen ty věty, které obsahují požadovanou hodnotu vyhovují dotazu. Chcete-li se po výběru pohybovat v tabulce za hranicemi, které výběr určil, musíte stisknout první tlačítko v příkazové liště datového okna Ukázat všechny věty. Program se vás ještě zeptá, jestli chcete setrvat na vyhledané pozici, nebo se vrátit na začátek tabulky. Volba setrvání na pozici může být časově náročnější (tabulka se musí znovu obnovit). Výše uvedené neplatí, to znamená, že řádkový kurzor se postaví na požadovanou řádku stejně jako ve formátu DBF, jestliže se pohybujete v tabulce do limitu, který je zadán v poli Počet vět pro přímý pohyb v tabulce. Doporučená hodnota je Čím je tato hodnota vyšší, tím je výběr řádků z tabulky pomalejší, ale pohyb po tabulce rychlejší. Tisk (transformace) výstupních sestav do formátu PDF a jejich následné zpracování programem Adobe Reader. PDF formát, do kterého jsou výstupní sestavy z programu Winstrom transformovány je celosvětově rozšířen a používán. Čtení a tisk souboru ve formátu PDF není vázáno na systém WINDOWS a není podmíněno ani nutností instalace použitých písem (fontů) Pro realizaci tisku z programu WINSTROM do souboru ve formátu PDF byl zvolen program PDFCreator. Ten se po instalaci objeví jako další tiskárna s názvem PDFCreator.

25 Součástí jeho instalace je i tisková fronta, do které se všechny tiskové úlohy zařazují a čekají na zobrazení např. pomocí programu Adobe Reader nebo jiného zobrazovače PDF souborů, který má uživatel na svém počítači ke koncovce.pdf asociován (přiřazen). Pokud nemáte na svém počítači instalován žádný zobrazovač souborů ve formátu PDF, nalezne na instalačním CD Winstrom volně šiřitelkou instalaci Adobe Readeru, případně si můžete zobrazovač stáhnout s Internetu. V případě problémů při instalaci se obraťte na distributora Winstromu. Instalace: Spusťte instalační soubor PDFCreator-0_9_1_AFPLGhostscript.exe, potvrďte češtinu jako jazyk průvodce instalací. 0 Tím bude spuštěn Průvodce instalací. Nastavení v jednotlivých krocích instalace neměňte, zejména pak název tiskárny PDFCreator musí být zachován. 1 V nabídce podporovaných jazyků pak zatrhněte minimálně jazyk Czech, v případě potřeby i další. 2 Po dokončení instalace je program, respektive tiskárna PDFCreator připravena k použití z programu Winstrom, WinMzdy i ostatních programů, které na svém počítači používáte. Nastavení v programu Winstrom, WinMzdy: Pro realizaci tisku do souborů PDF je nutné v programu WINSTROM otevřít v Hlavním MENU v položce Soubory firem okno Nastavení vlastností Win-stromu, viz obr.

26 Zatržením údaje Tisknout do PDF souboru změní program WINSTROM chování při tisku. Změní se možnosti volby tisku, viz. Obrázek. Místo Ukázky sestavy před tiskem na obrazovku se vytvoření PDF soubor a zobrazí se pomocí zobrazovače, tj. např. pomocí Adobe Readeru. Zobrazovač Adobe Readeru přináší bohaté možnosti pro práci se sestavou v souboru PDF. Ovládání nejčastěji používaných funkcí naleznete v nástrojové liště okna. Sestavu zobrazenou v okně Adobe Readeru můžete např. velmi rychle prohlížet, přecházet okamžitě na poslední stránku sestavy, vyhledávat libovolný text v sestavě, odeslat sestavu jako přílohu em nebo uložit kopii souboru pro pozdější využití do zadané složky se zadaným názvem. Sestavu můžete samozřejmě také bez problému vytisknout na libovolnou tiskárnu dostupnou z Vašeho počítače včetně možnosti tisku jen jedné, např. devadesáté stránky. Složku pro ukládání pojmenovaných PDF souborů je možné nastavit v okně Nastavení vlastností Win-stromu v poli: Umístění souborů ve formátu PDF po tisku. Pokud zde neuvedete žádnou složku, soubory PDF budou automaticky ukládány do složky C:\Dokumenty. Potvrzení výběru hodnoty z číselníku Pomocí této menu položky zapínáte a vypínáte potvrzení výběru hodnoty obsažené v libovolné tabulce/číselníku (účetní rozvrh, adresář, ceník, skladové karty atd.) Potvrzení přidání vět do tabulky Pro některé tabulky se po založení nové věty zobrazil dotaz, zda chcete přidat další větu. V tomto dotazu můžete zaškrtnout Další věty přidávat bez dotazu. Od tohoto okamžiku bude nabízena další věta bez dotazu. Sekvenci přidávání vět ukončíte zavřením prázdného editačního okna. Chcete-li se vrátit k původnímu potvrzování při přidávání nových vět, změňte nastavení (zaškrtnutí) v hlavním menu ve skupině Soubory firem / Potvrzení při přidání nové věty. Zadání licenčního čísla Zobrazí se okno pro zadání licenčních čísel, viz. první start programu. Archivace a obnovení dat celé firmy (komprimovaně)

27 Platné pro formát dat DBF. Program nabízí možnost centrální archivace, ve které můžete uložit, resp. obnovit data celé firmy, resp. nastavit parametry automatické archivace. Centrální archivace dat celé firmy je přístupná pouze správci systému. Data se ukládají v komprimované podobě. To znamená, že ušetříte prostor vymezený pro archivaci dat (až 10x oproti původní velikosti dat). Archivace dat vybraných modulů Funkce otevře okno Centrální archivace dat. V okně máte možnost zaškrtnout moduly, jejichž data si přejete uložit. Implicitně jsou vybrány všechny moduly. Stiskem tlačítka X zrušíte výběr všech modulů a zaškrtnete požadované moduly. Pak si zvolíte mechaniku, na kterou bude archiv ukládán. Nabízí se možnosti archivovat data na pevný disk a nebo na disketovou mechaniku A:, resp. B:. Na pevném disku musíte ještě vybrat složku (adresář), do kterého se data uloží. Stisknutím pomocného tlačítka můžete vyhledat složku pomocí standardní funkce Windows. Pokud zadaná složka neexistuje, bude před archivací vytvořena. Implicitně se nabízí podadresář ARCHIV ve složce, kde jsou uložena data firmy. Před spuštěním archivace musíte zajistit, že je ukončena práce s WinStromem na všech stanicích v síti a data firmy se již nebudou měnit. Vlastní zálohovací funkce spustí kompresní program, který zkomprimuje data WinStromu a uloží do adresáře ARCHIV dva soubory: INFO.TXT, jež obsahuje údaje o archivaci (datum, čas a velikost archivace) a soubor ZALOHA.ZIP, jež obsahuje zapakovaná data firmy včetně kompletní cesty, ve které byla uložena na disku. Adresář ARCHIV, do kterého se zálohují data firmy, musí být vyhrazen pouze pro archivaci, tj. musí být prázdný nebo obsahovat pouze předchozí archiv (soubory INFO.TXT a ZALOHA.ZIP). Program zjišťuje, zda je tomu skutečně tak, zda se jedná o korektní archivační adresář. V opačném případě archivaci zastaví. (Všechny ostatní soubory jsou v okamžiku zálohování v archivačním adresáři smazány.) Obnovení dat ze zálohy Funkce otevře opět okno Centrální archivace dat. V okně máte možnost zaškrtnout moduly, jejichž data si přejete obnovit. Implicitně jsou vybrány všechny moduly. Stejným způsobem jako při uložení dat zvolíte mechaniku a adresář, odkud chcete data obnovit. Vlastní obnovení dat je dvoustupňové. Nejdříve se do pomocného adresáře TMP_OBNOVA_ZIP rozbalí data z komprimované zálohy (ze souboru ZALOHA.ZIP). Pomocný adresář je vytvořen na počítači, na kterém je spuštěno obnovení dat v kmenovém adresáři WinStromu (obvykle C:\WINSTROM). Zajistěte, aby na disku vybraného počítače byl dostatek prostoru. Po opakovaných dotazech, zda jste si skutečně jisti, že chcete data ze zálohy obnovit a že jste si vědomi toho, že aktuální data uložená v adresáři firmy budou definitivně smazána a nahrazena daty ze zálohy, se spustí obnovení dat. To je rozbalení zálohy do pomocného adresáře a posléze nenávratný přepis aktuálních dat daty vybraných modulů pro obnovení. Nastavení automatického archivování při ukončení programu Funkce otevře okno, ve kterém nastavíte parametry archivace, která se automaticky nabízí při ukončení práce s aktuální firmou nebo při ukončení programu WinStrom. Automatická archivace zvyšuje bezpečnost Vašich dat. V okně nastavíte následující parametry: Zálohovat kam (adresář) Plná cesta k adresáři, kde se mají udržovat automatické zálohy. Implicitně je nabízen podadresář ARCH_A v adresáři, kde jsou umístěna data firmy Archivovat každých n dnů n udává po kolika dnech se má nabízet automatická archivace. (1 archivovat každý den, 0 při každém ukončení programu) Současně udržovat N různých záloh Ve zvolené složce (ARCH_A) se postupně zakládají další podadresáře Zaloha1, Zaloha2,... ZalohaN, kde N je zadaný počet současně udržovaných záloh. N archivních záloh se cyklicky přepisuje. Při havárii systému pak máte k dispozici N posledních záloh. V případě potřeby obnovíte data firmy z poslední zálohy ve funkci Obnovení dat ze zálohy. Zpracováváte-li účetnictví pro více firem, zajistěte abyste také archivační data ukládali do různých adresářů. INFO Data jsou komprimována (zhuštěna) přibližně v poměru 1:10. Tento způsob archivace podstatně zjednoduší a zrychlí zálohování (přenos na jiný počítač) všech modulů z jednoho místa programu. Platné pro formát dat SQL. Nejdříve standardními prostředky Windows vyberete adresář, kam chcete data archivovat. Funkce pak vyvolá standardní DBBACKUP systému Sybase, který do zvoleného adresáře uloží kopii SQL databáze včetně transakčního log. DBBACKUP pracuje při standardním běhu SQL databáze, není však vhodné, aby v okamžiku archivace byly prováděny velké změny dat. Komplexní služby údržby databáze nabízí program WstArchiv, který je dodáván současně s programem WinStrom (viz kapitola Program WstArchiv.exe). Program WstArchiv spouští automatickou archivaci SQL dat v předem určených časech a dává poučené obsluze prostředky pro údržbu transakčních logů Menu: Parametry firmy Specifikace firmy

28 V jednotlivých záložkách listech okna zadejte základní údaje o aktuální firmě, její bankovní spojení, údaje pro elektronický přenos příkazu k úhradě, parametry DPH atd. Firma Kromě základních údajů o firmě okno obsahuje: Začátek fiskálního roku Zadáte zde měsíc (z intervalu 01-12), který bude pro danou firmu brán jako začátek fiskálního roku, tj. jako účetní období 01. Např. zadáte-li 9. měsíc září bude fiskální rok, tj. účetní období 01 - září, 02 - říjen, srpen následujícího kalendářního roku. Před přechodem na nový fiskální rok musíte účetně uzavřít předchozí období. Problematiku přechodu na nový fiskální rok proberte se svým distributorem. Distribuce dat Údaje pro distribuci DBF dat, viz. kapitola Distribuce dat. Zaškrtnete, jestli se jedná o centrum, resp. uzel firmy. Automatická generace zakázek z objednávek Zaškrtnete, má -li se při založení objednávky od odběratele (modul objednávky) automaticky vygenerovat zakázka v modulu účetnictví pro danou objednávku. Ručně označovat položky přijaté objednávky pro fakturaci Zaškrtnete-li, v aktualizaci přijaté objednávky je tlačítko Označit, které umožní obsluze označit položku objednávky pro fakturaci. Označení je viditelné ve sloupečku Ozn.fak. Daňová evidence Od verze 6.19 byl Winstrom rozšířen o novou možnost způsobu účtování tzv. Daňovou evidenci (bývalé jednoduché účetnictví). Můžete tak při nastavení primárních údajů firmy zvolit, zda má být firma účtována podvojně nebo jako daňová evidence. Zaškrtnete-li políčko Daňová evidence, vybraná firma přejde do nového režimu, viz kapitola Daňová evidence. Bankovní spojení V tomto listu jsou pouze zobrazené údaje hlavního účtu. Měnit údaje hlavního účtu lze v seznamu bankovních účtů, který se spouští tlačítkem Další bankovní spojení a formát el. bankovnictví. Hlavní účet je obsažen v tomto seznamu účtů, má kód STD a je v prvním sloupci označen jako STANDARD. Zadáte zde standardní bankovní účet firmy a jeho parametry: Název banky, Číslo účtu, Směrový kód a Specifický symbol. V tomto seznamu můžete také zadat do tabulky další bankovní účty vaší firmy jednoznačně označené kódem účtu a doplněné potřebnými parametry včetně formátu pro elektronické bankovnictví, oddělených složek pro příkazy k úhradě a bankovní výpisy. V seznamu lze dodatečně určit, který z účtů bude účtem hlavním NÁMĚTPři vystavení faktury v záložce Ostatní údaje můžete pro fakturu zadat jiné bankovní spojení. Jiné bankovní spojení můžete použít i při generaci příkazu k úhradě. IBAN a BIC IBAN - mezinárodní číslo účtu (International Bank Account Number) je formát čísla účtu stanovený standardem EBS204, který vydala ECBS (European Committee for Banking Standards). Je založen

29 na mezinárodní normě ISO Podrobnosti o IBANu lze nalézt na webových stránkách ECBS - BIC tzv. swiftová adresa banky (Bank Identifier Code) Standard stanovuje mezinárodní formát čísla účtu takto: IBAN může obsahovat číslice a velká písmena IBAN má následující strukturu: 2 znaky - kód země (CZ pro Českou republiku) 2 znaky - kontrolní číslice - umožňuje programovou kontrolu čísla - ochrana proti chybně zadanému číslu účtu (např. z důvodu překlepu) max. 30 znaků - kód banky a číslo účtu v rámci banky Každá země si určí vlastní strukturu s tím, že: pevně stanoví pozice, na kterých je kód banky popř. pobočky banky pevně stanoví pozice, na kterých je uvedeno číslo účtu Příklad pro Českou republiku: Tuzemské bankovní spojení: /0800 IBAN - elektronická forma: CZ IBAN - písemná forma: CZ Důvodem zavádění IBANu je podpora automatizovaného zpracování přeshraničních příkazů a snížení chyb z důvodu nesprávně zadaného čísla účtu. Dnem vstupu ČR do Evropské unie ( ) se součástí českého právního řádu stane v EU již platné "Nařízení Evropského parlamentu a Rady ES č. 2560/2001 ze dne 19. prosince 2001 o přeshraničních platbách v eurech". Podle tohoto nařízení budou mít všechny banky povinnost uvádět číslo účtu ve formátu IBAN a BIC kód banky na výpisu z účtu. Banka bude povinna sdělit tyto údaje svému klientovi, pokud o ně požádá. V kartě Bankovní spojení doplníte standardní účet mezinárodním formátem čísla účtu IBAN a BIC pro přeshraniční platby. To samé je nutné provést i u dalších bankovních spojení vaší firmy, pokud firma dalšími účty disponuje. IBAN zaznamenávejte bez mezer (elektronická forma) Na tisknutých dokladech, vydaných fakturách, pak v oblasti bankovního spojení budou tisknuta i čísla IBAN a BIC v požadovaném formátu např.: IBAN: CZ BIC: BIBACZXY Váš IBAN a BIC vám sdělí vaše bankovní instituce. Uživatel si u dodavatelských firem ze zemí EU přepíše číslo účtu ve stávajících bankovních spojení v adresáři mezinárodním formátem účtu IBAN a směrový kód nahradí BIC (swift kódem banky) pro přeshraniční (vnitrounijní) obchodní styk. Na dokladech a příkazech k úhradě pak bude uvedeno číslo účtu ve formátu IBAN a BIC. IBAN a BIC je Váš obchodní partner povinen Vám sdělit. Výše uvedené standardy jsou v zemích EU používané od a jsou pro tzv. přeshraniční převody v rámci členských států EU povinné. DPH V této záložce zadáte údaje, jež specifikují platbu DPH a formulář Přiznání k dani z přidané hodnoty. Nejdříve zadáte, je-li firma plátcem DPH a sníženou, resp. zvýšenou sazbu v %. Změna základní sazby (na 19%) je zadána s datem od kterého platí. Dále zadáte údaje pro Přiznání DPH (Jedná-li se o fyzickou osobu, Finanční úřad v..., Oprávněnou osobu, Převažující činnost). Elektronická banka Specifikace údajů pro elektronické bankovnictví. Údaje v tomto listu jsou zobrazené pouze pro informaci. Doplňovat a měnit je lze u jednotlivých účtů stejně jako parametry hlavního účtu viz výše list Bankovní spojení Přístupová práva uživatelů Do této nabídky má přístup pouze správce. Správce může přidávat další uživatele do seznamu a definovat jejich práva. Jako první se objeví okno Definice a úprava parametrů uživatelů, ve kterém lze založit nového uživatele nebo vybrat již stávajícího, změnit jeho heslo a definovat přístupová práva. Stisknete-li pro vybraného uživatele tlačítko Přístupová práva, zobrazí se okno Definice práv - jednotlivé moduly. Okno Definice práv: Přístupová práva uživatelů jsou definovaná na dvou úrovních. Program se skládá z modulů a moduly z funkcí. Na vyšší úrovni (v levém sloupci okna) se přidělují přístupová práva k modulům. Například fakturantka nemá přístup k modulu účetnictví. Na nižší úrovni se přidělují přístupová práva k jednotlivým funkcím přiděleného modulu. Do okna, ve kterém se přidělují práva k jednotlivým funkcím vstoupíte stisknutím tlačítka modulu (v pravém sloupci okna). Například fakturantka v modulu Faktury přijaté nemůže vytvářet a tisknout příkazy k úhradě. Nastavená práva

30 musíte uložit. INFO Z důvodů vyšší ochrany obchodních dat, jsou rozšířena přístupová práva v následujících modulech. V právech modulu Vydané faktury můžete potlačit zobrazení skladových (nákupních) cen zboží a zakázat sumace v přehledech. V právech modulu Přijaté faktury můžete zakázat sumace v přehledech. V právech modulu Sklad můžete potlačit zobrazení prodejních cen zboží a zakázat sumace v přehledech. Doplnění přístupových práv V okně Definice a úprava parametrů uživatelů je tlačítko Upřesnit. Stisknutím tlačítka se otevře okno, ve kterém doplníte následující informace o vybraném uživateli: Jméno Telefon Hodnoty jsou využity v obchodním modulu při personifikaci dokladu a v adresáři při personifikaci poznámky. Funkce Poznámka Povolená dokladová řada Pro každý modul WinStromu můžete vybranému uživateli přiřadit jednu dokladovou řadu, která se mu při práci v modulu automaticky nabídne. Přiřazením dokladových řad jednotlivým uživatelům eliminujete možnost omylu při výběru řady. Manažer zpracování-uzavření nebo otevření období pro změny Do funkce má přístup pouze SPRAVCE. Můžete zde zamknout respektive odemknout aktualizaci libovolného modulu v libovolném období. Zamknutí zabrání aktualizaci příslušných dokladů. V účetnictví zamknutí zabrání uzávěrce daného období. Nejdříve zadáte účetní období, které chcete uzavřít, resp. otevřít. Funkce otevře tabulku, kde řádky korespondují s jednotlivými účetními obdobími. Pokud pracujete s účetním období poprvé, přidá se do tabulky řádka odpovídající danému období. V daném účetním období pro modul Účetnictví vidíte, kdy byla zpracována měsíční uzávěrka, pro ostatní moduly vidíte, kdy byla data do účetnictví nahrána. Zaškrtnutím políčka pak jako SPRAVCE účetního systému zakážete, resp. povolíte provádět změny Menu: Moduly V této skupině menu se spouští základní funkce modulů programu WIN-STROM. Hlavním pracovním oknem je okno modulů, jež slouží pro rychlý výběr a spuštění požadovaných funkcí. Okno modulů V okně modulů jsou soustředěny veškeré funkce WinStromu. Jedná se o tzv. split okno rozdělené na pravou a levou část. V levé části jsou ikony zástupci modulů Winstromu a vpravo pak zástupci funkcí aktuálního modulu. Zástupci modulů a funkcí jsou uspořádány do tzv. seznamu - ListView. Vzhled modulové části si můžete změnit na stromový pohled - TreeView (symbolické ikony s důrazem na text s uspořádáním do stromu). Změnit způsob ovládání můžete také v nástrojové liště Hlavního okna aplikace tlačítko se šipkou. Modul se vybírá poklepnutím myší a funkce se spouští dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách zástupcích modulů a jejich funkcí se můžete pohybovat kurzorem pomocí šipek na klávesnici. Ikony zástupců jednotlivých modulů a funkcí, které máte v modulovém okně k dispozici je dán přístupovými právy přidělenými správcem. Některé moduly a funkce jsou oproti předchozí verzi rozděleny a přeskupeny. Např. Účetní modul je rozdělen na Účetní zpracování a Účetní doklady, z Vydaných faktur je vyčleněn Ceník. Společné pomocné a servisní funkce jsou přesunuty do modulu Servis. NÁMĚTProhlédněte si funkční nabídku jednotlivých modulů WinStromu Z menu Moduly můžete také přímo spouštět aktualizační okna základních účetních dokladů Menu: Okna Za sebou Funkce uspořádá všechna otevřená okna do kaskády za sebou. Vedle sebe Funkce uspořádá všechna otevřená okna vedle sebe. Změnit způsob ovládání Winstromu Funkce umožní nastavit levou část okna modulů na stromový pohled - TreeView (symbolické ikony s důrazem na text s uspořádáním do stromu) nebo Ikony zástupci modulů Aktivní okna V menu je seznam všech současně otevřených oken. Tzv. fajfkou je zaškrtnuto okno, které je právě aktivní. V seznamu si můžete vybrat okno, do kterého se chcete přepnout. Další možnosti vám dává malé okénko s tlačítkem Okna, které najdete v levém dolním rohu obrazovky Menu: Nápověda Jak začít - průvodce nastavením základních údajů

31 Okno Průvodce prvním startem vám umožní snadný start programu Winstrom při založení nové firmy. Načtení DEMO dat Nejlépe a nejrychleji se seznámíte s programem, když založíte tzv. DEMO firmu a aktivací této funkce do ní nahrajete DEMO data. V DEMO firmě vidíte, jak vypadají základní (kmenové) údaje a seznámíte se s jejich použití. Dále můžete beztrestně vytvářet libovolné doklady a tak se rychle učit. Načtení základních dat Program nahraje základní (kmenové) údaje bez vytvoření dokladů. Funkce vám usnadní první start vystavení prvních účetních dokladů. Další - Individuální zadání Zobrazí se okno se seznamem činností, jež musíte vykonat předtím než začnete pro danou firmu účtovat. Jedná se například o zadání základních údajů o firmě, druhů účetních případů, středisek, předkontací - souvztažností, bankovních účtů apod. Činnosti jsou v seznamu seřazeny v logickém sledu a pomohou uživateli překonat úskalí prvního spuštění programu. Příručka programu Jedná se o elektronicky zpracovanou příručku programu Winstrom. Funkce vyvolá dialogové okno výběru témat z nápovědy, jež odpovídá standardům operačního systému Windows. Stejnou funkci má klávesa F1. Dialogové okno se skládá ze tří karet Obsah, Rejstřík a Hledat a dává tak možnost výběru informace z nápovědy několika různými způsoby. V kartě Obsah jsou jednotlivá témata nápovědy členěna do knih. Rejstřík obsahuje seznam témat tříděný podle abecedy. Výběrem tématu a stisknutím tlačítka Zobrazit (nebo kliknutím myší) se rozvine okno s vysvětlujícím textem. Karta Hledat umožňuje vybírat jednotlivá témata podle klíčových slov v nich obsažených. Vlastní text a obrázky nápovědy jsou ve standardním textovém okně systému Windows. Textové okno má své vlastní menu a tlačítka v nástrojovém pruhu. V textu i v obrázcích jsou tzv. odkazy. Poznáte je podle toho, že jsou barevně zvýrazněny a podtrženy. Když na ně najedete kurzorem, změní se normální tvar kurzoru na pacičku. Kliknete-li myší v okamžiku, kdy pacička ukazuje na odkaz, dostanete nové textové okno nápovědy, které rozvíjí dané téma. Pomocí odkazů se můžete v textu nořit a dostávat se od obecných informací ke speciálním. Chcete-li se vrátit, použijte tlačítko Zpět. Pracujete-li s nápovědou a stisknete opět klávesu F1, dostanete nápovědu o nápovědě, kterou vám dává systém Windows. Kontextová nápověda Jedná se o nápovědu citlivou na kontext, která nabízí rychlý přístup k informacím v závislosti na kontextu, ve kterém se v programu nacházíte. Funkce se vyvolá stiskem kláves Shift+F1. Objeví se šipka s otazníkem a pak již stačí ukázat a kliknout levým tlačítkem myši na objekt Vašeho zájmu

32 (pole, tlačítko, položku MENU, okno ). Rozvine se okno nápovědy přímo s konkrétními informacemi pro dané místo a daný čas právě když je potřebujete. Stejnou funkci jako klávesy Shift+F1 má plné tlačítko?, které najdete v nástrojové liště editačního okna. Kontextovou nápovědu ukončíte stisknutím klávesy Esc. Registrace a objednávka programu Otevře se okno, jež slouží k registraci volně dostupné tzv. Start verze programu WinStrom, resp. získání informací o aktuálních cenách programu, či vytvoření a zaslání objednávky. Pro komunikaci s distributorem programu můžete pouhým stiskem tlačítka otevřít prohlížeč Internet Explorer www stránek distributora programu WinStrom (pokud je Váš počítač připojen na Internet) nebo objednávku vytisknout a zaslat faxem. Novinky v programu Otevře se okno Microsoft Internet Explorer, ve kterém si můžete prohlédnout historii změn v programu Winstrom členěnou dle jednotlivých verzí. O Win-Stromu Informační okno s uvedením verze programu, kalendářním rokem, pro který je verze určena, adresou distributora, složkou, ve které je instalována aktuální firma apod Menu: Konec Ukončí činnost programu. 1.8 Datová okna - standardní zpracování dat Veškeré účetní doklady jako jsou faktury, pokladní doklady, účetní případy ale i záznamy o odběratelích či směrové kódy jsou uloženy v databázi a na obrazovce jsou zobrazeny v tzv. datových oknech (používá se též označení dokumentová okna). Tabulka Nejčastěji jsou doklady uspořádány v tabulkách (v mřížkách). Řádky tabulky odpovídají jednotlivým dokladům - větám, sloupce pak údajům - položkám, ze kterých se doklady skládají. V záhlaví tabulky jsou názvy jednotlivých sloupců - položek. Tvar tabulky (mřížky) v okně můžete měnit, a to jak pořadí sloupců, tak jejich šířku. Umístěte myší kurzor na hlavičku sloupce. Stisknutím tlačítka a tažením myši uchopíte sloupec a můžete jej přemístit na jinou pozici. Nastavíte-li kurzor v hlavičce sloupce na jeho hranici, můžete opět tažením myši měnit jeho šířku. Tabulky jsou v datových oknech zobrazeny dvojím způsobem. Buď tabulka vyplňuje celý prostor okna (jednoduché doklady, číselníky) nebo pouze jeho část (tzv. pod-okno) a zbylá část okna je využita pro další ovládací prvky, jako např. tlačítka, viz aktualizační okna modulů. Formulář Kromě tzv. tabulkového pohledu na data, ve kterém vidíte v okně více dokladů najednou, se používá i formulářový pohled. Ve formulářovém pohledu jsou v okně umístěny položky právě jednoho dokladu - věty. Jestliže tabulkový pohled dává souhrnný přehled o více dokladech najednou, věnuje se formulářový pohled právě jednomu dokladu. Formulářový pohled se používá při vstupu, resp. opravě jednotlivých dokladů. Formulář je umístěn v tzv. editačním okně Současné otevření datových oken Na obrazovce můžete současně otevřít několik datových oken. Znamená to, že můžete současně pracovat s několika doklady i v různých modulech programu WIN-STROM. Tato vlastnost datových oken současně s možností upravit jejich velikost a rozmístění na obrazovce, dává uživateli maximální volnost ve způsobu zpracování a patří k největším výhodám operačního systému Windows. Aktivní otevřené okno poznáte vždy podle toho, že je navrchu (není překryto jiným oknem) a jeho záhlaví je barevně zvýrazněno. Otevření mnoha oken najednou však přináší i jistá úskalí. Jednotlivá okna se navzájem překrývají a uživatel postupně ztrácí přehled jaká okna a proč otevřel. Při otevření mnoha oken najednou dochází i k přetěžování operačního systému a jeho paměti. V každém okamžiku máte proto možnost získat přehled o všech otevřených oknech. Standardní možnost nabízí systém Windows v menu Okna. Program WIN-STROM nabízí další možnost. V levém dolním rohu obrazovky najdete malé okénko s tlačítkem Okna. Po stisknutí tohoto tlačítka dostáváte seznam všech otevřených oken, i těch, která jsou momentálně neviditelná, minimalizovaná či z důvodů logiky zpracování nepřístupná. Pomocí tohoto seznamu se můžete přepínat do oken, která jsou v daném okamžiku schopna aktivního zpracování. 1.9 Dialogová okna Program kromě datových oken používá i tzv. dialogová okna. Dialogová okna se od datových oken odlišují tím, že práci v nich musíte nejdříve ukončit a okno zavřít, abyste mohli pokračovat ve zpracování dalších oken. Dialogové okno nemá své vlastní menu. Typickým příkladem dialogového okna je okno pro zadání aktuálního období. Po zadání období stisknete tlačítko OK, dialogové okno se zavře a aplikace může pokračovat ve zpracování účetního modulu se zadaným obdobím Okno pro výběr činnosti

33 Okno pro výběr činnosti je dialogové okno, které obsahuje tzv. otevřený seznam, kde jednotlivé řádky představují varianty výběru. Tvarově jde o obdélník s několika řádky. V seznamu se pohybujete pomocí šipek nebo myší. Činnost spojenou s řádkou, na které stojí kurzor (je barevně zvýrazněna) spustíte klávesou ENTER, dvojitým poklepáním myši nebo stisknutím tlačítka Potvrzení výběru Datové okno - tabulkový pohled S tabulkou v okně můžete pracovat několika způsoby, tak jak odpovídá standardům Windows. V případě, že datové okno je aktivní (jeho záhlaví je barevně zvýrazněno), nahradí menu datového okna menu hlavního okna (okna shell). To znamená, že menu datového okna střídá hlavní menu v závislosti na okně, se kterým právě pracujeme. Funkce, které nejsou pro dané okno přípustná, nejsou zvýrazněny a nelze je spustit. Menu datového okna je rozděleno do skupin: Pohyb Pohyb po tabulce, prohlížení a vyhledávání vět. Aktualizace Přidávání, oprava a mazání vět. Služby Služby spojené s údaji v tabulce. Ke standardním službám patří např. Tisk, Uživatelské sestavy Tisk, aktualizace nebo Změna pořadí vět v tabulce atd.. Okna Uspořádání otevřených oken, viz hlavní menu. Nápověda Viz. nápověda v hlavním menu. Konec Menu: Pohyb Pokud je tabulka příliš velká (má mnoho sloupců nebo řádek) a nevejde se celá do vymezeného prostoru datového okna, připojí systém Windows k oknu vodorovný či svislý posuvník. Pomocí posuvníku si můžete prohlížet libovolně velkou tabulku. Na první klávesa Home Skok na první řádku tabulky. Nahoru Přesun kurzoru o jednu řádku nahoru - klávesa šipka nahoru. Dolů Přesun kurzoru o jednu řádku dolů - klávesa. šipka dolů. Na poslední klávesa End

34 Skok na poslední řádku tabulky. Pro verzi SQL se obrárí aktuální uspořádání tabulky, čili poslední záznam uvidíte jako první. Ukázat všechny věty Používáte-li formát dat SQL, pak po hledání (např. tlačítko Najít ve sloupci) vidíte v tabulce omezený výběr vět odpovídající vašemu požadavku. Tlačítko Ukázat všechny věty vrátí tabulku do stavu před hledáním. Najít ve sloupci klávesa Alt+N Vyhledávání ve formátu DBF Pomocí této funkce můžete v libovolném sloupci tabulky nalézt zadanou hodnotu. Na obrazovce se objeví okno LProhledávání tabulky. V seznamu Hledání ve sloupci je jméno aktuálního sloupce tabulky. Prohledávaný sloupec můžete změnit. Po zadání hledané posloupnosti znaků můžete ještě určit směr prohledávání. Po stisknutí tlačítka LNajít další se spustí proces prohledávání daným směrem. Je-li hledaná hodnota číslo nebo datum musí být přesná shoda s položkou v tabulce. U volných textových položek nezáleží na poloze hledané posloupnosti v textu ani na velkých či malých písmenech. Program prohledává tabulku do té doby, než hledanou hodnotu nalezne. Když se tak opravdu stane, přeruší prohledávání a nastaví řádkový kurzor na nalezenou hodnotu. Chcete-li hledat další řádek tabulky se stejnou hodnotou, stiskněte opět tlačítko Najít další. Program pokračuje v hledání. Příklad: Jste ve vstupních datech pro účetnictví a potřebujete najít účetní případ, který v textu obsahuje slovo "Protislužba". Stačí když najedete kurzorem na sloupec TEXT a stisknete klávesu Alt+N. Objeví se vyhledávací okno, jako hledanou posloupnost znaků stačí napsat "proti". Vyhledávání ve formátu SQL Poněkud odlišný je způsob vyhledávání ve verzi SQL. Odlišnost je způsobena jiným přístupem k datům na SQL serveru. Ve formátu SQL vidíte po dokončení hledání v tabulce jen ty věty, které obsahují požadovanou hodnotu. Navíc můžete zadat interval hodnot Od Do, ve kterém se mají vyhledat hodnoty ve vybraném sloupci. Dále můžete zadat, kde je hledaná hodnota ve sloupci umístěna (od začátku, uprostřed nebo na konci). Chcete-li po výběru provést změnu v aktuálním záznamu, dostanete editační okno, ve kterém je údaj odpovídající sloupci (podle kterého byl realizován výběr) znepřístupněn. Po výběru nelze do tabulky přidávat nový záznam. Chcete-li zobrazit všechny věty, respektive přidávat nové záznamy, stiskněte tlačítko Všechno. Program se vás ještě zeptá, jestli chcete setrvat na vyhledané pozici, nebo se vrátit na začátek tabulky. Volba setrvání na pozici může být časově náročnější (tabulka se musí znovu obnovit). Stejnou funkci má tlačítko Ukázat všechny věty v nástrojové liště okna. Ve formátu DBF je výsledkem hledání přechod na první větu, která obsahuje hledané slovo (číslo). Ve formátu SQL po dokončení hledání vidíte v tabulce jen ty věty, které obsahují požadovanou hodnotu. Hledat podle uspořádání tabulky klávesa Alt+H Po spuštění této funkce se objeví okno Prohledávání tabulky setříděné dle indexu. Při vyhledávání nezadáváte sloupec, ve kterém se má tabulka prohledávat. Hledání se provádí podle tzv. indexu, tj. skupiny sloupců podle kterých je tabulka setříděna. Jak do textového pole Hledaná hodnota postupně zapisujete jednotlivé znaky, program okamžitě prohledává tabulku a posouvá řádkový kurzor na odpovídající řádku tabulky. Jestliže položka není nalezena, kurzor se v tabulce zastaví. Pro některé tabulky je možné změnit pořadí vět v tabulce, vizmenu Služby. Ve formátu dat SQL si můžete zaškrtnout, že přesun na větu s hledanou hodnotou se provede až po stisknutí tlačítka Hledat. Okamžitá reakce na každý vložený znak může být pro SQL časově náročná. Po tabulce v datovém okně se můžete také rychle pohybovat pomocí tzv. kurzorových kláves: Klávesnicové šipky Stojí-li kurzor v tabulce na dané řádce, je řádka barevně zvýrazněna a položka, na které stojí sloupcový kurzor je orámována přerušovanou čárou. Pomocí šipek se můžete v tabulce pohybovat v horizontálním i vertikálním směru. PageUp/PageDown V okně je vždy zobrazen určitý počet řádek - jakási stránka. Pomocí těchto kurzorových kláves je realizován pohyb vždy o jednu stránku nahoru či dolů. CTRL-Home/ CTRL-End Přesun kurzorového kurzoru na první/poslední sloupec tabulky Menu: Aktualizace Funkce v této skupině umožňují přidávat nové věty - řádky do tabulky, opravovat či měnit již existující či smazat nepotřebné. Přidat větu Alt+P

35 INFO INFO Na obrazovce se zobrazí editační okno (vstupní formulář), které obsahuje prázdné položky, jež korespondují se sloupci tabulky. Po vyplnění položek a stisknutí tlačítka Uložit v editačním okně, je do tabulky přidána nová věta (do korespondující databáze je založen nový záznam). Jedná-li se o tabulku, do které se často přidávají nové věty, nedojde k uzavření editačního okna, ale jste dotázáni, zda chcete přidat další větu. Odpovíte-li kladně, jsou položky vyprázdněny a připraveny pro založení nové věty. Stisknete-li tlačítko Zrušit, nejsou nové údaje přeneseny do tabulky a editační okno je uzavřeno. KNěkterá editační okna mají položku Opakovat. Z připraveného seznamu si vyberete údaje, které chcete při přidání další věty převzít z věty předcházející, tj. zopakovat. Tímto způsobem můžete rychle zadávat sérii nových vět, které mají stejné hodnoty vybraných položek. Pro některé tabulky se po založení nové věty zobrazil dotaz, zda chcete přidat další větu. V tomto dotazu můžete zaškrtnout Další věty přidávat bez dotazu. Od tohoto okamžiku bude nabízena další věta bez dotazu. Sekvenci přidávání vět ukončíte zavřením prázdného editačního okna. Chcete-li se vrátit k původnímu potvrzování při přidávání nových vět, změňte nastavení (zaškrtnutí) v hlavním menu ve skupině Soubory firem / Potvrzení při přidání nové věty. Změna, oprava věty Alt+Z Nejdříve musíte v tabulce vybrat větu, kterou chcete opravit, tj. nastavit na ni řádkový kurzor. Po aktivaci funkce se zobrazí editační okno s položkami, jež odpovídají vybrané větě. Jinými slovy, editační okno je formulářový (plošný) pohled na jednu řádku tabulky. V editačním okně opravíte požadované údaje a tlačítkem Uložit zapíšete nové hodnoty zpět do tabulky (do databáze). Stisknete-li tlačítko Zrušit, nejsou změny přeneseny do tabulky a editační okno je uzavřeno. Funkci můžete také spustit dvojklikem myši na vybranou větu Smazat věty Alt+S Nejdříve musíte v tabulce vybrat větu, kterou chcete odstranit, tj. nastavit na ni řádkový kurzor. Pro doklady, které je možno smazat (ne pouze stornovat), se program pro jistotu ještě jednou zeptá, zda chcete vybranou větu skutečně smazat. Pokud odpovíte ANO, je věta definitivně vyřazena a v tabulce ji již nevidíte (kurzor stojí na následující). Po potvrzení, že chcete větu opravdu smazat, je účetní doklad definitivně vymazán. Operace mazání je nevratná. Ve verzi s daty ve formátu DBF nedojde vymazáním k odstranění věty ze souboru. K definitivnímu vymazaných vět (dříve vět označených na smazání) musíte v modulu Servis spustit funkci Údržba dat a vybrat příslušný modul a v něm odpovídající tabulky dokladů - soubory. Pak musíte zajistit, abyste byl v síti jediným uživatelem připojeným na vybrané soubory a spustit funkci Odstranění zrušených vět a nové setřídění. V SQL verzi toto dodatečné dočišťování dat odpadá Menu: Služby Služby spojené s údaji v tabulce. Ke standardním službám patří např. Tisk nebo Změna pořadí vět v tabulce, Podmínka výběru, Zobrazení řádku. Služba, která není pro dané okno přípustná, není zvýrazněna (nelze ji spustit). Podmínka výběru Funkce umožňuje vybrat (nefiltrovat) doklady na základě vašich požadavků. Viz. kapitola Přehled dokladů dle výběru Tisk Ctrl+P Funkce tisk připravuje výstupní sestavy z údajů obsažených v okně a na přání je tiskne na připojené tiskárně. Pro některá okna funkce nabízí na výběr více výstupních sestav. Většinou se jedná o sestavy, které obsahují tabulku dokladů zobrazených v okně. Sestavu si můžete nejdříve prohlédnout v tzv. pohledu, viz Ukázka tisku na obrazovku. Otevře se okno s nástrojovou lištu s tlačítky, které umožňují listování v sestavě (má-li více stránek, tlačítka se šipkami), zvětšení nebo zmenšení (tlačítka s lupou) a vlastní tisk sestavy na tiskárnu. Před tiskem se ještě zobrazí standardní dialog pro nastavení parametrů tisku. V okně si můžete vybrat tiskárnu a její vlastnosti, rozsah tisku a počet kopií. Vlastní tisk na tiskárně probíhá na tzv. pozadí. Během tisku můžete klidně pokračovat v práci v dalších oknech. Tisk výstupní sestavy můžete také přesměrovat do souboru. Nastavení tiskového dialogu Můžete nastavit přeskočení tiskových dialogů a poslat sestavu přímo do tisku (zrychlený tisk). Ukázka tisku na obrazovku Program nejprve zobrazí náhled sestavy na obrazovku. Z náhledu můžete tisknout na tiskárnu nebo vytvořit tiskovou sestavu jako dokument programu Word, popřípadě jiného typu.

36 INFO Tisknout na tiskárnu s dialogem Před tiskem je zobrazen standardní dialog pro volbu tiskárny, počtu kopií atd. Tisknout přímo na tiskárnu bez dialogu Program tiskne bez jakéhokoliv dialogu přímo na výchozí tiskárnu. Při dalším tisku jste směrováni přímo na tiskárnu bez dotazu. Chcete-li obnovit standardní dialog, učiníte tak v nabídce Soubory firem, Tisknout bez dotazu. NÁMĚTOD verze 6.56 lze využít možnosti tisku jakékoli sestavy do souboru ve formátu PDF.Sestavu zobrazenou v okně Adobe Readeru můžete např. velmi rychle prohlížet, přecházet okamžitě na poslední stránku sestavy, vyhledávat libovolný text v sestavě, odeslat sestavu jako přílohu em nebo uložit kopii souboru pro pozdější využití do zadané složky se zadaným názvem. NÁMĚTSestavu můžete samozřejmě také bez problému vytisknout na libovolnou tiskárnu dostupnou z Vašeho počítače včetně možnosti tisku jen jedné, např. devadesáté stránky.info Čtení a tisk souboru ve formátu PDF není vázáno na systém WINDOWS a není podmíněno ani nutností instalace použitých písem (fontů) Odesílání elektronickou poštou (ve formátu RTF) Program exportuje sestavu do souboru ve formátu RTF. V případě, že je soubor větší než 100kB, dotáže se uživatele zda má daný soubor zkomprimovat (používaný formát komprese je ZIP). Poté program otevře (pomocí poštovního klienta nainstalovaného na daném počítači) formulář pro novou zprávu a daný soubor vloží jako přílohu. Do těla zprávy je vložen text popisující o jakou sestavu se jedná. Odeslání faktury elektronickou poštou: Formulář Prohlížení a tisk faktur a dodacích listů je rozšířen o volbu Odeslat elektronickou poštou. 0 Je-li tato volba zaškrtnuta nevytiskne se faktura na tiskárnu, ale bude připraven k odeslání elektronickou poštou (viz výše) Možné problémy při tisku Zobrazí se seznam nejčastějších problémů při tisku. Nic netisknout NÁMĚTK Zobrazení řádku tabulky Všechny hodnoty z řádku tabulky z jednoho dokladu jsou v okně zobrazeny pod sebou. Změna pořadí vět v tabulce Funkce umožní změnit způsob řazení vět podle vámi zadaných sloupců. Viz kapitola Společné funkce programu. Informace o souboru Základní informace o lokalizaci a velikosti souboru spojeného s tabulkou. Pro formát dat SQL zde vidíte příkaz SELECT, kterým byla data ze serveru vybrána a setříděna. Dále je poskytnuta informace o struktuře souboru. Tato informace je důležitá pro firmy, které importují data do Win-Stromu vlastními prostředky. Informace o změnách aktuálního dokladu Spuštěním funkce u dané tabulky dostanete k vybranému dokladu (na kterém stojí řádkový kurzor) přehled veškerých změn provedených s daným dokladem, viz. Hlavní menu / Moduly / Přehledy změn v dokladech. Export dat do souboru zvoleného typu Data v tabulce exportujete do textového nebo DBF souboru, viz. kapitola Společné funkce programu. Změna pořadí sloupců v tabulce ALT-M Funkce umožňuje vytvořit vlastní pohled (definovat a udržet pořadí sloupců v tabulce). Viz kapitola Společné funkce programu. Rychlý tisk sloupců v tabulce ALT-U Funkce umožňuje vytvořit vlastní tiskovou sestavu a tisknout ji přímo na tiskárnu ve znakovém režimu (vysoká rychlost na jehličkových tiskárnách), viz kapitola Společné funkce programu. Hromadné změny platné pro verzi SQL Tato funkce umožňuje provést nad definovaným výběrem dokladů hromadnou změnu v předem určených sloupcích. Výčet sloupců, ve kterých je možno pro danou tabulko provádět hromadné změny, je zapsáno ve spec. řídícím souboru. K provádění hromadných změn je nutno uživateli přiřadit příslušné právo v modulu Přístupových práv. V aktualizačním okně nejdříve vyberte doklady, ve kterých chcete provést hromadnou záměnu. Vyberte položku sloupec z rozbalovacího seznamu, ve

37 kterém chcete realizovat hromadnou změnu. Při vlastní realizaci hromadné změny je možno vybrat ze tří způsobů záměny a to: Vyplnit jen prázdné Nová hodnota se zapíše jen do záznamů ve výběru, které mají tuto hodnotu prázdnou, nevyplněnou. Přepsat konkrétní hodnotu za konkrétní Zadáte původní a novou hodnotu. V záznamech ve výběru s původní hodnotou se do vybraného sloupce zapíše nová hodnota. Přepsat v aktuálním výběru V záznamech v aktuálním výběru se do vybraného sloupce zapíše nová hodnota bez ohledu na její původní obsah.. Před vlastní realizací hromadné změny proběhne příslušné ověření zadané hodnoty. Například, jestliže zaměňujete hodnotu Klíč 1, musí tento existovat v tabulce klíčů. O provedených hromadných změnách je veden záznam v modulu Správy hromadných změn, který je přístupný v modulu Servis. Pomocí tohoto modulu můžete provedené hromadné změny vrátit zpět za předpokladu, že nikdo jiný nad zvoleným sloupcem později neprovedl další změnu Datové aktualizační okno modulu V každém modulu WIN- STROMU pracujete se základními účetními doklady, jako jsou faktury, bankovní výpisy, skladové doklady, objednávky atp. Tyto základní doklady jsou zpracovávány ve standardním datovém aktualizačním okně. Jaké jsou základní vlastnosti aktualizačního okna? Okno je rozděleno na horní ovládací část a spodní, kde je tabulka dokladů. Horní část má: nástrojovou lištu, ve které jsou společné funkce aktualizačních oken. Funkce jsou vybrány z menu datového okna. lištu tlačítek, ve které jsou základní číselníky a speciální funkce vázané k danému účetnímu dokladu. Účelem lišty je zbytečně neopouštět aktualizační okno modulu a pohodlně vykonávat veškeré potřebné operace. lištu hlavního výběru výběrová lišta Každé aktualizační okno má 4 rozbalovací seznamy, ve kterých jsou připraveny hlavní výběrové podmínky. Např. pro faktury se jedná o účetní roky, období, stav faktury a období DPH. Ve spodní části je pak tabulka dokladů, jež vyhovuje nastavenému hlavnímu výběru. Například vidíte a můžete plně aktualizovat faktury z roku 2004 (jež se shoduje s účetním rokem zadaným při vstupu) v 10. měsíci a ve stavu Neuhrazené. V období si můžete také vybrat faktury za kalendářní čtvrtletí nebo za posledních 7 dnů. V Adresáři jsou např. nastaveny výběry podle prvního znaku v kódu a názvu firmy, zbylé dva výběry jsou pak naplněny uživatelem definovanými skupinami a charakteristikou firem. Je-li například v Adresáři nastaven kurzor na výběr prvního písmene v názvu firmy a stisknete-li na klávesnici libovolné písmeno, budou v tabulce firmy začínající tímto znakem. Pro SQL verzi uvidíte pouze doklady vyhovující této podmínce. 0 Čtyři hlavní výběrové podmínky můžete v aktualizačním okně libovolně kombinovat a co je zvlášť výhodné, účetní doklady ve výběru libovolně měnit. Pokud zadáváte nový doklad nebo měníte stávající tak, že by po uložení do tabulky nevyhověl nastaveným podmínkám, bude doklad uložen, ale nebude v tabulce zobrazen. Na tuto skutečnost jste upozorněni. 1 Pokud zadáte podmínku výběru filtr, viz služby aktualizačního okna, budou vybrány doklady dle zadané podmínky bez omezení, jež bylo dáno hlavní výběrovou podmínkou v seznamu (např. nastavený rok, měsíc a stav faktury již neplatí). Tento fakt je vizuálně znázorněn tak, že rozbalovací seznamy v hlavní výběrové liště jsou dočasně znepřístupněny (šedé). Jejich hodnota se však nemění. Chcete-li se v budoucnu vrátit k hlavnímu výběru, stiskněte tlačítko Návrat - aktivace hlavního výběru na konci lišty (tlačítko se šipkami). lišta Hledej V liště pracujete obdobným způsobem jako ve funkci vyhledávání dokladu dle hodnot v zadaném sloupci, viz ikona lupy v nástrojové liště. Z rozbalovacího seznamu si vyberete sloupec, který budete prohledávat a do pole hodnota (pro SQL verzi polí od do) zadáte hledanou hodnotu. Stisknutím tlačítka Start se vyhledá požadovaný doklad (pro SQL verzi se provede požadovaný výběr dokladů). Je třeba si uvědomit, že se neprohledávají všechny doklady, ale pouze aktuální zobrazené doklady, jež vyhovují výše nastavenému hlavnímu výběru. NÁMĚTLišta Hledej složí k dohledání dokladu v nastaveném hlavním výběru. Lišta má i některé speciální vlastnosti, jako nastavení kurzoru na poslední aktualizovaný doklad nebo v pokladně slouží k zadání počátečního stavu pokladny v Kč a měně. NÁMĚTProhlídněte si připravené filtry v jednotlivých modulech a vyzkoušejte si jejich vliv na tabulku dokladů.

38 Nástrojová lišta aktualizačního okna V nástrojové liště jsou kromě společných funkcí i speciální funkce svázané se základními účetními doklady WIN-STROMU. Speciální funkce aktualizačního okna Detaily Funkce umožní detailní pohled na doklad (položky vydaných faktur, objednávek, skladových karet atd.). Rozúčtování Rozúčtování je použito v přijatých fakturách a v pokladně. Viz kapitoly Rozúčtování v uvedených modulech. Sumace ALT-C Aktualizační okna pro většinu dokladů slouží kromě rychlého výběru a editaci i jako tzv. kniha dokladů. Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat doklady a stisknutím tlačítka Sumace sečíst potřebné údaje. Pro pokladní doklady můžete ještě před sumací zadat počátečný stav vybrané pokladny. Pro doklady, které mají uvedenu částku v měně, můžete v sumačním okně zadat kód měny pro sčítání.

39 1.13 Editační okno - formulářový pohled Jak již bylo řečeno výše, obsahuje editační okno jednu větu z tabulky, ať již prázdnou při zakládání nové věty nebo vyplněnou při změně. Editační okno (formulář) obsahuje údaje - položky, jež korespondují se sloupci tabulky. Položky jsou obvykle zobrazeny jako textové pole s popisem. Jedná-li se o změnu je navíc v editačním okně nastaven kurzor na položku, která koresponduje s položkou v tabulce, na které stojí sloupcový kurzor. Editační okno má své vlastní menu. Ve skupině Aktualizace jsou funkce Uložit a Zrušit okno. Pro funkci Uložit je horká klávesa Alt+U. Každé editační okno navíc obsahuje v pravém horním rohu dvě tlačítka Uložit a Zrušit, která plní stejnou funkci. Editační okno v režimu změna má (na rozdíl od režimu přidat) ještě aktivní skupinu menu Pohyb, která umožní posouvat editační okno po tabulce nahoru a dolů, aniž byste museli toto okno opakovaně zavírat a opět jej otvírat. Menu Pohyb v tabulce: Předcházející PageUP Následující PageDown V nástrojovém pruhu editačního okna v režimu změna jsou dvě tlačítka, jež také realizují pohyb na předcházející, resp. následující větu. Pokud změníte obsah některého pole v editačním okně a následně okno posunete na další větu, uloží se nejdříve změny do původní věty (se stejným účinkem, jako byste nejdříve stiskli tlačítko Uložit). Stisknutím? v nástrojovém pruhu okna spustíte tzv. interaktivní nápovědu. Aktivní kurzor na ploše editačního okna se změní na šipku s velkým otazníkem a kliknete-li myší na prvek okna, dostanete konkrétní nápovědu spojenou (asociovanou) s tímto prvkem, respektive s celým editačním oknem. Po dobu otevření editačního okna, jsou všechny ostatní okna nepřístupná - uzavřena. Důvodem je, abyste předtím než budete pokračovat v dalších oknech, ukončili práci v editačním okně Vstup dat v editačním okně V závislosti na způsobu ovládání oken nastaveném v hlavním menu, skupina Sobory firem, se pohybujete po jednotlivých položkách - prvcích okna pomocí klávesy Tab, Enter, šipek nahoru a dolů nebo myší. Položky, reprezentované v okně textovými poli jsou: Textová položka složená ze všech přípustných znaků Číselná položka Datum Položky s přípustnými hodnotami - kódové položky Editace textových polí

40 Umístěte kurzor - svislou blikající čárku do textového pole. První, co musíte při vstupu znaků do textového pole rozlišit, je tzv. inzertní (Ins) nebo přepisovací mód. V inzertním módu jsou při vstupu znaky vpravo od kurzoru posouvány doprava. V přepisovacím módu jsou znaky vpravo přepisovány. To v jakém modu se systém vstupu nachází je detekováno na stavovém řádku hlavního okna. V inzertním módu je zvýrazněno tlačítko Ins. Vstupní mód můžete změnit klávesou Ins v numerickém poli nebo kliknutím na tlačítko ve stavovém řádku. Datové položka a některé položky v pevném tvaru zůstávají stále v přepisovacím módu. Po textové položce se můžeme pohybovat pomocí klávesových šipek vpravo a vlevo. Textová položka může být delší a nemusí být celá vidět. Chcete-li si ji celou prohlédnout, musíte do ní umístit kurzor a posouvat jej klávesovými šipkami. Kurzor na počátek a konec textové položky lze přemístit také pomocí klávesy Home a End. Znaky v textové položce mohou být označeny a barevně zvýrazněny. Tohoto označení lze dosáhnout např. dosáhnout tažením kurzoru po položce pomocí myši. Označené znaky jsou nahrazeny vstupem nových znaků z klávesnice nebo smazány klávesou Delete. Při přenesení kurzoru do číselné položky, je celá označena a barevně zvýrazněna. Stisknete-li pro označenou položku pravé tlačítko myši, dostanete nabídku dalších editačních funkcí Položky s přípustnými hodnotami - položky z číselníku Velmi často může položka nabývat pouze omezený počet přípustných hodnot - tzv. kódů z dané tabulky (číselníku). To se například týká čísla účtu, kódu předkontace - souvztažnosti, druhu dokladu, kódu střediska atd. Položku v editačním okně poznáte podle toho, že je k ní přilepeno pomocné tlačítko s otazníkem - (?). Po stisknutí pomocného tlačítka nebo horké klávesy F2 se zobrazí pomocné okno s tabulkou, která obsahuje údaje, jejichž kód se má zapsat do vyplňované položky. Tvoříte například novou fakturu a neznáte kód zakázky. Stojí-li kurzor na položce Zakázka stiskněte klávesu F2. Objeví se okno s tabulkou zakázek. Stejný účinek má stisknutí tlačítka (?). To, že se jedná o pomocné okno, které slouží k výběru hodnot, poznáte podle žluté ikony s otazníkem v záhlaví okna. V pomocném okně najdete požadovanou zakázku a nastavíte na ni řádkový kurzor. Stisknete-li nyní klávesu ENTER, bude pomocné okno uzavřeno a kód zakázky zapsán do odpovídající položky. Pomocné okno se stejným účinkem můžete zavřít dvojklikem myší na vybranou zakázku nebo v menu ve skupině Konec - Vložit vybranou hodnotu a zavřít okno. Chcete-li uzavřít pomocné okno bez uložení vybraného kódu, stiskněte klávesu ESC nebo křížek v pravém rohu záhlaví okna. Pokud po stisku F2 neexistuje zadané položky v hledaném číselníku, je kurzor v číselníku nastaven na nejbližší možnou pozici (dle zadané hodnoty). Příklad: při tvorbě položky vydané faktury zadáte do kódu zboží pouze první dva znaky kódu a po stisku F2 bude nastaven kurzor v ceníku na první položce začínající zadanými dvěma znaky. Pomocné okno je plnohodnotným oknem pro zobrazení tabulky. To znamená, že např. pokud chcete ve faktuře zadat zakázku, která v tabulce zakázek zatím není, můžete ji v pomocném okně přidat a hned ji do faktury uložit. Princip pomocných oken je důsledně uplatněn v celém programu WIN-STROM a umožňuje postupným nořením editačních a pomocných oken v podstatě zadat cokoliv odkudkoliv. Pokud je množina přípustných kódů položky omezena na několik málo vyjmenovaných hodnot, je položka realizována jako uzavřený seznam se šipkou. K některým položkám v editačním okně jsou přilepena pomocná tlačítka, která například vyplní datum nebo vypočtou DPH. Klávesa F2 má pak stejný význam Společné funkce programu WIN-STROM Společné funkce jsou přítomné v každém modulu programu a zajišťují jeho základní služby Přehledy dokladů dle výběru Nejdříve zvolíte, jestli chcete zadat standardní podmínku, tj. vyplnit požadované hodnoty do předem připraveného výběrového okna, nebo obecnou podmínku, kterou si složíte z logických výrazů. Ve fakturách máte ještě na výběr zadání podmínky pro analýzu salda. Jednou vytvořený dotaz můžete používat vícekrát tím, že si jej pod zvoleným jménem uložíte do paměti a v budoucnu si jej pro danou tabulku opět načtete. K uložení a opětovnému načtení dotazu slouží tlačítko Čtení-Uložení dotazu. Při opětovném spuštěni funkce se za základní volbou zobrazí seznam uložených dotazů, ze kterého si můžete vybrat. Ušetříte tak čas sestavováním a vyhledáváním dotazů.

41 Standardní podmínka výběru Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout doklady vybrané na základě vašich požadavků. Obr.31 Okno Podmínka výběru obsahuje řadu položek (např. pro faktury datumy přijetí a splatnosti, částky, dodavatele a stav faktury). Zadáte-li hodnoty pro některou z těchto položek, pak každý doklad (faktura) spadající do výběru musí zároveň obsahovat všechny tyto hodnoty. Pro některé textové položky stačí, když doklady obsahují zadané znaky jako svoji část. Položky, které v podmínce zůstanou prázdné, neovlivňují výběr dokladu. Jinými slovy, nevyplníte-li žádnou položku v podmínce, jsou v přehledu uvedeny všechny účetní doklady. Výběr dokladů se realizuje stisknutím tlačítka Výběr dle podmínky. Jednou vytvořený dotaz můžete používat vícekrát tím, že si jej pod zvoleným jménem uložíte do paměti a v budoucnu si jej pro danou tabulku opět načtete. K uložení a opětovnému načtení dotazu slouží tlačítko Čtení-Uložení dotazu. Podmínku můžete libovolně doplňovat, až dostanete požadovaný výběr, který můžete vytisknout. NÁMĚTVyberte všechny uhrazené faktury s datem splatnosti do od dodavatele ABC. Obecná podmínka výběru Dotaz se skládá z jednotlivých řádků, jež reprezentují logické výrazy ve tvaru: 0 Sloupec.Operace. Hodnota. Sloupec je uzavřený seznam, který po rozvinutí obsahuje všechny sloupce zpracovávané tabulky. Operace je opět uzavřený seznam jež obsahuje přípustné operace (. =,.NE ROVNO. >, >=, <, <=,.OBSAHUJE.,.NEOBSAH.,.ZAČÍNÁ.,.NEZAČÍNÁ.,.KONČÍ.,.NEKONČÍ.). Do pole Hodnota pak zapisujete hledanou hodnotou. Nápověda (tlačítko s otazníkem) vám pomůže při zadání hodnoty daného typu nebo zobrazí pomocnou tabulku pro hodnoty z číselníku. 1 Ve skupině Zadání řádku dotazu zadáte například Sloupec: Datum splatnosti, Operace: >=, Hodnota: Řádek dotazu uložíte do okénka Dotaz stisknutím tlačítka Uložit řádek dotazu. Výsledný dotaz se může skládat z více řádků - logických výrazů spojených operátorem.nebo. a operátorem.a. současně. Protože logický operátor.a. současně má vyšší prioritu než operátor.nebo. můžete jednotlivé řádky dotazu uzavřít do závorek. K výstavbě logického výrazu tak využijete tlačítka ve skupině Doplnění dotazu (závorky, vztah více řádků dotazu). Výsledný dotaz může mít například tvar: 2 Datum splatnosti >= Po jednotlivých řádcích dotazu se v okénku Dotaz můžete pohybovat pomocí šipek nebo myší. Aktuální řádek je zvýrazněn. 4 Obsah aktuálního řádku se automaticky přenáší do polí Sloupec, Operace, Hodnota v Zadání řádku dotazu. Aktuální řádek dotazu tak můžete libovolně změnit, např. můžete změnit hodnotu výrazu. Stisknutím tlačítka Změnit řádek dotazu se přepíše původní řádek dotazu. 5 Zvýrazněný řádek můžete smazat nebo za něj vložit další řádek (sestavený ve skupině Zadání řádku dotazu). Obdobně můžete v dotazu smazat nebo do něj vložit závorky. Sestavený dotaz můžete ještě opravit smazáním či vkládáním dalších řádků.

42 Obr.32 Je-li dotaz správně sestaven, uvolní se tlačítko Výběr dle dotazu. 0 Před vlastním výběrem můžete stisknutím tlačítka Setřídit podle vybrat sloupce, podle kterých bude výsledná tabulka setříděna. 1 Stisknutím tlačítka Výběr dle dotazu se realizuje výběr, tj. v tabulce zůstanou pouze řádky dokladů, které vyhovují sestavenému dotazu. Tabulka je setříděna podle vybraných sloupců. 2 Stisknutím tlačítka Sumace se obdobně jako po Setřídit podle zobrazí okno, ve kterém můžete zvolit sloupce, které budou ve výsledné tabulce sečteny. V okně se nabízejí pouze sloupce s číselnou hodnotou. Výsledky sumace ve výběru určeném dotazem jsou uvedeny v samostatném okně a můžete si je vytisknout. 3 Chcete-li se vrátit zpět k původní tabulce před uplatněním výběru, stiskněte tlačítko Vrátit zpět. 4 Jednou vytvořený dotaz můžete používat vícekrát tím, že si jej pod zvoleným jménem uložíte do paměti a v budoucnu si jej pro danou tabulku opět načtete. K uložení a opětovnému načtení dotazu slouží tlačítko Čtení-Uložení dotazu. NÁMĚTPro lepší orientaci je v dolní liště aktualizačního okna zapsána platná podmínka výběru Uživatelské sestavy-tisk, Aktualizace Služba umožňuje připojit ke standardním tiskovým sestavám spojených s tabulkou libovolný počet uživatelsky definovaných sestav. Viz kapitola Uživatelské sestavy. K účetním dokladům v tabulkách je připojena služba Uživatelské sestavy. Služba umožňuje připojit ke standardním tiskovým sestavám spojených s tabulkou libovolný počet uživatelsky definovaných sestav. Předpisy pro tisk jednotlivých sestav jsou umístěny v samostatných souborech (pro DBF formát s příponou.rpt, pro SQL s příponou rpq). Vlastní předpis sestavy si sami vytvoříte pomocí návrháře sestav (součást instalace programu) nebo zadáte jeho vytvoření někomu jinému (distributor WinStromu, jiná firma). Předpokládejme, že máte vlastní sestavu pro přehled vydaných faktur. Je umístěna ve složce (adresáři) C:\Winstrom\MojeSestavy a její předpis je v souboru MojeFakPrehl1.RPT. Aktivujete modul Vydané faktury. Pro tabulku faktur spusťte funkci Uživatelské sestavy-tisk a aktualizace. Funkce nabídne Tisk nebo Aktualizace. Aktualizace Objeví se tabulka obsahující následující údaje: Kód okna Kód je automaticky vyplněn podle Modulu a funkce. Název sestavy Název pro pozdější výběr.

43 INFO Popis Stručný popis pro orientaci. Cesta k sestavě V našem příkladu je cesta C:\Winstrom\MojeSestavy\MojeFakPrehl1.RPT. Alias (hlavní tabulka) V sestavě je přístup k datům realizován přes tzv. ALIAS. Je to zástupné jméno pro databázový soubor, které používá předpis sestavy (v podstatě jméno souboru bez koncovky DBF). V případě vydaných faktury je to FAKTURA ( DBF formát). V SQL verzi není nutné tento a následující údaj vyplňovat. Otevření doplňujících souborů Alias 1. Tabulky Tato hodnota má stejný význam jako předchozí, ale slouží pro 1. další použitý soubor. Otevření doplňujících souborů Tabulka 1 Jméno dalšího souboru.... až tabulka 4 Po zadání všech sestav k tabulce při opětovné aktivaci funkce Uživatelské sestavy-tisk a aktualizace můžete tisknout pomocí první volby Tisk. Tvorba vlastních sestav vyžaduje určité zkušenosti s programy podobného typu. Nejlépe pochopíte princip při modifikaci standardních sestav dodávaných s programem. Vytvořte si kopii standardní sestavy a pomocí návrháře sestav realizujte požadovanou modifikaci Text k řádce tabulky Ke každému dokladu můžete zadat libovolný počet textů nebo poznámek. Máte k dispozici jednoduchý textový editor typu WordPad. Můžete měnit typ, barvu a velikost písma. Text můžete exportovat do formátu RTF, který umí číst MS Word i WordPad Export dat do souboru zvoleného typu Funkce umožňuje exportovat vybrané sloupce a řádky libovolné tabulky dokladů do externího souboru a posléze jejich zpracování dalším programem (např. MS Excel). Nejdříve ze seznamu vyberete sloupce tabulky, které chcete exportovat do externího souboru. Výběr řádků z tabulky můžete realizovat standardním postupem definováním výběrové podmínky. Dále zvolíte formát, do kterého budou data exportována (nabízí se format Xbase DBF formát, TXT soubor s oddělovačem, TXT soubor pevný formát), Normu pro konverzi znaků (ANSI standard Windows, MS-DOS Standard Excel). Nakonec zadáte jméno souboru (včetně plné cesty) kam se mají exportovaná data uložit. Pro formát dat SQL funkce umožňuje např. umožňuje exportovat data z SQL tabulek zpět do formátu DBF Změna pořadí vět v tabulce Funkce umožní přepnout třídění (řazení) vět v tabulce podle standardů definovaných programem. V případě, že chcete vytvořit vlastní třídění, vyberte nabídku...vytvořit vlastní index. Program zobrazí dialogové okno pro zadání způsobu řazení. Pomocí dvojitého stisku levého tlačítka myši nebo tlačítka Přidat přemísťujete položky třídění z levé tabulky do pravé. Po stisku tlačítka Třídit program seřadí tabulku podle vašeho přání. Vámi vytvořené seřazení je dočasné po dobu otevření tabulky Změna pořadí sloupců v tabulce Když vám nebude vyhovovat standardní pořadí a šířka sloupců v některé tabulce, funkce vám umožní definici vlastního pohledu na tabulku. Chcete-li změnit šířku některých sloupců, tak to udělejte jako první krok. Poté aktivujte funkci pro změnu. Objeví se okno Volba pohledu na tabulku. Nový pohled vytvoříte stiskem tlačítka Vytvoř nový pohled. Objeví se tabulka, ve které můžete pomocí posuvných tlačítek přeházet pořadí sloupců. Poté pohled uložte pod zadaným jménem. Stiskem tlačítka Označit vybraný pohled jako standardní bude tento pohled vybrán při každém zobrazení tabulky. INFO Před vytvářením nového pohledu nemusíte pomocí myši zpřeházet sloupce v tabulce. Chcete-li však změnit šířku sloupců, pak je nutné toto učinit předem. Po uložení nového pohledu budou respektováno vaše nastavení šířek Rychlý tisk sloupců v tabulce Standardní tisk ve Windows tiskne v tzv. grafickém formátu. Výhodou je možnost vytisknout cokoli. Nevýhodou je snížená rychlost na jehličkových tiskárnách. Pomocí Rychlého tisku tisknete znakově, což je na jehličkové tiskárně výrazně rychlejší. Funkce je podobná jako předchozí s tím rozdílem, že definovaný pohled je sestavou pro tisk. Sestava se vytváří přesunem sloupců z levé tabulky do pravé. Pak jí uložte pod zadaným jménem Graf CTRL+G

44 Grafické znázornění tabulky Funkce je přístupná ve všech datových oknech, ve kterých je minimálně jeden číselný sloupec, viz Společné funkce programu. Obr.29c Na osu Y grafu jsou vynášeny hodnoty zvoleného číselného sloupce tabulky. Osu X představují jednotlivé řádky tabulky v pořadí shodném s jejím uspořádáním. Nejdříve se zobrazí formulář, kde zadáte popisky grafu a zvolíte číselný sloupec tabulky, jež chcete do grafu vynést. Je-li v tabulce velký počet řádků, je nutno z důvodů přehlednosti grafu redukovat jejich počet do skupin. Pokud nastavíte počet skupin na hodnotu vyšší než je počet řádků v tabulce, k redukci nedochází. Ještě zvolíte typ grafu (spojnicový nebo sloupcový). Stisknutím tlačítka Tisk se zobrazí na obrazovce resp. vytiskne zadané grafické znázornění číselných hodnot v tabulce. Funkci lze použít i nad tabulkou SQL dotazu. Je však nutné dodržet jistá omezení: SQL dotaz nesmí ve své pravé části (tzn. v klauzuli WHERE, ORDER BY apod.) využívat aliasů. Není-li možné vytvořit dotaz bez použití aliasů a chcete-li výsledek dotazu zobrazit grafem, je nutné aby dotaz vracel pouze dva sloupce Archiv Účelem funkce je zmenšit velikost zpracovávaných souborů přemístěním starých dokladů do archivu. Do archivu se ukládají doklady, které nemohou ovlivnit neuzavřenou evidenci o hospodaření firmy. To znamená, že můžete přesunout do archivu všechny účetní doklady, např. faktury v zadaném období (resp. všechny doklady do zadaného období včetně) a zmenšit tak velikost zpracovávaných souborů (uvolnit místo na disku). Samozřejmě nelze přesunout do archivu doklady z aktuálního období, ale pouze z období rok před účetní uzávěrkou (od 6. měsíce). V případě, že některý doklad není v tomto období uzavřen (např. přijatá faktura zůstala ve stavu O.K. nebo TISK PRIK.), není přenesen do archivu. Doklady z archivu můžete vrátit zpět do aktivních souborů funkcemi Vrátit z archivu vybrané období nebo všechny doklady do vybraného období (včetně). Doklady uložené v archivu si můžete standardními funkcemi dále prohlížet a samostatně archivovat (ukládat na další kompatibilní média) Platnost záznamů Účelem funkce je zvětšit přehlednost některých číselníků. Chcete-li omezit viditelnost nepoužívaného záznamu v číselníku, vyplníte hodnotu Platnost do roku. To znamená, že záznam nebude od následujícího roku zobrazován, ale bude stále existovat. Při návratu do roku menšího nebo rovného roku platnosti bude záznam standardně přístupný. Funkce je přístupná pouze pro formát dat SQL. Tuto vlastnost mají následující tabulky: 1. Adresář

45 2. Střediska 3. Zakázky 4. Ceník 5. Předkontace všech modulů Vyhledávání ve všech sloupcích V aktualizačních oknech modulů najdete funkci Hledej: Text ve všech sloupcích. Viz následující obrázek: Funkce zjednoduší vyhledání libovolné hodnoty v libovolném sloupci. Program prohledává všechny sloupce příslušné tabulky a hledá v nich zadanou hodnotu nezávisle, zda se jedná o číslo nebo o text.

46 2. Účetnictví WINSTROM modul ÚČETNICTVÍ 2.1 Vlastnosti a možnosti modulů Podvojné účetnictví je rozděleno do dvou modulů. Modulu Účetní doklady a Účetní zpracování. Hlavní funkcí modulu Účetní doklady je vstup a aktualizace tzv. interních účetních případů v daném aktuálním období. Dále je zde možno nastavit a aktualizovat základní číselníky, jako jsou střediska, zakázky, druhy dokladů, měny a předkontace. V modulu Účetní zpracování se provádí měsíční uzávěrka, tj. nahrávají se účetní případy z ostatních modulů programu (faktury vydané, přijaté, pokladna...), aktualizují se stavy účtů a automaticky se vytvoří všechny potřebné sestavy. Na konci roku zde spustíte funkci, která převede konečné zůstatky na počáteční stavy účtů do nového roku. V modulu se tak soustřeďují a zpracovávají účetní doklady ze všech ostatních modulů programu WIN-STROM. Pro přijaté a vydané faktury se ve 12-tém měsíci se výsledkovým způsobem zpracovávají kursové rozdíly. V případě, že v Parametrech firmy zvolíte Daňovou evidenci, jsou moduly Účetní doklady a Účetní zpracování nahrazeny modulem Daňová evidence. Jak začít? V modulu Účetní doklady musíte ve funkci Nastavení spustit funkci Saldo, jejíž úlohou je zavést do systému neuhrazené pohledávky a závazky. Ve funkci Účetní rozvrh vytvoříte účetní rozvrh vaší firmy a zadáte počáteční stavy účtů k datu zavedení účetnictví. Dále musíte definovat tzv. druhy účetních dokladů /např. pokladní, bankovní, mzdové atd./. Účetní případy budou tříděny a sumarizovány podle těchto druhů. Suplují se tím jednotlivé účetní deníky. Je-li vaše firma rozdělena na střediska musíte je nejdříve založit. Pro snazší zaúčtování účetních případů můžete definovat nejčastěji užívané předkontace (dvojice souvztažných účtů). Nyní již můžete v hlavní funkci Účetní doklady, aktualizace založit první účetní případ. Pozor na aktuální období, aby účetní případ spadal do období, do kterého skutečně patří. Účetní rok jste zadali při otevření firmy, účetní období zadáte ve výběrové liště aktualizačního okna. V případě, že máte data kompletní nebo chcete účetní případy zaúčtovat na účty, aktivujete účetní zpracování v modulu Účetní zpracování. Spuštění měsíční uzávěrky můžete během měsíce kdykoliv zopakovat. Program tak pracuje jako vysoce výkonný účetní kalkulátor. Na základě vstupních dat aktualizuje stavy účtů a vytváří výstupní sestavy. Opětovným spuštěním uzávěrky se vykonají stejné operace, tzn. že program stavy účtů nezablokuje, ani nezaznamená do vašich sestav počet zpracování apod. Lze tak velice snadno provádět kontroly správnosti již zaúčtovaných dokladů. Pomocí funkcí Účetní deník, Obratová předvaha, Hlavní kniha, Saldo neuhrazené, Saldo uhrazené lze prohlížet nebo tisknou standardní sestavy vázané na měsíční zpracování. Dále máte k dispozici sestavy Rozvaha, Výsledovka a Cash Flow, pro které můžete zadat časový rozsah zpracování. Stavy účtů můžete buď vidět na sestavách za jednotlivá období nebo si je můžete velice pohodlně prohlížet pomocí funkce Stavy účtů. U zvoleného účtu se zobrazí obraty a zůstatky pro všechna období běžného roku. Pomocí funkce Účetní případy můžete definovat vlastní podmínku výběru účetních případů, např. za celou skupinu účtů v daném časovém intervalu a pro vybrané středisko atd. Funkce Analýza zakázky poskytuje možnost prohlížet nebo tisknout náklady a výnosy pro vybranou zakázku. Distribuovaná verze programu umožňuje pracovat na několika pracovištích /počítačích/ najednou a data soustřeďovat a zpracovávat v centru, viz Servis - Distribuce dat. Při přenosu dat však musíte dávat pozor na koordinaci v jednotlivých uzlech /např. nesoulad v účetních osnovách, značení středisek atd./. Po zpracování posledního období v roce spustíte funkci Konec roku, která převede konečné stavy účtů do počátečních stavů v novém roce. Účty třídy 5 a 6 jsou vynulovány a hospodářský výsledek je převeden na účet 431/000. O převodu do nového roku je vytvořen protokol. Bez spuštění funkce Konec roku vás program do nového roku nepustí. Funkci můžete na konci roku můžete spustit vícekrát. 2.2 Účetní doklady Výběr funkce z okna modulů Na obrázko je funkční členění modulů Účetní doklady. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnici.

47 2.2.1 Nastavení Zobrazí se okno, ve kterém nastavíte základní parametry modulu Účetnictví. INFO Aktualizace účetního salda Funkci použijete při přechodu z ručního zpracování účetnictví na automatizované nebo při přechodu z jiného účetního software na WinStrom. Funkce umožní zadat neuhrazené pohledávky a závazky předchozího měsíce, který byl ještě zpracováván ručně /nebo jiným programem/. Obsah souboru saldo nemá vliv na stavy účtů. Je pouze informativní a slouží pro přenos neuhrazených pohledávek a závazků z předchozího způsobu zpracování. Proto také při tvorbě souboru saldo musíte zadat Období inicializace salda předcházející prvnímu počítačovému období. Toto období bude využito v modulu banka, při nápovědě variabilního symbolu. Dále funkci můžete použít pro aktualizaci salda v případě, že v něm vznikl během let chaos. Poznámka pro formát dat SQL: Účetní saldo ve formátu dat SQL má možnost zaznamenat aktuální období úhrady do tabulky velmi jednoduše. Stisknete tlačítko Vlož (viz následující obrázek) a program vyplní období úhrady sám. Takto označená věta soboru salda se neobjeví v následujícím měsíci.

48 Zahajujete zpracování účetnictví programem Win-Strom v lednu Pak při vyvolání funkce musíte zadat inicializační období 12/2004. V období 12/2004 nesmíte pak v žádném případě spustit měsíční zpracování - předvyplněné saldo by bylo vymazáno! Vzorová účetní osnova Vzorová účetní osnova obsahuje standardní účetní osnovu. Slouží jako pomůcka pro snazší tvorbu vašeho účetního rozvrhu Účetní doklady - aktualizace Funkce standardním způsobem aktualizuje tabulku účetních případů. V tabulce jsou účetní případy vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují účetní období v aktuálním roce a druh dokladu, resp. modul, ve které účetní doklad vznikl. Druhé dvě podmínky umožňují výběr dle účtu MA a DAL. V tabulce jsou soustředěny veškeré účetní doklady, které jsou jediným podkladem pro měsíční zpracování. Do tabulky můžete přímo zakládat nové účetní případy nebo je nahrávat z ostatních modulů programu (faktury vydané, přijaté, pokladna...). Ze kterého modulu byly účetní případy nahrány, poznáte podle druhu dokladu nebo také podle kódu v položce Moduly. Účetní případy nahrané z jiných modulů v tabulce neopravujte. Opětovným nahráním dat z modulů by byly vaše změny přepsány. Změny dělejte v modulech, kde prvotní data vznikala.

49 INFO INFO Tabulka obsahuje tyto údaje: Druh dokladu - 3 znaky Číslo dokladu - 10 znaků Číslo dokladu je automaticky doplněno nulami, například zadáte číslo 23, které je konvertováno do tvaru Datum Libovolný text Číslo účtu MÁ DÁTI Kód střediska MÁ DÁTI Číslo účtu DAL Kód střediska DAL Částka v Kč Kód firmy Číslo faktury - 12 znaků Datum splatnosti Kód zakázky Kód měny Aktuální kurs Částka měny Modul /subsystém/ Hodnota /1 znak/ je automaticky vyplněna programem. Podle znaku poznáte, ze kterého modulu data pocházejí: 0 U -účetnictví, O -vydané faktury, D -přijaté faktury, B -banka, K -pokladna, S-sklad, M -drobný hmotný a nehmotný majetek, I -Investiční hmotný a nehmotný majetek, C -data přenesená pomocí funkce " Distribuce dat (uzel, centrum), importy ", Z -Mzdy, H-Odpisy a opravné položky k neuhrazeným pohledávkám. Číslo řádku DPH Položky týkající se cizí měny vyplňujete pouze v případě, že účet MÁ DÁTI nebo DAL byl definován s kódem cizí měny. Zadáte-li částku v cizí měně, není nutné zadat částku v Kč, bude automaticky doplněna podle aktuálního kursu. Při stisknutí tlačítka Definice podmínky výběru v tabulce můžete zadat libovolné kritérium výběru a sumovat vybrané účetní případy. V okně pro definování podmínky jsou čísla účtů nahrazena XXXXXX. Jestliže přepíšete libovolný znak X číslem, dáte programu pokyn, aby vybíral takové účty, které mají na dané pozici definované číslo. Příklad: zadáte účet MD 311XXX, program vybere účetní případy, kde účet MD má na první pozici 311, tzn. všechny analytiky účtu 311. Jiné příklady: 311XX1, 3XXXXX atd. Výběrový klíč 1,2 Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru. Sowa/ Delfín V případě, že jste vlastníky licence SOWA (elektronické souvztažnosti-předkontace), program kontroluje korektnost zadané předkontace. V případě, že jste vlastníky licence DELFÍN (elektronické souvztažnosti-předkontace), program kontroluje korektnost zadané předkontace Kopie skupiny dokladů do následujícího období Pro formát dat SQL máte k dispozici funkci, která umí kopírovat vybranou skupinu účetních případů do následujícího období. Tato vlastnost vám může ulehčit práci při opakování stejné skupiny účetních případů každý měsíc. Může se jednat například o nájem, leasing atd Tisk Ve funkci jsou soustředěny tiskové sestavy pro aktuální výběr účetních případů. Vedle kompletního

50 a úsporného tisku můžete ještě tisknout sestavy s mezisoučty, resp. sumacemi případů dle druhu a čísle dokladu Suma dokladu V tlačítkové liště okna je tlačítko Suma doklad. Jeho stisknutím získáte celkovou částku účetních případů, které mají stejný druh a číslo dokladu jako účetní případ, na kterém stojí řádkový kurzor. NÁMĚTMůžete vytisknout sestavu účetních případů, jež obsahuje účetní případy se stejným druhem a číslem dokladu Střediska Funkce standardním způsobem aktualizuje tabulku středisek. Středisko je určeno pěti-znakovým kódem, popisujícím textem a poznámkou neomezené délky. Jsou-li střediska určena, musíte jejich kód zadat pro všechny účetní případy, které účtují na nákladových a výnosových účtech. Celkové náklady a výnosy pak můžete sledovat podle jednotlivých středisek. Tabulka může zůstat prázdná v případě, že vaše firma není rozdělena na střediska. Nezakládejte však střediska uprostřed roku, při návratu do starších období by je program vyžadoval a odmítal by měsíční zpracování. Jestliže počítáte s účtováním na střediska v průběhu roku, založte aspoň jedno fiktivní středisko na začátku roku. Sestava typu Výsledovka může být určena pro celou firmu nebo pro zadané středisko Skupiny středisek Střediska můžete shlukovat do libovolného počtu skupin. Maximální počet středisek ve skupině je 100. Pomocí skupin definujete víceúrovňovou hierarchii firmy. Například 4-dílny, 3-střediska, 2-závody, 1-firma atd. V tomto příkladě nejmenší středisko je dílna Účetní rozvrh Aktualizace účetního rozvrhu Funkce umožňuje definovat účetní rozvrh, provádět v něm změny, popřípadě rušit účty bez pohybu v daném roce. Je zde možné přidat účet a u účtů již existujících kromě jejich čísla změnit ostatní údaje. Změnu čísla existujícího účtu je možno provést pouze tak, že založíte nový účet a převedete na něj zůstatek z původního účtu. Původní účet pak bude mít nulový zůstatek a pokud na něm v daném roce není pohyb, lze jej zrušit. Účetní rozvrh obsahuje tyto údaje: Číslo účtu - 6 znaků 3 pozice pro syntetickou část, 3 pozice pro analytickou část. Přípustné znaky jsou 0..9 Texty Saldo Přípustné znaky jsou "A" - Účet je typu SALDO, "N" nebo prázdná položka - Účet není typu SALDO Typ účtu Přípustné znaky jsou "A" - účet je aktivní, "P" - účet je pasivní. Zahrnovat pro daň Údaj má význam pouze u účtů třídy 5 a 6. Jestliže u nákladového nebo výnosového účtu vyplníte údaj znakem "N" - Nezahrnovat, nebude stav účtu zahrnut do výpočtu hospodářského výsledku v sestavě "Výsledek hospodaření pro výpočet daně" /viz funkce Rozvaha a Výsledovka/. Kód cizí měny V případě, že chcete na účet evidovat platby v cizí měně, vyplníte položku kódem žádané měny. Pro účetní případ, který obsahuje číslo účtu s cizí měnou, musíte po vyplnění všech údajů doplnit kursy týkající se cizí měny, viz kapitola "Vstup a aktualizace účetních případů". Název v jiných jazycích K názvu účtu lze přidat až čtyři názvy v cizím jazyce. Chcete-li cizí jazyky využít v sestavách, je nutné vytvořit nové předpisy tisku pomocí návrháře sestav nebo je objednat u distributora programu.

51 INFO Umístění účtu v rozvaze a výsledovce Editační okno účtu v účetním rozvrhu obsahuje údaje pro umístění tohoto účtu do rozvahy respektive do výsledovky. Před výpočtem rozvahy respektive výsledovky probíhají kontroly správnosti předpisu pro sestavy. (Analytiky od účtu který patří do aktiv i pasiv musí jít do stejného řádku atd.) Pomocí nápovědy, tlačítka s?, dostanete tabulku sestavy, resp. rozvahy s možností výběru odpovídajícího čísla řádkvu. Počáteční stavy účtů v Kč nebo v cizí měně Při zavádění programu WIN-STROM musíte zadat počáteční stavy účtů v zadaném účetním rozvrhu. Jestliže převádíte do programu Win-Strom během roku již vedené účetnictví /např. z ručního zpracování nebo z jiného software/, pak v této funkci zadáte stavy rozvahových účtů, ale nákladové a výnosové účty musíte inicializovat pomocí účetních případů v období předcházejícím tomu, ve kterém zahajujete zpracování. V případě, že definujete u některých účtů kód cizí měny, pak je nutné to samé vykonat v cizí měně. Rozpočet K danému účtu v účetní osnově lze zadat hodnotu rozpočet (plán). V sestavě výsledovka po účtech je tato hodnota porovnávána se skutečným stavem. V této sestavě je u jednotlivých měsíců místo zůstatku účtu zobrazován měsíční obrat. Počáteční stavy na středisko Chcete-li sledovat zůstatky některých účtů na střediska, zadejte požadované účty a střediska do tabulky. Při vstupu účetních případů program kontroluje, zda jste při zadání účtu do tabulky také doplnily středisko (standardní kontrola je pouze u nákladových a výnosových účtech). Stavy těchto účtů dle středisek Viz.kapitola Stavy účtů Druhy dokladu

52 Funkce umožňuje standardním způsobem aktualizovat tabulku druhů dokladů. Druh dokladu určuje typ účetního případu. Účetní případy a mezisoučty jsou v tabulkách členěny podle tohoto druhu. Druh dokladu je určen tří-znakovým kódem a vysvětlujícím textem. Tabulka druhů dokladů obsahuje tyto údaje: Druh dokladu Libovolné tři znaky, které charakterizují data modulu. Popis Popis druhu dokladu. Generovat číslo dokladu Při tvorbě interních dokladů (nejsou nahrány z modulů ale pořízeny funkcí Vstup účetních případů ) můžete zapnout automatickou generaci čísla dokladu nastavením této hodnoty na ANO. Poslední číslo Zadáte počáteční hodnotu čísla interního dokladu. Rok Nastavíte rok, ve kterém chcete generovat číslo dokladu. Jak podrobně budete členit druhy dokladů, záleží jenom na vás, například: BA-Banka, VF-Vydané faktury, PF-Přijaté faktury atd Zakázky Funkce standardním způsobem aktualizuje tabulku zakázek. Zakázka je určena osmi-znakovým kódem a popisujícím textem. Při práci se zakázkou je možné pracovat s dalšími parametry: typ výrobní nevýrobní; osoba odpovědná za zakázku; stav zakázky; datum zahájení a ukončení zakázky; členění dle výběrových klíčů; rozšířena textová poznámka; vazba na modul Objednávky,Obchod; vazba na modul Výroba. Kód zakázky můžete zadat pro všechny účetní případy, které účtují v nákladových a výnosových účtech. Ve funkci Analýza zakázky pak můžete sledovat celkové náklady a výnosy podle jednotlivých zakázek. Tabulka je prázdná v případě, že se zakázkami ve firmě nepracujete. Tabulka zakázek umožňuje definovat výběry podle libovolných kritérií a v SQL verzi umožňuje přímý přístup k nákladům a výnosům pro vybraný filtr zakázek Výběrové klíče U všech dokladů všech modulů je možné zadat další dva klíčové údaje. Tyto libovolně využitelné hodnoty mají podobný význam jako např. středisko nebo zakázka. Lze je použít pro další zpracovávání, členění (např. na činnosti), vyhledávání, filtraci, tisk sestav apod. Zde standardním způsobem zadáváte, měníte a rušíte seznam výběrových klíčů pro použití ve všech ostatních modulech WinStromu. Zálohování a obnovení tabulky klíčů se děje ve funkci Služby, Záloha a obnovení dat, Kompletní účetnictví za celý rok Předkontace (souvztažnosti) Nejodpovědnější prací v účetnictví je určit, na které účty je třeba zapsat změny vyvolané účetním případem, tj. stanovit účetní předpis tzv. předkontaci - souvztažnost. Předkontace určuje, na které účty a na které jejich strany se účtuje. Účetní případ zapisuje stejnou částku na stranu Má dáti (na vrub) jednoho účtu a na stranu Dal (ve prospěch) účtu druhého. Účty, na kterých zapisujeme tentýž účetní případ se nazývají souvztažné účty. Takovému zápisu účetních případů se říká podvojný zápis. Podvojný zápis je základním rysem podvojné soustavy účetnictví. Funkce standardním způsobem aktualizuje tabulku předkontací. Předkontace je určena svým kódem

53 INFO a dvojicí souvztažných účtů MÁ DÁTI a DAL. Důsledné používání předkontací v celém programu WIN-STROM, tj. používání kódu předkontace namísto dvojice souvztažných účtů, má několik výhod: -Zpracovávat účetní doklady v jednotlivých modulech může i méně zkušený účetní. Účetní firma předem připraví tabulky předkontací s příslušným popisem. Např. fakturantka při tvorbě faktury zadá pouze kód předkontace podle jejího popisu. -V budoucnu se můžete rozhodnout, že chcete daný typ faktury jinak zaúčtovat. Nemusíte opravovat všechny faktury tohoto typu. Stačí změnit čísla účtů v tabulce předkontací a znovu nahrát data do účetnictví. Pro zkušené účetní není nutné tabulku předkontací v modulu ÚČETNICTVÍ vyplňovat. Program umožní zadávat účetní případy přímo vstupem druhu dokladu a čísel souvztažných účtů. Tabulka předkontací obsahuje tyto údaje: Kód předkontace - 6 znaků Druh dokladu - 3 znaky Číslo účtu Má dáti / Dal Popis předkontace Středisko Má dáti / Dal Platnost do roku (pouze pro formát dat SQL) Při vyplňování údajů jsou prováděny kontroly. Není dovolen vstup údaje, který není nalezen v odpovídajícím číselníku, např. číslo účtu v účetním rozvrhu Seznam měn Funkce standardním způsobem aktualizuje tabulku cizích měn a jejich denních kursů. Cizí měna je určena kódem, zemí a množstvím. Množství určuje poměr k jedné koruně, ve kterém jsou zadány denní kursy. Tabulka je předvyplněna běžně používanou cizí měnou. Na tabulku cizích měn je navázána tabulka denních kursů, kde můžete každý den zaznamenávat aktuální kursy jednotlivých měn k české koruně. Nápověda kurzu měny V dokladech, kde zadáváte kód měny, datum a kurz, je po stisknutí klávesy F2 nebo tlačítka? u kurzu otevřena tabulka aktuálních kurzů dané měny a nastavena na hodnotu, jež odpovídá nejbližšímu dni k datu dokladu Denní kursy Tabulka denních kursů obsahuje: Kód měny Datum platnosti Od Společně s datem Do určuje rozsah platnosti zadaného kursu. Při vstupu dat v modulech a nalezení denního kursu pro vybranou měnu spadající do definovaného rozsahu bude kurs automaticky vyplněn (ČNB střed) a při přepočtu měny na Kč použit. Datum platnosti Do ČNB střed Devizy střed Valuty střed Při přepočtu cizí měny na české koruny si v tabulce zvolíte aktuální kurs. Kursový lístek z Internetu Bez pracného přepisování lze načíst do tabulky Denních kursů denní kursový lístek z Internetu. Ten naleznete denně aktualizovaný na serveru České národní banky Pro načtení kursového lístku lze použít funkci Import z jiných datových struktur, viz modul Distribuce dat. 2.3 Účetní zpracování Výběr funkce z okna modulů Na obrázko je funkční členění modulů Účetní doklady a Účetní zpracování. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnici.

54 2.3.1 Účetní zpracování Nejprve určíte období měsíce účetního zpracování v aktuálním roce. Dále musíte zadat, zda chcete před zpracováním nahrát data z jednotlivých modulů. Nahrávání dat z označených modulů do účetnictví vysvětlíme na vydaných fakturách. V modulu vydané faktury vznikne faktura, kterou vytisknete a pošlete odběrateli. Při nahrávání dat do účetnictví jsou z faktury vytvořeny účetní případy a automaticky zapsány do vstupní tabulky účetních dokladů. Čísla účtů takto vzniklých účetních případů jsou dány předkontacemi u jednotlivých částek na faktuře. Období, do kterého účetní případy spadají, je dáno účetním obdobím, ve kterém byla faktura založena. Nahrání dat do účetnictví můžete libovolně opakovat. Staré účetní případy v daném účetním období jsou smazány a nahrazeny novými. INFO Při nahrávání skladu máte dvě možnosti - po dokladech nebo sumárně. Účetní zpracování ve verzi SQL Funkce měsíčního zpracování se skládá ze dvou částí, nahrání účetních případů z modulů do tabulky účetních případů a vlastního zpracování těchto případů, tj. jejich kontrolu, aktualizaci stavu účtů a výpočet salda. Ve verzi DBF i SQL se tyto činnosti v aktuálním měsíci provádí tzv. dávkovým způsobem. Tj. při nahrávání dat z modulu se v účetnictví vymažou všechny účetní případy daného modulu v daném období a nahrají se znovu. Při výpočtu salda se pracuje stejným způsobem, vše se

55 vymaže a nahraje znovu. Tento způsob práce především ve struktuře DBF byl vynucen požadavkem na korektnost a bezpečnost měsíčního zpracování. V SQL verzi je požadavek bezpečnosti přenesen na SQL server, který ji sám zajišťuje pomocí transakčního zpracování. Další nevýhodou dávkového způsobu v SQL je, že při opakovaném měsíčním zpracování neúměrně roste tzv. transakční log, tj. soubor do kterého si SQL server zapisuje veškeré provedené změny. Změnový způsob pracuje tak, že změníte-li v modulu primární doklad, např. kontaci faktury, je příznak změny okamžitě propagován do odpovídajících účetních případů (pokud existují). Při nahrání do účetnictví, resp. při měsíčním zpracování se pak pracuje jen s primárními doklady a účetními případy, ve kterých od posledního zpracování nastala změna. Všechny ostatní účetní případy v daném období jsou nezměněny a jejich zpracování se neprovádí. Opakované provádění měsíčního zpracování je tak mnohem rychlejší a výrazně se zmenšuje aktivita transakčního logu, jehož velikost roste pomaleji. Program zachovává i možnost spuštění původního dávkového měsíčního zpracování celého období (tj. probíhá zpracování všech dokladů v daném období bez ohledu na to, jestli v dokladech byla či nebyla provedena změna). Zaškrtnete-li pole Před zpracováním Nahrát data označených modulů, dostanete možnost vybrat si jednu z následujících možností: Nahrávat jen změněná data nebo Nahrávat všechna data. Zvolíte-li Nahrávat všechna data, je režim zpracování shodný s původním dávkovým režimem, ve kterém se účetní data z modulů v daném období vymažou a zpracují znovu. Úroveň zpracování Při kontrole vstupních dat v průběhu měsíční uzávěrky probíhá test, zda se účet použitý v účetním dokladu nachází v účetní osnově. Zároveň se kontroluje, zda všechny nákladové a výnosové účty mají přiřazen kód střediska /samozřejmě pokud střediska používáte/. Dále je aktualizována tabulka účetních případů na jednotlivých účtech. Jsou také přepočteny měsíční obraty a zůstatky účtů. Nakonec je aktualizováno saldo, tj. soubor uhrazených a neuhrazených pohledávek a závazků. Spojení uhrazených pohledávek a závazků je realizováno podle položek se stejným číslem účtu a faktury. V případě, že suma položek má vyrovnané strany MD a DAL, je faktura prohlášená za uhrazenou a je vyřazena z tabulky neuhrazených pohledávek a závazků. Před spuštěním účetní uzávěrky můžete ještě určit úroveň zpracování, tj. jestli chcete provést kompletní zpracování nebo pouze některou jeho část: Kompletní zpracování Veškeré funkce měsíčního zpracování Kontrola účetních případů, Aktualizace stavu účtů, výpočet měsíčních obratů a zůstatků, Aktualizace salda. Kontrola a aktualizace stavu účtů Aktualizace stavu účtů Pouze aktualizace salda Funkce pouze pro formát dat SQL Přehledy DPH V okně máte možnost zobrazit celkové sumace položek DPH z vybraných modulů v členění (indexaci), jež odpovídá formuláři Přiznání k DPH. Nejprve zadáte požadovaný rozsah období v aktuálním účetním roce a sledované moduly. Pomocí tlačítka Sumace přinutíte program sumovat DPH ve vybraných modulech a sumy zobrazit na obrazovce a po stisku tlačítka Tisk také na tiskárně. Tištěný formulář je shodný s formulářem Přiznání k dani z přidané hodnoty. požadovaným finančním úřadem. Sumace DPH je v okně rozdělena do listů: Povinnost přiznat daň, Nárok na odpočet a Uskutečněná plnění osvobozená s nárokem na odpočet daně. V záložce Doplnění zadáte doplňující údaje, jako je zálohový koeficienty pro krácení daně a ve 12 měsíci (v posledním kvartálu) také roční vypořádavací koeficient a změnu odpočtu daně. Tyto hodnoty související s ročním vypořádáním nároku na odpočet daně, viz par. 76 zákona, program WIN-STROM zatím nepočítá.

56 INFO V hlavním menu Parametry firmy / Specifikace firmy / DPH si zkontrolujte zadané parametry potřebné pro Přiznání DPH. Podklady pro DPH naleznete v modulu Vydané faktury, Přijaté faktury a Pokladna ve funkci Výkaz DPH. Export XML Ministerstvo finací umožní přijímat elektronická podání DPH prostřednictvím Internetu přes Portál veřejné správy (dále PVS). Vlastní elektronické odeslání DPH samostatný program PortLink od firmy NZServis s.r.o., který je součástí naší nabídky (na základě licenční smlouvy s firmou NZServis). Jedná se o inovovaný program ereldp, s možností odesílat DPH. Program musí být nainstalován na počítači, ze kterého máte přístup na internet. Aplikace umí prostřednictvím internetového připojení navázat komunikaci s PVS. V programu PortLink nejdříte provedete základní nastavení (zadání URL adresy, zadání registračního čísla a hesla pověřené osoby, uložení šifrovacích a podpisových certifikátorů do úložiště certifikátorů na vašem počítači, zadání archivačních adresářů atd.) V případě, že jste již používali program ereldp, je potřebné nastavení převzato. Je-li vše správně nastaveno, můžete načíst soubor DPH ve formátu XML připravený programem WinStrom. Po načtení soubor odešlete na PVS, tj. podepíšete vaším elektronickým podpisem a zašifrujete. Program za podmínky, že počítač, na kterém běží je připojen na internet, zobrazí průběh transakce s PVS a nakonec zobrazí výsledek zpracování. Je-li soubor portálem odmítnut, je označen červeným křížkem. Rozvinete-li záznam transakce (kliknutí na tlačítko + v první pravém sloupci) a vyberete-li řádku s červeným textem Chyba, dostanete protokol o zpracování odeslaných DPH s případným popisem chyb. Vlastnosti a způsob ovládání programu PortLink je posán v el. nápovědě tohoto programu. Firma NZServis zajišťuje i poradenský hot-line k odstranění případných problémů pří komunikaci s PVS Účetní deník, Obratová předvaha, Hlavní kniha Po měsíčním zpracování můžete uvedené sestavy zobrazit na obrazovce a v případě, že jsou v pořádku, vytisknout. Účetní deník je opisem vstupních účetních případů. V obratové předvaze jsou vypisovány účetní případy vztahující se k jednotlivým účtům a tak jsou také sumovány.

57 Hlavní kniha obsahuje následující údaje vztahující se k jednotlivým účtům: Číslo účtu Stav účtu k 1. lednu aktuálního roku Začátek fiskálního roku můžete před výpočtem hlavní knihy změnit a posunout jej na počátek libovolného měsíce loňského (předchozího) roku. Stav účtu na začátku aktuálního období Obraty MD a DAL za aktuální období Obraty MD a DAL od začátku roku Začátek fiskálního roku můžete posunout, viz Stav účtu k Konečný zůstatek Sestavy můžete tisknou dvojím způsobem. První možnost je standard Windows, v tzv. grafickém módu. Sestavy jsou přehlednější a není problém s češtinou. Druhá možnost je tzv. standard DOS, který tiskne na tiskárnu znakově. Tento způsob tisku je zajímavý pouze při tisku na jehličkovou tiskárnu, kde je grafický tisk podstatně pomalejší. INFO Sestava hlavní kniha není omezena aktuálním rokem. Je možné při její aktivaci definovat fiskální rok nezávisle na roce kalendářním Saldo Nejdříve zadáte období v aktuálním účetním roce, ke kterému je saldo vztažené. Vyberete si jednu z následujících funkcí: Saldo neuhrazené / uhrazené tisková sestava Funkce k aktuálnímu účetnímu období vytiskne sestavu uhrazeného, resp. neuhrazeného salda, tj. k aktuálnímu období uhrazené, resp. neuhrazené účetní případy na saldo účtech včetně měny. Před tiskem si můžete určit, jestli chcete vytisknout kompletní data (pozor, sestava může být velmi rozsáhlá), nebo zvolíte úsporný tisk, kde jsou všechny doklady se stejným číslem faktury staženy na jednu řádku, resp. úsporný tisk, kde pouze přijaté a vydané faktury jsou zastoupené jednou řádkou. Analýza salda výběr dle podmínky Funkce otevře tabulky pohledávek a závazků k aktuálnímu období. V tabulce jsou účetní případy, které vznikly v účetních obdobích předcházející aktuálnímu období včetně, rozdělené na saldo účty. Tabulka se skládá ze sloupců: Období úhrady (pro SQL), Stav (pro DBF), Číslo účtu, Číslo faktury, Druh dokladu, Číslo dokladu, Datum vzniku dokladu, Částky MD, Částky DAL, Kódu firmy, Datumu splatnosti, Textu, Zakázky, Měny, Kursu měny, MD v měně, Dal v měně. Tabulka je a priory tříděna podle čísla účtu a čísla faktury. 0 Může se stát, že na saldo účtech jsou doklady, které nemají vyplněné číslo faktury. Na tyto doklady jste upozorněni varovnou hláškou a můžete si je zobrazit ve funkci Věty s nevyplněným číslem faktury. 1 Pro formát dat DBF: první sloupec tabulky je Stav (UHRAZENA), prázdný údaj značí, že doklad je k aktuálnímu období neuhrazen. 2 Pro formát dat SQL: První sloupec tabulky je Období úhrady, prázdný údaj značí, že doklad je k aktuálnímu období neuhrazen. 3 K tabulce je připojena standardní služba výběr řádků dle podmínky. V okně pro zadání standardní podmínky si můžete vybrat saldo uhrazené, neuhrazené nebo všechny doklady. Při výběru si můžete zaškrtnout sumaci částek MD, DAL a Rozdíl jak v Kč tak v měně. Vybrané saldo můžete vytisknout kompletním nebo úsporným tiskem. Analýza salda 0, 90, 180,365 (respektive 30, 90, 180) a více dní po splatnosti Při výpočtu sestavy je nutné správně volit období. Příklad: chcete analyzovat saldo ke dni je nutné zvolit účetní období 2004/12 a zadat datum V opačném případě dostanete nevěrohodné výsledky! Analýzou salda po splatnosti vznikne tabulka, jež má v prvním sloupci kód splatnosti 000, 090,0180,.. Neuhrazené faktury setříděné dle kódu splatnosti můžete vytisknout po položkách nebo sumárně po splatnostech. Sestavy můžete vytisknout i v měně. Věty s nevyplněným číslem faktur Platné pro formát dat SQL. Funkce otevře tabulka účetních případů na saldo účtech, které nemají vyplněné číslo faktury Rozvaha, Výsledovka, CashFlow Tvorba a aktualizace formulářů Rozvahy, Výsledovky a CashFlow je vybudována na společném základě. Podrobné vysvětlení najdete v popisu funkce Tvorby vlastních sestav (generátor sestav). INFO V případě, že došlo ke změně stavu účtů (viz funkce měsíční zpracování), je nutné před tiskem sestavy spustit její výpočet. Rozvaha Definice uživatelského předpisu sestavy je možná při aktualizaci účetního rozvrhu. Program kontroluje

58 správnost umístění účtu v sestavách a zda předpis pro výpočet formuláře koresponduje s účetním rozvrhem. Před výpočtem rozvahy probíhá další kontrola na správné umístění analytických účtů, které patří do aktiv respektive do pasiv podle jejich syntetického součtu a zda je správně definován výpočet hospodářského výsledku. Výpočet rozvahy v 1000 Kč se zaokrouhlením na celé tisíce. Při zaokrouhlení řádků rozvahy může dojít k tomu, že suma aktiv může být jiná než suma pasiv. Finanční úřady tuto skutečnost ignorují a vyžadují rovnost. Program po výpočtu rozvahy zajistí tuto rovnost tak, že při zjištěném rozdílu opraví pasiva tak, aby nastala kýžená rovnováha aktiva a pasiv. Dále program umožňuje v režimu změn změnit také vypočtené hodnoty. To vám umožní lépe umístit automatické dorovnání pasiv. Formulář pro finanční úřad Viz funkce Tvorba vlastních sestav, tlačítko Aktualizace sestavy. Sestavu můžete také vytisknout ve standardním formátu a s rozpisem na účty. Aktiva a pasiva po účtech Dostanete sestavu, kde řádky odpovídají aktivním a pasivním účtům z vašeho účetního rozvrhu a sloupce stavům těchto účtů v jednotlivých měsících aktuálního roku. Výsledovka Výsledovka je možné členit druhově a účelově, viz. nastavení v modulu Účetní doklady. Standardu předchozích let odpovídá druhové členění. Formulář pro finanční úřad Viz funkce Tvorba vlastních sestav, tlačítko Aktualizace sestavy. Náklady a výnosy po účtech Dostanete sestavu, kde řádky odpovídají nákladovým a výnosovým účtům z vašeho účetního rozvrhu a sloupce stavům těchto účtů v jednotlivých měsících aktuálního roku, resp. v aktuálním měsíci. Náklady a výnosy vyloučit účty NEZAHRNOVAT PRO DAŇ Sestava je podobná sestavě Náklady a výnosy po účtech. Sestava je dvojího charakteru S vyloučením nedaňových účtů nebo Jen nedaňové účty. Náklady a výnosy měsíční výsledky, celkem za rok VERSUS PLÁN Sestava je podobná sestavě Náklady a výnosy po účtech rozšířena o sloupec plánovaný zůstatek. Rozvaha a výsledovka ve zkráceném rozsahu. Již neexistuje dvojí formuláře sestav ve zkráceném a plném rozsahu. Při tisku sestavy v zvolíte potlačení podrobných řádků sestavy a tím získáte sestavu ve zkráceném rozsahu. Rozvaha a výsledovka pro finanční úřad se také může tisknout bez nulových řádky Vlastních sestavy Funkce vám dává možnost aktualizovat standardní sestavy dodávané s programem či vytvořit libovolné vlastní účetní sestavy. Funkce otevře okno Tvorba sestav. V okně je seznam standardně dodávaných sestav. V seznamu jsou jak standardní sestavy, tak uživatelské sestavy, který jste si sami vytvořili. V programu je k dispozici 5 standardních formulářů: rozvaha v plném a zkráceném rozsahu, výsledovka v plném a zkráceném rozsahu a Cash flow. K těmto základním typům existují standardní sestavy pro organizační složky státu, územní samosprávné celky (dříve RO) a příspěvkové organizace. V okně Tvorba sestav jsou tlačítka: Aktualizovat sestavu, Přidat novou, Kopírovat předpis, Zrušit sestavu, Záloha sestavy. Ze seznamu sestav si vyberete sestavu a stisknutím jednoho z tlačítek spustíte požadovanou funkci. Do standardní sestavy nelze kopírovat obsah jiné sestavy ani ji nelze zrušit. Princip vytvoření vlastních sestav není složitý. Pokud byste však měli problémy, obraťte se laskavě na distributora programu, který vám poradí, případně pro vás požadovanou sestavu vytvoří. Nejprve musíte definovat tzv. formulář sestavy. Formulář se skládá z očíslovaných řádků. Každý řádek kromě popisu a označení obsahuje sumu několika účtů nebo jiných řádků. O které účty nebo řádky se jedná, to říká tzv. předpis pro výpočet řádků sestavy. Předpis je automaticky aktualizován podle vašeho účetního rozvrhu. Každá sestava je tak určena svým formulářem a předpisem pro řádky.

59 Generátor sestav: Aktualizovat sestavu Po stisku tlačítka se na obrazovce objeví okno, kde si vyberete činnost pro vybranou sestavou. Výpočet sestavy Výpočtem sestavy se rozumí výpočet a sumace jednotlivých řádků formuláře sestavy podle aktuálního stavu účtů. Ve spodní části okna je zapsán čas a rozsah poslední aktualizace sestavy. Prohlížet a tisknout sestavu Po aktualizaci je možné sestavu prohlížet na obrazovce nebo tisknout na tiskárnu. Tvorba formuláře sestavy Ve funkci Tvorba formuláře sestavy můžete měnit nebo vytvářet formulář sestavy. Můžete přidávat do formuláře nové řádky nebo modifikovat stávající. Uživatelský předpis pro řádky sestavy V této funkci máte možnost definovat, jak má být vypočten řádek formuláře. Do řádku patří obraty účtů, zůstatky účtů nebo počáteční stavy, podle toho o jakou sestavu se jedná. V uživatelském předpisu jsou konkrétní analytické účty z účetního rozvrhu. Standardní předpis pro řádky sestavy Vzor, podle kterého bude automaticky plněn uživatelský předpis, můžete určit ve funkci Standardní předpis pro řádky sestavy. Standardní předpis určuje jaké syntetické účty vstupují do jednotlivých řádek sestavy. Pro rozvahu, výsledovku a Cash flow je standardní předpis vyplněn v souladu s legislativou. Pro speciální sestavy si můžete vytvořit vlastní standardy výpočtu řádek. Dále je zde definováno, jak má být účet do řádku sestavy kalkulován. Je možné také určit, že má být účet kalkulován, pouze když má záporný zůstatek nebo jenom když má zůstatek kladný. Také můžete určit, že se má převrátit znaménko zůstatku na účtu. Přidat novou Do tabulky se seznamem sestav je možné přidat vlastní sestavu. Určíte její jméno a typ. Poté je nutné vytvořit formulář této sestavy a definovat předpis pro výpočet řádků. Zde můžete například vytvořit německou rozvahu nebo výsledovku podle německých norem. Kopírovat předpis formulář Zde lze vytvořit kopii libovolné sestavy. Například máte ve vaší firmě zahraničního partnera, který má zájem o sestavy v cizím jazyce. Jednoduše vytvoříte novou prázdnou sestavu. Do ní zkopírujete formulář a předpis pro řádky již hotové sestavy. Pak stačí přeložit texty ve formuláři do příslušného jazyka. Zrušit sestavu Záloha Tato volba vám umožní zálohovat vybranou sestavu včetně jejího formuláře a předpisu Stavy účtů Stavy účtů-firma Funkce vám umožní prohlédnout obraty a konečné zůstatky na libovolném účtu za všechna již zpracovaná období v roce. Na obrazovce se objeví tabulka s hodnotami prvního účtu z účetního rozvrhu. Pomocí tlačítek ve skupině Pohyb postupujete po účetním rozvrhu dopředu nebo zpět. V případě, že do vyhledávací položky Hledat účet napíšete konkrétní číslo účtu, program jeho stavy okamžitě zobrazí.

60 INFO Stavy účtů-střediska Program zobrazí seznam všech účtů u kterých jste definovali počáteční stavy pro vybraná střediska. Pomocí tlačítka detailní pohled na položky můžete zobrazit pohyby aktuálního účtu a střediska za celý rok (přítomnost pohybů v tabulce je podmíněna měsíčním zpracováním). Zároveň je k dispozici výběrové okno pro zúžení výběru účtů. Tento výběr můžete tisknout včetně pohybů nebo bez pohybů. Po stisku tlačítka Výpočet zůstatků ke zvolenému období (musí být vyplněno období DO) program vyplní sloupeček Zůstatek vypočteným zůstatkem Účetní případy Funkce může být užitečná při vyhledávání konkrétních účetních případů vztažených k jistému účtu, středisku, faktuře, kódu firmy, datu, druhu dokladu atd. Nejprve se na obrazovce objeví tabulka se všemi účetními případy v daném roce s možností výběru filtrace dle standardní nebo obecné podmínky. Ve výběrovém okně vyplníte ty položky, které definují podmínku výběru. Po stisknutí tlačítka Výběr dle podmínky program vybere jen ty účetní případy, které splňují zadanou podmínku. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu / Přehledy účetních dokladů dle výběru.

61 NÁMĚTMožnost Tisku obratové předvahy z přehledu účetních případů na účet. Standardní obratová rozvaha obsahuje pouze jedno období. Zvolíte-li tisk této sestavy z funkce Přehledy účetních případů na účet, dostanete přehled přes více období najednou Analýza zakázky Tato funkce vám umožní analyzovat výnosnost a nákladovost zakázek. Pro zadanou zakázku máte možnost zobrazit tabulku účetních případů třídy "5" a "6" v zadaném období nebo za všechna zpracovaná období. NÁMĚTNení-li vyplněno číslo zakázky, získáte přehled nákladů a výnosů na všech zakázek Konec roku Funkce slouží k vytvoření nebo aktualizaci účetního rozvrhu v následujícím roce. Můžete jí bez omezení opakovaně spouštět. Konečné stavy z prosince jsou převedeny na počáteční zůstatky k 1.lednu následujícího roku. Zároveň jsou vynulovány účty třídy "5" a "6" a hospodářský výsledek organizace je převeden na účet "431/000". V praxi budete pracovat souběžně ve starém i novém roce, dokud nebude starý rok definitivně uzavřen (v březnu nebo v červnu následujícího roku). Až budou zůstatky ve starém roce definitivní, zavoláte tuto funkci, která zaktualizuje počáteční stavy v novém roce. INFO V případě, že poprvé vstoupíte do nového roku (poprvé zadáte období nového roku), program automaticky vyvolá funkci Konec roku. 2.4 Daňová evidence Zda má být firma účtována podvojně nebo jako daňová evidence nastavíte v nabídce Parametry firmy-specifikace firmy. Zaškrtnete-li v prvním listu Firma políčko Daňová evidence, vybraná firma přejde do tohoto režimu. Okno modulů se změní jak ukazuje následující obrázek.

62 Moduly Účetní doklady a Účetní zpracování jsou nahrazeny modulem Daňová evidence. Ostatní moduly jsou zachovány Daňová evidence-- vstup

63 INFO Do této tabulky jsou nahrávána data z jednotlivých modulů nebo zde můžete zadávat přímo interní doklady. Tabulka druhů dokladů obsahuje tyto údaje: Modul Hodnotu uživatel nevyplňuje a může nabývat následujících hodnot: Interní, Vydané faktury, Přijaté faktury, Banka, Pokladna Období Období je ve tvaru RRRRMMDD a je automaticky generováno ze zadaného datumu. Slouží pro mezisoučty ve výstupních sestavách. Pole Paragraf může nabývat následujících hodnot: Neuveden, 7-Živnost, 7-Zemědělská výroba, 7-Jiné podnikání, 7-Podíly společníků, 7-Užití či poskytnutí práv, 8-Příjmy z kapitálového majetku, 0 9-Příjmy z pronájmu, 10-Ostatní příjmy. Vyplněním hodnoty definujete umístění nákladů resp. výnosů ve jednotlivých oddílech daňového přiznání. Standard/Social.zdrav.pojištění Pole může nabývat hodnot: Nevyplněno, Zdr.poj. Zdravotní pojištění, Soc.poj. Sociální pojištění. Tato hodnota slouží k možnosti upřesnění specifikace nákladů. Datum Z datumu je generováno období dokladu Doklad Číslo dokladu Párovací znak Párovací znak slouží ke spojení různých čísel dokladů Kód firmy Firma (IČ, DIČ, Ulice, Město, Psč, Stát) Text Popis dokladu popřípadě poznámka (maximum 100 znaků) Příjem Částka příjem v Kč Výdej Částka výdej v Kč Měna Kurs Částka v měně Středisko Zakázka Výběrový klíč 1,2 Výběrové klíče 1 a 2 slouží k upřesnění zařazení dokladu z hlediska nákladů a výnosů pro případ, že nestačí členění podle středisek a zakázek. Výstupem z této tabulky je sestava daňové evidence za zvolený účetní rok. Přehledy a výběry v daňové evidenci: Chcete-li zúžit výběr v tabulce dokladu, aktivujete funkci Filtr-Podmínka výběru. Zadáte-li standardní podmínku, vyplníte následující okno a stisknete klávesu Výběr dle podmínky.

64 2.4.2 Rekapitulace Po stisku tlačítka Vypočítat program vyplní hodnoty v tabulce dle zadaného období Nahraj moduly Tvoříte-li účetní doklad v libovolném modulu, pak je nutné u dokladu zaškrtnout respektive nezaškrtnout políčko Patří do daňové evidence. To rozhodne, zda bude doklad nahrán do tabulky Daňová evidence-vstup. Nahrání dat z modulů provedete aktivací funkce Nahraj moduly DPH, Střediska, Zakázky, Výběrové klíče, Seznam měn, Denní kursy Popis těchto funkcí naleznete v příslušných odstavcích účetnictví.

65 2.4.5 Aktualizace modulů Aktualizace jednotlivých modulů je popsána v následujících kapitolách. Jediným rozdílem oproti podvojnému účetnictví je, že nezadáváte předkontace resp.účty pro zaúčtování dokladu do podvojného účetnictví, ale pouze spacifikujete, zda doklad patří do daňové evidence. Vydané a přijaté faktury jsou nahrávány do tabulky daňové evidence až po jejich úhradě a podle data úhrady.

66 WINSTROM modul VYDANÉ FAKTURY 3. Faktury vydané 3.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul umožňuje vystavení dodavatelských faktur a jejich následné zpracování. Jak začít? Nejprve musíte ve funkci Nastavení definovat fakturační řady a zadat základní parametry pro vydané faktury (zaokrouhlování, texty na fakturu atd.). Poté musíte zadat předkontace pro zaúčtování faktur. Předpokladem je, že v účetnictví byl již vytvořen účetní rozvrh firmy a definovány druhy dokladu. Ve funkci Typy dokladů můžete doplnit, případně rozšířit vlastnosti faktur. Poslední, co je vhodné před vystavením první faktury udělat, je vytvoření ceníku a adresáře odběratelů. Hlavní funkcí modulu je Aktualizace vydaných faktur. Otevře se standardní aktualizační okno, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s fakturami. Při založení nové faktury vyplníte hlavičku faktury s údaji o odběrateli, o způsobu a termínech plateb, předkontaci atd. Využití typu dokladů vám umožní předdefinovat řadu parametrů, které pak již nemusíte zadávat. Datum založení faktury se musí shodovat s účetním rokem nastaveným při spuštění programu. Po zadání hlavičky můžete přistoupit k naplnění vlastního obsahu faktury, k zadání fakturačních položek. Fakturační položky můžete kopírovat z jiné faktury, objednávky, výdejky apod. Do hotové faktury lze kdykoliv zasáhnout. Můžete změnit jak hlavičku faktury, tak její obsah. Modul pracuje se zálohovými fakturami i s zálohovými daňovými doklady. Na závěr roku provede vyúčtování kursových rozdílů. Tak jak je faktura jednotlivými funkcemi modulu postupně zpracovávána, mění se (obdobně jako u přijaté faktury) i její stav. Správně vytištěná faktura se dostává do stavu TISKNUTO. Vlastní úhrada faktur se provádí v modulu BANKA nebo POKLADNA. Tyto moduly převádějí faktury do stavu UHRAZENA nebo ČÁSTEČNĚ UHRAZENA.. V libovolném období si můžete prohlížet knihu vydaných faktur, výkaz DPH a saldo odběratelů. Faktury si můžete také prohlížet a tisknout dle mnoha volitelných kritérií, které si můžete předem připravit. Ukončíte-li v daném období vystavování faktur, nahrajete veškeré potřebné údaje do účetnictví v modulu Účetní zpracování. Po uplynutí určitého času, kdy již nejsou staré faktury pro vás zajímavé, můžete je vyřadit z databáze a uložit do archivu. Program také umožňuje automatickou generaci upomínkových dopisů. Tvar upomínky můžete definovat podle vlastních potřeb. Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je funkční členění modulu Vydané faktury. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnici. 3.2 Popis jednotlivých funkcí Nastavení

67 Okno konfigurace faktur je rozděleno do několika listů: Základní parametry Splatnost ve dnech Splatnost bude automaticky přičtena k datu vystavení faktury a zapsána do data splatnosti. Tlačítko Fakturační řady Faktury jsou číslovány v závislosti na fakturačních řadách. Chcete-li podle čísla faktury rozpoznat skupinu, do které faktura patří, můžete ve fakturační řadě definovat počáteční číslo faktury dané skupiny. Pro novou fakturu musíte nejdříve zvolit fakturační řadu. Program pak přidělí faktuře číslo, které je o 1 větší než pořadové číslo vybrané řady. Příklad: Pro středisko 6 definujete řadu S6, kde první faktura začíná na čísle 6000, další bude mít 6001,6002,... Středisko 7 bude začínat na Tak na první pohled poznáte, ve kterém středisku faktura vznikla. Přelom roku Každá dokladová řada si nyní pamatuje kroměčísla naposledy generovaného dokladu v aktuálním roce zpracování i číslo posledního dokladu minulého roku. V přechodném období účetního zpracování, kdy se ještě dokončuje zpracování účetních záznamů minulého roku před finální roční uzávěrkou, je možné z jedné dokladové řady generovat doklady do nového (aktuálního) i minulého roku zpracování pouze volbou období zpracování. Stávající dokladová řada se změní na řadu nového (aktuálního) roku generací prvního dokladu v prvním měsíci zpracování. V případě potřeby generace dokladů v ještě starším období je nutné si za tímto účelem založit specielní dokladovou řadu.!! Fakturační řady si nastavte s dostatečným rozestupem. V okamžiku, kdy jedna fakturační řada doběhne druhou, program použije první volné číslo v následující řadě. Proto si zvolte dostatečnou rezervu. Tisk formuláře faktury Standardní Tisk je realizován jedním reportem (pro DBF verzi a SQL verzi). Report se přizpůsobuje dle obsahu a potřeb jednotlivý faktur a dodacích listů (je řízen daty). Můžete zde zaškrtnout jedno z políček (tisknou na hlavičkový papír, tisknout linky mezi řádky, stručný formulář- tiskne jednořádkové položky, potlačit tisk rabatu) Sleva realizovaná na faktuře ať už globální nebo na jednotlivých položkách vyvolá tisk sloupců % slevy a ceny po slevě (nebo rabatu). Do faktury lze v levém horním rohu před název a adresu fakturující firmy umístit její logo. Soubor loga se načtete a uložíte pod inerním názvem po stisknutí tlačítka Obrázek loga. Předkontace pro položky při odpočtu zálohy Při odpočtu zálohové faktury se generuje fakturační položka se zápornou částkou vybrané zálohové faktury. Zde zadáte předkontaci této položky, viz Zálohové faktury. Předkontace pro položky při odpočtu záloh. daň. dokladu Nastavení předkontací pro zálohový daňový doklad viz Zálohový daňový doklad. Předkontace pro položku zaokrouhleno ->1 Kč V okénku Sumarizace faktury je Tlačítko > 1 Kč, jež automaticky generuje položku, která doplní částku faktury na celé koruny. Tato položka se zaúčtuje podle zde zadané předkontace Pro tisk dokladu použít jiný tvar ze souboru, Jestliže chcete používat jiný než základní formulář, napište jeho jméno do políčka Jiný předpis pro tisk faktury, respektive Jiný předpis pro tisk zjednodušeného daňového dokladu. Pomocné tlačítko? vám umožní vybrat jméno předpisu z předem připraveného seznamu. Pro tisk faktury si však můžete nechat udělat i vlastní předpis. Zaokrouhlování Program umožňuje definovat zaokrouhlování zvlášť pro základ a zvlášť pro DPH. Volíte jednu z následujících možností: Nezaokrouhlovat, na desetihaléře, na desetihaléře nahoru. Dále můžete zaokrouhlit celkovou částku s DPH. Základ je pak vypočten jako rozdíl zaokrouhlené celkové částky mínus zaokrouhlené DPH. Další možnost je zaokrouhlení vypočtené částky s DPH za 1 MJ na haléře. Je určeno pro případ, že ceny bez DPH vychází z ceny s DPH. Výpočet je nutné zaokrouhlit, aby při velkém množství MJ celková cena s DPH byla násobkem jednotkové ceny s DPH. Příklad: Cena s DPH je 750 Kč. Cena bez DPH při sazbě 22 % = 614, Kč. Do ceníku je možné zadat částku 614,754 Kč. Vypočtená cena s DPH za 1MJ je pak 749,99988 Kč. Jedná-li se o jednu MJ, pak výsledek je 750 Kč. V případě, že prodáte 1000 MJ bez zaokrouhlení na MJ, výsledná cena je ,90 Kč. Při zaokrouhlení na 1 MJ je výsledek Kč. Text na fakturu Text na faktuře Jaké texty budou psány do formuláře faktury můžete ovlivnit pomocí této funkce. Pomocí

68 jednotlivých tlačítek máte možnost zadat text ve čtyřech jazycích. Pro každý ze zvolených jazyků se otevře tabulka, jež obsahuje kódové označení, název položky a odpovídající text v cizím jazyce pro všechny textové položky na faktuře. V této tabulce máte možnost si vytvořit požadovanou jazykovou verzi faktury. Při tisku faktury pak zvolíte požadovaný jazyk. Texty na konec faktury (při tisku) Máte možnost napsat pět řádků doplňkového textu, který se na faktuře vytiskne za celkový součet. Tlačítko Text na upomínku Zobrazí se okno, ve kterém vyplníte texty na upomínkový dopis. Obr.42 Parametry prodejny Program umožňuje tvorbu jednoduchých prodejních dokladů, viz modul Hotovostní prodej. V konfiguraci je pro hotovostní prodej nutné definovat typ dokladu, dokladovou řadu, typ fakturační položky (zda se jedná o prodej ze skladu nebo z ceníku), kód skladu, dokladovou řadu pro výdejky a předkontaci výdejky (jedná-li se o prodej ze skladu). Při samotném prodeji obsluha zadává pouze kód a množství zboží. Ostatní hodnoty jsou vyplněny dle této konfigurace. AV-Složenky Aby bylo možné tisknout faktury formou AV složenek, je nutné vyplnit transakční a směrový kód Předkontace (souvztažnosti) Pro správné zaúčtování částek na vydaných faktur musíte vytvořit tabulku předkontací. tj. tabulku souvztažných účtů označených kódem. Předkontace v hlavičce faktury určuje jak má být do účetnictví nahrána celková suma faktury. Jste-li plátce DPH, musíte přiřadit kód předkontace i k částkám DPH. Často se v praxi vyskytuje situace, kdy některé fakturační položky chcete zaúčtovat jinak než celkovou sumu. Příkladem je faktura za materiál a za práci. Na faktuře je několik položek materiálových a jedna položka za práci. V tomto případě bude v hlavičce faktury předkontace společná pro materiálové položky a položka za práci bude mít svou vlastní předkontaci. Při nahrávání faktury do účetnictví je každé částce s vlastní předkontací přiřazen samostatný účetní doklad. Tabulka předkontací obsahuje: Kód předkontace Kód předkontace obsahuje 6 libovolných znaků. Existují různé možnosti jak kód definovat: 1. Číslování předkontací. 1. Kód obsahuje zkratku popisující účetní případ. Například: NORM-Standardní faktura, DOBR-Dobropis, DPH19,...atd. 1. Kód obsahuje číslo "proti-účtu" k účtu 311. Účet MÁ DÁTI / DAL Souvztažné účty z účetní osnovy. Text /popis/

69 Libovolný text, který předkontaci nejlépe charakterizuje Nahrávání dat do účetnictví Faktury se nahrávají do účetnictví v modulu Účetní zpracování. Při nahrávání údajů, je každé faktuře z aktuálního období přisouzeno několik účetních případů: Nejste plátce DPH : Z vaší faktury vznikne minimálně jeden účetní případ. Faktura je nahrána do účetnictví s předkontací Základ DPH". Příklad předkontace: Druh dokladu... Vámi zvolený Účet MD /000 Účet DAL /000 Jste plátce DPH: První účetní případ - viz předchozí odstavec. Druhý a třetí účetní případ bude mít předkontaci DPH 5% a DPH 19%. V případě, že zadáte obě sazby daně a jenom jednu předkontaci, bude nahrán do účetnictví součet obou DPH. INFO Pokud jsou některé fakturační položky zaúčtovány jinak, tak se počet vygenerovaných účetních případů úměrně zvyšuje. Způsob nahrávání faktury do účetnictví lze ještě upravit dle typu prodejního dokladu, pole Jak nahrávat do účta Typy dokladů Funkce umožňuje definovat typy prodejních dokladů. Podle typu dokladu program např. rozpozná, zda se jedná o fakturu standardní, zálohovou nebo do ciziny. Tabulku základních typů můžete libovolně rozšířit o vlastní typy se specifickými vlastnostmi. Dále vám typ umožní předdefinovat parametry faktury, které pak nemusíte zadávat. Jsou to zejména předkontace, které říkají, jak se má faktura zaúčtovat do účetnictví, středisko, sleva atd. Využití typu faktury nejenom usnadní vytvoření faktury, ale také zmenší pravděpodobnost zadání chybných údajů při tvorbě faktur. Typ dokladu Hodnota ##PROFORMA je rezervována pro Pro-forma fakturu, která není nahrávána do účetnictví. Text na doklad Tento text bude obsahovat hlavička faktury. Účetnictví/DPH? Vyberete z pěti možností: 1. Do účta po dokladu/dph ANO Každý doklad je nahráván do účetnictví zvlášť a patří do evidence DPH. 1. Do účta sumárně/dph ANO Doklady se nahrávají sumárně podle předkontace, střediska a zakázky a patří do evidence DPH. Tato forma je vhodná pro pokladní prodej. 1. Do účta NE/DPH NE Doklad nebude nahráván do účetnictví vůbec a nepatří do evidence DPH. Jeho stav po vytvoření bude Neúčetní. 1. Do účta po dokladu/dph NE Doklad nebude nahráván do účetnictví vůbec a nepatří do evidence DPH. Jeho stav po vytvoření bude Neúčetní. 1. Do účta sumárně/dph NE Doklad nebude nahráván do účetnictví vůbec a nepatří do evidence DPH. Jeho stav po vytvoření bude Neúčetní.!! V případě, že typ dokladu je ##PROFORMA, doklad nebude nahráván do účetnictví, ať je hodnota nastavena jakkoliv. Nastavíte-li parametr na Sumárně či Po dokladu, máte možnost změnit ##PROFORMA na jiný typ dokladu a tím změnit jeho vlastnosti. Po nastavení Nenahrávat není možné stav faktury Neúčetní změnit.

70 Následující hodnoty jsou nepovinné: Forma úhrady Jak účtovat Vyberete ze dvou možností: Zadávat účty/zadávat předkontace. První možnost zpřístupní pole počínající Primárním účtem a končí Druhem dokladu v účtu. Stejným způsobem se bude chovat faktura vybraného typu. Tato varianta je výhodná v případě velkého množství analytických účtů odběratele a tím vám odpadne velké množství předkontací ale je náročnější na znalost účetnictví. Primární účet Protiúčet základ Protiúčet DPH snížená sazba Protiúčet DPH základní sazba Druh dokladu v účtu Druhá (starší) varianta umožní zadat předkontace pro zaúčtování faktury. Předkontace základ Předkontace DPH 5 a 19 % Předkontace vratka 5 a 19% Je DPH A...Chci DPH i když se jedná o fakturu do ciziny N...Nechci DPH jedná se o zálohovou fakturu...standardní nastavení Od 1.listopadu 2003 zaokrouhlit sumu na padesátihaléře a přepočítat DPH Typ prodejního dokladu je rozšířen o možnost nastavení zaokrouhlování celkové částky na 50ti haléře (od 1.listopadu 2003). Zaokrouhlí se celková částka na nejbližší hodnou k 50ti haléřům a dojde k poměrnému přepočtu základů a DPH. Fakturační řada Přiřazením fakturační řady k typu dokladu vám bude tato řada přednostně nabízena.

71 Sleva v % Globální sleva uplatněná na celkovou částku faktury. Kód měny Středisko Jiný bankovní účet Necháte-li pole prázdné, bude na faktuře použit standardní účet firmy. Pokud potřebujete, aby byl na faktuře vytisknut jiný bankovní účet, na který chcete směrovat příchozí platbu, zadáte kód příslušného bankovního účtu Konstantní symbol Další text Šest řádků textu, který může být na váš pokyn přenesen do faktury. Automaticky uhrazena Nastavíte-li ANO, budou faktury tohoto typu hned po založení převedeny do stavu UHRAZENA Zálohová faktura Dostanete na výběr typ faktury: Standard / Záloha / Zálohový daňový doklad Zvolíte-li Záloha, zapnete tím pro daný typ faktury zálohový aparát viz Zálohové faktury při založení fakturační položky - Kopie. Zvolíte-li Zálohový daňový doklad, zapnete tím zálohový aparát viz Zálohový daňový doklad při založení fakturační položky - Kopie. Typ dokladu Dobropis Zvolíte-li při založení faktury po Typ dokladu Dobropis, zeptá se vás program, zda má při tvorbě dobropisu použít aktuální sazbu DPH, tj 19% nebo zda dobropisujete fakturu před a chcete použit sazbu 22% Vydané faktury - Aktualizace Otevře se hlavní aktualizační okno modulu, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s fakturami. V okně jsou faktury vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují účetní období, rok a měsíc. Třetí podmínka určuje stav faktury. Poslední podmínka vybírá faktury dle období DPH období uskutečněného zdanitelného plnění v aktuálním účetním roce. Například vidíte a můžete aktualizovat faktury z roku 2005 (rok se shoduje s účetním rokem zadaným při vstupu do programu) v 1. měsíci. Stav a období DPH je nezadáno. V období si můžete také vybrat faktury za kalendářní čtvrtletí nebo za posledních 7 dnů Nová faktura Po aktivaci funkce Přidat se zobrazí okno faktury skládající se z hlavičky a tabulky fakturačních položek. V hlavičce musíte vyplnit následující údaje: Typ faktury Jako první musíte vybrat typ faktury. Typ určuje obsah dalších údajů v hlavičce. Přípustné typy

72 INFO jsou definovány v tabulce Typy dokladů: Faktura standardní, Zálohová faktura, Proforma faktura, Dobropis a další volitelné možnosti. Datum vystavení faktury Program nabízí aktuální datum, které můžete změnit. DUZP - Datum uskutečněného zdanitelného plnění Účetní období Dle data vystavení se vyplní účetní období rozhodné pro nahrávání účetních případů do účetnictví. Účetní období můžete změnit v rozsahu tří let (rok vzad a rok vpřed) Datum splatnosti Program zde nabízí datum vytvoření faktury zvýšené o interval definovaný v konfiguraci nebo v adresáři konkrétní firmy. Hodnotu můžete změnit. Odběratel Údaje odběratele jsou rozděleny do listů: Firma, Určení, Ostatní. Odběratel - Kód Každá faktura musí mít svého odběratele. Jestliže se jedná o prodej, kde nepotřebujete zadat odběratele, vytvořte si v adresáři fiktivního odběratele, např. s kódem BEZ (odběratele). Každý odběratel může mít v adresáři definovány následující individuální informace, které jsou s kódem odběratele přeneseny do faktury. Jedná se o Pořadí ceny v ceníku (0-5), Automatickou slevu v %, Individuální splatnost ve dnech, Středisko a Limit pro neuhrazené faktury v Kč. Firmy, Ulice, PSČ, Město, Pracovník Položky jsou automaticky přeneseny z adresáře s kódem odběratele. Forma úhrady Volný text, např. Převodním příkazem Místo určení Tato hodnota je automaticky vyplněna po zadání kódu odběratele. Podmínkou je, že u odběratele v adresáři firem je v místě určení zadán alespoň jeden odkaz. Při nápovědě (stisknutím tlačítka s?) dostanete na výběr: hledat místo určení v celém adresáři nebo jen v místech určení navázaných na odběratele. Číslo smlouvy, Dodací list Položky nemusíte vyplňovat. Jiné bankovní spojení Vyplníte-li tento údaj, bude na formuláři faktury v kolonce Bankovní spojení položka z tabulky Bankovních spojení. Tuto tabulku nejdete v nabídce Parametry firmy -specifikace firmy.. Vytvoření seznamu (číselníku) bankovních účtů firmy lze provézt v Parametrech firmy Specifikace firmy. Tamtéž je možné také definovat parametry formátu elektronické banky Počet příloh Tato hodnota bude připsána na konec faktury /v případě, že je různá od nuly/. Fakturováno firmě Tlačítko Fakturováno firmě zobrazí tabulku se všemi fakturami pro zadaného odběratele. Slouží pouze jako informace pro uživatele při tvorbě faktury. Typ obchodu Pro plátce DPH zadáte Typ obchodu a tím jednoznačně určíte jak budou jednotlivé částky DPH kontrolovány, zúčtovány a dále určíte řádky formuláře DPH, do kterých budou hodnoty zapsány. V závislosti na typu obchodu se rozšiřují i typy nulového DPH na položkách. V okamžiku zadání faktury je kontrolována shoda mezi Typem obchodu a Kódem státu dodavatele. Například zadáte-li Typ obchodu - EU plátce DPH vyžaduje program, aby dodavatel měl vyplněný kód země, byl z jiného členského státu EU a osobou registrovanou k dani. V opačném případě program zobrazí varovnou hlášku. Zadat kód země pro jiné členské státy z EU je nutné pro Souhrnné hlášení (pouze na výstupu) a Intrastat. Kombinace přípustných hodnot a jim odpovídající řádky DPH formuláře dle typu obchodu a typu nulového DPH je popsán v kapitole DPH a typ obchodu. Volba- Standard / Záloha / Zálohový daňový doklad Tento přepínač je automaticky nastavován podle vybraného typu dokladu. Jeho hodnota určuje, zda se jedná o standardní fakturu nebo zálohovou, resp zálohový daňový doklad. Význam je popsán v kapitole Typy prodejních dokladů. (Přepínač je umístěn pod tlačítkem Zavřít) Sleva v procentech Jestliže vyplníte hodnotu v procentech, budou všechny položky faktury přepočteny s touto slevou. s DPH - vynucení, zákaz Při tvorbě faktury může uživatel /plátce DPH/ sám určit, zda má být u faktury do ciziny DPH (výrobek je placen ze zahraničí, ale neopustí území republiky) nebo naopak u tuzemských faktur DPH "zakázat" (zálohová faktura): 1. kód "A" a zároveň je vyplněna cizí měna - u faktur do ciziny bude DPH.

73 1. kód "N a není cizí měna - u faktury nebude DPH. 1. nevyplněna...program se bude chovat standardně.!! Způsob zaúčtování faktury je nastaven u typu dokladu v poli Jak účtovat.jsou dvě možnosti: Zadávat účty/zadávat předkontace. Podle nastavení jsou přístupné u faktury buďto pole pro zadání účtů nebo pole pro zadání předkontací Pole pro zadání účtů Primární účet Protiúčet základ Protiúčet DPH snížená sazba Protiúčet DPH základní sazba Druh dokladu v účtu Pole pro zadání předkontací Předkontace základu DPH Předkontace určuje, jak bude zúčtována faktura /základ DPH/. Předkontace DPH 5% / DPH 19% Předkontaci musíte vyplnit v případě, že jste plátci DPH, viz Nastavení Konstantní symbol Program nabízí poslední 4 znaky z Typu dokladu. Hodnotu můžete změnit. Středisko Určuje výnosové středisko Zakázka Kód zakázky má význam pro vyhodnocení nákladů a výnosů na danou zakázku /podrobněji viz modul Účetnictví/. Výběrový klíč 1,2 Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru Kód měna V případě, že chcete vytvářet fakturu v cizí měně, zadáte zde kód měny, ve které má být faktura vystavena. Kurs Je-li vyplněn kód měny, pak musíte zadat také aktuální kurs této měny. Po stisku klávesy F2 můžete kurs vybrat z tabulky denních kursů /není-li pro zadaný den příslušný kurs v tabulce, můžete jej doplnit/. Vrácení DPH Text před položky Libovolný text, který bude umístěn před první položku ve faktuře. Text za položky Libovolný text, který bude umístěn za poslední položku ve faktuře INFO Text před položky a za položky je možné vkládat z tabulky, kterou si předem vyplníte. Děje se tak pomocí tlačítka popisem? Tabulka standardních textů vložení a aktualizace. Poznámka Podrobnější informace k faktuře. Pomocné texty pro fakturaci a obchodní modul Při tvorbě vydané faktury respektive dokladu v obchodním modulu (nabídka, objednávka od odběratele, objednávka dodavateli, reklamace) můžete definovat texty před a za položky dokladu. Tabulka pomocných textů vám umožní zadat a používat standardní texty, které pomocí tlačítka? Tabulka standardních textů vkládáte do konkrétního dokladu. V tabulce je kód textu a vlastní text. Doporučujeme kód volit tak, aby měl co největší vypovídací schopnost.

74 Ruční vstup hodnot Poslední list při zadání hlavičky faktury umožní ruční vstup dat. Zaškrtnete-li ručně, můžete zde zadáte výsledné hodnoty faktury v odpovídajícím členění (celkem, celkem v měně, DPH a rozčleněné dle kategorií obchodu s Evropskou unií), aniž by jste museli zadávat fakturační položky. Tato varianta je užitečná v případě, že jste účetní firma a váš klient faktury vystavuje v jiném software. Vstup je rychlejší a vyvarujete se také neshod zaokrouhlování při sumaci položek ve Winstromu versus jiný software. Program v takovém případě umožní vstup položek pouze typu D, což je text Přechod na položky - založení faktury Máte-li vyplněné požadované údaje v hlavičce faktury, můžete fakturu uložit a přejít na zadání jejího obsahu. Po stisknutí tlačítka Založení faktury bude faktuře přiřazeno číslo z fakturační řady a uvolněn přístup k zadávání fakturačních položek. V případě, že jste definovali více než jednu fakturační řadu, program se dotáže, kterou fakturační řadu chcete vybrat pro novou fakturu. Po jejím výběru je číslo faktury vypočteno a zapsáno do hlavičky. V přístupových právech (tlačítko Upřesnit) můžete jednotlivým uživatelů přiřadit povolenou fakturační

75 řadu, která se mu při zakládání faktury automaticky nabídne. Přiřazením fakturačních řad jednotlivým uživatelům eliminujete možnost omylu při výběru řady. Okénko Sumarizace faktury Tlačítko? Ukáže částku celkem v měně, objem a hmotnost zboží na faktuře. Tlačítko > 1 Kč Automaticky doplní položku, která doplní částku faktury na celé koruny. Zaúčtuje se podle předkontace, kterou zadáte ve funkce Parametry, fakturační řady, předkontace- > 1 Kč Obsah faktury - fakturační položky Po vyplnění hlavičky faktury musíte určit její obsah, tj. zadat její fakturační položky. Položky můžete přidat, opravit, resp. kopírovat pomocí tlačítek nebo standardním způsobem v menu okna. Typy fakturačních položek: A... Bez množství Položka neobsahuje množství, pouze celkovou cenu a sazbu DPH. Jedná se o službu či dodání zboží za dohodnutou cenu bez specifikace množství. B - Ceníková položka Položka obsahuje číslo nebo kód položky. Program předpokládá, že tato položka je obsažena v ceníku /katalogu/ zboží nebo služeb firmy. Dále položka obsahuje název popis zboží - 70 znaků, měrnou jednotku, počet kusů, a cenu za kus. Celkovou cenu program automaticky vypočte. C - Nestandardní položka Položka obsahuje stejné údaje jako typ B s tím rozdílem, že hodnoty této položky musíte všechny zadat. (Není přítomna v ceníku /katalogu/). Typ použijete pro položku, pro kterou nepředpokládáte další použití. Její trvalá přítomnost by zbytečně zabírala místo v ceníku. D - Text Textová položka může obsahovat libovolný text. Je možné vytvořit libovolný počet položek typu D. Textová položka je určena k zápisu poznámek nebo doplňujících textů k předchozím položkám (neváže k sobě žádnou částku). S - Prodej ze skladu Položka má stejné vlastnosti jako typ B s tím rozdílem, že bude ještě vytvořena výdejka ve skladu a příslušné zboží bude odepsáno ze skladové karty.!! KZboží (materiál, služby), jež je předmětem prodeje, zakládáte do ceníku. Přijmete-li posléze zboží na sklad, je pro něj založena skladová karta. Zboží můžete vyfakturovat přímo z ceníku (typ položky B) nebo prodat ze skladu (typ položky S). Často se vyskytuje chyba, že pro zboží, které je na skladě, obsluha zvolí ceníkovou položku typu B a mylně se domnívá, že došlo k vyskladnění zboží a že se změnil stav zásob. Zvolíte-li fakturační položku typu B, pro kterou současně existuje skladová karta, jste na tuto skutečnost pro jistotu okamžitě upozorněni. INFO Často používané texty, například jména, oslovení apod. si můžete uložit do Ceníku Význam tlačítka Kopie Po stisku tlačítka Kopie máte následující možnosti kopírovat jiné doklady do položek faktury: Položky jiné faktury Po zadání čísla faktury bude její obsah kopírován do aktuálního dokladu. Obsahoval-li kopírovaný doklad položky typu S, budou konvertovány na typ B. Položky vybrané výdejky ze skladu Po zadání čísla výdejky bude její obsah kopírován do aktuálního dokladu. Obsah odběratelské objednávky Program zobrazí tabulku se seznamem nerealizovaných objednávek pro zadaného odběratele. Tlačítkem Vybrat aktuální vyberete libovolnou z nich. Nyní máte k dispozici tabulku všech položek vybraných objednávek. U každé položky můžete upravit množství a tím objednávka bude realizována pouze částečně a v další faktuře je možné realizovat zbytek. Při realizaci objednávky je brán zřetel na stav skladu. Zobrazit seznam odběratelských objednávek Program zobrazí seznam všech objednávek, které byly označeny Fakturovat. Text u typu dokladu Kopírování textu do faktury. Text u zadané zakázky Kopírování textu do faktury. Zálohové faktury Podrobný popis práce se zálohovou fakturou a zálohovým daňovým dokladem viz. kapitola Zálohové faktury. Aktuální fakturu rozmnožit pro výběr odběratelů

76 Dle vybraných adres a vzorového dokladu lze hromadně vygenerovat vydané faktury, resp. zálohy. Funkce umožní rozmnožit libovolnou fakturu pro zadaný seznam odběratelů. Nejdříve se zobrazí kompletní tabulka adres odběratelů s oknem pro zadání výběrové podmínky. Když vyplníte výběrovou podmínku a stisknete tlačítko Výběr dle podmínky, je provedena filtrace v adresáři a jsou vygenerovány duplikáty aktuální faktury podle zadané fakturační řady. Chcete-li, můžete každou generovanou fakturu samostatně schvalovat. Hromadná fakturace Funkci můžeme využít při tvorbě vydané faktury z několika skladových výdejových dokladů pro daného odběratele. Při vytváření výdejového dokladu ve skladu musí být poznamenáno, že doklad bude využit pro generování hromadné faktury. Po výběru funkce program zobrazí všechny výdejky (určené pro hromadnou fakturaci) pro zadanou firmu a obsluha označí ty, jež se mají zahrnout do hromadné fakturace a stiskne tlačítko Fakturovat. Výsledkem této operace je vygenerování fakturačních položek typu A. Pro každou sazbu DPH se vygeneruje fakturační položka, tj. maximálně 3 pro jednu výdejku. Vyfakturované výdejky nebudou nabízeny v dalších fakturách. Dojde-li ke stornování položky hromadné faktury, program uvolní výdejku pro její opětovné použití ve stejné nebo jiné faktuře. NÁMĚTPři kopii výdejky, která obsahuje výrobní čísla jsou v.č. načtena také do položek faktury. Kopírujete-li výdejku ze skladu, která vznikla z objednávky od odběratele, jsou k položkám ze skladu automaticky doplněny ostatní neskladové položky z objednávky. Kopírujete-li do faktury objednávku, můžete v případě nutnosti doplnit hodnoty výrobních čísel později při změnách ve faktuře. Fakturační položky Typ položky Znaky jsou automaticky konvertovány na velká písmena. Přípustné hodnoty jsou : A,B,C,D,S. Kód Kód zboží, materiálu nebo služeb - 20 znaků. Skad Kód skladu, jedná-li se o zboží na skladu Čárový kód Pole pro uložení čárového kódu (číselný ekvivalent čárového kódu). Počet MJ Počet měrných jednotek Cena Není li zaškrtnuto Cena s DPH, je uvedená cena bez DPH Zatřídění Další specifikace (charakteristika) zboží, služeb, např. celní sazebník. Položka se plní z ceníku, jedná-li se o ceníkovou položku. MJ Měrná jednotka položky faktury Název, Popis Název zboží, resp. popis fakturační položky Sleva v % Jedná se o individuální slevu, jež bude uplatněnou na položku. Kromě toho existuje globální sleva v hlavičce faktury, která je posléze uplatněna na celkovou částku faktury. Globální sleva se tak skládá s individuálními slevami na položkách. Vyloučení z globální slevy Při zaškrtnutí volby Odmítám na položce faktury, nebude položka uvažována při výpočtu globální slevy. Volbu si vynutil systém zálohových faktur při současném použití procentuelních slev na faktuře a na položkách. Hodnota takové položky s sebou neponese globální slevu. Výrobní číslo Výrobní číslo zboží nebo materiálu ze skladu, viz evidence výrobních čísel ve skladu a v ceníku. Cenová jednotka Koeficient, který upravuje cenu za měrnou jednotku uvedenou v ceníku, resp. skladovou cenu v okamžiku fakturace, viz položky Ceník. Sazba DPH v procentech Sazba DPH v procentech (např. 0, 5, 19, 22!!) Pro sazbu 22 jste upozorněni na to, že se jedná o nestandardní sazbu. Typ nulové sazby DPH...? Typ nulové sazby DPH je závislý na Typu obchodu zadaném v hlavičce faktury, viz DPH a typ obchodu. Následující typy nespadají do evidence DPH: O -Osvobozeno od DPH. Z - Není DPH Záloha mimo plnění H - Není DPH - haléřové vyrovnání.

77 INFO Samostatné zaúčtování položky Fakturační položky typu A,B,C a S mají v dolní části editačního okna údaje pro individuální zaúčtování. Jedná se o údaje: Účet MD v předkontaci položky bude nahrazen účtem MD z hlavičky faktury Předkontace základ, Předkontace DPH, Středisko, Zakázka Při vyplňování hlavičky faktury zadáte GLOBÁLNÍ předkontace, střediska, zakázky. Při nahrávání faktury do účetnictví jsou fakturační položky, které neobsahují individuální údaje, nahrávány do účetnictví s globálními hodnotami z hlavičky. Položky s vyplněnými individuálními údaji budou zaúčtovány samostatně. Nahrát číslo faktury do účetnictví (např. číslo zálohové faktury) Položka vydané faktury obsahuje číslo faktury Má dáti a Dal. V předchozí verzi bylo možné zadat pouze stranu DAL a strana Má dáti byla doplněna automaticky číslem faktury z hlavičky dokladu. Po zadání čísla faktury proběhne kontrola, zda faktura existuje v tabulce vydaných faktur a zda má stejného odběratele. Výběrové klíče 1 a 2 Šarže a expirace Je-li položka svázána se skladovou výdejkou z FIFO skladu, je zde uvedena šarže, resp. expirace této výdejky. Zadání údajů v závislosti na typu fakturační položky TYP A... Bez množství Plní se následující údaje: Kód položky, Název, Popis, Cena bez DPH, Sazba DPH v procentech, Typ nulové sazby DPH...? TYP B - Ceníková položka Plní se následující údaje: Kód zboží - kód zboží (materiálu, služby) musí být obsažen v ceníku. Program po zadání kódu provede kontrolu. Nalezne-li odpovídající kód v ceníku, vyplní automaticky všechny ostatní hodnoty. Zároveň nabídne k výběru tabulku prodejních cen. V případě, že kód v ceníku neexistuje, můžete jej do ceníku doplnit. Zatřídění - další specifikace (charakteristika) zboží, služeb, např. celní sazebník, položka se plní z ceníku. Název popis, MJ - Měrná jednotka, Počet MJ - měrných jednotek, Cena za jednotku bez DPH - Je-li na zadaný kód zboží, skupinu zboží nebo odběratele navázána položka speciálního ceníku, dojde k přepočtu (úpravě) ceny uvedené v ceníku, dle parametrů speciálního ceníku, viz Speciální ceník. Sazba DPH v procentech, Typ nulové sazba DPH...?, Cenová jednotka. TYP C - Nestandardní položka Tento typ obsahuje stejné prvky jako typ B. Rozdíl je v tom, že kód není hledán v ceníku. Údaje v položce musíte vyplnit sami. TYP D - Text Název, Popis - libovolný text délky 70 znaků. TYP S - Prodej ze skladu Položka má stejné vlastnosti jako položka typu B s tím rozdílem, že při tvorbě dokladu je tato položka vydávána ze skladu a zároveň je pro ni generován výdajový doklad, viz modul Sklad. Při volbě tohoto typu je nutné ještě doplnit ke kódu zboží také kód skladu. Program zkontroluje, zda zadaná skladová karta existuje a zda je na skladě požadované množství. Jestliže není na kartě požadované množství, zboží není odepsáno ze skladu, ale je vytvořen tzv. požadavek na sklad, který je možné realizovat při tvorbě výdejky v okamžiku, kdy je na skladě dostatek MJ. Pro bližší seznámení by bylo vhodné vytvořit (ale netisknout) pokusnou fakturu se všemi kombinacemi shora uvedených položek a pomocí funkce Prohlížení a tisk fakturu zkontrolovat, popřípadě dále modifikovat. Tímto způsobem můžete také ověřit vliv různých nastavení ve funkci Nastavení základních parametrů". Když se seznámíte se všemi možnostmi, můžete pokusnou fakturu zrušit.

78 Obr DPH a Typ obchodu V hlavičce faktury vyberete po přípustné hodnoty pro typ obchodu a tím jednoznačně určíte jak budou jednotlivé částky DPH kontrolovány, zúčtovány a dále určíte řádky formuláře DPH, do kterých budou hodnoty zapsány. V závislosti na typu obchodu se rozšiřují i typy nulového DPH na položkách. Následující text popisuje kombinace přípustných hodnot a jim odpovídající řádky DPH formuláře dle typu obchodu a typu nulového DPH. Typ obchodu - Tuzemsko Uskutečněná zdanitelná plnění s místem plnění v tuzemsku. Způsob zpracování DPH zůstává stejný jako před DPH - ř. přiznání: 210,215 Položka:Typ bez DPH Ostatní plnění osvobozena od daně s nárokem na odpočet daně DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě ostatních plnění osvobozených od daně s nárokem na odpočet daně ( 67, 68, 69 a 70). Typ obchodu - EU plátce DPH Dodání zboží nebo poskytnutí služby do jiného členského státu osobě, která je registrovaná k DPH v jiném členském státě. Poskytnutí služby osobě v EU, místo plnění v ČR Poskytnutí služby osobě registrované k dani v jiném členském státě s místem plnění (místem, kde se daň vybírá) v České republice základní pravidlo. 0 DPH - ř. přiznání: 210,215. Jedná se o uskutečněná zdanitelná plnění s místem plnění v tuzemsku. Položka:Typ bez DPH - Dodání zboží. Dodání zboží do jiného členského státu. Jedná se o uskutečněná plnění osvobozená od daně s nárokem na odpočet daně. 0 DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě plnění při dodání zboží do jiného členského státu dle 64 osobě registrované k dani v jiném čl. státě. Hodnota se uvede do Souhrnné hlášení s kódem plnění: 0. Položka:Typ bez DPH - Dodání nového doprav. prostředku Jedná se o uskutečněná plnění osvobozená od daně s nárokem na odpočet daně. 0 DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě plnění při dodání nového dopravního

79 prostředku podle 64 odst. 2 do jiného členského státu, osobě registrované k dani v tomto členském státě. Hodnota se uvede do Souhrnné hlášení s kódem plnění: 0. Položka:Typ bez DPH Ostatní plnění osvobozena od daně s nárokem na odpočet daně DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě ostatních plnění osvobozených od daně s nárokem na odpočet daně ( 67, 68, 69 a 70). Položka:Typ bez DPH - Přemístění obchodního majetku Jedná se o uskutečněná plnění osvobozená od daně s nárokem na odpočet daně. 0 DPH - ř. přiznání: Jedná se o stejný případ jako Dodání zboží do EU, viz 13 odst. 6 a 64 odst. 4 zákona o DPH. Hodnota se uvede do Souhrnné hlášení s kódem plnění: 1. Položka:Typ bez DPH Uskutečněná plnění mimo tuzemsko s nárokem na odpočet + zvláštní režim ( 89, 90) DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o celkové částce bez daně za veškerá plnění s nárokem na odpočet daně uvedená v 72 odst. 2 písm. a) až d) tj.údaje: - ř a dále 0 - celková částka za uskutečněná plnění s nárokem na odpočet daně s místem plnění mimo tuzemsko 1 - celková částka za uskutečněná zdanitelná plnění podle zvláštního režimu pro cestovní službu ( 89) nebo pro obchodníky s použitým zbožím, uměleckými díly, sběratelskými předměty a starožitnostmi ( 90) snížená o přirážku. Položka:Typ bez DPH Není DPH Záloha, mimo plnění Částka nevstupuje do formuláře DPH např. zálohová faktura do EU Typ obchodu - EU neplátce Položka:Typ bez DPH - Dodání nového doprav. prostředku Jedná se o uskutečněná plnění osvobozená od daně s nárokem na odpočet daně. 0 DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě plnění při dodání nového dopravního prostředku podle 64 odst. 2 do jiného členského státu, osobě neregistrované k dani v tomto členském státě. Položka:Typ bez DPH Není DPH Záloha, mimo plnění Částka nevstupuje do formuláře DPH např. zálohová faktura do EU Typ obchodu - Mimo EU Položka:Typ bez DPH - Vývoz zboží Jedná se o uskutečněná plnění osvobozená od daně s nárokem na odpočet daně. 0 DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě plnění při vývozu dle 66 z daňového dokladu dle 30. Položka:Typ bez DPH Ostatní plnění osvobozena od daně s nárokem na odpočet daně DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě ostatních plnění osvobozených od daně s nárokem na odpočet daně ( 67, 68, 69 a 70). Položka:Typ bez DPH Není DPH Záloha, mimo plnění Částka nevstupuje do formuláře DPH např. zálohová faktura do EU Změny ve faktuře Vytvořenou fakturu je možné libovolně modifikovat, jestliže její účetní období spadá do aktuálního účetního roku (a pokud má uživatel k tomu oprávnění). V případě, že již došlo k nahrání dat do účetnictví a změna má za následek jinou hodnoty faktury nebo jiné zaúčtování, je nutné opět spustit účetní zpracování v daném měsíci Stornování faktury V aktualizační tabulce vyberte fakturu, kterou chcete stornovat a stiskněte pro ni tlačítko Zruš - Stornovat fakturu. Faktura přejde do stavu STORNO. Stornovaná faktura bude obsažena ve všech výpisech, ale nebude zahrnována do sumací a nahrávána do účetnictví. Jestliže chcete fakturu vrátit do hry (zrušit označení STORNO), stisknete opět tlačítko Zruš Přehled faktur - filtrace V aktualizačním okně stisknete tlačítko Filtr podmínka výběru. Můžete si vybrat mezi standardní a obecnou výběrovou podmínku nebo Analýzou salda. Pomocí standardní nebo obecné výběrové podmínky získáte požadovaný výběr. Výběr nerespektuje podmínky zadané ve výběrové liště aktualizačního okna. V okně pro zadání standardní podmínky je tlačítko Kontrola duplicit. Funkce zkontroluje unikátnost čísla faktury (s daným číslem faktury se může v tabulce vyskytnout pouze jedna faktura) a případné duplicity označí na smazání. Ve standardní výběrové tabulce je zaškrtávací políčko Zálohy bez konečné faktury s jehož pomocí můžete kontrolovat vzájemný stav záloh a konečných faktur. NÁMĚTSprávce může zakázat sumaci vydaných faktur Analýza salda Funkci spustíte ve filtru aktualizačního okna. Funkce umožňuje rychle získat informaci o saldu

80 jednotlivých odběratelů. Způsob zpracování je shodný s přehledy faktur dle výběru. V hlavním okně jsou vybrané faktury. Ve výběrovém okně Saldo odběratelů pak zadáte podmínku, která je zaměřena na typ úhrady, časový interval a odběratele. Vyhodnocení salda k zadanému datu Saldo neuhrazených faktur se vyhodnocuje k datu, které zadáte do pole Vyhodnotit k datu. Zůstane-li toto pole prázdné, vyhodnocuje se saldo k dnešnímu aktuálnímu datu. V nabídce Tisk jsou také sestavy Vyčíslení kursových rozdílů pro vybrané faktury a Vydané faktury typ saldo + sumace podle odběratelů Tisk Ve funkci jsou soustředěny tiskové sestavy vázané na doklady vybrané v aktualizačním okně. Kromě základních sestav - Knihy vydaných faktur a Salda zde najdete i výkazy DPH. Tisk dokladu dodacího listu Jednotlivou faktury můžete vytisknout i stisknutím tlačítka Tisk dokladu v tlačítkové liště Tisk faktury se řídí nastavením, viz funkce Nastavení Základní parametry. Nejprve se zobrazí okno, ve kterém můžete ještě zadat následující hodnoty. Jednou nastavené hodnoty zůstanou v platnosti pro další tisk dokladů. Rozsah tisku Číslo dokladu od-do. Je vyplněno vybranou fakturou. Tisk dokladu Můžete zvolit mezi fakturou, paragonem zjednodušeným daňovým dokladem nebo AV složenkou. Tisk v jazyce Chcete-li vytisknout doklad v cizím jazyce, zvolíte jednu z předem připravených jazykových variant, viz nastavení Parametry, fakturační řady. Tisk dodacího listu Můžete volit mezi tiskem dodacího listu s prodejními cenami nebo bez prodejních cen. Pro skladové faktury můžete zaškrtnout, že požadujete současně i tisk odpovídajících skladových výdejek. Tisknete-li prodejní doklady poprvé, budete po předání do tiskové fronty dotázáni, zda byl tisk úspěšně dokončen a prodejní doklady mají přejít do stavu TISKNUTO. Potvrdíte tím, že skutečně došlo k vytištění dokladů. Kniha faktur Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat faktury (dle účetního roku, období, stavu..). V nabídce Tisk pak zvolte sestavu Vydané faktury typ Kniha. Dostanete faktury pro daný výběr a celkové pohledávky včetně DPH. Současně získáte přehled o celkové částce, která je uhrazena a kterou zbývá ještě uhradit. Pokud vás v daném výběru zajímají pouze celkové hodnoty, zvolte tlačítko Suma v nástrojové liště Detaily Stisknutím tlačítka se pod oknem faktur otevře okno fakturačních položek. Toto okno vždy obsahuje položky vázané na vybranou fakturu (fakturu, na které stojí řádkový kurzor). Pohybem po tabulce faktur se aktualizuje obsah tabulky fakturačních položek Suma Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat doklady a stisknutím

81 tlačítka Suma (nástrojové liště) sečíst potřebné údaje. Pro doklady, které mají uvedenu částku v měně, můžete v sumačním okně zadat kód měny pro sčítání Info Funkce Info (tlačítko s otazníkem v nástrojové liště aktualizačního okna) dává informace o úhradách a zálohových fakturách spojených s vybranou fakturou. Pro zálohové faktury dostanete seznamu zálohových faktur (zálohových daňových dokladů) k dané výsledné faktuře. Dále budete upozorněni na zbývající zálohové faktury (zálohové daňové doklady), které ještě nejsou přiřazeny k žádné výsledné faktuře a jsou od stejného dodavatele jako faktura, pro kterou byla funkce spuštěna Výkaz DPH V aktualizačním okně ve výběrové liště zadáte Období DPH (resp. kvartál DPH). Stisknutím tlačítka Výkaz DPH se vyberou faktury, jejichž období zdanitelného plnění spadá do zadané podmínky a současně se otevře okno s celkovým rozpisem DPH členěným dle jednotlivých typů - indexace. V nabídce Tisk pak zvolte sestavu Vydané faktury typ DPH (po ). Souhrnný přehled DPH je v modulu Účetnictví Zpracování přehled Export Program Winstrom umožňuje exportovat faktury a objednávky vydané v mezinárodním formátu EDI (Electronic data exchange). Podmínkou pro možnost exportu je specifikace typu elektronické komunikace v adresáři firem, jak je vidět na následujícím obrázku. Pro samotný export dokladů je nutné definovat podmínku výběru Výběr pro export: FORMÁT EDI, program ukáže pouze faktury s odběratelem pro formát EDI, které ještě nebyli exportovány. Poté stisknete tlačítko EXPORT a zadáte jméno soubor, do kterého budou faktury transformovány Kursové rozdíly Vyúčtování kursových rozdílů - přehled Ve standardním výběrovém okně zadáte kód měny, která vás zajímá. Tisk vybraných faktur v zadané měně je pak rozšířen o volbu Vyúčtování kursových rozdílů pro vybrané faktury. Zadáte aktuální kurs dané měny a dostanete sestavu, jež pro každou fakturu samostatně a za všechny faktury v dané měně celkem zobrazí kursový rozdíl. Kursové rozdíly výsledkový způsob Při účetním zpracování 12-tého měsíce v aktuálním roce se v okamžiku nahrávání účetních případů z vydaných (přijatých) faktur analyzují neuhrazené pohledávky v cizí měně. Zobrazí se okno Účtování kursových rozdílů na závěr roku, ve kterém zadáte kursy všech měn, které se týkají pohledávek. Dále zadáte účty pro kursové rozdíly (kursovou ztrátu a zisk). Program nahraje do účetnictví ve 12-tém měsíci odpovídající účetní případy kursových zisků a ztrát. Stisknutím tlačítka Tisk můžete vytisknout přehled o účtování kursových rozdílů na závěr roku. Nechcete-li ještě nahrát kursové rozdíly do účetnictví stisknete tlačítko Chci doplnit některé údaje a nahrát kursové rozdíly později.

82 3.2.7 Zálohové doklady Nejdříve vystavíte zálohovou fakturu (typu Záloha, bez vazby do účetnictví, v poli pod tlačítkem Zavřít je zvoleno ZÁLOHA). Po uhrazení se dostane zálohová faktura do stavu UHRAZENO. Při vystavení finální faktury provedete odpočet zálohové faktury pomocí tlačítka Kopie. Zvolíte volbu Zálohové faktury. Otevře se tabulka všech uhrazených zálohových faktur vystavených na daného odběratele. Z tabulky vyberete uhrazenou zálohovou fakturu a program automaticky vytvoří na finální faktuře položku typu A s mínusovou hodnotou zálohové faktury. Do této položky je automaticky doplněna předkontace přednastavená ve funkci Nastavení, fakturační řady (Předkontace položky zálohy) a variabilní symbol zálohové faktury. Práci se zálohovou fakturou ukážeme na příkladu se zapojením objednávek (krok s objednávkou je možné vynechat): Krok 1 Je přijata objednávka č. 500/01 na zboží v hodnotě Kč (vč. DPH). Krok 2-Vystavení zálohové faktury Je vystaven zálohový doklad č 10001/01 (bez vazby do účetnictví), v políčku pod tlačítkem Zavřít je zvoleno ZÁLOHA; po založení dokladu pomocí funkce Kopie - C-Obsah odběratelské objednávky je vybrána objednávka č. 500/01; ve výběru je zvoleno Pouze plombu k záloze (pro pozdější fakturaci). Na faktuře je vygenerována položka typu A s celkovou částkou objednávky (v částce je vypočtena i suma DPH); položku je možné dále editovat; objednávka není ještě označena jako HOTOVO, ale je pouze zaplombována, zboží není ještě vyskladněno ze skladu. Krok 3-Úhrada Do banky přišla úhrada na zálohový doklad č /01 na Kč 3000,-; spárováním bude zálohový doklad č /01 označen jako UHRAZENO. Krok 4-Vystavení finálního daňového dokladu Je založen finální daňový doklad 92/01; v políčku pod tlačítkem Zavřít musí být zvoleno STANDARD; pomocí tlačítka Kopie zvolíme volbu G-Zálohové faktury; vybereme uhrazený zálohový doklad 10001/01; program vytvoří na finálním dokladu položku typu A s mínusovou hodnotou zálohového dokladu; do této položky je automaticky doplněna předkontace přednastavená ve funkci Nastavení, fakturační řady, Předkontace položky zálohy a variabilní symbol zálohového dokladu (10001/01). Dále program upozorní na nutnost zkopírovat do finálního dokladu ještě samotný obsah odběratelské objednávky (500/01), čímž také dojde k vyskladnění zboží. Na zálohovém dokladu 10001/01 je vidět, k jakému finálnímu dokladu se vztahuje; finální doklad je ve stavu ##CASTUHR případně je-li výsledná částka 0 ve stavu UHRAZENO; objednávka 500/01 je označena jako HOTOVO. Krok 5 Při převodu dokladu 92/01 do účetnictví obsahuje položka odpočtu zálohy dva variabilní symboly. Variabilní symbol finálního dokladu a číslo zálohového dokladu. Zálohové daňové doklady Od platí povinnost vystavit daňový doklad 14 dní po zaplacení zálohové faktury. Z této skutečnosti vyplývají dvě možnosti řešení zálohových faktury v programu WinStrom:

83 1. Dodaní služby nebo zboží po přijetí platby zálohové faktury Tento případ je řešen standardním způsobem pomocí zálohových faktur. 0 Nejprve vystavíte zálohový doklad a po jeho úhradě výsledný daňový doklad, který obsahuje zdanitelné plnění a odpočet zálohy. 1. Po přijetí platby zálohové faktury nedojde k dodání služby nebo zboží V tomto případě musíte pracovat s tzv. zálohovým daňovým dokladem. Prvním předpokladem pro tvorbu zálohového daňového dokladu je aktualizace tabulky předkontací, jak ukazuje následující obrázek. Poté je nutné vytvořit typ dokladu pro zálohový daňový doklad v tabulce typů dokladů. Na obrázku vidíte příklad vyplnění hodnot. Posledním nutným krokem je nastavení parametrů vydaných faktury v listu Základní parametry a to Předkontace pro položky odpočtu a Typ dokladu pro automatickou generaci zálohového daňového dokladu. Příklad je na následujícím obrázku.

84 Postup: vystavení zálohové fakturu Nejprve vystavíte zálohovou (proforma) fakturu. Použijte například typ dokladu ##PROFORMA, který se nenahrává do účetnictví a v typu dokladu má v poli Zálohová faktura nastaveno Záloha. Pro snadnější vytvoření zálohového daňového dokladu doporučujeme proforma fakturu zadávat jako standardní daňový doklad, kde u položek uvedete sazby daně. platba v modulu banka a automatické vystavení zálohového daňového dokladu Po jejím zaplacení zaúčtujete úhradu v modulu banka. 0 Příklad zaúčtování položky bankovního výpisu: 1 Účet MD: , DAL: Modul banka obsahuje od verze 6 novou vlastnost, umí automaticky generovat zálohový daňový doklad pro úhradu zálohy. Po zadání položky bankovního výpisu stisknete tlačítko Daňový doklad k položce. Program vygeneruje doklad tak, že u položky vyplní na straně MD číslo ##PROFORMA faktury a tím dojde vyrovnání salda položky bankovního výpisu. Příklad zaúčtování Zálohového daňového dokladu Typ dokladu Předkontace základ DPH účet MD: , DAL: Předkontace DPH 19 % účet MD: , DAL: Předkontace DPH 5 % účet MD: , DAL: vystavení výsledné faktury Až dojde k zdanitelnému plnění, vystavíte výslednou fakturu: Vytvoříte příslušné fakturační položky, které zaúčtujete následujícím způsobem: Příklad zaúčtování: Předkontace základ DPH účet MD: , DAL: Předkontace DPH 19 % účet MD: , DAL: Předkontace DPH 5 % účet MD: , DAL: Odpočet zálohového daňového dokladu Chcete-li nyní provést odpočet zálohového daňového dokladu, stiskněte tlačítko Kopie a vyberte z nabídky volbu H Zálohové daňové doklady. Program poté zobrazí všechny uhrazené faktury s typem dokladu Zálohový daňový doklad. Vyberete odpovídající doklad a stisknete klávesu Odečíst Zálohový daňový doklad. Program vygeneruje položku se zápornou hodnotou vybraného dokladu a doplní ji předkontacemi z parametrů vydaných faktur. Aby mohla být odpočtová fakturační položka správně zaúčtovaná, je nutné v nastavení vyplnit předkontace Zálohový daňový doklad-základ a Zálohový daňový doklad-dph, viz.funkce Nastavení. Příklad zaúčtování: Základ účet MD: , DAL: DPH 19 % účet MD: , DAL: DPH 5 % účet MD: , DAL: Fakturační položky Přehled ukáže všechny fakturační položky vydaných faktur. Pomocí standardní nebo obecné výběrové podmínky filtrace získáte požadovaný výběr. Tento výběr můžete vytisknout setříděný s mezisoučty podle řady údajů (středisek, zakázek, odběratelů ). Stisknutí tlačítka Suma můžete pokračovat aktivací ABC analýzy zboží přímo nad tímto výběrem. Před použitím ABC analýzy je nutné, aby byl

85 definován datum OD a DO a třídění bylo zvoleno podle kódu zboží Souhrnné hlášení. Pro kontrolu nároku na osvobození transakcí od daně z přidané hodnoty z titulu dodání zboží do jiného členského státu EU, budou plátci daně z přidané hodnoty ze zákona povinni podávat místně příslušnému správci daně vedle daňového přiznání tzv. souhrnné hlášení o uskutečněných intra-komunitárních (vnitrounijních) plněních. Souhrnné hlášení je přehledný formulář, v němž plátce daně uvede souhrnné informace o jím uskutečněných intra-komunitárních (vnitrounijního) plněních za předchozí kalendářní čtvrtletí a to vždy do 25 dnů po skončení tohoto čtvrtletí. V jednotlivých řádcích souhrnného hlášení tak bude plátce deklarovat pro každého pořizovatele zboží: - kód země, v níž je pořizovatel registrován, - DIČ pořizovatele, - celkovou hodnotu zboží dodaného danému pořizovateli za dané kalendářní čtvrtletí. Pokud plátce neuskuteční v daném kalendářním čtvrtletí dodání zboží do jiného členského státu Evropské unie, souhrnné hlášení nebude podávat. Jestliže společnost podá souhrnné hlášení a následně zjistí, že uvedla nesprávné údaje, bude povinna bezodkladně podat tzv. následné souhrnné hlášení. V návaznosti na dosud užívanou praxi v daňovém řízení stanoví nová právní úprava rovněž sankce pro případ pozdního podání či nepodání souhrnného hlášení, jakož i postupy při dodatečných změnách údajů. Program Winstrom zajistí zobrazení a tisk formuláře souhrnného hlášení o uskutečněných intra-komunitárních plněních za předchozí kalendářní čtvrtletí. Vyberete požadované čtvrtletí zpracování a zvolíte způsob zobrazení nebo tisku Souhrnného hlášení. Připravujeme funkci, která umožní odeslání formuláře Souhrnného hlášení v XML formátu v elektronické podobě na společné technické zařízení správce daně Tisk upomínek Tvar a text upomínkového dopisu je zcela v rukou uživatele. Ve funkci Nastavení můžete vytvořit formulář pro upomínkový dopis. K dispozici máte tři různé texty podle typu upomínky (první, druhá upomínka a pokus o smír). Po aktivaci funkce zadáte podmínku výběr neuhrazených faktur v následujícím okně:

86 INFO Obr.46 Po definici podmínky jsou vybrané faktury zobrazeny v tabulce. Z výběru můžete dle uvážení ještě vyloučit některé faktury a pak spustit tisk upomínek. Byla-li vytvořena upomínka pro danou fakturu a vy chcete poslat upomínku znova se stejnou úrovní, pak musíte ve službách změnit stav faktury, jak je popsáno v následující kapitole Označení úhrady faktur, odblokování upomínky Ruční úhradu faktur, kterou použijete jen ve výjimečných případech, najdete v modulu Servis ve funkci Změna stavu faktury. Standardně jsou úhrady faktur provedeny v modulu BANKA nebo POKLADNA. Tyto moduly také sami zaznamenávají do faktur stav úhrady - UHRAZENO nebo ČÁSTEČNĚ UHRAZENO. Funkce otevře aktualizační okno Úhrada faktur s fakturami ve stavu Neuhrazené. Vybranou fakturu uhradíte stisknutím tlačítka Úhrada. Obr.47 Zobrazí se okénko, ve kterém doplníte číslo výpisu, datum úhrady a částku k úhradě. V případě, že uhrazená částka bude menší než je částka, kterou zbývá na faktuře uhradit, bude faktura označená jako ČÁSTEČNĚ UHRAZENÁ Zrušení úhrady Jestliže se faktura omylem dostala do stavu UHRAZENA, můžete ji vrátit zpět do stavu TISKNUTO. Postup je stejný jako při ruční úhradě. Ve výběrové liště vyberete faktury ve stavu Uhrazena a stisknete tlačítko Úhrada. Vybraná faktura přejde do stavu TISKNUTO. Stejným způsobem však nemůžete postupovat u faktur, které byly uhrazeny v modulech BANKA nebo POKLADNA. Spárované doklady je nutné nejdříve v příslušných modulech odpojit. Uživatel SPRAVCE je oprávněn zrušit úhrady i u faktur spárovaných v bance nebo pokladně Archiv Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce WinStromu

87 3.3 Ceník Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je funkční členění modulu Ceník. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnici Ceník Aktualizace Otevře se standardní aktualizační okno, ve kterém můžete provádět libovolné změny v ceníku zboží, materiálů a služeb. Je možné přidat novou větu do ceníku či změnit již existující. Vyhledávání v ceníku Kromě klasického vyhledávání řádků v tabulce (funkce Najít ve sloupci...), můžete ve výběrové liště aktualizačního okna rychle vybírat položky v ceníku podle prvního znaku kódu zboží, názvu zboží, resp. skupiny zboží. Zboží lze také filtrovat dle struktury. Strukturu ceníku je nutné nejprve vytvořit pomocí tlačítka Struktura ceníku a jednotlivé položky zboží do struktury zařadit. Strukturou je myšlen například strom kategorií zboží nebo strom jednotlivých oddělení pro Internetový obchod, viz následující obrázek a kapitola Internetový obchod.internetové obchody IO

88 Ceník obsahuje údaje rozdělené do skupin: Kód, název Kód zboží, čárový kód Znaky kódu zboží (materiálu, služeb) jsou automaticky konvertovány na velká písmena. Pro položku ceníku, kterou již máte na skladě, tj. existuje pro ni skladová karta, není možné již změnit kód zboží.!! Volbě kódového označení zboží, materiálu a služeb věnujte velkou pozornost. Přípustná je posloupnost 20 alfanumerických znaků (kromě dvojice znaků /n ). Nedoporučujeme používat špatně rozlišitelné znaky, jako např. mezery, znaky s českou diakritikou nebo posloupnost za sebou jdoucích stejných znaků (např. ---,, ///// apod.). Vhodnou strukturalizací kódů, tj. rozdělením do vnitřních skupin s předem určeným významem, docílíte přehlednosti a rychlé orientace v rozsáhlých tabulkách. Tabulka ceníku je setříděna vzestupně podle kódu zboží - matriálu. Např. kódy kruhové oceli různých průměrů začínají znaky KROC... Za kódem zboží je pole připravené pro příjem číselného ekvivalentu čárového kódu. Název - Popis 1, 2, 3 Název - Popis 1 je přejímán na skladové karty a jako popis na příjemky, resp. položky faktur a objednávek. Popis 2, 3 je jako doplňující text (cizojazyčný text) přejímán např. na objednávky, na faktuře bude řádek rozšířen o doplňující text. INFO Pokud změníte text v poli Popis 1 v ceníku, promítne se změna do popisu na skladových kartách, s tímto zbožím spojených. Zatřídění Další specifikace (charakteristika) zboží, služeb, např. celní sazebník. Hodnota se přenáší do položky faktury. Měrné jednotky Uživatelem zvolené označení měrné jednotky (ks, m...). INFO Ceny Uvedené ceny jsou s daní Není-li zaškrtnuto, jedná se o ceny bez DPH Prodejní cena 1 Prodejní cena jedné měrné jednotky bez DPH. Prodejní cena 2 až 5 - další ceny za MJ. Pomocné tlačítko s? otevře tzv. Speciální ceník, kde můžete definovat další ceny daného zboží. Nákupní (skladová) cena Zadáním této hodnoty umožníte výpočet tzv. nákladů na fakturu. Zároveň v ABC analýze bude počítáno obchodní rozpětí. Hodnota je automaticky aktualizována příjemkou do skladu. Chcete-li, aby náklady na fakturu vycházeli z průměrných cen ve výdejkách a ne z této hodnoty, je nutné před aktualizací ABC analýzy zaškrtnout volbu Přepočítat náklady na fakturu. Sazba DPH Při zadávání nových položek do ceníku je vždy nabízena poslední zadaná sazba DPH. Cena pro odběratele V liště Hledej zvolíte Speciální cena pro odběratele a v poli Firma zadáte kód firmy. Získáte cenu

89 daného zboží ze specializovaného ceníku pro daného odběratele. Cenová jednotka Koeficient, který upravuje cenu za měrnou jednotku uvedenou v ceníku, resp. skladovou cenu v okamžiku fakturace, příjmu na sklad apod. Zadáte-li cenovou jednotku (koeficient), program určí cenu za jednu měrnou jednotku jako podíl původní ceny a cenové jednotky. Příklad: Cenová jednotka je 2, původní cena je 200 Kč. Zadáte-li v tomto případě do faktury 1 kus, výsledná cena na faktuře je 100 Kč, tj. 200/2. Cenová jednotka je 1000, zadaná cena je 450 Kč. Zadáte-li v tomto případě do faktury 2000 kusů, výsledná cena na faktuře je 900 Kč. Když je cenová jednotka nulová (nevyplněna), program ji uvažuje jako 1. Prodávat násobky MJ Při zadání hodnoty vás bude program kontrolovat, zda prodáváte její násobky. V opačném případě vám nabídne dorovnání na násobek. Počet ks v MJ-Balení Ve faktuře bude vypočtena cena jednoho kusu v balení. Upřesnění Dodavatele Skupina zboží Pomocí skupiny můžete dále třídit zboží do jednotlivých kategorií. Skupiny např. umožňují analyzovat prodej v ABC analýze. Dále můžete definovat předkontaci pro danou skupinu fakturačních položek (Typ B), viz dále. Evidovat výrobní číslo Zaškrtnete-li evidenci výrobních čísel u zboží, bude to mít následující důsledky: 1. Můžete fakturovat právě jednu MJ. 1. Ve faktuře musíte zadat výrobní číslo. 1. Ve skladu můžete přijímat právě jednu MJ. 1. V příjemce respektive ve výdejce musíte zadat výrobní číslo. 1. V tabulce ceníku má zboží ve sloupci Evi. v.č. zkratku VČ! Objem MJ Umožní výpočet celkového objemu dodávky na jedné faktuře. Hmotnost MJ Umožní výpočet celkové hmotnosti dodávky na jedné faktuře. Strukturovaná položka Platné pouze pro datový formát SQL. Program umožňuje tzv. strukturovaný prodej vyskladnění dle strukturovaného kusovníku, tj. prodej finálního výrobku s tím, že budou na fakturu zahrnuty a ze skladu vydány všechny podskupiny ze strukturovaného kusovníku daného výrobku. Podrobné informace o strukturovaném kusovníku naleznete v Modulu Výroba, Strukturovaný kusovník. Chcete-li realizovat strukturovaný prodej, tj. prodat zboží jako celek s tím, že budou vyskladněny jeho části, musíte zaškrtnout políčko Strukturovaná položka ANO. Dále musíte zadat kód výrobku (případně doplněné číslem zakázky), se kterým je dané zboží svázáno. Jinými slovy, vytvoříte vazbu mezi zbožím v ceníku a výrobkem s hierarchickou strukturou. V okamžiku vystavení faktury zvolíte položku z ceníku s vazbou na výrobek a při uložení faktury se vygenerují výdejky dle strukturovaného kusovníku daného výrobku. Přesněji řečeno budou se generovat výdejky všech podskupin určených pro vyskladnění při fakturaci. Strukturovaný kusovník-kód výrobku, Číslo zakázky Vazba do tabulky výrobků, kde je struktura definována. Popis Libovolný doplňující text. Fakturovat společně s ceníkovou položkou Vyplněním tohoto pole způsobíte následující věc: Při tvorbě položek faktury je položka typu B nebo S automaticky doplněna o další položku typu B jejíž kód je v uvedeném poli. Uvedená vlastnost se dá využít například při prodeji elektroniky, kde musíte také fakturovat náklady na likvidaci odpadu. Příklad: Pod kódem TELVIZE_XY máte v ceníku zadanou televizi. Pod kódem NAKL_ODPAD_TEL máte v ceníku sazbu za likvidaci televizí. Jestliže u zboží TELEVIZE_XY uvedete v poli Fakturovat společně s ceníkovou položkou kód NAKL_ODPAD_TEL Dokumentace Cesta k dokumentaci Plná cesta, tj. cesta včetně názvu souboru, v němž je dokumentace uložena (dopis, výkres, obrázek,.). Pomocné tlačítko spustí standardní službu Windows na vyhledávání souboru.

90 Cesta k aplikaci otevírající dokument Plná cesta k aplikaci, tj. plná cesta včetně názvu souboru s příponou.exe, jež otevře dokument. Vyplňte pouze v případě, že po stisku tlačítku Otevřít dokumentaci se objeví zpráva Není vyplněn program a podle koncovky neznám aplikaci pro otevření. Pomocné tlačítko spustí standardní službu Windows na vyhledávání souboru. Otevřít dokumentaci Tlačítko aktivuje aplikaci - program, který je ve Vašem systému asociován se souborem, ve kterém je dokumentace uložena (například se soubory DOC je to WinWord). NÁMĚTCeník můžete použít i pro vytvoření a uchování standardních textů na faktuře. Do položek Zatřídění, Text a M.J. napíšete libovolný text, který použijete pro fakturační položku typu D, viz dále Detail Ke každé položce v ceníku může být připojen libovolný počet položek ve Speciálním ceníku. Stisknutím tlačítka se otevře tabulka těchto položek. Pohybujete-li se řádkovým kurzorem po položkách v hlavním ceníku, aktualizuje se současně tabulka připojených položek. V závislé tabulce specializovaného ceník, který slouží k rozšíření vlastností hlavního ceníku, můžete změnit, resp. přidat nové položky Info - informace o zboží/materiálu Stisknutím tlačítka Info? aktivujete okno Informace o zboží / materiálu s parametrizovanou vazbou do specializovaného ceníku. V okně jsou pro vybranou položku v ceníku dostupné další informace z tabulky Ceník s parametrizovanou vazbou na Specializovaný ceník. Jsou to ceny s DPH, extra kód pro dodavatele, atd. Pohybem po položkách v ceníku tak dostáváte rychlou informaci v závislosti na parametrech vazby mezi hlavním a specializovaným ceníkem Přepočet cen v ceníku Přepočet cen je služba spojená s ceníkem. Funkci můžete spustit z menu nebo stisknutím tlačítka v nástrojové liště okna. Pro přepočet cen vyberete jednu z následujících možností: Přepočet podle koeficientů Funkce slouží jako inteligentní kalkulačka pro přepočet cen 1 až 5 uvedených u jednotlivých položek v ceníku. Následující obrázek ukazuje možnosti funkce. Pro cenu 1 až 5 můžete volit (multiplikativní) koeficient a (aditivní) konstantu pro přepočet. Pro výslednou hodnotu můžete ještě zvolit způsob zaokrouhlení. Vpravo je popis zboží, pro které se přepočítávají ceny. Tlačítka v pravé časti okna Vám umožňují krokovat a ukládat nově vypočtené ceny do jednotlivých položek ceníku. Můžete spustit i globální funkci, která přepočítá celý výběr položek v ceníku. Vytvoření speciálního ceníku v měně dle zadaného kurzu Pro všechny položky v hlavním ceníku se založí položka ve Speciálním ceníku s typem vazby Cena v cizí měně. Částka v cizí měně se vypočte z Ceny 1 v zadaném kurzu. Přepočet z měny do Kč (tam, kde je zadána vazba ve spec. ceníku) Pro položky v hlavním ceníku, pro které existuje položka ve speciálním ceníku s typem vazby Cena v cizí měně, se přepočítá Cena 1 v závislosti na ceně v měně a nově zadaném kurzu.

91 NÁMĚTDoporučujeme vyzkoušet vlastnosti přepočtu ceníku na zkušební firmě, kde nemůžete nic ztratit. Před přepočtem by bylo vhodné udělat zálohu ceníku Speciální ceník Ceník je rozšířen o tzv. speciální ceník. Je to samostatná tabulka, která umožňuje rozšířit vlastnosti základního ceníku, zejména v cenotvorbě. Způsob výpočtu speciální ceny určíte podle typu položky ve speciálním ceníku. Speciální cena je vázána na (určena pro) zadaný kód zboží, skupinu zboží, odběratele nebo skupinu odběratele. Další vazby jsou na cizí měnu, fakturované množství apod. Jednotlivé řádky tabulky obsahují typ rozšíření, údaje potřebné na navázání spec. ceníku na položku v hlavním ceníku a parametry určující výpočet ceny. Speciální ceník se automaticky uplatní např. při fakturaci zboží, na které je navázána. Podmínky ve spec. ceníku lze kombinovat a tím získat vysokou variabilitu. Z tabulky hlavního ceníku se pro vybrané zboží dostanete na položky speciálního ceník stisknutím tlačítka Detail. Typ rozšíření Extra kód pro odběratele-do faktury Standardní kód zboží můžete nahradit speciálním kódem platným pro vybraního odběratele, (odběratelské synonymum). Ve faktuře bude nahrazen standardní kód zboží z ceníku speciálním kódem pro vybraného odběratele. Určeno pro: zadaný kód zboží, odběratele Spec. hodnota: externí kód zboží Extra kód pro dodavatele Standardní kód zboží můžete nahradit extra kódem i pro dodavatele zboží (dodavatelské synonymum). Např. v aktualizačním okně skladových karet pak v liště hledej zvolíte Extra kód pro dodavatele a hledanou hodnotu extra kódu, kterou chcete v kartách vyhledat. Cena pro odběratele Konkrétní odběratel (skupina odběratelů) při tvorbě faktury dostane speciální cenu. Určeno pro: zadaný kód zboží, odběratele, skupinu odběratelů Spec. hodnota: cena, kód měny Cena dle fakturovaného množství Je dána cena platná pro zadané množství kusů (měrných jednotek) v intervalu Od Do. Intervalů Od... Do a různých cen můžete pro dané zboží zadat libovolný počet. Určeno pro: zadaný kód zboží Spec. hodnota: množství MJ Od, Do, cena platná v daném intervalu, kód měny Koeficient dle fakturovaného množství Je dán koeficient (kterým se násobí cena) platný pro zadané množství kusů (měrných jednotek) v intervalu Od Do. Intervalů Od Do a různých koeficientů můžete pro dané zboží zadat libovolný počet. Určeno pro: zadaný kód zboží Spec. hodnota: množství MJ Od, Do, koeficient platný v daném intervalu, kód měny Cena v cizí měně Je-li vyplněn kód měny, je cena vedená v zadané cizí měně. Pro jedno zboží tak můžete vést cenu a fakturovat v libovolném počtu cizích měn. Určeno pro: zadaný kód zboží Spec. hodnota: cena v cizí měně, kód měny Koeficient pro skupinu zboží Pravděpodobně nejsilnější nástroj na ovlivnění ceny při fakturaci. Např. skupina odběratelů a skupina zboží má stanovený koeficient pro přepočet ceny. Tento typ vám umožní např. definovat dealerské slevy pro skupiny dealerů. Určeno pro: skupinu zboží, odběratele, skupinu odběratelů Spec. hodnota: cena, násobící koeficient, kód měny Skupiny zboží Pomocí skupiny můžete dále třídit zboží do jednotlivých kategorií. Skupiny zboží obsahují následující položky: Kód skupiny Název skupiny Předkontace základ Předkontace DPH Skupiny zboží mají dvojí význam. První účel je dát možnost třídit položky v ceníku do skupin, které pak můžete analyzovat v ABC analýze zboží. Zde dostanete sumace podle skupin zboží. Druhý účel je automatické vyplnění předkontací u položek vydané faktury Formát pro import Import ceníku dovoluje načítat data z externích ceníků, které jsou ve formátu DBF.

92 Tabulka se seznamem importů obsahuje následující položky: Kód Importu Je možné zadat údaje pro import z několika různých ceníků. Je nutné je od sebe odlišit kódem. Cesta k souboru Hodnota není povinná. Když je korektně vyplněna, program automaticky akceptuje cestu k souboru. Formát souboru Zatím je podporován pouze formát DBF. Ansi Norma Konverze mezi formátem DOS (ASCI) a formátem Windows (ANSI). Pořadí Pořadí jednotlivých položek v externím ceníku. Import dat z externího ceníku vyvoláte pomocí funkce Export dat do souboru zvoleného typu Strukturovaný kusovník Platné pouze pro datový formát SQL. Program umožňuje tzv. strukturovaný prodej vyskladnění dle strukturovaného kusovníku. Uživatelé, kteří nemají zakoupený modul Výroba zde dostávají možnost v tabulce výrobků založit výrobek a k němu strukturovaný kusovník (bez technologie výroby) tak, aby mohli realizovat strukturovanou fakturaci. Podrobné informace naleznete v Modulu Výroba, Strukturovaný kusovník Internetové obchody Popis internetových obchodů viz Internetové obchody 3.4 Hotovostní prodej Modul umožňuje rychlou tvorbu jednoduchých prodejních dokladů. Nejprve je nutné definovat ve funkci Nastavení Parametry prodejny údaje pro hotovostní prodej. Jedná se o typ dokladu, dokladovou řadu a zda se jedná o prodej ze skladu nebo z ceníku atd. Dále lze nastavit parametry pro připojení prodejního dislay. Při samotném prodeji obsluha zadává pouze kód a množství zboží. Ostatní hodnoty jsou vyplněny dle nastavení v konfiguraci. V hotovostním prodeji jsou následující funkce: Při prodeji ze skladu jsou v nápovědě skladových karet (lišta Hledej v aktualizačním okně) uvedeny prodejní ceny a sazby DPH. Po uložení dokladu můžete zadat částku přijato, kterou zaplatil kupující a program zobrazí, kolik má vrátit v Kč, resp. v měně. Tyto hodnoty jsou zobrazitelné na pokladní display připojitelný přes sériový port. Hotovostní prodej Rychlé vystavení nových dokladů Změny v dokladu Denní tržby Přehledová tabulka zjednodušených prodejních dokladů faktur vystavených hotovostním prodejem. Tisk dokladu Tisk paragonu zjednodušeného prodejního dokladu.

93 WINSTROM ABC-analýza prodeje zboží 4. ABC - analýza prodeje zboží 4.1 Vlastnosti a možnosti modulu Funkce modulu vám dávají odpovědi na následující důležité otázky: S kým firma vydělala peníze (ABC-Analýza odběratelů, skupin odběratelů)? Jaké jsou tendence obratu u jednotlivých odběratelů za poslední rok? Jaké zboží (skupiny zboží) odebral konkrétní odběratel? S čím firma vydělala peníze (ABC-Analýza zboží, skupin zboží)? Jaké jsou tendence prodeje jednotlivých druhů zboží? Kteří odběratelé odebrali konkrétní zboží? Kdy firma vydělala peníze (ABC-Analýza časová)? Z uvedených okruhů otázek je jasné, že ABC analýza slouží pro podrobnou analýzu odběratelů a prodeje zboží za dané časové období. Pomocí ABC analýzy můžete zachytit klesající zájem některých důležitých odběratelů. Dále zaznamenáte pokles nebo nárůst zájmu o konkrétní zboží. Dostanete také údaje o průměrné obrátce ve skladu a o průměrném stavu zásob. Dále máte k dispozici průměrnou kalkulaci /poměr obchodního rozpětí k nákupní ceně/ pro jednotlivé odběratele nebo zboží. ABC - analýza obratu a obchodního rozpětí Při klasické ABC-analýze se odběratelé, resp. zboží rozdělí do tří kategorií: A - Odběratelé /zboží/, pro které firma dosáhla prvních 70% obratu. B - Odběratelé /zboží/, pro které firma dosáhla dalších 20% obratu. C - Odběratelé /zboží/, pro které firma dosáhla zbývajících 10% obratu. Obchodní rozpětí = Prodejní cena - nákupní cena - slevy V modulu jsou odběratelé (zboží) seřazeni v zadaném období od největšího obratu, resp. obchodního rozpětí k nejmenšímu. V přehledné tabulce je uveden obrat (obchodní rozpětí) v tisících, podíl obratu (obchodního rozpětí) na celkové sumě v procentech a kumulativní vyjádření obratu (obchodního rozpětí) v % od počátku tabulky. ABC - analýza časová V časové analýze jsou vypočteny obraty (obchodní rozpětí) pro jednotlivé dny zadaného období. V tiskové sestavě je kromě celkového součtu uveden součet za každý měsíc zadaného období. Obr Popis jednotlivých funkcí Všichni odběratelé-aktualizace, Prohlížení, tisk, Časový průběh Nejprve je potřeba analyzovat data ve vydaných fakturách v definovaném časovém rozsahu. Program po přepočtu zobrazí tabulku, ve které máte dostupné následující údaje: Firma, skupina firem, obrat a rozpětí v 1000 Kč, obrat a rozpětí v %, obraty posledních 12 měsíců, tendence obratů a sumace obratů a rozpětí v %. Tabulku je možné vytisknout. Funkce Prohlížení a tisk vám dává k dispozici následující sestavy: Kompletní přehled, Pouze vyhodnocení obratů, Průběh prodejů v období, Přehled podle skupin firem, Graf obratů firem v čase, Graf obratů a rozpětí firem, koláčový graf v % obratů.

94 Obr Konkrétní odběratel-aktualizace, Prohlížení, tisk, Časový průběh ABC Analýza konkrétního odběratele je ekvivalentní analýze Všechno zboží s tím rozdílem, že zboží je vybráno pro jednoho zadaného odběratele Všechno zboží - Aktualizace, Prohlížení, tisk Nejprve je potřeba analyzovat data ve vydaných fakturách v definovaném časovém rozsahu. Program po přepočtu zobrazí tabulku, ve které jsou dostupné následující údaje: Kód, skupina a název zboží, prodané množství, obrat a rozpětí v 1000 Kč, obrat a rozpětí v %, prodej v MJ za posledních 12 měsíců, tendence prodejů a sumace obratů a rozpětí v %. Tabulku je možné vytisknout. Funkce Prohlížení a tisk vám dává k dispozici následující sestavy: Kompletní přehled, Pouze vyhodnocení obratů, Průběh prodejů v období, Přehled podle skupin zboží, Graf obratů zboží v čase, Graf obratů a rozpětí zboží, koláčový graf v % obratů Konkrétní zboží - Aktualizace, Prohlížení, tisk, Časový průběh ABC Analýza konkrétního zboží je ekvivalentní analýze Všichni odběratelé s tím rozdílem, že odběratelé jsou vybráni pro jedno zadané zboží..

95 WINSTROM modul FAKTURY PŘIJATÉ 5. Faktury přijaté 5.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul umožňuje přijímání dodavatelských faktur a jejich následné zpracování. Jak začít? Nejprve musíte ve funkci Nastavení definovat fakturační řady a zadat základní parametry pro přijaté faktury (Typy dokladů, způsob nahrávání do účetnictví atd.). Dále musíte vyplnit tabulku předkontací - souvztažností pro správné a rychlé zaúčtování přijatých faktur, doplnit tabulky směrových kódů, druhů dokladů a pro často opakované platby si můžete předdefinovat základní údaje pro rychlé zadávání faktur. Ve funkci Typy dokladů můžete doplnit, případně rozšířit vlastnosti používaných faktur. Hlavní funkcí modulu je Aktualizace přijatých faktur. Otevře se standardní aktualizační okno, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s fakturami. Datum založení faktury se musí shodovat s účetním rokem nastaveným při spuštění programu. Přijaté faktury zde můžete také rozúčtovat na více účetních případů. Během dalšího zpracování se faktury dostávají do předem definovaných stavů. Tak jak je faktura jednotlivými funkcemi modulu postupně zpracovávána, mění se i její stav. Správně zadaná faktura se dostává do vstupního stavu O.K. Cílovým stavem je stav UHRAZENA. Faktury ve stavu O.K. můžete označit pro tisk příkazu k úhradě. Po vytištění příkazu přecházejí faktury do stavu TISK PŘÍKAZU a jsou pro další zpracování zablokovány. Chcete-li zablokovanou fakturu přesto uvolnit, můžete změnit stav této faktury v modulu Servis ve funkci Změna stavu dokladu. Modul pracuje se zálohovými fakturami i s zálohovými daňovými doklady. Na závěr roku provede vyúčtování kurzových rozdílů. Vlastní úhrada faktur, které se nacházejí ve stavu TISK PŘÍKAZU se standardně provádí v modulu BANKA nebo POKLADNA. Tyto moduly převádějí přijaté faktury do stavu UHRAZENA nebo ČÁSTEČNĚ UHRAZENA. V libovolném období si můžete prohlížet knihu přijatých faktur, výkaz DPH a saldo dodavatelů. Faktury si můžete také prohlížet a tisknout dle mnoha volitelných kritérií, která si můžete předem připravit Ukončíte-li v daném období příjem faktur, nahrajete veškeré potřebné údaje do účetnictví v modulu Účetní zpracování. Po uplynutí určitého času, kdy již nejsou staré faktury pro vás zajímavé, můžete je vyřadit z databáze a uložit do archivu. Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je funkční členění modulu Vydané faktury. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnic. 5.2 Popis jednotlivých funkcí

96 5.2.1 Nastavení Jsou zde soustřeďuje jednotlivé funkce pro nastavení fakturačních řad, typů dokladů, podpisu před příkazem, nahrávání do účetnictví a také nastavení předkontací pro položky při odpočtu zálohy a zálohového daňového dokladu. (viz Zálohové faktury, Rozúčtování). Fakturační řady Program Vám umožňuje vytvořit či modifikovat více fakturačních řad. Tabulka fakturačních řad obsahuje kód řady, poslední číslo přijaté faktury a popis řady. Tabulku editujete standardním způsobem. Jestliže jste v této funkci definovali více než jednu fakturační řadu, budete po vytvoření nové faktury dotázáni na řadu, podle které má být vygenerováno číslo faktury.!! Fakturační řady si nastavte s dostatečným rozestupem. V okamžiku, kdy jedna fakturační řada doběhne druhou, program použije první volné číslo v následující řadě. Proto si zvolte dostatečnou rezervu. Nahrávání do účetnictví Přepínač mezi dvěma stavy: 1. Do čísla faktury v tabulce Vstupu účetních případů bude zapsáno Interní číslo přijaté faktury. 1. bude nahrán Variabilní symbol. Nastavení má vliv také na modul banka (nahrávání položek výpisu spojených s přijatou fakturou). Podpis před příkazem Přepínač mezi dvěma stavy: 1. Před příkazem k úhradě musí fakturu podepsat uživatel s právem podpisu. 1. Podpis není nutný Předkontace - souvztažnosti Pro správné zaúčtování částek na přijaté faktuře musíte vytvořit tabulku předkontací, tj. tabulku souvztažných účtů označených kódem. Pokud není faktura rozúčtována na více účetních případů, musíte pro její správné zanesení do účetnictví přiřadit předkontaci k základní částce. Jste-li plátce DPH, musíte přiřadit kód předkontace i k částkám DPH. Při nahrávání faktury do účetnictví je pak každé částce s vlastní předkontací přiřazen samostatný účetní případ. Tabulka předkontací obsahuje tyto údaje: Kód předkontace Kód předkontace reprezentuje pomocí 6-ti znaků danou předkontaci - souvztažnost. Znaky jsou automaticky konvertovány na velká písmena. Druh dokladu Vyberete druh dokladu definovaný v účetnictví. Název předkontace Libovolný text pro podrobný popis. Číslo účtu MÁ DÁTI a DAL Čísla souvztažných účtů. Čísla jsou kontrolována oproti účetnímu rozvrhu v účetnictví Typy dokladů Funkce umožňuje definovat typy prodejních dokladů. Podle typu dokladu program např. rozpozná, zda se jedná o fakturu standardní nebo zálohovou. Tabulku základních typů můžete libovolně rozšířit o vlastní typy se specifickými vlastnostmi. Dále vám typ umožní předdefinovat parametry faktury, které pak nemusíte zadávat. Jsou to zejména předkontace, středisko, fakturační řada, typ obchodu, typ DPH atd. Také je zde možno zadat zda se faktura má nahrávat do účetnictví, popřípadě zda má být automaticky uhrazena. Využití typu faktury nejenom usnadní vytvoření faktury, ale také zmenší pravděpodobnost zadání chybných údajů při tvorbě faktur.

97 Typ dokladu Text na doklad Tento text bude obsahovat hlavička faktury. Fakturační řada Přiřazením fakturační řady k typu dokladu vám bude tato řada přednostně nabízena. Jak účtovat Vyberete ze dvou možností: Zadávat účty/zadávat předkontace. První možnost zpřístupní pole počínající Primárním účtem a končí Druhem dokladu v účtu. Stejným způsobem se bude chovat faktura vybraného typu. Tato varianta je výhodná v případě velkého množství analytických účtů odběratele a tím vám odpadne velké množství předkontací ale je náročnější na znalost účetnictví. Primární účet Protiúčet základ Protiúčet DPH snížená sazba Protiúčet DPH základní sazba Druh dokladu v účtu Druhá (starší) varianta umožní zadat předkontace pro zaúčtování faktury. Předkontace základ Předkontace DPH 5 a 19 % Zálohová faktura Dostanete na výběr typ faktury: Standard / Záloha / Zálohový daňový doklad Nahrávat do účta Zadáte ANO nebo NE Automaticky uhrazena Nastavíte-li ANO, budou faktury tohoto typu hned po založení převedeny do stavu UHRAZENA Nárok na odpočet, Typ obchodu, Typ DPH, Proč bez DPH Význam uvedených polí je vysvětlen v kapitole Přijaté faktury-aktualizace Kód měny Středisko Směrové kódy a konstantní symboly Funkce umožňuje standardním způsobem aktualizovat tabulku směrových kódů peněžních ústavů a tabulku konstantních symbolů Předdefinování údajů pro faktury

98 Jestliže se některé údaje na fakturách pravidelně opakují, je účelné tyto údaje uchovávat v samostatné tabulce. Jedná se například o Kód firmy, Variabilní symbol, Číslo účtu, Předkontace, Typ obchodu.tabulka předdefinovaných údajů se aktualizuje standardním způsobem. Předdefinované faktury můžete využít dvojím způsobem: Vložení předdefinovaných údajů do faktury Při zakládání nové faktury v editačním okně stisknete tlačítko Předdefinované údaje. Otevře se pomocná tabulka připravených faktur, ze které standardním způsobem vyberete požadované údaje a vložíte je do faktury (menu Vložit vybrané hodnoty, nebo klávesa ENTER/F4). Pomoc spočívá v tom, že nemusíte údaje opakovaně zadávat, pouze si je najdete v připravené tabulce a automaticky přenesete do faktury, viz zadání faktury. Automatická generace přijatých faktur Druhý způsob plně automatizuje generaci faktur v daném období. V tabulce předdefinovaných údajů si vyberete faktury, které budete chtít automaticky generovat. Pro tyto faktury ve skupině Údaje pro automatickou generaci přijatých faktur nastavíte volbu na hodnotu Automatická generace. Pro jednotlivé měsíce v roce (účetní období) zadáte den pro generaci datumů došlé faktury. Měsíc, pro který není určen den - je zadána 0, nebude faktura automaticky generována. Obdobně můžete pro jednotlivé měsíce zadat různé variabilní symboly. Pro automaticky generovanou fakturu ještě zadáte fakturační řadu. V aktualizačním okně faktur pak stisknutím tlačítka Aut. Generace se automaticky vygenerují všechny faktury připravené pro aktuální období. Pro předdefinovanou fakturu můžete zadat rozúčtování na libovolné množství položek. NÁMĚTPro každé účetní období můžete zadat různý variabilní symbol Přijaté faktury - Aktualizace

99 Otevře se hlavní aktualizační okno modulu, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s fakturami. V okně jsou faktury vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují účetní období, rok a měsíc. Třetí podmínka určuje stav faktury. Poslední podmínka vybírá faktury dle období DPH období uskutečněného zdanitelného plnění v aktuálním účetním roce. INFO Přijatá faktura obsahuje tyto položky: Typ dokladu Jako první můžete vybrat typ faktury. Typ určuje obsah dalších údajů ve faktůře. Přípustné typy jsou definovány v tabulce Typy dokladů: Faktura, Výsledná faktura, Zálohová faktura, Zálohový daňový doklad a další volitelné možnosti. Volba- Standard / Záloha / Zálohový daňový doklad Tento přepínač je automaticky nastavován podle vybraného typu dokladu. Jeho hodnota určuje, zda se jedná o standardní fakturu nebo zálohovou, resp. zálohový daňový doklad, viz. kapitola Zálohové faktury. Číslo faktury došlé /externí/, Variabilní symbol Do této položky opíšete číslo dodavatelské faktury. Po uložení položky je její hodnota automaticky přenesena do variabilního symbolu. Při přenosu jsou vyloučeny nečíselné znaky. Interní číslo faktury Interní číslo je v závislosti na zvolené fakturační řadě automaticky přiřazeno nové faktuře v okamžiku jejího uložení. Interní číslo jednoznačně určuje fakturu a během dalšího zpracování jej nelze změnit. Číslo faktury je ve tvaru NNNNNNNNN/RR, kde NNNNNNNNN je číslo o jedno větší než jaké má poslední zadaná faktura v dané fakturační řadě. RR je rok z aktuálního období. Datum došla zápis faktury Datum, kdy vám došla faktura (DD.MM.RRRR). Období účetní Dle data zapsání faktury se vyplní účetní období rozhodné pro nahrávání účetních případů do účetnictví. Účetní období můžete změnit v rozsahu tří let (rok vzad a rok vpřed). Datum uskutečnění zdanitelného plnění - DUZP Datum uskutečnění zdanitelného plnění (DD.MM.RRRR) Období UZP (zdanitelného plnění) Dle data zdanitelného plnění se vyplní období uskutečněného zdanitelného plnění rozhodné pro výkaz DPH. Období UZP můžete změnit v rozsahu tří let (rok vzad a rok vpřed). Období UZP může být různé od účetního období. V případě, že dojde faktura od neplátce DPH, nevyplňujte tuto položku. Tato faktura se pak nedostane do přehledu faktur pro výkaz DPH. Datum splatnosti Zde zaznamenáte datum splatnosti faktury ve tvaru DD.MM.RRRR Kód firmy - dodavatele Vyberete-li dodavatele z tabulky firem, bude číslo účtu a jeho specifikace automaticky doplněna. Číslo účtu dodavatele, Směrový kód banky dodavatele Konstantní symbol, Specifický symbol

100 Jiné bankovní spojení Po výběru kódu firmy-dodavatele Vám program nabídne seznam bankovních účtů dodavatele. Z nich můžete vybrat, na který bude vystaven příkaz k úhradě. Nemáte-li účet u záznamu firmy dodavatele zaznamenán, můžete jej do formuláře přijaté faktury zadat ručně. Text - popis faktury Libovolný text k snazší identifikaci faktury. Typ obchodu, Typ DPH a Dodací podmínky dokladu Pro plátce DPH vyberete po přípustné hodnoty pro tyto údaje a tím jednoznačně určíte řádky formuláře DPH, do kterých budou hodnoty zapsány a jak budou zúčtovány. Kombinace přípustných hodnot a jim odpovídající řádky DPH formuláře dle typu obchodu a typu DPH jsou popsány v kapitole DPH Typ obchodu. Kód měny V případě, že chcete vytvářet fakturu v cizí měně, zadáte v této položce kód měny, ve které má být faktura vystavena. Příklad: Přijde vám faktura z celnice v české měně a vy potřebujete v evidenci DPH ji mít zařazenou mezi faktury z ciziny. Kurs Je-li vyplněn kód měny, pak musíte zadat také aktuální kurs této měny. Kurs můžete vybrat z tabulky denních kursů /není-li pro zadaný den příslušný kurs v tabulce, můžete jej doplnit/. Částka v korunách bude poté automaticky dopočítána. Celkem měna Zde zadáte částku v cizí měně. Celková částka /s DPH/ Do této položky zadáte celkovou částka na přijaté faktuře. Měl by to být součet následujících šesti položek. Program nakonec provede kontrolu a v případě nesrovnalosti ohlásí chybu. Základ DPH 5%, DPH 5% Tlačítko (+) vypočte daň k odpovídajícímu základu. Základ DPH 19%, DPH 19% Tlačítko (+) vypočte daň k odpovídajícímu základu. Tlačítka + pro výpočet hodnot Chcete-li aby program sám vyplnil hodnotu základu a DPH, stisknete myší tlačítko + (nebo klávesu F2) u požadované sazby DPH. Objeví se následující okno s výběrem možností výpočtu. Jsou-li přítomny obě sazby daně, pak stačí vyplnit základ jedné z nich a program dopočte ostatní hodnoty. Odpočet DPH Jsou tři možnosti: 1. Doklady s plným nárokem na odpočet. 1. Doklady u nichž není nárok na odpočet 1. Doklady u nichž je nutné nárok na odpočet korigovat koeficientem. Částka bez DPH Proč bez DPH Vyberete jeden z důvodů, proč je uvedená částka bez DPH (Osvobozeno, Od neplátce, Nedaněno, atd ). Důvod proč bez DPH je závislý na Typu obchodu.

101 INFO V přehledu DPH máte možnost vybrat všechny doklady nebo pouze vybrané skupiny a tak získat podklady pro vyplnění formuláře DPH!! Způsob zaúčtování faktury je nastaven u typu dokladu v poli Jak účtovat.jsou dvě možnosti: Zadávat účty/zadávat předkontace. Podle nastavení jsou přístupné u faktury buďto pole pro zadání účtů nebo pole pro zadání předkontací Pole pro zadání účtů Primární účet Protiúčet základ Protiúčet DPH snížená sazba Protiúčet DPH základní sazba Druh dokladu v účtu Pole pro zadání předkontací Předkontace - základ V případě, že chcete došlou fakturu rozúčtovat na více účetních případů, je zbytečné tuto předkontaci vyplňovat. Klidně pokračujte ve vyplňování ostatních hodnot. Předkontace - DPH 5% a 19% Tyto předkontace budou vyplněna pouze v případě, že jste plátce daně a faktura je také od plátce DPH. Středisko - kód střediska, na které je vztažen náklad. Zakázky Výběrový klíč 1,2 Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru. Příjemka Do této položky zadáte vazbu na příjemku do skladu a pomocí tlačítka? můžete příjemku zobrazit a tím lépe kontrolovat správnost částky faktury vůči dodacímu listu.

102 INFO Následující hodnoty uživatel nevyplňuje. Jsou automaticky generovány programem: Stav faktury Tato hodnota je v průběhu zpracování faktury automaticky generována programem a nelze ji změnit. Faktura se během zpracování může dostat do následujících stavů: 1. NEUPLNA!! - nejsou vyplněny všechny údaje nutné pro tvorbu příkazu k úhradě. 1. O.K. - faktura byla v pořádku zadána, nebyl na ni zatím dán příkaz k úhradě, je možno ji aktualizovat. 1. STORNO - založenou fakturu nelze v tabulce smazat. Příkazem Smazat větu přejde vybraná faktura do stavu STORNO. Faktura se nenahrává do účetnictví, ani ji není možno aktualizovat. Chcete-li vrátit fakturu zpět do aktivního stavu, použijte opět příkaz pro smazání, který stornovanou fakturu převede zpět do jednoho z určených aktivních stavů. 1. TISK PRIK. - faktura je obsažena v platném příkazu k úhradě /není možné ji aktualizovat/. 1. UHRAZENA - faktura je obsažena v příkazu k úhradě a byla již uhrazena /není možné ji aktualizovat/. 1. UHR.CAST## - faktura je částečně uhrazena. Celková částka na faktuře je vyšší než částka, která je již uhrazena. Zadal Jméno přihlášeného uživatele. Údaje u přijaté faktury můžete měnit do té doby, než je k ní vytištěn příkaz k úhradě. Omezení se ale netýká všech tří předkontací. Ty můžete změnit kdykoliv. Došlo-li k chybě u ostatních položek, musíte fakturu napřed odblokovat /uvolnit/ v modulu Servis ve funkci Změna stavu dokladu. Rychlé vyplnění faktury Při zakládání nové faktury máte možnost přenést dříve zadané údaje z tabulky předdefinovaných údajů do faktury. V editačním okně faktury stisknete tlačítko Předdefinované údaje. Zobrazí se vám tabulka s předdefinovanými údaji. V této tabulce vyberete řádek s požadovanými hodnotami a stisknutím klávesy ENTER (viz menu Konec) se přenesou údaje do faktury. Při častém opakování jistého druhu platby se tímto způsobem práce značně urychlí. Po vyplnění všech položek v editačním okně a stisknutím tlačítka Uložit je faktura zapsána do tabulky DPH a Typy obchodu V okamžiku zadání faktury je kontrolována shoda mezi Typem obchodu a Kódem státu dodavatele. Například zadáte-li Typ obchodu - EU plátce DPH vyžaduje program, aby dodavatel měl vyplněný kód země, byl z jiného členského státu EU a osobou registrovanou k dani. V opačném případě program zobrazí varovnou hlášku. Typ obchodu - Tuzemsko Přijatá zdanitelná plnění s místem plnění v tuzemsku. Typ DPH - Zdanitel. plnění DPH - ř. přiznání 310 a ř uvedou se údaje o základu daně z přijatých zdanitelných plněních s místem plnění v tuzemsku s plným a kráceným nárokem na odpočet daně. Typ bez DPH - Od neplátce, Osvobozeno, Nedaněno Typ obchodu - EU plátce DPH Pořízení zboží nebo poskytnutí služby z jiného členského státu od osoby, která je registrovaná k DPH v jiném členském státě. Typ DPH - Pořízení zboží DPH - ř. přiznání: 220, pořízení zboží z jiného členského státu dle 16. Daň se vypočte jako součin základu daně ( 40) a příslušné sazby daně ( 47). 0 DPH - ř. přiznání 320,325: - uvedou se údaje o základu daně z pořízeného zboží z jiného členského státu dle 16 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně. Typ DPH - P.služby,plnění v ČR Poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě s místem plnění (místem, kde se daň vybírá) v České republice. Nejedná se o základní pravidlo místa plnění pro poskytování služby, ale o specifické pravidlo zákonem stanovené. Jedná se např. o služby vztahující se k nemovitostem, přepravní služby, služby kulturní, umělecké, sportovní, služby přímo související s přepravní službou, služby oceňování movité věci nebo práce na movité věci, Reverse charge služby, nájem dopravního prostředku, zprostředkovatelské služby. 0 DPH - ř. přiznání: 230,235 - poskytnutí služby od osoby registrované v jiném čl. státě dle 15. Daň se vypočte jako součin základu daně ( 39) a příslušné sazby daně ( 47). 1 DPH - ř. přiznání: 330,335 uvedou se údaje o základu daně z pořízené služby z jiného členského státu dle 15 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně

103 INFO Typ DPH - N. doprav. prostředek Pořízení nového dopravního prostředku od osoby registrované v jiném členském státě dle 19 odst. 3. DPH - ř. přiznání: daň se vypočte jako součin základu daně ( 40) a příslušné sazby daně ( 47). 0 DPH - ř. přiznání: uvedou se údaje o základu daně z pořízeného nového dopravního prostředku od osoby registrované k dani v jiném čl. státě dle 19 odst. 3 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně (pokud má plátce nárok na odpočet, např. u nákladních automobilů). Typ bez DPH - P.služby,plnění v EU Poskytnutí služby osobou registrovanou k dani v jiném členském státě s místem plnění (místem, kde se daň vybírá) v jiném členském státě. Jedná se o základní pravidlo místa plnění pro poskytování služby. Základní pravidlo říká, že místo plnění je tam, kde má osoba, která službu poskytuje sídlo, místo podnikání nebo provozovnu, tj v jiném členském státě. Služba se zdaňuje v zemi místa plnění a nevstupuje tedy do českého daňového přiznání. Typ obchodu - EU neplátce Pořízení zboží nebo služby z jiného členského státu od osoby, která není registrovaná k DPH v jiném členském státě. Typ DPH - N. doprav. prostředek Pořízení nového dopravního prostředku od osoby neregistrované k dani v jiném členském státě dle 19 odst DPH - ř. přiznání: daň se vypočte jako součin základu daně ( 40) a příslušné sazby daně ( 47) 1 DPH - ř. přiznání: 365 uvedou se údaje o základu daně z pořízeného nového dopravního prostředku od osoby neregistrované k dani v jiném čl. státě dle 19 odst. 4 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně Typ bez DPH - Od neplátce Jedná se o stejný případ jako od neplátce v tuzemsku (pořízení zboží, poskytnutí služby). Typ obchodu - Mimo EU Nečlenský stát Evropského společenství, tzv. 3. země mimo EU, plátce či neplátce DPH. Typ DPH - Dovoz zboží DPH - ř. přiznání: 260,265 -do těchto řádků se od uvede základ daně a daň na výstupu v případě dovozu zboží, kdy celní orgán daň nevybere a daň je přiznána plátcem jako daňová povinnost dle 23 odst odst. 3.: 1 Na základě písemné žádosti plátce, za kterou je považováno uvedení kódu odpovídající režimu dovozu zboží podle tohoto odstavce do písemného celního prohlášení podaného a přijatého celním orgánem před zahájením celního řízení na propuštění zboží do celních režimů podle odstavce 1 písm. a), celní orgán není povinen daň vybrat za podmínky, že plátce tuto daň přizná jako svou daňovou povinnost do daňového přiznání za období, ve kterém dojde k propuštění zboží do celních režimů podle odstavce 1 písm. a). 2 Ustanovení odstavce 3 nabývá účinnosti dnem 1. ledna 2005 ( 113) 3 DPH - ř. přiznání: 340,345 - uvedou se údaje o základu daně z dokladů o dovozu zboží dle 20 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně podle sazeb daně Typ DPH - JCD-Dovoz zboží Daň při dovozu zboží vyměří a vybere celní orgán (JCD, JSD) a plátce ji neuvádí jako svou daňovou povinnost do daňového přiznání. Daň při dovozu zboží propuštěného do režimu dočasného použití vybere celní orgán uplynutím lhůty 34 měsíců nebo ukončením režimu dočasného použití DPH - ř. přiznání: 340,345 - uvedou se údaje o základu daně z dokladů o dovozu zboží dle 20 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně podle sazeb daně Typ DPH - Pos.služby,zahr.osob Poskytnutí služby zahraniční osobou povinnou k dani ( 15). 0 Zahraniční osobou se rozumí osoba, která nemá na území Evropského společenství sídlo, místo podnikání nebo provozovnu, popřípadě místo pobytu nebo místo, kde se obvykle zdržuje. 1 DPH - ř. přiznání: 270, uvede se celková částka za poskytnutí služby od zahraniční osoby povinné k dani dle 15 do kolonky základ daně. Daň se vypočte jako součin základu daně ( 39) a příslušné sazby daně ( 47). 2 DPH - ř. přiznání: 350,355 - uvedou se údaje o základu daně z poskytnuté služby od zahraniční osoby povinné k dani dle 15 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně podle sazeb daně Typ bez DPH - Nedaněno Typ obchodu - Třístranný obchod Třístranný obchodu ( 17). Pořízení zboží z EU prostřední osobou. Třístranný obchod je forma obchodu uvnitř území EU, při kterém bude možné uplatnit zjednodušený režim DPH na dodání a pořízení zboží mezi osobami registrovanými k DPH v různých členských státech

104 INFO Typ bez DPH - Třístranný obchod Uvedení hodnoty pořízení zboží prostřední osobou při užití zjednodušeného postupu při třístranném obchodu ( 17). DPH - ř. přiznání: uvede prostřední osoba při užití zjednodušeného postupu dle 17 hodnotu plnění pořízeného zboží z jiného členského státu. Zasílání zboží z EU s místem plnění v tuzemsku ( 18). DPH - ř. přiznání: 240,245 - uvede se údaj o základu daně a dani dle sazby daně při zasílání zboží z jiného členského státu osobou registrovanou k dani v jiném členském státě do tuzemska s místem plnění v tuzemsku dle 18. Zasílání zboží je podle 18 vztahem plátce DPH (dodavatel) neplátce (odběratel) Ř. 240 a 245 bude vyplňovat osoba registrovaná k dani v EU, pokud překročí limit dodávek pro české neplátce, tj EUR. Dodací podmínky při přijetí zboží z Evropského společenství Dodací podmínky při přijetí zboží respektive služby z Evropského společenství v závislosti na dodání účetního dokladu. Přijatá zdanitelná plnění vstupují do jednotlivých částí formuláře DPH a tím i do povinnosti přiznat a zaplatit daň, resp. uplatnit nárok na odpočet daně v rozhodném období v závislosti na podmínkách dodání zboží nebo služby a jemu odpovídajícího daňového dokladu. V přijatých fakturách v poli Dodaní můžete zadat tři následující hodnoty: Dodání s dokladem Standardní případ, vzniká povinnost přiznat daň s nárokem na odpočet. Dodání bez dokladu Vzniká povinnost přiznat a zaplatit daň bez nároku na odpočet v daném období. Odpočet může být uplatněn až v okamžiku, kdy přijde dodatečný doklad. Pomocí předkontací musíte zajistit odpovídající účetní zpracování. Dodatečný doklad Daňový doklad přijde v jiném období než bylo období, ve kterém vznikla povinnost přiznat daň. Uplatnění nároku na odpočet bez povinnosti přiznat daň. Pomocí předkontací musíte zajistit odpovídající účetní zpracování Změny ve faktuře Vytvořenou fakturu je možné libovolně modifikovat, jestliže její účetní období spadá do aktuálního účetního roku (a pokud má uživatel k tomu oprávnění). V případě, že již došlo k nahrání dat do účetnictví a změna má za následek jinou hodnotu faktury nebo jiné zaúčtování, je nutné opět spustit účetní zpracování v daném měsíci Stornování faktury V aktualizační tabulce vyberte fakturu, kterou chcete stornovat a stiskněte pro ni tlačítko Zruš - Stornovat fakturu. Faktura přejde do stavu STORNO. Stornovaná faktura bude obsažena ve všech výpisech, ale nebude zahrnována do sumací a nahrávána do účetnictví. Jestliže chcete fakturu vrátit do hry (zrušit označení STORNO), stisknete opět tlačítko Zruš a vyberte stav faktury Přehled faktur - filtrace V aktualizačním okně stisknete tlačítko Filtr podmínka výběru. Můžete si vybrat mezi standardní a obecnou výběrovou podmínku nebo Analýzou salda. Pomocí standardní nebo obecné výběrové podmínky získáte požadovaný výběr. Výběr nerespektuje podmínky zadané ve výběrové liště aktualizačního okna. Kontrola korektnosti faktur V okně pro definici výběrové podmínky jsou kontrolní tlačítka, kterými můžete kontrolovat korektnost vybraných faktur. Jedná se o kontrolu cizí měny (cizí měna x kurs se nerovná částce v Kč) a předkontací (není zadána předkontace základu, ani není faktura rozúčtována). Dále je zde zaškrtávací políčko -vyhledat faktury, kde suma základů a DPH se nerovná částce celkem. Zaškrtnutím políčka Kontrola výpočtu DPH v podmínce výběru přijatých faktur a aktivací výběru získáte přehled přijatých faktur, které mají odchylku od správně vypočtené hodnoty DPH. Velikost odchylky definujete v rozsahu 0.10, 0.50, 1.00, 5.00 a Kč Při výběru faktury v obecném dotazu dle stavu dostanete po stisku tlačítka s otazníkem všechny přípustné stavy faktur Analýza salda Funkci spustíte ve filtru aktualizačního okna. Funkce umožňuje rychle získat informaci o saldu jednotlivých Dodavatelů. Způsob zpracování je shodný s přehledy faktur dle výběru. V hlavním okně jsou vybrané faktury. Ve výběrovém okně Saldo pak zadáte podmínku, která je zaměřena na typ úhrady, časový interval a dodavatele. Vyhodnocení salda k zadanému datu Saldo neuhrazených faktur se vyhodnocuje k datu, které zadáte do pole Vyhodnotit k datu. Zůstane-li toto pole prázdné, vyhodnocuje se saldo k dnešnímu aktuálnímu datu. V nabídce Tisk jsou také sestavy Přijaté faktury typ saldo + sumace podle odběratelů.

105 Tisk Ve funkci jsou soustředěny tiskové sestavy vázané na doklady vybrané v aktualizačním okně. Kromě základních sestav - Knihy přijatých faktur a Salda zde najdete i výkazy DPH. Kniha faktur Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat faktury (dle účetního roku, období, stavu..). V nabídce Tisk pak zvolte sestavu Přijaté faktury typ Kniha. Dostanete faktury pro daný výběr a celkové závasky včetně DPH. Současně získáte přehled o celkové částce, která je uhrazena a kterou zbývá ještě uhradit. Pokud vás v daném výběru zajímají pouze celkové hodnoty, zvolte tlačítko Suma Rozúčtování faktury Faktury můžete rozúčtovat na libovolný počet účetních případů. V tabulce vyberte fakturu, kterou chcete rozúčtovat. Pro vybranou fakturu (stojí na ní řádkový kurzor), stisknete tlačítko Rozúčtovat (Učet v nástrojové liště, klávesu ALT-R, viz menu Služby). Na obrazovce se zobrazí okno Rozúčtování. V záhlaví okna je interní číslo faktury a částky, které ukazují stav rozúčtování. V okně je také tabulka, do které můžete vkládat nové či opravovat již existující rozúčtování, viz menu a editační tlačítka. Po zavření okna dostáváte přehled o rozúčtování faktury a v případě, že základ faktury není plně rozúčtován, jste na tuto skutečnost upozorněni s možností rozúčtování dokončit. Faktury, které jsou rozúčtovány, poznáte podle toho, že v položce Předkontace základ mají šest hvězdiček- ( ****** ). Pro hromadné zadávání můžete v editačním okně rozúčtování nastavit opakovaní (vše včetněčástky nebo předkontace, střediska, zakázky). V rozúčtovaní je číslo faktury rozděleno na číslo faktury MÁ DATI a č. faktury DAL. Rozdělení se využije jako druhý párovací znak v účetním modulu. Zálohové faktury Funkce Rozúčtování je rozšířena o možnost načtení zálohových faktur popřípadě zálohových daňových dokladů. Stisknutím příslušného tlačítka získáte tabulku obsahující všechny uhrazené zálohové faktury (zálohové daňové doklady) od daného dodavatele, které ještě nejsou přiřazeny žádné faktuře. Patřičnou zálohovou fakturu (zálohový daňový doklad) si vyberete pohybem kurzoru v tabulce a následným stiskem tlačítka Odečíst zálohu (Odečíst zálohový daňový doklad) vytvoříte odpovídající položku v tabulce rozúčtování s předkontací definovanou ve funkci Nastavení (viz kapitola Nastavení přijatých faktur a kapitola Zálohové faktury Suma Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat doklady a stisknutím tlačítka Suma sečíst potřebné údaje. Pro doklady, které mají uvedenu částku v měně, můžete v sumačním okně zadat kód měny pro sčítání Info Funkce Info (tlačítko s otazníkem v nástrojové liště aktualizačního okna) dává informace o úhradách a zálohových fakturách spojených s vybranou fakturou. Pro zálohové faktury dostanete seznamu zálohových faktur (zálohových daňových dokladů) k dané výsledné faktuře. Dále budete upozorněni na zbývající zálohové faktury (zálohové daňové doklady), které ještě nejsou přiřazeny k žádné výsledné faktuře a jsou od stejného dodavatele jako faktura, pro kterou byla funkce spuštěna Výkaz DPH V aktualizačním okně ve výběrové liště zadáte Období DPH (resp. kvartál DPH). Stisknutím tlačítka

106 Výkaz DPH se vyberou faktury, jejichž období zdanitelného plnění spadá do zadané podmínky a současně se otevře okno s celkovým rozpisem DPH členěným dle jednotlivých typů - indexace. V nabídce Tisk pak zvolte sestavu Přijaté faktury typ DPH (po ). Souhrnný přehled DPH je v modulu Účetnictví Zpracování přehled. Tisková sestava faktur, které v daném období vstupují do DPH je rozšířena o sloupec Jiné %. V tomto sloupci je uvedeno matematicky vypočtené procento základní sazby DPH ze základu daně na dané faktuře. Hodnota procenta ve sloupci Jiné % se zobrazuje pouze v případě, že je různá od 19% Kč. Detekce rozdílu v sazbě daně slouží např. ke snadné detekci faktur, které přicházejí z období před a mají základní sazbu 22%. Tyto faktury budou mít ve sloupci Jiné % hodnotu Podpis příkaz k úhradě Je-li v konfiguraci přijatých faktur nastaveno Před příkazem je nutné fakturu podepsat, musíte každou fakturu označit. Bez označení není možné fakturu zahrnout do příkazu k úhradě. Program zobrazí tabulku se seznamem všech faktur ve stavu OK. Nastavíte kurzor na požadovanou fakturu a stisknete tlačítko Označ aktuální nebo kombinaci kláves Alt-Q. Ve sloupci Podpis bude vyplněno jméno, pod kterým jste přihlášený. Takto podepsaná faktura je přístupná pro příkaz k úhradě Automatická generace faktur Spuštěním této funkce se automaticky vygenerují všechny faktury připravené pro aktuální období nastavené ve výběrové liště. Příprava faktur pro automatickou generaci viz. funkce Předdefinované údaje pro fakturu Kursové rozdíly Vyúčtování kursových rozdílů - přehled Ve standardním výběrovém okně zadáte kód měny, která vás zajímá. Tisk vybraných faktur v zadané měně je pak rozšířen o volbu Vyúčtování kursových rozdílů pro vybrané faktury. Zadáte aktuální kurs dané měny a dostanete sestavu, jež pro každou fakturu samostatně a za všechny faktury v dané měně celkem zobrazí kursový rozdíl. Kursové rozdíly výsledkový způsob Při účetním zpracování 12-tého měsíce v aktuálním roce se v okamžiku nahrávání účetních případů z přijatých faktur analyzují neuhrazené závazky v cizí měně. Zobrazí se okno Účtování kursových rozdílů na závěr roku, ve kterém zadáte kursy všech měn, které se týkají závazků. Dále zadáte účty pro kursové rozdíly (kursovou ztrátu a zisk). Program nahraje do účetnictví ve 12-tém měsíci odpovídající účetní případy kursových zisků a ztrát. Stisknutím tlačítka Tisk můžete vytisknout přehled o účtování kursových rozdílů na závěr roku. Nechcete-li ještě nahrát kursové rozdíly do účetnictví stisknete tlačítko Chci doplnit některé údaje a nahrát kursové rozdíly později Zálohové faktury Od platí povinnost vystavit daňový doklad 14 dní po zaplacení zálohové faktury. Od verze 6 Winstrom řeší práci s přijatými zálohovými fakturami podobným způsobem jako v modulu vydané faktury. Z této skutečnosti vyplývají dvě možnosti řešení zálohových faktury v programu WinStrom: 1. Dodaní služby nebo zboží po přijetí platby zálohové faktury Tento případ je řešen standardním způsobem pomocí zálohových faktur. Nejprve přijmete zálohový doklad a po jeho úhradě výsledný daňový doklad, který obsahuje zdanitelné plnění a odpočet zálohy. 1. Po přijetí platby zálohové faktury nedojde k dodání služby nebo zboží Tento případ je řešen přijetím ZDD - zálohového daňového dokladu. Před přijetím zálohové faktury a ZDD musíte nastavit následující parametry. Prvním předpokladem pro přijetí zálohové (proforma) faktury je založení typu dokladu Zálohová faktura, který má v poli Zálohová faktura nastaveno Záloha a nahrávání do účta je nastaveno NE.

107 Druhým předpokladem je aktualizace tabulky předkontací, jak ukazuje následující obrázek. Třetím nutným krokem je nastavení parametrů přijatých faktur a to Předkontace pro položky odpočtu. Příklad je na následujícím obrázku Postup: přijetí zálohové faktury Nejprve do tabulky přijatých faktur vložíte zálohovou (proforma) fakturu s typem dokladu zálohová faktura. 0 Vytvoříte příkaz k úhradě. platba v modulu banka Po zaplacení zaúčtujete úhradu v modulu banka. 0 Příklad zaúčtování: 1 Účet MD: , DAL: přijetí Zálohového daňového dokladu Pro přijetí nastavíte typ dokladu Zálohový daňový doklad, který má v poli Zálohová faktura nastaveno Záloh.daň.doklad, nahrávání do účta je nastaveno ANO a automaticky uhrazena ANO.

108 Dodavatel je povinen po zaplacení zálohy vytvořit zálohový daňový doklad. Ten zadáte do tabulky přijatých faktur, použijete typ dokladu Zálohový daňový doklad a zaúčtujete následujícím způsobem: Předkontace základ DPH ***** (bude rozúčtován) Předkontace DPH 19 %účet MD: , DAL: Předkontace DPH 5 % účet MD: , DAL: Odpočet zálohy (proforma faktury) Po uložení přijaté faktury je nutné aktivovat funkci rozúčtování, kde stisknete tlačítko Zálohová faktura. Program nabídne tabulku všech uhrazených zálohových (proforma) faktur zadaného dodavatele. Vyberete jednu nebo více z nich a tím vytvoříte položky rozúčtování, které jsou vázány na platbu v bance. Program použije předkontaci pro položky odpočtu zálohy z parametrů přijatých faktur. Předkontace rozúčtování plné částky účet MD: , DAL: Výsledná faktura Až dojde k zdanitelnému plnění, váš dodavatel vám zašle výsledný daňový doklad: Výslednou fakturu zadáte do tabulky přijatých faktury a zaúčtujete následujícím způsobem: V případě, že zálohový daňový doklad je vystaven na stejnou částku jako výsledná faktury, zadáte do základu i daní hodnoty 0.00 Kč. V opačném případě zadáte rozdíl výsledné faktury a zálohového daňového dokladu. Příklad zaúčtování: Předkontace základ DPH ***** bude rozúčtován Předkontace DPH 19 % účet MD: , DAL: Předkontace DPH 5 % účet MD: , DAL: Odpočet zálohového daňového dokladu Chcete-li odečíst zálohový daňový doklad, musíte aktivovat funkci Rozúčtování kde stisknete tlačítko Zálohový daňový doklad. Program poté zobrazí všechny uhrazené faktury s typem dokladu Zálohový daňový doklad. Po stisku klávesy Odečíst Zálohový daňový doklad program vygeneruje položku s hodnotou základu vybraného zálohového daňového dokladu a použije předkontaci pro položky odpočtu zálohového daňového dokladu z parametrů přijatých faktur. Příklad zaúčtování odpočtu zálohového daňového dokladu: Základ DPH účet MD:5xxx.000, DAL: V případě, že výsledná faktura je na vyšší částku než zálohový daňový doklad, je nutné doplnit rozúčtování výsledné faktury o rozdíl základů, příklad zaúčtování: Základ DPH účet MD:5xxx.000, DAL: Tvorba a tisk příkazů k úhradě Po aktivaci funkce se na obrazovce zobrazí tabulka všech faktur, které jsou úplné -jsou ve stavu OK respektive částečně uhrazené, ve stavu UHR.CAST##. Úkolem je označit faktury, ke kterým má být vytvořen příkaz k úhradě. Označení faktury pro tisk příkazu k úhradě V horní část okna ve skupině Označení faktur jsou ovládací prvky, které vám umožní snadný výběr faktur pro úhradu a poté tisk hromadného příkazu k úhradě. Označené faktury mají v druhém /zeleném/ sloupci znak X. Vybranou fakturu označíte stisknutím tlačítka Označ aktuální. Všechny faktury v tabulce označíte stiskem tlačítka Označ vše. Označit můžete i faktury s datem splatnosti

109 od-do. Chcete-li dané označení zrušit, použijete tlačítko Zpět. NÁMĚTTlačítko Označ dle podmínky aktivuje standardní výběrové okno, které vám umožní definovat filtr pro výběr faktury do příkazu. Po stisknutí tlačítka Vytvoření příkazu se zobrazí okno Přijaté faktury-příkaz k úhradě, jež obsahuje příkaz k úhradě ve tvaru tabulky. Řádky tabulky odpovídají jednotlivým označeným fakturám Doplnění příkazu k úhradě o individuální platby Příkaz k úhradě můžete doplnit o individuální částky nebo dílčí úhrady. Například po stisknutí tlačítka Přidat se objeví editační okno, ve kterém můžete zadat individuální platbu. Stisknete-li u čísla účtu pomocné tlačítko Bankovní spojení, dostanete se na vybranou tabulku adres dodavatelů nebo přijatých faktur. V tabulce si najdete řádku, ze které chcete kopírovat údaje do příkazu k úhradě /číslo účtu, konstantní symbol/. Zvolíte-li si fakturu, můžete z ní přenést i variabilní symbol a částku, která je zatím neuhrazena. Částku můžete ještě ručně opravit a tak realizovat částečnou úhradu faktury Tisk příkazu - nastavení parametrů Máte-li připravené všechny platby pro příkaz k úhradě a jste-li srozuměni s celkovou částkou, stiskněte tlačítko Tisk příkazu. Zobrazí se okno Parametry příkazu, ve kterém určíte, zda se jedná o tištěnou či elektronickou formu příkazu, určíte datum splatnosti a bankovní spojení, ze kterého bude částka uhrazena, viz obr. č. 52a Jiná bankovní spojení. Pro tištění formuláře můžete dále určit maximální počet řádek na jeden list hromadného příkazu. Tištěný příkaz k úhradě Po stisknutí tlačítka Příkaz... si musíte vybrat jednu z následujících možností: Tisk kontrolního neplatného příkazu. Po tomto tisku nejsou faktury zablokovány. Na kopii příkazu k úhradě je možno kromě interního čísla faktury vytisknout i název dodavatele. Tisk příkazu k úhradě. Zde je vytištěn platný příkaz k úhradě se zablokováním faktur, které přecházejí do stavu TISK PRIK. Kromě originálu můžete ještě vytisknout kopii příkazu. Na kopii příkazu k úhradě je možno kromě interního čísla faktury vytisknout i název dodavatele. Označení faktur "Tisk příkazu" bez tisku na tiskárnu. Tuto funkci použijete např. když vystavíte příkaz k úhradě mimo program Win-Strom a potřebujete, aby faktury přešly do stavu TISK PRIK. Proces přípravy příkazu k úhradě můžete zastavit stisknutím tlačítka Zrušit či Zavřít bez tisku. Vazba mezi fakturou a jejím příkazem k úhradě Do faktur přibyla nová položka Prikaz. Jestliže pro vybrané faktury vytvoříte příkaz k úhradě je pro tyto faktury do položky Prikaz zapsána časová značka ve tvaru RRRRMMDD-n. RRRRMMDD je datum ve tvaru vhodném pro třídění (např ) a n je pořadové číslo příkazu pro případ, že v daném dnu vytvoříte více příkazů. Ve funkci Přehledy faktur dle výběru, Standardní podmínky výběru si pak můžete vybrat faktury, pro které byl vystaven konkrétní příkaz. Ve funkci Zpřístupnění faktur pak můžete převést vybranou fakturu ze stavu TISK PRIK. do stavu OK nebo všechny faktury uhrazené hromadným příkazem, ve kterém je zastoupena i vybraná faktura. Dostáváte tak možnost pracovat se všemi fakturami uvedenými na jednom příkazu k úhradě.

110 Elektronický příkaz k úhradě. V případě, že máte možnost komunikovat se svojí bankou pomocí modemu, zvolíte elektronickou formu příkazu. Základní nastavení parametrů je shodné s parametry pro tištěný příkaz. Po zatržení elektronické formy příkazu se zpřístupní pole pro zadaní jména souboru příkazu, ve kterém je předdefinován název souboru dle formátu vybraného účtu a jeho elektronické banky. Bohužel každá banka jinak definuje rozhraní pro načítání a předávání dat, proto je nutné vybrat formát dat. Seznam formáty přenosu se stále rozšiřuje: 1. KABO-Standard KB,ČS, KMulticash-tuzemsko,cizina, ABNamro 1. KGeminy--tuzemsko,cizina, verze 4 a verze 5 1. Societe generale-tuzemsko, cizina 1. CITIBANK-tuzemsko, cizina 1. CITIBANK-Direct-tuzemsko, cizina 1. Eltrans 2000-Živnostenská banka-tuzemsko,tuz.-devizové, zahraniční 1. DB-DIRECT-Deutsche Bank-tuzemsko Formáty dat pro el. bankovnictví jsou zpoplatněny a chráněny spec. licenčním kódem. Doplnění elektronického formátu ABO - pro účty Komerční banky a ebanky bylo přidáno plnění pole AV v položce platebního příkazu. Pro účty České spořitelny ve formátu ABO se toto pole neplní. Pro realizaci příkazu k úhradě z jiného než standardního účtu vyberte tento účet pomocí rozbalovací nabídky Jiné bankovní spojení.!! Pokud jste dosud neopatřili vybraný účet formátem elektronické banky, program vás na tuto skutečnost upozorní a nabídne seznam firemních bankovních účtů v přehledovém okně, ve kterém můžete dodefinovat formát el. banky a potřebné parametry pro elektronický příkaz k úhradě. Výběrem účtu se v oddílu Údaje pro elektronický přenos modře zobrazí kromě jména souboru také formát dat elektronické banky a přednastavená cesta pro umísťování souborů příkazů. Po stisku tlačítka Příkaz obdržíte okno Obsah příkazu, který můžete buď vytisknout tlačítkem vpravo nahoře nebo akceptovat tlačítkem vpravo dole. Program se vás dále zeptá, zda si přejete příkaz nahrát do zvoleného souboru v nastavené cestě. Tlačítko ANO znamená dokončení příkazu k úhradě, tj. vytvoření elektronického souboru příkazu, označení přijatých faktur, které přecházejí do stavu TISK PRIK. Tlačítko NE ukončí realizaci příkazu a vrátí přijaté faktury do stavu před realizací příkazu. Pro Komerční banku je pro realizaci příkazu k úhradě nabídnuta k použití bankovní aplikace PŘÍMÝ KANÁL.

111 Nahrání dat do účetnictví Funkce vytváří z přijatých faktur účetní případy a nahrává je do vstupních dat v modulu ÚČETNICTVÍ. Do účetnictví vstupují přijaté faktury z aktuálního období, které nejsou ve stavu NEUPLNA nebo STORNO. Při nahrávání faktury do účetnictví je každé částce s vlastní předkontací, včetně DPH, přiřazen samostatný účetní doklad. V případě, že pro obě sazby DPH zadáte jednu předkontaci, bude nahrán do účetnictví součet obou DPH. Pokud přijatou fakturu rozúčtujete (klávesa ALT-R), vznikne více účetních případů. V konfiguraci nastavíte, zda se má do čísla faktury nahrávat interní číslo faktury nebo variabilní symbol. Nastavení má vliv také na modul banka (nahrávání položek výpisu spojených s přijatou fakturou) Označení úhrady faktur Ruční úhradu faktur, kterou použijete jen ve výjimečných případech, najdete v modulu Servis ve funkci Změna stavu faktury. Standardně jsou úhrady faktur provedeny v modulu BANKA nebo POKLADNA. Tyto moduly také sami zaznamenávají do přijatých faktur stav úhrady - UHRAZENO nebo ČÁSTEČNĚ UHRAZENO. Funkce otevře aktualizační okno s fakturami ve stavu Neuhrazené. Vybranou fakturu uhradíte stisknutím tlačítka Úhrada. Zobrazí se okénko Úhrada, ve kterém doplníte číslo výpisu, datum úhrady a částku k úhradě. V případě, že uhrazená částka bude menší než je částka, kterou zbývá na faktuře uhradit, bude faktura označená jako ČÁSTEČNĚ UHRAZENÁ. Došlo-li k omylu, tak máte možnost úhradu zrušit pomocí tlačítka Zpět Zpřístupnění faktur Funkce slouží k zpřístupnění faktur, pro které již byl vytištěn příkaz k úhradě nebo jsou označeny jako uhrazené. Postup je stejný jako při ruční úhradě. Ve výběrové liště vyberete faktury ve stavu Uhrazena nebo Tisk příkazu a stisknete tlačítko Zpřístupnění. Faktura se vrací zpět do stavu OK, tj. na začátek zpracování. Uživatel SPRAVCE je oprávněn zrušit úhrady u faktur spárovaných v bance nebo pokladně. INFO V případě, že chcete u faktury opravit pouze předkontace, nemusíte fakturu uvolňovat. Stačí ve funkci "Vstup a aktualizace faktur" opravit příslušné předkontace Zrušení úhrady Jestliže se faktura omylem dostala do stavu UHRAZENA, můžete ji vrátit zpět do stavu TISKNUTO. Postup je stejný jako při ruční úhradě. Ve výběrové liště vyberete faktury ve stavu Uhrazena a stisknete tlačítko Ührada. Vybraná faktura přejde do stavu TISKNUTO. Stejným způsobem však nemůžete postupovat u faktur, které byly uhrazeny v modulech BANKA nebo POKLADNA. Spárované doklady je nutné nejdříve v příslušných modulech odpojit. Uživatel SPRAVCE je oprávněn zrušit úhrady i u faktur spárovaných v bance nebo pokladně Archiv Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce WinStromuSpolečné funkce Win-Stromu

112 WINSTROM modul BANKA 6. Banka 6.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul BANKA je určen pro evidenci bankovních výpisů z libovolného počtu bankovních účtů vaší firmy (i devizových) a jejich následné zpracování včetně spojení položek výpisu s vydanými resp. přijatými fakturami. Jak začít? Jako první musíte zadat tabulky bankovních účtů vaší firmy, případně bankovních předkontací. Hlavní funkcí modulu je Banka Aktualizace. Nejdříve musíte vyplnit hlavičku výpisu s kódem účtu, s číslem a datumem výpisu atd. Po naplnění hlavičky můžete přistoupit k zadání jednotlivých položek výpisu. Položky bankovního výpisu můžete spojit s vydanými resp. přijatými fakturami, případně je z faktur automaticky vytvářet. K položce bankovního výpisu můžete také přiřadit Evidenci DPH (debetní položka) nebo Daňový doklad (credit). Bankovní výpis můžete také kdykoliv změnit, případně jej celý zrušit. Pro zaúčtování částek na položkách výpisu máte možnost využít zvolené předkontace nebo přímo čísla proti-účtů z účetního rozvrhu. Bankovní výpisy nebo jejich položky si můžete prohlížet podle mnoha různých kriterií. Pro případ poškození dat je nutné pravidelně provádět jejich zálohování. Další vlastností programu je možnost čtení bankovních výpisů, exportovaných aplikacemi elektronického bankovnictví jednotlivých bankovních domů, tzv.: HOMEBANKING. Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je hlavní okno modulu Banka. Vyberete požadovanou funkci a klávesou ENTER nebo tlačítkem dvojklikem myši. 6.2 Popis jednotlivých funkcí Předkontace (souvztažnosti) Pro správné zaúčtování položky bankovního výpisu musíte vytvořit tabulku předkontací (souvztažných účtů). Podrobně je pojednáno o předkontacích a jejich významu v modulech Účetnictví a Vydané faktury. Na rozdíl od modulu Vydané faktury není bezpodmínečně nutné vyplnit tabulku předkontací. Při zaúčtování položky bankovního výpisu máte dvě možnosti. První je pomocí předkontací a druhá je přímo zapsáním čísla účtu. Protiúčet je v tabulce bankovních účtů Bankovní účty Tabulka účtů může obsahovat libovolný počet používaných bankovních účtů. Bankovní účty kromě základních údajů obsahují i parametry elektronického bankovnictví.

113 INFO V tabulce je vždy jeden z účtů hlavním (standardním) účtem vaší firmy. Standardní účet je implicitně používán, tj. tiskne se v hlavičce vydaných faktur, na příkazech k úhradě atd. Kdykoli však můžete vybrat jiný učet z tabulky bankovních účtů, který převezme tuto úlohu. Pokud potřebujete inkasovat finanční prostředky na jiný než standardní účet, zvolíte v hlavičce vydané faktury kód jiného účtu a ten se na vydanou fakturu vytiskne jako bankovní účet pro zaslání částky. Obdobně pak u příkazu k úhradě můžete operativně volit, z kterého firemního účtu si přejete příkaz realizovat. Tam navíc volbou účtu volíte i formát banky pro elektronický příkaz. Při instalaci nové verze WINSTROMU se jako hlavní účet označí současný hlavní účet, který je zaznamenán v Parametrech firmy-specifikace firmy. V editačním okně se údaje o bankovních účtech zadávají ve dvou listech. Bankovní spojení - popis bankovního účtu: Kód účtu Tříznakový kód, který budete používat při vstupu bankovních výpisů. Číslo účtu v účetnictví Účet bude použit při nahrávání do účetnictví jako protiúčet k zadanému účtu v položce bankovního výpisu. V případě, že bude v položce výpisu použita předkontace, poslouží tento účet pro kontrolu správnosti vybrané předkontace. Druh dokladu Druh dokladu pro nahrání do účetnictví

114 Cizí měna Jestliže pohyby na účtu jsou v cizí měně, je nutné zde zadat kód měny. Typ účtu Typ účtu říká, v jaké měně budou pohyby, respektive zůstatky na tomto účtu. Jsou tři možnosti: V korunách, Měna-zůstatek v korunách, Měna-Zůstatek v měně. Název účtu v bance Název banky Číslo účtu v bance Obsahuje číslo vašeho účtu u příslušného peněžního ústavu. Maximální délka je 30 znaků. Číslo účtu pro výpis!! Liší-li se formát čísla účtu uváděný ve výpisech (u formátu ABO Komerční banky bývá kódován), uveďte jeho tvar do tohoto pole. Maximální délka je 30 znaků. Jestliže přenášíte bankovní výpisy pomocí internetu, je nutné zadat číslo účtu ve formátu, který je definován pro elektronický přenos výpisů. Specifický symbol Hlavní účet firmy STANDARD Zaškrtnutím určíte, že daný účet je hlavním - standardním účtem firmy, který bude implicitně používán při fakturaci a příkazech k úhradě. Elektronická banka - nastavení parametrů pro elektronický formát Formát elektronické banky Volba formátu se provádí výběrem z nabídky, Z názvů položek je zřejmé, o kterou banku jde a jaký formát datových souborů bude při styku s bankou na tomto účtu používán. Následujících 5 polí je nutné vyplnit pouze u formátu ABO pro příkazy k úhradě Komerční banky. Číslo klienta Číslo pobočky Interval účetních souborů-počátek Interval účetních souborů-konec Kód zabezpečení dat Ostatní pole jsou využitelná u všech formátů Cesta k elektronickým příkazům Každý účet může mít vymezenou svou složku pro ukládání elektronických příkazů k úhradě. Složku načtete pomocí pomocného tlačítka standardním uživatelským dialogem pro vyhledání adresáře (složky). Pokud složku neuvedete, budou se příkazy generovat do předdefinované složky, viz Čtení výpisu ze souboru Koncovka souboru příkazu k úhradě Koncovku nelze uživatelsky změnit, mění se volbou formátu banky, Cesta k bankovním výpisům Každý účet může mít vymezenou svou složku pro ukládání bankovních výpisů odlišnou od cesty pro příkazy. Složku načtete pomocí pomocného tlačítka standardním uživatelským dialogem pro vyhledání adresáře (složky). Pokud složku neuvedete, budou bankovní výpisy očekávány v předdefinované složce, viz Čtení výpisu ze souboru Koncovka souboru bankovního výpisu Koncovku nelze uživatelsky změnit, mění se volbou formátu banky, Vstup bankovního výpisu Otevře se hlavní aktualizační okno modulu, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s bankovními výpisy. V okně jsou výpisy vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují účetní období, rok a měsíc. Třetí podmínka určuje bankovní účet. Například vidíte a můžete aktualizovat výpisy z roku 2005 (rok se shoduje s účetním rokem zadaným při vstupu do programu) v 1. měsíci. Účet není zadán. NÁMĚTPrvní sloupec Chybný zůstatek ukazuje na výpisy, u kterých nesouhlasí počáteční stav a suma položek výpisu proti konečnému zůstatku. Po aktivaci funkce přidat nebo změna se zobrazí okno bankovního výpisu skládající se z hlavičky a tabulky položek výpisu.

115 Hlavička bankovního výpisu V hlavičce musíte vyplnit následující údaje: Kód účtu - symbolické označení účtu u peněžního ústavu. Pořadové číslo výpisu Zadané pořadové číslo výpisu je kontrolováno na duplicitu. Na klávesu F2 (nápověda) dostanete číslo výpisu o 1 větší než dosud největší zadané číslo výpisu pro daný bankovní účet v aktuálním roce. Datum výpisu - datum zadávaného bankovního výpisu (F2 - dnešní datum) Datum předchozího výpisu Po stisku klávesy F2 dostanete datum výpisu s číslem o 1 menší než je aktuální výpis (pokud takový výpis existuje). Nový zůstatek Zadejte nový zůstatek bankovního účtu v Kč popřípadě v měně podle typu účtu. Starý zůstatek Zadejte zůstatek účtu z předchozího výpisu. F2... nápověda vrátí zůstatek výpisu s číslem o 1 menší než je aktuální výpis /pokud tento výpis existuje/ Přechod na položky - založení bankovního výpisu Máte-li vyplněné požadované údaje v hlavičce bankovního výpisu, můžete výpis uložit a přejít na zadání jeho položek. Po stisku tlačítka Uložit a přejít na položky bude uvolněn přístup k zadávání položek.

116 Tabulka položek bankovního výpisu obsahuje: X..Příznak spárování F - položka výpisu je spojena s vydanou fakturou, P - s přijatou fakturou. Nevyplněno, položka výpisu zatím není spojena s fakturou. Pol. č. Pořadové číslo položky výpisu, které je automaticky generováno programem. Následující tři údaje jsou jen u devizových účtů: Kód měny Je-li údaj prázdný, jedná se o korunový účet. Částka cizí měna Kurs měny Kurs cizí měny pro zadaný den výpisu. Částka v korunách bude automaticky dopočtena. Pokračují obecné údaje: Částka v Kč DEBET/CREDIT + CR - kredit, - DB - debet Variabilní symbol Správnému zadání variabilního symbolu věnujte zvýšenou pozornost. Podle této hodnoty bude zřejmě nejčastěji probíhat párování s fakturami. V případě úplné shody částky a variabilního symbolu položky výpisu s dosud neuhrazenou fakturou dojde k jejich automatickému spojení.!! Tlačítko?V (?P). Po stisku tlačítka program zobrazí tabulku vydaných (přijatých) faktur. Vyhledáte odpovídající fakturu a po stisku ENTER (dvojklik, Vložit vybranou hodnotu) bude vyplněn variabilní symbol a dle volby také účet úhrady, který je přečten z předkontace základu faktury. Popsaná vlastnost vám usnadní práci v případě velkého množství analytických účtů u odběratelů (dodavatelů). Předkontace úhrady Předkontace, která určuje, jak má být položka nahrána do účetnictví. Nemusí být vyplněna v případě, že je zadán účet úhrady. Účet úhrady Účet, který určuje, jak má být položka nahrána do účetnictví. Nemusí být vyplněn v případě, že je zadána předkontace úhrady. Popis - stručný popis bankovní operace Účet zákazníka - obsahuje číslo účtu odběratele/dodavatele. Středisko

117 Středisko musíte vyplnit v případě, že některá z předkontací (úhrada apod.) obsahuje nákladový nebo výnosový účet Evidence DPH k položce V případě, že kurzor stojí na položce DEBET, pak stisknutím tlačítka Přidat v rámečku Evidence DPH k položce aktivujete okno nápadně podobné oknu vstupu přijatých faktur pro typ obchodu TUZEMSKO. V okně vyplníte potřebné údaje týkající se zaúčtování základu a DPH. Evidence DPH svazuje položku bankovního výpisu a větu ve evidenci DPH. Zrušíte-li položku bankovního výpisu, je automaticky zrušena odpovídající položka v evidenci DPH. Chcete-li zrušit pouze evidenci DPH k položce, uděláte to pomocí tlačítka Evidence DPH k položce - Smazat Daňový doklad k položce V případě, že kurzor stojí na položce CREDIT, pak stisknutím tlačítka Daň.doklad v rámečku Daňový doklad k položce vytvoříte buď zálohová daňový doklad nebo standardní fakturu. Zálohový daňový doklad vznikne tehdy, jestliže položka výpisu je spárována s PROFORMA fakturou nebo se zálohou. Jestliže spárovaný doklad obsahuje vyčíslení DPH, pak jsou tyto hodnoty přeneseny do vytvořeného zálohového daňového dokladu. V opačném případě budete požádáni o rozepsání daně. Pro správné vytvoření daňového dokladu, je nutné aby v nastavení vydaných faktury (Typ dokladu pro automatickou generaci zálohového daňového dokladu) byly zadány odpovídající údaje Filtr - přehledy bankovních výpisů V standardní výběrové podmínce - Okno Podmínka výběru přibylo tlačítko Kontrola výpisů položky versus hlavička. Funkce pro vybrané bankovní výpisy sečte jejich položky a výslednou hodnotu porovná s rozdílem koncového a počátečního stavu na hlavičce výpisu. Případný rozdíl mezi položkami a hlavičkou zaznamená a zobrazí Detaily Stisknutím tlačítka se pod tabulkou bankovních výpisů otevře tabulka položek výpisu. Tato tabulka vždy obsahuje položky vázané na bankovní výpis, na kterém stojí řádkový kurzor. Pohybem po tabulce výpisů se aktualizuje obsah tabulky položek Párování položek bankovního výpisu Párování je určeno pro vyhledání faktury /daňového dokladu/ a její spojení s položkou bankovního výpisu za účelem úhrady. Do faktury je po spojení zapsána uhrazená částka a nastaven stav dokladu na UHRAZENA nebo ČÁSTEČNĚ UHRAZENA. Po nastavení řádkového kurzoru na vybranou položku bankovního výpisu stiskněte tlačítko spojit s fakturou Vydanou, resp. Přijatou. Zobrazí se okno Spojení s fakturou, kde v levé části jsou údaje z položky výpisu a v pravé části údaje o faktuře, s kterou má být položka spojena. Vyhledávací algoritmus se snaží nalézt fakturu podle variabilního symbolu v položce výpisu a částky zbývající k úhradě. V případě, že nebyla nalezena vhodná faktura, máte možnost vyhledat příslušnou fakturu v tabulce stisknutím tlačítka Vyhledat fakturu. Tlačítkem Spojit pak provedete vlastní spojení vybrané faktury a položky výpisu. Spárovaná položka výpisu je v 2. sloupci (X) tabulky označena kódy P/F (F pro vydanou a P pro přijatou fakturou). Chcete-li párování zrušit, stiskněte pro danou položku opět tlačítko spojit s fakturou. Program nabídne možnost odpojení položky od faktury a její vrácení do původního stavu.

118 Zaúčtování rozdílu: Při spojování položky bankovního výpisu s fakturou může dojít k situaci, kdy částka na faktuře není shodná s částkou na položce výpisu. Program nabídne, jak s rozdílem naložit: Rozdíl zaúčtovat samostatně Jste vyzváni k zadání předkontace nebo účtu pro zaúčtování rozdílu ( např. kurzovní atd.). Faktura bude označena jako UHRAZENA a rozdíl částek bude zaúčtován samostatně. Provést částečnou úhradu Stav faktury bude ČÁSTEČNÁ ÚHRADA a peníze budou přičteny k již uhrazené částce faktury. Označit fakturu UHRAZENA Stav faktura bude UHRAZENA a rozdíl částek je nutno zaúčtovat jiným způsobem např. účetním dokladem. Spojení položek bankovního výpisu po uložení. Spojení s fakturami je řešeno, podobně jako v modulu Pokladna. Po uložení položky bankovního výpisu vyhledává program fakturu se stejným variabilním symbolem a částkou. Je-li taková faktura nalezena, je zobrazen standardní dialog pro spojení Automatické spojení s fakturami Funkce je určena jako doplňující služba k elektronickému bankovnictví. Po načtení položek elektronického výpisu je nutné položky spojit s vydanými respektive přijatými fakturami. Po stisku tlačítka Automatické spojení s fakturami program projde všechny položky výpisu a u jasných položek (variabilní symbol a částka jsou shodné fakturou) dojde ke spojení s odpovídající fakturou a faktura bude přepnuta do stavu UHRAZENA. Ostatní položky je nutné spojit ručně Tvorba položek z faktur (vydaných / přijatých) Pomocí tlačítek Tvorba položek z faktur Vydaných, resp. Přijatých, je možné vyvolat funkci pro rychlou tvorbu položek bankovního výpisu a současně realizovat jejich spojení s vydanou, resp. přijatou fakturou. Po stisku jednoho z výše uvedených tlačítek zobrazí program tabulku odpovídajících faktur. Vyhledáte fakturu, jejíž úhrada je vytištěna na bankovním výpise, a stisknete tlačítko Úhrada. Po vyplnění předkontace, respektive účtu úhrady, program označí tuto fakturu jako uhrazenou a automaticky vytvoří odpovídající položku bankovního výpisu, aniž by bylo nutné cokoli zadávat Zrušení bankovního výpisu Funkce Zruš umožní zrušit libovolný bankovní výpis v aktualizačním okně Banka. Bankovní výpis nelze zrušit, pokud obsahuje spárované položky, tj. položky spojené s vydanou, resp. přijatou fakturou. Spárované položky musíte nejdříve manuálně odpojit. Program uvedenou skutečnost kontroluje a v případě, že výpis obsahuje spárované položky, jste na tuto skutečnost upozorněni Elektronická banka Homebanking Program dává možnost komunikovat s vaší bankou pomocí tzv. kompatibilních médií. Kompatibilními médii se rozumí elektronický soubor, obdržený z banky disketou, pomocí modemu nebo Internetu. Banka vám předává výpisy v elektronické podobě (v souboru ve speciálním formátu). Funkce Čtení výpisů ze souboru umožňuje transformovat formát bankovního ústavu do formátu, který používá program Win-Strom. Jestliže přenášíte data po Internetu, je nutné u každého účtu v listu Elektronická banka vyplnit údaj Cesta k elektronickým výpisům. Údaj musí obsahovat jméno složky (podadresáře), kam by měly být umísťovány soubory exportované z banky. Jestliže údaj nebude vyplněn, program předpokládá, že soubory budou ve složce dle formátu banky: BAN_KB pro Komerční banku, BAN_IPB pro IPB, BAN_CSOB pro ČSOB, BAN_GEM pro GEMINI v.4 i v.5 BAN_SG pro Societe Generale, BAN_CITI pro CITIBANK i formát CITIBANK Direct, BAN_ABNAmro pro ABNAmro, BAN_ZB pro Eltrans 2000 Živnostenská banka, BAN_DB pro Deutsche bank, kam budou nahrány komunikačním programem mezi počítačem a bankou. Podadresáře jsou v základní složce (adresáři), kde je instalován Winstrom. (C:\WINSTROM) na počítači, který komunikuje s bankou. Soubory dodávané jednotlivými bankami mají speciálně upravená jména. Např. soubory od Komerční banky mají jména ve tvaru????????.g??. Při přenosu pomocí diskety není nutné nastavovat žádné parametry.

119 INFO Jak načteme data ze souboru Chyba! Neznámý argument přepínače. Nejprve zadáme kód bankovního účtu. Pokud disponuje účet formátem elektronické banky, vyplní se i ostatní položky potřebné pro načítání elektronického bankovního výpisu, tj. Číslo účtu Formát banky Složka pro načítání výpisů Koncovka souboru el. výpisu V poli Seznam nových bankovních výpisů se v případě existence nových souborů s příslušnou koncovkou objeví seznam jejich názvů s datumem vzniku. Tlačítkem help (?) vpravo od pole pro složku lze operativně načíst složku jinou pomocí dialogu pro vyhledání složky. Po výběru se zobrazí nový seznam souborů s příslušnou koncovkou z uživatelsky vybrané složky. Při novém načtení kódu účtu se složka pro načítání výpisů vrátí k původně zadané u účtu v seznamu bankovních účtů. V dalším kroku vyberte bankovní výpis ze seznamu souborů. Vyberete požadovaný soubor, který rozpoznáte podle data, pořadového čísla nebo specifikace, jež je součástí jména souboru, tím se zpřístupní tlačítko Čtení výpisu ze zvoleného souboru, jímž lze spustit samotné načítání bankovního výpisu. Výsledek načítání se zobrazí v okně s dvěma přehledovými tabulkami, hlavičce výpisu a položek výpisu. Dále doplníte předkontace u položek výpisů. K tomu slouží okno Nahrání údajů do banky. Okno obsahuje dvě tabulky. První tabulka ukazuje hlavičky načtených výpisů a druhá tabulka jejich položky. Právě u položek výpisů je nutné doplnit předkontace a střediska pro jejich správné zaúčtování pomocí tlačítka Změna předkontace, střediska. Pomocí tlačítka Hromadná změna značně urychlíte vyplnění předkontací a středisek. Vyplníte předkontaci a středisko u první položky výpisu. Po stisku tlačítka budou tyto hodnoty přeneseny do ostatních položek shodného typu ( debet / credit ). Až budou všechny předkontace a střediska doplněna, můžete přistoupit k nahrání dat do modulu BANKA, viz tlačítko Nahrát údaje do banky. Při vyplnění čísla účtů ve funkci Bankovní účty musíte zadat účet ve tvaru, který používá banka při přenosu dat pomocí kompatibilních médií. Tento formát účtu je jiný, než je formát účtu při přenosu na papírových médiích. Tvar účtu vám sdělí banka při uzavření smlouvy pro přenos dat. Zvolíte-li formát Multicash, je nutné definovat, jak se mají interpretovat informace v řádku s kódem :86:. K tomu slouží definiční soubory s názvy CSOB_CZK.INI a CSOB_VAL.INI. Tyto soubory naleznete v základní složce (adresáři), kde je instalován Winstrom. Soubory jsou textové a obsahují také návod k vyplnění. Pro účty Komerční banky a ebanky bylo zavedeno načítání výpisu vedeného v cizí měně. Bankovní účet musí mít uveden kód měny v číselníku bankovních účtů. Při načtení hlavičky bankovního výpisu si program zjistí z tabulky denních kurzů aktuální kurz a ten použije na přepočet částek v cizí měně na CZK. Pokud aktuální kurz v denních kurzech neexistuje, program uživateli umožní kurz zadat. Po načtení výpisu program nabídne přejmenování tohoto souboru. Tím se již příště nebude nabízet ke zpracování. Soubory, ze kterých se již načetly výpisy do Winstromu, doporučujeme uklízet do jiného, pomocného adresáře. Jména zpracovaných souborů mohou být po načtení změněna. Např. písmeno G v názvu souboru????????.g?? je nahrazeno znakem $. Soubor již nebude znovu nabízen. Chcete-li přejmenovaný soubor dostat zpět do nabídky, musíte znak $ nahradíte písmenem G. Opakovaným načtením souboru do Winstromu však nemůže dojít ke zdvojení výpisů, jež mají vždy jednoznačnou identifikaci. NÁMĚTPočet bankovních domů, se kterými budete moci komunikovat systémem Elektronického Internetového bankovnictví, se bude dále rozšiřovat. Bohužel formáty jednotlivých bank nejsou standardizované a značně se od sebe liší Evidence DPH Jak bylo popsáno dříve, v program máte možnost vytvořit záznam o DPH k debetní položce bankovního výpisu. Funkce vám umožní centrálně aktualizovat tuto evidenci a také z ní můžete tisknout analytickou evidenci (tlačítko Tisk) nebo zobrazit sumarizační okno (tlačítko Výkaz DPH) Položky výpisů Zobrazí tabulku se všemi položkami bankovních výpisů. S tabulky můžete vybírat a tisknout položky dle vámi definovaných podmínek.

120 6.2.7 Archiv Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu. 6.3 Vzájemné zápočty Funkce řeší pohodlně vzájemné zápočty přijatých a vydaných faktur, včetně tisku smlouvy o zápočtu a vytvoření účetních zápisů Nastavení parametrů Program vytvoří bankovní účet označený Z$$, který je rezervován pro zápočet Zápočty Aktzualizace Nový zápočet Zápočet je specifický případ bankovního výpisu. Rozdíl je pouze v nezadávání počátku a možnosti tisku sestavy Protokol o zápočtu. Všechny ostatní funkce jsou shodné. Změna v zápočtu Viz. bankovní výpis.

121 WINSTROM modul POKLADNA 7. Pokladna 7.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul POKLADNA je určen pro evidenci příjmových a výdejových dokladů v libovolném počtu pokladen včetně devizových a jejich následné zpracování včetně spojení s vydanými resp. přijatými fakturami. Jak začít? Nejdříve můžete vyplnit tabulky pokladních předkontací a doplnit tabulky cizích měn a jejich denních kursů. Hlavní funkcí modulu je funkce Pokladna Aktualizace, ve které zadáváte nové nebo opravujete již založené pokladní doklady. Pokladní doklady zde můžete také rozúčtovat na více účetních případů a spojit je s vydanými, resp. přijatými fakturami. Pro zaúčtování částek na pokladním dokladu máte možnost využít zvolené předkontace nebo přímo čísla účtů z účetního rozvrhu. V aktualizačním okně si můžete prohlížet nebo tisknout pokladní deník a výkaz DPH. Pro případ poškození dat je nutné pravidelně provádět jejich zálohování. Po uplynutí určitého času, kdy již nejsou staré pokladní doklady pro vás zajímavé, můžete je z databáze vyřadit a uložit do archivu. Výběr funkce z hlavního okna modulu V okně jsou v přehledné formě umístěny všechny funkce modulu ve tvaru přepínacích tlačítek. Pomocí šipek nebo myši si vyberete požadovanou funkci a klávesou ENTER nebo tlačítkem Spustit tuto funkci aktivujete. 7.2 Popis jednotlivých funkcí Definice pokladen Ve funkci můžete založit novou nebo opravit již používanou pokladnu firmy. Pokladní doklady nelze zpracovávat, aniž byste definovali alespoň jednu pokladnu. Tabulka pokladen obsahuje: Kód pokladny - symbolické tříznakové označení pokladny. Kód měny - je-li položka prázdná, jedná se korunový účet. Popis pokladny - textové vyjádření, popřípadě lokalizace pokladny. Číslo účtu Číslo účtu pokladny z účetní osnovy. Na tento účet budou zúčtovávány všechny pohyby na pokladně Pokladna - Aktualizace

122 Otevře se hlavní aktualizační okno modulu, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s pokladními doklady. V okně jsou doklady vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují účetní období, rok a měsíc. Třetí podmínka určuje pokladnu. Poslední podmínka vybírá doklady dle období DPH období uskutečněného zdanitelného plnění v aktuálním účetním roce. Vybraný doklad můžete rozdělit na více účetních případů tlačítkem Rozúčtování nebo jej spárovat s vydanou, resp. přijatou fakturou, tlačítky Spojení s fakturou Vydanou nebo Přijatou. Na zpracování jiné pokladny přejdete výběrem jejího kódu ze seznamu pokladen ve výběrové liště Pokladna - Příjem/Výdej

123 Tabulka pokladních dokladů obsahuje: Pokladna Při zadání nového dokladu můžete zvolit pokladnu, do které doklad patří. Implicitně se nabízí posledně použitá pokladna. Při změně již založeného dokladu je kód poklady nepřístupný. Typ obchodu Pro plátce DPH vyberete po přípustné hodnoty a tím jednoznačně určíte řádky formuláře DPH, do kterých budou hodnoty zapsány a jak budou zúčtovány. Kombinace přípustných hodnot a jim odpovídající řádky DPH formuláře dle typu obchodu jsou popsány v kapitole DPH a Typ obchodu. Typ obchodu můžete zadat pouze pro pokladny v cizí měně. Číslo dokladu Program nalezne největší zadané číslo pro danou pokladu a nabídne větší. Zaškrtnete-li políčko =, program potlačí generátor čísel dokladů, tzn. že následující doklad bude mít stejné číslo jako předchozí. Příjem/Výdej - máte možnost dvou znaků P..příjem, V..výdej. Datum vystavení Účetní období Dle data vystavení dokladu se vyplní účetní období rozhodné pro nahrávání pokladních účetních případů do účetnictví. Účetní období můžete změnit v rozsahu tří let (rok vzad a rok vpřed). Druh dokladu V případě, že celková částka je zaúčtována pomocí předkontace, je nabídnut druh dokladu z této

124 předkontace. Kód firmy Následující tři položky jsou jen u devizových pokladen. Kód měny - je-li položka prázdná, jedná se korunovou pokladnu. Kurs měny Položka obsahuje kurs cizí měny pro zadaný den výpisu. Částka v korunách bude automaticky dopočítána. Částka Měna Celková částka Celková částka v korunách včetně DPH /jedná-li se o daňový doklad/. Učet základ Číslo účtu pro zaúčtování částky bez DPH. Jedná se o protiúčet k účtu pokladny. V případě, že neznáte číslo protiúčtu, máte dvě možnosti. Buď vybrat protiúčet v seznamu předkontací nebo přímo číslo účtu v účetní osnově. Položku není nutné vyplňovat, pokud budete pokladní doklad rozúčtovávat. Účel Libovolný text, který je tištěn na pokladní doklad Text Poznámka nebo upřesnění zadavalete. Základ DPH 5% / 19% [Kč] Tlačítko (+) rozdělí nezaúčtovaný zbytek z celkové částky na základ a daň. DPH 5% / 19% [Kč] Tlačítko (+) vypočte daň k odpovídajícímu základu. Tlačítka + pro výpočet hodnot Chcete-li aby program sám vyplnil hodnotu základu a DPH, stisknete myší tlačítko + (nebo klávesu F2) u požadované sazby DPH. Objeví se následující okno s výběrem možností výpočtu. Jsou-li přítomny obě sazby daně, pak stačí vyplnit základ jedné z nich a program dopočte ostatní hodnoty. Odpočet DPH Jsou tři možnosti: 1. Doklady s plným nárokem na odpočet. 1. Doklady u nichž není nárok na odpočet 1. Doklady u nichž je nutné nárok na odpočet korigovat koeficientem.

125 INFO Účet respektive předkontace DPH 5% / 19% Číslo účtu pro DPH. Nemusíte vyplňovat v případě, že doklad tuto daň neobsahuje. Nárok na odpočet Jsou tři možnosti: 1. Doklady s plným nárokem na odpočet. 1. Doklady u nichž není nárok na odpočet. 1. Doklady u nichž je nárok na odpočet nutné korigovat koeficientem. V přehledu DPH máte možnost vybrat všechny doklady nebo pouze vybrané skupiny a získat tak podklady pro vyplnění formuláře DPH. Částka bez DPH [Kč] Proč bez DPH U pokladních dokladů je možné podrobněčlenit částku bez DPH. K dispozici jsou volby Osvobozeno, Od neplátce, Nedaněno, Vývoz, Prázdné. Členění viz. kapitola DPH a Typ obchodu. Středisko Středisko musíte vyplnit v případě, že některá z předkontací /úhrada/ obsahuje nákladový nebo výnosový účet. Zakázky Výběrové klíče 1,2 Číslo faktury Jedná se o číslo faktury, která má být uhrazena tímto pokladním dokladem. Při párování pokladního dokladu je pro spojení automaticky nabídnuta faktura s tímto číslem. Opakuj Seznam, ze kterého si můžete vybrat položky, jež se při založení nového dokladu automaticky přenášejí z naposledy uloženého pokladního dokladu. Následující hodnoty uživatel nevyplňuje. Jsou automaticky generovány programem: Interní číslo pokladního dokladu Období Zadal - jméno přihlášeného uživatele. Spojení s fakturou - informace o faktuře, se kterou je doklad spojen DPH a Typ obchodu Pokladní doklady jsou rozšířeny o pole Typ obchodu. V editačním okně pokladního dokladu vyberete po přípustné hodnoty pro typ obchodu a tím jednoznačně určíte řádky formuláře DPH, do kterých budou hodnoty zapsány a jak budou jednotlivé částky DPH zúčtovány. Typu obchodu určuje i typy bez DPH pro částky bez DPH. Typ obchodu můžete zadat pouze pro pokladny v cizí měně. Evidence DPH k pokladnímu dokladu umožňuje s jistým omezením evidovat DPH stejným způsobem jako u přijatých respektive vydaných faktur. Následující text popisuje kombinace přípustných hodnot a jim odpovídající řádky DPH formuláře dle typu obchodu. Přijatá zdanitelná plnění Typ obchodu - Tuzemsko Typ DPH - Zdanitel. plnění DPH - ř. přiznání 310 a ř uvedou se údaje o základu daně z přijatých zdanitelných plněních s místem plnění v tuzemsku s plným a kráceným nárokem na odpočet daně. Typ bez DPH - Od neplátce, Osvobozeno, Nedaněno Typ obchodu - EU plátce DPH Typ DPH - Pořízení zboží DPH - ř. přiznání: 220, pořízení zboží z jiného členského státu dle 16. Daň se vypočte jako součin základu daně ( 40) a příslušné sazby daně ( 47). DPH - ř. přiznání 320,325: - uvedou se údaje o základu daně z pořízeného zboží z jiného členského státu dle 16 s plným a kráceným nárokem na odpočet daně.

126 INFO Zaúčtování pořízení zboží z EU. Při zadání pokladního dokladu (od verze 5.50) můžete zaúčtovat DPH nejenom proti-účtem k účtu pokladny, ale také pomocí předkontací pro obě sazby DPH. Důvodem je změna účtování DPH pro typ Pořízení zboží, kdy musíte účtovat DPH na vstupu - ř. přiznání DPH 220,225 a na výstupu ř. přiznání 320,325. Typ obchodu - EU neplátce Typ bez DPH - Od neplátce Jedná se o stejný případ jako od neplátce v tuzemsku (pořízení zboží, poskytnutí služby). Uskutečněná zdanitelná plnění Typ obchodu - Tuzemsko Uskutečněná zdanitelná plnění s místem plnění v tuzemsku. Způsob zpracování DPH zůstává stejný jako před DPH - ř. přiznání: 210,215 Typ bez DPH - Od neplátce, Osvobozeno, Nedaněno, Vývoz Typ obchodu - EU plátce DPH Položka:Typ bez DPH - Dodání zboží. Jedná se o uskutečněná plnění osvobozená od daně s nárokem na odpočet daně. Dodání zboží do jiného členského státu. DPH - ř. přiznání: uvede se údaj o hodnotě plnění při dodání zboží do jiného členského státu dle 64 osobě registrované k dani v jiném čl. státě.!! Pozor, hodnota nevstupuje do Souhrnné hlášení. Typ obchodu - EU neplátce Dodání zboží do jiného členského státu Jedná se o dodání zboží do jiného členského státu osobám neregistrovaným k DPH, kde celková hodnota dodaného zboží nepřekročí v jednom kalendářním roce částku stanovenou členským státem, do kterého je zboží dodáváno. V tomto případě se nejedná o zásilkový prodej a nevzniká nárok na osvobození, tzn. plátce dodává zboží za cenu včetně DPH. DPH - ř. přiznání: 210,215. Uskutečněná zdanitelná plnění s místem plnění v tuzemsku.) Změny v dokladu Vytvořený pokladní doklad je možné libovolně modifikovat, jestliže jeho účetní období spadá do aktuálního účetního roku (a pokud má uživatel k tomu oprávnění). V případě, že již došlo k nahrání dat do účetnictví a změna má za následek jinou hodnotu dokladu nebo jiné zaúčtování, je nutné opět spustit účetní zpracování v daném měsíci Zrušení dokladu V aktualizační tabulce vyberte doklad, který chcete zrušit a stiskněte tlačítko Zruš. Doklad je po ověří vymazán z tabulky. V případě, že je párován s fakturou, jste na to upozornění a zrušení je odmítnuto Přehled dokladů filtrace V aktualizačním okně stisknete tlačítko Filtr podmínka výběru. Můžete si vybrat mezi standardní a obecnou výběrovou podmínku. Výběr nerespektuje podmínky zadané ve výběrové liště aktualizačního okna. Kontrola korektnosti pokladních dokladů V okně pro definici výběrové podmínky jsou políčka, jejichž zaškrtnutím získáte doklady následujících vlastností: doklady spojené (spárované), resp. nespojené s fakturou, doklady, kde suma základů a DPH se nerovná částce celkem a doklady, jejichž datum nespadá do účetního období Tisk Ve funkci jsou soustředěny tiskové sestavy vázané na doklady vybrané v aktualizačním okně. Kromě základních sestav zde najdete i výkazy DPH. Před zkráceným nebo plným tiskem pokladních dokladů máte možnost zadat počáteční stav, viz. funkce Suma Suma Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat doklady a stisknutím tlačítka Suma sečíst potřebné údaje. Zadání počátečního stavu pokladny pokladní deník

127 Nejdříve ve výběrové liště zvolte pokladnu, ve které chcete doklady sčítat a účetní období. V případě, že jste tak ještě neučinili, jste před vlastní sumací dokladů vyzváni k zadání počátečního stavu pokladny. Počáteční stav se zadává v liště Hledej ve volbě Zadat: poč. stav pokl. v Kč a pro devizové pokladny i v měně. V sumačním okně pak dostanete celkovou částku včetně počátečního a koncového stavu. Ve volbě Tisk pak zvolíte zkrácený, nebo plný tisk vybraných dokladů. V hlavě sestavy je počáteční stav a v patě pak celková částka včetně počátečního stavu Rozúčtování pokladních dokladů V případě, že chcete pokladní doklad rozúčtovat na více účetních případů, není nutné v editačním okně vyplnit položku Účet základ / k celkové částce/. V tabulce nastavte kurzor na zvolený pokladní doklad. Stisknutím tlačítka Rozúčtovat (viz menu, klávesa ALT-R) se zobrazí okno Rozúčtování. V záhlaví okna je kód pokladny, interní číslo dokladu a částky, které ukazují stav rozúčtování. V okně je také tabulka, do které můžete vkládat nové či opravovat již existující rozúčtování, viz menu a editační tlačítka. Po zavření okna dostáváte přehled o rozúčtování dokladu a v případě, že celková částka není plně rozúčtována, jste na tuto skutečnost upozorněni s možností rozúčtování dokončit. Pokladní doklady, které jsou rozúčtovány, poznáte podle toho, že v položce Účet základ mají šest hvězdiček ("******"). Položky tabulky rozúčtování jsou: V cizí měně Částka v Kč Účet základ Zadejte číslo účtu /kód předkontace/ pro rozúčtování účetního případu. Středisko - kód střediska, na které je vztažen náklad. Číslo zakázky Číslo faktury Text - pro zápis libovolného textu, nebo poznámky Výběrové klíče 1,2 Účet pokladny Změna pokladního účtu pro položku rozúčtování Párování pokladních dokladů Párování je určeno pro automatizované vyhledání faktury /daňového dokladu/ a její spojení s pokladním dokladem za účelem úhrady. Do faktury je po spojení zapsána uhrazená částka a nastaven stav dokladu na UHRAZENA nebo ČÁSTEČNĚ UHRAZENA. Do pokladního dokladu je zapsáno číslo uhrazené faktury. Po nastavení řádkového kurzoru na vybraný pokladní doklad stiskněte tlačítko spojit s fakturou Vydanou, resp. Přijatou. Zobrazí se okno Spojení s fakturou, kde v levé části jsou údaje o pokladním dokladu a v pravé části údaje o faktuře, s kterou má být doklad spárován. Vyhledávací algoritmus se snaží nalézt fakturu podle položky číslo faktury v pokladním dokladu a částky zbývající k úhradě. V případě, že nebyla nalezena vhodná faktura, máte možnost vyhledat příslušnou fakturu v tabulce stisknutím tlačítka Vyhledat fakturu. Tlačítkem Spojit pak provedete vlastní spojení vybrané faktury a pokladního dokladu. Pokud je mezi částkou uvedenou na faktuře a částkou na pokladním dokladu rozdíl, jste vyzváni následující zprávou: Nesouhlasí částka na faktuře a v pokladně o Kč. Faktura bude ve stavu UHR.CAST##. Spárovaný pokladní doklad je v 2. sloupci (X) tabulky označen kódy P/F (F pro vydanou a P pro přijatou fakturou). Chcete-li párování zrušit, stiskněte pro daný doklad opět tlačítko Spojit s fakturou. Program nabídne možnost odpojení dokladu od faktury a její vrácení do původního stavu. Automatické párování pokladních dokladů. Párování s fakturami je řešeno, podobně jako v modulu Banka, při zakládání nových pokladních dokladů ve funkci Příjem / Výdej. Chcete-li nový pokladní doklad rychle spojit s vydanou či přijatou fakturou, odmítněte po uložené dokladu nabídku přidání další věty. Po uložení dokladu vyhledává program fakturu se stejným

128 variabilním symbolem a částkou. Je-li taková faktura nalezena, je zobrazen standardní dialog pro spojení Suma pokladny Viz. funkce Suma Suma dokladu Postavte řádkový kurzor na vybraný pokladní doklad v tabulce. Stisknutím tlačítka dostane počet a celkovou sumu (v Kč i v měně) dokladů, které jsou shodné s vybraným dokladem stejná pokladna, datum a číslo dokladu Výkaz DPH V aktualizačním okně ve výběrové liště zadáte Období DPH (resp. kvartál DPH). Stisknutím tlačítka Výkaz DPH se vyberou pokladní doklady, jejichž období zdanitelného plnění spadá do zadané podmínky a současně se otevře okno s celkovým rozpisem DPH členěným dle jednotlivých typů - indexace. V nabídce Tisk pak zvolte sestavu Pokladna DPH Přijatá, resp. uskutečněná zdanitelná plnění (po ). Souhrnný přehled DPH je v modulu Účetnictví Zpracování přehled. Tabulka pokladních dokladů vstupujících v daném období do DPH obsahuje všechny doklady ze všech pokladen tříděných dle data pořízení. K rozlišení pokladny je do tabulky a výstupní sestavu přidán sloupec s kódem pokladny Předkontace - souvztažnosti Pro správné zaúčtování částek na dokladu můžete využít tabulku pokladních předkontací, tj. souvztažných účtů označených kódem Elektronická pokladna Modul elektronické pokladny je určen pro komunikaci s elektronickými pokladnami Euro přez sw interface SW EURO pomocí souborů izbozi.dbf a ozbozi.dbf. Umožňuje vygenerování souboru izbozi.dbf (exportní soubor číselníku zboží včetně cen a informace o čísle skladu ze skladového systému pro pokladny Euro) a načtení souboru ozbozi.dbf (importní soubor do skladového systému s informacemi o prodaném zboží) do účetního systému WinStrom. Modul spustíte volbou z hlavní nabídky Moduly Elektronické pokladny. Nastavení parametrů-zadání adresářů pro Import,Export Tato volba otevře okno ve kterém nastavíte základní adresáře sloužící ke komunikaci s elektronickými pokladnami Euro. Exportované soubory Winstromu ukládat do: Cesta do adresáře kam bude ukládán izbozi.dbf (exportní soubor číselníku zboží včetně cen a informace o čísle skladu ze skladového systému pro pokladny Euro) Soubory z pokladny číst z:

129 Cesta do adresáře v kterém jsou umístěny adresáře s daty z jednotlivých pokladen. Cesta k souboru Pokladny.ini Cesta do adresáře v kterém je uložen konfigurační soubor pokladen - Pokladny.ini Bal bala. Nastavení parametrů-modul pokladna Tato volba slouží k předdefinování společných údajů pro importované pokladní případy do modulu Pokladna systému WinStrom. Kód pokladny: Kód pokladny do které se budou nahrávat data z elektronických pokladen. Účet základ a DPH: Účty podle účetního rozvrhu pro základ a DPH. Druh dokladu Účetní druh dokladu Nastavení parametrů-modul Sklad Mají-li být při importu též generovány skladové výdejky, je nutné pomocí této volby hodnoty: Kód skladu: Pro importovanou položku, která nebude mít uveden kód skladu bude použit zde uvedený. Předkontace: Předkontace generované výdejky.

130 Export ceníku pro el. Pokladny Tato funkce vytvoří soubor izbozi.dbf a uloží ho do adresáře definovaného volbou nastavení parametrů. Po spuštění této volby budete dotázáni zda chcete Použít položky z ceníku nebo Použít položky zboží na skladu. Použít položky zboží z ceníku: Výstupní soubor bude obsahovat všechny položky které máte uložené v ceníku účetního systému Winstrom Použít položky zboží na skladu: V dalším kroku budete vyzváni k vybrání skladů, podle jejichž skladových karet bude vygenerován výstupní soubor. Import z el. Pokladen Po spuštění této volby program nabídne seznam možných souborů pro import (tzn. souborů které ještě nejsou naimportovány). Poté co vyberete požadované soubory, budete dotázáni zda chcete importovat pouze do modulu pokladna, nebo také vytvářet skladové výdejky. Po zvolení typu bude import proveden. Každému vstupnímu souboru odpovídá jeden pokladní doklad obsahující sumy položek podle sazby DPH. V případě požadavku na generování skladových výdejek, je vytvořen výdejový skladový doklad, obsahující pohyby generované pro sumy položek jednotlivých druhů zboží na jednotlivých skladech. Veškeré doklady vygenerované na základě importu z elektronických pokladen mají v poli Text nebo Popis zapsáno Import z el. pokladny popř. ještě jméno souboru z kterého doklad vznikl a datum importu. Informace o souborech pro správce programu Pokladny běží v síti, v které je i počítač na kterém běží komunikační SW. Při vygenerování OZBOZI.DBF se soubor uloží do adresáíře. EXPORTIMPORT01 a zároveň se ukládá i do ARCHIV01 se jménem OZBOZIdatumUzaverky.DBF. Tyto cílové adresáře budu mít na počítači kde je nainstalován WinStrom. Pokud to nebude na stejné síti, tak to tam může posílat modemem. Soubory se generují jednou za den nebo méně často. Pro import ceníku do pokladny se používá IZBOZI.DBF je jen jeden a z něj se aktualizují všechny pokladny. IZBOZI.DBF- Ze skladu do pokladny - CISKARTY - tohle číslo musí být vyplněno a musí být jedinečné - Je to ceník s informací o skladu, počtu m.j. ve skladu (sloupec JEDNOTEK) atd. - Při nahrání nového se přepíše ten starý v pokladně - UKOD - č. zboží na pokladně. Musí začínat od 1 a jde až do maxima položek které umí pokladna (to je dáno typem pokladny). OZBOZI.DBF- z pokladny do skladu - Při vygenerování z pokladny se nahraje do adresáře Export.

131 - Při vygenerování dalšího se ten starý překopíruje do adresáře Archiv; V adresáři Export zůstane zase jenom ten poslední IZBOZI.DBF a OZBOZI.DBF jsou vždy. Pokladny Euro2000TE poskytují ještě informace o dokladech: OZBOZI2H.DBF- doklady z pokladny - č.dokladu, kód odběratele atd - STOR - suma stornovaných položek na dokladu. Okamžitá storna položek se neobjeví ve výstupu z pokladny. Pokud se někomu vraceli peníze pozná se to v OZBOZI2I.DBF sloupec TYP (hodnota refundace) OZBOZI2I.DBF - položky dokladu Vazba mezi OZBOZI2H.DBF a OZBOZI2I.DBF je přes CISUCT (číslo účtenky) a DATUM (datum a čas) Číslo účtenky se může např. každý den vynulovat, ale export z pokladny se udělá až za týden - proto ten datum Seznam odběratelů lze do pokladny nahrát. Pokladna má dva režimy: - Nekontroluje se č. odběratele - pak nemusí být vůbec zadány - Kontroluje se č. odběratele - Seznam kódů odběratelů se nahraje do pokladny také přez IZBOZI.DBF (do názvu se dá spec. kód a pak to číslo a pokladna to načte jako kód odběratele) - TYP - PLU - prodej normálního zboží - DTP - prodá se něco např. za 10Kč a nikoho nezajímá co to bylo Archiv Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu.

132 WINSTROM modul ADRESÁŘ 8. Adresář 8.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul slouží k evidenci všech potřebných údajů o odběratelích a dodavatelích vaší firmy. Tyto údaje využívají ostatní moduly programu WIN-STROM. Modul má také funkci, která umožňuje vybírat firmy podle zadaných podmínek a tisknout různé přehledy, adresy na různé typy štítků nebo různé velikosti obálek. K firmám můžete připojit libovolný počet poznámek tříděných dle zadaných klíčů. Dále zde můžete zakládat různé číselníky (např. druhy zboží), které vám umožní lépe třídit firmy do skupin podle různých kategorií. V zadaném časovém intervalu můžete určit tzv. bonitu obchodní aktivitu firem. Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je funkční členění modulu Adresář. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnic. 8.2 Popis jednotlivých funkcí Adresář - Aktualizace Pomocí této funkce můžete standardním způsobem pracovat v aktualizačním okně adresáře firem. Adresy můžete vybírat podle počátečního znaku v kódu a názvu firmy nebo dle předem definovaných skupin a charakteristik firem. Údaje o firmě jsou členěny na základní údaje, bankovní spojení, údaje pro fakturaci a na další údaje z číselníků, které dle vašich potřeb zařazují firmu do skupin. Tabulka adres je rozdělena do listů s těmito údaji: Kód firmy Pomocí kódu se budete odvolávat na firmu, např. ve vydaných a přijatých fakturách. Je vhodné, když pro odběratele začíná kód znakem O a pro dodavatele znakem D. Základní údaje Název firmy IČO, DIČ Ulice, PSČ, Město, Stát, Internet Kontakt 1 Pracovník 1, Telefon, Fax, , Mobilní telefon

133 INFO Kontakt 2 Pracovník 2, Telefon, Fax, , Mobilní telefon Údaje pro fakturaci Pořadí ceny v ceníku v rozsahu 0 až 5 Automatická sleva v % Individuální splatnost ve dnech Středisko Limit pro neuhrazené faktury v Kč Při překročení limitu dostanete při vystavení další faktury pro daného odběratele varovnou zprávu. Banka a Banka+ Číslo účtu Směrový kód Konstantní symbol Specifický symbol Další bankovní spojení Seznam dalších bankovních účtů firmy. Účty lze pak použít v dalších modulech, v přijatých a vydaných fakturách. Tlačítko pro přidání dalších účtů se zpřístupní až po vyplnění hlavního účtu firmy na kartě Banka. Specifikace firmy - zatřídění Druh zboží Druh zboží, s kterým firma obchoduje nebo které vyrábí. Údaj můžete vybrat z číselníku druh zboží. Charakteristika firmy Kód, který slouží pro zařazení firmy do skupiny podle jejího charakteru. Údaj můžete vybrat z číselníku. Skupina firem Kód, který slouží pro zařazení firmy do uživatelem definovaných skupin. Údaj můžete vybrat z číselníku. Poznámka Text Text je umístěn na posledním listě. Tento text bude zobrazen po výběru firmy při tvorbě vydané faktury. Místo určení Uprostřed formuláře je tabulka s předdefinovanými místy určení pro danou firmu. Tlačítkem Přidat přidáte nové místo určení do seznamu. Rozhodnete se, zda přidáte již existující adresu, nebo vložíte do seznamu firem zcela novou. Tlačítkem Zrušit zrušíte místo určení v seznamu. Poté je nutné použít funkci Odstranění zrušených vět v modulu Adresář. Zrušením míst určení nerušíte firmu v seznamu adres, pouze vazbu mezi dvěma firmami, která slouží při fakturaci Poznámky K firmě můžete zadat libovolný počet poznámek. Mohou to být popisy kontaktů s firmou, termíny a popisy realizovaných obchodů, licenční či výrobní číslo zakoupených produktů, poznámky např. o jednáních s firmou nebo záznamy o prováděných reklamních nebo jiných akcích, kým byla akce vedena, sledovat její průběh a kdy byla akce dokončena.. Nebo jen sledovat, kdo, kdy, s kterou firmou jednal a o čem. Poznámky můžete rozdělit podle jejich typu. Tabulka poznámek obsahuje údaje: Kód firmy Firma, ke které se poznámka nebo dokument vztahuje. Typ poznámky Typ určuje charakter nebo zatřídění poznámky. Je důležitý při definování podmínky v přehledech. Příklad: Jste prodejní firma a účastníte se různých výstav. Na každé výstavě získáváte další kontakty na potenciální zákazníky. Firmám kontaktovaným na výstavách zadáte poznámku s typem VÝSTAVA_1, VÝSTAVA_2 VÝSTAVA_N. Chcete-li získat seznam firem kontaktovaných na výstavěč.3, zadáte jako podmínku v přehledu Výběr adres dle podmínky typ poznámky VÝSTAVA_3. Kdo zadal Při analýze aktivit vašich obchodníků je důležité každé poznámce přisoudit jméno. Datum Datum vzniku poznámky nebo související události. Splněno dne Datum splnění úkolu či vyřešení problému. Číslo dokladu Poznámky jsou také využívány v obchodním modulu pro vazby na dokumentaci vázaných

134 k nabídkám, respektive objednávkám. Vazba na Číslo dokladu (nabídky, objednávky, reklamace). Krátký text Dlouhý text Cesta k dokumentaci Plná cesta, tj. cesta včetně názvu souboru, v němž je dokumentace uložena (dopis, výkres, obrázek,.). Pomocné tlačítko spustí standardní službu Windows na vyhledávání souboru. Otevřít dokumentaci Tlačítko aktivuje aplikaci - program, který je ve Vašem systému asociován se souborem, ve kterém je dokumentace uložena (například se soubory DOC je to WinWord). Cesta k aplikaci otevírající dokument Plná cesta k aplikaci, tj. plná cesta včetně názvu souboru s příponou.exe, jež otevře dokument. Vyplňte pouze v případě, že po stisku tlačítka Otevřít dokumentaci se objeví zpráva Není vyplněn program a podle koncovky neznám aplikaci pro otevření. Pomocné tlačítko spustí standardní službu Windows na vyhledávání souboru. Takto vedené poznámky lze dále zpracovávat, vyhodnocovat průběh akcí a jejich plnění. Služby K tabulce odběratelů a dodavatelů jsou přiřazeny standardní služby /viz menu/, jako je Tisk a Způsob řazení vět v tabulce. Při tisku máte možnost tisknout stručné či úplné údaje o firmách uspořádané do tabulky nebo tisknout pouze adresy firem na předem definované rozměry samolepících štítků. Ve funkci Způsob řazení vět si můžete vybrat, jestli chcete tabulku setřídit podle kódu nebo celého názvu firmy či jejího identifikačního čísla IČO. Platební kázeň odběratele Na adresní kartě jste okamžitě informováni o platební kázni odběratele. Program zobrazuje o kolik dnů byla průměrně překročena splatnost faktur, celkovou částku neuhrazených faktur atd Aktualizace bonity firem Výpočet bonity provedeme spuštěním funkce Aktualizace bonity. Systém se nás dotáže na období, pro které se má bonita počítat a vypočte bonitu dle kritérií. Bonita firmy se určuje pro zadané období dle následujících kritérií: 1. částky zaplacené za vydané faktury 1. počtu zaznamenaných nabídek a objednávek 1. počtu poznámek v modulu adresář Firma, jejíž bonita nabývá hodnoty 1, je nejaktivnějším odběratelem pro zadané období a naproti tomu firma s hodnotou bonity 9999 je v daném období pasivní. Aktualizovaná bonita je zobrazena v přehledovém okně Adresář Vstup a aktualizace. Vypočtenou hodnotu bonity můžeme dále využít ve výběrových přehledech Výběr adres dle podmínky Funkce vám umožní prohlížet nebo tisknout adresy dodavatelů a odběratelů podle zadaných podmínek. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu. Firmy také můžete vybírat podle údajů z předem definovaných číselníků. Pro každý číselník můžete zadat až čtyři hodnoty vázané logickou podmínkou nebo. Do výběru můžete například zařadit firmy, které obchodují se zbožím druhu AA nebo BB nebo CC Výběr poznámek dle podmínky Funkce vám umožní prohlížet nebo tisknout poznámky k dodavatelům a odběratelům podle zadaných podmínek, např. podle typu poznámky (akce) nebo poznámky z určitého období apod. Poznámky také můžete vybírat podle údajů z předem definovaných číselníků. Pro každý číselník můžete zadat až čtyři hodnoty vázané logickou podmínkou. Do výběru můžete například zařadit poznámky, které jsou typu AKCE01 nebo AKCE02 nebo AKCE Číselníky Firmy lze členit do skupin podle různých kategorií. Jednotlivé skupiny jsou vymezeny přípustnými hodnotami z tzv. číselníků. Druh zboží Tabulka slouží pro výběr firem podle druhů zboží. Zboží v tabulce je zadáno kódem a vysvětlujícím textem. Tabulka vám umožní třídit firmy do skupin podle zboží, se kterým obchodují nebo jej vyrábí. Charakteristiky firem

135 Tabulka pro zařazení firem dle jejich charakteru. Charakter firmy stejně jako druh zboží zadáte kódem a vysvětlujícím textem. Skupiny firem Tabulka pro zařazení firem do uživatelem definovaných skupin. Skupinu firmy stejně jako druh zboží zadáte kódem a vysvětlujícím textem. To vám umožní další pohled na firmy podle skupin, které si sami zvolíte. Například skupina Delvita atd.

136 WINSTROM modul SKLAD 9. Sklad 9.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul slouží k vedení skladového hospodářství metodou průměrných cen a pro datový formát SQL i metodou FIFO. V modulu je možné definovat neomezený počet skladů. Když máte zakoupenou distribuovanou verzi, mohou být tyto sklady v různých objektech i městech. Komunikace mezi sklady je možné pomocí disket nebo modemu, pro SQL verzi je možno nastavit automatickou replikaci dat. Díky této vlastnosti máte každý den možnost znát stavy všech skladů. Karty ve skladech je možné lokalizovat do místností, regálů a polic. Tzv. skupiny karet zjednoduší tvorbu příjemek a výdejek. Modul sklad je propojen s modulem vydané faktury. Přímo při tvorbě faktury je souběžně vytvářena výdejka ze skladu. V případě, že při prodeji není potřebné množství na kartě, je vytvořen tzv. požadavek na sklad, který je realizován po přijetí příslušného zboží do skladu. Tím je zamezeno čerpání zásob do záporu (pro formát dat DBF) a následné zkreslení průměrných cen. Skladové karty jsou roční. To znamená, že každý rok má definovaný počáteční stav, což umožňuje provádět přepočty stavu skladu (pro formát dat DBF v případě výpadku počítače či nesprávného zadání skladových cen v příjemce). Je také možné vypočítat stav skladu ke konkrétnímu datu. Dále je možné vytvářet inventurní přehledy, kde je porovnáván stav zásob k určitému datu se skutečným (inventurním) stavem. Sklad je napojen na modul účetnictví. Každý doklad či jednotlivá položka dokladu obsahuje předkontaci, která určuje, jak bude doklad zaúčtován. Požadujete-li vedení skladu v korunách i v měně, zadáte u požadovaného skladu kód měny. Veškeré pohyby na tomto skladu budou vedeny v Kč i v měně. V hlavě dokladu zadáte kurs měny a ceny v Kč budou automaticky vypočteny. Zboží na skladech můžete sledovat s přidělenými výrobními sériovými čísly. Halířové zůstatky, které vznikají zaokrouhlováním, jsou na kartách automaticky odstraňovány. Jak začít? Nejprve musíte ve funkci Nastavení definovat dokladové řady pro příjemky, výdejky a převody mezi sklady. Každý typ dokladu má samostatnou dokladovou řadu. Poté musíte zadat předkontace pro zaúčtování skladových pohybů. Předpokladem je, že v účetnictví byl již vytvořen účetní rozvrh firmy a definovány druhy dokladů. Ve funkci Sklady musíte definovat minimálně jeden sklad. Poté můžete definovat skupiny karet. Ceník zboží je společný s vydanými fakturami. Obsahuje všechny informace o zboží či materiálu. Ve funkci místnosti, regály, police můžete (ale nemusíte) zadat lokalizaci jednotlivých karet. Nyní je nutné udělat to nejdůležitější a to je zadat skladové karty v aktuálním účetním roce. Skladové karty jsou určeny kódem skladu a kódem zboží či materiálu. Říkáme tím, že dané zboží z ceníku je přijato na konkrétní sklad. Nyní můžete aktualizovat stav skladu tvorbou příjemek, výdejek a převodních dokladů. Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je funkční členění modulu Sklad. Funkce aktivujete standardním způsobem - dvojkolem nebo klávesou Enter. Po jednotlivých ikonách funkcí se můžete pohybovat kurzorem i pomocí šipek na klávesnici.

137 9.2 FIFO sklad Winstrom SQL umožňuje řízení skladu metodou FIFO (první do skladu/první ze skladu).!! Metoda FIFO je implementována pouze pro formát dat SQL Popis FIFO skladu Winstrom SQL umožňuje řízení skladu metodou FIFO - první do skladu / první ze skladu. Metoda FIFO pracuje následujícím způsobem. Zboží přichází na sklad v různém čase, s různými šaržemi a za různé ceny. Systém specifika jednotlivých příjmů akceptuje na příjemkách. Při výdeji spojuje výdejky s příjemkami, které vybírá v pořadí dle datumu příjmu nebo expirace. Ze skladu se tak vydává zboží v pořadí jeho příchodu na sklad nebo dle expirace. Pokud požadavek na výdej nelze pokrýt jednou příjemkou, je vygenerováno více výdejek spojených s odpovídajícími příjemkami. Pokud naopak výdejka nevyčerpá systémem přidělenou příjemku, zůstává na příjemce nevyčerpané zboží k dalšímu použití. To znamená, že na jednu příjemku může být navázáno více výdejek (ale ne naopak). Počet nevydaných (volných) kusů na příjemce se eviduje v položce Na skladě, viz např. funkce Přehledy / Stav skladu, Pohyby na kartách /. V přehledech můžete pro vybranou kartu zvolit detaily, tj. pohyby, které chcete vidět. Ve volbě D Zůstatky -pohled

138 FIFO uvidíte dosud nevyčerpané příjemky, resp. výdejky s nenulovou hodnotou v položce Na skladě. Z uvedeného vyplývá, že v metodě FIFO jsou výdejky spojeny s příjemkami vazební tabulkou. Výdejka přejímá cenu, resp. šarži s expirací z odpovídající příjemky. Uživatel pak může měnit cenu na příjemce, která již byla čerpána nějakou výdejkou (převodkou). Změněná cena je automaticky promítnuta do všech výdejek spojených s touto příjemkou. Změna ceny zboží ve FIFO skladu Některé druhy zboží nemají oddělenou expiraci od šarže. Obsluha zadává pouze šarži a výběr z FIFO skladu je řízen prvními n znaky ze šarže. Pro tento druh zboží nejdříve v okně konfigurace skladu určíte Počet znaků kopírovaných ze šarže do expirace (zleva). Při zakládání příjemky pak vyplníte šarži zboží a stisknete tlačítko >, které nakopíruje prvních n znaků ze šarže do expirace Převod stávajícího skladu na FIFO sklad Na řízení skladových pohybů metodou FIFO můžeme přejít i ze stávajícího skladového zpracování metodou průměrných cen. Přechod provedeme zaškrtnutím volby Výdej ze skladu metodou FIFO a potvrzením dotazu v okně konfigurace skladu. Při zavření okna konfigurace se nás systém ještě jednou dotáže, zda opravdu vyžadujeme přechod na FIFO sklad a po opětovném potvrzení spustí vlastní převod.!! Systém neumožňuje standardně přechod zpět na metodu průměrných cen. Během převodu budete dotázáni na dokladovou řadu, která se má použít pro převodové doklady (viz níže), na předkontaci a středisko. Výsledkem převodu je vznik převodových skladových dokladů, které pro každý sklad převedou zboží na tomto skladě opět na ten samý sklad (tj. sám na sebe). Skladové pohyby, které vznikly před převodem nebudou dále zahrnuty do skladového zpracování, neboť je nahradily výše zmíněné převodky (pro každý sklad vznikne jeden převodový doklad) Po tomto převodu je sklad řízen metodou FIFO Start nového FIFO skladu Pokud máme sklad zatím prázdný a požadujeme zpracování metodou FIFO, tak postupujeme stejným způsobem, jako při převodu s tím, že žádné převodové doklady nevzniknou. 9.3 Popis jednotlivých funkcí Nastavení V konfiguraci můžete definovat samostatné dokladové řady pro všechny typy pohybů na skladě. Vytvoření samostatných dokladových řad je zvlášť důležité v případě distribuované verze. Je bezpodmínečně nutné, aby doklady vytvářené na vzdálených skladech (tzv. uzlech) měly různé dokladové řady. V opačném případě by nebylo možné jednotlivé sklady spojovat v centru. Kód číselné řady Tříznakový kód dokladové řady pro její identifikaci. Poslední číslo dokladu Hodnota obsahuje poslední číslo vytvořeného dokladu. Počátek v novém roce Při přechodu na nový rok bude Poslední číslo dokladu přepnuto na tuto hodnotu a číslování dokladů řady bude probíhat od této hodnoty.

139 INFO Popis řady Text popisující dokladovou řadu. Při vytváření nové řady zadáte do kolonky Poslední číslo dokladu a Počátek v novém roce stejné hodnoty. Umožnit záporný stav karty Zaškrtnutím tohoto tlačítka umožníte vydávat ze skladu do záporného stavu karty. V převodce použít průměrnou cenu skladovou Vybíráte mezi cenou v poslední příjemce a průměrnou skladovou cenou. Ve výdejce zobrazovat prodejní cenu Podlimit karty počítat bez rezervovaného množství Zaškrtnutím tohoto tlačítka oznamujete systému, aby při určování podlimitních zásob hleděl na rezervované zboží, jako by již na skladu nebylo. Naproti tomu, nezaškrtnutím tlačítka požadujete, aby systém při určování podlimitních zásob bral v úvahu i rezervované zboží, tj. musí počítat s jeho přítomností na skladu. Odkud číst (kam zapsat) přenášený doklad Popis importu a exportu dokladů naleznete v odstavci Tlačítko Kopie Import, export dokladu. Jaký bude kód skladu po kopii (přenosu) dokladu 1. Stejný jako u položek zdrojového dokladu. 1. Podle hlavičky nového dokladu. Výdej ze skladu metodou FIFO Platné pouze pro formát dat SQL. 0 Zaškrtnutím políčka zvolíte výdeje ze skladů metodou FIFO. Při zavření okna konfigurace se Vás systém ještě jednou dotáže, zda opravdu vyžadujete přechod na FIFO sklad a po opětovném potvrzení spustí vlastní převod, je-li to třeba. Nezaškrtnuté políčko značí, že zboží se vydává ze skladů metodou průměrných cen. Výdej z FIFO skladů dle expirace Zaškrtnutím políčka zadáte, že veškeré zboží na všech skladech (pro všechny skladové karty ) se bude vydávat v pořadí dle šarže s expirací. Počet znaků kopírovaných ze šarže do expirace (zleva) U některých druhů zboží je vedena pouze šarže (např. barvy). V konfiguraci určíte kolik znaků ze šarže zleva se má (při zadání na příjemce) kopírovat do expirace pro potřeby třídění. Uživatelské názvy volitelných sestav Doklad můžete tisknout 5 způsoby. Po instalaci jsou všechny způsoby identické. Pomocí návrháře sestav si můžete přizpůsobit tvar dokladu vlastním požadavkům. Provedete to následujícím způsobem: Aktivujete Návrhář sestav, zvolíte nabídku Otevřít libovolnou sestavu a otevřete soubor c:\winstrom\skl_data\voldok1 až VolDok5. Modifikujete tvar dokladu a v konfiguraci zapíšete jeho název, který se zobrazí v tiskové nabídce Předkontace (souvztažnosti) Pro správné zaúčtování částek na dokladech musíte vytvořit tabulku předkontací, tj. tabulku souvztažných účtů označených kódem. Předkontace určuje, jak má být do účetnictví nahrána celková suma dokladu. Často se v praxi vyskytuje situace, kdy některé položky dokladu chcete zaúčtovat jinak než celkovou sumu. V tom případě bude v hlavičce dokladu předkontace, společná pro všechny

140 položky, a speciální položka bude mít svou vlastní předkontaci. Při nahrávání dokladu do účetnictví je každé položce s vlastní předkontací přiřazen samostatný účetní doklad. Tabulka předkontací obsahuje: Kód předkontace Kód předkontace obsahuje 6 libovolných znaků. Existují různé možnosti, jak kód definovat: 1. Číslování předkontací. 1. Kód obsahuje zkratku popisující účetní případ. Například: VÝDEJ1-Výdej ze skladu č.1,příj2-příjem do skladu 2,...atd. 1. Kód obsahuje číslo "protiúčtu" k účtu skladu 112. Typ dokladu Příjemka, Výdejka, Převod mezi sklady. Účet MÁ DÁTI / DAL Souvztažné účty z účetní osnovy. Text /popis/ Libovolný text, který předkontaci nejlépe charakterizuje Sklady Modul sklad umožňuje vytvořit neomezený počet skladů. Kód skladu Libovolný tříznakový kód. Bude součástí kódu karty. Středisko Hodnota obsahuje kód střediska. Když je zadána, pak je automaticky přenesena do hlavičky skladového dokladu. Předkontace příjem, Předkontace výdej Podobně jako středisko je hodnota automaticky přenesena do hlavičky skladového dokladu (podle jeho typu - příjem / výdej). Měna Požadujete-li vedení skladu v korunách i v měně, zde zadáte kód měny. Veškeré pohyby na tomto skladu budou vedeny v Kč i v měně. V hlavě dokladu zadáte kurs měny a ceny v Kč budou automaticky vypočteny. Měnu můžete zadat pro nově založený sklad Skupiny karet Podobně jako v definici skladu můžete ve skupině karet zadat předkontaci pro příjem nebo výdej. Při tvorbě dokladu jsou tyto předkontace automaticky doplněny u položky příjmového nebo výdajového dokladu (V případě, že příslušná skladová karta obsahuje kód skupiny karet). INFO Ve vydaných fakturách existuje tzv. skupina zboží. Je třeba rozlišovat skupiny zboží a skupiny karet. Obě mají podobný význam. Rozdíl je v tom, že skupiny zboží se týkají pouze vydaných faktur a ABC analýzy. Skupiny karet mají význam pouze pro skladové karty Místnosti, regály, police Vyplnění tabulky není nutné. Slouží pro případnou lokalizaci zboží či materiálu na skladě. V přehledech skladových karet můžete do podmínky zadat místnost, regál nebo polici a program provede výběr dle podmínky.

141 9.3.6 Sklad - Aktualizace Otevře se hlavní aktualizační okno modulu, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci se skladovými doklady. V okně jsou doklady vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují sklad a typ dokladu. Třetí podmínka určuje účetní období. Čtvrtá podmínka vymezuje autora dokladu Příjem do skladu, Výdej ze skladu, Převod do jiného skladu Chcete-li přidat nový doklad, máte dvě možnosti. Stisknutím tlačítka přidat (klávesa ALP-P) vyvoláte dotaz, o jaký typ dokladu se jedná. Druhá možnost je stisknout Příjem/Výdej/Převod na liště tlačítek. Doklad je aktualizován v následujícím okně.

142 Tvorba dokladu je rozdělena na dvě části, na tvorbu hlavičky a položek dokladu Hlavička dokladu V hlavičce jsou základní charakteristiky dokladu: Pro hromadnou fakturu ANO výdejový doklad bude využit pro generování hromadné faktury, viz Hromadná fakturace. Datum Datum dokladu určuje, do jakého období bude doklad nahrán do účetnictví. Sklad příjem, výdej Sklad převod Do kterého skladu bude převod. Dodavatel/Odběratel Kód dodavatele nebo odběratele. Kód zakázka, Předkontace, Středisko

143 Hodnoty určující, jak má být doklad zaúčtován v účetnictví. Text Objednávka Poznámka Libovolně dlouhý text. Dodací list, Číslo faktury, Kdo vytvořil, Text Hodnoty dále popisující doklad. Výběrové klíče 1, 2 Číslo faktury Kdo vytvořil Dodací list Měna Kód měny, ve kterém budou vedeny pohyby dokladu. Kurs měny Kurs měny pro automatický přepočet ceny v Kč. Vytvořit doklad V případě, že jsou korektně zadány předchozí údaje, musíte stisknout tlačítko Vytvořit doklad. Dokladu bude přiděleno číslo po výběru příslušné dokladové řady (jsou-li definovány v konfiguraci). Po této akci je zpřístupněna tabulka pro zadávání položek dokladu Položky dokladu Položky dokladu aktualizují skladové karty. Co obsahuje položka dokladu: Čárový kód Pole pro uložení čárového kódu (číselného ekvivalentu čárového kódu). Sklad, kód zboží Složením kódu skladu a kódu zboží vytvoříte kód karty, která má být aktualizována. Výrobní číslo Při příjmu zadáte výrobní číslo přijímané měrné jednotky MJ, viz Výrobní čísla. Převod do skladu Tato hodnota bude vyplněna pouze při převodu mezi sklady. Určuje kód karty v cílovém skladu. Popis Program zapíše automaticky text z ceníku. Máte možnost jej doplnit pro lepší informaci o položce dokladu. Příjem / Výdej v MJ Zde zadáte množství příjem, výdej nebo převod. V případě příjemky může být množství nulové. Na kartu přicházejí pouze peníze. Po aktualizaci karty nesmí být stav karty nikdy záporný. Problém prodávání zboží před zadáním příjemky (záporný stav po prodeji) je řešen tzv. požadavkem na sklad z fakturace. Cena MJ v měně Cena skladová v měně připadající na jednu měrnou jednotku (jeden kus). Při zadání se přepočte Cena MJ v Kč dle aktuálního kursu v hlavičce dokladu. Kurs

144 Cena MJ v Kč Cena skladová se zadává pouze při příjmu nebo při převodu mezi sklady. Předkontace položky Jsou případy, kdy je nutné zúčtovat položku dokladu jinak, než je definováno v hlavičce dokladu. Tento požadavek můžete realizovat zadáním této hodnoty. Šarže s expirací Pro sklady vedené metodou FIFO se udává šarže zboží s expirací. U některých druhů zboží je vedena pouze šarže (např. barvy). Stisknutím tlačítka > se přenesou znaky ze šarže do expirace. Počet znaků, které se mají kopírovat, zadáte v konfiguraci skladů. Požadavky na výdej Tlačítko je aktivní pouze při výdejce. Došlo-li při fakturaci k prodeji zboží ze skladu a na kartě toto zboží ještě nebylo přijato, je vytvořen tzv. Požadavek na sklad. Poté, co je zboží přijato na kartu, můžete ve výdejce zboží vydávat pomocí této funkce. Pomoc při změně Tlačítko je aktivní pouze při založení nové příjemky. Účelem je usnadnit obsluze opravu již založené příjemky (na dané skladové kartě) vygenerováním nové opravné příjemky. Po stisknutí tlačítka funkce postupně nabízí uložené příjemky na kartě v sestupném pořadí jejich data založení (jako první bude nabídnuta naposledy založená příjemka). Po výběru příjemky, kterou chcete opravit, se objeví okno s původními hodnotami: Množství v MJ a Cena skladová za MJ. Po zadání nových hodnot se vygeneruje nová příjemka, jež realizuje rozdílové hodnoty v množství a v ceně. Výrobní čísla Jak bylo uvedeno v informacích o ceníku, je evidence zboží nově rozšířena o výrobní (sériová) čísla. Ve skladu to znamená nutnost udržovat vazbu mezi příjemkami, kde jsou evidována výrobní čísla na příjmu a mezi výdejkami (vydanými fakturami) a také převodkami. Obsluha nově dostává možnost řídit pohyb zboží s daným výrobním číslem.!! Začínáte-li u některé karty s evidencí výrobních čísel, musí být postup následující. Vydáte veškeré zboží z karty. Poté v ceníku zapnete evidenci výrobních čísel. Pak zboží opět přijmete. Při příjmu zadáte výrobní čísla všech přijímaných MJ. Stornování položky výdejky s výrobní číslem znamená návrat tohoto čísla na sklad a je možné jej opětovně vydat nebo převést do jiného skladu Možnosti aktualizace položek Přidat novou položku Tato funkce pracuje standardně. Položka je po zadání připojena k dokladu a stav skladu je okamžitě aktualizován. Změnit položku Při změně můžete aktualizovat pouze text a předkontaci. Jestliže jste uvedli chybné množství, je nutné doplnit opravnou položku. Jestliže je zadána špatná cena v příjemce, je možné doplnit položku, která obsahuje pouze částku bez množství. Částka musí být celková za všechny MJ opravované položky. 0 Příklad: Chcete zadat 10 ks za 100 Kč ale omylem zadáte 10 ks za 10 Kč. Pak je nutné doplnit položku 0 ks za 900 Kč. Výsledkem je přijetí 10 ks za =1000 Kč

145 Stornovat položku Jestliže zadaná položka na dokladu nemá být, můžete tuto konkrétní položku stornovat. Stačí natavit kurzor na vybranou položku a stisknout tlačítko (vybrat v menu) Smazat/Stornovat větu. Aktuální stav karty bude okamžitě vrácen do stavu před vytvořením položky Tlačítko Kopie z dokladu Číst z objednávky U příjemky můžete vytvořit položky načtením obsahu vydané objednávky. Objeví se okno s nehotovými vydanými objednávkami. 0 Vyberete požadovanou objednávku tlačítkem Vybrat aktuální a v okně Upřesnění vybrané objednávky zadáte skutečné množství zboží, které se bude přenášet do dokladu. Tímto způsobem je možné objednávku realizovat po částech až do stavu HOTOVO. 1 U výdejky můžete obdobným způsobem jako u příjemky vytvořit položky načtením obsahu

146 přijaté objednávky. Číst z jiného dokladu Po výběru dokladu zkopírujete jeho obsah do aktuálního dokladu. Typickým příkladem je vydání celé příjemky (např. na stavbě). Import z diskety Slouží k načtení dokladu při přenosu zboží a dat mezi středisky. Exportovat na disketu Slouží k exportu dokladu při přenosu zboží a dat mezi středisky. 0 Příklad: V centru vydáte zboží ze skladu a pošlete jej do prodejny. Zároveň se zbožím pošlete disketu s dokladem. Na prodejně potřebují vytvořit příjemku. Tu vytvoří pomocí funkce Import z diskety. Přehled přenesených dokladů Tlačítko Rozpuštění, měna Rozpuštění dodatečných nákladů Program vygeneruje pohyby na kartách, kterými proporcionálně rozpouští další náklady na zboží, například dopravu. Přepočet částky v korunách podle zadaného kurzu měny Dojde k přecenění stavu skladu v Kč podle zadaného kurzu měny. Program vygeneruje pohyby na kartách (bez množství), které změní stav skladu v Kč Tlačítko Opravy Funkce generuje opravné položky ke kartám, které mají nulový zůstatek v MJ, ale stav v Kč (měně) je nenulový. Disproporce může v režimu průměrných cen nastat vlivem zaokrouhlování na 3 desetinná místa při výpočtu stavu karty. Chcete-li nejprve vidět karty, kterých se to týká, zaškrtněte ve výběru karet podle standardní podmínky volbu: Nulový zůstatek v MJ a stav v Kč (měně) není roven nule Hromadná fakturace Funkci můžete využít při tvorbě vydané faktury z několika výdejových dokladů pro daného odběratele. Při vytváření výdejového dokladu zvolíte ANO v položce pro hromadnou fakturaci. V modulu vydané faktury založíte novou fakturu a stisknete tlačítko Kopie. Ze zobrazené nabídky vyberete volbu I - Hromadná fakturace. V následujícím výběru výdejových dokladů označíte ty, jež se mají zahrnout do hromadné fakturace a stisknete tlačítko Fakturovat. Výsledkem této operace je vygenerování fakturační položky (položek) typu A. Pro každou sazbu DPH se vygeneruje fakturační položka, tj. maximálně Odstranění zbytku peněz na kartě po vydání posledního kusu Pokud vydáte poslední kus ze skladu a stav karty v Kč je menší než 0.20 Kč, tak dojde k vynulování stavu na kartě. K případným haléřovým zbytkům zřejmě dochází používáním zaokrouhlování při numerických výpočtech Storno dokladu Funkce umožňuje stornovat celý doklad (všechny položky). Chcete-li stornovat pouze jednu konkrétní položku, je lepší zvolit funkci aktualizace dokladu, kde je možné položku stornovat individuálně Přehled dokladů - filtrace V aktualizačním okně stisknete tlačítko Filtr podmínka výběru. Můžete si vybrat mezi standardní a

147 obecnou výběrovou podmínku. Výběr nerespektuje podmínky zadané ve výběrové liště aktualizačního okna Skladové karty Otevře se hlavní aktualizační okno modulu, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci se skladovými kartami. V okně jsou karty vybrané dle podmínek, jež jsou zadány ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují sklad a měnu. Třetí podmínka určuje skupinu karet. Čtvrtá podmínka není využita. Skladové karty jsou roční. To znamená, že každý rok má definovaný počáteční stav v měrných jednotkách i v Kč. Skladová karta obsahuje následující položky: Sklad, Kód zboží Sklad a kód zboží tvoří unikátní kód karty. Tvorbě kódu zboží věnujte zvýšenou pozornost. Vhodnou volbou kódu (podle něj jsou karty řazeny) si můžete usnadnit orientaci v kartách, zvláště v případě, když je jich několik set až tisíce, viz Ceník zboží Skupina karet

148 Zdáte-li zde kód skupiny karet, pak při tvorbě dokladu bude u položky automaticky doplněna předkontace příjem nebo výdej. Cena skladová Tato hodnota obsahuje průměrnou skladovou cenu. Je možné ji aktualizovat, když karta nemá žádný pohyb. 0 Při zakládání nové skladové karty je kopírována skladová cena z ceníku Počátek v MJ, Počátek v Kč Hodnoty můžete zadat při tvorbě karty nebo jsou doplněny při přechodu na nový rok. Je možné ji aktualizovat, když na kartě není žádný pohyb. Rezervováno Množství, které je na kartě rezervováno. Minimum zásob, Maximum zásob Definování těchto hodnot vám dává možnost přehledů podlimitních a nadlimitních zásob, resp. generaci vydaných objednávek. Název - Popis Při zakládání nové karty je přenesen název zboží nebo materiálu z ceníku (z pole Název, Popis 1). Text můžete libovolně doplnit nebo pozměnit. Změna v popisu zboží v ceníku je však automaticky přenášena zpět do názvu na skladové kartě.!! Při uložení skladové karty (po změně) program zjistí, je-li název zboží na kartě jiný než odpovídající název (popis) zboží v ceníku. V případě rozdílu v názvech je obsluha dotázána, zda si přeje přepsat název zboží ze skladové karty do ceníku a do všech ostatních skladových karet daného zboží. Poznámka Libovolně dlouhý text. Místnost, Regál, Police Hodnoty mohou a nemusí obsahovat kódy z tabulky Místnost, Regál, Police. Jsou určeny pro lokalizaci skladové karty ve skladu. Aktuální zůstatek, Poslední pohyb na kartě (datum) Tyto hodnoty jsou aktualizovány při tvorbě dokladů. Výdej z FIFO skladu dle expirace Vedete-li sklady metodou FIFO, vydává se zboží standardně dle datumu přijetí. Zaškrtnete-li políčko dle expirace, bude se zboží z dané karty vydávat ve vzestupném pořadí dle expirací. Vydáváte-li veškeré zboží na všech skladech dle expirace, zvolíte tento způsob řazení v konfiguraci skladů. Zaškrtnutí výdeje dle expirace v konfiguraci skladů má přednost (je nadřazeno) nad volbou na jednotlivých kartách týká se všech zaškrtnutých i nezaškrtnutých karet. Označení příjemek pro přednostní vyskladnění, viz fce. Detail Přehled dokladů - filtrace Standardní přehled stavu skladu Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout skladové karty vybrané na základě vašich požadavků. Jaké jsou možnosti výběru: Sklad, Kód zboží/materiálu, Místnost, Regál, Police, Skupina karet, Počet dnů bez pohybu, Zásoby pod minimem/nad maximem, nenulový zůstatek.

149 Tisk Tisknout můžete jak přehledy karet tak konkrétní kartu včetně pohybů: Pouze aktuální stav karet Všechny údaje Stav ke konkrétnímu datu Počáteční a aktuální stav, limity zásob Stav karet s popisem zboží Aktuální stav karet s prodejními cenami Skladovou kartu Příjemky, Výdejky a převodky zdroj Skladovou kartu Převodky cíl Zůstatky Pohled FIFO (řazeno podle dokladů) Zůstatky Pohled FIFO (řazeno podle expirace) Služby - Detaily S tabulkou skladových karet je spojena služba Detaily Okno s pohyby na vybrané skladové kartě. Na pohyby vázané na kartu se můžete podívat čtyřmi způsoby: Příjemky, Výdejky a převodky zdroj Převodky cíl Převodky vázané na cílovou kartu. Obojí Zůstatky na příjemkách a převodkách pohled FIFO Pro danou kartu dostanete tabulku doposud nevyčerpaných příjemek, kde ve sloupci Na skladě je počet doposud volných nevyčerpaných kusů s možností nastavení pořadí výdeje zboží dle šarží s expirací. Funkce je k dispozici pouze pro formát dat SQL a FIFO sklad. Nastavení pořadí výdeje zboží ve FIFO skladu Pořadí výdeje nemusí být pro FIFO sklad řízeno jen datumem příchodu zboží na sklad, ale i systémem šarží s patřičnou expirací (šarže a expirace se zadávají na příjemku). O tom, zda budete požadovat výdej daného zboží dle datumu příjmu nebo dle šarže s expirací, rozhodnete nezaškrtnutím/zaškrtnutím políčka dle expirace při editaci příslušné skladové karty. Pokud chcete všechno zboží na všech skladech vydávat dle šarže s expirací, pak můžete použít zaškrtávací tlačítko v konfiguraci skladu Výdej z FIFO skladů dle expirace (pro všechny skladové karty). Označení příjemek pro přednostní vyskladnění. Systém umožňuje ovlivňovat pořadí výdeje tak, že některá konkrétní zboží může uživatel pro výdej upřednostnit. Znamená to, že výdej není striktněřízen datem příchodu zboží na sklad, resp. expirací u šarží. Označení příjemek pro přednostní vyskladnění je dvojí - trvalé a přechodné. Trvalé označení provedete ve funkci Detaily Zůstatky na příjemkách a převodkách. Otevře se okno Nevyčerpané příjemky pro FIFO sklad, ve kterém můžete označit vybrané příjemky pro přednostní vyskladnění. Označené příjemky jsou zaškrtnuty v zeleném sloupci. Ve sloupci Na skladě vidíte kolik volných kusů (měrných jednotek) je na příjemce. V hlavičce okna je i celkové označené množství. Příjemky jsou zde pro danou skladovou kartu označeny trvale až do okamžiku, kdy obsluha označení zruší. Přechodné označení přednostního prodeje se provádí v modulu Vydané faktury při prodeji ze skladu

150 pro konkrétního odběratele. Při tvorbě položky faktury typu S-Prodej ze skladu dostanete u Kódu položky, resp. Skladu jako pomocné okno (tlačítko s?) tabulku skladových karet. Od tohoto okamžiku postupujete stejně jako v modulu Sklad při trvalém označení příjemek. Rozdíl je v tom, že při fakturaci ze skladu se při uložení faktury program zeptá, zda má smazat přechodné označení příjemek, které mělo platnost pouze pro daného odběratele Suma Pomocí i předem připravených výběrových podmínek si můžete nefiltrovat doklady a stisknutím tlačítka Sumace sečíst potřebné údaje (Počátek v roce, Aktuální stav, resp. stav k datu v Kč) Info? Stisknutím tlačítka? aktivujete okno Informace o zboží/materiálu s vazbou položky do standardního a specializovaného ceníku. V okně jsou dostupné všechny další informace z tabulky Ceník a Specializovaný ceník. Jsou to ceny s DPH, extra kód pro dodavatele, atd. Podrobnosti o specializovaném ceníku najdete v kapitole Specializovaný ceník. Můžete také dostat informace o tom kde a v jakém množství je zboží objednáno a na kterých skladech je ještě uloženo Zámek rezervace Stisknutím tlačítka se otevře tabulka objednávek, s rezervací zboží na aktuální skladové kartě Pohyby na kartách Po aktivaci funkce se objeví tabulka všech pohybů na skladu a okno pro definici výběru. Například můžete definovat pohyby na vybranou zakázku (stavbu) v zadaném časovém intervalu za skupinu zboží atd. Tabulku s pohyby můžete také otevřít tlačítkem Skl. pohyby v aktualizačním okně karet Požadavky na výdej (z fakturace) Tabulka Sklad-Neuspokojené požadavky na výdej (z faktur) je vlastně speciálním pohledem na položky vydaných faktur typu S. Jsou to položky, které nebylo možné odepsat ze skladu, protože jimi požadované množství nebylo v té době na kartě. Při tvorbě výdejky je možné tuto tabulku zavolat a vybírat z ní do výdejky položky, které již na skladě jsou, viz tlačítko Požadavky na výdej v editačním okně výdejové položky. V případě, kdy jsou všechny požadavky uspokojeny, je tabulka prázdná Inventura Funkce umožňuje provádět inventuru stavu zásob. Na obrazovce se objeví okno Sklad-Karty-Inventura. V tomto okně můžete pomocí funkce Změna zadat zjištěný inventurní stav. Poté můžete tisknout inventurní sestavu. Před samotnou inventurou můžete vypočítat stav skladu ke konkrétnímu datu, což vám umožní provádět inventuru zpětně Stav skladu výpočet k datu Po zadání požadovaného data program vypočte stav zásob v MJ a Kč k zadanému datu. Tyto hodnoty zapíše do tabulky skladových karet (sloupce Zůstatek k datu v MJ a Zůstatek k datu v Kč). Stav skladu k datu si můžete vytisknout Kontrola, přepočet skladu Přepočet skladu má dvě varianty: Prostý přepočet dokladů a stavu skladu Jsou znovu přepočteny doklady a zůstatky na kartách (neprovádí se přepočet průměrných cen).

151 Tuto variantu je vhodné použít, když došlo k výpadku počítače a mohla tak vzniknout nekonzistence dat. Program je sice zabezpečen tzv. transakcí, kdy jsou evidovány začátky a konce činností, které vedou ke změně stavu skladu. Po výpadku programu a při novém startu jsou karty a doklady vráceny do původního stavu před zahájením transakce. Je však možné, zvláště v počítačové síti, že po výpadku zůstanou data na cestě, nebo při chybě disku je část dat nečitelná. Přepočet průměrných cen od data do data Přepočet průměrných cen na výdejkách ve zvoleném datovém intervalu a skladu (respektive všechny sklady). Například obsluha udělá řádovou chybu v ceně zboží při příjemce. Všechny následující výdejky s tímto zbožím jsou zkreslené. Jestliže zvolíte variantu přepočtu cen, program provede výpočet průměrné ceny podle všech příjemek mezi zvolenými daty, vypočtenou cenu dosadí do příslušných výdejek a přepočte znovu hodnotu odpovídajících dokladů. Protože došlo ke změně účetních dat, musíte znovu spustit účetní zpracování v daném období. Hledání duplicitních karet Program najde duplicitní karty (se stejným kódem skladu a kódem zboží) a odstraní je. Kontrola předkontací u položek dokladů Program zkontroluje, zda předkontace u položek dokladů jsou správného typu Konec roku Aby bylo možné začít aktualizovat karty v dalším roce, je nutné aktivovat funkci Konec roku. Funkce převede karty z letošního roku do souboru karet v následujícím roce. Do počátečních stavů karet v novém roce jsou zapsány konečné zůstatky na kartách v aktuálním roce. Je možné, že po převodu do nového roku vznikne situace, kdy musíte udělat doplňky či změny ve starém roce. Jestliže takto učiníte, musíte funkci Konec roku aktivovat znovu. Program do nového roku přenese nové zůstatky na kartách a v případě, že již v novém roce existují pohyby na některých kartách, provede přepočet jejich aktuálních zůstatků. Z toho plyne, že funkci Konec roku můžete

152 INFO spouštět opakovaně, tudíž aktualizovat starý i nový rok souběžně. Informace o opakovaných převodech do nového roku získáte stiskem tlačítka Ukázat seznam již provedených přenosů karet do nového roku.

153 WINSTROM modul OBJEDNÁVKY 10. Objednávky, obchod 10.1 Úvod Obchodní modul díky svým vazbám na sklad, fakturaci a posléze výrobu pokrývá komplexní zpracování obchodního případu. Cyklus zahrnuje přijetí obchodního případu, vytvoření přijaté objednávky, objednávku a nákup zboží a služeb od dodavatelů, zajištění potřebných aktivit v rámci skladového hospodářství, expedici hotových produktů a sledování reklamačního řízení. Komplexní podpora obchodního případu řadí ekonomický systém WinStrom do třídy produktů ERP (Enterprise Resource Plannin). Modul objednávky je rozdělen na čtyři samostatné skupiny: Nabídky Tabulka nabídek eviduje veškeré poptávky odběratelů, respektive nabídky, které jim byly učiněny. Obsah jedné nabídky je možné kopírovat do jiné nabídky nebo do přijaté objednávky. Přijaté objednávky Přijaté objednávky slouží k evidenci požadavků vašich odběratelů. Objednávky obsahují: kód odběratele, termín dohodnuté expedice zboží, stav objednávky, kdo ji ve firmě přijal, jaké zboží je objednáno, má-li být rezervováno ve skladu (je-li ve skladu) a také, má-li být toto zboží objednáno u dodavatele. U položek objednávky je uvedena dohodnutá prodejní cena. Při tvorbě faktury můžete objednávku tzv. realizovat, čili kopírovat její obsah do faktury. Obdobně při tvorbě skladové výdejky, respektive převodky, můžete vydat obsah objednávky a aktualizovat stav skladu. Vydané objednávky Vydané objednávky evidují požadavky, které naopak máte na Vaše dodavatele. Obsahově jsou vydané objednávky podobné přijatým objednávkám s tím, že směr objednávání je otočen. Vydanou objednávku je možné vytvořit na základě přijaté objednávky, to znamená, že od svých dodavatelů budete požadovat to, co od Vás požadují Vaši odběratelé. Objednávky je také možné vytvořit na základě stavu skladových karet. Jestliže aktuální stav karty je nižší než definovaný minimální stav, je třeba objednat zboží u dodavatele a doplnit stav skladu. Podobně,jako u odběratelských objednávek, je možné kopírovat obsah objednávky do příjemky a tím aktualizovat stav skladu. Reklamace Tabulka eviduje reklamace k přijatým respektive vydaným objednávkám. Jak začít? Automatizace obchodního případu - objednávkové kolečko V tomto odstavci budou stručně vysvětleny vazby při tvorbě nabídky, přijaté a vydané objednávky a navazující fakturace, resp. generace skladových výdejek a příjemek. Následujícímu postupu říkáme objednávkové kolečko. Jeho hlavním přínosem je, že jednotlivé doklady nemusíte opět znova a znova ručně zadávat, ale navzájem je kopírujete tak, jak od prvotní nabídku postupujete směrem k uzavření obchodního případu. Odběratel poptává zboží nebo služby. V tabulce nabídek zadáte veškeré údaje poptávky, resp. nabídky. Nabídku zašlete odběrateli. Ten se rozhodne nabídku akceptovat a zboží u vás dle nabídky objedná, případně zašle upřesňující požadavky. Nyní můžete vytvořit přijatou objednávku nebo ji přímo zkopírovat z nabídky včetně položek. U položek zadáte, zda se má zboží rezervovat (je-li na skladě) nebo objednat u dodavatele (není-li na skladě). V případě, že máte dostatek požadovaného zboží na skladě, můžete objednávku okamžitě uspokojit a zboží fakturovat. Spustíte modul Vydané faktury a funkci Nová faktura.. Vyplníte hlavičku faktury a přejdete na položky. Stisknutím tlačítka Kopie uspokojíte - realizujete objednávku daného odběratele. Objednávku můžete uspokojit celou nebo pouze její část. V další faktuře pak můžete realizovat zbytek objednávky. Jedná-li se o zálohovou fakturu, postupuje se poněkud odlišně. Při kopírování objednávky do zálohové faktury nedojde k vyskladnění jejího obsahu, ale vytvoří se tzv. plomba k zálohové faktuře. K realizaci objednávky a vyskladnění jejího obsahu dojde až po zaplacení zálohové faktury a vystavení výsledné faktury. Objednávku můžete také uspokojit vydáním zboží přímo ze skladu. Potup je shodný jako při fakturaci. Na výdejku kopírujete položky z vybrané přijaté objednávky. Jestliže zboží na skladě není, je třeba ho nejdříve objednat u dodavatele. Vydanou objednávku můžete tvořit tak, že do ní načtete položky z přijatých objednávek, u nichž jste si poznamenali, že se mají objednat nebo položky načtete z podlimitních stavů karet (je-li definováno minimum zásob na kartě). Vytvořenou vydanou objednávku odešlete svému dodavateli. On vám pošle zboží a vy můžete vytvořit příjemku.v příjemce nemusíte zadávat jednotlivé položky, ale můžete ji aktualizovat přímo z vydané objednávky. Objednávku načtete kompletně nebo jen částečně, jestliže nedošlo veškeré požadované zboží. Zboží tak dostanete na sklad a můžete již uspokojit přijatou objednávku. Po příjemce je vhodné

154 spustit funkci Přijaté objednávky / Možnosti / Výpočet realizovatelnosti objednávek, která aktualizuje hodnotu % realizovatelnosti v hlavičce odběratelské objednávky. Tím se uzavře "objednávkové kolečko". Dojde-li k reklamaci zboží, zadáte do tabulky reklamací vazbu na objednávku či fakturu, na kterou se reklamace vztahuje. NÁMĚTNabídky, objednávky a reklamace můžete spojit s libovolnou dokumentací. Při zadání dokladu máte k dispozici tlačítko Dokumentace. Po stisku tlačítka se zobrazí tabulka Odkazy na dokumentaci (v podstatě se jedná o specializovanou poznámku), kde zadáte cestu k libovolnému souboru. Tlačítkem Otevřít dokumentaci aktivujete příslušný program Windows, který zobrazí vybraný dokument. (např. Word, Excel, FoxPro, Autocad,..). Podrobný popis najdete v kapitole Adresář-Poznámky Popis jednotlivých funkcí Parametry Dokladové řady Ve funkci vytváříte dokladové řady pro nabídky, oba druhy objednávek a reklamace. Ve funkci Přístupová práva/ Upřesnění může SPRÁVCE jednotlivým uživatelům přidělit číselné řady. Uživatelské názvy volitelných sestav Objednávky přijaté, vydané, nabídky a reklamace můžete tisknout 5 způsoby. Po instalaci jsou všechny způsoby identické. Pomocí návrháře sestav si můžete přizpůsobit tvar dokladu vlastním požadavkům. Provedete to následujícím způsobem: Aktivujete Návrhář sestav, zvolíte nabídku Otevřít libovolnou sestavu a otevřete soubor: 0 Pro objednávky přijaté: c:\winstrom\skl_data\ooh_nab1 až Ooh_Nab5. 1 Pro objednávky vydané: c:\winstrom\skl_data\odh_obj1 až Odh_Obj5. 2 Pro nabídky: c:\winstrom\skl_data\nab_nab1 až Nab_Nab5. 3 Pro reklamace: c:\winstrom\skl_data\rek_nab1 až Rek_Nab5. 4 Modifikujete tvar dokladu a v konfiguraci zapíšete jeho název, který se zobrazí v tiskové nabídce. Umožnit editaci pořadí položek Zaškrtnutím volby můžete měnit pořadí položek objednávek pomocí tlačítek v a ^. Přímá fakturace z objednávek přijatých (SQL data) Z objednávky přijaté je možné stisknutím tlačítka Fakturuj vytvořit vydanou fakturu. Na tomto místě je třeba nastavit základní parametry pro vytvoření faktury a výdejového dokladu Společné vlastnosti dokladů Vytvoření dokladu

155 Při založení nového dokladu v aktualizačním okně nejdříve vyplníte údaje z hlavičky (minimálně kód odběratele, resp. dodavatele). Stisknutím tlačítka Vytvořit doklad bude dokladu přiděleno číslo z příslušné dokladové řady. Objednávky jsou svojí skladbou podobné vydaným fakturám. V přístupových právech (tlačítko Upřesnit) můžete jednotlivým uživatelů určit povolené dokladové řady. Pro každý typ dokladu tak můžete vybranému uživateli přiřadit jednu dokladovou řadu, která se mu při práci v modulu automaticky nabídne. Přiřazením dokladových řad jednotlivým uživatelům eliminujete možnost omylu při výběru řady. Po této akci je zpřístupněna tabulka pro zadávání položek dokladu. Položky dokladu jsou, tak jak postupně vznikají, číslovány ve sloupci Pořadí. Pomocí tlačítek (šipky v ^ ) můžete pořadí položek na dokladu dodatečně změnit. Dokumentace Stisknutím tlačítka Dokumentace se otevře tabulka dokumentů přidělených danému dokladu. Jedná se o tabulku poznámek navázaných na dodavatele, resp. odběratele daného dokladu. Podrobný popis, viz modul Adresář, Poznámky Přijaté objednávky Otevře se hlavní aktualizační okno, ve kterém jsou soustředěny všechny potřebné funkce pro práci s přijatými objednávkami. V okně jsou objednávky vybrané dle podmínek zadaných ve výběrové liště okna. První dvě podmínky určují účetní období, rok a měsíc. Třetí podmínka určuje stav objednávky. Čtvrtá podmínka vymezuje autora dokladu. Například vidíte a můžete aktualizovat objednávky z roku 2005 (rok se shoduje s účetním rokem zadaným při vstupu do programu) a období je neomezeno. Stejné schéma je uplatněno u vydaných objednávek, nabídkách a reklamacích Nová přijatá objednávka Přijaté objednávky se skládají z hlavičky a položek. Při založení nového dokladu nejdříve vyplníte údaje z hlavičky (minimálně kód odběratele). Stisknutím tlačítka Vytvořit doklad bude dokladu přiděleno číslo z příslušné dokladové řady. Automatická generace zakázek V případě, že máte ve Specifikaci firmy (Hlavní menu / Parametry firmy) zaškrtnuté políčko Automaticky generovat zakázku z objednávky, jste při založení dokladu dotázáni, zda chcete současně s objednávkou založit i zakázku. Číslo zakázky je shodné s číslem objednávky.

156 Hlavička objednávky: Hlavička obsahuje tyto údaje: INFO Objednávka Datum přijetí - Datum, kdy obsluha přijala objednávku. Termín dodávky - Datum, kdy se předpokládá expedice k odběrateli. Firma Kód odběratele a jméno odběratele Odběratelské číslo V případě, že objednávka byla dodána písemnou formou, je zde číslo objednávky zákazníka. Odběratelské datum - Datum převzaté z došlé objednávky. Určení Místo určení Údaje slouží jako informace při fakturaci, popřípadě jako vstupní hodnoty do hlavičky faktur. Výhodou je, že zásadní věci ohledně fakturace se rozhodují při tvorbě objednávky dohodou s odběratelem a nedochází později k omylům. Ostatní Smlouva Forma úhrady Způsob dodání! pro fakturaci Můžete zde napsat texty, které se jako upozornění objeví při fakturaci. Objednávka Datum realizace - Datum, kdy byla objednávka nahrána do výdejky nebo do prodejního dokladu. Středisko, Zakázka Konstantní symbol Měna, Měna, ve které jsou uvedeny částky na položkách objednávky. Kurs Částka v Kč se přepočítává dle zadaného kurzu. Potvrzena/nepotvrzena

157 Stav objednávky Možnosti: HOTOVO, CASTHOTOVO, ZRUSENO. Objednávka se automaticky dostane do stavu HOTOVO nebo CASTHOTOVO, je-li realizována (částečně realizována), tj. nahrána do výdejového nebo prodejního dokladu. Sleva v % Kdo, klíče Zaznamenal Jméno, kdo objednávku zaznamenal (přijal). Stisknutím tlačítka? dostanete seznam uživatelů WinStromu, zadaný v hlavním menu Parametry firmy/přístupová práva uživatelů/upřesnit. Obchodník - Jméno obchodního zástupce, který objednávku získal. Vypracoval - Jméno, kdo vypracoval cenovou kalkulaci, respektive dokumentaci k objednávce. Výběrový klíč 1,2 - Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru. Před, za položky, Poznámka Text před položky Libovolný text bude tištěn v potvrzení objednávky před položkami 0 Pomocí tlačítka? můžete vložit standardní text z tabulky Obecné texty. Text za položky Libovolný text bude tištěn v potvrzení objednávky za položkami. 0 Pomocí tlačítka? můžete vložit standardní text z tabulky Obecné texty. Poznámka Můžete vložit krátký i libovolně dlouhý text. Objednávka číslo Číslo objednávky je tvořeno výběrem z příslušné dokladové řady Položky (obsah) přijaté objednávky: Položky se skládají z těchto údajů: Typ položky Podobně jako při tvorbě faktury, může mít objednávka 5 typů položek. Podrobné vysvětlení významu položek je ve vydaných fakturách.

158 0 A -... bez množství, B -... z ceníku, C -... kusová, D -... text, S -... ze skladu Kód zboží Vyplnění údajů je závislé na typu položky. Jedná-li se o položku z ceníku, je zde kód zboží z ceníku a jako pomocné okno se otevře Ceník. Pro skladovou položku je kód zboží doplněn kódem skladu, jako pomocné okno se otevře tabulka skladových karet. Pro ostatní typy položek je pomocné okno nepřístupné. Pro textovou položku je nepřípustný i vlastní údaj. Sklad Kód skladu pro skladovou položku. Číslo objednávky, Pořadí Vazební informace na hlavičku objednávky, ke které položka patří. Datum - Datum vzniku položky. Množství objednáno Objednané množství (v MJ) je možné "realizovat" postupně v několika fakturách. Cena za MJ Cena je automaticky doplněna z ceníku (katalogu) a respektuje pořadí ceny uvedené v adresáři u vybraného odběratele. Cenu můžete změnit. Při tvorbě faktury z této objednávky je cena přenesena do faktury. Cena je s DPH Zaškrtnete-li, vyplněná cena je s daní. Sazba DPH [%] Můžete změnit sazbu DPH, která je zadaná v ceníku. Sleva [%] Sleva udělená speciálně položce objednávky. Sleva bude uplatněna při fakturaci. Rezervovat? Přístupné pouze pro typ položky S ze skladu. Objednané zboží může být na skladu rezervováno nebo objednávka bude bez rezervace. Rezervace zboží bude automaticky zrušena po přenosu objednávky do faktury. Rezervované množství V případě rezervace zboží na skladě je zde uvedeno objednané množství. Název-Popis Libovolný popis. Program automaticky zapíše název zboží z ceníku, jedná-li se o ceníkovou, resp. skladovou položku. Text v jiném jazyce Stisknutím tlačítka 2,3 se přenese Popis 2, 3 z ceníku, jedná-li se ceníkovou nebo skladovou položku. Objednat u dodavatele Označení položky, zda má být požadované zboží objednané u dodavatele. Kód dodavatele Kód dodavatele zboží - nutný pro objednávku u dodavatele. Stav položky Automaticky doplňuje program. Nahrát do faktury Nastavením této hodnoty regulujete, zda má být položka při realizaci objednávky nahrána do faktury nebo je pouze informativní. 0 Následující čtyři údaje obsahují informace o vazbách, do kterých položka vstupuje během zpracování objednávky. Při tvorbě faktury můžete objednávku tzv. realizovat, čili kopírovat její obsah do faktury. Obdobně při tvorbě skladové výdejky, respektive převodky, můžete vydat obsah objednávky a aktualizovat stav skladu. Číslo výdejky Číslo výdejky, jež realizuje (odpovídá) položce objednávky. Číslo faktury Číslo výdejky, jež realizuje (odpovídá) položce objednávky. Množství realizováno Položka faktury, resp. výdejky nemusí realizovat požadované množství v MJ na položce objednávky. Údaj eviduje aktuálně realizované množství. Objednávka dodavateli Číslo vydané objednávky, která objednává zboží této položky. Kód zboží externí Zůstatek na kartě [MJ] Pro skladové položky dostáváte informaci o aktuálním stavu skladové karty v měrných jednotkách Výběrový klíč 1, 2

159 Služby položek přijaté objednávky Rezervace zboží na skladové kartě Funkce vám umožní rezervovat, resp. zrušit rezervaci zboží na skladě. Máte dvě možnosti. Buď rezervovat jenom jednu aktuální položku objednávky nebo všechny položky veškeré objednané zboží. Rezervovat můžete i v případě, že zboží není na skladě. K jeho prodeji může dojít pouze až po doplnění skladu na požadované množství. Tlačítko Označit Je li v parametrech firmy zaškrtnuta volba Ručně označovat položky přijaté objednávky pro fakturaci, pak tlačítko Označit umožní obsluze označit položku objednávky pro fakturaci. Označení je viditelné ve sloupečku Ozn.fak. Při tvorbě faktury z této objednávky budou akceptovány pouze označené položky Zruš objednávku Označit vybranou objednávku ZRUŠENO Hlavička i všechny položky objednávky jsou převedeny do stavu ZRUŠENO. Smazat vybranou objednávku Objednávka bude definitivně smazána bez možnosti návratu. Obnovit objednávku Funkce vrátí zpět "do hry" zrušenou objednávku včetně položek. Označit objednávku(zrušit označení) HOTOVO Objednávku, která nebyla uspokojena fakturací standardním způsobem (kopie objednávky do faktury), ale je již vyřízená, můžete touto funkcí přepnout do stavu HOTOVO, včetně všech jejích položek. Naopak objednávku která je ve stavu HOTOVO můžete vrátit do hry zrušením tohoto stavu Import EDI Program Winstrom umožňuje importovat objednávky přijaté v mezinárodním formátu EDI (Electronic data exchange). Podmínkou úspěšného exportu jsou správně vyplněné EAN kódy v adresáři a v ceníku. Po stisku tlačítka Import EDI vás program vyzve k zadání cesty k importním souborům. Po importu objednávky program nedovolí opakovat import stejné objednávky aby nedošlo ke zdvojení dat. Došlo-li během importu k chybě (výpadek počítače apod.) Je nutné nedokončenou objednávku smazat a import opakovat. INFO V případě, že program nenajde kód importované položky v ceníku, bude položka objednávky typu C, to znamená, že ji nebude možné vyskladnit. V textu této položky bude text Zboží není v ceníku Fakturuj objednávku Jen označit pro fakturaci V aktualizaci přijatých objednávek můžete označit objednávku slovem Fakturovat. Použitím stejné funkce bude označení zrušeno. Takto označená objednávka se stane součástí seznamu Co fakturovat?, který je přístupný ve funkci Vydané faktury/kopie/zobrazit seznam přijatých objednávek označených k fakturaci. Fakturovat Pro verzi SQL funkce umožňuje přímo ze zadané přijaté objednávky vygenerovat odpovídající vydanou fakturu. K provádění fakturace přímo z přijatých objednávek je nutno uživateli přiřadit příslušné právo v modulu Přístupových práv. V parametrech objednávek je nutné vyplnit příslušné hodnoty potřebné pro vlastní generaci vydané faktury. Jedná se o následující hodnoty: Typ dokladu pro fakturaci Typ dokladu pro zálohu Výdejová řada ze skladu Objednej Program automatiky vytvoří několik objednávek vydaných, které obsahují položky objednávky přijaté. Objednávek se vytvoří tolik, kolik je různých dodavatelů specifikovaných v položkách přijaté objednávky. Jestliže program najde neuzavřené vydané objednávky (není vyplněno datum Odesláno), nevytváří nové, ale využije stávající, dokud je obsluha neuzavře (nevyplní datum Odesláno) Vazby Program zobrazí všechny vazby na aktuální přijatou objednávku, tj. nabídky, vydané (dodavatelské) objednávky, faktury a skladové doklady Vydané objednávky Při založení nového dokladu v aktualizačním okně nejdříve vyplníte údaje z hlavičky (minimálně kód dodavatele). Stisknutím tlačítka Vytvořit doklad bude dokladu přiděleno číslo z příslušné dokladové řady.

160 Hlavička vydané objednávky Hlavička obsahuje tyto údaje: Objednávka Datum vystavení Datum, kdy obsluha vytvořila objednávku. Odesláno Datum, kdy objednávka byla odeslána odběrateli. Typ Zadáte typ dokladu z připravené nabídky: POPTAVKA, OBJEDNAVKA. Stav objednávky Možnosti-HOTOVO, CASTHOTOVO, ZRUSENO. Stav HOTOVO, CASTHOTOVO je automaticky doplněno programem při realizaci objednávky. Středisko, Zakázka Měna, Kurs Dodavatel Kód dodavatele, jméno dodavatele Místo určení Ostatní Objednávka, nabídka Vazba na nabídku, resp. přijatou objednávku, na kterou je vydaná objednávka navázána. Datum do příjemky Datum, kdy byla objednávka nahrána do příjemky. Příjemka Číslo příjemky, do které byla objednávka nahrána. Kdo, klíče Zaznamenal Jméno, kdo objednávku zaznamenal (přijal). Obchodník Jméno obchodního zástupce, který objednávku získal. Vypracoval Jméno, kdo vypracoval cenovou kalkulaci, respektive dokumentaci k objednávce. Výběrový klíč 1,2 Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru. Texty před položky, za položky, Poznámka Text před položky Libovolný text bude tištěn v potvrzení objednávky před položkami. 0 Pomocí tlačítka? můžete vložit standardní text z tabulky Obecné texty. Text za položky Libovolný text bude tištěn v potvrzení objednávky za položkami. 0 Pomocí tlačítka? můžete vložit standardní text z tabulky Obecné texty. Poznámka Číslo dokladu Číslo objednávky je tvořeno výběrem z příslušné dokladové řady Položky (obsah) vydané objednávky Položky vydané objednávky se z velké části shodují s položkami přijatých objednávek. Následující výčet obsahuje pouze rozdíly: Text z hlavičky Opis položky Poznámka-text z hlavičky objednávky. Původ objednání Program automaticky vyplňuje kód původu: 0 Nevyplněno... individuální objednávka, ODB...z přijaté objednávky, 1 LIM...analýza podlimitních zásob. Již došlo Kolik zboží již od dodavatele došlo. Právě došlo Dodavatel Kód dodavatele zboží

161 Tisknout v objednávce? Přepínač umožňující vyloučení tisku vybrané položky objednávky. Kód zboží externí Položky dodavatelské objednávky obsahují sloupec externí kód. Ten je vyplněn pouze v případě, kdy existuje ve specializovaném ceníku pro zadané zboží a vybraného dodavatele řádek obsahující externí kód, který používá váš dodavatel Export EDI Program Winstrom umožňuje exportovat faktury a objednávky vydané v mezinárodním formátu EDI (Electronic data exchange). Podmínkou pro možnost exportu je specifikace typu elektronické komunikace v adresáři firem, jak je vidět na následujícím obrázku. Pro samotný export dokladů je nutné definovat podmínku výběru Výběr pro export: FORMÁT EDI, program ukáže pouze faktury s odběratelem pro formát EDI, které ještě nebyli exportovány. Poté stisknete tlačítko EXPORT a zadáte jméno soubor, do kterého budou faktury transformovány Služby položek vydané objednávky Tlačítko Kopie Čtení přijatých objednávek. Program analyzuje přijaté (odběratelské) objednávky. Zboží od zadaného dodavatele je sumarizováno a poté nahráno do aktuální vydané objednávky. Množství objednaného zboží je "dorovnáváno" podle množství v balení (je-li v katalogu zadáno). Tvorba objednávky z podlimitních zásob -objednat do hodnoty MINUMUM ZÁSOB -objednat do hodnoty MAXIMUM ZÁSOB Program analyzuje karty zboží, jehož dodavatel je definován v hlavičce objednávky. Program eviduje předchozí nevyřízené objednávky podlimitu a akceptuje je při výpočtu objednávaného množství. Zároveň množství objednaného zboží "dorovnává" podle množství v balení (je-li v katalogu zadáno). INFO KVolba způsobu výpočtu podlimitních zásob. V konfiguraci skladu přibylo zaškrtávací tlačítko Podlimit karty počítat bez rezervovaného množství. Zaškrtnutím tohoto tlačítka oznamujeme systému, aby při určování podlimitních zásob hleděl na rezervované zboží, jako by již na skladu nebylo. Naproti tomu, nezaškrtnutím tlačítka požadujeme, aby systém při určování podlimitních zásob bral v úvahu i rezervované zboží, tj. musí počítat s jeho přítomností na skladu Zruš objednávku Zrušit vybranou objednávku Objednávka přejde do stavu ZRUŠENO. Obnovit objednávku Funkce vrátí zpět "do hry" zrušenou objednávku Nabídky Nabídky se skládají z hlavičky a položek. Při založení nového dokladu nejdříve vyplníte údaje z hlavičky (minimálně kód odběratele). Stisknutím tlačítka Vytvořit doklad bude dokladu přiděleno číslo z příslušné dokladové řady Hlavička nabídky: Hlavička obsahuje tyto údaje: Nabídka Číslo dokladu

162 Číslo nabídky je tvořeno výběrem z příslušné dokladové řady. 0 Možnost vytváření více variant k nabídkám (variantní nabídky) 1 Po zadání nabídky můžete pomocí tlačítka Kopie vytvořit novou (variantní) nabídku, která je od svého vzoru odlišena písmenem připojeným ke kódu nabídky, jinak je shodná se svým vzorem (např. k nabídce 1/02 postupně můžete vytvářet varianty 1/02/A, 1/02/B, atd. až do Z). Variantní nabídku můžete dále upravovat. Datum vystavení Odesláno Datum odeslání nabídky odběrateli. Stav Možnosti-EVIDOVÁNA, NABÍDNUTA, REALIZACE. Poptávka Zakázka, Středisko Měna, Kurs Dodavatel Kód dodavatele, jméno dodavatele Místo určení Ostatní Varianta k Číslo nabídky, ke které je aktuální nabídky variantou. Datum dodání Dohodnutý termín realizace. Číslo objednávky Číslo objednávky, do které je nabídka zkopírována, viz tlačítko Kopie. Kdo, klíče Zaznamenal Jméno, kdo objednávku zaznamenal (přijal). Stisknutím tlačítka? dostanete seznam uživatelů WinStromu, zadaný v hlavním menu Parametry firmy/přístupová práva uživatelů/upřesnit Obchodník Jméno obchodního zástupce, který objednávku získal. Vypracoval Jméno, kdo vypracoval cenovou kalkulaci, respektive dokumentaci k objednávce. Výběrový klíč 1,2 Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru. Texty před položky, za položky, Poznámka Text před položky Text za položky Poznámka Tlačítko kopie nabídky: Kopie do nové nebo existující přijaté objednávky Kopie do nové objednávky. Program vytvoří novou objednávku a přenese do ní odpovídající údaje. Přijatou objednávku pak můžete doplnit o další údaje. Kopií do existující objednávky můžete vytvořit přijatou objednávku z libovolného množství nabídek. Po této akci je číslo objednávky evidováno v poli Číslo objednávky. Načtení obsahu jiné nabídky Načtením jiné nabídky vytvoříte k ní novou variantu. Její číslo je v poli Varianta k Položky (obsah) nabídky: Položky nabídky se z velké části shodují s položkami přijatých objednávek. Následující výčet obsahuje pouze rozdíly: Tisknout v nabídce NE Položka je pro potřebu obsluhy, nebude tisknuta na nabídce Reklamace Reklamace se skládají z hlavičky a položek. Při založení nového dokladu nejdříve vyplníte údaje z hlavičky (minimálně kód firmy). Stisknutím tlačítka Vytvořit doklad bude dokladu přiděleno číslo z příslušné dokladové řady Hlavička reklamace: Hlavička obsahuje tyto údaje:

163 Datum Datum, kdy obsluha přijala reklamaci. Odesláno Datum odeslání reklamace. Stav Možnosti-EVIDOVÁNA, VYŘÍZENA. Typ Zadáte typ reklamace z připravené nabídky: ODBĚRATELE, DODAVATELI. Středisko, Zakázka Měna, Kurs Dodavatel Kód dodavatele, jméno dodavatele Místo určení Ostatní Reklamace Vazba mezi reklamacemi. Datum dodání Dohodnutý termín vyřízení reklamace. Co reklamováno Nejdříve určíte k jakému typu dokladu se reklamace vztahuje: Přijatá objednávka, Vydaná objednávka, Vydaná faktura. Z odpovídající tabulky pak vyberete požadovaný doklad. Kdo, klíče Zaznamenal Jméno, kdo objednávku zaznamenal (přijal). Stisknutím tlačítka? dostanete seznam uživatelů WinStromu, zadaný v hlavním menu Parametry firmy/přístupová práva uživatelů/upřesnit Obchodník Jméno obchodního zástupce, který objednávku získal. Vypracoval Jméno, kdo vypracoval cenovou kalkulaci, respektive dokumentaci k objednávce. Výběrový klíč 1,2 Kód z tabulky výběrových klíčů pro možnost výběru. Texty před položky, za položky, Poznámka Text před položky Text za položky Poznámka Položky (obsah) reklamace: Položky nabídky se shodují s položkami nabídek Objednávky přijaté, vydané, Nabídky, Reklamace položky Funkce umožňují analyzovat položky objednávek, nabídek a reklamací. Pomocí obecného dotazu si můžete sestavit libovolnou podmínku pro výběr položek Objednávky přijaté- servis Možnosti - výpočet realizovatelnosti nehotových objednávek Program přepočte hodnotu % realizovatelnosti u všech objednávek, které ještě nejsou realizovány. Je akceptován současný stav skladu a každá objednávka je posuzována samostatně bez vazby na ostatní objednávky. To znamená, že např. máte-li tři objednávky po 5 kusech zboží Z a na skladě je právě 5 kusů zboží Z, je každá ze tří objednávek 100% realizovatelná. Dojde-li ke změně stavu skladu, není již % realizovatelnosti aktuální a výpočet musíte zopakovat. Rezervace - přepočet rezervací na kartách Program přepočte rezervaci všech karet dle nehotových objednávek. Obdobně jako u % realizovatelnosti jsou jednotlivé objednávky posuzovány samostatně. Ověření stavu - Objednat u dodavatele Program aktualizuje hodnotu údaje Objednat u dodavatele na položkách objednávek. Funkce má význam spustit po výpadku počítače, kdy může dojít k disproporcím v této hodnotě. Ověření stavu Hotovo, Částečně hotovo Zakázky Podrobný popis viz modul Účetnictví.

164 Archiv Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce WinStromu Internetové obchody Podrobné informace o této funkci jsou v kapitole Internetový obchod.

165 WINSTROM modul DROBNÝ MAJETEK 11. Drobný majetek 11.1 Úvod Modul je určen pro evidenci drobného majetku, který je možné při nabytí zcela odepsat. Pro označení drobného majetku se používá zkratka DM. Základním identifikátorem DM je desetimístné inventární číslo. Majetek je možno charakterizovat i druhem, který umožňuje zařadit DM do skupin podle jejich věcného charakteru či způsobu použití. Pro lokalizaci DM jsou k dispozici tři úrovně zařazení. Je na uživateli, zda tyto úrovně využije. Nejnižší úrovní je místnost. Podle místností je také možno vytvářet inventurní sestavy. Další úrovní je tzv. sekce. Sekci je možné charakterizovat jako skupinu místností stejného nebo podobného charakteru. Nejvyšší úrovní je objekt. Členění by mělo dávat ucelený přehled o umístění DM Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je hlavní okno modulu Drobný majetek.. Pomocí šipek nebo myši si vyberete požadovanou funkci a klávesou ENTER nebo dvoj-klikem myši tuto funkci aktivujete 11.3 Popis jednotlivých funkcí Předkontace Pro správné zaúčtování DM máte možnost vytvořit tabulku předkontací - souvztažností a každému DM přisoudíte kódy z této tabulky. DM bude potom zaúčtován způsobem definovaným v této tabulce. Každému DM přisuzujete tři předkontace. První je předkontace pro přijetí DM, druhá předkontace je určena pro jeho odpisování, třetí pro zaúčtování vyřazení daného DM. Funkce umožňuje standardním způsobem aktualizovat tabulku předkontací. Tabulka předkontací DM obsahuje tyto údaje Kód předkontace Znaky jsou automaticky konvertovány na velká písmena. Tabulka je setříděna vzestupně podle tohoto kódu. Pomocí tohoto kódu přisoudíte DM danou předkontaci. Druh dokladu. Vyberete si libovolný druh dokladu, který byl definován v účetnictví. Název předkontace Libovolný text pro přesný popis. Číslo účtu MÁ DÁTI Číslo účtu DAL Čísla účtů jsou kontrolována oproti účetní osnově v účetnictví. Při stisku klávesy F2 nebo tlačítka? máte možnost číslo účtu vybrat z vašeho účetního rozvrhu. Popis Příklady předkontací pro zaúčtování Drobného hmotného investičního majetku

166 Zařazení DM do evidence Příklad předkontace: Druh dokladu... Vámi zvolený Účet MD Účet DAL Odpisy DM Příklad předkontace: Druh dokladu... Vámi zvolený Účet MD Účet DAL Vyřazení DM z evidence Příklad předkontace: Druh dokladu... Vámi zvolený Účet MD Účet DAL Seznam místností a objektů Funkce vám umožní definovat polohu DM ve vaší firmě. Obecně se firma může skládat z objektů, objekt může být dělen na jednotlivé sekce. Každá sekce může být dělena na nejmenší elementy - místnosti. Do tabulky minimálně zadejte místnosti, které využijete při inventuře. Tabulka obsahuje dva údaje: Místnost/sekce/objekt Kód Místnosti /sekce/ objektu může být sestaven z libovolných pěti znaků. Malá písmena jsou automaticky konvertována na velká. Program zajišťuje jedinečnost kódu. Popis Seznam druhů drobného majetku Funkce vám umožní rozlišit DM v přehledu podle účelu nebo podle funkce daného předmětu. Obvykle se majetek dělí na hmotný a nehmotný. Tabulka obsahuje dva údaje: Druh DM Druh DM může být sestaven z libovolných pěti znaků. Malá písmena jsou automaticky konvertována na velká. Program zajišťuje jedinečnost kódu. Popis Uživatelské sazby odpisů V programu drobný majetek máte možnost odepisovat evidované předměty několika způsoby: 1. Odepsat 100% při zařazení do databáze. Odpis bude nahrán do účetnictví do stejného období jako datum zařazení. 1. Odepsat 50% při zařazení a 50% při vyřazení. 1. KDefinovat individuální sazbu odpisu. Jestliže zvolíte tuto variantu, pak je odepsána první část při zařazení. V dalších letech jsou odpisy nahrávány do účetnictví vždy ke 12 měsíci. Jak budete drobný majetek odepisovat, je dáno kódem sazby z této tabulky. Při instalaci programu jsou v tabulce následující tři sazby: nevyplněno % při zařazení STO % při zařazení PUL... 50% při zařazení a 50% při vyřazení Při aktualizaci tabulky musíte vyplnit následující údaje: Kód sazby Při zařazení nového majetku pak musíte zadat kód sazby odpisu. Jestliže jste převzali data z předchozích verzí, nebude tento kód vyplněn. To znamená, že platí 100% odpis při zařazení. % odpisu Popis Vstup a aktualizace drobného majetku

167 Funkce umožňuje standardním způsobem aktualizovat tabulku DM. Můžete zde přidávat DM do tabulky, modifikovat a doplňovat jednotlivé údaje. DM obsahuje tyto údaje: Inventární číslo Inventární číslo jednoznačně určuje drobný majetek. INFO Program kontroluje jeho jednoznačnost a nabízí vždy o 1 zvýšené nejvyšší inventární číslo. Zatřídění Název Číslo dokladu Datum zařazení Datum, kdy byl majetek zařazen do tabulky databáze. Pořizovací cena Cena drobného majetku v okamžiku jeho pořízení. Středisko Druh DM Místnost. Sekce Objekt Výrobní číslo Odpovědná osoba Předkontace zařazení Předkontace určuje, jak bude majetek zaúčtováno v okamžiku svého zařazení do tabulky. Období, do kterého bude nahrán tento účetní případ, je dáno datem zařazení. Majetek je zúčtováván sumárně podle středisek. Předkontace odpisu Předkontace určuje jak bude zaúčtován odpis majetku. Odpisy jsou zúčtovávány sumárně podle středisek. Odpisová sazba Zde zapíšete kód z tabulky uživatelských sazeb odpisů. Zůstatek začátek roku Zůstatek po odpisu

168 INFO Datum vyřazení Vyřazeno Předkontace vyřazení Vyřadit do operativní evidence Zvolíte-li kód ANO bude vyřazený DM ve funkci Převod dat do nového roku přeřazen do operativní evidence. Je potřeba rozlišovat mezi vymazáním DM a zrušením. Jestliže vymažete DM z databáze, pak je záznam o tomto DM ze souboru vymazán. Jestliže DM zrušíte, pak záznam v databázi zůstává, ale je označen slovem VYŘAZEN. Podrobněji v následující kapitole Filtr - přehledy drobného majetku dle výběru Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout drobný majetek v účetní evidenci podle vámi specifikovaných kritérií. Majetek můžete vybírat podle více kriterií. Pro některé údaje, jako je např. Inventární číslo, Datum zařazení, Pořizovací cena a Místnost, můžete zadat požadovaný interval hodnotami od - do. Můžete tak například získat přehled o majetku, který byl zařazen v době od - do. Jestliže chcete zobrazit majetek, jehož inventární čísla začínající číslem 1až 5, pak vyplníte odpovídající hodnoty od - do takto: Inventární číslo od: 1 do: 5 Můžete tak definovat rozsah zobrazení, aniž by bylo nutné zadat celá inventární čísla. Stejným způsobem lze vybrat majetek podle druhu nebo umístění v místnostech. Jestliže chcete zobrazit pouze majetek v jedné místnost, pak uvedete v rozsahu místností OD DO stejný kód. Například můžete zobrazit na obrazovce nebo vytisknout všechen drobný majetek, které byly přijat mezi daty a a nepřevyšují částku 500 Kčs. V podmínce výběru lze také zadat pořadí, podle kterého bude majetek v tabulce setříděn. Můžete si tak např. vybrat majetek jednoho druhu, který bude setříděn podle inventárních čísel. Vybraný majetek se zobrazí v tabulce, odkud jej můžete vytisknout nebo zobrazit na obrazovce, viz menu Služby / Tisk. Před zobrazením si ještě můžete vybrat způsob zobrazení z několika tiskových sestav. Například majetek lze tisknout po místnostech s tím, že za každou místnost bude sumarizace pořizovací ceny. Přehledy pro jednotlivé místnosti můžete tisknout na samostatné listy. Obdobným způsobem můžete tisknout majetek tříděný a sumarizovaný dle jednotlivých druhů Vyřazení drobného majetku V tabulce drobného majetku se pohybujete standardním způsobem. Vybraný DM vyřadíte stisknutím tlačítka Vyřazení aktuálního DM. Zobrazí se okénko Drobný majetek - vyřazení, ve kterém doplníte Předkontaci vyřazení a Datum vyřazení. Předkontace určuje, jak bude do účetnictví nahrán účetní případ vyřazení DM. Také máte možnost zaškrtnout přepínač Vyřazení do operativní evidence. Je-li políčko zaškrtnuto, je vyřazený DM při přechodu na nový rok zapsán do operativní evidence. Vyřazení DM máte možnost zrušit pomocí tlačítka Zpět. Vyřazený DM bude označen klíčovým slovem VYRAZEN a nebude již dále započítáván do přehledů. Jestliže byl DM odepisován více let a ještě není zcela odepsán, budou do účetnictví po vyřazení nahrány dva účetní případy: 1. "Do odepsání" zůstatkové hodnoty 1. Samotné vyřazení Funkce pro usnadnění vkládání údajů. Údaje z karty DM lze kopírovat do další karty a pro následně přidávaný záznam DM lze nastavit způsob opakování údajů. INFO Pokud zvolíte formát inventárních čísel, např.: ŽIDLE 001 nebo STŮL 001, program při kopii automaticky pokračuje v aktuální řadě čísel, tzn. že nabídne inventární číslo ŽIDLE 002 atd Kopie aktuálního záznamu DM. V menu Aktualizace je funkce Kopie věty. Spuštěním této funkce vytvoříte kopii aktuálního DM, na kterém stojí řádkový kurzor. Můžete tak rychle založit nový DM pouhou změnou datumu pořízení nebo jiného údaje (program sám zvýší inventární číslo o 1) Operativní evidence Funkce umožňuje standardním způsobem aktualizovat tabulku drobného majetku zařazeného do tzv. operativní evidence. Do operativní evidence můžete majetek přímo zadávat nebo sem vstupuje vyřazený majetek z hlavní účetní evidence při přechodu na nový rok. Majetek zařazený do operativní evidence nevstupuje do účetnictví a proto se u něj na rozdíl od účetní evidence nezadávají žádné údaje potřebné pro odpisování Filtr - přehledy operativní evidence dle výběru Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout drobný majetek v operativní evidenci podle vámi specifikovaných kritérií.

169 Jak je majetek nahráván dat do účetnictví Před účetním zpracováním jsou do účetnictví přenášeny následující údaje podle těchto pravidel: Při zařazení majetku Pořizovací cena je nahrána do období data zařazení s předkontací zařazení. Odpisy majetku Do účetnictví s předkontací odpis se nahrávají odpisy v závislosti na kódu odpisových sazeb: Kód sazba STO 100% pořizovací ceny je nahráno do období data zařazení. Kód sazba PŮL 50% pořizovací ceny je nahráno do období data zařazení, zbylých 50% při vyřazení majetku. Odpisová sazba zadaná uživatelem První odpis je nahrán do období data zařazení. Ostatní odpisy do 12. /posledního / období v roce. Při vyřazení majetku S předkontací vyřazení je nahrána do účetnictví pořizovací cena majetku. Dále je nahrána do účetnictví zůstatková cena majetku s předkontací odpis. To vše do období vyřazení Konec roku - převod drobného majetku do nového roku Kompletní seznam drobného majetku je vždy vázán na konkrétní rok. Na konci roku je potřeba aktivovat tuto převodovou funkci, která vytvoří seznam DM v novém roce. Při převodu jsou pro odpisovaný DM vypočteny zůstatkové ceny v novém roce. Do nového roku je převáděn pouze majetek, který nebyl ve starém roce vyřazen. Majetek ve stavu VYRAZEN zůstává ve starém roce. Majetek vyřazený do operativní evidence je při převodu zapsán do této evidence a nevstupuje již do nového roku.

170 WINSTROM modul DLOUHODOBÝ MAJETEK 12. Dlouhodobý majetek 12.1 Úvod Modul umožňuje vést evidenci hmotného i nehmotného investičního majetku a provádět jeho odpisování v souladu se zákonem. Investiční majetek se dále označuje zkratkou IM. Modul umožňuje výpočet odpisů ve dvou režimech: Účetní (ekonomické) odpisy Výši odpisu si volíte podle vašich potřeb a zkušeností. U účetních odpisů máte možnost vypočítat jejich roční i měsíční výši. Měsíční odpisy můžete nahrávat každý měsíc do účetnictví. Odpisy by měly odrážet reálnou situaci ve vaší firmě. Výši účetních odpisů můžete volit pro každý rok jinou. Daňové odpisy Daňové odpisy jsou dány odpisovou skupinou, do které je IM zařazen.tabulku těchto skupin najdete ve funkci Odpisové skupiny. Ke každému IM je veden odpisový plán zvlášť pro každý rok. Tato vlastnost umožňuje prohlížet a tisknout kartu IM s přehledem, jak byl IM v jednotlivých letech odpisován účetně i daňově. Program umožňuje zobrazit na obrazovce nebo vytisknout na tiskárně odpisy pro všechny IM. Odpisy jsou sumovány na střediska a podle předkontace odpisu. Na konci roku převedete letošní odpisový plán do nového roku. V novém roce můžete modifikovat procento účetního odpisu podle svých potřeb. Daňový odpis je vypočten podle příslušnosti k odpisové skupině. Program umožňuje také majetek vůbec neodepisovat nebo si zvolit i výši daňových odpisů (v nutných případech - např. u leasingové firmy) Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je hlavní okno modulu Investiční majetek. V okně jsou v přehledné formě umístěny všechny funkce modulu ve tvaru přepínacích tlačítek. Pomocí šipek nebo myši si vyberete požadovanou funkci a klávesou ENTER nebo dvoj-klikem myši tuto funkci aktivujete Popis jednotlivých funkcí Předkontace Pro správné zaúčtování pohybů IM /zařazení IM, zúčtování odpisů a vyřazení IM/ musíte vytvořit tabulku předkontací /souvztažností/ a každému IM přisoudíte kódy z této tabulky. Tabulka předkontací obsahuje tyto údaje: Kód předkontace Znaky jsou automaticky konvertovány na velká písmena. Pomocí kódu přisoudíte IM danou předkontaci - souvztažnost. Kód druhu dokladu

171 Druh dokladu /chápaný stejně jako druh dokladu v účetnictví/ charakterizuje, zda se jedná o zařazení nebo o odpis nebo o vyřazení IM. Vyberete si libovolný druh dokladu definovaný v účetnictví. Název předkontace Libovolný text pro přesný popis. Číslo účtu MÁ DÁTI Číslo účtu DAL Čísla účtů jsou kontrolována oproti účetní osnově v účetnictví. Při stisku klávesy F2 (nebo stisknutí pomocného tlačítka s?) máte možnost číslo účtu vybrat z vašeho účetního rozvrhu. Tabulka předkontací se edituje standardním způsobem. Je možné přidat předkontaci a měnit údaje u libovolné předkontace. Není ale možné měnit kód již existující předkontace. Příklad předkontace: Zařazení IM do evidence Účet MD , Účet DAL Odpisy IM Účet MD , Účet DAL Vyřazení IM z evidence Účet MD , Účet DAL Seznam místností, sekcí a objektů Funkce umožní definovat polohu IM ve vaší firmě. Obecně se firma může skládat z objektů, objekt může být dělen na jednotlivé sekce. Každá sekce může být dělena na nejmenší elementy - místnosti. Tabulka obsahuje dva údaje : Místnost/sekce/objekt Kód místnosti, sekce nebo objektu může být sestaven z libovolných pěti znaků. Malá písmena jsou automaticky konvertována na velká. Program zajišťuje jedinečnost kódu. Popis Seznam druhů investičního majetku Funkce umožní rozlišit IM v přehledu podle účelu nebo podle funkce daného předmětu. Obvykle se majetek dělí na hmotný a nehmotný. Tabulka obsahuje dva údaje: Druh IM Druh IM může být sestaven z libovolných pěti znaků. Malá písmena jsou automaticky konvertována na velká. Program zajišťuje jedinečnost kódu. Popis Odpisové skupiny Funkce umožňuje standardním způsobem aktualizovat tabulku odpisových skupin. Odpisová skupina je v tabulce jednoznačně určena kódem skupiny. Každému IM musí být přiřazen kód odpisové skupiny, který určuje výpočet daňových odpisů. Tabulka obsahuje údaje, které určují roční odpisové sazby pro rovnoměrné, zrychlené a měsíční odpisování. Jedná se o následující údaje: Kód skupiny Kód jednoznačně určuje odpisovou sazbu. Způsob odpisování Můžete zvolit mezi rovnoměrným a zrychleným a měsíčním odpisováním. Popis Text s podrobným popisem. Doba odpisování Počet roků odpisování v dané skupině. Koeficient nebo % v 1. roce V závislosti na tom, jedná-li se o rovnoměrný nebo zrychlený odpis, je zde uvedeno procento nebo koeficient, který určuje odpisování v prvním roce. Koeficient nebo % v dalších letech Procento nebo koeficient, který určuje odpisování v dalších letech. Koeficient pro zvýšenou vstupní resp. zůstatkovou cenu Procento nebo koeficient, který určuje odpisování pro zvýšenou vstupní cenu Vstup a aktualizace investičního majetku Na obrazovce se zobrazí aktualizační okno obsahující tabulku investičního majetku. V tabulce jsou uloženy kmenové údaje, které popisují majetek v okamžiku jeho založení do databáze a v průběhu

172 odepisování se již nemění. Investiční majetek má následující údaje: Odpovědná osoba Inventární číslo Inventární číslo jednoznačně určuje investiční majetek. INFO Program kontroluje jeho jednoznačnost a nabízí vždy o 1 zvýšené nejvyšší inventární číslo. Název Číslo dokladu Datum zařazení Datum, kdy byl majetek zařazen - zapsán do databáze a od kterého se budou vypočítávat odpisy. Začátek účetního odpisu, Začátek daňového odpisu Pořizovací cena Cena majetku v okamžiku jeho pořízení (nákupu) - na počátku jeho odpisování. Způsob pořízení Odpisová skupina Skupina, která řídí odpisování majetku. Druh majetku Místnost, Sekce, Objekt Výrobní číslo Předkontace zařazení Předkontace určuje, jak bude majetek zaúčtován v okamžiku svého zařazení. Období, do kterého bude nahrán tento účetní případ, je dáno datem zařazení. Předkontace odpisu Předkontace určuje jak bude zaúčtován odpis majetku. Odpisy jsou zúčtovávány sumárně podle středisek. Středisko Datum vyřazení

173 Prázdné datum znamená, že majetek není vyřazen, v opačném případě se jedná o datum ve kterém došlo k vyřazení majetku. Cena při vyřazení Způsob vyřazení Předkontace vyřazení Změna odpisové skupiny: Rok změny Rok, ve kterém došlo ke změně odpisové skupiny. Nová odpisová skupina Zařazení částečně odepsaného majetku. Stáří při zařazení /roky/ Počet roků, které byl majetek již odepisován předtím než byl zařazen do databáze WinStromu. Účetní zůstatek, Daňový zůstatek V případě zařazení již částečně odepsaného majetku zde uvedete účetní a daňový zůstatek na počátku roku. V případě, že zařazujete majetek, který již byl v minulých účetních obdobích odepisován (např. při pořizování souboru), je nutno si uvědomit, že oprávky předmětu se rovnají rozdílu pořizovací a zůstatkové ceny předmětu (zůstatek účetní v informaci o odpisech). Shoda daňového a účetního odpisu Dlouhodobý majetek Zde zadáte, zda se jedná o shodu mezi účetním a daňovým odpisem IM. V případě, že účetní odpis je různý od daňového, zadejte ještě procenta pro samostatný účetní odpis. V seznamu volíte z klíčových slov: Účetní = Daňové Shoda účetního a daňového odpisu. Různé Různé - 1. rok poměrné Jestliže IM byl zakoupen v lednu nebo předchozí rok, pak výše měsíčního odpisu je 1/12 roční hodnoty V případě, že byl IM zakoupen v "N-tém" měsíci aktuálního roku, pak měsíční odpis v tomto roce může být počítán dvojím způsobem: 1. měsíční hodnota odpisu = roční odpis / (12-N+1) 1. měsíční hodnota odpisu = roční odpis / 12 Pro první způsob volíte klíčové slovo Různé. Pro druhý způsob, který zachovává poměrný odpis i v prvém roce odpisování, zvolíte klíčové slovo Různé - 1. rok poměrné. To znamená, že roční odpis je rozložen na počet zbývajících měsíců v roce /od měsíce zařazení včetně/. Různé - 1. rok poměrné + vyřazení poměrné Výběrové klíče 1 a 2 Poznámky Filtr - přehledy investičního majetku dle výběru Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout investiční majetek podle vámi specifikovaných kritérií obdobným způsobem jako u drobného majetku. Majetek můžete vybírat podle více kriterií. Pro některé údaje, jako je např. Inventární číslo, Datum pořízení, Pořizovací cena a Místnost můžete zadat požadovaný interval hodnotami od - do. Můžete tak například získat přehled o majetku, který byl pořízen v době od - do. V podmínce výběru lze také zadat pořadí, podle kterého bude majetek v tabulce setříděn. Můžete si tak např. vybrat majetek jednoho druhu, který bude setříděn podle inventárních čísel. Vybraný majetek se zobrazí v tabulce, odkud jej můžete vytisknout nebo zobrazit na obrazovce. Před tiskem si lze ještě vybrat jeden z následujících způsobů zobrazení: Měsíční odpisy investičního majetku Stav investičního majetku Seznam investičního majetku Přehled zvýšení ceny investičního majetku Přehled odpisů investičního majetku Opis karty investičního majetku Funkce dává přehled o účetních i daňových odpisech. Odpisy jsou sumovány podle středisek a podle předkontace odpisu. Výstupy z této funkce jsou i podkladem pro vstup do cizích účetních systémů Detail Ke každému IM jsou ještě připojeny dvě samostatné tabulky. V první tabulce Odpisy je ke každému majetku sledován odpisový plán, tj. odpisy majetku v jednotlivých letech. Pro každý rok, ve kterém byl majetek odepisován je do tabulky Odpisy přidána věta, která charakterizuje odpis majetku v daném roce.

174 V druhé tabulce Zvýšení ceny pak můžete ke každému IM průběžně zadávat zvýšení vstupní, resp. zůstatkové ceny Odpisový plán majetku - tabulka Odpisy Tabulka dává dokonalý přehled o odpisech majetku v jednotlivých letech. Tabulku s odpisovým plánem aktuálního investičního majetku zobrazíte z menu Služby / Detaily nebo pomocí tlačítka Detaily v tlačítkové liště okna. Každému roku, ve kterém byl majetek odepisován, přísluší jedna řádka tabulky: Rok Kalendářní rok, ke kterému se daný odpis vztahuje. Stáří - Počet odepsaných let Daňový zůstatek na začátku roku Daňový odpis Kč Účetní zůstatek na začátku roku Účetní odpis Kč Účetní odpis % Letos zvýšení Celkem zvýšení Účetní odpisy v jednotlivých měsících roku Údaje v tabulce Odpisy vyplní program sám na základě již zadaných údajů nebo při výpočtu odpisů. Tabulka dává dokonalý přehled o tom, jakým způsobem byl majetek v jednotlivých letech odepisován. Nahrát do účta zařazení Při pořizování dat můžete rozhodnout, zda je žádoucí nahrát do účetnictví zařazení investičního majetku do evidence nebo ne. To se týká položek, které jsou již účetně evidovány na příslušných účtech a nyní teprve vstupují do evidence v modulu Investiční majetek Uživatelská změna odpisů Jak je uvedeno výše program vypočte roční odpis a z něho jednotlivé měsíční odpisy. Chcete-li hodnoty odpisů v určitém roce změnit, pak stisknete v tabulce odpisů tlačítko Změna v požadovaném roce. Zaškrtnutím volby Uživatelský odpis vám program zpřístupní hodnoty ročních a měsíčních odpisů. Tlačítko Rozpustit provede výpočet ročního odpisu do měsíčních. Tlačítko Sečíst pracuje opačně.

175 NÁMĚTUživatelská změna odpisů vám umožní také pozastavit odpisy pro vybraný rok. Pozastavení provedete stejně jako změnu s tím rozdílem že do hodnoty odpisu zadáte nulu Tlačítko Vypočti odpis Po stisku tlačítka je znovu vypočten odpis aktuálního majetku v aktuálním roce. Opětovný výpočet je nutný po smazání nebo nechtěné změně odpisu v daném roce Zvýšení ceny Pomocí této funkce definujete zvýšení vstupní ceny investičního majetku k libovolnému datu. Každé zvýšení vstupní ceny je nahráno do účetnictví do období, do kterého zvýšení vstupní ceny náleží. Od tohoto období jsou také vypočteny nové odpisy. V tabulce investičního majetku se pohybujete standardním způsobem. Pro vybraný IM stisknete tlačítko Zvýšení ceny. Zobrazí se tabulka Investiční majetek - zvýšení ceny, do které můžete zakládat nebo opravovat jednotlivá navýšení ceny k danému investičnímu majetku. Po zvýšení vstupní ceny je nutné nahrát data do účetnictví včetně období, ve kterém k navýšení došlo. Tabulka obsahuje následující údaje: Datum zvýšení Datum, kdy došlo ke zvýšení vstupní ceny. O kolik Kč O kolik se zvyšuje vstupní cena, program sám sčítá všechna zvýšení a přičítá je k pořizovací ceně. Poznámka Libovolná poznámka. Předkontace zvýšení Předkontace pro nahrání zvýšení ceny do účetnictví. Na následujícím příkladě je ukázáno zvýšení vstupní ceny v dubnu a v říjnu jednoho roku: Pořizovací cena Kč Datum pořízení Odpisová skupina... R1 V roce 1997 odepsáno Kč V roce 1998 bude odepisováno Kč každý měsíc do té doby, než je zvýšena vstupní cena. Následující tabulka ukazuje, jak budou nahrávány odpisy do účetnictví v jednotlivých měsících. Měsíc Měsíční odpis Ten rok odepsáno Zvýšení ceny Roční odpis , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , INFO Zvýšení vstupní ceny se projeví v období zvýšení a dále. Odpisy jsou vypočteny tak, aby jejich suma byla rovna celkové částce ročního odpisu Vyřazení dlouhodobého majetku V tabulce dlouhodobého majetku se pohybujete standardním způsobem. Vybraný IM vyřadíte stisknutím tlačítka Vyřazení. Vyřadit můžete celý majetek nebo jeho část. Plné vyřazení Zobrazí se okénko Investiční majetek - vyřazení, ve kterém doplníte následující údaje: Datum vyřazení Předkontace vyřazení Tato předkontace určuje, jak bude zaúčtováno vyřazení majetku z účetní evidence ve výši pořizovací ceny včetně zvýšení. Způsob vyřazení Libovolný text upřesňující způsob vyřazení majetku. Částka pro odepsání zůstatku

176 Program automaticky vyplní zůstatkovou cenu majetku, tj. zůstatek na začátku letošního roku mínus 1/2 ročního odpisu. V případě, že částku změníte, vznikne rozdíl, který je třeba samostatně zaúčtovat, viz předkontace rozdílu. Předkontace zůstatku Předkontace pro částku odepsání zůstatku. Předkontace rozdílu mezi zůstatkem a částkou pro odepsání V případě, že částku pro odepsání zůstatku změníte a bude různá od zůstatkové ceny, je třeba vzniklý rozdíl zaúčtovat pomocí této předkontace. Předkontace určují, jak bude do účetnictví nahrán účetní případ vyřazení IM. Vyřazení IM máte možnost zrušit pomocí tlačítka Zpět. Vyřazený majetek poznáte podle vyplněného data vyřazení. Příklad: Prodáte automobil se zůstatkovou cenou Kč za Kč. Částka Kč je zúčtována pomocí Předkontace zůstatku a zbylých Kč nahrajete do účetnictví pomocí Předkontace rozdílu mezi zůstatkem a částkou pro odepsání. Částečné vyřazení Zobrazí se okénko Dlouhodobý majetek částečné vyřazení, ve kterém doplníte následující údaje: Na rozdíl od plného vyřazení, kdy není majetek odepisován můžete vyřadit pouze jeho část a pokračovat v odepisování Funkce pro usnadnění vkládání údajů. Údaje z karty IM lze kopírovat do další karty a pro následně přidávaný záznam IM lze nastavit způsob opakování údajů. Kopie aktuálního záznamu IM. V menu Aktualizace je funkce Kopie věty. Spuštěním této funkce vytvoříte kopii aktuálního IM, na kterém stojí řádkový kurzor. Můžete tak rychle založit nový IM pouhou změnou datumu pořízení nebo jiného údaje (program sám zvýší inventární číslo o 1) Způsob nahrání dat do účetnictví Do účetnictví jsou generovány odpisy investičního majetku podle zadaných předkontací. Jsou sumovány všechny odpisy IM podle středisek a podle předkontace odpisu a pro tyto sumy jsou v účetnictví generovány jednotlivé účetní případy. Kdy není nahrán odpis investičního majetku do zvoleného období: 1. Datum zařazení spadá do pozdějšího období, než jaké je nahráváno. 1. Datum vyřazení spadá do předchozího období, než jaké je nahráváno. Dále jsou do účetnictví nahrávány účetní případy zařazení IM. Jedná se o majetek, jejichž datum zařazení spadá do zvoleného období. V případě, že byl v daném období IM vyřazen, pak je nahrán účetní případ vyřazení Konec roku Funkce přenáší odpisové plány investičního majetku do dalšího roku. Jedná se o aktualizaci tabulky Odpisy, která ke každému majetku obsahuje informace o odpisech v jednotlivých letech, viz funkce Vstup a aktualizace.im. V okamžiku převodu do nového roku je do této tabulky ke každému IM přidána nová věta se způsobem odpisování v následujícím roce. Funkci můžete použít opakovaně. Starý převod je vždy nahrazen novým.

177 WINSTROM DODATEK 13. Dodatek 13.1 SQL dotazy (pro SQL) Díky technologii SQL má WinStrom schopnost vytvořit libovolný pohled na vaše data. Můžeme s mírnou nadsázkou říci, že neexistuje požadavek, který by nebylo možné splnit. Ke každému modulu si můžete vytvořit nebo nechat vytvořit libovolné množství SQL dotazů, které vybírají, třídí a do tabulek zobrazují požadované informace vybrané z libovolných tabulek databázového serveru nebo jejich libovolných kombinací. Téměř neomezené možnosti jsou dány vlastnostmi SQL příkazu SELECT s možností zadat parametry výběru. WinStrom SQL tak dostává otevřený prostředek pro uživatelem definovaný výběr informací z uložených dat. Obr.4b Ke standardním přehledům, které jsou součástí WinStromu, tak můžete vytvářet další obecné dotazy, jež můžete parametrizovat zadáním až 15 různých hodnot (účetních období, datumů, středisek, zakázek apod.). Příkladem je kumulovaný přehled dlužníků sumarizovaný do sloupců po splatnosti 7,30,60,90,180,360 a více dnů. Pomocí Internetu nebo jiného média dostanete Vámi specifikovaný dataz ve formě textového soboru (SQL příkaz SELECT), který načtete do tabulky obecných dotazů. Časem tak vznikne seznam dotazů, který bude přístupný na Internetu. Postup při rozšíření tabulky obecných dotazů 1. Definujete požadavek. 1. Pomocí Internetu (nebo jiného média) dostanete soubor obsahující překlad vašeho dotazu do jazyka SQL. 1. Aktivujete nabídku Kumulované přehledy. 1. Ve stromu v levé části okna rozevřete Obecné dotazy stiskem Vyberete modul, kam obecný dotaz náleží. 1. KV nabídce Soubor vyberete Přidat obecný dotaz. 1. V okně pro přidání dotazu stisknete tlačítko Načtení dotazu ze souboru a vyberete daný soubor. 1. Uložíte dotaz. 1. Dvojklikem na dotaz v pravé tabulce okna WinStrom se zobrazí datové okno s výsledem. Pokud dotaz vyžaduje zadání parametrů, otevře se nejdříve okno, ve kterém můžete zadat až 15 různých parametrů dotazu. 1. Tlačítkem Tiskárna můžete tabulku tisknout ve formátu dodaného formuláře.

178 13.2 Evidence pošty Vedení knihy došlé a odeslané pošty usnadní dohledání veškeré firemní korespondence. I zde je možnost přiložení externího dokumentu, viz dále Aktualizace Objeví se standardní tabulka, kde evidujete došlou nebo odeslanou poštu. Chcete-li provést výběr podle libovolného kritéria, aktivujte tlačítko nebo nabídku Podmínka výběru. Tabulka pošty obsahuje následující položky: Pořadí Automaticky generované pořadí podle poslední zadané hodnoty (může také obsahovat písmena). Číslo jednací Datum Zodpovědná osoba Popis Typ Došlá obyčejně, došlá doporučeně, odeslaná... Kód adresy Máte-li odesílatele či příjemce v adresáři, stačí zadat kód a zbytek je doplněn automaticky. Jméno Ulice Město PSČ Stát Kontaktní osoba Složka (adresář), kde je uložena dokumentace Cesta k aplikaci pro otevření dokumentace Tlačítka Otevřít dokumentaci Je-li vyplněno pole Složka (adresář), kde je uložena dokumentace, stiskem tohoto tlačítka aktivujete program který je ve Windows asociován s tímto souborem (např. Word s koncovkou souboru.doc. nebo.rtf) nebo program, který je zadán v poli Cesta k aplikaci pro otevření dokumentace.!! Cesta k dokumentu nesmí obsahovat mezery. (mezera je programem interpretována jako oddělovač jednotlivých parametrů při aktivaci prohlížeče) 13.3 Distribuce dat (uzel centrum), importy Vlastnosti a možnosti služby Služba distribuce nabízí následující funkce: Standardní distribuce dat mezi instalacemi WinStromu Import z jiných datových struktur Zákaznický import Standardní distribuce dat mezi instalacemi WinStromu Přenos dat mezi počítači umožňuje pořizování dat na různých počítačích nezapojených ON-LINE do lokální počítačové sítě. Pomocí funkcí v tomto modulu můžete přenášet data z jednotlivých uzlů do centra a naopak z centra do uzlů. Předpokladem je shodná definice kmenových údajů /shodná účtová osnova, druhy dokladů, střediska atd. /. Přenos je možný pomocí disket, různých médií pro archivaci nebo pomocí Internetu. Přenos dat nalezne uplatnění například ve firmách s několika provozními jednotkami dislokovanými na území celé republiky v tzv. uzlech, kde si pořizují účetní doklady, a jedním centrem, kde se sbíhají všechny účetní podklady a zpracovává se účetnictví podniku jako celku. Přitom si každá jednotka může kdykoliv, nezávisle na centru, vytvořit vlastní účetní uzávěrku a má okamžitý přehled o svém hospodaření. Chcete-li využít funkci Distribuce dat (uzel, centrum), importy musíte zakoupit distribuovanou verzi programu WIN-STROM. Distribuce dat pro formát SQL K přenosu dat mezi jednotlivými pracovišti uzly a centrem se využívá tzv. replikační systém SQL-serverů. Tento systém provádí zabezpečený přenos dat mezi jednotlivými severy. Replikační systém automaticky zajišťuje, že se z uzlů do centra a zpět přenášejí pouze změny nastalé od předchozího přenosu, jejichž přijetí je cílovou databází zpětně potvrzeno. Pro přenos je možno vedle

179 klasických médií využít i služby Internetu s automatickým nastavením času přenosu. Dle požadavků uživatele je možné sestavit speciální replikační schéma, které zajišťuje přenos požadovaných dat mezi SQL servery. Import (export) datových struktur Stále více požadavků na přenos dat mezi WinStromem a jinými aplikacemi řeší plně definovatelný nástroj Import/export dat. Zákaznický import Funkce umožňuje vyvolat specializovaný import dat, který byl vytvořen na zvláštní objednávku uživatele WinStromu. Vlastnosti specializovaného importu je nutné dojednat s distributorem programu. Výběr funkce z hlavního okna modulu Modul Distribuce dat spustíte v hlavním menu ve skupině Moduly. Na obrazovce se zobrazí hlavní okno modulu.. Pomocí šipek nebo myši si vyberete požadovanou funkci a klávesou ENTER nebo tlačítkem Spustit tuto funkci aktivujete. Před vstupem do modulu musíte v hlavním menu, ve skupině Parametry firmy / Specifikace firmy určit, pracujete-li v uzlu nebo v centru. Jste-li v centru, zaškrtnete přepínací tlačítko Centrum, automaticky se vyplní kód CENTR. Pracujete-li v uzlu, zadáte vlastní pětiznakový kód uzlu, který je jedinečný v celém distribučním schématu Popis distribuce pro formát dat DBF Obr Výběr souborů určených pro přenos Na obrazovce se zobrazí okno obsahující přepínací tlačítka pro soubory, které můžete přenášet mezi jednotlivými uzly a centrem. Pracujete-li v uzlu, vyberete si zaškrtnutím soubory, které budete přenášet z uzlu do centra. Stejným způsobem si v centru nastavíte soubory, které budete přijímat z uzlu. Budete-li přenášet faktury z uzlu do centra a jejich úhrady zpět z centra do uzlu, musí být tyto faktury na obou stranách zaškrtnuty, tj. v uzlu i v centru. Stisknutím tlačítka Uložit, se vaše volba uloží a zůstane (až do další změny) v platnosti pro následující přenosy Výstup dat z uzlu do centra

180 Obr.62 Z uzlu do centra budou přenášeny pouze soubory, které jste si vybrali ve funkci Výběr souborů určených pro přenos. Funkce je přístupná za podmínky, že pracujete v uzlu. Na obrazovce se zobrazí okno, kde zadáte datum a hodinu od kdy chcete přenášet účetní doklady z uzlu do centra. Z vybraných souborů se pro přenos vybírají pouze ty věty - doklady, které byly změněny po zadaném datu včetně. Obvykle zadáte datum o jeden den vyšší než bylo datum posledního přenosu. Máte-li potřebu přenášet data do centra vícekrát během dne, můžete určit i hodinu. Do centra pak budou přenášeny pouze doklady, ve kterých došlo ke změně v daný den po zadané hodině včetně a samozřejmě ve všech dnech následujících. Tím, že se nepřenášejí mezi uzlem a centrem všechny věty z daného souboru, ale pouze věty, které byly změněny od posledního přenosu, dochází k podstatné redukci objemu přenášených dat. Okno dále obsahuje tabulku všech doposud realizovaných přenosů s kódem uzlu, datem a časem přenosu. Dostáváte tak přehled o tom, kdy byly realizovány jednotlivé přenosy. To Vám umožní volit čas přenosu tak, aby doklady nebyly zbytečně přenášeny vícekrát, případně aby nezůstávaly nepřenesené doklady. Vlastní přenos spustíte stisknutím tlačítka Přenos. Jako první se objeví dialogové okno, ve kterém zvolíte paměťové medium, do kterého budou uloženy přenášené soubory. Můžete zvolit disketovou mechaniku nebo složku - adresář na pevném disku. Způsob uložení přenášených dat je shodný s ukládáním dat ve funkci Archivace a obnovení dat. Pro kontrolu se ještě zobrazí okno se seznamem všech souborů určených pro přenos. Po stisknutím tlačítka OK je realizován vlastní přenos vybraných dokladů Příjem dat z uzlu do centra Úkolem této funkce je na centrálním počítači přijmout data z uzlu. Opět se zobrazí okno, které obsahuje tabulku všech doposud realizovaných příjmů na straně centra. Po stisknutí tlačítka Příjem se podobně jako u výstupu dat z uzlu zobrazí dialogové okno, ve kterém zvolíte přenosové medium - disketovou mechaniku nebo adresář, ve kterém jsou připraveny data z uzlu. Budete-li číst data z adresáře na pevném disku, musíte nejdříve vnějšími prostředky zajistit fyzický zápis dat z uzlu do tohoto adresáře. Pro vlastní přenos dat z uzlu do adresáře v centra se dnes nabízí celá řada řešení, jako je spojení počítačů pomocí modemu nebo využitím globálních sítí, např. Internetu a nových možností systému Windows. Po zobrazení okna se seznamem přenášených souborů se rozběhne vlastní přenos. Většina souborů se při příjmu v centru chová standardním způsobem. Výjimku tvoří přenos účetních případů z modulu Účetnictví a skladových karet z modulu Sklad. Standardní přenos Jednotlivé doklady, jako např. faktury nebo pokladní doklady, jsou jednoznačně určeny svým interním číslem, viz interní číslo faktury. Pokud stejný doklad v centru neexistuje, je do odpovídajícího souboru zapsán. Jestliže již doklad v centru existuje a datum jeho poslední změny je nižší než v centru,

181 dochází k porovnání obsahu obou dokladů. Liší-li se doklady v důležitém údaji, jako je např. celková částka na faktuře, jste na tuto skutečnost upozorněni ve zvláštním okně. Rozdílné hodnoty jsou označeny hvězdičkami. V tomto okně jsou také tlačítka, které vám umožní zakázat či povolit zápis do centra, ukončit přenos celého souboru nebo naopak dokončit přenos, aniž byste byli nadále upozorňováni na rozdíly. Poněkud přísnější podmínky pro zápis do centra jsou v případě, že datum změny dokladu v centru je vyšší než u dokladu, který přichází z uzlu. Liší-li se navíc oba doklady v částce, je zápis do centra zakázán. Změna v důležitém údaji v centru byla v tomto případě provedena až po změně v uzlu. Změny v rozúčtování přijatých faktur a pokladních dokladů, jsou považovány za důležitou změnu. Nestandardní přenosy Skladové karty z modulu Sklad se do centra zapisují vždy bez ohledu na datum a čas změny. Zcela odlišně se zpracovávají účetní případy z modulu Účetnictví. Pro výstup a příjem účetních případů je rozhodné pouze zadané období a nikoliv čas změny a přenosu. Z uzlu do centra se přenášejí všechny účetní případy zadané v daném období. To, že daný účetní případ přišel z uzlu poznáte podle kódu modulu - tzv. subsystému, který má hodnotu C. Doklady, které z nějakého důvodu nebyly zapsány do centra, zůstávají zachovány v pracovním adresáři a příjem do centra můžete pro tyto doklady znovu opakovat Výstup dat z centra do uzlu Funkce je přístupná pouze v centru. Výstup dat z centra pracuje obdobným způsobem jako z uzlu s tím rozdílem, že realizuje pouze úhrady přijatých a vydaných faktur. Budete-li přenos úhrady používat, ověřte si, že máte faktury zaškrtnuty v okně Výběr souborů určených pro přenos. Do centra přijde z uzlu neuhrazená faktura. V centru je tato faktura uhrazena a informace o úhradě se vrací zpět do uzlu. Obdobně jako při výstupu dokladů z uzlu jsou zde vybírány pouze faktury, jejichž datum úhrady je vyšší než zadané datum. Opět tak máte možnost volbou datumu výrazně redukovat objem přenášených dat. Navíc z centra vystupují pouze údaje, které souvisí s vlastní úhradou faktur. Jedná se o datum úhrady, číslo dokladu, částku již uhrazeno a stav faktury. Z centra je možné ovládat přístup v uzlech do jednotlivých období pomocí nabídky Parametry firmy-manažer zpracování. Zakážete přístup do modulu v libovolném období. V souborech určených pro přenos zaškrtnete Z centra do uzlu manažer zpracování dat. Po každém přenosu do uzlu bude aktualizováno nastavení Manažer zpracování Příjem dat z centra do uzlu Příjem dat z centra do uzlu pracuje obdobným způsobem jako z uzlu do centra s tím rozdílem, že realizuje pouze úhrady přijatých a vydaných faktur. Do faktur v uzlu je zapisována jejich úhrada, která byla realizována v centru Popis distribuce pro formát dat SQL Distribuci dat mezi jednotlivými SQL servery firmy SyBase zajišťuje nástroj SQL Remote. SQL Remote je založen na replikaci tzv. zpráv (messages) a nevyžaduje pevné spojení mezi servery. SQL Remote implementuje transakční replikace a využívá informace uložené v transakčních souborech (soubory s příponou *.log a *.mlg). Výměnu dat pomocí zpráv zajišťuje samostatná aplikace, tzv. agent zpráv (message agent).!! Nastavení replikace, přesněji replikačního schématu a jeho uložení do databáze je činnost, která může mít za následek změnu uložených dat a je třeba ji provádět maximálně opatrně nebo její provedení svěřit distributorovi programu. Před nastavováním replikace musíte nejprve v hlavním menu Parametry firmy / Specifikaci firmy / Distribuce dat označit, zda se jedná o centrální počítač (tzv. konsolidovanou databázi), popř. zda se jedná o uzlový počítač (vzdálenou databázi). V případě uzlového počítače musíte zadat i kód uzlu, který je jedinečný v celém replikačním schématu. Doporučujeme jednotlivé uzly očíslovat a kódy volit 01,02,03, Výběr souborů určených pro přenos Winstrom SQL podporuje standardně dva druhy replikací : Standardní obousměrná replikace Jednosměrná replikace po modulech Po zvolení požadované replikace se zobrazí okno pro zadání vlastností replikace. Tento formulář se vyplňuje jak na straně uzlu, kde se definuje jaká data se budou posílat do centra, tak na straně centra, kde se definuje jaká data se budou přijímat z jednotlivých uzlů. To znamená, že v centru postupně zaregistrujete všechny uzly, které se zúčastňují replikace (viz Postup registrace níže) Standardní obousměrná replikace Obousměrnost této standardní replikace spočívá v tom, že centrum přijímá faktury (vydané, přijaté) z uzlu a zpět do uzlu posílá případné změny v těchto fakturách nebo jejich úhradu. (Pokud ve formuláři pro nastavení replikace nezaškrtnete přenos faktur, tak k obousměrné replikaci nedochází a přenáší se jen ostatní data, u nichž není standardně požadován obousměrný přenos). Při přenosu

182 faktur mezi uzlem a centrem může dojít k tzv. konfliktu, tj.k současné změně faktury v centru i v uzlu. Pokud k takovému konfliktu dojde, je jako primární (korektní) považována změna v centru, která je promítnuta zpět do uzlů. Záznamy o konfliktech jsou zapisovány do tabulky konfliktů, jejíž obsah si můžete prohlédnout (v hlavním okně distribuce je tlačítko Konflikty) Jednosměrná replikace po modulech Jednosměrná replikace byla vytvořena na základě požadavku nahlížet do dat ostatních uzlů. Jednosměrná replikace nahrazuje přenášení databází mezi jednotlivými uzly Postup nastavení a registrace uzlu : Pokud máte ve Specifikaci firmy správně nastavené centrální a uzlové databáze, tak můžete přistoupit k registraci uzlů. Ve formuláři nastavení replikace postupujte následovně : Tlačítkem Přidat uzel si uvolníte vstup do polí formuláře. Kód uzlu Pokud jste v uzlu, tak se v poli Kód uzlu vyplní kód uzlu zadaný ve specifikaci firmy. Pokud jste v centru (konsolidační databáze), tak do tohoto pole zadáte jméno uzlu, které jste před tím nastavili v daném uzlu a které chcete na centru zaregistrovat. Popis uzlu Informační text. Protokol V poli zvolíte jeden z komunikačních protokolů pro realizaci replikace (FILE,SMTP). Adresa centra a Adresa uzlu Pokud jste zvolili Protokol: FILE, tak do polí Adresa centra a Adresa uzlu zadáte adresář včetně plné cesty (např. C:\SQLDATA\FIRMASQL), kde je uložena replikující databáze (resp. adresář, kde jsou umístěny transakční logy). 0 Při spuštění replikace v uzlu replikační agent předpokládá, že přišla zpráva (message) z centra, která je umístěna v adresáři uzlu. Zpráva se realizuje nad databází uzlu, tj. změny realizované v centru se provedou i v uzlu. Posléze replikační agent vytvoří zprávu (message), jež obsahuje změny realizované v uzlu. Zpráva se umístí do adresáře centra. 1 Při spuštění replikace v centru se předpokládá, že přišly zprávy (messages) z uzlů, která jsou umístěny v adresáři centra. Tyto zprávy se realizují nad databází centra, tj. změny realizované v uzlech se provedou i v centru. Posléze replikační agent vytvoří zprávu (message), jež obsahuje změny realizované v centru. Zpráva se umístí do adresářů uzlů, viz předchozí zadání. Obecně tak platí, že databáze (centrální) očekává zprávy od ostatních replikujících databází ve vlastním adresáři a rozesílané zprávy ostatním databázím umisťuje do adresářů těchto databází. 2 Pokud jste zvolili SMTP protokol, tak do adres centra a uzlu zadáte patřičné ové schránky a replikační agent se vás při prvním spuštění replikace (viz níže), dotáže na další potřebné parametry (adresa POP serveru, SMTP serveru, hesla atd.). Replikovat po Pole slouží k zadání časového intervalu, ve kterém se automaticky spouští replikační agent. Zadáte-li např. hodnotu 05:00, bude se po prvním spuštění (funkcí Výdej a příjem dat) automaticky aktivovat replikační agent každých 5 hodin. Pokud časový interval neurčíte (v poli zůstane hodnota 00:00), můžete replikaci spustit kdykoliv funkcí Výdej a příjem dat. Zaškrtnutím požadovaných přepínacích tlačítek zvolíte, jaká data chcete replikovat. Pracujete-li v uzlu, vyberete si zaškrtnutím soubory, které budete přenášet z uzlu do centra. Stejným způsobem si v centru nastavíte soubory, které budete přijímat z uzlu. Budete-li přenášet faktury z uzlu do centra a jejich úhrady zpět z centra do uzlu, musí být tyto faktury na obou stranách zaškrtnuty, tj. v uzlu i v centru. Na konec stisknete tlačítko Registruj uzel a zadaná replikace se uloží do databáze. Na Centru můžete registrovat více uzlů, jejich seznam je v pravé části okna. Registrovaný uzel v seznamu uzlů můžete odstranit stiskem tlačítka Odebrat uzel. Chcete-li replikaci po uložení do databáze změnit, stiskněte tlačítko Změna nastavení Program se zeptá, jestli jste si skutečně jisti, že chcete nastavení replikace změnit. Změnu provádějte jen v případě, že uzly si s centrem vyměnily všechna změněná data a žádné další změny v uzlech ani v centru neprobíhají. Stisknutím tlačítka se otevřou pole nastavení replikace, která můžete změnit a replikaci opět uložit do databáze Vlastní spuštění replikace :!! Replikace, přesněji replikační agenti se spouští pouze na počítači, na kterém běží databázový server SQL, ne na koncové stanici, jež je k serveru pouze připojena. Replikační agenti jako samostatná aplikace běží na SQL serveru. Replikace se zahajuje zpravidla v uzlu (v uzlu pustíte funkci Výdej a příjem dat). Při spuštění replikace v uzlu replikační agent předpokládá, že přišla zpráva (message) z centra, která je umístěna v adresáři uzlu nebo si ji přečte z ové adresy. Zpráva se realizuje nad databází uzlu, tj. změny realizované v centru se provedou i v uzlu. Posléze replikační agent vytvoří zprávu (message), jež obsahuje změny realizované v uzlu. Zpráva se umístí do adresáře centra nebo se odešle na zadanou ovou

183 adresu.. Potom spustíte funkci Výdej a příjem dat v centru a tak stále dokola. Pokud jste nastavili replikaci na každých např. 05:00 hodin, tak spustíte funkci Výdej a příjem dat pouze jednou na každé straně, v uzlech a v centru. Replikační agent si již další výměnu dat řídí sám v zadaných časových intervalech (po 5 hodinách). Jestliže je běh replikačních agentů z nějaké vnější příčiny zastaven, můžete jej opět spustit funkcí Výdej a příjem dat. Při volbě replikovat na vyžádání musí obsluha sama vždy spustit replikaci, tj. funkci Výdej a příjem dat Import z jiných datových struktur Stále více požadavků na přenos dat mezi WinStromem a jinými aplikacemi řeší plně definovaný nástroj Import/export dat. Podporované jsou textové soubory s oddělovačem nebo s pevnou délkou (*.txt, *.csv). Předpisy importů do programu WinStrom. Kód Jednoznačný kód pro identifikaci předpisu importu. Do/z tabulky Zadání tabulky WinStromu, které se import/export týká (výběr ze seznamu). Zdroj/cíl dat (*.txt) Cesta k souboru z/do kterého se bude importovat/exportovat. Oddělovač Mezera, středník, řízeno délkou polí, v souboru, řízeno délkou polí v tabulce WinStromu. Sloupce Vyplníte funkcí volanou tlačítkem Sloupce. Relační import Vyplníte pouze v případě specializovaného importu do vydaných faktury včetně jejich položek. Délky sloupců U oddělovače typu 3 vyplníte funkcí volanou tlačítkem Sloupce. 0 U oddělovače typu 4 zadáte ručně. Typy sloupců Vyplníte funkcí volanou tlačítkem Sloupce. Použít před importem převodník Jméno převodníku Jméno programu, který předpřipraví data. Zdroj dat (*.txt) Cesta k primárnímu souboru, ze kterého se bude importovat. Délky sloupců U oddělovače typu 3 zadáte ručně. Oddělovač Mezera, středník, řízeno délkou polí v souboru. Malý příklad importu do ceníku: Ve složce C:\ZdrojCeniku\ existuje soubor MujCenik.txt ve kterém jsou následující 3 věty. AUTO;Automobil BMW turbo;990000; MOTO;motorka JAWA;15000; KOLO;Horské kolo;25000; Tabulku vyplníte následujícím způsobem: Kód-Cenik1, Do tabulky-vydané faktury,ceník, Zdroj-C:\ZdrojCeniku\MujCenik.txt, Oddělovač-Středník, Sloupce-Kod;TE1;CE1 Stiskem tlačítka Importovat uvedená data importujete do ceníku. Stiskem Import zpět je import zrušen. Stiskem tlačítka Exportovat je obsah ceníku z WinStromu exportován do souboru C:\ZdrojCeniku\MujCenik.txt Zákaznický import Funkce umožňuje vyvolat specializovaný import dat, který byl vytvořen na zvláštní objednávku uživatele WinStromu. Možnosti je nutné dojednat s distributorem programu.

184 Winstrom modul PÉČE O DATABAZI 14. Údržba SQL databáze Platné pro formát dat SQL V kmenovém adresáři (obvykle c:\winstrom) jsou dva programy WstKonfig.exe a WstKonfig.exe. Program WstKonfig je určen pro zálohování a údržbu SQL databáze. Pomocí tohoto prostředku je možné provádět velice závažné operace s databázovými soubory, tj. hlavně s transakčními logy, což je základ bezpečného a správného chodu celého systému. Z tohoto důvodu by tento nástroj měl používat jen uživatel, který byl důkladně poučen o jeho možnostech a důsledcích jím provedených operací. Doporučujeme program spouštět jen na serveru, nebo na takovém počítači, který má neomezený přístup k souborům databáze a může zde vytvářet a mazat soubory a adresáře. Pomocí programu WstKonfig můžete provádět údržbu transakčních logů, provést jednorázovou archivaci SQL databáze a nastavit parametry pro automatickou zálohu SQL databáze. Vlastní automatickou archivaci provádí program WstArchiv. Program WstArchiv musíte umístit do Naplánovaných úloh a tím zajistit jeho automatické spouštění Automatické zálohování Pomocí programu WstKonfig nastavíte systém automatických záloh databáze SQL, tj. vytvoříte záznam s požadovanými parametry pro zálohu a samotný WstArchiv zařadíte do seznamu naplánovaných úloh v operačním systému. Postup nastavení automatického zálohování : 1. Spustíte si WstKonfig umístěný v programovém adresáři programu (c:\winstrom). 1. Z nabídky programu vyberete volbu Nastavení. Zobrazí se okno s jednotlivými nastaveními automatického zálohování. 1. Přidáte nový záznam. 1. Vyplníte požadované údaje a uložíte. 1. Přidáte WstArchiv do seznamu naplánovaných úloh. Okno nastavení obsahuje následující údaje: Databáze - jméno databáze, kterou chceme zálohovat. Server - jméno SQL serveru, na kterém je databáze spuštěna. Cesta k *.db - adresářová cesta k *.db souboru databáze. Zálohovat kam Adresářová cesta k adresáři, kde se mají udržovat automatické zálohy (WstArchiv si v tomto adresáři vytvoří svou adresářovou strukturu pro jednotlivé zálohy) Co s tr. logem pro automatickou zálohu nepřístupné (standardně zachovat log). Po dnech Po kolika dnech se má spouštět automatická záloha (v seznamu naplánovaných úloh doporučujeme spouštět WstArchiv každý den v xx:xx hodin.). Počet záloh Kolik záloh včetně nové se má udržovat v zálohovacím adresáři (starší zálohy jsou automaticky odmazány). INFO Pokud z hlavní nabídky programu zvolíte volbu Archivace, pak se provede spuštění zálohy, jako kdyby se spustila záloha z naplánované úlohy Operace s transakčními logy Pomocí programu WstKonfig můžete provádět operace s transakčními logy. Transakční logy jsou soubory, do kterých se zaznamenávají veškeré změny provedené nad databází. SQL server pracuje se dvěma tr. logy. Hlavním uloženým v souboru s příponou log a záložním (zrcadlovým) s příponou mlg. V průběhu používání WinStromu transakční logy rostou a musí se tzv. udržovat. Transakční logy ochraňují kmenovou databázi před ztrátou dat v případě poruchy. Nezastupitelnou roli mají v systému s replikací dat, kde udržují změny přenášené na další servery. Následuje postup, jak provádět údržbu transakčních logů :!! Zajistěte, aby před spuštěním operace nebyl k databázi nikdo jiný přihlášen. 1. Spustíte si program WstKonfig umístěný v programovém adresáři programu (c:\winstrom). 1. Z nabídky programu vyberete volbu Nastavení a vyberete si (nebo vytvoříte viz výše) záznam o databázi, s jejímiž logy chcete pracovat (pro tyto operace stačí vyplnit pouze pole Databáze a Server).

185 1. Stisknete tlačítko Údržba transakčních logů a po přečtení zprávy zkontrolujete, zda jste k databázi přihlášeni jako jediný uživatel. Nabídka akcí pro nedistribuované systémy : Kompletní záloha se zachováním tr. logů Provede se záloha jak *.db souboru, tak tr. logu (*.log). Kompletní záloha s vytvořením nových tr. logů a zachováním starých Viz Nabídka akcí pro distribuované systémy. Kompletní záloha s vytvořením nových tr. logů bez zachování starých Provede se záloha jak *.db souboru, tak tr. logu (*.log). Původní tr. log je nahrazen novým tr. logem. Vytvoření nových tr. logů neprovede se záloha databáze, jen staré logy jsou nahrazeny novými. INFO U nedistribuovaných systémů může při vytváření nových logů (*.log, *.mlg) zůstat i log původní, jehož jméno je složeno ze samých číslic. Tento log může být vymazán. Nabídka akcí pro distribuované systémy : Kompletní záloha se zachováním tr. logů Provede se záloha jak *.db souboru, tak tr. logu (*.log). Kompletní záloha s vytvořením nových tr. logů a zachováním starých Provede se záloha jak *.db souboru, tak tr. logu (*.log). Stávající tr. log je uložen do adresáře Old_Log\ a je vytvořen nový tr. log, který se nachází na místě původního logu. Starý tr. log je zachován z důvodů informace, jež je využívána replikačním systémem. Po poskytnutí všech potřebných informací ho systém sám vymaže. Záložní tr. log *.mlg je ukládán do adresáře Old_Mlg\, ale o jeho odstranění se musí postarat správce systému. Zvolením požadované operace začne její vykonávání (postupujte dle zobrazovaných instrukcí).!! Operace s transakčními logy provádějte s co největší pozorností a raději si před těmito operacemi proveďte kompletní zálohu databáze (u distribuované verze zajistěte i aktuální zálohy všech databází v replikačním systému). V případě ztráty dat v transakčním logu může dojít k vážnému ohrožení celého systému a replikačního zvlášť. Pokud máte aktuální zálohy, tak se můžete v případě problémů vrátit k aktuální záloze a požadovanou operaci s tr. logem provést znovu.

186 WINSTROM - modul VÝROBA 15. Výroba 15.1 Vlastnosti a možnosti modulu Modul WinStrom - VÝROBA je stejně jako ostatní moduly integrovanou součástí ekonomického systému WinStrom. To znamená, že kromě způsobu ovládání sdílí s WinStromem i veškerá účetní data (zakázky, ceníky, skladové karty apod.) a má úzké vazby na modul sklad, objednávky, fakturaci a mzdovou agendu. Modul VÝROBA umožňuje ukládat, zpracovávat a vyhodnocovat údaje popisující průběh výrobního procesu. Modul slouží pro zadávání, plánování a kalkulaci výrobních zakázek počínaje definicí jednotlivých výrobků, strukturovaných kusovníků, generace a sledování výrobních čísel, zadání konstrukční a technologické dokumentace, porovnání plánovaných a skutečných nákladů a účetní rekapitulace rozpracované výroby. Výroba pracuje výhradně s databází SQL. Strukturovaný kusovník Modul VÝROBA používá pro přehledné zobrazení a práci s údaji finálního výrobku tzv. strukturovaný kusovník, v němž jsou opticky znázorněny hierarchické vazby od finálního výrobku směrem ke skupinám a jejich podskupinám bez omezení počtu noření (hladin). Skupiny se dle typu dělí na polotovary - montážní skupiny, externí dodávky a materiálové vstupy. Každé skupině ze strukturovaného kusovníku výrobku je možné přiřadit technologický postup s detailně popsanými výrobními operacemi. Výrobní operace mají vazbu na pracoviště, výrobní zařízení - stroj a výrobní přípravek. Operace jsou časově normovány s udáním jednotkové ceny a s možností tuto cenu rozdělit na energie, režijní a mzdové náklady. Standardní výrobní operace je možno uchovávat v číselníku výrobních operací. Skupina může mít další vazby na výkresovou dokumentaci nebo technické zprávy aj. Disponuje-li Vaše stanice příslušným programem na zpracování takovéto dokumentace, je možné s dokumenty okamžitě pracovat (prohlížet je nebo editovat). Celé výrobky včetně strukturovaného kusovníku můžete volně kopírovat a přiřazovat k jednotlivým zakázkám. Výrobní čísla Každý výrobek je možné zatřídit do skupiny výrobků a dle počtu výrobků v zakázce pak vygenerovat odpovídající počet výrobních čísel s možností pořízení dodatečných záznamů o servisní činnosti, reklamacích a jiných, časově identifikovaných údajů. Pro každé zatřídění, tj. pro každou skupinu výrobků lze nadefinovat samostatnou řadu výrobních čísel. Program zamezí duplicitě a udržuje kontinuitu takto vzniklé řady výrobních čísel. Cenové kalkulace, porovnávání plánu a skutečnosti Pro finální výrobek i pro každou skupinu z jeho strukturovaného kusovníku můžete určit plánovanou cenu, která se skládá z vlastní jednotkové ceny a z ceny technologických operací potřebných na montáž skupiny. Pro polotovar, který má další podskupiny, je vlastní cena určena cenou těchto podskupin. Program pak snadno vypočte plánované ceny skupin, výrobků, náhradních dílů a celé zakázky dle objednaných počtů. Pro porovnání plánovaných a skutečných nákladů slouží přehled, který na jedné straně uvádí materiálové a ostatní náklady plánované na všechny výrobky na danou zakázku. Druhá strana výkazu pak obsahuje skutečné náklady naběhlé na zakázku vyjádřené položkami z ostatních modulů účetního systému WinStrom, tj. z modulu Sklad, Přijaté faktury, Pokladna, Mzdy a Kniha jízd. Rozpracovanost výroby a Odváděcí výkaz výroby Rozpracovanost výroby lze sledovat dvojím způsobem. Jednak zaznamenáváním průběhu výroby jednotlivých skupin a podskupin pomocí momentálně realizovaných množství v příslušných skupinách s možností finančního vyjádření a procenta rozpracovanosti. Dále pak pomocí odváděcího výkazu, který obsahuje informace o rozpracovanosti jednotlivých zakázek výroby. Číselníky Modul Výroba dále disponuje číselníky pracovišť, výrobních zařízení-strojů, výrobních operací, přípravků, zatřídění, technických výkresů a obecných výrobních dokumentů. Ostatní číselníky pak sdílí stejně jako další moduly s účetním systémem WINSTROM. Výstupní sestavy Jednotlivé agendy výroby lze tisknout v mnoha různých podobách, např. jako postupové listy s detaily popisujícími jednotlivé operace z technologického postupu a s možností záznamu o skutečně realizované výrobě, přehledy potřebných materiálů nebo nákladové sestavy včetně popisu rozpracovanosti výrobku.

187 15.2 Popis jednotlivých funkcí Před rutinním provozováním modulu VÝROBA je vhodné vyplnit následující nastavení a číselníky. Pak založit zakázku a definovat výrobky pro tuto zakázku Pracoviště Pracoviště je výrobní jednotka, na které je možno provádět jisté technologické operace. Pracoviště může obsahovat více zastupitelných strojů. Každé pracoviště musí být identifikováno v poli Kód pracoviště jednoznačným, nejlépe zkráceným názvem. Nelze proto vložit více pracovišť se shodným kódem. V poli Popis můžete uvést celý oficiální název pracoviště nebo jiné upřesňující údaje až do délky textu 255 znaků. V poli Poznámka je možné vložit obsáhlejší text s doplňujícími informacemi o pracovištích v délce 500 znaků. V těchto polích lze formátovat napsaný text pomocí klávesy Enter, která rozdělí text na více řádků Stroje výrobní zařízení V případě potřeby můžete obdobným způsobem založit i číselník strojů. Každý stroj je nutné v programu opatřit kódem, tj. jednoznačným identifikátorem. Dále si můžete nepovinně v dalších polích uvádět informace o typovém označení, pracovišti, výrobci a servisu. Pracoviště lze volit z již naplněného číselníku pracovišť. V poli Poznámka je vhodné uvádět technické parametry charakteristiky, rozměry a podobné údaje Výrobní operace Číselník výrobních operací eviduje standardní operace včetně jejich časové náročnosti a finančního ocenění. Operaci přiřaďte příslušné pracoviště, případně stroj, na kterém se operace provádějí a přípravek, který je třeba při operaci použít. Pro konstrukci jednotkové ceny operace vyplňte počet minut trvání operace a nákladovou sazbu v Kč/min. U každé operace je možno provézt rozklad jednotkové ceny na režijní náklady, mzdové náklady a náklady na energie. Pole Popis a Poznámka jsou připraveny k záznamu doplňujících informací pro bližší specifikaci každé operace, viz obr V1. Z výrobních operací se skládá technologický postup výroby. INFO Obr. V1 Přesně nadefinované výrobní operace velmi usnadní sestavování technologického postupu Přípravky V číselníku zaznamenejte všechny přípravky, které k jednotlivým operacím používáte. Do pole Název uveďte zkrácený jednoznačný název přípravku a v poli Popis další údaje (popis užití, jiné poznámky, případně kde je přípravek skladem atd.). INFO Všechny číselníky si můžete kdykoli dle potřeby vytisknout jako seznamy nebo jako karty jednotlivých položek.

188 Výkresy Seznam výkresů je určen k evidenci již hotové nebo připravované technické dokumentace. Každý výkres je evidován pod svým jednoznačným číslem nebo názvem. V polích Popis a Poznámka lze záznam jednotlivých výkresů doplnit dalšími informacemi. Jsou-li výkresy nebo i ostatní technická dokumentace v elektronické podobě, je možné u každého výkresu zaznamenat i název souboru a jeho umístění v adresáři Vašeho nebo síťového disku za pomoci tlačítka Nalezení souboru. Pokud je Vaše stanice vybavena příslušným programem pro otevření elektronického souboru (výkresu nebo jiné dokumentace), je možné tlačítkem Otevření souboru tento aktuální elektronický soubor otevřít. POZOR Název souboru včetně názvu složky nesmí obsahovat mezery Zatřídění Výrobky lze rozdělit do typových skupin, tzv. zatřídění. Se zatříděním, do kterého je výrobek zařazen, je spojena řada výrobních čísel, jež jsou automaticky přiřazována jednotlivým exemplářům výrobků. Při založení nové typové skupiny ji opatříte jednoznačným identifikátorem - kódem zatřídění a založíte počáteční, dle vašich potřeb strukturované, výrobní číslo. Program vyžaduje jediné omezení: výrobní číslo může být maximálně 20 znaků dlouhé a musí vždy obsahovat nejméně 4 číselné znaky zprava. Např.: XXABCD001XX0000 nebo jen 0000 Každé zatřídění si můžete detailněji popsat v poli Popis pro pozdější snadnou orientaci. Např. jaké výrobky je možno do této kategorie zatřídit nebo časové omezení pro platnost zatřídění apod. V běžném provozu jsou v tabulce udržována naposledy použitá výrobní čísla v jednotlivých zatříděních. Ve změnovém okně můžete i již použité výrobní číslo změnit dle potřeby, vždy však musí výrobní číslo obsahovat nejméně 4 číselné znaky zprava Výrobní čísla Jednotlivým exemplářům výrobků lze přiřadit výrobní čísla dle číselných řad definovaných v zatřídění výrobku, viz Zatřídění. Ke každému konkrétnímu výrobnímu číslu, tj. exempláři výrobku lze dále přiřadit poznámky, např. reklamační řízení, servisní záznamy nebo odlišné datum expedice nebo poznámky o pozdrženém vyskladnění atd. V tabulce lze také výrobní čísla mazat, např. když po generaci výrobních čísel dojde z nějakého důvodu k dodatečnému snížení objednaného množství. V tabulce výrobních čísel nelze v této funkci čísla přidávat, lze je pouze měnit, mazat nebo zaznamenat poznámky. Vlastní generace výrobních čísel je popsána v kapitole Výrobky. Příklad: doplnění poznámky k výrobnímu číslu Spuštěním funkce Výrobní čísla se zobrazí tabulka výrobních čísel uspořádaná dle výrobních čísel. Pomocí horké klávesy Alt+H se zobrazí dialogové okno pro vyhledání. Tam zadejte hledané výrobní číslo a stiskněte tlačítko Hledej. Program nastaví ukazatel vět na příslušné výrobní číslo. Dvojitým klikem levého tlačítka myši nebo z MENU otevřete editační okno. Zde můžete zaznamenat poznámku k aktuálnímu výrobnímu číslu nebo změnit výrobní číslo na Vámi požadované. Upravené výrobní číslo musí však vždy být jednoznačné v daném zatřídění Zakázky Tabulku zakázek sdílí modul výroba s účetním modulem. Zakázky se dělí na výrobní a nevýrobní. Výrobní zakázka je reprezentována jedním nebo více výrobky, viz dále. Na zakázkách se pak sledují celkové výrobní náklady a to jak plánované tak skutečně realizované. Výrobní zakázka také obsahuje Datum zahájení a ukončení výroby. Záznamy jsou v tabulce uspořádány dle kódu zakázek Výrobky Jedná se o základní tabulku modulu Výroba, ve které jsou uloženy údaje o výrobcích a jejich realizaci. Výrobek zde chápeme dvojím způsobem. Jednak jako šablonu, která popisuje strukturu a technologii výrobku a není přiřazena žádné konkrétní zakázce, ani není určeno kolik kusů (měrných jednotek) je objednáno a realizováno, ani termín ve kterém se má výrobek vyrobit. Těchto šablo si můžete připravit libovolné množství a popsat tím Váš výrobní a technologický sortiment. Přiřadíte-li šabloně konkrétní zakázku, určíte-li objednané množství a zatřídění výrobku pro generaci výrobních čísel, získáte konkrétní výrobek, přesněji jednotlivé instance obecné šablony. Jedná-li se o hromadnou výrobu a chcete-li šablonu výrobku opakovaně používat, vytvoříte kopii šablony, které přiřadíte výrobní zakázku a ostatní potřebné údaje. Technologii i cenu můžete pro konkrétní výrobky libovolně upravit v závislosti na časových a ostatních faktorech výroby. S tabulkou se pracuje standardním způsobem, viz menu Pohyb, Aktualizace, Služby. Výrobek obsahuje následující údaje:

189 Obr. V2 Kód výrobku Kód výrobku (20 znaků) spolu s číslem zakázky jednoznačně identifikuje výrobek v tabulce výrobků. Znamená to, že na různých zakázkách můžete mít výrobky se stejným kódem. Stisknutím pomocného tlačítka s otazníkem dostanete ceník zboží, resp. tabulku materiálu z modulu Vydané faktury, ze které můžete přenést kód zboží. Kód výrobku pak bude shodný s kódem v ceníku. Číslo zakázky Přiřazením čísla zakázky (8 znaků) z tabulky zakázek evidovaných v účetnictví vytvoříte konkrétní výrobek (instanci šablony). Přiřazením zakázky z číselníku se zapíše i datum zahájení a plánovaného ukončení výroby. Vytváříte-li šablonu výrobku bez zadání zakázky, je při uložení výrobku vygenerována zakázka NICnnnnn, kde nnnnn je číslo, které se při zakládání výrobků se stejným kódem automaticky zvedá. Zatřídění výrobku Výrobku lze přiřadit typovou skupinu zatřídění, které pro výrobek určuje řád výrobních čísel. Bez zatřídění výrobku nelze automaticky generovat výrobní čísla. Objednané množství Celkový počet kusů (přesněji měrných jednotek) objednaných pro výrobu, tj. počet exemplářů které se mají vyrobit od daného výrobku s danou strukturou a technologií. Jednotlivým exemplářům lze přiřadit výrobní čísla a sledovat pak jejich životní cyklus. Objednané množství lze v průběhu výroby změnit. Realizované množství Celkový počet již vyrobených kusů (měrných jednotek). Slouží k jednoduchému sledování rozpracovanosti výroby, viz Stav výrobku. Měrná jednotka Měrná jednotka, obvykle kusy, ve kterých se počítá objednané, resp. realizované množství. Celková jednotková cena Celková cena výrobku, tj. materiálových vstupů i technologických operací vztažená na jeden kus výrobku. Cenu vypočtete stisknutím pomocného tlačítka +. Výpočet ceny se provádí ponořením do hloubky hierarchického stromu strukturovaného kusovníku s cílem určit jednotkovou cenu, množství v sestavě a cenu technologických operací jednotlivých podskupin. Cena se stanoví prohledáváním hierarchického stromu do hloubky. To znamená, že nejdříve se zjistí cena listů - skupin na nejnižší hladině, pak bezprostředně nadřazených podskupin a tak dále stále vzhůru až k finálnímu výrobku. Takto vypočtenou celkovou cenu můžete změnit zadat ručně. Opakujete-li hloubkový výpočet pomocí tlačítka +, program se Vás zeptá, chcete-li zachovat vámi zadanou hodnotu, či chcete-li se opět ponořit do hloubky stromu s cílem vypočíst novou cenu. Je-li rozdíl mezi novou a původní celkovou cenou, jste na tuto skutečnost ještě dodatečně upozorněni, s možností zůstat u původní ceny. V poli Popis lze slovně popsat o jaký výrobek se jedná, do pole Poznámka pak provádět záznamy o průběhu výroby atd.

190 INFO Každý výrobek, pro nějž budete potřebovat vygenerovat výrobní čísla, je nutno zatřídit do typové skupiny výrobků. Viz Zatřídění Generace výrobních čísel V editačním okně výrobku je tlačítko Generace výrobních čísel. Dokud nezatřídíte výrobek a nezadáte objednané množství výrobku pro aktuální zakázku je tlačítko Generace výrobních čísel nepřístupné. Jakmile zadáte požadované údaje, můžete generovat výrobní čísla stiskem tohoto tlačítka. Program vyhledá v tabulce zatřídění výrobků naposledy použité (vygenerované) výrobní číslo, zvětší jej o 1, otestuje, zda již neexistuje a použije jej. Stejný postup se zopakuje v počtu objednaných výrobků. Bezprostředně po dokončení generace se první vygenerované číslo zobrazí v seznamu pod tlačítkem Generace výrobních čísel. Text NEPŘIŘAZENA znamená, že dosud nebyla generována žádná výrobní čísla. V opačném případě je vidět 1. přiřazené výrobní číslo a ostatní jsou přístupná po rozbalení seznamu. Program hlídá veškeré disproporce týkající se počtu výrobních čísel a objednaného počtu výrobků v zakázce. Je-li třeba, upozorní Vás na nutnost srovnat tyto rozdílné počty. POZOR Zvýšíte-li dodatečně v průběhu výroby počet objednaných výrobků, musíte dovygenerovat potřebná výrobní čísla stejným způsobem. Snížíte-li počet objednaných výrobků, musíte odebrat příslušný počet výrobních čísel. Viz funkce SMAZÁNÍ. INFO Smazání (odebrání) výrobního čísla Potřebujete-li z jakéhokoli důvodu snížit počet objednaných exemplářů výrobku v zakázce,a jsou-li již vygenerována výrobní čísla k původnímu počtu, použijte tlačítko? Prohlížení a mazání výrobních čísel. Zobrazí se přehledové okno se seznamem výrobních čísel, připadajících na tento výrobek. Z MENU okna lze jednotlivá výrobní čísla mazat, tj. označit ke smazání, viz základní editační funkce WinStromu. Číslo označené na smazání (vlevo v červeném sloupci) bude použito ve stejném zatřídění pro jiný výrobek. Může nastat situace, při které výrobní čísla generovaná pro nový výrobek nebudou v souvislé řadě Kalkulace ceny V editačním okně výrobku je napravo tlačítko Kalkulace ceny. Po jeho stisknutí se program ponoří do hierarchického stromu strukturovaného kusovníku s cílem vypočítat celkovou cenu jednoho výrobku, viz Jednotková cena skupiny.. Dle objednaného počtu výrobků funkce dále vypočte Plánovanou cenu dle objednávky a cenu dosud realizovaného (vyrobeného) počtu výrobků Porovnání výdejů a výrobního postupu V editačním okně výrobku je napravo tlačítko Porovnávání výdejů. Program po stisknutí tlačítka sečte a následně zobrazí nebo vytiskne porovnání plánovaných a skutečných výdejů. Plánované výdeje náklady jsou určeny technologií výroby ze strukturovaného kusovníku a jsou rozděleny na materiálové náklady a ostatní (práce z operací technologického postupu). Skutečně realizované náklady pak přicházejí z účetních modulů Sklad, Pokladna a Přijaté faktury. Doklady jsou z těchto modulů vybírány a sumovány dle čísla výrobní zakázky, na kterou je výrobek zapsán Menu datového okna Výrobek Mazání (odstranění) aktuálního výrobku Na výrobek jsou jako na nejvyšší vrchol pyramidy navázány další záznamy (výrobní čísla, skupiny ze strukturovaného kusovníku, operace technologického postupu, výkresová dokumentace atd.) Chcete-li smazat výrobek, na který jsou navázány ostatní záznamy, dostanete nejprve varovná hlášení. Posléze se program zeptá, zda chcete označit ke smazání výrobek i se strukturovaným kusovníkem a výrobními čísly. Odpovíte-li ANO, program označí ke smazání všechny přidružené záznamy a nakonec samotný záznam výrobku. Po odpovědi NE zůstane výrobek v nezměněném stavu. Samotné vymazání označených vět se provede z hlavního okna modulu funkcí Odstranění zrušených vět. Dokud tuto operaci neprovedete, je možné výrobek včetně všech vázaných dokladů vrátit zpět, tj. zrušit označení na smazání. Kopírování aktuálního výrobku V příkazové liště okna je funkce Kopie aktuální věty. Pomocí této funkce vytvoříte z aktuálně vybraného výrobku (v tabulce na něm stojí řádkový kurzor) jeho kopii včetně všech skupin ze strukturovaného kusovníku, operací technologického postupu a výkresové dokumentace. Výrobní čísla přiřazená ke vzoru, ze kterého se vytváří kopie, se samozřejmě nekopírují (došlo by k jejich duplicitě). Funkci kopírování využijete v případě, kdy z předem vytvořené šablony vytvoříte konkrétní výrobek na danou zakázku. Tisk zájmových sestav

191 Program umožňuje vytisknout seznam výrobků Přehled a Karty. Je však lépe použít specializované funkce pro výběr před tiskem. Viz hlavní okno modulu, položka Přehled výrobků dle výběru. Strukturovaný kusovník výrobku Funkce otevře speciální okno, ve kterém je zobrazena struktura aktuálního výrobku. Funkci je také možno aktivovat stisknutím klávesy ENTER Strukturovaný kusovník struktura výroby Okno Struktura výroby se otevře pro aktuální výrobek z menu, viz Služby - funkce Strukturovaný kusovník nebo stisknutím klávesy ENTER. Aktuální je takový výrobek, na kterém v tabulce výrobků stojí řádkový kurzor. Při prvním spuštění funkce je automaticky založen kořen stromové struktury Finální výrobek. Jedná se o nejvyšší hierarchickou úroveň, jež reprezentuje celkové sestavení výrobku. Finální výrobek je skupina, která může mít i vlastní technologický postup a slouží především k záznamu rozšířených údajů o výrobku a jako nejvyšší hladina pro shromažďování údajů o ceně, realizovaném množství a stavu rozpracovanosti. V okně Struktura výrobku, se Finální výrobek zobrazí v levé části na 1. řádku jako kořen struktury skupin, tj. na úrovni nejvyšší hladiny. Všechny další přidávané skupiny a podskupiny jsou vždy na nižších hladinách. Každá skupina může mít v nižší podřízené hladině své podskupiny. Výrobek obsahuje minimálně dvě hierarchické úrovně úroveň materiálů a externích dodávek a z nich sestavený finální výrobek. Hierarchická struktura hladin se skupinami a podskupinami (strom) je názorně zobrazována v levé části okna pomocí stromového pohledu - TreeView. V pravé části jsou sumarizační údaje příslušné hladiny zobrazeny pomocí tabulky - ListView. Rozvinutí skupiny (hladiny) Má-li skupina Finální výrobek vlevo před sebou orámovaný znak +, pak vlastní v nižší hladině své podskupiny. Poklepáním levým tlačítkem myši na tomto emblému dojde ke zviditelnění podskupin z nižší hladiny (standardní chování tzv. Tree View v operačním systému Windows). Mají-li i tyto podskupiny shodný emblém +, i ony vlastní své podskupiny. Lze je tímto způsobem dále rozbalovat. Okno také disponuje funkcí pro rozvinutí všech skupin ve všech hladinách najednou. Obr. V Menu okna Struktura výrobku V horní části okna jsou tlačítka zpřístupňující veškeré potřebné funkce (viz popis tlačítek nástrojové lišty) Najít ve stromu (Alt+N) Funkce vyhledá skupinu dle jejího názvu.

192 INFO Přidej podskupinu - syna (Alt+P) Přidá podskupinu podřízenou aktuální skupině. Funkce umožňuje vystavět strukturovaný kusovník hierarchický strom ze shora dolů. Přidej další skupinu souseda Přidání sousední skupiny ve stejné hladině. Funkce umožňuje rozšíření hladiny hierarchického stromu. Po přidání skupiny nebo podskupiny se vždy zpřístupní stejné editační okno, které je nutné vyplnit minimálně v polích Název skupiny a Typ skupiny. Viz Změna údajů. Změna údajů skupiny Zpřístupní editační okno pro uplatnění změn údajů o skupině, např.: úprava položek technologického postupu, změna počtu, ceny, popisu nebo poznámek atd. Editační okno skupiny můžete otevřít také dvojklikem myši na skupinu ve strukturovaném kusovníku (viz strom TreeView v levé části okna nebo v pravé části okna poklepem na řádek v tabulce - ListView). Mazání skupiny (Alt+S) Jestliže jsou skupině přiřazeny podskupiny nebo položky technologického postupu, nelze ji označit ke smazání. Je nutné nejprve smazat (označit) všechny podřízené (synovské) záznamy skupiny a teprve pak program umožní skupinu označit ke smazání. 0 Samotné smazání příslušných označených vět se provede z hlavního okna modulu funkcí Odstranění zrušených vět. Tisk přehledů Nad strukturovaným kusovníkem nabízí program mnoho zájmových sestav: Strukturovaný kusovník - přehled Poskytuje přehled o struktuře výroby zvoleného výrobku, skupiny nebo podskupiny se všemi detaily z podřízených podskupin (hladin). Strukturovaný kusovník - přehled + ceny Obdobný přehled rozšířený o cenovou kalkulaci. Postupový list Tiskne se technologický postup s detaily popisů operací v jejich stanoveném pořadí ke zvolenému výrobku, skupině nebo podskupině. Postupový list + ceny Obdoba předchozí sestavy, ale s cenovou kalkulací. Přehled materiálu Jedná se soupis údajů o počtech pouze materiálových skupin definovaných pro zvolený výrobek, skupinu nebo podskupinu. Přehled materiálu + ceny Obdoba předchozí sestavy, ale s cenovou kalkulací. 0 Následující 4 přehledy jsou obdobou předchozích sestav v redukované (sumarizační) úpravě. Tisknou se pouze sumační údaje bez noření do údajů podskupin. Strukturovaný kusovník - 1 hladina Strukturovaný kusovník - 1 hladina + ceny Postupový list - 1 hladina Postupový list - 1 hladina + ceny

193 Obr. V Strukturovaný kusovník - skupiny, podskupin Plán a průběh výroby je v programu zaznamenáván ve strukturovaném kusovníku. Pomocí skupin a podskupin můžeme definovat jednotlivé kroky, nutné pro dokončení výrobku. Jedná se o skupiny popisující materiálové vstupy, užití polotovarů nebo externě dodaných komponent. Každá taková skupina může být dále členěna do svých podskupin. Zvláštní skupinou je skupina označená jako Finální výrobek, viz Strukturovaný kusovník aktuálního výrobku. Všechny další přidávané skupiny a podskupiny jsou vždy na nižších hladinách a jsou typu: Materiál Polotovar Externí dodávka Každá skupina může mít v nižší podřízené hladině své podskupiny výše uvedených typů s vlastními technologickými postupy, výkresovou dokumentací a cenovými a dalšími specifikacemi. Obecně je cena skupiny tvořena vlastní jednotkovou cenou a cenou technologie cenou montáže. INFO Počet hladin (vnoření) ani počet skupin v hladině není ve strukturovaném kusovníku, kromě kapacity Vašeho pevného disku na serveru, ničím omezen Editační okno skupiny strukturovaného kusovníku Editační okno je rozděleno. V hlavičce jsou základní údaje o skupině, následují listy Množství, cena... a Výkresy, materiál. V dolní části okna je tabulka s položkami technologického postupu.

194 Obr. V5 Při založení nové skupiny musíte minimálně vyplnit Typ a Název skupiny, ostatní údaje můžete doplnit až v editačním režimu. Nově založená skupina se po uložení zobrazí ve stromu kusovníku (v Tree View) s ikonou odpovídající typu skupiny. Skupinu můžete založit jako syna již existující skupiny, tj. na následující hladinu, nebo na stejnou hladinu jako souseda. Typ skupiny Určuje postavení skupiny ve struktuře kusovníku - Finální výrobek, Materiál, Polotovar, Externí dodávka. Hladina Informace o hladině, na které se skupina nachází. Skupina 50 znaků vyhrazených pro identifikaci skupiny. Nejedná se o kód sloužící k jednoznačné identifikaci. Sklad Je-li skupina na skladě, je zde uveden kód skladu z účetnictví. Stiskem tlačítka?-skl. karta dostanete nápovědu tabulku skladových karet. Při výběru konkrétní karty ze skladu se do skupiny přenesou potřebné údaje ze skladové karty, jako Kód materiálu, Název, Popis, Měrná jednotka a Jednotková cena. Ji-li pole Skupina prázdné, vyplní se kódem materiálu ze skladové karty. Kód materiálu Je-li skupina v ceníku, je zde uveden kód zboží (materiálu) z účetnictví. Stiskem tlačítka? dostanete nápovědu Vydané faktury - ceník. Při výběru konkrétní položky z ceníku se do skupiny přenesou potřebné údaje z Ceníku, jako Kód materiálu, Popis, Měrná jednotka a Jednotková cena. Je-li pole Skupina prázdné, vyplní se kódem materiálu z ceníku. Vyskladnit při fakturaci Program umožňuje tzv. strukturovaný prodej vyskladnění dle strukturovaného kusovníku, tj. prodej finálního výrobku s tím, že budou na fakturu zahrnuty a ze skladu vydány všechny podskupiny ze strukturovaného kusovníku daného výrobku. Pro daný strukturovaný kusovník musí odpovědná osoba určit, které skupiny mají být vyskladněny při fakturaci, tj. zaškrtnou políčko Vyskladnit při fakturaci. 0 Pro vyskladnění skupiny při fakturaci platí následující pravidla. Políčko nelze zaškrtnout, pokud skupina není na skladě, tj. není vyplněn údaj Skald a Kód materiálu. Stejně tak nelze políčko zaškrtnout, je-li již ve stromu strukturovaného kusovníku zaškrtnuta některá z nadřazených (otcovských), resp. podřazených (synovských) skupin. V opačném případě by došlo k duplicitnímu výdeji zboží ze skladu. Ze skladu by byl vydán celek a současně některá z jeho částí samostatnou výdejkou. Chcete-li realizovat strukturovaný prodej tj. prodat celek s tím, že budou vyskladněny jeho části, musíte ještě upravit zboží v ceníku, viz modul Vydané fraktury. V editačním okně záznamu v ceníku zaškrtnete políčko, Fakturovat dle strukturovaného kusovníku. Dále musíte zadat kód výrobku se kterým je dané zboží svázáno. Jinými slovy, vytvoříte vazbu mezi zbožím v ceníku a výrobkem s hierarchickou strukturou. V okamžiku vystavení faktury zvolíte položku z ceníku s vazbou na výrobek

195 a při uložení faktury se vygenerují výdejky dle strukturovaného kusovníku daného výrobku. Přesněji řečeno budou se generovat výdejky všech podskupin určených pro vyskladnění při fakturaci. List - Množství, cena... Název, Popis Název - popis skupiny (až 250 znaků). Jednotkové údaje Nejdříve je třeba zadat údaje vztažené na jeden kus, přesněji jednu měrnou jednotku dané skupiny. Měrná jednotka Měrná jednotka (obvykle kusy), ve které se např. počítá množství v sestavěči celkové množství. Jedná-li se o skladovou položku, je měrná jednotka automaticky přenesena ze skladu, resp. ceníku. Množství v sestavě Skupina může být v sestavě ve strukturovaném kusovníku zastoupena jednou nebo vícekrát. Jedná se o množství, ve kterém skupina vstupuje do nejblíže vyšší skupiny. Například drátů v jednom kole je 36. Počet je zadán k jednomu kolu - k jedné nejblíže nadřazené skupině, ač pro jízdní kolo potřebujeme kola dvě, přední a zadní. Z toho náhradní díly Počet udávající kolik jednotek z množství v sestavě je náhradních dílů. Jednotková cena Vlastní cena připadající na jednu měrnou jednotku skupiny. Jedná-li se o materiál nebo externí dodávku, která již nemá vlastní podskupiny (skupina je listem stromu), pak jednotková cena je tvořena vlastní cenou materiálu, resp. externí dodávky. Obvykle je v tomto případě vyplněna z pomocného okna skladových karet. Je-li skupina polotovarem, který má vlastní podskupiny, pak je jednotková cena rovna ceně všech podskupin, ze kterých je vytvořena (zmontována). Stisknete-li v tomto případě pomocné tlačítko +, ponoří se výpočet do hierarchického stromu počínaje aktuální skupinou s cílem vypočítat její jednotkovou cenu. Ta je tvořena z jednotkových cen svých podskupin násobených množstvím ve kterém vstupují do sestavy. Jednotkové ceny podskupin se pak vypočítávají stejným způsobem (rekurzivně) jako u vlastní skupiny. Takto vypočtenou jednotkovou cenu můžete změnit. Opakujete-li hloubkový výpočet pomocí tlačítka +, program se Vás zeptá, chcete-li zachovat vámi zadané hodnoty, či chcete-li se opět ponořit do hloubky stromu s cílem vypočíst nové jednotkové ceny. Je-li rozdíl mezi novou a původní jednotkovou cenou, jste na tuto skutečnost ještě dodatečně upozorněni s možností zůstat u původní ceny skupiny. Cena technologie Cena montážních operací, jež je třeba vykonat, aby byla vyrobena jedna skupina. Cena je vztažena na jeden kus na jednu měrnou jednotku. Stisknete-li pomocné tlačítko +, sečte se cena všech montážních operací zadaných v technologickém postupu a uloží do ceny technologie. Takto vypočtenou cenu, která se také automaticky aktualizuje při změně položek v technologickém postupu, můžete přepsat. Je-li typ skupiny Materiál nebo Externí dodávka bez vlastní montážní technologie, je cena nulová. Celkem Objednáno Celkové množství objednaných kusů (měrných jednotek) dané skupiny zadaných pro výrobu. Hodnota je automaticky přepočítávána (udržována) dle počtu objednaných výrobků pro výrobu a zastoupení nadřazených skupin v strukturovaném kusovníku, viz hodnota Množství v sestavě. Např. drátů v jednom kole je 36, jízdní kolo má dvě kola (přední a zadní) a jízdních kol bylo pro výrobu zadáno 10. Tj. pro výrobu je celkem objednáno 720 drátů. Realizováno Celkové množství již vyrobených kusů. Jednoduchý kontrolní údaj, jehož pomocí lze sledovat rozpracovanost výroby. 100% je objednáno celkem. Stav Stav vyjadřuje rozpracovanost v procentech. Objednáno je 720 drátů, realizováno je 360, stav rozpracovanosti je 50%. Tlačítko Kalkul ceny vypočte a zobrazí cenové údaje pro aktuální skupinu. Částky jsou rozděleny do tří skupin: vlastní jednotkové ceny, ceny technologických operací a celkové náklady. List - Výkresy, materiál Výkresy Číslo výkresu technické dokumentace, viz funkce Výkresy. Pozice Specifikace pozice na výkresu. Materiál Specifikace materiálu 35 znaků. Jakost

196 Specifikace jakosti 35 znaků. Poznámka Volný text pro popis skupiny 500 znaků. Dokumentace Tlačítko Dokumentace připojí ke skupině strukturovanou poznámku, viz modul Adresář, funkce Poznámky Technologické postupy Každé skupině můžete nadefinovat položky technologického postupu, v nichž jsou specifikovány jednotlivé operace v požadovaném pořadí. Operace popisují technologii výroby skupiny z jejich vlastních podskupin. Po založení skupiny (podskupiny) a vyplnění všech potřebných údajů můžete přistoupit k přidání položek technologického postupu z MENU tohoto okna Přidaní položky technologického postupu Zobrazí se prázdný formulář Položka technologického postupu. Program očekává vyplnění polí: Kód operace Standardní operace technologického postupu můžete vybírat z předem připravené tabulky číselníku výrobních operací, viz pomocné okno. S natažením operace se přenesou i další pole položek technologického postupu (Kód pracoviště, normy apod.). Struktura tabulky výrobních operací a položek technologického postupu je shodná. Přenesené hodnoty Výrobní operace však můžete v konkrétním technologickém postupu dodatečně změnit. Kód pracoviště Hodnotu můžete přenést z číselníku pracovišť. Viz pomocné okno. Kód stroje Kód přípravku Norma čas [min] Nákladová sazba [Kč/min] Z těchto polí program spočte Cenu operace [Kč]. Cenu je možné informativně rozdělit na režii, energie a mzdy. V polích Popis a Poznámka můžete podrobně popsat průběh operace. Změna pořadí položky V editačním okně Skupina je v dolní části zobrazen seznam položek technologického postupu v pořadí dle toho, jak jste položky přidávali. Jejich pořadí můžete dodatečně změnit za pomoci dvou tlačítek se šipkami nahoru a dolů, umístěnými vpravo nad tímto seznamem. Tlačítky změníte pořadí aktuální položky posunem nahoru nebo dolů Smazání položky technologického postupu Pokud chcete smazat položku, přesuňte ji nejprve na poslední řádek. Program umožňuje označit ke smazání pouze poslední položku Přehled výrobků dle výběru Funkce umožňuje prohlížet a tisknout výrobky dle zadaných kritérií. V hlavním okně Výrobky přehled je tabulka vybraných výrobků, v dalším okně pak zadáváte podmínku výběru standardní či obecnou. Podrobná informace o funkci je v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu Přehled skupin dle výběru Funkce umožňuje prohlížet a tisknout skupiny strukturovaného kusovníku dle zadaných kritérií. V hlavním okně Skupiny přehled je tabulka vybraných skupin, v dalším okně pak zadáváte obecnou podmínku výběru. Podrobná informace o funkci je v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu Odváděcí výkaz sledování rozpracovanosti výroby Odváděcí výkaz obsahuje informace o rozpracovanosti jednotlivých zakázek výroby. Můžeme zde sledovat několik ukazatelů pro danou zakázku a období (Počáteční stav nedokončené výroby, Náklady běžného měsíce, Dokončená výroba běžného měsíce a Konečný stav nedokončené výroby). Každý z těchto ukazatelů je charakterizován pěti nákladovými složkami (Jednicový materiál, Jednicové mzdy a Ostatní přímé náklady, které jsou dále reprezentovány externími kooperacemi, interními kooperacemi a energií). O tom, zda je zakázka dokončená či nedokončená rozhoduje uživatel vyplněním data ukončení v editačním okně zakázky Definice odváděcího výkazu Před výpočtem odváděcího výkazu musíte nejprve nadefinovat pro jednotlivé ukazatele, resp. jejich složky (Jednicový materiál, Jednicové mzdy,externí kooperace, interní kooperace a energie) nákladové účty z kterých se počítají. Účty pro jednotlivé položky vybíráte v editačním okně

197 z připraveného seznamu, viz pomocné okno spuštěné tlačítkem s otazníkem. V systému můžete mít nadefinován pouze jeden odváděcí výkaz pro danou firmu Výpočet odváděcího výkazu Pokud jste provedli definici odváděcího výkazu, tak můžete přistoupit k jeho výpočtu. Před zahájením výpočtu musíte provést zpracování měsíce v modulu účetnictví, aby se zaktualizovaly nákladové účty, které jsou základním zdrojem informací pro výpočet odváděcího výkazu výroby. Dále Vám systém umožňuje provést výběr zakázek, pro které chcete výpočet provést. Po dokončení výpočtu je zobrazen výsledný odváděcí výkaz Odstranění zrušených vět Podrobné informace o funkci jsou v úvodní kapitole Společné funkce Win-Stromu Plánování výroby Modul Výroba umožňuje interaktivní plánování výroby v čase dle jednotlivých zakázek dle kapacity výrobních profesí a následné porovnávání plánu se skutečně realizovanou výrobou (viz. níže). Plánovat lze na dny nebo na týdny, záleží na volbě v Konfiguraci modulu Výroba (dále jen plánovací interval). Pro použití funkce Plánování výroby musíte nejprve zadat: Seznam výrobních profesí Seznam výrobních pracovníků Dovolená a nemoc Plán výroby dle profesí Pracovní výkazy na zakázky Seznam výrobních profesí Do systému nejprve zadáte výrobní profese, které se budou na výrobním procesu podílet a u jednotlivých profesí uvedete časové kapacity na jeden den v hodinách (tj. např. profese SVÁŘEČ, máte 5 svářečů a pracovní doba je 8 hodin denně, pak kapacita výrobní profese SVÁŘEČčiní 5*8=40 hodin) Seznam výrobních pracovníků Seznam výrobních pracovníků je důležitý pro zjišťování skutečně odpracovaných hodin jednotlivými výrobními profesemi a tím umožňuje sledovat plnění plánu, případně včas upozornit na možné problémy při nedodržení plánu. U výrobního pracovníka uvedete osobní číslo (doporučeno uvést osobní číslo totožné s osobním číslem ve mzdovém programu), Jméno, Příjmení a Výrobní profesy Dovolená a nemoc Program umožňuje pružně reagovat na okolnosti, které mohou ovlivnit kapacity jednotlivých výrobních profesí. Do systému můžete zadat pro období definované datumem od-do procento dovolené a nemocnosti ve firmě. Program pak pracuje při kontrole plánování s hodnotami kapacit sníženými o zadaná procenta a tak může obsluhu upozornit na případné přeplánování v daném plánovacím intervalu Plán výroby dle profesí Abyste mohli plánovat konkrétní zakázku, tak musíte na výrobcích, které zakázka obsahuje, zadat výrobní profese (včetně předpokládaného počtu hodin), jež jsou potřeba k vyrobení jednoho výrobku. Zadání potřebných dat provedete v editačním okně výrobku přes tlačítko Plán výroby dle profesí Časové plánování kapacit na zakázky Tato funkce umožňuje vlastní plánování zakázek. Nejprve zadáte datum v jehož okolí chcete plánovat. Zobrazí se Vám tabulka, která v řádcích obsahuje plán jednotlivých zakázek, které jsou k zadanému datu zahájené a neukončené, s doplňujícími údaji z tabulky zakázek. Aktualizaci plánu provedete označením buňky v průsečíku konkrétní zakázky a plánovacího intervalu s následným přechodem do změny. Zobrazí se Vám tabulka s jednotlivými výrobními profesemi, které se podílejí na zakázce (zadání viz. Plánování výroby dle profesí). Postavíte se na konkrétní výrobní profesy v tabulce a ve změně zadáte potřebný počet hodin na plánovací interval. Tabulka dále obsahuje obecné informace jako je například počet volných hodin dané profese v plánovacím intervalu, stav plánu k datu, počet odpracovaných hodin atd. Při zavírání program kontroluje, zda nedošlo k přeplánování výrobních kategorií v daném plánovacím intervalu (tj. zda není naplánováno více hodin než má výrobní profese kapacitu). Pokud došlo k přeplánování, tak je na to obsluha upozorněna. Dále následuje podrobnější popis obsahu jednotlivých oken.

198 Plán zakázek (přehled plánu všech otevřených zakázek) Ve sloupcích tohoto okna jsou přehledně zaznamenány následující informace: Zakázka a její popis data z tabulky zakázek Datum zahájení zakázky pokud by zakázka nebyla zahájena, pak by se nedostala do plánování zakázek. Datum předpokládaného ukončení - jedná se o informativní datum ukončení. Celkem hodin kolik hodin předpokládáme na realizaci zakázky, tj. sečtou se přepokládané počty hodin na jednotlivé výrobky obsažené zakázkou. Zatím plán kolik hodin je již rozplánováno na jednotlivé plánovací intervaly. Celkem hotovo kolik hodin bylo skutečně odpracováno na zakázce. Tato hodnota je získána z pracovních výkazů zadaných ve výrobě. Stav k datu tato hodnota popisuje jak je plán plněn skutečností. Pokud je hodnota záporná, pak plán není plněn. Kladná hodnota pak znamená předstih skutečnosti před plánem. Plánovací intervaly obsahují, kolik hodin je naplánováno na konkrétní plánovací Interval. V tabulce je jich celkem 28. Plán zakázky (přehled plánu jednotlivých výrobních profesí pro danou zakázku) Zakázka kterou konkrétní zakázku sledujeme Výrobní profese jaké výrobní profese jsou plánované na zakázce Datum charakteristika plánovacího intervalu (u plánování na týdny je v tomto poli vždy datum pondělí daného týdne). Plán na jednotku zde můžete zadat, kolik hodin plánujete v daný plánovací interval na konkrétní výrobní profesy. Hotovo za jednotku kolik je již hotovo v daném plánovacím intervalu za výrobní profesy (hodnota je získána z pravních výkazů). Hotovo celkem kolik je již hotovo celkem do daného plánovacího intervalu za výrobní profesy (hodnota je získána z pracovních výkazů). Stav k datu - tato hodnota popisuje jak je plán plněn skutečností. Pokud je hodnota záporná, pak plán není plněn. Kladná hodnota pak znamená předstih skutečnosti před plánem. Poznámka zde můžete zadat poznámky potřebné k plánování atd. Plán kategorie kolik hodin dané kategorie je naplánováno na zakázku. Zatím plán kategorie kolik hodin je již naplánováno na jednotlivé plánovací intervaly. Volné zdroje kategorie kolik zbývá volných hodin k plánování, tj. vezme kapacitu dané výrobní profese na plánovací interval a od toho odečte již naplánované hodiny výrobní profese v plánovacím intervalu Pracovní výkazy na zakázky Tato funkce umožňuje zadávat do systému skutečně odpracované hodiny na jednotlivé zakázky jednotlivými výrobními profesemi. Pracovní výkaz obsahuje informace o tom, kolik odpracoval výrobní pracovník v daný den hodin na jednotlivé zakázky. Tyto údaje jsou dále zobrazovány ve funkci Časové plánování kapacit na zakázky a umožňují tak kontrolovat plnění plánu. Dále lze tyto údaje využívat při tvorbě mezd výrobních pracovníků Výrobky k naskladnění Funkce umožňuje vzájemnou informovanost pracovníka výroby a skladníka o potřebě naskladnění hotových výrobků. Pracovník výroby zadává do tabulky Již vyrobeno jednotlivé dávky vyrobených - realizovaných výrobků v počtu kusů. Přístup k této tabulce je v editačním okně konkrétního výrobku přes pomocné tlačítko u pole Realizováno. Skladník si pak ve funkci Plánování výroby může tuto tabulku otevřít, viz volba Výrobky k naskladnění. Vyplněním Data naskladněno případněčísla příjemky si pro jednotlivé výrobní dávky zaznamená, kdy a jak byla dávka naskladněna. Kontrola pak může ověřit, jak byly jednotlivé výrobní dávky naskladněny a které dávky na naskladnění ještě čekají.

199 WINSTROM - modul MZDY 16. Mzdy Program WinMzdy je program určený na komplexní zpracování mezd malé i velké organizace pracující pod operačním systémem Windows. WinMzdy navazují a dále rozvíjejí dosovský program SMzdy dodávaný s programem PC-Strom. Mzdová data z programu SMzdy je možné načíst do WinMezd a plynule pokračovat ve zpracování mzdové agendy Vlastnosti a možnosti programu Cílem autorů bylo minimální zatížení uživatele speciálními znalostmi ze mzdové problematiky. Údaje pro výpočet mzdy se zakládají pouze 1x. Program již automaticky zajistí jejich správné využití ve všech fázích výpočtu. Například má-li zaměstnanec invalidní důchod, zadáte tento údaj v osobních údajích zaměstnance a program již zajistí jeho správné použití při výpočtu daně a zdravotního pojištění. Uživatel navíc dostane přehlednou informaci o tom, jak byl tento údaj použit. Mzdy se zpracovávají v období (měsíc a rok), které zadáte při vstupu. Vždy je otevřen jeden měsíc, ve kterém právě zpracováváte mzdu. Data z minulých období si můžete libovolně prohlížet. Jeden zaměstnanec může mít více pracovních poměrů. Mzda zaměstnance v pracovním poměru se skládá z tzv. mzdových složek. K dispozici je široká nabídka mzdových složek rozdělených do skupin. Zaměstnanec může mít měsíční, hodinovou, úkolovou i podílovou mzdu či smíšenou mzdu, vytvořenou jejich kombinací. Mzdové složky, ze kterých se skládá výsledná mzda, lze pro potřeby účetnictví a analýzy nákladů rozdělit podle středisek, zakázek a předkontace. Při práci se mzdovými složkami máte na obrazovce plnou informaci o všech údajích, které ovlivňují výslednou částku. Máte tak možnost si na místě ověřit správnost výpočtu či opravit některý ze vstupních údajů. Při výpočtu mzdy lze zvolit jeden z režimů - automatické doplnění odpracované doby nebo její ruční zadání. Při zadávání mzdy můžete pracovat s jedním typem mzdové složky pro všechny zaměstnance nebo se všemi složkami pro jednoho zaměstnance. Po zadání mzdové složky se okamžitě vypočte hrubá mzda a obsluha dostává plnou informaci o tom z jakých částí se mzda skládá. Výslednou čistou mzdu můžete vypočítat pro jednoho zaměstnance nebo pro všechny zaměstnance najednou. Opět okamžitě vidíte částky sociálního a zdravotního pojištění, daně a srážky. V programu je celá řadu upozornění a varovných zpráv, jejichž pomocí dostáváte informaci, že některý údaj chybí a nebo, že provedená změna je v daném kontextu nekorektní. Po uzávěrce měsíce si můžete prohlédnout výplatní pásky a příkazy k úhradě. Nejste-li s výsledkem spokojeni, můžete odblokovat uzávěrku měsíce a mzdy přepočítat. Teprve po převodu dat do nového měsíce se starý měsíc definitivně uzavře. Přesto Vám zůstává možnost opravy i v takto uzavřených měsících. Zpracováváte-li mzdy pro velké organizace, vypočítává program nemocenské dávky za dobu pracovní neschopnosti zaměstnance. Při výpočtu dávek je maximálně zohledněna platná legislativa v závislosti na druhu pracovního poměru, délce jeho trvání a ochranných lhůtách. K dispozici je celá řada přehledů a výstupních sestav, které vybíráte podle nejrůznějších kritérií. Mnohé sestavy jsou tištěny ve formátu, který se shoduje s požadovanými formuláři (Přehledy pro OSSZ, zdravotní pojišťovny apod.), jiné slouží jako podklad pro jejich vyplnění (podklad pro Evidenční list důchodového pojištění) Stručný návod na zpracování mezd Vlastní zpracování mezd je rozděleno do logických částí - funkcí, které vybíráte v nabídce hlavního modulu MZDY. Při zahájení práce s programem nebo na počátku nového roku nastavíte čí aktualizujete základní parametry potřebné pro správnou činnost programu ve skupině Základní údaje. Ve skupině Kmenové údaje zadáte osobní údaje zaměstnanců, jejich pracovní poměry a předpisy srážek. K jednomu zaměstnanci můžete založit libovolný počet pracovních poměrů. Vlastní zpracování mezd v aktuálním měsíci, tj. zadávání mzdových složek, ze kterých se mzda skládá a posléze výpočet mzdy pro jednotlivé pracovní poměry je ve funkci Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy. Jsou-li zadány řádné zálohy, pak v den jejich splatnosti je uzavřete ve funkci Uzavření záloh. Uzavřením měsíce ukončíte zpracování mezd v aktuálním měsíci. Po uzavření měsíce již nelze měnit vypočtenou mzdu. Chcete-li v této fázi zpracování přesto doplnit, resp. opravit mzdové složky v některém z pracovních poměrů, můžete odblokovat uzávěrku měsíce a vrátit se zpět do Vstupu měsíčních dat... Po uzavření měsíce můžete vytisknout výplatní pásky a příkazy k úhradě (včetně elektronické formy

200 příkazu). Pomocí funkce Nahrání údajů do účetnictví můžete opakovaně přenášet mzdové účetní případy do účetního modulu WinStromu dle zadaných předkontací, středisek a zakázek. Program umožňuje i zadávání individuálních předkontací pro jednotlivé pracovní poměry. Funkce Převod údajů do nového měsíce přenese tzv. trvalé složky mzdy aktivních pracovních poměrů do kalendářně následujícího měsíce. Po převodu dat je aktuální měsíc definitivně uzavřen. Dále je možné využít bohatou nabídku přehledů a tisků k dokumentaci uzavřeného měsíce resp. roku. Program obsahuje cca 60 výstupních sestav rozdělených na měsíční a roční přehledy (přehledy sociálního a zdravotního pojištění, roční vyúčtování daně, zákonné pojištění organizace, zápočtový list apod.), účetní sestavy a přehledy zaměstnanců. Pro opravu mzdy v definitivně uzavřených měsících je připravena funkce Oprava v minulých měsících, která vygeneruje odpovídající opravné složky Integrace s ekonomickým systémem WinStrom Program WinMzdy je plně integrován do ekonomického systému WinStrom jako další modul tohoto systému. To znamená, že WinMzdy kromě způsobu ovládání sdílejí s WinStromem stejná účetní data (střediska, zakázky, účetní osnovu apod.) a vzniklé mzdové účetní případy můžete přímo nahrávat do účetního modulu WinStromu, viz Příručka uživatele WinStromu. Program WinMzdy lze provozovat i samostatně bez návaznosti na ekonomický systém WinStrom Instalace programu WinMzdy Instalace programu WinMzdy je stejná, jako instalace programu WinStrom a provádí se spuštěním programu SetUp.Exe, který najdete na CD-disku. Po spuštění instalace se zobrazí okno, ve kterém musíte zadat složku (adresář včetně úplné cesty), do které bude program překopírován. Implicitně se nabízí domovská složka C:\WinStrom. Po instalaci do již existující složky WinStrom se mažou veškeré indexové soubory včetně indexů v účetnictví. Zajistěte proto prosím, aby po dobu instalace neběžela aplikace Winstrom na žádné stanici Připojení mezd k již existující účetní firmě WinStromu Nainstalujete-li program WinMzdy na vašem počítači do stejné složky jako je účetnictví WinStrom, např. do domovského adresáře C:\WinStrom, mohou mzdy sdílet stejné firmy jako účetnictví. To znamená, že zpracováváte-li účetnictví pro dvě firmy, budete moci po instalaci mezd zpracovávat mzdy i pro tyto firmy a sdílet s nimi společné soubory (střediska, zakázky, účetní osnovu apod.). Nejdříve musíte (stejně jako ve WinStromu) založit novou mzdovou firmu. V hlavním menu Soubory firem ve funkci Nová firma založí správce systému novou mzdovou firmu zadáním kódu firmy a plné cesty ke složce (adresáři), kde budou uloženy datové soubory této mzdové firmy. Jestliže správce zadá složku, ve které již existují data účetní firmy WinStromu (např. na síťovém serveru), připojí se mzdy k již zavedenému účetnictví a oba programy budou sdílet společná data. Jestliže zadaná složka na disku neexistuje, vytvoří se datový prostor pro samostatnou mzdovou firmu. Připojení mezd k již existujícím účetním firmám usnadní tlačítko Připojit, které najdete v okně pro založení nové firmy. Po stisknutí tlačítka dostanete nabídku již existujících účetních firem s možností se na ně připojit. Program WinMzdy je plně připraven spolupracovat s účetním systémem WinStrom- SQL (verze 4.50 a vyšší), pracujícím s daty uloženými na SQL serveru firmy SyBase Import dat z dosovkého programu Smzdy Při prvním startu programu WinMzdy (tj. po založení nové mzdové firmy nebo po připojení k již existující účetní firmě) spustíte v hlavním menu Moduly funkci Import dat z PC-Stromu. V dialogovém okně pro přenos dat nejdříve zadáte plnou cestu ke složce, ve které jsou umístěna data mzdové firmy doposud zpracovávána v Dosu programem Smzdy. Po spuštění přenosu budou přenesena veškerá mzdová data od zadaného roku až do aktuálního roku. Zajistěte, že načtete data minimálně o rok zpět (pokud existují), aby bylo možno souvisle pokračovat ve zpracování mezd, včetně prohlížení sestav v minulém roce. Funkci přenosu dat musíte spustit hned po založení nové firmy ve WinMzdách, dokud jsou důležité datové soubory prázdné. Data z Dosu přenášejte až po definitivním uzavření a zprac ování aktuálního měsíce programem SMzdy, včetně funkce přenosu dat do nového měsíce. Na zpracování mezd programem WinMzdy pak plynule navážete v novém měsíci. Převod dat můžete provádět opakovaně. Máte tak dokonalou možnost průběžného zaškolení obsluhy Popis jednotlivých funkcí Výběr funkce z hlavního okna modulu Na obrázku je hlavní okno modulu Mzdy. V okně jsou v přehledné formě umístěny všechny funkce modulu ve tvaru přepínacích tlačítek. Pomocí šipek nebo myši si vyberete požadovanou funkci a dvojklikem, klávesou ENTER nebo tlačítkem Spustit tuto funkci aktivujete. Chcete-li nápovědu k činnosti modulu stiskněte tlačítko Pomoc.

201 Parametry pro výpočet mezd Než založíte pracovní poměr prvního zaměstnance, je nutné vyplnit základní údaje o vaší firmě a nastavit základní parametry mezd. Na obrazovce se objeví okno, ve kterém nastavíte základní parametry pro výpočet mezd Fond pracovní doby Zde zadáte nominální fond pracovní doby zaměstnavatele. Přípustný je 5-ti nebo 6-ti denní týden. Svátky Seznam svátků v aktuálním roce. Při přechodu na nový rok opravte Velikonoce Číselník mzdových složek Mzda zaměstnance se skládá z tzv. mzdových složek. Mzdová složka je základní prvek, se kterým budete pracovat, viz funkce Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy. Název složky (16 znaků) je možné změnit dle potřeby uživatele. Složky mzdy jsou podle svého významu pro výpočet mzdy rozděleny do jednotlivých skupin. V Konfiguraci se soustředíme na význam mzdových složek pro účetnictví. Mzdové složky, které vstupují do účetnictví (složky tvořící hrubou mzdu, pojištění, daně, srážky,

202 zálohu a dobírku) mají v tabulce ve sloupci Do účta ANO-NE vyplněno ANO. Pro takto označené složky je ve sloupci Předkontace nutné zadat kód předkontace (viz kapitola Vazba na účetnictví předkontace). Při zadávání měsíčních dat je zadaná předkontace automaticky přenášena do konkrétních složek mzdy. Může nastat případ, kdy Vám předkontace nebude vyhovovat (chcete účetně rozdělit náklady do různých analytických účtů nebo složku zúčtovat jinak). Pak u konkrétní složky mzdy změníte předkontaci dle potřeby. Změny je možné provádět i po uzavření měsíce. Z tabulky také dostáváte informaci, zda mzdová složka vstupuje do vyměřovacího základu pro sociální a zdravotní pojištění, daňového základu, do hrubé mzdy a do průměru pro pracovně právní účely (pro dovolenou). V případě, že mzdová složka nevstupuje do vyměřovacího základu, je v odpovídajícím sloupci zapsáno "NE". Rozšíření číselníku mzdových složek Číselník mzdových složek je rozšířen o obecné mzdové složky, u kterých můžete zadat požadovaný název a určit jestli vstupují do vyměřovacích základů pro sociální a zdravotní pojištění, do základu daně do hrubé mzdy a do průměru pro pracovně právní účely (do základu pro dovolenou). V případě, že mzdová složka nevstupuje do vyměřovacího základu, zapíšete do odpovídající položky "NE". Nové složky jsou rozděleny do skupin: Složky základní mzdy krácené odpracovanou dobou - Ostatní mzda 1-3 Odměny - Ostatní odměna 1-3 Příplatky - Ostatní příplatek 1-3 Ostatní osobní náklady - Volná složka 1-5 Po spuštění funkce Změna, oprava věty (viz Menu, horká klávesa ALT+Z, dvojklik) dostanete pro vybranou složku editační okno, ve kterém provedete potřebné změny. Dostáváte tak možnost upravit si číselník mzdových složek o složky, které přesně odpovídají vašim specifickým požadavkům. Příplatky Tato volba slouží k nastavení parametrů pro přesčasové a ostatní příplatky. 0 V tabulce můžete změnit Sazbu, resp. Typ sazby vybraného příplatku. Sazba Sazba za hodinu. V tabulce jsou některé sazby přednastaveny. 0 Vyplnění sazby pro Mzdu za přesčas nemá význam - údaj bude automaticky vyplněn podle základní mzdy, viz dále. Typ sazby Přípustné typy sazby: % z průměru Kč/hod - koruny na hodinu Příklad: 25 % z průměru je 25 % z průměru pro pracovně právní účely (pro dovolenou).

203 Parametry pro výpočet mezd Obsluha zde může nastavit následující parametry: Poměrnou část zdravotního pojištění, kterou za zaměstnance hradí zaměstnavatel. Poměrná část se vyjadřuje v procentech. Počet dnů krácení dovolené za den absence. Poslední použité číslo dokladu v běžném roce pro evidenci nemocenských dávek. Poslední parametr má význam pro velké organizace proplácející nemocenské dávky. Na počátku roku je číslo dokladu 0, při proplacení každé nemocenské dávky se automaticky zvedá o 1. Nově je okno rozšířeno o možnost zadání minimální měsíční a hodinové mzdy. V konfiguračním souboru, který dostáváte v rámci novoročního upgrade je uvedena minimální mzda platná od začátku nového roku. Jestliže v průběhu roku (obvykle s platností od července) vláda zvýší minimální mzdu, můžete v okně zadat novou minimální mzdu včetně měsíce od kdy je v platnosti. Nová minimální mzda zůstává v platnosti od zadaného měsíce do konce aktuálního roku. To znamená, že v průběhu aktuálního roku můžete minimální mzdu změnit pouze 1x (do konfiguračního souboru je možno uložit pouze jednu změnu). Např. s platností od 1.června 2000 se zvedla minimální mzda ze 4000 na 4500 Kč a minimální hodinová mzda se zvyšuje z 22,30 na 25 Kč. V okně jsou zaškrtávací pole: Generování účetních případů pouze pro různé kontace bez rozlišení zakázek. Střediska se rozlišují pouze pro nákladové účty. Pro nenákladové účty se střediska nerozlišují. Při nahrávání dat do účetnictví a generování účetních případů z mezd se budou generovat sumární účetní případy pro různé předkontace a střediska na nákladových účtech. Původní způsob generování účetních případů (přepínač není zaškrtnut) se generují jednotlivé účetní případy pro různé kontace, střediska resp. zakázky. Pro firmy s velkým počtem středisek, resp. zakázek mzdy generovaly neúměrný počet případů. Generování účetních případů pouze pro různé kontace. Rozdělení hrubé mzdy dle středisek i zakázek Při zadání zakázek na jednotlivé mzdové složky je při výpočtu hrubá mzda rozdělena na jednotlivé zakázky a při výpočtu čisté mzdy je sociální a zdravotní pojištění jež platí zaměstnavatel za zaměstnance rozděleno v poměru hrubých mezd na zakázky. Zaškrtnete-li ve funkci Parametry pro výpočet mezd políčko Rozdělení hrubé mzdy dle středisek i zakázek, bude nově rozdělena hrubá mzda a posléze soc. a zdr. pojištění dle středisek i zakázek. Funkce se uplatní v případě, že zadáváte různá střediska na jednotlivé mzdové složky Způsob výpočtu mzdy Součástí základních mzdových složek měsíční, hodinové, úkolové či podílové mzdy je i odpracovaná doba ve dnech, resp. v hodinách. Z hlediska zadání odpracované doby rozeznáváme dva základní režimy výpočtu - AUTO a MANUAL. V režimu výpočtu AUTO je odpracovaná doba automaticky doplněna po založení základní mzdové složky. Program vypočte odpracovanou dobu z fondu pracovní doby zaměstnance, od kterého odečte doposud určenou neodpracovanou dobu (nepřítomnost zaměstnance). V režimu výpočtu MANUAL zadáváte odpracovanou dobu ve dnech, resp. v hodinách ručně. Při výpočtu mzdy pro jednotlivé pracovní poměry pak můžete přepínat režim výpočtu dle potřeby. Bližší informace viz funkce Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy Typ organizace Program zpracovává mzdy jak pro tzv. velké, tak i pro malé organizace (do 25 zaměstnanců). Rozdíl je především v tom, že pro velké organizace program počítá i nemocenské dávky a generuje odpovídající sestavy. Máte-li zakoupenu licenci pro velké organizace a přitom zpracováváte mzdy i pro malou organizaci, přepnete parametr Typ organizace na MALA. Program nebude generovat částky ne mocenských dávek Seznam zdravotních pojišťoven Na obrazovce se zobrazí datové okno s tabulkou zdravotních pojišťoven.tabulku je nutné postupně vyplnit údaji o zdravotních pojišťovnách zaměstnanců (viz osobní údaje zaměstnanců). S tabulkou se pracuje standardním způsobem, viz Datové okno. Kód pojišťovny slouží k jejímu jednoznačnému označení (viz osobní údaje zaměstnance). Pro jednotlivé zdravotní pojišťovny lze zadat předkontace pro zaměstnance a zaměstnavatele. Mzdové složky zdravotního pojištění ( ZP pracovník a ZP zaměstnavatel) v jednotlivých prac. poměrech pak přejímají kontaci dle zdravotní pojišťovny, u které je zaměstnance přihlášen, viz. karta osobních údajů zaměstnance. Zadání kontací umožňuje analyticky členit zdrav. pojištění pro jednotlivé pojišťovny. Není-li kontace u zdravotní pojišťovny vyplněna, přejímá se standardní kontace z číselníku mzdových složek Seznam bankovních spojení

204 Při tvorbě příkazů k úhradě pro mzdu na účet a pro srážky je nutné znát bankovní spojení příslušných plateb. K tomu slouží tabulka všech bankovních spojení. S tabulkou se opět pracuje standardním způsobem. Pomocí kódu bankovního spojení definujete vazbu na daného zaměstnance, resp. jeho srážky. Podrobněji viz Osobní údaje zaměstnance a Zadání srážek. Pro příkazy k úhradě, je nutné nejdříve vyplnit bankovní spojení na: Finanční úřad zálohová daň Finanční úřad srážková daň OSSZ - sociální pojištění Vazba na účetnictví /předkontace/ Pro správné zaúčtování mezd musíte vytvořit tabulku předkontací /souvztažností/. Složkám mzdy, které vstupují do účetnictví bude automaticky přisouzen kód z této tabulky. Když nahráváte údaje do účetnictví, jsou složky, které mají stejný kód předkontace, střediska a zakázky sumarizovány a poté jsou v účetnictví vytvořeny příslušné účetní případy Tabulka předkontací Na obrazovce se zobrazí tabulka předkontací - souvztažností. Tabulka je předvyplněna základními předkontacemi, jejichž kódy se shodují s kódy předkontací mzdových složek, které vstupují do účetnictví. Tabulka předkontací obsahuje tyto údaje: Kód předkontace Znaky jsou automaticky konvertovány na velká písmena. Tabulka je setříděna vzestupně podle tohoto kódu. Pomocí kódu přisoudíte mzdové složce danou předkontaci - dvojici souvztažných kódů. Druhu dokladu Vyberete druh dokladu definovaný v účetnictví Číslo účtu MÁ DÁTI Číslo účtu DAL Čísla účtů jsou kontrolována oproti účtovému rozvrhu v účetnictví. Popis souvztažnosti Libovolný text pro přesný popis S tabulkou se pracuje standardním způsobem, viz Menu Pohyb, Aktualizace, Služby. V případě, že zadáte již existující kód předkontace, je hlášena duplicita Zadání individuálních předkontací. V těsné vazbě na podvojné účetnictví vznikla potřeba individuálních předkontací - souvztažností například pro jednotlivá střediska, druhy pracovních poměrů (společníci, komandisté ), způsobu výplaty (pokladnou, na účet), zdravotní pojišťovny atd. Aby bylo možno skloubit všechny rozdílné požadavky, zvolili jsme možnost přiřazení individuálních kódů předkontací k jednotlivým pracovním poměrům, resp. ke mzdovým složkám jednotlivých pracovních poměrů. Ve volbě Zadání individuálních předkontací dostanete nejdříve tabulku aktuálních pracovních poměrů.

205 Na klávesu ENTER dostanete k danému poměru jeho tabulku individuálních kódů předkontací. Tabulka obsahuje řádky s jednotlivými typy předkontací, jako jsou např. daně, dobírka, hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění atd. Ve sloupci Kód předkontace pak můžete zadat individuální kód předkontace daného typu (mzdového nákladu). Pomocí nápovědy můžete předkontace vybrat ze standardní tabulky předkontací. Nezadáte-li pro daný typ předkontace její kód, bude mzdovým složkám, odpovídajícím danému typu, přiřazena standardní předkontace, viz tabulka mzdových složek ve funkci Nastavení parametrů pro výpočet mezd. Individuální předkontace pak budou použity u odpovídajících mzdových složek daného pracovního poměru. Např. mzdové náklady společníků s.r.o. budou zaúčtovány na oddělených účtech zavedených pomocí nových předkontací Osobní údaje zaměstnanců Při prvním spuštění programu je tabulka prázdná. S tabulkou osobních údajů se pracuje standardním způsobem, viz Menu Pohyb, Aktualizace, Služby. Editační okno osobních údajů zaměstnance je rozděleno do tzv. listů pro zadání daňových údajů, údajů pro zdravotní pojištění a zadání adresy. Zaměstnance nelze vymazat, pokud na něj existují tzv. odkazy, tj. má např. přidělený pracovní poměr. Smazání zaměstnance a tím definitivní ukončení jeho zpracování se nabízí na konci kalendářního roku za podmínky, že všechny jeho pracovní poměry končí v tomto roce a nezasahují do nového roku. Tabulky Osobní údaje zaměstnanců, Pracovní poměry, Vstup měsíčních dat a Příkazy k úhradě si pamatují způsob řazení. Při otevření těchto tabulek jsou věty seřazeny stejným způsobem jako při jejich posledním použití. Osobní údaje a pracovní poměry lze řadit podle příjmení a jména zaměstnan ce. Příkazy k úhradě je možno řadit podle čísla účtu, viz. funkce Služby Změna pořadí vět v tabulce. Údaje na osobní kartě jsou rozděleny do skupin Základní osobní údaje Osobní číslo Základní číselná identifikace zaměstnance používaná v rámci celého systému. Dané osobní číslo může být přiděleno zaměstnanci pouze 1x a nelze ho v průběhu zpracování měnit. Při zakládání nových zaměstnanců doporučujeme dodržovat vzestupné pořadí. Příjmení - Jméno - Titul Plné jméno zaměstnance s titulem se zapisuje v předepsaném pořadí. Rodné číslo Povinný údaj ve výstupních sestavách. Dle rodného čísla program určí věk, pohlaví a datum narození. Datum narození Údaj je automaticky nastaven z rodného čísla. Místo narození Evidenční údaj. Stav

206 Státní příslušnost Rodné jméno Povinný údaj na mzdovém listu zaměstnance Daňové údaje Podpis PROHLÁŠENÍ k dani ANO/NE Údaj určuje zda zaměstnanec u zaměstnavatele podepsal "Prohlášení poplatníka daně z příjmů fyzických osob ze závislé činnosti a funkčních požitků k uplatnění nezdanitelných částek ze základu daně" dále jen Prohlášení. 0 Odpověď ANO znamená, že daňová záloha ze mzdy mu bude vypočtena pomocí daňové tabulky a že mu vzniká nárok na snížení daňového základu o nezdanitelné částky. 1 V případě, že zaměstnanec nepodepsal prohlášení, odpověď NE (daňové prohlášení podepsal u jiného zaměstnavatele) bude zdaněn zvláštním režimem a to do 2000 Kč- konečnou srážkovou daní 15% a nad 2000 Kč, - daňovou zálohou. Ze základu daně nebudou odečteny nezdanitelné částky. Uplatnění nezdaň. částek ANO/NE Zaměstnanec, který podepsal daňové prohlášení obvykle uplatňuje i nezdanitelné částky. Může však prohlášení podepsat a částky neuplatnit. Tabulka vyživovaných dětí Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou vyživovaných dětí. S tabulkou se pracuje standardním způsobem. Jméno Příjmení a jméno dítěte. Rodné číslo Povinný údaj. Z rodného čísla se vypočte věk dítěte a datum, ve kterém dítě dosáhne zletilosti - 18 let. Toto datum se zapíše do údaje Konec nároku na daňový odpočet. Věk Orientační údaj aktualizovaný programem. Konec nároku na daň. odpočet Datum, do kterého je možno uplatnit nezdanitelnou částku na dítě. Datum je nastaveno do 18 let věku dítěte. Pokud starší dítě studuje a nebo se nemůže připravovat na budoucí povolání z důvodů nemoci, můžete datum postupně posunout až na hranici 26 let věku dítěte. Daňový odpočet Ano/Ne ANO/NE Odpověď ANO - na dítě bude uplatňována nezdanitelná částka. Při výpočtu daně program provádí kontrolu na datum konce nároku. V případě, že dítě ztratí nárok na odpočet nezdanitelné částky není odpočet uplatněn a obsluha je při výpočtu daně na tuto skutečnost upozorněna. V tomto

207 případě přepište odpověď na NE a nebo posuňte datum konce nároku. Držitel průkazu ZTP-P OD: Datum, od kterého je dítě držitelem průkazu ZTP-P a vzniká tak nárok na odpočet dvojnásobné nezdanitelné částky. Klávesou Enter nebo ESC se vrátíte zpět do karty osobních údajů zaměstnance. Do karty zaměstnance se přenese počet dětí v tabulce. Důchod, invalidita zaměstnance Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou, do které můžete zapisovat položky, jež určují důchod, resp. invaliditu zaměstnance včetně dat platnosti. Prázdné datum platnosti DO značí, že položka má platnost na dobu neurčitou. S tabulkou se pracuje standardním způsobem. Číselník přípustných položek: 0030 Starobní důchod 0032 Vdovský důchod 0034 Část. invalidní Částečně invalidní důchod 0036 Invalidní Invalidní důchod Klávesou ENTER zvolíte požadovanou položku. Důchod, resp. invalidita jsou položky rozhodné pro uplatnění nezdanitelných částek a snížení vyměřovacího základu zdravotního pojištění. V závislosti na datech platnosti program automaticky zajistí správné uplatnění těchto úlev. 0 Klávesou ENTER nebo ESC se vrátíte zpět do karty osobních údajů zaměstnance. Uplatní-li se některá ze zapsaných položek v aktuálním měsíci, je její zkratka zobrazena v osobní kartě zaměstnance. Výše starob. důchodu [Kč za rok]: Evidenční údaj pro roční vyúčtování daně Zdravotní klasifikace zaměstnance Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou, do které můžete zapsat položky, jež určují zdravotní klasifikaci zaměstnance včetně dat platnosti. Prázdné datum platnosti DO značí platnost na dobu neurčitou. Způsob práce je shodný se zadáním Důchodu, resp. invalidity zaměstnance Průkaz ZTP-P Držitel průkazu ZTP-P Průkaz ZTP 0044 TZP II./III. st. Držitel průkazu TZP II./III. stupně ZPS Klávesou ENTER zvolíte požadovanou položku. Některé položky jsou rozhodné pro uplatnění nezdanitelných částek a úlev na zdravotního pojištěni (držitel průkazu ZTP-P nebo průkazu ZTP II./III. stupně). V závislosti na datech platnosti program automaticky zajistí správné uplatnění těchto úlev. Studium Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou, do které můžete zapsat položku, jež určuje studium zaměstnance včetně dat platnosti. Způsob zpracování je shodný se zadáním důchodu, resp. invalidity zaměstnance. Dnem skončila platnost par. 56 ods. 1 zákona 48/97 Sb. o veřejném zdravotním pojištění. Podle tohoto ustanovení měl nárok na odpočet ze

208 základu zdrav. pojištění student vysoké školy starší 26 let. Toto přechodné ustanovení nelze od ledna 1999 použít, takže těmto studentům je sráženo zdrav. pojištění z celého příjmu. Zároveň je třeba tyto studenty odhlásit na zdravotní pojišťovně, jako osoby, za které je plátcem pojistného stát. Tabulka nezdanitelných částek [celkem Kč za měsíc] Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou, která vám dává přehled o uplatnění nezdanitelných částek v aktuálním roce (XX - uplatnění částky v daném měsíci). Obsah tabulky je aktualizován až při výpočtu mzdy pro daného zaměstnance v aktuálním měsíci. Jméno manžela(ky) Rodné číslo manžela(ky) Evidenční údaj pro roční vyúčtování daně Zdravotní pojištění Kód zdravotní pojišťovny Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou zdravotních pojišťoven včetně jejich bankovního spojení. Pomocí kurzoru zvolíte pojišťovnu, u které je zaměstnanec pojištěn a klávesou ENTER přenesete kód pojišťovny do karty zaměstnance. Změna zdravotní pojišťovny zaměstnavatele Zdravotní pojišťovnu je možné změnit pouze jedenkrát ročně a to vždy k prvnímu dni kalendářního čtvrtletí. Změnu zdrav. pojišťovny provedete v okně Osobní údaje zaměstnance - Zdravotní pojištění následujícím způsobem: Do pole Kód zdravotní pojišťovny zadejte kód nové ZP. Vyberte datum od kdy dochází ke změně ZP (položka Datum změny zdr. pojišťovny). Do pole Kód předchozí zdrav. pojišťovny zadejte kód ZP, u které byl zaměstnanec pojištěn před změnou. Pozn.: V případě že je vyplněna položka Kód předchozí zdrav. pojišťovny musí být zadán také Kód zdravotní pojišťovny a Datum změny zdr. pojišťovny. Mzdová účetní tak dostává informaci o změně zdravotní pojišťovny zaměstnance během roku a odpovídající výstupní sestavy uvádějí tu zdrav. pojišťovnu, jež byla platná v daném měsíci. 0 Tabulka zdravotních pojišťoven je aktualizována ve funkci Parametry pro výpočet mezd. Novou pojišťovnu včetně bankovního spojení však můžete založit pomocí klávesy Alt-P i při zpracování tohoto údaje. Pojištění OD Evidenční údaj datum. Doplatek do minimálního Vyměřovacího Základu zdravotního pojištění ANO/NE Odpověď ANO znamená, že zaměstnanec uhradí u tohoto zaměstnavatele případný doplatek do minimálního zdrav. pojištění (do min. mzdy). Odpověď NE - případný doplatek bude uhrazen u jiného zaměstnavatele. Důvody k úlevám na Zdravotním Pojištění Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou, do které můžete zapsat položky, jež určují důvody pro uplatnění úlev na zdravotním pojištění (snížení vyměřovacího základu nebo neuplatnění doplatku do min. základu) včetně dat platnosti. 0 Zaměstnanec je např. osoba, za kterou hradí zdravotní pojištění i stát. S tabulkou se pracuje standardním způsobem. 1 Tabulka je předvyplněna v závislosti na přiznání důchodu, zdravotní klasifikace a studia zaměstnance, viz výše. V závislosti na datech platnosti program automaticky zajistí správné uplatnění těchto úlev. Číselník přípustných položek: 0030 Starobní důchod 0032 Vdovský důchod 0034 Část. invalidní 0036 Invalidní 0044 TZP II./III. st Student, učeň 0060 Péče o děti 7/15 Osoba, která osobně, celodenně a řádně pečuje o jedno dítě do 7 let nebo o dvě děti do 15 let Důchodový věk Osoba důchodového věku, která nemá nárok na přiznání důchodu OSVC a záloha ZP OSVČ, která již platí ve své výdělečné činnosti měsíčně zálohy na zdrav. pojištění v minimální výši.

209 0066 Rodič.příspěvek Rodičovský příspěvek zvolte pro zaměstnankyni, která u jiného zaměstnavatele pobírá rodičovský příspěvek (je na další mateřské dovolené) a u vás pracuje v povoleném rozsahu. Zaměstnankyni vzniká nárok na odpočet z vyměř. základu zdravotního pojištění. Uplatnění odpočtu z Vyměřovacího základu ANO/NE Vznikne-li zaměstnanci nárok na uplatnění odpočtu z vyměřovacího základu zdravotního pojištění (jedná se o osobu, za kterou je plátcem pojištění i stát) a neuplatní-li tento odpočet u jiného zaměstnavatele, zvolte odpověď ANO. V opačném případě odpověď NE Další osobní údaje Vynětí zaměstnance z evidence Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou, do které můžete zapsat položky, jež určují vynětí z evidence zaměstnance včetně dat platnosti. S tabulkou se pracuje standardním způsobem Číselník přípustných položek: 0010 Mateřská dov. Osoba na mateřské dovolené 0012 Další mateřská Osoba na další mateřské dovolené - příjemce rodičovského příspěvku 0 Pracovnice, která je na Další mateřské dovolené může mít maximální měsíční příjem do výše životního minima. Ve funkci Výpočet mzdy musíte odpovídajícím způsobem upravit základ, resp. hodinovou mzdu případně odpracovanou dobu u základní mzdy. Pokud pracovnice po dobu Další mateřské dovolené nepracuje, vymažte její základní mzdu v tabulce měsíčního zpracování. 1 Při tisku Přehledu o vyměřovacích základech a pojistném malé organizace (viz Měsíční přehledy), se zobrazí okénko (s evidencí odpracované doby), ve kterém máte možnost upřesnit celkový počet kalendářních dnů započítaných do omluvené absence. Vyloučená doba pro Další mateřskou dovolenou zůstává na formuláři nulová Voj. služba Voják konající základní (náhradní ) vojenskou službu Civilní služba Osoba konající civilní službu u jiného zaměstnavatele Dlouho v cizině Osoba dlouho v cizině - déle jak 6 měsíců Muž pečuje o dítě Muž po dobu nepřítomnosti, po kterou se mu poskytuje peněžitá pomoc dle předpisů nemoc. pojištění Výkon trestu 0022 Osoba ve vazbě Vynětí z evidence (kromě Další mateřské dovolené a Muže pečujícího o dítě) krátí fond pracovní doby zaměstnance. Vynětí s prázdným datem DO je vynětí na dobu neurčitou. Datum vynětí DO můžete posléze doplnit. 0 Po zadání počátku (data OD) Mateřské dovolené program ve zvláštním dialogovém okně nabídne počet týdnů trvání této dovolené. Implicitně je nastaveno 28 týdnů. Počet týdnů můžete změnit. Po potvrzení tohoto údaje program vypočte ve shodě s tzv. lhůtníkem pro výplatu peněžité pomoci v mateřství datum ukončení mateřské dovolené. Započteno roků a dnů pro dovolenou Doba započtená pro dovolenou z předchozího zaměstnání k datu nástupu do pracovního poměru. Při přípravě zápočtového listu zaměstnance se k těmto údajům připočte doba odpracovaná v daném pracovním poměru. Způsob výplaty Přípustné hodnoty: POKLADNOU NA ÚČET NA ADRESU Zvolíte-li způsob výplaty na účet, požaduje program číslo účtu zaměstnance, resp. kód tohoto účtu. 0 Stisknutím tlačítka se zobrazí pomocné okno s tabulkou bankovních spojení. Kurzorem zvolíte účet, na který se příkazem k úhradě bude posílat mzda zaměstnance a klávesou ENTER přenesete kód tohoto účtu do karty zaměstnance.

210 Kontrola správnosti čísla účtu Při zadávání čísla účtu program kontroluje jeho formát tj: 0 zda obsahuje pouze číslice a max. dvě pomlčky, přičemž před první nesmí být více jak 6 znaků a za druhou nesmí být více jak 3 znaky. Pokud je pomlčka jen jedna musí splňovat jednu z uvedených podmínek. Celková délka čísla účtu může být max.6 znaků předčíslí a 10 znaků číslo. 1 Nevyhovuje-li zadávané číslo těmto podmínkám, je uživatel upozorněn varovnou zprávou. 2 Tabulka bankovních spojení je aktualizována ve funkci Parametry pro výpočet mezd. Trvalá adresa Údaj použitý na výstupních sestavách. 0 Ulice, č.p., PSČ, Obec, pošta. Přechodná adresa Evidenční údaj. Pokud při editaci změníte údaj, který je v daném období již využit pro výpočet mzdy zaměstnance, jste na tuto skutečnost upozorněni varovnou zprávou Pracovní poměry Při prvním spuštění programu je tabulka prázdná. S tabulkou pracovních poměrů se pracuje standardním způsobem, viz Menu Pohyb, Aktualizace, Služby. Na klávesu Alt-P se na obrazovce zobrazí prázdná karta pracovního poměru. Jako první zadáte osobní číslo již založeného zaměstnance. Pokud si osobním číslem nejste jisti, stisknete pomocné tlačítko nebo klávesu F2 a zaměstnance vyberete z tabulky zaměstnanců. Ke každému zaměstnanci s přiděleným osobním číslem (viz funkce "Osobní údaje zaměstnanců") můžete připojit libovolný počet pracovních poměrů. Pracovní poměry téhož zaměstnance jsou rozlišeny číslem pracovního poměru. Pracovní poměr nelze smazat. Funkce smazání pouze označí daný pracovní poměr křížkem ve druhém zeleném sloupci. Toto označení způsobí, že pokud daný pracovní poměr bude ukončen (datum odchodu je nižší než aktuální období), nebude po přechodu do dalšího měsíce již zahrnut do tabulky měsíčního zpracování, viz dále. Budete-li chtít později realizovat doplatek mzdy pro daný poměr, vrátíte jej zpět do původního stavu opětovným spuštěním funkce Smazání pracovního poměru. Definitivní ukončení práce s daným zaměstnancem a vymazání jeho pracovního poměru lze (v případě ukončení tohoto poměru ve starém roce) provést až při převodu dat do nového kalendářního roku, viz kapitola Převod dat do nového měsíce. Karta pracovního poměru

211 Číslo prac. poměru Číselná identifikace pracovních poměrů daného zaměstnance. Má-li zaměstnanec u zaměstnavatele více pracovních poměrů označíte tyto poměry čísly ve vzestupném pořadí. Hlavní pracovní poměr označte číslem 1. Číslo může být pracovnímu poměru přiděleno pouze 1x a nelze ho v průběhu zpracování měnit. Druh pracovního poměru HLAVNÍ VEDLEJŠÍ SOUBĚŽNÝ DPČ Dohoda o pracovní činnosti. DPP Dohoda o provedení práce. NEPRAVID. VÝPOMOC Zaměstnanci na nepravidelnou výpomoc. SPOLEČ. KOMANDISTÉ Společníci s.r.o., komandisté, komanditní společnosti. ČLENOVÉ DRUŽSTEV DOMÁČTÍ PRACOV. PRAKT.VÝCVIK UČŇŮ Příjmy za práci žáků a studentů z praktického výcviku (v přípravném období). Jsou zde uvedeny základní pracovní poměry a ostatní pracovně právní vztahy obdobné pracovním poměrům, jako DPČ - dohoda o pracovní činnosti a DPP - dohoda o provedení práce, viz Zákoník práce. Nepravidelnou výpomoc zvolte pro zaměstnance, kteří vykonávají sjednané práce jen občas a nepravidelně dle potřeb organizace. Jedná se o kategorii vymezenou pro účely nemocenského pojištění. 0 Program v závislosti na druhu pracovního poměru zajistí zákonný odvod nemocenského a zdravotního pojištění. (Např. z DPP se pojistné neodvádí, z DPČ a za Nepravidelnou výpomoc pouze v případě, že vztah byl uzavřen na déle než 7 kalendářních dnů a započitatelný příjem dosáhl alespoň 400,- Kč.) Datum nástupu Datum odchodu Datum začátku, resp. konce pracovního poměru. Není-li uveden datum odchodu, jedná se o pracovní poměr na dobu neurčitou. Data určují fond pracovní doby zaměstnance v aktuálním období. 0 Chcete-li změnit datum nástupu, resp. odchodu, které spadá do období, pro něž již byla vypočtena mzda, jste na tuto skutečnost upozorněni varovnou zprávou. 1 Po ukončení pracovního poměru se ve funkci Převod dat do nového měsíce můžete rozhodnout, jestli tento pracovní poměr zůstane v tabulce měsíčního zpracování (viz dále) pro vyplacení případných doplatků za minulá období. Při výpočtu daně však v tomto případě nejsou uplatněny nezdanitelné částky a ve zdravotním pojištění případné snížení vyměřovacího základu. Má se za to, že zaměstnanec již podepsal daňové prohlášení u jiného zaměstnavatele. Ukončený pracovní poměr může být zařazen do tabulky měsíčního zpracování pouze v případě, že není označen na smazání a označen v zeleném sloupci křížkem. V případě velké fluktuace zaměstnanců tak máte možnost omezit počet ukončených pracovních poměrů nabízených při převodu do nového měsíce. 2 V případě, že v minulosti daný pracovní poměr skončil a nyní se zaměstnanec vrátil zpět a nastoupil do stejného pracovního poměru, můžete změnit datum nástupu, resp. odchodu tohoto poměru dle skutečného stavu. Pracovní poměr se v aktuálním období opět dostane do tabulky měsíčního zpracování, viz dále. Středisko Stisknutím tlačítka nebo klávesy F2 dostanete pomocnou tabulku zavedených středisek. Vyberte v tabulce požadované středisko a klávesou ENTER přeneste číslo střediska do karty zaměstnance. Funkce Evidenční údaj. Třída Evidenční údaj. Pracovní rozvrh

212 TÝDENNÍ NEPRAVIDELNÝ Pro TÝDENNÍ pracovní rozvrh je pracovní doba zaměstnance pravidelně rozdělena v 5-ti nebo 6-ti denním pracovním týdnu v závislosti na fondu pracovní doby zaměstnavatele. Pro zaměstnance v závislosti na jeho úvazku (počet hodin denně) určí program fond jeho pracovní doby, tj. počet pracovních hodin a dnů v týdnu, resp. počet pracovních hodin a dnů v aktuálním měsíci. Při NEPRAVIDELNÉM pracovním rozvrhu není pro zaměstnance určen fond pracovní doby. Zaměstnanec pracuje nepravidelně dle potřeb zaměstnavatele. Tento pracovní rozvrh je vhodný pro DPČ, DPP nebo Nepravidelnou výpomoc. Na rozdíl od týdenního pracovního rozvrhu program z dat OD-DO neurčí počet pracovních hodin a dnů. Časové údaje pro jednotlivé složky mzdy musí být zadány obsluhou Úvazek Pro TÝDENNÍ pracovní rozvrh jsou hodnoty přednastaveny z fondu pracovní doby zaměstnavatele. Hodin denně Pomocí tohoto údaje je možné zadat plný, resp. zkrácený úvazek zaměstnance. Hodiny se zadávají s přesností na 15 minut, tj hodiny. Příklad: 0 Fond zaměstnavatele je 42.5 hodin týdně, 5 dnů v týdnu a 8,5 hodin denně, viz Parametry pro výpočet mezd. 1 Pracuje-li zaměstnanec v týdenním pracovním rozvrhu na poloviční úvazek, zadáte 4.25 hodiny denně, tj hodin v týdně a v poměrném vyjádření úvazek 0.5 Dnů v týdnu Pro TÝDENNÍ pracovní rozvrh je možné zadat 5-ti nebo 6-ti denní pracovní týden Hodin v týdnu Výstupní údaj, (který obsluha nemůže změnit) závislý na fondu zaměstnavatele a na úvazku zaměstnance. Úvazek [0-1] Výstupní údaj, poměrné vyjádření úvazku. Pro plný úvazek je hodnota 1. Typ mzdy MĚSÍČNÍ HODINOVÁ ÚKOLOVÁ PODÍLOVÁ Položka určuje základní typ mzdy, kterou bude zaměstnanec odměňován. V aktuálním měsíci může být zaměstnanec odměňován smíšenou mzdou, která vznikne kombinací mzdových složek jednotlivých typů mezd (viz dále). Tento základní typ mzdy však bude určující např. pro předvypln ění hodinové sazby pro mzdu za přesčas. Kč/měs Základ (tarif) pro MĚSÍČNÍ mzdu. Kč/hod Hodinová sazba pro HODINOVOU mzdu. Krátit úvazkem ANO/NE Údaj má význam pro MĚSÍČNÍ mzdu ve zkráceném pracovním úvazku. Odpověď ANO znamená, že základní měsíční mzda je zadána pro plný úvazek a při výpočtu mzdy je třeba ji zkrátit. Odpověď NE, resp. prázdný údaj znamená, že základ měsíční mzdy je již zadán při zkráceném úvazku Dovolená Tlačítko Výpočet dovolené Při založení nového pracovního poměru je stisknutím tlačítka aktivována funkce, která z datumu nástupu a odchodu a druhu pracovního rozvrhu vypočte nárok na dovolenou a její poměrná část. v aktuálním roce. Při výpočtu poměrné části dovolené se započítávají celé kalendářní měsíce trvání prac. poměru. V případě potřeby (např. nástup je druhého a prvního je neděle) opravte vypočtenou hodnotu. Tlačítko Výpočet dovolené můžete použít i pro založený prac. poměr, pokud chcete zko ntrolovat poměrnou část dovolené. Tlačítko Kontrola čerpání dovolené Tak jak zaměstnanec v průběhu roku čerpá dovolenou, jsou v polích Kráceno, Vybráno, Zbývá aktualizovány hodnoty. Aktualizace těchto hodnot se povede vždy při uzavření aktuálního měsíce podle dovolené (absence) v uzavíraném měsíci. To znamená, že v polích Kráceno, Vybráno, Zbývá jsou od začátku roku sumarizovány hodnoty dle zadaných mzdových složek dovolené a

213 absence v daném roce. Stisknutím tlačítka Kontrola čerpání dovolené v posledním uzavřeném měsíci funkce znovu přepočte od počátku roku hodnoty Kráceno, Vybráno, Zbývá a na případný rozdíl upozorní s možností akceptovat nově vypočtené hodnoty. Funkce tak slouží ke kontrole ročních hodnot. Nárok letošní Nárok na dovolenou ve dnech. Pro TÝDENNÍ pracovní rozvrh je údaj nastaven stisknutím tlačítka Výpočet dovolené na počet dní odpovídající dle pracovního rozvrhu čtyřem týdnům Poměrná část Poměrná část nároku na dovolenou ve dnech (s přesností na 0.5 dne) v aktuálním roce. Údaj je nastaven stisknutím tlačítka Výpočet dovolené v závislosti nároku na dovolenou a počtu celých měsíců trvání pracovního poměru v aktuálním roce. Při přechodu na nový rok je údaj aktualizován. Loňská Loňská dovolená ve dnech (s přesností na 0.5 dne). Při přechodu na nový rok je do údaje automaticky zapsána dovolená, která zbyla z minulého roku. Dodatková dovolená Vstupní údaj ve dnech (s přesností na 0.5 dne). Z jiné organizace Vstupní údaj ve dnech (s přesností na 0.5 dne). Celkem Celkový počet dnů dovolené, údaj je automaticky přednastaven v závislosti na zadání předcházejících hodnot. Kráceno Počet dnů krácení dovolené v aktuálním roce. Údaj je aktualizován při měsíční uzávěrce v závislosti na počtu dnů absence a parametru, který určuje, kolik dnů krácení dovolené je za jeden den absence, viz Parametry pro výpočet mezd. Vybráno Počet dnů dovolené vybrané v aktuálním roce. Údaj je aktualizován při měsíční uzávěrce v závislosti na počtu dnů čerpání dovolené. Zbývá Počet dnů dovolené, které zbývají v aktuálním roce. Údaj je aktualizován při měsíční uzávěrce. Krácení nároku na dovolenou v závislosti na délce omluvené absence. Nárok na dovolenou se v aktuálním roce krátí v závislosti na délce omluvené absence následovně: Počínaje 100. dnem omluvené absence se dovolená krátí vždy za každých 22 neodpracovaných dnů o 1/12. (např. 100 dnů=1/12, 122 dnů=2/12 atd.) Při přechodu na nový rok program kontroluje, zda zaměstnanec může v novém roce odpracovat alespoň 60 dnů - pokud tomu tak není, nárok na dovolenou vynuluje. Tato situace nastává v případě, kdy je zaměstnanec vyjmutý z evidence tak, že v aktuálním roce zbývá méně než 60 pracovních dnů. Pokud není vyplněn datum konce vynětí, předpokládá se že bude trvat minimálně do konce roku a podle toho je také vypočten nárok na dovolenou na začátku aktuálního roku. Zadáte-li někdy později datum ukončení vynětí spadající do aktuálního roku (tím změníte podmínky pro výpočet nároku na dovolenou a hodnota vypočtená na začátku roku již nemusí být správná), je nutné spustit volbu "Kontrola čerpání dovolené" na všech kartách pracovních poměrů zaměstnance, kterému bylo vynětí ukončeno. Na tuto skutečnost vás program upozorní vždy, když změníte datum začátku resp. konce vynětí ve funkci "Vynětí z evidence" na kartě osobních údajů zaměstnance. Funkci "Kontrola čerpání dovolené" je nutné spustit vždy při založení nového vynětí, nebo při změně jeho začátku nebo konce. Pokud začínáte používat tuto novou verzi v průběhu roku, získáte správnou hodnotu nároku na dovolenou a krácení dovolené pro daný pracovní poměr až po stisku tlačítka "Kontrola čerpání dovolené" v kartě pracovních poměrů Pracovně právní průměry (pro náhrady - dovolenou) Na kartě pracovního poměru jsou průměry rozděleny do čtyř kalendářních čtvrtletí. Průměr s platností v prvním čtvrtletí (I.Q - 1.,2. a 3. měsíc) je vypočten z posledního čtvrtletí předchozího roku. Průměr s platností v II.Q je vypočten z údajů v I.Q atd. Při založení nového pracovního poměru zadejte do odpovídajícího čtvrtletí pravděpodobný průměr v korunách na hodinu. Při přechodu na nové čtvrtletí program (za podmínky, že zaměstnanec má v předcházejícím čtvrtletí odpracováno 22 dnů) automaticky vypočte nový průměr a zapíše jej do odpovídajícího čtvrtletí. Úprava výpočtu průměrného výdělku při odměnách (mzdě) za delší časové období. Při zápočtu mzdy odměny za delší období než kalendářní čtvrtletí se pro účely průměrného výdělku zahrne v rozhodném období poměrná část odměny odpovídající odpracované době. Například roční odměna Kč by se zahrnula do jednotlivých čtvrtletí jednou čtvrtinou tj Kč. Jestliže ale zaměstnanec odpracuje v daném čtvrtletí jen např. 504 hodin (je nemocen) a fond pracovní doby je

214 536 hodin, zahrne se do průměru = x504:536 Kč Průměry pro nemoc - neredukované denní vyměřovací základy Neredukované vyměřovací základy pro nemoc v Kč/den mají význam pro velké organizace, které vyplácejí nemocenské dávky. Základy jsou stejně jako průměry pro dovolenou rozděleny do jednotlivých kalendářních čtvrtletí. Není-li v aktuálním čtvrtletí určen základ pro nemoc, pak při založení nemocenské dávky program vypočte a zapíše požadovaný základ. Způsob redukce vyměřovacího základu, viz dále. Pokud při editaci změníte údaj, který je v daném období již využit pro výpočet mzdy zaměstnance, jste na tuto skutečnost upozorněni varovnou zprávou Srážky Při prvním spuštění programu je tabulka prázdná. S tabulkou srážek se pracuje standardním způsobem, viz Menu Pohyb, Aktualizace, Služby. Na klávesu Alt-P se na obrazovce zobrazí prázdná karta srážky. Jako první zadáte osobní číslo již založeného zaměstnance, kterému chcete srážku dát. Pokud si osobním číslem nejste jisti, stiskněte klávesu F2 a zaměstnance vyberte z tabulky zaměstnanců. Ke každému zaměstnanci s přiděleným osobním číslem (viz funkce "Osobní údaje zaměstnanců") tak můžete přidělit libovolný počet srážek. Program respektuje nařízením vlády č. 63/98 Sb., které upravuje základní částku, jež nesmí být sražena při výkonu rozhodnutí a částku, nad kterou je mzda postižitelná srážkami ze mzdy bez omezení. Význam jednotlivých položek Osobní číslo Osobní číslo zaměstnance, jemuž je srážka určena. Pořadí srážky Automaticky generovaná hodnota, která určuje pořadí srážky u daného zaměstnance. V tomto pořadí jsou také srážky nahrávány do měsíčných dat příslušného zaměstnance a sráženy z jeho mzdy, viz dále. Pořadí srážek může obsluha změnit. Číslo složky Číslem složky definujete typ srážky. Následující tabulka ukazuje všechny typy srážek Výživné 1305 Náhrada škod 1310 Přeplatky 1315 Ostat. exekuce 1320 Spoření 1325 Půjčky

215 1330 Pojištěni 1332 Penzijní fond 1335 Odbory částka 1337 Odbory %-mzdy 1340 Osobní učet 1342 Stravné 1344 Srážka % - hrubé mzdy Zde namísto částky v Kč zadáváte % z hrubé mzdy Ostatní Zkratka Po výběru čísla složky je zobrazena i její zkratka. Měsíční srážka Tato hodnota definuje, kolik se má každý měsíc srážet. Celkem srazit Jestliže je tato hodnota nenulová, pak program kontroluje, zda Již sraženo + Měsíční srážka není větší než Celkem srazit. Již sraženo Již sraženo je aktualizováno po uzavření měsíce. (Jen v případě, že je vyplněno Celkem srazit.) Srážet OD Srážet DO Tyto dvě data vám umožní časově omezit danou srážku. Způsob platby V případě volby NA ÚČET je nutné zadat Kód bankovního spojení. Kód bank.spojení Kód bankovního spojení určuje, na který účet má být vytvořen příkaz k úhradě. Mzda i srážky mohou být vypláceny na účet. Aby bylo možné určit, které bankovní spojení je určeno konkrétní srážce či výplatě konkrétního zaměstnance, je nutné aby každé bankovní spojení mělo svůj kód. Pak stačí u dané srážky zadat příslušný kód z tabulky bankovních spojení. Při tvorbě příkazu je podle tohoto kódu nalezeno číslo účtu, variabilní a konstantní symbol. Číslo rozhodnutí Text k rozhodnutí Tyto dva evidenční údaje můžete vyplnit v případě, že srážka ze mzdy je na základě soudního rozhodnutí. Předkontace Při zadání předpisu srážky pro daného zaměstnance je možno také zadat předkontaci. V okamžiku výpočtu mzdy v aktuálním měsíci se pak generuje konkrétní srážka s takto individuálně zadanou předkontací. Pokud v předpisu srážky (ve funkci Srážky) nezadáte individuální předkontaci, použije se při výpočtu mzdy standardní předkontace (SRAZKY) uvedená v číselníku mzdových složek. Nově tak máte možnost pro daného zaměstnance a jeho konkrétní srážku zadat individuální předkontaci - dvojici souvztažných účtů. Změna chování vybraných srážek: Stravné. Srážku je možno zadat přímo v měsíčním zpracování mimo předpis srážek. V případě, že existuje předpis srážky např. na 500 Kč a obsluha před výpočtem změní částku např. Stravného na 450 Kč, není při výpočtu mzdy generována varovná hláška, že došlo ke změně hodnoty srážky oproti předpisu srážek Příspěvek zaměstnavatele na penzijní připojištění zaměstnance Zákon 170/1999 Sb. přinesl do penzijního připojištění zásadní koncepční změny, které umožňují daňové zvýhodnění, a to jak na straně zaměstnance, tak zaměstnavatele. Zaměstnanec: viz zákon 170/99 Sb., kterým se změnil z. 586/92 Sb. doplnění písm. w) do par 6 odst. 9 zákona Od zdaňovacího období 2000 je příspěvek zaměstnavatele poukázaný na penzijní připojištění zaměstnance, maximálně do výše 5% vyměř. základu sociálního pojištění (zaměstnance), osvobozen od daně z příjmu. Zaměstnanec odvádí daň z příjmu jenom z té částky, která přesahuje uvedený limit, tj. přesahuje 5% vyměř. základu sociálního pojištění. Zaměstnavatel: viz zákon 170/99 Sb., kterým se změnil z. 586/92 Sb. doplnění písm. j) do par 24 odst. 2 zákona Od zdaňovacího období 2000 je rovněž příspěvek zaměstnavatele poukázaný na penzijní připojištění zaměstnance, maximálně do výše 3% vyměř. základu sociálního pojištění (zaměstnance), daňově uznatelným nákladem zaměstnavatele. Pokud by zaměstnavatel platil za zaměstnance na penzijní

216 připojištění vyšší částku než je uvedený limit 3%, nemůže si částku nad tento limit zahrnout do svých nákladů. Po doplnění odst. 12 v par 15 si bude moci poplatník odečíst od základu daně platby příspěvků na penz. připojištění, které sám zaplatil penzijnímu fondu (nelze odečíst to, co za něho zaplatil zaměstnavatel). Částku, kterou může poplatník odečíst se rovná součtu jím zaplacených příspěvků snížených o 6000 Kč. Maximálně lze takto odečíst částku Kč. V souvislosti s poskytováním příspěvku se objevila řada problémů, které zbytečně komplikují vyplácení příspěvku. Především se nekryje měsíc, ve kterém musí být příspěvek poukázán na příslušný penzijní fond s měsícem jeho zúčtování a porovnání s 3% resp. 5%. Příspěvek musí být poskytnut nejpozději do konce kalendářního měsíce, na který se platí. Výše vyměřovacího základu sociálního pojištění se kterým se příspěvek z daňových důvodů porovnává, bude znám až začátkem následujícího měsíce. Problémy budou vznikat v měsících, kdy zaměstnanec bude mít nižší příjem (např. z důvodů nemoci, OČR, neplaceného volna apod.), sníží se vyměřovací základ zaměstnance a může dojít k překročení 5% a 3% hranice a k nutnosti část příspěvku dodatečně zdanit. Další problém, který může vzniknout, se týká placení sociálního pojištění z příspěvku, jehož poskytnutí je vázáno na výkon zaměstnání (např. odpracovanou dobu). Pokud však zaměstnavatel stanoví výši příspěvku 3%, minimálně 100 Kč, nebude se sociální pojistné z příspěvku srážet, protože 100 Kč poskytne i v případě, že bude zaměstnanec celý měsíc nemocen. Viz par 5 odst. 2c bod 6 zákona 589/99 Sb. V každém případě musí zaměstnavatel odvádět příspěvek ze svého účtů přímo na účet penzijního fondu. Pokud by jej poskytl zaměstnanci a ten by jej odváděl na penzijní fond, musel by z příspěvku zaplatit sociální pojištění. Zdravotní pojištění se z příspěvku zaměstnavatele na penzijní připojištění neplatí. Viz par 3 odst. 3 zákona 589/99 Sb. Nejvhodnější z daňového hlediska by byl příspěvek zaměstnavatele ve výši 3% vyměř. základu sociálního pojištění zaměstnance, protože tato částka bude celá daňově uznatelná u zaměstnavatele a zaměstnanec z ní nezaplatí daň z příjmu. Bohužel v okamžiku, kdy musí být příspěvek poukázán na účet fondu, není znám základ pro výpočet 3% částky. Z výše uvedeného vyplývá, že zahrnutí příspěvku zaměstnavatele na penzijní připojištění do WinMezd musí být dostatečně pružné, aby pokrylo všechny možné způsoby vyplácení a případné změny legislativy, jež lze očekávat. Protože příspěvek musí být poskytnut nejpozději do konce kalendářního měsíce, je jeho vyplacení rozděleno do dvou fází. Nejdříve ve funkci Srážky zadáte pro daného zaměstnance předpis srážky: Příspěvek penz. fond 3%, jež určuje předpis příspěvku v Kč (např. 300 Kč) a číslo účtu penzijního fondu. Částka uvedená v předpisu bude využita (případně rozdělena) pro generaci mzdových složek a srážek při výpočtu mzdy, viz druhá fáze. Tento předpis příspěvku se od ostatních předpisů srážek také liší tím, že vstupuje do zvlášť připraveného příkazu k úhradě, který může být vystaven do konce běžného měsíce, ještě před výpočtem mzdy, viz funkce Příkaz k úhradě příspěvků penzijního připojištění. 0 Druhá fáze vyplacení příspěvku je realizována v okamžiku výpočtu mzdy pro daného zaměstnance, viz dále. Pro příspěvek uvedený v předpisu srážek Příspěvek penz. fond se předpokládá, že byl odeslána na příslušný penzijní fond. Pro tento příspěvek (např. 300 Kč) je automaticky generována složka mzdy ve skupině Ostatní příjmy: Příspěvek penz. pojištění 5%, a v případě, že odeslaný příspěvek převyšuje limit 5% základu soc. pojištění je ještě generována složka: Příspěvek penz. pojištění >5%, která obsahuje zbytek příspěvku nad stanovený limit 5%, a která na rozdíl od složky 0671 vstupuje do daňového základu. Oběčástky nevstupují do hrubé ani čisté mzdy ani do účetnictví, nemají zadanou předkontaci. Slouží pouze k evidenci příspěvku a k případnému zdanění jeho části. 0 Při výpočtu mzdy je dále automaticky generována složka mzdy ve skupině Srážky: Příspěvek penz. fond 3%, a v případě, že odeslaný příspěvek převyšuje limit 3% základu soc. pojištění je ještě generována složka: Příspěvek penz. fond >3%, která obsahuje zbytek příspěvku nad stanovený limit 3%. Srážky 1333 a 1334 se od ostatních srážek v aktuálním měsíci liší tím, že nesráží peníze ze mzdy, ale pouze vstupují do účetnictví (mají zadanou předkontaci) tak, že složka 1333 je daňově uznatelný výdaj a složka 1334 daňově neuznatelný výdaj.

217 Pro srážku 1333 je doporučená předkontace s kódem PENZNA pro souvztažné účty: na stranu MD účtu zákonné sociální náklady (daňově uznatelný výdaj) a na stranu Dal účtu jiné závazky. Pro srážku 1334 je doporučená předkontace s kódem PENZIS pro souvztažné účty: na stranu MD účtu ostatní sociální náklady (daňově neuznatelný výdaj) a na stranu Dal účtu jiné závazky. Úhrada bude účtována na stranu MD účtu 379 a na stranu Dal účtu bankovní účty. Ve funkci Vazba na účetnictví předkontace doplňte tabulku předkontací o předkontace PENZNA a PENZIS. Automaticky generované složky Penzijní fond a Příspěvek penz. připojištění tak stojí samostatně mimo mzdu s požadavkem, aby částka sražená na penzijní fond byla správně zdaněna a zaúčtována. Příklad 1: Ve funkci Srážky zadáte pro daného zaměstnance předpis srážky Příspěvek penz. fond 3% ve výši 300 Kč a číslo účtu penzijního fondu. Do konce běžného měsíce vystavíte příkaz k úhradě příspěvků penzijního připojištění. Nechť daný zaměstnanec má v okamžiku výpočtu mzdy základ soc. pojištění Kč. Při výpočtu mzdy se vygeneruje složka mzdy: Příspěvek penz. pojištění 5% s částkou 300 Kč a srážka: Příspěvek penz. fond 3% na částku 300 Kč. Příklad 2: Ve funkci Srážky zadáte pro daného zaměstnance předpis srážky Penzijní fond 3% ve výši 600 Kč a číslo účtu penzijního fondu. Do konce běžného měsíce vystavíte příkaz k úhradě příspěvků penzijního připojištění. Nechť daný zaměstnanec má opět základ soc. pojištění Kč. Při výpočtu mzdy se vygenerují složka mzdy: Příspěvek penz. pojištění 5% s částkou 500 Kč, Příspěvek penz. pojištění >5% s částkou 100 Kč a srážky: Příspěvek penz. fond 3% na částku Příspěvek penz. fond >3% na částku 300. Zaměstnanci v tomto případě stoupne Úhrn zdanitelných příjmů o 100 Kč a zaměstnavateli ostatní sociální náklady o 300 Kč. Úprava výpočtu penzijního připojištění. V Základních údajích, v okně Specifikace parametrů pro výpočet mzdy (viz. tlačítko Parametry pro výpočet mezd) je nově zaškrtávací pole: Příspěvek na penzijní připojištění - 3% vyměřovacího základu soc. pojištění, minimálně 100 Kč. Po zaškrtnutí tohoto pole se změní způsob výpočtu penzijního připojištění. Od roku 2002 došlo ke změně zákona v tom smyslu, že penzijní připojištění je možno odvést na účet pojišťovny do 8 dnů po výplatním termínu a ne jako dřív do konce kal. měsíce, za které je zúčtováno. To znamená, že v okamžiku odvodu připojištění je známa rozhodná výše základu soc. pojištění. Částka p. připojištění je dána částkou ve srážce 1333 Příspěvek penz. Fo 3% v předpisu srážek, odkud se také bere do speciálního příkazu k úhradě. V okamžiku výpočtu mzdy se vygenerují další složky mzdy, jež zajistí zákonné zdanění dle výše částky. Zaškrtnete-li výše uvedené tlačítko, je částka připojištění upravena tak, aby odpovídala přesně 3% vyměřovacího základu soc. pojištění (minimálně 100 Kč pro nenulový základ), což je pro zaměstnavatele daňově nejvýhodnější. Vypočtená částka je zapsána zpět do srážky 1333 Příspěvek penz. Fo 3%. Znamená to že výše p. připojištění nebude fixní a bude se měnit dle dosažené výše vyměřovacího základu soc. pojištění v aktuálním měsíci Soukromé životní pojištění. Program nově umožňuje zpracovávat soukromé životní pojištění obdobně jako penzijní připojištění. U soukromého životního pojištění jsou (od roku 2001) dvě daňové úlevy, a to daňové osvobození u zaměstnance, maximálně 12 tis. Kč ročně (tj Kč měsíčně) a daňová uznatelnost u zaměstnavatele, maximálně 8 tis. Kč ročně (tj. 666 Kč měsíčně). Nejdříve ve funkci Srážky zadáte pro daného zaměstnance předpis srážky: Živ.poj.uznatel, jež určuje předpis pojištění v Kč a číslo účtu. Částka uvedená v předpisu bude využita (případně rozdělena) pro generaci mzdových složek a srážek při výpočtu mzdy. Tento předpis soukromého životního pojištění se od ostatních předpisů srážek liší tím, že vstupuje do zvlášť připraveného příkazu k úhradě Penzijní připojištění a životní pojištění. Druhá fáze vyplacení životního pojištění je realizována v okamžiku výpočtu mzdy pro daného zaměstnance. Pro pojištění uvedené v předpisu srážek 1338 se předpokládá, že bylo odesláno na příslušnou pojišťovnu. Pro toto pojištění je automaticky generována složka mzdy ve skupině Ostatní příjmy:

218 0673 Živ.poj.osvobozeno tj. částka soukromého životního pojištění, která je daňově osvobozena u zaměstnance a v případě, že odeslané pojištění převyšuje limit je ještě generována složka: 0674 Živ.poj.daněno tj. částka soukromého životního pojištění, která je daněna připočtena k úhrnu zdanitelných příjmů zaměstnance a obsahuje zbytek příspěvku nad stanovený limit. Obě částky nevstupují do hrubé ani čisté mzdy ani do účetnictví, nemají zadanou předkontaci. Slouží pouze k evidenci příspěvku a k případnému zdanění jeho části. Limit, který rozděluje částku životního pojištění mezi složku 0673 a 0674, tj. mezi osvobozenou a daněnou část je ročně 12 tis. a měsíčně 1000,- Kč. Implicitně je nastaven měsíční limit, to znamená, že zaměstnavatel přispívá zaměstnanci na soukromé životní pojištění v pravidelných měsíčních částkách. V případě, že chcete vyplatit celou částku pojištění jednorázově, vymažete srážku po jejím vyplacení z předpisu srážek. Dále musíte pro jednorázovou částku nastavit v Parametrech pro výpočet mezd přepínač pro jednorázové roční soukromé životní pojištění. Při výpočtu mzdy je dále automaticky generována složka mzdy ve skupině Srážky: Živ.poj.uznatel tj. srážka soukromého životního pojištění, která je daňově uznatelná u zaměstnavatele. V případě, že pojištění převyšuje limit je ještě generována složka: 1339 Živ.poj.daněno tj. srážka soukromého životního pojištění, která NENÍ daňově uznatelná u zaměstnavatele a obsahuje zbytek příspěvku nad stanovený limit. Limit, který rozděluje částku životního pojištění mezi srážky 1338 a 1339, tj. mezi daňově uznatelnou a neuznatelnou část je ročně 8 tis. a měsíčně 666,- Kč. Nastavení limitu pro zaměstnance i zaměstnavatele je shodné. V parametrech pro výpočet mzdy můžete volit mezi jednorázovým ročním nebo měsíčním limitem. Srážky 1338 a 1339 se od ostatních srážek v aktuálním měsíci liší tím, že nesráží peníze ze mzdy, ale pouze vstupují do účetnictví (mají zadanou předkontaci) tak, že složka 1338 je daňově uznatelný výdaj a složka 1339 daňově neuznatelný výdaj. Pro srážku 1338 je doporučená předkontace s kódem ZIVONA pro souvztažné účty: na stranu MD účtu zákonné sociální náklady (daňově uznatelný výdaj) a na stranu Dal účtu jiné závazky. Pro srážku 1339 je doporučená předkontace s kódem ZIVOZI pro souvztažné účty: na stranu MD účtu ostatní sociální náklady (daňově neuznatelný výdaj) a na stranu Dal účtu jiné závazky. Ve funkci Vazba na účetnictví - předkontace doplňte tabulku předkontací o předkontace ZIVONA a ZIVOZI Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy Při spuštění hlavního modulu MZDY zadáte aktuální období ve tvaru Měsíc (MM) a Rok (RRRR). Jedná se o měsíc a rok, ve kterém bude probíhat měsíční zpracování mezd. Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy je funkce, kterou budete nejvíce používat. Na obrazovce se zobrazí tabulka měsíčního zpracování mezd. Uživatelům, kteří někdy zpracovávali mzdu ručně, by tato tabulka měla připomínat často používané mzdové archy Popis tabulky měsíčního zpracování Řádky tabulky korespondují s pracovními poměry. První čtyři sloupce slouží k identifikaci pracovního poměru. Ostatní sloupce (počínaje Neodpracovanou dobou) rozdělují mzdu v korunách do částek podle jednotlivých typů mzdových složek. Po tabulce se můžete pohybovat pomocí kurzorových kláves nebo myší a vybrat si požadovaný pracovní poměr a typ mzdové složky. Na klávesu ENTER nebo dvojklikem myši se zobrazí tabulka mzdových složek vybraného typu. V tabulce můžete pracovat s jedním typem mzdové složky, např. s odměnami pro všechny zaměstnance nebo naopak se všemi typy mzdových složek v jednom pracovním poměru. Např. dovolenou zadáte ve sloupci Neodpracované doby, Osobní ohodnocení ve sloupci Mzda základní, náhradu za svátek ve sloupci Ostatní náhrady. V prvním sloupci MZD je znak, označující stav, ve kterém se nachází zpracování pracovního poměru: "-" - není vypočtená mzda "#" - vypočtená mzda "!" - vypočtená mzda, ale nebyl naplněn fond pracovní doby zaměstnance. Výběr pracovního poměru Další tři sloupce identifikují pracovní poměr osobním číslem zaměstnance, číslem pracovního poměru a příjmením. Evidence odpracované doby

219 Pro vybraný pracovní poměr nastavte kurzor na sloupec Odpracovaná doba. Na klávesu ENTER se zobrazí tabulka, ve které je evidována odpracovaná, resp. neodpracovaná doba. Zobrazené časové údaje slouží pouze pro evidenci, nelze je měnit. Tyto údaje se zadávají jako součást mzdových složek, viz následující sloupce. Sloupce počínaje Neodpracovanou dobou až po Ostatní - Mimomzdové slouží k zakládání, resp. editaci mzdových složek, ze kterých se skládá hrubá mzda. Změna režimu výpočtu mzdy - AUTO / MANUAL Při zadávání základních mzdových složek měsíční, hodinové, úkolové či podílové mzdy musíte určit i odpracovanou dobu ve dnech, resp. v hodinách. Z hlediska zadání odpracované doby rozeznáváme dva základní režimy výpočtu - AUTO a MANUAL. V režimu výpočtu AUTO je odpracovaná doba automaticky doplněna po založení základní mzdové složky. Program vypočte odpracovanou dobu z fondu pracovní doby zaměstnance, od kterého odečte doposud určenou neodpracovanou dobu. Podmínkou režimu AUTO je, že v daném pracovním poměru má zaměstnanec TÝDENNÍ pracovní rozvrh s pevně stanoveným fondem pracovní doby. Připadá-li v aktuálním měsíci svátek na pracovní den, pak pro hodinovou, úkolovou, či podílovou mzdu není tento svátek zahrnut do fondu odpracované doby. Jestliže zaměstnanec ve svátek nepracoval, náleží mu náhrada za svátek, viz Ostatní náhrady. V režimu výpočtu MANUAL musíte odpracovanou dobu ve dnech, resp. v hodinách zadávat ručně. Tento režim se používá v případech, kdy zaměstnanec pracuje s NEPRAVIDELNÝM pracovním rozvrhem. V MANUÁLNÍM režimu musíte pracovat také v případě, že např. hodinová nebo úkolová mzda je v daném měsíci rozdělena z hlediska účetnictví (podle středisek nebo čísla zakázek) do více mzdových složek. Program samozřejmě neví, jak má fond odpracované doby mezi tyto mzdové složky rozdělit. Základní režim výpočtu si nastavíte v Parametrech pro výpočet mzdy. Pro jednotlivé pracovní poměry jej můžete dle potřeby přepínat v menu Služby. Aktuální režim výpočtu je zobrazen v nadpisu okna Popis práce se mzdovými složkami Mzda zaměstnance se skládá ze mzdových složek, se kterými se pracuje jednotným způsobem. Pro vybraný pracovní poměr nastavte kurzor na sloupec požadovaného typu mzdové složky, např. Odměny, Prémie nebo Příplatky. Na klávesu ENTER se zobrazí editační tabulka mzdových složek daného typu. Do tabulky mzdových složek můžete přidávat další mzdové složky a mazat nepotřebné. Editace tabulky Editace tabulky mzdových složek se provádí standardním způsobem. Při přidání nové složky se zobrazí editační okno s prázdnými. Jako první vyplníte číslo složky. Pokud si nejste číslem jisti, dostanete na klávesu F2 nebo stisknutím pomocného tlačítka číselník přípustných mzdových složek daného typu. V číselníku najdete požadovanou složku a klávesou ENTER ji přeneste do tabulky k dalšímu zpracování. Po založení nové složky se některé její údaje vyplní v závislosti na pracovním poměru a aktuálním období. Vy však obvykle máte možnost tyto údaje změnit. Mzdová složka jako kalkulační vzorec

220 Mzdová složka se skládá ze vstupních a výstupních datových údajů, které jsou na sobě závislé, jako je např. počet dnů a hodin, základ, sazba na hodinu, celková částka, počet kalendářních dnů atd. Některé údaje jsou při založení nové mzdové složky předvyplněny, jiné automaticky doplňuje program, jako např. odpracovanou dobu v režimu výpočtu AUTO. Každý typ mzdové složky tak představuje jistý kalkulační vzorec na výpočet výsledné částky. Údaje, které je možno změnit, jsou při editaci přístupné. Při zadání nebo změně některého ze vstupních údajů se závislé údaje okamžitě přepočítají. Stálost mzdové složky Většina složek obsahuje údaj označený zkratkou TM - Trvalá/Měsíční. Složka označená jako "T"-Trvalá bude ve funkci Převod dat do nového měsíce přenesena do nového měsíce. To znamená, že ji v novém měsíci nemusíte znovu zakládat, stačí pouze aktualizovat její údaje. Takto jsou např. označené složky, jež určují základní mzdu. Složka označená jako "M" - Měsíční má význam pouze pro mzdu v aktuálním měsíci a není přenášena k dalšímu zpracování do nového měsíce. Vhodným nastavením tohoto údaje si můžete vytvořit jakýsi prototyp mzdy, který budete v jednotlivých měsících pouze aktualizovat. Rozdělení mzdových složek z účetního hlediska Součástí mzdových složek jsou i účetní údaje, jako je Středisko, Číslo zakázky a Předkontace. Předkontace určuje, jak má být mzdová složka zaúčtována do účetnictví. Kódy středisek respektive zakázek slouží pro analýzu nákladů. Např. zaměstnanec odměňovaný v hodinové mzdě může pracovat 10 dnů na jedné zakázce a zbylé dny na zakázce druhé. Ve vstupních datech mzdovou složku hodinové mzdy založíte dvakrát s různými čísly zakázek. Obdobně budete postupovat při rozdělení nákladů na střediska. Výpočet hrubé mzdy Po uzavření datového okna, ve kterém probíhala editace konkrétních mzdových složek, program přepočítá hrubou mzdu v daném pracovním poměru. Máte tak okamžitou kontrolu přes všechny částky, ze kterých se hrubá mzda skládá Neodpracovaná doba - nepřítomnost V tomto sloupci zadáváme složky mzdy, jež určují neodpracovanou dobu. Na klávesu ENTER se zobrazí editační tabulka. Po ukončení editace se do tabulky měsíčního zpracování zapíše celková náhrada v korunách za neodpracovanou dobu. Obr.78 Číslo složky Číselník přípustných mzdových složek Dovolená 0505 Nemoc 0506 OČR - placené

221 0507 OČR - neplacené Ošetřování člena rodiny - placené a neplacené Absence neomluv Volno placené 0520 Volno neplacené 0525 Volno obec. zájem Volno z důvodu obecného zájmu s náhradou mzdy (refundace) Prostoj 100% 0535 Prostoj 60% Prostoje s náhradou mzdy - 100% nebo 60% z průměru PPU Stud. vol. neplac. Studijní volno neplacené Voj. cvičení Vojenské cvičení s náhradou mzdy - % z průměru dle počtu vyživ. osob (refundace) Voj. záležitost Vyřizování vojenských záležitostí s náhradou mzdy (refundace) Karanténa 0554 Neprac. úraz 0556 Pracovní úraz 0557 Nemoc z povolání 0558 Pomoc v mateřství Peněžitá pomoc v mateřství. Zkratka Datum OD Po zadání data OD se program zeptá na počet hodin odpracovaných v prvém dnu nepřítomnosti. Máte možnost zde zadat počet odpracovaných hodin. Jedná-li se o dovolenou, lze čerpat v prvém dnu 1/2 dne dovolené. Datum DO Většina mzdových složek nepřítomnosti vyžaduje z důvodů dalšího zpracování datumové zadání - datum OD, resp. DO. Nepřítomnost je možné zadat pouze v rámci aktuálního měsíce. Prázdné datum DO zde neznamená zadání na dobu neurčitou. Program hlídá vzájemné časové kolize neodpracované doby. 0 Je-li stanoven fond pracovní doby (pro TÝDENNÍ pracovní rozvrh) určí program z datumového zadání počet pracovních dnů, hodin a kalendářních dnů nepřítomnosti. Dny pracovní Zadání s přesností na 0.5 dne. Hodiny Zadání s přesností na 15 minut, tj hodiny. Částka [Kč] Trvalá / Měsíční Stálost složky. Dny kalendářní Počet kalendářních dnů nepřítomnosti. Důležitý údaj pro evidenci náhradních dob. Průměr [Kč/h] / základ [Kč/den] Pro náhrady obsahuje údaj pracovně právní průměr platný v aktuálním čtvrtletí, viz karta pracovn ího poměru. 0 Pro nemocenské dávky u velkých organizací obsahuje údaj průměr pro nemoc (denní vyměřovací základ) v Kč na den. Zdrav. pojištění Zdravotní pojištění - ANO/NE, údaj má význam pouze pro Absenci a Neplacené volno. 0 Odpověď ANO znamená, že za dobu Absence, resp. Neplaceného volna bude uhrazeno zdravotní pojištění dle zákona. 1 Odpověď NE znamená, že zaměstnanec je po dobu Absence, resp. Neplaceného volna činný pro jiného zaměstnavatele, který za něj uhradil odpovídající část zdravotního pojištění. Středisko

222 Číslo zakázky Předkontace Nemocenské dávky Velké organizace poskytují při splnění zákonem stanovených podmínek svým zaměstnancům nemocenské dávky z důvodů nemoci, těhotenství a mateřství a péče o nezaopatřené děti. U malých organizací (do 25 zaměstnanců) poskytuje dávky příslušná Okresní správa sociálního zabezpečení. Vyplácení nemocenských dávek u velkých organizací je vázáno na složky pracovní neschopnosti: 0505 Nemoc 0506 OČR - placené 0552 Karanténa 0554 Neprac. úraz 0556 Pracovní úraz 0557 Nemoc z povolání 0558 Pomoc v mateřství Při zadání data OD jedné z výše uvedených složek program nejdříve zjistí, jestli je zaměstnanec v daném pracovním poměru účasten nemocenského pojištění. Při zadání složky po ukončení pracovního poměru se ověřuje, jestli je zaměstnanec v tzv. ochranné lhůtě (maximálně 42 dnů od ukončení prac. poměru). Dále program zjišťuje, zda v závislosti na druhu pracovního poměru vzniká nárok na danou nemocenskou dávku. Například domáčtí pracovníci nemají nárok na proplacení OČR. Průměr pro nemoc - denní vyměřovací základ Jsou-li splněny všechny zákonem dané podmínky na proplacení nemocenské dávky, program určí nejdříve neredukovaný průměr pro nemoc - denní vyměřovací základ. Neredukovaný průměr pro nemoc je buď již uveden v kartě pracovního poměru (je zde uveden průměr v Kč/den) nebo je vypočten. Může nastat i případ, že se jedná o pokračování pracovní neschopnosti, která začala např. v minulém měsíci. V takovém případě je průměr přebírán od předcházející dávky. Výpočet vyměřovacího základu je oproti průměru pro PPÚ (pro dovolenou) složitější. Hodnota základu závisí na rozhodném období v kalendářních dnech a výši vyměřovacího základu soc. pojištění za toto období. Rozhodné období je kráceno o dny omluvené nepřítomnosti v souladu se zákonem. Informace o výpočtu denního vyměřovacího základu jsou zobrazeny v dialogovém okně. Rozhodné období i vyměřovací základ vypočtený programem potvrdíte, případně můžete tyto hodnoty změnit, pokud se jedná o speciální případ. Nově vypočtený neredukovaný vyměřovací základ je zapsán do pracovního poměru. Výpočet nemocenské dávky Když je zadán vyměřovací základ a data OD a DO určující počet kalendářních dnů pracovní neschopnosti, program vypočte vlastní nemocenskou dávku. Informace o výpočtu nemocenské dávky se opět zobrazí v dialogovém okně. Vyplněné číslo dokladu nemocenské dávky a vypočtenou částku můžete ještě změnit. Naposledy použité číslo dokladu je k dispozici v Konfiguraci - Parametry pro výpočet mezd. Vyplněné číslo dokladu pro novou nemocenskou dávku je o 1 větší než poslední použité. Zadáte-li číslo dokladu 0, nebude nemocenská dávka proplacena. Datum OD, resp. DO složek pracovní neschopnosti můžete zadávat nižší, než je prvního aktuálního měsíce. Takto zadané datum vám umožní proplatit pracovní neschopnost (nemoc, OČR), která byla zadána (začala) v minulém měsíci, ale nebyla dosud proplacena. Roční přehledy nemocenských dávek společně s přehledy ostatní neodpracované doby získáte ve funkci Roční přehledy a tyto přehledy jsou také součástí mzdového listu zaměstnance. Při vstupu do účetnictví mají složky nemocenských dávek nastavenu předkontaci NEMOC.

223 Obr.79 V následujícím textu je popsán změny ve výpočtu nemocenských dávey platných od Sazba pro výpočet nemocenského za první tři dny trvání pracovní neschopnosti se mění z 50% na 25%. Rozhodné období se mění ze čtvrtletí na 12 měsíců. Vznikne-li např. neschopnost v únoru 2004, bude rozhodným obdobím únor 2003 až leden Vznikne-li neschopnost v únoru 2004 a zaměstnanec nastoupil 20. června 2003, je rozhodným obdobím 20. červen 2003 až 31. leden Vznikne-li pracovní neschopnost v měsíci, ve kterém zaměstnanec nastoupil je rozhodným obdobím doba od vstupu do zaměstnání do konce tohoto kalendářního měsíce. Dosud byla rozhodným obdobím doba od vstupu do kalendářního dne před vznikem neschopnosti. V programu WinMzdy se nemocenská dávka počítá před výpočtem čisté mzdy základu sociálního pojištění. Proto je třeba rozložit výpočet nemocenské v tomto případě do tří následujících kroků. zadejte nemocenské s dobou trvání od.. do a uložte je bez výpočtu částky. Důležitá je v tomto kroku pouze doba trvání neschopnosti. Program vypočte hrubou mzdu zkrácenou o neodpracovanou dobu 2. vypočtěte čistou mzdu daného zaměstnance. Získá tak základ soc. pojištění v celém měsíci, tj. před začátkem a případně po skončení neschopnosti (pokud netrvala do konce měsíce). 3. otevřete opět editační okno Neodprac. doba - nemoc a stiskněte nové tlačítko NEM. Vypočte se nemocenská dávka v aktuálním měsíci z počtu kalendářních dnů a z vyměřovacího základu vypočteného v předchozím kroku. Není-li v rozhodném období započitatelný příjem, nebo v něm není žádný kalendářní den, prodlužuje se rozhodné období vždy o 3 kalendářní měsíce tak, aby v takto prodlouženém období byl započitatelný příjem a alespoň jeden kalendářní den. Nelze-li stanovit denní vyměřovací základ z rozhodného období žádným z výše popsaných způsobů, je vyměřovacím základem příjem, kterého by zaměstnanec dosáhl za kalendářní den v kalendářním měsíci. Ze změny vyplývá, že rozhodné období (a tím i vyměřovací základ) bude v každém měsíci jiné. Pro daného zaměstnance se vypočtený neredukovaný vyměřovací základ zapíše do karty pracovního poměru, s uvedením období (měsíce a roku) ve kterém platí. Rozdělení vyměřovacích základů do jednotlivých kalendářních kvartálů pozbylo od roku 2004 na platnosti. Vynulováním vyměřovacího základu v aktuálním období z karty prac. poměru docílíte toho, že v případě potřeby se opět vypočte nemocenská dávka. Redukce denního vyměřovacího základu. Započítávání denního vyměřovacího základu do částky 480 Kč se mění ze 100% na 90% pro prvních 14 kalendářních dnů trvání pracovní neschopnosti a potřeby ošetřování člena rodiny. Pro peněžitou pomoc v mateřství zůstává sazba 100% z částky do 480 Kč. Redukce denního vyměřovacího základu je pro nemocenské a OČR po následující: Za prvních 14 dnů 90% z částky do 480 Kč 60% z částky od 480 do 690 Kč 0% z částky nad 690 Kč od 15. dne trvání 100% z částky do 480 Kč 60% z částky od 480 do 690 Kč 0% z částky nad 690 Kč

224 Redukční hranice 480 a 690 Kč se pro roky 2004 a 2005 nemění. V okně výpočtu nemocenské dávky je z počtu dnů proplacených sazbou 69% vydělen počet proplacený 90% z částky do 480 Kč. 90-ti procentních dnů v sazbě 69% může být maximálně 11. První 3 dni v sazbě 25% jsou vždy kráceny na 90%. Počet dnů jednotlivých sazeb v okně výpočtu nemocenské můžete dodatečně měnit. Obdobně v Měsíčních přehledech, v sestavě nemocenské dávky je rozdělen počet dnů a částek odpovídající sazbě 25%, sazbě 69% - 90% z částky do 480 Kč a sazbě 69% - 100% z částky do 480 Kč. Z poněkud krkolomného popisu plyne i jistá zvůle zákonodárců, kteří místo toho, aby věci zjednodušovali, tak je zbytečně komplikují. Ještě dvě - tři novely nemocenského pojištění a již ho nikdo nespočítá ani nezkontroluje. Pokud nárok na nemocenské vznikl před 1.lednem 2004, stanoví se jejich výše podle předpisů účinných před 1. lednem 2004 a nepřepočítávají se, i když nárok trvá i po 31. prosinci Zadání nemocenské dávky V okně Nemocenské pojištění, jež se otevře při zadání nemocenské dávky (nemoc, OČR...) jsou zpřístupněna pole pro změnu počtu dnů proplacených sazbou 25% a 69%. Program tyto údaje přednastaví v závislosti na tom, jestli se jedná o novou nemoc nebo o její pokračování. Nyní můžete tyto hodnoty dodatečně změnit. Požadavek na změnu například nastane pro nově založenou firmu, jež má v okamžiku prvního zadání již nemocné zaměstnance. Stisknutím pomocného tlačítka NEM. se vrátíte zpět do okna Nemocenské pojištění s možností změny. V měsíčních přehledech nemocenských dávek jsou doplněny sloupce, jež dávku rozdělují podle počtu dnů a částek na část 25% a 69%. Ukončení nemoci v editačním okně neodpracované doby je přidána nepovinná položka "Ukončit" s možností ANO/NE, rozlišující zda je nemoc ukončena, či nikoliv. Měsíční přehled - Neodprac. doba - nemocenské pojištění je rozšířen o sloupec "Ukončena" informující zda nemoc (popř. nemoc z povolání, karanténa apod.) již byla ukončena nebo pokračuje. Generování čísel dokladů pro nemocenské dávky Pro generaci čísel dokladů nemocenských dávek je nově použit systém číselných řad, který zajišťuje jednoznačnost přiřazeného čísla. Přechod na číselné řady, jež jsou běžně používány ve WinStromu pro generaci čísel dokladů (např. faktur), si vynutil sdílený provoz mzdového programu, kdy nemocenské dávky zadává současně více účetních. Při prvním použití program založí dokladovou řadu s kódem NEM a nastaví počátek řady na hodnotu nejvyššího použitého čísla dokladu. Založení a nastavení dokladové řady lze provést též stisknutím tlačítka Nastavení číselné řady na max. použité č. dokl., jež najdete ve funkci Základní údaje / Parametry pro výpočet mezd / tlačítko Parametry pro výpočet mezd. Sousedním tlačítkem Číselné řady otevřete okno umožňující prohlédnout nastavení číselné řady, popř. změnit hodnotu poslední využitého číslo dokladu. V okamžiku uložení nové nemocenské dávky je této dávce automaticky přiřazeno číslo, jež je o jedničku vyšší než je hodnota uložená v dokladové řadě NEM v položce Poslední číslo dokladu. Obsluha nemá možnost toto číslo změnit. V případě, že založíte nemocenskou dávku s nulovou částkou (v okamžiku zadání ji ještě neznáte) program jí nepřiřadí číslo z dokladové řady (číslo dokladu je 0). Pokud posléze částku zadáte, bude nemocenské dávce přiřazeno i číslo z dokladové řady. Smazáním nemocenské dávky se uvolní i její číslo a v dokladové řadě vznikne díra. Pokud

225 potřebujete takto vniklou díru nutně zaplnit, můžete snížit v dokladové řadě poslední použité číslo dokladu. Tato operace je však plně na Vaši odpovědnost, protože může vést (pokud se nevrátíte zpět k maximálnímu použitému číslu) ke zdvojení čísel dokladů. Oprava nemocenských dávek V případě, že ve funkci Parametry pro výpočet mezd, Číselník mzdových složek zadáte pro složku Oprava nemocenských dávek do pole Typ mzdové složky znaky HMZ, změní se vlastnosti složky 0835 následujícím způsobem. Nově můžete přidat tuto složku ve sloupci Hrubá mzda a zadat částku Kč. Tato mzdová složka vstupuje do Mzdového listu, do Přehledu příjmů k žádosti o státní dávky sociálního podpory, krátí odvod sociálního pojištění na Přehledu o výši vyplaceného soc. pojištění pro OSSZ (velká organizace) a na Příkazu k úhradě. Pomocí této složky můžete např. opravit nemocenské dávek, které vznikly před používáním programu WinMzdy. Standardně se složka 0835 generuje při opravě nemocenských dávek v minulých měsících. Pokud jste si u složky Oprava nemocenských dávek v Parametrech pro výpočet mezd, Číselník mzdových složek nevyplnili pole Vstup do účta ANO a předkontace NEMOC, jsou tyto pole automaticky vyplněny shodně, jako u mzdové složky 0505 Nemoc. Vyplnění těchto polí zajistí korektní vstup částek oprav nemocenských dávek do účetnictví. Peněžitá pomoc v mateřství Pomoc v mateřství je mzdová složka, která se v aktuálním měsíci automaticky generuje v závislosti na Mateřské dovolené zadané v kartě osobních údajů zaměstnance (viz Vynětí z evidence). Postup výpočtu mateřské se shoduje s ostatními nemocenskými dávkami Mzda základní V tomto sloupci zadáváme složky mzdy, jež určují základní mzdu a paušální složky mzdy krácené neodpracovanou dobou. Číslo složky Číselník přípustných mzdových složek: 0100 Měsíční mzda 0110 Hodinová mzda 0120 Úkolová mzda 0130 Podílová mzda 0150 Osob. ohodnocení 0151 Za vedení 0154 Rizikový přípl Zvláštní přípl. Zkratka Dny pracovní Odpracovaná doba ve dnech. Dny se zadávají s přesností na 0.5 dne. Je-li zadán fond pracovní doby, vypočtou se z pracovních dnů hodiny. 0 V režimu AUTO je údaj nepřístupný. Při výpočtu hrubé mzdy budou pracovní dny a hodiny automaticky doplněn v závislosti na fondu pracovní doby. Hodiny Odpracovaná doba v hodinách. Hodiny se zadávají s přesností na 15 minut, tj hodiny. Je-li zadán fond pracovní doby, vypočte se z hodin počet prac. dnů (zaokrouhlených na 0.5 dne). 0 V režimu AUTO je údaj nepřístupný, bude automaticky doplněn stejným způsobem jako pracovní dny. Podíl [%] Procento ze Základu platné pro Podílovou mzdu. Základ [Kč] Základ (tarif) pro Měsíční mzdu 0 Základ (100%) pro Podílovou mzdu 1 Měsíční základ paušálních mzdových složek Osobního ohodnocení, Za vedení apod. Krátit úvazkem ANO/NE. Údaj má význam při zkráceném pracovním úvazku. Odpověď ANO znamená, že Základ je zadán pro plný úvazek. Odpověď NE znamená, že Základ je již zadán při zkráceném úvazku. Kč/hod Hodinová sazba pro Hodinovou mzdu nebo pro mzdové složky Osobního ohodnocení, Za vedení apod. Částka [Kč] Výsledná částka v korunách.

226 Platnost složky Trvalá / Měsíční. Středisko Číslo zakázky Předkontace Odměny - Prémie V tomto sloupci zadáváme složky mzdy, jež určují odměny a prémie zaměstnance. Číslo složky Číselník přípustných složek: 0300 Měsíční odměna 0310 Mimořádná odměna 0320 Odměna z FO 0330 Prémie % 0335 Prémie Kč 0345 Podíl na HV % 0350 Výročí 50 let odchod do důch. První odchod do důchodu 0355 Zák. o vynálezech Odměny podle zákona o vynálezech 0360 Věrnost. stabil. Plnění věrnostní a stabilizační povahy 0365 Odm. statut. organ Odměna statutárních orgánů právnických osob 0370 Podíly společníků 0390 Ostatní odměny Zkratka Podíl ze základu [%] Podíl v procentech ze Základu Základ [Kč] Základ pro Prémie a Podíly vyjádřené v procentech Částka [Kč] Výsledná částka v korunách Platnost složky Trvalá/Měsíční Odměna za x měsíců Počet měsíců, za které je odměna či prémie udělena. Údaj má význam pro správné započtení odměny do základu pro pracovně právní průměr - pro dovolenou. Nulová - neurčená hodnota je interpretována jako jeden měsíc. Středisko Číslo zakázky Předkontace Příplatky - Přesčas V tomto sloupci zadáváme složky mzdy, jež určují příplatky za přesčas, mzdu za přesčas a ostatní příplatky zaměstnance.

227 Číslo složky Číselník přípustných příplatků včetně sazby za hodinu a typu sazby: 0400 Příplat. přesčas Příplatek za práci přesčas Mzda za přesčas Vlastní mzda za práci přesčas Mzd.přes.zkr.uvaz. Mzda za práci přesčas ve zkráceném prac. Úvazku Příplat. SO + NE Příplatek za práci v sobotu a v neděli Za prostředí 0415 Noční příplatek 0420 Za směnnost 0425 Odpolední přípl Přípl. za Svátek 0450 Pohotov. na prc Pohotov. mimo prc. Odměna za pohotovost na pracovišti a mimo pracoviště Ostatní příplatky Zkratka Hodiny Počet hodin práce s nárokem na příplatek, resp. mzdy za přesčas. Dny pracovní Počet dnů práce s nárokem na příplatek, resp. mzdy za přesčas. Sazba Sazba za hodinu. Sazby pro jednotlivé příplatky si můžete nastavit ve funkci Konfigurace - Příplatky a zde ještě upravit dle potřeby. Hodinová sazba pro mzdu za přesčas je vyplněna ze základní mzdy. Typ sazby % z průměru. 0 Kč/hod - koruny na hodinu. Částka [Kč] Výsledná částka. Platnost složky Trvalá/Měsíční Průměr [Kč/hod] Pracovně právní průměr platný v daném čtvrtletí.

228 Středisko Číslo zakázky Předkontace Ostatní - Náhrady V tomto sloupci zadáváme složky mzdy, jež určují náhrady a ostatní mzdové složky, které neovlivňují odpracovanou dobu. Číslo složky Číselník přípustných složek: 0560 Za nečerp. dovol. Náhrada mzdy za nevybranou dovolenou Náhr. za Svátek 0564 Doplat. mzdy 0566 Doplat. min. mzdy Doplatek do minimální mzdy Nástup voj. služb Náhrada při prvním nebo dalším nástupu vojenské (náhradní) nebo civilní služby (refundace) Náhr. škod úraz Náhrada škod při pracovním úrazu Bolestné 0580 Po prac. neschop. Náhrada za ztrátu na výdělku po skončení pracovní neschopnosti Odstupné 0620 Cestov. do limitu 0622 Cestov. nad limit. Náhrad cestovních výdajů (a stravného) do výše limitu a nad limit Refundace ostat Příspěv. v mateřství Příspěvek v těhotenství a v mateřství je zvláštní dávka nemocenského pojištění poskytována ženám, které jsou dočasně převedeny na jinou práci. Zkratka Dny pracovní Počet dnů s nárokem na náhradu. Hodiny Počet hodin s nárokem na náhradu. Částka [Kč] Celková částka v korunách. Platnost složky Trvalá/Měsíční Kč/hod Průměr nebo libovolná sazba Kč na hodinu. Středisko Číslo zakázky Předkontace Ostatní - Mimomzdové V tomto sloupci zadáváme ostatní a mimomzdové složky mzdy. Číslo složky Číselník přípustných složek: 0650 Peněz dar z FKSP 0654 Užití vl. věci Náhrada za opotřebování vlastního nářadí a zařízení Služné civil. sl. Služné v civilní službě.

229 0660 1% z ceny vozu 1% z pořizovací ceny vozidla pro služební i osobní potřebu Naturální mzda 0690 Ostatní daněno 0692 Ostatní nedaněno 0694 Bez Soc.+Zdr.poj. Složka mzdy, která nevstupuje do základu pro sociální a zdravotní pojištění. Zkratka Částka [Kč] Platnost složky Trvalá/Měsíční Středisko Číslo zakázky Předkontace Hrubá mzda V tomto sloupci dostanete informaci o souhrnných mzdových složkách: 0800 Hrubá mzda 0810 Příjem celkem Celkový příjem v korunách, který kromě hrubé mzdy obsahuje i částky jež vstupují přímo do čisté mzdy (nemocenské dávky, bolestné, apd.) 0820 Základ pro PPU Vyměřovací základ pro výpočet průměru pro pracovně - právní účely (pro dovolenou) Nemoc. dávky celkem 1095 Úhrn zdaň. příjmů Úhrn zdanitelných příjmů včetně naturální mzdy. Částky u těchto mzdových složek jsou automaticky vypočteny při výpočtu hrubé mzdy a nelze je v tomto sloupci změnit. Při opravě minulých měsíců přibudou navíc opravné složky mzdy k těmto souhrnným mzdovým složkám, viz dále Výpočet mzdy V libovolném okamžiku měsíčního zpracování můžete přistoupit k výpočtu čisté mzdy - viz klávesa F4 (od verze 3.0 klávesa F5) nebo menu. Hrubá mzda se aktualizuje při zadávání mzdových složek. Prac. poměry, pro které není vypočtena čistá mzda jsou v 1. sloupci MZD označeny znakem "-". Nejdříve dostanete následující nabídku: A - Výpočet mzdy pro aktuální prac. poměr B - Výpočet mzdy pro všechny prac. poměry X - Vysvětlení této nabídky Zvolíte-li variantu A, vypočte se mzda pro aktuální pracovní poměr, tj. prac. poměr zaměstnance, na kterém je nastaven kurzor v tabulce měsíčního zpracování a z daňových důvodů se současně vypočte mzda i pro všechny souběžné pracovní poměry tohoto zaměstnance. Mzda se vypočte v každém případě, bez ohledu na to zda je či není v daném okamžiku již vypočtena, viz znak v prvém sloupci MZD. Při výpočtu mzdy budete formou varovných zpráv upozorněni na výjimečné stavy, jako např. na přečerpání fondu pracovní doby v MANUALním režimu. Je-li výpočet mzdy v pořádku, objeví se v 1. sloupci MZD znak "#". Není-li v daném prac. poměru naplněn fond pracovní doby, objeví se v 1. sloupci MZD znak "!". Zvolíte-li variantu B, vypočte se mzda pro všechny pracovní poměry v tabulce, pro které není doposud spočtena. Součástí výpočtu čisté mzdy je samozřejmě výpočet sociálního a zdravotního pojištění, daně a případných srážek, viz levá část tabulky zobrazená na klávesu CTRL-END. Mzdové složky, ze kterých se skládá pojištění, daně a srážky včetně dobírky se automaticky generují při výpočtu mzdy. Tyto složky si můžete prohlédnout a případně doplnit stejným způsobem jako mzdové složky v levé části tabulky, viz dále. Nejste-li s výslednou mzdou spokojeni, můžete ji okamžitě opravit či doplnit. Provedete-li změnu v daném prac. poměru, která má dopad na čistou mzdu, shodí se příznak výpočtu v 1. sloupci tabulky

230 na znak "-" a levá část tabulky s dobírkou se vynuluje. Tento postup až do uzavření měsíce je možno opakovat bez omezení. Změny v kmenových údajích V kartě osobních údajů resp. pracovního poměru zaměstnance můžete udělat změny, které ovlivňují výpočet mzdy pro daný pracovní poměr v aktuálním měsíci. Jestliže pro tento pracovní poměr je v tabulce měsíčního zpracování již vypočtena mzda, pak po provedení změny je výpočet mzdy shozen, tj. po otevření tabulky měsíčního zpracování se ve sloupci MZD na místo symbolu "#" - vypočtená mzda objeví symbol "-". Nový výpočet mzdy, který musíte spustit, respektuje provedené změny. Značné nejasnosti působí změna základní sazby Kč/měsíc, resp. Kč/hod v kartě pracovního poměru. Zde je třeba si uvědomit, že pro výpočet hrubé i čisté mzdy jsou vždy určující mzdové složky v tabulce měsíčního zpracování. V tabulce měsíčního zpracování může být např. ve sloupci Základní mzda více mzdových složek s různým základem, rozdělených dle jednotlivých zakázek. Pokud v kartě pracovního poměru provedete změnu základní sazby Kč/měsíc, resp. Kč/hod, která se liší od základu, resp. hodinové sazby u odpovídajících mzdových složek v aktuálním měsíci, dostanete varovnou zprávu s výzvou, abyste upravili i odpovídající mzdové složky, jež jsou určující pro výpočet mzdy Zdravotní pojištění Na klávesu ENTER se zobrazí tabulka zdravotního pojištění. Složky mzdy, které určují pojištění jsou automaticky vygenerovány programem a jejich částky nelze měnit. Má-li zaměstnanec více pracovních poměrů, je Úhrn vyměřovacích základů a případný Odpočet z Vyměřovacího Základu připsán k prvnímu, obvykle hlavnímu pracovnímu poměru. Zákonem 438/2004 Sb. dochází ke změnám v zákonu 592/92 Sb. o pojistném na všeobecné zdravotní pojištění s účinností od : Z této změny vyplývá, že od zúčtování mzdy za měsíc srpen 2004 není možné u osob, za které je plátcem pojistného stát, odečítat částku 3520 Kč pro zjištění vyměřovacího základu na VZP! Toto se dotkne hlavně studentů, poživatelů důchodů, příjemců rodičovského příspěvku, osob na mateřské dovolené, osob pobírajících dávky sociální péče apod., kterým se odečet částky 3520 Kč uplatní naposledy za měsíc červenec Minimální vyměřovací základ však nebude i nadále platit pro osoby, za které je plátcem pojistného na VZP stát, i když těmto osobám již nebude odečítána na VZP částka 3520 Kč. Např. poživatel starobního důchodu nedosáhne v měsíci srpnu 2004 částky 6700 Kč, odvedeme pojistné pouze ze skutečně dosaženého příjmu, ale nesníženého o 3520 Kč. Student je osoba za kterou je plátcem pojištění stát do 26 let věku. K doplnění pojištění můžete do tabulky přidat následující mzdové složky ZP u jiného zam. Zdrav. Pojištění u jiného zaměstnavatele. Složku mzdy vyplníte na základě potvrzení od jiného zaměstnavatele. Složka má význam pro snížení případného doplatku do minimálního Vyměřovacího základu ZP - Oprava VZ Zdravotní pojištění - Oprava vyměřovacího základu. Možnost přímé opravy vyměřovacího základu, který bude započítán při výpočtu pojistného Sociální pojištění Výpočet soc. pojištění zaměstnavatele. Sociální pojištění, které hradí zaměstnavatel za své zaměstnance pojistné za organizaci se zjistí tak, že se sečtou vyměřovací základy všech zaměstnanců a z toho se vypočte 26% a zaokrouhlí na celé Kč směrem nahoru. Z uvedené definice vyplývá že mzdová složka 0855 SP-Zaměstnavatel, vedená individuálně u každého prac. poměru je bezprostředně po výpočtu mzdy nepřesná. Je vypočtena pro jeden prac. poměr bez zaokrouhlení. Program WinMzdy je proto vybaven funkcí výpočtu pojistného za organizaci, která vypočte a zaokrouhlí celkovou častku pojistného za organizaci v souladu se zákonem, dále sečte všechny složky mzdy 0855 SP-Zaměstnavatel a případný rozdíl pomocí haléřového dorovnání rozdá těmto složkám. To znamená, že tato funkce zajistí, že suma sociálního pojištění všech mzdových složek 0855 SP-Zaměstnavatel je rovna celkovému pojistnému za organizaci. Funkce výpočtu pojistného za organizaci se volá při uzavření měsíce, před nahráváním dat do účetnictví a nově před tiskem rekapitulací mezd. Tam kde to není možné, zobrazí se zpráva, že jste dosud neuzavřeli měsíc a že suma pojistného za organizaci nemusí být korektní SP - Oprava VZ Sociální pojištění - Oprava vyměřovacího základu. Možnost přímé opravy vyměřovacího základu, který bude započítán při výpočtu pojistného Daně Stiskem klávesy ENTER se zobrazí daňová tabulka. Složky mzdy, které určují daně v aktuálním měsíci jsou automaticky vygenerovány programem a jejich obsah nelze měnit. Má-li zaměstnanec více pracovních poměrů, jsou daně připsány k prvnímu, obvykle hlavnímu

231 pracovnímu poměru.v tabulce je uveden Základ daně společný pro všechny pracovní poměry daného zaměstnance, výčet Nezdanitelných částek a Zdanitelná mzda, resp. daň sražená zvláštní sazbou Daňové zvýhodnění na dítě Od novelou zákona 586/1992 Sb. o dani z příjmu se nezdanitelná částka základu daně na vyživované dítě nahradila novým institutem daňového zvýhodnění. Daňové zvýhodnění na dítě se odečítá ve stanovené výši nikoliv od základu daně, ale přímo od vypočtené zálohy na daň. Daňová úleva spočívá v tom, že vypočtená daň se sníží o slevu na dani a je-li u poplatníka s nižšími příjmy vypočtená daň nižší než částka daňového zvýhodnění, má poplatník (za jistých podmínek) nárok na vyplacení daňového bonusu (nevyužité částky daňového zvýhodnění) Roční daňové zvýhodnění Po uplynutí zdaňovacího období (poprvé roku 2005) zaměstnavatel vypořádá na žádost daňovou povinnost zaměstnavatele a rovněž celkovou částku daňového zvýhodnění (popřípadě bonusu) v rámci ročního zúčtování záloh a nebo si ji vypořádá sám poplatník ve svém daňovém přiznání. Základní podmínky, za kterých náleží poplatníkovi daňové zvýhodnění po uplynutí zdaňovacího období (tj. při ročním zúčtování daně) jsou upraveny v novém paragrafu zákona 35c a 35d. V 35c odst. 1 se říká, že poplatník má nárok na daňové zvýhodnění na vyživované dítě žijící s ním v domácnosti ve výši 6000 Kč ročně.daňové zvýhodnění může poplatník podle tohoto odstavce uplatnit formou slevy na dani, nebo daňového bonusu nebo kombinací slevy a bonusu. Podle odst. 2 35c se sleva na dani může uplatnit až do výše daňové povinnosti za příslušné zdaňovací období. Tzn., že pokud bude mít poplatník daňovou povinnost za kalendářní rok ve výši Kč a bude mít dvě děti, uplatní se u něho sleva na dani ve výši 12 tis. Kč a zaplatí daň pouze 7000 Kč. Zjednodušeněřečeno, kdo má vysokou daňovou povinnost u toho problémy nevzniknou, protože problémy vznikají až s uplatněním bonusu. V odst. 3 35c se říká, je-li nárok poplatníka na daňové zvýhodnění vyšší než daňová povinnost, je vzniklý rozdíl daňovým bonusem. Poplatník může daňový bonus uplatnit, pokud je jeho výše alespoň 100 Kč, maximálně do výše Kč ročně. Podle odst. 4 35c může daňový bonus uplatnit poplatník, který ve zdaňovacím období měl příjem podle 6, 7, 8 nebo 9 alespoň ve výši šestinásobku minimální mzdy. Do těchto příjmů se nezahrnují příjmy od daně osvobozené a příjmy, z nichž je daň vybírána srážkou ze mzdy. Např. poplatník má daňovou povinnost 7000 Kč a čtyři děti. V tomto případě se uplatní sleva na dani ve výši 7000 Kč a Kč by obdržel formou daňového bonusu. Roční zúčtování daně, resp. podání daňového přiznání dle novely zákona je poprvé za zdaňovací období 2005, čili bude se realizovat až v roce Do té doby, lze od našich Pánů poslanců očekávat další novely zákona, které především upřesní podmínky vyplácení daňového bonusu ve vztahu k 6-ti násobku minimální mzdy. Měsíční daňové zvýhodnění Zaměstnanci s podepsaným prohlášením k dani sníží zaměstnavatel v průběhu roku při zúčtování mzdy vypočtenou zálohu o částku měsíčního daňového zvýhodnění. Program Winstrom od verze 6.50 uplatní odpovídající daňové zvýhodnění, resp. daňový bonus počínaje ledne Podle odst. 1 a 2 35d se poplatníkovi, který podepsal prohlášení k dani poskytne daňové zvýhodnění odpovídající 1/12 roční částky, tj. 500 Kč. Poskytnout se může toto zvýhodnění formou

232 slevy na daňové záloze nebo měsíčního daňového bonusu nebo kombinací slevy a bonusu. Podle odst. 3 35d se měsíční sleva na dani poskytne maximálně do výše sražené zálohy na daň. O poskytnutou slevu si plátce daně sníží odvod záloh na daň za příslušný měsíc. Odst. 4 35d řeší poskytování daňového bonusu Je-li výše sražené zálohy na daň nižší než výše měsíčního daňového zvýhodnění (tj. 500 Kč na jedno dítě), je plátce daně povinen vyplatit poplatníkovi měsíční daňový bonus, pokud úhrn zdanitelných příjmů za kalendářní měsíc dosahuje alespoň výše minimální mzdy. Měsíční daňový bonus lze vyplatit jen v případě, že jeho výše činí alespoň 50 Kč, maximálně do výše 2500 Kč (tj. 1/12 z 30 tis. Kč) Např. u zaměstnance, který vyživuje jedno dítě a má minimální mzdu 7185 Kč, nám vychází daňová povinnost 480 Kč (7185 (hrubá mzda) 575 (sociální) 324 (zdravotní) 3170 (nezd.částka) = 3116, zaokrouhleno na základ daně 3200 Kč a z toho 15%). Tomuto zaměstnanci by se poskytla sleva na dani 480 Kč, nárok na bonus nemá, protože je nižší než 50 Kč. Zde je zřejmé, že nárok na bonus budou mít jen zaměstnanci s více dětmi, nebo pokud budou mít ještě další nezdanitelné částky (invalidita nebo úroky). Dodržení výše minimální mzdy Při posouzení nároku na výplatu měsíčního daňového bonusu přetrvávají nejasnosti v porovnání úhrnu zdanitelných příjmů s minimální mzdou. Při realizaci ve verzi 6.50 jsme vycházeli z POKYN č. D 274 (k postupu při výplatě měsíčních daňových bonusů ve zdaňovacím období 2005) uveřejněném na který je oficiálním výkladem Ministerstva financí ČR. Z pokynu D-274 vyplývá, viz. citace: Při posouzení nároku na výplatu měsíčního daňového bonusu u poplatníka s příjmy podle 6 zákona o daních z příjmů, které mu plynou na základě pracovního poměru nebo obdobného pracovního vztahu (např. služebního, členů družstev, kde součástí členství je též pracovní vztah), se použije ve zdaňovacím období 2005 minimální mzda stanovená cit. nařízením vlády. U takového zaměstnance lze nárok na daňový bonus přiznat i v případě, že výše jeho zdanitelného příjmu bude představovat alespoň minimální mzdu vypočtenou ve výši odpovídající odpracované době (např. při sjednání nebo povolení kratší pracovní doby, anebo pokud nejsou odpracovány v měsíci všechny pracovní směny). To se vztahuje i na zaměstnance, který vedle příjmů z pracovního poměru nebo obdobného pracovního vztahu za odpracované směny (hodiny) bude mít v kalendářním měsíci zúčtovány i např. náhrady mzdy, doplatky mzdy, zdanitelná nepeněžní plnění, odměny ze souběžně uzavřené dohody o pracích konaných mimo pracovní poměr, popř. i odměny člena statutárního orgánu, odměny za práci jednatele atd. Pokud by ale poplatník v pracovním poměru nebo obdobném pracovním vztahu v kalendářním měsíci neodpracoval ani jednu směnu (popř. hodinu) a zúčtovány mu byly v kalendářním měsíci jen náhrady mzdy, doplatky mzdy za uplynulé období či jiná zdanitelná peněžní či nepeněžní plnění apod., lze nárok na daňový bonus přiznat, jen pokud úhrn jeho měsíčního zdanitelného příjmu dosáhne alespoňčástky 7.185,- Kč (krácené na 75% této částky u příjemce částečného invalidního důchodu nebo na 50% u příjemce plného invalidního důchodu). Např. měsíční mzda zaměstnance činí 14 tis. Kč. V měsíci lednu 2005 odpracoval 10 dnů a zbývající část měsíce byl v pracovní neschopnosti. Jeho příjem za tento měsíc je 6667 Kč, což je méně než měsíční minimální mzda 7185 Kč. Podle odst. 3 NV 303/95 Sb. o minimální mzdě náleží zaměstnanci, který neodpracoval v měsíci všechny směny, minimální mzda ve výši odpovídající odpracované době. Tzn., že v tomto případě je minimální mzda tohoto zaměstnance 3422 Kč (7185:21x10), a ta byla jeho výdělkem 6667 Kč překročena, takže mu daňový bonus náleží. U zaměstnanců s hodinovou mzdou bude minimální mzda dodržena, pokud zaměstnanec obdrží za každou odpracovanou hodinu alespoň 42,50 Kč při 40-ti hodinové pracovní době. Např. zaměstnanec odpracoval v měsíci lednu 2005 pouze jeden den, za který obdržel částku 364 Kč. Zbývající část měsíce byl v pracovní neschopnosti. U tohoto zaměstnance je rovněž dodržena minimální mzda, protože jeho příjem na odpracovanou hodinu činí 45,50 Kč což je více než minimální mzda hodinová. I tomuto zaměstnanci daňový bonus náleží. Pro smluvní vztahy mimo pracovní poměr (DPP, DPČ, příjmy za práci společníka nebo jednatele s.r.o) nelze uplatnit krácení minimální mzdy odpracovanou dobou, viz. citace pokynu D-274: Při posouzení nároku na výplatu měsíčního daňového bonusu u poplatníka s příjmy podle 6 zákona o daních z příjmů, které mu plynou výlučně na základě smluvních vztahů, jež nelze označit za pracovní poměr nebo obdobný pracovní vztah ve smyslu nařízení vlády č. 303/1995 Sb., o minimální mzdě, ve znění pozdějších předpisů, se pro daňové účely použije ve zdaňovacím období 2005 vždy částka minimální mzdy stanovená v ustanovení 2 odst. 1 písm. b) cit. nařízení vlády, platná pro zaměstnance odměňovaného měsíční mzdou, ve výši částky 7.185,- Kč, krácené na 75% u poživatele částečného invalidního důchodu a na 50% u poživatele plného invalidního důchodu. Jedná se např. o příjmy za práci společníka nebo jednatele s.r.o., z dohod o pracích konaných mimo pracovní poměr, odměny člena statutárního orgánu právnické osoby, atd., na které se nařízení vlády jinak nevztahuje. Podle odst. 5 35d si o vyplacený daňový bonus snížíme odvod záloh na daň za příslušný kalendářní měsíc. Pokud by úhrnná výše bonusů všech zaměstnanců přesáhla odvod daňových záloh na FÚ

233 v daném měsíci, vyplatí zaměstnavatel bonusy zaměstnancům z vlastních prostředků a požádá FÚ o jeho poukázání na tiskopise vydaném MF. Částka by měla být FÚ vrácena nejpozději do 15 dnů od jejího doručení. Toto by měl být případ výjimečný a přicházel by v úvahu u zaměstnavatelů, kde se zaměstnancům poskytuje minimální mzda a tito zaměstnanci mají každý více dětí nebo mají ještě další nezdanitelné částky (částečná invalidita, úroky z úvěru, studium). Program WinMzdy v souladu se zákonem generuje od ledna 2005 ve sloupci Daně následující složky: Daň. zvýhodnění záporná částka 1072 Sleva dani kladná částka 1073 Daň. bonus kladná částka Protože při posouzení nároku na výplatu měsíčního daňového bonusu přetrvávají nejasnosti, může uživatel ve sloupci Daně přidat vlastní složku: 1076 R-opr.daň.bonusu a tím ručně upravit výslednou daň. Výše uvedené složky jsou zahrnuty do mzdových listů, výplatních pásek, příslušných přehledů a oprav z minulých měsíců. Sleva na dani a daňový bonus je použit i při výpočtu čisté mzdy z průměrné hrubé mzdy na zápočtovém listu zaměstnance. Nová předkontace BONUS účetní zpracování Do tabulky předkontací je přidána kontace BONUS, pro kterou musíte zadat odpovídající analytické účty. Tuto kontaci mají mzdové složky 1073 Daň. bonus a 1076 R-opr.daň.bonusu. Bonus je v podstatě záporná daň, která je však dle dostupné metodiky vedena kladně. Používáte-li účetní systém Winstrom a funkci nahrání dat do účetnictví, věnujte zvýšenou pozornost nastavení analytických účtů kontace BONUS (záporná daň vedená kladně). Př. 1. Daňová povinnost. 850 Kč 1071 Daň. zvýhodnění Kč vyživuje jedno dítě 1072 Sleva na dani 500 Kč 1073 Daňový bonus 0 Kč 1075 Daňová záloha Kč Př. 2. Daňová povinnost. 850 Kč 1071 Daň. zvýhodnění Kč vyživuje dvě děti 1072 Sleva na dani 850 Kč 1073 Daňový bonus 150 Kč 1075 Daňová záloha.. 0 Kč Úroky z hypoték 1069 Úroky z hypoték Při měsíčním zálohovém srážení daně se od zdanitelné mzdy může odečíst 1/12 předpokládané výše ročního úroku z hypoték (zaokrouhlená na celé 100 Kč dolů), nejvýše však částka 25 tis. Kč (tato částka se snižuje v případě, že odpočet uplatňuje více osob z domácnosti a to tak, aby nepřesáhla částku 25 tis. Kč celkem). Měsíční odpočet provedete přidáním mzdové složky:1069 Úroky z hypoték. Do Základu této složky uvedete částku, která se připočte ke složce Nezdanitelné částky celkem a automaticky sníží základ daně. Složka Úroky z hypoték je při založení generována jako trvalá a při převodu dat do nového měsíce se přenese včetně odečítaného úroku. Ve funkci Podklady pro roční vyúčtování daně můžete doplnit celkovou odpočitatelnou položku z úroků z hypoték za zdaňovací období v řádce: Hodnota daru, úroky z hypoték. Daňové dorovnání 1098 Daňové dorovnání Do tabulky můžete přidat Daňové dorovnání za minulá zdaňovací období. Je-li daňové dorovnání ve prospěch zaměstnance - poplatníka, jedná se o přeplatek a v údaji daňová záloha uvedete zápornou částku. V opačném případě se jedná o nedoplatek s kladnou částkou. Ve skupině Daně můžete také přidat složku: 1049 Doplnění zdanitelného příjmu Složkou můžete v případě potřeby doplnit základ vstupující do daně, tj. úhrn zdanitelných příjmů Srážky Na klávesu ENTER se zobrazí tabulka srážek. Srážky v daném pracovním poměru jsou generovány dle zadaného předpisu srážek při výpočtu mzdy. Sražené částky můžete v tabulce dodatečně změnit. Po změně však musíte opět vypočítat mzdu.

234 Program se Vás nyní zeptá, zda má zachovat Vámi ručně upravené srážky a nebo zda je má opět vygenerovat dle předpisu srážek. Srážky se odečítají ze mzdy v předepsaném pořadí. Pro výkon rozhodnutí srážkami ze mzdy (Výživné, Náhrada škod, Přeplatky a Ostatní exekuce) nesmí výsledná mzda klesnout pod tzv. základní - nepostižitelnou částku, pro ostatní srážky nesmí klesnout na zápornou hodnotu. Srážky, které by tento pokles zapříčinily nejsou provedeny a obsluha je upozorněna varovnou zprávou. S navýšením částky životního minima jednotlivce (ŽMJ) od (na 4100 Kč) se mění i nepostižitelná výše příjmu při provádění přednostní pohledávky - výkon rozhodnutí. To znamená, že základní nepostižitelná částka na osobu povinného je 2542 Kč (62% ŽMJ) a na každou osobu, které je povinen poskytnout výživné je 1025 Kč (25% ŽMJ) Záloha Na klávesu ENTER se zobrazí tabulka záloh. Číselník přípustných složek: 1400 Záloha řádná 1405 Záloha mimořádná Kromě Zálohy řádné můžete ještě založit Zálohu mimořádnou. Datum splatnosti Pro řádnou zálohu je datum splatnosti nastaveno na datum, ke kterému uzavíráte zálohy ve funkci Uzavření záloh. Pro mimořádnou zálohu můžete datum splatnosti zadat individuálně. Na změnu zálohy po datu splatnosti jste upozorněni varovnou zprávou Výplata Na klávesu ENTER se zobrazí tabulka výplaty, do které program generuje Dobírku v daném měsíci. Jedná se o částku určenou k výplatě (včetně nemocenských dávek a např. bolestného) po odečtu sociálního a zdravotního pojištění, daní, srážek a zálohy. Kromě dobírky se zde může objevit i oprava dobírky z minulosti, viz funkce Oprava minulých měsíců. Předkontace Předkontaci dobírky nastavte v závislosti na způsobu výplaty. Záporná dobírka 1510 Přeplat. z minul. Přeplatek z minulosti Pohledav. za zam. Pohledávka za zaměstnanci. V některých speciálních případech může vzniknout přeplatek na mzdě, který se projeví zápornou dobírkou (např. vyplacení vyšší zálohy než je hrubá mzda zaměstnance). Program v takovém případě vygeneruje složku mzdy Pohledávka za zaměstnancem s kladnou částkou vzniklého přeplatku a s předkontací POHLED. Čísla účtů pro předkontaci POHLED nastavte tak, aby na straně MÁ DÁTI byl účet "Pohledávka za zaměstnanci", na straně DAL a účet "Pokladna" nebo "Banka". Pohledávka za zaměstnancem bude vyrovnána v následujícím měsíci. Program v tomto měsíci zapíše do sloupce "Výplata" složku Přeplatek z minulosti s předkontací POHLED ale tentokrát se zápornou částkou, která se rovná pohledávce vzniklé v předcházejícím měsíci Uzavření záloh Při spuštění hlavního modulu MZDY zadáte období ve tvaru Měsíc (MM) a Rok (RRRR). Jedná se o aktuální měsíc, ve kterém budete uzavírat zálohy. Mají-li zaměstnanci zadány řádné zálohy (viz funkce Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy), pak v den jejich splatnosti je uzavřete ve funkci Uzavření záloh. Program si vyžádá datum uzavření záloh. Po uzavření řádných záloh nelze již tyto zálohy změnit. Je-li to z provozních důvodů nutné, lze uzavření záloh před uzávěrkou měsíce odblokovat. Opět spustíte funkci Uzavření záloh, program sdělí, že zálohy jsou uzavřeny a nabídne možnost uzávěrku zrušit Uzavření měsíce Při spuštění hlavního modulu MZDY zadáte období ve tvaru Měsíc (MM) a Rok (RRRR). Jedná se o aktuální měsíc, který chcete uzavřít. Ukončíte-li výpočet mzdy pro všechny prac. poměry v aktuálním období, můžete spustit funkci Uzavření měsíce. Program zkontroluje všechny pracovní poměry, upozorní na ty, pro které není vypočtena mzda nebo není naplněn fond pracovní doby. Při uzávěrce měsíce se dále aktualizuje čerpání dovolené. Po uzavření měsíce již nelze měnit vypočtenou mzdu v tabulce měsíčního zpracování, tabulku si lze

235 pouze prohlížet Odblokování uzávěrky měsíce Chcete-li v této fázi zpracování přesto doplnit, resp. opravit mzdové složky v některém z pracovních poměrů, můžete odblokovat uzávěrku měsíce. Spustíte opět funkci Uzavření měsíce. Program sdělí, že měsíc je uzavřen a nabídne možnost uzávěrku zrušit. Nyní se můžete vrátit zpět do funkce Vstup měsíčních dat a výpočet mzdy a provést potřebné změny. Jestliže funkce Uzavření měsíce nebude úspěšně ukončena (např. chyba hardware) spusťte ji znovu Výplatní pásky Funkce umožňuje vytvořit, prohlížet a vytisknout výplatní pásky zaměstnanců. Podklady pro tisk výplatních pásek se generují ze mzdových složek jednotlivých pracovních poměrů a v aktuálním měsíci se ukládají do pomocného souboru. Při opětovném spuštění funkce v daném měsíci (když od posledního spuštění nedošlo ke změně ve vypočtených mzdách), dostanete zprávu, že soubor s výplatními páskami je již připraven a máte možnost jej využít nebo vymazat a znovu naplnit z odpovídajících mzdových složek. Po této přípravné fázi si můžete zvolit mezi stručnou výplatní páskou, páskou s výčtem uplatněných mzdových složek a úplnou výplatní páskou pro všechny zaměstnance nebo pro jednotlivé pracovní poměry. Stručné výplatní pásky jsou čtyři na stránku, úplná celostránková páska obsahuje podrobný rozpis mzdy. Má-li zaměstnanec u organizace více pracovních poměrů, je pro každý poměr tištěna samostatná páska Zkušební tisk výstupní sestavy Pokud nebyl měsíc uzavřen (neproběhlo Uzavření měsíce), jsou výstupní sestavy, například výplatní pásky, příkazy k úhradě apod. považována za zkušební tisk. Před uzavřením měsíce tak máte možnost si libovolně prohlížet a kontrolovat výstupní sestavy. Zkušební sestavy jsou v hlavičce označeny textem "ZKUŠEBNÍ TISK - NEPLATNÝ". Poté co proběhne uzavření měsíce, můžete vytisknout ostré výstupní sestavy (výplatní pásky) a přechod na další měsíc odložit až na okamžik, kdy jej začnete skutečně zpracovávat Nahrání údajů do účetnictví Funkci můžete opakovaně spouštět v libovolném období. V případě, že zjistíte chybu v zaúčtování některé mzdové složky, neopravujte údaje v účetnictví. V Tabulce měsíčního zpracování nalezněte příslušnou složku mzdy a opravte její kód předkontace. Po novém nahrání do účetnictví budou původní účetní případy zrušeny a nahrazeny novými. Nevadí, že byl ve mzdách příslušný měsíc uzavřen, program vám dovolí změnit předkontace, střediska a čísla zakázky i v uzavřeném měsíci. Před nahráním dat můžete zadat datum určené pro zápis do účetnictví. Účetní případy z mezd pak budou mít toto datum. Zadáte-li poslední datum v aktuálním měsíci, bude i v dalších měsících nabízeno vždy datum, které odpovídá poslednímu dni měsíce. Kontrola mzdových složek dle kontací Mzdové složky se sumují do příkazu k úhradě dle svého čísla, resp. typu a příslušného čísla účtu. (sociální pojištění, zdravotní pojištění, daně, srážky a mzda na účet). Do účetnictví se mzdové složky sumují na jednotlivé účty dle svých kontací. V případě, že přiřadíte špatnou kontaci mzdové složce, musíte mít dostatečně účinný mechanizmus k dohledání těchto nesrovnalostí. Ve funkci Přehledy dle výběru - přehledy mzdových složek v aktuálním roce dle volitelné podmínky dostáváte tabulku všech mzdových složek v daném roce. Například zadáním obecného dotazu:

236 Období: = 0301.A. Predkon:.NEPRÁZDNÝ. Dostanete všechny kontované mzdové složky vyplacené v období 2003/01, které vstupují do účetnictví. Nejdříve zvolte uspořádání výběru mzdových složek dle čísla složky a předkontace, viz. Tlačítko Setřídit podle. Pak realizujte výběr stisknutím tlačítka Výběr dle dotazu. Nyní si můžete mzdové složky vytisknout. V nabídce tisku máte následující možnosti: Prehled mzdových složek...trídení Císlo složky, Kontace - jen sumace...trídení Císlo složky, Kontace - vcetne mzdových složek...trídení Kontace, Císlo složky - jen sumace...trídení Kontace, Císlo složky - vcetne mzdových složek Pro tisk mzdových složek s tříděním Číslo složky, kontace - jen sumace dostanete přehled jak jednotlivé typy mzdových složek a v jakých částkách vstupují do účetnictví. Tento přehled pak můžete křížově porovnat s přehledem...třídění Kontace, Číslo složky - jen sumace a odhalit případné nesrovnalosti Příkazy k úhradě Příkazy k úhradě se generují ze mzdových složek jednotlivých pracovních poměrů a v aktuálním měsíci se ukládají do pomocného souboru. Při opětovném spuštění funkce v daném měsíci (když od posledního spuštění nedošlo ke změně ve vypočtených mzdách) dostanete zprávu, že soubor s hroma dným příkaz je již připraven a máte možnost jej využít nebo vymazat a znovu naplnit z odpovídajících mzdových složek. Po této přípravné fázi se na obrazovce zobrazí okno s tabulkou příkazů k úhradě rozdělených dle příjemce na sociální pojištění, zdravotní pojištění, daně, srážky a mzdy na účet. Každému jednotlivému příkazu odpovídá řádka tabulky. Příkazy jsou ve sloupci Stav označeny kódem OK a připraveny pro tisk. Po vytištění je příkaz zablokován tím, že přejde do stavu TISK PRIK stejným způsobem jako při úhradě faktur, viz modul Přijaté faktury. Nyní si můžete vybrat příkazy, které chcete uhradit, tj. označit ty příkazy, ke kterým má být vytvořen hromadný příkaz k úhradě. Označení příkazů pro tisk hromadného příkazu k úhradě V horní část okna ve skupině Označení příkazů k platbě jsou ovládací prvky, které vám umožní snadný výběr příkazů pro úhradu a poté tisk hromadného příkazu k úhradě. Vybraný příkaz označíte stisknutím tlačítka Označ aktuální. Všechny příkazy v tabulce označíte stiskem tlačítka Označ vše. Chcete-li dané označení zrušit, použijete tlačítko Zpět. Označené příkazy mají v druhém /zeleném/ sloupci znak X. Po stisknutí tlačítka Vytvoření příkazu se zobrazí okno, jež obsahuje pouze označené příkazy k úhradě. Uvedený způsob přípravy Vám dává možnost postupně rozdělit platby na libovolný počet hromadných příkazů. Kontrola předkontací mzdových složek Před vygenerováním příkazu k úhradě jsou porovnávány předkontace mzdových složek 0950,0955,0960,0965 s předkontacemi zdravotní pojišťovny příslušející danému zaměstnanci. Dále je kontrolováno, zda každý zaměstnanec, který má alespoň jednu z výše zmíněných mzdových složek má skutečně v osobních údajích vyplněný kód zdravotní pojišťovny. V případě nalezení nesrovnalostí poskytne program uživateli seznam problémových mzdových složek ve formátu: Osc Kpp Obd Cis Zkr Předk. ZP Předk. (Osobní číslo, Kód pracovního poměru, Období, Číslo mzdové složky, Zkratka, Kód předkontace mzdové složky Kód zdravotní pojišťovny, kód předkontace ZP) Tento seznam lze prohlédnout, popř. vytisknout.

237 Doplnění příkazu k úhradě o individuální platby Příkaz k úhradě můžete doplnit o individuální částky nebo dílčí úhrady. Například po stisknutí tlačítka Přidat se objeví editační okno, ve kterém můžete zadat individuální platbu Tisk příkazu - nastavení parametrů Máte-li připravené všechny platby pro příkaz k úhradě a jste-li srozuměni s celkovou částkou, stiskněte tlačítko Tisk příkazu. Zobrazí se okno Parametry příkazu, ve kterém určíte, zda se jedná o tištěný či elektronický příkaz, určíte datum splatnosti a bankovní spojení, ze kterého bude částka uhrazena. Pro tištěný formulář můžete určit maximální počet řádek na jeden list hromadného příkazu. Do příkazu k úhradě je možné zadat místo a datum podání a pětimístný kód banky pro odeslání příkazu faxem. Po stisknutí tlačítka Tisk si musíte vybrat jednu z následujících možností: Tisk neplatného kontrolního příkazu. Po tomto tisku nejsou příkazy zablokovány, tj. nepřecházejí do stavu TISK PRIK a tisk příkazu můžete opakovat. Tisk příkazu k úhradě. Zde je vytištěn hromadný příkaz k úhradě a jeho kopie. Potvrdíte-li, že hromadný příkaz je vytištěn správně, přejdou jeho jednotlivé platby do stavu TISK PRIK a pro další tisk budou zablokovány. Vytvořené příkazy k úhradě si můžete nejdříve prohlédnout. Pokud není měsíc uzavřen - neproběhlo Uzavření měsíce, je v hlavičce příkazu zapsáno "ZKUŠEBNÍ TISK - NEPLATNÝ". Proces přípravy příkazu k úhradě můžete zastavit stisknutím tlačítka Zrušit či Zavřít bez tisku Převod údajů do nového měsíce Při spuštění hlavního modulu MZDY zadáte období ve tvaru Měsíc (MM) a Rok (RRRR). Jedná se o aktuální měsíc, ze kterého budete přenášet data do nového, kalendářně následujícího měsíce. Přenos bude realizován, jestliže je aktuální měsíc uzavřen. Převodem údajů do nového měsíce je zpracování aktuálního - starého měsíce definitivně ukončeno. Říkáme, že měsíc je definitivně uzavřen. Z uvedeného vyplývá, že uzavření měsíce je dvojstupňové - běžné (vratné) uzavření a definitivní uzavření. V účetní praxi přesto vzniká situace, kdy nutně potřebujete změnit či doplnit vstupní údaje i v definitivně uzavřeném měsíci (např. v září). V takovém případě máte k dispozici funkci Opravy v minulých měsících. Pokud se jedná o čerstvě (definitivně) uzavřený měsíc, tj. následující měsíc (říjen) je otevřen, dostáváte nově možnost tento měsíc (září) opět otevřít (ve funkci Uzavření - otevření měsíce). Cenu, kterou musíte za opětovné otevření definitivně uzavřeného měsíce (září) zaplatit je ztráta (smazání) všech mzdových složek, které jste již založili v následujícím měsíci (v říjnu). Po opakovaném převodu dat budou v následujícím měsíci (v říjnu) pouze trvalé složky mzdy se standardním nastavením. Podstatou převodu dat je přenesení trvalých složek mzdy pro všechny zaměstnance (tj. složek, které

238 mají v údaji TM příznak T-Trvalá) do nového měsíce. Prakticky to znamená, že v novém měsíci nemusíte tyto mzdové složky opět zakládat, pouze aktualizujete jejich měsíční údaje. Pro zaměstnance, jejichž pracovní poměr skončil v předcházejících měsících roku, dostáváte možnost pokračovat ve zpracování mzdy i v novém měsíci. Tuto možnost využijte např. z důvodů doplatků za minulá období, resp. proplacení nemocenských dávek v ochranné lhůtě. Při přechodu na nový měsíc jste pro ukončený prac. poměry dotázani, zda se má tento poměr objevit v tabulce měsíčního zpracování z důvodů doplatků. V případě, že odpovíte NE, bude pracovní poměr automaticky označen křížkem v zeleném sloupci a při přechodu do dalšího měsíce již nebude zahrnut do tabulky měsíčního zpracování ani nebudete opětovně dotazováni, zda má být do této tabulky zahrnut v následujících měsících. Budete-li později realizovat doplatek mzdy pro daný pracovní poměr, vrátíte jej kdykoliv zpět do tabulky měsíčního zpracování vymazáním křížku v zeleném sloupci - spuštěním funkce Smazání pracovního poměru Převod údajů do nového roku Jedná-li se o převod z prosince starého roku do ledna nového roku, dochází současně k uzavření starého roku a otevření nového. Většina datových souborů, ve kterých jsou uloženy údaje o zaměstnancích (osobní údaje, pracovní poměry, srážky atd.) jsou tzv. roční soubory. To znamená, že pro každý kalendářní rok existují na vašem pevném disku soubory, jejichž jména obsahují rok platnosti (např. soubory OSB_99.DBF a PPO_99.DBF - osobní údaje a pracovní poměry zaměstnanců). K rozdělení souborů do jednotlivých roků je několik důvodů. Při víceleté práci s programem je tak omezena velikost souborů. Jednotlivé soubory obsahují pouze roční údaje. Můžete také lépe hospodařit s prostorem na vašem pevném disku. Několik let staré soubory můžete uložit na archivní diskety Definitivní ukončení práce s daným zaměstnancem. Jestliže zaměstnanec ukončil pracovní poměr v průběhu předminulého roku, pak po přechodu na nový rok a vytvoření nových ročních souborů se vás program zeptá, jestli má pokračovat ve zpracování tohoto zaměstnance. Při odpovědi "NE" budou veškeré informace o tomto zaměstnanci z nových ročních souborů vymazány a zaměstnanec tak v novém roce přestane existovat. Jestliže funkce Převod údajů nebude úspěšně ukončena (např. chyba hardware) spusťte ji znova Ukončení zpracování aktuálního a zahájení zpracování nového měsíce. Po převodu dat do nového měsíce, můžete opustit starý měsíc a přejít ke zpracování mezd v novém měsíci, viz funkce Změna období. Z uvedeného vyplývá, že modul MZDY je těsně svázán s aktuálním obdobím. Volbou období se můžete volně pohybovat v čase. Program Vás vždy upozorní na omezení v jednotlivých obdobích. Přitom platí, že otevřený je pouze jeden aktuálně zpracovávaný měsíc v přítomnosti. Předcházející měsíce v minulosti jsou uzavřeny, údaje je zde možno pouze prohlížet, resp. tisknout. Do budoucnosti j e přístup zakázán Opravy minulých měsíců Tato funkce umožňuje v nutných případech realizovat opravu v minulosti, tj. v definitivně uzavřených měsících. Podstatou opravy je vypočítat v minulosti novou mzdu včetně odvodů ze mzdy a porovnat nové hodnoty s tím co bylo skutečně vyplaceno a odvedeno. Zjištěné rozdíly pak pomocí opravných mzdových složek připsat ke mzdě a k odvodům v aktuálním - v otevřeném měsíci. (Rozdíly se zjišťují v celkové hrubé mzdě, v nemocenských dávkách, v různých vyměřovacích základech, v sociálním a zdravotním pojištění, v dani, v dobírce a v čerpání dovolené.) Opravy můžete (v této verzi programu) realizovat pouze v rámci jednoho (aktuální) roku. Důvodem je roční vyúčtování záloh na daň. Chcete-li v daném roce realizovat opravy z minulých let, pak je musíte provést "ručně" pomocí vhodných mzdových složek. Jako první se zobrazí tabulka pracovních poměrů. V této tabulce (pomocí klávesy ENTER) zvolte pracovní poměr, který chcete v minulosti opravit. Pak zadáte období v minulosti, ve kterém se bude oprava realizovat.nejdříve se zobrazí roční tabulka nezdanitelných částek - odpočitatelných položek. Tuto tabulku můžete opravit ve sloupci, který odpovídá opravovanému měsíci. Program dále vytvoří kopii údajů zvoleného zaměstnance - tj. kopii toho co bylo skutečně vyplaceno a odvedeno v opravovaném období. S touto kopií můžete normálním způsobem pracovat v tabulce měsíčního zpracování. To je opravovat mzdové složky, přidávat nové, či rušit stávající. Nakonec vypočtěte mzdu. Program zjistí rozdíly mezi původní mzdou a vypočtenou opravou. Tyto rozdíly jsou vyjádřeny pomocí opravných mzdových složek, které si můžete vytisknout a v klidu prohlédnout. Nyní se můžete rozhodnout, zda opravné složky mzdy vám dávají pouze informaci, kterou využijete k "ruční" korekci mzdy v aktuálním měsíci, nebo dovolíte programu, aby sám v aktuálním měsíci zapsal opravné složky mzdy pro daný pracovní poměr.

239 Mzdové listy Po spuštění funkce dostanete následující menu: A - Prohlížení a tisk mzdových listů B - Vyplnění mzdových listů všech zaměstnanců pro aktuální období C - Vyplnění mzdových listů všech zaměstnanců za celý rok 199_ Význam jednotlivých položek: Prohlížení a tisk mzdových listů Na obrazovce se objeví tabulka se všemi pracovními poměry. Nastavíte kurzor na požadovaný pracovní poměr a po stisku klávesy ENTER nebo stisknutím tlačítka, resp dvojklikem myši dostanete tabulku se mzdovým listem tohoto prac. poměru. Mzdové listy můžete tisknout i hromadně. Nejdříve si v tabulce pracovních poměrů křížkem v zeleném sloupci označíte pracovní poměry, které chcete hromadně vytisknout. Stisknutím tlačítka Tisk se pak zpracují všechny označené pracovní poměry, tj. do tiskové fronty zapíší všechny mzdové listy označených poměrů. Řádky mzdového listu obsahují složky mzdy, které v daném měsíci měly nenulové hodnoty. Sloupce listu korespondují s jednotlivými měsíci v aktuálním roce. Chcete-li mzdový list vytisknout, musíte stisknout klávesu Ctrl-P nebo odpovídající menu. Tisková sestava mzdového listu dále obsahuje: - Osoby uplatněné pro snížení základu daně - Důchod - invaliditu zaměstnance a jeho zdravotní klasifikaci - Vynětí z evidence - Přehled dávek nemocenského pojištění - Přehled čerpání dovolené - Přehled ostatní neodpracované doby Pro aktuální měsíc se mzdový list pro jednotlivé pracovní poměry automaticky plní při výpočtu mzdy. Obsah mzdového listu je určen tzv. předpisem. Změnou předpisu je možné změnit i obsah mzdového listu. Následující dvě volby Vám dávají možnost nového vyplnění mzdových listů za předcházející období Měsíční přehledy Po aktivaci funkce se vám objeví nabídka jednotlivých sestav. Sestavy obsahují různé typy mzdových složek všech zaměstnanců aktivních v aktuálním měsíci. V některých sestavách jsou mzdové složky rozděleny a sumovány po střediscích. A - Mzdy B - Mzdy - jen zálohy a dobírky C - Zdravotní pojištění V této volbě si můžete zvolit přehled pojištění členěný dle zdravotních pojišťoven nebo přehled o platbě pojistného pro jednotlivé pojišťovny. Přehled pro platby pojistného je ve tvaru, který se shoduje s požadovaným formulářem. D - Sociální pojištění Zde můžete zvolit přehled sociálního pojištění členěný dle středisek nebo přehled o výši pojistného pro Okresní správu sociálního zabezpečení. Přehled pro OSSZ je ve tvaru, který se pro velkou i malou organizaci shoduje s požadovaným formulářem. E - Srážky F - Neodprac. doba - nemocenské pojištění G - Neodprac. doba - čerpání dovolených H - Ostatní neodpracované doby I - Vynětí z evidence J - Srážková daň K - Daň z příjmu L - Vyživované osoby M - Výčetka platidel N - Rekapitulace mzdy pro zaměstnance i souhrnně

240 O - Přesčasové hodiny P - Výplata mezd - podpisový arch Q - Rekapitulace mezd dle mzdových složek Sestava sumuje na jednotlivých mzdových složkách celkové částky vyplacené všem zaměstnancům v aktuálním období. Sumace můžete ještě rozdělit dle středisek nebo dle druhu pracovního poměru Roční přehledy Na obrazovce se zobrazí následující menu, ve kterém zvolíte požadovanou činnost: A - Roční přehled mezd vybraného zaměstnance za rok: B - Potvrzení o zdanitelných příjmech za zdaň. období: C - Podklady pro roční vyúčtování daně za zdaň. období: D - Evidenční list důchodového pojištění E - Přehled nemocenských dávek a ostatní neodpracované doby F - Přehled příjmů k žádosti o dávky státní sociální podpory G - Zákonné pojištění odpovědnosti organizace za škodu H - Přehled dat měsíčních uzávěrek I - Potvrzení o zaměstnání - zápočtový listopad J - Podklady pro vyúčtování daní z příjmů (za firmu) za rok K - Přehled čerpání přesčasových hodin L - Zaměstnávání občanů se ZPS v roce M - Výstup dat pro statistiku ISPV N - Náklady na zaměstnance v roce O - Rekapitulace mezd dle mzdových složek v roce Některé roční sestavy můžete tisknout hromadně. Nejdříve si ve výběrové tabulce křížkem v zeleném sloupci označíte pracovní poměry, které chcete hromadně vytisknout. Stisknutím tlačítka Tisk se pak zpracují všechny označené pracovní poměry, například se do tiskové fronty zapíší všechny mzdové listy označených poměrů Roční přehled mezd vybraného zaměstnance: Nejdříve dostanete tabulku všech zaměstnanců, ve které si vyberete zaměstnance pro roční přehled mezd. Na obrazovce se pak zobrazí tabulka ročního zpracování mezd tohoto zaměstnance. Tuto tabulku dobře znáte z měsíčního zpracování. Na klávesu ENTER nebo dvojklikem myši si můžete prohlédnout jednotlivé mzdové složky, ze kterých se skládá mzda v daném období Potvrzení o zdanitelných příjmech za zdaň. období: - V tabulce všech zaměstnanců si vyberete požadovaného zaměstnance. Na klávesu ENTER dostanete potvrzení o zdanitelných příjmech tohoto zaměstnance. Sestava se shoduje s předepsaným formulářem Podklady pro roční vyúčtování daně za zdaňovací období: Nejdříve dostanete tabulku všech zaměstnanců, ve které si vyberete zaměstnance pro roční vyúčtování daně. Na obrazovce se pak zobrazí tabulka, která slouží jako podklad pro roční vyúčtování daně tohoto zaměstnance. Tabulka má podobný tvar jako příslušný formulář. Sloupec Hlavního plátce je vyplněn programem. Sloupec Doplnění vyplníte na základě Potvrzení o zdanitelných příjmech, které zaměstnanec předloží od ostatních plátců daně. Můžete i doplnit roční nezdanitelnou částku na manželku a hodnotu daru, úroky z hypoték, příspěvky na penzijní připojištění a pojistné na soukromé životní pojištění. Stisknutím tlačítka Výpočet roční daně se vypočte sloupec Celkem včetně roční daně a Přeplatku a Nedoplatku (hodnota - ). Vyplněnou tabulku si můžete vytisknout. Ve sloupci Doplnění je možné zadat záporné odpočitatelné položky. Záporná hodnota slouží k případnému snížení ročních odpočitatelných položek Evidenční list důchodového pojištění - ELDP Program WinMzdy od verze 6.50 obsahuje kompletní zpracování ELDP v souladu se zákonem platným od Nejdříve obvyklým způsobem vyberete pracovní poměry, pro které chcete ELDP zpracovat. Označit si můžete jeden nebo i všechny pracovní poměry. ELDP se pro vybrané poměry

241 vypočtou k poslednímu aktuálního období. Zobrazí se standardní tabulka ELDP, kterou si můžete pro hlédnout a případně doplnit. Editační formulář tabulky je shodný s formulářem ČSSZ V případě potřeby si můžete založit i nový prázdný formulář a ručně jej vyplnit. Pokud pustíte funkci zpracování opakovaně a vypočtená tabulky ELDP není prázdná, zobrazí se zpráva, že již existují vypočtené ELDP k uvedenému datu. Pokud nechcete tyto ELDP opravit, resp. doplnit, vygeneruje se nová tabulka z aktuálně vybraných pracovních poměry a vypočtená k poslednímu aktuálního období. Zkontrolované ELDP můžete vytisknout, viz. standardní funkce tisku dokladů v tabulce. EPDP můžete vytisknout na čistý papír formátu A4 pro zaměstnance nebo na předtištěný formulářčssz. Předtištěný formulář velikosti A5 vkládáte do podavače tiskárny naležato (jako papír A5). Pro laserové tiskárny používejte samostatné listy formuláře ČSSZ. Pro jehličkové tiskárny můžete použít formuláře ČSSZ s průklepem. K 1. březnu 2005 bude připravena verze programu WinMzdy, která zpracované ELDP zakóduje do formátu XML s možností elektronického podpisu a odeslání na portál ČSSZ Elektronické předání ELDP na PVS Program WinMzdy umožňuje elektronické odeslání ELDP na Portál veřejné správy (dále PVS). Pro elektronické odeslání ELDP na PVS musí organizace splnit soubor podmínek stanovený a pečlivě popsaný ČSSZ (registrace pověřeného pracovníka a získání registračního čísla a podpisového klíče), viz: Pro vybrané zaměstnance nejdříve vygenerujete tabulku ELDP, viz funkce Roční přehledy / Evidenční listy důchodového pojištění.. Jedná se o tabulku se standardním ovládáním. Po pečlivé kontrole, případně doplnění chybějících údajů spusťte funkci Generace RELDP ve formátu XML. Funkci můžete spustit z menu Služby, v nástrojové liště datového okna (tlačítko s kalkulačkou) nebo klávesou F5. Program vás standardním dialogem vyzve k zadání adresáře, do kterého uloží soubor ve formátu XML, který obsahuje všechny ELDP z tabulky. Jméno souboru se skládá z prvních 4 znaků z názvu firmy a z aktuálního období RRMM s příponou XML. Generaci XML souboru můžete libovolně opakovat. Pokud již soubor XML pro dané období existuje, jste na tuto skutečnost upozorněni. Vlastní elektronické odeslání ELDP na PVS zajišťuje samostatný program. Vybrali jsme a otestovali program ereldp od firmy NZServis s.r.o., který je součástí naší nabídky (na základě licenční smlouvy s firmou NZServis) viz ereldp@nzservis.cz. Program ereldp slouží k elektronickému podání ELDP na portál veřejné správy. Program musí být nainstalován na počítači, ze kterého máte přístup na internet. Aplikace umí prostřednictvím internetového připojení navázat komunikaci s PVS. V programu ereldp nejdříte provedete základní nastavení (zadání URL adresy, zadání registračního čísla a hesla pověřené osoby, uložení šifrovacích a podpisových certifikátorů do úložiště certifikátorů na vašem počítači, zadání archivačních adresářů atd.) Je-li vše správně nastaveno, můžete načíst soubor ELDP ve formátu XML připravený programem WinMzdy. Po načtení soubor odešlete na PVS, tj. podepíšete vaším elektronickým podpisem a zašifrujete. Program za podmínky, že počítač, na kterém běží je připojen na internet, zobrazí průběh transakce s PVS a nakonec zobrazí výsledek zpracování. Je-li soubor portálem odmítnut je označen červeným křížkem. Rozvinete-li záznam transakce (kliknutí na tlačítko + v první pravém sloupci) a vyberete-li řádku s červeným textem Chyba, dostanete protokol o zpracování odeslaných ELDP členěných dle rodných čísel zaměstnanců s případným popisem chyba. Chybu můžete opravit v tabulce ELDP ve mzdách, resp. v kmenových údajích zaměstnanců a celý proces generace a odeslání ELDP zopakovat. Vlastnosti a způsob ovládání programu ereldp je posán v el. nápovědě tohoto programu. Firma NZServis zajišťuje i poradenský hot-line k odstranění případných problémů pří komunikaci s PVS. PVS před přijetím ELDP provádí přísné kontroly vstupních dat. Případné chyby lokalizuje k rodnému číslu zaměstnance a údaj, ve kterém k chybě došlo označuje názvem atributu v XML souboru, s jehož strukturou se můžete seznámit na stránkách ČSSZ. Program WinMzdy provádí před generací ELDP podobné kontroly, které by měli zabránit chybám v rodných číslech, nevyplněným nebo chybně vyplněným údajům v adresách zaměstnanců apod. Před generací ELDP se objeví seznam jednotlivých problémů, který si můžete vytisknout a v kmenových údajích opravit. Protože program WinMzdy nevede (na rozdíl od ELDP) samostatné pole pro číslo popisné (orientační) v adrese, odtrhuje se číslo popisné od názvu ulice Přehled nemocenských dávek a ostatní neodpracované doby V tabulce všech zaměstnanců si vyberete požadovaného zaměstnance. Na klávesu ENTER dostanete sestavu, která obsahuje jeho roční přehled o nemocenských dávkách a ostatní neodpracované době Přehled příjmů k žádosti o dávky státní sociální podpory V tabulce všech zaměstnanců si vyberete požadovaného zaměstnance. Na klávesu ENTER dostanete sestavu, která obsahuje přehled zdanitelných příjmů (po odpočtu pojištění a daně) a proplacených nemocenských dávkách zaměstnance rozdělených do jednotlivých kalendářních čtvrtletí. Přehled slouží jako podklad pro vyplnění žádosti o státní dávku sociální podpory. Daňové dorovnání se přičítá do základu pro dávky v rozhodném období (rok nebo čtvrtletí), ve kterém bylo zaměstnanci skutečně zúčtováno, viz Novela zákona 117/95 Sb. o státní soc. podpoře Zákonné pojištění odpovědnosti organizace za škodu

242 Nejdříve zadáte sazbu pojistného podle převažující činnosti vykonávané organizací, viz Sbírka zákonů č. 125/1993. Přednastavena je naposledy zadaná hodnota. Dále zadáte kalendářní čtvrtletí aktuálního roku, za které chcete vypočítat pojistné. Program nejdříve zjistí základ pro výpočet pojistného jako souhrn vyměřovacích základů sociálního pojištění za předchozí kalendářní čtvrtletí všech pracovníků, které v tomto období organizace zaměstnávala. Nakonec se vypočte a do výstupní sestavy zapíše zákonné pojištění organizace za škodu Přehled dat měsíčních uzávěrek Na obrazovce dostanete tabulku, ze které získáte informaci o stavu uzavření záloh, uzavření měsíce a převodu dat do nového měsíce v aktuálním roce Potvrzení o zaměstnání - zápočtový list apod. Zápočtový list je možno zpracovat i pro pracovní poměry, které nekončí v aktuálním roce. Na obrazovce se nejdříve objeví okno, ve kterém můžete upravit dobu započtenou z předchozího zaměstnání k datu nástupu převzatou z karty osobních údajů zaměstnance. K této době se připočte doba odpracovaná v daném pracovním poměru. Před zobrazením zápočtového listu si ještě zvolíte, zda na zápočtovém listu bude uveden měsíční výdělek, vypočtený dle metodiky úřadu práce. Při výpočtu hrubé, resp. čisté mzdy na zápočtovém listu mají zásadní vliv skutečnosti, jež jsou platné v aktuálním měsíci, ve kterém se zápočtový list počítá. Hrubá mzda se vypočte z platného pracovně právního průměru vynásobeného průměrným počtem hodin v měsíci v daném roce. Při výpočtu čisté mzdy se pak od této hrubé mzdy odečte sociální pojištění, zdravotní pojištění a daň. Při výpočtu těchto částek se zohledňují všechny skutečnosti rozhodné v aktuálním měsíci. To znamená, že se např. zahrnou všechny platné odpočitatelné položky ze základu daně. Rozhodné skutečnosti pro výpočet čisté mzdy pro zaměstnance (jako např. odpočitatelné položky ze zákl. daně) jsou však známy až po výpočtu mzdy. To znamená, že korektní čistou mzdu na zápočtovém listu získáte až po výpočtu mzdy v aktuálním měsíci, ve kterém zápočtový list vystavujete Přehled čerpání přesčasových hodin Program nabízí sestavu, která obsahuje pro daného zaměstnance roční výpis všech příplatků za přesčas, mzdy za přesčas, pracovní pohotovosti a noční příplatky. Hodiny uvedených příplatků jsou sumovány průběžně v jednotlivých měsících a celoročně Zaměstnávání občanů se ZPS v roce Povinný podíl občanů se ZPS se určí z průměrného počtu přepočtených zaměstnanců. Podíl činí 5% (od roku %) z průměrného počtu pro organizaci, která má více než 20 (od roku ) přepočtených zaměstnanců, viz NV 228/2000 Sb.. Program WinMzdy nabízí sestavu, která slouží jako podklad pro určení podílu občanů se ZPS. Průměrný přepočtený počet zaměstnanců se vypočte za sledovaný rok tak, že se celkový počet hodin odpracovaný všemi zaměstnanci, zvýšený o neodpracované hodiny v důsledku čerpání dovolené, překážek v práci a pracovní neschopnosti, za niž jsou poskytovány dávky nemocenského pojištění vydělí ročním fondem pracovní doby zaměstnavatele. Sestava slouží pouze jako podklad pro určení podílu občanů se ZPS Výstup dat pro statistiku ISPV Program WinMzdy je rozšířen o přípravu souborů pro statistické šetření informačního systému o průměrného výdělku (ISPV). Koordinací vývoje a provozování informačního systému je Komise pro řízení a koordinaci prací spojených s ISCP a vlastní realizací sběru dat firma Trexima s.r.o. Pro rok 2002 vytvořila firma Trexima novou verzi 2.10, která oproti předchozí verzi pro rok 2001 doznala podstatných změn. Program WinMzdy ve verzi. 4.6 již spolupracuje s novou verzí ISPV Popis přípravy dat Program WinMzdy připraví dva DBF soubory (MI.DBF a MP.DBF) dle platné struktury ISPV a vyplní je dostupnými údaji z mezd. Tyto soubory načtete do programu ISPV 2002, zde doplníte chybějící údaje a em odešlete. Doplnění kmenových údajů Ve funkci Osobní údaje zaměstnanců jednorázově doplníte pro každého zaměstnance v záložce Adresa, ostatní údaje potřebné pro ISPV: Stupeň vzdělání dle ČSÚ a Klasifikace zaměstnání rozšířená, tzv. KZAM-R dle ČSÚ. Ve funkci Pracovní poměry jednorázově doplníte pro každý platný prac. poměr ve skupině ISPV údaje potřebné pro ISPV: CZ-ICSE Mezinárodní klasifikace postavení v zaměstnání, VEDOUCI [A/N]. Pokud nevyplníte položku CZ-ICSE v pracovním poměru, program ji částečně vyplní dle druhu pracovního poměru. Ve funkci Roční přehledy / M Výstup dat pro statistiku ISPV se program nejdříve zeptá, jestli má zpracovat data za čtvrtletí odvozené z aktuálního období. Např. pro měsíce 6,7,8 nabízí II. čtvrtletí. Výjimku tvoří IV. čtvrtletí, pro které musíte zadat 12. měsíc aktuálního roku. Po schválení čtvrtletí dostanete následující nabídku: A Identifikace zpracovatelské jednotky MI Zobrazí se tabulka s předepsanou strukturou souboru MI.DBF. Tabulka bude mít předvyplněnou jednu

243 řádku údaji z programu. Chybějící údaje doplníte dle metodiky ISCP. ZMĚNA ÚDAJE: nastavte tabulkový kurzor na požadované pole a po stisknutí tlačítka ENTER vložíte novou hodnotu. Rychleji údaje doplníte v programu ISPV B Údaje o zaměstnancích MP Program se nejdříve zeptá, jestli má z karet pracovních poměrů přenést tarifní stupně do statistiky ISCP (předepsaný rozsah 1 12). Posléze se vyplní a zobrazí tabulka s předepsanou strukturou souboru MP.DBF. Jednotlivé řádky odpovídají pracovním poměrům zaměstnancům. ZMĚNA ÚDAJE: nastavte tabulkový kurzor na požadované pole a po stisknutí tlačítka ENTER vložíte novou hodnotu. C Uložení souboru MP jen údaje o zaměstnancích Uloží soubor MP.DBF do zvoleného adresáře na nebo na disketu, odkud je načtete do programu ISPV D Uložení souboru MI a MP viz bod C Náklady na zaměstnance v roce Sestava v aktuálním roce počítá roční náklady zaměstnavatele na každého zaměstnance. Řádky sestavy jsou zaměstnanci rozdělení do středisek, sloupce jsou hrubá mzda, sociální a zdravotní pojištění jež platí zaměstnavatel za zaměstnance a celkové náklady. Částky jsou sumace vyplacené v aktuálním roce. Hodnoty jsou sečteny za střediska a celkem za všechny zaměstnance Rekapitulace mezd dle mzdových složek v roce Sestava je shodná s měsíční rekapitulací, viz. měsíční zpracování s tím rozdílem, že provádí rekapitulaci mezd za celý aktuální rok Přehledy zaměstnanců Tato funkce umožňuje tisknout zaměstnance a jejich pracovní poměry podle mnoha hledisek. Seznam možností ukazuje následující nabídka: A - Všech zaměstnanců /i ukončené pracovní poměry/ B - Aktivní zaměstnanci C - Aktivní zaměstnanci - podpisový arch D - Zaměstnanci - přepočtený počet F - Zaměstnanci a Dohody o provedení práce G - Dohody o provedení práce Pracovní poměry - čerpání dovolené Pracovní poměry - průměry dovolená, nemoc Pracovní poměry - kniha nástupů a výstupů Pracovní poměry - úvazky Přehledy zaměstnanců a mzdových složek dle výběru Na obrazovce zobrazí okno pro definici kritéria výběru. Když některou z hodnot v tabulce vyplníte, stane se tato hodnota kritériem výběru. Vyplníte-li více hodnot najednou, je podmínka tvořena jako logický součin jednotlivých podmínek, viz kapitola Přehled dokladů dle výběru. Do tisku jsou přidány sestavy Zdravotní a sociální pojištění zaměstnanců, které pro vybrané zaměstnance vytvoří přehled částek sociálního a zdravotního pojištění v jednotlivých měsících v aktuálním roce. Částky jsou dále rozděleny na část placenou pracovníkem a část placenou zaměstnavatelem. Stejné sestavy můžete vytisknout i v tabulce osobních údajů. Funkce Přehled dle podmínky je od verze 3.0 doplněna o možnost vytvářet přehledy mzdových složek. Po spuštění funkce dostanete tabulku všech mzdových složek se kterých se skládá mzda všech zaměstnanců v aktuálním roce. Stejně jako u ostatních přehledů WinStromu (viz předcházející popis) si můžete nyní sestavit libovolnou výběrovou podmínku z jednotlivých logických výrazů a určit číselné sloupce, které chcete sečíst. Například Vás zajímá kolik zaplatil zaměstnavatel za své zaměstnance sociální pojištění v prvním kvartálu roku Nejdříve zadáte dotaz složený z následujících logických výrazů: Období >= 9901.A. Období <= 9903.A. ( Číslo složky = 0855.NEBO. Číslo složky = 0865 ) Ve funkci Sumace pak vyberete sloupec Částka a do samostatného okna dostanete požadovanou

244 částku Účetní přehledy V případě, že nepoužíváte účetnictví WIN-STROM, vytváří funkce sestavy, které slouží jako podklad pro zaúčtování příslušného měsíčního období. Po aktivaci funkce vybíráte z následující nabídky: Tisknout všechny složky a příslušné sumace Tisknout pouze sumace Tisknout všechny složky dle středisek Tisknout pouze sumace dle středisek Tisknout všechny složky dle zakázek Tisknout pouze sumace dle zakázek Přehled mzdových nákladů na zakázku Po zadání zakázky, kterou si vyberete z tabulky aktuálních zakázek dostanete sestavu, jež v řádcích obsahuje jednotlivé zaměstnance a jejich mzdové a časové náklady, jež vyčerpaly na zadanou zakázku. Mzdové náklady zahrnují i sociální a zdravotní pojištění hrazené zaměstnava telem za zaměstnance. V sestavách se tisknou složky mzdy a jejich sumarizace uspořádané podle předkontace, středisek a zakázek. Poslední čtyři volby slouží k analýze nákladů podle středisek nebo podle zakázek Odstranění zrušených vět Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu Zálohování a obnovení dat Archivace slouží k pravidelnému ukládání vašich dat na disketu nebo více disket podle rozsahu vaší úlohy a typu zvolené disketové mechaniky. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu. V hlavním menu Soubory firem přibyla funkce Archivace a obnovení dat celé firmy. Jedná se o rychlou archivaci veškerých dat firmy (pro všechny zpracovávané roky) v zhuštěné tzv. komprimované formě. Po komprimaci vznikne jeden soubor na disketě nebo pevném disku, který je až 10x menší než původní soubory firmy. Při archivaci se ukládají pouze mzdová data odpovídající aktuálnímu roku. Jednotlivé roky proto ukládejte na oddělené diskety, resp. adresáře. Při obnovení dat za více let pak musíte postupovat od nejstarších archivací k nejnovějším, tj. zakládat archivační diskety po jednotlivých letech vzestupném pořadí. V případě, že máte archívní kopii za jeden rok na více disketách, nesmíte stejnou disketu vložit do počítače dvakrát. Došlo by totiž ke zdvojení dat v souborech. Také musíte dávat pozor, abyste žádnou archivační disketu nevynechali. Všechna původní data pak budou v souborech přepsána.

245 WINSTROM Kniha jízd 17. Kniha jízd 17.1 Vlastnosti a možnosti modulu Program lze použít pro evidenci jízd jak fyzickou, tak i právnickou osobou. V programu lze zaznamenávat a vyhodnocovat údaje o jízdách firemním nebo soukromým vozidlem. Je však možné zaznamenávat i soukromé jízdy, u kterých ale nejsou vypočítávány náhrady jako daňově uznatelné náklady. Výpočet náhrad je automatizován za pomoci časově závislých číselníků sazeb, dle kategorie vozidla a průměrných cen PHM. Dále lze evidovat průběh nákupu PHM a stav nádrže (každý záznam nákupu PHM aktivuje přepočet stavu nádrže). Program je také schopen rekonstrukce knihy jízd zpětně (podle skutečných nákupů PHM, zaznamenaných jízd a pravidelných tras, požadované vzdálenosti a období). Obr.86 Pro zadávání jízd lze zvolit přednastavené hodnoty a způsob jejich opakování pro následně zaznamenávané jízdy. Novou jízdu lze také zadat zkopírováním již uložené jízdy. To umožňuje zadávat jízdy rychle, bez neustálého vypisování již jednou zadaných dat. Program disponuje dalšími vlastnostmi jako je číselník stálých tras, implicitní hodnoty, posunování datumu odjezdu jízdy, automatický výpočet náhrad za PHM a ujeté kilometry (dle cen PHM stanovených vyhláškou MPSV 119/1992 Sb. nebo skutečných cen PHM dle nákupních dokladů - paragonů), automatická kontinuální návaznost počátečního a koncového stavu tachometru, přepočet návaznosti stavů tachometru a teoretické spotřeby ve zvoleném období po provedené změně v jízdě atd. Programem lze také hlídat a plánovat termíny pro STK, emise, výměn olejů, přezkoušení řidičů a jejich lékařské prohlídky První start programu Kniha Jízd Program Kniha jízd je integrován do ekonomického systému WinStrom jako další modul tohoto systému. To znamená, že Kniha jízd kromě způsobu ovládání sdílí s WinStromem stejná data (střediska, zakázky, specifikaci firmy apod.). Knihu jízd lze provozovat i samostatně bez návaznosti na ekonomický systém WinStrom. Instalace Knihy jízd je stejná, jako instalace programu WinStrom a provádí se spuštěním programu SetUp.Exe, který najdete na CD-disku. Po spuštění instalace se zobrazí okno, ve kterém musíte zadat složku (adresář včetně úplné cesty), do které bude program překopírován. Implicitně se nabízí domovská složka C:\WinStrom Popis jednotlivých funkcí Základní nastavení

246 Obr.88 Pokud chcete využít možnosti přednastavení některých údajů, nejvíce se opakujících pro novou jízdu, pak je v tomto formuláři vyplňte (lze vyplnit jen Vámi požadované údaje) Číselník řidičů Seznam osob, které mají ve firmě oprávnění řídit služební vozidlo (v jednotlivých jízdách je však možně použít operativně i řidiče, který v tomto číselníku nefiguruje) Obr Číselník vozidel Údaje o vozidle vyplňte odpovědně, zejména údaje o kategorii vozidla, druhu vlastnictví - řídí způsob výpočtu náhrad. Údaje o PHM, průměrné spotřebě dle technického průkazu (pokud je v průkazu více hodnot, vypočtěte z nich aritmetický průměr), počátečním stavu PHM v nádrži - slouží pro výpočet teoretické i skutečné spotřeby.

247 Obr.90 Pokud máte potřebu sledovat jízdy vozidel dle zakázek nebo středisek a jízdy konkrétního vozidla jsou převážně jízdami pro jednu zakázku nebo středisko, pak jej zde uveďte. Nebudete muset tyto údaje v jízdách opakovaně zadávat, protože se vyplní sami výběrem vozidla z tohoto číselníku. Kontrolní data STK a emisí pak využijete na plánování odstávek vozidel z důvodů provedení prohlídek. U polí:kategorie vozidla a Druh vlastnictví jsou hodnoty předepsané a volí se z rozevírací nabídky (tzv. combobox) Číselník náhrad Obr.91 Časově závislý číselník sazeb základních náhrad dle zákona č. 119/1992 Sb. a vyhlášky Ministerstva práce a soc. věcí č. 448/2000 Sb. a pozdějších znění umožňuje automatizovat výpočet náhrad za ujeté km v závislosti na období platnosti sazeb a období realizace jízdy dle data odjezdu. Stačí proto sazby platné například pro zimní období zaznamenat do nového řádku číselníku s datumem, od kterého sazby platí. Program automaticky užije nové sazby pro výpočet náhrad v jízdách realizovaných od data platnosti sazeb včetně.

248 Číselník cen PHM Obr.92 Číselník cen PHM má obdobné vlastnosti jako číselník sazeb náhrad, co se týče časové závislosti a použití v něm stanovených aktuálních cen pro výpočet náhrad za PHM dle vyhlášky MPSV č. 448/2000 Sb. Každý druh PHM musí mít zaznamenanou aktuální cenu k datu, od kterého cena platí. Program na vkládané jízdě dle zvoleného druhu PHM a data odjezdu příslušnou cenu v tomto číselníku vyhledá a užije ji pro výpočet náhrad za PHM. POZOR Tento způsob výpočtu je však programem použit pouze tehdy, je-li ve formuláři Základní nastavení zatržena položka Náhrady za PHM počítat z cen stanovených vyhláškou MPSv. INFO Náhrady za PHM a ujeté kilometry se vypočítávají pouze u soukromých vozidel. U firemního vozidla, tj. u vozidla v majetku firmy, pronajatého z půjčovny nebo vozidla pronajatého od výrobce nebo leasingové spol. formou finančního leasingu se žádné náhrady nevypočítávají Stálé trasy Číselník opakujících se pracovních cest (jízd) slouží pouze k usnadnění práce uživatele. Předchází otrockému vypisování údajů ze shodných pracovních cest. Vkládejte do tohoto číselníku pouze ty cesty, o kterých víte, že se často opakují. Rozsáhlý seznam stálých tras znemožňuje rychlou orientaci a výběr při jeho použití. Obr Aktualizace Knihy jízd Vkládání údajů

249 Obr.95 Režim vkládání dat je zcela na volbě uživatele. Věcně lze programem pořizovat údaje o jízdách vozidel více firmám a ve firmě pak za neomezený počet vozidel. To je nejvhodnější užití z hlediska zaúčtování celkových náhrad za PHM a ujeté kilometry jako nákladů dle jednotlivých firem. Z toho vyplývá, že lze program používat i u větších firem, disponujících desítkami služebních, či soukromých vozidel. Je však možný i jiný režim, kdy každý pracovník, odpovědný za svěřené vozidlo, povede knihu jízd sám na svém počítači a měsíční výsledky vypočtených náhrad a najetých kilometrů odevzdá účtárně k zaúčtování formou datového souboru v distribuované verzi nebo vytisknuté měsíční sestavy. Detailní popis polí editačního formuláře jízdy je popsán v kapitole Přidání nové jízdy Přidání nové jízdy Je aktivován editační formulář nové jízdy, ve kterém je vyplněn Datum odjezdu a příjezdu aktuálním datem. Čas počátku a konce jízdy INFO Datum odjezdu a čas odjezdu musí být vždy vyplněn, neboť tyto údaje chronologicky zařazují jízdu do knihy jízd příslušného vozidla a řídí výpočet spotřeby stavu PHM v nádrži.program testuje jednoznačnost a nedovolí již existující jízdu přidat. Trasa, Účel, Vzdálenost, čas odjezdu případně čas příjezdu jsou použity z formuláře pro zadání základních údajů, pokud je máte vyplněné. 0 Tlačítko Trasa - ulož umožňuje zavedení nově pořízené trasy a účelu včetně vzdálenosti do číselníku stálých tras. 1 Ostatní údaje je třeba vyplnit, zejména pole SPZ pomocí již naplněného číselníku vozidel. Tím se vyplní i pole Řidič, PHM, Cena za litr, Středisko a Zakázka, pokud je má vozidlo na svém záznamu v číselníku vozidel vyplněny. 2 Pokud pracujete s 1. záznamem jízdy zvoleného vozidla, je dobré vyplnit počáteční stav tachometru v poli Počátek a Vzdálenost. Koncový stav tachometru se již vypočítá sám za pomoci vzdálenosti. Můžete však vyplnit konečný stav tachometru a tentokrát se vypočte ujetá vzdálenost. U dalších záznamů jízd se již budou údaje o stavu tachometru vyplňovat sami. Nestane-li se tak, použijte tlačítko? vedle pole pro počáteční stav tachometru. Vyplňte či změňte i ostatní údaje dle skutečnosti a potřeby. 3 Bylo-li při jízdě tankováno, zaznamenejte stav tachometru, počet natankovaných litrů a účtuje-li Vaše firma náhrady za PHM dle skutečných cen, použijte skutečnou jednotkovou cenu za 1

250 litr PHM z nákupního dokladu (paragonu). Program dopočte pro kontrolu vložených dat finální cenu zakoupených PHM a zpřístupní pole pro korekci stavu PHM v nádrži před jízdou a tankováním. Pole je předvyplněno koncovým stavem PHM z předchozí jízdy. INFO Provádíte-li dodatečné úpravy typu změny datumu odjezdu či času odjezdu, je nutné provézt po uložení takovéto změny přepočet tachometru tlačítkem z MENU přehledového okna Současně se v zaslepených polích, které nelze editovat, zobrazí u soukromého vozidla vypočtené částky náhrad za ujeté kilometry a náhrad za spotřebované PHM. Pro výpočet náhrad je nutné vyplnit pole pro ujetou vzdálenost (pokud se nevypočetla z uvedených stavů tachometru) a jednotkovou cenu PHM. POZOR Dalším povinným údajem z hlediska výpočtu je průměrná spotřeba, která se však zaznamenává u vozidla v číselníku vozidel. Jedná-li se o soukromou jízdu, zatrhněte parametr Soukromně, tím se vypne výpočet náhrad a ty pak jsou rovny 0. Naopak, zatrhnete-li parametr Přívěs nebo Město, objeví se velikost procentního navýšení a to ovlivní výsledek vypočtených náhrad. Procenta navýšení pro použití přívěsu nebo městkého provozu je opět zaznamenáváno u vozidla v číselníku vozidel. Pokud máte nárok a budete chtít tisknout cestovní příkaz, vyplňte i pole počátku a konce pracovního výkonu, Jízdné, Stravné, Nocležné, Vedlejší výdaje, Celkem a případně Upraveno příslušnými hodnotami a částkami. Ty pak budou použity při tisku cestovního příkazu. Druh dopravního prostředku lze volit pomocí tzv. comboboxu, rozbalovací nabídky. Jedná se o následující výčet: Osobní vlak, Rychlík, Autobus, Letadlo, Auto služební, Auto vlastní, Motocykl služební, Pěšky. Použijete-li SPZ, program nastaví příslušný typ dopravního prostředku dle nadefinovaní kategorie vozidla Funkce pro usnadnění vkládání údajů. Zadávání nových jízd si můžete usnadnit několika způsoby Způsob opakování. Jednotlivá nastavení mají následující vliv: nic Neopakovat Po automatickém přidání nové jízdy je editační formulář vyplněn jako při přidání nové jízdy (viz výše) Následující den Po automatickém přidání nové jízdy je editační formulář předvyplněn pouze údaji o vozidle, PHM, řidiči, časech a stavu tachometru z předcházející jízdy. Program jakoby vytvoří částečnou kopii předcházející jízdy a posune datum odjezdu a příjezdu o jeden den. Narazí-li na sobotu nebo neděli, posune data až na nejbližší pondělí. Následující den-vše Po automatickém přidání nové jízdy je editační formulář předvyplněn shodnými údaji z předcházející jízdy, program jakoby vytvoří kompletní kopii předcházející jízdy a posune datum odjezdu a příjezdu o jeden den. Narazí-li na sobotu nebo neděli, posune data až na nejbližší pondělí. Tentýž den Přidání je stejné, jako v předchozím případě, ale data odjezdu a příjezdu zůstanou jako na předcházející jízdě. Jde tedy o další jízdu v ten samý den Kopie aktuální jízdy Obr.98 Pomocí tlačítka z MENU v přehledovém okně. Program vytvoří kopii aktuální jízdy, na kterou jste před užitím tohoto tlačítka posunuli řádkový (zvýrazněný) kurzor. Můžete tak rychle pořídit shodnou jízdu pouhou změnou datumu odjezdu a příjezdu nebo podobnou jízdu provedením potřebných změn, např.: změnou SPZ atd Uložení jízdy do pravidelných jízd Z editačního formuláře po vyplnění jízdy nebo kdykoli po tom lze pomocí tlačítka Uložit do pravidelných jízd (vpravo dole) zařadit tuto jízdu mezi pravidelné, Ty pak slouží jako zdroj jízd pro rekonstrukci knihy

251 Přepočet tachometru Přepočet stavu tachometru a stavů nádrže Obr.101 Po stisku tohoto tlačítka program nabídne přepočet jízd aktuálního vozidla za celý rok nebo měsíc. Rokem nebo měsícem se rozumí období extrahované z data odjezdu aktuální jízdy. Chcete-li přepočítat knihu jízd jiného vozidla než toho, na jehož záznamech právě stojí řádkový kurzor, vyhledejte jízdu pro SPZ a datum odjezdu a aktivujte přepočet výše uvedeným tlačítkem z nástrojové lišty. Obr.97 Stav tachometru lze kdykoliv přepočítat a to buď od 1. dne aktuálního roku nebo měsíce Kontrola stavu nádrže (dle průměrné spotřeby z TP nebo skutečné spotřeby vozidla) s barevným odlišením stavu: pod rezervou - OK - nad objemem nádrže. Stav nádrže slouží pro kontrolu - kdy a kde jste čerpali PHM, kolik jste spotřebovali při které jízdě (výpočet z jízdy) a pro evidenci nákladů pro zaúčtování do účetnictví. Výpočet spotřeby vozidla - u každé jízdy vidíte, kolik PHM bylo spotřebováno a kolik PHM v nádrži po tankování a jízdě zbylo. Seznam jízd (se zobrazením čerpání PHM přímo u jízdy). Jízdy se řadí podle SPZ, data a času odjezdu, je však možné volit i jiné řazení (dle data a času odjezdu a SPZ nebo dle řidiče atd.) Hlídání termínů pro vozidla (STK, emise, garanční prohlídky, výměny olejů) a pro řidiče (lékařské prohlídky, přeškolení). Každé vozidlo má stanoveného odpovědného řidiče, ale program umožňuje zadat na jízdu i jiného. U vozidel lze použít všechny druhy PHM - dle uživatelsky editovatelného seznamu PHM přehledný tisk všech potřebných evidencí (export do formátu MS Excel) Tisk knihy jízd, spotřeby, formuláře a sestavy Lze je tisknout rovnou na místní nebo síťovou tiskárnu dle vašich potřeb a možností a nebo je zobrazit jen jako náhled. Kniha jízd - SPZ + Měsíc z aktuální věty (jízdy) Přehled jízd za zvolené vozidlo (SPZ) a měsíční období z aktuální jízdy, na které spočívá řádkový kurzor.

252 Obr.99 Kniha jízd - SPZ + Rok z aktuální věty (jízdy) Přehled jízd za zvolené vozidlo (SPZ) a celé roční období z aktuální jízdy, na které spočívá kurzor. Kniha jízd - SPZ + Rok z aktuální věty - jen měsíční součty Tento přehled nezobrazuje záznamy jednotlivých jízdy, ale pouze měsíční mezisoučty a roční součet všech sledovaných položek (vzdálenost, náhrady za km a za PHM...) - přehledná jednostránková tabulka jako roční výkaz. Kniha jízd - Všechny SPZ + Měsíc z aktuální věty (jízdy) Globální tisk knih jízd všech vámi provozovaných vozidel za zvolené období. Spotřeba PHM - SPZ + Měsíc z aktuální věty (jízdy)

253 Obr.100 Výpočet spotřeby vozidla v měsíční tiskové sestavě spotřeby (poskytuje přesnější informace o skutečné spotřebě PHM), zobrazuje seznam nákupů PHM, součet množství PHM a celkovou cenu všech nakoupených PHM (za období a jednotlivá vozidla) Spotřeba PHM - SPZ + ROK z aktuální věty (jízdy) Roční výpočet spotřeby s detaily jednotlivých jízd (poskytuje ucelenou informaci o skutečné spotřebě PHM), zobrazuje seznam nákupů PHM, součet množství PHM a celkovou cenu všech nakoupených PHM pro jednotlivá vozidla Spotřeba PHM - SPZ + ROK jen měsíční součty

254 Obr. 120 Roční výpočet spotřeby (poskytuje souhrnou informaci o skutečné spotřebě PHM), součty množství PHM a celkových cen všech nakoupených PHM pro jednotlivá vozidla po měsíčních mezisoučtech a ročním souhrnem. Cestovní příkaz (OPIS) číslo příkazu z aktuální věty (jízdy) Umožňuje kdykoli zopakovat tisk již vyhotoveného cestovního příkazu jako jeho opisu. Obr Rekonstrukce knihy jízd Program zrekonstruuje knihu jízd za zvolené období z pravidelných jízd, zaznamenaných (fixních) jízd včetně nebo bez údajů o čerpání PHM, ze zadaného počtu ujetých kilometrů, stanovených pauz vozidla (dovolená, oprava atd.) a dalších nepovinných parametrů.

255 Záznam pravidelných jízd a popis nastavení jejich vlastností Pravidelné jízdy lze zaznamenat dvojím způsobem. Buď standardním způsobem přidáte prázdnou větu a vyplníte ji v editačním formuláři nebo vložíte již zaznamenanou normální jízdu do seznamu pravidelných jízd pomocí tlačítka Ulož do pravidelných jízd. To naleznete v editačním formuláři normálních jízd. INFO Obr. 112 Pravidelné jízdy je však nutné vždy vhodně nastavit dle následujících doporučení. Většina údajů zaznamenávaných u pravidelné jízdy je shodná s údaji zapisovanými u normální jízdy. Chybí tam však data odjezdu a příjezdu, počátek a konec stavu tachometru, údaje o čerpání PHM a údaje o vypočtených náhradách. Tato data doplní program při rekonstrukci knihy jízd dle zadaného období a pořadí dne jízdy. Navíc je každá pravidelná jízda opatřena dalšími parametry, kterými můžete řídit způsob jejího použití při rekonstrukci knihy. Povolené % pro nárůst vzdálenosti Umožní dle potřeby manipulovat se zadanou vzdáleností jízdy a pokud je jízda v rekonstruovaném dni jako poslední, bude pro ni použita právě tímto % navýšená ujetá vzdálenost. Přednastavená hodnota je 10 %. Trvání jízdy Délka jízdy je definována počtem dnů na rozdíl od normální jízdy, kde je délka stanovena datem odjezdu a příjezdu. Přednastavená hodnota je 1. Počet opakování jízdy v jednom dni Lze povolit vícenásobné užití pravidelné jízdy v jednom dni s možností stanovit počet opakování. Přednastavená hodnota je 1. Jízdu lze užít s jinou v jednom dni Zatržením tohoto parametru povolíte užít jízdu s jinou. Stane se z ní tzv. slučitelná jízda. Navíc se zpřístupní následující políčko pro zadání pořadí této (slučitelné) jízdy mezi ostatními jízdami rekonstruovanými v jednom dni. Přednastavená hodnota je 0. Při hodnotě 0 pak bude její pořadí

256 INFO programem vybráno náhodně. SPZ Vyplněním SPZ můžete rezervovat pravidelnou jízdu jen tomuto určitému vozidlu. Naopak Nevyplněním SPZ stanovíte, že je pravidelná jízda obecně použitelná pro všechna vozidla firmy. Vytvoříte-li pravidelnou jízdu z normální jízdy tlačítkem Uložit do pravidelných jízd, pak bude tato jízda mít vyplněnou SPZ a bude pro SPZ reservována. Chcete-li, aby byla obecně použitelná, SPZ u ní smažte. Osobní číslo Tam, kde požadujete, aby byla jízda vázána na určitou osobu, zvolte ji z číselníku osob. Nebude-li osoba vyplněna, program doplní řidiče vozidla, pro které je kniha rekonstruována. Čas započetí a ukončení pracovního výkonu Zaznamenejte dle potřeby, vždy ale tak, aby navazoval na čas odjezdu a příjezdu. U slučitelných jízd se program snaží o návaznost časů mezi jednotlivými jízdami. Pokud si budete přát zpracovat cestovní příkaz z jízd rekonstruované knihy, je dobré vyplnit i údaje o výši náhrad za jízdné, stravné, nocležné a za vedlejší výdaje. Rekonstruovaná kniha jízd bude pak kompletně vyplněna a připravena pro tisk cestovního příkazu bez nutnosti vašich dalších zásahů. Rezervace jízdy pro dny Zatržením zvoleného dne (nebo zvolených dnů) stanovíte, že pravidelná jízda je vázána pouze pro zvolený den (nebo dny). ANO Použít Přednastavená hodnota je ANO a to znamená, že je pravidelná jízda použitelná dle svých parametrů pro rekonstrukci knihy jízd. Nastavíte-li NE použít, pak jste ji přeřadili do skladu pravidelných jízd a takto označená jízda nebude pro rekonstrukci použita. Kdykoli ji však můžete volbou tohoto parametru přeřadit ze skladu zpět mezi použitelné pravidelné jízdy. To je zejména vhodné pro tzv. sezónní jízdy, které jsou realizovány jen část roku. Po zbylou část roku mohou být ve skladu, nemusíte je proto vymazávat a v případě nastalé potřeby je znova pořizovat do seznamu pravidelných jízd a nastavovat jim jejich vlastnosti. Při nastalém novém období jejího použití je jen jakoby ze skladu nastavením parametru ANO použit vrátíte mezi ostatní Záznam známých (fixních), datem odjezdu fixovaných jízd Standardním způsobem zaznamenejte vám známé jízdy do knihy jízd. Pokud počítáte náhrady za PHM dle skutečných (doložených) cen, pak je vhodné zaznamenat jízdy s údaji o čerpání PHM, tj. datum jízdy, cena za litr PHM, kde jste čerpali a údaje o trase, účelu jízdy a ostatních náhradách. Ideální je kompletní vyplnění takovéto jízdy, která pak bude fixována datumem realizace (odjezdu) v budoucí - rekonstruované knize jízd Pauzy vozidel záznam (dovolená, opravy vozidla atd.) V této funkci zaznamenejte všechny známé pauzy vozidla, jednotlivé dny nebo období, po něž bylo z nějakého důvodu to které vozidlo mimo provoz. Je nutné vyplnit SPZ a oba datumy pro zadání období pauzy. Proto i v případě, že se jedná o jednodenní pauzu vozidla, vyplňte shodně oba datumy. Naopak osobní číslo, příjmení a jméno není nutné vyplňovat. Program při rekonstrukci v pauzách uvedené dny vynechá a pokračuje prvním bezprostředně následujícím dnem. V případě dovolené a potřebě záznamu soukromých jízd, např. z důvodu návaznosti stavu tachometru, uveďte takové jízdy dodatečně v knize jízd jako globální se součtovou vzdáleností bez jednotlivých detailů a následně proveďte přepočet tachometru (viz výše Funkce pro usnadnění záznamu).

257 Obr Rekonstrukce jízd Zvolte položku Rekonstrukce knihy jízd z hlavního okna modulu. Zobrazí se prázdné přehledové okno Rekonstruované jízdy a přes něj dialogové okno Rekonstrukce knihy jízd. Program nyní očekává doplnění údajů a nastavení parametrů, kterými bude samotná rekonstrukce knihy jízd řízena. Následující 4 údaje jsou nejdůležitější a povinné: SPZ vozidla Volte nejlépe proti číselníku klávesou F2 nebo myší pomocí tlačítka? Období zpracování - od do Nejdelší možné období pro rekonstrukci je jeden rok. Optimální délka je však jeden měsíc Kolik zrekonstruovat vzdálenost v km Tj. požadovaná vzdálenost, kterou si přejete zrekonstruovat. Pro vaši snažší orientaci program přepočte a zobrazí, jak zvolená vzdálenost ovlivní konečný stav tachometru. Nastavení ostatních parametrů upřesňuje chování samotného průběhu rekonstrukce: Maximální možná denní vzdálenost Program ignoruje takové pravidelné jízdy, které mají zaznamenanou vyšší vzdálenost, než vámi zadané denní maximum. Maximum bude použito i pro výpočet v případě, kdy je sloučeno více jízd v jeden den. Program hlídá, aby součet jejich vzdáleností opět nepřekročil toto maximum. Povoleno více jízd v jednom dni Zatržením tohoto parametru povolíte slučování více jízd v jednom dni. Program však respektuje nastavení vlastností jednotlivých jízd. Pokud nebude mít pravidelná jízda povoleno slučování, může být použita jen jako první v rekonstruovaném dni. V opačném případě vyhledá program jinou vyhovující pravidelnou jízdu pro zpracovávaný den.

258 INFO Obr. 111 Kombinovat (povolit) volné pravidelné jízdy a jízdy s SPZ (vázané na SPZ) Program při zatržení tohoto parametru použije při rekonstrukci užití jak pravidelných jízd opatřených SPZ, tak jízd bez SPZ. V opačném případě bude provedena rekonstrukce jen za pomocí vázaných jízd na SPZ. Doporučujeme pravidelné jízdy nechat jako volné, tj. bez SPZ, pro obecné použití pro jakékoli vozidlo a tento parametr mít zatržený. Počet jízd v jednom dni S předchozím parametrem bezprostředně souvisí i tato hodnota. 0 Pokud uvedete 0, což je přednastavená hodnota, bude počet jízd v jednom dni omezován jen denním maximem v součtu vzdáleností jízd. 1 Hodnotou > 1 stanovujete počet povolených jízd na den. Jejich součtová vzdálenost však nikdy nepřesáhne povolené denní maximum (viz výše) 2 Zatržení následujících parametrů způsobí, že budou při rekonstrukci jízd v období vynechány soboty, respektive neděle. Vyloučit SOBOTY Vyloučit NEDĚLE Vyloučit SOUKROMÉ jízdy Nepřejete-li si, aby pro rekonstrukci byly použity i pravidelné jízdy označené jako soukromé, zatrhněte tento parametr. V dolní části dialogového formuláře se nacházejí 3 tlačítka pro operativní náhled do pomocných tabulek, které vám zpřístupní vždy jen údaje vážící se k zadané SPZ a období. Tlačítka: Jízdy - zpřístupní tzv. fixní jízdy (SPZ v období) Pauzy vozidla pauzy (SPZ v období) Pravidelné jízdy všechny pravidelné jízdy

259 INFO Obr. 110 Tímto je vám pohodlně zpřístupněna operativní možnost kdykoli nahlédnout do všech dat, ze kterých se rekonstrukce knihy jízd bude provádět (případně je i upravit). Napravo ve svislém rámečku označeném Rekonstrukce se nacházejí velká tři tlačítka. Ta jsou zpřístupněna jen tehdy, je-li možno je dle okolností použít: Rekonstrukce knihy jízd Nastavíte-li SPZ a období, toto tlačítko se zpřístupní a můžete odstartovat samotnou rekonstrukci knihy jízd dle nastavených parametrů. Program vygeneruje ze seznamu stálých tras jízdy do dnů z období vyjma dnů datumem fixovaných - již zaznamenaných jízd, pauz, případně vyjma sobot a nedělí. NÁMĚTVýsledek si v přehledovém okně můžete detailně prohlédnout a rozhodnout, co s obdrženými rekonstruovanými jízdami udělat. Po provedení této operace se výsledek zobrazí v přehledovém okně Rekonstruované jízdy, tlačítko se znepřístupní a naopak dojde k zpřístupnění následujících dvou tlačítek. Odstranění jízd z rekonstrukce Buď odstraníte obdržené jízdy pomocí tlačítka Odstranění jízd z rekonstrukce, přehledové okno Rekonstruované jízdy se vyprázdní, přenastavíte parametry (např.: změníte denní maximum, počet sloučených jízd v jednom dni nebo zakážete slučování dnů zcela, povolíte soboty, neděle nebo soukromé jízdy atd.) a rekonstrukci poté necháte zopakovat. INFO Tyto operace nemají vliv na konečnou knihu jízd, proto je můžete opakovat do té doby, než se vám výsledek bude zamlouvat.. Pro samotné dokončení použijete následující tlačítko. Dokončení rekonstrukce Operace je posledním krokem pro rekonstrukci knihy jízd. Obdržené jízdy jsou chronologicky

260 zařazeny mezi ostatní jízdy (pokud existují) do knihy jízd pro zadanou SPZ a období. Přehledové okno Rekonstruované jízdy se vyprázdní, tlačítka pro dokončení a odstranění se znepřístupní. POZOR Tato operace je již nevratná a zařazené rekonstruované jízdy, pokud je nebudete chtít akceptovat, budete muset z knihy jízd odstranit po jedné pomocí tlačítka z nástrojové lišty přehledového okna Kniha jízd Dokončení rekonstruované knihy jízd Rekonstruovanou knihu můžete dodatečně zkorigovat, zrušit nebo přidat jednotlivé jízdy dle potřeby a případně doplnit chybějící údaje, které jsou potřebné pro výpočet náhrad nebo o údaje pro zpracování vyúčtování cestovního příkazu. Další operace, tj. tisk Knihy jízd, tisk Přehledu spotřeby nebo Vyúčtování cestovního příkazu jsou již shodné. INFO Vždy po rekonstrukci knihy jízd, doplnění údajů, mazaní jízd a ostatních úpravách zadávaných údajů musí následovat přepočet tachometru a spotřeby PHM. Program vás na tuto skutečnost vždy upozorní. Navíc je každá taková upravovaná jízda červeně označena ve druhém slouci přehledového okna Příprava podkladů pro zaúčtování Po záznamu všech jízd, čerpání PHM, doplňkových údajů pro zpracování cestovního příkazu, tisku knihy jízd a její kontrole je možné vytisknout vyplněný formulář pro vyúčtování pracovní cesty. Formulář jízd předpokládá vyplnění příslušných polí pro: Dopravní prostředek Počátek a konec pracovního výkonu Jízdné Stravné Nocležné Vedlejší výdaje Celkem Upraveno a to u každé jízdy. V poli Celkem bude programem provedený součet všech vyplněných peněžních položek včetně náhrad za PHM a náhrad za ujeté kilometry, pokud je na ně v té které jízdě nárok. V poli Upraveno můžete operativně provést korekci této výsledné částky Vytvoření cestovního příkazu Zpracování cestovního příkazu je na základě vámi zvolených parametrů provedeno za zvolené období a za zvolenou osobu (řidiče) bez ohledu na jím použité vozidlo. Získáte tak výtisk cestovního příkazu a tím i výslednou částku za období, kterou můžete např. přes pokladnu vyplatit osobě (řidiči) a tím zaúčtovat částku do účetnictví firmy.

261 INFO Obr. 122 Jízdy zařazené do cestovního příkazu jsou tímto uzavřeny a údaje v nich nelze již editovat (měnit). Pouze přepočet spotřeby takto uzavřených jízd lze po potvrzení tohoto požadavku nechat program přepočítat. Program při aktivaci přepočtu na tuto skutečnost upozorní Vyjmutí cesty z cestovního příkazu Jedná se opravný prostředek pro případ, kdy zjistíte dodatečně chybu v uvedených údajích u jednotlivých jízd. Jízdu můžete vyjmout a uvolnit ji pro provedení opravy údajů. Po startu této funkce vám program nabídne seznam jízd naposledy tvořeného cestovního příkazu. Ostatní příkazy jsou k dohledání v tabulce v předchozích řádcích (větách) Kopie cestovního příkazu Lze vytisknout cestovní příkaz pomocí jeho čísla. Neznáte-li jeho číslo, zvolte tlačítko nápovědy? a vyberte jej jízdou.z cestovního příkazu. Tlačítkem TISK se zrealizuje kopie cestovního příkazu na obrazovku nebo tiskárnu dle potřeby.

262 Obr. 124 Kopie lze tisknout i přímo z přehledového okna jízd Přehled jízd dle výběru Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout jízdy podle vámi specifikovaných kritérií. V hlavním okně Přehled dle výběru je tabulka jízd, v dalším okně pak zadáváte podmínku výběru. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu Roční statistika dle SPZ (měsíční součty) Funkce umožňuje prohlížet nebo tisknout měsíční součty dle SPZ a vybraného roku. Projdete-li dialogem, ve kterém vyberete SPZ a rok, obdržíte tisk roční statistiky vybraného vozidla se součtovými částkami po jednotlivých měsících na obrazovku nebo na tiskárnu. Obdobný druh roční statistiky, ale za všechna vozidla, lze obdržet, zvolíte-li místo konkrétní SPZ parametr Všechny SPZ. Obdržené sestavy dávají ucelený přehled o počtu jízd, ceně a množství čerpaných PHM, ujeté vzdálenosti včetně množství soukromě ujetých kilometrů, sum náhrad za PHM a za km, jejich součet a sumy částek z cestovních příkazů (jízdné, stravné, nocležné, vedlejší výdaje, celkem a upraveno)

263 Obr Archiv jízd Odložení jízd z předchozích období (roků) mimo seznam aktuálních jízd za účelem urychlení zpracování a zvýšení přehlednosti tak, aby se vám tyto jízdy (staré, uzavřené, vyúčtované, pro další zpracování mrtvé) nepletly při zadávání a zpracovávání nových jízd. Archivovat lze vždy celý ročník jízd všech vozidel. To předpokládá uzavření všech jízd, vytištění všech potřebných dokladů, cestovních příkazů atp. tak, abyste se k archivovaným jízdám již nemuseli vracet Odstranění zrušených vět Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu Zálohování a obnovení dat Archivace slouží k pravidelnému ukládání vašich dat na disketu nebo více disket podle rozsahu vaší úlohy a typu zvolené disketové mechaniky. Podrobné informace o této funkci jsou v úvodní kapitole - Společné funkce Win-Stromu.

264 WINSTROM modul SERVIS 18. Servis 18.1 Údržba dat Ve verzi s daty v DBF formátu nedojde vymazáním k odstranění věty ze souboru. K odstranění vymazaných vět (dříve vět označených na smazání) musíte vybrat příslušný modul a v něm soubory. Pak musíte zajisti, že jste v síti jediný uživatel připojený na vybrané soubory a spustit funkci Odstranění zrušených vět a nové setřídění. ) Pokud nelze soubor exklusivně otevřít, dostane zprávu s výzvou, aby veškeré aktivní přístupy k danému souboru byly po dobu mazání uzavřeny. Po úspěšném otevření datového souboru se definitivně vymažou všechny věty označené na smazání. V SQL verzi toto dodatečné dočišťování dat odpadá Evidence pošty Viz. kapitola Evidence pošty SQL dotazy Platné pouze pro formát dat SQL. Soubor uživatelských SQL dotazů daného modulu s možností editace. Ke každému modulu si můžete vytvořit nebo nechat vytvořit libovolné množství SQL dotazů, které vybírají, třídí a do tabulek zobrazují požadované informace vybrané z libovolných tabulek databázového serveru nebo jejich libovolných kombinací spojení. Téměř neomezené možnosti jsou dány vlastnostmi SQL příkazu SELECT s možností zadat parametry výběru. WinStrom SQL tak dostává otevřený prostředek pro uživatelem definovaný výběr informací z uložených dat, viz. kapitola Kumulované přehledy Nástěnka zpráv Tabulka je určena pro nástěnku, ve které můžete zapisovat zprávy cílené ostatním uživatelům WinStromu v rámci síťového provozu nebo si poznamenat vlastní poznámky. INFO Specifikace zprávy: Pozice Interní kód pozice, nepřístupné. Datum Pořadí Autor zprávy Zpráva Vlastní text zprávy, který se ještě zobrazí v dolní části okna. Typ zprávy Zadáte typ, přednastaveno je-důležitá, normální, překvapení, smutná, veselá. Adresát Vyberte ze seznamu uživatelů. Není-li určen adresát, zprávu vidí všichni uživatelé WinStromu. Při zadání adresáta je zpráva zobrazena pouze uživateli s kódem adresáta, je určena konkrétnímu příjemci. Obrázek zprávy: Vyberete si jeden z připravených obrázků Změny v dokladech Program automaticky eviduje všechny změny provedené ve většině dokladů. Je-li tabulka změn příliš veliká, funkcí Smazat větu můžete zrušit změny, které byly provedeny do zadaného data. Funkce, jež je dostupná pouze správci, umožní snadno zjistit, jaké změny byly provedeny a kdo a kdy je provedl. Ve vstupních a v přehledových tabulkách ve všech modulech je nová služba - Informace o změnách aktuálního dokladu. Spuštěním této služby dostanete k vybranému dokladu (na kterém stojí řádkový kurzor) tabulku, jež dokumentuje veškeré změny provedené s daným dokladem. S tabulkou změn v dokladech můžete pracovat standardním způsobem. Např. si pomocí výběrové podmínky vybrat a vytisknout změny, jež Vás zajímají. Tabulka změn obsahuje následující údaje: Modul a Tabulku, ve které ke změně došlo, Identifkace dokladu, tj. název sloupce a jeho hodnotu, podle které je změněný doklad v tabulce identifikován (např. Identifikace je Kód zboží a Doklad je AUTOMOBIL),

265 Změna v..., což je obvykle název sloupce, který se změnil, Nová a Původní hodnota sloupce, Datum změny, Uživatel, ze seznamu uživatelů, který změnu provedl Změny stavu faktury Standardně se stav faktur mění jejich zpracováním v modulech. Tuto funkci použijete pouze v případě, že chcete ručně uhradit nebo naopak zpřístupnit fakturu (pro přijatou fakturu vrátit stav před TISK PRIKAZU). Funkce jsou popsány v modulu Vydané a Přijaté faktury Uživatelské sestavy - Přehledy, údržba WinStrom umožňuje připojit ke standardním tiskovým sestavám spojených s tabulkami dokladů libovolný počet uživatelsky definovaných sestav, viz funkce Služby datového okna tabulkový pohled / Uživatelské sestavy tisk, aktualizace. Prohlížení všech sestav Otevře se tabulka, ve které jsou uložena všechna připojení uživatelských sestav k tabulkám s účetními doklady. V tabulce můžete vyhledat požadované připojení vlastní sestavy. Odstranění zrušených vět Nepotřebná připojení můžete označit v tabulce na smazání a posléze definitivně odstranit. Záloha a obnovení Tabulku s připojením vlastních sestav si můžete uložit, resp. obnovit z archivu standardním způsobem Import dat z PC-STROMu Funkce umožní stávajícím uživatelům dosovského programu PC-STROMU jednoduchý přechod do prostředí operačního systému Windows. Veškerá účetní data z dosovského programu PC-STROMU jsou automaticky konvertována a přenesena do WIN-STROMu, kde si je můžete prohlédnout a souvisle pokračovat v jejich zpracování Služby SQL Čtení z DBF formátu do SQL Podobně jako při konverzi dat mezi PC-STROMem a WinStromem, je nutné realizovat konverzi mezi formátem dat DBF a SQL. Po aktivaci převodu vyberete, které moduly chcete konvertovat. Převod trvá několik minut až desítek minut (podle rozsahu dat).... z SQL formátu do DBF Zpětná konverze z SQL do formátu DBF. Před aktivací funkce je nutné založit novou firmu ve formátu dat DBF, do které můžete data exportovat. Po přihlášení do exportní firmy pracujete s daty standardním způsobem. Upgrade SQL databáze Umožní provádět úpravy SQL databáze přímo na serveru pomocí tzv. SQL skriptů, jež jsou uloženy ve speciálních souborech. POZOR Funkce je přístupná pouze po zakoupení licence SQL a slouží pouze pro specializovanou servisní činnost Distribuce dat Popis viz. kapitola Distribuce dat Formát Datev Funkce exportuje účetní data do standardního rozhraní Datev, které umí číst stejnojmenný program používaný daňovými poradci Správa hromadných změn Funkce hromadná změna umožňuje provést nad definovaným výběrem dokladů dané tabulky hromadnou změnu ve vybraném sloupci. O provedených hromadných změnách je veden záznam. Spuštěním funkce se otevře tabulka, ve které jsou zapsány všechny provedené změny. Kdo, kdy, v jaké tabulce, v jakém sloupci a jakou změnu (v syntaxi SQL) provedl. Stisknete-li tlačítko Detail, dostanete pro vybranou změnu tabulku, která obsahuje výčet změn, tj. původní a novou hodnotu a záznam o provedené změně pro každý záznam. Pomocí této funkce můžete provedené hromadné změny vrátit zpět za předpokladu, že nikdo jiný nad zvoleným sloupcem neprovedl další změnu. V tabulce hromadných změn vyberete změnu a stisknete tlačítko Zruš. Pokud jste záznamy nezměnili, vrátí se do vybraného sloupce původní hodnota.

266 18.13 INTRASTAT INTRASTAT je systém sběru dat pro statistiku obchodu se zbožím mezi členskými státy Evropské unie, pokud při jeho přijetí nebo odeslání není povinnost předkládat celním orgánům celní prohlášení. Vykazují se v něm údaje o vnitrounijním obchodu. Povinnost provádění INTRASTATu je dána ustanovením předpisů Evropské unie, která jsou pro ČR upravena celním zákonem a příslušnou prováděcí vyhláškou. Povinnost vykazovat data pro INTRASTAT se týká osob, které překročí asimilační práh při přijetí nebo odeslání zboží, o němž je třeba uvádět údaje do výkazů pro INTRASTAT. Tím se stávají zpravodajskými jednotkami. Tzv. asimilační práh je stanoven pro odeslání zboží v hodnotě přesahující čtyři milióny Kč a pro přijetí zboží v hodnotě přesahující dva milióny korun. Určuje se z fakturované hodnoty nezávisle na sobě, zvlášť pro přijetí a zvlášť pro odeslání zboží INTRASTATu. Zpravodajské jednotky, u kterých fakturovaná hodnota za zboží INTRASTATu při jeho přijetí nebo odeslání překročí asimilační práh, ale nepřesáhne specifický práh stanovený na sto miliónů Kč (zvlášť za odeslání a zvlášť za přijetí zboží) vykazují údaje pro Intrastat zjednodušeně (bez údajů o Statistické hodnotě, Druhu dopravy a Dodacích podmínkách ). Mají-li být do výkazů pro Intrastat uváděny údaje o jednotlivých zásilkách odesílaného nebo přijatého zboží, jejichž fakturovaná hodnota nepřesahuje šest tisíc Kč, vyznačují se souhrnně pod společným kódem zboží Počátek povinnosti vykazování Osoby, které se ke dni vstupu ČR do EU stanou zpravodajskými jednotkami, určí ČSÚ podle výsledků statistiky zahraničního obchodu za rok K povinnosti vyhotovovat a předávat výkazy pro INTRASTAT budou všechny zpravodajské jednotky vyzvány celními úřady. Povinnost předávat celnímu úřadu výkazy pro INTRASTAT si bude po vstupu ČR do EU každá osoba hlídat sama. Zpravodajskou jednotkou s touto povinností se stane jakmile celkový součet fakturovaných hodnot za odeslané zboží přesáhne ode dne vstupu do EU kdykoli v průběhu roku, ve kterém se vstup uskutečnil, až do jeho konce, čtyři milióny Kč. Zpravodajskou jednotkou se také stane, překročí-li celkový součet fakturovaných hodnot za jí přijaté zboží ode dne vstupu ČR do EU do konce roku nebo v průběhu roku, ve kterém se vstup uskutečnil, celkovou částku dva milióny Kč. V dalších letech se zpravodajskou jednotkou stane ta osoba, která překročí asimilační práh kdykoliv v průběhu kalendářního roku v součtu fakturovaných hodnot od počátku daného roku, a to zvlášť za odeslání a zvlášť za přijetí zboží. Měsíc, ve kterém dojde k překročení hodnoty asimilačního prahu se pro zpravodajskou jednotku stává prvním sledovaným obdobím, za který je povinna předat výkaz pro INTRASTAT. V něm neuvádí údaje za období předcházející, ve kterých ode dne vstupu do EU, resp. od počátku roku, nedošlo k překročení asimilačního prahu. Proto například, přijme-li osoba za květen až listopad roku 2004 zboží v celkovém součtu všech jeho fakturovaných hodnot za Kč a v prosinci roku 2004 za fakturovanou hodnotu Kč, je povinna nejpozději do patnáctého pracovního dne v měsíci lednu roku 2005 odevzdat výkaz pro INTRASTAT, ve kterém vykáže hodnotu přijatého zboží ve výši Kč. S ohledem na pravidla uvedená dále, ji vzniká povinnost k předávání dalších výkazů pro INTRASTAT, třeba i negativních minimálně do konce roku Výkazy s údaji pro INTRASTAT se předávají příslušným celním úřadům jednou měsíčně, nejpozději do 12. pracovního dne měsíce následujícího po sledovaném období. Údaje do nich se uvádějí souhrnně za sledované období, to je za jeden měsíc, zvlášť za odeslání zboží a zvlášť za přijetí zboží. Výkaz pro INTRASTAT lze vyhotovit na předepsaném tiskopise v papírové formě nebo údaje předávat elektronicky v předepsaném formátu Na webových stránkách GŘC si může zpravodajská jednotka stáhnout vzor tiskopisů výkazu viz. Pro sdělení údajů o odeslání zboží se používá jiný tiskopis než pro přijetí zboží. Nenumerické údaje jsou řízeny číselníky (kódy států, krajů, dodacích podmínek, povahy transakcí, druhů dopravy a kódy zboží celní sazebník) Zpracování a zasílání hlášení pro Intrastat programem IDES-CZ IDES-CZ je program vyvinutý firmou WERUM ve spolupráci s Celní správou České republiky. Program bude poskytován zdarma všem zpravodajským jednotkám, které o něj požádají. IDES-CZ spolu s uživatelskou příručkou je publikován na adrese nebo Příslušný celní úřad přidělí každé zpravodajské jednotce nebo pověřenému zástupci před prvním použitím programu přístupové kódy a identifikační čísla. Hlavní funkce programu 1. vložení informací o zpravodajské jednotce a pověřeném zástupci 1. vyhotovení výkazů 1. kontrola výkazu a provedení oprav 1. vyhotovení souboru hlášení 1. odeslání souboru hlášení do informačního centra celní správy

267 1. uložení souboru hlášení na magnetické medium 1. archivace hlášení 1. import a kontrola dat vytvořených mimo IDES-CZ ve formátu ASCII, CSV Možnosti použití programu IDES-CZ 1. IDES-CZ používá sama zpravodajská jednotka jako nástroj na pořízení a odeslání dat. 1. Zpravodajská jednotka zpracuje hlášení a odešle je přímo na server do informačního centra celní správy. 1. Zpravodajská jednotka si nechává hlášení zpracovat pověřeným zástupcem 1. V tomto případě předloží zpravodajská jednotka potřebné doklady pověřenému zástupci, který za ni bude hlášení zpracovávat. Hlášení jsou potom odesílána pod hlavičkou pověřeného zástupce. 1. Zpravodajská jednotka používá vlastní informační systém 1. V tomto případě pak může zpravodajská jednotka importovat data (viz hlášení v elektronické podobě) do programu IDES-CZ, který provede potřebné kontroly a umožní odeslání hlášení přímo do informačního centra celní správy. Rozšíření programu Winstrom Program Winstrom je rozšířen tak, aby bylo možno k jednotlivým dokladů zadávat údaje z číselníků používaných v INTRASTATu, (kódy států, krajů, dodacích podmínek, druhů dopravy a kódy zboží, ). Dále je připravena funkce, která v aktuálním měsíci vygeneruje soubor ve formátu CSV pro import dat do programu IDES-CZ. Programu IDES-CZ provede dodatečnou kontrolu těchto dat a zajistí jejich odeslání do informačního centra celní správy Modul Intrastat je přístupný z hlavního menu volbou Moduly Intrastat. Spuštěním této funkce zobrazíte okno, které vám umožní prohlížet a popřípadě editovat jednotlivé číselníky. Dále zde najdete další funkce pro vytvoření hlášení Intrastatu Seznam nových číselníků: Státy Tabulka mezinárodních kódů států. Každý záznam obsahuje informaci zda se jedná o členský stát EU a název státu v českém jazyce. Dále je možné doplnit název v cizím jazyce a také hodnoty základní a snížené sazby DPH v každém státě. Kraje Tabulka kódů krajů v České republice. Dvoumístný číselný kód se používá k označení kraje původu (ve kterém bylo odeslané zboží vyrobeno nebo ve kterém získalo svůj původ) a kraj určení přijatého zboží. (Sloupec 4 výkazu.) Kódy zboží Tabulka obsahuje seznam kódů zboží podle celního sazebníku. Ve sloupci Číselný kód zboží znamená prvních osm číslic zleva kód kombinované nomenklatury (Nařízení Rady (EHS) č. 2658/87 z 23. července 1987 o tarifu a statistické nomenklatuře a o společném celním sazebníku, ve znění pozdějších předpisů). (Sloupec 1 výkazu.) Odpovídá-li zboží popisu uvedenému v seznamu sledovaných druhů zboží, představují poslední dvěčíslice zvláštní dvoumístný číselný statistický znak, který je sledovanému druhu zboží v tomto seznamu přiřazen. (Sloupec 12 výkazu.) Druhy dopravy Seznam kódů druhu dopravy, který je stanoven zvláštním právním předpisem. (Čl. 29 nařízení Komise (ES) č. 1901/2000.) (Sloupec 11 výkazu.) Dodací podmínky Třímístné alfabetické kódy dodací podmínky použité při odeslání nebo přijetí zboží. Seznam kódů dodacích podmínek je stanoven zvláštním právním předpisem (Příloha IV. k nařízení Komise (ES) č. 1901/2000.) (Sloupec 10 výkazu.) Obchodní transakce Seznam transakcí stanovených zvláštním právním předpisem. (Příloha III. k nařízení Komise (ES) č. 1901/2000.) (Sloupec 9 výkazu.) Zvláštní pohyby Kódy, kterými se označují řádky výkazu se zvláštními druhy nebo pohyby zboží nebo se zjednodušeně vykázanými zásilkami zboží malé hodnoty. (Sloupec 13 výkazu) Měrné jednotky Číselník kódů měrných jednotek Kurzy Tabulka pro kurzy používané pro INTRASTAT. Pro přepočet cizí měny na koruny české se používá

268 kurz stanovený pro celní účely. (Čl. 169 až 171 nařízení Komise (EHS) č. 2454/93 ze dne 2. července 1993, kterým se provádí nařízení Rady (EHS) č. 2913/92, kterým se vydává celní kodex Společenství, v platném znění.) Popis funkcí: Generovat Intrastat Tato funkce má dva režimy generování přehledu: Podle ceníku - Do výkazu pro Intrastat vstupují pouze pohyby, jejichž zboží má v ceníku zaškrtnutou volbu Evidovat Intrastat a odběratel (dodavatel) je z jiného členského státu EU (mimo Českou republiku).na volbu Evidovat Intrastat na skladových pohybech v tomto případě není brán ohled. Pouze pohyby označené jako Evidovat Intrastat - Do výkazu pro Intrastat vstupují pouze pohyby, které mají zaškrtnutou volbu Evidovat Intrastat a odběratel (dodavatel) je z jiného členského státu EU (mimo Českou republiku).na volbu Evidovat Intrastat v ceníku zboží v tomto případě není brán ohled. 0 Před vlastním generování tabulky Intrastatu je provedena kontrola zadání vstupních dat pro potřeby Intrastatu. Na případné nesrovnalosti v primárních datech je uživatel upozorněn vypsáním seznamu nalezených chyb s možností tisku tohoto seznamu. Poté je vygenerována tabulka pro hlášení Intrastat. Některé záznamy mohou být neúplné (viz předchozí seznam chyb). Je proto nutné doplnit požadované hodnoty polí ve vstupních primárních datech a vygenerovat přehled znovu (doporučeno). Chybějící údaje můžete také doplnit přímo do tabulky Intrastatu. Spustíte-li opět funkci Generovat Intrastat, budou však veškerá data v tabulce Intrastatu vymazána a znovu naplněna z primárních dat. To znamená, že změny provedené přímo v tabulce Intrastatu jsou funkcí Generovat Intrastat vymazány. 1 Nastane-li situace že do výkazu Intrastat patří částky v měně, která však nemá odpovídající záznam v tabulce Kurzů pro Intrastat v aktuálním měsíci, nebude tabulka Intrastatu vygenerována. Na tuto skutečnost jste upozorněni varovným hlášením. Program IDES vstupní data znovu důkladně kontroluje a na veškeré chyby vás znovu upozorní. Chybně přepočtenou částku měny by však nedokázal detekovat, proto program Winstrom v tomto případě nedovolí vygenerovat přehled. Přehled Tabulka Intrastat je rozšířena o sloupce Doklad, Položka dokladu, Kód skladu, Název zboží. Tyto hodnoty vám umožní snadnější orientaci v tabulce a případnou kontrolu s primárními doklady. Hodnota ve sloupci Číslo řádku odpovídá pořadí řádků v exportním souboru pro program IDES. Pokud program IDES nalezne chybu v záznamu, vypíše chybovou zprávu a oznámí číslo řádku chybného záznamu. 0 Obdobně je rozšířena tabulka skladových dokladů ve funkci Přehledy dokladů o sloupce Intrastatu (na konci tabulky). Uživatel tak má možnost křížově zkontrolovat, kterých skladových dokladů se Intrastat týká jak se transakce se zbožím promítla do tabulky Intrastatu. Kontrola povinnosti vykazovat intrastat Tato funkce sečte všechny fakturované hodnoty zboží Intrastatu zvlášť pro příjem a pro výdej. Uživateli oznámí aktuální sumy za příjem a za výdej zboží Intrastatu a upozorní na případné překročení asimilačních prahů. Export výkazu Tato funkce vygeneruje soubor ve formátu CSV pro import do programu IDES a uloží ho do vámi vybraného adresáře. Soubor bude obsahovat všechny záznamy z tabulky INTRASTAT spadající do aktuálního měsíce (včetně záznamů označených na smazání pokud tyto záznamy nechcete přenášet, spusťte nejprve funkci Odstranění zrušených vět). Tzn. pokud odevzdáváte výkaz pro příjem i pro výdej zboží, můžete data do programu IDES naimportovat najednou (v jednom souboru). Odstranění zrušených vět Funkce vymaže záznamy označené na smazání ze všech číselníků používaných pro Intrastat i z vlastní tabulky Intrastat (viz výše) Zadávání dat pro INTRASTAT v programu Winstrom Z důvodu automatické generace výkazu pro INTRASTAT byly rozšířeny příslušné databázové tabulky o příslušné datové sloupce. Následuje popis rozšíření jednotlivých tabulek: Ceník Editační okno položky ceníku je rozšířeno o zaškrtávací políčko Evidovat INTRASTAT, jehož zaškrtnutím je zahrnuta ceníková položka do evidence pro INTRASTAT. Dále ceníkové položce přiřadíme z odpovídajících číselníků Kód nomenklatury, Kód sled. druhu zboží., Stát původu a zadáme koeficienty pro výpočet doplňkových hodnot. 0 V ceníku zboží je údaj Hmotnost bez obalu, kterou musíte vyplnit a zadat měrnou jednotku hmotnosti. Winstrom nabízí měrné jednotky - Kg, t(uny), a g(ramy). Hmotnost je vztažena na jednu měrnou jednotku (Kg, t, g). Hmotnostní údaj v Intrastatu je vždy v Kg. Program v závislosti na měrné jednotce v ceníku a počtu měrných jednotek vypočte celkovou hmotnost zboží v dané transakci Intrastatu. Pokud je měrná jednotka hmotnosti v ceníku nevyplněna, předpokládá se

269 měrná jednotka Kg. 1 Stát původu zboží lze zadat v ceníku zboží. Při generování tabulky Intrastat je jako stát původu zboží primárně použit kód zadaný v ceníku zboží. Není-li vyplněna položka Stát původu v ceníku zboží, bude při generování tabulky Intrastatu jako stát původu zapsán kód státu dodavatele. Sklady Editační okno položky skladu je rozšířeno o pole Kraj určení, do kterého vybereme z příslušného číselníku odpovídající kraj ve kterém se sklad vyskytuje. Adresář Editační okno položky adresáře je rozšířeno o pole Kód/Stát, do kterého vybereme z příslušného číselníku odpovídající stát, ve kterém se daná adresa vyskytuje. Skladový doklad Editační okno skladového dokladu je rozšířeno o tlačítko Intrastat, po jehož stisknutí je možno zadat data pro výkaz INTRASTAT. U příjmového dokladu můžeme zadat Stát odeslání, pokud jej nevyplníme, tak do výkazu INTRASTAT se použije kód státu uvedený v adresáři u dodavatele. U výdejového dokladu můžeme zadat Stát určení, pokud jej nevyplníme, tak do výkazu INTRASTAT se použije kód státu uvedený v adresáři u odběratele. Dále u obou typů dokladu je nutno vyplnit z příslušných číselníků pole Transakce (obchodní transakce) a pokud firma překročí tzv. specifický práh tak i pole Podmínky dodání a Druh dopravy. Skladový pohyb Editační okno skladového pohybu je rozšířeno o zaškrtávací tlačítko, jehož zaškrtnutím je tento pohyb zahrnut do evidence pro INTRASTAT. Toto zaškrtávací tlačítko je přístupné jen v případě zahrnutí zboží do evidence pro INTRASTAT (viz. Ceník) Faktura Editační okno Faktury je rozšířeno o tlačítko Intrastat, po jehož stisknutí je možno zadat data pro výkaz INTRASTAT. U faktury můžeme zadat Stát určení, pokud jej nevyplníme, tak do výkazu INTRASTAT se použije kód státu uvedený v adresáři u odběratele. Dále je nutno vyplnit z příslušných číselníků pole Transakce (obchodní transakce) a pokud firma překročí tzv. specifický práh tak i pole Podmínky dodání a Druh dopravy. Zadané údaje pro INTRASTAT jsou použity do vygenerovaných skladových dokladů, kde je možno je dále aktualizovat. Položka faktury Editační okno položky faktury je rozšířeno o zaškrtávací tlačítko, jehož zaškrtnutím je tato položka (resp. vygenerovaný skladový pohyb) zahrnuta do evidence pro INTRASTAT. Toto zaškrtávací tlačítko je přístupné jen pro fakturační položku typu S (skladová) a v případě zahrnutí zboží do evidence pro INTRASTAT (viz. Ceník). POZOR Budete-li chtít opětovně nahrát data Intrastatu do programu IDES (např. poté co jste doplnili některé záznamy apod.) nesmíte zapomenout vymazat záznamy v programu IDES již naimportované! Program IDES načte znovu všechny záznamy ze vstupního souboru bez ohledu na to, zda již byly naimportovány. Tzn. Všechny záznamy ze vstupního souboru jsou přidány k záznamům v IDESu již uloženým Internetové obchody Instalace offline klienta Aby bylo možné komunikovat z programu WinStrom s internetovým obchodem, je nutné nejprve nainstalovat program offline klienta příslušného obchodu. Pomocí této aplikace také nastavíte požadovaný vzhled obchodu a další služby, nabízené internetovým obchodem. Viz dokumentace konkrétního internetového obchodu Konfigurace Před prvním spuštěním přenosu dat z (do) internetového obchodu je nutné nastavit : Offline klient celá cesta k aplikaci offline klienta (pro obchod Zoner InShop je to soubor inshop.exe) Komunikační program Aplikace zajišťující komunikaci s internetovým obchodem (pro obchod Zoner InShop je to soubor DataExchange.exe) Adresář pro data adresář kam se ukládají přenosové soubory (nastaví se automaticky podle adresáře offline klienta)

270 Adresář pro export obrázků adresář ve kterém jsou uloženy veškeré obrázky (a náhledy) zboží Dokladová řada objednávek Kód dokladové řady, která je použita pro importované objednávky Kód skupiny firem Do této skupiny jsou zařazováni zákazníci daného int. obchodu Ostatní položky jsou pouze informativního charakteru a není nutné je vyplňovat. Volba Zobrazovat i výrobky v podúrovních určuje způsob zobrazení zboží na internetovém obchodu při zaškrtnutí se pro vybranou skupinu zboží zobrazí též zboží z podskupin Přenos dat Nejprve vyberte, co chcete exportovat nebo importovat, poté stiskněte tlačítko Provést Import a export. Po dokončení přenosu dat z/na Internet vám program nabídne zda chcete zobrazit záznam o průběhu a úspěšnosti přenosových operací. V tomto souboru jsou detailně zaznamenány veškeré provedené operace, případně chyby které nastaly během poslední výměny dat. Zaškrtnete-li volbu Obrázky budou na server nahrány obrázky patřící k právě přenášeným položkám zboží (nikoli celý obsah adresáře). Obrázky musí být uloženy v adresáři který je zadán v konfiguraci obchodu jako Adresář pro export obrázků Ceník Struktura ceníku je rozšířena o kartu Internetové obchody. Pokud chcete se zbožím obchodovat na internetu musíte zaškrtnout volbu Nabízet v internetovém obchodě a doplnit aspoň některé z nových parametrů. Čím více jich uvedete, tím více informací poskytnete budoucím zákazníkům vašeho internetového obchodu. Pole Výrobce a Detailní informace zahrnují přesný název výrobce a adresu www stránek s detailními informacemi o výrobku. (např. stránky výrobce apod.)

271 Do položek Obrázky a Náhled zadávejte pouze jména souborů. Obrázky by pokud možno měly být komprimované ve formátu JPG. Nebudete pak potencionálního zákazníka zdržovat načítáním velkých obrázků. Dále zajistěte, aby tyto soubory byly v adresáři nadefinovaném v konfiguraci obchodu. Je možné zadat více souborů oddělených čárkami počet skutečně použitých souborů je dán vlastnostmi konkrétního obchodu. Každé položce ve vašem ceníku je třeba doplnit záruku, případné slevy a v případě potřeby zatrhnou i další parametry: Skladem, Výprodej, Vyprodáno, Novinka, Top cena nebo Připravuje se. Parametr Změna indikuje zda byl záznam změněn od posledního odeslání na server internetového obchodu. Tento parametr se nastavuje automaticky při každé změně na daném záznamu. Každou položku vašeho ceníku (zboží), kterou plánujete prodávat v internetovém obchodě musíte zařadit do oddělení. Po stisku tlačítka Oddělení se zobrazí níže zobrazený formulář. Pomocí tlačítek toolbaru v horní řádce formuláře, lze vytvořit tzv. stromová struktura ceníku, kterou je dobré ještě před její výstavbou dobře rozmyslet, dle toho, čím se vaše firma zabývá a co bude předmětem obchodu. Neméně důležitá je pak i terminologie názvů jednotlivých větví a subvětví vytvářeného stromu. Tlačítkem Přidat syna docílíte rozšíření struktury o další podřízenou větev Tlačítkem Přidat souseda přidáte naopak další větev stejné úrovně Stupeň vnoření je dimenzován možnostmi vybraného internetového obchodu. Změnovým tlačítkem můžete dodatečně upravit název již existující větve. Nadbytečné větve lze posledním editačním tlačítkem odstranit natrvalo ze stromové struktury. To způsobí, že zboží zařazené do mazané větve nebude v katalogu dostupné, přeřaďte jej proto do jiného oddělení. Na tuto skutečnost budete programem upozorněni a pokračování této operace musíte potvrdit. První tlačítko zprava umožňuje jednou operací rozvinout celou stromovou stukturu. Jednotlivé větve nebo celý strom lze naopak svinout minus tlačítkem vlevo před názvem větve. Tato struktura je pak exportována společně s novými nebo se změněnými položkami ceníku z účetnictví do internetového obchodu, kde se pak zákazníkovi zobrazuje jako katalog zboží a umožňuje zákazníkovi rychlou orientaci. To, v které kategorii (části) katalogu bude položka ceníku zobrazována, zajistíte tlačítky vpravo od stromu nebo dvojklikem levého tlačítka myši na příslušné větvi stromu. Zboží může být zařazeno do více větví stromu. Stejným způsobem lze zboží z větve