Transkript

1 ADMINISTRAČNÍ PŘIRUČKA verze

2 Strana 2 (celkem 20)

3 Strana 3 (celkem 20) 1. Obsah 1. Obsah Úvod Požadavky na hardware Požadavky na software Instalace Výchozí účet pro administraci programu Ovládání programu Spuštění nastavovacího programu Společné vlastnosti dialogových oken a nabídek Přihlášení do programu Základní obrazovka programu Obecné nastavení programu Firma Ceny, poplatky Různé Síť Nastavení pokojů a cen Sezóny Typy ubytování Ceny pokojů Ceny jídla Nastavení telefonní ústředny Obecné nastavení Přiřazení telefonních linek Cenová pásma Destinace Nastavení měn a směnárny Základní nastavení Obsluha programu Nastavení uživatelů Nastavení hardware Nastavení pokladního hardware POS Nastavení dokladů Základní nastavení Číselné řady Resetování hesla... 20

4 Strana 4 (celkem 20)

5 Strana 5 (celkem 20) 2. Úvod Děkujeme za zakoupení produktu Hotel-Keeper. Věříme že tento produkt Vám pomůže lépe zorganizovat Vaši recepci a zjednoduší práci s hostem ať již při jeho ubytování, tak při další administraci s tím spojenou. V této příručce naleznete informace jak program Hotel-Keeper přizpůsobit Vaším potřebám aby se stal Vaším pomocníkem při každodenní práci Požadavky na hardware Hotel-Keeper je vytvořen pro operační systém Windows 2000 nebo XP a podle toho se odvíjí nároky na počítačové vybavení. Nicméně minimální konfigurace pro počítač je: Procesor Pentium nebo AMD 1Ghz 256MB paměti 100 MB volného místa na disku rozlišení obrazovky 1024 x 768 Doporučené vybavení počítače: Procesor Pentium nebo AMD 2Ghz 512MB paměti 200 MB volného místa na disku rozlišení obrazovky 1280 x 1024 laserová tiskárna Doporučené rozšiřující komponenty: pokladní zásuvka (ovládaná přes RS232) čtečka čárových kódů (připojení přes klávesnici) TWAIN kompatibilní scanner UPS záložní zdroj CD-RW, nebo DVD-RW (zálohování na CD / DVD je dostupné pouze ve Windows XP) 2.2. Požadavky na software Hotel-Keeper je vytvořen pro operační systém Windows verze 2000 nebo XP a novější. Funkčnost na starších verzích Windows (95, 98, Me) je možná, ale není garantována a není poskytována technická podpora týkající se těchto instalací. Toto je bohužel dáno již ukončenou podporou ze strany společnosti Microsoft. V případě použití scanneru je nutné mít TWAIN kompatibilní ovladač Instalace V případě že si Hotel-Keeper instalujete sami, doporučujeme postupovat podle následujícího seznamu: přihlaste se do Windows jako administrátor, nebo uživatel s administrátorskými právy vložte CD s programem a spusťte soubor setup.exe

6 Strana 6 (celkem 20) pomocí tlačítka Další >> pokračujte v instalaci krok za krokem a sledujte případné výzvy instalačního programu pokud již máte zálohu dat z předchozí instalace, spusťte obnovu dat pomocí nástroje Zálohování z nabídky Start programu Hotel-Keeper Výchozí účet pro administraci programu Po úspěšné instalaci obsahuje program základní nastavení a výchozí databázi. V této databázi existuje jeden uživatel s administrátorskými právy. Tohoto uživatele nelze smazat, jedná se o systémového. Doporučujeme si změnit heslo a toto si dobře zapamatovat. Bez tohoto účtu nelze provádět určité speciální operace. Přihlašovací údaje pro výchozí účet jsou: 3. Ovládání programu Jméno: admin Heslo: hesloo POZOR u hesel se rozlišují malá a VELKÁ písmena 3.1. Spuštění nastavovacího programu Program sloužící k nastavení Hotel-Keeperu se spouští v nabídce START -> Všechny programy -> Hotel-Keeper -> Nastavení 3.2. Společné vlastnosti dialogových oken a nabídek Aby byla obsluha programu pohodlná, rychlá a přehledná obsahuje Hotel-Keeper několik užitečných funkcí. Mezi nejčastěji používané patří: Povinná položka. Takto označené položky je nutné vyplnit, jinak nebudete moci pokračovat. Doporučená položka. Nyní není nutné ji vyplnit, ale je možné že v budoucnu bude vyžadována (kupříkladu informace o hostovi v režimu rezervace jsou údaje doporučeny, v režimu ubytování vyžadovány) Běžná vstupní položka není povinnost ji vyplnit Tlačítko které nelze zvolit, protože nejsou vyplněna data, nebo je tato funkce v závislosti na kontextu nedostupná. Tlačítko které lze zvolit. Informační lišta. Odděluje části dialogu a informuje případně o obsahu tohoto dialogu. Zaškrtávací políčko. Je možné vybrat více voleb. Výběr. Je možné vybrat pouze jednu z nabízených možností.

7 Strana 7 (celkem 20) 3.3. Přihlášení do programu Před samotným používáním programu je nutné se nejprve přihlásit. To lze buď přímo zadáním jména a hesla, nebo v případě že program používá pouze jeden člověk lze zadat jméno a heslo jako parametr programu (modifikovat spouštěcí ikonku tak aby osahovala jméno a heslo). obr 1. přihlašovací obrazovka 3.4. Základní obrazovka programu Základní obrazovku tvoří základní nabídka okruhů nastavování. obr 2. základní obrazovka programu

8 Strana 8 (celkem 20) 4. Obecné nastavení programu Pod touto volbou se skrývá většina obecného nastavení. V dalším textu si ukážeme co vše lze nastavit Firma Zde si nastavte firemní údaje, které se budou tisknout na doklady a různé přehledy. Číslo účtu zadávejte oddělené lomítkem od čísla banky (př /2400). obr 3. nastavení údajů o firmě 4.2. Ceny, poplatky Zde je důležitá volba v programu, která ovlivňuje i následující postup nastavování. Vyberte si pečlivě jak budete v programu účtovat ceny za pokoje. Toto nastavení nedoporučujeme měnit během používání programu. V případě potřeby změny prosím kontaktujte naší infolinku kde Vám rádi pomůžeme s touto změnou a následným přeúčtováním již zadaných rezervací. Nastavte si zde i místní poplatky. Tyto poplatky nemají žádný vliv na účtování hostům. Slouží jen pro výpočet do výkazu pro úřady. Program vždy předpokládá že poplatek je vždy součástí ceny tedy že je skryt v ceně účtované zákazníkovi.

9 Strana 9 (celkem 20) obr 4. nastavení cen a poplatků 4.3. Různé Menší výška řádků v plachtě řádky i ikonky v nich jsou menší a tím se na obrazovku vejde zobrazit více pokojů. Rezervace přesahují do dne odjezdu pokud je rezervace pouze na jednu noc, standardně obsadí jen jednu buňku v plachtě. Pokud zvolíte tuto možnost, rezervace začíná o kousek později a také končí v následující buňce. Opticky je to správné, protože host přijíždí během dne a odjíždí během následujícího dne. Barvy v plachtě dle typu standardně jsou v plachtě hosté zobrazováni dle skupin. Tedy každá skupina hostů (případně každý host) má jinou barvu. Lze tak okamžitě vidět kteří hosté patří k sobě. Tyto barvy jsou střídány tak, aby různí hosté bydlící v jeden den měli jiné barvy. Tímto lze zvolit alternativní rozložení barev kdy jsou používány barvy dle typu tedy rezervace, ubytování, host odjel, zaplaceno / nezaplaceno. Čtečka čárového kódu pokud máte čtečku, zadejte úvodní klávesu pro začátek kódu a konečnou kterou vysílá při ukončení čtení. Pokud nemáte, zadejte klávesu pro ruční prodej (doporučujeme F11, či F12, které nejsou v konfliktu s klávesami běžně používaných na jiné funkce. Délku automaticky nastavovaného EAN kódu si nastavte, pokud zadáváte zboží ručně a chcete si kód ke zboží nechat přidělovat automaticky. Délku kódu nedoporučujeme zadávat menší než 4.

10 Strana 10 (celkem 20). obr 5. různé 4.4. Síť Pokud máte telefonní ústřednu, zadejte IP adresu, nebo název počítače, kde běží obslužný program. Pokud je obslužný program puštěn na stejném počítači jako Hotel-Keeper, zadejte název počítače localhost. Port telefonní ústředny je obr 6. nastavení sítě

11 Strana 11 (celkem 20) 5. Nastavení pokojů a cen Nastavení cenových skupin, sezón, pokojů a cen za stravování Sezóny Ceny za ubytování a stravování lze nastavovat pro jednotlivé časové období tedy od-do, nebo dokonce i pro jednotlivé dny v týdnu zvlášť. Díky tomu lze pohodlně nastavit třeba letní ceny nebo ceny víkendové. Každá sezóna je definovaná názvem (není povinný, zobrazuje se na faktuře při detailním rozpisu položek), datumovou platností od-do, prioritou a výčtem dnů po které platí. Výchozí sezónu nelze odstranit, pouze upravit. Nastavte si tedy Vaše sezóny letní, zimní, popřípadě víkendy nebo třeba levné úterky. Sezóny jsou řazeny podle priorit a proto doporučujeme v případě definice letní sezóny zadat léto jako výchozí sezónu (tedy třeba květen záři) s prioritou 0 a zimu jako celý rok ( ) a s prioritou 1. U priorit platí, že vyšší číslo = nižší priorita (tedy číslo 0 má absolutní přednost). obr 7. definice sezóny

12 Strana 12 (celkem 20) 5.2. Typy ubytování Dalším nástrojem pro určení ceny je cenová skupina typ ubytování. Typ ubytování si obsluha programu vybírá ručně, oproti sezóně, která je programem vybírána automaticky. Tím lze kupříkladu nastavit speciální ceníky pro VIP hosty, objednávky přes cestovní kanceláře, nebo potlačit třeba levnější ceny o víkendu, pokud host přijede v pátek a odjíždí v neděli ráno (nepřespí přes celý víkend). Vždy musí existovat alespoň jeden typ ubytování. Pokud provedete změnu v sezónách, nebo v typech ubytování, musíte změny uložit a následně restartovat nastavovací program. Až poté je možné nastavit pokoje a jejich ceny a ceny za stravování. obr 8. nastavení cenových skupin

13 Strana 13 (celkem 20) 5.3. Ceny pokojů Zde můžete nadefinovat seznam pokojů, parkovacích míst a jejich cen. Pro každý pokoj zadejte jeho číslo (zobrazuje se v plachtě ubytování), popisek (pouze informativní pro Vás), vyberte typ (pokoj / garáž), počet lůžek (v garáži vyberte vždy 1 lůžko, 0 přistýlek), přistýlek a vyberte si ikonku. Tato ikonka je opět pro Vás a pomáhá Vám při vytváření rezervací a při jejich přesouvání v plachtě. Také se tiskne na některé statistiky. Ceny zadejte vždy pro konkrétní počet lidí ubytovaných na pokoji, pro každou sezónu a každý typ ubytování. Pokud máte více pokojů, doporučujeme vždy přidat první a každý další přidávat tím, že vyberete jemu podobný a zvolíte tlačítko Jako nový pokoj. Jednou zadaný pokoj nelze odstranit, pouze zneviditelnit ([ ] zobrazovat v přehledu pokojů). Proto prosím pečlivě zadejte pokoje a pokud uděláte chybu, opravte již jednou zadaný pokoj na nový správný. obr 9. nastavení cen pokojů 5.4. Ceny jídla Pokud ve vašem hotelu nebo penzionu nabízíte k ubytování i stravování, můžete zde nadefinovat jeho ceny a také jaká nabídka je k dispozici a jaká je výchozí. Ceny se udávají pro každý typ ubytování a pro každou sezónu.

14 Strana 14 (celkem 20) Pokud nabídka je k dispozici, zaškrtněte volbu [] je v nabídce. Zadejte cenu v základní měně pro každou variantu ceníku. Ceny jídel se nesčítají tedy pokud si host přeje polopenzi, nezapočítá se automaticky cena snídaně. Pokud chcete mít jídlo zdarma, zadejte nulovou cenu, položka se objeví ve statistikách stravování, ale na doklady pro hosty se nebude tisknout. 6. Nastavení telefonní ústředny obr 10. ceny jídla Pokud máte ve Vašem hotelu nebo penzionu telefonní ústřednu, můžete si nechat hovory z pokojů hostů účtovat programem Hotel-Keeper Obecné nastavení Zde si můžete nastavit obecné vlastnosti telefonních hovorů. Nastavte si DPH hovorného a zvolte počet vteřin po které je hovor vytáčen a tedy nebude účtován.

15 Strana 15 (celkem 20) obr 11. nastavení účtování hovorů 6.2. Přiřazení telefonních linek Aby Hotel-Keeper uměl účtovat telefonní hovory, musíte nejprve přiřadit vnitřní telefonní linky pokojům. Hovory jsou zaznamenávány pro všechny linky, ale jen pro tyto vybrané linky bude hovor účtován danému pokoji a hostovi na tomto pokoji. obr 12. přiřazení telefonních linek pokojům

16 Strana 16 (celkem 20) 6.3. Cenová pásma Pro každý prefix telefonního čísla můžete nastavit cenu přímo, nebo zvolit cenové pásmo. U cenového pásma zadáváte název, minimální účtovanou délku a délku intervalu. Pro každé cenové pásmo se nastavují ceny pomocí tlačítka. obr 13. nastavení cenového pásma 6.4. Destinace Záložka destinace nás informuje o tom, jaký prefix odpovídá, které světové destinaci. obr. 14 Seznam destinací

17 Strana 17 (celkem 20) 7. Nastavení měn a směnárny 7.1. Základní nastavení Základní nastavení nám umožňují pracovat s měnami. Kliknutím na jednotlivé řádky s měnami můžeme nastavit, zda měnovou jednotku chceme používat, jaký je její aktuální kurz a také údaje jako číslo účtu, IBAN a SWIFT, které jsou důležité pro mezinárodní platby. Jednotlivé kurzy lze snadno nastavit kliknutím na tlačítko Aktualizovat dle ČNB. U výchozí měny je nutné nastavit údaje jako Číslo účtu, IBAN a SWIFT, neboť tyto údaje se tisknout na doklady. Doporučuje se nastavení kurzu Eura, i v případě, že jej nepřijímáte, neboť platby se automaticky převádí i na tuto měnu. 8. Obsluha programu 8.1. Nastavení uživatelů obr 15. Základní nastavení směnárny V tomto okně můžeme nastavovat jednotlivá práva uživatelům, tj. jaké operace a úkony mohou v programu používat. obr 16. Nastavení uživatelů

18 Strana 18 (celkem 20) 9. Nastavení hardware 9.1. Nastavení pokladního hardware POS Zde je možné nastavit několik tiskáren, pokladních zásuvek a zákaznických displejů, přičemž vždy jeden je možné zvolit jako výchozí. Tato možnost se aktivuje kliknutím na tlačítko Nastav ovladač jako výchozí. Veškeré úpravy, jako třeba změna adresy na dokladu je možná po kliknutí na tlačítko Konfiguruj ovladač. obr 17. Nastavení pokladního hardware 10. Nastavení dokladů Základní nastavení V základních nastaveních najdete možnosti, které si předvolíte při tištění dokladů. Tyto možnosti je možné měnit ještě těsně před tiskem samotného dokladu. Déle zde nastavíte datum splatnosti a datum zdanitelného plnění.

19 Strana 19 (celkem 20) obr. 18 základní nastavení dokladů Číselné řady Odrážka Číselné řady umožňuje nastavit různé číselné řady pro různé typy dokladů. Např. jedna číselná řada jsou účty placené v hotovosti, druhá číselná řada, jsou účty placené kreditní kartou. Každá číselná řada se stejným začátkem a délkou má vlastní postup čísel. Pokud tedy změníte délku nebo začátek číselné řady, začne se číslovat od jedničky.

20 Strana 20 (celkem 20) 11. Resetování hesla obr 19. nastavení číselných řad Pokud jste si změnili heslo administrátora a nemůžete si na něj vzpomenout, lze použít nástroj RESET HESLA který naleznete na instalačním CD. Tímto programem nastavíte heslo pro účet admin do původních hodnot popsaných v kapitole 2.4. Po spuštění programu zadejte cestu kde je nainstalovaný program Hotel-Keeper a zvolte tlačítko Změň heslo. Vzhledem k tomu, že tento program vždy nastaví heslo do původního tvaru, doporučujeme instalační CD i s tímto programem uložit na bezpečné místo.